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PROCESO DE AUDITORIA EN
UN SISTEMA DE GESTIÓN
AULA E_24
INGENIERÍA INDUSTRIAL
7° SEMESTRE
INTRODUCCIÓN 3
MAPA CONCEPTUAL 4
CONCLUSIÓN 20
BIBLIOGRAFÍA 21
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INTRODUCCIÓN
Desde la primera edición de la norma ISO 9001, allá por el lejano año 1987 han
transcurrido ya más de 25 años en los que el éxito de la norma ha traspasado todo
lo imaginable. En este tiempo, hemos sido testigos de la enorme difusión que la
implementación de los sistemas de gestión ha tenido en todo el mundo, y en
organizaciones de todo tipo: desde empresas del ámbito más industrial hasta
organizaciones gubernamentales o entidades sin ánimo de lucro; todas ellas han
mejorado sus resultados gracias al enfoque a procesos y al cliente, a las decisiones
basados en datos y a la mejora continua. Una de las consecuencias de la
proliferación de los sistemas de gestión es que, sean grandes empresas de ámbito
internacional o pymes, todas ellas guardan algo en común: el requisito ineludible de
que la organización pase una auditoría interna que avale el cumplimiento del
estándar. Así, las auditorías internas se han convertido en algo bastante común en
nuestras empresas, aunque por desgracia, en algunos casos se ha perdido el
enfoque de la auditoría como una importantísima oportunidad de mejora de los
sistemas y se ha convertido en un mero —y molesto— trámite necesario para
mantener la certificación.
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MAPA CONCEPTUAL
PROCESO DE AUDITORIA EN UN SISTEMA DE GESTIÓN
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PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
La Norma ISO 19011 no establece requisitos, sino que proporciona orientación
sobre la gestión de un programa de auditoría, sobre la planificación y la realización
de una auditoría del Sistema de Gestión, así como la competencia y la evaluación
de un auditor y un equipo auditor. Cuando una empresa cuenta con un Sistema de
Gestión implementado, debe realizar ciertas auditorías periódicas para asegurarse
de que el Sistema de Gestión sigue siendo eficaz. En este momento es cuando la
norma ISO 19011 entra en juego. La ISO 19011 proporciona recomendaciones para
ayudar a las organizaciones a establecer un programa de auditoría que facilite el
cumplimiento de los requisitos establecidos en las diferentes normas ISO. Las
directrices que establecen la normas ISO sientan las bases para realizar las
auditorías internas de la organización, las auditorias que la organización puede
necesitar para evaluar a sus proveedores y las auditorías externas que tiene que
realizar para optar a obtener la certificación. Los principios que rigen cualquier
actividad hacen referencia a determinados fundamentos básicos que deben
respetarse, de forma que su incumplimiento en el desarrollo de la actividad en
cuestión puede degradar los resultados de la misma. En este sentido, se consideran
principios de auditoría “las ideas fundamentales que rigen en el desarrollo de la
práctica auditora”. Las normas derivan de los principios generales y son reglas a las
que deben ajustarse las conductas y las actividades. De acuerdo con el concepto
anterior, serán normas de auditoría las reglas que deben seguirse para el desarrollo
de los principios de auditoría. Las normas derivadas de cada principio dependen de
las condiciones de tiempo y lugar. La determinación de estas normas para los
órganos de control externo del sector público, es el objetivo de este texto. La
auditoría se caracteriza por depender de diferentes principios. Los principios tienen
que ayudar a realizar la auditoría, es decir, proporcionan herramientas eficientes y
fiables de apoyo a las políticas y controles de gestión, facilitando información sobre
cómo debe actuar una organización para mejorar su desempeño. Adherirse a los
principios es un requisito previo para establecer las conclusiones de la auditoría que
sean pertinentes y
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suficientes y permiten que los auditores trabajen independientes para conseguir
conclusiones similares en circunstancias similares. Existe un consenso
generalizado en el ámbito internacional al establecer la siguiente clasificación de los
principios de auditoría:
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CLASIFICACION DE LAS AUDITORÍAS
AUDITORÍA EXTERNA
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contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad men
tal imparcial y razonable.
Ventaja
Desventaja
AUDITORÍA INTERNA
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verificar la existencia de tales activos. Evaluar el aspecto económico y la eficiencia
con que los recursos están siendo utilizados. Revisar aquellas operaciones o
programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con los
objetivos y metas establecidos, y si esas operaciones o programas están siendo
llevados a cabo según lo planeado.
Mientas el examen del auditor interno es ipso facto (en el acto, dando a entenderla
expresión que un hecho se ha producido de forma rápida e inmediata), en el
momento, el examen del auditor externo es ex post facto (posterior al hecho),
después de sucedido los hechos.
Auditorías de proceso. - Examina una actividad para verificar que los insumos,
acciones y productos de esa actividad están de acuerdo con los requerimientos
establecidos por lo general, una auditoría de proceso se lleva solo unas pocas
horas, los resultados se dan en una página y son internas (de primera parte). Los
auditores no deben tener intereses en el área que se auditan y aunque las normas
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permitan la auditoría de una sola persona, el enfoque de varios auditores permite el
equilibrio.
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PROCESO PARA LA GESTION DE UN PROGRAMA DE
AUDITORÍA CONFORMA A LA NORMA ISO
El proceso de auditoría normalmente consta de dos visitas a su sede antes de que
se pueda recomendar la aprobación. Estas dos visitas se conocen como: • Fase 1
– Revisión de la documentación y Planificación de la visita • Fase 2 – Auditoría inicial
Una vez emitido el certificado de aprobación, se llevarán a cabo visitas de
mantenimiento de certificación. En cada visita, nuestros auditores adoptarán una
actitud clara y cooperativa, con un enfoque práctico, lo que consideramos que
aporta valor añadido al proceso de auditoría.
Realización de la visita. La visita (que generalmente tiene una duración de dos días)
comienza con una reunión de apertura. El auditor explicará al equipo directivo la
metodología de la auditoría, y ustedes tendrán la oportunidad de hacer una breve
presentación de su empresa. El auditor acordará con ustedes un programa para la
visita. Posteriormente, el auditor: • revisará el diseño y la documentación del sistema
frente a la norma de auditoría y el alcance de auditoría propuesto • emitirá un plan
detallado para la visita Fase 2 • emitirá un informe en el que se señalarán con detalle
tanto los hallazgos positivos como aquellos que pudieran requerir una atención
especial antes de que se lleve a cabo la Fase 2. El informe identificará la
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categorización que tendrían estos hallazgos de no solucionarse antes de la Fase 2.
El auditor generalmente necesitará revisar: • Política de calidad • Funciones y
responsabilidades principales • Actividades llevadas a cabo en la planta – el auditor,
cuando corresponda, visitará la planta para: confirmar procesos y productos
incluidos en el sistema de gestión de calidad. Identificar controles y desempeño
actuales, familiarizarse con la planta antes de la Fase 2 de la auditoría.
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obstante, se deberá seguir modificando la documentación del sistema como
resultado de las actividades de mejora interna. Será necesario que en cada visita
se identifiquen los cambios habidos entre la documentación tomada como base y la
vigente en ese momento.
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El equipo auditor mantendrá con ustedes reuniones diarias al objeto de comentar
los posibles hallazgos. En estas reuniones deberá estar presente el personal
apropiado para confirmar la aceptación de los hallazgos presentados.
Posteriormente, en la sección “Presentación del informe” se definen las posibles
categorizaciones de los hallazgos. La graduación de los hallazgos será provisional
hasta la finalización de la visita.
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COMPETENCIAS DE AUDITORES DE SGC
El coordinador de auditorías internas en conjunto con el representante de la
dirección selecciona al equipo auditor basándose en el objetivo, alcance y criterio
que la auditoría interna busca. De este modo, se aseguran que el equipo de
auditores internos posee las habilidades apropiadas, el entrenamiento y la
experiencia en auditorías necesarias para realizar un trabajo efectivo.
Cuando hablamos de competencias y habilidades esenciales de un auditor de
calidad, no sólo nos referimos al conjunto de conocimientos que el auditor posee,
sino también a la propia experiencia con la que el mismo ya cuenta, así como, a
aquellas características personales que le hacen proclive para el trabajo que
desempeña al fomentar con las mismas los principios básicos de toda auditoría.
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a las evidencias halladas, y la explicación de tales conclusiones han de formularse
con razonamientos lógicos.11.- Mostrar en todo momento seguridad de lo que hace
y de sí mismo.12.- La objetividad que se le exige no debe verse desvirtuada por
prejuicios que pudiera tener.
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Independiente: Es la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de
las conclusiones de la auditoría. Los auditores deben ser independientes a la
actividad que se quiere auditar siempre y cuando sea posible, además existen casos
en los que deben actuar de forma libre contra el conflicto de intereses. Para las
auditorías internas, los auditores deben ser independientes de los responsables
operativos de la sección que se desea auditar. Los auditores deben mantener la
objetividad según el proceso de auditoría para asegurarse de los hallazgos y las
conclusiones de la auditoría que se basan sólo en la evidencia de la auditoría. Para
las empresas pequeñas, puede que no sea posible que los auditores internos sean
independientes del todo de la actividad que deben auditar, pero tiene que hacer
esfuerzos para eliminar esta barrera y fomentar la objetividad.
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CUADRO COMPARATIVO
TIPOS DE AUDITORIA
CARACTERÍSTICAS
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establecidos para ese Sistema de
Gestión Integral.
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CONCLUSIÓN
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1 BIBLIOGRAFÍA
BRAVO, P. (-- de -- de --). PASCUALBRAVO.EDU. Obtenido de
PASCUALBRAVO.EDU:
http://www.pascualbravo.edu.co/pdf/calidad/procesoauditoria.pdf
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