MTA4 Semana5 Sesión2

GERENCIA
DE PROYECTOS UPC Online
Gerencia de Proyectos
Gestión del tiempo. Estimar recursos y duración de las actividades
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GERENCIA DE PROYECTOS UPC Online
En el desarrollo de esta sesión conoceremos más sobre la gestión del tiempo. Para ello,
revisaremos la estimación de recursos de las actividades, viendo el detalle el calendario en
MS Project. Asimismo, revisaremos la estimación de duración de las actividades y las
delimitaciones.
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Te has preguntado cómo estimar los recursos y la duración de las actividades dentro de un
Proyecto. A lo largo de esta sesión veremos cómo hacerlo.
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Antes de comenzar, te proponemos dos casos de los cuales, deberás escoger la opción que
consideres correcta. ¡Adelante!
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Recordemos qué nos dice PMBOK sobre la gestión del tiempo. A continuación,
comenzaremos por ver cómo estimar los recursos de las actividades.
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Estimar los recursos de las actividades consiste en determinar cuáles son los recursos
(personas, equipos, o material) y qué cantidad de cada recurso se utilizará, y cuándo estará
disponible cada recurso para realizar las actividades del Proyecto.
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Observemos aquí un ejemplo concreto.
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Ahora, puedes observar lo que incluye la estimación de los recursos de las actividades,
tanto respecto de las entradas y salidas, como lo referido a herramientas y técnicas.
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Revisemos dentro de las entradas, la disponibilidad de recursos. La información sobre los

recursos (como por ejemplo personas, equipos y material) potencialmente disponibles se
utiliza para estimar los tipos de recursos. Este conocimiento incluye la consideración de las
diversas ubicaciones geográficas de las que provienen los recursos y de cuándo pueden
estar disponibles.
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A continuación, veamos algunas de las herramientas y técnicas.
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Muchas actividades del cronograma cuentan con métodos alternativos de realización. Éstos
incluyen el uso de distintos niveles de capacidad o habilidades de los recursos, diferente
tamaño o tipo de máquinas, diferentes herramientas (manuales frente a automatizadas) y
la decisión de fabricación propia o compra a terceros con respecto al recurso.
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Asimismo, varias empresas publican periódicamente los índices de producción actualizados

y los costos unitarios de los recursos para una extensa variedad de industrias, materiales y
equipos, en diferentes países y en diferentes ubicaciones geográficas dentro de esos países.
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El software de gestión de Proyectos tiene la capacidad de ayudar a planificar, organizar y

gestionar los conjuntos de recursos, y de desarrollar estimaciones de recursos.
Dependiendo de la complejidad del software, podrán definirse las estructuras de desglose
de recursos, las disponibilidades de recursos y las tarifas de recursos, así como también
diversos calendarios de recursos. Además, este tipo de software ayuda a la
planificación, organización y gestión de los recursos.
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Cuando no se puede estimar una actividad del cronograma con un grado razonable de
confianza, el trabajo que aparece dentro de la actividad del cronograma se descompone
con más detalle. Se estiman las necesidades de recursos de cada una de las partes
inferiores y más detalladas del trabajo, y estas estimaciones se suman luego en una
cantidad total para cada uno de los recursos de la actividad del cronograma.
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Pasemos aquí a examinar en detalle, algunos puntos respecto de las salidas.
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La salida del proceso Estimación de Recursos de las Actividades es una identificación y

descripción de los tipos y las cantidades de recursos necesarios para cada actividad del
cronograma de un paquete de trabajo. Así, la documentación de los requisitos de recursos
para cada actividad del cronograma puede incluir la base de estimación para cada recurso,
así como también las asunciones realizadas al determinar qué tipos de recursos se aplican,
su disponibilidad y qué cantidad se utiliza. Por su parte, el proceso Desarrollo del
Cronograma determina cuándo se necesitan los recursos.
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Los tipos y las cantidades de recursos necesarios para cada actividad del cronograma se
incorporan a los atributos de la actividad. Si del proceso Estimación de Recursos de las
Actividades resultan solicitudes de cambio aprobadas, la lista de actividades y los atributos
de la actividad se actualizan para incluir esos cambios aprobados.
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Por su parte, la estructura de desglose de recursos (Resource Breakdown Structure: RBS) es

una estructura jerárquica de los recursos identificados por categoría y tipo de recurso
utilizada en la nivelación de recursos de los cronogramas y para desarrollar cronogramas
limitados por los recursos, y que puede usarse para identificar y analizar las asignaciones de
recursos humanos a los Proyectos.
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Finalmente, un calendario combinado de recursos para el Proyecto documenta los días

laborables y no laborables que determinan aquellas fechas en las que cada recurso
específico, ya sea una persona o un material, puede estar activo u ocioso. Dicho calendario
define, por lo general, días festivos específicos de los recursos y períodos de disponibilidad
de los recursos. Asimismo, identifica la cantidad disponible de cada recurso durante cada
período de disponibilidad.
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Comencemos a examinar el calendario en MS Project. El calendario base predeterminado,

denominado también Calendario del Proyecto, es denominado Estándar, el cual es posible
modificar.
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Asimismo, es posible crear un nuevo calendario base y editarlo sin afectar el calendario
base Estándar.
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Conozcamos los pasos a seguir para asignar el calendario base al Proyecto.
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Observa el ejemplo en pantalla.
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Ahora bien, se puede asignar un recurso desde el menú Hoja de recursos. Asimismo,
cuando se cuente con una lista de Recursos disponibles y valorizados podemos asignar el
Recurso a una tarea.
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También es posible asignar varios recursos a la vez. Para ello, hay que dirigirse al Menú
Ventana / Dividir Menú Formato / Detalles / Recursos y predecesoras.
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Por otro lado, también existe la posibilidad de reemplazar recursos en una tarea. Veamos
los pasos a seguir. Éstos son:
1. Seleccionar el recurso a cambiar.
2. Presionar “Reemplazar”.
3. Y seleccionar al recurso que reemplazará.
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Antes de asignar un recurso, se deberá establecer la disponibilidad de un recurso. Para ello

debe, ubicarse en la hoja de Recursos, hacer doble clic sobre el recurso a modificar y luego
en Pestaña General / Disponibilidad.
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Ahora, veamos qué son las tasas de pago. Un Recurso puede tener una tasa de pago que
puede variar según un rango de fecha. Asimismo, un Recurso puede tener una tasa de Pago
por tipo de trabajo que realice.
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Para eliminar un recurso de una tarea, simplemente se debe seleccionar el recurso y

presionar el botón “Quitar”. También es posible eliminar un recurso del fondo
de recursos.
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La opción condicionada por el esfuerzo está íntimamente relacionada con el campo

effort-driven de la opción de Avanzado. Esta opción toma los valores: Si (check) o
No.
•En la opción Si: cuando se añaden recursos adicionales a la tarea, la duración de
la tarea decrece, es decir, el esfuerzo o trabajo permanece constante, Trabajo
constante, Recursos suben, Duración bajan.
•En la opción No: cuando se añaden recursos adicionales a la tarea, la duración
de la tarea permanece constante, el esfuerzo o trabajo se incrementa, el Trabajo y
los Recursos suben, y la Duración es constante.
Es importante destacar que esta opción solo se activa cuando se incrementan

recursos y no cuando se reducen.
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También pueden darse lo que se denomina “conflictos con los recursos”. Esto ocurre
cuando la cantidad requerida de un recurso excede la capacidad máxima especificada para
ese recurso.
Por su parte, la sobreasignación es el resultado de asignar a un recurso a más tareas de las

que puede realizar en el horario de trabajo disponible.
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En pantalla puedes observar el cuadro Gráfico, de la caja de Diálogo Asignar recurso.
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Asimismo, contamos con la Vista Gráfico de recursos, la que se muestra en forma gráfica
cuando y cuanto un recurso se encuentra sobreasignado. Para usar esta vista, hay que
activar la vista Gráfico de recursos desde la Barra de vistas o desde el menú Ver.
Por su lado , la Vista uso de recursos, además, muestra las tareas en las que el recurso está
sobreasignado y la cantidad de horas que el recurso tiene asignado en cada tarea, de
acuerdo a la escala temporal seleccionada.
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Para hacer que los conflictos de asignación de recursos se redistribuyan tan pronto como
ocurra el conflicto, antes de iniciar la asignación ir a: Menú Herramientas/Redistribuir
recursos, como puedes observar en pantalla.
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Para encontrar fácilmente las tareas a las que un recurso está asignado y también las
sobreasignaciones, se puede usar también la vista Asignación de recursos. Esta es una vista
combinada que consiste de la vista Uso de recursos en la ventana superior y la vista Gantt
de redistribución en la ventana inferior.
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Para terminar este tema de la sesión, revisemos la asignación de horas extras. Si fuese
necesario asignar horas extras a un recurso, en el formulario Trabajo de recursos,
seleccionar el recurso al que se asignarán las horas extras, y en la columna Trab h
extra ingresar la cantidad de horas a asignar.
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Pasemos aquí a examinar todo lo referente a la estimación de duración de actividades. Ésta

consiste en estimar la duración en períodos laborables que se requerirán para completar
cada actividad del cronograma.
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Veamos en detalle los puntos que involucra la estimación de la duración de las actividades.
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Asimismo, vale destacar que para determinar las duraciones de las actividades se debe
tomar en cuenta:
• Los recursos asignados a la actividad.
• La capacidad (productividad) de dichos recursos.
• Y la información histórica (proyectos anteriores similares, bases de datos

comerciales, conocimientos y experiencia del equipo de Proyecto).
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Analicemos en detalle las técnicas y herramientas en la estimación de la duración de las

actividades.
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A menudo, es difícil estimar las duraciones de las actividades debido a la cantidad de

factores que pueden influir en ellas, como los niveles de recursos o la productividad de
recursos. El juicio de expertos, guiado por información histórica, puede usarse siempre que
sea posible.
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La estimación por analogía significa utilizar la duración real de una actividad del
cronograma anterior y similar como base para la estimación de la duración de una actividad
del cronograma futura. Frecuentemente, se usa para estimar la duración del Proyecto
cuando hay una cantidad limitada de información detallada sobre el proyecto, por ejemplo,
en las fases tempranas. La estimación por analogía utiliza la información histórica y el juicio
de expertos.
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Por su parte, la estimación paramétrica de la base para las duraciones de las actividades
puede determinarse cuantitativamente multiplicando la cantidad de trabajo a realizar por el
ratio de productividad. Por ejemplo, los ratios de productividad en un Proyecto de diseño
pueden estimarse por la cantidad de dibujos multiplicado por las horas de trabajo por
dibujo; o de una instalación de cable, en metros de cable por horas de trabajo por metro.
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En la Técnica de Estimación por tres valores (Three‐Point Estimate) la precisión de la

estimación de la duración de la actividad puede mejorarse teniendo en cuenta la cantidad
de riesgo de la estimación original. Las estimaciones por tres valores se basan en
determinar tres tipos de estimaciones:
• Más probable: la duración de la actividad del cronograma, teniendo en cuenta los

recursos que probablemente serán asignados, su productividad, las expectativas realistas
de disponibilidad para la actividad del cronograma, las dependencias de otros participantes
y las interrupciones.
• Optimista: la duración de la actividad se basa en el mejor escenario posible de lo que se

describe en la estimación más probable.
• Pesimista: la duración de la actividad se basa en el peor escenario posible de lo que se

describe en la estimación más probable.
Se puede elaborar una estimación de la duración de la actividad utilizando un promedio de

las tres duraciones estimadas. Este promedio con frecuencia suministra una estimación de
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la duración de la actividad más precisa que la estimación de valor único, más probable.
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Asimismo, los equipos del Proyecto pueden decidir agregar tiempo adicional, denominado
reservas para contingencias, reservas de tiempo o colchón, al cronograma del Proyecto, en
reconocimiento al riesgo del cronograma.
La reserva para contingencias puede ser un porcentaje de la duración estimada de la

actividad, una cantidad fija de períodos laborables, o puede desarrollarse mediante el
análisis cuantitativo de riesgos del cronograma. La reserva para contingencias puede
utilizarse de forma total o parcial, o reducirse o eliminarse con posterioridad, a medida que
se dispone de información más precisa sobre el Proyecto. Dicha reserva para contingencias
se documenta junto con otros datos y asunciones relacionados.
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Veamos la estimación de la duración de las actividades dentro de las salidas. Las

estimaciones de la duración de la actividad son valoraciones cuantitativas de la cantidad
probable de períodos laborables que serán necesarios para completar una actividad del
cronograma. Las estimaciones de la duración de la actividad incluyen alguna indicación del
rango de resultados posibles. Por ejemplo:
• 2 semanas ± 2 días para indicar que la actividad del cronograma durará por lo
menos ocho días y no más de doce (asumiendo cinco días laborables por semana)
• 15 por ciento de probabilidad de exceder tres semanas para indicar una alta
probabilidad (85 por ciento) de que la actividad del cronograma durará tres
semanas o menos.
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Aquí revisemos la Cantidad de tiempo útil para desarrollar el trabajo requerido para
completar una tarea. Se considera tiempo útil a un periodo laboral: 5 días/semana de 8
horas por día. 40 horas por semana, 20 días útiles al mes. No se consideran los días no
laborables o feriados del calendario usado.
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En este último tema de esta sesión, revisaremos las delimitaciones. Para los casos en los
cuales el Project no deba calcular las fechas por su duración o dependencia se introduce el
concepto de delimitación. Las delimitaciones son restricciones o limitaciones que se
imponen a las fechas de comienzo o fin de algunas tareas del Proyecto. Por ejemplo: el
expositor solo puede estar el Lima hasta día viernes 22 de Agosto del 2008.
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Conozcamos los distintos tipos de delimitaciones que podemos encontrar.
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Las delimitaciones flexibles permiten a las tareas ser programadas o reprogramadas sin
más limitaciones que sus relaciones de predecesoras y sucesoras. Éstas no se imponen
fechas de inicio o fin. Se debe usar este tipo de delimitaciones lo más que sea posible.
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Las delimitaciones semi-flexibles limitan la reprogramación de las tareas dentro de los

límites establecidos.
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Las delimitaciones inflexibles evitan totalmente la reprogramación de las tareas y solo se

deben usar cuando sea absolutamente necesario.
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Revisemos qué ocurre en cada una de las delimitaciones.
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Observa ahora en pantalla, un ejemplo de conflicto de delimitaciones.
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Aquí te presentamos un ejemplo de inflexibles delimitaciones.
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Por último, debes saber que existen dos tipos de tareas repetitivas: las tareas repetitivas
periódicas y las tareas repetitivas no periódicas.
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Aquí, resumiremos algunas ideas a modo de conclusiones:
Estimar los recursos de las actividades consiste en determinar cuáles son los recursos
(personas, equipos, o material) y qué cantidad de cada recurso se utilizará, y cuándo estará
disponible cada recurso para realizar las actividades del Proyecto.
En MS Project el calendario base predeterminado, denominado también Calendario del

Proyecto, es denominado Estándar y es posible modificar. Dentro de éste se pueden realizar
varias acciones.
Por su parte, la estimación de duración de actividades consiste en estimar la duración en

períodos laborables que se requerirán para completar cada actividad del cronograma. Para
ello, se deben tener en cuenta: los recursos asignados a la actividad, a capacidad de dichos
recursos y la información histórica.
Finalmente, recuerda que las delimitaciones son restricciones o limitaciones que se

imponen a las fechas de comienzo o fin de algunas tareas del Proyecto y se utilizan para los
casos en los cuales el Project no deba calcular las fechas por su duración o dependencia se
introduce el concepto de delimitación.
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Gestión del tiempo. Estimar recursos y duración de las actividades

Observemos aquí un ejemplo concreto.

Revisemos dentro de las entradas, la disponibilidad de recursos. La información sobre los

A continuación, veamos algunas de las herramientas y técnicas.

Asimismo, varias empresas publican periódicamente los índices de producción actualizados

El software de gestión de Proyectos tiene la capacidad de ayudar a planificar, organizar y

Pasemos aquí a examinar en detalle, algunos puntos respecto de las salidas.

La salida del proceso Estimación de Recursos de las Actividades es una identificación y

Por su parte, la estructura de desglose de recursos (Resource Breakdown Structure: RBS) es

Finalmente, un calendario combinado de recursos para el Proyecto documenta los días

Comencemos a examinar el calendario en MS Project. El calendario base predeterminado,

Conozcamos los pasos a seguir para asignar el calendario base al Proyecto.

Observa el ejemplo en pantalla.

1. Seleccionar el recurso a cambiar.

3. Y seleccionar al recurso que reemplazará.

Antes de asignar un recurso, se deberá establecer la disponibilidad de un recurso. Para ello

Para eliminar un recurso de una tarea, simplemente se debe seleccionar el recurso y

La opción condicionada por el esfuerzo está íntimamente relacionada con el campo

Es importante destacar que esta opción solo se activa cuando se incrementan

Por su parte, la sobreasignación es el resultado de asignar a un recurso a más tareas de las

En pantalla puedes observar el cuadro Gráfico, de la caja de Diálogo Asignar recurso.

Pasemos aquí a examinar todo lo referente a la estimación de duración de actividades. Ésta

• Los recursos asignados a la actividad.

• La capacidad (productividad) de dichos recursos.

• Y la información histórica (proyectos anteriores similares, bases de datos

Analicemos en detalle las técnicas y herramientas en la estimación de la duración de las

A menudo, es difícil estimar las duraciones de las actividades debido a la cantidad de

En la Técnica de Estimación por tres valores (Three‐Point Estimate) la precisión de la

• Más probable: la duración de la actividad del cronograma, teniendo en cuenta los

• Optimista: la duración de la actividad se basa en el mejor escenario posible de lo que se

• Pesimista: la duración de la actividad se basa en el peor escenario posible de lo que se

Se puede elaborar una estimación de la duración de la actividad utilizando un promedio de

La reserva para contingencias puede ser un porcentaje de la duración estimada de la

Veamos la estimación de la duración de las actividades dentro de las salidas. Las

Conozcamos los distintos tipos de delimitaciones que podemos encontrar.

Las delimitaciones semi-flexibles limitan la reprogramación de las tareas dentro de los

Las delimitaciones inflexibles evitan totalmente la reprogramación de las tareas y solo se

Revisemos qué ocurre en cada una de las delimitaciones.

Observa ahora en pantalla, un ejemplo de conflicto de delimitaciones.

Aquí te presentamos un ejemplo de inflexibles delimitaciones.

Aquí, resumiremos algunas ideas a modo de conclusiones:

En MS Project el calendario base predeterminado, denominado también Calendario del

Por su parte, la estimación de duración de actividades consiste en estimar la duración en

Finalmente, recuerda que las delimitaciones son restricciones o limitaciones que se

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