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GENERALIDADES DE MICROSOFT WORD

1. Primer contacto con el Word Cuando se entra al procesador de textos Microsoft Word, aparece la pantalla de trabajo, en la cual hay gran cantidad de elementos comunes a cualquier otro programa (cuadro de cierre, barra de ttulo, botones maximizar/minimizar, barras de desplazamiento...) y con otros nuevos. 1.1. Barra de mens Los comandos de la barra de mens se refieren a las funciones del procesador de textos: Archivo: contiene aquellos comandos relacionados con la gestin de archivos, as como las opciones para preparar la pgina antes de imprimir y las opciones de impresin. Edicin: contiene los comandos relativos a la edicin de texto como pueden ser aquellos que permiten copiar o mover informacin, as como las de bsqueda y sustitucin de palabras. Ver: contiene los comandos de visualizacin del documento, como son los modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de pgina. Insertar: en este men estn los comandos que permiten insertar todo tipo de elementos en un documento, desde la fecha hasta una imagen o cualquier otro objeto. Formato: con l se accede a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la presentacin de la informacin, como pueden ser los cambios de formato de carcter, prrafo, o la creacin de columnas o estilos. Herramientas: como su nombre indica, facilita el corrector ortogrfico y los sinnimos, as como los comandos de combinar correspondencia para envos masivos de informacin. Tabla: contiene todos los comandos para la creacin y manejo de tablas. Ventana: muestra los comandos para gestionar el manejo de varias ventanas de documentos simultneamente.

? da acceso al men de ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir. 1.2. Barras de herramientas Las barras de herramientas son un sistema cmodo y rpido para ejecutar directamente cualquier comando de los mens. Cuando se entra al procesador de textos aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas. 1.2.1 Mostrar y ocultar barras de herramientas En el cuadro de dilogo Barras de herramientas del men Ver aparece una lista de todas las barras de herramientas disponibles, las activas tienen una puesta en el cuadro de verificacin de la izquierda. Desde aqu con el ratn podremos activar o desactivar las que interesen. Normalmente estarn activadas nicamente las barras de herramientas de Estndar y Formato. .3. Regla

En el modo de Presentacin de Word aparece una regla horizontal. Si no est visible se debe activar desde la opcin Regla del men Ver. La regla muestra una escala horizontal que refleja el ancho de la caja de escritura. Mediante la regla es posible cambiar las sangras y tabuladores desde el propio documento sin necesidad de entrar en los mens. 1.4. Barra de estado La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de informacin muy til: la pgina en la que est situado el cursor, la seccin y el nmero de pginas del documento activo, la posicin del cursor con respecto a la altura, la lnea y la columna de la pgina, etc. 1.5. Los caracteres invisibles

Como se puede ver en las ilustraciones de muestra, cada palabra aparece separada por un espacio sealado mediante un punto, los prrafos acaban con un smbolo , y los tabuladores con una flecha. Estos son marcas que luego no se imprimirn y que tienen como funcin indicar los espacios, saltos de prrafo, tabulaciones, etc., que se van insertando. Aunque estas marcas al principio pueden resultar incmodas son de una gran utilidad para llevar un correcto control del formato.

Word no muestra por defecto estas marcas por lo que conviene activar su presentacin al empezar a trabajar. Para ello se presiona el botn de la barra de herramientas Estndar. Se desactiva presionando el mismo botn. 1.6. Modos de trabajo y de presentacin del documento en la pantalla

Word presenta cinco modos de trabajo y de presentacin de los documentos: Normal, Esquema, Diseo de pgina, Documento maestro y Presentacin preliminar. El paso de un modo a otro se realiza desde el men Ver o desde la solapa de la parte inferior izquierda de la ventana, excepto para el caso de la Presentacin preliminar que se activa desde el men Archivo o desde el botn de la barra de herramientas Estndar. 1.6.1. Modo de presentacin normal

El modo de presentacin Normal muestra el documento como si fuera una cinta de papel continuo. No aparecen elementos como las notas al pie, pies de pgina o encabezados que, como se ver ms adelante se muestran en ventanas independientes. 1.6.2. Diseo de pgina

Este modo presenta el documento ya encajado en pginas tal y como luego se imprimir, con las notas, los encabezados, etc. Resulta ms claro trabajar con l que con el modo Normal, pero tiene el inconveniente de que, al obligar al programa a paginar constantemente para poder mostrar la apariencia real de las pginas, es mucho ms lento. Se suele utilizar para hacer correcciones en el formato del documento. 1.6.3. Esquema y Documento maestro

Estos dos modos de trabajo son bastante similares. El Esquema permite organizar el documento mediante ttulos, subttulos, secciones, etc. de un modo muy sencillo. El Documento maestro realiza la misma funcin pero con varios documentos a la vez y muestra la organizacin de un trabajo de gran tamao. 1.6.4. La Presentacin preliminar

La Presentacin preliminar permite ver el documento tal y como se va a imprimir. A diferencia de Diseo de pgina muestra varias pginas del documento con lo que es posible tener una visin general de la apariencia del trabajo. Se suele

emplear antes de imprimir para comprobar que todo va a salir correctamente. Por este motivo se ver ms en detalle en la seccin del manual dedicada la impresin.

2. Administracin de documentos Es conveniente guardar el documento nada ms empezar a trabajar con cualquier programa, y guardar los cambios cada cierto tiempo, para evitar prdidas de trabajo debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema. Para guardar un documento recin creado hay que elegir la opcin Guardar del men Archivo o pulsar el botn de la barra de herramientas Estndar. Aparecer un cuadro de dilogo distinto segn el sistema operativo que se est empleando, aunque en todos tendr parecidas opciones: En el cuadro Nombre del archivo hay que escribir el nombre del documento, procurando que sea lo ms descriptivo posible para facilitar su posterior localizacin. En la parte superior de la ventana aparece el contenido de la carpeta o directorio en el que se est trabajando. Antes de guardar hay que localizar la unidad de disco y dentro de esta, la carpeta o directorio en el que se debe guardar. Una vez puesto el nombre y localizado el directorio de destino hay que pulsar el botn Guardar. Para guardar los cambios hechos sobre un documento ya almacenado en disco hay que volver a seleccionar la opcin Guardar del men Archivo o a presionar el botn de la barra de herramientas Estndar. Como el documento ya est guardado con un nombre y localizacin concretos, Word guardar los cambios sin preguntar nada. La opcin Guardar como del men Archivo se utiliza cuando se quiere guardar una copia de un documento ya guardado. Cuando se elige esta opcin Word presenta el mismo cuadro de dilogo que para guardar un documento nuevo. La copia que se haga tiene que tener un nombre distinto o debe estar guardada en un directorio distinto, porque no es posible tener dos documentos con el mismo nombre en la misma carpeta o directorio. 3. Escribir y editar

3.1. Desplazamiento del cursor por el documento Un documento puede tener una extensin que va desde una lnea hasta varios cientos de pginas. Para moverse a travs de los documentos, Word presenta una barra de desplazamiento vertical a la derecha de la ventana y otra de desplazamiento horizontal en la parte baja de la ventana. Para desplazarse arriba

y abajo basta con presionar las flechas que aparece en los extremos o arrastrar el cuadro que se muestra en medio de las barras de desplazamiento. Cuando arrastre el cuadro de la barra de desplazamiento vertical Word indicar el nmero de las pginas por las que se va desplazando.