Investigación

Avelar Alvarado Cristopher Angel 17/08/23

Diferentes bases de datos que se utilizan en Excel.

¿Qué son?

El correcto análisis de la información inicia con la gestión de una base de datos organizada y con
información relevante para tu emprendimiento, el trabajo o profesión que estés desempeñando. Una
base de datos nos permite gestionar la información y consultarla para acceder a un conjunto de datos
fácilmente, con el fin de nutrir las diferentes áreas de la empresa o de tu emprendimiento.

Las bases de datos en Excel se pueden definir como una tabla, en la que la información se clasifica en
diferentes categorías o criterios, mediante columnas y filas. De esta manera, el conjunto de datos se
condensa en un solo lugar, lo que permite realizar modificaciones rápidas sobre el mismo.

Entre las utilidades que las bases de datos brindan a los usuarios para sus labores ofimáticas, se
encuentran:

Acceder a la información rápidamente.

Ingresar información.

Estructurar la información.

Darle acceso a varios usuarios para que puedan acceder a la misma información.

Depurar, agregar o eliminar información (mantenimiento).

Las bases de datos ofrecen muchas más funciones, que permiten realizar una gran cantidad de tareas,
y las cuales puedes aprender a utilizar fácilmente durante el desarrollo de tus actividades.

Otro de los usos que le puedes dar a una base de datos es para medir o hacer un seguimiento a tu
estado físico o de salud, podrás registrar los avances que tienes cada semana o cada cierto periodo de
tiempo.

Y si nos vamos a un plano más profesional o laboral, las bases de datos siempre las vamos a poder
utilizar para tener registro de nuestros clientes con datos importantes como valores de compras,
reservas, fechas, ciudad, etc. Además, podemos utilizar una base de datos para organizar nuestro
trabajo, controlar horarios y turnos laborales e incluso controlar y gestionar el inventario o el stock de
los almacenes.
Elementos de la base de Datos
¿Cómo identificarlas?

Antes de comprender de qué manera crear una base de datos en Excel, analicemos, en primera
instancia, cuáles son los elementos que la conforman:

Las tablas: este formato podemos aplicarlo a un determinado rango de celdas, con el fin de que tengan
relación entre sí. Recordemos que una tabla tiene dos componentes, las columnas y las filas. En las
columnas, podemos colocar el tipo de información que se desea gestionar, y en las filas introducir los
registros individuales, es decir la información.

El identificador o llave primaria: tener un identificador único en cada fila, un número de serie, el
número de identificación o un código, son opciones que se pueden considerar para organizar nuestra
base de datos.

Consultas: esta es una de las funciones más útiles de Excel y la cual, nos permite buscar y relacionar
la información de diferentes tablas o distintas bases de datos.

Filtros: es una herramienta mediante la cual se puede filtrar la información de acuerdo a un criterio
específico. De esta manera, podemos encontrar cierto tipo de información rápidamente, por ejemplo,
considerando el color de la celda, el texto que contiene u otra característica.

Macros y Módulos: si quieres avanzar en este aspecto, estos elementos te ayudarán a potenciar tus
bases de datos en Excel, optimizar y automatizar las consultas que desees hacer.

Si vas a crear una base de datos en Excel, primero debes identificar los datos que tendrá la tabla y, por
consiguiente, cuántas columnas necesitaremos. Esto dependerá mucho del uso o la temática para la
cual se quiere construir la base de datos. Por ejemplo, en el caso de llevar registros de ventas,
podemos seleccionar datos como: Fecha, número de identificación, nombre, concepto, forma de pago,
importe, IVA, total.

Esto nos permitirá filtrar rápidamente la información y validar cuales fueron las ventas de
determinado día, las compras que ha realizado un determinado cliente o cual es el método de pago
más usado en nuestro negocio.

En el caso de crear una base de datos de clientes, podemos añadir al ejemplo anterior datos como el
número de teléfono, dirección, nombre de la empresa, etc. Podemos agregar o solicitar datos tanto
como necesitemos y así tener una base de datos mucho más completa.
Tipos de bases de datos
1.- Base de datos de productos en Excel

La plantilla Base de datos de productos en Excel te permite llevar un registro preciso de los productos
con los cuales comercializas, teniendo en cuenta los aspectos más significativos de los mismos.

A partir de esta herramienta, puedes llevar un control eficiente sobre los precios de cada unidad, con
el fin de hacer registros que te permiten validar, en todo momento, el funcionamiento del negocio.

2.- Base de datos de proveedores en Excel

En el ámbito comercial, es sumamente importante conocer el estado de las transacciones y negocios

que se encuentran en desarrollo, con el fin de evitar incurrir en posibles deudas y problemas entre los
proveedores.

Es por ello que la plantilla Base de datos de proveedores en Excel es una herramienta fundamental
para la seguridad económica de cualquier negocio y para el afianzamiento de las relaciones
comerciales. Esta te permite llevar un registro preciso sobre el estado de los procesos de
compraventa con tus proveedores en todo momento y mantener una buena relación con ellos.

3.- Base de datos de clientes en Excel

Conocer a los clientes de tu negocio supone el éxito del mismo y el establecimiento de relaciones
duraderas entre ellos y tu emprendimiento. Por ello, hemos desarrollado la plantilla Base de datos de
clientes en Excel, a partir de la cual puedes llevar un registro constante de los clientes con los que has
comercializado, con el fin de implementar estrategias respecto al comportamiento de los mismos.

Afianzar las relaciones entre tu público objetivo y tu negocio es una parte fundamental para que éste
prospere y, por esta razón, te recomendamos aprovechar esta herramienta para asegurar, de esta
manera, el éxito económico y comercial de tu emprendimiento.

4.- Base de datos para ventas en Excel

La plantilla Base de datos para ventas en Excel supone un importante apoyo para la gestión de las
ventas de tu negocio y, de esta manera, conocer la rentabilidad del mismo. Las ventas son la principal
fuente económica de un emprendimiento y, por esta razón, es importante conocer el progreso y estado
de las mismas, para implementar estrategias valiosas.

Esta plantilla te ofrece una visión completa acerca de las ventas que tu negocio ha logrado y, a partir
de la misma, puedes llevar a cabo, fácilmente, tus análisis contables, y realizar presupuestos precisos
para tus próximos proyectos. En resumen, podrás hacer que tu negocio crezca de manera constante.

5.- Base de datos para inventario en Excel

La plantilla Base de datos para inventario en Excel te permite conocer la cantidad de unidades de las
que dispones para llevar a cabo tu actividad comercial. De esta manera, podrás saber, rápida y
fácilmente, el volumen de producción que debes suplir para la próxima etapa comercial de tu negocio
y seguir rentabilizando al mismo.

Esta plantilla supone una base confiable para conocer en qué momento debes aumentar tus niveles de
producción para aumentar tus ventas. Es muy fácil de utilizar y no requiere de un gran conocimiento
de Excel para emplearla. ¡Optimiza tus procesos y ahorra tiempo con Excel, generando más ganancias
y haciendo que tu negocio progrese!

6.- Base de datos de empleados en Excel

La gerencia de una empresa se encuentra estrechamente relacionada a la gestión del capital humano
contratado, y supone un conocimiento pleno sobre el mismo. La plantilla Base de datos de empleados
en Excel, por su parte, permite llevar una gestión precisa del personal empleado, lo que facilita el
estado de la nómina que se debe liquidar.

7.- Base de datos de alumnos en Excel

Los docentes deben tener en cuenta una gran cantidad de información respecto a sus estudiantes,
desde sus datos personales hasta sus notas académicas. Por esta razón, la plantilla Base de datos de
alumnos en Excel supone una importante herramienta a la hora de llevar a cabo tus procesos
educativos y poder evaluar, correctamente, a tus estudiantes.

Tanto profesores como todo aquel personal involucrado en la educación, puede aprovechar los
beneficios que esta plantilla ofrece, pues permite realizar un seguimiento claro de los estudiantes y
tener un control sobre su asistencia.

8.- Búsquedas avanzadas en la base de datos de Excel

El ejemplo en el que hemos estado trabajando, es un ejemplo sencillo, de hecho, ninguna base de datos
en Excel va a tener esa cantidad de registros. Normalmente, las bases de datos tienen miles de
registros, lo que puede dificultar más la búsqueda de datos. En ese caso, podemos recurrir a una súper
herramienta que nos brinda Excel y es la función BUSCARV.

La fórmula BUSCARV de Excel te permite realizar búsquedas de información en tu base de datos, de

una manera fácil y rápida. Con esta función, tendrás la información que solicitas casi que al instante.

EXTRAS

BD PROMEDIO / BD CONTAR / BD EXTRAER / BD MAX / BD PRODUCTO / BD SUMA/ BD VARP / BD MIN /

BD CONTARA / BD DESVEST / BD DESVESP/ BD VAR
Rangos en Excel
¿Qué es un rango en Excel?

En la hoja de cálculo de Excel se puede seleccionar rangos concretos y deseados. Pero ¿Qué es un
rango?

Los rangos en Excel son grupos de celdas contiguas seleccionables a la vez para ser utilizadas para
fines tales como realizar operaciones. Se pueden identificar o nombrar mediante la celda superior
izquierda seguido de dos puntos y la celda inferior derecha.

A modo de ejemplo, se puede definir un rango mediante las celdas A1:C3 y sería la siguiente:

En conclusión, se puede entender qué si trabajas con celdas en Excel, trabajas con rangos. Y a grandes
rasgos, los usos más habituales son:

- Generar fórmulas o funciones.

- Darle formato a un grupo de celdas.

- Formar una tabla.

- Utilizar los datos de un rango de celdas para cualquier fin.

- Uso de los rangos

Para seleccionar un rango, basta con arrastrar el ratón con el botón izquierdo presionado desde la
celda inicial, hasta la celda final. También es posible seleccionar rangos pinchando en la celda inicial
con el ratón y a la vez que se sostiene la tecla “shift” o “mayúscula” del teclado, se pincha la celda final
del rango.
Copia de rangos

Los rangos pueden ser copiados y pegados o movidos a diferentes celdas. Para copiar un rango, basta
con seleccionarlo, copiarlo y pegarlo. Para pegarlo, se puede seleccionar la celda de origen o el rango
concreto deseado. Para moverlo se realizará una acción similar, pero en vez de copiar el rango
original, se tiene que cortar. A la hora de copiar y pegar un rango en otra ubicación se puede elegir
entre una serie de opciones de pegado al pulsar el botón de pegar. Esto incluye pegado completo, con
formato de origen, formato de destino, como imagen, con fórmulas… Una gran variedad de opciones
que permitirá realizar un pegado con cualquier posibilidad que se contemple.

EXTRAS

Un rango por ejemplo se puede utilizar para sumar grandes cantidades de celdas simplemente
seleccionándolas

Se identifica así Suma (A1 : Z1000) Así se suma de una manera más sencilla que escribir A1 + A2+ A3
etc.…

https://www.educa.jcyl.es/educacyl/cm/gallery/CCD/Area_4/B1.4_Excel_como_herramienta_de_evaluac
ion/2_celdas_y_rangos.html#:~:text=Pero%20%C2%BFQu%C3%A9%20es%20un%20rango,y%20la%20celd
a%20inferior%20derecha.

https://excelparatodos.com/base-de-datos-en-excel/#que-es-una-base-de-datos-y-para-que-sirve