Metaplan

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Soy consultora de Formacion en Espana, y habitualmente utilizamos la tecnica del
Metaplan en nuestros cursos (cualquier curso ya sea de habilidades interpersonales o de
gestion). Es muy simple pero muy efectiva:

Materiales:     Panel de metaplan, o en su defecto pliegos de papel de

envolver grandes para pegar en la pared.
                        Tarjetas de colores: rectangulares, ovaladas, circulares
                        Barras de pegamento o pegamento en spray.

Primero, se plantea una pregunta, un problema o algo que requiera la aportacion de los
presentes en la sesion. Este debe quedar muy clara.

A continuacion, se les entrega tarjetas de colores (rectangulares) a los presentes para que
escriban una idea por tarjeta, y tantas tarjetas como su imaginacion les permita. Cuando son
grupos muy grandes (15 a 20 personas) se reunen en grupos mas pequenos de maximo 5
personas por grupo, se les deja un tiempo de discusion (10 minutos) y crean tarjetas por
grupo. Se les puede solicitar 10 ideas por grupo, dependiendo de la complejidad del tema
a tratar. Una vez que tengan las tarjetas con sus ideas escritas, un representante del grupo
expone sus tarjetas y las pega en el panel de metaplan.

El monitor cuando ya estan todas las tarjetas, pide ayuda a los asistentes para poder agrupar
las tarjetas por temas similares, una vez que las tienes agrupadas las encierras con un
rotulador y a ese grupo de tarjetas le pones un titulo en una tarjeta circular.

Si quieren explorar un grupo o varios grupos de tarjetas, por su importancia, volumen, o lo

que sea, asignas a un conjunto de participantes que desarrollen ese subtema: en las tarjetas
ovaladas, escribir "Causas" , o "soluciones" a ese grupo.

De este modo, vas desarrollando un hilo conductor de la discusion:

1- lluvia de ideas
2- agrupar ideas similares darles un nombre
3- buscar causas
4- buscar soluciones

Dependiendo de la complejidad, a veces solo basta con llegar al analisis de causas, o solo al
punto dos. Todo dependera e ira en funcion del tema a tratar.

Recuerda la funcion de las tarjetas: 1 idea por tarjeta escrita con letra grande y rotulador, de
modo que al pegarla en el panel se lea desde lejos.
*       Tarjetas rectangulares para senalar ideas
*       Tarjetas circulares para cerrar ideas similares y llevar titulo
*       Tarjetas ovaladas para indicar soluciones o causas
Visualmente esto te ayuda a la hora de explotar el ejercicio, o ver que temas tienen mayor
aportacion y cual menos.
Realmente no se si hay bibliografia, en mi empresa tenemos un manualillo pequeno que se
ha ido perfeccionando con los anos de utilizacion de la tecnica.

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El proceso del Metappan es muy simple:

   Se plantea una cuestión en base a una pregunta. debe de ser concreta y directa y clara.
   A través de "post-its" (por ejemplo) cada persona expresa una opinión en cada post-it
sobre el tema. Cada post-it una idea, en mayusculas, no más de tres palabras y no se
discute.
   Todos los participantes aportan sus post-it en un tablero común donde se  visulacen las
respuestas de cada participante. .
   Se leen a medida que se ponen o todas luego (para mantener el anonimato).
   Utilizando el grupo se ordenan por categorias o temas.
   Una vez ordenados, puede darse mayor peso a unos o toros temas en función de lo que
opine el grupo. Pruiorizar.
   Se pueden utilizar "gomest" (pegatinas) para dar mayor peso a un tema u otro. (cada
participante pone gommets allá donde cree que es más prioritario).
   Una vez eso se obtiene una lista de prioridades.
   Para cada tema luego requerirá un ejercicio de acción cocnreto, en la misma sesió n o en
otra.

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    La técnica de metaplan se utiliza para tener, digamoslo así, una tormenta de ideas
"organizada". Por lo general, es la antesala a la definición de una planeación estratégica.

Los pasos que se deben seguir son:

1.- Elegir un tema a estudiar
2.- Reunir información (encuestas, tormenta de ideas, buzones etc)
3.- Escribir las ideas en tarjetas
4.- Acomodar las tarjetas en grupos de temas "similares"
          En primera instancia se hará en silencio
          Después analizar y resolver desacuerdos.

5.- Hacer tarjetas de "Títulos de Grupos"

6.. Revisar cada grupo y añadir nuevas ideas si es necesario.
          Preguntarse "Qué más falta aquí"

7.- Repetir los pasos 4, 5 y 6 para los títulos según sea necesario
8.- Hacer un cuadro alrededor de cada grupo de tarjetas
9.- Obtener conclusiones o planes de acción sobre cada "cuadro".

    En caso de que ya se tenga información al respecto, entonces el proceso se inicia

    en el paso 3.

El fin principal que se persigue es que se tenga una fuente rica de información y al mismo
tiempo un herramienta de motivación, pues se da importancia a las ideas e información
proporcionada por los participantes y por lo mismo, se logra que tengan un mayor
compromiso sobre las acciones que de este ejercicio se desprendan.

Aparte de los pasos a dar para cumplir con esta metodología te puedo referir algunas
experiencias que he tenido al aplicarla.

   Es necesario que quien coordina estas sesiones sepa los pasos a seguir para poder darle
orden y que no se "pierdan" en su desarrollo. Esto puede generar desinterés o molestia a
quienes participan.

    Al momento de escoger temas para analizar, hay que detenerse un poco y pensar si ese
tema podría dividirse en otros más que resulten más específicos, así se evita "divagar"
mucho sobre un tema general y las ideas, comentarios, experiencias, etc, se hacen más
precisos y desde luego pueden agilizar todo el proceso.

Así mismo, puede darse el caso de que los participantes tengan problemas para generar
ideas sobre el tema, cuando este es un tanto desconocido, o cuando no se ha comprendido
del todo el fin que se persigue. En este caso el moderador de la sesión debe servir como
facilitador, dando ejemplos de casos observados respecto al tema a tratar, o ayudar a los
participantes a aclarar sus ideas a través de pequeños ejercicios de razonamiento, tratando
de lograr que los propios participantes sean quienes lleguen a una propuesta o conclusión y
que no parezca que quien propuso la idea fue el moderador.

    Es necesario que quien coordina la sesión haga respetar las opiniones de todos los que
participan, ya que de lo contrario, es muy fácil perder la atención de los participantes, lo
cual hace que todo el ejercicio sea desarrollado sólo por unos cuantos, lo cual limita su
riqueza. (Este aspecto es muy importante, y su efecto negativo lo he observado muy
claramente cuando he enseñado la técnica a mis alumnos de universidad, es muy común
que de parte de ellos haya comentarios contrarios a una idea, burlas, objeciones etc. y es
muy fácil que quienes los sufren dejen de participar y se limiten a ver que más pasa). Por
eso es que  la sesión de aportación de ideas, debe realizarse en silencio. Ya después se
reagruparán las ideas y las que no cuadren con el tema o temas a tratar, no se eliminan sino
que se dejan en un "banco de ideas" que siempre será consultado cada vez que se lleven a
cabo estas sesiones. O bien puede ser que más adelante durante el desarrollo de la sesión se
llegue a la conclusión de que alguna(s) de ella(s) eran válidas y deben ser usadas.

    Quien coordina la sesión debe saber controlar los tiempos para cada paso; si se limita
mucho el tiempo los participantes no pensarán detenidamente sobre el tema a tratar; y
generarán ideas muy generales o vagas; si se da mucho tiempo, se pierde el interés y la
sesión se vuelve monótona.

    El resultado final debe ser documentado e informado a todos los participantes
reconociendo y agradeciendo su esfuerzo y participación. Desde luego este mismo
documento servirá para hacer el o los seguimientos correspondientes.