Clases y características de los documentos

Material conservado en un soporte físico, que por su alcance informativo adquiere la valoración de patrimonio documental, motivo por el cual los
profesionales de la documentación procuran garantizar su conservación mediante almacenamiento, con el objetivo de facilitar su recuperación para su
posterior consulta y toma de decisiones.

Clases de documentos Características de los documentos

CARACTERISTICAS CARACTERISTICAS CARACTERES DE LOS ELEMENTOS DE

DOCUMENTO DE ARCHIVO: DOCUMENTO ELECTRÓNICO: UN
INTERNAS: EXTERNAS: DOCUMENTOS DE
Determinado por el lugar Toda la información generada, ARCHIVO: DOCUMENTO
1. Entidad 1. Clase DE ARCHIVO:
donde se encuentra toda la enviada, recibida, almacenada o productora. 2. Textual Son aquellos
información producida o acumulada por medio 2. Orígenes 3. No textual 1. Soporte
principios que deben
recibida por una entidad electrónico. funcionales. 4. Tipo 2. Técnica
conservarse en los
3. Fecha y lugar de 5. Forma
pública o privada, debido a documentos como 3. Estructura
producción. 6. Formato
sus actividades o funciones. parte de la legalidad, 4. Contenido
4. Contenido 7. Cantidad
sustantivó o importancia y
substantivo. veracidad que los
identifica.

1. Carácter seriado
2. Carácter de
unicidad
3. Carácter de
objetividad
4. Integridad
5. Interrelación
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS
 Transmite información y sirve
como evidencia de las gestiones
desarrolladas.
 Constituyen un medio de comunicación
e interacción humana.
 Sirven de testimonios a las gestiones
administrativas que lo requieran.
 Intervienen directamente en el proceso
de toma de decisiones.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
SEGÚN EL DOPORTE: Textuales, gráficos, imagen, cinta,
otros soportes.
SEGÚN EL PRODUCTOR O AUTOR: Documento público,
documento privado.
SEGÚN SU FINALIDAD: Documentos dispositivos,
documentos informativos, documentos testimoniales.
SEGÚN SU DIFUSION EN EL TIEMPO: no todos los
documentos tienen una vigencia indefinida, si no que
han sido diseñados exclusivamente para cumplir una
función que tiene un principio y un final en el tiempo.
SEGÚN SU FUNCIONALIDAD: Sustantivos o específicos,
facultativos o comunes.
APRENDIZ: YEIMILY ROXANA ORTEGA NARANJO
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Es la unidad documental simple originada de
una actividad administrativa, en
cumplimiento de las funciones o actividades
de la empresa.
Un ejemplo de tipo documental es ;
resoluciones, memorandos, informes, entre
otros.
La tipología documental expresa de manera
clara la actuación y toma de decisiones por
parte de la administración, decisiones que se
ven reflejadas en un determinado soporte-
papel, microfilm, medio electrónico entre
otros.