.

SisteJllas
. ·!· '

Antecedentes académicos de los autores

Administra~ivos.·
Juan José Gilli . . _. 1

Doctor en Ciencias ÉconómicasyUcenciado en Administración (UBA) con Técnicas & Aplicaciones

! •
especlalízaclones de posgrado~ temas de.pedagogía y pslcologfa social. SiJbcfi..
rector del Departamento de Administración y Profesor As()!:lado a cargo de la SI
Cátedra de Estructura y Procedimientos en la Facultad de Ciencias Ecóin!cas
(UBA). Profesor Titular y Coordinador Académico en la maestría de Economía y
Administración del ESEAOE. Presidente de la Comisión de Estudios de Admlnis~
tración delCons_e¡o f>rofesional de Ciencias E_cónomlcas.

Angel Osear A:rostegui ANGEL o. AROSTEGUI

Licenciado en Admin"istracíón y C&ntador Públlco (UBA); cursa la carre-
ra de posgrado en Adm!pistración Ananclera en la misma universidad y ha . INÉS DOVAL DE ANTOINE
• 1 •
realizado cursos de-especlallzaclón docente. Profesor Adjunto de Estructura y ANTONIO.JFOVAICIS
Procedimientos en la Facultad de Ciencias Económicas (UBA) y Profesor Aso-
ciado de Teorfa de la Administración en. la maestrfa de Derecho Empresario ALEJANDRA S. IE~ULAURO
del ESEAOE. . :-:-•: ' .

.Inés María Doval de Antoine

Ucericiada en Administración (UNR) y Contadora Pública (UNL); egre-
sada ccimo Docente Autor\zada ·de la Carrera Docente de la Facultad de Cien-
cias Económicas (UBA) y cursa actualmente el Doctorado en Ciencias Econó-
micas en la misma facultad. Profesora Titular de Administración en-la Universi-
dad Nacional de entre. Ríos, Profesora Adjunta dé Estructura y Procedimientos
. fi!O l_a UB.A y:Coordl¡Íadm·~- <:!~ A~ign~ura en e!_iNA_!)H. . .

Antonio Fovakis · , . .
· Ucenciado ~n Administración y CQll!!:ldor:-Públlco (ÚBA):. Profesor Ad-
junto de EstrÍJctura y Procedimientos en la°FacuHad de -Ciencias· Económicas
{UBA), Profesor t\;;ociado en la Carrera-de Posgrado en Sindicatura Concursa!
de la misma facultad y Profesor Titular de Teon•á de la Administración en la
Maestria de Derecho Empresario del ESEADE>.;ficepresidente de la Comisión
de Estudios enAdmin.:stración del Consejo Profesional de Ciencias Económicas.
. . ' .

Alejandr~ Susana 1esulauro

Licenciada en Administración egresada de la Facultad de Ciencias Eco-
nómicas (USA) donde ha realizado cursos de especialización docente. Profe-
·- sora Adjunta cte Estructura y Procedimientos en la Facultad de Ciencias Ecó-
FnmlMíón
nómicas (UBA), ·coiaboradora del lnstítuto de Investigaciones Admin!s.trativas "Ifoman
tª
Unlvei:sl.dad mst~cla
as 1I¡
de la misma facultad y Jeta de Trabajos Prácticos de Administracióncte flecur-
. l
1111
sos Humanos y de Estructura de la Ornanizaciones en la UniveFSiclad Tecnoló- ¡J 11!
gica Nacional~ Regional Buenos Aires: · · ' . ' ' ' .
 www,, e a12HN1+

,. .Presentación ............... ·, ....·.,.~.'; ...... ;~,·,;-.;·,,,..· .... ·I 1

Módulo!
· TÉCNICAS

Unid~d l. El enfoque de siste111as ..•..•.•.. ; .......... ,' •. ; , .•. 15

. .1. Di_ferentes ·aspectos defenfoque dc;i sistemas ·... ·. 'i. ·. ; '\ '.• . ; . , .. 15
·· 1.1. Un nuevo paradigmá,· J.2. Uná te~ría a~·la•;r.g~~lt.aión,· ·
1.3. Una metodología de la administraci6n. ·. ·.·. • .
• 1 2. El aporte a la administración.,_.,: .• /;: ... : : ......... , , , , , , . , 21
'
2.1. Definici6n-de límites; 2:2.,Focalizac;ión.,en los objetivos;
2;3.. Estructuración de. lós.subsistema.r;'2A.' Evalua'ción del
desempeño; 2.5. Dirección y diseño de sistemas.
· · .·..3 . Al gunas par.ad Ojas
. ....................
. ·· ·.. ·~c . . .·. . .·.·.. . .·.···•·•··,.·
· •··, ·· ·•.. •· • • •· "'.",
. ·24
:: .4. Para su autoeyaluación ......... ; .................. ·..· •.. ·; .... 25
. . .- : ::
;~ ~ .

Unidad 2. Sistemas administrativos •....•....•. ~ .•.•..•.•.•.• , ..• 27

-.:• l. ¿~é es un sistema ªd~~~fulti~97 ... , .'. :·: . ·. ·. ~ .. .-: ..·:·:. . •; . ·.. :. ; 27
1.1 ..El concepto; 1.2. Los elementos. . , ... · . .·
2. ¿Qué fünéiones ctrQ.1ple ?:.' .: ...:..... .'......... '. ... :: , ., ..... 30
.2.1. Hac~r l~ c~sa_; q~e- ~~- ckben· ha~er; 2'2. ia, ,:el~ción cos~o-
beneficio; 2.3. El control mtl!mo,: 2.4. Los. requermuento,.s de. m-
fonnacióil.' · - · · .
>}.: =8:1 estudio de los sisren-ras-ifdministn1tiVClS ....,t· ..... ; .. •., •,: 36 ..
. l 1.· E:frol del analista: 3.2. :E.l pérjil reqúerido: .. . . . ,
n
4 .-r.aras1rautoev · · ··•:·· •.·"'AO
aluac1'6n ................. , ..................
o Sistemas Administrativos
Unidad 3. Metodología de ~íUs!s., .•.. , .. .": • ....•..•• • • , , •• • 43
1. El recurso del método . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2. Una metodoiogía tradicional ........................... • 45 .
Etapa I: Definición del plan d~ trabajo. Etapa II: Relevamie~t?.
Etapa III: Análisis. Etapa }V: J.,iseño. Etapa V: 1mplementacwn.
3. J:.a·persp'ectiva de la reingénier:ía ...... , .................. 50
Etapa]: Movilfzación. Etapa JI: Análisis. E!apa 111: Selección.
Etapa JV:.Red1Seño. Etapa V: Implementacz6n.
4. Análisis comparativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...... , . . . . . . . . 56
5. Para su autoevaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Unidad .4. Herramientas usuales ................ ; ........ • . . . 59
1. Del uso de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
2. Cuestionarios .................• ....................... 61
3. Diagramas ........... , ... ·.... ·................... •• ... 64
.Ü: Di4gramas de programación; 3.2 Diagramas de representación.
4. Manuales .'1 .. •. ; .•......••.. , ..••.....•.. , .• , , • · • , · · · · • 72
4.1. Pautas para la elaboración de un manual de procedimientos.
5. Pará su autoevaluaci6n ............................ : ...... 79
· MóduloU
SISTEl\'lAS APLICADOS
Unidad S. Subsistema de Compras •••••••.•••••••••.•..• , • , • , 83
1. Alcance ... ·.; ................. ·......... ·.... ,••.• ...·;., 83
2. Modalidades. ; ..... '.'i • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • , • • • • • 84
3. Normas específicas de control interno.· ·. ;: ..... : .... ·: . . . . . . . 85 ·
4. Inforrnaci6Ji gerencial. : •.... ; ... ·... ·,. .......... , . , .. , . • . 88
5. Descripción qel subsistema ............ ; ................. 88
5.1. Diagrama global; 5.2. Descripción de los módulos;
. 5.3. Ejemplo de ·un circuito de Compras. ·
6. Para su autoevaluaci~n.. ; .......... ; .................. 101
· Unidad 6. Subsistema de Pagos ... ~ . ~ ........................ 105
!.Alcance .... _.· ........................... , ........... 105
2. Modalidade:s ........ ·.. ; .........•. ~ . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
• Sistemos Ad-ninistra.tivos 9
3. Normas ele mterno. . . . ..................... ,' .. 107
:'.1. Noi',"llils d2 ::&mm/ fnter;"?,o '' 9 "'""'""'" para el movimiento de
ro1,aos; 5'.2. 1\:0.-:rn:...1.s ae ccxntn:i!. ::·,remo específicas del subsistema
·de Pagos.
4. Irformacior: . ......· ........ 111
5 .. Det.,::;ápck, ~:.: '~"""''-..~• ...,,, ......... •·• ..... •.: ...... 112
5.1. Diagrama 52. Descripción él.e los módulos;
5.3. Ejemplo de un circuito de pagos
o · 6. Para su autoevaluadón . . . . . . . . . . . . . . . ................ 120
. .
Unidad 7. Subsistema de Producción." •••••.••.•••..•.•.••••.. 123
l. Aleaf)ce ........... , ...... , . ·................. ; . . . . . . . . 123
2. Modalidades ................................. : ...... 124
3. Normas específicas de control interno .................... 125
4. Infonnación gerencial ................................. 127
5. Descripción del subsistema ...... , ...................... 127
· 5.1. Diagrama global; 5.2. Descripción de m6dulos; 5.3. Ejemplo
de un circuito de producción. · ·
6. Para su autoevaluación ................................ 135
Unidad 8. Subsistema de Ven tas .••......•..... ., .•.....••.•.. 139
1. Alcance .......... , ................... , ............. 139
2. Modalidades ·.... ·............................ : ....... 140
3. Normas específicas de control to.temo ................ , .' '. . 141
4. Infonnación gerencial ................................... 143
5. Descripción del subsistema; ................... ~ ........ 143
.· 5.1. Diagrama. global; 5.2. Descripción de los mód¡¡los;
5.3. Ejemplo de un circuito de venta a crédito.
6. Parats~ autoeval1.µ1ción .... ~; ............... : .......... 152
Unidad 9. Subsistema de Cobranzas •••••••••....•••.•••••••• 155
l. Objetiv~y:;lcance ....... ; ..... : ......... : . ........... 155·
2. Modalidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
3. Norrtuis de control interno ..•. ·.....•.................. ·. : ·158
3.1. Normas de control intemo genert.iles para el movimiento de
fondos; 3.2. Nórmas de cont[íJl interno específicas del subs!stema .
.. de Cobranzas. '
4. Inf~rmacióu gerencial ....... -~ , _. ....................... 160
1¡
¡.
1

JO Sistemo,s Administratívos

5. Descripción del subsistema .................... .-.. ; .. : • . 161

5.1. Diagrama global 5.2. Descripción de los.m6dulos,·
5.3. Ejemplo de un circuito de cobranzas
6. Para su autoevaluación ......................... ; ... ·. . . 170

Unidad 10. La informática y los sistemas administrativos •••• ~ •• 173

l. La tecnología informática................... ·. . . . . . . . . . . 174
2. El impacto de la infonnática sobre los procedimientos. . . .Presentación
administrativos ..................... '..; .... : ......... 176
3. ¿Cómo se modifican los subsistemas básicos? ....... ··•.• ... , 178
3.1. Subsistema de Compras; i2: Subsistema de Pai~s: }3; Sub~ ..
sistema de Producción; 3.4. Subsistema de Ventas; 3.5. Subsiste-
ma de Cobranzas.
4.Lecturas ...............
. .
·..... ,. .......
. . ·...........
.. .
:· ...
.
· ... ·.......
.
185 . '

5. Para su autoevaluación ............... ; ....... ·•· ....... 187

Apéndice 1. Procédimien~os Administrati;os •.
NormaIRAM 34501 (octubre 1984). . . . ..
Símbolos para la representación gráfica ..... ,. . , ... , .• .. , ....; ; .189
O. Normas por consultar; J. Objeto; 2. Condiciones generales.
NormaIRAM34502(setiembre 1985}-:· :. : . . ., .
. ·Técnicas para la representación gráfica ................ , . .- . . 192
· O. Normas por consultar; l. Objeto; 2. Cóndicíones g°ener.aies. ·
Norma IRAM.34503 (mayo de 1974): · · ··' ·
Lineamient9~ gen:rales para el'diseño de :formularios para Iá .
· representac1on gráfica.......•.........:·; .. , ... :,.......... 199
O. Nonnas por consultar; J. Objeto; 2; Condiciones generales..
Norma IRAM 34551 (diciembre 1986). Manual de procedimien-
tos administrativos. Contenido y presentación- .... :.• .. .'. ·.: . .. 201
O. Normas por consultar; 1. Objeto y alcaná;: 2. ·Contenido del··
manual; 3. Presentación del manual . · ...
• • : • ..
Apéndice 2. Régimen de facturación y R.egistración. de-opera~ones.~ 205
. . -·
·J ulián Marías decía, a poco. de cumplir sus och;nta .-::
~
º .. ••• ~,:. :.'~ ••• Í89 años, que los proyectos son la vida. En ese Sentido, este libro es
además un proyecto compartido por u.n equipo ·que trata de volcar
en él su experiencia profesional y especialmente su trabajo docente
en fo Cátedra de Estructura y Procedimientos dé la Facultad de
Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos lires. · ·
. La con_creción del propósito enunciado se orienta hacia tres
objetivps centrales:
1) Integrarse al proyecto Hemandarias ·de Educación a Dis-
tancia, como texto común de las distintas carreras técnicas.
2) Cubrir un vacío bibliográfico sobre el tema de ;istemas ad-
ministrativos, especialmente sobre los aspectos técnicos y la ejem-
plificación de sus aplicaciones. , ·
··:ll
. ,? · ~) Servir cor¡z~ _una ~u~a de ~o práctico para aquellos que
traMuan en el analzszs y dtsenq de sistemas. No pretende ser la últi-
. ·• ma palabra, sólo intenta ser un aporte técnico.
• '. • . ,. • :.~ 1 " ~ ' , .E:' cu~nt~ a los_ contenidos _d<:l lib,:o, podemos decir que el
analzs1s y qzsen~ de szs_temas admz:izstratlvos constituye una activi-
'.' ' ,/

dad muy difundz1a en nuestro medzo, aunque no siempre adecuada-

Apéndice 3. Apliéación de las herramientas a ,una sitwuión mente comprendida y valorada en sus aspectos metodológicos. ·
.~~flllar.·.213

i
. -- .
La irrupción de la computación crea en muchos la idea mági-
• • • '. • ; ' ' 1 _·
ca de que su potencialidad permite, por sí sola, resolver todos los
Bibliografía General ... 4 ..... ~ . . . . . . . . . . . . . . -. . . . .c. • • -~ fl ª _. º •••. ~ • • 219 problemas y lograr una afmínistración efectiva y eficiente. asegu-

i¡
¡,
12 FUNOAC/ON UNIVERSIDAD A D/STANCf'k•HERNANOARIAS"

rando además información confiable y oportuna para la toma de

decisiones.
La realidad, por cierto, dísta mucho de esta creencia. Los re-
sultados de los p,ocesadores electrónicos o humanos dependen del
programa que utilizan y estos no pueden definirse apropiadamente
sin un reconocimiento metódico de la empresa y de sus problemas.
En este últímo propósito se centra el desarrollo dellibro, que
se ha organizado en tomo a dos módulos temáticos:
En el Módulo I, /:Jajo la denominación de Técnicas, se intenta-
rá, partiendo de la perspectiva del enfoque sistémico, caracterizar
a los sistemas administrativos así como la metodología y las herra-
mientas disponibles para su míálisis.
El Módulo IL Sistemas Aplicados, nos propondrá la aplica-
ción práctica de las técnicas ya aprendidas a los cinco subsistemas
básicos de toda empresa: las compras, los pagos, la producción,
las ventas y las cobranzas.
Por último, creemps que la expectativa y el esfuerzo puestos
en este libro estarían ,ampliamente recompensadas, si el lector en-
cuentra en él un elemento útil para su desarrollo profesionaly de
aplicación al mejoramiento de la re;alídad administrativa de empre--
sas e instituciones de su medio. · · ·

Juan Jos¿ Gilli

MóduloI

·TECNICAS
 Este M6d!,l]o tiene como. objetivo lograr un acuerdo
acerca del concepto de sistemas administrativos ·para, a partir de
allí, conocer la metodología y las herramientas disponibles para su " ·Unidad 1
análisis y diseño. El desarrollo del módulo responderá a la siguiente
estructura: · . •· ·
La Unidad 1, El enfoque de sistemas, se inicia con el análisis
del enfoque de sistemas desde una triple perspectiva, como paradig- .
ma científico, como teoría de la organización y como metodología El enfo.q~e de sistemas
de la administración. La Unidad concluye con un resumen de los·
principales· aportes de este enfoque a la Administración, que tiene el
objetivo de fijar conceptos y precisar términos que se uttlizarán en
el resto del libro. ·.
En la Unidad 2, Sistemas administrativos, se da respuesta a las
preguntas ¿Qué es un sistema administrativo y cuáles son sus fun-
ciones? Esta última pregunta nos lleva a tratar los conceptos de efi-
cacia, eficiencia, control interno e información gerencial. La Uni-
dad termina introduciéndonos en la tarea del artalista administrati-
Por aquell~ de. que nada más práctico que una buena teo-
... ría, comenzaremos nuestro trabajo, que trata de técnicas y aplica-
vo. ciones, hablando de la teoría de sistemas. Pretendemos precisar su
La Unidad 3, Metodología de. análisis, tiene la intención de alcanc~ y ver cuál es su aporte a la administración y en particular a
proporcionar una guía práctica para el análisis de sistemas adminis- nuestro tema de sistemas administrativos. ·.
trativos. A tal fin se presentan dos'.programas de trabajo, uno plan- ·.. A partir de aquí, avanzaremos en las Unidades 2 y 3 sobre el
te~do d~de un enfoque tradicional y otro desde una perspectiva de concepto de sistema administrativo, y en .la metodología para su
remgemerfa. . . •· . ·· · . · análisis. ( ·
Con ]a Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Módulo
presentando algunas de· las hyI.Tamientas comunes para realizar más l. Diferentes aspectos del enfoque· de sistemas
las tareas previstas en el plan de trabajo del analista; es decir: cues-
tionarios, gráficos, diagramas y manuales. - · Antes de adentrarnos en el tema, tomemos corno referencia
provisoria la definición corriente de sistema como conjunto de ele-
mentos relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per-
.son as o conceptos y también distintas combinaciones entre los tres
· componentes.
Sobre la teoría que se ocupa de los sistemas, dice Van Gigch
(1981} "cuando hablamos de Teoría de Sistemas o de Enfoque de
•... Sistem:1$ _podemos referimos a muchas cosas", entre otras, a un
..... .lL._____.c..~---· ..
'. ..

-; ·. ·. -~- -~: ·:;-~~ :.. -.:~·.:· ~:..._

. . \:.-: -~ ·-. .-\.~~-? _':_:_<./\~>.< .

FUNDACION UNIVERSIDAfM,0.ISTAN<;J,A ~~HERf:JANDARfAS~ •·
16
. nuevo paradigma,científici:::-, a una teOiia de la organización o a una
metodología de ~~- :'ijmimstración.
J.L lln nuevo paradigma
Comenzaremos1hablando de la .Teoría de Sistemas como un
·nuevo paradigma científico, y _para e~lo tenerr1?::1 que f<:::ferimos,
concretamente, a la teona general de· sistemas y buscar sus antece:--
dentes en los trabajo~ de Von Bertalanffy a partir de 1920, y funda-
men~alri\cl\te 1930; cüanao. ti.ace su propuesta de un enfoque que
abarque el estudio de los temas complejos.
Estas ideas toman forma en 1954 cuando Bertalanffy junto con
Bciulding. Rapoport ,y Gh~rad cons?,~yen la Society for G!neral
Systems The~ry, que tendra corno obJetivos fundarn!ntales 1~ 1~ves-
tigaci6n de 1s0:ui~.fQ~!Iló$ en~ ~c;mcepto~ Y: teonas de. distintos
campos del conocnruento; el desarrollo. de modelos teóncos. para
. aquellos campos del conocimiento que carecen de ellos (especial-
:mente las ciencias sociales por sus problemas de cuantificación) y
por último; la unidad de la ciencia, es decir lo que Van Gigch ~lama
definir un "orden de órdenes" o una "ley de leyes'\
· Cuando Van Gigch estuvo en la Argentina, en 1982, hablaba
de una "rnetateoría cjentífica" y hacía referencia a la teoría general
·de-sistemas.. ·., . · ' .'. ~ . . . . .
· · · ' Veál:no·s C\láles son los. conceptos distintivos o b_ásicos de ~sta
. teoria generitl de sistemas:· . .· _:· · .·que v~r coiráreas de especialidád,-con·~ncioile&_difei:enci~das.
· _;. ·1nterreldci6n ·e interdependencia 'entre los elementos del
sistema: los eJemerit<:>s no relacionados no forman parte deI•sistema.
Si ·consideramos· un·sistema:.Crnpresa, por ejemplo~ es fácil a!1vertir
·· la -irtterrelaéi_ón que existe· entre ventas y producc:ión, o entre· pro-
ducción y finanzas. ,_· · · :s.... · · . ·
- Totalidad: P,O(híamo_s U~ar a.· éste co1;1cepto de totalida:d ·
:"ges.táltico'\ :en-~t<?-~nf<;>ea: ai siste~a compleJo.co~o una total~-
. · dad y no trata de !nf~nr hipótesis p de proponer soluciones a partir
. de una parte del s1stepia o de un problema concreto. ·. ,.
·· ·.....;.:Teleología:~ decir,.qu_e--los s~stemas- buscan o~jetivos_im-
·, plicitos y estos objetivos tienden~ ~a su~évivencia•: T-Odos ~os s1ste-
.. mas incluyen .componentes que _mteractúan, y la m~~cc16n líac_e
. que. se alcance algun:a meta, un estado fmal o una pos1c1ón de equ1-
. · bbrio~ . ., . . . .
un
: · · , - Existencia de ciclo:· que tiene q~e ver con insumos-, pro-
. ·cesos -y ¡,roductos. Está referido• a materias primas;,rnano,de obra,
.. .. . . ,· .... . •·•··-·· ··-·· -~-~- .. '
;:~--r~;~,i1'.~::~;-:u-~)i·~\~:,~;¿~.~:_:f_;,i-'.~\:);:_.:;:t!::,.;. ,.~-~·./.~-,
. . - - '· : . . .· -'-'· - -..'-'-_.~-------
l:L ENFOQUE DE SISTEMAS ,17
~~-:-iti:'fr"'t,,,t,_'jri~Jt:M:4·,J;'!"'t • 1•.ff!h~1u~-i,¡¡ !t§j ••·••·•
· dinero e infoñruición.. que ingresan, sufren una transfonn~ción den-
tro de I.a _c::>rganiµción_y, vuelven~ salir.en ténninos de productos,
de serv1c10s, de pagos, remuneramces, !'1tereses, etc. Este es. el ci-
clo de &ctividade:_: necesarias para fa. cor::secución deilas metas,
• , - Entropía: este concepto su;¡one que en los sistemas-físicos
los elememos, si no se mantienen ordenados, tienden al desorden.
E.n este sentido los sistemas complejos, los sistemas!sociales, tienen
lá posibilidad de mant~ner el .órden mediante la inqorporac;ión de
energía.· ,. . . ·1 ' • : :i ,. : .
. . . Cuando ha,hlamos de. i,ncorporaciórt1.de energía. estamo~ refi-
'. riénd<?nos a la incorporació~ deinfotinación acerca-qe.Jos resulta-
dos d~ sus actividades que.Je permite realizar ajust~s y co~ccio-
nes. ·' : · . · 1 · 11
• Jerarquf(l y difer~nc~~ión: ~l térriil,noj~rarq~ía implica _ni-
1
. . . ·_ •-
. veles pe sistemas. ·o sub~1stemas. Por ejerµpl9, tene:µios _un primer
nivei que es el d~ la empr~sa ,1~~~ y des~µésl podewos diferenciar
subsistemas en un .segundo mvel; c9mo :potjrían ser ;los de comer-
cialuación. producción,· finánzas, administraéi6n de, personal. A su
vez; ¡fodríamos establecer úri tercer nivel <ie·.subsistemas dentro de
cada una de esas ·áreas: 'Sj tornamos.' ventas: tetldríattios irivéstiga-
ción d.e mercado, operaciones de.ventas, SC)i:'Vicibs álclientes, publi-
cidad,!etc. · · · ·, · · ·. : · · : . ·· ,... . i · ; : · ·.. ·
' Tamb~én _ten~inos U~,-c.on~~}:,to_· de.,dif~re,;ibiaciqñ para_ cual el
sirven, los e1emplos que h~mos dado, d·onde los subsistemas tienen
. ; . j-_ Regulaci.pn o·cpntr~l por_retroac~ión: el con_cepto de re-
tracción o retroalimentación tiene· que vei"' con la información acer-
·ca de)~ salidas "que va a permitir ajustar'-eJ comportanúentc;>. de la
C:~presa p~a_el low-o-qe·l?s o~j~tivos. E,sto itp.pl~c~·~óqriul~ opje-
, t1vos y planes para cumplrrlos; el -control nos permtt1rá detennmar
'
des_v~os en la ej~cuci9n y corregirlos.
• ' 1 • ~ ~ • •
'·
• • •
· · '
•
-1.2. Una teoria de la organizaci6n. ·
, .·' . Si pasamos ahora aanalizai'. el eiµoque del sistema.como una
teo~a,~cerca deJas ,órg¡mizaciones. tenemos que referimos. ala evo-
. Iuc16n. ~e los .modelos. sobre la orgí.\Ilizacipn. J;n primer- lugar, ten-
. 'dríamos el ·modelo .formal o· modelo rnecáníco C{Ue c~incide con .el
. ~nfoq!le. clásico centr~o. bási<_:a~nte ~n la división. de· tareas por
espec1ahdades y la estructuración de la organizaci(>n d~ acuerdo
éon ciertos principios "científicos". ·
.... '
 1111-·
18 FUNDACJON UNÍVERSIDAD A DISTANCIA :HERNANDARIAS' EL ENFOQUE DE SISTEMAS 19

Para los clásicos, el modelo fonnal va a permitir predecir el sos-salidas y realimentación que podríamos graficar de la siguiente
comportamiento de los participantes. Cuando estamos hablando de manera:
este enfoque aparecen Taylor, Fayol y sus seguidores, pero también
Weber, porque en definitiva su mod~lo burocrático es un modelo
basado en la formalización para lograr el control del comporta- Mercado Insumos Empresa Mercado Productos
miento. .
Las disfunciones del modelo Weberiano, advertidas por 1:fer-
Trabafo ¡.-~-·----, -,- - ~
tOl) y Zelznick, prov~canla reacción contra el modelo clásico des- f

!
,--·•""' ·•·

: ' 1 1 . Productos
Materia prima
de la perspectiva de la sociología a partir de E. Mayo. Entrada ,--...oi Proceso rl .Salida Servicios
Tecnología 1
· El segundo modelo, llamado organicista, tiene que ver con el Capital- --l --- . t.__ _j
. . ' 1
......---.-~
enfoque sociol6gico de Parsons· y Homans que tratan de estudiar la
organización a partir de una nueva analogía biológica. Retroallmentaclón
Parsons habla de un mecanismo de homeóstasis, mecanismo
que incorporado a las organizaciones sociales les permite lograr El sistema está en .relación con su medio ambiente, pero ¿qué
--como a los organismos. vivos- una. esta:bifülad y permanencia a vamos a entender por medio ambiente? No podemos utilizar una
través del tiempo. · definición simplista de ambiente como todo aquello que_ 1:º pertene-
En cambio, Homans ya habla de un concepto de equilibrio ce al sistema. Schoderberk ( 1984) establece dos cond1c10nes para
práctico tal vez más parecido al concepto de ]a teoría del equilibrio caracterizar al ambiente:
de Simon donde la subsistencia de la organización depende del ba- 1) Que esté constituido por variables no controladas por la or-
lance de compensaciones y contribuciones. . . ganización. · . · .
Y, por último, tenemos el modelo de sistemas, que nos va a 2) Que los factores que constituyen el ambiente sean relevan-
proponer una visión distinta de:la orgaµización, "Sobre todo en cuan- tes para la organización. . . . . .,
to a esta situación de equilibrio o de auto:rnantenirriiento. ¿Y cuál es la línea divisoria o límite entre orgamzac10n y su !ª
Según este enfoque las organizaciones son sistemas caracteri- ambiente? Aquí parece apropiada la referencia de K~tz y K~n
zados por condiciones de: ( 1981) quienes definen el límite como la Z?na donde el mtercarnb10
. - Complejidad: aquí debemos hacer referencia a la escala de de energía es más bajo que en el'resto del sistema.
sistemas de Boulding,.dondé ios tres primeros niveles de compleji- Si volvemos a nuestro gráfico, tenemos mano de obra: m~t~-
dad están referidos a sistemas físico-mecánicos, los. tres nivelés si- rias primas, tecnología y capital como insumos que la orgam2:ac~on
guientes a los sistemas biológicos y sus tres niveles de mayor com- requiere de su ambiente y, por otro lado, un mercado con_st1tu1do
plejidad e~tán:constituidos por el sistema hunJano, el sistema social por la población e~ general y, ni~. específica~ente, por clientes Y
(nivel 8, donde encontramos a las organizaciones) y los sistemas competidores, hacia el cual se dmgen las salidas de productos o
trascendentes. servicios.
-Artificialidad: es decir que ·1a interacción. entre los compo- Es decir que del ambiente, considero como conipon~ntes r~le-
nentes del sistema (personas, recursos ffaicos e información) no son vantes :para. el análisis, aquellos que inciden sobre el func1onam1en-
relaciones naturales, sino relaciones deliQeradamente diseñadas por to del sistema.
el hombre. Esto nos acerca al concepto de Simon de la administra- - Jntencionalidad: significa que la organización funciona en
ción como ciencia de lo artificial, como ciencia del diseño. torno de determinados objetivos y sus actividades tienden al~ con-
·- Apertura: esta condición se refiere al intercambio cíclico secución de los mismos. Los objetivos sirven de orientación al
-de energía con el ambiente, .a: través de la secuencia entradas-pr~ce- comportamiento y la información acerca de su cumplimiento nos
 fUNDACION UNJVl=RSJDAD A-DISTANCIA •HERNANDARIAS• . EL ENFOQUE DE SISTEMAS· 2(
20 • 1,,

.•. "'"' .
mencionamos los as~~tc-.!': ~tructurales·, hacemos · ;e:ferencia a
· peIIDit«fun control po;; retrcalhn~ntaci6n que mantient; ~1 füncfon~.- .
miento dei sisteµj& de acuerdo COR lo planeado.. . ' .' ~ aquellos a~pectos estátk,j..s que tienen aue ver!con· la distribución de
El tema de fa :retroalimentación da origen al desarrollo de ia d,. . las funciqnes, y c~amki tablamos de_ p~s1s rros referimos al cí-
. el-o de emtra.da~proceso,.sa!:i.dta v retrc~f:nem:1.;'.-:::ión. . -' ' ., ·
bernéticá como. rm 'desprendinµ_ento de la teoi:a gener:a: de $ÜÍte- . e, _-;. :. .. ...f ..~.• ,:. . -
mas. Tenemos u~ mecanismo inilcho más refinado Q'Uf:: :;a id.ea. .!e -. = .m::.,u1,;D fü,hlitiCCi tramc1vil;z: ·rra..a ü~· ttl~:1;¿¡- e; problema y
4.. . • -~ • • ,, .... " ·- • -· - • • • , : •

homeós!:&Eis de Parsons. · ~ • aespués, liieductivamente,. fonnular-hb6tesis -;:;o.e ~•e:rnitán su reso-

lución, en; tanto qUe·h rne.rodoiogfa de sistemi~. fao va a hlslar sino
L3. f.lmi n•urtodología de la administración: que intentará sintetizar :poniendo el énfasis en las relac;:iones.· '
el
Ahora ve~moo ..qué significa enfoque''de sistema COm) una ~ __En-cuanto a los objetivos, en el enfoque tradicionali están mal
metodolog~a para la ~núnisq-acióri ... · · ... · · . : _.'. . . · ... · · ~efm1dos, OS{Y!l parte df: ~upuestos; h::,y un desinterés los obje- por
tivos.. · .. · .) ·
El.·_:cpnc~to de sistema se 9pone ~Ja· e~s~flanza tradicional de · En cambio, en el enfoque de sistema importan ldsi objetivos
la adm.m1strac16n ya;que p·rivilegia:erconocimiento del sistema to-
tal antes q1,1e la ~squeda del funcionamiento de las partes. · d~ los subsistemas, p~i:o también su relación con los· objetivos del
sistema m~yor. . . . . . .. _t :
· . - Usando las palabras de Y~. Gigch ~(ríamos que· existe una me- . . ~~ ~8!1to al .ri!s'!ltado de i?s: dós ·ehfoques-pod~ decir que
t~?logia de diseño ~e sistemas que se_ opone ·a la :metodológía tra•
.dic1onal ·de :m~joramiento d~. s_ist~~as. _Las, pri~cipajes diferencias el1~,1ct?nál nos pernut~-una me)orladel s1stem.áexisten.te~· en éai:nbio,
entre ~robos enfoque4 pueden smtettzarse ~n ·el siguiente e.u.adro: . elStsterm~o nos proporciona el diseño de un nuevo sistemal '.·
; .' • ~ r • . • • •
. i
. !
·2. El aporte a la administración
1

Hacia eliµterior pel · · D~de elsistema hacia

, Luego d7l _análisis dé l_os tres asv~ctos del enfoque d~ sist~mas .
• Visión sistema · el éxtérior · · podemos decir que~_aun cuando la pretención de la Teoría de Siste-
. '. (:~USllf; de 'er_rores y· :: • Á~os estructuraÍes
mas como metáteoríá.icientífica (Ley de. ~yesYha sido al)L!donada,
•Interés· .: . desvíos .. • . de roceso ' es; innegable que la: misma há si,gnificadó un' cambio de !paradigma
para la Adl\ninistración. · · · · ,. · · , _ 11 ·
• Método · . -Esto· se advierte:.crararnente cuando vemos las organizaciones
Importan los del .· a partir. del modelo. sistériúco ·y también cuando utilizamos la meto-
• _Objetivos sistema total · . · , d~fogía déj_diseflo de::sist~tp~ pa~i(defiiúr estructuras ~ procedí:.
,;. ( Mejorílidelsisterna-<·. I>iseñode8istemas 1D1entos. · ·: ··· ·· :· - : ·· · · i:.
., ; !
_ . : Cu~ao liab~~os·del.-inodelo;de o~~4ción'segllA sistemas
.. :
vimos como, rec1en a-parar del rmsmo, se puede aprecia!i- la·com-
. . P~a.precisar el}on~e~jdo ~etcuacko! ~~os,aweg~ ·g~e~ plejidaddejlo que d~bemos- adniinistrai. · . ·:. 1; •

e!1 el p~mer enfoque,:Ja vmon es mtrospect1va;: ha01a el interior, ha- · Desde fa 'perspectiva· metodológica, ·resultará· útil los reseñar
~1a el-s1stema_que se analizará.· · . ... · principalesJapC?~ de!Ja teoría de. sistemas al a~j,strao-<;,r, que se
.~l enfoq~e sistémico, en cambio, requiere una corñp:rénsion en refieren a lllS s1gu1entes áreas:· ·· · · ·· · ''
· relac16n.co~ s1stemas\mayotes· externos a este;-Ja-visión;·.entonces, i;
es extropectiva. ··. · . , . . ·· · , 2.J.. l)efinkión;'de límites · ·
.· · ·El int'erls del enfoque tradicionai está p~esto en fas ·causas' de El sisima que se aná.líii rio•tetmina cuando se han identifica-
los, desvíos ·o errores, mientras que en el ·enfoque éie sistemas el in- do :todos los elementos de una organizac!ón. Los limites:que sepa-
teres está-puesto en los as_pectos
...
estructurales
.
y de· procc;sc;,. Cual)do ~
 ~-
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA •HERNANDARIAS•
22
ran al sistema de su ambiente no siguen las líneas establecidas en
un organigrama; el sistema total comprende todos los siste11:as que
se considera afectan o-se ven afectados por las entradas y salidas de
la organización.
Por exclusión el medio ambiente se estructura con todos los
elementos no inclu'idos en el sistema total, es decir aquellos sobre
los cuales el que toma las decisiones no tiene.control..·
Esta conceptualización libera al administrador de encarar. su
· tarea desde un estrecho punto de vista :funcional y, de hecho, lo
obliga _a considerar otros sistemas. que ;son entradas o salidas .Pª1:ª
su sistema; Los proveedores, los financ1stas, los consultores, ~1str1-
buidores, etc. son externos a la empresa pero afectan su funciona- ·
miento, y se:tequiere su cooperación. . . . del sistema total.
2.2 .. Focali,zación en los objetivos
El establecimiento de límites está unido a la necesidad de de-
terminar metas y· objetivos. La. tarea del administrador consiste en
comprender no.sólo los objetivos, sino también la forma en que se
integran en objetivos más amplios que convierten a la· orgaµización
·. en un sistema. .
Tratar a las organizaciones con referencia a su medio ambiente
-el enfoque de siste:t:nas abiertos- implica una superación clara
del tradicionalmente aceptado y bien defendido enfoque de la orga,-
nizaci ón corno un sistema cerrado. · ministrador la información necesaria para el control.
Desde la nueva perspectiva. el administrador debe conciliar
los objetivos de la, organi.zación_ con las demandas del contexto:_ ac-
cionistas, acreedores, clientes, proveedores, sindicatos, competido-
res, etc. y establecer la contribución de los distintos subsistemas .
para el logro de los·. objetivos del sistema total.. · · . · . ·
Cuando coqsideránios el problema dé de~errninación de objeti-
vos debernos tener en cuenta que: · objetivos.y que estos son identificables, lo cierto.es que en la prác-
• Al ampliar nuestra visión, abaréando nuevos subsistemas los
objetivos cambian, seguraménte se arnplian y aúri pueden mostrarse
contradictorios con los anterior~. .
• La fijación de objetivos está relacionada con los diferentes
criterios según los cuales los participantes. juzgan los logros de un
sistema, razón por la éual el administrador debe obtener ·consenso
suficiente para hacer viable a 1~ organización.
' No se puede distinguir al disefiador del adminístrador, debido
DE SISTEMAS
- - - - - - - -EL
-ENFOQUE
- 23
2.3. Estructuración de los subsistemas
· Una vez que se .han identificado los objetivos, pueden agrupar-
se: las actividades que buscan objetivos comunes o que se refieren a
funciones relacionadas. A partir de allí, se estructurarán. los subs is-
temas de una manera coherente, concentrando la atención en la in-
terrelación de las tareas que deben llevar a cabo ]os diferentes nive-
les y sectores de la organización. . .
. Más específicamente, el enfoque de sistemas hace posible
aprovechar la especialización en el interior del sistema y de los sub-
sistemas, pero·destacando al diseñar las subunídades que componen
· la or~anización, que su propósito es satisfacer los requerimientos
. .. .
En el mismo sentido, Drucker nos propone tomar en cuenta los
objetivos para determinar cuáles son las actividades fundamentales·
de una empresa y también para clasificar las actividades· según su
contribución. De esta manera, diferencia• las actividades de direc-
ción, las gue contribuyen a resultados, las de apoyo y las de mante-
nimiento mterno. · · . .
2.4. Evaluación dél desempeño
· A partir del concepto de entropía; el enfoque de sistern~s defi-
ne un proceso de retroacción o regulación que proporcionará al ad-
.
Cuando hablamos _del ciclo insumos-procesos-salidas y rétro-
alimentación nos estamos refiriendo a la evaluación de la eficacia
organizativa pero, también, a la evaluación de cada uno de los sub-
sistemas que la componen. . . . .
Si bien el modelo de logro de objetivos puede ser cuestionado
por partir.del supuesto implícito de qve las. organizaciones tienen
tica la fijación de· objetivos y la evalución de. su cumplimiento son
un hecho corriente de ~µena. administración.
2 ..5. Dirección y dis~ño de sistemas
Si bien.el término administración abarca tanto las funciones de
planeamiento como las de organización y control, muchas veces se
establece unaclára separación de la función de diseño de sistemas.
a que ·las decisiones tomadas por uno afectan directamente al otro.
 24 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTAf¡J.,9/Á "HrANANDAAIAS"
El diseñador no puede separarse de las fases de planeamiento y
operación del sistema y, a su vez:, el administrador se involucra en
el diseño cuando determina los objetivos y alcances del sistema y
cuando asigna los recursos. · •
·Obviamente, el ·administrador y el diseñador trabajan en pos
del inismo conjunto:de objetivos, aun cuando su punto de vista pue-
da diferir en ·enfoqu~ y método, ya que generalmente sus funciones ·
se asignan a diferentes personas separadas por tiempo y espacio.
_-. ' -Con el enfoque de sistemas se busca minimizar esas diferen-
cia~ y_a· que, s~ com¡idera que ambos toman decisiones que deben
optmuzar el s!~tt::_ma total. En la práctica, la .t~nden_cia es qu_e todo
proy~cto· de Q1seno ~eng~ como líder al ·adnumstrativo responsable
del sistema y que el analista ac«.íe como soporte: técnico y cataliza-
dor deJa tarea. . · ..
. . ~~·Algunas paradojas
ffemos vist? _q~e la contribución del enfoque sistémico a la
práctica del adnumstrador es significativa, especialmente en 10· que
se refiere a la tarea de diseño, que es el tema rentral. de este -libro ..
Pero no parece propio tenninar esta Unidad sin mencionar ciertas
pa!adojas que algunos autores en~uentr~n en este enfoque y que re-
senaremos muy·brev~mente a continuación:: · • ·
· - Complejidad[versús simplicidad~ · esta paradoja se refieré a
·que; aun· concibiend~ a la organización como un: sistema complejo,
muchas. veces estamos tentados a actuar sobre el sistema desde un
enfoque ·simplista P~t el uso de ·:•recetas" admii:i!strati~. o ·porque
debemos tomar dec1S1ones parciales por cúestion de tiempo o de
economía de recursos~ perdiendo de vista el.sistema total. .
_;__ Orden versus desorden: la teoría de sistemas "el-orden. de ·
~e
órdenes-" propone .un mo~e1?. funcionamient~ de la organización .
1 "evaluaciónJ;lel desempeño"? Fundamente su respuesta' •
en torno· a detemunados· o~Jetivos,. ~o que·.también supone -como
acabamos de ver- r~~oahmentac1on de mfonnación·para el' con-•
trol del desempeflo. Sm embargo, sabemos que en la realidad. mu-
chas veces coexisten.ti! orden y el desoriten. '· · ·· · :
.. T~ndemos a pensar que el desorden -·y aun el caos- no son
adrrumstrables,_pero para muchos autores son administrables aun-
que de una manera distinta a la que estamos acostumbrados. '
. ~ Optimi~ación rers~ suboptimización: la búsqued,a del ópti-
mo- parece pos1bl~ en; un sistema orientado por objetivos y con in.-
25
EL éNF0QUE DE SISTEMAS
formación para la autorregulación, pero resulta útil para superar la
paradoja. !la propuesta. de Thompson de difereI_Ites grado_&, d~. apertu-
ra del sistema.según el nivel de la organización. · ,.
· Así, cuando focalizamos en el niyel de dirección, estamos en-
frentando'la incertidumbre del ambiente y· debemos pensar en la or-
ganización como ·un sistema abierto ·Y ~n de~isione~ sa,tisf~tori~.
En cambio cuando consideramos los mveles ;0perativo~ •. la mcertl-:-
dumbre ha' sido acotada por las decisiones de_ los niy~les políti_co y
gereilcial'y, por. lo tanto, podríamos pensar en dec~s10nes óptimas
propias de tin sistema cerrado. · . . • .·
. - Adap¡ación versus autoorganización:¡_el ~IJ.foqt:1e s1st~mtco
supone que la organización s~ adapta.~ los c~b10s que '.le exige el
contexto a través de la retroalimentac10n. Etkm (1989) dice que las
organizaciones no están adap~dose pe~anentement~ a los cru:n-
bios que les exi_~e el contex~o. SIDO que tienen sus, prop_1os mecams-
mos de regulac1on. sus propias leyes de· autoorganizac1on. :
4. Para su autoevaluación
. .. . . .
1. Dé una ·definición del ténnino "sistema" e .ilústre1a con al-
gunos ejemplos provenientes de la vida· diaria., ·· , · · · . . .
2. Con referencia a una organización con la. que esté fannlian-
zaclo' (por; ejemplo: una.fábrica, un b~co, un1hospi~l o una escue-
la) enumere sus entradas, procesos, salidas. y ret:rqacc16n. i .
3. C9mpare el enfoque analítico (tradicional). con el enfoque
de sistemas.
4. Comente de manera breve los aportes a la administración de
la Teoría de Sistemas.
5. ¿~xiste relacÍón entre la "focalizaci9n:en los objetivos" y la
6. ¿Qué importancia tendría la "definición de· límites" para el
diseño de!sistemas en administración? '
7. ¿Cuál de las paradojas del enfoque sistémico le'parece más
significativa tomando en cuenta lo dicho en·el·punto 2'rFundarnen-
te de manera breve. . ·
8. C~mpare e1 texto que se acompaña a ~ontinuación, tomado
de Etkin (198?), con lo dic~o en esta Unidad yenumere 1por lo me-
nos tres reflexiones que SUIJan de la comparac16n: ·
26
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA •HERNANDARIAS"

En Administración, en el nivel de las descripciones, una de las

conceptualizaciones con mayores atractivos es la que invita a conside-
rar "el todo" en lugar de las partes, haciendo referencia a la presencia
de un sistema. Se adjudican a este concepto propiedades de compor-
tamiento autó11omo que en realidad sólo son reconocibles en .indivi-
duos y organismos concretos. El enunciado de la organización como
. sistema (no como diseño informático), es válido como abstracción,
como distinción en el plano de las ideas, como construcciones cuyos · iH Wf i!illllll1
bordes o límites son fijados por.e¡ observador. Pero los sistemas socia-
les. no tienen una respuesta, salidas ó conductas unitarias, ni persi-
/HttlN CM
'
guen propósitos salvo las finalidades que surgen de la indagación de Unidad2
su historia y de sus Interacciones con el entorno.
· Decir que la organización es como un sistema vale como abor-
daje o perspectiva. un recurso cognoscitivo cuando se trata de po-
ner como figura a las relaciones e interacciones en la organización o
para explicar por qué se difundenJos cambios locales o la resonancia
de las acciones. El sistema es la unidad, pero este rasgo de cohesivi- Sistemas administrativos
dad no es productor por sí mismo, no es una causa, ni componente fí-
sico, ni recurso distinguible de la organización.
La idea del.sistema está asociada con la intención de mostrar un
conjunto cohesionado, en un ámbito determinable. Se vincula con fa
noción del orden, la sincrónía, el equilibrio, la complementariedad y es-
tabilidad de las relaciones entre las partes. la idea de la existencia de.
este orden (natural, .necesario) er¡ un organismo es el fundamento teó- ·
rico para justificar acciones que lo preserven. El resultado (cuando las
premisas son triviales) son las prácticas prescriptivas, comunicaciones
E
. . ~a1 d
.
1 enfoque de s1stemas;como hemos ·.visto .-más
. de
't'lalláara
resulta un recurso cognitivo u 1 P
instructivas, actitudes. inq1,Jisitivas, programación de las decisiones y las liimtac10nes s~n a ~- • dentro de una organiza-
cambios sólo conservadores. · entender las relac1~nes e mte rdep~n~el~g:t
1~as a la hora de proponer
ción y nos proporciona pautas me o o
· temas administrativos concretos.
sis .Comenzaremos esta Unidad ~o~ la ~resentació: i~v~:;:
{Etkin, 1989: 13)

y los elemei:tos de un sistema adminids~ti:o/e3!fs!:i:as.

bre sus funciones y sobre la tarea e an s

1. ;,Qué es un sistema administrativo?

. . .d or la Unidad 1 con una defini-
Imc1amos nues~o recom O . P •unto de elementos interre•
. ción provisional de s1~ef~ <:~mf~ºg~~~~ca nos permite referinnm
lacionados; pero esta e , ru?t n orno al sistema circulatorio y tam
tanto a un sistema econorruco e .. .
bién a un sistema de transporte o a un automóvil. . .
Si repasamos la Unidad. anterior, veremos que fu~~os precJ
ª\~~\tTo\~~~ri!~:
sando el ~oncept? para ref~rirntos 5
vertido como la rnterre1ac1 6n .orna
1a f~cº;n~e
28 FUNDACION UN/VE,9S/DAD A DISTANQ,JA "HERNANDARIASª
cución de objetivos, y que para lograrlos el sistema realiza un ciclo
de. entradas, procesos y saiidas mediante el cual! interactúa con su
ambJ.c~nte.
Ahora, estamos en mejores condiciones para entender la em-
presa como sistema Y; sus características de intenciona1idad, apertu-
ra, complejidad y artificiaEdad. Esta última característica que no se
refiere a la interrelación de elementos (personas, recursos físicos e
información) como a una relación natural, sino como al resultado
de un disefío deliberado, es una buena introducción al concepto de
sistemas administrativos.
1..l. El concepto
concepto de sistemas administrativos est:í. estrechamente re-
lacionado con los. procesos; así Frischknecht dice er1 el prólogo a
La Gerencia, de Peter Dn,cker (1975), que los sistemas administra-
tivos deben ser interpretados como programas para prescribir tareas.
Por su parte, Lardent (1976) define los sistemas administrativos
como una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un
esquema integrado, tendientes al ]ogro de fines.
Sin duda, una empresa. no puede cumplir sus fines _sin merca-
do, producto o capitrij, pero para que las funciones comerciales, de
producción y finanz~ pue:dan llevarse a cabo en forn:a coordinada
y efectiva, será nec · ·o que múltiples actividades administrativas
se desarrollen efk ente y suministren la información necesaria
para la toma de decisiones. · ·
El término administrativo es aplicable a toda actividad qtie re:.:
quiere de información o que la genera a través. de la terrninal de una
computadora o, más 1sitnple aún, mediante un fommlarío, una nota
o un registro. Esto es independiente del sector donde se realiza lá
actividad, es decir q~e formará parte del sistema administrativo t::m-
to el registro _de hor~ trabajad~ que hace un· supervi.sqr ·o.e fábrica
o la emisión de ia Nota de Venta por un vendedor, como la registra-
ci6n contable.efectuada en Contaduría. . .
Esas. múltiples ~ctiv ida.des permitirán que el producto sea ela-
borado y esté. disponible en -condiciones de cantidad y calidad para
ser entregado. al cliente; de manera.similar se :requerirán actividades
de cobranzas que permitan contar con los fondos necesarios para
pagar por los insum,os que debemos utilizar er1 la p.::-oducción. Sin
duda, ei sistema administrativo de por sí no puede asegurar el éxito
SISTE/IAAS ADMINISTRATIVOS 29
de una empre"'a, pero es:::: difícilmente pueda ~er eJdtosa ·siri .un
· buen sistema administrad-ve. .
Si quisiéramos identifir.ar los tipos de actividaáes que com-
prende un1sistema administrativo típico podríamos distinguir con
un mínimo de desagregación los subsistemas de compras, pagos,
produccioÍi, ventas y cobranzas. Pero, si pensamos en e1 manejo co-
mún de la! información generada por esD~ Jubsistemas, debemos
pensar en la contabilidady en los-requerimient9s informativos
t • ' • '
la
gerei1cia.
En el siguiente gráfico de círculos concéqtricos se_ representa:1
en el círculo. exterior, los cinco subsistemas mencionados; en el Sl··
guie~te c·í:rcuh:~, aparece el sistema ~ontable, qlie c_o~tcentra la infor-
mación operativa di;:! todos .los subs1_s!emas; y J?.Or ult1m~, ~orno c~;i-
tral tenemos el sistema de mformacton gerencial con la mronnac1on
resumida y sistematizada de ;;.cuerdo con los requer,micntos de e&s
nivel. '
Ahorf'. ~eamos el. gráfico; luego en el segundo Módulo del Ii-
. bro presé11taremos en forma detallada el funcionamiento _<ie cada
uno de lósi subsistemas básicos ..
1.2. Los elementos
Un pro.verbio tradicional indentificaba la .administración con
"hacer que se hagan las cosas'', pero hoy está obsoleto: se ha pasa-
do de administrar las. cosas a administrar personas y de ahí a adrni-
pjstrar información. Por este motivo, cuando hablamos de los ele-
 30 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
mentos que componen un sistema administrativo nos referirnos a
personas, recursos tisicos e infonnación.
. . El funcio~a'!liiento de una empresa está encuadrado por las de-
ClSlones es~ateg1cas que establecen las pautas que se utilizarán en
el planeamiento y, a su ve_z, lo~ planes establecen la decisiones que
se transformar~n. en la eJecuc1ón de determinados hechos fisicos
{r~cibir materiales, transportarlos, elaborarlos, entregarlos a los
clientes, cobrar, pagar, contabilizar, etc.). La enumeración ·anterior
nos pennite advertir los distintos elementos que confonnan los sis-
temas administrativos. · . . · · · mino y otro. Para otros, .en cambio, es posible diferenciar ambos
·-;- _Dn conjunt? de· pe!son~s ubicadas en distintos niveles y
con d!sti.ntas atnbuc10nes: directivos, gerentes; empleados, obreros,
especialistas, ~~· ·que· t~ndrán coml?etencia -por ejempl~ sobre
temas co~e!c1ales, técm.cos, financieros o contables y, que además
~e las actividades especificas de su nivel y especialidad, dedicarán
tiempo a captar, procesar, conservar y transmitir información. ·
. . ·-·. Un conjunt~ de_ recursos ffsicos compuesto ·por edificios,
m~talac1ones, maqumanas; computadoras, materia prima, herra-
mie~tás, fondos_, etc. Est~s recursos que la empresa podrá tener dis-
ponibles o los mcorporará del. ambiente (proveedores, financistas,
etc.) serán pr;>~esados.a través de Jos distintos subsistemas (com-
pras, produ¡::c16n~ ventas, pagos y cobranzas).
. ·-· La in~<?i:maci_ón es el.tercereiemerito·y,.como vitnos, es el
ele_rr:iento .a~m1mstrativo por excelencia o, dicho en otras palabras,
la mforrnru:16n es la máteria prima de la ai:lministración. Sin ella no
resul!a p~s1ble la.toro~ de decisiones ·que interrelacionan a los nive-
·I~s dtrecttyos, gerenciales y operativos, ni el control de las· opera- .
~10nes físicas de la empresa. Es el. elemento que emplearán por
1gualprocesadores humanos y electrónicos; . ·
.2. ¿Qué funciones cumple? .
. La idea central de 9u~ un sistema administrativo es el conjunto
mtegrado de !o~ proceduruentos necesarios para concreqrr en activi-
d~es _los objetivos de una empresa y además generar la informa-
c!on para e! ~ontrol ~e los resultádos alcanzados, sólo nos propor-
c10na una v1s1ón parc¡al de sus múltiples propósitos.
L?- d~finición de.un sistema administr~tivo debe atender simul-
táneamente a la ejecución de actividades én "fundón ·c1e ·tos obf eti vos
(eficacia); al costo de tales actividades (eficiencia); a la seiuridad
. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 31
dad d~ los bien~s y valores involucrados (control interno); y a las
necesidades de mfonnación para la toma de decisiones (informa-
ción gerencial).
Antes de entrar en el análisis de cada uno de estos rr-0pósítos,
creemos necesario fonnttlar ciertas precisiones acerca de uso de los
ténninos eficaciaw eficiencia, porque si recorremos la literatura ad-
.. roinistrativa, la sensac;ión que nos queda sobre el tema es que sabe-
mos cada v~z menos. • • · .
En efecto, algunos autores no. advierten ·diferencia entre un tér-
conceptos; Drucker en LaY:;erencia expresa "la eficiencia se refiere
a hacer bien las cosas, la•e'ficacia consiste en hacer las cosas que
corresponde hacer". Cabría un.a tercera posición en la cual el con-
cepto de eficacia incluye al de efjciencia, y nuestro análisis se com-
rlicaría aún m~ si ent~·áramos a considerar un concepto tan abarca-
t1vo (por no decir ambiguo) como él de la.calidad tJtal.
Para el des_arrollo sigiliente resulta-útil la significación que usa
Drucker: efi_ca~1a, hacer l~s c~sas que se deben hacer (enfoque del
logro de objetivos) y eficiencia, hacer las cosas bien (enfo9..ue del
uso de recursos). Pero acordemos que estableceremos una diferen-
ciación _d~_los propó?itos _sólo aJo,Sfines ciei análisis; en la práctica
la definic1on de un sistema administrativo debe atender sirnultánea-
m~nte la ef~~tividad_, la efjciencht, el ~ontrol interno y los ·requeri-
nuentos de mforrnac16n; no se los considera por separado.. :
. . .
·2.1~ Hacer las cosas que se deben.hacer
. Un sistema a~ministrativo debe posibilitar que lns operaciones
se eJecuten en e! ttempo y eti. !a fonna planeada.para lograr de esa
fonna las 1!1et~ estableci~~s. 1;,a empresa necesita ªP!Ovisionarse
de 1a matena pnma que ut1ltzarn en su prcceso productivo y deberá
tenerla en determinadc.S cantidades y calidJdes, y en ciertos plazos .
. Asimismo, requedrá de determinadas operaciones para con-
c~tar la venta de las mercaderías producidas, las que a su vez nece-
s1ta.rán ciertas acciones publicitarias previas. Seguidamente, deben
efectuarse las cobranzas para disponer de fondos con los cuales
atender pagos por sueldos. compras y gastos.
Si no disponemos en tiempo y fonna de los insumos reoueri-
. dos, no podremos cumplir el programa de producción; si acumuk-
mos stocks de materias primas 6 de productos terminados más allá
 32 FUNDACION UNIVERSIDAD A.DISTANCIA 'HER~ANDARIAS•
de io razonable -en prevención del des'fásaje de comp~-· segu-
ramente estarem'.Js comprometiendo el presupuesto financiero. .
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
· uno de ellos es innecesario y que otro pmx!:'! ejecutarse en- forma
33

En otro caso, si no concretamos las operaciones de ve~tas pre- . más simple; 1Y además, gue en lugar de uctHzar '-J:ó.ginru y d?s copias
vistas en el programa res.pectivo, o si las <;obranzas se ,:;ªh~an mal . nos es suficiente con el original, la tarea redise:-i\ad« será: mis
. depen ct·ientemente ue
. te de por' s1,' m
cien ... 1,b:. pro•..:.'.:l;:;o.v1
"' · 'dad "'
ae qu:ieti
y tarde, seguram~nte:no contar~mos con los fondo:; ne..,.,sanos para
atender los pagos, y, así sucesivamente. Pero, mas grav~ que ]as la realice. · · . . ·. .. ' .·
ventas no. ~oncretadas por faltad~ esfuerzo o m~todo, sena que los ·, En síntesis, un sistema será:más eficiente que otro cuarido pue-
clientes desechen nuestra oferta por falta de calidad de los pro?~c- . da ser ejecutado en menor tiempo por reguerir menos pasos, contar
tos, -incumpfü~lientos 1en los pl_azcs 9-e entrega o fallas en.~l serv1c_10. con ímétodos más siqiples o utilizar medíos electr.ónicos, p~¡:-o- en la
1

. Los sistemas administrativos serán los encargado~ .de especifi- relación insumo-producto·se. deberá'·ccmside:rar además del tiempo,
carlos pasos por -seguir; las. norn;ias que <k:b~n cumplirse .para, ase- el uso de otros recursos1comoel costo del proc~amiento electróni-
gurar la calidad.y la vinculación entre ~o~ dis~~tos procesos a fin de co, del pers·onal, de los fonnularios, del espacio de.archivos; !etc.
cumplir con las metas establ~cidas.·En la medi~a que_teng~os en ·. Si retomamos alguno de 1os ejemplos del punto :2.1.; podría-
cuenta el uso .cie.Jos¡ recursos, estaremos ~tendiendo taµib1én a la mos: establec:er. una cantidad de requisitos para ·las ven.tas .a ,crédito
eficiencia, como.veremos en el punto siguiente. . • : · . . con el fin de aseguramos su cobro, pero seríamos pocq eficientes si
. Pero antes de pasar al. próximo título,. convien~ acl~ .que ~l el costo del-trámite superase· el-de un riesgo nomiald~-incpbrabili-
queremos u~ar la:metas e.orno refe~nte dela eficacia admm1strat.1.- dad y aún podríamos perder en: efectividad desalentando a los po-
va es bueno recordar¡ algunos. reqtus1~os: · ·· . . tenciales clientes. . . . '. - .
•· • Una.meta.es un objetivo· definido opera~ionalmente y como . · S.eguramente··podríamos encontrar otros· muchos '.ejemplos en
tal cuantificable.· .· , .• · . ·. que los pasos, controles, documentos, archivos. 0¡ registros requeri-
.i .• Deben definirse explícitamente en los ruveles de dec1s16n dos hacen inoompátible'su costo-con.el beneficio.que·pteteriden ge-
i· · · cotrespon!fientes. ·: , , · •. .. · · · . , . . · .. . nerat; esta eslla crítica más frecuei:tte que.se hace a la buro:cracia y
· que muchas veces se generaliza injustamente a todo tipo de tarea o
·I .: . • ~be~ c~~Pª?~mzarse e~tre,s1 e ~nt~grarse en un orden ~e , nonnaliz~ión ac;lministratjva. • ·· . . . •· .· .
preferencia. · • · • , . . d' Por ·último ''una· nota sobre esa: mala 'palábtá.: eficiencia" de
• Deben coptell)plar la relac1on de !a empresa. ~~n su me 10
1
· Mintzberg (1989). El autor nos -dice que, en la práctica,: e:fjcienoia
(del cual recibe ~ursos y al cual aporta ~tenes y _serv1c1os~. : · está asociada 1con-eJ criterio de lo medible, tangible y demostrable,
··. •· : 2.2. ia rel¡µ:ión,costo-beneficio · _ como un concepto·"conipletainente neutral", pero que: en realidad
emerge de una ideología que adora metas,econó~cas y muchas ve-
: . Partiremos·.d~ uti. ejemplo para mar:cat cl~ente l~ diferenéia . ces ignora aspectos menos t~gibles e identificables como la res-
1

1
· ·entre .un sistema efectivo yuno eficie~~~: en ·un sector. de_ Cuentas a ponsabilidad ~ocial. · · '
Pagar faccargá diaiia: de tarea _es· errutir ;20 Ordenes de ;Pago y se .
·
·asigna a dos empleados. El pnmero emi~e 1O órdene~ ~n 4 horas. 2.3. El controlinterno
· . mientras ·que el'-segu~do requiere.tod~ la Jo~ª?ª (_8 ?oras) PB.l'.~ Ia.s En el us6 profesion·i1 corriente, el término control interno se
. 10 órdenes·. Los dos Han cumplido:con el <?bJ~tlvo_ astgn~o de em1- encuentra asoclado con Ia especialidad. de, auditoria ·y como tal. se le
tif l0 .órdenes (hruúitlo ef~ctivos), pero el pn~ero ~a s_1do_el d~ble asigna en carácter de objetivo p.rin~ipal la ·protección de·1os activos,
i· · de productivo que el ~-e~ndo y por.fo .tanto m~. ~?ciente. , . . ·es decir.los valores. y bienes involucrados en las operaciones' ~e una
a
' ·, Claro que 'el ejewpio_ se refiere la efic1enc1_a ·de .qwenes eje- empresa. · · .
la
cutan, tarea. administrativa, ·veamos ·.ahora la: ~x~ens16~ del <?Or:- Desde ·la i perspectiva más amplia de la administr.ación !pode-
:. : cepto a uri sistema ad.in_ihistrativo; Sir· ~ra 1~ em1s16n de la Orden de. mos q.ecir que¡.~l control interno, como su.nombre fo indica,~ por
! . Pago están previstos 1cuatro pasos~ a analizarlos encontramos que naturaleza intem_o al sisteJlla que integra y tiene como finalidad pre-
" ,'
 _34_ _F,_UNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
venir y evitar condiciones propicias para la comisión de errores,
anomalías o fraudes. En consecuencia, el control interno está estre-
chamente ligado con los sistemas administrativos, incorporado a su
diseño, y atiende simultáneamente a los siguientes objetivos:
• Eficacia de los procedimientos y controles.
• Eficiencia operativa.
• Seguridad de los bienes y valores involucrados.
• Confiabilidad de la información.
Como vemos, el control interno dependerá de la calidad de los
. sistemas admirtistrativ.os y de procesamiento de la información
:(personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema
administrativo en materia de control interno tendrán en cuenta as-
pectos tales como:
• Separación de funciones.
• Asignación de responsabilidades.
. • Nivel~s de autorización.
• Documentación de los traslados de bienes y valores.
• Recaudos de seguridad sobre bienes y valores.
• Diseño de formularios y archivos.
· • Control numérico del uso de formularios.
• Normas de seguridad iriformática.
• Normas respecto del personal interviniente.
• Puntos específicos de control y controles cruzados.
• Registros contables y estadísticos.
. En el segun.do Módulo del libro, completaremos este punto
con ejemplos de.normas específicas d~~ontrolinterno para los sub-
sis~emas de Compra, Pagos, Producción, Ventas y Cobranzas.
·. 2.4. Los requenn,,ientos cie información
". . '
.·una·de las características de los sistemas administrativos es la ·'
captura de datos sobré las operaciones ·_.a medida que estas se rea-
lizan-. para luego procesarlos según los requerimientos de infor-
mación de los distintos niveles decisorios; de esta forma se va es- ..
tructurando la pirámide informativa.
•·. ·· 1:{ist~~?.~.~~t.~_, y~~ta la décarui~qe _1~.?9.~~-l~.9~~- ~parece la
corp.putadora, la contabthdad era prácticamente·eturuco·sJstema de
,,.: .. · ·.
·, • '•,
. ,, . :•l•,:•,
. .::_:; . :·.·,:::·/•':\,:-::,;._,. ,,.-;; ..
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 35
i~forrnaci?n empresaria. aparició~ de la computadora ha permi-
tido amphar la captura y el procesamiento de datos, produciendo un
profundo cambio en el manejo y uso de la información que hoy ex-
cede en mucho el esquema de la contabilidad.
La contabilidad, al registrar las transacciones de la empresa y
compilarlas en estados y balances al cabo de un período de tiempo,
continúa siendo un buen punto de partida para un sistema de infor-
mación, especialmente en las PYMES. Pero, la computadora elec-
trónica no sólo hizo posible la automatización dé operaciones y
procesos, sino que permitió captar infinidad de datos no registrables
en la contabilidad y amplió la base del control operacional y geren-
cial. · ·
El ritmo vertiginoso del cambio tecnológico ha permitido, con
la difusión de las computadoras personales, que la captura y el pro-
cesamiento de datos se distribuya a los propios usuarios, aumentan-
do su potencial de cálculo y procesamiento además de permitirles
eliminar papeles y archivos físicos. Cuando las computadoras per-
sonales se mtegran en redes permiten además la interconexión, la
transmisión electrónica de datos en reemplazo de soportes físicos y
el acceso a bases comunes de datos.
Vi1'.los que la inforrnación de que se debe disponer en un siste-
ma admmistrativo"debía satisfacer distintos requerimientos: para el
control de las operaciones, para cumplir requisitos contables, para
uso de la gerencia, etc. Ahora podríamos preguntamos si debemos
capturar y procesar por separado los datos según el requerimiento
~
de información o si, por el contrario, debemos captar los datos ne-
:¡ cesarios una sola vez y a través de distintos tipos de procesos obte-
!
~
ner las salidas para los distintos fines.
La primera alternativa se parece bastante a los procedimientos
i comll?artime_ntados, y poco integrados, donde cada sector lleva sus
i
l
propios registros y archivos para obterier exclusivamente la infor-
mación que necesita; es lo menos parecido a un sistema. Nosotros
l nos inclinamos por la segunda alternativa. ·
Así, por ejemplo, los datos sobre las .ventas efectuadas en el
día le pennitira al Jefe de Veritas realizar el control de la tarea de
sus vendedores, pero esa misma infonnación recopilada; totalizada
por semanas o meses le facilitará al Geréinte Comercial evaluar la
1. gestión global de su Departamento y esta última información com-
p~da con información extema:·puede posibilitar un análisis estra-
tégico de la Dirección. ·

- - -FUNDACION
36
- - UNIVERSIDAD A D~TANCIA "HERNAl'!._D._'AR_1A_S_"_ _
Es importante que al dis~ñar un s_istema ad~üúetrati:vo ~e ten-
gan en cuenta las salidas de mfo~!1c16n ,:~que1;1d~ y aa~m~ que
se atíenda a fo. forma de presentac1on c!e ::.;ich¡¡_ m.;;:c,:maciar,. 1amo
;05 ir!formes hnpresos como por pamaha debe,11 ser inJe!l 6~o1es )" iá-
:;i!rr1ie;nte s.J.cr;esibles cualquiera sea su forma (tablr.JS, {r~fL:os o tex-
tos). : 3.1. El rrA de! a:twliir:a
En el caso: de la información para la gerenc1a, c:sG, además,
debe ser resumids., esquemática y significativa.,. Por ej1;:mp]o, po-
drían tomar alguna de las siguientes formas:
-- Análisis de los desvías: se. señalan las diferencias entre los
datos reales y los estándares o presupuestados y se agrega un breve
comentJ.rio sobre las causas del desvfo.
, · EJ: Las ventas durante enero fueron un 20% menor de lo pre-.
supuestado. La yariacíón corresponde al porcentaje de recesión. ob-
servado en la ventas del sector.
~ ' 1 . ,
-., Indicadores: miden el comportamiento de ciertas variables
respecto de otras.a fin de evaluar la calidad del desempef\o o detec-
tar problemas. Pueden ser de distinto tipo:·
• Comparativos: índice de endeudamiento, compara el total de
pasivos con el capital propio. · __
• Evolutivos: evolución de.la producción durante los últimos
doce meses. : · .
. • Combinados: evolución del índice de endeudamiento duran-
te los últimos tres ejercicios.
En .la U~id~es 5 a9, del segundo Módulo del libro, se .4arán
ejemplos de·infonnación gerencial que puede obtenerse en _cada
uno de los subsistemas analizados. · como un e:¡cperto en temas administrativos, la aparición ~e la com-
. Por último; si repasamos _lo dicho en este punto, es fácil a:dvei:-
tir que un sis_tecl,a que suministre información oportuna cumpliendo
con los recaudo$ de.control interno, al controlar la gestión, nos per¡
mite. saber si lasfactividades y métoqos previstos en el mismo sisteL
ma han sido efe~tivos y'eficientes. · ··
3. El.estudio de los sistemas administrativos
•A medida que una empresa o institución crece: y va adoptand~,
divisiones del ~bajo más complejas (mayor especialización, más
niveles decisorios) surgen necesidades de coordmación del trabajo
conjm:ito que exceden las fon:nas tradicionales de la adaptación mu~
: ..... · ': ~ ...... -; .
,. . . ' ·.·
...
.~--~ \,ri··
37 ·
- - - - - - - -S15Tt'-7:,ViA$
- - - ADMIN15TRAT1VOS·
tua y la. supervisión dh--;;c:t[\, En este punto se requiere estudiar' la
trama de interrr-lacion,es., que se ha vuelto compleja., y .establecer
nuevas formas de ;:;crn:dia..:cióri mediante la estandarizqción ·de los
.puestos y de 1-,,:
i.
.,,._ -~ .. :~" ,.;_,~ • 'r- !~,
r ~a 1 ..,,:- ~,,, ~::a~aJ~-.
La tarea de organizar una.emprest ;.;S eslencialmente prescripti-
va, se preocupa de normalizar el comportamiento para. as,egurar el
logro de sus propósitos. A tal fin los modelos más usadosison dos; ·
uno de carácter más o menos estable, ,que define las fuq.ciones y
responsabiiidades ~e los participantes: la estructllra; y otro de ca-
rácter dinámico, que nos refiere c6mo se realizanJas actividades
necesarias para transformar los recursos que.ingresan en salidas: los
procesos.
El especialista ~ue tendrá a su cargo_ ~ta tarea. es lo que
Mintzberg denomina 'analista de la tecn_oestructura" y 41:1-e asume
funciones antes detentadas por la dirección y los -gerepte~,: referidas
principalmente a la planificación y a la nonnalización;ruiministrati-
va. : , . -·.. , -Í ·
. Tradicionalmente, se denomina .analistas de· orgariización y
·métodos a los responsables de estudiarla estructura,ylosiflujos de
trabajo administrativo pero, también son ·usuales -otras denomina-
ciones como analista administrativo, anal.is~ de siste~. y méto-
dos, analista de sistemas y procediínientós, o simpleniérite analista
. de ·sistemas. . . . '," ··
Con respecto a esta última denominación, de uso ml)y c~rrien~
te, cabe aclarar que si bien se considera al analista de' sistemas
putación ha traído confusión en. el sentido d~ 'que muc~os, la rela~
ciónan con¡la función ,del analista de computación. · -; ·. ·
A nue~tro entender, el análiiüs ele· sistemas incluye tanto los
sistemas donde las operaciones y el manejo derinforinaCÍón·son pu~
ramente manuales o están parciaJ.i:nente computi:!,fÍzados, como
aquellos. tqtalniente automatizados, pero los requerimientos de es-
pecializacipn difieren:cuando enfocamos· los ~pectos_ org~ativos
y administrativos y cuando estamos estudiando la auton;iatización
de. un sisteina. · · ··
Como hoy es difícil pensar en -organización o racionalización
dis<?ciadasjde ~os medi<;>s electtónicos,de procesamiento y_ c<;>muni-
cac16n, es: fácil advertir que se requieren las dos especialidades.
 . . .. ~ .
38 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
Como no son fáciles de encontraTreunidas en una misma persona,
la solución es jntegrar equipos de trabajo.
A esta altura, alguien podría ~reguntarse ¿por qué necesitamos
un especialista en sistemas admirustrativos, si los distintos puestos
(ventas, compras, finanzas, contabilidad, etc.) ya están en manos es-
. pecializadas? ¿Por qué amnentar la nómina con alguien que deberá
·comenzar su tarea interiorizándose de lo que aquellos ya conocen a
. la perrección?
Podemos cpntestarle que contar con persopal capacitado y ex-
perimentado para cada un~ de las funciones básicas de una empre-
sa, no evita qu~ cada sector se convierta en un compartimiento es-
tanco no integrado . al resto·o que utilice procedimientos. poco. a~e-
cuados, que·no cumplan con aspectos normativos, que no sean se-
guros o que no proporcionen infonnación .confiable y oportuna.
Aquí es ·donde nuestro especialista:. mediante adecuadas t~cnicas de
análisis y diseflo, realizará su aporte. · . analista. En efecto, su trabaJo reqwere esfuerzo m_telectual para
. Así concebido, el analista administrativo· Óanalista de sistemas
administrativos constituye uha función pemianente y diferenciada
como la de comprar o vender. A él se recurrirá cuando aparezcan
problemas de coordinación ·en las tareas, faltas de sincronización,
notorias disfunciones, demoras en la decisiones~ costes administra-
tivos excesivos, infonnaci6n insuficiente, no opon:una o ·poco tia-
. ble, errores o fraudes. . · .· .
· · , Pero el carácter pennanente de· la función no implica que exis-
, tirá un sector ~specializado dentro de.la misma empresa, ya quepo-·
demos recurrir al asesoramiento externo~ Para decidir• entre estas
. opcíon~s debe t~marse en cuen!3- si.~is~on~mos de.personal c_apaci-
tado, s1 el t~ano de la orgaruzac1on Justifica la mcorporac16n de
un analista permanente, si por el carácter de la tarea conviene un es-
pecialista que sea independiente y, en todos los casos, el costo.
Si se decide encarar.internamente el estudio de los sistemas
administrativos, pueden darse dos alternativas:
· • Que la tarea se centralice en un sector especializado (Organi:-
zación y Métodos o Sistemas) y. bajo la responsabilidad exclusiva
, de los especialistas.
• Que se encargue ia tarea a un equipo de proyecto integrado
por los analistas y J¡>ersonal de los sectores usuarios, asegurando de
ese modo la participación de estos últimos y en buena medida la
utilidad y pertinencia del producto final.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 39
Cuando se recurre a• consultores externos y, especia~m~nte,
cuando además se cuenta con especialistas propios, deben existir ra-
zones· de peso como el grado de espe~ializaci?n .Y. complejidad del
tenia o la necesidad de independencia y obJeti".:'1daci Sobre ~ste
caso Schlemenson (1987) dice·que independencia y colaborac16n
van ~nidos para la comprensión de los problemas y la bús(J.ueda de
soluciones a;eropiadas; el consultor_p!ll°apoder ope~ n~es1ta acor-
dar con el cliente objetivos y condii;1ones de t~baJo, as1 com.? me-
canismos de decisión conjunta sobre lQs cambios que deben mtro-
ducirse. '
3.2. :El pe,jiJ requerido
Las mültiples ·funciones que deben cumplir los sistemas ~ -
nistrativos, según vimos en e! ~esarrollo delpunto 2,.nos dan.!dea
de los conocimientos y con~c1ones personales qu~ debe reumr el
idear soluciones apropiadas, tenacidad y pe_rseveran:1a p_ara vencer
la resistencia al cambio y también una dosis de·pac1enc1a para ver
concretadas sus propuestas.
En materia .de conoéimiéntos, ~be po~eer ~ormació:n y. expe-
riencia sobre variados- temas y técnicas pata enfre11:tar con éxi~o los
desafíos de su ·actividad. Dentro de los. temas de·su 1ncumbenc1a po-
demos mencionar: · . ·. : · · ·_
- Pnndpios y conceptos g~nerales d~ A~stración.
- Procedimientos y :métodos de trabaJo ..
· - Metodología de análisis. · . ·
- Diseño de gráficos y diagramas.
- Diseño de fonnularios y archivos.
. - Medios electrónicos de. procesamiento.
· Sobre este último aspecto, ~mos que debe co~ocer los me-
ª·
dios disponibles y su potencialidad, pero deberá recurrn: un exper-
to en sistemas de procesami~nto ·cuando ?~Yª que decidí~ sobre el
. equipamiento o los programas. qu_e s~ utihzarán y, espec1ahnente,
para el diseño de programas de._aplicac16n. : . . . . ·
No creemos necesario extendemos en; la exphcac16n de los
. requisitos .enuineradós ya que eti la p~óxima Unidad _trataremos la
metodología que deberá seguir el anahsta) y en la Umdad 4 las he-
rramientas de que dispone para su tarea.
 _40___FU__;,_,;N;;;..DA;_:_;''[!iON VN!\/cRS:DAD A DISTANCIA "HERNAND_ARMs· _______ ___5-p~TEM.AS ADMINISTRATIVOS 41

En cwY,t9 ~ condiciones personale!;, p~¿ 2t'''.'.:t a cWJO sus

. 'funciones, e! m1wista debe reunir, además de fo:::; :é4uerimientos
técnicos, una peculiar combinación de cualidades :personales. Des- .[faraenti 1976: 15)
cribiremos aigi,L'las que considerarnos importantes: · Z. Sabre. una.,_....,,~,,..,.,,, o institución de f,'!I conocimlento, se le
- Visión gl;obal, es decir valoracióñ del concepto sistémico de pide:
totalidad y afi:rúdad a la idea.áe integración de los disti.nt,:¡g subsis-
temas como partes un sistema mayor, - Seleccione un s,,:b::;ístema qne considere fündamental.
.•- Pi;-edisposición p~a ei cambio, mente abierta y. receptiva. a . - ldentifique y describa fos ·elementos sue inte~i~nen en el
.· IDlSffiO. ,, _ , _ · · , . .
nuevas propuestas y solucmnes. -· •· . ·
-.Creativi~ad, una c~ndición que está estrechamente relacio- 3. ~~ su opinión,' y l~eg? de leer todo el punto 2; :cuál de la
nada co_n la :mte~or r que t_1ene que ver con la-capacidad de generar n:es p~s1c,on~s acer.ca-del s!gmficado de los términqs eñqacia y efi-
alternativas unagmativas e mnovadoras. c1enc1a le paree.e más aprop1a~a Fundamente ~u respuesta. ·
-. Capacida~ an~ítica para 1~ observación y la interpretación · 4. ¿~ eficacia de un sistema administrativo puede ser inde-
. de los .hechos, para venficar su validez y establecer relaciones entre p~n!ÍÍente:,de su eficiencia? ·Complete. su respuesta can !Un ejemplo
la información relevada. · distinto de.los dados en el texto. • · ·.
.. -• . Actitud ~alista, sentido común y predisposición para lo 5. Teniendo en cuenta las contradicciones mencionadas en el
práctico y concret,o. · _ .. . · · . . · punt? 3. de la unid~ anterior, qµé comentario: podría h~derse sobre
· · . -· · J>erseyer~cia ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a el entena 1de efica:cta;o enfoque del logro de ot,jetivos. • ·
!' ,
; las 4ificultades y las resistencias. . . , 6. E:Wlique con sus palabras el1 significado de la icrítica que
f?rmula 1'4mtzbe~g al concepto usual de eficiencia y proponga un
. -A\J~tud p~a 1~ relaciones humanas, capacidad de comuni- eJemplo aclara.tono. ·
c~~• hab1hdad n~goc1adóra y tacto para ~xponer ideas y lograr ad-:
· _hes1on al proyecto. ·· · · .7. ¿Qué entiende por control intenm't¿A qué·obj~tivos debe
el
' .· ' ' ' Por últim?, diremos que analista debe re,cordár en todo mo-
atender s1multáneamente?. - . ·.· . , • . ·
8. _¿Qué rel~cióli-e!}cuentra entre con~iÍidad y sis~m~ de in-:
1

men t~ .que.actúa co~o asesor y, q~e, ~omo tal, realizará preguntas y .

. _recoptlarámform<¡1C10n en t<>40s los.mveles;:para luego presentar su· fqrmac1ón:? i9ue cambios~ produce a partir p,e la incorporación de
~ropuesta. Como :~sor asiste, sugiere y recomienda, pero no da · la computa,c1op.? ._ · · ·· ·· ., : · .
ordenes; debe expbcar los moti vos y. alcances ele su tarea, así como .9. Resuma en tres frases.el rol 'del-analista de sist~fuas admi-
los fundamentos de los cambios que acon~eja. . nistrativos'.· · ·1
10. l)Qué relaci'ón puede es~blecerse ·C!ntre _las condiciones
-4. Para su autoevalua.ción _r:;;onales del analista y los_ conociinie_ntos i:equendos¡ para la ta~

y
· -·1:·Establezc~ dós· coincidend~ dos. diferencias entre.lo di--
cho en ~l. p~to l .¡l. sobre los sistemas· administrativos y el conteni-
do del s1gu1ente p~o de Lardent: · · i f

. ª.Los·pro~ndos ~rnbios experimentados en los últimos ~os en

el ambiente soc1q-poUtjco-econól'!'llco en que se desarrolla la empresa i
moderna, unido esto a los a~ances de la tecnología, obligan J encarar
u~ntemente su.:remode.lac1ón y adecuación-al concepto de'-sistema.
Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aqueUos que
 Unidad3

Metodología de análisis

,. 1

En la Unidad 2 hemos visto cuáles son los' propósitos

que orientan_ el análisis de los sistemas· administrativos y quiénes
son los responsables de esa tarea. Sabemos que la_tareá requtere re-
flexión, .análisis y enfoque. sistemático; en otras ·palabras, podemos
decir que requiere _de una metodología,. . · · .
· Aquí nos ocuparemos de l<l; metodología, si~. !a pretensión ~de
agotar un tema sobre el que existe una profusa· bibhografía, solo
nos proponemos presentar una guía de acc:;_ión para la tarea de anali-
zar sistemas administrativos.

l. El recurso del método

Tomamos prestado este título de una· novela de Alejo Carpen-
tier, quien a su vez evoca la obra de Descartes. En efecto, un méto-
1
do o una metodología es una guía para el razonamiento y, como tal,
un recurso para la acción. . . ·,,
En el sentido expuesto más ·arriba, una metodología para el es-
~dio de los sistemas aclministrativos es una descripción lógica y se-
1,:,,:~ 4i·tYfa-;JJJ),f:KlA~~.UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS•_
l!!""·
cuencial de paso::; fara cumplir rarea y disposición de técnicas
y herr~mienta-.,, utfüzab!es m:ra tal fin.
Es el propósito de este Hbm realizar una propaesta de apHca-
Gión vráctica, refacionada con pregramas tr:::bajo de usc::i corrien-
te. Por }o dicho, las metodologías que se desa..·wUarán er~ ptrr·é:,os
'.2 y 3 de esta unidad no pretenden ser ún:;cns ni fas mejores disponi-
bles; exponen en fqm11 íos objetivos, actividaüe& y productos
de cada una de la':. etapas de un programa de ttabajo.
_ Disponer de una metodología para el estudio de sisternas ad-
ministrativos nos será de utilidad para: .
- Programar 1el desarrollo del proyecto·en términos de tiem-
pos y recursos que' se emplearán y disponer de esta forma de una
estimación de su costo.
- Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas, in-
dicando los pasos que se segui~án (actividades y productos) y los
plazos que deberán 1cump1irse. .
- Coordín_ar ila participación del usuario en el proyecto, ya
sea como contraparte en el relevamiento, en la discusión del diag-
. nóstico o en la aprobación del diseño.
- Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Permite el segui-
miento del. .proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas
< 1. ' , ~-- , ,. •\'i"'~•-1,,.leaiilt '" ....n,.,·" :~M.E;I9DOLOGIA DE ANAL/SIS 45
-- 2~ Una met~dología tradicional
Se trata de unii'.,, rn::,r<:;;i.:1.ología en uso desde la década de 1970 y
· sin duda quien ~::c :"l,'l desarrollado, ent.--e r.osoL-cs, es Alberto
Larden¡_ en su MeiDda!ag{a del cmdlisü y diseño de siste-
mas administrativos. J-,. ::,,es.:tr de existlr n:ietodologíc:S más actuales,
esta propuesta es utfüzach en gran cantidad d;:; proye.::to.s.
_ Es es~ecialm~nte i:.rdica~a para aquellos ca~os en que el pro-
yecto consiste en a_Justar o meJorar un sistema existente y,donde los
requerimientos están predefinidos, cou10 el (:l:lSO del estudio un
sistema en particular o de una parte del mismo.
La metodología comprende etapas bien definidas· que deben
cumplirse en forma sucesiva para el desarrollo de un proyecto. De-
bemos precisar que las etapas no están separadas pór fronteras pre-
cisas que indican dónde finaliza una y se: inicia la otra; existe entre
ellas estrecha interrelación y por lo tanto es admisible cierta super-
posición desde el punto de vista temporal, lo cual no implica que
sea conveniente modificar la secuencia o eliminar etapas.·
La forma de estructurar el trabajo incluye las siguientes eta-
pas:

_
como al cliente o u~uario.
P9r último, debe tenerse en cuenta que la metodología no
- · constituye un fin en sí mismo, es ;un elemento que será útil al ana- -
. lista en la medida¡que lo ayude al logro del objetivo de su tarea.
Definición
del P~ de -
TrabaJo
Relevamiento
._______ :
!rBB·''.
Análisis
-
,
Diseilo
Implementa-
- ción

Disponer de una metodología ~or más apropiada que sea, no es su-

ficiente, ya.que la.tarea de análisis requiere además de la nonnaliza-
ción del proceso d~ trabajó, ciertas habilidadés y destrezas propias .
de la formación prpfesionaJ del analista. Sin estas últimas, la meto-
dología sirve.de muy poco. _,
Sin duda un profesional experimentado tendrá en claro que, .
más allá de una secuencia· de pasos para seguir, es fundamental la
visión metodológica que le proporciona el enfoque- sistémico y, en
consecuencia, tern;lrá muy en cuenta, por ejemplo, las nociones de
objetivos y totalid~d; de interdependencia de los elementos o de je-
rarquía de siste~, (ver Unidad 1). En lós puntos 2 y 3 que siguen,
presentaremos dos: metodologías y sus respectivos programas; defi-
niremos a una de ellas corno el enfoque tradicional y; a la· otra,
como el enfoque de la reingeniería de procesos. Por último, en el
punto 4. realizaremos un breve análisis comparativo entre ambas.
Etapa l: Definición de.l plan de trabajo
Objetivo
En esta etapa el responsable del proyecto deberá establecer
claramente el objetivo y el alcance de la tarea por realizar y a partir
de allí, el plan de acción que se desarrollará con indicación de th:m-
pos y de recursos disponibles
Actividades
l. Estudio preliminar
A través de contáctos con el nivel ejecutivo que encargó el tra-
bajo y con los niveles jerárquicos involucrados en el proyecto se es-
tablecerá un acuerdo acerca de los objetivos y alcances del mandato.
,-

·. ~.~

-~ ~(.~.:-J~~·~·~S:~~~·~: : -
 46 ·. i=UNDACION UNIVERSIDAD A Dl§"'fANCIA ªHERNANDARIAS"
2. Definición del Plan de Trabajo .
El cronograma, con indicación de las distintas etapas del pro-
yecto, se definirá_ atendiendo a minimizar el costo del proyecto
(tiempo y recursos requeridos). Esta, planificación se presenta
usualmeqte mediante diagramas de tipo Gantt o CPM.
. Productos a generar
-.Proyecto que incluy~ objetivos; alcances y plan de trabajo.
Etapa 11: Relevamiento
Objetivo
· Está .es una etapa de_ -bósqueda e investigaci9n de la realidad
existente en materia de sistemas administrativos (características de
los procedimientos, sectores involucrados, ..fonnularios y archivos
en uso, soporte.·coniputacional, etc.) a .fin ·de detectar problemas
existentes y obtener elementos para el proceso de análisis y diseño.
· Actividades
· El relevamiento comprf!nde distintas· tareas que implican dis-
tintas técnicas, de uso alternativo o c<;mjunto según el caso, y que·se
describen a continuación. . · - Sistemas administrativos vigentes, fonnularios y archivos
l. Recopilación de antecedentes .
. Obtener infonnación de distintas fuentes documentales exis-
.ten_tes-(rna.nuales de procedimiento, cursogramas, nonnas de control
interno, informes operativos y de gestión~ an:hivos, etc.)
· · 2. Encuestas· · Objetivo
. Permiten, mediante el uso de formularios especialmente diseña-
dos, recopilar gran cantidad de- infotmación detallada .a los fines de su
compilación y comparación y en un tiempo relativamente breve.
. En todos aqueHos casos en que se decida ·la utilización de
cuestionarios se pondrá especial cuidado en que sean breves, con-
c~tos, que su diseño f~cilite las ~spuestas, y que incluyan instruc-
c10nes acerca. de cqmo ·deben completarse.
3. Entrevistas ·
La toma de contacto directo del analista con el entrevistado
C<lnsti~y~ un. ~~o valioso pará la obtención de información cla-
ve, especialrriehté de los ithi'eles jerárquicos ylle"Supervisión.
METODOLOGIA DE ANAL/SIS 47
Los temas que se tratarán con los entrevistados estarán referi-
dos a su opinión sobre ]os proced~m~entos en uso, así c?mo el p~~n-
teo de alternativas y de sus requenm1entos en cuanto a mformai;:1on,
seguridad y tiempo de respuesta. · ·
Las entrevistas se realizarán atendiendo a una planificación
previa acordada con el entrevistado para no interferir en su trabajo y
se conducirán de forma ordenada sobre la base de un _guía de temas
para tratar.
4. Observación directa
Esta actividad es complementaria d·e las ante~o:mente_descrip-
tas y, a través de la misma, el analista toma conocmuento ~trecto de
aspectos que no pudieron ser relevados en los pas~ ~nteriores (ca-
racterísticas operativas y de control de los procedmuentos en uso;
circulación y volúmenes dé información; visualiz~ción de ~oportes
y archivos; etc.) y corrobora y amplía 1a mformac16n obtemdad por
otros medios.
Productos a generar
- Antecedentes generales sobre nonnas de procedimiento Y
de control interno.
en uso.
-Soporte informático utilizado (h~dware y só~are) .
Etapa 111: Análisis
Se analizará la información recopilada en la etapa anterior a
fin de evaluar los sistemas administrativos vigentes y elaborar un
diagnóstico de la situación observad~ y de la que se intenta superar
mediante mejoras o un nuevo diseño. ·
Actividades
1. Compatibilización de la información
Los datos relevados por los distintos métodos deben compati-
bilizarse entre sí a fin de evitar información incompleta o inexacta,
para ello:
- Se integrarán los datos obtenidQs. .de _qistjntas_personas que
intervienen en un mismo proceso. · ·
- Se establecerá la consistencia de los datos entre sí.
 48 . FUNDACtdN UNIVERSIDAD A DISTANCIA ''HERNANDARIAS" METODOLOG!A DE ANAL/SIS· '

- Se confirmarán datos y se completará la información fal- 1

tante.
· - Se sintetizará la informaci6n resultante en hojas de trabajo,
en fonna clara y" ordenada.
2. Evaluación técnica
Si bíen durante 1a tar~a.de relevamiento; en fonna conciente o
inconciente, se ha·efectuado alguna evaluación sobre la situación
.observada. esta tarea se realizará en forma metódica sobre la infor-
mación ordenada y completa en lo que se refiere a aspectos como~
- Congruencia del sistema o procedimiento respecto de sus
·objetivos. .· i . .
- Disponitiilidad de infonnación operativa y gerencial.
de
- Pertinencia la intervención de puestos y sectores.
- Cúniplitniento de recaudos en materia de control interno.'
- Cantidad, y grado de capacitación del personal requerido.
- Adecuación de los formularios y archivos en uso.·
3. Elaboración del diagnóstico
· El diagnóstico pondrá de manifiesto los problemas detectados
en la etapa de análisis y los lineamientos. de cambio sugeridos. Será·
presentado a las·iautoridades corno. un documento escrito y en una
reunión se ·explicarán sus alcances y se escucharán lás observacio-
nes y sugerencias que podrán ser incorporadas a la propuesta que
_servirá de base al-nuevo diseño.
._Productos.a generar
- Diagnóstico.
- Presentación ejecutiva.
Actividades
l. Dise:qo global
Este primer paso del diseño consistirá en delimitar el! campo
· que abarcará el sistema en consideración, su propósito es ~finirlo
sinté_ticarnente mediante un esquema general de funcionamiento
(Entradas~ Archivos, Procesos y Salidas). . · ·· ·
A partir de los requerimientos generales del sistema (salidas)
se definirán las necesidades de información con :que debe_iqo:ntarse
en el sistema (entradas y archivos) asf corno 1a secuencia.de activi-
dades que se realizarán dentro del sistema (procesos). Para·e~te pro-
pósito r~ult<¡t útil el diagrama de bloque (ver desarrollo en l}a Uni-
. dad 4).,~,;;,:,:. . . · :· · ·. : ·
,Sobre fa.' base del diseño global del sistema ~e definirá.r)los re-
querimientos informáticos que·déberán set.incorporados (h~dware
y software) y se realizará una estímaqión.de_ costos. · 1•
2. Presentación del proyecto . - · . . •i
, El proyecto será pre·sentado a las ~utoridades para la ¡aproba-
ción del diseño global y,·de la inversión necesaria,._ . ' . : : ¡ .
3. Diseño detallado · . : . . :_·· .·. . ., ;. .
La ·tarea de diseño detallado.se r:ealizará ~-partir d~~ diseño·
global aprobado y comprenderá fa el~boración ¡c;le cursogram~ o
diagramas de flujo del nuevo sistema.-I:tt.redacc~ór,i de;,manuales de
proce~imiento, el diseño d~ fo~ularios Y. archivos, Y,!~,~: e1l l.c_aso-d_e
requerirse apoyo computac10nal, el desarn;,llo de,:sof1'Vare1r~spect1- ·
vo: ' . ' . ' : . '', .·. ; : .
· , La etapa _de diseño concluye cuando todos los elernen,os deta-
llados se ponen fonnalmente a disposición del u~uario. •; · ·
. ¡¡ .

Etapa IV:,Diseño . Produi::tos a generar

.- Manuales de p~ocedimiento que incluyan~
Objetivo '. • Descripciones de. los procedimientos~ .
. ·En C$ta etap,a se elaborará sobre la base de las conclusiones del • Cursogramas.
diagnóstico, )a splución final que se presentará al .cliente, es ·decir· • Formularios.
los nuevos sistet;nas administrativos y todos los elementos necesa- ' :- Software de aplicación req1,1erido para ,la ejécudqn de lqs
rios para su puesta en funcionamiento. procedimientos. . 1 : •
 METODOLOGIA DE ANAL/SIS 51
50 FUNDACION UNIVERSIDArYA DISTANCIA "HERNANDARIAS"
clientes; es decir, reorganizar las tareas de la empresa centrando la
Etapa V: Implementación atención en el negocio.
Podríamos definir la reinaeniería como repensar los funda-
Objetivo rnentos de los procesos de un n~gocio (qué y cómo) y redís_eñ.arlos
Esta etapa comprende las.actividades necesarias para la puesta radicalmente para obtener una mej~ra drástica en el rend11:111ento
en funcionamiento del nuevo sistema en sustitución del anterior. (costo, calidad y servicio) Para ampliar este concepto, resumiremos
a continuación los cuatro principios básicos en que se apoya.
Actividades
-Enfoca hacia el cliente
1. Programarla bnplementación Toda la empresa debe estar imbuida de1 propósit~ de agregar
Se coordinarán temporalmente las tareas necesarias a fin de valor para el cliente a través de productos de mayor cal,1~a~, meno-
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo res costos y mejor servicio. Esto supone desecha~ el anahs1s cenJra-
sistema (espacio físico, equipamiento, personal, formularios, etc.). do en el puesto, que mide la habilidad del trabaJador para reahzar
Se elaborará el cronograma respectivo utilizando el diagrama de tareas individulales pero pierde de vista el proceso completo.
tipo Gantt o PERT, según la complejidad de la tarea que deba enca-
rararse. - Se centra en los procesos
2. Entrenamiento de1 personal . . . La reingeniería propone ír más allá de operacion~s, tareas Y. es-
· Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se tructuras para enfocar los procesos como una secue~cia de ª':t~v1da-
realizará la capacitación del personal asignado con la finalidad de · des que cruza los límites funcionales. Para una meJor a~encrnn ~el
explicar su contenido y forma de uso. Esta tarea permite encarar proceso debe pens?r~e: en los tipos de tareas. que se realizan. en ter-
preventivamente los problemas que puedan derivarse de la aplica- minos de estados m1ciales y finales; probablemente puedan agru-
ción del nuevo sistema.· . parse todos los tTabajos y tareas en no más de diez proc.eso,$ c~aves.
Puesta en marcha: Rompe con las reglas . .
· La implementación se completa cuando, dispuesto el equipa- Debe pensarse en la reingeniería como un de~af¡o; en lugar de
miento y software requeridos, ·se realizan las pruebas de funciona-
miento del nuevo sistema v la conversión de archivos, en su caso. A
,!
mejorar lo que estamos haciendo debemos estar dtsp~iestos c!~s~-
char las prácticas actuales y a empezar de cero-. ~nahzar .~as actlVl-
partir de_ all{, el sistema ~omenzará a operar bajo responsabilidad dades de la empresa, no para ver si pueden modificarse smo con el
del ~suario, pero, contando durante un lapso, con el apoyo del ana- objetivo de determinar si hay aiguna razón para que existan.
lista para la atención de consultas y para realizar los ajustes que .
fueran necesarios. · · ' - Usa creativamente la tecnología
Es un error común pensar que podemos mejo:ar lo que esta-
· Productos a generar mos haciendo sólo por incorporar nueva tecnologia; corremos el
-Nuevo sistema en condiciones de operar. riesgo de automatizar un proceso ineficiente u obsoleto con 1~ con-
siguiente pérdida de tiempo y ~inero. ~a propuesta es ~ensar md~c:.
tivamente, preguntándonos que nos otrece la tecnologta para hace,
3. La perspectiva de ia reingeniería cc;isa.s que no estábamos haciendo. . . ·
La reingeniería de procesos e de negocios, como también se la A continuación se describen las etapas que comprende el ciclo
denomina, es una metodología desarrollada por Michael Hammer y del proyecto en términos de objetivos, actividades y productos de
··James Champy en su libro--Reengineering the corporation para ar- . cada una de ellas. gráfico siguiente muestra las etapas y la se-
monizar los cambios internos_ en una empresa con los cambios en el cuencia en que se desarrollarán:
mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los
 52 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' METC!JOLOGIA DE ANAL/SIS 53

Actividades
~ ¡-·~ ~ l. Icllentificar la estrategia
Movilización "- Selección ~j.! Diseño
i~Análisis
1 ,,/1
"'-1~'m?,
18men-
,,,., a... 6n
1
Se tornarán en cuenta las instrucciones específicas emanadas
. ¡ / L_ __,,, . de la alta dirección y se analizarán las estrategias y planes de nego-
cios definidos. Para concretar esta tarea se realizarán entrevistas
con los ídirectívos y con quienes contribuyeron a la elaboración de
Etapa I: lfovilización .
nlanes .
Conocer fos procesos
Objetivos Se identificarán los principales procesos existentes, <1s1
como los nuevos, requeridos por la estrategia de negocias.
Esta! etapa inicial dei proyecto tiene como propósito conocer -. Se realizará un reievarniento giobal de los procesos identi-
quiénes integrarán el equipo de reingeniería por parte del usuario, ficados eri términos de flujo de trabajo, departamentos involucra-
para que conjuntamente con los especialistas acuerden pautas y pla- dos, normas y prácticas administrativas.
nes de trabajo.
Se anaiizará el soporte infom1ático ,de los proci..:sos ídem.ifi-
Actividcde:: cados.
1. A~mar 21 equipo de trabajo - Se evaluará el perfil de los recursos humanos existentes y
los principales requerimientos que deben cubrirse.
Se integrará el equipo con los especialistas asignados al pro-
yecto y la: cont~aparte asignada por el sector usuario que aportará su -. Se realizarán los mapas de procesos.
_conocimiento del negocio y de los procesos sujetos a rediseño. 3. Evaluar ia performance .
2. Acordar ía metodofogfa y ei plan dce ta:n:m.s Se' analizará la performance de los procesos actu:.,i.les en ·-
Se acorda::-fo las actividades que serán desarrolladas, los com- nos de cantidadtiS entradas y salidas, costo, tiempo, personal parti-
promisos de la contraparte y el método de adrninistracifo y control cipante y calidad.
del .trabaió,
:il · Prodi!ctos a ge,:zerar
Productos a generar · Mapas de ios principales procesos actuales.
- E9uipos de trabajo y plan definitivo de tareas. - ' Sectores y niveles involucrados en los procesos.
-, Performance de los procesos existentes.
Etapa ll: Análisis
Etapa lil: Selección
Obj~tivo
Realizado el análisis de los principales procesos, correspo'..íde
La clave para esta fase es confirmar !a estrategia de empre- determinar .ó\CJUÍ --atendiendo al impacto sobre el negocio-- soi)I~
sa, es deyir obtener una comprensión ciara de qué constituye su se
cuáies centrará el esfuerzo de reingeniería.
ventaja competitiva. Durante esta etapa es n,ecesario además obte- .
ner una visión global de los procesos clave, de. la estructura que los • A<:tividades
soporta y de los recursos humanos e informáticos involucrados. 1. Identificar las.. transformaciones claves
- Se preparará una lista de los princípales;procesos eme debe-·
rán ser diseñados o rediseñados, con indicación de la per:forman:::e
actual -:---en su caso-- y los cambios y desarrollos requeridos.

l
1.
 54 FUNDACIONUNIVERSID{VJ.A DISTANCIA "HERNANDARIASª MEiODOLOG/ADE ANAL/SIS 55
- - Se estimará' la magnitud de los cambios y desarrollos que · - La solución de los problemas detectados en el pasoianterior
·sería conveniente introducir en materia de soporte informático, re- y el diseño de nuevos procesos alte:nativos. .
- cursos humanos y estructura organizativa. _ Simulación de las alternativas de operación a fin de deter-
. . 2. Seleccionarprocesos y metas .minar cuál es el mejor diseño. - ·
• Sobre .la base de la lista confeccionada y mediante un análisis -Elaboración de los mapas de los procesos definitivos.
· de costo-benefico que considere el impac;to. sobre el negocio del re- 3. Definir los requerimientos de los nuevos procesos
·diseño Y Ja magnitud del esfuerzo de reingeniería. se elaborará un . Al definir el nuevo proceso surgen nuevas necesidades en ma-
orden de prioridades para someter a decisión de la alta dirección. . teria de sistemas de información para soportar los nuevos pr_ocesos
3. Presentación ,ejecutiva . . y suministrar la infonnación requerida para el control de gestión.
_ . _Se prevé es~e ·pa_so como un punto de control y revisión por 4. Determinar cambios en la estructura .
·parte de la alt.a dirección. sobre el orden d~ prioridades elaborado y · ·. Para llevar al máximo el beneficio del nuevo diseño se requie-
pg·eªnrai·enº~at.ener aprobación forn:ía~ sobre.el alcance de la tarea de rein- ren adecuaciones a la estructura organizativa_vi~ente,.que debe~ de-
1 '

tenninarse en esta fase junto con los reque11.m1entos ·en matena de

Productos a generar personal. · . ·
-Lista de procesos seleccionados para el diseño o rediseño. . 5. Obtener la aprobación .
Los diseños definitivos de los procesos, as~ C':)mo las mo~ifi-
Etapa IV: Rediseño caciones a la estructura organizativa y los requemmen!os defin!dos
en materia de sistemas de infonnación y personal, seran so~et1dos
Objetivo . a la. aprobación .de la alta dirección como paso previo a su unple-
· . . .~n esta . · fase se realizará el diseño o rediseño de los procesos ·'. mentación.
clave d~l negoci? y se definirán los requerimientos en materia de : Productos a generar
soporte mfonnáttco y recursos humanos, así como las IIiodificació- ·
· nes requeridas por la estructura que soportará los nuevos procesos. · - Diseño .de los pmcesos, que incluye mapas y manuales de
procedimientos y normas. . .
Actividades
· - Diseño actualizado de la estructura, que mcluye orgamgra-
l. Análisis.de detalle ma y descripciones de cargos. · · · . · .,
"'' ·· · El análisis realizado en la fase U se completará con una seri~ - Diseño de las aplicaciones de los sistemas de computac1on
de pruebas adicionales a fin de determinar: y comunicaciones. '
- Redundancias en actividades y procesos.
Etapa V: Implementación
- Cuellos de botella existentes _en los flujos de trabajo.
1 - Operaciones ineficaces o ineficientes. .Objetivo
-. Soluciones razonables a los· problemas en operaciones de .En esta última fase se programará la puesta en marcha d: los
negocios y de apoyo. ·
cambios resultantes de la tarea de reingeniería, así como los tiem-
- Validez y consist~ncia de las intetfases entre procesos. } pos y costos estimados.
-Uso pleno de la capacidad tecnológica. · . · . f.
¡
¡

· 2.Definirprocesós alternativos '

Esta actividad incluye: .

' .. ' ·•.

se· FUNDACIONUNNERSIDADA IJJSTANCIA "HERNANDARIAS" _ _ _ _ _ _____.:M::..::ET,::..:....:0::..::0:...=0.:::.L-=-OG=l::...:A.:::.D.:::.E:.:....A::.:N:..:\4L=IS=.:l-=-S--·--··-···-·"·-5_7

Actividades -. La etapa de análisis en la reingeniería (incluye también re-

l. Elaborar el pllan de implementación
· La programación que se elaborará comprenderá, además de la
estimación de tiempos, los siguientes elementos: ·
- Implementación de la nueva estructura organizativa.
levamien tos) parte de la identificación de la estrategia, es
una visión extropectiva del sistema, para luego- pasar al conoci-
miento de los procesos. · • .
- Otro aspecto referido a la etapa de análisis es que la reinge-
niería evalúa la performance (rendimiento) del sistema en uso, ya 1

- Implementación del nuevo flujo de trabajo. . · que su prqpósito es lograr una mejora drástica en la misma. 1

. . Compra de hardware y software (o desarrollo de software a: · - La etapa cfo. selección también marca una dife~encia ya que
medida); . : · · en la metodología .tradicional el sistema o proceso sujeto a rediseño
- Cambios en la planta física. estaba detenninado inicialmente; aquí, decidircuálles son los proce-
- Pruebas del nuevo prqceso .. sos clave mediante un anállisis de costo-beneficio. .. :
- Planes contingentes de operación. la etap~ de diseño es donde encontramos mayores seme_.. .
- Entrenamiento. del personal .. janzas, pero sin embargo, la exigencia de creatividad es mayor én ila -
2. Detenninar costos reingeniería porque se deben generar soluciones alternativas y
diante simulación decidir cuál es la mejor.
. ~~ ~stimación de:los costos requeridos.para la implemantación.
mclmra 1terns como: 1 · ·.· Como conclusión podemos decir que la reingeniería, en tanto
- Costos de sistimas computación y comunicacion~s. metodología aplicable al estudio de los sistemas administrativos de.
- Adaptación o 7ambios en la planta física y los equipos. Í una empresa, presenta los siguientes aspectos destacables:
·., -Traslados e incorporación de personal, así corno su capaci- ; - Parte de un enfoque del negocio, donde las actividades de-
tac1on. ¡ ben agregar valor.para el cliente-no sólo en ténninos de costos sino
. - Gastos generales de la implementación (impresión de for- j también de calidad y servicio.. .
mularios, manuales, etc.). i• · · Se basa eri un enfoque del:proceso integral, involucrando a
1 los analistas y a los responsables de los :procesos (participación' de
Productos á generar ·¡ los usuarios en el equipo de trabajo) .
.- Plan de implementación. i Excede el .diseño de los sistemas administrativos e itmpacta
- Nuevo proceso en condiciones de operar. .
~ sobre la estructura organizativa ya .que modifica o elimina sectores
· .funcionales y niveles de supervisión. · · ·
1
4. Análisis comparativo . 5. Para su. autoevaluadón
En lo formal, los programas de trabajo desarrollados én los
puntos 2 y 3, no muestran diferencias notables, pero si profundiza- 0
1 l. Identifique en las distintas etapas de las metodologías estu-
mos podemos advertir diferencias en el enfoque de reingeniería , diadas, ejemplos de la aplicación de los conceptos que propone: el
que creemos conveniente destacar. · · enfoque sistémico (objet1vqs y totalidad, interrelación;de elementos
-· En la etapa denominada de movilización, la reingeniería Y control por retroalimentación). . · ·
nos propone como prioridad la integracíón del equipo de trabajo en- Para la m_et~dolog!r;,. ~radicional sei~egunta:. .
tre el analista y el usuario (o el consultor y el personal de la empre- , 2. ¿Los d1stmtas tecmc~ de releyamiento son excluyentes en-
sa), para pas~. luego ª. Ji: ~efinición conjun1?:, del plan de tareas. El í tre s1? Fun~amente su respuesta. . . . . .
enf~que trad1c1onal se m1cia con la elaborac1on del plan a cargo exi..:- J. 3. Senale por lo menos tres d1ferenc1as- entre el d1seño global y
elusivo del analista. . · · el diseño detallado.

'
. .. . ' ... . ·- ,_ __
58 FUNDACION UNIVERSIDAD A,í)JSTANCIA "HERNANDARIAS~

. 4. ¿ Cuál es el principal producto de la etapa de análisis? S!:ña-

le por 1o menos tres items que induiría en dicho producto.
: 5. ¿Qué diagrama es de uso común en la primera y la últim2.
etapa del progrnJna? ¿Cuál es el uso que se Je da en cada caso?
- Sobre la propuesta de la reingeniería se le pregunta:
6. ¿Cuábs son Jm; principios básicos en que se apoya? Descrí-
balos brevemente. · &llrllMIM e.-&~MliRWiiA4ffi#F®:#MS~&&tllltMtilliM
7: ¿Por qué se debe determinar cuál es la estrategia de la em-
presa corno primer paso de la Etapa I? Unidad 4
""º_ _ _ _ _ _ _ _,,,._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __

8. ¡,Cuál es el criterio básico que sirve para seleccionar los

procesos que se intenta diseñar? ¿Se procede del mismo modo que
en la metodología tradicional?
· 9. ¿Es probable que un proyecto de reingeniería conlleve cam-
bios en la estructura organizativa vigente? Justifique su respuesta Herramientas usuales
con referencias a la metodología.
· 10. Compare la metodología tradicional y la de la reingeniería
y establezca tres semejanzas y tres diferencias sustantivas.

Los temas de esta Unidad se .encuentran estrechamente

relacionados con los de la anterior. Un analista admínistrntivo,
como en cualquier otra actividad técnica,· necesita ciertos instru-
mentos específicos para realizar cada una de las tareas que le pres-
cribe su metodología ue trabajo.
Nos pro~ionemos presentar y describir aquf las herramientas de
uso más comente, indicando en cada caso la 01;ortunidad y forma
de utilizarlas para el estudio de los sistemas admmistrativos.

l. Del uso de herramientas

.. La práctica de la administración ha permitido el q.esarrollo de
un gran número de instrumentos necesarios para coadyuvar con su
finalidad, pero también ha adoptado y adaptado dispositivos técni-
cos de otras disciplinas, como por ejemplo modelos gráficos y ma-
temáticos de la Investigación Operativa.
Cuando las técnicas v herramientas no se encuentran estableci-
das con precisión, existe.'una tendencia natural a que cada analista
las utilice, e incluso las desarrolle, de acuerdo con su criterio. Esto
 60
...
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
no está mal, pero si .las herramientas no están adecuadamente def!-
nidas o no se aclara debidamente su alcance, se crean malentend1,..
dos y dificultades ~e cornu~icación co~ terceros (clientes o usua-
rios) o dentro del nusmo eqmpo de trabaJo.
A este problema apunta el prop?sito del presente capítul?,
donde trataremos de, definir las herramtentas más usuales y su aph-
cación, par~ de esta forma disponer de un lenguaje común que faci-
lite )a comprensión entre especialistas y también con terceros, Las
herramientas.que estiidiaremos .nos serán útiles para:
- Programar el proyecto y controlar su ejecución.
. - Recolectar información acerca del sistema vigente (proce-
dimientos, fonnularibs, archivos, etc.) así corno los requerimientos
del usuario. ·
- Detectar errores- y fallas en _el sistema en uso.
- Fonnular la_ propuesta de un nuevo sistema. . Pe.ro cuando se decide su utilización, también ¡deben conside-
- Servir de apqyo a la implementación y a la capacitación del_
usuario. · ·
Cuando entremos en el detalle de cada una de las herramien-
.·tas veremos que, en la mayoría de los casos, pueden aplicarse a más
de una etapa del .programa de análisis de s~temas adminis~tivo~.
Así por ejemplo, si tomamos como referencia la metodologia trad1-
cional, veremos que:
· · - Los diagramas de programación de actividades pueden
usarse en la elaboracióri del plan, pero también para una programa-
ción específica en el momento de la i,mplementación. ·
-Los diagramis de interdependén,cia sectorial o los cursogra-
. mas, pueden servir t~nto para Í!1~e,ar l.a infonnáció~ reJev.ada en el
· __paso inicia~ ~e la e9pa de anahs1s, c_~mo para el diseno detallado
del nuevo sistema. · • .· · · _ · · ·
. - Los manuales que constitu}'~n el princ_ip3! p~oducto del di-
seño de detalle,son_tarnbién un elemento 1mprescmd1ble para capa-
citar al usuario durante la impleme;;_ntación. . · renciales del encuestado y del puesto.
Por lo expuesto,' el "tratamien~Ó siguiente se organizará según el
tipo de instrumento (cuestionarios,-diagramas y manuales) y no por
su aplicación: · _ 1 · _· •
·-. :' ·:
·.~,/
.'
------------- ....
HERRAMIENTAS USUALES 51
2. Cuesµonarios
El cuestionario es un 'formulario. integrado por preguntas ¡re! a-
cionadás con elisistema o· subsistema que se investiga cuando e~ ne-
cesario¡ relevar inforuiación acerca de la-~ específica ~ 7ml'lea-
dos o superviso,res dentro de un pr~edm.uen~C? y re. lo u~hza¡para
suplir la entrevi,sta personal (de t1p1ca aplicac1on en los mveles ge-
renciales y de jefatura). ·· - ,i
Cuando 110, se buscan opiniones sino in~ormación acerca de los
hechos, un cuestionario presenta como ventaJa que: ,,
- no requiere lii presencia del analista o a lo·sumo requiere
una presencia ~ínima; · · _ · •· . - . · :;
_ -. permite:recopilat gran-cantidad o.e_mfonnaq16n en un1t1em-
po relat;ivamente breve. ·· .· ·- . -· _, ·
rarse sus limitaciones:
- existirá ,resistencia. a-contestar cuestionarios largos y tedio-
sos, que signifiquen pérdida de tiempo de_ trabajo¡ : ::
- es difícil obtener en fonna exacta la información deseac,la;
- los encuestados pueden tardar en responder, comprometien-
; do los tiempos del proyecto. · .
. Para que los cuestio~arios.cumplan acabadámeAte con su ~na-
lidad debe ponerse especial cuidado en su elaborac1on. Este c~1da-
. do tendrá en cuerita: qu~ las preguntas sean claras y concretas; que
la" extensión no sea excesiva (no olvidemos q\le disponemos d.e, téc-
nicas complementarias);. que el diseño sea apropiado y que se mclu-
ya un breve instructivo de cómo debe ser_ completado.
Estructuralmente un formulario de encuesta debería contener,
como mínimo:
- Un encabezamiento donde se completarán los datos refe-
-Un cuerpo central donde se especifiquen las· preguntas o as-
pectos . que deberáQ. ser completados y que estarán referidos, :por
ejemplo a: información recibida, ~rámite .° proces?, información
emitida, volúmenes y carga .de ~baJo, archivos y registros.
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreci~iones y comentarios, así_ como exponer sus
propuestas· acerca del sistema objeto del análisis. .
L ____ _
 62 FUNDAC/ON UNJVERSIDAc:f'A DISTANCIA "HERNANDARIAS" HERRAMIE:NTAS USUALES 63

Encuesta acerca del uso de u:n informe Formulario para descripción de tareas
Apellido y Nf?mbre cuestionarlo Ni: ··--·-·
de la persona .
comiuttada: ···-·-·-······-··.. -·........;••••••• Fecha emisión: ..... --·····-·..-·•..._ ..
Catgo: 'Pmccdimicnto o,lcvado:
Cargo: ..... la!'••··-·····•-·............................... Nnmbie cnaucslllclo: Dcnat11'lltllllllJ: . Scclor:
. _Departamento: ···•··-····-··.......... - .........

1
Sección· ··•······--·--··---··········-·······•· ~f
:11 8
.o o
TflUlo del Informe: ...... :........·......;............: ...........................' ::::i ·¡;

·9e sollclta a la persona Indicada más arriba, se sirva responder el Interrogatorio ªº

:2 g
que 88' formula a continuación (marque su respuesta can una cruz; lea todas las pre-
j' guntas. antes de responder la primera):•
º]
~ Q.
.a g
1. consulta· Ud_. este Informe: Ser
Siempre O A-veces O Nunca □ .. l'5
º·-
.:!:~
;_ SI 1~ con_sulta, lo hace a efectos de mantenerse informado 0 o por n~lded de
.
contar con esa Información p_ara Iniciar o continuar un proceso O· · . .=
-5
< ~0'
3.·¿Utlllza Ud. la totalkl~d de·la Información Do sólo una parte de ella O? En este
...__.
llldmo caso ¿qué parte? .............................................- ....····-····-·_.·
g. g¡
4. ¿Recibe Ud. este Informe dentro de .los plazos previstos O e con atrasos slgnlfl•
catlvos .que perjudican su tarea O? Comentarlos: ....- ............_.,_ ••,.-.;~_;,._.,..........
·=
~~
5. ¿La rasulta útll en ·cuanto al contenido y forma de presentación? Sf O No O. ·
en
.. -¿~ua.l.tre alguna modlflcacl*n: cuanto al contenido Q o en cuanto a la preaen• :2.8
taclón D ? Explique su sugerencia. .
&; La in;ormacló~ qu~ .Ud. recibe ¿ea consistente o pl'1!senta frecuen~ fallas de ba,.
·
i s
O•-
l!
lanceo o conclllaclón O ? Comentarlos: __;........:..·-··-·--·· ..--..-····-······-···· ·¡
ii
l .. .,
·7. La cantidad de coplas que Ud. recibe del Informe, ¿es n.1almente necHarla? sí □ 1
O.
No ¿Qué otras personas Utilizan los duplicados? o!.
1 :.is., . .. ..
-•
,

B. ¿Necesita Ud. Información complementarla? srONoO.

Indique cuál: ................. -·····-···-·····~·..........- ..............................- ....... l
1 '
Se agradecerá la devolución de este cuestionarlo al Departamento de Organización
y SIJ!,rtia, debidamente cumplimentado, no después del ·····-·---····--".;
1
,
Fecha: Pinna:
(") .Ea este espacio formule sus aprcci;>ci- y sugc:r,mcias de cambio.

i!
l
~
Firma del responsablé

Figura4.l Figura4.2
64 FUNDACION UNIVERSIDAD A O!s:¡ANCIA "HERNANDAR/AS•
Para faciEtar las respuestas, es conveniente amiare1 cuestiona-
rio con preguntas que puedan responderse pór "si" o por "no", o
compietarse con una "X" en el lugar correspondiente; a este modelo
responde la encuesta que se reproduce en la figura 4.1 (Lardent,
1976: 152). Otra forma de simplificación puede ser diseñar un for-
mulario con columnas o casiJleros a completar, del tipo del presen-
tado como figura4.2 para relevar en detalle las tareas.
- - -3.-Diagramas
El uso de técnicas de diagramaci6n se encuentra s1i:ficíe:ite-
mente difundido, en el área de administración ya que permite, me-
diante gráficos y símbolos, la programación de actividades (diagra-
mas de Gantty CPivf! y la modelización de sistemas administrati-
vos (diagramas de bloc¡ue, de interdependencia funcional, cursogra-
mas, etc.).
Lo dicho no pone en duda la utilidad de relatar organizada-
mente un proceso o un sistema, pero un diagrama aportará clara-
mente ventajas, ya que:
- Proporciona una visión rápida y global del sistema o de los
eventos representados.
- Facilita la representación de relaciones complejas.
- Sistematiza -mediante el uso de símbolos- la informa-
ción que se exhibirá.
- Permíte,una fácil comparación entre dos o más sistemas
(actual y propuesto; distintas alternativas de diseño; etc.).
No obstante lo dicho, cuando se decide su uso debe11 recono-
.cerse ciertas limitaciones como:
HE:RRAMIEMTAS USUALES . 65
--------
• Gantt
El diagrama de Gann tiene, según el aso que aquí 1t C?remos, el
objeto de programar en el tiempo las distimas actividades o tareas nece-
sarias para la concreción de un proyecto o de una e.tapa del wjsmo y,
simultáneamente, permitir el control de los plazos de ejecución.
Este gráfico de sencilla construcción, se apoya en coorde- fas
nadas cartesianas, cuyo eje horizontal representa el tiempo y el ver-
tical Ja<; tareas· o actividades por realizar. En el interior del gráfico se
trazan, a partir de cada actividad del eje vertical, lineas horizontales que
indican la duración de !atarea, medida en el t:je del tiempo.
Sí las líneas representativas de cada actividad se inician todas
. en el momento cero, el diagrama sólo nos mostrará la duración
comparativa de las distintas actividades. En cambio, si se trazan a
partir del momento en que realmente se inician, el· diagrama nos
brindará mayor infomiacióri, ya que podremos observar la secuen-
cia de las actividades y la duración total del proyecto.
Además, si utilizamos un determinado trazo para representru:
las tareas planeadas y otro distinto para indicar 1os tiempos reales
de ejecución, el gráfico permitirá efectuar.el seguimiento de lo pla-
neado; visualizar rápidamente los desvíos y determinar en qué me-
dida estos afectan el desarrollo del proyecto.
En la figµra siguiente ,se presenta un ejemplo de gráfico de
Gantt aplicado a la programación del estudio de un sistema admi-
.nistrativo.
,., 1
Esluclio Prelim'nar
ro
c.
"'
!Q. 2
Relevamionlo
m

· -. La dificultad de representar gráficamente la multiplicídad ~ .·Anáfü~s

1- 3 •• - ••• - - - - - • -·. ~ •••
de situaciones y relaciones posibles.
- El riesgo de que, al simplificar, la información sea incom- 4 • • . . .
·Diseño
pleta.
lmplementacióo
. 3 .1. Diagramas de. programación
Estas técnicas de diagramacíón penniten re?resentar activida:-
. des y requerimientos de tiempo, e incluyen el tradicional gráfico de 4 5 8 7 8 3 10 1t 12
Tiempo {MelJlllS)
Gantt y la'> técnicas de redes. Ambas fonnas son hoy fácilmente
realizables y actualizablcs mediante el uso de software específico.
Figura43
66 FUNDAC/ON UNIVERSIDAD A 'o-lSTANCJA "HERNANDARIAS" HERRAMIENTAS USUALES 67

e
.
Duzgramas ,, ,, .
ae reues · · , Para •aplicar
• e] .método
· CPM (camino · lcrítico)
d además
t d de
J defi-
ela
. · .· nir las act1v1dades del proyecto y constnur a~ ID?! ran o a~ -
'!-,as técmcas de re1es tales como CP~ .Y PERT parten. ~e las ción entre ellas, se requiere: J) realizar una estlmac10n de los, 0:.em-
~elac1one~, de ~cedencia en~ tareas o act1v1dades y proporc1o~an pos de cada actividad; 2) sumar· 1os tiempos de cada_, act1v1dad
mformac1on vahosa para meJo.rar el uso de !o~ recursos, espec_1al- sobre sus respectivos caminos (ver figura 4.5); 3)_ determmar como
mente cuando la trama de relaciones entre actividades es compleja. camino crítico aquel con mayor duración (en el eJemplo es B); y 4)
Un diagrama de red es un modelo gráfico que usa pequeños optimizar mediante la -asignación de recursos e] tiempo total del
círculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde ter- proyecto.
minan unas actividades y deben comenzar otras, y flechas (arcos)
que ~lacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura 4.4 se. representa una red de actividades necesarias Camino Tiemoos
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad A: 1-2-3·5•7-8 12+8+12+4+6:::::42·
diseño de planta (1-2) debe terminarse antes de que puedan hacerse B: 1-2-4-5-7-8 ·12 + 4 + 18 + 4 + 6 = 44
otras tareas, en cambio la instalación del generador (5-7) no puede C: 1-2-4-6-7-8 .12+4+5+9+8=36
comenzar hasta que el lugar esté preparado (3-5) y el generador esté D: 1-2-6-7-8 12+3+9+6=30
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
nodo 1 y el 8. La preparación del lugar y la fabricación del genera-
dor estan en distintos caminos. pero convergen en el nodo 5 y, en Figura4.5
consecuencia, cualquiera de ellas puede retrasar la instalación del
generador. Algo similar. ocurre con las tareas p~~dentes a la activi- El PERT, como el .CPM, es una herramienta de ·planeamiento Y
dad (6-7) adiestrar a operarios y luego con la obtención de la paten- control vinculada con el tiempo. La diferencia básica entre ambos
te (7-~). métodos reside en que el PERT incorpor~ p_robabilid~d~s .en la red
.utilizando -tres tiempos estimados (optmusta, pes1m1sta y más
'. probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representaci6n
. Cuando represen tamos un sistema o :p~cedimiento ad~nistra-
. tivo mediante un diagrama estamos h~1en~o un_a_ abstracc16~ es-
. quemática de 1a realidad, y el grado de-s1mphficac1on dependera del
; grado del detalle del diagrama que utilicemos. Aquí nos concentra-
' remos en describir los tres diagramas más usuales para representar
, sistemas administrativos y que serán los que luego aplicaremos en
: el desarrollo de las Unidades 5 a 9. ·
, Para la confección de este tipo de diagramas existen múltiples
, softwares que permiten la graficación y, en el caso particular ~e los
• cursogramas, podemos recurrir a herramientas como el Vicio, el
' Flow, entre otras.
• Diagra,na de bloque
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visión si~-
Figura 4.4 · , · . tética de un sistema administrativo y de su funcionamiento, descn-"
 68 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS" . HERRAMIENTAS USUAi..i:S 63
---,...------------
hiendo sus partes básk;as: los sot,Drtes de información dt :::mra- -- El rectángulo represencat·,10 de Archivos se, ·ubica debajo
da/salida, !os: 2n:::hiv1Js en uso y los ::i:irindpales procerns que ':íÍncu- de! de procesos y en éi se ir:1di-:-.ar: !o~. datos 1ue e;:::: m;.:..rn:1ene;~ guar-
1$1'!)
J~,-.!. .. l:i,·
~.i.':.-.;,
o•·¡"•'"
\l>..:..,._
L
;-r~---
,_t...,.'.:) ..-,:,..,.,,,
r,:..W..L1.,.._,,
. ri<>A.r,('
-_,c_._;,._,..,1
.

$;:; 1Ji:UZé.l.11 para r.~uresenta,, 2 :,a:,-tit de la ínfonn.ación reieva- En la figura 4.6 se repr~_·::;~Hi! 1rs snb~._::;tem,~ ae liqmaae,Íér'., ar:;
da, fo~: ,;;:-c::::rlEs ·vigntes cuyo :1.i ..1'.í'üsi~ debemos realiz::i.r:. p:~.:o su suddos seg.fo ei e~quemii.. ii::<,,~·:}_-¡:,to.
use-, típko es como herram.ienta m- .t:s:"!ño global. CorL,::, :rn.1 ·l2 defi-- Si quisiéram.os aumezi!r ::5 Era,::to e.e iet.alie del diagr~a, po-
idción de~ ::li~grama debe p1;0nir a-:; ,·equerimientos gt;ntTé;},:;;:s ·d~,: .jnamos descomponer el s::..;bsismma de1 6,~emplo anterior en hui.tos
sisctma :::n términos de "salklas .:b infonnación"; en :íimdói, ae es, d.í.a:Srramas comi/acüvidade.,.s:. tn:.:or:t1d.!t·,·:n.0s en el bloque de los.proce-
tas,.se establecerán
, d. las "entradas" o :fatos que, una vez dec:::ctados v ses·~ Otra formf(. Je rep· resec.t:;i,c;iór: seria mecimte el diagmma deta-
~

reg1straG.cs, eoer.ir1 mantenerse P'Jf un period,.1 :kteGnu1.:...dn Aqui 11.,,_do que se presenta con1c jC .g·!.::ra 4.7.
el analista definirá cuáles son los "a..rchivos" necesariü.:; y a conti.. ··
nuación especificará los "procesos" que transformarán las entradas
en salidas. ·
.El carácter eminentemente. sintético del diagrama de bloque
requiere agrupar ios elementos mencionados más arriba en cuatro - Contrólar · -De.<;euentos
rectángulos unídos entre sí por flechas que indican el flujo del pro- -Horarios asistencia y ·
1. Control -Tarjeta por inasisten-
ceso. asistencia Reloj -Permisos y horarios cias y llega- '
autorizac. -Cargar · das t11rde
- En el rectángulo izquierdo se enumeran las Entradas y en e[ datos
derecho las Salidas; en ambos casos sólo se mencionan los soportes - Incorporar
de inforrnación que corresponden a esos conceptos. · 2. Actualiza- -Partes de - Legajos de · novedades· -Legajos
ción legajos; novedades personal· -Cargar actualizados
- El rectángulo correspondiente a los Procesos se ubica entre datos
los dos anteriores y en él se mencionan en forma sucinta las activi- -Escala
dades necesa~ias para transformar 1a información de entrada y la remunera-
disponible en ;archivo en salidas. -Datos -Liquidar -Liquida-
3. Liquida-
asistencia y ciones - Emitir liq. c;ión sueldos
ci6n sueldos -Aportes y
novedades contribuciones y recibos -Recibos
E p s
• Tarjetas de ¡ · Conlrol da.asislenci!li , Planilla da Uqul(la.
asistencia. , 1-- - - - + I • Acluallzadón legajos 1 - - - - - - - - + 1 ción Figura 4.7
. Partes de novedades • Emisión Uquldaclo- • Recibos
hes y Rac!bos • Asiento Contable
• Diagra111fl de interdependencia sectorial
Este tipo de diagrama -que puede. utilizarse cómo mapa de
A proceso en lai reingeniería- es .de utilidad cuando se requiere una
visión global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu-
• Legajos
• E¡;cala Remunera• ción del trabajo administrativo. Si bien desde este punto de vista es
clonas similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
; Aportes y Coolribu-
clones distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcción son:
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe-
Figura4.6
,, zada por el nombre de un sector de los que intervienen. ·

_j
 71
HERRAMIENTAS USUALES
70 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"

- Rectángulos representativos de las operaciones que se desa- .,

rrollan en cada sector. Cuando las operaciones son heterogéneas po-
...o >-
t1w
~ ~
..,,.
u-
,:¡
1"'".. "-
demos diferenciarlas usando más de un rectángulo dentro de cada w~
\!
]
w
o...
columna. Cada rectángulo podrá incluir la descripción de la opera- 0- 8 ~
ción o del soporte utilizado.
- Líneas de interconexión entre los rectángulos, que repre-
sentan el traslado de información e indican la secuencia. en que se
~ g-8 .
realizan las operaciones. e . ~ ".8
~ &! 658_
Corno ejemplo de este diagrama se representa en la figura 4.8
·O
ü
..
CI. ti -1
8¡¡ ¡ ~ -
<·j
un subsistema de compra. · ~
" . U:w O'.

• Cnrsogramas
El cursograma, también denominado diagrama de procedí-· ~
miento, circuito o flujograma, es sin duda una técnica analítica que: ~ .
permite describir sistemas administrativos en forma clara y lógica,, ~
facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de la infor-. "'
.
!!
e ~"~ .8
i.,
~H·a . u8'"' ¡g_
'6 ·- u
~

rnación. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje. ~l .. ~ 1i~1 liH
universal tanto para estudiar los sistemas vigentes, como para el di-·
seña detallado de los sistemas que se proponen. Su uso también se• fl:¡
i u
0 /i.l!lu
u-8~

i
u8~

ha extendido a otras profesiones, así los auditores los utilizan para ffi 1
relevar y evaluar el sistema de control interno de sus clientes. 8- .
1;
file o .-8 [~ tl ~
Estos diagramas son dibujados mediante convenciones prees-. ==111e I-h ~ ~ '; ~-¡
tablecidas. En nuestro trabajo, adherimos a la normalización reali- •
,."
CI)
~ i~ ...
~tll o~
Q-olYo
l;! ¿ ~

zada por el IRAM que, si bien no tiene aplicación obligatoria en el :

ámbito de la actividad privada, cumple condiciones de uniformidad · e,:$
! E
a ~;¡\~8
u-8~
BÍil!
o T
y objetividad que la hacen aconsejable.
1
El IRAM, Instituto Argentino de Racionalización de Materia-·•
o -8
les, es una entidad civil a la cual el Estado le ha reconocido la facul- '. .g i!!
tad de dictar normas; originariamente se dedicó a la normalización '; !iCD '0
ll
de materiales, pero a partir de 1972 incluyó la normalización de téc:- · ,~ 0
Ir. ~
nicas y terminología administrativas. Las normas IRAM se acampa-;
ñan como Apéndice I al final del libro y en ellas encontraremos los : 1

elementos necesarios para la elaboración de un cursograma, a saber: · l

- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama
de interdependencia sectorial, según las especificaciones de la nor- .
.
s
1il
¡i.a,.
.§
óp.i
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ma34503 .. 1:
o .
ái uij" u
- Un conjunto de símbolos para la representación gráfica, es- : o
tablecidos en el norma 34501.
- Lineamientos que deben seguirse en el diseño, enunciados Figura4.8
en la norma 34502.
 ~-

.72 FUNDACI_ON UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS" HERRAMIENTAS USUALES

Como. ejemplo de aplicación de las normas mencionadas, pre- PAGO A PROVEEDOR.ES

sentaremos como figura 4.9 un cursograma del subsístema de pago Ellterlor Depósito Contlldurla Tesorerta Compras
a proveedores. A continuación detallamos sus referencias:
1. Recíbe, controla y finna remito.
2. Controla cantid_ades y verifica precios y cálculos.
3. Emita recla:-no y retiene documentación.
4. Verifica contestación (¿es satisfactoria?).
5. Liquida factura y manda copia a Compras.
6. Emite orden de pago.
7. Emite Recibo a firmar por el Proveedor.
8. Emite cheque y nota para enviarlo al Proveedor.
9. Paga;
1O. Contabíliza y archiva.
i 1. Recibe recibo del proveedor y lo archiva. Ll

En el apéndice 3 usted encontrará una aplicación de las diferentes

herramientas donde se puede apreciar el grado de detalle de la informa-
ción que nos proporciona cada una de ellas, así mismo al final del ejem-
plo se mencionan as:pectos de control interno e: información gerencial

4. Manuales
Un manual es todo cuerpo sistemático que indique las activid~
qu~ deben ser cumplidas por los miembros de una empresa o institu-
ción, así como rla fom1a en que las mismas deberán ser realizadas, ya
sea conjunta o separc.damente. El Manual de Procedimiento que trata-
remos aquí, constituye la expresión analítica de las rutinas adminístrati- _
vas a través de las cuales se canalizan las distintas operaciones; lo que ·.
.Mintzberg denomina formalización de la corriente de trabajo. ·
En algunas empresas estos aspectos son difundidos mediante •
circulares, memoíftndos o instrucciones internas que, numeradas
correlativame-n;te u ordenadas cronológicamente, van formando un
. cuerpo de disppsiciones; éste si bien cumple en parte con el propó-
sito enunciadq más arriba. no conforma un elemento orgánico y
completo que pennita sustituir al manual. ·
En realidad, ambos métodos no son excluyentes; se comple- :
mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser
útiles para comunicar disposiciones transitorias, los manuales com-
pilan información de carácter más estable, referida a los procedi- Figum4.9
mientos administrativos básicos.
L
 ...
7-4 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "i-lERNANDARJAS. HER,::::J.Alví!ENTAS USUALES 75
Los manuales de procedimie.nto o de procedimientos y nor- mas distinguir ciertos ítems que hacen a 18. introducción del manual
mas. como tambié~ se los d~nomma, constituyen, en e~ marco. de como:
nuestra metodologta de traba10, el producto por excelencia_de] _d,1se- Objetivos y alcance.
ño detallado, pero además, sirven de base para _la capac:tac1on Y
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la
puesta en marcha durante la etapa de implementación.
forma de actualización.
Debe quedar claro que el us? de estos man~ales no ~s _indiscri-
El cuerpo central del manual estará sin duda constituido por
minado,. se centrará en aquellos sistemas o subsistemas bas1cos des-
las normas propiamente dichas, presentadas a través de:
de el punto de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre-
ciarán sus principales ventajas, entre las cuales se destacan: Curso gramas.
Proporciona información permanente sobre las prácticas Descripción de los procedimientos.
administrativas. - Formularios (mode:os e instructivos sobre los soportes a
- Ayuda a institucionalizar y hacer efectívos los procedimien- utilizar en el procedimiento).
tos. Por último, podríamos incluir información adicional al manual
-Facilita la normalización y la fijación de estándares. como, por ejemplo:.
Asegura continuidad y coherencia a las prácticas a través -Glosario.
del tiempo. . Indice temático.
- Constituye un valioso elemento de consulta, de capacita- Fechas de emisión~..¡ de vigencia.
ción y de resolución de conflictos. .2., Presentación del manual
·· A estas razones que justifican la elaboración p~~en!os. agregar La nonna 34551, a la que ya hicimos referencia, también estable-
oue actualmente los manuales constituyen un reqms1to mdtspensa- ce especificaciones acerca de1 formato (sugiere los formatos IRAM A4
ble para la acreditación de acuerdo con 1;:;s :1ormas i_nternacionales y AS) y del armado del manual. Sobre este último aspectc, debe tenerse
1

de calidad (ISO-serie 9000). Sin embargo, es. conveniente que reco- er. cuenta que la diagramación pennita su encuadernación y que la ti-
nozcamos ciertas limitaciones a su uso, por eJemplo: pografía y el espaciado del texto faciliten la lectura.
- Su confección y actualización puede requerir esfuerzo Y El manual tiene que ser una herramienta dinámica, susceptible
costo significativos. . de actualización permanente, por lo que es recomendable su amrn-
Una redacc.ión defectuosa o poco cuidada, o una extensión do como carpeta de hojas movibles, o directamente como un dis-
inadecuada, pueden dificultar su uso. quete para su consulta por pantalla.
- En ca.so de ser muy detallado, limita. la discrecionalidad y 3. Redacción
consecuentemente la iniciativa individual. La redacción es sólo un medio para transmitir infonnación,
- Si no se lo actualiza periódicamente, se corre el riesgo de pero de ella depende ]a claridad y precisión del mensaje. A tal fin,
desactua1ización y obsolescencia. proponemos ciertas premisas surgidas de 1a experiencia.
4.1. Pautas para la elaboración de un manual de Deforma:
procedimiento - Las frases deben ser cortas, elaboradas mediante el empleo
l. Estructura del manual de la menor cantidad posible de palabras. Lo ideal es la simplicidad
La Norma IRAM 34551 establece con carácter enuncia~vo del mensaje telegráfico.
cuál debe ser el contenido de un manual. Dentro de lo establecido - El lenguaje utiiizado debe ser claro y no dejar lugar a du-
por la norma (que se acompaña para consulta en Apéndice l) pode- das. Deben evitarse las ambigüedades.
 ■

76 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA •HERNANDARJAS" HERRAMIENTAS USUALES 77

- El estilo debe ser fom1al, pero no aburridlo. Debe evitarse el

abuso de terminología técnica o poco usual.
.i
Operativar
-Las insµucciones iridican, en todos los casos, una acción o
decisión. Los términos más usuales son: emitir, completar, contro-
lar, archivar, etc. .
- Las ac~iones hacen referencia a objetos, formullarios o ar- Empleado de liquidaciones
chivos. Estos deben identificarse con propiedad, indicando el núme- 1. Recibe de: 1:
ro de copias. • ! Autorizaciones y Reintegros: documentación de afiliados por

Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejemplar 1: at cliente; Ejem- au IDrizaciones a prestadores que no otorgan cuentas cmrientes iy por
reintegros "a la mano".
plar 2: al Sector Caja; Ejemplar 3: a Archivo. \'.
• 'Afiliados: comprobantes del colegio de concurrencias diferenciales
- E] enunciado de la acción debe completarse con la enume- mes vencido.
ración de los datos que serán operados. . Control Facturación: el "Confonne" con original factura del
. prestador y si corresponde copia de nota de débito o crédito. ··
Ejemplo: Completa en el Registro de Créditos Documentarios fe- Personal: la planilla resumen de liquidación de sueldos y cargas
cha de apertura, corrésponsal, localidad y vemcimiento.
"
sociales. · · . ·!
" .Distintos Sectores: autorizaciones de pagos por compras y/o
-· Cada í11strucción debe indicar los soportes o sectores que 1

servicios. ·
proporcionan los datos necesarios para producir la acción. .. ' Delegaciones: las. solicitudes de reposición de fondo fijo y la
.. ¡ . "
Ejemplo: Recibe del cliente Solicitud de Crédito o Solicita a Cré- doctJ111entación córí la carátula resumen de facturas a pagar por ·
autorización prestaciones, honorarios y famiacia. . · . . .
ditos ! ·. .de la venta. · ,., 1

... . .
2. En los casos que corresponde (Délegaciones, Pers()fialy otros sectores) ingresa
- Debe mencionarse la oportunidad o circunstancia que de- los datos al sistema; en los otros casos controlá por pantalla la docum<:;ntación
termina el c~mplirniento dela acción. · . contra los datos del sistema. '
3. Emite:
Ejemplo: Quincenalmente recibe de Cuentas Corrientes listado . Orden de Pago: por a~tórizacim1es de prestadores que no otorgan
de saldos impagos o Cuando recibe la factura completa el legajo. cuentas corrientes por reintegros a la mano, reintegros por
concurrencias diferenciales por pago· de sueldos (por delegación, por
· -· Cuando la acción que debe ser desarrollada es compleja, la central y por cargns sociales). ·, · ·
instrucción se ~eparará en pasos con las especificaciones necesarias. "' Listado diario dé deuda (vencida y a vencer) por los d\)!más c9nceptos.
Ejemplo: Autoriza el retiro de la documentación: - Embarque te- 4. Entrega las ónlenes de pago a afilia<;los o a Jefe de Sector en casó de sueldos y
rrestre, mediante sello al dorso del Conocimiento de Embarque; - Em- cargas¡ sociales. · ·
barque· aéreo, mediante confe.cción de una autorización para el retiro 5. Entrega listado de deuda aJ Jefe del Sector.
de la Gufa Aé.rea.
A continuación st, presenta un ejemplo de descripción del pro-
cedimiento deLiquidación y Pago, en sus pasos de. recepción de la
documentación, autorización del pago y pago.
78 FUNDACION UNIVERSIDAD A Oi'STANCIA ".YERNANDARIAS"
- --- _ _ _ _ _ _ _ _. :. .:H: : E. :. .:F,. :. .:,r: :c.c-A.:.c.M: :.: IE: .:.N_:T. .:. .,4:.: S. . :Uc-=S:. .: U:. :. .A.: :L: : E.c: . S_ _ _ _ _ _ _ 79

' Jefe de .iquidaci:mes l. Utílizando el formulario de relevamiento presentado en la

l. Pa% el listado de deuda vcnL-Ídil y a vencer y/o Orr!en de Pagu al Jefe del figura 4.2, efectue una encuesta a un empleado de una emprei;a o
Departamento. institución de su conocimiento acerca de un procedimiento e;; el
Jefo c1el departamento Con!2ibilidac! y Finanzas cual intervenga. Tres o cuatro pasos del procedimiento son suficien-
, 2. Recibe el listado y Ordenes de Pago y de ;icucrdo con la disponibilidad de tes.
1 fondos determina li.15 prioridades y el plan de pagos y obtiene aprobación de!
l Gerente.
2. Señale brevemente dos similitudes y dos diferencias entre
~
il',; .1. · al cmp,ca
p· asa ¡·1,tauo · do con .. ,· . , de 1os pagos autonza,
m:i1cac10n . dm. los diagramas de Gantt y de redes.
\ Ernple:ido de liquidaciones 3. [magine que debe íealizar el análisis de un sistema y qut;, los
!! 4. Emite Ordenes de Pago conforme al lisrado autorizado y obtiene firma del Jefe.
tiempos estimados son los siguientes:
j 5. Pasa Ordenes de Pago a Tesorería.

t....-----~-------------~-----------'
¡_l-_2 ~ Entre\/i_~s ·--·· __ 5
1-3 · Encuestas 3
1Empleado de Tesorería 3-4 ; Consiscencía de datos
) I. Recibe Ordt>11cs de. Pago y verifica que estén autoríz,1das. 4J_jJ)_in""gn:.:..:(=-=Js-=ti-=-co:;___ _ _ _ _ _ ·~---=-5-~
12 · Ingresa al sistema: 5-6 Diseño de manuales 30
1. Q Número de orden de pago 5-7 j Prueba oiloto _______ c1---4---11
Orden del cheque 7-8 · Asi rr1;1,:ión recursos 2
Banco/ Cuenta 8-9 1 Lanzamiento en ara.lelo · 10
1

l.
i 3.
1
Confinna datoi; al sistema. emite comprobantes de pago y cheques, los adjunta
al expediente y obtiene del Jete y Em:nrgado de Te.rnretia primera y segunda i
· 9.. 10 . Se1ruimiento
Nota: la tarea 1-2 es requisito de la 3-4; la tarea
firma del cheque. 5-6 es requisit0 de la tarea 7-8.
4. Pasa al Jefe de Departamento.
Jefe de departamento
Con los datos proporcionados, confeccione un gráfico de nxi e
5. Controla y füma cheques. Devuelve a Tesorería.
indique cuál es el camino crítico.
Empleado de Tesorería
1
6. An:hiva transitoriamente los expedientes ordenwJus alfabéticam(!nte li,1.sta qu~
4. Elabore un cuadro comparativo de la información que pro-
el prestador se presenta a cobmr. porcionan respectivamente el diagrama de bloque, el de interdepen-
7. Al presentarse el prestador pagu, obtiene firma en comprobance de pago y dencia funcional y el cursograma.
recibo oficial. 5. Resuma las ventajas y limitaciones del uso de diagramas
8. Entrega copia de compmbante de pago firmada con constunci..: de retención de como herramientas de análisis de sistemas.
impuestos si corresponde.
6. Con los datos del cursograma presentado como figura 4 .9
9. Ingresa datos del comprobante de pago al sistema. elabore un diagrama de interdependencia sectorial.
· l O. Al final del dfa emite listado de pagos y lo remite junto t:on !os expedi•~ntes
para control contable. 7. Mencione por lo menos tres diferencias signfficativa5 entre
el uso de manuales y diagramas como herramientas para el análisis
de sistemas.
 ....

80 FVNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDAAIAS•

8. Realice el intento de redactar por lo menos cinco instruccio-

nes que incluiría en la descripción del Procedimiento de Pago, a
Proveedores a ,partir de los datos del cursograma presentado como
figura 4.9. Tenga en cuenta las pautas de redacción comentadas en
la unidad.
9. Sobre el contenido del Apéndice I se pregunta:
• ¿Cuáles son, según la Norma IRAM 34501, los _símbolos
representativos de:
- actividades
- cursos de acción
- unión •
o1 vinculación
- soporty de infonnación
• ¿ Qué establece la Norma IRAM 34502 sobre:
- dirección del diseño
- disposición de símbolos
- líneas de traslado de información
- ubicación de los símbolos
- emisió~ de fonnulario o soporte de información
..-,- descripciones
- símbolo conector.
10. Confeccione un cuadro donde se relacionen las etapas de:
la rnetodologfa tradicional (ver Unidad 3) con las herramientas que
utilizaría en cada una de ellas.

Móduloll

SISTEMAS APLIC.ADOS
 .Este Módulo completa el libro y_tiene una finalidad e~••••e■elil!"'l'Nfi !íl l5!Pl!l l l i\l al Bl l ! l tA\Yilíil !&.,., ª' 11 , , , . , . , , . . ~ ~
nentemente práctica: ver en acción los conceptos y técnicas explica
das en el Módulo I. Para e1lo hemos subdividido el sistema admi
nistrati_vo total~ en cinco subsistemas que se· corresponden con 1~---------.........,_,,,,....,_,..,....,____.____.........
operac10nes mas usuales de una empresa y que se tratan según el s
Unidad 5
==----..---s
guiente esquema: ·
- Unidad 5: Subsistema de Compras.
-Unidad 6: Subsistema de Pagos. Subsistema de Compras
-. Unidad 7: Subsistema de Producción.
. - Uni~ad 8-: Subsistema de Ventas.
-· Unidad 9: Subsistema·de Cobranzas.
- Unidad 10: La automatización y los sistemas administrativoJ
A modo de introducción común a las Unidades 5 a 9. diremt
que los subsistemas se presentan en una versión típica y detallada,'
· E . .. · .,
I ~ubs1stema ~e .compras se. encarga de 1a obtenc.101: de
-que en cáda -Unidad se precisa el objetivo y el alcance del subsisttlos recursos (bienes y serv1c10s) n7c~s-anos l?ara el desenvolvi~en-
ma, los aspectos específicos· de control interno que se deben tent tQ nonna,1 de la_ empresa en los meJorest~nnmos; esto es~ al mm1mo
en cuenta, los requerimientos de infonnació!l gerencia] y el desam c9sto, en la cahdad adecuada y en el .momento oportuno. . .
110 del subsistema a través de_cada uno de los Módulos que lo con
ponen. Se ·acompañan ejemplos y ejercicios utilizando las hem ·
mientas vistas enla Unidad 4 de la primera parte. ·
l. Alcance
_ _ _ _ _...:..........:......._________________
La Unidad. .10, que cierra el Módulo y el libro, analiza el iri · ·El subsistema de Compras se pone en funcionamiento cuando
pacto de la ;itit9mat_ización SQbre los si$temas adtninistrativos en gí se detecta la necesidad de aprovisionamiento, pudiéndose·fijar la re-
neral Y luego trata·t:n- particri~at cóino sé ·modificmi: prácticamenl cepción y contabilización provisoria de los bienes ·como· límite su-
cada uno de los subsistemas vistos. . . . . . . 'perior. . . _
: En el caso de los bienes, es el sector de Alm.acenes quien de-
: tecta la falta de un_ producto o material, mientras que el sector de
·Ingeniería establece las especificaciones técnicas cuando ~orrespon-
·da. . . .
. Si se tratara de servicios,· el pedido puede originarse en distin-
tos sectores de la empresa y el requirenre debe acompañ(\r !as espe-
cificaciones del servido .solicitado.

r.
 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HE'RNANDAR/AS•
SUBSISTEMA DE' COMPRAS 85
84
El departaJn.ento de Compras es quien debe pro~urar la mejo, • Compras normales
·cotización del proveedor debido a su contacto directo y permanente Se refieren a compras de .bienes de consumo repetitivo· y nece~
con este y asegurar que las mercaderías o el servicio sean recibido!sarios para el desenvolyhn.ientq .nonnal de la empresa relacionados
en el.momento oportuno de tal manera que no se genere una inte-con el área de producción, comercialización o administración y. que,
rrupción en los1 programas de actividades. _ _ _ _ .. por estar ".inculqdos con la fu~!ª producción y c9mercializac1ón,
Considt;rando el análisis efectuado por Dmcker de los áport~son suceptibles d1e presupuestac10n. __ _ __ .
a
que realizan las actividades una organización, la gestión de com En general son bienes sobre los que se conoce el punto de :pe-
pra puede ser ~lasificadajunto con la fabricación·y la distribuciór.dido. stocks míniµ10s ymáxirnos. - _ _.-_ _ - .
física como una actividad que tdntribuye a resultados, buscando b_ Finalmente, este tipo de adquisiciones suelen centralizarse en
minimización del costo de los productos y la maximización de }¡ un departamento específico. · ·
calidad, la entrega y la satisfacción al cliente. · .
Henry Mintzberg, por su parte, ubica la función de asegura: • lmp(!rtaciones _ . .
los insumos para la producción como una de las cuatro actividade: So!1 aquel_las compras ~ un prov~m; ..extranj~ro, lo que h~e
principales del núcleo oper~tivo.: neces~o considerar un~ s~n~ de part1cul~~ades como s~guros :de
, ca~b10, .transporte, procedinuentos ~spec1ales para el ·aespachó :de
2. Moilálidades - la mercadería a plaza, derechos de importación, ~te. . :_ - - -·
. Debido. a las: reglamentaciones vigentes en el comercio ínter-
• Compras menores na~ional; s~~len_ ser nec~sarias .~utoriz~cíon~s Qfichtle:s para realµar
. . . . la 1mportac1on. . · , . . . . ,.
Se refieren-a bienes o serv1c1os de.escaso valor y cuya neces1' · 0 · · · , · · ·· · · -· ··-·, ·· .,--. · ,· · -· · ' _.
_ · · al d · .d b tro: aspec!o lque se d_ebe tener
dad puede ser C1;fCUnstanc~ , es . ecir: 9-~e se etecta so re. 1~ mar. 1normalmente exige la ·apertura de un crédito documentarlo
• en cuenta es que, el proveedor
irrevoca-
cha, lo que hace- .·que.,este tipo de.adquts1c10nes
· - ·no sean
· , prev1S1bles.
•- • ble . , lo- . que .·re·qu·ere
l! .la·m
- terme·d·1ac1on·, de una· ms
•· t'tu
1 c1on:.·, · bancana, · ''
· Estas compras generalmente· son abonadas en efectivo median · · · ·
te la utilización de un fondo fijo.
Resulta práctico que no' se centralicen en un departamentl; - 3. Nonn·as específicas de control interno
sino q_ue los responsables de los sectores que necesitan un bien , ., . .
servicios de las mencionadas características puedan.decidir y auto • ~-e~r~ion_df!Juncwnes _ _
rizar la adquisición. . .- __ . ., - · ·La !urición_ de; comps~ d~~ estar sep~ada dei·m~nej~ físfoo
. - _ Otras razon~s 9e_ índole _práctica., como demoras en. la ,entregt de los bienes Y·de Ja reg1straqon de los mismos: <;:ompras, por lo
para la utilización- del .bien. y pérdida o.e tiempo administrativa., hli tanto debe estar separada ~7 los sectores de Almacenes, Recepción, .
.cen-que los bienes comprados flO pasen por Almacenes. - . · . ·Cuentas a Pagar YContab1hdad. _ . _
, . . ·· · · · _ . En empresas pequeñas, ~in embargo, :razones de econonµa ha- -
_ , • Compras d~ b":nes de uso. _ . ._ _ . ., cen que, a v:eces, las funciones _de recepción y el alníaceµamiento
_ S~ r~fie,:e.n ~ blenes q~e 11:º requieren una repc:,s1c1on perma de los maten~es dependan de~ ~epart~e.~to de Compras. . . ·
n~nte C?mo. (o~ados, maqumapas, motores, herranpen~as, 1pstáb. En ~a gran empresa se observa la separac:ión de funciones arri- ·
c1ohes, inmuebles;, etc. . . -. -b~ m~n.c1onada, no sólo por. razones .de control· ¡nte:i;no, sino tam~
. DebidQ a la.significación que tienen estas inversiones requie b1én por las .funcion~s especializadas que ,implica la provisión de
r~n l~. au,toriz~~ión de, ~~s' niveles de'decisión más áltos_ de las_ orgf de!erminad_os pr~~uctos para la producción, su inspección, 'almace7
mzac1ones. · naJe y mampulac10n.
 . -=-ª6~_ _ _s_ua_s_1s_r._E_~__!A_O_E'_c_a_M_P_RA_s-,--·------ª7
FU;...N....:..;o._~_c....:..;,o....:..;N_U:..._N_1V,....:;E;.;..R..:..s..:;;.10;...\4...;.o...;.A_D...;.1's:..._t...;.:4;__Nc..;_t....;.!A_"H....;;E;;.:..R;__N...;.~;__ND=~...c.R...;.IA....:..;s:.;__·_ _ - - - - - - - · 1

_· ~!~_!.l.Difia.~n..del-W~ltiik-;J~~pra· . _ • Punfo de pf!dido y lote de 1·omprá .¡ 1 • .

•. · · La operabj,~!},.,9-~q~-~>l.IUPI~.-~l?be iniciarse,¡con el respaldo de un ._. E~,f@C.omendable_ que Ja cantidad de productos que s~ ~oliciten
,,){R,?!]'~i1-~~{9:f[j~ncJo_nario respons~ble;-Adicional- sean ~ Q las neces1d~des de consumo. P~ra ellot l_~ e~Rre•·
J;',$1:JJ.~~t~; 41,lP./:'.~.gJll!) .mm1mo, los matenales que. entran sas ~uelen ,fiJar punto_~-• ,pe?1.do; esto es, la cantidaq ~n e)f-1stenc1a a
· défpr..qdtictcYféfuíinado se adquieran en virtud de es- partir de la.cual se debeso1Ic1tar la=compra de un att1cul0. Se esta-
;peci1fil'.:~~Jp;ds(1~l"'fuii~sti:_as;. En.:!as especificacio~es, que deben ser blece comp un ~tock mínimo inás ~n margen-de segu1id~cr, teniendo
~laras, conc1~as,-;c0ncretas; y completas, se descnbe exactamente el .en cuenta el dano que .la falta podría causar. . :_:
. J?laterial y su~ propí~~~a'.~~ P.ai:~-ªy-udar-a la persona r~s~nsabl~ de·. · Una:·yez determinados los niveles _d~ invd~tari.o ra~ipnalmente
· ?,as-emF-~f~011{?.;9_p._r,1®?fl_,les-~e-lo que c?mpra Y.P~JS1b1htar la ms~ .tí'\ás_, adec_uados c,on:esponde_ estab~ecer, _considerando: los costos
. peccl~g¡:1«,J~va de.,1-a~caj,ul:ad de-:}ps matenales rec1b1dos ...·., •· · -·asoc1ados,:eI lote optimo de compra.· . . · · . •. · .
• i ~ iespecific.~é(~Ki~),. ~º_i-~{9nalmeniet deb~i: ser flexibl~ ,Y'. ' Détetinlnados f~ctores. como el car4ctei- pere_cede~o.lla 'incerti~
~ªªeett\W~f~e~~rtúc.~1_6~, est@:•es, deben pemntir la consecuc1on dumbre a~rca de ·1,a demanda-futura, la falta ?e espacio para el al-
pe me10~~!~~-iehpreducto;que· se ~amprará. · . _. -macenanuento, e!Cetera,. pueden hacer .que n!=> ;se tenga en cuenta el
¡ . !ff~lllltft~pte, las .especificac_iones pueden mencionar catálogos, -lote más econ6rm~. N:o, 9~stante,. ~-s conven,tente su _c_álculo, al me-
ti,ue§ttMlh~i¡i.c!~Ú-$Jjcas_Jí&icas del producto, planos y descripción nos 1;_>ara las mat'?flas pnmas ~ás 1mportan~s; En dicho:cálculo se
clleI~t•f.defproducció.n.: ¡ ·.,._" · _ - cons1de~an dos tipos de_.gastos:_ los _de g~stión (n~arios para la
i. Sic22Ki~ta ~e1'\lrt,6fe~ o-:~~[Vi~io e~ el mer~a~o es necesario: co}ocac16p de 1~ orden de:~_omp~) Y: los ymcula~os C<?n:t?~. _µianteni- ·
rpahzar mo'am~!l(:lOnes...en 1asi.•espec1ficac1ones ongmales, estas de- rmento de los bienes en ex1stenc1a. . : ' .
· tteñsiii'utóriz'.adas:;pqr,:~rµsuarici de ese bien o servicio. .. • Control de la mercaderia re~ibiiía - - ., . .
JL.Lara
. ~- t¡~t~;;~~4n d~. 't_~:: ~~~ro de~nninado de .cotiz.,ru:ionea Es_· i~!)rtante el contro! ~de la,-_pantid~d; Y.. ~alidad- ~e lo~ pro-
ti;>d~)_as·c~pf:1S(SUper.iores a un det_erminado monto de- _duct?s rec1b1dos _Y la c~nfecc1on_ de reporte~ ~scp.tos con esta mfor-

!. r.
!1p~,~~1~:~j!tf~¡g~es (ló_usu~es pedir por-lo menos tres),:mació~. , . . . -. . .
1tandcr.d.~1~st~ rtt@~!'.~_.,l¡¡i,·a~scrc;c1onal1dad ~el responsable del sec- • . .~1 ~l _control de. calidad requiere de conoctnUentos ~ecrucos, la
=· ' : . ·· ..lll'l'i'i"(-"11¡,_ _;_,,_ . ··
. · . , . ·. ._·-: ·. ··:;, -.
'func1on-suele_estar separada de Almacenes, que en él momento de
L.-:Co~p~ictOs'"y"'"i;;~~~~\_<;mes_ se realizan por escrito, pero :la recepción sólo da conformidad poda canti~ad. : , : ~ - · ·
cuando 1:1º se llega al monto estáfüecido_, las consultas p~eden reali- · • Constitui:i6n de.seguros sobre m.ercade,:{a en tránsito · ·
zarse por teléfono. En el c~o. de. compras menores p.odria efectuar- · ·· ·. - · ·· . , . ·· · · · .· .
5~ la cothpniJeí-Ffüfoi)?tl~cWt}··-~"l _. · -. . · Se recomienda la contratac1on ~~ seguros par.~_cu~i:ir el nesgo
-sro: !"¡b_¡,_'!fl:f!O::i..d.,jtl, t..--;.b~'¼'i~i•--,¡_ :· · ·. . . _.de trasla~o de los productos que v~~Jan por¡ cuenta YJiesgo de la
_._ JWwl-i7íi~lQn wc: a ,:_omnra- ,· · . empresa. ·
:b~~i,~1iii~-~~¡;¡;'.:~?,~·trato ·se debe tomar en funció~ de 1~ . • Prenuneración de fo,;,;,,lariiJ/ .· · - :
of~.f1t1tt~tf.~RJf;l.~ ~ti -~~~SI~n- ~~be_ ~e~ toma~a PC?~ un funcion~o , Los. fomularios que trascienden. a terceros,. obligan~o a la orga-
lt resie.o.,µs.jR!e~Ll;'.§ :-si9~veniente,ia-tiJacmn de_ atnbucion entre. funcio- nización así como aquellos· que. sin salir de la misma avalan el mo-
nanos ae mstmtos mveles. . · • · ! · • · · · · l · · ·
i .. U 1 • ·d 1 d . . ,. d . , . 1 6 d b .. :v~mtento de bienes, 4eben ser num~rados corte ativam~11te y en for-
~b iJ~)1JYi~Fmmt a.i ~;.. e~s.1~~ e compra,-qu1en a tom e e m- ,ma: preimpresa. · . ·· _.• . _· · _ · _ .
teryWr¡8°JlJ§.Y fi!ma,_Ja;;&o~za9i9n del prov~edor o la ortlen de-com- · En este ·circuito es conven1ente la preliumeración de las so1ici-
pra.:mo'J d:. ic?_:;$;.:_ \f'. :~?:?t'.'.:_.'.•~ · · · ·tudes de compras, órdenes de ~ompra, informes de r~epción y de
~·t,;1tJt:lnf:'..: ti 'f !-.,.:n:.•H·•'' \_, \~- • .
- ·,·-~ -¡-;;•·. .t'_¡'¿~--:.ti'":,~1\·;;.,_.:.::
.
..,., 'control de
~ ,
calidad' '
 88 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA •HERNANDARIAS" SUBSISTEMA DE COMPRAS B9

Adicionalmente, es importante remarcar la necesidad de qui

exista un control sobre la correlatividad de los formularios utiliza
dos y que el mismo no. sea una mera rutina burocrática.
J. Detección de - Vale de pedido -Stock de - Verificación de - Solicitud de
In necesidad de de materiales. mnterins primos existencias. compra.
4. Inform.icióD gerencial compm. - Requerimiento y materiales. - Requerimiento
de liCCIOrei a compras.
varios.
•Los datos referidos a las operaciones de compras y que se en - Pedidos de
2. Selección de - Solicitud de .,. Registro de
cuentrán disponibles én registros y archivos (subdiarlo de compras proveedores y Pe- Compra. proveedores. Cotización.
stock de materias primas y máteriales. cuentas a pagar. solicitudei dido de cotiza- - CllllÍlogos.
de compra, etc.) constituyen la base de la infortnación que se prepac ~~
ción. _ __.¡__ _ _ __µ~=:.:,- e:ufas, etc.
rapar~ uso de la. gerencia
. y enue.
.... 1a· 'quepo
· demos mencionar,
. a ti>tu• 3. Adjudicación - Cotimclones
de proveedores.
- Soliciruiles de
compra.
lo de eJemplo: . · · . pendí en res •. colizacione~
-lnformede
-Tiempo promedio dela gestión de compra. Adiudicaclón.
- Registro de. - Emisión Orden -Orden de
, · - Solicitudes de compra de más de ... días. 4. Colocación de - Informe de · ·
A(ljudicoción. proveed ores. deCcmprno Cmnprao
la Orden ele Com-
-· Ordenes de cómprap~ndientes vencidas. pro. - Antecedentes · · contrato. COIIITDlO.
de-odludiéación: ·
- Inmovilización de artículos en stock. -Control de -Informe de
5. Recepcióh -Remito del -.Ordenes de
-Ingreso de materiales en, stock por tipo de producto: Proveedor. compro o: cnmidll.dy Recepción.
contratos culidarl..
- Monto de compras real vs. pr~q.puestado. pendientes. -" Remisión a
-Monto de compras comparativo de los últimos 12 meses:. Almacenes.
-Infomede -Ordenes de - Valorización -Asiento de
- Cinco· principales proveedores por monto de compra. 6. Registrnción
Recepeción Compro. bienes reéibidos. , coenlllS a pagar.
- Cuentas a pagar por mercaderías recibidas. pendientes. . - Registración
proviioruL
· · - Proyección de deuda por OC colocadas y pendientes de re•
cepdón. · · ·
5.2. Descripción de los módulos
Salvo especific~ió~ en ,contrario, estos informes se refieren 1
· ·· período,s, semanales o· mensuales, según los requerimientos de b Módulo 1: Detección de la-. necesídad de compra
gerencia. . . : . ' . Normalmente, si se trata de la .n.ec~sidad de la compra de ma-
teri~ primas, materiales o útiles de consumo repetítivo? tiene lugar
5. Descripción del subsi_•stema cuando el responsable de Almacenes despacha un ped1~0 (vale. de
- - - - - - - - - - ~ - - - - - - - - - - - - - materiales) y determina que ha llegado. al punto de pedido o stock
· 5.1. Diagrama de bloque . mínjnio. En ese momento co1;1feccio~a la solicitud de compras y la
. . .. . . . env1a al departamento respectivo.
• . _En el s1~mente diagrama ~e bl~que detallad? -se ~e~cnbe un ·Este módulo implica una decisión preyia de detenninación de
subsistema d~ compras de matenas·pnmas º. m~tenales t1p1co. C~da punto de pedido y lote óptimo de compra sobre cuya hase el res-
uno de sus modulos será desarrollado ~n el s1gu1ente punto. ponsable de AJmacenes decide cuándo solicitar al sector de Com-
- pras la reposición de la materia prima o el ~aterial y la cantidad a
reponer y confecciona la Solicitud de Compras (SC).
90 FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS,.TANCIA "HERNANDARJAS"
SUBSISTEMA DE COMPRAS 91
Este formulario consiste en el pedido de compra de bienes o
servicios efectuada por una persona autorizada al departamento de Q
<
Compras (ver diseño eri figura 5.1). · o:
a UJW
Es recomendable emitirlo por duplicado. El original se envía a <C Ln
Compras mientras que el duplicado es mantenido en Almacenes en
un archivo de pendientes para realizar el seguimiento de la gestión
de compras y efectuar los reclamos en caso de demoras.
:e
u
UJ
u.
r-
o ªª
<(W
:r a:
U<(
Lile,
U.w
a:
i
1-
Módulo 2: Selección de proveedores y pedido de o z
cotización z w

Tiene lugar cuando Compras, luego de recibir la SC, verifica ºº

o ...l
<
las firmas autorizadas y consulta el registro de proveedores a fin de
seleccionar aquellos más afines al pedido y solicitarles cotización. "ª
. a¡::
oa:
U<(
li
~:
Las decisiones asociadas con este módulo incluyen el estable-
cimiento de modalidades de compra y la selección de proveedores
que se consultarán de acuerdo con las características del producto
solicitado, pero también es aconsejable tener en cuenta el compor- z
o
tamiento anterior del proveedor, que debe constar en el registro o
archivo respectivo.
-u
o..
Es recomendable el pedido de cotizaciones a un deterrndnado -a:
número de proveedores, como vimos al referirnos a control interno. u
. El Pedido de cotización (PC) consiste en la solicitud por escri- "'
w
o
to (ver figura 5.2) y en forma simultánea de cotización de precios y
demás condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que
la elección del proveedor quede librada al criterio personal del en-
cargado de Compras. No obstante, algunas circunstancias, como las 81-"'
mencionadas a continuación, pueden hacer que no resulte necesario < .J
lll
ti:: <(
la emisión del PC: · c..
:E
-a:
e Compras de escasa significación. o llJ
u 1--
o Cuando se tiene información actualizada sobre precios reci- <
bida con anterioridad de proveedores. 1.1,1 :::!:
Q
· ;. Cuando los bienes se adquieren a través. de· una orden· de .
compra global que impliqué un aprovisionarnjento permanente. o
::¡
1-
:liz
c.i Cuando las adquisiciones se realicen a companía.'i afiliadas. o o
u o< ü
e. Cuando situaciones extrema urgencia justifiquen pedidos io ¡.::
.. <
telefónicos. ..J
o. z,( >
üu a:
° Cuando se trata de compras. muy significativas (equípos, VI lú
¡¡,¡
u 111
~
constru9ciones, etc.) la compra se organiza bajo la forma de a
con~Jrsos privados (o públicos) y donde existe un pliego de condi-
 92 FUNDACION UNIVERSfD~JJA DISTANCIA •HERNANiDARIAS•
SUBSISTEMA DIE COMPRAS 93
ciones emitído por la empresa y las ofertas se reciben en sobre cé"'.'
rrado. --......,~-,--,---,--,,...,...--,---,,-, -'--
' ~ i-,---.
Módulo 3: Adjudicacíón
· La selección de ofertas no es. una tarea senci1la; es aconsejable
tener en cuenta· 110 sólo los precios cotizados, sino ·otra calidad ofre::-
cida, financiación, _plazo de entrega, etc.
Además, es conveniente considerar las referencias'del provee-.. t.ii 111

·~
<
IIJ
· dor, conocer su respon:;afüfülrul, solvencia, continuidad ·de sunúnis.,; J
. : ::::,·
<
· tros, ca.lid~d de produécion, i:espeto de la fecha de entrega, etc. 1-
0
I" .
Este módulo .requiere del establecimiento- de los parámetros·. 8 ~
:e
para la evaluación de las .ofertas, o designación de la persona que <(
1- o
cumplirá tal función. . ·· · J .. (!¡·
::, ,(· ~ . i

Para la selección de la mejor oferta suele resultar conveniente 111

z
i a.
1JJ
m a o
O·
confeccionar una planiUa de análisis de cotizaciones {ver figura .. .. :;. 8 o111 15 <
.. ,, z
o
IJ.
5.3). La· ta\)Ulación de los 'datos en una planilla penni:te tener lln re:- a: .. Q tii te. Ul ¡:
o o< o 111 z· ~ F-+----!r-t-'--:-1 á: ¡::
sumen útil de las· cotizaciones present~das por los proveedores. Al- e
1.11
:; e z '::ib o _•: .. f o
gunas empresas optan por la utilización de ün ejemplar de la SC ·
1.11
>
6 :¡ ~ a: o·
i· :5 .W o º ~-
~ . < .· ~
·para efectuar el seguimí~nto en lugar de 1a planilla íñencioriada.
•·. En la·mísma plaÍÍ.illa, o por sep~rado, se indicará. la adjudica-
ción, con la~I'n:1ª del funcionario responsable. _-_ · .· .
· oa:
D.
' 8 o ..J u. z
. .,/ ~ ~ 8
,-,--
z
om e
..,
CI
'O.
. ··¡f·
oa: ... .. _ __
.........
H---t-,...--¡,--:1 '~-,
w.
Módulo 4: Colocación de la Orden de Compra
:·<·•
·111

. z ...
. La -~dj~dicaeión se fomialita mediante la emisi?n de fa. qrden i,
de Compra i(OC).·· Este comprobante (ver figura 5.4) represeQ.ta la, ·º !4-:
-..
·· demanda efectuada a Jli:l proveedor para que suministre los materia- ' .I~ o
z .•liJ .• z
··les especificados en.la mfama... · ·· . · . .. ·· •'. . ·. . ·i · Q u,.
·· ELnúiQero de copias que se emitan puedé_variar dependiendo: o
·. de la$ características de la organización. de que se ttate •. pero_ es: '.<
N
áconsejable,notifiéar alos sectores que efectuar.án 1~ recepción y la:
. }iquidació~ para el pago., Como ejemplo,. en una gran empresa:pue- ;
...o· --
,..,...._
de emitirs~ 1a O~ por cuadriplicado con el sigµjente destino: u i
• Original: Pára elproveedór.·.. :;_
• Duplicado:· Para Cqmpras..
• Triplicado: Para Recepción:
1
• Cuadripli~ado: 'Para Cuentas a Pagar.
. El sector de Compras, tomando cq:r:qo base al duptifado <Je la ·
OC, efectúa su requerimiento y evalúa el cumplimiento del provee- ·
i • dor. · ·
. FigumS.2

i
·' L
 . SUBSISTEMA DE COMPRAS
94
...
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"

Contratos: en ciertas circunstancias, la operación de compra se

95

·. puede formalizar mediante la firma de un· contrato. Es importante

que la redacción de sus cláusulas sea clara, especialmente aquellas
referidas· al precio, la cantidad, las condiciones de pago, el plazo de
entrega, las indemnizaciones 'por incumplimiento y las garantías.
PLAN~LÁ DE EVALUA~ION ~ .
.DEPRESUPUESTOS. LCD
Módulo 5: Recepción Fecha: ....... J ..... ; J...,_
Solcitud de Compras N°: ............
En este momento la acción pasa al sector de Recepción, donde Pedido de Reaprovls. N': ............ Fecha: •.• ,_. / ...:.. ¡·.,. .. ..
se produce el ingreso de la mercadería acompañada por el original y Padldos ~ C<Jllluddn amllldos
copia del remito del proveedor. La: copia se devuelve conformada.
En la Recepción se decide aceptar o rechazár los efectos reci-
bidos, luego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se Material requerido pa,-:._.:___ _ _ _ _ _ _ _ __
emite e] Informe de recepción (IR). Este formulario (ver figura 5 .5) Indicar lecha
permite que el sector de Contabilidad de la empresa tenga la certeza
de que la mercadería ingresó, conozca la cantidad de unidades reci-
bidas y cuente con la aprobación de calidad:
Este.documento se suele confecc~onar por cuadruplicado, y se
Cd.L
M DETAUE ·
--
s___,_.,
N' pr,,do
,.,.;.m,ge,ldop,ot,..,,,...,N"
1 f 3
' if

. distribuye de la siguiente manera: .

• Original: para Almacenes. .. .'

• Duplicado: para Compras.

o Triplicado: para Contaduría.
· • .Cuadriplicado: para Recepción.
Al recibir Almacenes las mercaderías con el IR controla ambos TDTA!.
elementos y devuelve a Recepción una copia del informe con su
conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum-
plida su gestión; y Contaduría integra la copia junto con' el remito
del proveedor al legajo de compra.

-·-- J
~ dw ....
En el ·caso de servicios la éonformidad debe prestarla por es·
crito el sector o departamento usuario y remitirla al sector que auto-
rizará el pago. ··_ ~- ·
\ 111 \
~·· - .
. ,.. '' Ap,ob,¡dopor . · OIJSERVACJONES
M6dulo 6: Contabilización ..
La cóntabilizaci6n dependerá del sistema contable que teng_a la '
organización. En genera,!, puede- afirmarse que Contabilidad debe .Aclartu:ión c/lJ titmas
realizar la,registración en el momento del ingreso de la mercadería,· ..
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo y ·acre-
.dita~do una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segun la OC. · . · .. ··
Fuente: Pungitore (1994: 29)
Figura5.3
 . ;>~. ~:·\ii~>.?:t"
gj;-': , FUNDACIONUN/1/ERSIDADA,!)ISTANCIA "HERNANDARIAS" SUBSISTEMA DE COMPRAS.
Un asiento tipo podría ser:
Materias Primas o Materiales
a Cuen~s a Pagar por Compras
, ORDEN Dé. COMP.RA 1. 1 Fj~"j- 1

. · · . El :importe es el de la orden de co~pra,: excluido el ~A; Juego,. · 1-__'

·..· al recibir la factura del proveedor-se cancela Cuentas a Pagar. debi- · TOMO ~L~E-sA., 1
0_ªR_,_·__·_ _ _ _ _-,-_ _ _ _ __.l.-. -
_
N" oos.8 ·
tando .además! la cuenta del IVA contra la cuenta Proveedores por el
·. ~I-MA=n=n=,"='-;: "=QU=="'=;::·===============:;:====:;:=======::::======~'
1 1 00
·. -monto total de la facturá.. ' .. -'

5.3. Ejemplo de un circuito de Comprf!:S l:ANTIDAt1

c;oaiao DlllCltll'CIQN
1
NplCUl.0 .Plll!CIO UNITARIO TOTAL

.· A continuación presentamos la descripción de· un procedí-; .

. miento decompra de materiales de una empresa industrial y el res,.:
· pectivo diagr~ma. Como se trata de un sistema comp-qtadorizado, :
_en el cursograma se utilizan, como complemento de -los símbolos.
i. del Apéndice.íl, los siguientes: ·
.:! .·

L Ingreso_ de Consulta por

l.
Datos pantalla -

Narrativo:
. _ 1) En:Fábrica, tomando. cómo base la otden·-de producción,. se.•.. -¡-:ONOICIONU DI PAGO, . . . 1· · ·• ••
-,.- ..-·
emite el-• pedido de materiales por duplicado y se envían ambos a: . _,,.1:M:,0N1Sul'fiCJALES,. _.. · i--,T-ÓT-,.-'----+--.-..--.- - 1
Almacenes. Se archiva por, dí_,a_. la_ o_·rde_ n_ d_e pro_ducc_ión._ . ·· _1:
2) En Almacenes er operador ingresa a la.terminalyconsulta'. . . r~i;.11:0"TIVAS. 1ª.dlif"&o r•"'."' tºIM ,..
. .
·

1-- - - -
:w
·-1 · ., .
. __ ______._-'----'

el archivo de ,stock, para ver si hay existencia. · ·1 ,tcHA.ENTIIIIGA I Mi.Re~"'"-:"-~trnRAR EN, . HORARIO •

3) Ei,. -caso negativó, ingresa el pedid9 y·_.eipite_ hi_solicitud de .. 1 1 _·· · :~L~·:. ; .

~ '1.
compra por duplicádo . Envía el original a Compras y archiva en forma' SOUCIT1JQ Q(, ~CCION
provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se re:.: coup"""º
. mite también !el duplicado del pedido de_ materiales con sello "En: trá--
mite !j ~:mE~~;:~~1:~n-do· como
base el ~ri~inal
de 1~ solicitud 1
de compras se inicia el trámite de compras, se ingresa a la tenninal, ..
.r. _
1011 1 0 1
_ _ z__ - - - - - - ._l.~_ª"_
. 1202
I__
_ _._·_ _ _ _.... PQ_IU_.=
-_,...;IIA&_·-_-:_·:_·________.

se accede al archivo de proveedores y se emite el pedido de cotiza;' .·

ción. Se envía una copia a cada proveedor. _Figura 5.4
 98 FUNDACION UNIVERSIDAD A D/STAN6/A 'HERNANDARIAS" SUBSISTEMA DE COMPRAS 99

5) Se adjunta el pedido de cotización original a la solkitud

de _compr~ original, se arma el legajo de compra en espera de la
cotizací6n. Se archiva en forma provisoria, por número de SC. ...
00
~
i

... g .,j
.,-; :!
6) 2n Compras, al recibir las cotizaciones se comparan y se ,,.. J¡=¡
00
N
aGota sobre cada cotización el motivo del rechazo o bien el motivo 1!J
\l,
:; or·
¡;;!
de la aceptación. en ¡ij/.
:z : u
Se ingresa a la tem1ínal, se accede al archivo de compras pen- .J
o
dientes y se indica el proveedor asignado. Se emite orden de compra a;
1-
por cuadriplicado y se distribuye el original para el proveedor, el dupli- :r.:
o t
cado para ConJadurfay el triplicado para Recepción.· u
§
7) En Compras se adjunta al legajo el· cuadriplicado de la or- j
den de-compra que queda en el sector. "'I
s.
!;¡
8) En Recepción se recib~ el trip-licado de la orden de compra
que se archiva transitoriamente hasta la recepción de la mercadería.
9) En Contaduría se recibe el duplicado de la orden de comprn
que se archiva transitoriamente hasta la recepción del remito. ,.j ~
1O) En Recepción se recibe la mercadería, se controla y se da
el conforme. rn :r
¡¡¡
,.J
·1

:~:e·
!
:r
11) Se archiva definitivamente el triplicado de la orden de z ¡i
~

compra y se_ devuelve el remito origimcl al proveedor. Tomando

como base el duplícado.del remito se confecciona e] parte de recep-
1
"
1,1
ff

ción por triplicado: El original y el duplicado se envían a Almace~ ~ t

Q

nes. El triplicado se remite a Cornpr.i.s. ~o "

,!l

12) En Compras, ,tomando como base el triplicado del parte d_e . <: ... 2
recepción, se ingresa a la terminal, se accede al archivo de· compras ·
pendientes y se da de baja a las mismas.
~
?{
¡:
e:
."
Q
t
~
z

Se coloca el número de pane de recepción en cada legajo y se . ~

z
. 9.

archiva definitivamente. · · · ·
13) En Almácenes se controla el remito con el duplicado del
· -
~ ::J
,-j
u:
1--
1
Q

~
7
parte de recepción, el que se finna y se entrega a Recepción como 7

sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla la mercadería reci-

bida con el duplicado de la solicitud de compra y el original del ~
pa1te de recepción. Se envía a Contaduría el remito duplicado v a ~ ...
Recepción el.parte de ·recepción duplicado. · · · -
~
~::-
á~
g~ ti
_14) Tomando como base el parte de recepción se ingresa a la ~ ....§:ª" e
termmal, se accede al archivo de stock-y se lo actualiza. Se archi'iia
provisoriamente" el pedido de materiales recibido anteriormente. Se
...¡
!
archiva definitivamente la solicitud de compra junto al parte de re-
cepción original, por tipo de mercadería.
Figura 5.5
 Cursiigrama: .
(Ver figura N~ 5.6) . · ·
.¡
6. ;Para $U antoevalnación ·
: ·. ·. . ·' ;¡ .
, l. Como jefe' de cóstos1 de úná:important~ empn;sa; ¿qué-11:ece-.
' sídades de infonnación provenientes del sistema.de c~llipras ten4,da
f cada mes? ¿Cuáles. serían. ~as necesidades si fuera :Jefe de· p~su-
f puestos de una oficina del Estado·na,cional? . . . . . ., _
i 2. En su tarea de analista de. sistemas ha relev~o la sigui~nte
.infonn~ción proveniente del encargad~;-~-CQfil.pras).d~pósi,o:pp la
1. sede Río Negro qe'. una empresa de:.serv1c1os._petro-lerqs:. ·. · . . _. .

!:
. . . . .· . . . . . . . . . .· . .-
~ r- ;. ~
. . . . ... ,' . . . . . . . . .• 1··
"EI manuf'-1 :_de procedi,mie0,t9s· ~ muy b1J_l'Qc~t19p y n~ C<?~'8m•
1
. pla la ,ealldad en la que nos desenvolvemos; ·Requ1ere,pedlf CQtiZ,áCl(r.
nes, l~ confebcjón de la orden de·co~pra y deFparte de.<recepció~.. La
urgencia de .los pedidos éri nuestra ac:ti,vidad hace que no. se pll~dan
...pédir. cotizaclo~es por~sctito •. Respecto •. :las ói;cien~•de.::comp\a lo
quá hacemos es realiza.ria-cuando llega la ·factura ~:-~l ll'.'lª11f;ira qu!3.~i
recibimos la visita. de la: auditoría :interna ;obs13rve ;·el C?J.mpllmié~ ·del ..
manual; adlclo~almente con 1~ f~~Üfaiéstar.ri9s. segúr9~ de WJ~. ca-. n9
metemos nlngun error. Algo s1m11t\r. ~ce1110s con los :Partes· de r,E!oep-
ción. Muchas veces -la urgencia a li:l. q~ hice referenciá ántes hace
f ·que los produclós vayan drectamente al _pozo -cpn,lo t¡ue.aifin 'de/mes
rr ¡ · nos p¡marrios 1 o 2 días ca:rgpndo datos .al compl,Jtado.r para¡ c.om,~1ccio-
1 nar lo,s partes de repepclór,.ª . ,. . · · · · ·. ·. · i: .
·. , • . ·1. • • • 1 · : , · ~ . • .• •• : i
• . ·¿Cuál sería- su propu~sta para ..m,ejQrar: dich(f proceso sin ¡_des-
cuidar las pau~ de control interno?'. · . . .;. . :.... · : .
. . . 3.; Continuf111do con el re_lév.a~en~o ·~n•la ~pi:esa del casp an-
. tenorencuentr~·este otro comentano--de una empleada de·Conµidu-
.ría·. .
·1
. ;·¡_
..
!
1'
••• . ¡- ¡!
Figu.ro, 5._6. · .. ·•Mi función es·co~iliar Cuentas a: Pagar. En·lamisma aparecen
· lo~ c~it9~ ·c~ando ~n. l~s dep~os_ cargan al_ s1:1bsi~1:9ma ·de· i~~enta-
. ' ~ . . . . . -~ . . . ' '
 102 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS" SUBSISTEMA DE COMPRAS 103 ·

ri?s lo_s partes de re~epción. Los débitos a~·arecen con motivo de la re-· · · nado ítem. Tres años atr~s. el Sr~ Matías sufrió un accidénte y fue
g1stac16n de la factura del proveedor. · · reemplazado por otro empleado, sucedió que ta producción debió dete-
· .~o_rmalmen_te _me lleva 3 o 4 días conciliar las diferencias.· Es·.. nerse dos veces en el período de un mes, por falta de suministro de
muy ~1f1c1t que co1~c1da lo que se ingresa por inventario con la factura· · •· matertas primas por parte \:le Almacenes.°
definitiva; Los erro~es son vari~dos y aparecen en las cantidades fngre-
sadas,--en los prec_,os, en_ los 1mpu~stos internos, etc. Para cuando lo- . Realice 1,m comentarib crítico de.la situación descript~.
gro ~e~f:!ctar las diferencias. y expllcarl~ el encargado de materiales· . : 8. A partir de la d~scripcion del proceso expuesta en el libro
me dice que ya no puede a¡~star. los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta_ que anal\zo) debido a que ya no hay stock por lo que can- Reingeniería, de Michael'.Hammer y James Champy,.que se trans-
celo las partidas pendientes contra r~sultados." · · cribe a continuación, usted deberá realizar un análisis comparativo
con el circuito desarrollado en el punto 5.3. de esta Unidad..
. Reda7t~ el párrafo de su infonne que se ~orre~pondería con la ... ·. "El nuevo proceso·•es más o menos así: un comprador del de- ·
problem~t~ca relevad~ (Planteo y propuesta). . . . · partamento de Compras le envía una orden a un proveedor, y al mis-
.;. · 1· De. ]as pautas de control interno mencionadas· a continua- mo tiempo, le da entrada :a esa orden a un banco de datos que está en
c10n 1dent1fique aquellas relacionadas c9n el subsistema de com- línea. Los·proveedores, lo mismo que antes, despachan la mercadería
pra,s: . al muelle de recibo, y cuando ésta ·llega, un. empleado. comprueba en
. -Arqueo sorpresivo de valores una termina~ de .computa~or·si el despacho que se acaba-de recibir co-
rresponde a UAa orden pe compra pendiente en .el banco de datos.
- Inventarios físicos . Solo hay dos.posibilidad~s: o corr~sponde e no. En el primer caso, el
. - Obtención de varias cotizaciones . · empleado acepta el despacho y oprime \JO botón del teclado de su ter-
.-. Existencia de .inventario permanente minal, que le .dice al banco de d?-tos que los bienes llegaron. El recibo
de los bienes queda, pues, registrado en el banco d~ d~tos, y el com-
-·Constitución de seguros sobre productos tenninados putador autolT)áticamente gira un cheque y, a su debido tiempo se lo
- Pagos con cheques- . . · · remite al proveedor. Si, ppr el contrario, los bienes no córresponden a
. Sq,ari:ición de funciones entre quienes.·compran· reciben y
. · .- üna orden de compra pendiente en el banco de datos, el. empleado del
registran · . . . · ·. · ' · · . muelle de recibo lo rech~a y _s~ lo de~elve al proveedor:
de
- Aprobación las comp~ po~ el njv~ladecuado.
. 9. Los autores Hammer y Champy expresan en-su Hbro.que la
. 5: ¿Consid~ra conveniente que Recepción reciba una copia de infonnática·capacitó a las organizaciones para romper viejas reglas
la orden de compra? Fundamente su opinión. · . y crear nuevos modelos de proceso,·perinitiéndoles hacer·e1 trabajo
·. .6. ¿Bajo qué circunstancias se puede eliminar el pedido de co- en forma radicalmente diferente..
t1zac16n? ·· · Haciendo uso de la informática, ¿de qué manera se podrían re-
. 7.. S~gún nuestro analista, del relevamiento del circuito de plantear los módulos 1 a 6 (inclusive) en el sistema de Compras'?
abastec_1~mento de la empresa "Linema S.A.". surge la siguiente in- 1O. Ejercicio práctico.· _
fonnac1on: · · · Sobre la base del modelo de-la figura 5.6 le pedimos que con-
feccione un sencillo cursograma de compras menores de acuerdo
· · ·• "~I Sr.. Diógenes· ~~ el Jefe de Al~acenes de Ún~ma S.A. El sr. con el siguiente enunciado:
Mat1as, Jefe de Producc1~n. es el mejor amigo del Sr. Oiógenes. Los
dos comenzaron_a trabaJar.en la empresa el mismo añ_o. Por la gran En el laboratorio "Aries" las compras menores, así corno aque-
_~nfia,nza qu!3 ~XJste. entre ellos, Almacenes inicia la gestión· de reposi- llas que deben ser abonadas necesariamente en efectivo se efectúan a
<;16n de los d1st11itos íte~s cuando los saldos en. las fichas de stock son
. ~u.los_, ya que el Sr. Matias le avisa ~I Sr. Diógenes coií 15 días de an- través de un fondo fijo que se halla bajo responsabilidad del asistente de
. 1 t1c1paclón la necesidad•que él preve tendrá··Producoión de un determi-
1
la oficina de Compras.
 .....
104
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA. "HERNANDARIAS"

Con la colaboración de uno de los integrantes ·de una nueva ofi-

cina de Sistemas en formación, se han implementado algunas normas
a los efectos de sistematizar en cierta forma el funcionamiento del fon-
da.
Para la aprobación de las erogaciones que deben ser abonadas
por el fondo, el cajero cuenta con una lista d~ los nombres y firmas da
los responsables que se hallan autorizados para solicitar las campen~ _.
1

saciones de gastos respe.ctivos. . ··..·• ·· ·

· Por otro lado; lsólo! autoriza gastos debidamente documentados .
que no superen el irrlporte máximo establecido_ por el gerente de Com-
pras, monto que es normalmente ajustado en forma mensual o bimes-
tral.
Unidad 6
. Sin estos requisitos elgasto es rechazado y devuelto el compro-
bante respectivo al sector responsable del mismo.
1

Por el contrario, en casp de aprobación el auxiliar reintegra el

importe respectivo y :cumplimenta la planilla de fondo fijo en original y Subsistema _de Pagos. ·
copia indicando la fepha, ·concepto, importe y el sector de donde pro-
viene, aséntanda ad~más en el comprobante del gasto, el número de
hoja y el renglón en que tal gasto es registrado en dicha planilla
Al registrar cá.da gasto obtiene· en una columna al margen el
saldo _existente en el¡ fondo. archivando en forma. provisoria la planilla •
con sus comprobantes respectivos, en el caso de que el saldo no sea
inferior al .punto de reposiqión.
· Si así ocurrietia,. el auxiliar obtiene la suma total de los gastos
registrados, y envía ~I original de la planilla cor, los comprobantes de
·. gastos al sector de Contaduría para su .aprobación.
E1 subsistema de Pagos se e~carga la c~ce~ación ~e
'1as obligaciones contraídas por la empresa~·Estas ob-hgac~qnes tir
Contaduría verifica fa.éoíncidencia.entre la planilla y los compro- nen su origen en una compra efectuada a un provee~or, Y~ sea e
bantes de gastos y, salvo en el caso de existir diferencias, emite la ór- bienes o servicios, en los sueldos y jornales del ·persol}al; 1mpues-
den de pago por dupli,cado, guardando la copia en su poder y enviando tos, obligaciones financieras, etc.
el original a Tesorería junto con los comprobantes y la planilla del fon-
do fijo para 1.a. confección del, cheque y reposición del fondo ..
.~" •. . l. Alcance
El subsistema de Pagos, que empalt_na con el de Compras, vis-
to en .la Unidad anterior, comprende desde e_l, momento eµ que se
controla la obligación· pendiente de cancelac1on h3.$ta q~e el pago
se·hace efectivo mediante Ia·entrega de los .valo~ ~ ~ree or, se
·recibe la constancia del.pago y se efectúa la contab1bzac16n corres:-
. . ·. . . 'i ...
,:pond1ente. • . . . ., . . _
· El sector Cuentas a Pagar (llamado tamb1en ~~~,° a ~roveedo
res o. Liquidaciones) es quien reune la documentac1on-refciida a las
compras u otras obligaciones de la empresa,. ~ con~la Y conforma
para su pag? en término. .. ' ··
 ..... . 107
106 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HEFiNANDARIAS" SUBSISTEMA DE PAGOS

El sector Tesorería, que custodia y maneja los recursos finan .. de haber efectlmdo el pago. Esta mo~a~idad ~s ;1tilizada pri~cip~- ....
cieros de la organizªci.óp, es quien co.nfeccioMt el instrumento de . ·. -mente por.empres~~';que prestan ?erv1c1os publicas Y por 01gams-
pago y efectúa la canceladón. rnos fiscales y prev1S1onales. . . , ,, .
Considerando la clasificación de las actividades que realiza Este serv1.c1·o puede "s.er co_ntratado por
_ el acreedor
. para or_g{cm-
Peter Drucker, los pagos son parte de la gestión financiera y como zar su tecau dac10 · 'n , pero tan1bién el deudor puede contratar · en un
, · · de pag· a proveedores En este caso e1acreeeior
1·
es
tal los ubica dentro de las actividades que producen resultados.· banco e1 serv1c10 0 ·
quien concurre al banco para co~r~r, ., · . ,· ,. .
2. Modalidades Cuando se.trata de importac1bnes tamb1en-pw1c1p_a unu ent_-
dad 'bancaria puesto que el proveedor; normalmente, exige la ape1-
Pago en sede del acriiedor · ·
d ··:~~ . tura de un crédito docurnentario irrevocable, a su favor. •
El pago se efectúa direc_tamente en el domicilio del acreedor y ., Pago en efe;tivo por fondo fijo o ~aja chica. : ,
en el mismo momento se obtiene, el recibo correspondiente. En es- -- Cuando se trata de compras menores, los pagos p_o_dran efec-
tos casos es conveniente ·que 1.a empresa cuente con un seguro <le tuarse en efectivo mediante la utilizació.n d_e un fondo fiJo. El ¿ondo
valores en 'tránsito para la cobertura de:pcisibles riesgos por el tras- fijo mantiene síe~pre un mism_o m?nto que estará_c_onforma o por
_ladp de fondos por parte de lo~ empleados'. . comprobantes y dmero en ~~~ct1vo. ·
· .. Pago ~ _un cobrador . • Pago de sueldos y jornales . . . .
En este caso $e avisa al acreedor cu.ando está el cheque dispo- El pago de sueldos y jornales constituye un~ ~odahdad p~rttcular
nible y se lo retiene eh Tesqrería. . · . del pago que requiere normas ?e control y procedmuento especifica~.
· El acreedor se ocupa del cobro directamente en, el domicilio ·. El ago de sueldos y Jornales puede e_fe~tuarse en efectivo,
del deud9r, recibe los valoies(dinero, chequ\;S, pagarés)y le extien- · revia eitracción de fondos del banco o_ a traves del banco, ya ~ea
de un recibq provisorio o uno definitivo de acuerdo _con la modali- ~edii:J.nte la entrega del cheque al personal para que lo haga efectiv.o
dad de su. empresa. · ,. · : · ·. ... ·. · ¡ f dad bancari~ 0 mediante la apertura de i.ma cuenta bancana
. en ad en 1 1 ·ado donde se le deuosita el importe del sueldo. Luego este
" Pago ·a ·repartidores , . a ca a emp e . • hab'li d I b co a
extrae el dinero de la cuenta mediante bole~ 1 ta as ~or e an
Es una variante de la modalidad ánterior. Cuando se reciben tal eíecto o _mediante tarjetas para operar en caJeros automát1co_s. -
· los productos, es el mismo repartidqr_ el que efectúa la cobranza y El pago de sueldos y jornales, además de las modalidades ~x-
c~mfecciona el recibo. Esta modalidad es común en. }as empresas
que se dedican ·a la venta de productos alimenticios. . . !ª
uestas más arriba, puede ·ser complementado con entreg~ de ne:
. . kets para· compra de comestibles, carga de combust.J.ble, etc. ~l~~ sou
19 Pago por corresporul.encia comerchiJizac;!os por,distintas e.mpresas que operan en el mercado:
· : El deudor-- envía ·por correo un éheque para que se aplique a la
cancelación de su deuda y a vuelta rle correo le envían el recibo corres- 3. Nonnas de control interno·
.pondiente. Es una de las foIIBas-más usuales ;de pago a proveedores..
· · SI deudor tendrá que.. tomar los recaudos pertinentes pata que -el 3.1. Normas de co11t1'ol interno gmeral.~+s para el
c'n<;:que llegue.: ' n .realmente es et.destinatario, -debiendo atender las movimiento de fondos . ,
· nomias, de C0-!1 .interno que se refi.ere_n ~. la emisión de cheques ..
!11 Pago a tr~vés de un banco .. . . .• • Sepamción deju.nciorief .
· El manejo de· los fondos .no debe estar a e.argo de la m1~rr
..
E1 deud9r :d~posita en la cuenta del acreedor e1 importe adeu- persona que realiza la tegistración. No es convemente que el Ca.Je1
. dado y_ lé_qúéél~'ht)a, éQpfa de la boleta de depósito como constancia
• ! • • . . . . . .~. ; . ~ • •• •
 108 Flff\JDACfON UNIVEP.SíDAD A DISTANCIA "l;JERNANDAFUAS"
realice la registración contable de donde surge el saldo por el cual
es responsable, aunque es posible que para su control y para c~n~
feccíonar las rendiciones que eleva al área contable tenga que efec-
tuar algunas anotaciones.
En ele.aso particular de los Pagós, Ia'.liquidadón y autorización
debe ser realizada por una persona responsable ajena aTe_sorerfa. _ _
@ Concentración de la responsa!Ji!i'dcul .
. Una sola persona será la responsable de la custo(lia y del ma-
nejo de fondos {tanto de los valores como de las chequeras y talo-
narios de recibos en bhmco). Esa persona _suele ser el tesore:,ro: El
clarificar las responsabi]jdades impulsa al empleado a re.alizar la ta- ·
rea con mayor celo, pero se debe cornple'mentár con otras medidas
4ue ayuden al responsable a manejar y controlar los bienes confia-
dos a su custodia. · del subsistema de Pagos
"' Separación total de los fondos
Parn un control eficn de los fondos_ es recomendable que los
provenientes de cobranzas estén separados de los destinados a pa-
gos; Por lo tanlO, los valores que tienen origen en las cobi·anzas se
depositarán en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y los pa-
gos se efectuarán mediante cheques emitidos contra esa cuenta ban-
caria. Para lós pagos menores que se realizarán en efectivoJe puede
crear nn fondo fijo o caja chica. · ' ·
0 rc?otadón del per:wnnl.
Es conveniente que el personal que maneja fondos rote perió-
1. dicamente, de manera que se. puedan detectar posibles errores en el
sistema. Además, es aconsejable qne este personal tome sus vacm- · ·
ciones anuales y gne ot¡a persona de_ la organización esté ca¡;ncitada
aara realizar su reemolazo, corno así tanibién en casos de eriferm,::-
~lad o egreso del personal. Los reemplazos se rnafüarán -cpreferen-
temente- con personal ajeno al sector y que no tengan amistad_ o
subordinación directa con el re~mplazado.
,. Contabilización de las operaciones
Las operaciones relackmadas con él movimiento ·cíe fondos se
registrarfu1 contablemente de manera que permitan el control de las
mismas y la consistencia con la información de otros sectores, por
ejemplo, total .de débitos o créditos en cuentas de terceros·. La regis-
tración estará respaldada por la documentación correspondiente.
SUBSISTEMA DE PAGOS
.. Arqueos sorpresivo.,
Se r,~alizan para verificar si los valores en existencia coinciden
con los que surgen de la registración contable. El- arqueo debe ser
sorpresivo y realizado por persona ajena a Tesorería.
3 Conciliación bancaria
· ~
Es 11:n elemento de control muy efectivo,. tanto· para la orcranl-
. ' . '.
zac1on como para el ·banco, teniendo en cuenta que las cobmn:::as · .
J
tienen que ser-depositadas en sutotalídad y que los pagos deben
efectuars,~ con cheques contra la misma cuenta.
En ,~ste caso, también es conveniente que la con:::iliac;ión l;:,
practique personal ajeno al sector.
· 3.2. l\Jormas de control interno espec(ficas
"' Uso del cheque
- Todos los pagos áeben effctuarse mediante la emisión de
cheque, pudiendo ser una excepción el pago de gastos menores.
· Esta medida permite, por un lado, disminuir el riesgo que im-
plica la t~nencia de _dinero en efectivó en
la organización y, por otro
lado, ejercer un mejor control sobre los pagos debido a que se po-
drán conc:iliar con el resumenbancado todas las operaciones inhe-
rentes al movimiento de fondos.
- Fonna de emisión del cheque. Deben tomarse en cuenta 1
distintas modalidades que permite la kgislacióri vigente'; si bieD !o- ' /
l. Ley '.'.4.452 sancionada el 8 de febrero de 1995. Esta ley distingve dos clases de che-
qves: los cl,eques comunes y los. cheques de pago diforido. · · · :
]) Los che 1ues wmw,es ¡iuede,1 ser emitidos: .
a) a fa:vur u; un¡i pcrson.: o razón social dctennínadá,
b) a favor¡; e una pc1,ona o razón social determinada ~on la cláusuk '.'no a fa o,,kd',
e) al portador. ·
La emisión del cheque al port0dor con:ier)e en tihllar_del rriismo a quien lo po~ee, pud'cr,-
do d~pos1tcrlo, transfenrlo o hacerlo e_lecllvo por la simple entrega, por l,:fcmu ¡¡n cheque
em1bdo de esta manern no siempre puede llegar al acreedor pudiendo ser usufrnc!Uado por
quien se apodera de éL , · _
En el caso del cheque emitido "a favor de una persona o razón social detenniÍiada", su be-
;;';_ficíarío e~ aquel a CHY?.ºn:ten se emid'.5 o quien ió rc:dbiú por endoso: . . ,
,__,,be aclaro, que la pos1b1 hd¡¡¡j ele trnnsfenr mediante el endoso !os-cheques emitidos a favor oc
una persom o razón social. es ima ri:ooalí_:la!i i~trodncída nnevam~\e por :a ley 24452.
El endoso puede no designar el Deneticmno, lo que se denomrna endc.1.0 en blanco. Dr,
esta forma, el portru::lor puede llenar el blanco con su nombre o con el de otra pehona 0m-
z6n social, endosar nuevamente el cheque en_ blanco o a otra persona o razón socíal o en-
tregar el <:bcq,1c a un tercero srn llenar e1 blanco . ni endosar.' ..
110 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS•
....
das son válidas, difieren en cuanto al grado de seguridad y a la
opornmidad de su uso.
- Los cheques ~eb~~ ser firmados, por lo menos, por dos 5,i~-
ponsables de la orgamzac1on. ·
Con esta nonna se persiguen dos finalidades. En primer lugaft~
f'-
que exista un control recíproco entre los finnantes y de esta manera:
detectar errores antes de- que el pago se haga efectivo. Esto implica
que los dos responsab~es ·que firman _el chegu~ _ef~ctúeri una revi-
sión de la.documentación respaldatona y la 1mcialicen, puesto que·
de lo contrario esta norma no tendría sentido.
Como puede observarse, esta forma de emisión del cheque lo convierte en un che-
que al portador, con las consecuencias señaladas más arriba._
Una forma de limitar el-riesgo de las dos formas de emisión del cheque vistas es cruzándo-
lo con dos barras paralelas en el ángulo superior izquierdo. Dicho cruzamiento puede.ser
general o especial. . · ..
El auzamiento general solo limita al P.oseedor del cheque a deposít:arlo en una cuenta ban-
caria no pudiendo cobrarlo en ventanilla. El cruzamiento especial implica que entre las ba-
rras paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, única-
mente, en la cuenta a cuya orden fue emitido. • ·
La forma menOS'riesgosa de emisión del cheque es cuando se lo hace "a favor de una persona o
razón sqcial dl!tenninada con la cláusu1!1 no a la orden". De es~ ~anera el ~úe solo pu9(1e
ser cobrado· pót"la.persona o razón ·social a cuya orden fue em1ttdo, oo pudiendo transfenrse
por endoso. Es más, para mayor garantía, también puede cruzarse en fonna especial. . te· mediante la emisión de un cheque previa presentación de los
Además, el librador como el ¡,ortador de un cheque pueden indicar el destino.de! pago ins-
cribiendo al dorso la indicación concreta y precisa de su imputación. De esta forma puede
evitar.se el reclamo posterior del acreedor.. ··
2)-Los cheqtles de ¡:,ago diferido son un instrumento de crédito•y constituyen '.'una orden .
de pago librada a días vista a contar desde su presentación para el registro en una entidad
autorizada, contra la misma u otra en la cual el librador a la fecha de su vencimiento debe
tener fondos suficien~ depositados a su ort!en en cuenta corriente o autorización para,gi-
rar en descubierto ¡leqiro de-los límites de registro que aurorice el girado." ·· .,
Ello implica que el éffP.nk! ):le una entidad b:,mcaria (banc~ girado) debe solicitar: . ·. ·
- !a apertura de una cuenta para operar bl!IO esta modah<lad_. '-.--,,
- ia provisión de los cheques habilitados a tal efecto. ·e · ,. · .::;
Estas cuentas tienen un límite de registro (montos a operar)-coil o sin aval del banco. eóif-
.estos cheques pueden efectuarse pagos a un plazo comprendido entre los 30 y 360 dfas.ill1•ll'.
El acreedor que recibe este tipo de cheque puede: ,•.,.
- presentar!? P!ll'ª su registró í!llte el banco girado, quien,!1?,_retendrá_y,entregará un c~ftW
ficado de registro con su aval, para los cheques que avale o 'devolverá el cheque de~
diferido con la constancia del registro, su fecha de vencimiento y la firma del füncionano
a1:1torizado o devolverá el cheque de pago diferido rechazado con _la constancia c~~ón-
d1ente. · . · ~
- depositarlo para su registro en d banco donde posee cuenta, quien reintegrara/a su
cliente el certificado con avnl bancario (si se trata de cheques avalados) o el cheque de
pago diferido registrado con fa consmncia correspondiente o er cheque de pago difendo'¡e-
chazado con la constancia correspondiente. • · · Los registros y archivos utilizados en el _subsistema Pagos
- u:ansferirlo por endpso con la sola firmn del endosame, antes y de$pués del registro. La .. .
fecha de ln presentru¿i2n para el registro del chequ_e fija la iniciación del plazo de dif~q~.,T
miento cons1gnado:;,t,i-tel por el pagador (30 a 360 d1as). < , .. _
,, 1 ••.
SUBSISTEMA DE PAGOS 111
. En segundo lugar, se evita que una sola persona pueda dispo-
ner del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo
qtie ello implica.
-· Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la li-
breta de cheques o, en su defecto, destruirse el ángulo inferior dere-
cho donde el cheque se firma o en la parte donde figura·su numera-
ción.
o Pago amparado con la totalidad de los comprobantes y
anulacioti de los mismos .. .·
En el momento de confeccionarse el cheque, la persona res-
ponsable tendrá a ]a vista la documentación respaldatoria que le da
origen (factura, remito conformado, orden de compra, etc:) y se !e
colocará el sello de "Pagado" y el -número del cheque con el que se
efectuó el pago con el objeto de que no vuelva a ser presentada para
justificar o respaldar otro pago. Quienes fiimen el cheque deberán
controlar que se cumpla con estos aspectos.
0 Existencia de fondo fijo o caja chica
La caja chica o fondo fijo tendrá un monto estipulado previa-
mente para realizar los pagos menores en efectivo, _estará a cargo de
una persona responsable y su reposición se efectuará periódicamen-
comprobantes que respalden los pagos efectuados.
• Pagos d~ sueúlas y jornales
Cuando se trate.del pago de los sueldos de la empresa es im-
portante que exista m;ia separación de tareas enJre quien controla la
asistencia, quien preparaJa liquidación de los haberes y quien efec-
túa el pago; · · . .
En este caso, es de especial interés ]a seguridad del movimien-
to de fondos para el :pago (seguros de dinero en tránsito, traslado
por empresas especializadas, etc.).
El pago al empleado se realiza previa identificación y contra la
entrega del recibo firmado.
4. Información gerencial
(cuentas a pagar, saldos de bancos, órden~.s de.,.pago, etc.) contienen
,Ios datos referidos a ia operación de pagos y constituyen la base de
' ...,. ,(' ... --~
" ' . ; '
 112 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANG/.A "HERNANDARIAS• SUBSiSTEM4 DE PAGOS 113
la información que se prepara para uso gerenciat A tíruk; de ejem- -- m1e: ,0s ·:)recios coi:ficidan con los cotizados pre-
.. ...pio ...m,1demos mendonar Ios süruiemes info:r?:.1es:
~-,' viamente~ por ?.l proveedor.
~.,- Resumen de cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a - que· factura c;.;:::e,:üp1e r2's G-::.j;~;uent0;:; y/o bonitic~~ciones
vencer.·· · · · comprometidos por·ei proveedor eE su cotización: · .•
-.. Detal~e de-lo~. diez principales acreedores. . - que las condiciones de pago _respondan a: las previamente
-·.-.· Proyección qe pagos de la próxima semana. pactadas. · · . L ·· -! ' • .

~S/3.ldos disponibles en 9.m:tcQs. · - quejlos tot~es.y los impuestos pertinente:s estén· bien calcu-
lados. ·· ·· · · · . . ·! . i 1

-·. 'Monto de cheques emitidos yno entregados. ¡ . 1

-Monto pagadovs. presupuestado.

_, Totales de intereses pagados po{ pago fuera de término.
1 • • ' •

-··.Totales de descuentos obtenidos.·

-Cuentns a - Control de la -Fa~ray
-. Saldo descubierto en banco no utilizado.·. . Pngar. . Factura. Remito, lega.JO ..
-· Indice de Iiqtiidez (Disponibilidades vs. deuda a corto plazo). - Ordenes de · Infurrnede - Notas crédito o
Compra, Remito Recepción, y l11 débito,
· e Infoone de · Orden de:· , - Subdinrios
Recepción. Compra.· . prove~dores.
:5. Descripción del subsistema {Legajo de .: Registnlció11
Com definitiva, .
2. Liquidación : . ,- Factura y - Resoluciones - Emisión Ordel); ¡ - Or<kn de Pago.
.5.1. Diagrama de;bloque . , . . del ,Pago. Legajo DGI... de Pago: : : . . , -Documentación
. En el diagrama de bloque detallado de la siguiente página se controlados• ..:. C41culo:de lns , de re,,paldo•.
Retenciones de . ·.:.. Co,µprobantes
•deiscribe. un ~ubsistema de Pago .a Proveedores .. Cada uno de los lnipues!O!i.· · · · ,: reteni:iones ·
módulos será.desarrollado a continuación;. -Autcíri~ción . im~~tivas..
1 . 1r-----,--1------i----'--'------l-!d=elP 0-1 , ,
5~2. Descripción de los módul(,_s . 3. Emisión del ; ,- Orden de Pago;- - Sáidos Cuentas - Control
'.de In., '. - Ch~e firmndo ,
Cheque. ·¡. -Documentilción Bancaria.s. documeuw:ión. ·: . - Cón;¡írob:Ultes. .•
de respaldo. . -1;!111isió~ y. :.~~9~es .
M6dulo 1: Recepción de lafactura de/proveedor -Comprobontes fim,a del p1eque:. 1mpos¡t1vns..
retenciones : - Anulación con ; - ~ y
.:. · Ti~ne lugar éu~do el sector de. Cuentas a Pagar ~cibe la fac- •impositivas.:.. sello· PAGADO i ·documentación
tura del proveedor yjprocede a su verificación mediante la compara- de la document. ··: de ~~do.
. ción de la mi,sma con el remito, el informe de recepción, la orden de
res dntóriU.: . · ·
4. Pago 1 -OP -..Entrega' ~heqúei - OP 1
compra. documentación esta últim~ disponible en archivo. -Cheque - Recepc!oo del : ·- Cheque ··
· El con~ol debe,iconiemplar lo~ siguientes.aspectos: . - Comprobantes Recibo dé Pago. · --' C#probantes
retenciones· ' retenciones
. ..-.que.las mercaderías o servicios factúra:dos respondan a los i itivns.. im ' sitivns. .
requeridos por la empresa. · · ,. ·· . ... . . . S. Reglstracioo" i - Recibos. · ·-Cuentus . ..: ActualÍ7.11Ción ; - ~l_lb~nrios
- Orden de Pngo. Corrientes Cuentas ,. . Prove~dores y
· -· que el remito se encuentre conformado por Recepción en Proveedores. Corrientes. Bancos, .
cuanto a la cantidad de i;nercaderí~ recibidas, y por Control de Ca- -Cuentas - - Actuoliznci611 . . ~ A~ento de
lidad en cuanto a las características de dicha mercadería. En el caso ' Bancarias. Cuelllll!Í ·i · retenéiones ·
Boocanas; irn . $ití~~. ª

de tratarse de la prestación de servicios,' también de~ existir un re- . . .

mito u. ótro. . formulario que. dé cónfomiidad
...
a·fa
.
misma..
: .
· ·
. ' . '
. : En c~o de_ qu~ de) control-efectuado surj~n ·ctiferenci~, Cuen- .
tas a Pagru:1 4ebe decidir el trámite a seguir pudiendo reguerir, por
 114 FUNDACIONUNIVERSJDADA DISTANCIA MHERNANDARIASª SUBSISTEMA Dé PAGOS 115

ejemplo, la emisión de notas de crédito y/o débito, según corres~

panda.· . .
Una vez •efectuado el control, se registra la factura (y _la nota w
ti:
·de crédito o débito correpondiente) en la cuenta del proveedor, así ~
como el ~édito por IVA, cancelando la registración provisoria efec- :!
. tuada a1 ingresar la mercadería: . · . · 1
~
1-'
Cuentas a Pagar· · 1
~
.
'í?
u
~ ¡
Crédito fiscal IVA
a Proveedor XX
8
i
Módido :i_; Liquid~ción del pago "'
· Tiene lugar cuando el sector Cuentas a Pagar, en oportunidad
del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir :1:
la orden de pago y. de corresponder, a efectuar las retenciones im- UJ
:,
a
positivas pertinentes. w
:,:
u
Orden de Pago (OP): es el comprobante mediante el cual se
comunica al departamento Tesorería que prepare el pago.correspon-
diente deJa/s factura/s del proveedor (ver figura 6.} ). El número de
copias en que se emite puede variar de acuerdo con las característi- g Í":
cas de cada organización pero, básicamente, debe contemplar el nú~ O·
w
. a:
3
ó
mero de copias que se det:µla a continuación con el objeto de satis- o
facer con los siguient~s destinos: .
9 Original: .para Contaduría. Se archiva definitivamente junto ~
¡. con la documentación respaldatoria previó paso por Tesorería. ~
w
111 Duplicado: para Tesorería. Se remite junto' al original la do- ::l Ir
....
o
cumentación respaldatoria (factura, remito conformado, orden de ~a ~
compra, fo.forme de recepción, etc.). .
• Triplicado·: para Cuentas a Pagar. Se mantiene archivado
transitoriamente a la espera de que el pago se concrete. .. g
iil
En este módulo es importante tener en cuenta que no obstante UI
CJ
el vencimiento que contengan las. facturas, pueden establecerse dis~ ..
tintas prioridades de pagos, teniendo en cuenta aspectos de índole
financiero. Por lo tanto, la orden de pago debe pasar a autorización
del nivel correspondiente.

Figura 6.1
 116 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCl'A "HERNANDARIAS" SUBSIS'i'EEM4 DE PAG;OS 117

Módu~() 3:.Emisión del cheque la

tencia y liquidación de haberes; Estos módulos, se describen
brevemente a continuación:
· Tiene lugar cuando el.dep~amento Tesorería, en función de la
orden de pago aritorizilda y la documentación respaldatoria, ~cede • Control de asistenci..i . . ..
a emitir el cheque córrespondiente. El cheque debe ser emitido res- El departamento de Personal es quien· re~za esta tarea:. Para
..._ petando las normas vigente$, · · · ello es .necesario que cada sector remita diaria,: quincenal lo men-
.- __T(!SO~ría debe. indicar en la orden de pago, en_ el-espacio reser- sualmente, la información referida a ausencias, perniísps especiales,
vado a t~ _efee~o. el número dé cheque, el nombre delbanco~ 1~. fe.: ·horas extras autorizadas, etc. Asii:nismo, debe ..existiI: algúrt medio
cha en·q'1e eslibrado;,el ch~que_y el importe.por el cual se eIDite. de control que permita confrontar·diéha infonnación tal como las
- Tesorería colocará la primera·finna al cheque y luego lo entre~ tarjetas reloj o planillas donde elpersonal ficha su horario ingre- de
gará junfo. cordoda la documentación ,(previa ánulación de la mis- so y egreso a la organización.· · ·
ma con· el_ sello de "Pagado") y los comprobantes de retención de
. _impuestos, al funcionario_ responsable que controlará y fmnará el • Liquidación de haberes
cheque en segunda instancia. · . Efectna4o el cop,trolanterior, las tarjetas o plaítlllas·. de ~a se re-
· Cumplido e~lo, toda la documentación junto con el cheque . miten al se~tor Liquidaciones para que,_ sobre la ba&e del~ infc;>hnación.
vuelve a Tesorerla. ' . · · contenida en esos elementos y en los registros. y novedades que ~"'°ne
el sector referidos al sueldo de· cada empleado;asignaciónes familiares,
Módulo 4: Pago descuentos, etc:, se efectúe·Ia liquidación correspondiente. · ·
• 1Para lléyar a cabo esta tarea, normalmente· se cuenta con soft-
Tiene lugar cuando el departamento Tesorería entrega o remite
los valores al proveedor y, de·correspond~r. los comprobantes de re- · 'YM? de -~plicación que realiza.lo~ cálculos pertjn,entes: e ~prlme la
tenci6n de impuestos,: Contra ello, el prov~dor emite y entrega el hqu1dac1on. ·. . ·. · . -• . ·.. . . . . :. · .
recibo de pago pertineµte. . . .· . ,Como producto de las operaciones desar-,:olladas en est~ módu-
Tesorería procede a arc~ivar el duplicado de la orden de pago . - lo, se obtiene: · · · · _· ,· . :: ,.· ,
y entrega el original junto con la docume~tación respaldatori~ y el ,.-. planilla de liq~Ídaciones. _ -~ 1 ··
· recibo a, Contaduría. · · . . : :-recibos. . .- ' '·
._.sobres.de ios haberes. ' ...
M6dulo 5: Registración ··
- libro de sueldos y jornales.
_ Sobre.la base de;Ia orden de pago, Contaduría debita el pagó ,- planilla de cargas sociales. _ . _ .. _· ..
de la cuenta del proveedor:y acredita ta.cuenta de banco y retención
de impuestos si corresponde, según el siguiente esquema_ contable: _- est?,d,ísticas referidas a ausentismo, horas ;exi:r~, etc;;
. · Las plaijillas de liquida~ión y de cargas· sot.iales: que¡ ~e:sultan
P,roveedot XX del proceso anterior, previo control y autorización.del jefe de perso-
1 nal, pasan al sector Cuentas ~. Pagar, para que confeccione!l:a orden
al Bc;o. YY -·Ct.a. Cte. de pago. A pfll'tlr de allf, -los módulos liquidaci6~.-de pago,: ~misión
del cheque, p,ago y ·registración son básicamente similares a los des-
~ Retenciones Impuestos criptos para pago a prove~do.res. _ :· _,_. ,1
t

Nota sobre el pago de; sueldos y jornales: . .· ' 5.3. Ejemplo de· un circuito de pagos ~::'.
. Cuando en el pUl}tO 2, se comentaron las distintas, modalidades . A contirtuación presentamos la descripción de un ;procedi-
de pago;· se mencionaron para el pago de sueldos ciertas tareas pre- miento de pago fl proveedores por correspondencia y el gráfico ·res-
, vías a la liquidación del pago propiamente dicha: el control de asís- · pectivo. ·
 118 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTNICIA •HERNANDARIAS• -----..l.--~===:,.;.;::;.;:¡_;_.:.;.;;;;;.;::_;;:_
iSUBSISTl:MA D~ PAGOS _______119
Narrativo:
l) Contaduría recibe la siguiente documentación:
1
- del departamento de Compras, el duplicado de la orden de
compra.correspondiente; ~o
UJ

· - de Recepción, el original del infonne de recepción y el reM

mito confonnado (original).
w
a: ií
__!!:_ 1

·
2) El Proveedor envía la factura a Contaduría.
3) Contaduría realiza el control de la factura (original), el re- ~ ---
-il
e..
nlito (original), el informe de recepción (original) y la orden de ~
compra (duplicado). o
;
4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Renµte a Tesore- :!!! !
ría los dos primeros ejemplares de la orden y archiva la última copia. 8
1 .. Envía a. Gerencia Administrativa el resto de la documentación
(JegajQ: duplicado de la .orden de compra y originales del infonne
de recepéión,' del remito y de. la factura}. .
· 5) Tesorería prepara el cheque de pago al proveedor, colocán-
1 l!l
tia::
ti
!

1
ill
dole la primera firma· y lo envfa a Gerencia Administrativa junto 1

:s
--¡¡,
~

· con el duplicado de la orden de pago.

lfi
Archiva el original de la orden de pago. e:

6) Gerencia Administrativa controla la documentación (legajo) .._,....

con el cllcque y el duplicado de la orden de pago.
Inutiliza la documentación con un sello de "Pagado" para evi-
11 'ª'~
11
1
tar una nueva presentación.
é ,-
- -
7) Coloca la segunda firma al cheque y lo pasa a Secretaría de
Gerencia. .
;

! - J ••
!~
Envía la documentación (legajo y duplicado de la orden de
pago) a Contaduría. · .
i
!

'
--- --
- .....
8) Secretaría dé Gerencia envía el cheque al Proveedor.
s .....-
;
1-,- ,---
9) El Proveedor emite el recibo y envía a Contaduóa el original.
. l O) Contaduría controla la documentación (legajo y duplicado ~
1
¡1- 1... ,- t
-i
"5~
~
y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti- ,__
el
vamente. Registra contablemente pago.
r-
,_..._
Diagrama de Interdependencia Sectorial: 8 .....-
.
(Ver figura 6.2) 11 "' 1
111:
I!.. -- ...__
 120 FUNDAC/0(1~fJNIVERSIDA.Ó ADl__$TANC/k~HERNANDARIA5"
• ' 1

6. Para su aritoevaluación ·. 9. Coritec~ion~.. el dtagrama d~ bloque correspondie,qte _aÍ sub- .

~1stema ~e,ll1qu1dac1on y pago de sueldos.y jornales, iden#ñcando la
1. E11:e1 eapítulo ~e- h~n desarrollado un.a serie de modalidades .. mfo~ac1on de entrada, el proces~ento de dicha infonílación los
que pued~ ~doptar el subsistema; de pago~. Investigue acere~ de la ·archivos y la información de salida. · .· . . · ·. . • '
existencia.de alguna modalidad no· desarrollada en esta Umdad y . _ 10. Eje~icio práctico: _sobre la base del ,narrativo ~orrespon~
descríbala- brevemente; · . :··: · d1ent~ ~ S'1bs1sten1a de p~gos.-dado como ejemplo en ellpunto 5.3,
2. De.las ~iguientes normas d(? control interno, ¿9uáles $on es- . . . _. 1~ sohc1tamos que confeccmne el.c~ograma cQrrespondiente.
. pecfficas :4~1.subsistema de Pagos?.:: ... : •:. :.' · · ·_. · · .·
-· Utilización de Caja Chica. · ·
- Emisión de cheque "no a la orden" .. .
----: Inve1_1tarios fisicos. ·_ · .. _· ....
-Depósito íntegro dr las cobranzas.: .
- Aprobación de la compra por el nivel adecuado.. 1
- Separación de _funGiones entre quiei:i .autoriza el pago y el
que custodia los fondos.· _· ··
¡
- Constitución de seguro por dinero en tránsito. _
:!
-· Separación de funciones entre quien ·liquida los.haberes.y .
quien efe_ctúa el pago de sueldos. _ .
3. Haciendo uso de la informática, ¡,se modificarían los módu-
los descriptos que confomian el subsistema de pagos? S~ la res¡>ues-
ta es afinnativa, indiqae de qué manera se podrlan replantear d1chos
módulos.- . . . .. .
es
1 . . . . . . . . . . .

.. 4. ¿Por qué n~cesario que Cuentas a Pagar reciba una copia

. de. la ord~n de-compra, dellrenúto y del.informe.de recepción?. • -·
5. ÍCuá.les son los formularios que tienen origen en el subsis-
tema de pagos? Indique la 1información que_generan ...
· 6. Investigue en empresas o instituciones de .su conocimiento
acerca de los departamentos o sectores .que. intervienen en el subsis-
tema de pagos .. Compare l:a información- obtenida con lo visto en el
·punto 5 de esta Unidad y saque sus·conclusiones al respecto. · ·
_ . . 7. En las empresas ~onsulta~as para responder.eLpunto ante-
nor,.observe cuántas cop1~ se ezmJen de la Orden de Pago, con qué ·
finalidad se emite cada ui;ia, _en qué sect?r se .archiva cada. c_opia_ y
qué ordenamiento tiene cada archivo, · · . . __
· 8, Si usted fuera gerente de finanzas de una empresa ¿qué in-.
formación referente·al subsistema de pagos le solicitaría aJ·analista
de sistemas? ¿pe qué manera debería presentárséla? Fundamente su
pedido;· _· · · ·' _ · .• ·. _ ·
 w '
Nltil# @A U PP LiJ..fA&IP4NW& ~

Unidad 7

Subsistema de Producción .

E1 subsistema de Producción se encarga·del desarrollo e

implementación de métodos y planes para la fabricación de produc-
tos, y del conjunto de trabajos necesarios para concretar la elabora-
ción de un bieri nuevo a J?artir de los in~umos. . ·

l. Alcance
El subsistema. de Producción abarca· desde el planeamiento
hasta la obtención del producto terminado y su en~ga a Almacenes
y su contabilización. · . .
Analizar el subsisitema de producción implica hablar de un
conjunto de actividades füversas. Así, para Henry Mintzberg las de
. fabricación son funciones del corazón operativo ya que transfonnan
. los insumos en productos, mientras que el. mantenimiento y el in-
ventario de materias primas proveen apoyo di~cto a la función de
· producción. Según este autor,· tos capataces de planta confonnan la
· · línea media,·mientras que los analistas de métodos de trabajo (inge-
nieros industrial~) y los analistas de planeamiento y control (pro-
gramadores de la producción) integran la tecnoestructura.
 124 .. FUNDÁCION U(!IIVERSIDADiD1$TANCIA"kERNANDARIAS" ·
Peter. Drucker, por su p~te; clasifica la manufactura como típi- .
ca entre las :actividades ;productorru., :9,~ resultados. ~ T?m Peters se-:
ñala que la: fabricación de9e convertirse en la pnnc1pal arma de · .
marketing'd~ la ~mpresa. · :lizan equipos diseñados para fines generales y la. xnano :de obra es
... ·~·:...·. . .l .. - ....
• ProdúcClón cO,u:i,:,ua . --,·,..:.,. ... _. . . .
El produ~to te~in~o ;~ :~l re.s~ltado :de unasu_cesión de ope--.
raciones sobre un matenal ongmal y hpmogénep. El Pf9_ducto finat
'no está constituid~ pof:iUn conjurito:~e partes,.~lll() que es la ~ul-: .
tante de un sol() material o ~e un conJunto de produ?to~ p~vemen- • . ·
tes de una:única materia prima.- En genC!al, este tipo de p~c.eso
tiende a ser muy. autot\1ati~ado, ,a --propu.c1r p~uctos estandanza- -
dos, y el personal que tr¡ibaJ~ en ·el es poco ~al1ficado. ;
La distribución deflos ,sectores_ y .equ1:pos se realiza 7n forma
secuencial en .función del proceso productivo y el ~aneJo de los
materiales está integrado de~tro de la línea de pro~ucc16n.. ·
La industria continua; en general, product: para mventano .
grandes volúmenes de artlcqlos: altamente estandarizados.
Dentro de esta cl~ificación se encuentran, e~tre otros, los mo-
linos harineros -las refinerías de petróleo,· las fáb~cas.de papel y. la
:' . industria cerve~era. · . · 1 . • .. . Es recomendable que el control de las existencias de bienes de
' . ·., .:: . . . .·¡. ·•
• Producci6n por mpntaje . . . . . .
. A diferencia dél 'antel!Íor, el producto tenninado está consti-
tuido por una ~antidad de partes .que se ensamblan.para lograr el ar-
tículo. Es la industria del "armado'' :·Cada.t~na del~ partes.:gue for-
man el producto tiene: un. proceso pro~uctiYC?:.P~cular que. puede
afectar a:distintos depa:rtarqentos (estamp~do.,temdo, fresado, etcé-
tera). · · . · · f · · · · · ,. ·· · ·: · · · ·. :.. · ·
i· · • · El produc~p se-.en$~b.la en 1~ .distintas etapas ~u~ coQvergen
en la líne.aJ.\e ,n,iont~Je.,qnai.1 - ·. • •. •• / • • ,
. . Dentro de.-este tip9 se encuentran la mdustrta de electrodqmés-
ticos, automóviles, mo~ores,.etcétera. , ··
. • Prodiu:ción intermitente o por ónúlllll ._ . .
se
En esta clru;tficación iticiuyen aquellas ind,ustrias en las que
la roducción ·se lleva·~ cab¡o cuando existe un.pedido específico del
de
. cifunte. Este tipo p~ducción ~. por lo· general, llevada a cabo en
SUBSISTEMA DE PRODUCCION 125
talleres y:se caracteriza por actividades de corta duración; bajo vo-
lumen y producto a medida. El eqllipc y la mano rle obra se organi-
. zan en centros de trabajo por tipos similares de ,habilid~es. Se uti-
· altamente: calificada. . .
Son ejemplos, la fabricación de herramientás y matriCe$, la Jm-
.. prenta, servicios de salud, catering, .etcétera. ·
• Producci6n por proyectos .
Un p!()yecto consiste en:un conjwito de actividades gue, en ge-_
nerál, tiene una identidad propia; se ·trata de dbras ·de considerable
·magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
sí a ~ravés de múltiples interrelaciones de precedencia y $µ duración
suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la· ad-
ministración de proyectos se refiere a la planificación;.secuencia y
· control de las tareas necesarias para la conclusión del proyecto.
Son ejemplos de este tipo de producción las obras: de arte, un
.concierto,:un edificio y una película. ·
..
3. Norm.as específicas de control in~o .
. .
. . . . . ;
•.E:r#tencia de inventario pemuaumte o regislros contabln
apl'!)piados . . . .. ' .. . . .· ..•
cambio se realice mediante el registro pennanente de. 1~ mismas.
. ·Esto permite tener actualizado el·valor y volumen-de lasiexistencias
pennanentemente. ·
• RealizJu;iiin de recuentos físicos peri6dicos
. Es importante que se efectúen recuentos perlóclicos:de las.exis-
tencias con· fa finalidad de ajustar o conciliar, a un momento dado,
los registros contables y ficheros extracontables con los 'resultados
obtenidos :en esas tomas· d~ inventario..
• Para ,que los inventarios fisicos. sean eficaces es conveniente
qµe los mismos sean 'sorpresivos y ~lizados por personas ajenas a
· .quienes registran los movimientos pertinentes á los· stoc~ o· deten._
tan la custodia fisica de· los mismos~ · ·
El inventario contribuye a control~, y ajust~ el ~ultado de
los movimientos fisicos en ún período de ~~~po, eval·uar íla eficien-
cia operativa en el manejo de las. existencl\ y sus registraciones, .
\.
;\,
...
 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
126
constatar la existencia física y controlar la imputación y valuación
contable.
importante también considerar el costo de fa. tarea d~ inv,er_-
tarios, así como aquellos que se originan por permanecer mmov1l
operativamente durante el inventario. . .
Resnecto del alcance, es decir los .rubros que se deben ~nventa-
ri ar, si 1,: organización lleva inventario permanente es pos1b~e que
1os recuentos sean pürciales, esto es comprendan detennrnados
ílems. .
Si no se llevaran inventários pennanentes se deberá efectuar un
inventarío físico total a fin de año. · 4. Información gerencial
• Ajustes de inventario
Los ajustes .por diferencias de inventario deberán e~tar ".álid2.-
mente justificados, analizados y autonzados por un func10nano res-
ponsable que sea ajeno a la custodia de bienes.
fl Custodia de 'existencias
La responsabiliad por el control y custodia .de los bienes ~n
existencia debe recaer sobre un"á sola persona a qmense le debera,n
aseaurar todas 1as facilidades de cont:ol. El local destinado al depo-
sita°debe permitir una protección física adecuada. de los bienes.
Asimismo, es importante que condiciones dei local. como hu-
medad, temperatura y ventilación garanticen que no se produzcan
deterioros en los productos. ·· · - Rotación dé inventarios.
•.Documentación de todo movimiento de existencias
Todo. movimiento de los bienes en Almacenes debe estar am-
parado por.un comprobante. . .. . ·.
En ef caso de las entradas, Almacenes recibe de Recepción el
duplicado del informe de recepción (ver módulo 5_ del subsiste~a
. de Compras) si se trata de materias primas o matenaies o el d:1ph-
cado del parte de producción para el caso de productos elaboran os.
Las salidas; en cambio, deberán estar amparadas por un vak:
de salid~ de almacenes o parte de pedido de.I!late~ales,,elque d~be-
rá ·estar firmado por un responsable con atnbuc1ones para reahzar
pedidos.
SUBSISTEMA DE PRODUCC/ON 127
Fijación de stocks mínimos y lote óptimo
l'S
Se _i:e~?mien~ia la íij~ción de ~tockt: mínimos o punto óptimo
~e repos1c10p, as1 corno 1a .determrnacwn del lote óptimo que se
aebe producir (ver comentario punto 3, Unidad 5).
• Contratación.de seguros eficientes
.Es aconsejable ~~a adecuada cobertura de posibles siniestros
med.iante la contratac10n de seguros para los bienes de cambio (en
proceso y te1minados) ..
Los d~tos ~feridos a la_s operaciones de producción que se en-
cu~ntran d1spombles en regrstros y archivos constituven la base de
la mformación que se prepara para uso de la gercnci2,. Como ejem-
plo de la misma, podernos mencionar:
- Producción en unidades por tipo de producto.
-Informe de calidad (% de productos rechazados).
Horas trabajadas por centros de costos.
- Horas de manteni:niento reales vs. program::tdas.
- Costos reales vs. costos estándares.
. Valuación a costó total histórico de la producción del perío-
do.
- Consumos reales de insumos vs. consumos presupuestados.
5. Descripción del subsistema
·5.1. Diag¡rama de bloque
_En e1 siguiente diagrama de bloque detallado se describe tin
subs1ste?1a de produccióc típico. Cada uno de sus módulos cl~ 0
-
sarrollaao en el siguiente punto. , º
128 FUNDACION UNJVEF?SIDAÓA DISTAN9,1A "HERNANDAHfAS" SUBSISTEMA DE PRODUCC!ON_ _ _~_ __::12:.:::9
-'-----

. -Stockde
'¡:¡:adm;:ics Detalle del.Trabajo:
1
tenn\,ÍnÍi.,l';J en. ---~
Dl'OCl:SO. · ' producción.
; :, Oipn:cldad &
roducción.
2. Fabricación. - Orden de ¡'. - Stock Materin.s - Emirt1 pedidó -Pedido .le
produccióll\.._ Primas y de mnterillles y r.~t-,rialcs.
·· · , mllterinles, Parte dilllio de - ?lllto diarío de Materias Primas:
Producción. Producción.
3. Seguimiento. - Parte dimía de
· producción.
·¡-. Producción.
Progruna de -Control de
avrmce delii
- Pnrte diario dé
.· Producción.
Proceso Artículo Cantldad Precio Importe
producción
respecto de lo
ro rnmado
4. Control de cali-
dad.
Pan:e diruio de
producció_n.
!:-técnicll!I
EspecifiCIIC.
del
-Control de
1 calídlld.
- Porte diario de
Producción con
: Producto. - Com Jetar arte OK de calidad.
5. Entrega de pro- - Prute dibrlo de -Stock - Recepción de - Pnrte dinrio de

-
duetos l:ernlÍnll- producción. productos termi- productos. Producción con
1
dos. nados. - Aellllill:w.ción OKRecepclón
stock. en Almacenes.
IJ Subtotat
Mano de Obra:
5.2. Descripción de módulos
1 •
Proceso Cantidad de horas Precio importe
Módulo 1: Planeamiento y programación áe la .
producción
La actividad de planeamiento se realiza con el objetivo de op-
timizar la mezcla producto-mercado. La programac1ón, en cambio,
se centra en la asignación de·recursos y la sincronización (secuencia
y cronología) de las operaciones. Generalmente, el programa abarca --
de uno a tres meses y se suele detallar por semana. En esta actividad
se tiene en cuenta la infonnación proveniente del plan de producción,
las especificaciones de productos, de tiempos y movimientos. Gastos:
..
IIJ. Subtátal - --
El plan de prodi1cción debe contemplar:
-
- El máximo que pueda obtenerse en ese período, sin utilizar
más que la cantidad 'disponible de recursos. .
- La lista de productos que se han de fabricar para obtener la
Total:
111) _Subtotal
I) + 11) +111) ' : --
máxima contribución.
- La cantidad de cada uno de los productos que se haJJ. de fa-
bricar durante ese período.
Ffgura._7.1
 SUBSISTEMA DE PRODUCCION :3!
130 FUNDACJON ÚNJVERSJDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS"

A partir de la información· mencionada, el departamento de PEDIDO DE Núrw.rm

Planeamiento y Control de la Producción emite la Orden de pro- Nombto de REA?ROVISIONAMIENTO
ducción (OP) (ver figura 7 .1 ). Este formulario indica la discrimina- llllempre:sa
ción de la materia prima que se- utilizará según figura en el presu- Feme
puesto y en los distintos procesos por los que debe circu.Iar. Los a . Repetitiva C! Cpmpra de nuevo stock
sectores productivos deben anotar las cantidades realmente utiliza-
. das y las horas trabajadas. Es conveniente el annado de dispositivos
□ No repetitiva □ Reposición de stock 1 I'
de registro idóneos para lograr que a medida que una orden pasa de
un sector"a otro se vayan anotando los consumos. Requerido para el ...... / .•.... / ......
Sueie emitirse por triplicado y distribuirse de las ,siguiente_ ma-
nera:
-~ . '• Original: para Fabricación. _,..,
· C6d. di, Cantidad
petfda
DESCR'IPCION
Cridad
entregada
0 Duplicado: para Planeamiento y Control de la Producción.

• Triplicado: para Costos.

Módulo 2: Fabricación
Dependerá del tipo de producto, del tipo de proceso y del tipo de
industria que se considere (continua, intermitente o por montaje).
Los distintos sectores productivos, luego de analizar las nece-
sidades de materias primas,' solicitan los materiales necesarios a tra-
vés del Pedido de Materiales (PM) (ver figura 7.2).
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
• Original: para Costos.
• Duplicado: para Almacenes.
• Tliplicado: Contabilidad almacenes.
• Cuadruplicado: para el sector que realiza el pedido.
M6dulo 3: Seguimiento
Comprende el control cuantitativo de la producción, es decir,
ei control del avance de las actividades próductivas. So/Jcitado
Aprobado por Contralado
Se emite el Parte diario de producción (ver figura 7.3) donde
A!!'-,:IIIIU .Compras par

constan las características y las cantidades de los productos termi-

nados. Puede realizarse por sector, al concluir el proceso producti- Aclarar firmu
vo, o en ambas instancias. · . .
Este-comprobante suele emitirse ·por cuadruplicado y distri- Podido cumplido

buirse de la siguiente manera: · . . . · · - ·. ·, '

" Original: p~ra Costos. . ,, . '<'" ' :'/

'. Fu,~te:.pungitore e1994: .JSJ

:~:=;.~◊rtr1tf. · sr ·. ?i:::~~iirii;tf¡i\~.,-..
':':,. · .. · figura 7.2
132 FUNDACJON I J.'11/\IEAS!DAD A DISTANf;IA c"HERNANDARIAS" SUBSISTEMA DE PROOUCCJON 133

• Ctiadroplicado: pan1 Fábrica. 1

Módulo 4: Control de calidad -oo o

.

Comprende el c;ontrol cuálitativo de la prodúcción, ~sto es, el o o<

o- ¡:: .
control del cumplimiento de las·e¡¡p.ecificaciones de,calidad de dise:- 2 z '

ño del .producto elaborado. En este_ inódulo se hace referencia a la· <

u i
función.judicial asociada con la'.calidad:··aquella realizada por el de:-, '
partaménto•de-Control .de Calidad_'. Dicha función no invalida otras·
de carácter legislativo dcscmpeñad:a-;porlngenicría de Producto y-de· o
-<(
carácter ejecutivo a cargo de Fabricación; ,. _ · · _· 9
Auntju~ en al-gimas o,rganiza:ciones se ewJte el Parte de control - z. z
o ::>
de calidad, este comprobante puede obviars(:? cuando el parte diario "'zw
de producción prevé uri. espacio para· registrar la conf()rrnidad de u
u
w. o·
Control de Calidad.. - . V,'
u
<( <(
Módulo 5: 'Entrega de productos iérminadós a >
QC

Almacenes ....o ~
m
Finalizado el proceso de control de_ éalidad, la merc_adería se
:)
u
.._
o
remite a Almacenes junto con el duplicado del parte de proi;lucción ....
ClC
donde se actualiza el stock v se io·archiva en forma definitiva. <
El triplicado, con el conforme de Almacenes, se remite á Con-
taduria para que valorice l~ prodticeión y lo registre e:ontablernente.
' .

_5.3. Ejemplo de·un circuito de:próducción:

Narrativo: .w
A continuación presentamos .el relato. detallado de un procedi- o .,
miento de producción. El mismo comprende los pasos desde la z :
i .: r.1
,.
emisión de la orden .de producción hasta la valorización de la mis-
ma por Costos. . · 'ºuu
::, z
! ~
V,

~
<
1) Pla_nt;.f!.Jll,i~nto y Control ele la Producción emite la orden de o ,o: ~-
¡. ·>
producción por tripli.cado. An::hiyir por ri~ero de artículo, el origi-
nal y envía la copia a;:FabficaciQn y triplfoado a Costos; ·
·.O
o:
o. fwj' ..., ¡
z
.w
IIL ! o
2) En F;ábpcá s,e aJJalizan las necesidades de materia prima y w 1
' V,

·se confecciona el pedido ¡de _ma.t~~ál~s,_por. c11ad~uplica40. El origi- e <

::r: ...o o
:e
r
nal ~os co~ias _se envíaq a Almacenes~ el cuad~J?llcado queda en u
...
w
.,.¿_
:::i
1:0
U·
w.
archivo .ttansitono en el secto.r.que efectúa la requ1s1c1ón. ::r:
3) Cuando Alm'acenes recibeJos tres ejemplares del pedido de
materiales, controla q1,1e los mismos estén finnados por el responsa-
ble del sector que;: efectú<1; lasolicitud, selecciona los artículos y los
envía con las copias idel pedido· de materiales. Previamente anota la
 · SUBSISTEMA DE PRODUCCION 135
134 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTAN~A "HERNANDARIAS•
cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, lue~ o
go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun-
to de pedido, confecciona la solicimd correspondiente. ·
: 4) El· sector que recibe la mercadería controla que el envío
coincida con lo indicado por el encargado de depósito, finna las dos
copias, las ¡;levuelve a Almacenes y archiya el cuadruplicado.
5) Almaéenes, por su parte,· efectúa la registración en sus fi-
chas de stocks y archiva él duplicado. El original y triplicado del
pedido de- materiales los remite· a Contabilidad Almacenes.
. 6) Contabilidad Alm~cenes valoriza el pe.c;ljdo de materiales,
archiva el triplicado y.envía el originara Costos. . ..... ·
7)La orden de producción.drcula por los distintos se.ctores.de
Fábrica, donde cada sector completa. los datos, correspondientes a
esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fá-
brica confecciona· el parte rie producción por cuadruplicado, remite
las tres copias a Almacene~ junto con la mercadería~• · ·
. 8) En Almac~nes se cbnfomia el tripli~adc/y cuadrtip:licado, se
devuelven a Fábrica, y se archiva el duplicado eri fonnaAefi.nitiva.
9) En Fábrica se archiva también el cuadruplicado y la orden
de fabiicación en forma définitíva; y envía el original y triplicado a
Costos. 1

1O) Costos cierra la drden de producción y valoriza las copias

del parte. Archiva el origi11al del parte de producción con la orden y
envía el triplicado a Contabilidad. .

Cursograma:
(ver figura 7 .4)

6. Para su autoevaluación
. i. Mencione tres tip<j!S 'de ~n:dustri~ _diferentes a ló~ ej¿mplos
dados que se correspondan con cada una de las modalidades de pro-
ducción. · . . i ··. · • .· · ," · . _ . . · . ·•• .
. 2. ¿En qu_é se diferencia la prograpiación de produccíón por
• proyectos. de la programación de operaciones en una empresa. con
un. procese¡. continuo?- .· .. . ·
· 3. Del relevamiento realizado por una consultora surge -la si-
.guiente información proveníente·del encargado de Almacenes:
•. Fipra7.4
 SUBSISTE:MA DE PRODUCCION .: 137
· 136 FUNDACION UNIVéRSIDAD A OISTANCIJr-~HERNANDARIAS"
·- • . . • 1 6. En el módulo 1 del pu t 5 2 · . · ,' ·
"~l. Sr'. C?,<>nald es el jefe d~ Almacenes de· Olsney SA.; hace 25 de la orden de producc1·6n E,~emºpn··fise menc~onaron l~jrequisitos
af\os que ocupásü puestp y la e)(periencia que ha acumulado lo lleva •' , • :.i que una ,orden de ·rod '6
para 1as s1gu1entes empresas: .. . ., . P: _ ucc1 n
a considerar v.entaJOSP el sistema .por el.cual cada dos meses, él y sus
empleados realizan un in~entano·físico ·de las existencias en Almacén. - ª· Una agencia de turismo. ·. . ·
Cualquier. dHerencia ~ntre; el ·teriueri\o f{sioo y los saldos·asef.ltados en· b. Una consultoría en marketing.
la ficha de stock de é¡ida ~no de los ftems, es ajustada- por él mismo y
al finalliar el ejercipiQ contá.ble·se encatga.de enviar f9tocoplas ·de las. _1-_ c. Una fábrica de toallas.
fichas. d_e $tock de eacta i.J~o ·oe_1o$ ílems. para que Contabilidad Gene- · . ~-=:.alistar cinco ventajas asociadl\S COo IaiAjación de
ral pro~a a valüar las e*istenclas finales. · · .. _:. ': .. · . . . · · · . ·
1
- e1·:$r; Donald:i"º ~e- lleva ·rpüy,,~l~n con -el-~rA~ic~ey ·o$fe de · · .d' . 8.dExpliqu .ª
. e l distriºb~c1'6 n y utilidad de las copias:
- d 1
Compras). y por-ello. qada ¡vez:.que. los. sa!d()S de _las hchas. de stock hart: · . : l 1_ano 'de producc1.6n mencionado en el módulo· 3 Coro·. , el parte
llegada:a-cero, ·a.de~s de haca:r el pedldo"c:orrespondiéF1té en .forma'· · · a canti ad de copias del e·e • • á . · ,pare o con
telefónica a Compras;
errvte por c;tup\jcado un Pedido de Reposición'de -· pone a continuación. ~ rc1c10 pr ctico cuya realizacipn se pro- .
~ateriales, 9u~ndQSe dton una:~9pla la cual hace fíl'!"ar·a .la ~cr~ta:.; ·. ·
na del ~r:M1ckey,:de)ándole el ong1r:1a!, .-· . . .,·,. . ,. ._. ,. : - ,, ;. _. ~: . 9. Mencione y explique las clas d fu . . .
con la cali~d _(~ódulo 4 , punto 5_2_). es e . pcmnes in~olucradas
. -~te'I~ consulta ál\_sr. Donáld de si han_contratat:lo seguros.- ·se
para cu~rir~riesgos eh el l"'lmacén, sil resp~esta fue_ que po_r orden del_ · 1O. E.Jerc1c10 práctico. · · .:
· Gerente-de Fln.anz$s (Sf. Guffy}, se, han reducido las pólizas en un A partir del enunciado que s , . , ·· · ·
· 20% respecto ~el. a~p anteri9r; y agn¡tg~: qu_e -c;:ad,~·v~z. que los bomba-. berá confeccionar un diagrama dee1· etexponle-~ ,cqntinu~16~ usted de-
. ros· pasan por allf'se¡-les· pomp.ra. un:b0h<1·. contribución de forma de te-
. n rre ac1orn sectonaL ¡
ner uri~ respuesta intnedl~ta ante un siniestro." · · · • El departamento de fabrica ·9 • ·· .!
• . , ,'. .: ·.: , • ~ .l • .1. , . ,: ·. .• •• •• " •• ,

. Cónsi_derando .pautas de control interno y .procedimientos, duC?ión por duplicado y envía los art7~u~!'fc!:r1~!c1o·Part1e dtia~o de pro-
copias a Recepción. · · - · s un o ~n ambas
¿qué opinión le mere~e-el! presente comentan<>?
dos: . . . - . ·.· .
._
-4. Realice un conie~tario crítico sobre los siguientes enuncia-
·· · · -
• Ftecepción recibe los rf 1 •
del parta1diarlo d~·producción; ~ri~~ ~"¡:J~it~
1
¡
· . .-
original¡}'. d~plicad~

___;_ La· nueva teónolcpgía automatiza_da eón el uso··de:-robots y .

el control;es positivo, confom,a el duplicad
ve a Fábrica. Posteriormente emite la·• l ;itr u os~~ el!m1smo. S1
parte d1ano ,y¡ lo devuel-
computadoras eri el áre_~ de·fábrica:permiten incrementar la produc- por producción. por duplicaoo' Archiva da~~
parte diario de producción • r
resume_n de entradas
in vamente el ¡original- del
tividad y· c~dad. sin1 necfsidad d~ requerir. operarios muy califica--·
dos, trasladándose los problemas de recursos humanos ~ la obten- el original y copla de la plaJ¡ll;~~:u~:~md~:~fti~! artícul~ junto con
• Almacenes realiza el contr I t 1 - • · ·• ·
ción de. especialista ~n aquellos _c~os... ·· · be y los productos. En caso de que.~éª~o~~odoc~metantlaciónt. qu~ reci-
- Los nuevos..enfoques -de justo a tiempo e inven~o cero flcha de stock, archivá definltivame _, asien a en. rada en la
han demostrado la poca'utilidad-de los· estudios de·tie_mpo, movi- men y envía el original de esta a Co~~~l1~~g':adco stde la P/é!-nilla resu-
. · _- rnieritos. métodns''Y_~stáh~s,:"los cuales h.~-deja~o de ~r técn.L_ • G 11 ad :de costos recibe el · ¡ e.1 o os.
·· 00tab'l'd - '· · · ·
. cas c)ave·para el uieJ~ram.iento d,e.laproductiv1dad y la calidad. de entradas por.producción realiza el ong na ide la pla~iilla resumen
la misma.a Contabilidad Al~cene · proceso correspond1~1:1te y envía
- Aunque· todos de_ben é<:rmp~ Ja responsabilidad por el .
mejoramiento de la! productividad y la calidad. los departamentos
de Co~o:ol de .-Calid,ad <; Ingeniería Industrial· tienen la mayor res- ·
• Con
lidad Costos ~:,::~e~~:~r~!~:~ifr
· ·

el stock. Si el stock está ba' el r .

s. -. '
8 .5 oc va onza~, Y controla
· ·
1llf q~e· re1C!bió d1e Contabi-
ponsabthda4. ! ' · ·. · · · · · · ·
. 5. Analice y ejbmplifique:los 'módulos explica,dos.en el punto
!~mente y la envía á FábnJ°pa: n~~:~'t1 -~n~nota en 1o~gi~al so~
cibe la no:a Y re_aliza el proceso correspo;d~nfe.ª . e stock.1 Fªbnca re-
S.2. en la producció~ de una obra teatral. - · · ·· - ·_ • .s1 por el contrario el stock está b 1 .
,i
j
. ' ~
Almaceri~s
_ . archiva la planílla
. resumen _. d:ºenretraeda~ mímnol Cori~ilidad
de producc1on por
138 {fUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"

fecha,y a fin de mes emite el co bante .resumsñ de entradas por

prorlüeaían por duplieado. Aréliiva fecha el duplicado y envfa el ori-
ginal a Contabilidad General que reaHzi::. el proceso contable corres-
pondiente.
.. Fábrica archiva definitivamente el duplicado del parte de pm-
ducción. ·
_ , PI i
Cfit&Wtitf a:aaz mmwws&ai&&itWI$

Unidad 8

Subsistema de Ventas

E1subsistema de Ventas comprende una serie de opera-

ciones mediante las cuales la empresa llega a sus compradores, con-
sumidores finales o sus canales de distribución para colocar sus
productos y servicios.

l. Alcance
El sµbsistema de Ventas abarca desde la solicitud del.cliente y
recepción del pedido, !}asta la entrega del bien o la prestación del
servicio y la registración en los libros de la empresa, pásando pre-
viamente por el control1 de pedidos y del crédito, así como la factu-
• .,; ' 1

rac1on.
Peter Drucker, en iel análisis de las actividades en una organi-
zación, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu-
tar una labor comercial sistemática y organizada, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ-
cen resultados.
 140 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCfA. •Jllft:RNANDAA'IAS• SUBSISTEMA DE VENTAS 141

Henry •Mintzbe:rg ubica la función ventas en el núcleo. operati- ~lern, y ,e~ algunos casos (por eJe.mplo las qroguerías). integ~r redes
vo considerándolo el ·centro de toda organización, la parte. que pro- . mfonuat1cas.
. .
· . · . ·. - , : ...
.. . . ¡ . -

duce los ingre~os •neces~rios 1para :mantenerla viva. . : • Según las condiciones de p~go.c6nJ1enidas · ·,'.. , · . .! -' ,, · '
' ' ' '
." .La venti comrrend~ tanto la fµrición como el proce_so, aquí ,. Teµemos ven~as al contado (en efectivo, chequei o tarje~ de
nos ct.mtr?,rem<>,~. én etanáliS!iS de.'este último, precisando los aspec- : crédito o compra) y ventas a crédito. · ·· · · : : · · ·· .
tos Lnherentes.a ~ organización.· . E~, este último_casoJ el ~rédito pue~e, AAUinir as~ ivez distintas
n:i,odal1da9-es, por e3emplo cúenta corriente~ cuotas cdn garantía o
2. 1\/lo.dalidades sm ~lla; cc:in p~garés, con tarjetad_e crédit9_,o compra\.(en cuotas),
débito automático en cuenta bancana, etc: · .• , · -
· · Las ventas puedeJi ~sutni/distin~ f~nn~ - y ·en cad~ cas~ las . .
variaciones -se reflejarán en¡ el cliseño del subsistema. A.contmua- · · • Otras modalidades . . . . '

ción mencionaremos
'" ' ,' ,.
las- l. formas
' ,, '
tnás comunes..
:,, ' ' - ·_'
i
': ' "',, .. .' ::
.... Se~:nramente podremos ~ncontrar otras mód~idades; por
eJernplC>: en ·cuanto· a.· la entrega del producto; hay entrega directa del
• Según tas c0;ractei:(sticil.s. del e,liente , ·_ . . . . . . producto· o el servicio de la· organización ,al cliente;·b con inter-
Podemos distinguir ·en\re ventas focáles 'y expo;tacfones. Las . mediarios ya sean transportistas; concesionarios, etc. · ··' ·
primeras,.asu vez, podránt~ma~ al~na de.~as modahda1e~ que ve-. _· . , 'Si ~os atenernos ~ pedi~o de coti~ación podría ~Jt:istir o n~. y
remos, pero -el caso de\las· yx.port,a~:ione~-tiene car~tenstl~as pro- as1 enumerar otras .clasificaciones. Lo importante es .advertir la va-
pias por estar .sujetas a las 1reglarnent~c1ones específicas·, mtenne- riedad d1;1 mod:alidades que existen y las que:padrían~arse y tener
diación bancá:na, derecµos ~ exportación, ·despacho aduanero, etc. en cuenta, además; ·que no son excluyentes entre sí: · ." ·
También, atendiendo a ·1a condi~ión del cliente; podríamos dis-
. tinguir ventas .mayoristas de¡ minoristas, según se trate de. la venta a . 3. Normas específicas de Controfinté~nó ..
una empresa .que actuará c9mo inteunediaria o (li~tri9ui_do~. o de . -. '

venta al público en gene~~; En ambos casos· h~bra d1ferenc1~ _en .. · ·• Sepáración de furu:úines ·· . . . .
· cuanto a las .c;intidades mm1mas que se compraran y a las condicio-
nes de venta y tipo de dédito disponible. • ' .-. .· ' ' '' ·, -' . Es un ~audo básica que la persona qué vende .I\CÍ tenga acce-
so. a las; reg1~tros d~ stock y de ~1;entas de.los dientt;s; pues esto
• Según la.recepción delipedido . ~vita .q.ue quien reabz~ la operac1on de ventas intervenga también
Aquí podemos distinguir: . ·. . . ·.·.: . :., - ·. 0: ,: · •· · en el circuito de control. · '
¼ntas en. sa,lón, cua1_1da el vendedor atiende .á:·loS clientes en· ' ' .. :' La venta debe' separarse de ia co~cesión del crédito, para que
· no-se otorguen créditos· a clientes que puedan ser insolventes o re-
su lÓCal de Vyntas, donde generalmente exporie.·sus pÍ;O~~ctos o
muestras de ellos. Está'.fuodaltdad pu~de aplic~se tiuito a las ventas: . sultar morosos. .
maypnstás conió,a fas mi~ori,stas. ' ,· ; .· ' - '' ' ' . ' ·; · · : Ventas tit:ne que estar, separada de facturación, para poder con-
, ¼ntas.por corredbres,I aquí, ':'éndedore~ de la empresa visitan. trolar lo~ prect<?s que Ventas c_oloca en la.nota.de pedido ·y .aplicar
ditec~ente ¡il.clieQte(p;a potenc1áles. adqu_1~ntes;_ ofyece.n.el-pro- los precios oficiales al confeccionar la factura; esto es fácilmente al-
ducto :o s·ervicio· y de cqncretaise la ~eitta toman el pedido. · -. · . · canzable con la informática. · . ·· · ' · · ...
' }-tntas por Jeléfono.o correo, én. e_ste Ca8().J~l. compr~r.~ diri- .. .. .• Aprof,ación-~, ~ vt:nta _ .
' je directamente-al .vend~dpr¡para solic1tarie pteq1os y condicmrleS. Y - Tienen· que ·fijarse. políticas (por· escrito) referentes. ·a condi-
luego cortcretar.la_operyic1ón. E~t~modali~d·.~s usual ~n~~: eµ-~pr~- c~ones de venta, .otorgamiento de créditos, determinación de pre-
sas y en la actualidad pueqe utihzar•medios-~omo el fax y el mo- cios.·
1 ' . ~· "
i
142 FUNDACION UNIVERSIDAD A Dl~TANCIA "PTERNANDARIAS"
La aprobación tiene que estar a cargo de un funcionari<? res-
ponsable de· créditos que conocerá el saldo de _la deuda del _cltente,
las notas de pedido ya aprobadas pero no registradas Y el importe
de la nota de pedido.
" Bonificaciones . que se prepara para uso de la gerencia.
. Tienen que estar autor!zadas :\'ºr ~n ~nc~onario que tenga l~~
atribuciones necesarias segr:n su nivel 1erarqmco. S~ puede ª~}ion_
zar al vendedQr a aplic.ar direc_tamente. un porcentaje de bom tea_
dón, según montos pree~~ablec1dos, y s1 lo. excede tendrá que recu
rrir a la autorización del Jefe de ventas.
• Mo11i,niento de bienes . -Monto de ventas comparativo de los últimos 12 meses.
La circult~ción de las mercaderías tendrá que estar resp~dada
por comprobante firmado por el respons~b}e del secta~ que recibe.
Es decir que cuando Despacho recibe mercadenas de almace-
nes debe firmar el remito correspondiente para que le q1~ede
con'stancia a Almacenes.
fºW?
la rnisma manera, _el reparttd~r e. 1-
ma:rá. a Despacho, y el cliente conforrnará. el re~to al re~artldor.
En el remito constará el detalle de cantidad y .cahdad de las
mercaderías entregadas. . .
Otro aspecto para considerar es -la cobertura por el nesgo d.~
traslado de la mercadería fuera de la empresa, salvo que ~a condi
ción de la operación sea que esta viaja "por cuenta y .nesgo del
comprador".
•Documentación . . .
.· Las notas· de pedido, remitas y facturas estarán prenumeradas,
se archivarán por orden numérico, y en caso d~ que se an~len,. ~
consetvarán todos los· ejemplares del-documento J~n~os. S.... desJg
nará a un responsable para el control de la correlat1v1dad de la o-
cumentación. · · · · . ., · 0· GI. ·
: .. Esta norma toma carácter obligatorio por resoluc10n de \a
según se deta!lá en Ap_~ndice 2-- · ·
• Control de la.Jácturación, ' ' ' ' < ,-' '
Es. conveniente que un sector.ajeno.a Alinacene~.Y.ª!ªctura- .
ción efectúe ·un control. cruzado,,~orrelaqon~do rem1to_s y_JacJ°1ras
y, asimismo~. realjce c,?mprobac1on;s selec~vas sobre ?~~cu ~s.'y··
,. precios. Cort~una seria elsec;tor: masapropiado. . ..: . /: . . .•
•' ! . ' . ',
- - - - - - - -SUBSISTEMA DE VENTAS 143
. . Los datos reforidos a :las operaciones de ventas se encuentran
en los registros y archivos (subdiarios de ventas, de cuentas a cobrar
y en las fichas de clientes :u otros} y son la base de la información
Esta es quien establece los períodos que abarcará la informa-
ción (semanas, meses, trimestres, etc.) y lo referido a la forma de
presentación (diagramas de barras, estadísticas, cuadros comparati-
vos, gráficos). Como ejemplos de infonnes pueden citarse:
- Monto de ventas real versus presupuestado.
- Los cinco principales clientes por monto facturado.
- Totales de venta dél mes por tipo de producto.
- Totales vendidos y 1comisiones pagadas· por vendedor.
- Lista de los clientes' con saldos vencidos en cuenta corriente.
·- Listado de dientes habituales y que no han comprado
en el último mes.
- Listado de los diez créditos más importantes y condiciones
en que fueron otorgados. .
-Tiempo promedio 1de demora entre el pedido y la entrega.
- Notas de pedido pendientes de entrega.
5. Descripción del subsistema
5.1~ Diagrama de bloque ..
En el diagrama de b1oque detallado la página siguiente se
describe un· subsistema de ventas a crédito típico. Cada uno de sus
módulos será desarrollado en el siguiente punto.
'
5.2. Descripción de .los módulos
}ifódulo 1: Recepción del pedido
,'
Tiene lugar toda vez que existe un requerimiento de los pro-
. ~uc~os o servi~ios comercializados por la .organización. Este reque-
nrmento es captado por el vendedor med1ante una Nota de Pedido
(NP) y que luego será valorizado en Administración de Ventas rsi
_.: :1.. .
.no lo hizo el V!jndedor), ·con fas c~ndiciones de-vernta vigentes. '
 SUBSISTEMA DE VENTAS . 145

Nota de pedido o de venta (NP): es el comprobante que emite

..,. Fichas stock. · - Consulta-ficha · - Nota de Pedido

\ la parte vendedora al recibir los pedidos o encargos verbales de ca-
lidad, cantidad y precio de mercaderías o servicios solicitados por
- Lista de ... de S!ock.. vnloriznda. : 'i el cliente, con sus correspondientes condiciones de pago: (v·er: Figu7
precíos.
- Condiciones de
-Emii!iónl'lola
de Pedido.
¡ ra&.I). ·
··. ·venta; · ,.. Control· Notn' Es usual que se emita por cuadruplicado: El original se entre-
dePedido. ·
ga al cliente y el duplicado y triplicado quedan en la t:rnpresa; el
- Nota de Pedido - Cuenta - .Control eta: - Nota de Pedido vendedor puede archivar el cuadruplicado para si; control. Todo
válorl%!1.cla · . Corrieote·· • Cte. NP 1111toriznd11.
· Clientes. Úpn:iliadllS y no · esto sujeto 1a las conveniencias y necesidades ~e cada empresa.··
· - Limite crédito. . fllChl'adas·y
: ..;. Regis1ro NP . limite de crédito •.
•. aprobndas y aún · - Autorización
· Módulo 2: Aprobación del crédito . .
no fuétumd~. del Pedido. . :
-Actualit.
Tiene lugar cuando el departamento Créditos recib~ Nota de la
regi$ro,NP pedi!-10, con e1 objeto de determinar el otorg~ento pno,· ~el c,rédito
p=ndienres de al cliente. • '· 1 :

3. Pre)ltU'lldón. - l)'iol!l .de Pedido

' facturación'
- Fichas stock: de :-- Control de
· Las decision~s prevías que deberán füma,rse serán :la det~rrni-
del.Pedido . - Nota de Pedido. nación del límite de créditos a otorgar a los clientes y la: fijad6h de
nurorizooa. artículos. stock. -Remito.
-Emisión de - Pmte fnllllntes los parámetros-para concederlos, por ejemplq,•i~fopíl~ p_anc.aríos,
Remlto. de mercaderías. último balance, etc.· El límite fijado debe ser revisadq !periódiéa-
'- Actunlü.' stock. ·
-Envío de me~te. ·; . · · ·· .· -: ; ,.. · : . ·
mercaderías a Para µe terminar el .crédito disponible, debe compa.rp.rse el lími-
& . dición:·
4. Despacho -!!,emito. - Control de - Hoja da Rura. te de crédito asignado contra: . · . . . ... :· ,.· , ! . ··
meraiderfa con , - ,Remito. ·
Ré,aitos. . Saldos impagos a la fecha.. .
-Bmblón-Hoja
de Ruta. + Pedidóspendientes de facturación . :
,;_ Entrega al • Cobranzas recipidas pendier:ites de r~giptración.. ¡_ ;
cliente..
5. Facturncii5n ·-Remito -Lista de
·coofonn*º· . Precios. ·
,- Control de NI! - Foctura,
nutoriz. y aprob. - Remito.
. Módulo 3:..Preparación del pedido · • ·.
' . . .
· · ·-< !
1 •
-,-Notn de'P!!<fü1o c011 Remito. · En el d~partamento Almacenes reciben la nota dé :pedido del
autorizada y
1 ..

6. R'egiSlnlción
a obilda.
-Emisión
. • .FIICtlln. . si
módulo anteriox, con el· objeto. de controlar· hay exi:stencia para
-rlii.cturll¡ -Subdiario de -Contabilización -,_.A• Dillrio. preparar fas mercaderías y los remitas-que enviarán a fürp.edición.
-Remito¡
i
Ventas.. . .
- Pllclllnls. '
F~·
- Actunlit. Ctu..
Resumen. Si n~ hay exis~encia, se solic]tarái a pro~ucc~~n !ai re.p?~íción
- Remitas. Ctes •. de los amculos, y s1 son mercadenas de reventa se efeptu,ara el pe-
..; C1:1. Cie. cliente· - Descarga . · . dido a compras. · .. . · .. . -' . · -
- Stoclc. Fichas Stoclc.
- Confección A•. El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-que emite la
" ..•. , •', ' . D". '
'-;-'.--:-:-~~~~--:--~---L.:.:.:__ _J parte vendedora para entregar -lo--v~11dido .~Ii el .q,Qmicilio· indicado
.por el comprador. Se lo.utilizapara.detallary ~compañai:las m.erca-
Est~ ~ódlilo i~plica varias. ~~c.isiones pr~~ias para ·establ_ecer· derías y para comprobar su entrega. (ya que dehe ser !firmado. de
. l~ _~o~d1c~o~~~ ¡de .~enta, 1os _re_qu1s1t~)11eces'ano~ para el oto a- confonnidad por quien recibe el envío). 1 1 · ,

miento. -de bo~1ficac1ones· y descuen,tos: y· la determinación dl/fos El remito es importante para-las dos.partes que iótér\lienen.én
plazos de entrega. 1 • • - · -
la venta, 11. 1a parte vendedora le permite controlar lasi s:iljdas de
• •. . • ; '' -':\ .¡

\_·
.\

-~,
146 FUNDAC!ON UNIVERSIDAD A DIST/NCIA "f-/EANANDAFIIAS" SUBSISTEMA DE VENTAS
----

00 Do.:umenlo no valkfo
t G;i10 factu ,~

REMJTO
NOTA DE PEDIDO Nº ldmitificación de! ,2rnisrn Fecha:
X CUIT:
lng. Brutos:
F«:ht<: .......... / .......... / ......... . ex-Caja Prev. Industria
IVAResponsa ble Inscripto y Comercio N.":
S:ciiores: ·-············ ......................................................................................................... .
Domlcrno: ............................................................... Localldbd· ..................................... . Señor(es) Domicilio
Peía..: .................................................................. F"'ch~ do unlroga: ........ 1 ........ / ....... .

0/C N": ······;................... CUtT N" ................................. Situación IVA: ....................

!VA Resp. inscrip. Resp. No lnscrip. CIDT:
Embaleje: ............................ Transporte· ............................ - .......................................

Documento ne v[1lido corno ia:,uro

Cód. C.arit. Sim,, M•d'da DESCR/PC/OfJ Predo Cantidad· Detalie

Unit.

1 1
Obseivae!Óne:i: ................. ............................ U,;ta: ................................................
º ................................ , ........................... h . Concficiona~ do pngo: ·····•--H·········· .. .
.....................................................u.n-..,.......... &X'\lfiC;.81"'..Jón· ·-·--··• ....................... ,u.
·-
RECIBI CONFORME:

Imprenm: N' Hahilitadón

~ p : ~ ' t i : : ~ a.eran~ .. 1g.,.,. a: ~ d e la .-nl:t~&. CUIT:
_En~pu-.cb."l-.'IIJ ~ar4, •ltO.lo d-6t1~ d• Qld-cx:u,rn&r.l.cc;. ..,;, .1.woo'd~c,:,mp1Mki,r,
Fecha de imoresión: tJ' xx.;:m al yyyyyy
E.to ~qu"'1~ .•uieto • 1• 1 µ , - , , de 1A ""•• ..- . _
OlllGll<A(. ,. ,f'· .

.Fuente: Pu.ngitore (1994: 79) Figura8.2

Figura 8.1
 SUBSISTEMA DE VENTAS 149
148 FUNDÁCIONUNl,VéR~IDAD.A DISTANCIA tff,lf:RNANDARIAS*
¡ , .; ...~ ~

mercaderíf;js.:q~ almacén, al encargado.del transporte le.permite or- .

ganizar y .cQ~:trolar,l~ entregas-y, una v.ez coriformado, ..es la prueba _
de haber e~tr:ijgado lo, vendido y del de~chq de cohraflP, mediante . -
-la emisión füf:lafactura. · · · · · · · · CTIJM! .
' • 1 •• , .. -., Identificación fe,;:ha:
El córi.Íprador pu_ede ~ontrolar kfrecibido con la nota de pedi.:. .· _·,. : del emisor CUIT:
In¡. Brutos:
do o ~on sy :0:rden de compra y ~oII lff~tt1J.ra que Iuego. recibirá. _ ex-Caja Prev•. JndUlitria
Es ~~~,que:·.eli,emi~P se~ _eiritff4~--con varias .c.opias. El origi- _iYA Responsable IDS!:rlpto .yC~N.":
. nal yel dupfü:~do·se;.entregan .a:la p~x:s·9.v~. encargada:del transporte_'.· . -SeilOl(a) - Domiciílo
·Esta person~;debe en~gar las me~~d~na& y el original del remito~·. .'.
hacer fi~t!f.el. duplicado¡ como 1;on~J~ri~i~ .y quedais~ ·con él para . - IVA 1 ·Rcsp. Inscrip. >< _ · ~esp. No loscrip. ...CUIT:
devolverlo','.en el departamento Exped1c16n. Otra copia del docu- ..
, mento permitirá la facturai;;ión de ·10 yendido. · _ _Condicio~ de vcmi. . RBMITON." ··
A partir del_ti;?nuto, t~mbién.:se éféctú.a:la baja-éri las fichas de
stock. :• :· · · · , · · · · · Cantidad Detalla · Pn:do llllilario ;· Totalmi ;
:1
Módulo 4: Desp~cho . _ . . . . i 1.
Tiene _i~gar cuando ~l departamento de. Expedición' recibe las ·
mercaderías· pendientes de :entregi1; jun~o con el remito ·correspondiente
y procede a.efectuar las enq:egasde las mercaderías a los-clientes. ..
,.j

Tendrá ·que decidir el recorrido y el medio transporte que se de . 1

utilizará en las entreg~. ·· ·: ,.r· '.

''
Se utiliza un formulario denominado Hoja de ruta (HR).
Módulo S.; Fattura9ión · $Ubtotat · ; J
Tiene fugar cuá~do ~I sector Facturación, o directamente Con- ~i---~-
taduría. a partir de. la copia•del remito, procede a confeccionarlas._ : Su~·
facturas. · · · '. IVA Ju:. % t-----i._
¡· -.

La Factura (FC) (ver-figura 8.3)_ es el comprobante de fa ven- - !VA Noinac.%

TOTAL: t-----'-'--
ta, que emite la part~ vemiedora c~nd.o entrega las. mercaderías o
luego de sti_envío con el correspondiente remito. Sirve.como .detalle llll)>nmta: · N" Habllltad6n .
de lo venqido, _para qotifipar o comunicar la deuda y elplazo en que curr:
Nº lOODOCX al Y'ff'f'/Y,
• 1
¡.,
Fci:ha d11 impral6n:. . ;· ¡
debe. pagarse, .11egún :lo p~~tado .P~viamente. Cuando ~a venta es al· 1 .
contado inmediato s.e pu~de entregf!,T ·un simple ºticket"' .de la caja
registradora. ' · - . · · .·
¡
La facn,ua- sirve de pase para registra.r-c,ontablemente ·la venta
1

'i.
y, en el cas<;> de ser a crédito,-pam actualizar la ficha de cuenta co-
; 1
rriente del cliente. · i · . ·· · ·. :
Tanto para la emisión del remito como,de la factura es necesa- · Figuro 8.3
río tener en cuenta la Resolución 3419 del 23/10/91 de la Dirección _
.. ;'
~ . ·~. ··..·•·. ··.• ... :·· . ..... . '

;'.:~dk:rfifüJi.~~'.j l:2t,;;;;~;z1,;,; \frdtL . . 1 &

 FUNDAC/ON UNIVERSIDAD A DISTANCIA ºHEANANiJARIAS" SUBSISTEMA DE VENTAS 151
150
"
General Impositiva y sus modificaciones. Una síntesis de sus princi-
pa1es aspectos se presenta en el Apéndíce 2.
Módulo 6: Regístración
La tarea de Registración, a cargo de Contaduría, comprende
dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subdiario de
Ventas (c.on el detalle exigido por la legislación vigente) y de actua-
lización de la Cuenta Corriente del Cliente; y otro, mensual, consis-
te en el asiento resumen de ventas, según el siguiente esquema: .

Deudores por ventas

a Ventas
a IVA~Débito Fiscal

53. Ejemplo de un circuito de Venta a crédito

A continuación presentamos detalladamente un procedimiento
de ve~ta a crédito y el gráfico respectivo.
Nq.-,;rativo:
1) A partir del requerimiento del Cliente el vendedor confec-
ciona la nota de pedido (NP) por cuadruplicado; el original y el tri-
plicado son enviados a Administración de Ventas, el duplicado es
entregado al Cliente, el cuadruplicado queda en poder del vendedor
adheódo al talonario.
2) Administración de Ventas controla-la nota de pedido con la
lista de precios, ficha de artículos y en fichas de clientes verifica las
condiciones de venta y corrige si es necesario. Si no la acepta,
er:ivía nuev~ente a_l yendedor para que se lo co!Ilunique !l ~liente.
St la autonza, el ongmal de la NP debe ser enviado a Cred1tos y el
triplicado queda archivado definitivamente.
3) En Créditos se analiza y controla la información recibida C)
del CLente y de los bancos, se consulta en la ficha del cliente el sal-
do de la deuda y si supera el monto de crédito disponible, o no reú-
ne los requisitos necesarios, se envía la NP a: Administración de
Ventas y luego al vendedor para que lo comunique al Cliente. Si se
·autoriza se envía la NP a Almacenes. 1 1
4) En Almacenes se controla la N'P con la ficha de stock en
Figu.ra8.4
existencia.
 152 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTA&:/p!A "HERNANOARIAS"
, 5) ~i hay_e~st~ncias·, confecciona el ~emito por triplicado y lo
envia a ,._xped1c1on JUnto con las mcrcadenas. La NP onginaI gueda
demorada en espera del triplicado del remito conformado por Exne-
dición, para luego, ser archivados definitivamente. • 7. Indique cuántas copias de factura se necesitan y cuál es el
6) E~edici6n con~rola la mercadería con el remito y envfa el
triplicado nrmado a Alm::.cenes.
7) Emite la hpja de ruta por duplicado. Prepara la mercadería y
la ~ntrega a] t~n.sportc con los remitas (origina! y duplicado) y la
hoJa de ruta ongma.J. Se queda con el duplicado ce la hoja de rut2.
firmado por el transportista.
8) El transpo~e entrega la mercaderia. ·
9) Vuelve con el original del remito' firmado por el Cliente,
anota las observaciones en la hoja de ruta y entrega en Expedición.
10) Expedición con~rola la hoja de ruta y los remitos. Destrnve
el duplicado de la hoja de ruta y archiva definitivamente el original.
Finalmente, envía a Con:.aduría los re mitos conformados.
11) Contaduría, tomando como base el remito conformado con-
. fecciona la factura por cuadruplicado, envía el original y_duplic~o a1
Cliente, el triplicado a Créditos. · la segunda copia.
12) Con el cuadruplicado y el remito se procede a la rcgistra-
ción contable y, posteriorn1ente, al envío a Cobranzas.
13) Créditos actualiza la ficha de los clientes v archiva defi-
nitivamente la factura. • gado" en los dos ejemplares de la nota de venta; :devuelve el angina! al
Cursograma: (ver figura 8.4)
6. Para su autoevaluadón
-----------
1. ¿Cuáles son los limites del subsistema de Ventas?
2. Ordene las modalidades .de venta partiendo de lás más usua-
les a las menos usuales de acuerdo con sus conocjmientos. · El o.liante se lleva su mercadería con el original de la nota' de venta.
3. En una empresa de su conocímjento reconozca tres normas
de control interno refe~~as al subsistema de ventas que se cumplan
y mencione cómo se apHcan. ·
· 4. En la misma organización anterior entreviste al responsable
de ventas y solicite que le explique cuál es la infonnación. que él
necesita regularmente para la toma de decisiones y de qué manera
se la presentan.
5 . .:,.Qué información se captnra en la nota de pedido y para
. qué se utiliza?
SUBSJSTEMA DE VENTAS 153
6. Indique en qué oportunidades se utiliza el remíto eu el
subsistema de ventas, en qué sectores queda archivado y con qué
objetivo.
destino y uso de cada una de ellas. · . .
~- ¿ Cuál o cuál~s son los soportes q~e. dan origen.ª, la regis-
tracíón contable? Indique cuál es el proceclilll!emo de reg1scro.
9. ¿Cuáles son las decisiones que se toman para la aprobación
del pedido?
10. Ejercicio práctico. Dibuje el cursogran)a de Ventas al Con-
tado de acuerdo con los siguientes. datos:
1) Cliente solicita al vendedor las mercaderías.
2) Vendedor ofrece y vende. ·
3) Confecciona la boleta de ve~t~ al contado .-nota ele_ venta-
en original y tres copias. Entrega el ongmal y el duplicado al cliente. La
última copia permanece adherida al talonario.
Una vez agrupada la mercadería la envfa a Empaque junto con
4) Empaque verifica y coteía la mercadería con el triplicado de la
nota de venta que acompaña a esta y la embaía.
5) Cliente abona en la Caja.
6) Caja recibe el importe de la operación y estampa el s~ll? "Pa-
cliente y retiene er duplicado; ·
7) El cliente toma la nota de venta sellada -origina~ y .la pre-
senta a Empaque.
8) Empaque verifica el original de la nota de 'lenta que .recibe .del
cliente con el triplicado que está con la mercadería. Las seHa "Retira-
do" y pone en poder de ,este la Mercadería con el original de la notá. de
venta. Arc:hlva la copia mencionada. . . ·
Al terminar el día:
9) Caja entrega a Contaduría el dinero cobrado y la documenta-
ción -las. copias: duplicados- que había conseryado. ·
1O)iEmpaque entrega las copias archivadas provisoria.mente (tri-
plicados) ~ Contadúrí¡¡,.. · · . ·
11); Contaduría re.cibe los triplicados de la:s notas de venta que
permanecieron en Empaque, junto cbn ei dinero y los duplicados de
Caja. Realiza la verifiéacíón de las mismas con el dinero.
12) Contaduría asienta ventas e ingreso ele dínEJro. Ar:hiva Nota Venta
13):Contadurfa entrega efectivo con triplicados aTesorería.
 .. ..... ,:
, ...... --

154 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIASu

En el apéndice 3 encontrará resuelto un ejemplo similar con el

agregado de la infonnación gerencial que puede generar, las normas
de control interno que se aplican y algunas que faltan en este caso

IBRil%Pf llf1)JW; ffl !MtNIP+ MM

Unidad9

Subsis1Jema de Cobranzas

·. .En el subsistbm·a de Cobra:rizas se integran todas las ac-

ciones necesarias para i~ percepción efectiva de los derechos adqui-
ridos por la -empresa. E~tos derechos tienen su origen en la<; ventas
efectuadas y están represéntados por una cuenta o documento a cobrar,
según se trate de una ven$ en· cuenta corriente o· documentada.
i

1.Alcance
El subsistema de dobranzas co~r:ende. desde el momento en
que se detecta que un crédito éstá en condiciones de ser cobrado y
basta que los valores r,ercfüidos ingresan en la empresa, por los
cuales se entrega al clrent!:;,. -el comprobante respectivo. Luego se
· efectúa la contabilizació¡n corr~spondiente. ·
El sector Cobranzas es quien detecta que un
crédito se ~ncuen-
tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac-
tura o del documento. 1
, El sector Tesorería, que custodia y maneja los recursos finan-
cieros de la organización, es quien recibe los valores percibidos
 156 FUNDACION UNNERSIDAD A.QISTANCIA "H~FWANDARIAS" SUBSISTEMA DE COBRANZAS 157

prod~cto de la gestión de_1cobro y ~s su responsa~ilidad _cust~dia ia • Co,branza por correspondencia ·

de los misnws y su depósito en una cuenta bancana. . . . . El cliente envía por correo uri cheque p~ra' aplicar lai )saldo de
La gestión de Cobranzas es, en 1~ 7Iasifi.cación de las _activida- _su.~uenta y a vuelta de correo,le envían el iycibo co~~pondiente.
des que realiza Peter Druqker, una activ1dad productora de ingresos, En este caso la empre~a debera tomar los recaudos necesarios para
· y como tal transfonna uq activo exigible (crédito) en un activo lí- el. control de la recepción de los valores y la confección, de los com-
. ·quido (disp~ni?ilidades). ' · probant~s respectivos.
. . 1··. ! · • Cobranza a través de un banco
2. Modalidades·· En la cuenta bancari1;l de la empresa se recaud~ :el importe
1 •
adeudado. El deudor deposita y le queda.una copia o talón de la bo-
Los distintos tip(?S de cobranzas son la contrapartjd~de las for- _leta como constancia de ha~er efectuado el pago. Esta modalidad,
mas de pago vistas en_ la µ~!dad 6. Los casos más _U$uáles se rese- ·q1!e ~ usual p~ recaudar 1m~uestos o para el cobro de s.ervicios
ñan• brevemente
•
a contmuac1on.
1
pubhcos, ;también se ha extend1d? a otras empresas, especialmente
para el cobro de cuotas o mensualidades.
• Cobran'l.P en Caja · ; :
el
El cliente se. traAlad~ para realizar pago de su deuda. Esta . El banco, por -su parte, ~arnbién remitirá a su c,liente una ~opia
o talón d~ la boleta de.depósito para que se pueda notificar de ia co-
modalidad ·es común ;en -~os comercios minoristas donde eJ _.cliente rrespondiente· cobranza. · . . · . : · ·
pu~de canc~l~ sú_ deuda i;;on dinero en efectivo; cheque .o bien con ·
Otra,alternativa consi~te en que el banco ~e ocupe de la co-
tarjeta de crédito. · · \ . • branza d~ pagarés q_ue su chente pue~e en~gar para el cobro,. y una
Especialmente cilanq.o se reciben cheques o efectivo, e~ conv~- . vez realizado el n;usmo se le acredita el importe .directamente en
niente que la empres8; cu~nte con seguros para la cobertu~a de posi- cuenta corriente. En caso d.e--no cobrarlo, el banco· se puede ocupar
bles riesgos sobre·fosifondos. El seguro es contratado por el monto o.el protesto del mismo. · ··
de riesgo eStjmado por la prnpresa y q11;e podria estay dado p.or la to- ·
talidad de fondos confiados.'~ la cus'tqd1a de Tesorena. · • Des.cuento df documentos ·.
. :. : . ¡·.' . '
• (:obra.nz.tipor cobnuf,ores ., .. . . Si bien esta opera~ión tiene características que hrd.iferendan
clara.mente de la operación de cobranza, puede considerársela como
Un émpleadó de\· la impresa:~féctúa.el cobro C?~taµiente: en. tal ya que permite a la empresa· transferir el crédito a: un
tercero
el. domicilio del cliente. Este recibe los valores (dinero, cheques, (banco) y, de esta man~ra, disponer anticipadamente _de dinero a co-
pagarés) y extiend~ ~n re~ibo, provisorio o definitivo, s~gún la mo-. brar,· e~cel?t? por .los mt~reses y gastos que debe abonar al banco
dalidad del procedim1ento. · ·· : · . por el serv1c10 que está prestando. · .. . · ..
En este caso, es'.conieniente la cobertura del dinero en tránsi-
to; el -monto dél seg1:,lrQ_ ;stará de~nnina~o _por. el máximo que se • Cobro de exportaciones
estima recaudar entreidos.!períodos
. de rendición. . . En elcaso de exportaciones también participa tina entidad ban~
• Cobranza por rf!JHU#dores o prestadores del servicio : · caria d~nde e_l comprado.r efectúa la apertura: de un crédito docu:-:
m.entano .a favor del vendedor y que oportunamente será cancelado
De acuerdo con Ilas ~aracterlstiGas del producto vendido o del . a través del banco.
servicio prestado, pu~de ser el. mis1110 reparti4~r o prestador del ser-
1,
vicio quien efectúa cobranza_ en e!• momento de en~g~ las mer-
caderías o prestar el servido. Esta modalidad_ .es una variante de la
cobranza por cobrad~res. . . . . . .· . .

M . . . . . . . . . . .,. ···•

FUNDACION UNíVE.9S/OAD A DJSTANCJA "HERNANDAR/AS"
158
3, N o,rmas de control interno__ ~--
3.1. Normas de control interno generales pora el r1ru1Fi-
1niento de fondos
- Estas normas han sido explicadas cuando nos referif!ílo~ al sub-
sistema de Pagos y, por lo tanto, aquí solamente se emmc1aran:
,i S:::Dan1ci6E de funciones.
'1,C;ncentrac.ión de la responsabifü:ad.
"' Separación total de los fondos.
.., Rotación del personal.
º Contabilización de las operaciones.
~- Aroueo:; sorpresivos.
,; c,n1.ciiiacíón bc1ncaria.
3.2. Nonnas di control intenw espec{flcf~s dtl
subsistema de cobranws
e Control de los rtdbos
. El recibo es la constancia otorgada por 1os va1ores percíbióos Y
es aconsejable tomar los siguientes recaudos:
- Los recibos, provisorios o defin~t~vos, deben estar en;u~-
demados en talonarios, prenumerados, ut1~1zarse en fonna co~r~ 1aL-
va y quedar una copia adherida al ta1onano; L1:_s recibo~ t:m?-b1~n es-
t,in sujetos a las disposiciones de la DGI (verresena_en Apend1c~ !'¡·
- A1 concluirse la utilización de un talonario, debe venh~~\rse
la correlatividad de ios recibos o constatar la misma automat1c_a-
mente a1 registrar las cobranzas rendidas. Cabe aclarar qu~, de exis-
tir recibos anulados, wdas sus copias deben quedar adhen~as a~ ta-
lonario de modo de evitar la utilización de alguna de ellas mdeb1da-
rnentc.
· -También es importante el control de los taíonarios recibi:los
de 1a imprenta y que se encuentren bajo custodia de: un res~on:!Dle,
que podría ser el Tesorero. Toda entrega de talo~anos a qme:1~ l~s 0
utiliza.n debe hacers_e_ mediante constancia es~nra :ºn e1 obj~t? 1~~
deslindar responsab1hdades y toda vez que ~e demtLstre que e, L3.,0
nario en usq se cncnentra próximo "concluir.
SUBS.'STEMA DE COBF/ANZAS
• Rendición dill.ria d,- fo cobranza
Cuando las cobnmz:.c :mn realizabs mcdi:.mt::: una l!esti6n n-
terna, esta nornrn Liene f';,: objeto evitar qtie los valores r:'.-caufbd:;c;
sean utilizados para fines ajenos a los de la empresa v, además, r:ic:r-
mitir la pronra disponibilic'.ád de los fondos. " '-
De esta forma, los co!:'iradores d~ben rendir diariamente sus :::o-
~rnnzas o., en su defecto, dtpositar directamente en ]a cuenta banca-
,·::1 de la empresa el prod::'.'.io de las mismas. Esto último se uti.l
búsicamente, cuando c.¡ cobrador debe '.:estionar k ,..:cbnmza en ;n
aares muy dist-'•nt'"'" d.. ':· ~r,- v· resa
t::, --~ ....,.., \,,, "
j__.. - 1
,.............. ;. •• .
• Apertw·a de la corn::r;tHu!.encia
_, La ~t;rrespondencia, la seguridad de los valores e inform,l-
c10n recil-:nd:1, clehe ser 21-,,_ na por un fu::1.cionnrio re~;ponsable e 012
se::retaria.
En el c,:so de que :;e
u:ilice esta rnodalidad de cobranza, qwc:·,
~,,nc""ntra ld.- responsab·',nu;iu
0 ~, ._, -' -l de recepc1cn· · y d.istnrmcmn
·' · ' de 1a co
rrespondencia confeccionará una planilia con el detalle de los valo-
res recibidos, y la emisión del recibo quedará a cargo de Tesorería.
De _esta manera, TeS()íeda recibe íos valores acompafiados dr
una pl:mdla de cobranza. rno en el caso ele la cobEmza efecttrnd,:
por un cobrador.
.. Control sobre los valores recibidos
. - Para evitar que alguien pueda apoderarse de un cheque, es
rmportante que, al momento de su recepción, se le coloque al dorso
una Ic_ycnda que restrinp a; utilización, tal como ''únicnn:1ente para
depositar e,! la cuenta de (;;umbrc de la empresa)".
_ · Si_b!en la norma aconseja no recibir valores postdatados, en
ciertas actividades es una p::-áctica común. En estos casos es conve-
ni~nte que se o~ganice un ~decuado registro y seguimiento sobre los
mismos. Ademas, cabe actarar que la ley 24.452, sancionada el 8 de
f~~1rero de 1995, irnroduct: el cheque de pago diferido cuya utiliza-
c1on sqst1tuye esta rnodal1c\ad.
..- Las transferencia; de dinero o valores deben respaldarse
mediante un comprobame que permira ceslindar responsabilidades
con !especto 1 su custodir: y, además, debe realizarse entre la n:1e11or
cant1.<lad de sc-ctores po:.:í· para faci !i tar el séguimiento.
 _ _ _ _ _ _ _.::.S=-.:UB=SISTEMA DE COBRANZAS 161
160 FUNDACION UN/VERSiOADA DISTANCIA •HERNANDAFi/AS"

Para tener un mejor control de las cobranzas y de los fon- _____ _____
5. Descripción de! subsistema :_

dos ingresados, resulta imprescindible depositar diariamente los va•

lores recibidos. S.L Diagrama de bloque
• Concesi..ón de descuentos por pronto pago _ _En el siguiente diagrama de bloque detallado se describe un
su~s1ste?1a de cobranz3: p~r cobradores. Cada uno de los módulos
Con el objeto de evitar posibles fraudes que pudieran cometer- se.á desarrollado en el s1gmente punto. ·
se mediante el ingreso a fo. empresa de importes inferiores a los re-
almente cobrados, justificEndo la diferencüt con un descuento con-
cedido,)v. concesión d~ este tipo de descuentos debe estar autoriza-
da por un funcionario que pueda hacer uso de esta atribución.
· - QasificaciórÍ
En caso de que la cobrnnza sea realizada fuera de la empresa, de las fá.cturas y · ·
se puede autorizar al cobrador a aplicar y calcular los descuentos 1 documentos por
correspondientes, siempre que ello esté debidamente documentado . cob10. : cobrador,
(podrá estar estipulado en la factura o bien establecido en una nor- r,,,?-.C----Lr0------+-- --·----~------•---=E:'..'..'.IT~iis~ió~n~!i'-"-'st~ncl!'c'o:.J. ----~
- vu Listado de - Gestión de - Valores y · ·
ma de cobranzas). · coornnzos. . cobro.' documentos.
-: Facturns y - Emisión del -Recibos
do cwnenl:Ol! a recibo, - Comprob. de
1
1
4. Informacipn gerencial cobrar. i reténéiones
'
'
1
impositivas. f
¡ -Lisiado de j
Los registros de c;obr;:;nzas y los archivos respectivos constitu- !
! i cubrnnzas. ~

yen la base de la ínfonnación de Cobranzas que se eleva al nivel ge- '' 1

-Facturas y ¡,1
documentos no i
rencial. Como ejemplq podemos mencionar:. .. . 1 i cobra.dos. !¡
- Resumen deltotal de cobranzas realizadas, detallando efec- 3. Rendición,de - Valores y - Registro .de · · i- Registro de la -Facturas y
tivo, cheques a 24 y 48 hs., documentos, etc. · ·
-- Listado de los principales deudores con sus sD-ldos.·
In cobranza documentos.
- Recibos.
- Cornprob. de
vencimientos de· ; gestión de cobro
documentos. . en el listrulo de
: cobraru:n.~. ·
documentos no
Cvbrados: ' i¡
- Fn.cturns J
l
retenciones i - Control de cobradas. ·I
-:- Cuadro comparaüvo de cobranzas reales vs. presupuesta- impositivas. ! vnl ores, recí bos v -Listado de
!
!
das. 1 - Listado de !lístadO; de. , cobran:zns.
cobranzas. : cobrani.as. -Recibos 1
Cuadro comp*rativo entre totales de venras y de cobranzas. - Factúras y ¡
. - Confección . -Planilla de 1
- Listado de cuentas a. cobrar vencidas con' fundamentación documentos no pl~!lingresos ingresosó [
~~~~~ ¡ ' ·.
cobrados. O Clljll.' -Boletas
, - Depósitos de d~pósito.
- Totales de descuentos concedidos. v atores en la _, Comprnb.
: cuenta bancaria. retenciones
- Cuadr0 de ev<blución de cobranzas. ' imoosi.tivns
-Totaies.de do6ume:1tos en cartera y descontados. 4. Registración y -Recibos -Cuentas - Actualiznción - Subdiarios de
control - Comprob. oe corrientes, de Ctas. Oes. colr.an.ms y de
De acuerdo con ilas p3.rticuláridades de cada empresa, está in-. retenciones - Documentos a - Actualización Bancos.
formación puede desagre~arse_porlfnea de J?roducto o servicio; por ,, '
ímpositívü cobnif (cuentas) de documentos a
- Planilla de - Cuentas cobrar (t-uentas)
cobrador, por zona: geografica, por tipo de chente, e:tc. · ·· ingresos o caja boncw:ins, - Actuafü:.ación
-Bolew de cuentas bancarias.
depósito. 1
 FUNOAC!ON UN!VErlSJDAO A DISTANCIA "i-/ErlNANDAR//\.'J" SUBSISTEMA DE COBF?ANZAS
162

5...::t Descripción de los módulos

l:✓íódulv 1: Organización de la cobranza
Tlett<; lugar cuando el departarnento Cubranza~ realiza, diaria-
mente, el control de vencimientos de las facturas pendientes de co-
l
;··mi --~n
' 1

1
1
r¡
bro y de los documentos a cobrar, o recibe un detalle de los venci-
1
mientos del día siguiente.
Sobre ia base de esta infonnación proc:ede a clasificar las fac- 7
turas y documentos en situación de cobrn por cobrador v emite
el/lrn; \istado/s de cobranzas pertinentes. • -
Listado de Cobranzas (LC): es el fonnulario en el cual el de-
partamento de Cobranzas detalla a los cobradores las cobranzas que
deben gestiorrnr. Su emisión es dimia y su contenido b~sico, qu(~
puede apreciarse en. !a figura 8. l, comprende:
ii Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas:

-Datos del cliente (nombre, éomicilic, TE)

-Nro. de la/s factura/s y/o documento/s a cobrar
-Irnporte
- Descuentos concedidos
-. Importe neto a cobrar.
"Datos a cumplimentar por el cobrador:
-Descripción de los valores recibidos
~- Número de recibo emitido.
- Observaciones (en este punto el :obrador podrá sefialc.r í 1

aquellos aspectos que considere relevantes de su gestión e indicará, 1 !

por ,::jen1plo, las circunstancias por las cua 1es el cobró 110 ~;e hiz:) i 1

1
efectivo). 1
El número de copias en que se emite debe contemplar: 1 1

-- orig:r:al: para el cob:-ador. S"" le en junto con hs factu- 1

1
ras y documentos en él detallados. 1

-- duplícado: para el departamento de Cobranzas. Se mantier.e

'i
'
!
1 : ¡ 1 li
111,.' ....__
1 \

archivado tr;rnsitoriamentc a fa espi:rr1. de b rendición del cobradcr. __,._ __,_L......

copia es firmada por el cobrador como constancia de haberse
notificado de la gestión que debe realizar y de la documentación re-
cibid,, (facturns, ciocc.:mentos a cobrar).

• Figurá 8.!
 FUNDACION UNIVE~SIDAD A DISTArNGIA "HERNANDARIAS" . .
164 _ ___, _ _ _ ___;:S:.:U::=B:.:::S:.!:IS::!...T.~EM~'.A~DE~CO~B~R~A~N~Z4~S~__;:..:.__..:__.:.__ 165
Módulo 2: Cobro '
Tiehe lugar cuando t;l cobrador visita a·1os·é1íentes para gestio-
nar el cobro de las factu1ras y/o documentos. En caso de que el
cliente no abone, el.cobrador deberá asentar tal circunstancia en el ti ·.
listado de cobranzas/en yi espacio reserVado a tal efecto. Si el clien-
te abon~, el cobrador pr~cederá a emitir el recibo, efectuando, de·
corres~óri?!!r, el_ cálcul? f1fl descuento concedido. ·. _.
i-
"' !
r
'11
11·
S1 se· trata de Ia· cobranza de un documento no es necesaria la !
i
·i
1 .
. ..
I,,
. ¡ !

er~üsíóh ~el rec~bo pu~~tt que-el -propio docume~to es.entregado al ·

l:· ·¡¡
l.
1
~
chente como constancia :de-su pago, pero también .es µsual, para
mayor control, entregar et recibo y luego de acreditados los valores
recibidos remitir él clocutjiento. . · · ··
· Estos hechos, ·cobra:nza de facturas y/o documentos, también . ~
ti o
.a
ii
se consignarán en el. list~do de cobranzas, indicando: en cada caso ;;;! • ,8
los valores recibidos ....... , ·
C)
g;
$:
] 5...
n·
el w
El Recibo (Rbo.) e~ _ei comprobante mediante el cual se deja
constancia .de la copranz¡i· :realizada (ver figura 8.2). En· algunas or- .g .
ganizaciones- se utilizan ~os tipíls de recibos, provisorios y definiti-
vos. El recibo p.rov:isodo é$ el que utiliza el cobrador y,· posterior- t8 .,] ¡
mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo -~efinitivo. En §
realidad, se trata de: un tr~mite innecesario puesto que él recibo pro-
visorio tiéne la misma validez que un recibo definitivo.
4 ' e
111

En este fonnulario 61 cobrador consignará el concepto cancela- i

do por el cliente, el" descuento efectuado, si lo hubiera, -y los valores t
~
,.
recibidos junto con la mención de las retenciones impositivas reali- -3
se
zadas por. el cliente. Si' trata de un pago parcial el cobrador debe- JI!
D

i
rá consignar que se trata!de un pago "A cuenta". 1.
1
..
El ntímer~ ·de· copias en que se emite puede variar de acuerdo
~
con las características tle .cada empresa pero, básicamente, debe
contemplar el número d, ~opias que se detalla a co9tinuación con el
flJ

~ -t- l ~
l.
..z
~
1l
objeto de satisfacer los s;1guientes destinos: . o
ü
-· Original: para el Cliente. ~
u: IC
·-Duplicado: para_T,::sorería. ¡~ i
-Triplicado: para! Cobranzas.
- Cuadruplicado: queda adherido en el taionario del cobra-
dor. Una vez terminado el talonario será entregado ~ departamento
de Cobranzas. . '
• li '

Fuente: -Pungitore-(1994: 120)

:, ".¡
Figura8.2
..,,'. ·-
166 FUNDACIQN UNIVERSIDAD A DISTANelA "HERNANDARIAS" EtlBSISTEMA DE COBRANZAS
í67
Módulo 3: Rendición de la cobranza - que los valones entregados a Tesorería, más las focruras y
Comprende básicamente los pasos siguientes: , documentos no cobtados, más las retenciones impositivas practica~
1) Finalizada su gestíón de cobro, el cobrador asentara en el das por los clientes cqincídan con e] total del listado de cobranzas.
listado de cobranips; - que 1os triplicados de los recibos tengan numeración corre~
_ si el cobro ,1,e hizo efectivo: los y~lores y/o documentos re- latíva. En caso de que exista algún recibo anulado verificará en el
cibidos, junto con las retenciones !mpos1~1yas que pudo haber efec- talonario del cobrador que se encuentren todas las copias adheridas
tuado el cliente y el número de recibo em.túdo. . y anuladas. Además, verificará la correlativídad con el ti!timo reci-
bo de Ja rendición anterior efectuada por el cobrador.
- si el cobro se hizo efectivo en forma parcial_: los v_a~ores y/o
documentos nicibidos junto con las retenciones 1mpos11:Jvas que . Si todo está correbto, entrega al cobrador el duplicado del listado
pudo haber efectuado el cliente, los motivos por lo_s cuales el cobro de cobranzas firmado pbr él y que mantenía archivado tr<ITTsitoriamente,
es parcia] y el número de re.cibo emitido. . como constancia de la rendición efectuada por el cobrador,
_ si el cobro no se hizo efectivo: los mottvos por los cuales el . El departamento de Cobranzas procederá a:
cliente no abonó. ., - archivar las factt1ras cobradas junto con el Ustado de co-
branzas. 1
2) Cumplimentado el paso anterior, el co~rador entregar~ los
valores recibidos en Tesorería junto con el duphcado de los recibos - archivar las facturas no cobradas para seguir reclamando su
y el listado de cobranzas. . pago o determinar ¡;u ~ierivación al departamento legal.
En Tesorería. un cajero procederá a venficar que los v~ores - remitir los triplicados de los recibos a Contaduría ·pata ac-
entregados por el cobrador coincidan con lo asentado en el ltsta~o tualizar las cuentas de /los clientes. (En caso cobranzas de do-
de cobranzas y que el total de dichos valores concuerde con el total cumentos y que no sefhaya emitido recibo, deberá emitir un com-
de los recibos, . probante para que se p1¡1edan efectuar los descargos pertinentes).
Si. todo está correcto. el cajero ~iyma y sella el listado de co- -, remitir los cortjprobantes de retenciones impositivas a Con-
branzas .como constancia de la recepc1on de los valores y lo devuel- taduna. 1 ·

ve al cobrador. . Módulo 4: Regis(ración y Control

En T~i,ororía se confeccionará, poste:riormente u~a pla~11la dl~
ingresos o de caj~ donde se asentaran los ingresos. habidos Y ~e pm. Sobre la base del f:"iplicado del recibo, Contaduría acredita ei
cederá a.depositM k,s_ mismos en la cuenta bancaria. ~os duph~ado~ importe de la cuenta co(~iente del cliente.
de los recibo¡¡ )le archivan en el sector como con~tancia de los ~ngre Asimismo, con el,comprobante remitido por el departamento
sos y una copía qe la planilla de ingresos .se rennte a Contaduna~ , de Cobranzas por los qocurnentos cobrados acredita el Jm.··porte en
3) Con el listado de cobranzas firmado y sellado por Tesor.,rta, la cuenta de documento¡s a cobrar del cliente.
el cobrador deberá rendir su gestión ante el departamento de Co- . La· contabilización de las operaciones llevadas a cabo en este
branzas . . A tal efecto,· entregará él listad~ de c?~ranzas, l~ facturas subsistema dependerá qel sistema contable que posea cada empresa,
cobradas y no cobradas, las retenci~nes unpos1t1vas practicadas por No obstante ello, un asi~ nto tipo podría ser:
los clientes y el triplicado de los .recibos. . . ·. , .
- Al actualizar las cuehtas de los -Al registrar las planillas de in-
Coff todo ello, el departamento de Cobranzas procede:a, ~ veri- ·clientes: i
ficar la dpcumentación r~ibida~ debiendo contemplar los s1gu1entes greso o caja
Cobranzas
aspectos; · . ~ >. .•· . · . .. . .· . .· · Valores a Depositar
-~Jiue el listado de •qo.qranzas este firmado y sellado por ~eso~ . ·. Retenciones ImpositivJis (*) a Cobranzas
rería. · .,.. ::t Deudores por Ventas
\~2-'::-"'·,'.:-:~
¡ ·, .~.• :: ' {*) de corresponder
·~f:~f: .
.'. ~ ·~.- .· . '·:· ·.
 168 FUNDACION UNIVER~JDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
! 1 Sl/BSISTl:MA DE COBRANZAS
16B
Finalmente,· Contaduría controlará que el saldo de su cuenta CU!;~TI; · OEPTO. C06R.a.NIAS
~
cobranzas· sea cero y; ef~tivizará el· seguimiento de los depósitos CONT~DUAIA

contra la cuenta valores ·a p.epositar. . ·. ·

. . . . • 1 . . . . .
5.3•. EjempJo. ~e "l circuito de cobranzas . . .
. A continuaéión pres~ntamos el relato detallado de un procedi-
. 1 miento de ~tbranzas fº·r rbrad?res y el gráfico respectivo. .· .

·. ,f;~:~:i°~ector!Cb~r~nzas· se-dis~one µe· _Íos-iegaj~s de los.

clientes cuyas deudas ve~cen dentro de la próxima semana: Cada.
legajo contiene el remito.tlcmformado por el cliente y-la factura pen-
diente de cobro. . : . 1 . · · · ' · ...

2) En el sector s;e coptrolan diariamente estos comprobante~ y

'. se confecciona un lis tadoi de cobranzas p9r duplicado que se entre-
gará al cobrador con \as ftcturas y.remit<?s. correspon~entes: ,
3) El .co\>rador !firma el duplicado del listado de cobranzas ·1
i
como constancia de habeillo recibido y lo entrega en cobranzas don- .!
de.quedader.noradQ. ; ¡ . ·.. · · _. · . . . . . · · . •·_ .
4) El cobrador jreéi~ los. valores que le ent~ga ,el clie;nte· _y
confecciona el r~íb;p p~r cu~druplicado y entrega el ·original al
cliente. Al fina] del día sie presenta en Tesorería dónde entrega.los
valores recibidos, las! cop~as de los recibos con las factu(as y los re-
rrútos correspondientes ~ los cobros efectuados y_ el listado de co-
branzas. . . . . -¡ . . . . . . .
5)_ Tesorería co~trolpi ~1 listado, de cobranzas ~on_ lo~ yalqres,
los ..recibos, f~tui:a~ 11:r<';lnutos. _l)eyuelv~ al cobrador:~! li~~ado· de
cobr~rizas sella.do y fimi.do y, se guarda el cuadruplicado_'de _l9s re- i
. cibos. . . . . : · r . . • ·, ' . ' . . .. . . . . . . ; .

6) El co~rador yn~ga en el sector Cobranzas el lis~o· de co-

b~an.zas s~~l~o y firrn~qp, acomvaña~o de los recibos d1'plicados_ y
. trtphcado_s;i·.de las ~actui_ y los reII11to.s. · .· . ··
7) EnJ.¡:obranzas se controla el duplicado de los recibos éon el
listado de cobranzas: sell do por Tesorería y entrega al cobrador .el
recibo triplicado visiido or el sector y el listado de cobranzas du-
plicado. Archiva eJ lista o,de cobranzas. Envía los recibos.a Conta-
. duóa para &U posterior registración, junto a los legajos.con facturas
.. y rem1tos . pa~su aro'hlvq.i ·. · - , - :· · ·. .. ,• ·
8) El cobrador cfesttuye el listado de cobranzas duplicado y ar-
chiva los triplicados de rjiibos por orden correlativo. ·
Figurall.3
 170 nJf\JDACION L:N!i/ERSIDAD A D/.:-;uwc1A "HEF!NANDAR!AS"
171
:\\ íiualizm e: d1a, en ·res;1rcria :-:e confecciona un.a p
!ida,: c:nne c..;c:.: ..·, 1".11 qut c;, 1_:;:,1¡
0

c:ida
de cJ.:~i por cluD!H.:ado tomanJ:, cumo lo,; v,üon·.:s ordem:.rr,ic:.nio
y los cuadruplicados de los recibos gue luego archiva definiti-
vam,~nte como constancia de valores recíbidDs. Los valores ~,Dn 7. En las ·n.ciones con.s!.•ltadas ¿se «i):¡ran las ,1:rm·•c
depositados en el banco con una boleta de depósim. Cuando se reci-• comrnl interno 1
. ,
para~! ,:1bs:istem~ f"'obran' z\"
--~
'•,-I:-'
c.~;
.._,,..,_ _:_:,.f} e1i
~"'· . -
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;,_:_,._,, ..,_
0

la copia de la boleta de depós:to como constancia del depó,;íto, ca.so. ne que

.,,, •i
!
algunaí\ no se apliquen (. qué rer-"ud 0
~
,, se •on°~ 1~ ,.,a~'.•
,1 . ._,....._ ,:1 • ~' l, ~~t<,j~ 1.Y!:i{4
supunas:
se envú: a Contadutfa junto con la planilla ele cajr!. original y dapli-
cado. . 8 .• s¡ ust~d fuerJ gerenl~ de finam:as una empresu • in-
10) En Contaduría se recibe la planilla diaria de caja y la bole- fom'.ac10,n r~rerent~ al subs1stern2. de Cobranzas le solícitaría al
ta de depósito y se controlan con e! legajo y el recibo que estdJan analista ce sistemas.' ¿:)e qué manera debería presentársela? Funda-
en espera. Se firma la copia de 1a planilla diaria de caja y se devuel- mente su respuesta.
ve a Tesorería donde se archiva definitivamente. . 9. C?nfeccione un diagrarnr: de hloqne correspondiente al
11) Se efectúa la registración contable er. los subdiarios co-• w;terna ne cobranzas donde se reciben !os valores por c:orresnon-
rrespcrndientes y se ard1iva11 definí tiv::.tmente los comprobantes. d~nc1n,
d I sf 1ntet1zanclu:
·, ·
h in fonnación de enrrada,· el proces"•n · ~-n ¡"., ·j.e
, ,. 11 !;,¡ ~
1c~a HLormac1on, 10s archivos y la información de salida (recordar
,V

lo dicho en el punto '.3 .2. sobre este tema).

Cursograma: 10. Ejercicio prácrico.
( ver figura 8.3)
. Sobre la _base del ~arrativo correspondiente al subsistema
Cob!·anzas dacto ~:orn~:, eJemplo en el punto 5.3, Je: solicitamos cue
(i. Para su autoevahrnd.ó,n conf ecci(~ne el drw:C'.í'
diente. ,_ 1U de interdeDer1•''''.ri1•1·" 5,,,..¡-
, ·'-'" ,., ,, •. ~"º 01 -:al
" corre,:pon-
i. En la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades
que puede adoptar el subsistema de cobranzas. Investigue acerca de
la existencia de alguna/s modalidad/es no desarrolladas en la mis-
ma.
2. ¡,Por qué es necesario que e: cobrador efectúe la rendición
de su gestión de cobro primero ante Tesorería y luego ante el depar-
tamento de Cobranzas'.'
3. Haciendo uso de la informática ¿se modificarian los módu-
los descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta es afirmativa, indique de qué maner:1 se podrían replan-
tear dichos módulos.
4. ¿Cuáles son los formularios que tjenen origen en el subsis-
tema de Cobranzas? Indique la información que generan.
5. Investigue en empresas o instituciones de su conocimiento
acerca de los departamentos o sectores que intervíenen en la co-
branza. Compare la información obtenida con lo visto en esta t'iiÍ-
y saque sus conclusiones.
6. En las organizaciones consultadas para responder el punto·
, anterior, observe cuántas copias se emiten del recibo, con qué fina-
 - Wí 1 11

Unidad·lO
PttfliiN li ! t1tal'i1fll111ll r ií1Nii411&11
, : \·

. . La informátjca y
i

1
los sistemas·: administrativos

· ; ··En la Unidad 2, dijimos qué. e1 téµnind administrativo

era aplicable ·a t~da _activid~d que. crea o utiliza jnfoi:mación. Poste-
rionnente; agregamos que la infonnaci6n era la mat~ria prima de lo
administrativo; s.e genera a partir, de datos· sobre. las; t¡>pernciones (in-
"formación operativa) y luego se recopila,y sintetiza como fuente de
la infonnación gerencial. · · . 1 1

En cada uno de los subsistemas básicos de unai empresa, desa-

rrollados en este Módulo <;).el li~ro, vimos. ~jempl_ificádo ese concep-
. to'(ei;nisió~ de formularios y su remisión la archivosJ consulta de ar-
chivó~. anotaGiones_en r:egistrQs, totales O'resúmenes dela informa-
ción registrada, ,etc.). Ahora, nos proponemos ver cómo impacta la
infoqna:tizi;lci6_n\sobre esas operatorias y los cambio~ que se produ-
. cen eri los subsistemas. ·· ·
 1
'
l
i
1

·¡ 74 FUNDACION UNIVERSIDAD A. DISTANCIA ªHERNANDARJASª ;

LA INFORiWA TICA Y LóS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 175

le La tecnología info~átka
-
La tecnología inf4nnática nos. está. permitiendo construir siste-
mas cada vez mayorés IY más complejos, y según Benjamin y Blunt
La afirmación .de que nuestra·epoca
, · puede caracterizarse
común· como
pero lo cierto es . ¡·
(1993) seguirá de tal manera involucrada en un proceso de cambio
"la era de la información" pare~; unx~~fva de 1; realidad que nos que, aJ mismo tiempo,]será más complejo. El proceso se complica
que se. t~ata de_ u?a denommac:rz:ciones depende -com~ lo ad- de varias maneras: se desplaza el centro del conocimiento y, por
toca v1v1r. El ex1to de las or:gd dde manejar un recurso vahoso: la tanto, del poder, cambi* 1a dimensión temporal de Jos procesos y de
vierte Drucker- de la capac1 a .. . i
las decisiones, y se req4íeren nuevas estructuras organizativas.
infonnación. · · 1 década de 1950 y su apJi- •!
P'or su parte, Hammer y Champy (1993) a1 hablar del papel ca-
La aparición del computador en a ucido un cambio profun- pacitador de la informática, proponen pensar inductivamente, es de-
cación a] proc~samiento de d~tos,.h~~~J en las empresas'. P~ro si cir ·reflexionar sobre fa tapacidad de la tecnología para romper con
do en el maneJo Y_ uso de l~dmfo:Oto advertiremos e] vertiginoso
analizamos el cammo reco~n º·• p . . 1a forma de hacer nuestro trabajo. De las tecnologías destructivas
h producido el cambio. que mencionan estos autores, comentaremos las siguientes:
ritmo con que s~ ª · 1 50 de voluminosos procesadores - Bases de datos trompartidas: la infonnación está disponibJe
. En una pnmera etapa_, e u l rocesamiento de lotes de simultáneamente en tan~os lugares como es necesaria. Cuando Ja ín•
centrales (host) se cara.ctenzaba po~:s!'.cciones se codificaban y formación era soportada¡ por el papel y archivada en biblioratos, Jas
transacciones (bach); los datos y adas· aquí la importancia resi- tareas que requerían esa ¡nfonnación tendían a estructurarse secuen-
reunían en grupos antes de ser P{~i~terco~exión de.tenninales con cialmente; ahora varias personas pueden usar 1a infonnacíón en for-
día en los egwpos (hardwar_e\. resarlos datos directamente des- ma simultánea. 1 .

el
de computador
cada puestocentra1b, p_enru(ont11i~g)
de tra a.Jo . ·y la interacción
· mediante
· el ac- .- Redes de teleco~unicaciones: las operaciones pueden obte-
ne!' simultáneamente Jos lbeneficios·de la centralización y de la des-
ceso a archivos tambjén en línea. . rsonales por su parte, per- centralización. Cuando ~ólo se .disponía del correo o del teléfono
.La difus-ión de las_ compJtªfº?s pe distribuyera a los pr(?pios
mitió_ que el procesamiento e ci:tJ/~ákulo y de p~esarme!1to
para interconectar a Ja a~ministración central con una oficina dis-
. t~nte,. 1a buena prácti~a. 4con~:jaba desce,ntralizar para ~bten~r efi-
usuanos, aumen~~?º ~- P?!:~ papeles y archivos físicos; aqm la c1enc1a; ahora 1a admm1sltrac10n central dispone de Ja misma mfor-
además ~e penmt.tr es e !mi. . ue se udiizarán (software). Cua~- mación que tienen las suqursaJes, y viceversa.
relevanc1a pasa a los proºramf q se integran en redes, el usuano
do las computadoras :perso~a es y a 1a transmisión electrónica -- Sistemas de apoyo a las decisiones; las decisiones pueden
también accede a archivos comunes trasladarse hacia abajo e~ la jerarquía. Cuando 1a información y la
visión necesaria só]o esta!ban disponib1es en Jo alto de la pirámide,
de datos. · · . . . 1 · ces en materia foforrnática, era aHí donde se toma~an las· decisiones; Ja disponibilidad de
ºf
· Continuar co~ ~I detalle de Ja~an ero· es interesante señalar software de modelos que! ayudan a decidir y el acceso a bases de
excedería el propos1to de lsta uollo· eÍ ~so -de la tecnología ha pa- datos permiten transferir qecisiones hacia los niveles operativos.
que, paral~la!llente a este . _es~~de-lh mera automatización ~e ]a _ta-
sado. Pº: ~1stm!as etapas_.,tar~omo más rápido) para luego s_impl.tfi.- - Identificación y cfptura automática de datos: los datos son
rea adm1mstrat1va (~acer- .º rms .· f: , .· · ción útil· postenormen- capturados en fonna rápida, oportuna y segura. Antes, la captura del
carJa y mejorarla btm1~~do ;~ayor m<?t;mde ]as di;tiritas activida- dato era realizada por un Ioperador que debía Jeer e introducir los
te, la tecnología perrrn tio la -mterc.olfloesxs1otoºc·les o con los créditos) y datos al computador; hoy se dispone de un conjunto de tecnologías
· (las ventas con · · (caracteres ópticos o maghéticos, banda magnética, código de ba-
des
hoy,de la empre_sa--de~ de ·l·a v1s1
la tecnolog1a .. ón de la reingeniería- nos penm- rras, tarjeta inteligente, redonocimiento de imágenes o de la voz hu-
te transfonnar el negocio. mana, etc.) que permiten 11a captura automática de datos y hacen
reaiidad_é1 concepto de procesamiento en tiempo real."
(~'\.. .,.,.,":,_~~;
~
176 FUNDACION UNIVERSIDAD A DfS IAl'JC.i/A "HtHl'IAIVLJ11nlM~
- Computadoras de alta performarrr:e: la notable potencia de
los nuevos computadore~, que son a la vez más accesibles, permiten
manejar en tiempo real gran cantidad de información; por ejemplo,
un computador central alimentado con datos trasmitidos desde ter-
minales en distintos puntos de venta y mercados de productos pri-
marios, y quizá has~a ptqnósticos económicos, permitirá revisar ins-
tantáneamente planes p,ra ponerlos a tono .con las necesidades .en
tiempo real, y no p9r cm¡nparación con datos históric,os. · . lo d-.. Pr?bclesos: los d~tos .de las operaciones 'que iihgresan más
~st?s. eje~~los, .enfre otros mu~hos, de los av~ces qe la tec-
nolog1a 1nf9rmatlcc1,Jun¡to con la meJora de la re]acmn costo-bene-
ficio. por el abaratamiento de equipos y. programas, nos· penniten
apreciar la transfon¡nacipn que se produce, no sólo e.n Jos procesos,
sino tambiéri,.en los negpcios. ·, .. · ..
2. El ~P~fto· ~e la ~f~rmá~ca sobre los
pr.ocedinn~nt,s adnnmstrativos .·
- ' i . ,
Vimos que uqo dellos propósitos de los sistemas administrati-
vos era la captura de da os sobre las operaciones, para luego proce-
·sarlos y transformarlos n información para distintos usos, desde el
control de las operacíof\es·hastalas decisiones de la dirección. Para
apreciar el impactó de la informática, analizaremos esta actividad
· en cada una de sus ~tapk · · ·. · · ·
. . ~ Entradas: )os 4atos. que se ingresan, como dijimos, estíiln
referidos a las distiptas ~ransaéciones que se llevan a·cab? e_ri la em-
presa· (ventas, pagos;· aespac~o de productos, mantemm1ento de
equipos, etc.). Estos ddtos pueden ser capturados manualmente en.
forrriularios; fichaS o rhistros~ pero al utilizar la computación se
elimina el soporte físico ya que un empleado los introducirá por el
teclado o mediant~ un llecfor magnético o, mejor aún, el dato será.
capturado automáticamente sin iritervención humana ganando en
rapidez y segurid~d; aqicionalmente, mediante la int~rconexión de
puestos de trabajo,icáb~a la captura de datos a dístancia.
· -Archivos': los d~tos ingresados a fin de ser.utilizables poste-
riormente: deben identificarse, clasificarse y acumularse. Cuando el
proceso. es manual la tarea puede hacerse guardando directamente
los soportes ert biblioratos o carpetas por tipo o tema y con· un de-
terminado o~den (hum~rico, crono~ógico, alfabético, etc.); o~a fo~-
ma sería registrar tos datos en un.libro o en una ficha, lo que pemu-
tiría además de clasificb.rlos,
: i
acumularlos.
'
1
.: .~~ :. . . .
~i\ ..-1-:.i~~:{:~,:. ~ .
LA INFOAMATICA y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 177
C~ando ]a acumulación de datos se realiza contand . . .
. , , ? con
memona I .del computador
. , las pos1 1 ades d. e. clas1fic.ac1ón
. .b.lid IG,
y de
acu:nu ación se pote~cian y además se ~~tienenventajas extraordi-
. ~arias ~n c1;1~to a~ tiempo de recuperac10!1 y a las posibilidades de
. mte~operac_1on. Evidentemente, la oportumdad y· calidaa d 1 . f -
· rnac1órnmeJoran notablemente. · e ª m or
s 1spom es en archivo son la materia . · • d '/
transfonnada con el obje_to de obtener la infor~a~~ri~~!ce~~~ra ser
: el con~ol de ]as operaciones, para decidir sobre nuevas ~a p~ra
, nes, as1:como para,n~~r la contabilidad y la infonnaqión :C~e:~~~--
. , . Las funciones t1p1cas q~l _proceso son: in~orporar,¡o erar mate-
m~t1camen te, ~emparar, clas1f1car, en_viar a archi'vo, reciu perar de ar-
r c_h1vo, ~onfecc1onar soportes, producir informes etc F, 1:\
la ~ferencia de ejecutar estas funciones• m~ual~e~i~ c!uªn :~r~
, a ayu a de una calculadora ó de una máquina de escribir se ú 1
d
.~:ii1ifct~. :ri~¡~ ;d ~~:i~ ~r;,,:.i:teii~poienci.i"le
0
utird-'Salidas:· ·-en deste punto· los· datos han·
• cobrado s1gm
. . .f.1cado y
á d'
, d' a , f~onvut1en ose en fa información' que. requeriamos para
.. 1s nto~ mes: una con~ulta puntual, un informe por :etxce ción un
l~!orme contable o un mfom1e para la gerencia. Como lá)nfo~a-
C:on a obtener es e] ~esultado del proceso descripto más "b -
ran not~les las me3oras en cuanto a la ·calidad e: : fi abr1:11·ctª'ctse
,oportunidad
.· . que proporcionara
• • . . , .la.mformática.
. . : : 1a 1 1 a· vJ
, on
. . AJnqdo .de re~umen, podríamos decir ·que las principales mo-
.d~fi~acH:me,3 .ª los sistemas administrativos· por el uso de l t ]
. 'g1a mfotmat1ca son las siguientes: · . ; . ª ecno o-
re uíer¿Eliininación d~ f?rmulari~s, y soporte_s !ísico~ que ya no se
q d n para transfenr 1_nformat;:ion entre :d1stuitos sectores. Sólo
que an ~quell?s SOJ.?Ortes imprescmdibles por estar destinados a ter-
ceros o por ex1genc1as legales (por ejemplo la Factura).:
:º -!~eemplazo de a~chivos físicos por archivos magnéticos de
~omun_ por s~r acce~1bles desde los distintos puestós de trab~jo.
:tiJm co,nv1e.ne diferenciar_ aquell~s que contienen información rela-
.d ·ªrente estable y que .se denominan maestros (por ejemplo bases
' e c l~~tes o de pr~veedores ), de aquellos de carácter tran~itorio
;(pobr eJef11plo de pedidos pendientes, compras dehnes' iinOTesos por
co ranz~, etc.). . •; e·
17'8 Fl lf\!DAC/ON- UNIVERSIDAD A 0:8TANC{A::¡,»<IHERNANO,L!,R/AS"
--"--·· -- ----------
----~· - - - - - ~ -- -------
-: Ejecución simultánea de varias operaciones en un solo pro-
ceso, ws programas de computación permiten simultáneamente to-
mar_ J.nfo~mación ~e distin~os · ~chivos, efectuar ~ornparacioües, ·
clasmcac1ones y caiculos antmét1cos, todo en fracc10nes de seoun-
dos. Ames, la misma tarea requería v:i.ríos pasos sucesivos de u~a o
varias pe:son:L'.i.
-- lvfodificación e:1 la distribución y carga de tareas; comu
consecuencia directa de las modificaciones vistas más arriba desa-
parece la carga de tareas repetitivás y programables y, consecuente-
mente, pierden sentido puestos e,dncluso, sectores completos. Por
ejemplo, un sector de estadísticas que recopilaba manualmente, o
aún con e:i auxilio de 2hnillas de cálculo, datos. de consmno por afi-
liado en una obra social, desapare;ce puesto que los datos se obtie-
nen como una salida más del programa que procesa las facturas de
los prestadores. · .
3. ¿ Cómo se modifican los subsistemas
, . .,
b as1cos.
Pensemos ahora en apoyar los subsistemas vistos en las Unida-
des 5 a 9 mediante el uso de la co.mputación, sin variar los objetivos
y alcances de los mismos. Un análisis simplificado nos diría que las
operaciones que se están realizando manualmente (confecci6n de
un formulario, anotación de transacciones en un registro, elabora-
ción d~ informes, etc.) se realizarán utilizando la computadora;
pero, s1 queremos aprovechar al máximo las posibilidades que nos
brinda la computación, deberemos lograr la interconexión de los
distintos subsistemas. .. · .
A continuación, analizare~os -módulo por módulo- las
modificaciones que se producirían ert ctula uno d~ los subsistemas
vistos.
3.1. Subsistema de Compras
Los principales archivos a los que tendrán acceso }os distihtos
sectores intervinientes y que, en algunos c,t~os, también sedn utili-
zados por el subsistema de pagos, son: proveedores, cuentas co-
rrientes de proveedores, stock de ma:eria primas, solicitudes pen-
dientes de entrega, facturación, etc.
······~_!..,: /Nr:q~i/\;//\TICAJJ:9§8/STEMAS /\Oivllfl.l![iTnA TIVOS I 7~
.Móduk 1: Detección la necesidad de cornpra
.• Los pedidos de mat:=~iales de Fábrica y los requerimientos de
otros sestores de la ernpresa, asI como !as solicitudes de compra
que envia ,Almacenes, pcdrfan emitirse automáticamente; con lo
cual la información sc!bre rc:querirnientci:; y pedidos queda archiva-
da e~ el_comprttadnr srr. i,~~cesidad de transcripción manual y con la
consiguiente simplificaci5n de se!!llimíento y actualización. Podría-
mos además, contar direcU:mentt en el stock la información sobre
pedidos pendientes.
Mó~ul~ 2: Selección de p;oveedores y pedido de
coll~·ar:uin
El sector Compras \'crfa simplificada su tarea por:
acceder automáticamente al archivo de pedidos de compra
(mdepend1entemente de los formularios).
-.. seleccion~r proveedores a través del computador, consultancc
el archivo respectivo, en e:! cual contará con información acerca
operaciones ::rnteriores y del comportamiento del proveedor.
·. - emitir los pe~idos [de computación auto¡náticarnente ~pro-
vechan~o lus datos d1spornbles en los dos archivos ya menc10na-
dos; Y sm necesidad de trnnscribirlos nuevamente. ·
A,Jódulo 3: At'.(jwlic::'.~ÍÓn
Además del accesu ,utomático al archivo de solicitudes de
compra pendient~~' con la carga de darns de las cotizaciones recibí-
d!ls, se p~ede emitir por computador la planilla comparativa de pre-
cios y el mforrne de adjudicrción. -
ll1ódulo 4: Colocnc:ón de la orden de compra
, Sobre la hise de !os r:,,tos disponibles en la memori:.i., corno re-
.mltado del pr.oceso antenor, se imprime ]a orden ·de compra al pro-
veedor ~elec~10nado. No se requerirá enviar copias del documento a
Recepción rn a Cuentas a F ya que la dispondrán por el siste-
ma.
llfódulo 5:· Rccepci,.>1
·, Se cargan los datos de los productos recibidos para generar a
traves del computador el ínfonne de recepción, que estará disponi-
bl~ en la m~moria para la transferencia a P:Jrnacenes y fundamental-
mente por Luentas a Pagar y Contaduría.
 ' '!!'·
180 FUNDAC/ON UNIVERSIDAD A DISTANCIA •HERNANDARIAS"
1
.
1
i zar por este med10 pagos a la DGI y a la Aduana).
.A,Jódulo 6: Cc¡niapilización
Al contar con Josqatos de las mercaderías recibid.as, ya ingre-
sados en el módulo anterior, s6lo se requiere acceder al archivo de
6rdenes de compra 1par~ la valorización y el registro automático del
ingreso_ dela rnerciid~ría. Posterionn~nte, de los datos disponibles
en arcbiv(), Contaduna µbtentlrá el asiento contable mensual y toda
·1a ínfonn~ciónrequeri~r por la gerencia. . . . ij.,fódulo 5: Registración
3.2. Subsistema r!e Pagos
Las tarea central de control de la factura del proveedor, tal
como la hem<;>s plantea~o, es esencialmente humana y no gana de-
masiado con la autom?tizacióti, El responsable accederá directa-
mente a los archivos de:órdenes de compra y de mercaderías recibi-
das, generados. er:i el p:Iioceso de compras; como archivó propio de
este subsistema se crear,á el arcl~vo de órdenes de pago. · emitidos Y, a. partir de ella, Jf;1Itlra el subdiano de banco,s¡ y el asien-
Módulo 1: R,ecepción delafactura del proveedor
se
En el sector Cuen~as a Pagar rdaliz.ará el control de las ca.11-
tidades y tipo· de producto con la información de Recepción y los
valores y condidoiles ele pago con el archivo de 6rdenes de compra
(ambas infonnaciones, ,:orno vimos, disponibles en el sistema). Ca-
bria la posibilidad :de cbntar con un programa que pennitiese cargar
los datos de la factur~, efectuar los cotejos auto1Ik1.ticamente y de
la misma forma emitir 1nota de débito o crédito en.caso de corres-
ponder. - · ·
Módulo 2: Liquidación del pago· · ~! rontrol de asistencia, de hacerse por tarjetas jlllagnéticas,
El sistema le indi4ará al empleado de Cuentas a Pagar las fac-
turas a pagar agrupadas por fecha de vencimiento; con la antelación
necesaria a cada yenc{rniento, · accederá al sistema y dispondrá el
pago con la consiguiente información a través del.sistema para Te-
sorería y 1a emisión del formulario de orden de pago con que acom-
pañará fatdocumentacitfin respaldatoria.
.:1 ' 1 ' dos_ y la hquidac1~n respectiva, así como, el libro de ley y las decla-
Módulo 3.: Emis'ión del cheque 1
Cuando Tesoreríd recibe la Orden de Pago cmi la docrimenta-
cióa respectiva, ingresf'I"á al computador, indicará el banco sobre el
cual. gírar y orden~á 111 impresión. del cheque por el mismo compu-
tador. Una variante más automatizada sería la transferencia• directa
del importe a pagar al~ cuenta.del proveedor, utilizando la red ban-
•: •,,•' '•, . -'.· ····.. '. [
j
caría electrónic~ (en la actualidad, en nuestro país se pueden reali-
•¡ ,
IJ'lód,ulo 4: Pago
En el caso de_ pagarse con cheque, no se observan -modificacio-
1
ne$ resp~cto del _sistema macm_aL Si el pago se efectuó por transfe-
1
rencia, solo resta esperar el recibo como constancia del pago.
• 1
-·· En qportunídad . del ingreso de la" factura al subsistema
c~en.tas a pagar, esta. información se mantend:rá en un archivo tra.'1-
s1tono hasta el momento de emitir el subdíario respeciiyo, acredi-
tando las _cuentas de los Proveedores, y luego se e:initiiá el asiento
resumen ipensual que descargará las ·cuentas a Pagar contra Pro-
veedores.
..Asimisflmo, ~l sistema gu~~d~á la inf01:11ación de ~os cheques
to resumen ~.ensual con deb1to alá cuenta Proveedores v crédito a
Banc?,s. Ad1c1onalmente, Contadurí:i podría dispo~er de ~ln progra-
m:3-__que con los datos de!~ operac10nes de bancos (cheques y de-
po&ltos) ef~C;tuase automat1camente la conciliación del extracto de
cuenta reI01tido por el banco. · . ···
.Nota sobre el pago de sueldos yjomales:
, Aquí contar~mos con un ~hivo maestro de persa,nal, de no-
vedades ~n maten~ de cargas de familia y también archivos que res-
po~da~ a~~ necesida~es del registro exigido por fa Ley 20744 y de
la hqmdac1on mensuru de retenciones y aportes. _'
penmtma, cap!ar y _aln:iace~,ar los datos sobre asistencia del personal
para la }?OStenor liquidacwn de habere~ que realizará ¡el computa-
. dor mediante un pro~rama qu,e tome.la mfonnación de1q.5istencia y
_las novecl_ades, y reahce los cálculos del brut9 a pagar, '::ú,í corno de
las retenc10nes y aportes respectivos. · · ··' ''
El c?m:puta~_?r tarnbié~1 pennitirá iu1primir. los recibos de suel-
i::ac1<?nes pe_ retenciones y aportes (estas últimas se remiten a la DGI
mediante: disquete).
j
· ',1
:
 FUNDAC/ON UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERIVANDARIAS'
182
11"·
3.3. Subsistema de Producción
Módulo 1: Planeamiento y programación de la
producción
Aquí 1os princ.ipales archivci_s .para cunsultar-sou~~s .de mate-
rias primas y mate_r?les que _seut1llzar~n.en la producc10n Y el pro-
grama de producc10n; a part1r <lec.este u!t:mo se pueden obten~r au-
tomáticamente las órdenes de produc~10n, a la que acc~deran los
sectores de,Fabricación, Control de.Calidad y Costos.
• Módulo 2: Fabricación': : .• ....
De aé~erdo con los requ;ri~íentos de la o~den de produi::ciót:,
el sector solicitará a Almacenes los materiales necesarios; es!e pedi-
do podría transmitirse a través del c?mputador y ser ate~d1do por
Almacenes previa consulta del .archivo de stock. Postenormente,
los materiales consumidos serán incorporados a la orden de produc-
ción al igual que la manci de obrn uti1izada. . dedor informe al cliente; 1en caso de que se haya excedido en el cré-
: t., ..
Módulo 3:. Seguimiento · . · .
El responsable de Fabricacion dispondrá en el sistem_a de !O- ·
dos los datos de la producción en curso; completada la ~1sma !1!-
corporará las uni.~ades o cantidades producidas y procedera a errutlr.
parte de produccmn. ·· . . es por excepción en los s~guientes casos.
Módulo 4. Control de Calidad
Recibidos los productos tewúnados, y verificada la calidad, el
sector accederá al sistema (con el debido resguardo) para dar su
confonnidad o no al parte de producción.
Módulo S. Entrega de productos terminados a Almacene/,
• Cuando Almacenes recibe el parte de producción con el con-'.,.
forme de calidad y los productos, luego del control físico, les dará .
ingreso en el archivo de productos termina~os. ., . .
Por su part~; Costos proc~~erá con l~ mformac10n dispomble en
el sistema a valorizar la producc10n y a registrarla contablemente.
3.4. Subsistema de Ventas
· Los principales archivos a los que accederán los s~~tores que
intervienen en este subsistema y, en algunps casos, tmnb1en los sec-
- - - -LA-/NFORMATIC)/Ji;
------ - - - - - - - - - - - - - - -'1821
\< LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
tores relacionados con el circuito de Cobranzas, son: maestro de
clientes, cuenta corriente, stock de productos tenninados, lístn de
precios, vendedores, pedidos pendíentes, etc.
1
Módulo 1: Recepción del pedido
Cuando se recibe el pedido, por el nombre o numero del clien-
te se ingresará al archivo de clientes, de donde obtendremos sus de-
más datos identificatoríos, y a los que sólo habrá que agregar la
cantidad y especificación del producto solicitado. Si se .trata de un
cliente nuevo, se ingresarán todos los datos necesarios a nuestro ar-
chivo maestro (Nombre¡ domicilio, situación ante el IVA, Nº de
CUIT, etc.) y también la ¡información necesaria para el otorgamien-
to ·de crédito. i
A partir de ese morrlento el programa automáticamente: valori-
zará_ el pedido (li~ta de_preci?s), ve~~cará si hay_producto en exis:
, te.ncia (stock) y s1 el chente tiene cred1to para ut1hzar (Cta. Cte.). Si.
el pedido es rechazado, ~1 sistema indica la causa para que el ven-
dito o de que aún no lo t~riga acordado, el vendedor puede pasar el
pedido en consulta al sector Créditos.
· Módulo 2: Aprobación del.crédito
· Como vimos, en este paso, la intervención del sector Créditos
. ·
- Cuando se trata de un cliente nuevo: recibirá por separado los
antecedentes requeridos y~ luego de analizarlos, aprobará o no la aper-
tura de una cuenta coniente con el límite de crédito otorgado.
- Cuando se trata lde un cliente ex.istente que ha excedido su
límite de crédito; en este caso, luego de analizar la situación, apro-
bará o rechazará.el pedidp.
En ambas situacionbs el empleado interactúa con el sistema al
aparecer en pantalla la solicitud ingresada por el vendedor y, según
el caso, ingresará el límite de crédito concedido, autorizará o recha-
zará. Luego en la pantalla del vendedor aparecerá la decisión toma-
da por Créditos para dar curso al pedido o informar al cliente.
Módulo 3: Prepan,ación del pedido
En el caso en que el pedido ha sido aprobado (había existencia
y el cliente tenía créditb) automáticamente el sistema emitirá los
Remitos en el sector Alpacenes (sin necesidad de traslado de una
. ' .
 • . 1
184 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA •HERNANDARIA$" LA INFORMA TICA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 185
: l
copia de la nota de pedido) .. ~~te sector sólo debe preparar lamer- :.Módulo 3: Rendición de la cobranza
cadería y entregarla a ~xped1c1on. . Efectuado el control de los valores cobrados con el detaHe del
i
Listado de Cobranzas, Tesorería ingresará al s1stema los datos que
Módulo 4: Desp~cho ·· . · le pennitirán emitir automáticamente los Recibos of~ciales (en este
Exp~dici6n_· récib.>~ las ~ercaderías con lo~ remitas, pero ade- caso los cobradores sólo han entregado :un recibo_ prpvis.priol· Con
más podrá µisponq d~la hoJa de ruta preparada por el c?mp_utador esta c,aptu:a ~e datos .reemplaza la pl_amlla .de iCaJa y pas'a duecta-
y lista para:,org~,ni~ar l~ entreg~. · · · · . . ·· . · · ·· · · . mente al siguiente paso. •; .
.. ,.-... :¡ . .
Módulo 5:-Faétttración A-fódulo 4: Registración y control
Aquí ~dvertirilos dos variantes: . Con los datos capturados por Tesorería, el siste~a: elabora el sub-
se
-· Que la factura haya emitido por sistema junto con el renuto. diario 1de cobranzas y actualiza la cuenta comente de los. dientes.
- Que se e~perJ la conforrn_ación del remito por el cliente, Posteriormente, Contaduria al introducir al sistema los datos
para disparar el procesp de facturación. . . · _ . _. . de los, depósitos, podrá actualizar los saldos de las c;uentas de ban-
En am,bós casos ~e djsponen e~ arch1~0 lo~ ,datos del cliente, cos, ~sí como la. proyección financiera. También podrá generar la
.los productQs .despachhdos, los precms, la s1_tuac1on ante ~l IVA ~el i_nfonnacióq gerencial sobre cobranza,s y dispoilibilid~des .
cliente. Con ·ellos :autqmáticamente -se efectuarán los cálculos ant- · Como recomendación final diremos 'que se deije cuidar espe-
méticos y se establecefá el vencimiento de la factura, según las con- cialmen~e que el acceso a las opciones. para generar .Listados de Co-
diciones de venta.• .¡ branzas,· Recibos y partes de caja, sólo esté disponib]e para el per-
sonal)autorizado de los sectores 'de Cobranzas y de Tesorería res-
Módulo 6: -Beg{faración pectivamente.
· Los datos d~ la facturación son. capturadps autoruá~carnente
en el subdiario de veJ¡1tas y se actualizan. las cuentas co1:1entes .de 4. Lecturas
los clientes, los archiitos de pedidos pendientes y se obtiene la m-
. formación para la: ger~ncia (ventas por pn)ducto, por vendedor, por A continuación transcribiremos fragmenios de tres artículos
· zona, etc.).
•
·1 ·
1
aparecidos en el diario La Nación en lo que va de 1995 y que mues◄
• 1
tran distintos aspectos del avance de la tecnología informática y de
3.5. Subsiitemp de Cobranzas _· · · su impacto sobre la organización del trabajo. ·
. La gestión de cobranzas se centra en la acci_ón que ~eberá de- · .Los dos· primeros corresponden a notas 9-e ,The Wall' Street
sarrollar el cobrador, lque tiene poco de automatizable. Sm e;-nbar- JournalAnzericas y el tercero, más reciente, a Horacio C. Reggini.
go, _si el sistema iptegt-a a los &ecto~ ~e Cobranzas y Tesorena, po-
demos obtener algt1nqs resultados adic10nales_, como veremos; Computadoras e imaginación :
1 _ , • 1 l . _ . . .
. Módu'lo 1: '.Or~anización de la cobranza · · Al cambiar por completo el enfoque, el impresi9rtante desarrollo
· en lla última década de la informática y)a comuniqaclón (telemática)
En este paso esjposible obten~r ~el sistema el Listado de Co- hace posible un cambio que revolucionará el estilo de vida de mucha
branzas para asignar ,a tarea a los distrntos cobradores. gente: el trabajo a distancia. Gracias al cálculo,, el diseño, la escritura,
la simulación de modelos o automatización a distancia, algunas perso-
Módulo 2:•Co~ro . na~ podrán realizar su trabajo en la casa y enviarlo desde su computa-
Aquí no hay mtjdificación. La gestión es personal. dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a la calle. La
informática puede ser la otra vía que evite los embotellamientos. Se
abrirán así núevas "autopistas" de fibra óptica:, de coaxíl,. de ondas de

. 1
 .l
FUNOACfON UNl\!ERS!OAD A DIST4NCIA 'HEFINAi\/DA,C/IAS"
rad,o o vía s2!élite qne, a cl:ferencb de :as"09 r•o•rr:i '5:"1 rio e.lterrrn !a
0
ecoloqfa \i :on mucho mas rápidas.
~.:os::c:emente en las Giuuades del ;uturo lworél r;,a., c., ., . • ... éi,::.'.:··
rat fr;teme,sonales" que c21rreteras. f\lr.i só:o servirán para al•. ,.,~
~~:-~~:~f~~l~;j ~~;:;r{-~~i~~~~~ ~:e;~::~:,~~i~r~~'~\~ 5J~.~~~~~en;;,~!~:~•;i~tfl0p: ,,ir.
va.e o costo 'Jef transporte. Er 1 e:-<:e rilmc:::, iS:2 nuevas pro~uestah parr
[E; ~,isi;:; di:;;L,0rán sE,; mt:.: ar,1pii.:.s qu,~ ía'. avc;íllcss y correr por los e::,
rríl:::s de la capacídadcr.safr,:.i, c::•mbhanrio t sndoqí2 e imaginaci6n.
0
Sfri w~:rns, sín ho.rarics, ;:;in prohiem::.s
¿Habrá llegado definittvaments la hora de !2 computadora?
Temerosos de) quedarse atrás, muchos bancos de los Estados
Unidos avanzan a t~do vapor hacia la rea!izacíón de -;ransacciones
bancaíias desde casa.
El problema es
que la mayoría de los clientes no los sigue.
L.os bancos saben qua e11 los Est:idos Unidos el afio pasado se
vendieron más computadoras personales que televisores de color y
que el softvvare de íir¡am:as personales proli!era por todas partes. Ade-
más, el intento de r./!lcrosoft Corp, de comprar a lntuit lnc., fabricante
de íos programas daitinanzas personales más populares, muestra que
las cornpañías de otrps sect:xes podrfa.n robarse el mercado de banca
desde casa si los bancos no se mueven con rapidez.
"La revolucióri de! conocimiento y de la información destruirán o
modificarán radicalmente las instituciones financieras que han existido
durante los últimos í 00 años", dice William Randls, jete de marketing y
planificación estratégica de Huntington Bancshares lnc., un banco de
Coiumbus, Ohio.: "Creo que los bancos se están dando cuenta que
este es un sector,!lJere y que necesitan participar".
Les transacdóries bancarias desde casa se realizan hoy pm te-
léfono o medie.rüe"urya computadora personaL Los consumidores pue- ·
den usar e! teléfono para, verlficar~aldos, solicitar tarjetas de crédito o
préstamos y,
en :algunos.casos; h:icluso pagar facturas; Muchos ban·
cos ofrecen seNicios.teleíónicos las 24 horas. . •· ,: . _.· •· .
A través deúliá PC, los consumidores j)Ueden Vérificar sú esta-
do de cuenta, hacer.líransferencias'ypagár íacturas e_lectrónicamente.
Los bancos. dicen qÜ\3 pueden rn~riejar los pagcs electrónic;os a cual-
quiera que tenga un41 cuenta banbaría¡ desde un grupo cívico hasta la.•
compañia de te!éfon~s.
J·;A,frapadci$;en la red
En todqs los Jrrculps $e es.cucha habiar de Internet; una súper; -
red de telec_omuÍ'lidcfones que há sido propuesta como mqdelo para·
la creaéión de !a'red!ií:itéligente délfuturo o "autopista infort:náticá", que
\ ·.,
'
Hi7
'.tincularf3 a todP,s )3: rersonas del pianüia. La paiab;2; !riternet r,,ovic.-
ne de "networl< lnterconnect_ion" (interconexión de redes) y se acGf'1ó en
!os Est2dos Ur' ,e: "("d , • :G cua:-:do ccrr\817Laron a comunic,~rse
entre sí los distii:·:oc: tbos de redes s,xístanles en las universidades v
E.·>',·-,, .. -.21: 1 , •"~.- ,; • ~h ~ ¡¡¿,;:ü:: 2 milas de rsde:, qu2
c:.grur)an o ,,,!l!ó, a;'•?. L,0 ua·:iE ;n Ldos los países del mundo. Cada
' ·ic :.:r :.~:.- c:~~k,;l 2'':.:"'c-::inica perfectamente definida, y ei sí:::-
:::i;~¡¿ se ClCUQR oa encamina:· Ío' mensa,9s a través de diversos cen-
Fos ;_¡ue 'º L:cr
\':3.nE-firiendo ci8 r,2d e,1 red hasta llegar a su destino fl-
ilaL Su seiv•cio ::::'e ccrreo electrónico se ha converlido desde hace v,•-
rros años en un medio habitual de relación dentro de la comunidad
cientrfíca intsmac'oral. Dfa tras día se incorporan nuevos servicios ,1
posibilidades, as; co77~ 'lUevas clases ?e
usuarios -comerciales. gu~
bemamentales-- qus ,s. estan proporcionando p~ogresívamente nue-
vas ca~acterísticas y m~oalidades. Gíacias a los avances tecnológicos,
en un tiempo no muy leJano, en esta red electrónica podrían converger
todcs los medios de comunicación actuales (libros. diarios revistas. ni·
dio, televisión, teléfono). Esta conjunción de fortTÍas de ~xpresió,; or-
q_uestad;:,s por cc:nputadoras produciría un supermedio de riquez2 inu-
sitada.
La súper red informática en formación nos promete un sistema
en el cual todos podremcs participar y crear et¡ ambientes donde esta-
remos comunicados con cualquier persona o institución deí mundo
P_rom~t_e nuevas forr:-:as de trabajo, de producción, de aprendizaje, de
01vers1?n Pe~o para que este.~ promes~s se hagan realidad siguic:ndo
U;'1a _onentac1on deseable sera necesano algo más que posibilidades
tecrncas.
L ¿Cómo hc::. t'.Yoluciom:,_do :::luso de la tecnología inforrn..iüca
en la tarea administrajva. ·· ,
·. 2. De las tecnolcgia:; destructivas que mencionan Hammer \'
Charnpy, ¿cu:í.l consi...cra usu~(l qÜe tendrá raás impacto sobre los
sistemas administrathos? Dé sus razones,
·.e: 3,. ¿Cuál es, en ~u opinión, el ?rden de importancia de las mo-
d1i 1cac10n:::::s en los sistemas adi::pnistrntlvos corno consc::;cuencia de
la infon_na~ización_?_Tc\me cómc?refeíencia 1o dicho en ei punto= de
esta Unidad y Jusuhque su propue,sta.
. •~4. Con rcferenciJ_ <i ia. mo"ilifica~ió.n en la distríbu_ción y carg~
de ,a.reas, proponga c..es e-Jempbs d1stmtos del menc10nado e;i ¿1
texto.
 188 FUNDACJON UNIVERSIDAD A o:sTANCfA "HE:HNAJ\1/J}J¡/i/,f\;;:,

5. Compare las res.puestas que oportunamente elaboró para la

pregunta 9 de la Unidad 5, y para la pregunt!"3 de la Unidad 6, con
las modificaciones -a los subsistemas respectivos ·que se presentan
en esta UnidadO"Señale l'as principales diferencias.
6. ¿Cambia la rel~ción entre-los subsistemas de Ventas y de
. Cobranza a partir de la ínforrnatizaci~n? Fundamente su respuesta.
7. ¿En cÜál_de 1os ~inco subsistemas las modificaciones por la
Ln ee➔PPJlll'ili1w,
1

introducción del computador son más significativas?. Fundamente 11 ,h,~

su opinión. . · -· _· 1· · .. . . . · . 1

8. ¿Qué"eleme:nto tecnológico :Común encuentra en Jas innova-

ciones a que.s.~refi~re~ los tres artícu]os pedodísticos que ha leído {péndice 1
en el punto 4? Explique, brevemente. . •
9. ¿Qué posibilidades y qué dificultades _vé eri la aplicación de
]as ·innovaciones tecnológicas que se han comentado en fa Unidad, .
a su realidad 1ocal?· i· . . . .
: 10. Reflexione a particde 1o__ que ha·Ieído en esta Unidad; so- :Proc~dimierttos Administratiwos
. bre _é] futwo :del trabajp humano. Stntetice ~u _respuesta en tres as- 1

pectos que c·onsidere mrui relevantes. · ·

i

. i .
N.oima ~M 3f501 (octubie 1984i1~
Snnbolos para _1$ representa~ión··gráfica
O. Normas por coJilia;. . ; '.
. . 1 . '
OJ. Para la áplicaé:iól' de_ esta norma no es necesaria la con-
sulta de ninguna otra. . . .· ·
.
'. , .
1

. .
l. Objeto . · .· .
, 1J1. Estableéer los· sí - bolos ·por utilizar en la 1representación
gráfica de procedimientos ,dministrativos .
. 2. Condiciones genrrales
' .
i

1. Cdrresponde a la.revisión de 1~ edición de noviembre de 1973. i 1

¡
!
-90- - -FU/1,'[J,:C/Oi'V UNi\!!:?S'OAO A DIS!AVc![I.\ "l:-fEF/_Jl/,~.FJQi\11/AS" )PENDICE ,::,F?OCEDIAJIENTOS AOMIN!STí-/A-:-rvos
1
1.

1 Nº 1 S1h.1BOLO DENO!Vll• SJGNIECADOY ~ir~·¡-;~\:1;. ¡·· .

SlGNiii'f(.:Afü) V ·.. /¡

rr=---. NACION

tJor~amenlll
1 CONTENIDO
' Can tiene la denominación abreviada y
· la cantidad de ejemplares; esto tambiin
r11ede rcpresentnrse mediante la
snperposíción Je figmJs. Se utiliza
cm1do se representa :n doeumento y
:r---r-------'----'--N_,A

8
__c·_m_l¾_i_J

AJtcrnativru
co~'l':TNIDO
Se utiliza para inái:::m que en el
:•mcedimiento pueden originarse
d1sumos cursos de acción.
j
¡
//

J'

· se deben numerar los e3emplares.

i
----------------¡
Representa toda acción áe elaboración,
Representa el conj:rnto de acciones cue /i

1 modificación o incorporación de 9
/ ,
Proceso no
se desconocen o qc1e, definidas, no ·
interesa representa;-.
¡_11

2 infomiación o decisión. _J
1

'1 representado
U
j
r
Representa el desplazamiento físico de'·-¡
1
1
Representa toda acción áe verificación.
. ''
¡ elemento portador de información.
10 Traslado
3 Control 1 1
1
¡
1
1
r·- ~
---------- ----· -----·· ···------·,
'i'
···------¡Representa toda detención transitoria 1 t
¡
Represen la el desplaz.amiento de k ,
información, sín désplazam.icnto físico

4
D Demora
¡¿e I proceso en espera d~ un
~osredmi~to d"mnimWo. Jl l 11 . . Traslado de
información
de los elementos qut intervienen en e,
proceso.
1 ' ----
•···---

1 . Repr~.~enta el nexo entre

5
Archivo
transitorio
1 Representa el alma~enamiento
, sistemático en forma temporana de
1 elementos portador~ áe_inf~rmación.
1 .~ 12
~
í
~J 1
Conector

!
' procedimientos, procesos y entre
páginas en un mismo procedimiento.
1

Indica el cruce de do, comunicaciones

Representa el almacenamiento ·¡ independiente, cmre s(.
,istemátio.1 en fotrna permanente de 1 B --- ( '\ I'uente
Archivo e1' " " " <o, po,radoc~ de inform,ciCm.
6
definitivo
1 ·.

Representa la eliminación de la ·

X
información, se destruya o no el
7 Destrucción eiementD portador de la misma.
 APENO/CE 1. PROCED1MIENT9_S ADM!Ni5i,!f1A TiVOS 193

Norma IRAM 34502 (setiembre 1985). 1

_____T~f_!!icas ºªr~ lab°epresentaciÓl!..o°!:?fica~ ~· ·
O. f'lormas por conshzrar
, 2.5; Uniones de líneas de secuencia. Se efectuarán formando
u:1 anguio recto.
!
IRAM¡ ! TE1'1A
4502 ! I:.ínei:\S 1·- ~,
j ,--o-

1 4503 i I..etrc.s
3450! , Símbolos oam ia reoresentación gráñca
14co3 J Une::rnlen:rJs ge11en:tks para el diseño del
f'omn lf!º
1

- J -
~
. oara :a
,~. ..--
., ~'ti ca
. representac1on
!

l. Objeto 2.6. Entrada y salida de lineas

1.1. Establecer las técn:ícas a utilizar en la representaGión gráfi-
ca de procedimientos adminisLrat1 vos.
2. Condiciones gen.erales
2.1. Dirección d~l dis/eño. La representación gráfica, del pro-
cedimiento se realizará en¡ sentido descendente:. se podra usar el
sentido horizontal cuando el desarrollo del proceso detenmne un
pase de unidad o s.ectór. S~ po~r~ usar el senü?o ascendente para
indicar retrocesos en el proccd11mento y tarnb1cn para otros pases
cuando lo motive la econonpfo de espacio en el diseñe.
2.2. Ubicación de símbolos. Se,pj:Jicarán dentro de .columnas,
que representan cada una, una unidad ífsector.
1 trada pero del.que no hay salida.
. 2.3. Línea de tra.sladiJ e de toma de información. Se indica-
rá el sentido con una flecha, que no será necesaria para líneas des-
cendentes y horizontales cOin sentido de izquierda a derecha.
2.4. Cruce de líneas~ La representación gráfica del procedi-
miento se realizará evitandp eri lo posib1e que las lín~as de s~c~:n-
cias verticales y horizontales se crucen. Cuando sea nnprescmdi~le
un cruce de lineas se utilizarán puentes de media circunferencia.
Los puente~ de_berán trazarse de fonna que la concavidad teng::i e1
mismo ser1tido'dé la linea a: la que corta.
, 2:6.L La. entrada de líneas a l.os símbolos podrá ~fectuarse por
la parle su~~nor o l:teral y su sahda vor la parte inferior o lateral,
:º~ ex.cepc10n d~l s;m_llolo de :1temat1va, en el que la linea.entrará
urucameme por el vert1ce snuenor.
, . 2.6.~. Los símbolos se' clasificarán en función de la rntrada v
sa11da de líneas de acuerdo ton los apartados siguientes: · ,
ª! Símbolo inicial. Aqué1 del -cual partc~ri. una o más I lfaca:o,
pero ninguna llega a él. ·
b) Símbolo medio. Aquél al cual llegan y del que varten lí-
~~- . .
e) Símbolo finaL Aqué 1 a1 cual llegan una o más lfoc:is de en.
2.6:3. De ac~erdo con los apartados indicados en 2.6.2, los
símbolos establec1dos en 1~ n_orma filAM 34 501 poJrán ser em-
pleados en la forma que se md1ca en el título siguiente:

Cm1.:sponde ,\ la revisión de \a (:dícié,11 de mayo Je l 974.

194
....
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARJAS"
T
.
<
<

APENO/CE 1, PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

2,9; Representacióh de la emisión del formulaiio

195

1
Título l
2.9. l. Formulario júnico. Se representará con el· símbolo de
operación, consignándose a continuación la designación del fonnu•
• 1
Símbolo (ver norma IRAM 34501) Inicial Medio Final lana. ·
.
1 Operación
'<
X x X
2 Control X X
~ Demora X
4 Archivo transitorio X X X
5 Archivo defini tívo X X X
1---

6 Destrucción "!\ X i .
2.9.2. Emisión de ~ps o más formularios con recalco simul-
7 Alternativa X táneo. Cuando dos o más formularios se emitan simultáneamente
8 Formulario y otro soporte de información X se indicará la cantidad dje ejemplares de cada urio de ellos.
1
9 Proceso no representarlo X X X
··-·
!O Traslado X ¡

11 Toma de infonnación . ,. x- l.
!2Conector X X
1
\
2.7. Diseño de ejemplares superpuestos. Se dibujarán super-
pue~tas Y. ~µlazadas tant:15_ ~figuras c~mo ejemplares intervengan
en ~a acc10~. La superpos1c1o_n_ ~e realizará preferentemente hacia
aba_¡o Yh~c1a 1!3- derech~ adrmttendost¿,~como excepción, el uso de
las tres d1~cc1on_es restántes, cuando ·así lo justifique -una mejor
representac16n grafica. Nota: El dibujo tepresenta un conjunto de 4 ejemplares Y 2
formularios (de 2 ejemplares cada uno"de ellos). ·
- 2.1 O. Represientaición sobre la distribución de ejemplares.
·Se dibujarán las líneas ¡de salida partiendo de cada uno de los ejem-
plares o de cada grupo pe ellos.

.... ....

-
2.:8 • Ide~tific_ación de varios ejemplares de· un mismo for-
~,µ~p()._ .~e,.,gieµ~~cará cada uno de los ejemplares, mediante un ·
numero, una letra;--o:n color u otro símbolo.
 . ! 1 • .

·196 FUNDACION UNIVE:frS!DADA DISTANCIJ¡ "HEANANDARIAS" .

2.11. R~presentaci~líll la operación sobre un ejemplar de
un formulario. ~e reprefentará ponsig~ando el símbolo col!~spon- APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 197
diente sobre la lmea de secuencia .del eJemplar afectado, umendose
luego las Hm::as. 1
2.14.1. Símbolos de oper~ci~n, ~~ntrol, demora,. cm¡¡ecmr y
' proceso no representado •.Se mdtcara Junto al símbolo, en forma
sintética, el tipo de operación, .control, demora, conector,· o proceso
no representado,.según se trate.. . ·

o
2.14.2. Símbolo de archivo transito,rio y archivo definiti-
vo. Se indicará junto al símbolo,en fonna sintética, lsu forma de
ordenamiento. ·· · ··
2. t4.3. Símbolo de destrucción. No es indispensable especifi-
. 2.12; ·. R~presentaci~n del fraccionamiento de un. ejemplar. car descripción. · .. .
Se indicará con líneas de secuencias divergentes, que parten del
símbolo de. operación, ~dpresentándose a continuación de estas los
. 2.14.4. Símbolo de alternativa. El tipo de alterp¡~tiva se indi-
cará cercano al borde superior izquierdo del.símbolo, ,y junto a cada
documentos correspond1dntes.
una de las líneas. de salida, la alternativa. de que se trate. Las líneas
1
de salida se indicarán: ·· · · · ·
a) ,hasta tres opciones, médiante el trazado de tant~ líneas como
sali1as haya, desde cada uno delos vértices haci_a los otI-9~ símbolos.

2.13. Representación de la operación y control. Cuando se

. realice una operación y hn control en forma: simultánea, se podrán b)rmás de tres opciones, mediante el ·trazado de ~na solaHnea
representar en la forma siguiente: . desde el símbolo, la cual se reunifica en forma horizontal o vertical,
1
con el número de líneas necesarias.

10 . 1

2.14. Indicación dJ fas df!Scripdones en formularios que no

A
~ e e o l
A

tienen columna de descripción:

e ,
1

_D
 198 FUNDACJON UNIVPASIDAD A DISTANC/Aw,¡HE.RNANDARIAS" ·APENDICE-1. PRctEDIMIENTóS ADM/N!STRÁ TIVOS t99
• . 1 •
. 2.14.-5. _Sí~boJo de f?rm?!ario u otro soporte de informa- -. ,. ~ ""Nonña.IRAM 3,4503 (mayo-·de í914). 1 ·
~ión. Se ~~d1~ara la d~nommac10n del formulario u otro soporte de
mform~iop JUJ\_to al s1mb'olo, en fonna sintética o codificada Line~mientos g~nerales para eldiseño de
. Eje~pio: facrura, nota de crédito, etc. La denominación del formularios pa:&J-a la representación .gráfica
t1,po de ele_mento po.rtador de infonna:ción se indicará dentro del . 1
!

s1mbolo.- EJemplo_:":C~nta magné~¡;;~, t~rjeta perforada, etc. Cuando {). Normas por con~ultar
. se trate un formulano no es ne~sano identificar el tipo; · 1

IRAM- TEMA

Ma,Nm
OIIUClare,s
_·
§ Cinta ·
l)llrlorada
3001
34502

L Objeto
i
1.1. Establecer los lineamientos generales para el diseño de ·
2.15. Indicación de ladescr_ipción en formularios con co- formularios para represedtación gráfica de procedimientos admi-
~- . -lumna de ~e~~ripción. ~e indicará dentro de los números cardi- nistrati:vos.. . ·
nales, descnb1end~se el tipo de operación, control, etc., en fas co-
lumn_as correspondientes. Nq es indispensable en el símbolo de des- 2. Condiciones gen.erales
.trucc16n.- ·
2.1. Formato de formularios. Los formatos podrán ser los si-
._ .2.16. ~dentifi~ación de! símbolo conector. Siempre se identi- guientes: (IRAM 3001)
ficará el conector con un c6d1go. - · · ··
_ .•,.,2.n_. Car~cterísti~~s ~e.las líneas. El grosor de los trazos a IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
utilizar ~n la d1agramac1on, serán de 0,5 mm. para los símbolos y IRAM A3 de 297 mm x 420 mm
de 0,8 mm. para los traslados. · IRAM 3 A4 de 2971t1m x 630 mÍn
2.18. Distancia de fos símb()~o~ en~e sí: y de los. símbolos y IRAM 4 A4 de 297 mm x 840_ mm ·
los traslados. ~e estlilblece ?Orno distallCla mínima·5 mm., salvo en
el c:aso de los ·s1m9olos .q.e eJemplares superpuestos. Las hojas podrán u ti¡izarse en forma vertical o apaisada, prefi-
. •,,. •' .. ',. -~:..,.,:;;:,/' ~-"1.,.r.:"':" """1.,,,i.,. ;' .·., ·, .~-. ' • • ...... ;,¡ .... _ ' • riéndose en· el fonul;ltQ lRlAM A4 la colocación vertical y en el for-
mato lRAM A3 la coloca4ión apaisada.
2.2. Márgenes. Se feservará un· margen de sujeción, no me-
nor de 25 mm y márgene~ laterales apropiados a las necesidades y
presentación. !
_2.3_. Pleg_ado de foi!f1ularios. Se tendrán presentes los requisi-
tos s1gu1entes: 1 · ·

a) que quede libre el!margen de sujeción;

b) . . que en el formu~aifo'.plegado quede _visible el encabeza-
miento que sirve para acc~der al formulario; _ .
• . -~ -. . ., , e) .que ~l fonnato de~ forri:mlario plegado &ea.el A4 .

. f. _Incluye módificacióh de mano de 1978 y Fe de errata de setiembre de 1980.

!
 !.
200 FUNDACION, UNJVéRSIDAD ADISTANC~- •HERNANDARIAtr APENO/CE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRAf{VOS 201'
1 ' ' .' .
. 2.4. Có~_ponentes. ~el form1.1~~io · · ·· _ . ;Norma IRAM 34551, (dici~bre 19~6).1
2.4.1. Encabezimiepto. Se;·ool_oéará en el ángulo.~petjor iz- Manual de Procedimientos ¡Administrativos.
1 1
quierdo o en:el margen ~zquierd'o.y. podrá contener fos datos si-
guientes: d~no~in~oión de la ·émti_clad, denominación del ;~roce~ií- Contenido y preseritaclón 1 · 1
: •

rniento, caractensticas del relevado, propuesto o aprobado, identifi-

cación y focha correspondiente a la carapterística del·trabajo. · 'O. Nonnas por consultar,
Laj
2.4.2. A~cio;11es•. incl~sión de .esta column~ será optativa,
quedando a cnteno qe qut_en d1se~~ o use el formulano. . _.. · TEMA
~.4.3. Datos co,mpl,men~os:. Será conveniente i:esery~ un 3001. Formatos finales de papeles de laSeñe
espac10 ·para.los..datqs.co1¡11.plementapo$. Preferentemente se utiliza- Parte I A. . :
rán los ángulos hbres... · i . · · · ·· · . 32101
Representación de fechas calendario
anie! in · · · · · •
2.5. !)is~ño del' fonr.ulario: El.diseño del formulario·se ajus-
34501
tará a los md1cados ~~ la pgura t. · .
• ~ 1 • 34502
!:;:nca~mlanto -._; ¡ / Unidades tunclonalas
_, / 34503 Lineamientos generales para el diseño.del
. caJii
34504 ¡1
34512 1 l

,l. Objeto J alcance , :¡

1.1. Estabiecer el.córitenido:y la presentación de ·un manual de
procedimientos administrativos. _; : . · · . 1 .
1.2. El ·conteni_do ~~bletido tieJJe
1 c~ter
enunciativo.
i!
12. Conten~o del manual . ¡.
1 . 2.1. Contenido. Contendrá· la enunciación de la codificación,
&tcabezamlento . i· / Unid~• funcionales la deµorninación y la cantidad de páginas de cada i19rrna de proce•
, dirniento o parte del manual.
2.2. Objetivos. Contendrá la explicación de lo~ propósitos de
la aplicación del manual y, cuando fuese necesariQ,I Q.e los motivos
que le dieron origen. ·
2.3. Responsabilidad. Contendrá la indicación de la unidad
orgánica responsable del cumplimiento. .
2.4. Alcance de los procedimie~.fos. Contendrá la indicación
die los entes en los cuales se apli~arán los procedimientos y las cir~
cunstancias en que deben empl~ai'se o, por vía de e~cepción, cuáles
son los límites en_ que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.

l. Corresponde a la revisión de la edición de diciembre de 1979.

: ·: ... ....... ·. \•·.-.-'..f.:-:':.-·.. : .. i
~};füui;S@fofüf~í~~filGb~ti0•: J. {;·,, . ,..· ,. ~~-- ---~·~-·~·····
'
 11'"·
202 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"
2.5. Instrucciones. Contendrán las concernientes a:
2.5 .1. Codificación. Explicará el sistema utilizado.
2.5.2. Actualización. Indicará la forma de identificar las revi-
siones modificaciones o actualizaciones, quiénes pueden genera~-
.las y p~r qué medios, y cómo introducir el nuevo material o destnnr
· . el material invalidado.
2.5.3. Criterios de cumplimiento. Enunciará explí?itament_e
los criterios que permiten discernir el cumplimiento o 1~c~mpll~
miento de los fines para los que se establecen los proced1m1entos
del manual.
2.6. Normas de procedimientos. Estarán integradas y ordena-
das en la forma siguiente: • 2.12. Num~raciómde páginas. Cada nonna de procedimiento
2.6.1. Cursogramas .. Representarán gráficamente fos procedi-
mientos administrativos (IRAM 34501; IRAM 34502 e IRAM:
34503) comprendidos en la norma. .
· ·· '· 2.6.2. Normas de trámite. Describiráhla secuencia de los pa-
sos en los procediniientos administrativos.
2.6.3. Foirmufarfos. Contendrán las instrucciones y refe-
rencias para la utilización de ~o~os los documentos y compr?bru:i!es
que circulan dentro de los d1stmtos sectores de una orgamzac10n,
sus diseños y especificaciones y modelos de llenado. . A4 (210 mm x 297 mm)'e IRAM AS 048 mm x 210 mm).
· 2.6.4. Anexos. Podrán contener las tablas, cuadros, ~r~~cos,
ejemplos. de aplicación no~al de los proce~~ientos, anáh~1s de
casos límites para la aplicacion de los procedumentos, y demas ele-
mentos que se considere.n necesarios. · ·
2.7. Glosario. Co~tendrá la definic"ión. de los términos no téc-
nicos utilizados. .
2.8. Indice temático. Comendrá la enumeración de los distin-
tcs term1s que comprende el 1.r,armal, .pr\lenados /'alfabéticamente
Cuando los temas estén inclujdos en otros manuales,;p.oorá conte-
ner referencias cruzadas.
2.9. 9:eferendas cr.uza.dJts. Conter:drá la infortnación necesa-
ria para 1a ubicación de lol'l temas que comprende el manual y que
se: halla.ri desarrollados en otros manuales o aparecen con otras de-
nominaciorí~W.' , ..
·· 2.10. ~iifkación y asesoramiento. Contern;irá los datos de la
· -unidad orciáiíica facultada para verificar el cumplimiento y asesorar,
er: ·,::'aso ct:ctÜdas', sobre el empleo de los prncedimientos. ...,.
· .:.·In. Indicación de fechas · ·
.. APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T/VOS 203
2.11.1. Fecha de emisión
2.11.l.l. Se indicará en cada página de las normas de procedi-
miento y de las partes del manual, a los efectos de poder identificar
las distintas ediciones o 1modificaciones de la nonna.
2.11.1.2. Expresará: la fecha en que se aprobó el manual.
2.11 Fecha de vÍgenda
· 2.1 j .2.1. Se indicaq. en fa.nqta de distribución que acompaña a la
nonna de procedimientos10 a las correspondientes modificaciones.
11.2.2. Indica!á 1~ fecha desde la cual ~s obl~&atorio el cum-
plimiento del contemdo del manual o una modificac10n.
y cada parte del manual¡tendrá enumeradas sus páginas correla~iva-
mente a partir del Nº 1, indicándose en cada una de ellas la cantidad
total de páginas después, de una barra.
El~~plo: 3/20 (es ~a página 3 sobre un _total _q~ 20).
3. Presentación del manual
3.1. Formato. Se 1adoptará alguno de los establecidos en la
norma IRAM. 3 001 P~rte I, preferentemente los formatos IRPJv!
3.2. Armado. Con el objeto de facilitar la _co_nsulta del ma:
nual, la parte correspon~iente a normas de proceclim1ento se annara
en la forma siguiente: ·
3.2.1. El extremo derecho del anverso de los cursogramas estará
adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverso de la hoja 1el titu-
lo la norma (fig. 1 y 2,), manera que, al desplegarlos hac~a la ,
quierd~ qu_eden visibles los curso gramas, facilitándose de esta torma Ja
consulta simultánea cursogramas y del texto de la norma.
3. A continua:ión dtl texto de la norma de trámite, se :n-
corporará la sección Ge formu:arios. El diseño de los formularios
estará adherido al borde lateral derecho del anverso la últim2
hoja de instrncciones de cada uno de íos fom::.ularics que . ,
gan en la norma, facilitándose, de esta forma, la consulta smmlta-
nea de los cursogramas (ver 3.2.1), del texto de norma y del di-
seño de lof formularios.
3.2.3. Los anexos pueden, según convenga, adherirse de igual
forma aue los diseños de los formuJa'rios.
• 3.2.4. Par.a facilitar la actualización del manual es conveniente
que·'I'.áfhoJas"'seán removibles.
 204 FUNDACION UNIVERS!G>AD A DISTANCIA "F{ERNANDARIAS"

Anverso del cursograma ! ;

~ - iii i uJi iilfil'li111Dil~rm:Pillit'ft0Mtt

, RNS-LlUZ#-Eii

-- Apéndice 2
W 411JWt-LJ&J i'B'flrwJ-iHWMlli M
'"'

Hojf.!5 de lnstrucclones. re-

Régimen de facturación y
ferencias y aspecilicado- •
nas de formularios B. Registración de operaeio~es
• • 1 1

. 1

i •.
. ·A través d~ faR.G. 3419 (B.O. 29/10/9]), 3434 (B.O.
05/12/91) y 3803 (B.O. 04/03/94), la D.G.Iestabl~qió una serie de
1

.Figura. 2. Dirección para e1 pleg~dg . d!sposiciones ·~cerca de la emisión de comprobantes y la registra-

c16n de operaciones. . ¡
. Este regimen normátivo há provocado modificaciones en los
sistel!las administrativos e incluso ha afectado cie$,S prácticas co-
merc1ales.
A continuación se muestra una serie de cuadros (Fuente: Uni-
verso1 Económico - CPCE) con los aspectos· más so~resalientes de
estas resoluciones. .. ..

Figura 3. Plegada

. 1

Nota: Cortes ~ el
 :••,/\/:\::L ·;
'''",/'\_.
':::.{~{:: :i~.
APENDfCE 2. REGIMEN DÉFACTURACION Y REGISTRACION... 207

2. /, Emisor O)
-- Número de ejemplares a emitir y 1
.2.l.L Nombre y apellido o razón socinL
destino (Art. 5j / .2. L2. Domicilio comercial ( 10)
....::..· Requisitos que deben contener los !. 2. !.J. CU!T(7)
comprobantes (Art, 6j _ 1 2.l.4. No inscripción Imp. lng. Brutos (o condición no
Manuales _: Documentación relativa al traslado y ; contribuyente)
entrega ~e productos (Art. 7º) _ 1 2. l .5. No inscripción y denominació11 de Caja de Prevísién
_:. Idenlificación de facturas (Art. 8j ¡. Social o en su defecto el número de cuenta.
Sistemas de - ..:.... Medidas mínimas del comprobante y 1. 2.l.6. Leyeda "!.V.A. responsable inscripto", "!.V.A.
}i'¡¡¡ctm:-adón ubicru.:i9n de determinados datos (A.rt. 1f·responsable .no inscripto", ''no responsable LV.A.", o "!.V.A .
9•; - exento".
2.1.7. Fecha inicio actividades (en los c:isos de comprobant~,:
Comp~tarizados El carácter de comprobante estará dado ~'B'' o HC")··
Electrónicos porJa cinta testigo, formul~io o listado 2.2. Cumpr·i,banre
2.2. 1, Fechn de emisión.
· 'Electromecánicos _coÍltít'!UQ (aplicable al dupltcado para el
- Mecánicos - emisor);··_ 2.2.2. Numeración consecutiva y progresiv11. (I}
2.2.3. Nº de remitos vinculados con la operación.
·2.3. Ad911ire1ue.1· _
2J. I. Sújeros inscriptos. no inscriptos, no ,tlconzndos o
. exentos del).\/ ,A.
2.3. !. l. Nombre y. apellido o rnzón social.
2;3: l.2. Domicili9-comercia!.
2_1, !.3. l;:.U:!:T. (7)
2. Ds,os que deben cen.J 2.J.L4. 'carácter que reviste en e! l. V.A.:
tener los comprobant,es , -"LV .A> Résptinsab!e [nsc;i pto".
..;''!!V.A: Respónsab!e no lnsclipto".
nes reoliZJ!das por responsables ::.•!tY.A): sponsable"
'i~~tjptos ~Cl!I sµjeí9,!i)J'f;fliOS, _no re:-,ponsables o .. _ • >'t•·r:v.A; .. o';. ,
\iiñsumidoi"es fl¡1ales'e11•el l.V .Ac,s1empre que la em1s1ón se :2:3,:2.:Ci:insúrniclores finales
~fice en el higrir }' Op<?~Unídad dé perleccioaarse la i 2.3.2.. l:;Óperocjój¡ igual o Superior n $ 1.000.
-~ptÍtiléÍón: __ - - izados por mponsables.no -;2.3.2.LIU\pellidoy nombre.
íllScl:ip¡os-; s. no !llc~zndos. . · · l.J.2. l .2; Domicilio.
:'Lt.2; Tripli es realizadas por responsables 2:3.2. q:'.l::ttt:T..
)rjssripro~:/ . _, , - . ./ _. -_ ·· De no ¡xiseér; .
''l-2,, Cumpliui . w1m1.:. .; _- - -. - •· • , - Clase)' N~ di documento de identidad
Jodós los,.ej~mpl¡¡:¡:es:c,91'1f!ndrán los ~?sy se aJust,l!1ÍII afos -E11 d ca:il:iJ!é eitranjeíos (Pasaporte o
. ~~isit0,)lel ¡:iqel,lni~~lil~e les diera ongen. 2.3.2. l.4;¡t~y,enda "A CONSUMIDOR
.-1;s.pesti11p _ ___ :.•~,.•_:-:: - -;¡.;:t2.2: ()j)i:ración inferior a$ 1.000.
/f.3il: Origina,lr(9) A~il1i:e11te. Sólo '.'Al',;:ClNSUMIOOR FINAL".
'•1'32 .Duplicm!ol · · -. ·.-·- . ,, J. - - · :- · ~rai:itín {R)
iúfa: -. -- . . po~der siÍ emisión en forma ! '_3; L . _. . .~el objeto (bien vendido, etc;). (2)
~ilíltgntpria) Adqú!renr~1,guien debe nrchiv?1'\º por s_ep~<i?, '.lil. :Candcl.i(Jesqe:bienes enajenados.
•• 5ir4~~a¡:lo por PrQV:1:1.l~?.f,~• por fechn de emmón, a d1spos1c1ó~ ,4:-1tiipori/i.'1e)-11 •¡iperacián -.
\le la-D<ll . . · · ,,,,. -· · -. 4. L Prei:fos:uni_tarios y ,orales.
4.2. Todo otrp concepto que incida cuuntitativnmente en el
ilnport~- - ' /i;oreración. .
 .. 1 ', ' ....

_208 FUNDACION UNWER§IDAD ~- DJSTAN~IA "HERNANDARJAS• ' . ' .. ; '. ·. .i

1 APENDICE2. REGIMEN DE FACTµRACION ·y AEGISTF.1ACION... 209
f
• 5. L .A. c1,~11á!dá en}a ope':lfCilm
1 ; •
;
'' .7dq;.RlDte'
··_,es¡i~~ ., Responsable' ! Sujetos ·
Adqrír/:
V[,.,.. Res~onsable
inscripto.
R~~able
.np mscnpto.
SµjetQl!_ ..
exentol· O no
· mscnpto. no inscripto.. ! Exelll:os o no
, . lllcan:r;ados,
ruCIIÍlzadOS. Consumidores
Consumidores Vendedor finales.
; Erlaienante fmales.
4. Resumen de letras y · Respo11Soble
!. i -AlíéuotÍI
1:V.A;
. . fdern. illem
.. ( a ~
NÓse .
di~ina ejemplares ' , inscripro. A
(Triplicado)
B
(Duplicado)
·.,.
1 1 ,lm~e . acrecen- tV;A:: . ;
1.V .A. lllllliento (4) Responsable
.¡ ¡ -Restlllltes,tri- !.V.A.). ' noinsaipto..
1 ' butos que no (3) ·,
Respons.ible ':inlegr-1111 base ·. Sujétos e (Duplicado)
1, Datos que deben con- .' ínscrfoto •. imponible..· .. Bxeruos o no
tener )os comp~balltes r -IIIÍpOftO alcam:ndos.
(continuación)" · percepción Solamente con:
l.V,A.y Certificado-o constancia de inscripción.otorgnda por la D.O.I.
1 norma Pana ello el ndquirente podrú oplllr entre: •·
aplicu!>le. 5. Fonna de acredita- 1. Exhibir origilllll y entregar fQIOCOpfa de los Aludidos
1 dón C.UJ.T. o insaip-: comprobantes. · ·
Resix\nsable No correspDDde efectuar discrimlruición del dónenelLVA.. 2. Aponnr fotocopia :.11Jt11nticada de loo mismos, ~oo la ímna
no i~ripto LV .A. · origino! del conttiwyente, presideme, lfflllle o persona
de 'dam ':mda, . ·I . . ¡i · .
. . b1 . m.tte DUIOrl_ . )' . • . Ii
6. ltk~íf1eac:wn dtl qulln imprimi6 ~I r:amprubantc ( 14) ll.S).
¡ 6.1. "!cmbre y apellido o. nu.dn socull: • ! L ·' ·6.J. Obiigaci,.:, 1 • · 'i ' l j ·. .
·6.2. a.U.I.T. · , ' . 6, 1.-1,' '.Todo tra.rAAó '/.. éntrq,11 de productos deben1 efec:luarse
!· 6.3.~hadeimprelidn. . · con. respaldo: doci:anentario (fuCÍl!Jl':. remito, gilm, etc.) . .
\
6.4 N° de hallilitsidn del estableclmiealo. · · ·Se coniidétar6n válidos los cO!DJll'Oblllles (gulas, etc.) qoo se
u: y
El primero el 611imo de llll N", de los doannentol que e~tan en· cumpliroÍellto de otnij llOl'lllm. naci~. .
COlllJl!Fnde la impresloo. .· , provincillles o municipales _que reglamenten el ttjlslado ylo
entrega de bienes, siempre 'qlle los mismos COO!~PR los .
1 daros indimlos. · . . ; ·: ..
,JJ. U,tra "A" (J) . •
· Res¡xlm:ibles inscr'tptoa en el l.V.A. que realicen 6.1.2. Tal obligación rige aun en los casos de traslndos o
éntn=gas qoe se realiceÍi a un tftúlo distíuto de la ~omprn-
,o~íones con: . . · 1
venril éonsign¡¡cillllés, muestms, depósi~, n:mis/ones en~
• Orms responsables mscnptoa. · 1
• Responsables no ~plOS. 6. Doc:umenlacióo, tras--.· fábricas y sucumles), · ·1
lado y Bitrep produc- . 6.2. Dtit11s conJf!JJido., en la documcntacitÍII
¡J.2. Lt,tra "BM (SJ
i Res~nsables inscriptos con sqjetos elll!ntOS o no \. 6.2. l. DatOII Ínfnimos. . .
tos primilrios·o manufac- .Los mis~ ·elementos mendonados para la erni~ión de los
jres'ponsables oconsumidores fmales. 1

...._ •• def:
3. lden........CIOJI
. ,J.3.*n "C"
ac• i Cua el respomoble sea:
turados comprobantcS, con excepción de la indicación de\los remitas
(punm 2 de este amclro). ( 11) (12) · :
.6:U Empresa ttansportista (de.corresponder, e~ caso de
•
turas o docume~t• eqai- \ . Res nsllble no inscripto. uanspone porren:ems). '(6)
Ylllentes (9) (13) ' · · , . Sujeto aento o no olCUJ:mdo. · , .
6.2.2.1. Apellido y,oombres o ramn social.
'.3.4. Ltl, Remitn.r, Notas dtl P,dúlo y dac~!n,o.r análogo., 62..2..2. C~Ul.T. ,,
¡debe ,:dlr e.rMr idcntific:adoa Cl'JR lu. lctru X 1 la /y-'•
;"D0C'1MENTO.NO VAUDO ..COMO FACI'VRA , · Nma importrurJe; Para quienes trll!lladen In me~a
awmpañada por facmra en lugar de mnito, los iequisi1os y
; 1 conremdo son los mlsmos con eitcepciómde que debe
1
i idendliamll! a la empresa transpO!tisla. ·
l
!
210 FUNDAC/0/V UNIVERSIDAD A "HERNANDARIAS" --- -
- · - ---
~- --
i 7. l. Utili:ociú'r. L·1mj1mto ,L Ji-.tt.:rJu~~ dt .emisit.111
Podrán uti!ízar,e, en folTiln comple:menraria o alternntiva,
sisrc:11~ls rnanu:-.ks y ccmr,un.rizad0.c:, cf11t m1meración
¡ independiente.
: 7.2. Operncinnc.,' de. n-rorf(!cirirt
1 Deben emitirse facturas o documentos ~quivn:emes
1 illenr:fi~ndos mdínnrr un c'.',dig-o asígn"clo e infornwlo ::1 \a
, D.G.L (Fonn. 4461A) bajo 1:: leyendo "Operociones
expnrtnci{;nº
7.J .Vows de dióiw y/o crédito, Compmbw11es·alternatiw,.r.
Poddn ser conkccion.1dos t\l lo~ mismos tal:maríos o
listados continuos uüliu1.J0s respoct0 de la op::ractón
i originaliri.
APENO:CE 2. FlEG/,VEN DE f'ACTUR/1C!ON Y" REGISTHAC!ON .. , ;, · 1
---·----
1O. Sera d c,)m:.•;ponc:ientc ai e,Wble..:imiento e lugar füico c:n do,iJe l:..nga 'ugW' !;:
emisíó;1 de, comprobante, con prescindencia del procedimie:ito utilizado para la asígna-
c;,5n los Dnmeros C!lalru c,,'i!.':gos,
De tratarse 'cte uperaciones efecruadc1s a travé•· de viajante, corredores, etc., el domic.!ío
c,,n1e1-·ia! cc.,.tará refer;do il: est:·.::b:imient,; o lugar ff·;icc ,fo c11tri:·,gJ ele] ::orn¡ :·obantf:,
l i. El domicilio comercial :, consider:;r es aquei en ::;ue se enc>Jcntra. ubicado ,';! lugar
de cxrc:rlicíón Je l,1s bienc: t) Jcpó1it,i),
l 2. Los remi:os o documen:os eu:üvalentes deben contener la cíescríncíón, contt:nic!c, ,,
cantid:,d de los bienes 1nr1 'TJOr'.aclo,,' ' ·
Cuando po~ la modalidad cpcr"uva 1,0 sea posible detemúnarla cantídac de !os pmduc')s
rrirnarios (::i,e_i. cercJ:,:s, :c:che, ,.etc.'. tal rcquü:im ~t ente,:dcr« cnrn¡:limentad" con lil ,1,:s•
cíÍpción y contenido (estimado', de h:s bienes t rinspcirtaéos.
0

11 En el c:"so de inte:ceC:1rios, la idrntilícac1ón de !as letrn', ·'A". "R" V"("' ~ct::"i

1~,,-~•=---~-=---~-- detenuinada por el c;i,ráct::r qu<c, resaecto del LV.ft.. , reviste el camprncor, cooperariv~ o
ínrern:~dia:io.
14 Si ,e:. impresió,1 la ~eu!ir~, el contribuyer.te er, talleres propios o en el extranjero, ~e
deherii indicar lo, rlatos del cor:•rit,u,:enre o, en ,u CcSO, lr:s de :a er;,pres del é'.Xtran¡err:
0,

15, Cuando ia impresión fuera éncargada 3 un tercero en carác,er ele! íntermeuiano, ls

1. Es,os d2,,ós.deberc ser preimpresos. Tul requisito se emendcrii curz:,::>limentaéo, en to• idcntif1cacíón sr. ,1;fie~e a b cm::resn que ,nvo •, .rn c,rp.:o ;'1 correspondieritf: impresión,
do, Jos C'.'iüS. sólo cuamio Jó:; uatu, ímlicados Jmbiernn sido cons1gnaw.1s en lo:: '.ºlll['.rn-
bantes e1: oportunid2.rl de su, jr.ipresión por irnprenn y no en el mome~t<:;_de !~.~t1li;'?~1on.
La con1i:j6:i cb pr,:1mj'l'es:un no ,e aplica rc:speclo de la,1 p1labr,L'i u1U(11' ,AL , DU-
PLlCAD,J" y "TRIPLICADO" nide las letras ".K.
"B" y "C",, . , , ,, , .
Trnundu:·e de sist::,ma~ 1.:omput11n1:iuo:,, elcLr(rn1cos, cu~etrl:rnccz:rnces o n;e1·:rn1~m:, ü~-
ben cumplir üwal requisita, c,,n excepción de los résponsables que se encuer.tren e:1,la D1-
r~c•,ión i',rcHxl::s· Crmtñt·,t•yeme:: N::cior: ·,les n !os qnc revi.stnnel ciriíctcfde "grandes con-
tribuyen res", :;ue podr',b req::wrir"' la D.G.l. ést1 autorizar en :'tmns expresa. c;ne ta!es
;-t:r¡1•ísítp•; se consid~rcn ::umrli,rn:nrado•; a , de los pro.¡,.ia1:ms emp!e::id0s.,, ,
En dichrr presentac1on se debe mfr•:·mar s1. et s,sterr:a es ,de_ d1sen'! P:?P.lC, ~?r e~,cdgo a un
tercero ('·a m":dlda"l o ror compras (sottwme comerc1:d) y la t1~L1lv1c!ua117ac10n de! rc~-
pon,;abie del faea'de sistemas v de .aem;iresa respectiva, , , •. .
, 2 El requisifo de 12 ídentitk_dón se en:c:;nderá c~1mnlimentado Pº: la 1'.tihzac16n__de
sis,emas de cod1gos cuando los mismos se encuentren incorporados a !os pfe,1-esos de e!(ll•
sión de ~0mp~oháñtes··míliza;:os y se pueda chsp?ne: ·-:('.lla~do ~e snl!Clte:-;- de \lfl catalo·
go fímis.do por persona debwamentc autonzllila, rnd1cat1vo ue la eod1fr:ac10n empleada .:11
ln.onerarión. · ;, ·· ·
'3_ Cuando las opeca:iones rnuesponden "ventas ée bienes de uso (art. 60 del decreto
re,damentañ0J, se insertará la leyenda "A CONS'UMIDOR FfNAL", r,o correspondiendo i.
ntb dis¡:riminació:, d~l _impuesto ni el ac:rcccntamielllo del !_'V.A. , ,_ _
4. Cuando dispos1c1ones legales establezcan un tratamtento especmco del LV.A. en
matc:ría ue fa;;turación 1.k opcrncione~, dcbera tenerse en cuenta. . .
5. Se deberán utiliza:- talonarios por separado para cada letra cm1 una corre)ac16n nu-
llléric:a indcpc:ndientc. , ,
6. EE los casos en que no se pueda precisar el destinatruici' de los productos.nl momen-
to rle la saíida <le :ábric,, dcpósitc, loul de vcntcL, ele., d ccm1prol:anre de ,alió. dcberá
endtirse a nombre del transportista, quien lo mantendrá en su poder Junto co:1 los duplica-
dos qne e11tre1ue con10 consr: J1cia de de)carí.:a..
1

1. La infonnación de la C.U.LT. debenC:umplimentarse siempre que el sujeto respee-

rí v,• :;e c:ncuc,tre obligado a ¡1o~cerh. D,i no ~xistír tal oblig,,toriedad y en c,LSO rlé no po ..
seerla, deberá consignarse ex.presanente la siguiente leyenda "C.U.LT.: no se posee". .
Cuandi> 11m:1 misma optració:1 requíern el uso de más de un ejem::ilar ,iel m:srno npo
de com,,:ubar.te se deberá tr:>.slac;ir el importe parcial obtenido en cada nno de ellos al o
lo~ sfo:inente, ejemplar:o-s, no rnrree,pondírndo totalirnr cada -:jemp!ar en fonna inde-
pendient:~. . '-i. ,
9. Dehen firrmar obiigatoriamente en la, factura~ o docnmenros equivalentes, no sien-
do neces3fiO que cu!Ilp!an la condición de pnoímpresión. , ,·
 ......, ~fiWiMHHitW U ZLSliii:iiJil!#i\fAI..~
'1
r . Apéndice 3

Aplicación de las herramientas a una

situación particular, :

1 j
'1

.
-Ventas al contado en el ·mostrador '
. • •• • • i .

' .Cliente.: Solicita al vendedor información sobre las mercade-

rías, precios, calidad, condicíon~ de p'l,go. ., . ; .
Vendedor: Informa y vende. Confecciona la factura de venta
al contado en,original y tres cQpias .. Enµ-eg~ el o(iginal y el duplica-
do: al cliente. La última copia:pennanece adheriqa al talonario por
orden núméri<::o. Envía la mercadería aJ empaqueijunto con la segun-
.da copia de la factura. ·. , ;
i • . ;

:_ · · Empaque: Verifica -y coteja la mercadería c,on el triplicado de

la ,factura que acompaña a ésta y la em_b1µa. · : 1
. .. ¡

Cliente: AbQna enla Caja.

 215

Caja: Recib~ eljmpotte de la ~~tÍici6n'.'}-estamp~)~l:~e1Ió Diagrama de bloque global

"pagado" en los dos ejemplares de lá{:'(~tura..Devuelve eFpriginal
al cliente y retiene el-duplicado en arclj;¡,~,transitorio. . .::\ .\ ·
Cliente: Torna la factura sellada-ori~ y la ~i'ésentaenempaque. Entrada
• Venta y emisl'ón ~e facturas
Empaqu~: Verifi~a eJoriginal dbÜa
factuia que r~6ibe.del .
'
- Cobro
ontrol. de: ~ercadería con factura,
cliente con el triplicado que está con, hi:'.',rriercadería. Las sella O'en.:. empaque, sello y entrega
tregado" y pone en poder de. éste 1a met~adería. cqn el original de la Pedido del ontr·ol. de .v.a. lores Y arqueo
factura. Archiva la: copia mencionada pqr'.orden n'4mérico, ·. · · · cliente eglsttaclon eontable .
. ' .,' .

Cliente: Se lleva su merc~dería cóii:el.origí~al de la fa~tura.

t
Al final del día:.
Caja: Cónfecciona planilla de arqueo por tiíplicado y corifrola
con -el total de facturas duplicado y con los valores. Envía·.arqu.eo
1-------L----7
• Cuadruplicado y duplicado de facturas
(original y duplicado) a tesorería junto eón ,los valores. Entrega a • Arqul'IQ original ·
contaduría duplica.dos de facturas y triplicados de. arqueo. • Registros contablei: de Ingresos y Ventas

Tesorería: Devuelve a caja el duplicado de] arqueo firrnadp

previo control y archiva original del arqueo. · Diagrama inter~ectori.al
(',aja: archiva ~efinitivamente el arqueo firmado. Contadurín
Vendedor Empaque Caja Tesorería
Cliente
Empaque: Entrega las copias de facturas archivadas proviso- .
ríamente (triplicados) a contaduría. · Vendo y ~I controls-.'
j ' :

~
mercadería
emite
Contaduda: R\;lcibe -los triplicados.:de ]as facturas qu~_:perma- lactura : y emp_acó\l
necieron en empaque, junto:con los·duplicados de caja. Reajiza::~l .
rosen ta
factura
t
control cruzado de las. mismas: Contabiliza las. ventas. y el'idinéro \ Cobra y
Sellz
1
entrado. Archiva los duplicªclos de las facturas y destruye los tripli- . facturas
cados de las facturas y elarqüeo. . :/· .·. . .,,./>{// ... ..
. . .

Para.tener·en cuenta éuaítdo:Se·tlis~fia.· ·.· ,:t':_:·,··':

•:.:,;:·\·:·•,'. ·. .

,.

! 11 .I• ·.•.
... 1
' ~ , ' ·.<J];:·_.~- . , :,--- -:~S\=i:,_< ·, .. -·., .. :~---<\: ':,:·:~:: l'.._~---_:\;f't?.:"~~.~:~ ·. ,j V_erltN, ... '>
\r Controla \
1. Verlos sectores que ,fnforvieiten:;par!á deter-iniinttla:cantifüi:d: '. . ·. · .
•,'•
.. Presenta \
,
factura
-~-ago - . ,.
E{ltregii• '.
" merca·darfaS"
Arqueo -·
valores
con

de co~~:~ividar ·qü~-·~1:fa~-:~f~renciás:~~-·ie'.:coi':~:~J;;,¿g1di:ii~··.•· :
1
11 Sella.' ' ·
·factura··•
arqueo
1
. quierdo del símboió, debe: utilizarse unaGolttnma adjcional al' efec(O, · :.
3. Los· sectores extemos al subsistema ·qlie ·se: está disefüu:ló' se
l 1 \. Control
cruzado
y
colocan en los extremos (a 1a:_derecha o~ 1aJZqúierda). · · . :. · ,,:!Jt:.. registró
.
4. El diseño es de izquierda a-derecha. ·: · · :1
:\
.,

· Lo que circula en Jos diagramas. es infofl!llac~ón..

,.
 216 FUNDACION UNIVERSlbAD A DISTANCIA .;/:IERNANDARIAS· APENDICE3 217

1 Cursograma
. !
Diagrama de bloque: • 1 CUENTI! 1IENlll!DOR -..OUE ll!SORERIA Rl!l'l!RENClt,
detallailp .
1- Realiz.l!I la venta y
emite factura

2- éontrola mercaderla
M6d. del :Entradas i
An:hivos Frocasos Salidas =i factura y empaca
siS'lllma i ~ Sala ~Entregado"
L .Afeoc:ión al · Pedido del ; Facturas Emisión factura Facturas
pdblicoyventa cliente ; 1 4- Ccmra y sella
2. Cobro Factura. 1 Factura -Cobra Factura coo sello
1 -Sella f'acb:n. •p,....dn • •p,...,.,1,,• 5- Ccintrola factura
original con el
3. Entrega de la Facturas e/sello , Transitorio de -Coa.lrol mercadcóa con factura sellada lrip_riáaclo y ...a..
mercaderia "Pagado" · facturas faclm"a •pagaoo•y
! 6- Ccintrola valores con
.. -F.rnbalaje "Entregado"
' -Verilicasello "Pegad.o" e11 au'!-1 de facturaa y
1 Factura ~¡arqueo
! -Sella faclura· "F.rdregado• 7• Controla ydlVlll!MI
'
1. 1 -F.nlreaa Men:aderias' arqueofinnado
'
4. .Arqueo ~olirmado -Emisión planilla arqueo .Arqueo y 1

-CDlllrol facturu y Valom facluru ¡¡.. ~lml cnwxlo de

' -rirma Plinilla Aiqveo . facluraa y registu
s. Rcgislración Arqueay , Factúras -Coolrol crw:ado facturas
FaclUra·sellada 1 .N1P,OS cq,liclllla y lriplicada •j.

"Pagado"y ! R.ep1rol -Co$4biliza ingreso de ·

•r.atrendo· ; coadbles .dinerovvaa.
 \
· '· ,..,,vAD A DISTANC{Jl "HERNANDARIAS"
, p-.. ~ l
·- ......... ·-·· .-, . ,· .... .,.:
. . ,vrmas de1 ~ontrol interno
1
Que se aplican:¡
1

_ Separación de funciones entre quien vende, quien cobra,

C:tA ,&@@@ A#A HMSfül i BM.B1141 " #Si~
entrega y quien regis~a.
.... --::;;r,: •" ,_....__.. ¡
_ La mercaderíii. circula con la factura·. _, Bibliogtaña general
. 1

- Los valores c~rculan con el arqueo.

-· Las facturas dstan prenumer~as.

• 1
Que no se aplican:
~- ,.,,, _ Fal.ta el depófo en el banco de los ·l'alores. Amat, Joan M. (1993) El Control de Gesti~n; Gesti◊n 2000, Barcelona.
Anderse:n Consulting (1992) El Nuevo Ordén Tecnológico, Macchi, Buenos Aires.
-· Falta actuali~ación registros de ·stock Benjamin, Robert y Blunt, Jon (1993) Aspectos criticas .de la tecnología informática, Re-
vista Alta Gerencia Nª 27, Int.eroceanicas, Buenos Aires.
Davidow, William y Malone, Michael (1992) The Virtual Corporalion, Harpers Collins,
NewYork.
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fara gerente dei, ventas: . . · Drocker, Peter F.(1975) Lo. Gerencia, El Ateneo, Buenos Aíre:~.
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__,..-con·los des 1¡1ltimos meses Gilli, Juan J. y otros {1994) Estructura y Procedimientos de las Organizaciones (guía de
estudio), Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de Buenos Aíres.
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