MANUAL DEL PARTICIPANTE

Plática:

Detección de
necesidades de
capacitación
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Índice

Presentación .................................................................................................................................. 3

Objetivo general y particulares .................................................................................................. 4

Introducción .................................................................................................................................. 5

Detección de Necesidades de Capacitación en las Organizaciones................................ 6

Qué es la Detección de Necesidades de Capacitación .................................................. 7

Pasos para la detección de necesidades de capacitación ............................................... 8

1. Identificar que hay una necesidad que atender ................................................................ 8

2. Identificar la técnica e instrumento de evaluación que se utilizará para la DNC ......... 8

3. Aplicación de la DNC ................................................................................................... 17
4. Sistematización y análisis de la información obtenida …........................................18
5. Elaboración del programa de capacitación ….......................................................19
Conclusión …...........................................................................................................................21
Bibliografía …...........................................................................................................................22
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Presentación

El Instituto de Profesionalización del Servidor Público te da la más cordial Bienvenida a

la plática de Detección de necesidades de capacitación, el cual fue diseñado para
atender la necesidad de desarrollar tus conocimientos y habilidades para así
identificar, de manera objetiva, las necesidades de capacitación de su Institución, y
así elaborar un programa de capacitación acorde a lo que la Institución y las personas
requieren.

Te recomendamos utilizar este manual durante la plática para realizar actividades

que reforzarán los temas vistos. Está organizado por temas y subtemas. Todos
relacionados con la función de identificar necesidades de capacitación.

Te propiciaremos tu aprendizaje, empleando una metodología activa, en la que

estarás participando y reflexionando activamente sobre tu hacer en el trabajo.

¡ Empezamos !
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Objetivo general:

 Identificar el procedimiento para detectar necesidades de capacitación.

Objetivos particulares:

a) Describir los pasos para identificar las necesidades de capacitación

b) Describir el instrumento de evaluación para identificar las necesidades de
capacitación
c) Describir los pasos para el análisis de la información recabada en la DNC
d) Describir la forma de elaborar el programa de capacitación
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Introducción

El presente manual le será de utilidad a todo aquel que desarrolle actividades de

capacitación, la metodología que se presenta para realizar DNC, es una forma
sencilla y rápida.
El tema principal que se desarrolla es el procedimiento que se realiza para detectar
necesidades de capacitación, se comenta detenidamente cada uno de los pasos:

 Identificar que hay una necesidad de capacitación que atender

 Identificar qué técnica e instrumentos de evaluación se va a emplear
 Aplicación de la DNC
 Análisis y sistematización de la información
 Elaboración del programa de capacitación

La plática se impartirá con un enfoque didáctico activo, propiciando la reflexión y el

análisis, lo que permitirá la construcción de un aprendizaje significativo.

¡ Adelante y éxitos !
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Detección de Necesidades de Capacitación en las Organizaciones

La efectividad de capacitación en las organizaciones indudablemente es resultado

de una serie de aspectos bien organizados. Tradicionalmente, la formación sobre todo
en el trabajo, se ha venido desarrollando a partir de cursos diseñados por intuición, por
moda o por la solicitud de un área específica, y, en muchas ocasiones, estos no
necesariamente tiene una relación con el trabajo que desarrollan las personas, en
dichas organizaciones, por lo que, al no contar con un diseño pertinente, que atienda
necesidades de formación, ya sea de las personas y/o de la Organización se viene
frenando e, incluso entorpeciendo, el mejoramiento del desempeño de las personas y
por consecuencia de la organización.

¿En qué se debe capacitar al personal? Esta es una pregunta que

de manera constante se hacen los directivos en las organizaciones
cuando existe la preocupación por obtener mejores resultados
en el trabajo.

En el mejor de los casos, los interesados cuestionan a sus

colaboradores para tratar de identificar necesidades de
capacitación. Desafortunadamente, una de las prácticas más frecuentes es creer en
la intuición y se solicita o contrata el servicio de capacitación de acuerdo con lo que
pareciera ser útil para los propósitos de desarrollo organizacional. Otras ocasiones, se
practica el modelo de “oferta de capacitación”, es decir, el responsable de Recursos
Humanos selecciona los cursos o talleres más económicos o inmediatos que se
difunden en diversos medios de comunicación.

Una forma más específica de determinar qué acciones de formación son las
pertinentes para que el personal mejore sus habilidades y conocimientos, es la que se
basa en una metodología científica denominada: Detección de Necesidades de
Capacitación (DNC).
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¿Qué es la Detección de Necesidades de Capacitación?

Es el proceso que permite obtener información sobre las áreas de oportunidad en

cuanto a conocimientos y habilidades, o bien, en cuanto a capacidades que los
servidores públicos requieren desarrollar o fortalecer para mejorar su trabajo. Es decir,
es un análisis sistemático con el cual podemos determinar lo siguiente:
En qué, cuándo y a quién
capacitar Recuerda que...
 Cuánto, con qué Una Detección de Necesidades de Capacitación
profundidad y de qué tipo
es el proceso que permite obtener información
serán los conocimientos y
sobre las áreas de oportunidad en cuanto a
habilidades que hay que
conocimientos, habilidades y capacidades que
desarrollar
 Si son organizacionales, requieren desarrollar el personal para mejorar su

ocupacionales, individuales, desempeño

presentes y/o futuras

Mis notas
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Pasos para la detección de necesidades de capacitación

 Identificar que hay una necesidad que atender, ya sea a nivel organizacional o
a nivel individual.

La realización de una Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) puede

derivar de que la organización tenga una serie de síntomas algunos ejemplos son:

 Incremento de las quejas de los clientes

 Incremento en el nivel de ausentismo y la rotación de
personal
 Desviaciones en la productividad
 Retrasos y re-procesos de trabajo
 Cambios culturales, en políticas, métodos o técnicas de trabajo
 Baja o alta de personal
 Cambios de función o de puesto
 Baja reputación de la organización con relación a la calidad y confiabilidad
 Solicitudes del personal

Algunos síntomas son válidos y pueden estar sustentados, mientras que otros no,
dependiendo de la causa del síntoma. Determinar esto puede proporcionar la
justificación para invertir tiempo y energía en desarrollar un programa de
capacitación.

2. Identificación de la técnica e instrumentos de evaluación que se utilizarán para

detectar las necesidades de capacitación

Una de los métodos más utilizados en la detección de necesidades es la encuesta.

Este consiste en medir comportamientos, pensamientos o condiciones
socioeconómicas de las personas.
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En este método se pueden utilizar las siguientes técnicas:

 Entrevista

 Observación

 Sondeo o censo

El instrumento que se utiliza para la entrevista es una guía de entrevista; para la

observación se utiliza una guía de de observación; para el sondeo o censo se utiliza el
cuestionario.

De acuerdo con el método y la técnica seleccionados se diseñarán los instrumentos

para la recolección de la información.
Analizaremos a continuación algunas consideraciones para el diseño del instrumento
que corresponde a la técnica de sondeo o censo que es el cuestionario.

Cuestionario

El cuestionario puede contener:

1) Preguntas abiertas o cerradas; los primeros están estructurados con base en

interrogaciones que exigen respuestas amplias de las personas. Su análisis
resulta complicado. Los segundos están formulados con
interrogaciones de respuesta breve (una o varias palabras) o
que ameritan la selección de una o varias
posibilidades (opción múltiple, falso-verdadero)
Propician un rápido análisis, aunque por el tipo de
planteamiento se restringe la información a obtener.
2) Su aplicación colectiva, es económico y pueden
elaborarse para explorar las necesidades de
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puestos completos, de partes de los mismos o de áreas de conocimientos comunes

a varios puestos a bien a toda empresa.
3) Representan una dificultad para personas que tienen problemas con la lectura
y escritura y existe la posibilidad de que las respuestas se falseen, tanto de
manera inconsciente como de manera deliberada.

4) A veces es necesario prestar auxilio a algún participante, por lo que para evitar
esto hay que asegurarse de que las preguntas estén a nivel de conocimientos
de los sujetos, no utilizar un lenguaje rebuscado y presentar preguntas directas y
sin términos de difícil comprensión.

También analizaremos las consideraciones para realizar un esquema de entrevista que

corresponde a la técnica de entrevista.

Entrevista

 La entrevista permite profundizar en el pensamiento de una persona

 A diferencia del cuestionario que permite registrar respuestas
que provienen de un gran número de encuestados, la
entrevista permite destacar la visión subjetiva de un pequeño
mundo de una persona.
 Existen dos tipos de entrevista: dirigida y no dirigida. En la
primera se establecen de antemano el orden de las preguntas y su formulación.
En la segunda, el entrevistado es libre de abordar cualquier aspecto del tema
de discusión, en cualquier orden.
 La entrevista se realiza en tres etapas: inicio de la entrevista, el cuerpo de la
entrevista, cierre de la entrevista. Al inicio de la entrevista se realiza una breve
recepción y se agradece la participación en la entrevista. Durante el desarrollo
o cuerpo de la entrevista, el investigador abordará los diversos aspectos del
tema que le interesa, en orden que respete todo lo posible el flujo natural del
discurso del entrevistado. Planteará primero la pregunta de inicio y cuando
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considere pertinente, decidirá hacia que otro aspecto de la problemática desea

orientar la entrevista por medio de su siguiente pregunta. Cuando el entrevistador
considere que el tiempo de la entrevista está llegando a su fin, debe iniciar el cierre
de la entrevista, esto es, presentar al entrevistado un resumen de lo que ha dicho.
Esta recapitulación debe ser neutra.

A continuación le presentamos una propuesta de instrumento, que es un cuestionario

de preguntas abiertas, que puede utilizarse para una DNC.
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Detección de necesidades de capacitación

El presente instrumento tiene como objetivo identificar las necesidades de capacitación

relacionadas con las actividades que desempeña actualmente en su trabajo, para así
ofrecerle la capacitación que responda específicamente a esas necesidades. Es por eso, que
le solicitamos que la información que nos proporcione sea clara.
(Este instrumento es para personal operativo)

Nombre del
trabajador:
Escolaridad:
Área donde labora:
Fecha :
Puesto: (El nombre del
puesto tiene que ver
con las funciones que
realiza actualmente)

Instrucciones: Favor de contestar, de forma clara, la información que se le solicita en cada

columna.

Describa las actividades más importantes que realiza actualmente en su trabajo: Por
ejemplo: Elaborar documentos utilizando herramientas de cómputo.
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Dificultades que se le presentan en el desempeño de sus actividades: Por ejemplo:

dificultad al elaborar documentos, por desconocimiento de word o Excel.

Capacitación que requiere para atender esas dificultades y mejorar su desempeño

laboral: Por ejemplo: Manejo en herramientas de cómputo.
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Detección de necesidades de capacitación

El presente instrumento tiene como objetivo identificar las necesidades de capacitación

relacionadas con las actividades que desempeña actualmente en su trabajo, para así
ofrecerle la capacitación que responda específicamente a esas necesidades. Es por eso, que
le solicitamos que la información que nos proporcione sea clara.
(Este instrumento es para aplicarlo a los mandos medios)

Nombre del
trabajador:
Escolaridad:
Área donde labora:
Fecha :
Puesto: (El nombre del
puesto tiene que ver
con las funciones que
realiza actualmente)

Instrucciones: Favor de contestar, de forma clara, la información que se le solicita en cada

columna.
Este instrumento es para mandos medios.
Describa las actividades más importantes que realiza actualmente en su trabajo: Por ejemplo:
elaboración de documentos utilizando herramientas de cómputo.
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Dificultades que se le presentan en el desempeño de sus actividades: Por ejemplo: dificultad

al elaborar documentos, por desconocimiento de Word o Excel.

Capacitación que requiere para atender esas dificultades y mejorar su desempeño laboral
Ejemplo: Manejo en herramientas de cómputo.

Capacitación, que considere, requiere su personal:

Se puede utilizar el mismo instrumento para aplicarlo al personal operativo y a

mandos medios, la única variante será el último reactivo.
Cuando sea para operativos el reactivo será: Capacitación que requiere su jefe
inmediato.
Cuando sea para mandos medios el reactivo será: Capacitación que requiere su
personal.
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3. Aplicación de la Detección de Necesidades de Capacitación

Se inicia con la aplicación de los instrumentos, para ello hay que

tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

 Se determina si los instrumentos se aplicarán en el lugar de

trabajo o se les reunirá en un área específica, esto último es

lo más conveniente a efecto de ahorrar tiempo y evitar distractores.
 Presentarse ante el grupo e informar sobre la actividad a realizar, en cuanto a

su propósito e importancia no sólo la institución sino también para el individuo.

En esta etapa, es importante hacer una buena sensibilización, a fin de
establecer un clima de confianza entre los aplicadores y el grupo.

 Dar con precisión las instrucciones para cada instrumento, se sugiere que antes

de contestar se lean con el grupo y se resuelvan las dudas, en un ambiente de

cordialidad y confianza.

 Es importante mencionar que no se trata de una evaluación de conocimientos

o para calificar o descalificar, sino que se trata de un esfuerzo conjunto, para

determinar las acciones de formación que sean pertinentes para mejorar el
desempeño laboral.

 Proceder a que los participantes contesten el instrumento y proporcionarles el

tiempo suficiente para que respondan.

 Cuando el participante entregue el instrumento, cerciorarse que todas las

preguntas han sido contestadas, en caso contrario invitar al servidor público a

que responda.

 Recoger el material, verificar que esté completo y guardar en forma

organizada.
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Para la aplicación de entrevistas, tomar en cuenta lo siguiente:

1) Seleccionar la muestra de servidores públicos de nivel operativo que será

entrevistados al azar. Sobre todo, si la población que se va a atender es
numerosa.
2) En caso de los mandos medios es conveniente entrevistar, al menos, a los jefes
del área.
3) Para la aplicación de las entrevistas es importante poner especial cuidado en:
 Espacio donde se realizará ésta, preferentemente deberá ser un lugar
ventilado y agradable, además de que cuente con la privacidad
suficiente para que el entrevistado exponga sus puntos de vista.
 Establecer desde el inicio un clima de confianza y cordialidad, permitir
que el servidor público exponga con amplitud sus opiniones, sin interferir
ni opinar al respecto.
 Anotar las ideas principales. También es conveniente utilizar una
grabadora, si ese fuera el caso, pedir autorización al inicio de la
entrevista.
 Cierre su entrevista con un agradecimiento.

4. Sistematización y análisis de la información obtenida

Una vez aplicados los instrumentos de la Detección de Necesidades de Capacitación

(DNC), se procede a vaciar la información en una tabla o matriz general de datos.
En esa tabla se vacía toda la información que contiene el instrumento que se aplicó,
de tal forma, que permita visualizar como se relacionan cada uno de los reactivos, y
así poder hacer los cruces de información correspondientes, de tal forma, que
permita obtener el dato que se busca: que es, el o los cursos que se requieren.
Para registrar este último dato, es necesario agregar otra columna a la tabla, en
donde se anoten los cursos que se están requiriendo.
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El cruce de información es importante, ya que es allí donde se identifica la

congruencia de lo que está solicitando el servidor público: Se hace el análisis desde el
puesto de trabajo que tiene el servidor público, con sus principales actividades, con las
dificultades que presenta al realizar sus actividades, y de esa dificultad se debe derivar
su requerimiento de capacitación.
Es conveniente hacer el registro de la información por área de trabajo, esto nos
permitirá ver de manera general los cursos que se están solicitando, y así de esta única
tabla, se identifica cuáles y cuántos cursos se requieren.

 Elaboración del programa de capacitación

Después de haber analizado y realizado los cruces de información correspondientes

en la tabla, obtenemos de allí los cursos que se requieren por persona y por área, que
es lo necesario para elaborar el programa de capacitación.

Se puede priorizar, qué cursos se pueden atender primero y con quien se atenderán.

Hay cursos que se les denomina básicos, y pueden ser atendidos, en algunas
ocasiones, por la misma Institución, o por el Instituto de Profesionalización del Servidor
Público (INPROSEP).

A los cursos que se les denomina Especializados, son más técnicos, que requieren ser
atendidos por expertos. Por ejemplo, si se va a implementar algún servicio en línea, y se
requiere preparar al personal en este sistema informático,
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Programa de capacitación

Nombre del curso Dirigido a: Ag Sep Oc No Dic Atendido por:

o t v

Plataforma Moodle Dirección de Grupo TENAM

desarrollo
profesional

Actualización de Dirección de CONOCER

instrumentos de Ingreso al
evaluación Ejecutivo Estatal

Trabajo en equipo Dirección de Des. INPROSEP

Prof. e Ingreso al
E.E.

Solución de conflictos Deleg. Admva. INPROSEP

Liderazgo Todos los Grupo RAMAR

directores
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Conclusión

A todas las organizaciones les resultará beneficioso, tanto para el trabajador como
para la organización, planificar y mantener acciones destinadas al desarrollo de
habilidades y destrezas de las personas, con el propósito de incrementar la eficiencia
en el desempeño de su puesto de trabajo y por lo consiguiente al cumplimiento de las
metas y objetivos de la organización.

Toda organización debe de llevar a cabo el proceso de detección, utilizando para

ello una metodología, con instrumentos de detección de necesidades que se
adapten a las características de la organización, esto permitirá identificar los
conocimientos, habilidades, destrezas y comportamientos que requiere cada perfil de
puesto, de una manera objetiva y adaptada a la realidad de su desempeño y
progreso dentro de la organización.

La organización tiene que realizar periódicamente un proceso de detección de

necesidades de capacitación, logrando de esta forma identificar las necesidades a
ser cubiertas y por ende tanto el trabajador como la organización se benefician con
este proceso, siendo la capacitación/formación a largo plazo una inversión.
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Bibliografía

Fernández N., Gamboa M. (S/F). Identificación o Detección de necesidades de

capacitación y educación continua (DNC). Documento recuperado 19
septiembre del 2007.
http://www.monografias.com/trabajos14/capacitacion/capacitacion.shtml

Wether, W, Administración de personal y recursos humanos, McGraw Hill, México, 1991.

Feycorp S.C. (2005). Análisis de Necesidades de Desarrollo. México.

Manual de Detección de Necesidades de Capacitación. INPROSEP. Tuxtla Gutiérrez,

Chiapas. 2013.