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Uso de la Intranet/Extranet en Instituciones Educativas

Uso de la Intranet/Extranet en Instituciones Educativas

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Uso de la intranet/extranet en las instituciones educativas

Mariela Castro Kohler Artículo escrito para la revista pedagógica El País, del Círculo de Docentes Santillana. Lima, diciembre 2010, No.24, pp. 5-8
Introducción El inicio de la aventura informática en las instituciones educativas tuvo como punto de partida, en la mayoría de los casos, la aplicación de las nuevas tecnologías en el área administrativa. Ante la necesidad de optimizar los procesos y agilizar la disponibilidad de información oportuna, las instituciones educativas mandaron desarrollar o adquirir, según sus requerimientos, aplicaciones tales como registros de alumnos, registros de notas, registros de personal, sistemas de pensiones, de libretas y contables entre otros. Algunos sistemas más sencillos de desarrollaban en hojas de cálculo como Microsoft Excel™ o en un administrador de bases de datos como Microsoft Access™ pero para sistemas un poco más complejos o completos, se contrataban a programadores o empresas especialistas en el desarrollo de sistemas de gestión. Esto debido a la necesidad de actualizar, relacionar y cruzar información para evitar la redundancia y la existencia de información errónea o desactualizada entre las diversas áreas del colegio.

Si bien la mayoría de la información que gestiona una institución educativa es privada y confidencial, con la aparición de las redes de comunicación e Internet, se abrió la oportunidad de poder compartir información seleccionada con el mundo exterior. Es así como las instituciones educativas empiezan a desarrollar y publicar su sitio web institucional como medio promocional y de comunicación para la comunidad educativa padres, alumnos, profesores, ex-alumnos - pero también para otras instituciones y potenciales padres de familia.

Los sitios web más simples son los de contenido estático que publican mayormente los datos públicos de la escuela como descripción, ubicación, datos de contacto, etc., acompañadas de fotos u otros recursos que la hagan atractiva a la vista. Un sitio web de esta naturaleza es mayormente una herramienta informativa y de promoción.

Sin embargo, y cada vez con mayor frecuencia, las páginas web se están convirtiendo en entornos dinámicos de gestión de información. Además de los contenidos estáticos, diversas escuelas optan por publicar agendas de eventos, el calendario escolar, horarios, la programación de tareas, anuncios o mensaje importantes entre otros. Para ello se necesita que el sitio web se integre con una base de datos centralizada y que provea el acceso inmediato y oportuno a la información para ser leída o actualizada. Este acceso se logra a través de interfases que permitan acceder a los registros para actualizar los diversos campos y luego mostrarlos a través de una página en el sitio web para ser consultados.

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Si este acceso se da sólo a nivel local y privado, entre los usuarios directos de la institución educativa, llámese directivos, personal administrativo, docentes y alumnos, entonces estamos hablando de una Intranet. Para controlar los privilegios de acceso a las diversas páginas que contienen información se utiliza una estructura de dominios, nombres de usuario y contraseñas. Así por ejemplo, un alumno sólo puede ver sus propias notas o tareas, un docente sólo puede dejar tareas para sus clases, un padre de familia sólo ve la información de sus hijos, un administrativo sólo accede a las páginas de trabajo autorizadas y el Director tiene acceso a todo nivel y a toda la información, pero todos comparten el acceso al área pública.

Implementar un sistema de Intranet/Extranet en una institución educativa brinda varias ventajas. Entre ellas: 1. Acceso a información en tiempo real, 24 horas al día. 2. Mejor comunicación con todos los usuarios y la comunidad educativa. 3. Facilidad para publicar y compartir información, conocimientos y documentación en un ambiente controlado. 4. Reducción de costos de impresión y de licencias de programas o aplicaciones (software). 5. Interfase común y personalizable para los usuarios de modo que tengan acceso sólo a los contenidos autorizados y de su interés.

Personal administrativo Directivos y docentes Alumnos Público en General

Acceso Seguro

Acceso Público

Padres de familia

Figura 1

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Muchas instituciones educativas trasladan los sistemas informáticos que actualmente usan a una plataforma de Intranet administrativa cuando desean facilitar el acceso a todos los usuarios locales sin la necesidad de instalar programas en los diversos computadores que tengan en la escuela. Ya que la Intranet utiliza la tecnología de Internet, entonces se garantiza el acceso desde cualquier punto que tenga una conexión. Para tal fin, la institución educativa debe contar un servidor que almacene la base de datos y todas las páginas de la Intranet, y que tenga conexión a red y acceso a Internet permanente.

Cuando este acceso se extiende a otros usuarios fuera del entorno local, de tal manera que ellos también puedan realizar ciertas transacciones y compartir información en forma segura, estamos hablando entonces de una Extranet. Por ejemplo, el padre de familia puede realizar la matrícula en línea, pagar las pensiones, realizar reservas para algún evento, suscribirse a alguna publicación y actualizar sus datos; personas en busca de una vacante escolar o laboral pueden registrarse en el sistema para ser convocados a una entrevista; los alumnos pueden enviar sus trabajos desde su casa o cualquier localidad geográfica en laque estén. otros.

Además de la naturaleza administrativa de este tipo de plataforma, hoy en día, y cada vez con mayor frecuencia, las instituciones educativas también están adoptando una plataforma educativa en línea o Intranet académica. Este tipo de plataforma educativa se puede implementar simplemente como un portal de acceso controlado al repositorio de contenidos y recursos, alimentado por los docentes y de donde los alumnos pueden consultar o descargar los archivos para su uso.

Con el advenimiento de la Web 2.0, aparecen las plataformas de e-learning como en Moodle™, Dokeos™, Claroline™ entre otras1. Además de permitir crear una estructura para organizar los recursos y contenidos curriculares para cada clase o materia según la línea pedagógica de la institución, también cuentan con herramientas 2.0 como foros, chat, blogs, wikis, servicio de mensajería, exámenes en línea, registro de tareas y calificaciones, seguimiento del progreso, entre otros, haciendo de ellas unas plataformas integradas, muy completas y dinámicas.

Estructura para diseñar una Intranet/Extranet Ahora que sabemos que una Intranet/Extranet está diseñada para el uso de todos los miembros de una institución o comunidad educativa, debemos asegurarnos que esta funcione como un mecanismo integrador para los usuarios, procesos e información dentro de la misma (ver Figura 2)

Existen plataformas gratuitas, como las arriba mencionadas, para ser descargadas desde Internet y otras que cobran por suscripción por curso o anual.

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Información Información Personal Listas de clases Asistencia Deudores, etc.

Usuarios Administrativos Docentes Estudiantes Padres de Familia

Base de Datos centralizada

Procesos Matrícula Registros Ingreso de Notas Horarios, etc.

Figura 2

Antes de diseñar e implementar una Intranet/Extranet se deben responder las siguientes preguntas: 1. ¿Cuál será el valor agregado de este sistema para su institución? 2. ¿Cómo se diseñará para cumplir con las metas y objetivos de la institución? 3. ¿Cuánto cambiarán los procesos actuales? ¿Cuál será su impacto? 4. ¿Cómo se organizará la institución ante su implementación? ¿Qué cambios traerá a nivel organizativo/estructural? 5. ¿Cómo será utilizada por la comunidad académica para obtener los beneficios esperados? 6. ¿Qué capacitación se necesitará para los usuarios? 7. ¿Cómo se medirá el éxito del sistema? 8. ¿Se podrá utilizar la tecnología existente? ¿Qué inversión se requerirá? 9. ¿Cómo se administrará el contenido? ¿Qué funciones centralizadas se necesitarán? 10. ¿Cómo se integrará con las aplicaciones existentes? 11. ¿Cómo se protegerá la información? 12. ¿Cuál será el impacto del uso sobre los sistemas de red existentes? (velocidad de acceso, ancho de banda) 13. ¿Qué requerimientos operativos adicionales son necesarios? ¿Qué soporte se dará? 14. ¿Cuánto costará desarrollarla?

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Diseñar un sistema de Intranet/Extranet plantea varios retos a tomar en cuenta: 1. Integrar datos de diversas fuentes, académicas y administrativas. Para ello hay que hacer un análisis y levantamiento de datos, procesos y flujos de trabajo para diseñar la base de datos de manera eficiente. 2. Diseñar los formularios de ingreso de datos y de presentación de información para que sean claros, intuitivos y contengan la información necesaria para los procesos y flujo de trabajo. La información que arroje el sistema debe ser útil para que sirva en la toma de decisiones oportuna. 3. Proveer acceso controlada de datos a los miembros de la comunidad académica a través de dominios bien definidos, códigos de usuario y contraseñas y niveles de acceso a las distintas áreas del sistema. 4. Presentar información en un formato apropiado para cada miembro de la comunidad académica de tal manera que sea significativa para el usuario. La información que utiliza un directivo no se presenta de la misma manera que a un estudiante o padre de familia. 5. Garantizar el desempeño, la disponibilidad, el servicio y la seguridad (PASS2) contando con un equipo de soporte de sistemas y de desarrollo que pueda resolver problemas, efectuar modificaciones o agregar opciones oportunamente.

Se debe entender que la implementación de una Intranet/Extranet no es un proceso revolucionario sino evolutivo. No va a suceder sin una planificación adecuada y se puede volver muy caótico sin una adecuada estructura. Tampoco va a cumplir su objetivo si sólo cierta información está disponible, si esta no está actualizada o está incorrecta. El sistema pierde credibilidad y se pierde motivación para su uso. También hay que estandarizar la presentación del el contenido, haciendo que las páginas internas sean fáciles de usar y de entender, con un sistema de navegación claro e intuitivo. La información es inservible si no se puede encontrar. Ya que la Intranet es un entorno dinámico, debe estar preparado para cambios. El diseño debe ser modular y flexible, de lo contrario impedirá un crecimiento ordenado y coherente.

¿Cómo funciona todo? Es importante mantener clara la distinción entre la Intranet administrativa y la Intranet académica. En la primera, es el área administrativa quien alimenta de información o datos al sistema, algunos de los cuales pueden ser compartidos por la Intranet académica. En el segundo caso son los mismos docentes quienes alimentan el sistema de recursos, materiales e información del rendimiento o progreso de los alumnos en clase. Los alumnos también participan pudiendo agregar contribuciones al sistema a través de foros, blogs, wikis, enviando trabajos, respondiendo a las pruebas en-línea, encuestas, etc.

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PASS: siglas en inglés de Performance, Availability, Service and Security

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La Intranet administrativa se concentra en el flujo de trabajo, de datos y de documentos mientras que la Intranet académica se concentra en el proceso de enseñanza-aprendizaje, las actividades y cualquier otra herramienta o recurso educativo. Sin embargo, no están aisladas una de la otra ya que invariablemente habrán puntos de confluencia donde será necesario compartir la información generada por las mismas.

Personal docente: - Define estructuras curriculares - Define contenidos y recursos de los cursos - Agrega tareas y retroalimenta - Ingresa notas y comentarios para las libretas

Personal administrativo: - Ingresa, modifica y actualiza datos personales, administrativos, contables, etc. - Genera reportes - Toma decisiones

Personal de soporte: - Controla la red, los servidores y acceso a Internet - Controla la seguridad (usuarios, contraseñas, firewall) - Desarrolla, configura, modifica y mantiene actualizado el sistema

Figura 3

Conclusión La mejor estrategia para adoptar una Intranet/Extranet es empezar por un buen diseño modular que contemple todos los requerimientos de la institución educativa, tanto administrativos como educativos. Existen muchas opciones que pueden incorporar en una Intranet como por ejemplo el control de libros de la biblioteca, rol de tareas y exámenes, horarios de clase y actividades, calendario escolar y de eventos, reporte de progreso diario, agenda, sílabos, páginas de clase, material y recursos académicos, rol de clases, asistencia, actividades interactivas y ejercicios en línea, ingreso de notas, elaboración de libretas y actas, en fin, un sinnúmero de opciones de acuerdo a la realidad de cada institución educativa.

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Establecidas las opciones de desarrollo, se puede diseñar la base de datos integrada para soportar los requerimientos de almacenamiento de datos y generación de información. Luego se debe priorizar los módulos a desarrollar de acuerdo a un plan estratégico y escalable, teniendo en mente siempre los objetivos del sistema. Hay que tener cuidado de no ir agregando módulos al azar o porque apareció el requerimiento en medio del camino sin incorporarlo al diseño inicial ya que sin darse cuenta el sistema puede ir creciendo de manera desordenada, y ello puede tener repercusiones en la eficiencia operativa de la misma. Para terminar, ningún sistema será exitoso si los usuarios no son capacitados de manera que hagan un uso efectivo y eficiente de la herramienta, para que le encuentren la utilidad y no genere la sensación de malestar, de que es innecesario, que genera más trabajo o es más difícil el lograr obtener la información deseada.

Vocabulario
o Access: es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. o Base de datos: es un conjunto de datos relacionados que son almacenados en archivos para su posterior uso. o Blog (bitácora): sitio web que es actualizado periódicamente y que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, y donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente. o Chat: charla o comunicación escrita, conocida también como mensajería instantánea, que se da a través de Internet entre dos o más personas, ya sea de manera pública o privada. o Contraseña: palabra clave que permite el acceso a un sistema que de otra manera sería inaccesible. Las contraseñas deben ser seguras y mantenidas secretas para garantizar la confidencialidad de la información a la que se accede. o Dominio: el ámbito en el cual un usuario puede desarrollar actividades dentro de un sistema. Por ejemplo, los usuarios que pertenecen al dominio de alumnos sólo pueden acceder a opciones e información habilitadas para ellos. o E-learning: modalidad de aprendizaje virtual a través de Internet, donde se realiza un aprendizaje autónomo y además permite interactuar con los docentes y otros alumnos que estén en línea. o En-línea: estar en línea significa estar conectado a un sistema, una red o, en este caso en particular, a la Internet. o Excel: es un programa que forma parte de la suite de Microsoft Office y que consiste en una hoja de cálculo que es utilizada para realizar fórmulas matemáticas, cálculos aritméticos, gráficos y para aplicar funciones con el fin de modelar datos. o Extranet: es una Intranet ampliada para compartir información por Internet, de manera controlada, con usuarios que se encuentran fuera de la institución u organización.

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o Firewall (pared cortafuegos): dispositivo o conjunto de dispositivos de un sistema o una red que actúa como filtro, permitiendo transacciones y comunicaciones autorizadas mientras al mismo tiempo bloquea accesos no autorizados. o Foro: Ambiente virtual en donde se discuten asuntos de interés. Las discusiones o aportes usualmente son revisados por un moderador, que en el ámbito escolar, es el docente. o Internet: Red informática mundial, descentralizada, formada por la conexión directa entre computadores u ordenadores mediante un protocolo especial de comunicación (TCP/IP) que permite acceder y compartir información. o Intranet: red de computadores privados dentro de una institución que utiliza la tecnología de Internet para compartir información, documentación y procesos. o Privilegios (o derechos de acceso): derechos y niveles de acceso que tiene un usuario para la utilización y manipulación de los diversos recursos de un sistema. o Usuario: persona que tiene derecho a usar un sistema dentro del ámbito del dominio asignado. o Web 2.0: nombre usado para identificar la segunda generación de Internet que está asociada a la interacción social y la colaboración que se logra a partir del uso de diferentes aplicaciones web las redes sociales, canales de videos, wikis, blogs, foros, etc. Los usuarios son contribuyentes activos de los contenidos de las páginas web en vez de ser receptores pasivos de páginas estáticas. o Wiki: sitio web cuyas páginas pueden ser editadas por los múltiples usuarios que lo comparten generando así un espacio de trabajo colaborativo. Los aportes pueden ser moderados por el docente.

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