MANUAL PARA HACER TABLAS

DINÁMICAS
I NICIO
Para empezar necesitamos acceder o una base de datos en excel con
extensión .xls, proyectando lo que queremos hacer con esta información y como
podemos visualizar sus datos.

Recordemos que las caracteristicas mas comunes por las cuales gestionamos la
información de una base de datos en excel, es por: atributos, filas, columnas,
valores, criterios como fechas (días, meses, años), tiempo, tipo, segmentación de
datos, etc; siendo estas, las caracteristicas que nos permiten agrupar y analizar
información de forma resumida y proyectada.

Para lograr el objetivo de agrupación y distribución de datos, debes asegurarte

que los datos tengan encabezado y que los datos esten organizados por columnas
y filas únicas.

Una vez organizados los datos nos dirigirnos a la herramienta Insertar/Tabla

dinámica, esta opción nos permite crear una tabla con los rangos seleccionados
y/ó, crear la tabla dinámica recomendada que queremos. Como sugerencia para
aprovechar el dinamismo de excel, sugiero seleccionar todos los datos o definir el
rango para empezar desde cero la tabla dinámica.

Ahora verificamos el rango de los datos que contiene la información para crear la
tabla dinámica.

Luego aceptamos la selección de los criterios y vemos, como en una Nueva Hoja
del archivo de excel, podemos empezar a gestionar la información según las
necesidades.

Ahora esta nueva hoja, es la tabla dinámica creada en blanco, es decir sin datos
seleccionados, en ella vamos a empezar a organizar los datos, de tal forma que
podamos presentar y analizar rápidamente nuestra información global, como

Inge. Angélica Rodríguez Martínez

MBA – MIL- ESP. GERENCIA DE PROYEC SISTEMAS Y TELECO 2022

también generar gráficos dinámicos, realizar segmentación de datos, filtrar,
categorizar y totalizar.

Dentro del recuadro de la tabla dinámica, que se

muestra sobre las celdas de nuestra hoja, puedes
leer la siguiente leyenda que nos indica la
manera de crear el informe: “Para generar un
informe, elija los campos de la lista de campos de
la tabla dinámica”.

Ahora el recuadro que aparece en la margen

derecha, nos permite empezar a seleecionar la
información que queremos gestionar de nuestra
base principal de datos, arrastrando hacia ella los
criterios.

Para este ejemplo seleccionaremos o arrastraremos nombres a filas, con el objetivo

de identificar rápidamente el estado de socio.

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Puedes arrastrar todos los criterios que quieras visualizar de forma organizada, por
ejemplo, el código, la categoria de socio, fechas, etc.

Es importante arrastrar estos criterios de forma organizada, entendiendo que los

datos númericos siempre se deben llevar a valores, asi como fechas y elementos
que nos permitan analizar el comportamiento dinámico de un dato númerico.

También para tener en cuenta, no se deben llevar todos los criterios a los campos
de la tabla dinámica, a menos de que sea totalmente necesario, para evitar
confusiones y presentar informes más claros y concisos.

- En valores podemos refinar el dato usando la opción de configuración y

cambiar la forma visualizar o calcular, como: RESUMIR POR: suma, recuento,
máximos, minímos, producto, contar números, etc.

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O podemos refinar los datos valores por MOSTRAR DATOS COMO: diferencia, %
porcentaje de la diferencia, sin calculo, % del total de filas, % del total de columnas,
entre otros.

Cuando estamos trabajando con una tabla dinámica tenemos diferentes opciones
como:

Insertar un gráficos dinámicos

Insertar bonotes de segmentación

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En esta imagen vemos un gráfico dinámico, y los botones dinámicos de tiempo y
Nombres de empleados, de esta forma la edición automatica de la gráfica se da
al seleccionar el criterio de nombre o fecha que deseeemos.

C óm o a ct ua liza r una t a b la d iná m ica m a nua lm ent e

• Haz clic en cualquier parte de la tabla para que aparezcan las

herramientas de la tabla dinámica en la cinta de opciones.

• Haz clic en «Analizar» y luego en «Actualizar», o presiona Alt+F5. Si deseas

que la actualización ocurra en todas las tablas dinámicas del libro a la vez,
selecciona «Actualizar».

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 Ejemplos de tablas dinámicas

1. Tabla dinámica para seguimiento de órdenes de trabajo

Esta tabla permite que se haga una mejor gestión de los servicios que ofrece una
empresa para estar al día con lo que los clientes ya contrataron, lo que ya se les
entregó y lo que hace falta. Esto posibilita que no pierda de vista los anticipos y
pagos finales, pero también que no existan retrasos en las entregas, para que el
servicio al cliente sea de buen nivel y el negocio no pierda su buena reputación.

Fuente

2. Tabla dinámica para control de ventas mensuales

Esta es mucho más sencilla, ya que solo necesita los datos de inventario y
existencias para actualizarse a medida que ocurren las ventas. Puede utilizarse
para negocios de cualquier tamaño, como el ejemplo que aquí aparece: es el
registro de las ventas de un supermercado.

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Fuente

3. Tabla dinámica para seguimiento de productos en renta

Otro ejemplo que puede funcionar para empresas que rentan equipos, mobiliario o
vehículos. También las que trabajan en la industria del entretenimiento y se
encargan de instalar escenarios, luces, bocinas, andamios u otros aditamentos
para garantizar la seguridad de los asistentes.

Permite darle seguimiento a los contratos que ya terminaron y que indican el

momento de recoger los artículos alquilados, así como la condición en que se
reciben para efectos de pagos adicionales, pólizas de seguro o reclamaciones.

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4. Tabla dinámica para control de cobros

Finalmente, este ejemplo será, sin duda, uno de los más consultados. Gracias a
esta tabla dinámica, las áreas de ventas y de cobranza pueden trabajar en
conjunto para que el seguimiento sea eficiente, ya que cada departamento
tendrá datos importantes que nutrirán este archivo de Excel. Por eso es clave que
se garantice que su actualización sea diaria y así evitar errores, confusiones o, en
el peor de los casos, una comunicación equivocada con los clientes. A nadie le
gusta que le digan que debe cuando no es cierto.

Inge. Angélica Rodríguez Martínez

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