Manual de Atención a Proveedores

(MAP)

PROCUREMENT MÉXICO
 Índice

Introducción ............................................................................. 4
Objetivo .................................................................................... 4
Proceso general de compras ...................................................... 4
¿Qué necesito para ser proveedor Chubb? ................................. 4
Documentación para contratación............................................. 4
¿Cómo solicito cambio de correo? ............................................. 6
Formato de Alta ........................................................................ 6
Vista General del Formato de Alta ............................................. 6
Convenio de confidencialidad ................................................... 9
¿Cómo cobro mis servicios? .................................................... 10
Coupa...................................................................................... 10
Flujo de aprobación ................................................................ 10
¿Qué es una Orden de Compra (PO) y un Recibo de Compra (RC)?
............................................................................................... 10
¿Cómo y dónde envío mi factura? ............................................ 17
¿Qué es la factura electrónica? ................................................ 17
¿Cuáles son las nuevas disposiciones del gobierno? ................ 17
¿Cómo genero mi factura? ....................................................... 18
¿Dónde envío mi factura? ........................................................ 20
Calendario De Cierre ............................................................... 21
¿Cuándo recibo mi pago? ........................................................ 22

ENERO 2018
4.0
 CHUBB

Chubb es la compañía aseguradora de propiedad y

responsabilidad civil que cotiza en Bolsa más importante del
mundo. Con operaciones en 54 países, Chubb ofrece seguros
comerciales y personales de propiedad y responsabilidad civil,
accidentes personales y seguro médico complementario,
reaseguros y seguros de vida a un diverso grupo de clientes.

La compañía se distingue globalmente por su amplia oferta de

productos y servicios, amplia capacidad de distribución,
excepcional solidez financiera, excelencia de suscripción,
experiencia superior en el manejo de reclamaciones y
operaciones locales.

Las compañías de seguros de Chubb atienden a empresas

multinacionales, medianas y pequeñas con seguros y servicios
de propiedad y responsabilidad civil; a personas con un elevado
patrimonio que necesitan proteger importantes activos; a
personas que adquieren coberturas de seguros de vida, de
accidentes personales, complementario de salud, propietarios
de viviendas, automóviles y otros seguros especiales; a
empresas y grupos de afinidad que proporcionan u ofrecen
programas de seguros de accidentes y médicos y seguros de vida
a sus empleados o socios; y a aseguradoras que gestionan
riesgos con cobertura de reaseguros.

En enero del 2016, ACE Limited adquirió The Chubb

Corporation y adoptó globalmente el reconocido nombre
Chubb. El nuevo Chubb tiene $160 billones en activos y $37.5
billones en primas brutas suscritas en 2015 si ACE y Chubb
fueran una compañía. La fortaleza financiera de las compañías
de seguros de Chubb mantiene una calificación AA de Standard
& Poor’s y A++ de A.M. Best.

La compañía matriz de Chubb es cotizada en la Bolsa de Valores

de Nueva York (NYSE: CB) y es componente del índice S&P
500.

Chubb mantiene oficinas ejecutivas en Zurich, Nueva York,

Londres y otros lugares, y emplea aproximadamente a 31.000
personas en todo el mundo.

Procurement México 3
INTRODUCCIÓN
Este Manual de Atención a los Proveedores (MAP) es una herramienta de apoyo para
entender los procesos en los que participas como proveedor CHUBB, desde el
momento en el que se autoriza prestar un bien o servicio a favor de la compañía, hasta
el momento de gestionar y recibir tu pago.

OBJETIVO
Este manual está construido para dar a conocer los procesos CHUBB de manera
detallada para la gestión del cobro de servicios o bienes prestados a CHUBB.

PROCESO GENERAL DE COMPRAS

¿QUÉ NECESITO PARA SER PROVEEDOR CHUBB?

Para el proceso de alta como proveedor CHUBB es necesario completar la
documentación que se describe más adelante, para el caso en que aplique, y haber
firmado el convenio de confidencialidad emitido por el área legal de CHUBB.

DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATACIÓN

Para formar parte de la red de proveedores CHUBB deberás cumplir con la siguiente
documentación.

<<

Procurement México 4
 Persona Persona Proveedor
No DOCUMENTO
Moral Física Extranjero
Formato de Alta de Proveedores, en archivo Excel llenado y
0 x x x
reenviarlo al contacto señalado
Formato de Alta de Proveedores, enviar en formato físico con toda
1 la información solicitada y firmado por el (los) representante(s) x x x
legal(es) o propietario.
2 Carta Due Diligence x x x
Cédula de Identificación Fiscal (CIF, RFC, R1 y/o R2). En el caso de
3 proveedor extranjero se sustituye por el Federal Tax IC x x x
(Apostillado).
Comprobante de domicilio fiscal (Teléfono, Luz, Televisión de paga
4 x x
con máximo tres meses de antigüedad)
Estado de cuenta bancario con máximo tres meses de antigüedad
(omitir detalle de movimientos, dejar visible: Cuenta, Sucursal,
5 x x
Plaza, Clabe Interbancaria y Titular de la cuenta) NO se aceptan
cuentas referenciadas.
Carta física emitida por el banco, confirmando los datos bancarios
para pago. Esta carta debe contener el sello del banco, nombre y
6 x x x
firma de quien la está emitiendo. En el caso de ser proveedor
extranjero se deberá indicar SWIFT y ABA.
7 Identificación Oficial Apoderado(s) legal(es) o propietario x x x
8 CURP x
9 Caratula de la última declaración x
10 Acta Constitutiva x
Poder del Apoderado(s) Legal, en el caso de proveedor extranjero
11 x x
deberá estar apostillado.
12 Estados financieros del año en curso y del año anterior. x
13 Artículos de incorporación (Apostillado) x
14 Constancia de residencia fiscal del año en curso. x

Para cualquier modificación deberás contactar a tú comprador y considerar lo

siguiente:
Cambio de cuenta Cambio de Razón
Bancaria Social
Persona Persona Persona Persona
No DOCUMENTO
Moral Física Moral Física
Formato de Alta de Proveedores, en archivo Excel llenado y reenviarlo al contacto
0 x x x x
señalado
Formato de Alta de Proveedores, enviar en formato físico con toda la información
1 x x x x
solicitada y firmado por el (los) representante(s) legal(es) o propietario.
2 Carta Due Diligence x x
Cédula de Identificación Fiscal (CIF, RFC, R1 y/o R2). En el caso de proveedor extranjero
3 x x
se sustituye por el Federal Tax IC (Apostillado).
Comprobante de domicilio fiscal (Teléfono, Luz, Televisión de paga con máximo tres
4 x x x x
meses de antigüedad)
Estado de cuenta bancario con máximo tres meses de antigüedad (omitir detalle de
5 movimientos, dejar visible: Cuenta, Sucursal, Plaza, Clabe Interbancaria y Titular de la x x x x
cuenta) NO se aceptan cuentas referenciadas.
Carta física emitida por el banco, confirmando los datos bancarios para pago. Esta carta
6 debe contener el sello del banco, nombre y firma de quien la está emitiendo. En el caso x x x x
de ser proveedor extranjero se deberá indicar SWIFT y ABA.
7 Identificación Oficial Apoderado(s) legal(es) o propietario x x
8 CURP x
9 Caratula de la última declaración x
10 Acta Constitutiva x
Poder del Apoderado(s) Legal, en el caso de proveedor extranjero deberá estar
11 x
apostillado.
12 Estados financieros del año en curso y del año anterior. x
13 Artículos de incorporación (Apostillado)
14 Constancia de residencia fiscal del año en curso.

IMPORTANTE: Solo el área de Procurement México está autorizada para

hacer modificaciones, actualizaciones o alta de nuevos proveedores.

Procurement México 5
 ¿CÓMO SOLICITO CAMBIO DE CORREO?
En el caso de requerir algun cambio de correo en la bases de datos y sistemas, se
tendra que solicitar por medio de un correo electronico. Este cambio tendr á que ser
solicitado por un alguno de los apoderado(s) legal(es) o propietario.
Dicho cambio tendra que ser solicitado a su comprador asignado para que solicite las
autorizaciones y se realice el cambio; en el caso de tener dudas contactar a su
comprador.

FORMATO DE ALTA
Es necesario que el formato de alta sea llenado en su totalidad y con los datos
correctos, estos datos serán utilizados para darlo de alta en los sistemas de CHUBB.
En el caso que algunos de los datos sean llenados incorrectamente tendrá
que volver a enviar el formato para actualizar la información.

VISTA GENERAL DEL FORMATO DE ALTA

Fol i o Proveedor: PRV00000
Fecha Sol i ci tud: 06/10/2016

FORMATO DE ALTA DE PROVEEDORES

INSTRUCCIONES: Sol o debe de l l ena r l os ca mpos en col or "gri s " y revi s a r deteni da mente.
Toda l a i nforma ci ón debe de s er l l ena da en "MAYÚSCULAS", s i n puntos , coma s o s ímbol os (# @ € % &).

INFORMACIÓN DE LA COMPAÑÍA
1. Información General de la Compañía
Ti po de Ra zón Soci a l RFC Nombre, Ra zón Soci a l o Denomi na ci ón

2. Domicilio Fiscal de la Compañía

Ca l l e, Aveni da , Boul eva rd Núm. Ext. Núm. Int. Col oni a

Muni ci pi o/Del ega ci ón Es ta do Pa ís Códi go Pos ta l Tel éfono Fa x

3. Datos de contactos para notificaciones de orden de compra y facturación.

Nombre del Conta cto (Ordenes de Compra ) Tel éfono Ext. Correo El ectróni co pa ra Reci bi r Noti fi ca ci ones

Nombre del Conta cto (Fa ctura ci ón) Tel éfono Ext. Correo El ectróni co pa ra Reci bi r Noti fi ca ci ones

4. Información Bancaria de la Compañía

Ti po de Ba nco Nombre del Ba nco Cuenta Cl a be Interba nca ri a

Ti po de Moneda Nombre del Benefi ci a ri o Número Sucurs a l

Nombre Sucurs a l Termi no de Pa go

5. Aceptación de Información para Alta y Pago como Proveedor CHUBB

Solicito expresamente a CHUBB, sus filiales o prestadoras de servicio, por así convenir a los intereses de mi representada, proceda abonar a la
cuenta arriba indicada en forma electrónica, cualquier pago derivado de nuestra relación comercial.

[Nombre (s) completo (s)]

Repres enta nte (s ) Lega l (es )

INFORMACIÓN INTERNA DE CHUBB

(Se llena por el personal de CHUBB, que solicita el Alta en los sistemas)
ABA Seguros ABA Servicios ABA Garantías ACE Seguros Servicios Aceina
AFM Inacomb Operadora AFM Chubb Seguros Chubb Fianzas

Negociador ó Solicitante Tipo de Compra Dominio

Categoría Subcategoría

Autorización para alta o cambios en los sistemas CHUBB

MF - Mónica Fernandez
[Pues to] Procurement Ma na ger

Av. Paseo de la Reforma, No. 250, Piso 15, Torre Niza, Col. Juárez, Del. Cuauhtémoc
ERMM Ciudad de México, C.P. 06600 | T. +52 55 5322 8000 | www.chubb.com V1/2016

El formato de alta se divide en dos grupos:

1. Información de la compañía
2. Información CHUBB

Procurement México 6
 Información de la compañía
Los únicos campos que tiene que llenar son los de color “gris”, respetando las
instrucciones que se indican dentro del formato.

Sección 1 (Información general de la compañía).

Deberá llenar con la información fiscal de tu compañía.
 Tipo de razón social: Persona Física o Moral
 RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
 Nombre, Razón Social o Denominación
 CURP
 Nombre comercial
 Giro Comercial
1. Información General de la Compañía
Ti po de Razón Soci al RFC Nombre, Razón Soci al o Denomi naci ón

Dependiendo del tipo de razón social que se seleccione se despliegan los campos a
llenar:
 Persona Física
1. Información General de la Compañía
Ti po de Razón Soci al RFC Nombre, Razón Soci al o Denomi naci ón
Persona Fisica
CURP

 Persona Moral

Procurement México 7
 1. Información General de la Compañía
Ti po de Razón Soci al RFC Nombre, Razón Soci al o Denomi naci ón
Persona Moral
Nombre Comerci al Gi ro Comerci al

Sección 2 (Domicilio fiscal de la compañía).

Deberá llenar con el domicilio fiscal dado de alta en hacienda.
2. Domicilio Fiscal de la Compañía
Calle, Avenida, Boulevard Núm. Ext. Núm. Int. Colonia

Municipio/Delegación Es tado País Código Pos tal Teléfono Fax

Sección 3 (Datos de contactos para notificaciones de orden de compra y

facturación).
Deberá indicar los contactos que se le indicaron, es importante llenar todos los
campos de esta sección porque a estos correos les llegara la información para facturar.
3. Datos de contactos para notificaciones de orden de compra y facturación.
Nombre del Contacto (Ordenes de Compra) Tel éfono Ext. Correo El ectróni co para Reci bi r Noti fi caci ones

Nombre del Contacto (Facturaci ón) Tel éfono Ext. Correo El ectróni co para Reci bi r Noti fi caci ones

Sección 4 (Información bancaria de la compañía).

El llenado de esta sección debe ser a detalle porque será la información que se dé de
alta en los sistemas CHUBB para pago. La información a llenar es la siguiente:
 Tipo de Banco: Nacional o  Nombre del banco*
extranjero*
 Cuenta bancaria*  Clabe Interbancaria*
 Tipo de Moneda  Nombre del beneficiario
 Número de sucursal  Nombre de la sucursal
 Termino de pago  DUNS
 SWIFT**  ABA**
 IBAN  CHIP
 FFC
Información obligatoria*
Información obligatoria para proveedores extranjeros**
4. Información Bancaria de la Compañía
Ti po de Ba nco Nombre del Ba nco Cuenta Cl a be Interba nca ri a

Ti po de Moneda Nombre del Benefi ci a ri o Número Sucurs a l

Nombre Sucurs a l Termi no de Pa go

Dependiendo del tipo de banco que se selecciones se despliegan los campos a llenar:
 Nacional

Procurement México 8
 4. Información Bancaria de la Compañía
Ti po de Ba nco Nombre del Ba nco Cuenta Cl a be Interba nca ri a
Nacional
Ti po de Moneda Nombre del Benefi ci a ri o Número Sucurs a l

Nombre Sucurs a l Termi no de Pa go

 Foráneo
4. Información Bancaria de la Compañía
Ti po de Ba nco Nombre del Ba nco Cuenta Cl a be Interba nca ri a
Foraneo
Ti po de Moneda Nombre del Benefi ci a ri o Número Sucurs a l

Nombre Sucurs a l Termi no de Pa go Número DUNS Número SWIFT

Número ABA Número IBAN Número CHIP Número FFC

Sección 5 (Aceptación de Información para Alta y Pago como Proveedor

CHUBB).
Solo el (los) representante(s) legal(es) o propietario puede(n) firmar, su firma es la
corroboración de que toda la información es correcta.
5. Aceptación de Información para Alta y Pago como Proveedor CHUBB
Solicito expresamente a CHUBB, sus filiales o prestadoras de servicio, por así convenir a los intereses de mi representada, proceda abonar a la
cuenta arriba indicada en forma electrónica, cualquier pago derivado de nuestra relación comercial.

[Nombre (s) completo (s)]

Repres entante (s ) Legal (es )

Información CHUBB
Esta sección es para llenado exclusivo de CHUBB, por lo cual no tendrá que hacer
nada.
INFORMACIÓN INTERNA DE CHUBB
(Se llena por el personal de CHUBB, que solicita el Alta en los sistemas)
ABA Seguros ABA Servicios ABA Garantías ACE Seguros Servicios Aceina
AFM Inacomb Operadora AFM Chubb Seguros Chubb Fianzas

Negociador ó Solicitante Tipo de Compra Dominio

Categoría Subcategoría

Autorización para alta o cambios en los sistemas CHUBB

MF - Mónica Fernandez
[Pues to] Procurement Ma na ger

CONVENIO DE CONFIDENCIALIDAD
El convenio de confidencialidad se solicitara dependiendo del manejo de
información, quedando a criterio del comprador responsable. La vigencia del
convenio será de 5 años y en el caso de vencimiento y seguir existiendo una relación
comercial con CHUBB se tendrá que renovar.

Procurement México 9
 ¿CÓMO COBRO MIS SERVICIOS?
Con el fin de hacer más ágil el pago de los servicios a nuestros proveedores, CHUBB
muestra el proceso para recepción de facturas y pago a proveedores.

COUPA
Coupa es nuestro sistema gestor de pedidos, el cual está diseñado para enviar
Órdenes de Compra (OC) [PO, por sus siglas en inglés] y Recibos de Compra (RC).
Dentro del proceso de Coupa la emisión de las notificaciones de OC y RC están
sometidas a un proceso de aprobación (flujo de aprobación) mediante el cual generan
los números correspondientes a la OC y RC.

Proveedor
recibe OC
CHUBB recibe CHUBB hace
Generación de Aprobación Generación de para efectuar Proveedor
servicio o la recepción Se genera RC
solicitud interna OC servicios o recibe RC
productos en sistema
entregar
productos

FLUJO DE APROBACIÓN
El flujo de aprobación es la autorización por el cual pasa el pedido:

Usuario Aprobador Aprobador Aprobador Etc.

1 OA 2 OA 3 OA

Terminado este flujo de aprobación el sistema generará una Orden de Compra (OC)
que automáticamente se envía al contacto del proveedor. En el caso de requerir
cambio de contactos es necesario que se solicite al Comprador asignado.

¿QUÉ ES UNA ORDEN DE COMPRA (PO) Y UN RECIBO DE COMPRA (RC)?

Orden de Compra (OC)
La orden de compra (OC) [PO, por sus siglas en inglés] es la confirmación de Coupa
que el pedido haya sido aprobado internamente (indicando cantidad, descripción y
precio), para que el proveedor prepare el pedido de acuerdo al tiempo de entrega
indicado en la cotización o contrato existente.

Procurement México 10
 El número que se genere de este proceso (OC) se tendrá que indicar dentro de la
descripción de factura indicándolo de la siguiente manera:
OC + los números que se indiquen
Ejemplo: OC 12345

Este número de OC será enviado a través del correo Chubb Insurance Group
(do_not_reply@chubb.coupahost.com), de la siguiente forma:

Dentro de la OC se deben de considerar 5 campos importantes:

1. Información del proveedor
2. Información de la orden de compra
3. Lugar de entrega de los servicios o productos
4. Datos de la filial de CHUBB para facturar
5. Información de los servicios o productos

Procurement México 11
 1 2

3 4

1. Información del proveedor

Es la información general del proveedor donde se describe: razón social, dirección de
domicilio fiscal, nombre del contacto y correo del contacto.

2. Información de la orden de compra

Se detalla la información de: orden de compra (este número es el que debe de ir
dentro de tu factura), fecha del pedido, término de pago, plazo de envío, divisa,
contrato con el que está relacionado, nombre y correo del contacto de compras.

3. Lugar de entrega de los servicios o productos

Es el lugar donde tienes que realizar los servicios o entregar los productos y el
contacto interno de CHUBB.

Procurement México 12
 4. Unidad de negocio CHUBB
Es la información de la filial de Grupo Chubb a la que se tiene que facturar los
servicios. Debe de considerar este dato a la hora de facturar para evitar contratiempos
con el pago de los servicios.

5. Información de los servicios o productos

Es el detalle de los servicios o productos que se deben de realizar, estos pueden ser
entregados en partes dependiendo de los términos de la contratación.

Recibo de Compra
Es la confirmación del flujo de aprobación por el cual pasa la OC donde se confirma
el total de los servicios o productos que tienes que facturar.

Al igual que la OC, el RC se deberá de indicar dentro de la descripción de la factura

de la siguiente manera:
RC + los números que se indiquen
Ejemplo RC1234

Procurement México 13
 Este número de OC será enviado a través del correo Chubb Insurance Group
(recibos.proveedores@chubb.com), de la siguiente forma:

En el caso del RC se consideran los siguientes campos:

1. Unidad de negocio CHUBB

2. Ubicación
3. Proyecto
4. Información del proveedor
5. Usuario Solicitante
6. Datos contables
7. Información de los bienes o servicios

Procurement México 14
 Procurement México

RECIBO DE COMPRA
1 2
FACTURAR A: DIRECCIÓN:
ABA SEGUROS - 31069 TORRE MONTERREY
31069-2502-550408 3
ABA920310QW0 PROYECTO: MX0123456789
MONTES ROCALLOSOS SUR # 505
RESIDENCIAL SAN AGUSTÍN 4
SAN PEDRO GARZA GARCÍA , NUEVO LEÓN PROVEEDOR:
C.P. 66260, MÉXICO PROVEEDOR PRUEBA SA DE CV

ELABORO: USUARIO CHUBB 5

6
ORDEN DE COMPRA RECIBO DE C OMPRA
NUMERO DE OC: 12345 NUMERO DE RC: 54321
FECHA OC: 01/01/16 FECHA RC: 01/01/16

DIVISA: MXN - NET 10 7

LÍNEA DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD PRECIO TOTAL
UNITARIO
1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO 20 EA 5 100
100 MXN

1.Importante:
1.
Unidad de negocio CHUBB
Cuando la cantidad de servicio sea igual a cero, solo debe de considerar el monto total de su recibo para facturar.
2. Todos los montos expresados en el presente Recibo de Compra son cantidades antes de impuestos.
Son
3.
las diferentes razones sociales de grupo CHUBB a las que se puede proporcionar
Este es un mensaje Automático, favor de no responder a este correo, si tiene cualquier duda acercarse con su contacto de
el biencompras.
o servicio y al que se debe facturar.

2. Ubicación
Es el lugar donde se realizará el servicio o se entregarán los bienes.

3. Proyecto
Es el número asignado del proyecto en especifico de Grupo CHUBB.

Abreviación Significado
MX Campaña (Sol Cost)
DUMMY Dummy
UWE Gasto
CLAIMS Siniestros

Procurement México 15
ement México
Este número se puede formar de diferentes formas dependiendo del proyecto, como
se muestra a continuación:

RECIBO DE COMPRA
Abreviación (MX, DUMMY, UWE y CLAIMS) + número asignado de proyecto
DIRECCIÓN:
069 Ejemplo: TORRE MONTERREY
408 Procurement México
PROYECTO: MX0123456789
OS SUR # 505
GUSTÍN 4. Información del proveedor RECIBO DE COMPRA
Es la razón social que presta
GARCÍA , NUEVO LEÓN el bien o: servicio.
PROVEEDOR
FACTURAR A: DIRECCIÓN:
CO ABA SEGUROS - 31069 PROVEEDOR PRUEBA SA DETORRE
CV MONTERREY
31069-2502-550408
CHUBB ABA920310QW0 PROYECTO: MX0123456789
MONTES ROCALLOSOS SUR # 505
RESIDENCIAL SAN AGUSTÍN
5. Datos contables
SAN PEDRO GARZA GARCÍA , NUEVO LEÓN PROVEEDOR:
Son los datos a incluir dentro de la factura (OC y RC),PROVEEDOR
C.P. 66260, M ÉXICO R ECIBO DE C OMPRA En conjunto, constituyen
PRUEBA SA DE CV los
12345 Datos Contables que debe de considerar
NUMERO a la hora
DE RC: de elaborar su factura. Una vez que
54321
ELABORO
tenga estos : USUARIO
datos puedeCHUBB
emitir su factura.
01/01/16 FECHA RC: 01/01/16

MXN - NET 10 ORDEN DE COMPRA RECIBO DE C OMPRA

NUMERO DE OC: 12345 NUMERO DE RC: 54321
FECHA OC: 01/01/16 FECHA RC: 01/01/16
DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD PRECIO TOTAL
DIVISA: MXN - NET 10 UNITARIO
PCIÓN DEL SERVICIO LÍNEA 20
DESCRIPCIÓN EA 5
CANTIDAD UNIDAD100 PRECIO TOTAL
100 MXN
UNITARIO
IMPORTANTE:
1 Si no son
DESCRIPCIÓN DELincluidos
SERVICIO dentro de la factura no será20
procesada
EA y tendrá5 100
que volver a elaborarla. 100 MXN
antidad de servicio sea igual a cero, solo debe de considerar el monto total de su recibo para facturar.
Importante:
ontos expresados en 6.el Información
presente
1. Recibo
Cuando de de
los Compra
servicios
la cantidad son cantidades
o productos
de servicio antes
sea igual a cero, de impuestos.
solo debe de considerar el monto total de su recibo para facturar.
ensaje Automático, favor de 2. noTodos
responder a este
los montos correo,
expresados en si tiene cualquier
el presente duda acercarse
Recibo de Compra conantes
son cantidades su contacto de
de impuestos.
Es el total
3. de los
Este es servicios o productos
un mensaje Automático, favor a
deentregar
no responder o arealizar,
este correo,depende de los
si tiene cualquier términos
duda acercarse con su contacto de
del contratocompras.
y es la cantidad total que debe de ir en su factura. El monto indicado es
antes de impuestos.

Línea Descripción Cantidad Unidad Precio Total

Unitario
1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO (Descripción + 20 EA 5 100
Lugar)
100 MXN

Procurement México 16
 ¿CÓMO Y DÓNDE ENVÍO MI FACTURA?
Dentro de los procesos CHUBB, la factura electrónica deberá ser procesada y enviada
considerando lo siguiente:

¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?

CFDI
La factura electrónica o CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) debe estar
apegada con los estándares definidos por el Servicio de Administración Tributaria
(SAT) y cumplir con cada uno de los lineamientos para su emisión.
XML
Es el archivo donde están todos los elementos de nuestro comprobante, realmente
este archivo es el comprobante fiscal digital que se define como un documento digital
con validez legal, el cual debe de contar con 4 características esenciales:

1. Integridad: La información contenida en un CFDI no puede manipularse ni

modificarse sin que se detecte.
2. Autenticidad: La identidad del emisor del comprobante puede verificarse a
través de su Certificado de Sello Digital.
3. Único: Cada CFDI lleva registrado un identificador único otorgado por un PAC
(Proveedor Autorizado de Certificación) que lo convierte en único ante su
destinatario y ante la Administración Tributaria.
4. Verificable: La persona que emite un CFDI no podrá negar haberlo hecho.

¿CUÁLES SON LAS NUEVAS DISPOSICIONES DEL GOBIERNO?

Por las nuevas disposiciones del SAT referente a CFDI versión 3.3 que entraron en
vigor el pasado 01 de julio de 2017, los contribuyentes deberán de considerar lo
siguiente para la emisión de su CFDI:
Uso de CFDI

Procurement México 17
 Forma de Pago

Método de Pago

IMPORTANTE: Dependiendo de la empresa a la cual facture deberá incluir la

información de cuenta y banco, conforme a la tabla abajo mencionada:

COMPAÑÍA MÉTODO PAGO CUENTA BANCO MONEDA

CHUBB SEGUROS MEXICO TRANSFERENCIAS 9235 HSBC PESOS

ACE FIANZAS MONTERREY TRANSFERENCIAS 6548 BANCOMER PESOS

ABA SERVICIOS CHEQUES MTY 2995 HSBC PESOS

ABA GARANTIAS TRANSFERENCIAS 4206 BANCOMER PESOS

CHUBB SERVICIOS DE MEXICO TRANSFERENCIAS 8374 HSBC PESOS

INACOMB TRANSFERENCIAS 8382 HSBC PESOS

OPERADORA FMA TRANSFERENCIAS 1875 BANCOMER PESOS

NOTA: Información sujeta a cambios, los cuales serán notificados vía correo
electrónico a través de Procurement.Mexico@chubb.com.

¿CÓMO GENERO MI FACTURA?

Una vez que recibes el correo de Recibo de Compra (RC) puedes generar
tu factura, en el correo se confirma el total de bienes o servicios recibidos de entera
satisfacción por el Usuario Chubb, considera que el monto de la Orden de Compra
(OC) puede ser diferente al del Recibo de Compra (RC).

Procurement México 18
 Dentro de este correo se menciona el número de Orden de Compra (OC) y Recibo de
Compra (RC), además del lugar donde se está prestando el servicio. Estos tres datos
(OC, RC y Lugar) deberán formar parte de la factura, indicándolos en la partida que
corresponde al servicio.

Como se comentó en pasos anteriores, los Datos Contables (OC, RC y Lugar) deben
de indicarse dentro de la descripción de la factura. Sin estos datos no se podrá
hacer el pago de la factura, por lo cual siempre tendrán que mencionarse.

Factura Electrónica con varios RC

Se puede generar una factura con varios RC, siempre y cuando pertenezcan a la
misma Unidad de Negocio CHUBB (BU).

Procurement México 19
 Cada uno de los Recibos de Compra (RC) fomaran parte de la factura, estas seran las
lineas o partidas y se deberan de incluir los Datos Contables (OC, RC y Lugar),
ejemplo:

¿A DÓNDE ENVÍO MI FACTURA?

Una vez recibido el Recibo de Compra (RC), deberá enviar su factura electrónica
CFDI (.pdf y .xml) y el correo que recibió del Recibo de Compra adjuntos a un correo,
a la dirección electrónica:

recepcionfacturas4@chubb.com

.pdf + .xml + Envio Recepción

email RC Facturas
CHUBB

Procurement México 20
 IMPORTANTE: Si en el correo no vienen adjuntos estos tres archivos y dentro de la
factura no se indican los Datos Contables (OC, RC y lugar), este será rechazado y se
tendrá que volver a facturar. Ejemplo:

Este será el único canal para la recepción de la facturas.

Es importante que ambos archivos (.pdf y .sml) tengan el mismo nombre, de
preferencia indicando al final el número de factura al que corresponde, ejemplo:
GNB_012.pdf
GNB_012.xml
El equipo de Finanzas Administración validará que este correcta la información fiscal
y que coincida la cantidad, descripción y montos con relación los datos contables (OC,
RC y Lugar) señalada dentro de la factura. En el caso de no coincidir la información,
el documento será rechazado por lo que tendrá que volver a elaborarlo.

CALENDARIO DE CIERRE
Deberás de considerar este calendario general de cierre para el envío de sus facturas.
Todo correo de facturación se deberá de enviar antes del cierre para que se procese
en el mes corriente, en caso de enviarla después se procesara para el siguiente mes.

Periodo de cierre contable

Proveedor Periodo para recepción de factura.

30/
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Cierre contable
Envio de facturas

Se tendrá que poner especial atención a los comunicados que se envíen a través de:
Procurement.Mexico@Chubb.com
Por este medio se comunicarán las fechas o modificaciones que se tuviera referente a
nuestro cierre contable.

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 Consideraciones
a) El Proveedor ya subió su factura a la bóveda fiscal y cuenta con sus respectivos
archivos XML y PDF.
b) La Orden de Compra a la cuál será asociada la solicitud tiene saldo y ya fue
confirmada por el Beneficiario del Servicio.
c) El Proveedor Cuenta con su Número de Recepción asociado al “Bien o Servicio
Recibido” <Puede ser consultado por el colaborador interno que hizo la solicitud
del servicio>.
d) Los plazos de pago considerados con el proveedor correrán a partir de ser
autorizadas en el Portal de Cuentas por Pagar.
e) Cualquier factura recibida que no sea congruente con los archivos o datos subidos
al sistema será rechazada.
f) Ninguna Factura puede ser enviada dos veces salvo que haya sido rechazada
previamente.
g) Un envío exitoso únicamente implica que la factura ya fue recibida por Cuentas
por Pagar y el área determinará si procede a pago.

¿CUÁNDO RECIBO MI PAGO?

Con el fin de hacer más claro el proceso de recepción de facturas y aclaración de dudas
a nuestros proveedores se muestra el diagrama siguiente.

Una vez recibida la factura, el pago quedara en un plazo de 15 a 30 días naturales.

CHUBB al encontrase en fusión utiliza varios sistemas pagadores por lo que la
confirmación para las siguientes filiales llegara de forma automática a través del
correo mail_server@company.com:

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 El correo te llegara de la siguiente manera, con el archivo adjunto de la comprobación
de pago.

En el caso de las siguientes filiales se tendrá que enviar un correo para consultar el
estatus del pago, una vez transcurrido el plazo indicado (15 a 30 días).
Razón Social
Operadora FMA
ACE Fianzas Monterrey

El correo para cualquier duda de pago es:

recepcionfacturas4@chubb.com

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 Anexo I.
En el caso de tener alguna duda favor de contactar a su comprador.

Nombre Matriz de escalamiento Correo Electrónico Extensión

Mónica Fernandez Gerente de Compras Monica.Fernandez2@chubb.com 7994
Mónica Diaz Comprador Monica.Diaz@Chubb.com 7898
François Limon Comprador Francois-Charles.Limon@Chubb.com 7406
Yazmin Martinez Comprador Yazmin.Martinez2@Chubb.com 7746
Max Espinoza Comprador Max.Espinoza@Chubb.com 7458
Liliana Ruiz Comprador Liliana.Ruiz@chubb,com 3345

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 Anexo II.
Ejemplo de una factura completa

PRUEBA COUPA SA DE CV
PCO0000009A9
FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI)
Av Paseo De La Reforma 250 Piso 15, Juárez, Ciudad De
Mexico, Ciudad De Mexico 06600 FACTURA:
Teléfono: 52 (55) 5322 8000 A-0000
Folio Fiscal:
F960EBCF-1D89-406B-8AB7-3DFC43D074A8
No de Serie del Certificado del CSD:
20001000000100005868
Fecha y hora de emisión:
26-07-2016 03:40:58 PM

RECEPTOR: CHUBB DE MEXICO COMPAÑÍA DE SEGUROS

SA DE CV
RFC CLIENTE: CMS941215jf7
Av Paseo De La Reforma 250 Piso 15, Juárez, Ciudad De
Mexico, Ciudad De Mexico 06600
Teléfono: 52 (55) 5322 8000

P.
CANTIDAD DESCRIPCIÓN TOTAL
UNITARIO
SERVICIOS PRESTADOS A CHUBB
20 5.00 100.00
OC 1, RC 1, Capital Reforma
SERVICIOS PRESTADOS A CHUBB
1 5.00 5.00
OC 2, RC 2, CV Sur
SERVICIOS PRESTADOS A CHUBB
1 1.00 1.00
OC … , RC … , Ubicación

MÉTODO
USO DE DE PAGO
CFDI: G03: 03 – TRANSFERENCIA SUBTOTAL 106.00
ELECTRÓNICA
FORMA DE PAGO: 99 DESCUENTO
CTA. BANCARIA
MÉTODO : ****1234
DE PAGO: PPD
RÉGIMEN IVA 16% 16.96.00
CUENTA BANCARIA:MORAL
: PERSONA ****1234
RÉGIMEN: PERSONA MORAL TOTAL mxn $ 122.96

Sello Digital del CFDI:

YZo/FJSc5JphpMlbnJODwBUzW9GeQsddwa23hcuib0gsOX1xT3TcDTlXcP5qEo4FhirywyiXAyDLZoq/3uoStJN5AC
L1b/nxVOsXTyQDQowrv0k9XpDFr43eJkFmzf487miX0AVAIlJ ei0MPTDKwQ+TNE2dqCLogdOGIhbwlfRo=

Sello del SAT:

VTxR79lbyhmz6DesLkKmBHcHBhmlzTQ/osWTUPY09skJxumgPJEY5XUPpZNlz6P/e5CC2cK82vpEbRhk++Hqpszur
7CRmetugv4RLQGywxMOxETrty1sWFhL4ur/qdAnEXnviC 5LhwTplwqjtIwIOiYRR3D/cSu93vPFsLu6Czs=

Cadena Original del complemento de certificación digital del SAT:

||1.0|F960EBCF-1D89-406B-8AB7-3DFC43D074A8|2016-07-
26T16:14:09|YZo/FJSc5JphpMlbnJODwBUzW9GeQsddwa23hcuib0gsOX1xT3TcDTlXcP5qEo4FhirywyiXAyDLZoq/
3uoStJN5ACL1b/nxVOsXTyQDQowrv0k9XpDFr43eJkFmzf487miX0AVAIlJei0MPTDKwQ+TNE2dqCLogdOGIhbwlfRo=|20001000000100005761||

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 PROCUREMENT MÉXICO

Grupo Chubb
Av. Paseo de la Reforma
No. 250, Piso 15, Torre Niza,
Col. Juárez, C.P. 06600
Ciudad de México

O +155.5322.8000

CHUBB. INSURED.