CHECKLIST EXPEDIENTE CAJA CHICA

(Compras hasta US$80)

No. Documento Observación

1 Solicitud de Reintegro

2 Facturas
 CHECKLIST EXPEDIENTE DE COMPRA DIRECTA
(Compras hasta US$499)

No. Documento Observación

a) No aplica para compras menores de $80 o su equivalente en

1 Requisición Aprobada moneda local.

4 Cotización del proveedor seleccionado

Documentos legales del proveedor seleccionado Honduras, El salvador y Panamá se adjuntará el permiso de
7 (RTU actualizado) operación o su equivalente

Se genera una sola vez para cada proveedor, si con el mismo

Reporte Visual Compliance (En el caso de falso proveedor se realizan varios procesos de compra, únicamente se
8 positivo se debe adjuntar correo de NY indicando
que el reporte esta "Cleared" adjuntara a los procesos adicionales el reporte de estatus
"Cleared" del proveedor

Orden de compra (aprobada según matriz de

9 autoridad) y Anexos No aplica si existe un contrato

10 Contrato de servicios y anexos firmados No aplica si existe una orden de compra

11 Nota de recepción de bienes, firmada ó productos Pendiente de implementar

indicados en el contrato cuando aplique

Factura del proveedor (y notas de envio cuando

12 aplique)
 CHECKLIST EXPEDIENTE DE COMPRA
(Compras de US$500 hasta US$70,000)

No. Documento Observación

a) No aplica para compras menores de $80 o su equivalente en

1 Requisición Aprobada (RQ) moneda local.

COI (Formulario de Declaración de Conflicto de

2 Intereses) Firmado por los miembros que integran No aplica para compras menores a $500
el comité de compras

3 Cuadro comparativo aprobado, debe incluir No aplica para compras menores a $500
justificación de la selección del proveedor (BID)

Según SOP para compras menores de $500 se puede realizar

compra directa con una cotización, para montos mayores según
4 Cotizaciones (Idealmente 3 cotizaciones) SOP son requeridas 2 cotizaciones, a nivel interno idealmente
solicitaremos 3 cotizaciones

5 Formulario de contratación de fuente única / No aplica para compras menores a $500

Exclusiva (cuando aplique)

Formulario de certificación de estado de

6 inhabilitación del proveedor (Aplica para compras
de US$25,000 o mayores)

7 Documentos legales del proveedor seleccionado Honduras, El salvador y Panamá se adjuntará el permiso de
(RTU actualizado) operación o su equivalente

Se genera una sola vez para cada proveedor, si con el mismo

Reporte Visual Compliance (En el caso de falso proveedor se realizan varios procesos de compra, únicamente se
8 positivo se debe adjuntar correo de NY inidcando adjuntara a los procesos adiconales el reporte de estatus
que el reporte esta "Cleared"
"Cleared" del proveedor

PO, Orden de compra (aprobada según matriz de

9 autoridad) y Anexos No aplica si existe un contrato

10 Contrato de servicios y anexos firmados No aplica si existe una orden de compra

Nota de recepción de bienes, firmada ó productos

11 indicados en el contrato cuando aplique Pendiente de implementar
 Factura del proveedor (y notas de envio cuando
12 aplique)
x

NA

NA

NA
Seguimiento
Requisiciones

Tipo Nombre

RQES 22.09
RQPN-21.15 Enero
TA.2247 Honduras
TA.2249 Honduras

TA-22.53- PO 220068 Reembolso HN-GT

RQPN21.13 PAGO
Instituto Latinoamericano
PN de Liderazgo Cristoforo
RQGT21.58 Reembolso GT Madel
 Dcoumento Pendiente

Descripción RQ/TA COI

x x
x x
Viaje Edwin G X X
Viaje Jaime Barrios x NA

Reembolso a Madel, hospedaje Carmen de HN-Capacitación x NA

Instituto Latinoamericano de Liderazgo X
ware para plataforma RAD (INCICAR) y licencia de GIT, solicitadas por IT, vigencia del 25/01/2022
X al 24/01/2023
X
 F. Estado de
Cotizaciones Cuadro Comparativo Non Flari Air Carrier F. Fuente única (cuando Aplique) -500 Inabilitación
NA +25k$

x x NA NA
x x NA NA
X X NA NA
x NA x NA

x NA x NA NA
NA N/a X NA
x x N/a NA NA
 Reporte
Docs. Legales Visual PO- NA si hay Contrato de Nota Factura
Compliance- contrato Servicios Recepción
Status
x x x NA NA P
x x NA NA x
X X X NA NA X
x x x NA NA x

x x x NA NA Pendiente
X X firmar NA NA Recibo Provisional
Datos Bancarios 4740
N/A-internet x N/A-Internet X NA x
60 20 1200 3.95
 CHECKLIST COMPRA DE BOLETO AEREO

No. Documento Observación

3 Autorización de viaje Para personal externo se debe adjuntar RQ

4
Planificación de actividades del viaje (Proposito Si el viaje es exclusivamente para un taller se puede adjuntar la
del viaje) RQ del taller como planificación de actividades

5
Documentación para viajar en un transportista Todos lo viajes a la region de CA debe llevar este documento
aéreo de bandera que no sea de EE. UU.(FAA)

6 COI

7 Cuadro comparativo

8 Cotizaciones

9
Documentos legales del proveedor Honduras, El salvador y Panamá adicional se adjuntara el
seleccionado (RTU actualizado) permiso de operación o su equivalente

Se genera una sola vez para cada proveedor, si con el mismo

Reporte Visual Compliance (En el caso de falso proveedor se realizan varios procesos de compra, únicamente se
10 positivo se debe adjuntar correo de NY inidcando adjuntara a los procesos adicionales el reporte de estatus
que el reporte esta "Cleared"
"Cleared" del proveedor

2 Factura (Boleto)
 CHECKLIST LIQUIDACION DE VIAJE

No. Documento Observación

1 Boleto No aplica si se viaja por tierra.

2 TA - Autorización de viaje

3
Planificación de actividades del viaje (Propósito
del viaje)

Revisar si hay anticipos otorgados, si es así, deben estar incluidos

4 Liquidación de gastos de viaje en la liquidación.

5 Facturas

6 Copia de pasaporte con sellos

7 Reporte de viaje
X

X
 CHECKLIST DONACIONES
(Under Construction)
Estos documentos se adicionan al proceso de compra

No. Documento Observación

La carta de solicitud debe ser dirigida al Director Regional de
ICAP y debe exponer claramente lo que están requiriendo
1 Carta de solicitud

Revisar si la solicitud aporta a los objetivos de ICAP Esta revisión la debe realizar el responsable de ICAP del objetivo
2 y si se encuentra en el plan de actividades al que corresponda la solicitud

Carta de respuesta del Director Regional de ICAP en

3 Centro América

Se debe adjuntar la carta de solicitud de la organización y la

4 Requisición Aprobada
carta de autorización del Director Regional de ICAP

5 Nota de Entrega Se debe adjuntar al proceso de compra