UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Concepto: Es el manejo y control de los documentos que entran y salen de la institución

como producto de sus actividades empresariales.

Funciones:

 Analizar el procedimiento administrativo de la identidad: es conocer la actividad de la

empresa, verificar la dependencia por dependencia la información que produce y
recibe.

 Recoger la información en cada dependencia a través de un formulario que permita

conocer los documentos que crea, clase de documento , número de copias, y su
distribución , volumen de producción al día o al mes, tiempo de tramite tratamiento
archivístico. Esto también incluye en los documentos que recibe.

 Organizar la información, hacer interrelaciones con cada documento.

 Analizar la información, a través de un grupo con representación de funcionarios del

área legal o jurídica, y de las áreas administrativas, contables, operativas o técnicas.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Consta de cuatro pasos: el recibo, (clasificación de la correspondencia) la radicación,

(asignarle al documento un número consecutivo mediante el cual se va identificar y
consultar), el registro (almacenar y actualizar la información sobre el recibo y despacho
de un documento) y distribución (es utilizar un casillero con el nombre de las
dependencias o sus códigos, según el caso).

Elementos requeridos:

  Reloj radicador y/o sello radicador.

 Sellos de caucho: sello de recibido, sello de identificación de la empresa.

 Dos numeradores automáticos.

 22 bolsas de cuerina.

 Un casillero de madera.

 Un computador.
Formatos a Utilizar:
 Formatos de Registro de Correspondencia Externa Recibida.

 Formato de Control de Facturas Recibidas.

 Formato de Control de correspondencia recibida.

 Libro de recepción de documentos.

ETAPAS DEL PROCESO DE RECIBO DE LA CORRESPONDENCIA

 Recepción: Recepcionar la correspondencia y documentos en general que llegan a

la empresa.

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Clasificación: Puede ser clasificada en comercial
(gestión de la empresa), personal (No es directa
con la empresa sino a un personal exacto),
correspondencia confidencial (No se
abre y se envía a su destinatario),
revistas y folletos (Publicaciones y subscripciones de la empresa).

- Abrir sobres y revisar: Verificar si está firmada, si es correcta la

fecha y si está dirigida a la empresa que recibe.

 Radicación: Colocar en el extremo superior derecho el sello radicador donde

hay un número consecutivo, los códigos de asunto y el asunto de la
comunicación.
 Registro: Anotación de los datos básicos de la comunicación en la planilla de
registro de correspondencia recibida o digitación de los mismos.

 Distribución: Repartir la correspondencia recibida y radicada a las

dependencias.
NORMA DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA

Contiene el objetivo, alcance, definición, responsabilidad y procedimiento.

- Objeto: Establecer responsabilidades, procedimientos y actividades del recibo,

distribución y trámite de la correspondencia y documentos externos recibidos.

- Alcance: Recepción, clasificación, radicación, registro, distribución y trámite de

la correspondencia externa desde el mismo momento de su ingreso en la
empresa hasta cuando es archivada.