Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2

TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

a.
Objetivo: Establecer mediante la auditoría interna de la empresa el estado actual y la
eficacia del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Recursos Humanos”, y
establecer las mejoras que sean necesarias para el crecimiento empresarial de la
Plantación Dumian Agroindustrial S.A.S.

Reunión de apertura:
Memorando reunión de apertura auditoria

Empresa: Dumian Agroindustrial S.A.S.

Para: Andrés Colina.
Teléfono: 3163233883.
Cargo: Coordinador Agronómico.
E-mail: smatepotrancas@gmail.com.
De: Danixe Alejandra Melo Torres y Javier Pedrozo “Equipo Auditor”.
Fecha: 25 de Julio de 2022.

Alcance: Se revisarán si las actividades ejercidas en el proceso de “Administración De

Recursos Humanos” van acordes con la norma y los procedimientos actualmente
establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la compañía
que apliquen.

Criterios de auditoria:
Sistema de Gestión de Calidad
Política de calidad - Norma ISO 9001 de 2015
Política anticorrupción de la empresa
Política de contratación de la empresa
Manual de funciones
Procedimientos de “Administración De Recursos Humanos”
Formatos e instructivos de Administración De Recursos Humanos.
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Oficialización de la Auditoria:

Reunión de apertura:
Fecha: 25 de Julio de 2022
Hora: 8:15 a.m.

De manera muy respetuosa y atenta, nos dirigimos a usted como responsable del
proceso de Administración de Recursos Humanos a fin de informarle que de acuerdo
con el cronograma de auditorías establecido por el área de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la empresa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho proceso
en el siguiente mes a trascurrir, con el fin de verificar el objetivo planteado en el presente
memorando, las visitas serán ejecutadas por los miembros del área de Auditoria, así
mismo y por tal motivo requerimos de su disposición y de la de su equipo de trabajo en
cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es necesario que para la reunión
de apertura se cuente con la asistencia del personal a cargo.

En dicha reunión se presentará el plan de auditoría a ejecutar junto con la

documentación y visitas inicialmente requeridas; sin embargo, puede que según el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite información
adicional.

Es de señalar que la información de la Auditoria y sus resultados serán manejados bajo

los estándares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere compromiso de
todos los funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar, le queremos recordar que la finalidad de la Auditoria no es otra diferente

a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la compañía de la cual
todos hacemos parte.

Cordialmente, Danixe Alejandra Melo Torres, Auditora de campo.

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Indicadores:
Indicador de rotación Personal
Indicadores de gestión

Procedimientos a auditar:
Contratación de funcionarios
Bienestar y salud ocupacional
Formación de personal
Liquidación y finalización de contratos
Afiliación de personal
Manual de Funciones y procedimientos en contratos.

Responsables de auditar:
Danixe Alejandra Melo Torres.
Javier Pedrozo.

Asistencia:

ASISTENCIA A AUDITORIA
Objetivo de Auditoria: Establecer mediante el proceso de auditoría interna de la empresa el estado actual
en temas de Contratación de personal.
Criterios de Auditoria: - Procedimientos de Contratación. – Afiliación a seguridad Social.
Fecha: 25/07/2022 Hora: 8:15 a. m.
Proceso a Auditar: Contratación de Recursos Humanos.
N° NOMBRES Y APELLIDOS CARGO AREA FIRMA
1
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4
5
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8
9

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Observaciones:
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b. Revisión documental durante la realización de la auditoria.

N° Documento Revisado Observaciones del Documento

Política de Contratación. Revisión de estándares ISO, Actualización y
1
posibles oportunidades de mejora.
Procedimiento de contratación (Evidencia: Hojas Revisión de las Hojas de vida al azar y su
2
de vida de los operarios). debida estandarización de calidad
Procedimiento de Bienestar y Salud Ocupacional Estandarización de los documentos y
3 (Evidencias: plan de bienestar, soportes de referenciados en los procedimientos.
reuniones y brigadistas).
Procedimiento de formación del personal Estandarización de los documentos y
4 (Evidencias: formato de asistencia a referenciados en los procedimientos.
capacitaciones, plan de formación).
Procedimiento de afiliación de personal (Soportes: Revisión de planillas de afiliación de los
5
Afiliaciones y planillas de afiliación). últimos 4 meses.
Liquidación y Finalización de contratos Revisión de formatos de retiro y evaluaciones
6
de desempeño.

c. Comunicación durante la auditoria: Es primordial la presencia del equipo auditor,

la comunicación debe ser de manera amena debe ser de manera amena, que no se
vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado que
es un área que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.
d. Recolección y verificación de información: Se diseñará un formato en manera
de lista de chequeo, donde se establecerá si se cumplen o no con los procesos
verificados.
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e. Generación de hallazgos de auditoria

Auditor (ES): Danixe Alejandra Melo
Fecha: 25/07/2022
Javier Pedrozo
Proceso Auditado: Contratación Recursos Humanos Auditado: Andrés Colina.
N° Evidencias de Auditoria Criterios de Auditoria C NCM NCm
Se evidencia que la contratación del personal se
Procedimiento de Política de está realizando de manera legal y bajo todos los
X
contratación. contratación procedimientos requeridos, aunque es un
1 proceso lento.
Estandarización de los Se evidencia que el área de salud ocupacional
Procedimiento de
documentos y cuenta con formatos, pero aún no se encuentran
Bienestar y Salud X
referenciados en los estandarizados, no han pasado por proceso de
Ocupacional.
2 procedimientos. control interno para codificaciones.
Estandarización de los Este procedimiento se ejecuta con apoyo de otras
Procedimiento de documentos y empresas que invitan a participar de
X
formación personal referenciados en los capacitaciones certificadas, donde los operarios
3 procedimientos. pueden reforzar conocimientos.
Revisión de planillas de la afiliación de los funcionarios se realiza en el
Procedimiento de
afiliación de los últimos momento de la contratación, es decir que se X
afiliación del personal
4 4 meses. realiza a tiempo y en los términos requeridos.
Se evidencia que existen formatos de retiro,
Revisión de formatos
donde se muestra que el operario se encuentra a
Liquidación de finalización de retiro y
paz y salvo con la empresa, además se evidencian X
de contratos evaluaciones de
las evaluaciones de desempeño realizadas por los
desempeño.
5 lideres de cada área.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No conformidad Menor.

f. Conclusiones:
- El proceso de auditorias se debe realizar de manera constante con el fin de
actualizar información sobre el estado actual de la empresa a nivel legal,
financiero y administrativo, así mismo dar cumplimiento a las políticas de calidad.
- Se requiere que el personal a cargo conozca y comprenda las políticas de
calidad y los objetivos.
- Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidación y
finalización de contratos, también debe conocer el resultado de su evaluación
de desempeño así mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo
documentado.
- Se requiere actualizar el proceso de bienestar y salud ocupacional de acuerdo
a la No Conformidad Mayor hallada.
- Diseñar las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar con el fin de
subsanar las No Conformidades resultadas de la auditoria.
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g. Reunión de Cierre:

Memorando reunión de cierre auditoria

Empresa: Dumian Agroindustrial S.A.S

Nit: 900-443-939-7
Para: Andrés colina
Teléfono: 3163233883.
Cargo: Coordinador Agronómico – Proyecto Tauramena Casanare.
E-mail: smatepotrancas@gmail.com
De: Danixe Alejandra Melo Torres
Fecha: 20 de agosto de 2022

Objetivo: Se estableció mediante la auditoría interna de la empresa el estado actual y la eficacia

del sistema de gestión de calidad en el proceso de “Contratación De Recursos Humanos”, y las
mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaron las actividades ejercidas en el proceso de “Contratación De Recursos

Humanos” para determinar si van acordes con la norma y los procedimientos actualmente
establecidos y documentados junto con los formatos empleados y políticas de la empresa que
apliquen.

h. Aprendizaje Obtenido
Con la realización de esta actividad aprendí sobre la metodología para el proceso de identificación
de problemáticas que pueda tener la empresa y su manera de plasmarlos bajo formatos legales.
Fue una actividad un poco larga pero con una enseñanza necesaria para la ejecución de nuestra
labor como auditores dentro de una empresa.