Sistemas de Información para la Gestión

Laboratorio - Sesión 1

Anexo Sesión 1
El objetivo de esta sesión es aprender para qué sirven y cómo utilizar Excel a modo de
primer acercamiento al manejo de datos. Aprenderemos la sintaxis y estructura de
algunas funciones, a utilizar correctamente los filtros y tablas dinámicas, cómo
habilitar Macros y varias funcionalidades que podemos darle de la manera más
sencilla.

1. IMPORTAR DATA:

Puede importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo existente. En la

pestaña datos , en el grupo obtener & transformar datos , haga clic en desde
texto/CSV.

En el cuadro de diálogo importar datos , busque y haga doble clic en el archivo de

texto que desea importar y haga clic en importar.

En el cuadro de diálogo vista previa, tiene varias opciones:

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a. Seleccione cargar si desea cargar los datos directamente en una hoja de

cálculo nueva.
b. Como alternativa, seleccione cargar en si desea cargar los datos en una
tabla, una tabla dinámica o un gráfico dinámico, una hoja de cálculo de
Excel existente o nueva, o simplemente cree una conexión. También
tiene la opción de agregar los datos al modelo de datos.
c. Seleccione transformar datos si desea cargar los datos en Power Query y
editarlos antes de ponerlo a Excel.

Si Excel no convierte una columna de datos determinada al formato que desea, puede
convertir los datos después de importarlos.

2. FUNCIONES:

Para usar las funciones de Excel se debe escribir en la barra de fórmulas:

= + NombreFormula + ( + rellenar campos pedidos + )

Los campos de la fórmula deben estar separados por “;” para separarlos entre ellos.
Los rangos de celdas se deben escribir de la forma celda inicial:celda_final . A
continuación, se mostrarán ejemplos de funciones con sus campos.

● Funciones de Texto

Funciones de texto son aquellas que manipulan o crean nuevas celdas usando celdas
de texto en Excel, algunas de las fórmulas de texto se ven a continuación en la tabla.

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Nombre Descripción Sintaxis Ejemplo

función

CONCATENAR Devuelve un texto CONCATENAR( Concatenar(B5;C5;E5)

compuesto por todos texto1;texto2;t
los campos de la exto3;…..)
función, para formar
oraciones no debe
olvidar poner los
espacios que
correspondan en los
campos.

IZQUIERDA Extrae los caracteres =IZQUIERDA(t =IZQUIERDA(B5;4)

que se pidan de un exto;numero_d
texto extrayéndolos e_caracteres)
de izquierda a
derecha.

DERECHA Extrae los caracteres =DERECHA(te =DERECHA(B5;3)

que se pidan de un xto;número_de
texto partiendo de caracteres)
derecha a izquierda.

EXTRAE Extrae caracteres, =EXTRAE(text =EXTRAE(B5;5;2)

indicándole desde o;pos_inicial;n
donde partir y donde umero_de_cara
terminar cteres)

MAYUSC Transforma a =MAYUSC(text =MAYUSC(B3)

mayúsculas todas la o)
letras o palabras
contenidas en la
función

MINUSC Transforma a =MINUSC(text =MINUSC(B7)

minúsculas todas la o)
letras o palabras
contenidas en la
función

● Funciones Lógicas

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Las funciones lógicas son aquellas que operan con los parámetros que se les ingresa,
ya sea comparándolos o analizando sus estados de verdadero o falso de los
argumentos y devuelven como resultado Verdadero o Falso, según la operación que
cada uno realiza, a continuación, se verán algunos ejemplos de funciones lógicas.

Nombre Descripción Sintaxis Ejemplo

función

Y Compara dos Y(condición1;condici =Y(B5=5;C2<3)

argumentos, si ón2; condicion3;….)
ambos son
verdaderos la
función devuelve
Verdadero,
Devuelve Falso en
cualquier otro
caso.

O Compara los O(condición1;condici =O(B5=5;C2<3)

argumentos ón2; condicion3;….)
entregados si
ambos son falsos
la función
devuelve falso,
devuelve
verdadero en
cualquier otro caso

SI Realiza una prueba SI(condición;resultad =SI(B5=1;B5;0)

lógica, si esta es o_si_verdadero;result
Verdadero, ado_si_falso)
devuelve
valor_si_verdadero
, retorna
valor_si_falso en
caso de que la
prueba resulte
Falso

SIFECHA Entrega la SIFECHA(primera_fec =SIFECHA(B1;B2;”m”

cantidad de días, ha;segunda_fecha;”___ )
meses o años entre ”)
dos fechas

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*entre las comas se

debe espesificar con
una d si se quiere en
días, con una m si se
quiere en meses y
con una y si se quiere
en años

CONTAR:SI.C Permite ingresar CONTAR:SI:CONJUNT CONTAR:SI:CONJUNT

ONJUNTO mas de una O(Rango_criterio_1;cr O(B2:B5;”Coca-cola”;
condición Y dentro iterio_1;rango_criteri C2:C5;”Bebida”)
del contar si o_2;criterio_2; …..)

MAX.SI.CONJ Permite MAX.SI.CONJUNTO(ra =Max.si.conjunto(B1:

UNTO obtener el máximo ngo_max;rango_criter B20;F1;F20;”Aluminio
con condiciones io1;criterio1;rangocri ”)
terio2;criterio2)

● Funciones de Búsqueda y referencia

Nombre Descripción Sintaxis Ejemplo

función

BUSCARV Busca un valor en una =BUSCARV(valor_busca =BUSCARV(I2;

tabla vertical con do;matriz_tabla; A5:D45;4;FAL
coincidencia exacta o indicador_columnas; SO)
aproximada y devuelve [rango])
alguno de los campos.

BUSCARH Busca un valor en una =BUSCARH(valor_busca =BUSCARH(A

tabla horizontal con do;matriz_buscar_en; 8;A1:I3;2;FAL
coincidencia exacta o indicador_fila; SO)
aproximada y devuelve [ordenado])
alguno de los campos.

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COINCIDIR Devuelve la posición =COINCIDIR(valor_busc =COINCIDIR(

relativa de un elemento ado; matriz_buscada; B2;A2:A10;0
en una matriz, que [tipo_de_coincidencia]) )
coincide con un valor
dado en un orden
especifico.

INDICE Devuelve un valor o =INDICE(matriz; =INDICE()

referencia de la celda núm_fila;
de intersección de una [núm_columna])
fila y columna en
particular, en un rango =INDICE(ref; núm_fila;
especificado [núm_columna];
[núm_área])

3. FIJAR FILAS Y/O COLUMNAS:

Arrastrar fórmulas en Excel sirve para replicar a varias celdas aledañas una fórmula ya
creada. Para realizar esta operación se debe tomar el cuadrado que aparecen en la
esquina inferior derecha de la celda que contiene la fórmula y arrastrarla hacia las
celdas que se desea replicar la fórmula.

Se debe tener en cuenta que Excel usa una referenciación relativa de las celdas que se
ocupan en las fórmulas, por lo que los datos que ocupan las fórmulas deben estar en la
misma posición relativa para que en la celda original para que la función realice su
cometido correctamente.

Ejemplos:

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Para fijar filas, celdas y/o columnas que se ocupan dentro de las fórmulas de Excel
y que estas no sean referenciadas de forma relativa se deben ocupar los signos $.
Para fijar una celda de la fórmula se ponen entre la letra de la columna y del
número de fila (Ej $B$4), para fijar sólo la columna se pone delante de la letra de la
columna ( Ej $B4) y para fijar la fila se debe poner sólo delante del número de
identificación de la fila (Ej B$4). De esta forma podremos usar datos como
ponderaciones de nota para calcular promedios como veremos en la sesión de
laboratorio.

4. ANIDACIÓN FUNCIONES REPASO:

Anidación de funciones se le llama a poner dentro de los campos de una función otra
función, de forma que realice otra tarea dentro de ella para obtener el campo con esa
operación. Para realizarlo basta con poner la función dentro del campo que se desea
obtener con la función. Por ejemplo

=SUMA(BUSCARV(……; …….; …….); ……..)

**Recuerde no omitir los paréntesis que cierran la función interna, ya que esto
produce un mal funcionamiento en la función externa.

5. FILTROS:

Los filtros se usan para ocultar temporalmente algunos de los datos de una tabla para
poder concentrarse en aquellos que desea ver. Si desea ver todos lo datos recuerde
sacar todos los filtros que estén aplicados a esa tabla.

a. Seleccione cualquier celda del rango

b. Seleccione Filtro de la pestaña Datos, aparecerán pequeñas flechas en
los encabezados de cada columna.

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c. Seleccione filtros de texto o filtros de número y, a continuación,

seleccione una comparación, como entre sí desea aplicar filtros más
complejos

6. TABLAS DINÁMICAS

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar
datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.

a. Seleccione la pestaña Insertar y luego la opción tabla dinámica que se

encuentra en esa pestaña.
b. En Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Seleccionar una
tabla o rango.

c. En Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.

d. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione
Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja
de cálculo u Hoja de cálculo existente y, después, seleccione la ubicación
en la que quiera que aparezca la tabla dinámica.
e. Seleccione Aceptar.

Configurar tabla dinámica:

Para configurar la tabla dinámica se debe arrastrar los campos a las cuadrículas
inferiores según si desea ponerlas como filas, columnas, suma de valores o filtros en la
tabla dinámica. Esto dependerá de los datos que desee visualizar.

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7. MACROS

Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente.
Es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel
para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.

a. Habilitar pestaña de desarrollador/programador:

b. Panel de Programador

Al ser una introducción sencilla para aprender lo básico y poder grabar macro,
conoceremos algunas de las herramientas las cuales utilizaremos.

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HERRAMIENT DESCRIPCIÓN
A
Visual Basic es la manera compleja y
utiliza un sinfín de códigos de
programación, sin embargo, es la
forma compleja.
En esta herramienta se irán
encontrando todas las macros
programadas las cuales serán
utilizadas.
Grabar
macro es la más sencilla con la cual
solo se graban macros.
Se debe ingresar el nombre que
queramos darle SIN ESPACIO, este
puede ser sustituido por “_”, se le
puede dar un método abreviado con
CTRL+“ ”, escoger en que libro
guardarla y agregarle una
descripción.
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FUNCIONALIDAD
Para crear macros con VB se
debe seleccionar la
herramienta, se abre una
nueva pestaña y se ingresan
los códigos para programar.
Una vez se selecciona la
herramienta, el cuadro de
opciones.
Para crear una nueva, se dirige
a “Crear”.
Para utilizar una, se selecciona
y da en “Ejecutar”.
Para utilizar una, se selecciona
y da en “Eliminar”.
Grabar macro funciona desde
que se da en “Aceptar” en el
cuadro anterior. Desde ese
momento se comienza a grabar
todo el proceso que se realice.
Para finalizar la grabación, en
el mismo lugar en vez de
“Grabar macro” aparecerá lo
siguiente:
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c. Crear botones con Macros

Para crear botones simples y funcionales con macros, tenemos las siguientes
opciones básicas:

OBS: En primer lugar, debemos insertar una figura y ponerle nombre al botón.

FUNCIÓN PASO 1 PASO 2 PASO 3

DEL
BOTÓN

Damos clic en Una vez grabando, nos Ir hacia la figura que

grabar macro dirigimos hacia la hoja será nuestro botón y
desde la donde queremos ir y dar clic derecho, en
pagina inicial detenemos la grabación. asignar macro, y
Cambiar y ponemos un asignamos la macro
de página nombre recién creada.
representativo
.

Iniciamos Seleccionamos las casillas Detenemos la

grabando la VACÍAS que queremos grabación y a nuestro
macro y le pasar a una base de datos. botón, con clic
asignamos un derecho, le asignamos
Añadir nombre Copiamos una por una la macro recién
datos de representativo hacia el campo que creada.
una tabla a . corresponde.
una base Con esto, los datos
de datos En el lugar donde serán registrados
copiamos los datos, damos desde la tabla, a una
en insertar fila y nos base de datos.
devolvemos hacia donde
estaba la tabla en primer
lugar.

Iniciamos la Seleccionamos las casillas A nuestra figura que

grabación de que queremos vaciar, SOLO tomará el lugar de
la macro y le SE ELIMINARÁ EL botón, le damos clic
asignamos un CONTENIDO DE ESTAS, le derecho y asignamos

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nombre damos suprimir una por la macro recién

Vaciar representativo una y detenemos la creada.
datos de . grabación.
una tabla

d. Automatizar Texto

Las macros también sirven para realizar funciones más sencillas en lo que a texto
corresponde, estas macros servirán para crear ciertos estándares de texto en
nuestra hoja de cálculo y el cual podremos repetir cuantas veces queramos con
solo ejecutar la macro.

FUNCIÓN PASO 1 PASO 2

Cambiar color de Una vez en la hoja donde Detenemos la grabación de la

la celda, fila o queremos modificar el texto,
columna. iniciamos la grabación de la
macro y le damos un nombre
representativo.
Seleccionamos una columna,
fila o celda y cambiamos el
color de esta dependiendo lo
que queramos dar énfasis.
macro.
Ahora en cualquier hoja
seleccionada, al ejecutar la
macro se cambiará el color de
la celda, fila o columna con la
cual lo hayamos programado.

Dejar las letras Comienza la grabación de la Detenemos la grabación de la

en negrita de macro y se le da un nombre macro.
una celda, fila o representativo.
columna. Ahora en cualquier hoja
Se selecciona una celda o seleccionada, al ejecutar la
varias, fila o columna y se deja macro se pondrá en negrita la
en negrita a aquel texto que se celda, fila o columna con la
quiera recalcar. cual lo hayamos programado.

Centrar el texto Comienza la grabación de la Detenemos la grabación de la

de una celda fila macro y se le da un nombre macro.
o columna. representativo.

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Se selecciona una celda o Ahora en cualquier hoja

varias, fila o columna y se seleccionada, al ejecutar la
centra aquel texto que se macro se centrará el texto de
quiera ordenar. la celda, fila o columna con la
cual lo hayamos programado.

Cambiar tipo de Comienza la grabación de la Detenemos la grabación de la

letra y tamaño macro y se le da un nombre
de una celda, fila representativo.
o columna.
Se selecciona una celda o
varias, fila o columna y se
cambia el tipo de letra y
tamaño.
macro.
Ahora en cualquier hoja
seleccionada, al ejecutar la
macro se cambiará la letra y
tamaño de la celda, fila o
columna con la cual lo
hayamos programado.

e. Automatizar Tablas

Para automatizar cierta tabla con la cual se trabaja constantemente se utilizan las
funcionalidades de texto anterior y otras más.

Paso 1: Una vez en la hoja donde se encuentra una tabla con distintos datos, se
inicia la grabación de la macro y se le da un nombre representativo.

Paso 2: Se comienza a intervenir la tabla de datos para dejarla con lo necesario que
utilizaremos, se puede, por ejemplo;

− Enanchar ciertas columnas para que se vean sus datos por completo.
− Eliminar cierta columna de datos innecesarios.
− Recalcar con distinto color cierta columna o fila.
− Cambiar la fuente de texto y tamaño a los títulos de cada columna.
− Agregar una columna nueva.
− Etc.

Paso 3: Se detiene la grabación de la macro una vez realizados todos los cambios a
la tabla actual.

Paso 4: Ejecutamos la macro en distintas tablas de datos (Debe tener los mismos
tipos de datos que en la cual se programó) y el formato de esta cambiará
automáticamente.

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f. Guardar Excel con macros

Para que las macros realizadas se guarden correctamente y funcionen en un futuro,

se debe guardar en el siguiente formato.

Paso 1: Se dirige en Archivo -> Guardar como

Paso 2: Se debe seleccionar “Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)”.

8. EXPORTAR ARCHIVO

Es posible exportar su hoja de trabajo a otro tipo de archivo deseado. En la hoja se

debe seleccionar la opción Archivo y posteriormente en la ventana desplegada la
opción de Exportar.

Se desplegará una amplia gama de opciones predeterminadas de transformación

de archivo como de texto y .csv, e igualmente la opción como Otro tipo de archivo
que permite otras transformaciones como .pdf, .ppt u otros.

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Después de seleccionar la opción deseada se elige la ubicación donde se quiere

guardar el archivo y Guardar.

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