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Flujos de la comunicacin formal e informal

En la primera dimensin de flujos de comunicacin formal e informal detectamos lo siguiente: La comunicacin formal no se visualiza fcilmente, ya que la estructura del organigrama es muy grande. Los lideres por jerarqua son personas que dominan un idioma o ms, principalmente el chino o el ingls. Aqu se reconocen solo a tres lderes, sus estudios profesionales son los idiomas y no una carrera, acorde al giro de la organizacin. No-solo los idiomas son un punto importante, para tener estatus dentro de la empresa; existe un racismo de los taiwaneses hacia los chinos; por lo que stos ltimos no pueden aspirar a puestos importantes dentro de la organizacin, sino a ser sumisos y acatar todas las ordenes, sin la oportunidad de dar una opinin vlida respecto a un tema benfico para la organizacin. Observamos, que los flujos de comunicacin presentes son los de tipo descendentes (de la alta jerarqua a los empleados), los cuales generalmente toman la forma de rdenes, tareas, acciones de mantenimiento, etc. La comunicacin ascendente (de los empleados hacia la alta jerarqua) no se da, porque enfrenta la gran limitante del idioma. Esto significa, que los jefes hablan chino-mandarn o ingls, pero no espaol y los empleados de nivel obrero (costureras, personal de la lnea de calidad, mantenimiento, etc) solo hablan espaol. La comunicacin de tipo horizontal se da entre personas del mismo nivel jerrquico y es la que est ms presente en este tipo de organizacin (altos directivos con sus homlogos; costureras-obreras-mantenimiento y personal de mandos intermedios con sus iguales en la jerarqua). La manera como fluye la comunicacin formal deja lugar a espacios, los cuales tienden a ser llenados con la comunicacin informal. En flujos de comunicacin informal, detectamos que se genera una gran cantidad de rumores, sobre todo en los empleados de nivel jerrquico bajo (costureras, obreras, mantenimiento, calidad, etc), quienes comparten el uso del idioma espaol y generalmente tienden a presentar rumores, considerados de acuerdo a la tipologa, como de castillos en el aire, por ejemplo: habr suspensin de labores el 12 de diciembre por ser da de la Virgen de Guadalupe; nos mejorarn las condiciones de trabajo, etc. COMUNICACION EN LA ORGANIZACIN Podemos conceptualizar la organizacin, en tanto que grupo humano, como sistema abierto dotado de una formacin social compleja, en la que se distinguen las dimensiones que la componen. Se trata de un sistema de roles en el que existe coordinacin comunicativa y redes de comunicacin entre los distintos grupos funcionales. Es posible, desde un enfoque interaccional y sistmico, analizar la relacin entre los conceptos 'organizacin' y

'comunicacin', y afirmar que existe un profundo nexo entre ellos: es impensable una organizacin sin comunicacin. La naturaleza de las relaciones que estructuran la comunicacin en la organizacin es de dos tipos: una comunicacin forma, y una comunicacin informal. 1) 1) Comunicacin formal.

Es la comunicacin que la organizacin, como totalidad, ha regulado. La comunicacin formal define las reglas de comunicacin estables en la organizacin. Por lo tanto la comunicacin formal define el modo en que cada miembro de la organizacin ha de comportarse para confirmar el tipo de relacin que han de mantener los miembros de la organizacin entre s. Podemos establecer que la comunicacin formal cumple dos principales funciones en la organizacin: permitir la toma de decisiones y motivar. Para garantizar la toma de decisiones y lograr niveles adecuados de motivacin en los miembros,, las organizaciones conforman estructuras que faciliten la transmisin de la informacin. Para que la informacin sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de comunicacin que lo permita. Este flujo de comunicacin debe cumplir los siguientes objetivos de informacin: transmitir la informacin til para la toma de decisiones, transmitir la informacin con exactitud, transmitir la informacin con rapidez, y transmitir la informacin sin errores. El flujo de comunicacin adecuado es aquel que ofrece a) una estructura de comunicacin que no la obstruya, y b) fuentes de comunicacin capaces de recoger y transmitir la comunicacin que se necesita en cada momento, c) el camino que sigue la comunicacin es adecuado a) Las principales estructuras de flujo de comunicacin son. Estructuras centralizadas y estructuras descentralizadas. El flujo de comunicacin est centralizado cuando todo el poder de decisin se concentra en un nico punto. La centralizacin es el mejor medio para coordinar la toma de decisiones cuando la informacin no produce una sobrecarga, lo cual limitara la eficacia de la coordinacin. El flujo de comunicacin est descentralizada cuando la informacin se reparte entre varios individuos. Descentralizar el flujo de comunicacin permite una mayor reaccin ante el ambiente y es un estmulo de motivacin. Hay cinco tipos de descentralizacin: 1.- Cuando el poder formal se dispersa conforme se baja por la cadena de mando. 2.- Cuando en un nivel jerrquico el proceso de decisin lo controlan personas no directivas: descentralizacin horizontal.

3) Cuando se refiere a la dispersin fsica de los servicios. b) Las fuentes de comunicacin: Las principales fuentes de comunicacin para los miembros de la organizacin, son los supervisores, los compaeros de trabajo, la actividad personal basada en hacer preguntas y observar. Se ha observado que los miembros de la organizacin, suelen acudir a los supervisores como fuentes de informacin, en los siguientes casos: - preferidos para informacin tcnica - preferidos para la obtencin de metas instrumentales - los nuevos empleados buscan ms y aceptan mejor la supervisin en los primeros meses - los nuevos empleados reciben mal la supervisin despus de un ao de experiencia Los compaeros son utilizados como fuentes tiles de comunicacin cuando se busca su apoyo. Esto sucede en momentos en los que un miembros de la organizacin siente inseguridad respecto a sus habilidades para hacer bien el trabajo. Las preguntas son preferibles slo cuando el contenido de la pregunta se refiere a informacin tcnica. Mientras que la observacin es preferible a preguntar, debido a la necesidad de evitar los costes sociales de preguntar demasiado. c) Los caminos de la comunicacin: Dos caminos son los principales, mostrando cada uno de ellos determinadas dificultades para que la comunicacin transmita adecuadamente la informacin por ellos. Comunicacin vertical, comunicacin horizontal. La comunicacin vertical, a su vez, puede ser descendente o ascendente. En la comunicacin vertical descendente fluye la informacin que permite la regulacin y control de la conducta de los subordinados, tal como: * instrucciones sobre la tarea * comprensin de la tarea y su relacin con otras tareas: justificacin del trabajo * informacin sobre procedimientos y prcticas * informacin al empleado, sobre su rendimiento y ejecucin * informacin ideolgica para inculcar un sentido de misin Antes de enviar ningn mensaje descendente, los emisores deben saber que audiencia quieren tener y cmo llegar hasta ella. Por ello deben saber elegir el

canal de comunicacin ms apropiado. Los canales de comunicacin ms utilizados en la comunicacin descendente son: cartas, reuniones, telfono, manuales, y guas. Las reuniones permiten un contacto interpersonal cara a cara, junto con el telfono constituyen los llamados canales orales. Estos medios son ms eficaces cuando el tiempo en la comunicacin es un factor crucial. La comunicacin escrita, como las cartas, es conveniente cuando la tarea por la que se requiere la comunicacin es compleja y debe realizarse de una forma determinada. La palabra escrita no est a prueba de distorsiones, pero se distorsiona menos que la palabra hablada, es menos susceptible de malentendidos y rumores. Otra ventaja de los medios escritos es que aseguran un registro permanente de la informacin, lo que con frecuencia resulta necesario, Por otra parte con los medios escritos se llega a un auditorio ms amplio en menos tiempo que con los medios orales. La carta es el medio escrito ms utilizado, pero otros medios escritos tienen particular importancia para la gestin y motivacin de los trabajadores. Los manuales de la empresa son un medio de comunicacin descendente. Un manual es un libro de instrucciones sobre como hacer el trabajo. Los manuales tienen un gran nivel de autoridad y son muy formales. En su mayor parte, tratan del reglamento de la empresa, de las normas de la organizacin. Por lo general, los manuales adoptan la forma de un cuaderno de pginas sueltas, por lo que resultan fciles de revisar. Puesto que los manuales son tcnicos y complejos, a los empleados se les suele entrenar en el manejo de los mismos. Las guas son libros de referencias. Suelen ser menos autoritarias, menos formales, con un control no muy rgido y generalmente son aplicables a los niveles inferiores de la organizacin. Son ms pequeas que los manuales. Su cometido generalmente, es indicar las obligaciones y los derechos de cada trabajador. Adoptan un enfoque personal y sencillo, siendo la forma pedaggica de comunicar las normas y procedimientos ms habituales que aparecen en el manual. De hecho la gua sirve para simplificar el material del manual. Sin embargo, las guas se suelen hacer antiguas antes que los manuales y su informacin es menos completa. La comunicacin tiene sus problemas. Entre los ms importantes esta la dificultad de seleccionar la informacin a la que hay que atender entre toda la que llega por los diferentes canales. Diferentes estudios han mostrado que la comunicacin cara a cara se considera la ms eficaz, sin embargo un exceso de comunicacin puede generar ansiedad por exceso de comunicacin. Otro aspecto que produce efectos negativos en la salud laboral es la sobrecarga de comunicacin, que ocurre cuando la persona recibe ms informacin de la que puede procesar. La informacin puede sufrir errores cuando fluye por la va vertical descendente, errores que distorsiones la comunicacin. La principal distorsin se produce al reducirse la extensin del mensaje, conforme baja por la lnea jerrquica. Esta reduccin implica un resumen del contenido del mensaje, cuya eficacia y orientacin depender de las habilidades e intereses de transmisin de la informacin del supervisor con respecto a sus subordinados. Otra distorsin importante se refiere a la dificultad de comprensin de los mensajes, como

consecuencia de que el supervisor posee una comprensin ms global del objetivo de la informacin (ej. una instruccin), que le es difcil transmitir a un subordinado. El subordinado solo recibe una parte especfica de un mensaje que posee un objetivo ms global que afecta a un mayor conjunto de personas. Se corre el peligro de definir los mensajes en claves diferentes, entre la definicin que hace el supervisor y la que hace el subordinado, dando lugar a errores y malentendidos, si el supervisor no es capaz de transmitir adecuadamente el mensaje en toda su complejidad, o controla el uso que haga del mensaje el subordinado. En la comunicacin vertical ascendente fluye la informacin que permite comprobar la comprensin de la comunicacin y actualizar la informacin. Los medios o canales de comunicacin ms comunes para comunicarse por la va ascendente son: los sistemas de sugerencias, reivindicaciones y cuestionarios de actitudes. Un sistema de sugerencias es un procedimiento por el que los empleados pueden exponer sus ideas o sugerencias para mejorar la eficacia de la empresa. Las sugerencias son evaluadas despus, y se llevarn a cabo las ms valiosas. Las recompensas al trabajador que ha dado una sugerencia utilizada por la empresa son variadas, pero las ms utilizadas consisten en premios econmicos. El motivo del uso de sistemas de sugerencias, es que los empleados estn en la mejor posicin para aportar ideas que aumenten la eficacia de su trabajo. Las reivindicaciones son quejas formales escritas que exponen los empleados. Generalmente hay varios pasos en las reivindicaciones. En primer lugar la reivindicacin es revisada por el supervisor inmediato del empleado. Si no se puede resolver, el siguiente paso puede ser el apelar al siguiente nivel jerrquico, y as sucesivamente. El sistema de reivindicaciones est establecido para permitir que los empleados expresen sus quejas. Los receptores de estos mensajes suelen ser personas responsables que tienen poder para hacer las correcciones precisas. Son algo ms que un desahogo, son un medio para que los empleados comuniquen sus sentimientos de injusticia en su lugar de trabajo. Los cuestionarios de actitudes son utilizados para conocer cules son los sentimientos y actitudes de los empleados respecto a diferentes temas laborales. Generalmente los suele aplicar un consultor externo. La empresa acta tras el anlisis de los cuestionarios, segn la informacin que recibe de estos. Son siempre annimos. Es necesario que la empresa responda de alguna forma al resultado de la encuesta. Una forma de responder es ofrecer los resultados en el boletn oficial de la empresa, y otra es dar solucin a las insatisfacciones reflejadas en el cuestionario. Las distorsiones ms habituales sufridas en este camino de comunicacin son las siguientes. Por un lado se tiende a restringir y filtrar la informacin que circula hacia arriba, transmitiendo aquella que probablemente despertar una reaccin favorable, y ocultando la que pudiera tener efectos nocivos para la propia persona que la transmite. Cuando se produce la descentralizacin sta se detiene all donde la informacin puede acumularse con ms facilidad. O'Reilly y Roberts (1974) identifican tipos de modificaciones que se pueden dar en la transmisin de mensajes ascendentes: gatekeepering (no pasa toda la informacin; reduccin/sntesis (cambios de nfasis en distintas partes del

mensaje); ocultacin (no pasar informacin relevante o til) y finalmente, distorsiones generales (cambio activo de la naturaleza de la informacin que se va a transmitir). Con respecto a estas distorsiones, se pueden considerar en la comunicacin ascendente cuatro principios para predecir estas disfunciones: - El poder del superior: las personas situadas en el nivel inferior de la jerarqua no transmiten informacin ascendente que las puede perjudicar. - Influencia del superior: los subordinados pasan informacin ms favorable a los superiores que tienen ms influencia. - Confianza del subordinado en su superior: se transmite ms informacin distorsionada cuando no se confa en el superior. En situaciones donde hay confianza, la transmisin de la informacin es ms exacta. - Aspiraciones de ascenso del subordinado: no se transmite informacin que se supone pueda perjudicar el desarrollo de su carrera profesional. La comunicacion horizontal consiste en un intercambio lateral de mensajes entre miembros de un mismo nivel jerrquico. En este camino de comunicacin el poder queda fuera de la estructura lineal, por lo que se convierte en poder informal. Tambin supone la existencia de un poder formal situado fuera de la estructura lineal, como en las cooperativas. La principal distorsin que se produce a este nivel, deriva de los conflictos que puedan surgir entre los diferentes departamentos que han de colaborar entre si, con objetivos organizacionales comunes, objetivos especficos diferentes, y con el mismo poder jerrquico. 2.-COMUNICACION INFORMAL Se forma en torno a las relaciones sociales de los miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de comunicarse con otro sin que exista ningn canal formal para ello, o si los que existen son inadecuados. Son las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la comunicacin formal. Este tipo de comunicacin aparece donde la comunicacin formal es insuficiente para las necesidades emocionales y de informacin de los miembros de la organizacin. Estas redes ayudan a mantener relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las normas, generan sistemas polticos y de inteligencia a travs de los que se toman decisiones. El principal medio de comunicacin empleado en la comunicacin informal es el cara a cara, la relacin interpersonal directa. Sin embargo algunas organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de comunicacin para conectar con el empleado, y utilizan un medio de comunicacin que les permite llegar a todos ellos, y que utilizan con un carcter informal, son los boletines o revistas de la empresa.

Los boletines pueden contener historias sobre empleados citados por su buen servicio o por un rendimiento laboral sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la empresa, preguntas y respuestas acerca de temas laborales, informacin sobre actividades informales de los empleados etc. Se utilizan como inyecciones de moral, ayudan a que los empleados de ciertos puntos sientan que forman parte del todo. La principal distorsin que se forma en este tipo de comunicacin es la causada por los rumores, que aqu se forman con cierta facilidad, al ser una comunicacin no controlada y que busca complementar la falta de comunicacin de la comunicacin formal.