Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

Documento de
DEFINICIÓN DE PROYECTO
Sistema de información para contrataciones

Equipo de Trabajo

Cliente
Alcaldía de Granada Antioquia

Responsables
JUAN PABLO CARDONA ARISTIZABAL
juan.cardona59@udea.edu.co
NELSON ALCIDES PUERTA GARCIA
alcides.puerta@udea.edu.co
WILLIAM ALEXÁNDER TORRES ZAMBRANO
walexander.torres@udea.edu.co

2554506, grupo 1, Análisis y Diseño de Sistemas II

Historia de revisiones

Fecha Versión Descripción Autor

3070502022 1.0 Diligenciamient Equipo de trabajo
o de formato 1
inicial
       
       

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas
 Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

1. INFORMACIÓN DEL CLIENTE

Organización Alcaldia Granada Antioquia

Dirección Parque principal Granada Antioquia
Contacto Deisy Bibiana Aristizabal
Teléfono 321 8429885
Correo Electrónico deicy.bibi@gmail.com
Descripción Administración Municipal
Actividades

1. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos

que determine la ley.
2. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que
demande el progreso municipal.
3. Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y
cultural de sus habitantes.
4. Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su
territorio, de conformidad con la ley y en coordinación con otras
entidades.
5. Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación,
saneamiento ambiental, agua potable, servicios públicos
domiciliarios, vivienda, recreación y deporte, con especial énfasis
en la niñez, la mujer, la tercera edad y los sectores discapacitados,
directamente y, en concurrencia, complementariedad y
coordinación con las demás entidades territoriales y la Nación, en
los términos que defina la ley.
6. Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del
medio ambiente, de conformidad con la ley.
7. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del
municipio de Granada.
8. Hacer cuánto pueda adelantar por sí mismo, en subsidio de otras
entidades territoriales, mientras éstas proveen lo necesario.
9. Las demás que le señale la Constitución y la ley.

2. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
En la Alcaldía de Granada se presenta una ralentización en los procesos debido a que no se
cuenta con un sistema automático para la verificación de la documentación legal referente a los
temas de contratación con sus respectivas prórrogas, lo cual genera igualmente reprocesos debido a
información desactualizada o duplicada. Lo anterior involucra a distintas áreas de la empresa y por lo
tanto hace falta que la información esté centralizada.

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas
 Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

3. ESPECIFICACIÓN DEL SISTEMA

Se desarrollará un sistema para la gestión de los documentos referentes a los contratos laborales,
digitalización de las anteriores, clasificación y la trazabilidad de los diferentes entes. Con esto se
facilitará los procesos y la posibilidad de tener la información a la mano en cada momento.
El sistema contará con una base de datos centralizada en la cual diferentes actores tengan acceso al
historial de toda la documentación para validación, modificación o remisión para otros procesos
dentro de la organización.

Se utilizará la plataforma ASP.NET Framework 4.0 con el lenguaje C# (ASP.NET).

3.1. Objetivos del Proyecto

General
Establecer los lineamientos para armonizar y gestionar los instrumentos de la gestión por
proyectos del municipio mediante la planeación, evaluación, ejecución y seguimiento de los
proyectos ambientales, en el desarrollo de las líneas estratégicas del Plan de Acción
Institucional vigente, para una adecuada inversión y cumplimiento de las metas, conforme con
la Misión municipal.
Específicos
- Tener una trazabilidad de los planes de desarrollo con un histórico de las alcaldías venideras.
- Hacer un seguimiento minucioso con evidencia de todo los contratos de la alcaldía para lograr
mayor transparencia en los procesos de esta.
- Tener toda la información de ejecución y evidencias que permita en una segunda versión del
aplicativo la generación de reportes con los cuales se da informe a la contraloría y planeación
nacional.

3.2. Alcance del sistema

Aplica a todos los proyectos Institucionales elaborados por el municipio. Inicia con la
concertación de proyectos entre el Alcalde y su equipo de gobierno, se ingresan los contratos
con su alineación al plan de desarrollo (Línea Estratégica, Programa y Proyectos)con sus
respectivos anexos según el caso la ejecución y seguimiento del proyecto.

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas
 Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

3.3. Especificación funcional detallada

Se requiere un aplicativo web, con distintos módulos y trazabilidad para el seguimiento de los
indicadores del plan de desarrollo de la alcaldía municipal.
Módulo Bienvenida:
Ya que la información que el aplicativo va a contener es información clasificada y sensible se
hace necesario tomar en cuenta las medidas de seguridad pertinentes para evitar la
vulnerabilidad de esta.
En esta página de inicio tendrá un login con usuario y contraseña para usuarios previamente
registrados, el botón para ingresar y olvidé mis datos.

Ingresar:
Al ingresar se validará el usuario y la contraseña ingresadas si es correcto se dará el
acceso al aplicativo de lo contrario mostrará mensaje de contraseña incorrecta,
después de 5 intentos el usuario será bloqueado.
Olvidé mis datos:
Se pide el nombre de usuario, por la sensibilidad de la información este será la
identificación de la persona, si este está registrado se le enviará su contraseña al
correo electrónico registrado.
Módulo Inicio:
Este módulo tendrá un video de presentación de la alcaldía y el manual de usuario del
aplicativo, además tendrá los enlaces para acceder a los módulos habilitados según el rol del
usuario.
Menú Administrador
Para el rol administrador se habilitan todos los módulos y permisos del aplicativo, los módulos
en los que solo este puede ingresar:
Administrar Usuarios:
Permitirá al administrador, gestionar todos los usuarios, registrar, activa e inactiva
según necesidad, igualmente cambiar los diferentes roles a los usuarios registrados,
en este módulo se podrá activar los usuarios que por 5 intentos fallidos de ingresar al
aplicativo están inactivos.
Plan de Desarrollo:
En este módulo se ingresará el plan de desarrollo hasta los programas, este plan va
por todo el periodo del alcalde 4 años y sobre esto se harán los futuros proyectos.

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas
 Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

Menú Supervisor:
Estos son los módulos a los que el supervisor tendrá acceso, se pide que estos módulos
funcionen tanto para la creación como la consulta de estos:

Proyecto:
En este módulo se crearán los proyectos alineados a los programas por el
administrador en el plan de desarrollo, a estos proyectos se asignan los contratos si se
requieren hacer modificaciones a los proyectos que ya tienen contratos asociados será
necesario solicitar el permiso al administrador.
Contrato:
Se ingresarán los contratos que tiene la corporación con su respectiva tipología e
información, se pide la posibilidad de anexar documentos como: Estudio Previo, póliza,
acta de inicio.
Seguimiento:
En este módulo se podrán ver las evidencias enviadas por los contratos a su cargo,
además ingresar el avance físico y presupuestal de estos. Además permitirá la
consulta del avance contractual de todos los contratos pero solo la edición de aquellos
contratos que supervisa.
Menú Funcionario / Contratista:
Actas de Pago:
En este módulo se enviarán las evidencias de las actividades realizadas en el mes,
llegarán al supervisor que aprobará o devolverá según sea el caso.

4. METODOLOGÍA Y HERRAMIENTAS

Metodología: como grupo de trabajo utilizaremos la metodología Scrum, la cual corresponde a un

proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar
colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible dentro del desarrollo del proyecto.
Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de
trabajar de equipos altamente productivos.

Bajo la metodología Scrum se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas
por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado
para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas
 Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la

productividad son fundamentales.

El proceso metodológico que utilizaremos para el desarrollo de este proyecto, parte de la lista de
objetivos/requisitos priorizada del producto, que actúa como plan del proyecto. En esta lista el cliente
(Product Owner) prioriza los objetivos balanceando el valor que le aportan respecto a su coste (que el
equipo estima considerando la definición de hecho) y quedan repartidos en iteraciones y entregas.

Las actividades que se llevan a cabo en Scrum son las siguientes (los tiempos indicados son para
iteraciones de 2 semanas):

Planificación de la iteración

El primer día de la iteración se realiza la reunión de planificación de la iteración. Tiene dos partes:
1. Selección de requisitos (2 horas). El cliente presenta al equipo la lista de requisitos priorizada
del producto o proyecto. El equipo pregunta al cliente las dudas que surgen y selecciona los
requisitos más prioritarios que prevé que podrá completar en la iteración, de manera que
puedan ser entregados si el cliente lo solicita.
2. Planificación de la iteración (2 horas). El equipo elabora la lista de tareas de la iteración
necesarias para desarrollar los requisitos seleccionados. La estimación de esfuerzo se hace
de manera conjunta y los miembros del equipo se auto asignan las tareas.

Ejecución de la iteración: cada día el equipo realiza una reunión de sincronización (15 minutos),
utilizando la herramienta Kanban (Scrum Taskboard). El equipo inspecciona el trabajo que el resto
está realizando (dependencias entre tareas, progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que
pueden impedir este objetivo) para poder hacer las adaptaciones necesarias que permitan cumplir
con la previsión de objetivos a mostrar al final de la iteración. En la reunión cada miembro del equipo
responde a tres preguntas:

● ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización para ayudar al equipo a cumplir su
objetivo?
● ¿Qué voy a hacer a partir de este momento para ayudar al equipo a cumplir su objetivo?
● ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener que nos impiden conseguir nuestro objetivo.

Durante la iteración el Facilitador (Scrum Master) se encarga de que el equipo pueda mantener el
foco para cumplir con sus objetivos.

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas
 Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

● Elimina los obstáculos que el equipo no puede resolver por sí mismo.

● Protege al equipo de interrupciones externas que puedan afectar el objetivo de la iteración o
su productividad.

Durante la iteración, el cliente junto con el equipo refinan la lista de requisitos (para prepararlos para
las siguientes iteraciones) y, si es necesario, ellos cambian o re-planifican los objetivos del proyecto
(10%-15% del tiempo de la iteración) con el objetivo de maximizar la utilidad de lo que se desarrolla y
el retorno de inversión.El último día de la iteración se realiza la reunión de revisión de la iteración.
Tiene dos partes:

1. Revisión (demostración) (1,5 horas). El equipo presenta al cliente los requisitos completados
en la iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser entregado con el
mínimo esfuerzo. En función de los resultados mostrados y de los cambios que haya habido
en el contexto del proyecto, el cliente puede realizar las adaptaciones necesarias de manera
objetiva, ya desde la primera iteración, replanificando el proyecto.
2. Retrospectiva: (1,5 horas). El equipo analiza cómo ha sido su manera de trabajar y cuáles son
los problemas que podrían impedirle progresar adecuadamente, mejorando de manera
continua su productividad. El Facilitador se encargará de eliminar o escalar los obstáculos
identificados que estén más allá del ámbito de acción del equipo.

● Describir las herramientas que se usarán para hacer el seguimiento con tablero kanban.
Gestión de cronograma y gestión de riesgos.

Herramientas: Para el diseño de la solución se utilizará la herramienta LucidChart para la realización

de los diagramas UML requeridos, los cuales serán definidos posteriormente.

Como repositorio de la implementación se usará Github el cual nos permite trabajar de una manera
colaborativa realizando los respectivos sprints y revisiones con su respectivo versionamiento.

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas
 Sistema de información para contrataciones - Alcaldía de Granada (Antioquia)

El manejo de la Base de datos se realiza siguiendo el patrón DAO, el cual es muy consistente para
los requerimientos y nos brinda una buena escalabilidad ya que el número de usuarios tiene un
componente variable.

El tablero Kanban es la herramienta que usaremos para mapear y visualizar el flujo de trabajo y
uno de los componentes claves del método Kanban. Originalmente, se utilizaba una pizarra
blanca (o un tablero de corcho) que se dividía en columnas y filas. Cada columna visualiza una
fase de su proceso y las filas representan diferentes tipos de actividades específicas (gestión de
cronograma, gestión de posibles riesgos, ajustes técnicos necesarios, errores, entre otros.). Cada
tablero de Kanban se divide en tres secciones básicas que muestran el estado de sus tareas: Por
hacer, En proceso, Hecho. En este sentido, para un mapeo más detallado del proceso, se tiene
la libertad de crear tantas subsecciones en la medida que se necesiten para visualizar el flujo de
trabajo con la máxima precisión.

5. BIBLIOGRAFÍA

● Alaimo, Diego Martín, Proyectos ágiles con Scrum : flexibilidad, aprendizaje,

innovación y colaboración en contextos complejos . - 1a ed. - Ciudad Autónoma de
Buenos Aires : Kleer, 2013. EBook.
● Calvo Suárez, J. P. (2019). Introducción al manejo de sistemas de control de versiones con Git
y Github.
● Jiménez Izquierdo, P. (2019). Integración de tableros kanban en una herramienta que apoya
la gestión ágil del trabajo (Doctoral dissertation, Universitat Politècnica de València).
● Kendall y Kendal, “Análisis y diseño de sistemas”, Edición 6ta., Editorial Person
Educación, México 2011
● Trigás Gallego, M. (2012). Metodología scrum.

Curso: Análisis y Diseño II

Universidad de Antioquia – Facultad de Ingeniería – Ingeniería de Sistemas