MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Cód. P30200-05/15.V2
ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE
EQUIPOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN Fecha Octubre de 2015

DE CAMPO

TABLA DE CONTENIDO No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA 1

3.2. DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES 1

3.3. DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES 1

3.4. DEL GIT GEODESIA 2

3.5. DEL GIT GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 2

3.6. DEL GIT GESTIÓN DOCUMENTAL 2

3.7. DEL GIT CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO 2

DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS
3.8. TOPOGRÁFICOS Y GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES 3
TERRITORIALES
DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS
3.9. TOPOGRÁFICOS Y GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES 4
TERRITORIALES
4. GLOSARIO 4

5. NORMAS 6

5.1. LEGALES 6

5.2. TÉCNICAS O RELACIONADAS 6

5.3. DE PROCEDIMIENTOS, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 6

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 7

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 7

7.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL 7

7.2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL 9

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES
7.3. 11
TERRITORIALES
VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS
7.4. 17
– DIRECCIONES TERRITORIALES
8. ANEXOS 21

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 21

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1. OBJETIVO
Establecer los pasos para la administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y
topográficos, con el fin de garantizar que los procesos administrativos y técnicos se realicen de acuerdo
con los procedimientos establecidos y estándares de calidad necesarios para la entrega de la información
en los procesos geodésicos y topográficos.
2. ALCANCE
Este manual aplica a los funcionarios y contratistas de los Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección
de geografía y cartografía y a las Direcciones Territoriales. Inicia con la solicitud de equipos y/o
elementos necesarios para las labores de campo y finaliza con la recepción y verificación de los mismos.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA
Coordinar los procesos de adquisición (ya sea por compra o alquiler) y custodia de los equipos
geodésicos y topográficos, para su normal funcionamiento y disposición, de acuerdo con los planes
de producción de la Subdirección y las solicitudes de usuarios internos y externos.
Garantizar el suministro y mantenimiento preventivo y correctivo de rutina y/o calibración oportuna de
los equipos y/o elementos geodésicos y topográficos, de manera que el levantamiento en campo
cumpla con los estándares y especificaciones técnicas establecidas.
Aprobar la asignación, préstamo y traslado de equipos con destino a las Direcciones Territoriales.
Garantizar el recurso humano suficiente e idóneo, las herramientas e infraestructura necesarias para
realizar las diferentes actividades de administración, control y verificación técnica de equipos
geodésicos y topográficos.
3.2. DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES
Asegurar conjuntamente con la Subdirección de Geografía y Cartografía y las Direcciones
Territoriales, el soporte y actualización permanente de los diferentes software utilizados tanto en
oficina como en campo.
Verificar que las licencias y las llaves de acceso de los programas utilizados en los equipos que se
manejan en la Subdirección de Geografía y Cartografía estén vigentes para el pos proceso de la
información recolectada en campo.
Gestionar la instalación del software que requieran los equipos de computo y de campo.
Brindar asesoría permanente, tanto a los funcionarios y contratistas de la Sede Central y Direcciones
Territoriales, respecto a los software instalados.
Garantizar que los equipos de cómputo tanto de escritorio como portátiles, sean funcionales en
cuanto a permisos y perfiles de usuarios para desarrollar una correcta descarga, manipulación y
procesamiento de datos.
3.3. DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES
Coordinar los procesos de adquisición (ya sea por compra o alquiler) y la custodia de los equipos
geodésicos y topográficos para su normal funcionamiento y disposición de acuerdo los
requerimientos y las solicitudes de usuarios internos y externos.
Realizar controles sobre el manejo y uso adecuado de los equipos geodésicos y topográficos.
Garantizar que el sitio de almacenamiento de los equipos geodésicos y topográficos sea el adecuado
dentro de las instalaciones de la Dirección Territorial.
Ejercer un estricto control sobre la custodia de los equipos geodésicos y topográficos que no se
encuentren en uso. En los casos de donaciones de equipos por parte de entidades, corporaciones y
ONG´s, de orden nacional o internacional se debe realizar el ingreso de estos equipos con todos sus

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componentes al almacén de la Dirección Territorial y reportar al GIT Control Terrestre y Clasificación

de Campo de la Subdirección de Geografía y Cartografía.
Verificar y avalar el estado de los equipos diligenciando el formato F30200-05 “Verificación de
equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos” cada vez que se realicen labores de
campo y cada 6 meses cuando no se encuentren en uso.
Solicitar apoyo técnico a la Sede Central cuando existan inquietudes o dudas sobre la condición de
los equipos geodésicos y topográficos.
Solicitar la visita de un técnico inspector e instructor de la Sede Central, mínimo una vez al año o
cuando la situación lo requiera, con el fin de fortalecer los procedimientos técnicos referentes a la
correcta operación, buen uso, cuidado y conservación de los equipos y elementos geodésicos y
topográficos que se encuentren a cargo de la Dirección Territorial.
Autorizar la solicitud de préstamo de equipos geodésicos y topográficos.
Autorizar la salida de los equipos geodésicos y topográficos mediante la firma del Director Territorial o
quien haga sus veces.
3.4. DEL GIT GEODESIA
Gestionar ante la Subdirección de Geografía y Cartografía los requerimientos para la adquisición,
mantenimiento y actualización del software y hardware de las estaciones continuas que sostienen
eficazmente el sistema de referencia MAGNA-ECO.
Gestionar y actualizar las hojas de vida de cada una de las estaciones continuas que sostienen
eficazmente el sistema de referencia MAGNA-ECO.
Dar cumplimiento a lo establecido en el manual de procedimiento P30100-05 “Red de estaciones
continuas del marco geocéntrico nacional MAGNA-ECO”.
3.5. DEL GIT DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Asegurar todos los equipos y/o elementos geodésicos y topográficos estén protegidos mediante la
constitución de una póliza de seguros.
Autorizar la salida de los equipos geodésicos y topográficos de la Sede Central.
Realizar los traspasos y/o reintegros solicitados por el responsable de almacén de equipos
geodésicos y topográficos.
Proporcionar la infraestructura adecuada bajo los lineamientos técnicos de los equipos para
garantizar la conservación adecuada de los mismos.
Garantizar que el servicio de transporte prestado para movilizar los equipos geodésicos y
topográficos utilizados en labores de campo, se realice adecuadamente, evitando vibraciones
excesivas o mal trato que puedan amenazar el estado de los mismos.
Entregar al responsable encargado de la administración, control y verificación de equipos geodésicos
y topográficos, los elementos de protección necesarios como repelente y protector solar para el
personal que realiza labores de campo.
3.6. GIT DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Garantizar el traslado de los equipos utilizados para las labores en campo.
Responder por la custodia de los equipos que se encuentran en correspondencia y velar por la
integridad de los mismos hasta cuando sean entregados a su destinatario.
Brindar apoyo en los temas relacionados con la logística para el envío de equipos.
3.7. DEL GIT CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO
Justificar ante la Subdirección de Geografía y Cartografía la innovación y actualización de equipos
geodésicos y topográficos, a fin de garantizar la calidad en el levantamiento de la información.

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Asignar a la persona responsable del manejo del almacén de equipos topográficos y geodésicos junto
con los técnicos de apoyo.
Atender los requerimientos de soporte técnico de equipos solicitados por las Direcciones Territoriales.
Programar las visitas de apoyo y seguimiento técnico a las Direcciones Territoriales en temas
específicos, relacionados con los procedimientos establecidos en los manuales del GIT Control
Terrestre y Clasificación de Campo, y el manejo de hardware y software de los equipos geodésicos y
topográficos.
Informar a la Subdirección de Geografía y Cartografía del déficit de equipos existente para satisfacer
la demanda de trabajos geodésicos y topográficos.
Autorizar toda solicitud de préstamo de equipos geodésicos y topográficos.
Designar un técnico inspector e instructor de equipos que visite a la Direcciones Territoriales
periódicamente o cuando la situación lo requiera, con el fin de brindar apoyo técnico a los
funcionarios o contratistas encargados de los equipos y elementos geodésicos y topográficos de las
Direcciones Territoriales.
3.8. DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS TOPOGRÁFICOS Y
GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES
Registrar y mantener actualizada la base de datos del inventario con toda la información relacionada
con los equipos y elementos geodésicos y topográficos.
Conservar, custodiar y garantizar la correcta manipulación de los equipos y elementos geodésicos y
topográficos mientras estén bajo su responsabilidad.
Solicitar al almacén general los equipos y elementos necesarios para realizar los proyectos de
campo.
Suministrar a los funcionarios y contratistas de la Subdirección de Geografía y Cartografía los equipos
y elementos geodésicos y topográficos que estén bajo su responsabilidad y sean requeridos para el
desarrollo de los trabajos encomendados.
Verificar el correcto diligenciamiento de los formatos que hacen parte del procedimiento.
No entregar equipos y elementos geodésicos y topográficos de manera verbal.
Registrar oportunamente los préstamos, traspasos, reintegros y devoluciones correspondientes.
Administrar y actualizar el inventario de los equipos y elementos geodésicos y topográficos.
Realizar un consolidado anual de todos los equipos y elementos geodésicos y topográficos y enviarlo
a los Coordinadores de los GIT de la Subdirección de Geografía y Cartografía.
Dar aviso inmediato a los Coordinadores de los GIT de la Subdirección de Geografía y Cartografía en
caso de pérdida de elementos o equipos que se encuentren bajo su custodia.
Presentar informe escrito al Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo o al
Director Territorial ante alguna novedad presentada durante el tiempo en que los equipos estén
dentro del almacén.
Dar cumplimiento a las tablas de retención documental vigentes del proceso a cargo.
Recibir y realizar el traspaso de los elementos que componen las estaciones permanentes en
coordinación con el GIT de Geodesia según programación.
Informar al Subdirector de Geografía y Cartografía y al Coordinador del GIT Control Terrestre y
Clasificación de Campo el estado de actualización y vigencia de las licencias y las llaves utilizadas en
los equipos geodésicos y topográficos.
Informar permanentemente al Coordinador del GIT Control Terrestre y Clasificación de Campo acerca
del número de equipos disponibles y su estado.

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Entregar a los funcionarios y contratistas los elementos de protección (repelente, protector solar, etc.)
requeridos para que realicen trabajos de campo a nivel nacional.
3.9. DEL RESPONSABLE DE ALMACÉN DE EQUIPOS Y ELEMENTOS TOPOGRÁFICOS Y
GEODÉSICOS EN SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES
Diligenciar correctamente los formatos utilizados en el almacén de equipos geodésicos y topográficos.
Realizar las solicitudes de préstamo de equipos y elementos en los tiempos establecidos
Efectuar los trámites de salida de equipos y/o elementos geodésicos y topográficos ante el GIT de
Gestión de Servicios Administrativos.
Utilizar los equipos y elementos de acuerdo con las especificaciones técnicas para su manejo.
Devolver inmediatamente los elementos y equipos utilizados en labores de campo al responsable de
la administración y control de los mismos.
Responder por la custodia, buen uso y conservación de los elementos y equipos geodésicos.
Informar inmediatamente la pérdida o daño de algún equipo y/o elemento.
Descargar la información recolectada y procesada en campo antes de reintegrar los equipos al
almacén de administración y control de equipos geodésicos y topográficos.
Reportar el ingreso de los equipos al personal encargado de vigilancia y seguridad del instituto antes
de reintegrarlos al almacén de administración y control de equipos geodésicos y topográficos.
Entregar únicamente los equipos relacionados en el formato de préstamo de equipos.
Verificar que los de equipos y elementos geodésicos y topográficos que estén a su cargo y que
necesiten ser enviados por el servicio de correspondencia para poder realizar sus actividades de
campo, tenga en cuenta los siguientes aspectos:
- Elaborar memorando o documento remisorio, incluyendo los equipos y/o elementos que se están
enviando.
- Conocer los tiempos de entrega en días hábiles con el fin de enviar los equipos con tiempo para
no afectar el cronograma de las actividades programadas.
- Enviar los paquetes debidamente embalados independientes del lugar de destino, para garantizar
la seguridad de estos durante su transporte.
- Enviar por correspondencia los equipos y/o elementos accesorios necesarios para el trabajo de
campo, diligenciando el formato F20601-05 “Envío de paquetes”
- Marcar los paquetes con la palabra DELICADO cuando dentro de estos se encuentran equipos de
medición que necesiten un adecuado manejo.
- El peso máximo de cada paquete no debe superar los 50 kilos. Se recomienda embalar los
paquetes con peso similares para que los tiempos de entrega sean los mismos.
4. GLOSARIO
Equipo Conjunto de instrumentos o dispositivos que están organizados para cumplir con
un objetivo determinado, como el levantamiento de información, datos y medidas
en campo.
Estación GPS de Punto geodésico de referencia, materializado con la antena de un receptor de
funcionamiento posicionamiento satelital de doble frecuencia que opera permanentemente. Su
continuo precisión corresponde con la de un punto de referencia. Cuenta con coordenadas
definidas en la época del marco de referencia, pero también proporciona
coordenadas semanales instantáneas (actuales). Estos puntos forman la red
MAGNA ECO para Colombia.
Embalar Empaquetar debidamente los equipos o elementos que se van enviar por
correspondencia.

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Firmware Bloque de instrucciones de programa para propósitos específicos, grabado en una

memoria de tipo no volátil (ROM, EEPROM, flash, etc.), que establece la lógica de
más bajo nivel que controla los circuitos electrónicos de un dispositivo de cualquier
tipo.
Inventario Relación de todos los bienes que se encuentran en depósito o en servicio y
pueden clasificarse de diferente manera según se trate, para su producción,
transformación o venta, para el uso de la misma entidad y sus funcionarios o para
el suministro y consumo interno. Toda su clasificación y codificación debe hacerse
conforme lo señala el Plan General de Contabilidad Pública y los procedimientos
contables de la Contaduría General de la Nación.
Lineamiento Conjunto de directrices específicas que facilitan la orientación operativa a través de
la cual se pretenden llegar al cumplimiento de objetivos. Sirven de base y de
contexto para el ejercicio de las funciones específicas de una dependencia.
MAGNA-ECO Marco Geocéntrico Nacional de Referencia. Es la densificación de SIRGAS en
Colombia. Sus coordenadas están dadas en SIRGAS95 o ITRF94, época 1995.4.
Estación de Operación Continua para Colombia.
Mantenimiento Todas las acciones que tienen como objetivo mantener un equipo o restaurarlo a
un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida. Estas acciones
incluyen la combinación de las acciones técnicas y administrativas
correspondientes.
Mantenimiento Actividad programada de inspecciones, tanto de funcionamiento como de
preventivo seguridad, ajustes, reparaciones, análisis, limpieza, lubricación o calibración que
deben llevarse a cabo en forma periódica, con base a un plan establecido. El
propósito es prever averías, desperfectos o desajustes en su estado inicial y
corregirlos para una correcta operación y eficiencia.
Mantenimiento Acciones que no implican cambios funcionales, mediante las que se diagnostica y
correctivo corrige los problemas técnicos. Incluyen: análisis del error / problema y solución.
Obsolescencia Es la caída en desuso de máquinas, equipos y tecnologías motivada por un
insuficiente desempeño de sus funciones, en comparación con las nuevas
máquinas, equipos y tecnologías introducidos en el mercado.
Placa en custodia Número de identificación de un bien considerado activo fijo dentro de los
inventarios que, por especificaciones físicas, no puede ser adherido al mismo;
dicho número se relaciona en el inventario.
Es la devolución o restitución de un equipo, elemento y/o accesorio que pertenezca
Reintegro
al inventario del Instituto y se encuentre identificado con un número de placa. Este
proceso se realiza por medio del formato vigente, dirigido al almacén general, y lo
efectúa el funcionario.
Traspaso Es la entrega oficial, transitoria y provisional realizada entre funcionarios y
contratistas de la misma territorial o sede, por medio del formato vigente, de un
equipo, elemento y/o accesorio que pertenezca al inventario del Instituto y se
encuentre identificado con un número de placa.
Verificación Comprobar que el equipo se encuentra dentro de los márgenes de uso y que su
incertidumbre de medida se encuentra dentro de los límites prefijados. Con la
verificación, a diferencia de la calibración, no se pueden corregir las desviaciones
del aparato.

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5. NORMAS
5.1. LEGALES
En aplicación de la Ley 734 de febrero 5 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único,
a saber:
- Artículo 34, numeral 21: son deberes de todo servidor público “Vigilar y salvaguardar los bienes y
valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de
conformidad con los fines a que han sido destinados”. Numeral 22: “Responder por la
conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y
rendir cuenta oportuna de su utilización”.
- Artículo 48, numeral 3. Faltas gravísimas: “Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen,
pierdan o dañen bienes del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que
este tenga parte o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por
razón de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales
mensuales”.
5.2. TÉCNICAS O RELACIONADAS
Manuales de uso de equipos dados por el fabricante.
5.3. DE PROCEDIMIENTOS, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN
SEDE CENTRAL Y DIRECCIONES TERRITORIALES
5.3.1. Administración del almacén de equipos geodésicos y topográficos
Toda solicitud de préstamo de equipos geodésicos y topográficos debe ser autorizada por el
Coordinador de su respectivo GIT o Director Territorial.
Los elementos y equipos geodésicos y topográficos se deben solicitar como mínimo con tres (3) días
hábiles de antelación a la salida de campo.
Los equipos y elementos geodésicos y topográficos que se requieran para realizar prácticas dentro de
las instalaciones de la Sede Central, pueden ser solicitadas de manera presencial en el almacén de
equipos y deberán ser reintegrados a más tardar al día siguiente.
Tanto el responsable de administración y control de equipos geodésicos y topográficos como el
funcionario y/o contratista deben tramitar y firmar ante almacén general los traspasos de equipos.
Se debe adjuntar en cada una de las carpetas y en el momento del préstamo la lista de accesorios de
los equipos GPS, estaciones totales e instrumentales de gravimetría y niveles.
Cada equipo debe estar identificado con la placa asignada por el almacén general.
Si se presenta algún un siniestro en un equipo geodésico y topográfico por daño o por robo, y aun se
conservan partes del mismo, se deben custodiar hasta el momento en que se dé el proceso de baja
correspondiente del equipo, cumpliendo con el procedimiento vigente de egreso de bienes y manejo
de inventarios.
5.3.2. Verificación de equipos geodésicos y topográficos
La Subdirección de Geografía y Cartografía, en coordinación con el GIT Control Terrestre y
Clasificación de Campo, deben dejar constancia de los registros de la revisión, mantenimiento
preventivo, de rutina y/o calibración efectuada en las hojas de vida de los equipos.
A los equipos GNSS se les realiza un test que permite diagnosticar que se encuentran funcionando
de acuerdo con las características técnicas y recomendaciones del fabricante. Este diagnóstico se
debe realizar una vez al año, directamente por la empresa autorizada por el fabricante del equipo en
el país.
La actualización del firmware la realizarán los técnicos encargados de la revisión de equipos, siempre
y cuando cuente con las herramientas necesarias para dichas labores; de lo contrario, se deben
remitir a la empresa proveedora.

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Si los equipos geodésicos y topográficos no se utilizan en un término tres meses, se debe realizar
una revisión técnica para verificar su funcionamiento.
5.3.3. Medidas de seguridad
No se debe ingerir alimentos, bebidas, ni fumar dentro delalmacén de equipos topográficos y
geodésicoso sobre los equipos.
Los equipos y/o elementos deben permanecer debidamente ubicados en áreas de almacenamiento
para evitar accidentes o daños a los mismos.
Se deben mantener los extintores de fuego adecuados en el almacén de equipos topográficos y
geodésicos.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

F30200-01 Préstamo de equipos y/o elementos geodésicos y topograficos devolutivos

F30200-03 Reporte de novedades de equipos
F30200-05 Verificación de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos y topográficos
F30200-16 Ficha técnica del equipo
F30200-26 Histórico de movimiento de equipos geodésicos y topográficos

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL

RESPONSABLE
Responsable de almacén de 1. Solicita al almacén general los elementos y
equipos y elementos
geodésicos y topográficos
ACTIVIDAD
equipos necesarios para las labores de campo,
diligenciando el formato vigente Solicitud de
bienes perteneciente al GIT de Servicios
Administrativos.
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Diligencia el formato vigente de Solicitud de
Bienes F20605-01 dirigido al Almacén
General. En el caso de no encontrarse el
responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos, la solicitud de
elementos y equipos al almacén general la
hace el funcionario o contratista responsable
de la comisión y, al finalizar, hace el traspaso
del equipo al responsable delalmacén de
equipos topográficos y geodésicos.

2. Realiza el movimiento de ingreso de los equipos Actualizar el inventario digital o en el formato

al inventario digital del almacén de equipos vigente Inventario único documental F20900-
geodésicos y topográficos de almacenamiento 01, con los movimientos de ingreso, préstamo
en el formato vigente Inventario único y salida de equipos.
documental, indicando el estado de los mismos.

Responsable de almacén de 3. Crea la hoja de vida del equipo iniciando con el
equipos y elementos formato vigente Ficha técnica del equipo y para
geodésicos y topográficos registrar los movimientos del equipo se
diligencia el formato vigente Histórico de
Movimiento de Equipos Geodésicos y
Topográficos.
Actualizar la hoja de vida del equipo con los
formatos vigentes, F30200-16. Ficha Técnica
del equipo, F30200-26. Histórico de
Movimiento de Equipos Geodésicos y
Topográficos.

4. Almacena, identifica y organiza los elementos y

equipos en los estantes disponibles en el
almacén de equipos geodésicos y topográficos.

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7.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Funcionarios y contratistas 5. Solicita en calidad de préstamo los elementos y
que requieren equipos y equipos necesarios para llevar a cabo el
elementos geodésicos y proyecto en campo con el formato Préstamo de
topográficos elementos geodésicos devolutivos.
Responsable de almacén de 6. Recibe la solicitud y asigna los equipos
equipos y elementos correspondientes e imprime el formato de
geodésicos y topográficos préstamo de elementos devolutivos.
7. Solicita la autorización por medio de Préstamo
de equipos al Coordinador del GIT Control
Terrestre y Clasificación de Campo.
8. El coordinador del GIT Control Terrestre y
Clasificación de Campo autoriza el Préstamo de
elementos al contratista y/o funcionario
correspondiente.
9. Revisa y verifica el estado de los equipos cada
vez que salen y llegan de comisión.
10. Entrega los elementos y equipos, y señala en el
formato Préstamo de elementos geodésicos
devolutivos el estado de salida de los equipos, y
los accesorios de cada uno con el formato
Anexo de Lista de Accesorios de Equipos
Geodésicos y Topográficos.
11. Diligenciar y almacenar en la carpeta
correspondiente y garantizar que estos se
encuentren firmados según corresponda por
Coordinador del GIT Control Terrestre y
Clasificación de Campo, funcionarios y/o
contratistas y encargado del Almacén de
Equipos Geodésicos y Topográficos.
12. Tramita, ante el almacén general, el traspaso
de los equipos al inventario del funcionario o
contratista mediante formato vigente
Memorando interno de tramitación.
13. Archiva en la carpeta del funcionario o
contratista el traspaso de los equipos radicado
en almacén
Responsable de almacén de 14. Registra el préstamo en el reporte digital control
equipos y elementos préstamo de equipos, y en el reporte digital de
geodésicos y topográficos Histórico de Movimiento de Equipos
Geodésicos y Topográficos
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CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Entregar el formato vigente F30200-01
Préstamo de equipos…… al responsable del
almacén de equipos topográficos y
geodésicos. Diligenciar el formato mínimo tres
(3) días antes de la salida a comisión.
Diligencia el formato vigente F30200-01
Préstamo de equipos……..
Envío de formato F30200-01 Préstamo de
equipos……. diligenciado y dirigido al
coordinador del GIT Control Terrestre y
Clasificación de campo.
La autorización del Préstamo de elementos se
hace de manera oficial por medio de la firma
del coordinador del GIT Control Terrestre y
Clasificación de Campo en el formato vigente
F30200-01 Préstamo de equipos…..
Reportar cualquier anomalía encontrada en el
formato vigente F30200-05. Verificación de
equipos e instrumentos auxiliares geodésicos
y topográficos.
Registrar la fecha de salida y el nombre del
funcionario y/o contratista al que se le entregó
el equipo, junto con las cantidades y estado
de los accesorios de cada uno, en el formato
F30200-01.Préstamo de elementos
geodésicos devolutivos y el anexo de este
Lista de Accesorios de Equipos Geodésicos y
Topográficos.
Hace firmar el recibido del funcionario y/o
contratista, y archiva el formato en la carpeta de
Préstamos de elementos geodésicos devolutivos
del mes y año correspondientes.
Diligencia y entrega el formato F20601-01
Memorando interno de tramitación, en el
almacén general, oficializando el traspaso de
los equipos al funcionario y/o contratista.
Diligenciar y almacenar los datos en el
formato vigente F30200-26 Histórico de
Movimiento de Equipos Geodésicos y
Topográficos
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DE CAMPO
7.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Funcionarios y contratistas 15. Verifica el funcionamiento de los equipos y
que requieren equipos y accesorios antes de salir a comisión. Si
elementos geodésicos y presentan alguna anomalía, reportarla al
topográficos responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos antes de salir a
campo.
16. Tramita la salida de los elementos y equipos de
la Sede Central, diligenciando el formato
vigente Salida de bienes del Instituto, en
original y copia, ante el GIT Gestión de
Servicios Administrativos.
17. Realiza, en campo, el objeto de la comisión.
18. Informa sobre cualquier anomalía, falla o daño
presentado en los equipos durante la comisión,
mediante el formato vigente Reporte de
novedades de equipos y correo electrónico,
inicialmente al Coordinador correspondiente o
al Director Territorial, e inmediatamente
después al responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos.
19. Solicita la firma del responsable del almacén de
equipos topográficos y geodésicos a quien se le
cargan los equipos.
7.2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Funcionarios y contratistas 1. Entrega los elementos, equipos y accesorios
que requieren equipos y una vez regresa de comisión, completos y en
elementos geodésicos y las mejores condiciones de aseo al responsable
topográficos del almacén de equipos topográficos y
geodésicos.
2. Tramita, ante almacén general, el traspaso de
los equipos reintegrados al responsable del
almacén de equipos topográficos y geodésicos,
diligenciando el formato vigente Memorando
interno de tramitación.
Responsable de almacén de 3. Recibe e inspecciona los elementos y equipos,
equipos y elementos registrando las observaciones pertinentes del
geodésicos y topográficos estado de reintegro, anomalías, irregularidades
y sugerencias del funcionario y/o contratista que
hace la entrega.
4. Firma y hace firmar por el funcionario y/o
contratista el formato vigente Préstamo de
elementos geodésicos devolutivos, diligenciado
antes de salir a comisión.
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P30200-05/15.V2
Fecha Octubre de 2015
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Si la comisión fue cancelada, devolver los
equipos y accesorios en su totalidad y en
buen estado al responsable del almacén de
equipos topográficos y geodésicos, al día
siguiente de la cancelación de la comisión.
Diligenciarel formato vigente F20600-02
Salida de bienes del Instituto, en original y
copia, ante el GIT Gestión de Servicios
Administrativos
Responder por el buen uso de los equipos.
Informar por teléfono y correo electrónico, tan
pronto se presente la novedad del equipo, al
Coordinador del GIT o al Director Territorial y
diligenciar el formato vigente F30200-03
Reporte de novedades de equipos.
Si la falla o daño que presenta un equipo
requiere revisión especializada y autorizada
por el IGAC, este se debe enviar
inmediatamente al almacén de equipos
topográficos y geodésicos por correo
certificado.
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Realizar la limpieza de los equipos y los
accesorios utilizados en la comisión.
Entregarlos equipos inmediatamente llega de
comisión (dos días máximo) y antes de
legalizarla. No se pueden hacer reintegros
parciales o incompletos de los equipos.
Si se trata de estaciones continuas, una vez
regresa de comisión, entregar diligenciado el
formato vigente F30200-05 Verificación del
funcionamiento de la estación continua al
responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos para su archivo en
la hoja de vida del equipo correspondiente.
Actualizar los archivos digitales de inventario y
movimiento de equipos. Y que los
documentos tengan las firmas
correspondientes, en este caso el formato
vigente F30200-01. Préstamo de equipos…
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ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód. P30200-05/15.V2

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DE CAMPO

7.2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL

CONTROLES Y ASPECTOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD
RELEVANTES
Responsable de almacén de 5. Registra el ingreso de los elementos y equipos
equipos y elementos en el inventario digital.
geodésicos y topográficos
6. Archiva copia del traspaso de elementos y
equipos con el memorando interno de
tramitación en la carpeta del funcionario y/o
contratista.
7. Entrega al técnico encargado los equipos que Si la anomalía es detectada directamente en
llegan de comisión con anomalías o daños y/o el almacén de equipos geodésicos y
requieran revisión técnica, utilizando el reporte topográficos
de novedades de equipos que entregó el
funcionario y/o contratista o el formato vigente
Revisión técnica de equipos.
8. Informa al Coordinador del respectivo GIT o al Diligencia en los formatos donde se originó la
Director Territorial, en los mismos formatos novedad F30200-03. Reporte de novedades
donde se originó la novedad del equipo de equipos si requiere servicio de empresa
(Reporte de novedades de equipos o revisión externa, el Coordinador del GIT
técnica de equipos), el resultado de la revisión correspondiente gestionará la autorización
y/o verificación de los equipos efectuada por los ante el Subdirector, yel Director Territorial
técnicos ya sea topográfico, electrónico o de autoriza al almacenista para el envío del
sistemas del almacén de equipos topográficos y equipo a la Sede Central para realizar el
geodésicos. procedimiento correspondiente.

9. Si el equipo está dañado u obsoleto, de Utilizar el formato vigente F20601-01

Subdirección de Geografía y
Cartografía
acuerdo con el reporte de los técnicos
encargados en el almacén de equipos
geodésicos y topográficos o la empresa
externa, se reintegrará al almacén general del
IGAC para darlos de baja.
10. Evalúa la necesidad del mantenimiento
preventivo y/o reparación e informa al
Subdirector de Geografía y Cartografía y a la
Oficina de Informática y Telecomunicaciones la
novedad de los equipos.
Memorando interno de tramitación con el visto
bueno del Coordinador del GIT
correspondiente, y archivar copia del traspaso
autorizado por el almacén general en la
carpeta del funcionario o contratista.
Tener en cuenta el cronograma de
mantenimiento preventivo y/o calibración de
equipos de la Subdirección de Geografía y
Cartografía.

Subdirección de Geografía y 11. Evalúan el requerimiento de mantenimiento y/o Verificar el cronograma de mantenimiento
Cartografía y Oficina de reparación de equipos y, de acuerdo al preventivo y/o calibración de equipos de la
Informática y cronograma de la Subdirección para el Subdirección de Geografía y Cartografía.
Telecomunicaciones mantenimiento y/o calibración de los equipos,
autorizan el proceso.

12. Autorizan el trámite de cotización y salida de

equipos para realizar el mantenimiento o
calibración.

Responsable de almacén de 13. Solicita cotizaciones a los laboratorios o

equipos y elementos empresas especializadas en soporte,
geodésicos y topográficos mantenimiento y/o reparación de equipos,
previa autorización del Coordinador del GIT
Control Terrestre y Clasificación de Campo.

14. Tramita la salida de los equipos del IGAC ante

el GIT de Gestión de Servicios Administrativos,
previa autorización del respectivo coordinador.

15. Establece comunicación constante con el Si la cuantía supera el monto establecido

proveedor del servicio hasta la devolución del como caja menor en el Instituto, se realiza un
equipo reparado o calibrado. acta de interventoría.

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GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód. P30200-05/15.V2

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN Fecha Octubre de 2015

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7.2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL

CONTROLES Y ASPECTOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD
RELEVANTES
16. Verifica el funcionamiento y recibe los equipos
en coordinación con los técnicos del almacén
de equipos topográficos y geodésicos.

17. Solicita certificado de calibración y/o

mantenimiento y lo archiva en la carpeta de
cada equipo.

7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

CONTROLES Y ASPECTOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD
RELEVANTES
Funcionarios y contratistas 1. Solicita al Director Territorial los elementos y En el caso de no encontrarse el Director
que requieren equipos y equipos geodésicos y topográficos que se Territorial, deberá dirigir el correo electrónico
elementos geodésicos y necesitan para la ejecución de los diferentes al jefe de la Oficina Jurídica de la Dirección
topográficos trabajos, mediante un correo electrónico. Territorial.

Director Territorial 2. Solicita al Subdirector de Geografía y El memorando debe ser bien claro en lo
Cartografía y/o al Coordinador del GIT de referente a los elementos, equipos y
Control Terrestre y Clasificación de Campo, accesorios solicitados, y dependiendo de la
mediante un memorando escrito, relacionando la disponibilidad de equipos, se asignan.
cantidad y tipo de equipos y elementos
geodésicos y topográficos que solicita la
Dirección Territorial.

Coordinador del GIT de 3. Mediante correo electrónico, consulta al
Control Terrestre y funcionario encargado del almacén de equipos
Clasificación de Campo geodésicos y topográficos la disponibilidad de
equipos y elementos que solicita la Dirección
Territorial.
En caso de que no exista la disponibilidad de
equipos y elementos geodésicos y
topográficos, no se realizará ningún traspaso
a la Dirección Territorial. El subdirector de
Geografía y Cartografía, en coordinación con
el Director Territorial, determinará otro tipo de
solución para suplir la necesidad de equipos
de la Dirección Territorial.

Responsable de almacén de 4. Recibe la solicitud, vía correo electrónico, del
equipos y elementos Subdirector de Geografía y Cartografía y/o del
geodésicos y topográficos Coordinador del GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo de los equipos y
elementos geodésicos y topográficos que la
Dirección Territorial requiere.
Dependiendo de la demanda de equipos que
tenga la Subdirección de Geografía y
Cartografía para sus diferentes labores en
campo, se podrán asignar equipos y
elementos geodésicos y topográficos a las
Direcciones Territoriales.

5. Verifica e informa, vía correo electrónico, al

Coordinador del GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo la disponibilidad de los
equipos solicitados.
Mantiene un archivo organizado, donde deben
reposar las hojas de vida o carpetas de cada
una de las Direcciones Territoriales.

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7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

CONTROLES Y ASPECTOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD
RELEVANTES
Coordinador del GIT de 6. Recibe la información de la disponibilidad de
Control Terrestre y equipos del funcionario encargado del almacén
Clasificación de Campo de equipos geodésicos y topográficos, e
informa, vía correo electrónico, al Subdirector de
Geografía y Cartografía.

Subdirector de Geografía y 7. Autoriza vía correo electrónico al Coordinador

Cartografía del GIT de Control Terrestre y Clasificación de
Campo, el envío de los equipos y elementos
geodésicos y topográficos solicitados por la
Dirección Territorial.

Coordinador del GIT de 8. Delega al funcionario encargado del almacén de

Control Terrestre y equipos geodésicos y topográficos el
Clasificación de Campo alistamiento de los equipos y elementos
geodésicos y topográficos que se autorizaron a
ser enviados a la Dirección Territorial.

Responsable de almacén de 9. Alista y empaca los equipos y elementos

equipos y elementos geodésicos y topográficos que se van a entregar
geodésicos y topográficos en la Dirección Territorial.

10. Diligencia memorando dirigido al Director El memorando debe especificar los

Territorial, relacionando todos los equipos, elementos, equipos y accesorios enviados y
accesorios y elementos geodésicos y debe tener la firma del Coordinador del GIT
topográficos que se van a enviar a la Dirección de Control Terrestre y Clasificación de
Territorial. Campo. De los tres (3) originales, uno se
envía a la Dirección Territorial, el segundo se
archiva en la carpeta u hoja de vida de la
Territorial en la que se encuentra en el
almacén de equipos geodésicos y
topográficos de la Sede Central y el tercero
se entrega en correspondencia al momento
de llevar los equipos y elementos.

11. Diligencia el formato Envío de paquetes En cada paquete se debe anexar el formato
Envío de paquetes F20601-05, numerando
cada paquete con la información requerida
para el envío.
12. Embala y lleva a la Oficina de Correspondencia Los envíos por correspondencia deben
los paquetes que contienen los equipos y hacerse antes de las 10.00 a.m.
elementos en donde se pesan para ser enviados
a la Dirección Territorial.
Secretaria Dirección 13. Verifica que los paquetes recibidos contengan
Territorial los elementos especificados en el memorando
enviado por la Sede Central.
14. Entrega los paquetes al funcionario al que va
dirigido el envío.

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ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN
7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES
RESPONSABLE
Almacenista de la Dirección
Territorial
Funcionario a cargo de los
equipos y elementos
geodésicos y topográficos
de la Dirección Territorial
Director Territorial
Almacenista de la Dirección
Territorial
Funcionarios o contratistas
que solicitan equipos y
elementos geodésicos y
topográficos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód.
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ACTIVIDAD
15. Almacena los equipos y elementos geodésicos y
topográficos que fueron enviados de la Sede
Central.
16. Entrega y realiza el traspaso de los equipos y
elementos, diligenciando el formato Memorando
interno de tramitación al funcionario que se hará
cargo de los equipos, dejándolos en estado de
servicio.
17. Recibe de manera formal los equipos y
elementos que fueron enviados de la Sede
Central.
18. Solicita al Director Territorial la disposición de un
lugar adecuado y que reúna todas las garantías
de cuidado y seguridad para almacenar los
equipos y elementos.
19. Designa el lugar en donde se van almacenar los
equipos y elementos geodésicos y topográficos.
20. Crea la hoja de vida de los equipos geodésicos y
topográficos que tiene a cargo, diligenciando los
formatos establecidos.
21. Consulta al funcionario de la Dirección Territorial
que tiene a cargo los equipos y elementos la
disponibilidad de estos para realizar los
diferentes trabajos de campo.
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CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Los paquetes que se envían desde la Sede
Central deben ser almacenados y
salvaguardados por el almacenista de la
Dirección Territorial.
Realiza el traspaso por medio del formato
vigente F20601-01 Memorando interno de
tramitación y entrega de manera formal los
equipos y elementos al funcionario
correspondiente.
Los equipos y elementos que son asignados
y traspasados al funcionario quedan en
calidad de servicio, sin embargo, solo pueden
salir de las instalaciones del IGAC cuando se
vayan a realizar trabajos de campo,
diligenciando el formato Salida de bienes del
Instituto F20600-02con firma del Director
Territorial.
La solicitud se realiza por medio de correo
electrónico.
Habrá una corresponsabilidad entre el
Director Territorial, el almacenista y el
funcionario a cargo de los equipos.
Es responsabilidad del funcionario que tiene
encargado el inventario los equipos y
elementos mantener actualizadas las hojas
de vida, anexando los siguientes formatos:
Ficha técnica del equipo F30200-16
Memorando interno de tramitación
F20601-01
F30200-26 Histórico de Movimiento de
Equipos Geodésicos y Topográficos
Las hojas de vida de los equipos deben
reposar en el archivo de gestión de la
dependencia donde se encuentre el
funcionario que tiene a cargo los mismos.
La consulta se debe hacer por medio de
correo electrónico el cual debe ser enviado
mínimo con 2 días de anticipación a la
programación de la comisión, y debe ir con
copia al Director Territorial y al Coordinador
del GIT de Control Terrestre y Clasificación
de Campo.
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ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN
7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES
RESPONSABLE
Funcionario a cargo de los
equipos y elementos
geodésicos y topográficos
de la Dirección Territorial
Funcionarios o contratistas
que solicitan equipos y
elementos geodésicos y
topográficos de la Dirección
Territorial
Funcionario a cargo de los
equipos y elementos
geodésicos y topográficos
de la Dirección Territorial
Almacenista de la Dirección
Territorial
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CONTROLES Y ASPECTOS
ACTIVIDAD
RELEVANTES
22. Responde por medio de correo electrónico a los Atender la solicitud por medio de correo
funcionarios o contratistas que están solicitando, electrónico máximo al día siguiente de
en calidad de préstamo, los equipos y recibirla, y deber ir con copia al Director
elementos, especificando su disponibilidad. Territorial y al Coordinador del GIT de Control
Terrestre y Clasificación de Campo.
23. Realiza el traspaso de los equipos y elementos a Diligenciar correctamente junto con
los funcionarios o contratistas que los solicitaron, observaciones y estado de cada elemento,
diligenciando el formato Memorando interno de con firmas de entrega y recibido, fecha en los
tramitación y adicionando si es necesario el formatos vigentes:
Anexo Lista de Accesorios de Equipos Memorando Interno De Tramitación
Geodésicos y Topográficos del formato vigente F20601-01
Préstamo de elementos geodésicos devolutivos. Anexo Lista de Accesorios de Equipos
Geodésicos y Topográficos del formato
vigente F30200-01.
24. Recibe a conformidad el préstamo y traspaso de Los funcionarios y contratistas de la Sede
los equipos solicitados al funcionario de la Central pueden utilizar los equipos de las
Dirección Territorial. Direcciones Territoriales cuando no haya
disponibilidad de equipos en la Sede Central.
25. Salvaguarda y utiliza los equipos y elementos
geodésicos y topográficos de manera adecuada
durante los trabajos.
26. Devuelve y traspasa los equipos y elementos Diligenciar correctamente junto con
que fueron prestados, al funcionario a cargo en observaciones y estado de cada elemento,
la Dirección Territorial, diligenciando el formato con firmas de entrega y recibido, fecha en los
Memorando interno de tramitación y el formato formatos vigentes:
Anexo Lista de Accesorios de Equipos Memorando Interno De Tramitación
Geodésicos y Topográficos. F20601-01
Anexo Lista de Accesorios de Equipos
Geodésicos y Topográficos del formato
vigente F30200-01.
27. Verifica que los equipos y elementos recibidos Revisar el estado del equipo cada vez que se
vengan completos y en buen estado. realiza un préstamo o traspaso.
28. Almacena nuevamente en el lugar que designó Todos los documentos o formatos que se
el Director Territorial, en caso de que los diligencien por los equipos y elementos
equipos y elementos sigan en servicio. geodésicos y topográficos deberán ser
archivados en la hoja de vida o carpeta de los
mismos.
29. Traspasa al almacenista de la Dirección Diligenciar el formato vigente Memorando
Territorial en el caso de que los equipos y Interno De Tramitación F20601-01.
elementos ya no continúen en servicio,
independientemente de la causa.
30. Recibe los equipos y elementos que son Los equipos y elementos que están a cargo
entregados y traspasados por los funcionarios o del almacenista deberán reposar en el
contratistas de la Dirección Territorial que los almacén de la Dirección Territorial.
tienen en servicio.
31. Verifica el estado de servicio de los equipos y Almacenar los equipos y elementos que no
elementos geodésicos y topográficos. estén en servicio en lugar adecuado.
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GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód. P30200-05/15.V2

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN Fecha Octubre de 2015

DE CAMPO

7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

RESPONSABLE ACTIVIDAD
Almacenista de la Dirección 32. Solicita autorización al Director Territorial para
Territorial reintegrar y devolver los equipos y elementos
geodésicos y topográficos que no estén en
servicio al GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo de la Sede Central.
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Solicitar autorización para reintegrar equipos
y elementos por medio de correo electrónico
expresando de manera clara los motivos por
los cuales se realiza dicha petición.

Director Territorial 33. Responde el correo electrónico, autorizando o
denegando el reintegro o envío de los equipos y
elementos alAlmacén de equipos topográficos y
geodésicos del GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo Sede Central.
Enviar correo electrónico con copia al
Coordinador del GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo.

Almacenista de la Dirección
Territorial
34. Diligencia un memorando escrito, indicando de
manera clara y completa el estado de cada uno
de los elementos, accesorios y componentes
con número de serial y placa si lo tiene, y si es
necesario adicionando el formato Anexo Lista de
Accesorios de Equipos Geodésicos
Topográficos del Formato Préstamo de
elementos geodésicos devolutivos
35. Envía los equipos y elementos a Almacén de
equipos topográficos y geodésicos del GIT de
Control Terrestre y Clasificación de Campo.
Dirigir el memorando al Coordinador del GIT
de Control Terrestre y Clasificación de
Campo teniendo en cuenta:
Deberá estar firmado por el Director
Territorial.
y Adicionando si es necesario el anexo Lista
de Accesorios de Equipos Geodésicos y
Topográficos del formato vigente F30200-
01. Préstamo de equipos…...
De los tres (3) memorandos, uno se envía
junto con los paquetes
El segundo lo archiva el almacenista de la
Dirección Territorial
El tercero se entrega a la Secretaría de la
Dirección Territorial que coordina la
actividad en correspondencia.
Numerar y marcar cada una de las cajas o
paquetes indicando cual contiene el
memorando escrito, con el fin de evitar
destapar todos los paquetes para encontrar el
memorando. Además indicar la disposición de
los paquetes y marcarlos con la palabra
DELICADO cuando dentro de estos se
encuentran equipos de cuidado de
calibración.

Secretaría GIT de Control
Terrestre y Clasificación de
Campo
36. Informa de manera inmediata al Coordinador del
GIT de Control Terrestre y Clasificación de
Campo o al responsable de Almacénde equipos
topográficos y geodésicos que han llegado los
paquetes de la Dirección Territorial.
Pasar por correspondencia mínimo 3 veces al
día a preguntar si han llegado paquetes para
el Coordinador del GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo.

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ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód.
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN
DE CAMPO
7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Responsable de almacén de 37. Dirigirse a correspondencia a reclamar los
equipos y elementos paquetes que fueron enviados por la Dirección
geodésicos y topográficos Territorial.
38. Verifica conforme al memorando escrito, que
todos los equipos y elementos geodésicos y
topográficos con sus accesorios estén
completos.
39. Almacena los equipos y elementos geodésicos
y topográficos que llegan de las Dirección
Territoriales en el almacén de equipos
topográficos y geodésicos de la Sede Central
hasta definir su situación.
40. Informa mediante correo electrónico, al
Coordinador del GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo el recibido a satisfacción
de los equipos y elementos provenientes de la
Dirección Territorial.
41. Remite a los técnicos de Almacén de equipos
topográficos y geodésicos para su
correspondiente verificación y validación técnica.
Técnicos de Almacén de 42. Recibe los equipos y elementos geodésicos y
equipos geodésicos y topográficos de las Direcciones Territoriales que
topográficos son entregados por el responsable del almacén
de equipos topográficos y geodésicos.
43. Verifica técnicamente los equipos y elementos
que son remitidos por las Direcciones
Territoriales, y diligencia el formato Verificación
de equipos e instrumentos auxiliares geodésicos
y topográficos.
44. Informa al responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos de la Sede Central la
condición técnica de los equipos y recomendar
las acciones a seguir con los mismos.
45. Entrega los equipos y elementos al responsable
del Almacén de equipos topográficos y
geodésicos de la Sede Central y los almacena
en las estanterías mientras se resuelve su
situación.
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Fecha Octubre de 2015
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Revisar el estado de los equipos y elementos
junto con los técnicos del Almacén de
equipos topográficos y geodésicos recibidos
de la Dirección Territorial.
Valida que los equipos y elementos
provenientes de la Dirección Territorial tengan
todos sus componentes y accesorios
completos, confrontando con el memorando
escrito con el cual fueron remitidos.
Diligenciar el formato vigente F30200-05
Verificación de equipos e instrumentos
auxiliares geodésicos y topográficos, y en
caso de que se detecte o identifique que falta
algún componente, informar de manera
inmediata, mediante correo electrónico, al
responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos de la Sede Central.
Para los casos en que los equipos y
elementos geodésicos y topográficos que
provienen de las Dirección Territoriales
tengan vencido los tiempos de garantía, se
deberá velar por la reparación de los mismos.
En los casos en que por falta de herramientas
o repuestos no se puedan reparar los
equipos, deberán recomendar el remitirlo a la
empresa proveedora para su respectivo
mantenimiento correctivo o preventivo o si
definitivamente se dan de baja. Esto debe
quedar plasmado en el formato vigente
Verificación de equipos e instrumentos
auxiliares geodésicos y topográficos F30200-
05.
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ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód.
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN
DE CAMPO
7.3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Responsable de almacén de 46. Dispone de un espacio adecuado en la
equipos y elementos estantería del almacén para almacenar los
geodésicos y topográficos equipos y elementos topográficos y geodésicos
que son de las Direcciones Territoriales.
47. Da de baja los elementos geodésicos y
topográficos de las Direcciones Territoriales
cuando su condición técnica no garantice los
estándares de medición, calibración y calidad.
48. Remite los equipos que son dados de baja al
Almacén general, mediante el formato
Memorando interno de tramitación.
7.4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS –
DIRECCIONES TERRITORIALES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Almacenista de la Dirección 1. Verifica antes de cada comisión, el estado en
Territorial que se encuentran los equipos y elementos,
diligenciando el formato de Verificación de
equipos e instrumentos auxiliares geodésico y
topográfico.
2. Informa de manera inmediata, tanto al Director
Territorial como al Coordinador del GIT de
Control Terrestre y Clasificación de Campo, el
daño o anomalía que puede llegar a presentar
algún equipo o elemento geodésico y
topográfico.
Funcionarios o contratistas 3. Diligencia el formato correspondiente, cuando
que solicitan equipos y un equipo o elemento geodésico y topográfico,
elementos geodésicos y presente algún daño o sufra un accidente o
topográficos incidente durante la comisión.
Almacenista de la Dirección 4. Solicita, de manera periódica o cuando sea
Territorial necesario, la visita del técnico inspector-
instructor de la Sede Central con el fin de dar
solución pronta a los problemas que se pueden
presentar con los equipos y elementos
geodésicos y topográficos.
5. Solicita visita del técnico inspector-instructor de
la Sede Central con el fin de realizar
capacitación e instrucción cuando se tenga
desconocimiento sobre el correcto manejo,
operación y/o verificación de algún equipo o
elemento geodésico y topográfico.
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CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Diligencia en el formato vigente Memorando
interno de tramitación F20601-01 de manera
clara e indicando la opción “solicitud de
reintegro de elementos”. De los dos (2)
originales, uno será para el funcionario
encargado del almacén general y otro para el
responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos, para archivarlo en
la carpeta de la Dirección Territorial.
Diligenciar el formato vigente F20601-01
Memorando interno de tramitación firmado
por el responsable del Almacénde equipos
topográficos y geodésicos.
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Diligenciar el formato vigente Verificación de
equipos e instrumentos auxiliares geodésicos
y topográficos F30200-05, identificando si
algún equipo o elemento presenta alguna
anomalía.
Comunicar al Coordinador del GIT de Control
Terrestre y Clasificación de Campo el daño o
anomalía del equipo o elemento geodésico y
topográfico por medio de correo electrónico.
Diligencia el formato vigente Reporte de
novedades de equipos F30200-03, de manera
clara y se deben entregar tres (3) copias:
La primera para el funcionario a cargo de
los equipos y elementos geodésicos y
topográficos de la Dirección Territorial
La segunda para elresponsable del
Almacén de equipos topográficos y
geodésicos de la Sede Central.
La tercera se la queda el funcionario y/o
contratista comisionado, como soporte de
lo acontecido.
Dirigir el correo electrónico al Director
Territorial expresando de manera clara y
concreta la necesidad de solicitud de la visita
del técnico inspector-instructor de la Sede
Central.
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GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód. P30200-05/15.V2

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN Fecha Octubre de 2015

DE CAMPO

7.4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS –

DIRECCIONES TERRITORIALES
CONTROLES Y ASPECTOS
RESPONSABLE ACTIVIDAD
RELEVANTES
Director Territorial 6. Recibe la solicitud de la visita del técnico
inspector-instructor de la Sede Central que
hace el funcionario a cargo de los equipos y
elementos geodésicos y topográficos de la
Dirección Territorial.

7. Aprueba o deniega la solicitud que hace el Oficializar mediante un correo electrónico

funcionario a cargo de los equipos y elementos
geodésicos y topográficos de la Dirección
Territorial.
dirigido al Coordinador del GIT de Control
Terrestre y Clasificación de Campo, en caso
de que la solicitud de la visita del técnico
inspector-instructor de la Sede Central sea
aceptada.

Coordinador del GIT de 8. Informa al técnico inspector-instructor de la Remitir por medio de correo electrónico
Control Terrestre y Sede Central sobre las necesidades técnicas y proveniente de la Dirección Territorial al
Clasificación de Campo los motivos de la solicitud de visita que realiza técnico inspector-instructor de la Sede
la Dirección Territorial. Central.

9. Designa y programa al técnico inspector-

instructor de la Sede Central para visitar la
Dirección Territorial.

Técnico inspector-instructor 10. Verifica con el funcionario a cargo de los

de la Sede Central equipos y elementos geodésicos y topográficos
de la Dirección Territorial los requerimientos de
la solicitud.

11. Realiza el cronograma de actividades que se

van a realizar preparando todas las
herramientas materiales, insumos, repuestos y
equipos requeridos según el requerimiento de la
Dirección Territorial.

12. Solicita al responsable del almacén de equipos
topográficos y geodésicos de la Sede Central
todos los materiales, insumos, repuestos y
equipos requeridos para realizar la visita,
diligenciando el formato Préstamo de elementos
geodésicos devolutivos.
Diligencia y envía por medio de correo
electrónico el formato vigente F30200-01
Préstamo de equipos…… dirigido al
responsable del Almacénde equipos
topográficos y geodésicos de la Sede Central
con tres (3) días de anticipación a la salida.

13. Diligencia el formato vigente Salida de bienes
del Instituto, relacionando de manera clara
todos los elementos.
Diligenciar el formato vigente Salida de bienes
del Instituto F20600-02, relacionando de
manera clara todos los elementos, debe ser
entregado con un día de anticipación y antes
de las 3.00 p.m. en las oficinas de Servicios
Administrativos a la secretaria del jefe de esta
oficina.

COPIA NO CONTROLADA
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód.
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN
DE CAMPO
7.4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS –
DIRECCIONES TERRITORIALES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Técnico inspector-instructor 14. Se desplaza a las Direcciones Territoriales para
de la Sede Central dar correcta instrucción e inducción sobre el
manejo, manipulación, operación y medición de
los diferentes equipos y elementos geodésicos
y topográficos, diligenciando el formato Registro
de asistencia como evidencia de las actividades
desarrolladas.
15. Da apoyo técnico en las Direcciones
Territoriales en las diferentes verificaciones
técnicas a los equipos y elementos geodésicos
y topográficos, diligenciando el formato vigente
Verificación de equipos e instrumentos
auxiliares geodésicos y topográficos como
evidencia de la actividad.
16. Verifica periódicamente de primera mano la
situación en que se encuentran los equipos y
elementos geodésicos y topográficos de
Direcciones Territoriales.
17. Asesora a los funcionarios y/o contratistas de
las Direcciones Territoriales en los
procedimientos referentes al manejo equipos y
elementos geodésicos y topográficos.
18. Actualiza el archivo de las hojas de vida o
carpetas de las Direcciones Territoriales que
reposan en el almacén de equipos topográficos
y geodésicos.
19. Informa, tanto al funcionario a cargo de los
equipos y elementos geodésicos y topográficos
de la Dirección Territorial como al Coordinador
del GIT de Control Terrestre y Clasificación de
Campo, cuando algún equipo o elemento
geodésico y topográfico necesita mantenimiento
preventivo y correctivo de una empresa
especializada.
20. Genera alertas cuando los procesos y
actividades desarrollados en la Dirección
Territorial, relacionados con los equipos y
elementos geodésicos y topográficos, estén en
riesgo.
Almacenista de la Dirección 21. Brinda acompañamiento y apoyo continuo a
Territorial todas las actividades que el técnico inspector-
instructor de la Sede Central realice durante la
visita a la Dirección Territorial.
Pág. 19 de 21
P30200-05/15.V2
Fecha Octubre de 2015
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Diligencia el formato Registro de asistencia
F20100-03 como evidencia de las actividades
desarrolladas. En situaciones especiales y
cuando amerite dejar evidencia, deberá
redactar un acta, plasmando de forma clara
los temas tratados, las conclusiones y los
compromisos adquiridos, con la firma de los
funcionarios y/o contratistas involucrados. De
las dos (2) copias:
La primera se deja al funcionario a cargo de
los equipos y elementos geodésicos y
topográficos de la Dirección Territorial.
La segunda es para archivarla en la hoja de
vida o carpeta de la Dirección Territorial,
Diligenciar el formato F30200-05 Verificación
de equipos e instrumentos auxiliares
geodésicos y topográficos como evidencia de
la actividad.
Una copia se debe archivar en la hoja de
vida o carpeta del equipo de la Dirección
Territorial.
La segunda copia se debe archivar en la
hoja de vida o carpeta de la Dirección
Territorial en el archivo de Almacén de
equipos topográficos y geodésicos de la
Sede Central.
Establecer los pasos a seguir para enviarlos a
mantenimiento, ya sea preventivo o correctivo.
Informar por medio de correo electrónico
dirigido al coordinador del GIT de Control
Terrestre y Clasificación de Campo debe tener
adjunto todas las evidencias y/o documentos
de los temas de la alerta generada.
Firmar los documentos necesarios que
evidencian las actividades realizadas.
COPIA NO CONTROLADA
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 20 de 21
ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód. P30200-05/15.V2

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN Fecha Octubre de 2015

DE CAMPO

7.4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS –

DIRECCIONES TERRITORIALES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Almacenista de la Dirección 22. Genera alertas cuando las actividades y
Territorial procesos desarrollados en la Dirección
Territorial, relacionados con los equipos y
elementos geodésicos y topográficos, estén en
riesgo.
23. Informa al Director Territorial cuando algún
equipo o elemento geodésico y topográfico
necesite mantenimiento preventivo y correctivo
de una empresa especializada.
Coordinador del GIT de 24. Comunica al Director Territorial y al Subdirector
Control Terrestre y de Geografía y Cartografía las alertas
Clasificación de Campo generadas para los procesos inherentes a la
situación de los equipos y elementos
geodésicos y topográficos que se encuentran
en la Dirección Territorial.
25. Solicita al Subdirector de Geografía y
Cartografía, el mantenimiento preventivo y
correctivo para algún equipo o elemento
geodésico y topográfico que lo necesite.
Subdirector de Geografía y 26. Autoriza el mantenimiento y salida de los
Cartografía equipos a la empresa especializada.
Coordinador del GIT de 27. Delega al responsable del Almacén de equipos
Control Terrestre y topográficos y geodésicos el envió de los
Clasificación de Campo equipos a la empresa especializada.
CONTROLES Y ASPECTOS
RELEVANTES
Archivar todos los formatos, actas,
memorandos, documentos o soportes en las
hojas de vida o carpetas de los equipos que
se encuentran en la Dirección Territorial.
Informar mediante correo electrónico dirigido
al Director Territorial, con copia al Coordinar
del GIT de Control Terrestre y Clasificación de
Campo y, en lo posible, adjuntando soportes,
cuando algún equipo o elemento geodésico y
topográfico necesita mantenimiento preventivo
y correctivo de una empresa especializada.
Informar por medio de memorando escrito o
correo electrónico dirigido al Director
Territorial generando tres copias para:
Director Territorial.
Subdirector de Geografía y Cartografía.
Solicitar por medio de correo electrónico el
mantenimiento correctivo y preventivo,
mediante memorando escrito.
Autorizar por medio de correo electrónico
dirigido
Ordena el gasto para pagar el valor del
servicio del mantenimiento preventivo y
correctivo.
Autorizar por medio de correo electrónico
dirigido al responsable de Almacén De
Equipos Geodésicos Y Topográficos.

Responsable de almacén de
equipos y elementos
geodésicos y topográficos
Técnico inspector-instructor
de la Sede Central y/o
técnicos de Almacén de
equipos geodésicos y
topográficos
28. Diligencia el formato Salida de bienes del
Instituto plasmando, de manera clara, todos los
elementos y equipos que van a ser llevados a la
empresa especializada.
29. Traslada los equipos y elementos geodésicos y
topográficos a la empresa especializada.
30. Recibe los equipos y elementos geodésicos y
topográficos provenientes de la empresa
especializada encargada de realizar el
mantenimiento preventivo y correctivo.
31. Verifica y aprueba a conformidad el estado en
el que llegan todos los equipos y elementos
geodésicos y topográficos que provienen de
mantenimiento preventivo y/o correctivo de la
empresa especializada.
Diligenciar el formato vigenteSalida de bienes
del InstitutoF20600-02, estedebe ser
entregado con un día de anticipación y antes
de las 3.00 p.m. en las oficinas de Servicios
Administrativos a la secretaria del jefe de esta
oficina.
Solicitar servicio de transporte para el traslado
de equipos, diligenciando el formato Solicitud
de servicio de transporte F20603-04.
Solicitar servicio de transporte para el traslado
de equipos a la Sede Central, diligenciando el
formato Solicitud de servicio de transporte
F20603-04.
Diligenciar el formato Verificación de equipos
e instrumentos auxiliares geodésicos y
topográficos F30200-05.
Dar a conocer la el estado de los equipos
recibidos ya sea satisfactoria o aun con
anomalías mediante correo electrónico
dirigido a:
Responsable de Almacén de equipos
topográficos y geodésicos
Coordinador del GIT de Control Terrestre y
Clasificación de Campo.

COPIA NO CONTROLADA
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pág. 21 de 21
ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS
GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS Cód. P30200-05/15.V2

GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN Fecha Octubre de 2015

DE CAMPO

8. ANEXOS
Anexo 1. Flujograma Procesamiento Administración, control y verificación técnica de equipos
geodésicos y topográficos.
9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

El nombre del manual cambia de “Administración y control de equipos geodésicos y
Generalidad topográficos a “Administración”, control y verificación técnica de equipos geodésicos y
topográficos”.
1. Se ajusta el objetivo del manual de procedimientos se incluye la finalidad del mismo
Se ajusta el alcance del manual de procedimientos, se incluye el inicio y la finalización
2.
del mismo
3. Se ajustan las responsabilidades de los involucrados en el procedimiento.
Se eliminan las siguientes normas legales:
Decretos 1551 de mayo 4 de 2009 y 208 de 2004 por los cuales se modifica la
5.1. estructura del IGAC y se dictan otras disposiciones. Octubre
2
Resolución vigente por la cual se establece el Manual específico de funciones del 2015
personal del IGAC.
5.3. Se ajustan las normas de procedimientos, lineamientos o políticas de operación.
6. Formatos
Se ajusta el formato F30200-01/15.V5 “Préstamo de elementos geodésicos
devolutivos”
6
Se implementa el formato F30200-26/15.V1 “Histórico de movimiento de equipos
geodésicos y topográficos” para dar trazabilidad a la administración de los equipos.
Se ajusta el paso a paso de acuerdo con el procedimiento actual y se tiene en cuenta
7
el procedimiento en las Direcciones Territoriales.

Luis Alejandro Reyes Cifuentes Cristian Andrés Navarrete Daza

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO
CONTROL TERRESTRE Y CLASIFICACIÓN DE
CAMPO

Esneyder Alfonso Rey Pulido

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO

INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE
PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS
Margerys Parejo Pérez
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO
INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
Didier Moreno Ariza

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE

TRABAJO CONTROL TERRESTRE Y
CLASIFICACIÓN DE CAMPO
Flor Alba Espejo Alfonso

VALIDÓ Y APROBÓ SUBDIRECCIÓN DE

GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA
Fernando León Rivera

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernández

COPIA NO CONTROLADA
 Pág. 1 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL

Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control
Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo

Responsable del almacén de equipos Responsable del almacén de equipos Responsable del almacén de equipos
Funcionario y/o contratista Coordinador GIT
geodésicos y topográficos geodésicos y topográficos geodésicos y topográficos

Inicio 6 8 11
5
Recibe, asigna los equipos Diligenciar y almacenar en la
Solicita en calidad de préstamo los correspondientes e imprime la
elementos y equipos necesarios para carpeta correspondiente y
1 solicitud de préstamo de elementos garantizar que estos se
llevar a cabo el proyecto en campo autoriza el Préstamo de elementos
devolutivos. encuentren firmados
Solicita al almacén general los al contratista y/o funcionario
elementos y equipos correspondiente.
necesarios.para.las labores de campo.
7
Solicita la autorización por medio de 12
nombre y firma del formato de
Tramita, ante el almacén
2 Préstamo de equipos al Coordinador general, el traspaso de los
del GIT Control Terrestre y equipos al inventario del
Actualizar el inventario digital con los
movimientos de ingreso, préstamo y Clasificación de Campo. funcionario o contratista
salida de equipos.

3 13
Crea la hoja de vida del equipo .
9
Archiva en la carpeta del
funcionario o contratista el
4
Revisa y verifica el estado de los traspaso de los equipos
Almacena, identifica y organiza los equipos cada vez que salen y llegan radicado en almacén
elementos y equipos en los estantes de comisión.
disponibles en el almacén .
14
Registra el préstamo en el
10 reporte digital control
Entrega los elementos y equipos, y préstamo de equipos, y en el
señala en el formato Préstamo de reporte digital de Histórico de
elementos geodésicos devolutivos el Movimiento de Equipos
estado de salida de los equipos, y
los accesorios

A
 Pág. 2 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - SEDE CENTRAL

Grupo Interno De Trabajo Control

Terrestres Y Clasificación De Campo

Funcionario y/o contratista

15
Verifica el funcionamiento de los
equipos y accesorios antes de salir a
comisión

16
Tramita la salida de los elementos y
equipos de la Sede Central

17
Realiza, en campo, el objeto de la
comisión. .

18

Informa sobre cualquier anomalía,

falla o daño presentado en los
equipos durante la comisión

19
Informa sobre cualquier anomalía,
falla o daño presentado en los equipos
durante la comisión

Fin

Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
Grupo Interno De Trabajo Control
Terrestres Y Clasificación De Campo
Responsable del almacén de equipos
geodésicos y topográficos
13
Solicita cotizaciones a los
laboratorios o empresas
especializadas en soporte,
mantenimiento y/o reparación
de equipos
14
Tramita la salida de los equipos
del IGAC ante el GIT de Gestión
de Servicios Administrativos,
previa autorización
15
Establece comunicación
constante con el proveedor del
servicio hasta la devolución del
equipo reparado o calibrado.
Pág. 3 de 11
ANEXO 1
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015
2. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS – SEDE CENTRAL
Grupo Interno De Trabajo Control
Terrestres Y Clasificación De Campo
Responsable del almacén de equipos
geodésicos y topográficos
16
Verifica el funcionamiento y
recibe los equipos en
coordinación con los técnicos
del almacén de equipos
topográficos y geodésicos.
17
Solicita certificado de
calibración y/o mantenimiento
y lo archiva en la carpeta de
cada equipo.
Fin
 Pág. 4 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control
Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Subdirección de Geografía y Cartografía
Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo

Subdirector de Geografía y Cartografía

Funcionario de la Dirección Responsable del almacén de Coordinador del GIT de Control
Director Territorial y/o Coordinador del GIT de Control
Territorial equipos geodésicos y topográficos Terrestre y Clasificación de Campo
Terrestre y Clasificación de Campo

Inicio 6
2 3 4
Realizar soli citud de prestamos Consultar al funcionario encargado Recibir la solicitud Recibir la información de la
de equipos y y elementos del almacén de equipos disponibilidad de equipos e
1 geodésicos y topográficos la
geodésicos y topográficos al informa al Subdirector de
Solicita ar al Director Territorial los Subdirector de Geografía y disponibilidad de equipos y Geografía y
elementos y equipos geodésicos y Cartografía y/o al Coordinador del elementos que solicita la Dirección Cartografía.solicitados.
topográficos que necesitan. GIT de Control Terrestre y Territorial.
¿Están
disponobles?
C
No Si

Fin

5
Informar al Coordinador del GIT
de Control Terrestre y
Clasificación de Campo la
disponibilidad de los equipos
solicitados.
 Pág. 5 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

Subdirección de Geografía y Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control
Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales
Cartografía Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo

Responsable de Almacén De Equipos

Subdirector de Geografía y Coordinador del GIT de Control Geodésicos Y Topográficos Almacenista de la Dirección
Secretaría de la Dirección Territorial
Cartografía Terrestre y Clasificación de Campo Territorial

8 9 13 15
C Verificar los paquetes Almacenar los equipos y
Delegar al funcionario encargado Alistar y empacar los equipos y recibidos.
del almacén, el alistamiento de elementos que se van a entregar elementos geodésicos y
los equipos y elementos que se topográficos recibidos.
en la Dirección Territorial.
autorizaron a ser enviados a la
7 Dirección Territorial. 14 Entregar los paquetes al
Autorizar al Coordinador del GIT 10 funcionario al que va dirigido 16
de Control Terrestre y Clasificación Diligenciar un memorando dirigido el envío.
Entregar y realizar el traspaso
de Campo, el envío de los equipos al Director Territorial, de los equipos y elementos, al
y elementos. relacionando todos los equipos, funcionario que se hará cargo
accesorios y elementos de estos.
geodésicos y topográficos que se
van a enviar a la Dirección

D
11
Diligenciar el formato Envío de
paquetes

12
Embalar y llevar a la Oficina de
Correspondencia los paquetes que
contienen los equipos que se van
a enviar.

Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO
3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES
Direcciones Territoriales
Funcionario a cargo de los equipos y
elementos geodésicos y topográficos
de la Dirección Territorial
19
D Designar el lugar en donde se van
17
Recibir de manera formal los
equipos y elementos que fueron
enviados de la Sede Central.
18
Solicitar al Director Territorial la
disposición de un lugar adecuado
para almacenar los equipos y
elementos.
22
Responder la solicitud
especificando su disponibilidad.
23
Realizar el traspaso de los equipos
y elementos a los funcionarios o
contratistas que los solicitaron.
ANEXO 1
Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales
Funcionario a cargo de Almacén De
Equipos Geodésicos Y Topográficos
Director Territorial
de la Dirección Territorial
20
Crear la hoja de vida de los
almacenar los equipos y equipos geodésicos y topográficos
elementos geodésicos y que tiene a cargo
topográficos.
Pág. 6 de 11
Fecha Octubre de 2015
Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales
Funcionarios o contratistas que
Funcionario a cargo de los equipos y
solicitan equipos y elementos
elementos geodésicos y topográficos
geodésicos y topográficos de la
de la Dirección Territorial
Dirección Territorial
21 27
Consultar al funcionario que
Verificar que los equipos y
tiene a cargo los equipos y elementos recibidos vengan
completos y en buen estado.
elementos, la disponibilidad
de estos.
28
Almacenar nuevamente en el
lugar que designado, en caso que
los equipos y elementos sigan en
servicio.
29
Traspasar los equipos y
elementos al almacenista de la
Dirección Territorial.
E
24
Recibir a conformidad el
préstamo y traspaso de los
equipos solicitados.
25
Salvaguardar y utilizar los
equipos y elementos de
26
Devolver y traspasar los
equipos y elementos que
 Pág. 7 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control
Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales
Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo

Almacenista de la Dirección Secretaría GIT de Control Terrestre y

Territorial Clasificación de Campo Responsable de Almacén De Equipos Técnicos de Almacén de equipos
Director Territorial
de la Dirección Territorial de la Dirección Territorial Geodésicos Y Topográficos geodésicos y topográficos

E 33 36 37 42
Responder solicitud de reintegro o Informar de manera inmediata al Reclamar los paquetes que fueron Recibir los equipos y
envío de los equipos y elementos a Coordinador del GIT o al enviados por la Dirección elementos geodésicos y
la Sede Central. responsable de Almacén de Territorial. topográficos.
30
Recibir los equipos y elementos equipos topográficos y geodésicos,
que son entregados y traspasados la llegada de los paquetes..
38 Verificar conforme al
por los funcionarios o contratistas memorando, que todos los
43
que los tienen en servicio. equipos y elementos con sus Verificar técnicamente los
accesorios estén completos. equipos y elementos, y
diligenciar el formato
31 requerido por este proceso.
Verificar el estado de los equipos y 39 Almacenar los equipos y
elementos geodésicos y elementos geodésicos y
topográficos. topográficos. 44
Informar al responsable del
almacén de equipos,la
32 condición técnica de los
40 equipos y recomendar las
Solicitar autorización al Director
Informar al Coordinador del GIT, acciones a seguir con los
Territorial para reintegrar y
el el recibido a satisfacción de los mismos.
devolver los equipos y elementos
equipos y elementos
que no estén en servicio. provenientes de la Dirección
Territorial. 45
Entregar los equipos y
elementos al responsable del
34 Almacén de equipos
Diligenciar un memorando 41 topográficos y geodésicos de
indicando de manera clara y la Sede Central.
completa el estado de cada uno de Remitir a los técnicos de Almacén
y componentes los elementos, de equipos topográficos y
accesorios. geodésicos para su
correspondiente verificación y
validación técnica. F
35
Envíar los equipos y elementos a
Almacén de equipos topográficos y
geodésicos del GIT de Control
Terrestre y Clasificación de Campo.
 Pág. 8 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE EQUIPOS Y ELEMENTOS - DIRECCIONES TERRITORIALES

Grupo Interno De Trabajo Control
Terrestres Y Clasificación De Campo

Responsable de Almacén De Equipos

Geodésicos Y Topográficos

46
Disponer de un espacio adecuado
en la estantería del almacén para
almacenar los equipos y elementos
topográficos y geodésicos.

47
Dar de baja los equipos y
elementos , cuando su condición
técnica no garantice los estándares
de medición, calibración y calidad.

48
Remitir los equipos que son dados
de baja al Almacén general,
mediante el formato Memorando
interno de tramitación.

Fin
 Pág. 9 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS – DIRECCIONES TERRITORIALES

Grupo Interno De Trabajo Control
Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales Direcciones Territoriales
Terrestres Y Clasificación De Campo

Funcionario a cargo de los equipos y Funcionario a cargo de los equipos y

Todos los funcionarios y/o contratista Coordinador del GIT de Control
elementos geodésicos y topográficos elementos geodésicos y topográficos Director Territorial
comisionados Terrestre y Clasificación de Campo
de la Dirección Territorial de la Dirección Territorial

Inicio
1 equipo o elemento , presente un
Verificar antes de cada comisión, el
estado en que se encuentran los
equipos y elementos, diligenciando el
formato requerido para esta
actividad.
2 al técnico inspector-instructor de
Informar al Director Territorial y al
Coordinador del GIT de Control
Terrestre y Clasificación de Campo, el
daño o anomalía que pueda llegar a
presentar algún equipo o elemento
geodésico y topográfico.
3 6 8
4
Diligenciar el formato Solicitar la visita del técnico Recibir la solicitud de la visita del Informar al técnico inspector-
correspondiente, cuando un inspector-instructor de la Sede técnico inspector-instructor de la instructor de la Sede Central
Central para dar solución pronta a sobre la solicitud de visita
Sede Central .
daño o sufra un accidente o los problemas que se pueden realizada por la Dirección
incidente durante la comisión. presentar con los equipos y
7
elementos 9
Aprobar o denerga la solicitud Designar y programar al técnico
realizada por el funcionario a inspector-instructor de la Sede
5 cargo de los equipos y elementos Central para realizar visita a la
Solicitar capacitación e instrucción
la Sede Central , sobre el correcto
manejo, operación y/o G
verificación de algún equipo o
elemento geodésico y

Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS – DIRECCIONES TERRITORIALES
Grupo Interno De Trabajo Control
Terrestres Y Clasificación De Campo
Técnico inspector-instructor de la
Sede Central
G Direcciones Territoriales en las
10
Verificar con el funcionario a cargo
de los equipos y elementos de la
Dirección Territorial los
requerimientos de la solicitud.
11
Realizar el cronograma de
actividades que se van a realizar
según el requerimiento de la
Dirección Territorial.
12
Solicitar al responsable del
almacén de equipos de la Sede
Central todos los materiales,
insumos, repuestos y equipos
requeridos para realizar la visita.
13
Diligenciar el formato vigente
Salida de bienes del Instituto,
relacionando de manera clara
todos los elementos.
14
Desplazarsea las Direcciones
Territoriales para dar correcta
instrucción e inducción sobre el
manejo, manipulación, operación
y medición de los diferentes
equipos y elementos.
Pág. 10 de 11
ANEXO 1
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015
Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control Subdirección de Geografía y
Direcciones Territoriales
Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo Cartografía
Funcionario a cargo de los equipos y
Técnico inspector-instructor de la Sede Coordinador del GIT de Control Subdirector de Geografía y
elementos geodésicos y topográficos
Central Terrestre y Clasificación de Campo Cartografía
de la Dirección Territorial
15 21 24
Dar apoyo técnico en las Brindar acompañamiento y Comunicar al Director 26
apoyo continuo a todas las Territorial y al Subdirector de Autorizar el mantenimiento y
diferentes verificaciones técnicas actividades que el técnico Geografía y Cartografía las salida de los equipos a la
a los equipos y elementos; inspector-instructor de la Sede alertas generadas. empresa especializada.
diligenciar elemento requerido. Central realice durante la visita
a la Dirección Territorial.
25
16 Verificar periódicamente la 22 Solicitar al Subdirector de
Generar alertas cuando las Geografía y Cartografía, el H
situación en que se encuentran actividades y procesos mantenimiento preventivo y
los equipos y elementos de las relacionadas con los equipos y correctivo para losequipo o
Direcciones Territoriales. elementos, estén en riesgo; así elemento que lo necesiten.
mismo informar al Director
Territorial.
17
Asesorar a los funcionarios y/o
contratistas de las Direcciones
23
Territoriales en los Informar al Director Territorial
procedimientos referentes al cuando algún equipo o
manejo equipos y elementos elemento necesite
geodésicos y topográficos. mantenimiento preventivo y
correctivo .
18
Actualizar el archivo de las hojas
de vida o carpetas de los equipos
y elementos en las Direcciones
Territoriales
19
Informar, cuando algún equipo o
elemento necesite
mantenimiento preventivo y
correctivo.
20
Informar y generar alertas
cuando los procesos y
actividades desarrollados en la
Dirección Territorial,
relacionados con los equipos y
elementos estén en riesgo.
 Pág. 11 de 11
ANEXO 1
Flujograma Administración, control y verificación técnica de equipos geodésicos y topográficos
GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONTROL TERRESTRES Y CLASIFICACIÓN DE CAMPO Fecha Octubre de 2015

4. VERIFICACIÓN TÉCNICA DE EQUIPOS Y ELEMENTOS GEODÉSICOS Y TOPOGRÁFICOS – DIRECCIONES TERRITORIALES

Grupo Interno De Trabajo Control Grupo Interno De Trabajo Control
Terrestres Y Clasificación De Campo Terrestres Y Clasificación De Campo

Coordinador del GIT de Control Responsable de Almacén De Equipos

Terrestre y Clasificación de Campo Geodésicos Y Topográficos

28
H Diligenciar el formato Salida de
bienes del Instituto.

27 29
Delegar al responsable del Trasladar los equipos y elementos
Almacén de equipos el envió de los a la empresa especializada.
equipos a la empresa

30
Recibir los equipos y elementos
provenientes del
mantenimiento preventivo y

31
Verificar y aprobar a conformidad
el estado en el que llegan todos
los equipos y elementos .

Fin