En una era tan informatizada y en la que las nuevas tecnologías invaden cada una de las acciones

diarias, no es de extrañar que el sector logístico y de transporte también se vea afectado. Dentro
de los muchos cambios y novedades que sacuden a las áreas logísticas de las empresas, hay uno
que sin lugar a dudas es considerado como un hito muy beneficioso para las empresas de
transporte: el software de transporte.

¿Qué se entiende por software de transporte?

Un software de transporte es un tipo de software especialmente pensado para aquellas empresas
en las que el transporte de mercancías es una actividad primaria y diaria. En aquellas empresas en
las que se realizan envíos masivos prácticamente a diario, es necesario llevar un buen control
desde la sede de todos y cada uno de los pedidos que se realizan. Y es que ya se sabe que, en un
mundo tan globalizado y competitivo es de vital importancia tener todo bajo control y sobre
ruedas para no perder cuota de mercado frente al resto de competidores.

En el caso de las empresas de transporte, el saber dónde y cómo se encuentra el envío es de gran
importancia por diversos temas. El primero de ello es por gestión empresarial. Saber por dónde va
el envío y tenerlo bajo control es una de las prioridades de este tipo de empresas ya que, ayuda a
mejorar la competitividad y observar en qué momento de la cadena de transporte existen fallos
que ralentizan el transporte de las mercancías. Por otra parte, el disponer de todo este tipo de
información es visto como un valor añadido que se puede ofrecer a los clientes. En esta era de fácil
acceso a la información y, porque no decirlo, de impaciencia por parte de los clientes, es crucial
poder poner a disposición de los clientes un sistema de seguimiento de sus pedidos a tiempo real,
de manera que, se genere confianza en ellos y se presente a la empresa de transporte como una
empresa seria que se preocupa por las inquietudes de sus clientes.

Características que debe tener un software de transportes

Una vez claro la importancia de disponer de un buen software de transportes en cualquier
empresa logística, es el momento de pasar a analizar qué características debe poseer dicho
software para garantizar un buen funcionamiento empresarial.

 Lo primero que debe aportar este programa es saber en todo momento el punto exacto
de la mercancía, además de poder conocer quién es el transportista que se hace cargo de
ella para poder establecer conexión con él en caso de que ocurra algún problema.
 Un buen software de transporte debe poner integrarse sin problemas con el ERP de una
empresa, de manera que ambos formen un único programa que ayude con la toma de
decisiones y a una correcta gestión comercial.
 Debe ayudar con las tareas de gestión de almacén y de aprovisionamiento, de manera que
con un solo click se pueda conocer el estado de almacén y las necesidades de éste.
 Que elabore informes completos sobre la situación de la empresa, tomando como
referencia los últimos datos comerciales.
 Que ayude con el control de los estados de los productos, de forma que desechen todos
aquellos que se encuentren en mal estado y no sean óptimos para comercializar.
 Gestión del estado y coste de las materias primas necesarias.
 Gestión de incidencias de los pedidos.
 Ver la cantidad de vehículos disponibles para el transporte en cada momento.
  Conocer todos los estados de los pedidos.
 Ayudar con el control de los gastos asociados a cada pedido y a cada conductor, tales
como el precio del gasoil, los kilómetros realizados, el pago de tasas…
 Controlar el estado de la flota de vehículos y datos del tipo: recambios necesarios,
revisiones pendientes, entradas a taller, averías…
 Ayuda a la optimización de ruta, es decir, que calcule la ruta óptima en tiempo y dinero
para la entrega de pedidos.

Ventajas
Estos programas incluyen una serie de funciones para apoyar a los transportistas en la gestión de
su flota de vehículos. Su aprovechamiento permite ahorrar costes y tiempo, además de otras
ventajas y beneficios tales como

Ahorro

El software de transporte supone una reducción de los costes de transporte a largo plazo, ya que
permite sistematizar la gestión de flotas de manera eficiente y eficaz. En los siguientes puntos
explicamos cómo se consigue esta sistematización.

Seguridad

Empezando por el control de taller, de consumo de gasoil y de los gastos de transporte hasta el
control de vehículos, los programas de transportes incorporan una serie de funciones que mejoran
el nivel de control sobre las operaciones de las empresas de transporte. De esta manera, el
transportista tendrá una mayor seguridad de que la mercancía llega a sus clientes en las
condiciones y plazo acordado. Puede controlar los tiempos de conducción y descanso de los
conductores, localizar en todo momento el vehículo de transporte y controlar el cumplimiento de
recogidas y entregas.

Productividad

Al poder controlar el desempeño de los proveedores de servicios de transporte, el responsable de

la gestión logística puede incorporar estándares de medición de la productividad. Además, el tener
todos los documentos, datos e información importantes almacenados en un mismo software de
transportes se traduce en un mejor servicio interno, ya que todos los empleados tienen acceso
fácil y rápido a la información que necesiten, desde la información acerca de la flota hasta los
datos de facturación.

Calidad

Si a todo lo anterior le sumamos que un software de gestión de flotas hace posible una mejor
cooperación con proveedores, clientes y socios, lo que resulta en mejores relaciones, se pone en
evidencia el incremento del nivel de calidad. Es importante también la estandarización de los
procesos que permite asegurar un nivel de calidad constante. En última instancia, el incremento y
mantenimiento del nivel de calidad se traduce en un incremento en las ventas.

Toma de decisiones
Los programas de transportes ayudan en la planificación de cargas y rutas, además de almacenar
todo tipo de información necesaria para la gestión de flotas. De esta forma, es más fácil tomar
decisiones además de llevar el control para evitar desviaciones .