Sistemas de administración de transportación

Las herramientas de software relacionadas con el movimiento de mercancías en la

cadena de suministro se agrupan en una categoría denominada
sistema de gestión de transporte (TMS). TMS se define como la tecnología de la
información utilizada para planificar, optimizar y ejecutar operaciones
de transporte. Esta simple definición captura su esencia y las presenta como
una combinación de aplicaciones que pueden ayudar a los gerentes a administrar casi
todos los aspectos del transporte, desde la configuración de la carga base hasta la
optimización compleja de las redes de transporte. Las capacidades de planificación de
TMS ayudan a los compradores y gerentes de envío a tomar las
decisiones críticas previas al envío discutidas en las secciones anteriores. Sin la ayuda
de la tecnología, estas personas no pueden evaluar adecuadamente los miles
de posibles combinaciones de carril/modo/transportista/servicio/precio en su
cadena de suministro. En comparación con las horas o los días manuales, las
herramientas TMS permiten a las organizaciones considerar diferentes
opciones de entrega en minutos. Además, las herramientas de planificación de fletes
se pueden conectar a los sistemas de gestión de pedidos e inventarios y a las
herramientas de planificación de la cadena de suministro para obtener información
más completa y oportuna. Con este conocimiento, es posible tomar mejores decisiones
y actuar mejor. Las aplicaciones básicas de planificación de TMS son las siguientes.
 Rutas e itinerarios.

La planificación adecuada de las rutas de entrega tiene un impacto significativo en la

satisfacción del cliente, el desempeño de la cadena de suministro y el éxito de la
organización. Esta es una característica importante de TMS que buscan los responsables
de la toma de decisiones de transporte. El software asociado utiliza métodos
matemáticos y procedimientos de optimización para evaluar
las posibles combinaciones de
rutas que se pueden ejecutar y seleccionar la combinación más económica. Solo se
consideran las rutas posibles que cumplen las restricciones pertinentes (capacidad del
contenedor, plazos de entrega, velocidad de entrega y restricciones
del transportista). La salida típica de TMS incluye rutas detalladas y mapas de rutas y
análisis de costos.

 Planificación de la carga.

Con TMS Load Optimizer, puede prepararse de manera efectiva para una entrega

segura y eficiente. Estos programas ayudan a los gerentes de envíos a crear una base de
datos de las dimensiones de los paquetes, los requisitos de carga (como la carga
máxima, el mantenimiento en posición vertical) y la capacidad del equipo. La
información sobre los envíos a granel, como el peso, el volumen y la
cantidad de artículos, se ingresa en el TMS. En cuestión de segundos o minutos, el
software indica cómo se deben apilar los
productos en palés o colocarlos en contenedores. La optimización permite el uso más
eficiente del espacio de carga, reduciendo las cargas de envío y reduciendo el daño del
producto.
Las herramientas ejecutivas de TMS ayudan a los gerentes
de transporte a simplificar algunas operaciones. Los procesos manuales pueden dar
lugar a errores, plazos incumplidos y un servicio al cliente deficiente debido a la entrega
de múltiples envíos cada día. Varias funciones de TMS automatizan actividades
repetitivas para reducir los costos de mano de obra y los problemas de precisión. Por
ejemplo, se utilizan plantillas estandarizadas para garantizar información de envío
completa y precisa en los documentos de envío. Otras herramientas envían información
detallada del envío a una red o sitio web compartido para mejorar la visibilidad del
envío y un mejor control de las mercancías. Las tres principales
herramientas de aplicación son las siguientes.
 Licitación de la carga.

Las organizaciones pueden tener un conjunto de transportistas aprobados que pueden

usar para envíos específicos. Sin embargo, sus tarifas pueden variar ligeramente según
sus ubicaciones de origen y destino y el tamaño de su envío. En lugar de asignar envíos
subjetivamente a los transportistas, la base de datos de TMS determina qué
transportistas están calificados para enviar el artículo y luego los compara con los
mejores candidatos. Las decisiones de cambio de ruta tienen en cuenta
los requisitos de ruta, los costos del transportista, el tiempo de tránsito y la capacidad de
servicio requerida, todo lo cual se ingresa en la base de datos. Como
resultado, se mejora el cumplimiento de los contratos y se optimizan los costos de flete.
 Rastreo del estatus.

Mantener la visibilidad de los productos a medida que avanzan por la cadena de

suministro para la confirmación de la entrega es una tarea que requiere mucho tiempo.
TMS se puede usar junto con capacidades satelitales y otras herramientas de visibilidad
para rastrear el progreso del envío. La información del estado de la
carga, en particular las notificaciones de problemas y los envíos con riesgo de retraso en
la entrega, se pueden compartir con las partes interesadas clave. El propósito de la
herramienta TMS es proporcionar información oportuna sobre posibles anomalías en la
entrega para que se puedan tomar medidas correctivas.
 Programación de reparto.

Para evitar la sobrecarga de equipos, los retrasos en los equipos y la

ineficiencia del operador, las organizaciones utilizan las capacidades de TMS para
automatizar las funciones de programación. Estas herramientas brindan la visibilidad en
tiempo real necesaria para que la planificación de entregas
sea más simple y precisa. Muchos sistemas admiten el acceso a un sistema de
programación en línea donde los transportistas pueden programar los tiempos
de recogida y entrega para ubicaciones de terminales específicas. Estos sistemas ayudan
a evitar largas llamadas telefónicas, paradas cortas y tiempos de espera.
Las herramientas de análisis de TMS permiten a las organizaciones medir el
rendimiento del transportista, el servicio al cliente y los costos de la red después del
envío. Los datos necesarios para el análisis se pueden distribuir en varios sistemas de
documentación e información a lo largo de la cadena de suministro. Para medir los KPI,
evaluar y comparar el rendimiento y tomar las medidas correctivas, es muy importante
recopilarlo a tiempo. Un TMS ayuda a las organizaciones a recopilar y coordinar la gran
cantidad de datos de envío generados por el movimiento de mercancías.
Existen dos aplicaciones analíticas útiles las cuales:
1. Informe y calificación del desempeño.

Como se describe en Métricas de transporte, la gestión del rendimiento de los

transportistas requiere cálculos y recopilación de datos rigurosos. Las herramientas
TMS pueden automatizar la recopilación de datos, la medición de KPI y los informes
periódicos. Estos informes brindan información sobre el desempeño general y los
resultados de partes específicas de las operaciones de
transporte. También se pueden generar informes personalizados,
como cuadros de mando mensuales para el desempeño del operador y la evaluación
comparativa. Estas herramientas brindan a los
gerentes regionales información oportuna y objetiva que les permite tomar decisiones
futuras. Las herramientas de análisis de TMS permiten a las organizaciones medir el
rendimiento del transportista, el servicio al cliente y los costos de la red después del
envío. Los datos necesarios para el análisis se pueden distribuir en varios sistemas de
información y documentación a lo largo de la cadena de suministro. Para medir los KPI,
evaluar y comparar el desempeño y tomar acciones correctivas, es muy importante
recopilarlo de manera oportuna. Un TMS ayuda a las organizaciones
a recopilar y coordinar la gran cantidad de datos de envío generados por el movimiento
de mercancías.

2. Auditoría de las facturas del flete.

Los pagos al transportista deben reflejar el precio del contrato y los servicios prestados.
Para garantizar que los servicios de carga no tengan un precio excesivo o
insuficiente, muchas organizaciones utilizan el software TMS para conciliar las facturas
con sus contratos. Estas herramientas automatizan un proceso manual que no
siempre detecta las discrepancias de manera oportuna y precisa.
Las capacidades integrales de planificación, ejecución y análisis impulsarán
el crecimiento del mercado de TMS; los expertos de la industria predicen que crecerá en
unos pocos años, con un crecimiento de dos dígitos en 2011 y una tasa de crecimiento
anual compuesta esperada de cinco años del 9,4%. los profesionales que buscan
visibilidad de la carga, colaboración de socios, cadena de suministro y eficiencia
operativa compran este software con la esperanza de que sus herramientas los
ayuden a resolver los diversos desafíos de transporte discutidos en este capítulo. 
El desafío con la tecnología es que está en constante cambio y expansión. Si bien las
capacidades de TMS y las nuevas herramientas discutidas en las
secciones anteriores son tecnologías de vanguardia para administrar los flujos de la
cadena de suministro, es posible que pronto sean cosa del pasado.
Por tanto, la reflexión más relevante es la importancia de las tecnologías de la
información en el transporte. En resumen, ayuda a administrar grandes cantidades de
datos y capacidades para tomar mejores decisiones sobre el modo y la selección
del transportista, el enrutamiento, el embalaje, la carga y muchas
otras operaciones. Estas decisiones brindan un mejor servicio al cliente, un control de
costos más estricto y una ventaja competitiva en la cadena de suministro.