Aplicaciones Ofimáticas

Profesor: Jose Manuel Tejera Gonzalvez

Apuntes

Tema 1; Procesador de textos

1.1 Introducción
1.2 Manejo de archivos
1.3 Funciones básicas
1.4 Manejo de formatos
1.5 Funciones avanzadas

1.1 Introducción
Los procesadores de texto son un tipo de software especializado en escritura con diversas
funciones, destinadas a la creación de documentos.

La mayoría de los procesadores de texto se basan en el concepto WYSIWYG  “ Lo que

puedes ver es lo que tienes”. Este procedimiento facilita mucho el manejo de estos programas
porque permite hacernos una idea del resultado final.

En la actualidad existen numerosos procesadores de texto y la mayoría de ellos son muy

similares por ejemplo Word de Microsoft office, apache oppenoffice writer, libreoficce writer,
Word perfect de Corel Corporation, etc…

1.1.1 La interfaz

La interfaz que presentan la mayoría de los procesadores de texto es que tienen un área central
que corresponde con la página, una regla horizontal y vertical y una barra de herramientas en la
zona superior que contiene los botones de función con multitud de opciones.

Figura 1: Pantalla de inicio del procesador de texto Writer

1.1.2 Pantalla Principal

El aspecto que adquiere la pantalla de inicio de los procesadores de texto es configurable y su

apariencia puede variar en función de las preferencias, no obstante una pantalla de inicio
habitual puede ser la que se muestra a continuación;

Figura 2: Pantalla de inicio de Word

1.1.3 Manejo de archivos

La pestaña archivos se encuentra en la esquina superior izquierda y desde ella se despliegan

varias opciones que permiten hacer múltiples operaciones con los archivos tales como:

1. Nuevo  Crear un nuevo documento

2. Abrir  Apertura de un documento existente
3. Información En esta pantalla se muestra una serie de datos relativos al documento.
Tales como la fecha que ha sido creado, tamaño, etc.
4. Guardar como: Guarda un archivo con un nombre dado por el usuario
5. Imprimir
6. Compartir  Posibilita subir un archivo a la nube a través de la aplicación One Drive
7. Transformar  Esta opción permite convertir el documento a otros formatos como por
ejemplo en pdf.

1.2 Funciones básicas

1.2.1 Fuentes
Todos los procesadores de texto contienen una variedad de listado de fuentes y hay algunas
que se utilizan con mucha frecuencia, de tal forma que se han convertido en estándares
tipográficos tales como Arial, Times New Roman, Verdana, etc.

El menú fuente permite además generar un sinfín de combinaciones y configuraciones de

letras, tales como negrita, subrayado, cursiva, aumentar o disminuir tamaño. Convertir
mayúsculas a minúsculas, etc.

Además en el menú bloque fuente existe una pequeña flecha en la zona inferior derecha, si
se hace clic sobre ella, se despliega un submenú más completo.
 Figura 3: Opciones bloque fuente

Además una opción interesante es la pestaña de establecer como predeterminado, desde

aquí podemos elegir la forma que tendrá la letra

Si lo que deseamos es tener aún más control sobre la escritura, se tendrá que abrir la pestaña
avanzado (zona superior del submenú) con esta alternativa podremos seleccionar un
espaciado entre caracteres concreto (comprimido, expandido o personalizado)

Figura 4: Pantalla submenú. Opciones avanzadas de la opción bloque fuente

1.2.2. Preparar el documento

Una vez que se haya elegido el tipo de letra que deseamos utilizar se debe de planificar el
trabajo que vamos a realizar.

Para textos cortos quizás esto no tenga mucha importancia, pero para textos largos, hay que
definir ciertos parámetros para iniciar la tarea. Para ello nos dirigiremos a la “ pestaña
disposición /configurar página” situada en el submenú desplegable.
 Figura 5: Pantalla pestaña Disposición / Configurar página

En la opción configurar página, podemos definir los márgenes (superior, inferior, derecha,
izquierda) así como la orientación de la página.

Otro submenú que se dispone se refiere al papel, aquí se puede definir el tamaño y la
disposición, donde se podrá configurar el comienzo de secciones, encabezados, pies de
página, bordes, números de líneas o alineaciones.

Otra opción importante es la de “saltos” que sirven para fragmentar o dividir el texto en
bloques con el objeto de hacerlos más sencillos y estructurado. El objetivo que tiene los
“saltos” es crear secciones independientes en el documento o en la propia página, de modo
que cada sección no se vea afectada por los demás.

Por ejemplo si tenemos secciones diferentes en dos páginas, podremos configurar márgenes
o encabezados distintos para cada sección e incluso combinar diferentes orientaciones de
papel, una sección con la hoja en vertical y la otra en horizontal.

Figura 6: Tipos de saltos

 Para crear una nueva sección, se sitúa el cursor en el punto exacto donde se quiera insertar y
después se hace clic en la opción Disposición / saltos:

1. Página: Se usa cuando se quiere terminar una página sin llegar a su final (método
abreviado: teclas  Control+intro
2. Columna: Esta opción se usa cuando se quiere saltar a la columna siguiente
3. Ajuste de texto: Con esta opción se fija la fila de texto actual, pasando el cursor a la
siguiente línea
4. Página siguiente: Se produce un salto a otra página
5. Continua: Inserta un cambio de sección en la misma página a partir del punto donde se
encuentra el cursor
6. Página par: Da un salto a la siguiente página que sea par
7. Página impar: Hace lo mismo que lo anterior, pero en páginas impares.

1.2.3. Selección de textos

Seleccionar texto es una función básica y de las que más se usan en los procesadores de textos.
Para seleccionar bloques de texto se utiliza el teclado; para ello tenemos dos opciones:

1. Posicionarse al principio o al final del bloque que se quiera copiar y mantener pulsada la tecla
Mayúscula y desplazarse con las flechas (ARRIBA, ABAJO, IZQUIERDA, DERECHA)

2. Pulsar las teclas Re-Pág, Av-Pág o inicio y fin

1.2.4. Manejar bloques de texto

Para copiar un texto se puede usar la opción copiar en el menú portapapeles de la pantalla inicio
o las teclas Control+ C o el botón derecho del ratón y copiar.

Si deseamos mover el texto, se usa cortar en el mismo menú anterior, o las teclas Control+X o
el botón derecho del ratón y cortar.

1.3 Manejar los formatos

1.3.1. Alineación y justificación de párrafos

En el submenú Párrafo de la pestaña inicio se encuentran las diferentes alineaciones

Figura 7: Submenú inicio / párrafo

Nota: Siempre que se realicen trabajos conviene hacerlo en margen justificado como
indica la figura anterior, ya que queda alineado de izquierda a derecha.
1.3.2: Sangrías

Las sangrías hacen referencia al desplazamiento de los márgenes hacia el interior de la página.
Reducir la sangría de un párrafo acerca el párrafo al margen y se activa pulsando:

Para aumentar la sangría y lograr el efecto contrario, nos vamos a la opción:

Si lo que deseamos es tener mayor control sobre las sangrías, habrá que desplegar el menú
Párrafo (flecha en la esquina inferior derecha) y aparecerá el siguiente menúFSubmenú
avanzado párrafo

Figura 8: Submenú avanzado párrafo

Con el anterior menú desplegable se tendrá control exacto especificando los centímetros tanto a
izquierda como a derecha.

1.3.4. Las tabulaciones

Los tabuladores sirven para disponer el texto de una forma más ordenada y visual. Con ellos se
deja una zona en blanco de tamaño predeterminado que permite colocar la información en
forma de columna. Para usar los tabuladores hay que seleccionar el párrafo o párrafos donde se
quiere aplicar, después se abre el menú tabulaciones en Inicio / Párrafo / Flecha desplegable y
aparecerá lo siguiente:
 Figura 9: Tabulaciones

Para definir una tabulación se escribe en la casilla Posición su distancia en centímetros con
relación al margen y una vez realizado esto se puede definir la tabulación mediante las opciones
del grupo Alineación.

También se nos permite generar, en los espacios vacíos, rellenos, para ello nos vamos al grupo
relleno el modelo deseado.

1.3.5. El espacio interlineal

El control de separación entre líneas y párrafos es muy utilizado y son muchos documentos
donde exigen un espaciado interlineado.

Para acceder a esta opción nos vamos a:

Figura 10: Espacio interlineado

Y una vez que accedamos ponemos el espacio que se nos diga.

1.3.6: Las viñetas

Uno de los recursos más utilizados en los documentos es el uso de viñetas. Se encuentran en el
menú párrafo. Pueden ser gráficas, numéricas o de tipo multinivel.
 Figura 11: Viñetas

1.3.7: Los bordes

Los bordes se localizan en el menú párrafo y estos posibilitan la elección de bordes para
enmarcar líneas, palabras o párrafos

Figura 12: Párrafos

Desde aquí se podrá enmarcar cualquier elemento seleccionado con el borde que más convenga.

1.3.8: Letra capital

La letra capital es una forma de adornar los documentos para hacer esto se abre el menú Letra
capital en insertar /texto.

Figura 12: Letra capital

1.3.9: Texto con columnas

Para llegar a esta opción hay que entrar en Disposición de la tira de opciones y en el apartado
configurar página pulsar columnas y aparecerá el siguiente menú:
 Figura 13: Menú columnas

Para tener aún más control sobre las propiedades de las columnas, deberemos entrar en el
submenú Más columnas.

1.3.10: Los estilos

Los estilos de texto confieren al texto un aspecto profesional. Además ahorran mucho tiempo
porque agrupan un conjunto de formatos bajo una única denominación.

Para ello nos dirigimos al menú estilos que está en la pantalla inicio, si desplegamos la flecha de
opciones.

Figura 14: menú estilos

Sí queremos cambiar el estilo hay que seleccionar el texto y después elegir el estilo que se
desee.
 Figura 15: Menú estilos

1.3.11: Los temas

Los temas, como los estilos permiten dar un formato rápido a todo el documento, y les da una
mejor apariencia.

La finalidad de los temas es dar una apariencia homogénea a todos los documentos. Las
empresas suelen usar los mismos colores y formatos para sus textos.

Figura 16: Menú temas

1.3.12: Las plantillas

Esta herramienta en realidad son archivos y ayudan al diseño de documentos a través de unos
diseños prestablecidos.

Figura 17: Menú archivo /plantillas

1.3.13: las tablas

Son un recurso único para organizar datos en filas y columnas, están formadas por unidades
llamadas celdas y en estas se pueden almacenar números, letras, etc.
 Figura 18: menú tablas

Pulsando con el ratón en el extremo superior de la rejilla y arrastrando se pueden crear tablas de
forma rápida con un máximo de 10 columnas por 8 filas pero si queremos tablas de mayor
tamaño debemos irnos a la opción de insertar tabla.

Otra forma interesante a la hora de proyectar una tabla es usar la opción Dibujar tabla, gracias a
esto de una forma intuitiva se puede delinear con el ratón los trazos (lineas y columnas) que
tendrá la futura tabla.

El icono convertir texto en tabla se habilitará cuando se tenga seleccionado un texto y aquí
habrá que especificar el tamaño de la tabla y de forma automática se creará una tabla con los
datos seleccionados.

Figura 11: Opciones de tabla

Desde aquí se podrá añadir más filas o columnas con la opción insertar y además podemos
realizar operaciones con celdas eliminándolas, o dividirlas o fusionándolas (fusionar celdas)
para llevar a cabo la fusión se deberá tener seleccionado dos celdas como mínimo. Los estilos
de borde además muestran diversas propuestas para ser aplicadas a las líneas que delimitan las
celdas. La opción, Dirección de texto, permite orientar el texto dentro de cada celda en vertical,
ascendente, descendente u horizontal. Haciendo en propiedades de tabla, se despliega el
siguiente menú:

Figura 12: Opciones de propiedades de tabla

En la pestaña Tabla se puede especificar de forma manual el ancho preferido, su alineación y el

ajuste de texto alrededor de ella. En la pestaña fila y columna se puede definir numéricamente el
tamaño de ambas y en la pestaña celda se puede establecer la alineación vertical del contenido
de la celda: Arriba, centro y abajo.

1.3.14: Imágenes

Muchos textos se los que tratemos han de incluir imágenes, para llevar a cabo este proceso
deberemos seguir el siguiente procedimiento:

En la pestaña insertar se hará clic en el icono ilustraciones y después se elige alguna de las
opciones que se muestra en la figura 13

Se puede elegir una serie de opciones que nos brinda la aplicación tales como las formas,
iconos, modelos 3D o SmartArt. Estos elementos contienen un amplio banco de imágenes
presente en el programa, la opción Captura permite obtener un recorte fotográfico de cualquiera
de las ventanas disponibles en ese momento. Haciendo clic en el icono gráfico se accede al
menú que permite la incorporación de un gráfico en el documento.
 Figura 13: Menú ilustraciones y menú insertar gráficos

Desde aquí es posible la elección del gráfico que mejor se adecúe a las necesidades del trabajo.

Nota: Si lo que se pretende es insertar una foto descargada de internet, el método más sencillo
es hacerlo desde la opción insertar imagen desde, que posibilita su inclusión desde un
dispositivo externo o disco duro ( opción Este dispositivo), desde el banco de imágenes de la
aplicación ( Opción imágenes de archivo) o desde la red ( opción imágenes en línea)

Una vez cargada la imagen, podemos tener acceso a un amplio número de opciones haciendo
clic con el botón derecho del ratón (figura 14)

Figura 14: Opciones de imágenes

Las imágenes no solo se pueden modificar en tamaño arrastrando sus marcas de contorno, sino
también se pueden girarlas.

Figura 15: Opciones ajustar texto

1.3.15: Funciones avanzadas

1. Búsquedas de datos

Muchas veces resulta necesario encontrar una palabra en un documento para ello lo que
hacemos es usar la opción de búsqueda, en el caso de word tan solo hay que acceder a la lupa o
con Control+ b

2. Corrector ortográfico

Para hacer la revisión ortográfica y gramatical se puede pulsar la letra F7 o bien hacer clic en el
icono revisar de la tira de opciones

3. Encabezado y pie de página

Todos los procesadores de texto cuentan con esta opción. El encabezado y pie de página sirve
para añadir en la parte superior o inferior un título, nombre de autor, logotipo de empresa, etc.

Para crearlo tan solo hay que seleccionar el icono insertar y escoger el menú encabezado y pie
de página
 Figura 16: Menú encabezado y pie de página

Con el icono número de página se entra en la configuración de la numeración. Se puede definir

tanto su ubicación ( margen superior, inferior, centrado, derecha o izquierda) como su estilo:
números romanos, caracteres especiales, etc..

1.3.16: Los macros

Los macros son un recurso que ofrecen la mayoría de los procesadores de texto. Permiten
automatizar procesos o tareas previamente grabadas, lo que proporciona ahorro de tiempo y
esfuerzo.

Para llevar a cabo una macro se tiene que hacer clic en el botón vista de la tira de opciones, una
vez escogido el menú macros, se despliega la pantalla de la siguiente figura:

Figura 17: Menú macros

En grabar macro se procede a la creación del primer proceso (figura 18). Para ello se introduce
el nombre de la macro y el lugar de almacenamiento; Para usar una macro en documentos
futuros, hay que especificar la opción por defecto Todos los documentos (Normal. Dotm). Si
lo que se quiere es usar solo esta macro en un documento actual, se especifica el nombre del
trabajo en uso.
 Figura 18: Submenú grabar macros

Se puede asignar una macro a un botón o a una combinación de teclas (opciones Botón o
Teclado). Una vez iniciado el proceso de grabación de la macro (aparece en el puntero del ratón
un icono de un casete magnético), podremos ir realizando las acciones que se quiera, por
ejemplo: Cambiar tipo de letra, tamaño, espacio interlineal, márgenes de página, etc. Todas
estas operaciones se irán grabando hasta que pulsemos la opción detener grabación.

1.3.17: La herramienta mostrar u ocultar marcas

Una herramienta que nos proporcionan algunos procesadores de texto como Word es la opción
Mostrar todo ubicada en el menú inicio; Pulsando en ella se puede activar o desactivar la
visualización del formato interno del procesador o también “ marcas de formato”

Figura 19: Mostrar todo para visualizar las marcas del formato