FUNCIONES EN EXCEL

Cuando las fórmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy
frecuente, lo más práctico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son
sino un método abreviado para escribir esas fórmulas. Pero para escribir una
función es necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma
estricta en que debe escribirse una función.

Cómo escribir las Funciones

Todas las funciones constan de dos partes: El nombre de la función y sus
argumentos que deben escribirse entre paréntesis y separados por comas:

=Nombre de función (Argumentos)

He aquí algunos ejemplos de funciones:

=SUMA(A3:A20)
=PROMEDIO(H4:J15)
=MAX(C2:C30)
=MIN(C2:C30)
=CONTAR(C2:C30)
=CONTARA(C2:C30)
=ENTERO(A3+3.1416)
=REDONDEAR(A3+3.1416)
=SI(E4>=0,RAIZ(E4),”No tiene Raíz”)
=MES(“28/7/08”)
El comenzar a usar funciones, al principio puede parecer algo complicado. Como
que esto de usar el Excel se estuviera volviendo cada vez más difícil, pero; muy
por el contrario, el disponer de funciones en la hoja de cálculo en realidad es de
una gran ayuda; sino, mírelo de este modo:
Suponga que usted en su trabajo diario tiene que obtener regularmente la raíz
cuadrada de varios números cada vez. De seguro que no se pondrá a realizar
estos cálculos manualmente con lápiz y papel (además dudo que se acuerde
como se extrae la raíz cuadrada si es que alguna vez lo aprendió en la época de
colegio) sino, que para ello recurrirá a una calculadora de esas sencillas que
tienen una teclita para calcular la raíz cuadrada; así que nada más escribe el
numero en la calculadora, presiona dicha tecla y … ¡listo!. De este modo para
nadie es difícil hoy en día obtener la raíz cuadrada de cualquier número.
Pues, algo así es la utilidad que nos brindan las funciones de Excel; usted no tiene
que saberse de memoria como se realizan los diversos y tediosos cálculos que
son necesarios obtener día a día en la empresa donde trabaja; sino que cada vez
que necesite un cálculo determinado (de cualquier índole) pues, escribe la
respectiva función o combinación de funciones, seguidas de sus argumentos, y
Excel se encargará de darnos el resultado que esperábamos.
Uso de las Funciones más comunes
Veamos en un ejemplo, los resultados que se pueden obtener usando algunas de
las funciones más comúnmente utilizadas por la mayoría de las personas que
trabajan con Excel. El siguiente cuadro muestra una relación de personas a
quienes se les ha programado la fecha de su cita en una Clínica:
Las funciones como cualquier fórmula deben empezar con un signo igual, y el
resultado de la ésta aparecerá en la misma celda donde se escribe la función.

La Función SUMA
Suma de las edades de todos los pacientes:

=SUMA(B4:B11)

Esta función considera solo las celdas con datos numéricos (ignora la celda B6)
La Función PROMEDIO

Promedio de edades de todos los pacientes:

=PROMEDIO(B4:B11)
No se considera en el cálculo la celda B6 pues su contenido no es numérico

La Función MAX

Edad máxima de un paciente:

=MAX(B4:B11)

Encuentra el máximo valor numérico del rango mencionado

La Función MIN

Edad mínima de un paciente:

=MIN(B4:B11)
Encuentra el mínimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del bebé
porque no es un dato numérico)

La Función CONTAR

Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada

=CONTAR(C4:C11)

Esta función cuenta cuántas celdas tienen datos numéricos (las fechas son
números)

La Función CONTARA

Cantidad Total de pacientes

=CONTARA(C4:C11)

Esta función en cambio cuenta cuántas celdas en total están ocupadas sin
importar el tipo de datos

La Función ENTERO

Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales:

=ENTERO(PROMEDIO(B4:B11))

La función Entero trunca la parte decimal del resultado

La Función REDONDEAR

Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:

=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11);1)
=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11);0)

La función Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor
calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear
el resultado.
Proteger celdas con fórmulas

Para proteger una hoja de Excel utilizamos el comando Proteger hoja que se
encuentra en la ficha Revisar dentro del grupo Cambios. Este comando protegerá
el contenido de las celdas bloqueadas.

El comando Proteger hoja en Excel 2010

Después de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrará un cuadro de

diálogo.

Pon atención a la sentencia mostrada que dice Proteger hoja y contenido de

celdas bloqueadas. De manera predeterminada todas las celdas de una hoja
están “bloqueadas”. Suena un tanto confuso, pero se refiere a las celdas que son
susceptibles a ser bloqueadas. Por ahora cierra el cuadro de diálogo Proteger
hoja y continúa leyendo para saber más al respecto.

De manera predeterminada todas las celdas de una hoja están configuradas para
ser bloqueadas. Eso lo podemos saber fácilmente al hacer clic sobre el cuadro de
selección que se encuentra en la esquina superior izquierda de cualquier hoja de
Excel. Este cuadro selecciona todas las celdas de la hoja con un solo clic.

Una vez que están seleccionadas todas las celdas debemos abrir el cuadro de
diálogo Formato de celdas. Lo puedes hacer haciendo clic derecho sobre
cualquier celda y seleccionando la opción Formato de celdas. Una vez abierto el
cuadro de diálogo debes ir a la sección Proteger.
Verás que de manera predeterminada aparece marcado el cuadro de selección
Bloqueada. Esto indica que todas las celdas son susceptibles a ser bloqueadas.
Para bloquear únicamente las celdas con fórmulas debemos seleccionar dichas
celdas, luego clic derecho, formato de celdas, proteger, si queremos que la
formula quede oculta podemos activar dicha opción.

Excel no permitirá modificar las celdas que contengan una fórmula y en cambio
podrás editar el contenido de cualquiera de las otras celdas.

Para hacer efectiva esta protección se debe asignar una contraseña al libro.

En la ficha revisar, proteger hoja

Funciones lógicas en Excel

Las funciones lógicas en Excel están integradas por:

Función Descripción
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son
Y
VERDADERO.
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
SI Especifica una prueba lógica que realizar.
Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como
SI.ERROR
un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
NO Invierte el valor lógico del argumento.
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Para entender mejor qué es lo que hacen las funciones lógicas en Excel, debes
saber que te permiten realizar preguntas sobre los valores o argumentos que has
ingresado en tu fórmula, para que en base a esto puedas obtener las siguientes
respuestas:

 Verdadero
 Falso

Estos resultados que obtendrás varían de acuerdo a la función lógica que estés
usando, pero la base sobre la cual realizan la operación son estos dos valores.

Los valores o argumentos que puedes introducir a las funciones lógicas en Excel,
pueden ser números, caracteres, constantes o referencias sin dejar de lado los
operadores. Y la sintaxis varía dependiendo de cada función.

Vamos a ver con más detalle cada una de las funciones lógicas en Excel.

Funciones lógicas en Excel: Y

Dentro de las funciones lógicas en Excel se encuentra Y que nos ayuda a realizar
una comparación entre uno o más argumentos.
Y(valor_lógico1, [valor_lógico2],…)

La sintaxis de la función Y tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que

proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una
función o un procedimiento.):

 valor_lógico1: Es obligatorio. La primera condición que desea probar se

puede evaluar como VERDADERO o FALSO.
 valor_lógico2, …: Opcional. Las condiciones adicionales que desea probar
se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un máximo de 255
condiciones.

Funciones lógicas en Excel: Ejemplo 1 de la función Y

Si hacemos la siguiente comparativa: el valor 6 es mayor que 1 y el valor 9 es

mayor que 0, entonces la función devolverá VERDADERO. Si alguna de las
comparaciones fuera falsa, entonces la función devolvería el resultado FALSO.

Es esta tabla lo puedes ver mejor:

ARGUMENTO 1 ARGUMENTO 2 RESULTADO

VERDADERO VERDADERO VERDADERO
VERDADERO FALSO FALSO
FALSO FALSO FALSO
FALSO VERDADERO FALSO

Ejemplo de la sintaxis de la función Y

=Y(B2<=25;C2>=4)

Función O

La función O devuelve VERDADERO si se verifica una sola de las condiciones

planteadas en su argumento. Si no se verifica ninguna condición, devuelve
FALSO.
Las funciones lógicas Y – O se utilizan anidadas dentro de la función SI, para
obtener un resultado con sentido.

Ejemplo de la sintaxis de la función O

=O(B2<=25;C2>=4)
Las funciones lógicas Y – O se utilizan anidadas dentro de la función SI, para
obtener un resultado con sentido.

La Función SI
La sintaxis de la función es la siguiente:

=SI(Condición lógica, Acción1, Acción2)

Donde:

Condición lógica Es una expresión que contiene un operador de relación (>, <,
>=, <=, =, <>).
Acción1 y Acción2 Son cualquier tipo de dato válido para escribirse en una celda

Usar la función SI, es como tener la posibilidad de escribir 2 datos diferentes en

una misma celda, pero solo uno de los datos será el resultado de la función. Si la
expresión lógica resulta ser Verdadera, entonces la acción1 es la respuesta de la
función, en caso contrario si es Falsa entonces la acción2 sería la respuesta de la
función.

Ejemplo de la sintaxis de la función SI.

=SI(A4>=7;”Aprobado”;”Repite”)

La función Y y la función O se utilizan como condición en el argumento de la

función SI:

Ejemplo:

=SI(Y(B8<=25;C8>=4);"APROBADO";"DESAPROBADO")
=SI(O(B8<=25;C8>=4);"APROBADO";"DESAPROBADO")

Cuándo nombrar un Rango de Celda

Como ya hemos visto, las fórmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen
mención a celdas o también a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un
rango de celdas es mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces
lo más práctico es darle un nombre a este rango, y de allí en adelante en vez de
escribir las coordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le
hemos dado. Para nosotros será más fácil recordar el nombre de rango que las
coordenadas de celda de ese rango.

Cómo dar Nombre a un Rango de Celda

Para nombrar un rango de celdas existen dos maneras de hacerlo, y ambas se
pueden usar por igual.
Primera forma:
1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.
2.- En la ficha Formulas/ Nombres definidos, elegir la opción Asignar nombre a
un rango.
3.- En la ventana de diálogo que aparece escribir el nombre que se le quiere dar al
rango (lo recomendable es que el nombre sea de una sola palabra, no importa en
mayúsculas o minúsculas)

4.- Finalmente hacer clic en el botón Aceptar.

Segunda forma:

1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.

2.- Hacer un clic en el casillero de Cuadro de Nombres que se encuentra en la
parte izquierda de la barra de fórmulas sobre los encabezados de columna.
3.- Escribir en el casillero el nombre que se le quiere dar al rango.

4.- Presionar Enter.

Validar el Ingreso de datos en la celda

1. Seleccionar el rango y darle un nombre, en por ejemplo empleados

2. En otra celda y llamar al menú Datos/Validación. Aparecerá la siguiente

ventana de dialogo:
En la casilla Permitir elegir la opción Lista.
En la casilla Origen escribir =EMPLEADOS.
Luego Aceptar

Mostrará entonces en la celda un botón de lista desplegable para elegir los

nombres de los empleados y así no tener que escribirlos con el teclado.

ACTIVIDADES:

1. Hallar en Excel la SUMA, PROMEDIO, MAX y MIN de la siguiente lista de

números:
 2. Redondear a un decimal la suma de los siguientes números decimales:

3. Calcule el acumulado de notas de cada alumno y luego halle el promedio.

4. Elabora una tabla que simula un juego de cálculo mental de porcentajes:

Cantidad Porcentaje Respuesta Solución

600000 25% 150000

5600 60% 3400

740 95% 650

50000 5% 2500

En la columna “Solución” aparecerá “Muy bien” si el número digitado en la

columna “Respuesta” es el porcentaje correcto y “Dedíquese a otra cosa” en caso
contrario.
5. Una agencia de viajes ofrece un descuento del 10% sobre el costo del viaje
si el destino es Miami.

Calcule el descuento y el precio final del viaje

6. Una escuela necesita realizar un boletín de notas que cumpla con las
siguientes condiciones:
a. Que halle el promedio de notas, para cada estudiante.
b. En la columna promoción debe aparecer la frase Aprobado para quienes
el promedio es mayor o igual a 4.
c. Si el promedio es menor a 4 en la columna promoción debe aparecer la
frase Perdió en color rojo.
d. Se califica de 1 a 5, el formato de boletín no debe permitir el ingreso de
notas inferiores a 1 y mayores a 5.
e. Las celdas que contienen formulas deben quedar ocultas y bloqueadas.

7. Una empresa lleva en una planilla de Excel el registro de sus ventas. Aplica
un recargo del 10% si el pago se hizo con tarjeta, si el pago es en efectivo
el descuento es del 5%, calcule el precio de venta de acuerdo a la forma
de pago.
Forma de Precio
Articulo Precio pago venta
A1 $ 2.500 TARJETA
A2 $ 3.000 EFECTIVO
A3 $ 4.000 EFECTIVO
A4 $ 4.700 TARJETA

8. En la cancha Tres de Febrero se llevó a cabo un campeonato interbarrios

de futbol. Esta es la tabla con los equipos y los resultados obtenidos:
 En la columna RESULTADOS DEL GRUPO 1 debe aparecer:
"Ganó" si la cantidad de goles es mayor a la del equipo del grupo 2
"Empató", si la cantidad de goles es igual a la del equipo del grupo 2
"Perdió", si la cantidad de goles es menor a la del equipo del grupo 2

9. Los empleados de una agencia de turismo estudiantil vendieron viajes

durante el mes de marzo.
Se analizan dos variables:
a) Que la cantidad de viajes vendidos sea mayor o igual 100 Y
b) Que el valor del viaje sea mayor o igual a $1.000.000
Si cumplen ambas condiciones, el empleado recibe como premio un viaje.
En caso contrario, nada.
Elaborar el formato para esta necesidad del cliente.

10. Crear un botón de lista desplegable para elegir los siguiente artículos: