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Antecedfmtes academkos de los autores

Juan Jose Gilli ,


Doctor en Ciancias Econ6micasyUcenciado an Admlnistrad6n (U8A) can
especlalizaeionas de posgrado en lamas de'pedagogfa y psicologfa social. SiJbdi~
rector del Departamento de Administraci6n y Protesor Asociado a cargo de la SlI
Catedra de Estructura y ProCeditnientos an la Facultad de Clandas Ec6inlcas
(UBA). Profesor Titular y Coordlnador Acadamico en la maestria de Economfa y
Administraci6n del ESEAOE. Presldente de la Comisl6n de Estudlos de Admlnis~
tTaci6n dalConselo ?rbtesional de Ciandes Ec6nomlcas.

Angel Oscar Arostegui


Ucenciado an Admin'lstraci6n y C&ntador Publico (UBA); cursala carre­
ra de posgrado en Adm!pistraci6n Rnanelara an la mlsmaunlvarsidad y ha
reallzado cursos deaspeclallzaci6n docante. Profesor Adjunto de Estructura y
Procedlmienlosen la Facultad de Clanclas Econ6micas (USA) y Profesor As~

clado de Teona de la Administrae!6n en.la maestria de Derecho Empresario


del ESEADE. ~-", .

.mes Maria Doval de Antoine


Ueenciada an Admin/strad6n (UNR) y Contadora Publica (UNL); agre­

sada como Docenta Autonzadade la Carrera Docenta de la Facuttad de Clen­

des Econ6mlcas (USA) y cursa actuaimente el Doctorado en Clendas Econ6­


micas en la misma facultad. Protesora Titular de AdministraciOn en la Universi­

dad Naclon~1 da Entre.RIos, Profesora Adjunta de Estructura y Procedimientos

, en l.a.USA yCoordiflado~ (j~ A~ign~ura en e!.lNADH. .

Antonio Fovakis . . ' .


Uceneiado en Administracion y CQJ1!~dorPublico (USA):profesor Ad­

junto de Estructura y Procedlmientos en la'FacuHad deClencias Economicas

'I,
(USA), Profesor As.ociado snla Carrera de Posgrado enSindicatura COl1cursal
de la misma facultad y protesor Titular de Teana de la Administraci6n en la
Maestria de Deracho Empresatio del ESEADEj:,Micapresidente de la Comisi6n
de Estlfdios' an Mministraci6nc del Conssjo Prtifesional deCiericias Econ6micas .
. ' -'. .
Alejaridr~ Susana 'esulauro '. ..
Ucenciada en Adminlstraci"!1 egresada.dela Faculti'ld de CienclasEco­
namicas (USA) donde ha realiiadocursosde especializaCi6n docente. Profe­
" sora Adjurlta de Estructuray Procedimientos en la Facultad de Ciencias EcO­
namicas (UB.'\), colaboradora del Instituto.de Investigaciones A,!:tminlstrativas

I
'!'I ",'
'I" de la misma facultad y Jeta de TrebaJosPracticos de Admlnistraci60de Recur­
I: sos Humanos y de Estructura de la Organizaciones en laUnivsFSiclad Teenolo-
giea Nacional ~ Regional Buenos Aires. . .

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.Sistemas

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Administrativos. I
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Tecnicas & Aplicaciones

JUAN Jd~E GILLr':


ANGEL O. AR.OSTEGUI
.INEs DOVAL DE 'ANTOINE
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ANTONlOiFOVAKIS
ALEJANDRA S. IESULAURO

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Unlversldad a Dlstanela
pecializaCi6n docente. Profe­
la Facultad de Ciencias EcO­ .·hnIlM16n
vestigaciones A,!:tminlstrativas Unlversldad a Dlstanela
de Admlnistraci60de Recur­
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1.1. Un nuevo paradigma,' J.2.. Una teorla


1.3. Unametodolog(a de la administraci6n.
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2. El aporte ala administraci6n.".,:,... ;~ ... ~ : ......


1. EI enfoque . , , .. , , .. , 21 15
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2.1. Definici6n,de Umites;2;2.'Foc~lizadt5n..el{
'aspectos defenfoque d~ siste~ilS "",''. :':""'; .~; ,:: : ... 15
1.1. Un nuevo los objetivos;
paradigma,' J.2. Una teorla ae la orgcmlt.ad6n" .
1.3. Unametodolog(a de la administraci6n. '. . . . . '
2;3. EstructuracMn de.lossubsistemas;'2A.' EvaluaCion del
2. El aporte ala administraci6n.".,:,... ... : ...... , . , , .. , , .. , 21 ;~ ~
desempeiio; 2.5. Direcci6n y diseiiO de sistemas. 2.1. Definici6n,de Umites;2;2.'Foc~lizadt5n..el{ los objetivos;
2;3. EstructuracMn de.lossubsistemas;'2A.' EvaluaCion del
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Para su autoeyaluaci6n . '.' .... ~ ................. ,' . ." •..':. ',' 25 . ;~ ~ '..- : :.

Unidad 2. Sistemas admiru,strati"{os ••.•,.; •• '.' '_.~ ":'" .'~ •• ",•.•.•. ,; 27


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Unidad 2. Sistemas admiru,strati"{os ••.•,.; •• '.' '_.~ ":'" .'~ •• ",•.•.•. ,; 27


1.1.El concepto; 1.2. Los elemintos. . . . ,
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2 . l, QUc. nCIOne;s. Cll1'JlP e.,. ',' . ',' .•..• , .. ', •.. ,.;... , .'. , •.....

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1 Qu,eesunslstema~ d ,'. ... ... . ...;...... '.; 27 ".? 2.1. Hac~r l~ c~s~ q~e·s~' ckben'ha~er; 2j. lxz'relacion cos/o-
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1.1.El concepto; 1.2. Los elemintos. . 3.1.' Errol del analiita: 3.2. :£1 perfil requerido:
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Sistemas
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3.1.' Administrativos
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II, 4.l?am suautoevaluaci6n ., , ..... , ......•............ , : ';' . 40
! Unidad 3. Metodologia de ~ruis!s , •••••••••"': ••••••••••.•••••• 43
Unidad 3. Metodologia de ~ruis!s , •••••••••"': ••••••••••.•••••• 43
1. E1 recurso del metodo ",.............. ................ 43
2. Una metodoiogia tradicional ........................... , 45
Etapa I: Definicion del plan de trabaja. Etapa II: Relevamiento.
Etapa III: An(llisis. Etapc, rv Disefia. Etape v: Implementaci6n.
3. La'perspectiva dela reingeniena ......................... 50
Etapa I: MovilizaciOn. Etapa II: Antilisis. Etapa 1lI: Selecci6n.
Etapa N:. Rediseiio. Etapa V: Implementaci6n.
4. An8.1isis comparativo . . . . . . . . . . . . . . . .. ................ 56
5. Para su autoevaluaci6n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 57

Unidad.4. Herramientas usuales ................ ~ ............. 59


1. Del uso de herramientas ............................... 59
2. Cuestionarios ................ _........................ 61
3. Diagramas ........... ; ... '.... -. ....................... 64
fl: Dkl.gramas de programaciOn; 3.2. Diagramas de representaci6n.
4. Manuales",~· .. -~ .......................... " ............ 72
_4.1. Pautas para La elaboraci6n de un manual de procedimientos.
5. Para su autoevaluaci6n .......................... : ..... , 79

. M6duioU
SISTEMAS APLICADOS

Unidad 5. Subsistema de Compras .••••••.••..•.••••.•.••.•.•• 83·


1. Alcance.... :.; ................................. .....' .- .. 83
2. Modalidad~s . ; .....•. ~ ................................ , 84
3. NQrmas especificas de control iritemo '. ;: ..... : ............ 85'
4. Informaci6n gerenciaJ ....... ; .. , ... " ................. " 88
5. Descripci6rrdelsubsistema ............ : ... ". : .......... 88
5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de los m6dulos;
. 5.3. Ejemplo de 'un circuito de Compras. .
6. Para su autoevaluaci6n ............. ; ......... ., ....... 101

. Unidad 6. Subsistema de Pagos ... ~ ............. " ........... 105


1. Alcance ............................ '.' .... : ....... , ... 105
2, Modalidade_$ -................................. ....... 106

,:~
Sistemas Administmt.ivos 9

3. Normas de .",.,.,. " ........ , ..... ·.... 107


de ::r;Jl!ro( inYerfio para el movimiemo de
5'.2, i'io.71'!:lS de C;)mla: :~';U!mo especificas del subsistema
Pagos.
4 . In !or.maClon
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5.1. Diagrama 5.2. Descripci6n de los m6dulos;
5.3. Ejemplo de un circuito depagos
'·6. Para su autoevaluaci6n ...... , ......................... 120
"
Unidad 7. Subsistema de Produccion ...•••.••.•••..•.•..•••.. 123
1. Aleance ............... , .•. -. ................ ~ ........ 123
2. Modalidades ............................... .. : ...... 124
3. Normas especfficas de control intemo .................... 125
'4. Informacion gerencial ............................... .. 127
5. Descripci6n del subsistema ...... , ...................... 127
. 5.1. Diagrama global; 5.2. Descripci6n de m6dulos; 5.3. Ejemplo
de un circuito de producci6n. . .
6. Para su autoevaluacion . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Unidad 8. SlilDsistema de Ventas .••...•.. 0 139


••• 0 0 •• ' 0 • • • • • • 0 ••••

1. Alcance ............................... ........... '. 139


2. Modalidades ... ,' ............................ : ..... , . 140
3. Nonnas especificas de controUntemo .. '" .. , .. , .. , , .. :: . 141
4. Informacion gerencial ... , ................, ... ' ......... 143
5. Descripci6n del subsistema: , .................. , ... " ... 143
.·5.1. Diagrama global; 5.2. DescripeiOn de los mOdulos;
5.3. Ejemplo de un circuito de venta a credito. .
6. Pal'a-'Sll autoevalq,aci6n .... ~. ~ ..... , . , . , ................ 152

Unidad 9. Subsistema de Cobranzas ••••••••.....•••.•• 155 0 •••••

1. Obj~tiv~ y :~lcance ............ , : ....................... 155'


2. Modalid~des ............................... ......... 156
3.Nofmas de'control intemo ... '" .......... , ... " ...... , '. '158
3.1. Normas de control interno generales para el nwvimiento de
Jomios; 3.2. Normas de control intemo espedficas del subsistema
. de Cobranzas. "'," ..' -
4. Informacion gerencial ............................... .. 160
10 Sistemo,s Administratlvos

5. Descripci6n del subsisterna ........................ ; .. : •. 161


5.1. Diagrama globaL 5.2. Descripci6n de los,m6dulos,'
5.3. Ejemp[ode un circuito de cobranzas
6. Para su autoevaluaci6n ......................... . ; ... '., .. 170
! •• ,

Unidad 10. La infonnatica y los sistemas administrativos.:. •• ~ •• 173


1. La tecnologia informatica...... , ............ '. . . . . . . .. .. 174
2. El impacto de la infonmitica sabre los procediritientos' . ,
adrninistrativos .................... , ~ . ; .... : .. . . . . . . .176
3.l,C6mo se modifican los subsisternas basicos? .. '.' . ",' ... , 178
3.1. Subsistema de Compras; i2~ Subsisiema ie Pai~s: }3;Sub~ .
sistema de Produccion; 3.4. Subsistema de Ventas; 3.5. Subsiste-
ma de Cobranzas. ." ,
4. Lecturas .. ': . , ............ .' " .. .' ...... ':, ......:.. '" .. '," ...... 185
5. Para su autoevaluaci6n ............... ; ........•........ 187

Ape~dice 1. Procedimien~os Administrati~Os •. ~ ~:. :.'~


u •• ••• 189 •••

NormaIRAM 34501 (octubre 1984). . ,,'


Simbolos para la representaci6n gr8.fica ..... " . ". " .. ',' .. , .;.~ 189
O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto; 2. Condiciones generales.
NonnaIRAM34502(setiembnd985}.:, : ".
.Tecnicas para la representaci6n gnffica ........ , ............ , 192
, O. Normas por cOnJultar; 1. Objeto: 2. Condiciones g'eneraies..
Norma !RAM'34503 (mayo de 1974): .' , •
Lineamientos generales para el'disefio de furmulari6spam Iii
, representaci6n gnlfica.......•.........:'; . , i ••• :"" , ••• : •• 199
O. Normas par consultar; 1. Objeto; 2~ Condiciones generales..
Nonna!RAM 34551 (diciembre 1986). Manual de procedimien~
tos administrativos. Contenido y presentaci6n ..... :.' ...•... : ... 201
o. Nor-mas por consultar; 1. Objeto y alcande;: 2. Dmtenido del··
manual; 3. PresentacioTi del manuaL .' .
Nonna!RAM 34551 (diciembre 1986). Manual de procedimien~
tos administrativos. Contenido y presentaci6n ..... :.' ...•... : ... 201
o. Nor-mas por consultar; 1. Objeto y alcande;: 2. Dmtenido del··
manual; 3. PresentacioTi del manuaL .' .
. . :." . " -',. .:..~ ~ .
Apendice 2. Regimen de facturacion y R.egistracion de ,opera~ones.~ 205
• • :' " • " ,f

Apendice 3. Aplieacion de las berramientas


. a ,una sitwlci6n~~fU1ar,213
.. . -. .'

Bibllogi-afia' Gener8I .... 4 .. " . . . . . . . . . . . . 1'1 .. ". . . . . . . " • Co •• ~ fI a ._ I) ••• .(I ... 219

& _lEi -_

· Presentacion

, Julian Marias declo, a poco de cumpUr sus och~nta'<:


alios, que los proyectos son Ia vida. En esesentido, este libra es
, Julian Marias declo, a poco de cumpUr sus och~nta'<:
alios, que los proyectos son Ia vida. En esesentido, este libra es
ademas un proyecto compartido por u.n equipo 'quetrata de volcar
en el su experiencia projesionaly especialmente su trabajo docerl.te
en 'La C6.tedra de Estructura y Procedimientos de l,a Facultadde
Ciencias Econ6micas de la Universidad de Buenos Aires.
. La concreci6n del prop6sito enunciado se orienta hacia tres
objetivps centrales:
1) Integrarse al proyecto Hemandarias' de Educaci6n a Dis-
tan cia, como texto comun de las distintas carreras tecnicas.
2) Cubrrr un vacfo bibliografico sobre el tema de ~istemas
ministrativos, especialmente sobre los aspectos tecnicos y la ejem-
plificaci6n de sus aplicaciones.
"I'frJ. ~) Servir co,!,~ .una ~u£a de ~opractico para aquellos fj,u,e
.' traMlJan en el analzsls y aZ'senq de SIstemas. No pretende ser la uit!-
, ma palabra, solo intenta ser un aporte tecnico.
En cuanto a los contenidos del libro, podemos decir que el
analisis y diseiio de sistemas administrativos constituye una activi~
dad muy difundida en nuestro medio, aunque no siempre adecuada-
mente comprendida y valorada en sus aspectos metodo16gicos.
La irrupci6n de la computaci6n crea en mucho! la idea mtigi-
ca de que su potencialidad permite, por sf sola, resolver todos los
problemas y lograr una administracion efectiva y eficiente. asegu-
"

12 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCrA"HERNANDARIAS·


rando ademas informacion confiable y oportuna para la toma de
decisiones.
La realidad, por cierto, dista mucho de esta creencia. Los re-
sultados de los procesadores electronicos 0 humanos dependen del
programa que utilizan y estos no pueden definirse apropiadamente
sin un reconocimiento'metodico de la empresa y de sus problemas.
En este·ultimo proposito se centra el desarrollo dellibro, que
se ha organizado en tomo ados modulOs tematicos:
ez
En Modulo I, l?ajola denominacion:de Tecnicas, se intenta-
ra, partiendo· de fa perspectivadel enjoque sistemico, caracterizar
a los sistemas administrativos as( como la metodologia y las herra-
a los sistemas administrativos as( como la metodologia y las herra-
mientas disponibles para su aiuilisis.
El Modulo IL Sistemas Aplicados, nos propondra la aplica-
cion prtictica de las tecnicas ya aprendidas a los cinco subsistemas
btisicos de toda empFesa: las compras, los pagos, la produccion,
las ventas y las c~branzas. .
Por ultimo, creemps que la expectativa y el esjUerzo puestos
. en este libro estarian iampliamente recompensadas, 'sf el.lector en-
cuentra en el un elem,ento utiZ para s~ desarrollo profesionalyde
ap/icacion al mejora~iento de lao re;alidad administrativade empre"-
sas e institucionesde
.
oSu
I
m(!.dia. .' ..' .

Juan Josl Gini

~', ~ ~
"

MOdulo.!

·TECNICAS
......

Este M6d!,1lo tiene como· objetivo lograr un acuerdo


acerca del concepto de sistemas adrninistrativos· para, a partir de
allf, conocer la rnetodologfa y las herrarnientas disponibles para su "
ammsis y diseiio. El desarrollo del modulo respondera a la siguiente
estructura:
La Unidad I, EI enfoque de sistemas, se inicia con e1 analisis
del enfoque de sistemas desde una tripleperspectiva, como paradig- .
rna cientIfico, como teorfa de la organizaci6n y como metodologia.
de la adrninistraci6n. La Unidad concIuye con un resumen de los
principales' aportes de este enfoque a la Administracion, que tiene el
objetivo de fijar conceptos y precisar terminos que se utIlizaran en
el resto del libro.
En la Unidad 2, Sistemas administrativos, se da respuesta a las
preguntas l.Que es un sistema administrativo y cuaJes son sus fun-
ciories? Esta ultima pregunta nos neva a tratar los conceptos de efi-
cacia, eficiencia, control interno e infonnacion gerencial. La Uni-
dad termina introduciendonos en la tarea del artalista administrati-
vo.
La Unidad 3, Metodologia de. analisis, tiene la intencion de
proporcionar una gufa practica para el analisis de sistemas adminis-
trativos. A tal fin se presentan dos,programas de trabajo, uno plan-
teado desdeun enfoque tradicional y otto desde una perspectiva de
reingenierfa. .
Con la Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Modulo
presentando algunas de ·las hyl!amientas mas comunes para realizar
las tare as previstas en elplan de trabajo del analista; es decir: cues-
tionarios, gnificos, diagramas y manuales.
:-;.

fij.:~
'Unidad 1

EI enfoq~e de sistemas

P oraquel1~ de' que nada mas pnktico que una buena teo-
,.,ria, cornenzaremosnuestro trabajo, que trata de tecnicas y apliea-
ciones, hablando de la teorfa de sistemas. Pretendemos preeisar su
a1eane~ y ver emil es su aportea la administraeion y en particular a
nuestrotema de sistemas administrativos. '.
'" A partir de aquf, avanzaremosen las Unidades 2 y 3 sobre el
coneepto de sistema administrativo, y en la metodologfa para su
l
anaIiSis.,:' .
1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas
Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda
provisoria la definici6n eorriente de sistema como conjunto de ele-
mentos relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per-
reingenierfa. .
provisoria la definici6n eorriente de sistema
Con la Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Modulo
anaIiSis.,:' l
como conjunto de ele-
.
presentando algunas de ·las hyl!amientas mas comunes para realizar 1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas
mentos relacionados, donde los elementos
las tare as previstas en elplan de trabajo del analista; es decir: cues-
tionarios, gnificos, diagramas y manuales. .pueden ser objetos, per-
Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda
.son as 0 eonceptos y tambien distintasmentos eombinaeiones entre los tres
:-;.

provisoria la definici6n eorriente de sistema como conjunto de ele-


fij.:~
relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per-
. eomponentes. .son as eonceptos y tambien distintas eombinaeiones entre los tres
. eomponentes.
0

Sobre la teorfa que se oeupa de los sistemas, dice Van Gigch


Sobre la teorfa que se oeupa de'... Sistemll$, los"euando
(l981) sistemas,
hablamos de Teonadice Vana deGigch
de Sistemas Enfoque de
podemos referimos a muchas casas", entre atras, a un
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podemos referimos
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16 FUNDACION UNIVEASIDAf)AG/STANQJkWcRI\JANDARIAS~'·

nuevo paradigmr:tdentfficr\. a una teona de la organizaci6n 0 a una


metodologia de ,,,jmimstraci6n.
l.L Un nuevo paradigma
O:lf£ienzaremos Ihablando de iaTeorfa de Sistemas como un
.nuevo paradigma eientffico, y para ella tenerr"o::; ;·c.:rerimos,
concretamente, a la teoria general de sistemas y buscar sus antece-
dentes en los trabajo~ de Von Bertalanffy a partir de 1920, y funda-
men~i11rriei\le 11]30, C'i.:ianao pace su propuesta de un enfoque que
abarque el estudio de los tern as eomplejos.
Estas ideas toman forma en 1954 cuando Bertalanffy junto con
Boulding, Rapoport ,y Gherad eonstituyen la Society for General
Systems Theory, que tendril como objetivos fundarnentales la inves-
tigaci6n de iSOIIlorfiSJI10S entre 90nceptos y; teorias de distintos
campos del conoeimiento; el desarrollo de modelos te6ricos para
. aquellos campos del conocimiento que carecen de elIos (especial-
mente las ciencias sociales por sus problemas de cuantificaci6n) y
por ultimo; la unidad de la cienda, es decir 10 que Van Gigch llama
definir un "orden de 6rdenes" 0 una "ley de leyes".
. Cuando Van Gigeh estuvo en la Argentina, en 1982, hablaba
de una "metateona cientifica" y hacia referencia a la teona general
de sistemas. ..' . . '
Veamos cuaIes son los. conceptos distintivos 0 basic os de esta
. teona general de sistemas: .
_ Interreldci6'le in.terdependencia ·entre· los elementos del
sistema: los elementos no relacionados nofonmm parte del sistema.
Siconsideramos· unsistema:.eI1.1presa, por ejemplo; es facil advertir
la iriterrelaci6nque existe entre vetltas y producci6n,o enu-epro-
ducci6n yfinanzas.· ...... .
_ Totalidad: podrlamos llamar a este concepto de totalidad
;"gestaltico'\en .tanto enfoca a~ sis
Veamos cuaIes son los. conceptos distintivos 0 basic os de esta
. teona general de sistemas: .
_ Interreldci6'le in.terdependencia ·entre· los elementos del
sistema: los elementos no relacionados nofonmm parte del sistema.
Siconsideramos· unsistema:.eI1.1presa, por ejemplo; es facil advertir
la iriterrelaci6nque existe entre vetltas y producci6n,o enu-epro-
ducci6n yfinanzas.· ...... .
_ Totalidad: podrlamos llamar a este concepto de totalidad
;"gestaltico'\en .tanto enfoca a~ sistema complejo. como una totali·
dad yno trata de inf~rir hip6tesis 9 de proponer soluciones a partir
. de una parte del siste):na 0 de un problema concreto.
.. . ·-·Teleologia: es decir, que· los sistemas buscan objetivos im-
.: plicitosy estos objetivos tienden ala supervivencia'. Todos los s!ste-
.. mas incluyencomponentes que iriteractUan, y la interacci6n hace
. que se alcance algun~a meta, un estado final 0 una posici6n de equi-
librio.. . . .
. '-Existencia de un ciclo:que tiene que vcr con insumos, pro-
cesbs·y productos. Esta referido· a materiai; primas;'mano:de obra,

EL ENFOQUE DE SISTEMAS 17
~~-:-~l1' ?~T.,.:i~-::t f;';"'·"'t··..i;.'i·,:m_._,~l[ F ... uu--· ~.,~-,

dinero e infomnicion.que ingresan, suffen una transformaci6n den-


tro de la organizaci6n.y vuelven a salir en tenninos de productos,
de servicios, de pagos, remuneracices ~'1tereses, etc. Este es. el ci-
cio 2;f::tividade. ilecesarias para c:oLsecuci6n de:las metas,
- Entropia: este concepto que en los sistemasflsicos
los elementos, si no se mantlenen ordenados, tienden a1 desorden.
En este sentido los sistemas compleJos, los sistemasisociales, tienen
Ia posibilidad de mantener elorden mediante la inoorporacion de
energia. . ii , i
. Cuando hablamos de incorporaci6Ii' de energia. est amos refi~
. riendonos a la incorporaci6n deinformaci6n acercaqe]os resulta-
dos de sus actividades queJe permite realizar aJustes ycorreccio-
nes. ; i Ii
.. _1. Jerarqu(a ydiferenci{lcion: elterrhino ierarq~fa impJicani-

. veles pe sisteinaso sub.sistemas. Por ejeipplo, ten~1ll0s un primer


i Ii
.. _1. Jerarqu(a ydiferenci{lcion: elterrhino ierarq~fa impJicani-
. veles pe sisteinaso sub.sistemas. Por ejeipplo, ten~1ll0s un primer
nivel que es el de la empresa global y despues podernos diferenciar
subsistemas en un .segundo nivel; comopocirian ser ;108 de comer-
ciali~acion, producci6n, fina.nzas, administrad6n de, personal. A su
vez, pbdriamos establecer uri tercer nivel de·sribsistemas dentro de
cada una de esasareaS: Sj tomamos· ventas:teruiIfrurtos irivestiga-
ci6n~e mercado, operaciones deventas, sf)rviciqs a!diente~, publi-
Cidad,letc. . .. . . . . . ':.' . ..... ... 1 .' ...
Tambi6n tenem08 un concepto de. difereriCiaCiori para el curu
i
sirven, los ejerriplo·s que hemosdado, d·onde los subsistemas tienen
.que ver can· areas de especialidad,con· funeiones diferenciadas.
! .; _I Regulad6n o· control porretroacd6n:el conceptb de re-
tracci6ti, oretroalimentaci6n tiene que vet, c0111a infQtmaci6n aeer-
'ca de)as salidas·que va a permitir ajustarel comportarniento de Ia
. empresa. paraellogrode·los objetivos. Esto iinplica;JoqIlular obje-
: tivos y planes para cumplirlos; eI l::ontrol nos permitira deterrninar
. desvfds en la ej~<ctlci6n ycorregirlos.. : ..
1.2. Una teoria de la organizacion
< •

. . Si pasarnos ahora a analizar el eQ.foque del sistema como una


teoriaacerca deJas prganizaciones, tenemosque referirnos a: la evo-
Iuci6n' de los .modelos sabre Ia org~izaci6n. En primer lugar, ten-
·driamos· elmodelo formal 0" modele mecanlco que coincide oon .el
. enfoque chisico centrado· bcisicame.nte en la divlsi6n de tareas por
especialidades y la estructuradon de la organizaciqn de acuerdo
con ciertos principios "cientfficos",
·.i~!j~t,H{'l ,,r "1\':.lt 1: lal·rtl_~t~. 1ILI'Hl~:t,-~~{: .. t',

p.
18 FUNDACIONUNIVERSIDAD A OISTANCIA uHERNANDARIAS'

Para los clasicos, el modelo fonnal va a permitir predecir el


comportamiento de los participantes. Cuando estamos hablando de
este enfoque aparecen Taylor, Fayol y sus seguidores, pero tambien
Weber,porque en definitiva su modelo burocratico es un modelo
Para los clasicos, el modelo fonnal va a permitir predecir el
comportamiento de los participantes. Cuando estamos hablando de
este enfoque aparecen Taylor, Fayol y sus seguidores, pero tambien
Weber,porque en definitiva su modelo burocratico es un modelo
basado en Ia forrnalizacion para lograr el control del comporta-
miento.
Las disfunciones del modelo Weberiano, advertidas por Mer-
ton y Zelznick, provocanla reaccion contra el modelo clllsico des-
de la perspectiva de la socio\ogia a partir de E. Mayo.
E! segundo modelo, Hamado organicista, tiene que ver con el
enfoque sociol6gico de Parsons y Homans que tratan deestudiar la
organizacion a partir de una nueva analdgfa biologica.
Parsons habla de un mecanismo de homeostasis, mecanismo
que incorporado a las organizaciones sociales les perrnite 10grar
---como a los organismos. vivos- una estabilidad y perrnanencia a
traves del tiempo.
En cambio, Homans ya habla de un concepto de equilibrio
pnictico tal vez mas parecido a]concepto de la teona del equilibrio
de Simon donde la subsistencia de la organizacion depende del ba-
lance de compensaciones y contribuciones. .
Y, por ultimo, tenemos el modele de sistemas, que nos va a
proponer una vision distinta dela orgapizacion,sobre to do en cuan-
to aesta situacion de equilibrio ode autOlnantenirriiento.
SegUn este enfoque las organizaciones son sistemas caracteri-
zados por condiciones de:
- CompZejidad: aquf debemos hacer referenda a la escala de
sistemas de Boulding,donde ios tres primeros niveles de compleji-
dad estan referidos a sistemas f1sico-mecanlcos, los tres niveles si-
guientes a los sistemas bioJogicos y sus tres niveles de mayor com-
plejidad estiin:constituidos por el sistema humano, el sistema social
(niveI 8, donde encontramos a las organizaciones) y los sistemas
trascendentes.
- Artificialidad: es decir que'la interaccion. entre los cornpo-
nentes del sistema (personas, recursos ffsicos e informaci6n) no son
relaciones naturales, sino relaciones deliberadamente disefiadas par
el hombre. Esto nos acerca al concepto de Simon de la administra-
cion como ciencia de 10 artificial, como ciencia deldisefio.
.- Aperiura: esta condici6n se refiere al intercambio dclico
de energfa con elambiente, .<1: traves de la secuencia entradas-proce-
EL ENFOQUE DE SISTEMAS 19

sos-salidas y realirnentacion que pociriamos graficar de la siguiente


manera:

Mercado Insumos Empresa Mercado Productos

,-- Trabalo
ir-
~'--.-... ".-
Productos
. '. Materia prima i Entrada :_.: Pfoces. 0 ,--j Salida
Servlcios
:·i I I
Teenologla
Capital :""'---r--
; -
c '_ .._ - - '------..--

I ,,_ Aetroalimentaclon

El sistema est a en .relation con su medio ambiente, pero Lque


vamos a entender par medio ambiente? No podemosutilizar una
definicion simplista de ambierite como todo aqueUo que no pertene-
ce al sistema. Schoderberk (1984) establece dos condiciones
caracterizar al ambiente: . .
1) Que este constituido por variables no controladas por la Of-
ganizacion .. _ .
2) Que los factores que constituyen el ambiente sean relevan-
tes para la organizaci6n. _
~ Y curu es la linea divisoria 0 lImite entre la organizacion y su
ambiente? Aqui parece apropiada Ia referencia de Katz y Kahn
(1981) quienes definen ellfmite como la zona donde el intercambio
de energia es mas bajo que en el resta del sistema.
Si volvemos a nuestro gnifico, tenemos mano de obra, mate-
rias primas, tecnologfa y capital como insumos que la organizaci6n
requiere de su amhiente y, por otro lado, un mercado constituido
por la poblacion en general y. mas especfficamente, por clientes y
competidores, hacia el eual se dirigen las salidas de productos 0
ganizacion .. _ .
2) Que los factores que constituyen el ambiente sean relevan-
tes para la organizaci6n. _
~ Y curu es la linea divisoria 0 lImite entre la organizacion y su
ambiente? Aqui parece apropiada Ia referencia de Katz y Kahn
(1981) quienes definen ellfmite como la zona donde el intercambio
de energia es mas bajo que en el resta del sistema.
Si volvemos a nuestro gnifico, tenemos mano de obra, mate-
rias primas, tecnologfa y capital como insumos que la organizaci6n
requiere de su amhiente y, por otro lado, un mercado constituido
por la poblacion en general y. mas especfficamente, por clientes y
competidores, hacia el eual se dirigen las salidas de productos 0
servicios. .
Es decir que del ambiente, considero como componentes rele-
vantes :para el analisis, aquellos que inciden sobre el funcionarnien-
to del sistema.
-lntencionalidad: significa que la organizacion funciona en
torna de determinados objetivos y sus actividades tienden a lacon-
secucion qe los mismos. Los objetivos sirven de orientacion al
comportamiento y la informacion acerca de su cumplimiento nos

20
..
FUNDAC!ON UNlVlERSJDAD A.DfSTANCfA 'HlERNANDARIAS'
.'

. peITIliteun controi po;' retroalimentaci6n . mantienti;;;;1


miento del de acuerd.ocml 10 planeado.
El tema 12.retroalimentaci6n da origen
bernetica como. 1m desprendimiento de la
mas. Tenemos U:2 mecanismomucho mSs
home6s':&Sls
!,"J.dodologfa de la admiS'tistracion
el
Ahoraque significa. enfoquede sistema como una
metodologfa para Aa adrninistraci6ri.
Elconcepto desisterna se opone aJa ensefianza tradiciooal de
la administraci6n ya' que privilegiaelconocirniento del sistema to-
ial antes que la bUsqueda del funcionarniento de las partes.
. . . Usando las palabras de Yafl. Gigch ~lrfamos que'existe una rne-
todologfa de disefio ge sistemas que se. opone a la metodologfa tra-
dicionalde mejoraIDierito de sistemas. Lasprincipales diferencias
el
Ahoraque significa. enfoquede sistema como una
metodologfa para Aa adrninistraci6ri.
Elconcepto desisterna se opone aJa ensefianza tradiciooal de
la administraci6n ya' que privilegiaelconocirniento del sistema to-
ial antes que la bUsqueda del funcionarniento de las partes.
. . . Usando las palabras de Yafl. Gigch ~lrfamos que'existe una rne-
todologfa de disefio ge sistemas que se. opone a la metodologfa tra-
dicionalde mejoraIDierito de sistemas. Lasprincipales diferencias
entre a.mbos enfoque~. puedensintetizarseenel
. '. ..
siguieritecuadro:
.

• Vision

• Interes .

• Metodo

• Objetivos .
Mejorfli del sistema',' ...
• RtSultado

. . Para,precisar elcontenido delcuadrQ, podemos/agregar 'que,


en el primer enfoque,~a vision es introspectiva,: haoiael interior, ha-
cia elsistema que se analizara. . .. . .
, . EI enfoque sisremico, en cambio, requiem una comprenSi6n en
. relaci6ncon sistemas\mayores externos a este;Javisi6n,entonces,
es extropectiva. ' . . '.
EI int"eres drilenfoque tradicionai esta puesto en las 'causas' de
los desvios'o eirores, mientras que en el'enfoque de sistemas el in-
teres estapuesto en los aspectos

estructurales
.
y. de proc~c;>.
'.
CU3,Qdo

EL ENFOQUE DE SISTEMAS' 21
::structurales, hacemos ~eferenda a
uenen ClUe ver,con la distribuci6n de
(..!.Ujj,,,,,,.>O.,·., nos referimos al ci-
~;l problema y
su reso-
,=,.i:;;-;-(_liran
~;l problema y
,=,.i:;;-;-(_liran su reso-
va ahlslar, sino
emasls en relaciones.
en el enfoque.tradjciomUI estan mal
qi,pUeSltOs; un , 'Ib"
ppros o~e-
tivos. . . .,'.
En cambio, en el enfoque de sistema importan los! objetivos
de los subsistemas, pero tambien su relaci6n con los objetivos del
sistema mayor. . ..
. En cuapto al·. resultado de ios: dos enfoques. podrilimo~ decir que
eltradicionalnos permite-una mejorfadel sistemaexistel'ltej' en cainbio,
elsisternico nos proporciona el disefio de un nuevo sistema..! 1.

2. EI aporte' a la administracion
Luegc;> del anruisis de los ires aspectos del enfoque desist~mas .
podemos decir que;.auo cuandQ lapretenci.6n de la Teorfa de Siste-
mas como imetateonafcientlfica (Ley db. Leyes)' ha side a~imdonada,
es innegab~e que la. misma ha s~gnificado un" cambio de iparadigilla
para la Adx;mnistraci6n ..' . . . . ' . ' ., . i· 1 .

Esto' se advierte.cIararnehte cuando vemos lasorganizaclones


a partir del modelo. sistemico ' 1 tambien cuando utiliZamos la meto-
dologia deidisefiode,sistemas para -definir estructuras 'Y, procedi:'
mientos. . . ' ," . '., ,•
• CUaJl'dohablarriosdelrnodelo.de ot~aniz",ci6n'Segdn sistemas
vimos c6mo, red~napartir del mismo, se puede aprecia!r la'com-
plejidadde'iloque debemos admirtistrai. . .: . . .
Desde la' perspectiva' metodo16gica, 'resultam litil. resenar los
principaleSiaportes de'la teona de sistemas al administrador, que se
refierena las sigliientes areas:' ... '. ,.
2.1.' Definici6nde l!mites
El sistema que se aniiIiii riotetmina cuando se han identifica-
do:todos los elementos de una organizac!6n. Los limitesique sepa-
.,~

....­
22 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA "HERNANDARIAS·

ran al sistema de su ambiente no siguen las lfneas estabJecidas en


un organigrama; el sistema totalcomprende todos los sistemas que
se considera afectan ose yen afectados por las entradas y salidas de
organizaci6n.
Por exclusion, el media ambient~ se estructura con todos los
elementos no incluidos en el sistema total, es decir aquellos sobre
los cuales el que toma las decisiones no tienecontrol.
. Esta conceptuaHzacion libera al administrador de encarar. su
tarea desde un estrecho punto de vista funcional y, de hecho, 10
obliga a considerar otros sistemas. que son entradas 0 salidas para
su sistema. Los proveedores, los financistas, los consu]tores, distri­
buidores, etc. son extern os a la empresa pero afectan su funciona­
mien to, y serequiere su cooperaci6n. . .
2.2. F ocalizaci6n en los objetivos
El establecimiento de lfmites esta unido a la necesidad de de­
terminar metas y objetivos.La. tarea del administrador consiste en
comprender nos610 los objetivos, sino tambien la forma en que se
integran en objetivos mas amplios que convierten ala organizacion
-. en un sistema.· . .. ".
Tratar a las organizaciones con referencia a su medio ambiente
-el enfoque de sisteI11as abiertos- implica una superaci6n clara
del tradicionalmente aceptado y bien defendido enfoque de la orga­
nizaci6n como un sistema cerrado.
Desde la nueva perspectiva, el adminlstrador debe conciliar
los objetivosde la organizacion con las demandas del contexte: ac­
ciomstas, acreedores, elientes, proveedores, sindicatos, competido­
res, etc. y establecer 1a contribuci6n de los distintos subsistemas
para ellogro de los objetivos del sistema total. .
Cuando considerarnos el problema de de~errninaci6n de objeti­
vos debemos tener en cuenta que:
• Al ampliar nuestra vision, abarcando nuevos subsistemas los
objetivos cambian, seguramente se amplian y min pueden mostrarse
contradictorios con los anteriores.
• La fijaci6n de objetivos esta relacionada con los diferentes
criterios seg6n los cuales losparticipantes juzgan los logros de un
sistema, raz6n por la cual eladministradordebe obtener consenso
suficiente para hacer viable a la organizaci6n.
contradictorios con los anteriores.
• La fijaci6n de objetivos esta relacionada con los diferentes
criterios seg6n los cuales losparticipantes juzgan los logros de un
sistema, raz6n por la cual eladministradordebe obtener consenso
suficiente para hacer viable a la organizaci6n.

EL ENFOQUE DE SISTEMAS 23
--------------~--

2.3. Estructurad6n de los subsistemas


Una vez que se .han identificado los objetivos, pueden agrupar­
se: las actividades que buscan objetivos comunes 0 que se refieren a
funciones relacionadas. A partir de alIi, se estructuraran,los subs is­
temas de una manera coherente, concentrando la atenci6n enla in­
terrelacion de las tareas que deben llevar a cabo los diferentes nive­
les y sectores dela organizacion. . .
Mas especificamente, el enfoque de sistemas hace posible
aprovechar la especializaci6n en el interior del sistema y de los sub­
sistemas, pero destacando a1 disefiar las subunidades que componen
'la organizacion, que su prop6sito es satisfacer los requerimientos
. del sistema total. .
En el mismo sentid6, Drucker nos propone tomar en cuenta los
objetivos para determinar cuates son las actividades fundamentales
de una empresa y tambien para clasificar las actividades' segl1n su
contribucion. De est a manera, diferencia ·las actividades de direc­
cion, las que contribuyen a resultados, las de apoyo y las de mante­
nimiento interno.
2.4.·Evaluat:i6n del desempeiio
A partir del concepto de entropia, el enfoque de sistemas defi­
ne un proceso de retroaccion 0 regulaci6n queptoporcionara al
ministrador la informacion necesaria para el control.
Cuando hablamos del ciclo insumos-procesos-salidas y retro­
alimentacion nos estamos refiriendo a la evaluaci6n de la eficacia
alimentacion nos estamos refiriendo a la evaluaci6n de la eficacia
organizativa pero, tambien, ala evaluacion de cada uno de los sub­
sistemas que la componen.
Si bien el modelo de logro de objetivos puede ser cuestionado
por partir del supuesto implfcito de que las organizaciones tienen
objetivos_y que estos son identificables, 10 cierto,es que en la prac­
tica la fijacion de objetivos y la evaluci6n de. su cumplimiento son
un hecho comente de ~~ena administraci6n.
2 ..5. Direccion y diseiio de sistemas
Sj bienel termino administracion abarca tanto las funciones de
planeamientocomo las de organizaci6n y control, muchas veces se
estab1ece unachira separacion de la fund6n de disefio de sistemas.
No se puede distinguir a1 diseftador del administrador, debido
a que\as decisiones tomadas par uno afectan directamente al otro.
24 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTAt;JC/A -HERNANDARlAS·

El disenador no puede separarse de las .f~ses de plat;eamiento y


operacion deJ sistema y, a Stl vez, el admlUlstrador se mvolucra en
el diseiio cuando detennina los objetivos y alcances del sistema y
cuando asigna los recursos,
'Obviamente, eladministrador y el diseiiador trabajan en pas
del Inismo conjuntode objetiyos, aun cuando su punta de vista pue­
diferir enenfoque y metodo, ya que generalmente sus funciones '
se asignan adiferentes personas separadas por tiempo yespado.
Con el enfoque de sistemas se busea minimizar esas diferen­
cias ya que se con~idera que ambos toman decisionesque deben
optimizar el s!~te:.ma totaL En la pnktica, la .t~nden.cia es que todo
proyeeto'de dlseno tenga como hder aladIDlnIstratiyo responsable
del sistema y que el analista actile como soporte: tecnico y cataliza­
dor de; la tarea.

3.. Algunas ~-=a=do..=...jL:.:a=-s_ _ _ _ _ _ _-,--_


Hemos visto qtte Ja contribuci6n delenfoque sisternico a la
pnktica del administrador es significativa, especiaImente en 10' que
se refiere a la tarea de disefio, que es el tema central, de estelibro.
Pero no parece propio terminar esta Unidad sin mencionar dertas
paradojas que algunos autores encuentran en este enfoque y que re­
seiiaremos muybrev~mente a continuacion: ," .
- ComplejidadfversUs simplicidad:' . esta paradoja se refiere a
que, aun concibiendci a la organizacion como un sistema complejo,
muchas veces estamds tentados a actuarsobre el sistema desde un
enfoque 'simplista pot el uso deUrecetas" administrativas, oporque
debemos tomar decisiones parciales por cuesti6n de tiempoo de
economia de recursos, perdiendo de vista elsistema total. .
~ Orden versus desorden: la teona de sistemas "elorden de
ordenes" propone un imodelo de funCionarniento de la organizacion .
en torno a determinados: objetivos, 10 que'tambien supone -como
acabamos de ver- retroalimentaci6n de infonnaci6n' para el con­
trol del desempefio. Sin embargo, sabemos queen la realidad rnu­
chas veces coexisten d orden y el desorden. .,' ' . '
Tendernos a pensar que el des orden ~y aun el caos- no son
administrables, pero para muchos autores son administrables, aun- "
Tendernos a pensar que el des orden ~y aun el caos- no son
administrables, pero para muchos autores son administrables, aun- "
que de una manera distinta a la que estarrios acosrurnbrados.
. ~ Optimizaci6n versus suboptimizaci6n: la bUsquecla del opti­
mo parece posibl~ en iun sistema orientado por objetivos y con in,­

EL ENFOQUE DE SISTEMAS 25

formaci6n para la autorregulaci6n, pero resulta util para superar la


paradoja, ila propuestade Thompson de diferentes grados. de apertu­
ra del sistemasegtill el nivel de la organizacion. "
ASl, cuando focalizamos en el nivel de direcci6n, estamos en­
frentando'la incertidumbre del ambiente y debemos pensar en la Of­
gartizacioncomo 'un sistema abiertoy en deqisiones satisfactorias.
En cambio, cuando consideramos los niveles,Operativos; la incerti­
dumbre ha sido acotada por las decisiones de los IDvcles poHtico y
gerehcial y, por 10 tanto, podnamos pensar en decisiones 6ptimas
propias de tin sistema cerrado.
- Adap1aci6n versus autoorganizaci6n:iel enfoque sistemico
supone que la organizaci6n se adapta a loscam,bios que fIe exige e1
contexto a traves de 1a retroalimentaci6n. Etkin (1989) dice que las
organizaciones no estlin adaptandose permanenternente a los crun­
bios que les e~tige el contexto, sino que tienen sus propios mecanis­
mos de regulaci6n. sus propias leyes de autoorganizaci6n. . .

4. Para sn autoevaluacion
1. De unadefinici6n del termino "sistema" eilustrela con a1­
gunosejemplos provenientes de la vida diaria.'
2. Con referenda a una organiiaci6n con la que este familiari­
zado(por:ejemplo: unafabrica, un banco, un!hospital 0 una escue­
1a) enumere sus entradas, procesos, salidas y retrQaccion. i .
3. Compare el enfoque analitico (tradicional). con el enfoque
de sistemas.
4. Comente de manera breve los aportes ala administraci6n de
la Teona de Sistemas.
la Teona de Sistemas.
5. l.,Existe relaci6n entre la "focalizaci6n en los objetivos" y la
"evaluacionde1 desernpefio"? Fundamente su respuesta.
6. i,Que importancia tendria la "definicion de llmites" para el
disefio de:sistemas en administracion?
7. l. Cu81 de las paradojas del enfoque sistemico Ie parece mas
significativa tomando en cuenta 10 dicho enelpunto 2TFundamen­
te de manera breve.
8. C<;>mpare el texto que se acompaiia a continuaci6n, tornado
de Elkin (1989), con 10 dicho en estaUnidad y enumere Ipor 10 me­
nos tres reflexiones que surjan de la comparaei6n:

DISTANCIA "HERNANDARIAS'
26 FUNDACION UNIVERSIDADA
las
de las descrlpciones, una de
En Administracion, en el niveJ a conside­
res atractlvos es la que invita
conceptual/zac/ones con mayo refere ncia a la prese ncia
s, haciendo
rar "el todo" en lugar de las parte de compor­
a este concepto propiedades
de un sistema. Se adjudican .indivi­
realid ad s610 son reconocibles en
tamiento aut61l0mo que en ciado de /a organ /zaci6 n como
concretos. El enun
duos y organismos accion,
atico), es valida como abstr
sistema (no como diseno inform ideas, como construcciones cuyos
las
como distincion en el plano de soc/a­
! observador. Pera los sistemas
bordes 0 limites son fijados pore 0 cond uctas unitarias, ni persi­
spue sta, salida s
les . no tienen unare ades que surgen de la indag
acion de
guen prop6sitos salvo las finalid es con el entomo.
su histor/a y de sus interaccion abor­
como un sistema vale como
Decir que la organizacion es se trata depo ­
daje 0 perspectiva. un recurso cognoscitivo cuando izacio n 0
e interaccion es en la organ
ner como figura a las relaciones resonimcia
denJos camblos locales 0 la
para explicar por que se difun de cohe slv;.
la unidad, pero este rasgo
de las ace/ones. EI sistema es te f(­
o, no es una causa, n/ componen
dad no es productor por sf mismde la organizacion.
sico, ni recurso distinguible un
ada con la intencion de mostrar fa
La idea del.sistema esta asoci
ambito determiriable. Se vihcu
la con
conjunto cohe siona do,en un leme ntarie dad y es­
el equilibrio, la comp
noci6n del orden. la sincronfa, ncia de.
las partes. La idea de la existe
tabiHdad de las relae/ones entre o te6- .
) ell un organismo es el tundament las
este orden (natural, necesario reserven. EJ resuJtado (cuan do
las part
tabiHdad de las relae/ones entre mento te6- .
) ell un organismo es el tunda
este orden (natural, necesario rven. EJ resuJtado (cuando las
nes que 10 prese
rico para justificar accio nicaciones
practicas prescriptivas, Comu iones y
premisas son triviales) son las i6n de las decis
instructivas, actitudes inql,Jisitivas, programac
.
cambios s610 conseNadores.
(Etkin, 1989: 13)

; t. .
me iHm Mia: AN
_

Unidad2

Sistemas administrativos

El
aciones sefia lada s- resul ta un recu rso
sto -ma s aHa de
enfoque de sistemas; como hem osvi itivo utH para
cogn
las limit ndencias dentro de una organiza­
entender las relaciones e interdepe do16gicas a la hora de proponer
ci6n y nos proporcio na paut as meto
.
sistemas administrativos concretos
la presentacion del concepto
. Comenzaremos esta Unidad con
inistrativo para lueg o avanzar so­
y los elementos de un sistema admde amilisis de sistemas.
bre sus funciones y sobre la tarea
tivo?
1. ;,Que es un sistema ath'njni~tra
la Unidad 1 con una defini­
Iniciamos nuestro recorrido por unto de elementos interre·
oun conj
ci6n provisional de sistema c()m genericanos pemrite referinnm
lacionados; pero esta definicion tan
o al sistema circulatorio y tam
tanto a un sistema economico com autom6vi1.
aun
bien aun sistema de transporte 0
veremos que fuimos preci
Si repasamos la Unidad anterior, ma empresa, asi hemos ad
o el conc epto para refer irnos al siste
sand sentido si se orienta a 1a conse
vertido como 1a interrelacion t.oma

28 FUNDACION UNIVERSfDAD A DISTANGIA "HERNANDARIAS'

cucion de ebjetivos, y que para Jegrarles el sistema realiza un ciele


de, entradas, proceses y salidas medianteel cuall interacttia con su
ambiente.
Ahera, estarnes en mejores cendicienes para en tender Ia em­
presa ceme sistema y; sus caractedsticas de intencienaEdad, apertu­
ra, complejidad y artificialidad. Esta ultima caracteristica que no. se '
refiere a']a interrelacion de elementos (personas,recursos ffsico.s e
infermacion) cemo. a una relaci6n natural, sine ceme al resultade
de un disefie deliberado,es una bl.).ena introducci6n al co.ncepto. de
sistemasadministratives. ," ' .'
1.1.EI concepto
concerto. de sistemas administratives est:!. estrechamente re­
lacienado cen les. procesos;asf Frischknecht dice en e] pr610ge a
La Gerencia, de Peter Drucker (1975), que· los sistemas administra­
tives deben ser interpretades come programas para prescribir tareas.
Persu parte, Lardent (1976) define )es sistemas administrativos
ceme una red deprocedimientes relacienades de acuerde con un
esquema integrade, tendientes al ]egre de fines.
Sin duda, una empresa no. puede cumplirsus fines sin merca­
do., producte 0. capit41, pero para que las funciepescomereiales, de

. prodticci6n y finanz~ puedan Hevarse a cabo. en fonnacoordinada

y efectiva,. sera. necesario que multiples' actividades administrativas

se desarrollen' efkazhiente y surilinistren la infehnaci6n necesana

para la teina' de decisienes. ':' . ..

El tenni~o iulrriinistrotivo es aplicable a teda actividad que re:':


qui ere deinferxnaci6no que·la genera a traves.de la tennina! de una
computadeta 0., mas/simple aun;medianteun formularie; una neta
() un registro.Este es independiente del sector dende se realiza lei. '
actividad. es decir q~e Jermara parte del sistemal administrativo tan­
to el registro,de hor~ :~rabajad~ que. hace un' sllpervisqf 'de fahrica
o la emision de iaNota de Venta por un vendedor, como la registra­
ci6n centable.efectuadaen Contaduda. . " . ­
" Esas, multiples ~lctividades permitininque el'preducte sea ela- ,
borade. y este. dispenible en ·cendiciones de cantidad y caUdad para '
ser entregado. alcliente;de manera.similar se:requerininactividades .
de cobianzas quepermitan con tar cen los fondos necesarios para
pagar por los insum,osquedebemes utilizar eIlla prodl.lcci6n. Sin
duda, el s~stema,adn;li~istratiy(). depor S1 no. puede as~gurar el exito

"/.­

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 29
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda ~er exitesa .sirl ,un
bueri sistema administrativo.' " .' : .
. Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades l que com­
, prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co­
mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
p~nsar en la centabilidady en los.requerimientqs informatives
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda ~er exitesa .sirl ,un
bueri sistema administrativo.' " .' : .
. Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades l que com­
, prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co­
mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
p~nsar en la centabilidady en los.requerimientqs informatives
gerel1cia. . : •. ". ' . . . . . .1 , : .
. En el siguiente grafico de cfrculos cenceritricos se representan
e,n.el cfrcu,Ie. exterier, los cinco. subsistemas m~ncion,ados; en e1 si­
, gukinte cfr:cule, aparece e1 sist~ma centable"queconcentra lainfor­
m~ci6n operativa d\! todos IQs subsistemas; y.per ultimQ,icomo .cen­
tral tenemosel sistema deinfennaci6n gerencial con la illfonnaci6n
,resuinida y sistematizada de.acuerde cenles requerimientos de ese
itiveL I ' . ' , .' I '1

Ahorflveamos el,gnifico; luege en elsegundoM,6dhle del Ii­


. bro preselltaremos en forma detallada el funCicinamieqtp <:Ie cada
uno de losjsubsistemas basicos, .. . .,

compra$.
.~Otabllid~ "
.......... ......
Informacion
Gerencial

1.2. Los elementos


Un pro.verbio tradicional indentificaba la.administraci6n cen
"hacer que se hagan las cesas'.'. pero hoy esta obsoleto:ise ha pasa­
de de admiI;ustrar las. cosas a administrar persenas y de ahi a admi­
nistrar infennaci6n. Per est~metivo, -cuando hablames de ,les ele­
30 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTMJQIA "HERNANDAR/AS·

mentos que componen un sistema administrativo nos referimos a


personas, recursos fisicos e infonnaci6n.
EI funcionamiento de una empresa esta encuadrado por las de­
cisiones estrategicas que establecen las pautas que se utilizaran en
el planeamiento y, a su vez, los planes establecen Ia decisiones que
se transformanin. en Ia ejecuci6n de deterrninados hechos ffsicos
(recibir materiales, transportarlos, elaborarlos, entregarlos a los
clientes, cobrar, pagar, contabilizar, etc.). La enumeraci6nanterior
nos pennite advertir los distintos elementos que confonnan. los sis­
temas administrativos. . , .
. - Un conjunto de personas ubicadas en distintos niveles y
con distintas atribuciones:directivos, gerentes, empleados,obreros,
especialistas, etc. ·que· tendnl.n competencia -por ejemplo--,,-,- sobre
temas comerciales, tecnicos, financieros 0 contablesy, que adem as
de las actividades especfficas de su nivel yespecialidad, dedicaran
tiempo a captar, procesat, conservar y transmitir infonnaci6n.
._. Un conjunto de recutsos ffsicos compuesto por edificios,
instalaciones, maquinarias;. computadoras, materia prima, herra­
niientas, fondos, etc. Estos reCllrsos que la empresa podra tener dis­
ponibles 0 los incorporara del ambiente (proveedores, financistas,
etc.) seran procesado sa traves de'Jos distintos subsistemas (com­
pras, producci6n, ventas, pagos y cobranzas).
.- La informaci6n es eltercerele mentoy, como vitnos, es el
elernento administrativo por ~xce1encia 0, dichoen otras palabras,
la inforrnaci6n es In materia prima de Ia aaministraci6n. Sin ella no
result a posib1e latoma de decisionesqueinterrelacionan a los nive­
les directivos, gerenciales y operativo~, ni el control de las opera­
cionesffsic as de 1a ernpresa. Es el ~lemento que emplearan por
igualprocesadores hurnanos y 6Iectr6n icos;. .

..2. l.Que funciones cllmple? .


La idea cenIral de que un sistemaadministrativo es eI conjunto
integrado de los procedimientos necesarios par~ concreqrr en activi­
dades lqs 6bjetivos de una empresa y ademas generar la infonna­
cion para el control de los resultados alcanzados, s610 nos propor­
ciona una visi6n parcial desus mUltiples prop6sitos.
istrativo debe atendersimul­
cion para el control de los resu
ciona una visi6n parcial desus mUltiples prop6sitos.
. . .. Ladefinici6n de. un sistema administrativo debe atendersimul­
taneanl~nte ala ejecuci6n de actividadesdn "fund6n ·de'ios objetivos
(eficacia); a1 costo de tales actividades (eficiencia); a Ia seguridad

..

SISTEMAS ADMIN/STRAT/VOS 31

dad de los bienes y vaJores invoiucrados (control interno); y a las


necesidades de infonnaci6n para la toma de decisiones (informa­
ci6n gerencial).
Antes de entrar en elanfilisis de cada uno de estos propositos,
creemos necesario fotmular ciertas precisiones acerca del uso de los
t6rrninos eficaciaw eficiencia, porque si recorremos la literatura ad­
ministrativa, la sensaci6n que nos qued~l sobre el tema es que sabe­
mos cada vez menos.
En efecto, algunos autores no.advierten ·diferencia entre un ter­
mino y otro. Para otros,.en cambio, esposible diferenciar ambos
conceptos; Drucker en La~Gerencia expresa "Ia eficiencia se refiere
a hacer bien las COSllS, la·eTicaCia consiste en hacer las cosas que
corresponde hacer", Cabrlauh a tercera posici6n en la cual el con­
cepto de eficacia incluye al de efjciencia, y nuestro analisis se com­
plicarfa alin mas si entniramos a considerar un concepto tan abarca­
tivo (por no decir ambiguo) como el de lacalidad tJtal.
Para el desarrollo siguiente resulta litilla significacion que usa
Drucker: eficacia, hacer las cosas quese deben hacer (enJoque
logro de objetivos) y eficiencia, hacerlas cosas bien (enfoque
uso de recursos). Pero acordemos queestablecerernos una diferen­
ciaci6n de los prop6sitos solo aJosfines del am'ilisis; en la pnictica
1a definici6n de un sistema administrativo debe atender sirriultanea­
mente la efectividad, la eficienciit, el control interne y losrequeri ­
miehtos de infonnaci6n; no se los considera por sepunldo...
2.L Hacer las cosas quese deben hacer
Un sistema administrativo debe posibilitar que bs operaciones
se ejecuten en e! tiempo y eLi.!a forma pluneadap ara lograr de esa
Un sistema administrativo debe posibilitar que bs operaciones
se ejecuten en e! tiempo y eLi.!a forma pluneadap ara lograr de esa
forma las rnetas establecidas. La empresa necesita aprovisionarse
de la materia prima que utiliz.ara ensu proceso productivo y debenl
tenerla en determinadas cantidade sy calidades, y en ciertos plazos .
Asimismo, reqtielir{.de determinadas operaciones para con­
cretar laventa de las mercaderfas prciducidas, las que a su vez nece­
sitaran ciertas acciones pu\:>licitarias·· previas. Seguidamente, deb en
efectuarse las cobranzas para disponer de fondosco n los cuales
atender pagos por sue!dos. compras y gastos.
Si.no disponeni.OS entiempo y forma de los insumos requeri­
, dos, no podremos cumplir el program a de producci6n; si acumula­
. mas .stocks de materias primas 6 deproduct os terminados mas

32 FUNDACION UN/VERS/DAD ADISTANCIA wHERNANDARIAS·


.;;.;;;...._-.;......,c.. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 33
segu­
de 10 razonabne --en prevenci6n del deslasaje de compras-' , , uno de elIos es innecesario y que Otr0 ejecutarse en. forma
ramente f;5tarem:JS comprometiendo el presupuesto financiero. mas simple; ,y ademas, qUe en lugar de.}zigin il
y U?S capias
pre­ .!His
otro case" si no concretamos las operadones de ventas nos es suficiente con el original, la tare a rediscfiada
si las cobra:nzas se reaHzan mal h:. 'de
vist!l.S en programa respectivQ, 0
para ciente de po'r sf, independientemente
y tarde, seguramente:no contl1remos con los fondos grave que las la realice ..
atender los pagos, y as! sucesivamente. Pero, mas En sfntesis, un sistema sera mas eficiente que otro cuando pue­
serla que los
ventas no ~oncretadas por falta de esfuerzo 0 metodo, da ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar
clientes desechen nuestra oferta por falta de calidad de
los produc­
con Imetodos ' mas sir:nples 0 utilizar medios electi:6nicos, tiempo,
p~ro en la
servicio.
tos,incumplimientos,en los plazas de entrega 0 fallas enel relaci6n insumo-producto se, debenfcQnsiderar ademasdel
el uso de otros recursos: como. el costo del proce~amiento !etc.
especifi­ elt:ctr6ni­
Los sistemas administrativos seran los encargados,de se­
carlos pasos porseguir; las, nOITJ;1asque deben cumplirse.para,a a fin de co, del personal, de los formularios, del espacio dearchivos,
gurar la caJidad,y la vinculaci6nentr e los distintos procesos Si retomamos alguno de los ejemplos del punto .2.1.,
podrfa­
tengamos en
cumplir con las metas establecidas: En la medida que ien a la mos:establec:er. unacantidadde tequisitos para las velltas
,a .cr6dito
cuenta 'el uso,cie,Josl recursos, estaremos atendiendotamb con el fin deasegurarnos sucobro,pero seriarnos poco
efiCientes si
eficiencia, comaveremos en elpunto siguiente. incpbrabili ~
que si eJ cos to deltramite Superase el de unriesgo nOrdIal de-
Pero antes de pasar al pr6ximo tItulo, 'conviene aclarar dad y aun podriamos perder en efectividaddesa lentando alos po­
administrati­ '. .­
queremos u~ar la metas como referente deJa eficacia tenciales clientes. ' .,
va, ,es bueno recordari algunos, requisitos: S,eguramentepodriamos encontrar otros muchos ejemplos
en
un objetivo' definido operacionalmen te y como archivos' oiregisttos requeri­
-Unametaes
' que los pasos, con troles, documentos, tetiden ge­
tal cuantificable.' dos hacen incompatible·su costoconel beneficioquepre y
-Deben,'definir se explfcitarn.ente ,en los niveles de
decisi6n l nerar; esta esiia critica mas frecuehte que,se hace ala buro:cracia
,'i, de tarea 0

'correspondientes. , . que muchaS veces se generaliza inJustamente a todotipo


e integtarseen 'Un orden de i , normalizaci6n administrativa. " ., '.! . .' '" ' , '

, .• ne'ben corn.patibiliiarse entresi ' " ", . !, de


preferencia.- .- J' " ,,"
Porultimo I'una nota sobre esa mala 'palab,a: eficiencia"
,' • Deben cOfl~en)plar la relaci6n de la empresa, consu
(delcual recibe recursos y al cual aporta bienes y servicios).
medio
!;
,!
Mintzberg '( 1989).El autor nos ,dice que, en la practica,:
esta asociada Icone] criteria de 10 medible, tangible y
ef,iciencia
demoStrable,
en realidad
como un concepto"cornp letamente neutral", perp que
'~

2.2. La relf!,ci6n,costo-beneficio

, 'entre ,un sistema efectivo y uno eficiente: en un ~;ectorde


la diferentia
.' ' .Partiremos'de uri eJemplo para mar:car daramente Cuentas a
,Pago y se
I
i
,i
emerge de una ideologfa que adora metas.econ6micas
ces ignora aspectos menos tangibles
ponsabilidad social. '
e identificables
,
y muchas ve­
como la res­
,

p,agar la'cargadiaria: de tarea es' emitit 20 Ordenesde 4 horas. ' ! 2.3. El controlinterno
en
asigna ados empleados. El primeroemite 10 6rdenes se
mientrasqueel's egurtdo requiere toda lajornada (8 horns) para las f En el usC> profesional corriente, el termino control interno Ie
tal.se
10 6rdehes. Losdos nan cumplidocon el objetivo asignado de emi­ 1 encuentra asoclado con laespecialidad,de.auditoria-y Como
tit lO.6fdenes{han 'sitlo efectivos).pero ef primero ha sido, ", ' .
el doble asignaen carader de objetivoprincip aiia pfOteccion delos~~tivos,
~e una
',f es decidos valores y bienes involucradosen las operaciones
de productivo que el ~e~rido y podo tanto mas eficiente. empresa.
eje­
", Claro que 'e1 ejef!1plo.se refiereala efiCienCia'de .quienes coc­
Desde ·la: perspectiva mas amplia dela administraci6n'p
'ahara lao extensl6n del ode­
'vearnos
cutan .1a tare a ' adnunlstratIva, ~ POf
. cepto a un sistema adinihistrativo. Si f' ara la emisi6n
de la Orden de mas qecir quel~l control interno, como su.nombre 10 indica, pre­
Pago esrnn wprevistos 'cuatro pasos, '
a analizarlos encontramos •
que' naturaleza intemoal sistema que integra ytiene como finalidad
34 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
lII"

venir y evitar condiciones propicias para Ia comisi6n de errores,


anomalfas 0 fraudes. En consecuencia, el control interne esta estre:­
chamente Jigado con los sistemas administrativos, incorporado a su
disefio, y atiende simultaneamente a los siguientes objetivos:
• Eficacia de los procedimientos y controles.
• Eficiencia operativa.
• Seguridad de los bienes y val ores involucrados.
• Confiabilidad de la informacion.
Como vemos, el control interno dependeni de la cali dad de lOIs
. sistemas admillistrativos y de procesamiento de la infonnacion
:{personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema
administrativo en materia de control interno tendran en cuenta as­
pectos tales como:
• Separacion de funciones.
• Asignacion de responsabilidades.

. • Nivel~s de autorizacion.

• Documentaci6n de los traslados de bienes y valores.


• Recaudos deseguddad sobre bienes y valores.
• Disefio deformularios y archivos.
.• Control nurherico deluso de formularios.
• NormasSISTEMAS
de seguridad irifonnatica.
ADMINISTRATIVOS 35
• Nonnas respecto del personal interviniente.
informacion• empresaria. aparicion
Puntos especfficos de controldey Ia computadora
controles cruzados.ha permi­
tido ampIiar• IaRegistros y el procesamiento
capturacontables yestadisticos.de datos, produciendo un
profundo cambio en eI manejo y uso de Ia informacion que hoy ex~
cede en muchoEne} segundo Modulo
el esquema del libro, completaremos este punto
de Ia contabilidad.
con ejemplos denormas especfficas de Gontrolinterno para los sub­
Lasistemas
contabilidad, al registrar
de Compra, las transacciones
Pagos, Producci6n, Ventas yde la empresa y
Cobranzas.
compilarlas en estados y balances al cabo de un perfodo de tiempo,
'. 2.4. Los requenmientos de informacion
continua siendo un buen punto de partida para un sistema de infor­
macion, especialmenteen las PYMES.Pero,
Una de las caractetfsticas Ia computadara
de los sistemas administrativoselec­
es Ia
tr6nica captura
no s610 dehizo
datosposible
sobre laslaoperaciones
automatizacion de operaciones
-a medida y
que estas se rea­
procesos, sino que
lizan- parapermitio captar infinidad
luego procesarlos derequerimientos
segiln los datos no registrables
de infor­
La contabilidad, al registrar las transacciones de la empresa y
compilarlas en estados y balances al cabo de un perfodo de tiempo,
continua siendo un buen punto de partida para un sistema de infor­
macion, especialmenteen las PYMES.Pero, Ia computadara elec­
tr6nica no s610 hizo posible la automatizacion de operaciones y
procesos, sino que permitio captar infinidad de datos no registrables
envenirlay evitar
contabilidad
34
y ampli61a base del
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
lII"

condiciones propicias para Ia comisi6n de errores,


control operacional
informacion empresaria.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
y geren­
aparicion de Ia computadora ha permi­
35

cial.
anomalfas fraudes. En consecuencia, el control interne esta estre:­
0
chamente Jigado con los sistemas administrativos, incorporado a su
tido ampIiar Ia captura y el procesamiento de datos, produciendo un
profundo cambio en eI manejo y uso de Ia informacion que hoy ex~

El ritmo vertiginoso del cambiocedetecnol6gico


disefio, y atiende simultaneamente a los siguientes objetivos:
• Eficacia de los procedimientos y controles.
en mucho el esquema de Ia contabilidad.
La contabilidad, al registrarhalas permitido, cony
transacciones de la empresa
compilarlas en estados y balances al cabo de un perfodo de tiempo,
la difusi6n de las computadoras personales,
• Eficiencia operativa. continua siendo unque Ia decaptura
buen punto partida para un y elpro­
sistema de infor­
• Seguridad de los bienes y val ores involucrados. macion, especialmenteen las PYMES.Pero, Ia computadara elec­
cesamiento
• Confiabilidad dede datos se distribuya a los
la informacion. tr6nica propios usuarios,aumentan­
no s610 hizo posible la automatizacion de operaciones y
procesos, sino que permitio captar infinidad de datos no registrables
do su
Comopotencial dedependeni
vemos, el control interno caleulo de la caliy
. sistemas admillistrativos y de procesamiento de la infonnacion
procesamiento
dad de lOIs en la contabilidad y ademas
cial.
ampli61a base delde controlpermitirles
operacional y geren­

eliminar
administrativo enpapeles y interno
archivos
:{personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema
materia de control ffsicos.
tendran en cuenta as­ Cuando las delcomputadoras
El ritmo vertiginoso cambio tecnol6gico ha permitido,
la difusi6n de las computadoras personales, que Ia captura y elpro­
per­con

son ales
pectos tales como:
se integran en redes permiten
• Separacion de funciones.
ademas
cesamiento la interconexi6n,
de datos se distribuya a los propios usuarios,aumentan­
do su potencial de caleulo y procesamiento ademas de permitirles
Ia
transmisi6n electronica
• Asignacion de responsabilidades.
de datos en reemplazo eliminar papeles y de soportes ffsicos y
archivos ffsicos. Cuando las computadoras
son ales se integran en redes permiten ademas la interconexi6n, Ia
per­
.• Nivel~s
de autorizacion.

e] accesQ• Documentaci6n a bases comunes


de los traslados de datos. e] accesQ a bases comunes de datos.
de bienes y valores.
transmisi6n electronica de datos en reemplazo de soportes ffsicos y

• Recaudos deseguddad sobre bienes y valores. , ¥lmos que la inforrnacion de que sedebe disponer en un siste­
, ¥lmos
• Disefio quey archivos.
deformularios la inforrnacion de 'i que ~.
sedebe disponer
ma administrativo'debfasatisfacer distintos en un siste­
requerimientos: para el
'i ma
.• Control nurherico deluso de formularios.
administrativo'debfasatisfacer
• Normas de seguridad irifonnatica.
J uso
r
control de las operaciones, para cumplir requisitos contables, para
distintos
de Ia gerencia,requerimientos:
etc. Ahora podriamos preguntarnos para el
si debemos
~.
~, capturar y procesar por separado los datos segun el requerimiento
• Nonnas respecto del personal interviniente. t
control • Puntos de lasde operaciones,
control y controles cruzados. para cumplir ~
de informaci6n requisitos
0 si, porel contrario, contables,
debemos captar los datospara ne­
Jr uso especfficos
de Ia gerencia, etc. Ahora podriamos
• Registros contables yestadisticos.
J cesarios una sola vez y a traves de distintos tipos de procesos obte­
! ner lasLasalidas preguntarnos
para los distintos fines.
si debemos
~ , capturar Ene} segundo Modulo del libro, completaremos este punto
con ejemplos denormasy procesar por separado
especfficas de Gontrolinterno para los sub­
~

~ lospi-opios
datos
primera altemativa se parece bastante a los procedimientos

registros segun
y archivos parael requerimiento
I, compartimentados, y poco integrados, donde cada sector lleva sus
obterier exclusivaniente ia infor­
t sistemas de Compra, Pagos, Producci6n, Ventas y Cobranzas.
i macion que necesita; es 10 menos parecido aun sistema. Nosotros
~ '. 2.4. Los requenmientos0de si,
de informaci6n porel contrario,
informacion debemos
I, nos inclinamos

captar los datos ne­
por la segundaalternativa.
As!, por ejemplo, los datos sobre las ventas efectuadas en el
J cesarios Una de lasuna solade losvez
caractetfsticas y administrativos
sistemas a traveses Iade distintos
captura de datos sobre las operaciones -a medida que estas se rea­ dia Ie permitini altipos derealizar
Jefe de Veritas procesos
el control de Iaobte­
tarea de

!
sus vendedores, pero esa rnisrria informacion recopilada, totalizada
ner lasde lossalidas para losdedistintos
lizan- para luego procesarlos segiln los requerimientos de infor­
macion distintos niveles deeisorios; esta forma se va es­ fines.por semanas meses Ie facilitara al Gerente Comercial evaluar Ia
gesti6n
0
global de suDepartamento y esta ultima informacion com­
tructurando la piramide informativa.
~
. La primera
Hist6ricamente, altemativa
y hastala decada de 1950 en Ia que se parece
aparece
corp.putadora:; Hi' cdtitabilidad era prticti'camenteC efuruco 'sistema de
Ia bastante
tegico de la Direcci6n; a los procedimientos
parada con infonnaci6n extemapuede posibilitar un analisis estra­

I, compartimentados,
....:' . :'."
y poco integrados, donde cada sector lleva sus
~
,

pi-opios " .. registros y archivos para obterier exclusivaniente ia infor­


,:,,'

i macion que necesita; es 10 menos parecido aun sistema. Nosotros


I
,I· nos inclinamos 36 por la segundaalternativa.
FUNDA_CION UN/VERSIDAD A DmrANCIA ·HERNA~f!!.!!!!',.:;;:S:-· _ _
As!, por ejemplo, los datos sobre las ventas efectuadas en el
dia Ie permitini Es importantequeal Jefe de Veritas a1 dis~fiar un . el control
realizar ad~i:ni8trati:i!Ode Ia tarea ~e ten- de
g<-'.n en: enema
sus vendedores, pero las esasaHdas rnisrriade mfo~!lc16n
informacion i~~quendas
recopilada, y ace mas que
totalizada
por semanas se atienda0 ().meses li>. forma de presentaclOn
Ie facilitara al Gerente d.e ·::;.]ch:""
Comercial evaluar Ia
i"rornnef !lTlpresos como pam<:aha
gesti6n global de su Departamento
'l.cce:;;ibles cualgllie.ra seay sa esta forma ultima informacion com­
parada con infonnaci6n extemapuede posibilitar un analisis estra­
tegicotos). de la Direcci6n; .
En el caso~ de la informacion para eM.i:, ademas,
debe ser resumid:::., esquematica y significativa., ejemplo, po­
drfan tomar aIguna de las siguientes foooas:
-Analisis de los desv{os: se, sefialan las diferencias entre los
datos reales y los estandares 0 presupuestad.os y se agrega un breve
comentmo sobre las causas del desvfo.
. 'Ej.: Las ventas durante enero fueron un 20% menor de 10 pre-.
supuestado. La yariacion corresponde al porcentaje de recesi6n ob­
servado en la ventas del sector.
"

-' Indicadores: miden elcomportarniento de ciertas variables


respecto de otrasa fill de evaluar la calidad del desempefio 0 detec­
tar problemas. Pueden ser de distinto tipo:'
• Comparativos: Indice deendeudarniento, compara el total de
pasivos con el capital propio. ..,
• Evolutivos: evoluci6n deJa producci6n durante los ultimos
doce meses. ' .
• Combinados: evoluci6n del Indice de endeudarniento duran­
te los ultimos tres ejerciCios.
En la Unidlilles 5 a9, del segundo M6dulo dellibro, sedanin
ejemplos de informacion gerencial que puede obtenerse en cada
uno de los subsistemas analizados.
Por ultimo; si repasaI110s 10 dicho en este punto, es facil a:dver,..
tir que uri sistem,a que suministre informaci6n oportuna cumpliendo
con los recaudo~ decontrol interno, al controlar la gesti6n, nos peri
mite saber si las! actividades y metodos previstos en el mismo sis teL
rna han side efectivos yefieientes ..
, .
3. El.estudio de los sistemas administrativos
-A medida que una empresa 0 institucion crece y va adoptand0
divisiones del tI;abajo mas complejas (mayor especializaci6n, mas
nivelesdecisorios) surgen necesidades de coordinaci6n del trabajo
conjunto que exceden las formas tradicionales de la adaptaci6n mu-

'''.:';"

S/sn;:!'.AAS ....
-------.....;;..;..::...._-_ ADMINISTRATIVOS' 37

tua y la supervision este punto se[equiere estudiar' la


trama de interrelacion'5s., se ha vuelto compleja, y establecer
nuevas fOnT13S f.nediante la estandariZ3.cion de los
puestos ycte
3.1. El d."et Mt~cy,~Z.!CIU
La tarea orgamZCi.r una.empreEil. ~s eSler:cialmente prescripti­
va, se preocupa de normalizar el compoftamiento asegurar el
logro de sus prop6sitos. A tal fin los modelos mas usados:son dos;
uno de caractermas 0 menos estable, que define lasfuqciones y
responsabilidades de losparticipantes: la estructura; y otto de ca­
racter din3.m.ico, que nos refierec6mo se realizanJas a.ctividades
necesarias para transformar los recursos queingresan en salidas: los
procesos.
EI especialista ~ue tendra a sucargo. esta tarea.es 10 que
Mintzberg denomina 'analista de la tecnoestructura" y qv.e asume
funciones antes detentadas por la direcci6n y losgerentes,: referidas
principalmente a la planificacion y ala normalizacionruiministrati­
va.: ." .... " ".." .: .
Tradicionalmente, se denominaanalistas de' organizaci6n y
metodos a los responsables de estudiarla estmctura,yJoslflujos de
trabajo administrativo pero, tarnbien sonusuales otnls denornina­
ciones como analista administrativo, analista ~e siste~ y meto­
dos, analista de sistemas y procedirnientos,Q simplemente analista
de ·sistemas. .
Con respecto a esta ultima denorninaci6n,de uso muy corrien~
te, cabe aclarar que si bien se· considera al analista. de' sistemas
como un experto en temas adrninistrativos, la ~parici6n de la com­
putaci6n hfJ. traido confusion en. el sentido de que muchqs la rela­
ciCman coniia funcion ~del analista de computacion. ... : . .'
A nue~tro entender, el anaJ.i~is de sistemas incluy~ tanto los
sistemas donde las operaciones y el manejo derinformacion'son pu­
ramente manu ales 0 estan paICialmente computarizados, como
aquellos. totalniente automatizados, pero los requerimientos de es­
pecializaci{m difierencuando enfocamos los aspectos org~izativos
y adlJ).inis't!ativos y cuando estarnos estudiando la auton;latizacion
de. un sistema. . ,,
Como hoy es dificil pensar en organizaci6n 0 racionalizacion
disociadas Ide los medios electt6nicos. de procesarniento y comuni­
cad6n, es· faciladvertir que se requieren las dos especialidades.

l.~_ .

38 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS·


persona,
Como no son faciles de encontraTreunidas en una misma
la soluci6n es integrar equipos de trabajo.
os
A esta altura, aIguien podrfa preguntarse LPor que necesitam
puestos
un especiaIista en sistemas administrativos, si los distintos
man os es­
(ventas, compras, finanzas, contabilidad, etc.) ya estiill en
debera
. peciaIizadas? lPor que aurnentar la n6mina con alguien que
a
comenza r su tare a interiorizandose de 10 que aquellos ya conocen
1a perfecci6n?
ex­
Podemos cpntestarle que contar con perso.nal capacitado y
empre­
periment ado para cada una de las funciones basicasd e una es­
sa, no evita que cada sector se convierta en un compartirniento
ade­
tanco no integrad oal restoD que utilice procedimientos poco se­
normativo s, que no sean
cuados, que no cumplan con aspectos
.
guros 0 que no proporcio nen infonnac i6nconfi able y oportuna de
Aquf esdonde nuestro especialista, mediante adecuadas tecnicas
analisis y disefio, realizara. su aporte. .
Asi concebido, el anaIista administrativo 0 analista de sistemas ada
adrninist rativosco nstituye una fund6n permanente y diferenci
n
como la de comprar 0 vender. A 61 se recurrira cuando aparezca
aci6n,
problema s de coordina ci6nen las tareas, faltas de sincroniz

notorias disfunciones, demoras en la decisiones, costes administr
tivos excesivos, infonnac i6n insuficiente, no oportuna o poco fia­
bIe, errores 0 fraudes. . .
•Pero el cameter pennanen te de 1a funci6n no implica que exis­
que po-.
tint un sector especializado dentro dela misma empresa, ya
estas
demos recumr al asesorarniento externo; Para decidir· entre
capaci­
opdones debe tomarse en cuenta si disponem os de personal de
ci6n
tOOo, si el tamafio de la organizacion justifica la incorpora
un es­
un analista permanen te, si por e1 caricter de la !area conviene
pecialista que sea independiente y, en todos los casos, el costo.
Si sedecide encarar internam ente el estudio de los sistemas
adrninistrativos, pueden darse des altemativas:
10 Que 1a tarea secentral ice en un
sector especializado (Organi­
zad6n y Metodos 0 Sistemas) y. bajo la responsabilidad exclusiva
. de los espeCialistas.
. • Que se encargue la tarea a un equipo de proyecto integrado
do de
por los analistas y personal de los sectores usuarios, aseguran
la
ese modo 1a participacion de estos ultirnos y en buena medida
aL
. • Que se encargue la tarea a un equipo de proyecto integrado
do de
por los analistas y personal de los sectores usuarios, aseguran
la
ese modo 1a participacion de estos ultirnos y en buena medida
utili dad y pertinencia del producto fmaL

39
SISTEMAS ADMINISTRATlVOS

Cuando se recurre a consu1tores extemos y. especia1mente,


ra­
cuando ademas se cuenta con especialistas propios, deben existir
idad del
zones de peso como el grado de especializaci6n y complej
tenia a necesida d de independencia y objetividad. Sobre este
ci6n
caSo, Schleme nson(19 87) dice que indepen dencia y colabora
a de
van unidos para la compren sion de los problem as y la bUsqued
aeOf­
solucion es apropiadas; e1 consulto r para poder operar necesita
me­
dar con el cliente objetivos y condiciones de trabajo, asf como
intro­
canismo s de deCisi6n eonjunta sobre los cambios que deben
ducirse.
3.2. El perfil requerido
Las multipIe sfuncion es que deben cumplir los sistemas admi­
dan.idea
nistrativos, segUn vimos en e1desarr ollo delpunt o 2,.nos
reunir e1
de los conocirnientos y condiciones persona lesque debe
al para
anaJiista. En efeeto, su trabajo requiere esfuerzo inteleetu
veneer
idear solueion es apropiad as, tenacida dy perseverancia para
para ver
la resistenc ia al cambio y tambien una dosis depacie ncia
concreta das sus propuestas.
En materia de conoCimientos,. debe poseer formacion y expe­
exito los
riencia sobre variados- temas y tecnieas para enfrenta r con
neia po­
desmos de su actividad. Dentro de los. temas desu incumbe
demos menci onar:· .
- Principios y concept osgener ales de·Administraci6n.
- Procedimientos y metodo sde trabajo.. · .
- Metodologfa de anaIisis.
- Disefio de graficos y diagramas.
- Disefio de formula rios y archives.
s de procesarniento.
- Disefio de
- Medias electr6nicos de procesarniento.
me­
Sobre este ultimo aspecto, creemos que debecon ocer los
exper­
dios disponibles y su potencialidad, pero debern recurrir a un
sobre e1
to en sistemas de procesa rnientoc uando haya que decidir
mente,
equiparniento 0 los program as que se utilizaran y, especial
para el diseiio de program as de .,aplicaci6
.
n. .
,

los
No creemos neeesari o extendemos en la explicaci6n de la
os
. requisit osenuin erados yaque en la proxima Unidad tratarem
4 las
metodol ogia que debeni seguir el anaIista. y en la Unidad
rramientas de que dispone para su tarea.

40 FUNOA'::iOi\}
--.'. . UNJVE:RSJDAD A DISTANCl4
"" " ' ·HIER!'IANDAPfAS·
--' .-- . __._-­
CW:mt0 a condiciones personale::.:, P~;! ~~t"::::' a sus
'funciones, e! &l~lista debe reunir, ademfu; de :cq,uerimientos
tecnicos, unE. combinaci6n de cualidades personales. Des-
que considerarnos importantes:
t",s dec1r valoraci6:n concepto sistemJco
""""'...."".•.•. til. la integracion de los disti,ntQs subsis­
temas como p2l£!.es un sistema mayor.
. - Predisposici6n para el cambio, mente abierta )'.receptiva.a
nuevas propuestaS y soluciones. .
- Creatividad, una condicion que esta estrechamente relacio­
nada con la anterior y que tiene que ver con lacapacidad de generar
altemativas imaginativas e innovadoras.
-. Capacidad anaHtica para la observacion y la interpretacion
. de loshechos, pata verificar su validez yestablecer relaciones entre
la inforinacion relevada.
, . - Actitud¢aliStii, sentido comun y predisposicion para 10
pnictico Y cOQcret,O. . . . . .
- ' Perseyer~cia ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a
las dificultades ylas resistencias.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni­
carse, habilidad negociadora ytacto para ~xponer ideas y lograr ad~
hesion al proyectd.· .' . . '..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo­
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni­
carse, habilidad negociadora ytacto para ~xponer ideas y lograr ad~
hesion al proyectd.· .' . . '..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo­
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.

·4. Para ~ autoevaIuad6it


. .'1. Establezca dos coincidencias y dos. cliferencias entre 10 di­
. cho en eLpunto 1.\1 sobre los sistemas administrativos y el conteni­
do del siguiente p3,rrafo de Lardent: .

_ uLosprofundos eamblos experimentados en los ultimos aftosen


elambiente socio-politico-econ6mlco en que se desarrolla la empresa
modema, unido dsto a los avances de la tecnalogia, obligan a encarar
urgentemente sujremode.laci6n y adecuaci6nal concepto de sistema.
Es indudable que en la gesti6n empresarial sobreviven aquellos que

. " ..,.' '.~".,

':. ', .. "

.~ ::-1: ._:'

41
;:w)cBdimientos emple&:; 1:12 medias
para aICa!:'2!'!), sus ,-,... _- "

1976: 15)
..,
una o ~JJ ccmocimlento, se Ie

--- Selecdone un s;}b::;istema fundamental.


dementos ~ue inte~i~nen en el
y
mismo.. . . . . . .
3. En su opinion, y luego de leer todo el punto 2\ ,eual de la
tres posic~on~s acer.ca -del significado de los terminqs eficacia y efi­
ciencia Ie parece mas apropiada Fundamente su respuesfa.
. 4. l.taeficacia de un sistema administrativo puede ser inde­
pendiente1de su eficiencia?Complete su respuesta can un ejemplo
distinto de.1os dados en el texto. '
distinto de.1os dados en el texto. '
5. Teniendo en cuenta las contradicciones mencionadas en el
punto 3 de la unidad anterior. que comentario: podria h~c:erse sobre
el criterio Ide eficaciao enfoque dellogro de oi?jetivos.
6. Ewlique con sus palabras ell significado de la:crftica que
formula l\4intzberg al concepto usual de eficiencia yproponga un
ejemplo aclaratorio. .... . I .
7. "Que entiende par control intemo?l;A queobjbpvos debe
atender slmuluineamente?· . . ' '.' I
8. "Que relaeionencuentraentre contabiiidady sis~ma de in­
fqrmacion:? "Que cambio se produce a partir de la incorppracion de
la computacion? .. .1 '. I

9. Resumaen tres frases el roldelanalista de sistetnasadmi­


nistrativos'..
10. llQue relacion puede establecerseentre . las condiciones
person ales del analista y los conocimie.ntos I:equeridos: para 1a ta­
. . ? . '
rea.

11'"­

1aII;]11 ." em 1£ _ = •

Unidad3
Metodologia de anaIisis

En la Unidad 2 hemos vista cmiles son leis' prop6sitos


que orientan el analisis de los sistemas. administrativos y quienes
son los responsables de esa tarea, Sabemos que latarea requiere re­
flexion,analisis y enfoque sistematico; en otras pa1abras, podemos
dedr que requiere de una metodologfa. -
Aquf nos ocuparemos de 1a metodologfa., sin la pretension de
a.gotar un tema sobre el que existe una profusa bibliograffa, s610
nos proponemos presentar una guia de acqi6n para la tarea de anaH­
zar sistemas administrativos.

1. EI recurso delmetodo
Tomamosprestado este titulo de una novela de Alejo Carpen­
tier, qui en a su vez evoca la obra de Descartes. En efecto, un meto­
da 0 una metodologfa es una gula para el razonamiento y, como tal,
un recurso para la accion. ~
En el sentido expuesto rnasarriba, unametodologfa para el es­
~dio de los sistemas aclministrativos es una descripcion 16gica y se­

cuencial de pasos ~ara cumplir la mrea~'y di~lposici6n de tecnicas


y heIT!CImienta:..; utihzables :o:::ra 1:81 fin.
el propos ito este
Dn1ctica, relacionada con programa'J

teo Por 10 dicho, las metodologias que se UcV"",-",!,,",

,. " .. 3 esta unidad !lO prete::-tde.rt ser

txponen en fqrrn:l
objetivos, acliVldaCle
una de lao:; etapas de un prograrnade ttabajo.

Disponer una metodologfa para el esmdio de sistemas

ministrativos nos sera utiiidad para: .

- Programar!el desarrollo del proyectoen terminos de tiem­


pas y recursos que se emplearan y disponer de esta forma de una
estimaci6n de su cos to.
- Organizar y distribuir las tareas del equipo de analistas,in­
dicando los pasos que se seguinin (actividades y productos) y los
plazos que deberanicumplirse. .
- Coordinar ila participaci6n del usuario en el proyecto, ya
sea como contraparte en el relevamiento, en la discusi6n del diag­
n6stico 0 en la aprobaci6n del disefio.
- Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Perrnite el segui­
miento del. ,proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas
- Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Perrnite el segui­
miento del. ,proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas
como al cliente 0 u~uario.
Por ultimo,debe tenerse en cuenta que la metodologfa no
constituye un fin en sf mismo, es ;un elemento que sera util al ana­
. lista en la medidaique 10 ayudeal logro del objetivo de su tarea.
Disponer de una metodologfa por mas apropiada que sea,no es su­
ficiente, yaque latarea de analisis requiere ademas de la nonnaliza­
ci6n del proceso db trabajo, ciertas habilidades y destrezas propias
de Ia fonnaci6n prPfesional del analista. Sin estas ultimas, la meto­
dologfa sirvede muy poco ..
Sin duda unprofesional experimentado tendra en claro que, .
mas aHa de una secuencia' de pasos para seguir, es fundamental Ia
visi6n metodologica que leproporciona el enfoque sistemico y, en
consecuencia, tem;lra muyen cuenta, por ejemplo, las nociones de
objetivos y totalidad; de interdependencia de los elementos 0 de je­
rarqufa de sistem~(ver Unidad 1). En los puntos2 y 3 que siguen,
presentarernos dos' metodologfas y sus respectivos prograrnas; defl­
niremos a una de ellas como el enfoquetrndicional y; a la otra,
como el enfoque de la reingenierfa deprocesos. Par ultimo, en el
punto 4, realizaremos un breve anaIisis comparativo entre arnbas.

. ",.'. .' ~;""~,,,,..~.tt'1'.Ii.11( I" '-').)/0'" :~ME;T9DOLOGIA DE ANAL/SIS 45


':"':
2. Una metodologia tradicional
::' ~.~:.
Se trata de unii<.m::[(I:.J.ologfa en uso desde la decada de 1970 y
,1.'1 desarrollado, entre es Alberto
del de siste­
mas actuales,
esta propuesta es camidad
Es es'('ecia1m~nte . para ca~os en que el pro­
yecto conslste en ~ustar 0 me.lorar un eXlstente ydonde los
requerimientos estan predefinidos, COlIiO el. (;a50 del estudio un
sistema en particular 0 de una. parte del mismo.
La metodologia comprende etapas bien definidas que deben
cumplirse en fonna sucesiva para el desarrollo de un proyecto. De­
bemos precisar que las etapas no estan separadas por fronteras pre­
cisas que indican donde finaliza una y se: inicia Iaotra; existe entre
elIas estrecha interrelaci6n y par lo tanto es admisible cierta super­
posicion desde el punto de vista temporal, 10 cual no implica que
cisas
dicandoque los pasosdonde
indican que sefinaliza
seguinin y se: inicia I y productos) y los
una(actividades
elIas
plazosestrecha interrelaci6n y par. lo tanto es admisible cierta super­
que deberanicumplirse.
posicion desde el punto de vista temporal, 10 cual no implica que
- Coordinar ila participaci6n del usuario en el proyecto, ya
modificar secuencia 0 eliminar
la relevamiento, etapas .. del diag­
seaconveniente
sea como contraparte en el en la discusi6n
0 en la de
La Jonna
n6stico estructurar
aprobaci6n del el trabajo incluye las siguientes eta­
disefio.
pas: - Controlar los tiempos y tareas ejecutadas. Perrnite el segui­
miento del. ,proyecto, tanto al responsable del equipo de analistas
como al cliente 0 u~uario.
Definici6n

del PlanPor
IRem,-"tos-i
de
ultimo,debe tenerse >.oM'.,rfm..oo J-tP!i:"".
en cuenta que la metodologfa no
Trnbajo un fin en sf mismo, es ;un elemento que sera util al ana­
constituye
. lista en la medidaique 10 ayudeal logro del objetivo de su tarea.
Disponer de una metodologfa por mas apropiada que sea,no es su­
ficiente, yaque latarea de analisis
de.l planrequiere ademas de la nonnaliza­
detrabojo
Etapa I: Definicion
ci6n del proceso db trabajo, ciertas habilidades y destrezas propias
fonnaci6n prPfesional del analista. Sin estas ultimas, la meto­
de IaObjetivo
dologfa sirvede muy poco ..
el responsable del proyecto debera establecer
Sinesta
En dudaetapa
unprofesional experimentado tendra en claro que, .
mas aHa deeluna
claramente objetivo y el alcancede
secuencia' de pasos parala tarea pores
seguir, realizar y a partir
fundamental Ia
de alIi, el plan de acci6n que se desarrollani con indicacion de tiem­
visi6n metodologica que leproporciona el enfoque sistemico y, en
pos y de recursos disponibles
consecuencia, tem;lra muyen cuenta, por ejemplo, las nociones de
objetivos y totalidad; de interdependencia de los elementos 0 de je­
Actividades
rarqufa de sistem~(ver Unidad 1). En los puntos2 y 3 que siguen,
1. Estudiodos'
presentarernos preliminar
metodologfas
y sus respectivos prograrnas; defl­
A traves
niremos a una ellas como
contactos
de de con elel nivel ejecutivo que encarg6
enfoquetrndicional y; a laelotra,
tra­

como
bajo el enfoque
y con de la
los niveles reingenierfa
jerarquicos deprocesos.
involucrados en Par enes­el
ultimo, se
el proyecto
un acuerdo acerca
punto 4, realizaremos
tablecera de losanaIisis
un breve objetivos y aIcancesentre
comparativo arnbas.
del mandato.
\"

; ;
t_~ t_~
':"':

::' ~.~:.
46 . FUNDACION UN/VERS/DAD A D/~tANG/A "HERNANDAR/AS·

2. Definicion del Plan de Trabajo


EI cronograma, con indicaci6n de las distintas etapas del pro­
yecto, se definira atendiendo a minimizar el costa del proyecto
(tiempo y recurs os requeridos). Esta, planificacion se presenta
usualmente mediante diagramas de tipo Gantt 0 CPM.
.Productos a generar·
- Proyecto que incluya objetivos, alcances y plan de trabajo.
Etapa 11: Relevamiento
Objetivo . .
Esta.es una etapa debusqueda e investigaci6n de la realidad
existente en materia de sistemas administrativos (caracteristicas de
los procedimientos, sectores involucrados,formularios y archivos
en uso, soportecomputacional, etc.) a fin de detectar problemas
existentes y obtener elementos para el proceso de aniilisis y disefio.
Actividades
El relevamiento comprendedistintas tareas que implican dis­
tintas tecnicas, de uso alternativo 0 conjunto segan el caso, y quese
describen a continuaeion.
1. Recopilacion de antecedentes .
.. Obtener infonnacion de distintas fuentes documentales exis­
tentes(manuaIes de procedimierito, cursogramas, normas de control
interno, informes operativos y de gestion, arGhivos, etc.)
. 2. Encuestas .
Permiten, mediante el uso de formularios especialmente disefia­
dos, recopilar gran cantidad de informacion detal1ada .a los fines de su
compilaci6ny cornparaci6n y en un tiempo relativamente breve.
En todos aqueHos casos en que se decida ·Ia utilization de
cuestionarios se pondra especial cuidado en que sean breves, con­
cretos, que su disefio faciIite las respuestas, y que incluyan instruc­
ciones acercade c6mo·deben completarse.
3. Entrevistas
La toma de contacto directo del analista con elentrevistado
consti~y~ un. Inedio valioso para la obtencion de informacion cla­
ve, espedaIrriehte de los nNeles jen'irquicos ytie"supervision.
3. Entrevistas
La toma de contacto directo del analista con elentrevistado
consti~y~ un. Inedio valioso para la obtencion de informacion cla­
ve, espedaIrriehte de los nNeles jen'irquicos ytie"supervision.

METOOOLOG/A DE ANAL/SIS 47

Los temas que se tratanin con los entrevistados estarlln referi­


dos a su opinion sobre los procedimientos en usc, asf como el plan­
teo de alternativas y de sus requerimientos en cuanto a informacion,
seguridad y tiempo de respuesta.
Las entrevistas se realizaran atendiendo a una planificacion
previa acordada con el entrevistado para no interferir en su trabajo y
se conducin'in de forma orden ada sobre la base de unguia de temas
para tratar. .
4. Observacion directa
Esta actividad es compJementaria de las anteriormente descrip­
tas y, a traves de la misma, el analista tDma conocimiento directo de
aspectos que no pudieron ser relevados en los pasos anteriores (ca­
racterlsticas operativas y de control de Josprocedimientos en usa;
circulaci6n y volUmenes de informacion; visualizacion de soportes
y archivos; etc.) y corrobora y amplfala informacion obtenidad por
otros medios.
Productos a generar
- Antecedentes generales sobre normas de procedimiento y
de control interno.
- Sistemas administrativos vigentes, formularios y archivos
en uso.
- Soporte inform:hico utilizado (hardware y software) .
Etapa Ill: Analisis
objetivo
Se analizani Ia informacion recopilada en Ia etapa anterior a
fin de evaluar los sistemas administrativos vi gentes y elaborar un
diagn6stico de Ia situacion observada yde la que se intenta superar
mediante mejoras 0 un nuevo disefio.
Actividades
1. Compatibilizacion de ia informacion
Los datos relevados por los distintos metodos deben compati­
bilizarse entre sf a fin de evitar informaci6n incompleta 0 inexacta,
para ella:
-- Seintegraran los datos obtenidQs de distintaspersonas que
intervienen en un mismo proceso. .
- Se establecen'i la consistencia de los datos entre sf.

"p"

48 FUNDACfON UN/VERS/Dim A DfSTANCfA 'HERNANDARfAS'

- Se confirmaron datos y secompletani la informacion fal­


tante.
- Se sintetizani la informaci6n resultante en hojas de trabajo,
en forma clara y orden ada.
2. EvaluaciOn teeniea
Si bien durante 1a tar~a de relevamiento, en forma conciente 0
inconciente, se ha "efectuado alguna evaIuacion sobre la situacion
observada, esta tarea se realizani en fonna metodica sobre la infor­
macion ordenada y completa en 10 que se refiere a aspectos como~
- Congruencia del sistema 0 procedimiento respecto de sus
objetivos. "i "

- Disponitlilidad de informacion operativa y gerencial.


- Pertinenciade la intervencion de puestos y sectores. "
- Crimplimiento de recaudos en materia de control interno.
- Cantidad. y grade de capacitaci6n del personal requerido.
- Adecua.ci6n de los formularios y archivos en uso.
3. Elaboradon del diagnostico
El diagnostico pondni de manifiesto los problemas detectados
en la etapa de anruisis y los Iineamientosde cambio sugeridos. Sera
presentado a lasiautoridades como" un documento escrito y en una
reunionseexplicaran sus aIcances y se escucharan las observacio­
nes y sugerencias quepodnin ser incorporadas a la propuesta que
servini de base alnuevo disefio.
Productos agenerar
- Diagnostico.
- Presentacion ejecutiva.
Etapa IV: Diseiio
Objetivo '
" "En esta etapa se elaborara sobre la base de las conclusiones del
diagnostico, Ja solucion final que se presentara al diente, esdecir
los nuevos sistef;Ilas administrativos y rodos los elementos necesa~
rios para su puesta en funcionarniento.

METODOLOGIA DE ANAL/SIS I. 49

Actividades
1. Diseno global
Este primer paso del diseno consistira en deIimitar ell campo
que aharcanl el sistema en consideraci6n, su propos ito es ~efinirlo
sinteticamente mediante un esquema generaIde funcionamiento
(Entradas, Archivos, Procesos y Salidas).· .
A partir de los requerimientos generales del sistema (salidas)
se definiran las necesidades de informacion con 'que debe!~ontarse
en el sistema (entradas y archivos) as! como lasecuenCiade activi­
dades que se realizaran dentro del sistema (procesos). Para'e~te pro­
posito rl:?~ult~ util el diagrama de bloque(ver desarrono en ila Uni­
dad 4).;,"~':"' ....
:Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re­
:Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re­
querimientos informaticos quedebenin sedncorporados (hardware
y software) y se reaIizara una estimaqion"de costas. ' ~ I

2. Presentation delproyecto
'EI proyecto sera pre"sentado a las ~utoridades para la japroba­
cion del disefio global yde la inversion necesaria. .' '. ',' .
3. Diseno detallado ' '
La tarea de disefio detallado se ~ealizara a partir dt?l disefio .
global aprobado y comprendenila elahoraci6n! de .cursogramas 0
diagramas de flujo del nuevo sistema,I~,redacciol1 de,manuaIes de
procedimiento, eldiseno de formularios y .archivos y,:ep.e,licaso"de
requerirse apoyocomputacional,el d~am::lllodel sofnvarei respecti­
v o . ' .". "
'. 'La etapa de disenoconcluye cuando todos los elementos deta-
Hados se ponen formal mente a disposition del usuario. •; , ..
• i:

Produttos a generar
- ManuaIes de procedimiento queinc1uyan:
• Descripciones de,los procedimientos~

- Cursogramas.

,..'
-Formularios. ;"",

- Software de aplicaci6n reql,1erldo para la ejecucion delqs


procedirnieritos. . I ' ,

50 FUNDACION UNIVERSIDA[jA DISTANCIA "HERNANDAR1AS·

Etapa V: Implementacion
Objetivo
Esta etapa comprende lasactividades necesarias para la puesta
en funcionamiento del nuevo sistema en sustitucion del anterior.
Actividades
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
tipo Gantt 0 PERT, segun la cornplejidad de la tarea que deba enca­
rararse.
2. Entrenamiento del personal
\''1 Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se
( realizanila capacitaci6n del personal asignado conla finalidad de
expliear su contenido y fonna de uso. Esta tarea permite enearar .
preventivamente los problemas que puedan derivarse de la apliea- .
cion del nuevo sistema. .
Puesta en marcha:
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa­
miento yMETODOLOGIA
software requeridos,DE 'se 51
realizan las pruebas de funciona­
ANAL/SIS
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A
partir reorgan
clientes; es decir, de allf, elizar
sistema comenzani
las tareas de alaoperar bajo responsabilidad
empresa centrando la
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana­
atenci6n en el lista
negocio.
para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .•
Podrfamos fueran necesarlos.
definir .
la reingenierfa como repensar los funda­ ,
mentos de los procesos de aungenerar
. Productos negocio (que y como) y redisefiarlos
radical mente para- obtener una en
Nuevo sistema mejora drastica
condiciones en el rendimiento
de operar.
(costa, calidad y servicio). Paraampliar este concepto, resumiIemos
a continuaci6n los cuatro principios Msicos
3. La perspectiva en que se apoya.
de la reingenieria
- En/Dca hacia el clientede procesos 0
La reingenieria de negocios, como tambien se llll
de nomina, es
Toda la empresa una metodologta
debe estar imbuida desarrollada por Michael
del prop6sito deHammer
agregar y
• James Champy en su libro~eengineering the corporation para ar­
valor para el cliente
monizar alostraves
cambiosdeinternos.
productos
en unade mayor
empresa concalidad, meno­
los cambios en el
res costos y mejor servicio.
mercado, con el Esto
fin de supone desechar
ofrecer siempre un el analisis
valor centra­
creciente a los
do en el puesto, que mide la habilidad del trabajador para realizar
tareas individulales pero pierde de vista el proceso completo.
- Se centra en procesos
La reingenierla propone ir mas ana de operaciones, tareas y es­
truc:turas .para enfocar los procesos como una secuencia deactivida­
des que cruza los Hmites funcionales. Para una mejor atenci6n del
proeeso debe pensarse en los tipos de tareas. que se realizan en te{­
minos de estados iniciales y finales; probablemente puedan agru­
parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
Rompe con las reglas
cion del nuevo sistema. . parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
Puesta en marcha: Rompe con las reglas
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa­ Debe pensarse en la reingenieria como un desafIo;en lugar
miento y software requeridos, 'se realizan las pruebas de funciona­ mejorar 10 que estamos haciendo debemos estar dispuestos a dese­
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A char las pn'icticas aetuales y a empezar de cero. Analizar.las activi­
partir de allf, el sistema comenzani a operar bajo responsabilidad dades de la empresa, no para ver sipueden modificarse sino con el
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana­ objetivo de determinar 5i hay alguna razon para: que existan.
lista para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .•
fueran necesarlos. . , - Usa creativamente fa tecnologfQ
Es un error comun pensar que podemos mejorar 10 que esta­
. Productos a generar mos haciendo s610 por incorporar nueva tecnologfa; corremos el
- Nuevo sistema en condiciones de operar. riesgo de automatizar un proceso ineficiente u obsoleto con la con­
siguiente perdida de tiempo y dinero. La pr6puesta es pensar induc­
tivamente, preguntandonos que nos ofrece la tecnologia para hacer
3. La perspectiva de la reingenieria cosas que no esuibamos haciendo.
La reingenieria de procesos 0 de negocios, como tambien se llll A continuaci6n se describen las etapas que comprende el cicio
de nomina, es una metodologta desarrollada por Michael Hammer y del proyeeto en terminos de objetivos, actividades y productos de
• James Champy en su libro~eengineering the corporation para ar­ cada una de ellas. gnifico siguiente muestra las etapas y la se­
monizar los cambios internos. en una empresa con los cambios en el cuencia en que se desarrollaran:
mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los

52 FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' ' '


52 FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

Implemen­
Implemen­
tac!6n
tac!6n

Etapa I: MoviliZtlcifm
Etapa I: MoviliZtlcifm
Objetivos
Objetivos
Esta: etapa inicial del proyecto tiene como prop6sito conocer
,quienes Esta: etapa inicial
integraran del proyecto
el equipo tiene como
de reingenierfa prop6sito
por parte conocer
del usuario,
quienes
,para que integraran
conjuntamente reingenierfa por partepautas
con losdeespecialistasacuerden
el equipo del usuario,
y pla­
paradeque
nes conjuntamente con los especialistasacuerden pautas y pla­
trabajo.
ll nes de trabajo.
Actividades
Actividades
1. A~mar d equipo de trabajo

1. A~mar
Se integrara d elequipo
equipo trabajo
decon

los especialistas asignados ,al pro­

yectoSe y la:integrara
contraparteel equipo
asignadacon sector usuarioasignados
porlosel especialistas que aportani su

,al pro­
yecto y la: contraparte
, . conocirniento del negocioasignada
y de los el sectorsujetos
porprocesos que aportani su
usuarioa redisefio.
, . conocirniento
2. Acordar dellanegocio
metodoiogia y elprocesos
y de los sujetos
pbm de tareas a redisefio.
. ", Se acordaninlalas
2. Acordar actividades yque
metodoiogia serande
el pbm tareas
desarrolladas, los com- ,
. ", Se acordanin
promisos las actividades
de la contraparte que seran
y el metoda desarrolladas,y los
de adrninistraci6n com-.
control
promisos '
dt?ltrabaj~. de la contraparte y el metoda de adrninistraci6n y control
dt?ltrabaj~. '
Productos agenerar DE ANALISIS
METODOLOGIA 53
---- - -
Productos agenerar
• . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas.
,. .
• . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas.
!

,. Actividades Etapa 11.' Andlisis ! .

1. IdentificarEtapa 11.' Andlisis


la estrategia
Identificar lla estrategia
1.1.Identificar
Se toman'in en
Se toman'in cuenta las
en cuenta instrucciones especffic.as emanadas
las instrucciones
de direcci6n yy se
altadirecci6n
de lalaalta analizanin las estrategias, y planes de nego­
se analizanin
Implemen­
definidos. Para
cios definidos.
cios Para concretarconcretar esta esta tarea se realizarantac!6n entrevistas
con los
con Idirectivos yy con
losIdirectivos con quienes contribuyeron a la elaboraci6n de
quienes contribuyeron
planes.
planes.
ConocerDos
Conocer procesos
Dos procesos
Etapa I: MoviliZtlcifm
-- Se identificaran los
Se identificaran principales procesos existentes, as!
los principales
comolos
como los nuevos,nuevos,Objetivos requeridos por
requeridos por la la estrategia de negodos.
-.Se
-. realizanl
Se realizanl
52
Esta: etapa
un inicial del proyecto
relevarniento
un relevarniento
FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' '
global tienedecomo
- - - -por
los prqcesosconocer
prop6sito identi­
METODOLOGIA DE ANALISIS
- - parte del usuario,
,quienes integraran
lenninos de flujo el equipo
de de reingenierfa
trabajo, involucra·
ficadoseri lenninos
ficadoseri de flujo de trabajo,
para que conjuntamente con los especialistasacuerden departamentos
Actividades
pautas y pla­
nonnas ypracticas
dos,nonnas
, ,dos, ypracticas
nes administrativas. 1.SeIdentificar
de trabajo. administrativas. .:
la estrategia

l .-. .-.Se analizara


Se analizara el soporte
el
Implemen­
tac!6n
informatica
soporte informatica
toman'in en cuenta las instrucciones especffic.as
de la alta direcci6n y se analizanin las estrategias, y planes
de losParaproc1esos
cios definidos. concretar esta tareaidentifi­
se realizaran e
Actividades con los Idirectivos y con quienes contribuyeron a la elabo
cados. Etapa I: MoviliZtlcifm
cados. 1. A~mar d equipo de trabajo
Conocer procesos
planes.
Dos
-- Se Se evaluani
evaluani perfil
elel perfil de los
de losconrecursos - Sehumano~ existentes y
Objetivos Se integrara el equipo especialistas
los como identificaran los principales
asignados
los nuevos, requeridos ,alprocesos
por la estrategia pro­
de
exist
negodos.
los principales
losprincipales requerirnientos
requerirnientos
Esta: etapa inicial
yecto
,quienes integraran elyequipo
que conocer
parte deldeben
que
del proyecto tiene como prop6sito
de reingenierfa porasignada
la: contraparte usuario, cubrirse.
sector
por elficadoseri usuario
-. Se realizanl que
un relevarnientoaportani
global de los
lenninos de flujo de trabajo, departamentos
suprqces
-,para Se conocirniento
.realizaran
que,conjuntamente negociode
losdelmapas
mapas
con los especialistasacuerden y de
de
pautas pla­ procesos
ylos
procesos. a redisefio.
sujetosadministrativas. .:
l -, Se
nes realizaran
de trabajo. los , dos, nonnas ypracticas
.-. Se analizara el soporte informatica de los proc1eso
de tareas
2. Acordar la metodoiogia y elcados. pbm
Evaluar
3.3.Evaluar Actividades
lala performance.
performance.
Se acordanin
1. A~mar.d",equipo de trabajo

.
las actividades que
seran desarrolladas, los com- ,ex
- Se evaluani el perfil de los recursos humano~
los principales requerirnientos que deben cubrirse.
pro­
procesos actu~es
,al los en

Se'yecto
Se' analizara
Se integrara el equipo
analizara promisos
y la: contraparte lalade perfonnance
con
asignada la
por elcontraparte ydeel
sector usuario que de
los especialistas asignados
perfonnance los
aportani su procesos
metoda -,de Se realizaranactu~es
adrninistraci6n en
y control
los mapas de procesos. .
nos de
nos cantidades
de, .conocirniento
cantidades dt?ltrabaj~.
del negocio entradas
2. Acordar la metodoiogiaentradas salidas;costo,
y de 'los procesos sujetos
y salidas;costo,
y el pbm deytareas
a redisefio. tiempo,
tiempo,
Se' analizara
personal
3. Evaluar la performance. .

personal
la perfonnance
parti­
parti­
de los procesos actu~es
de cantidades entradas y salidas;costo, tiempo, perso
cipantey . ", Secalidad.
acordanin las actividades que seran desarrolladas, los com- , nos
cipantey calidad.
promisos Productos
de la contraparte y el metodaagenerar
de adrninistraci6n y control . cipantey calidad.
dt?ltrabaj~. ' Pmductos a gellerar,
• . - aEquipos·
gellerar, de trabajo y plan definitivo de tareas.
,. Pmductos
Pmductos a gellerar,
Productos agenerar ! . _. Mapas de los principales procesos actuales.
-' Sectores y niveles involucrados en los procesqs .
• . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas.
,.

_.MapasMapas
!
Etapa
de 11.' Andlisis procesos actuales.
principales
los principales
.
-, Petformance de los procesos existentes.
_. de los
Etapa 11.' Andlisis procesos actuales. Etapa III: SelecciOn
-' Sectores
Obj~tivo y
Obj~tivoniveles involucrados en
en los procesqs
los procesqs .. principales procesos, co
-' Sectores es confinnar involucrados
yf(!'seniveles Realizado el amilisis de los
La dave para esta la estrategia de empre­
Ul detenninar aqu! -atendiendo allmpacto sobre el negoc
-,
-, sa, Petformance
esdecir obtenerLa
Petformance
. ventaja
unadave
comprensi6n
de
cbmpetitiva. Durante. esta
los
deetapa
para
losdara procesos
esta
de que
procesos
es necesario
f(!'se existentes.
es confinnar
constituye su
ademas obte':' .
cmUes se centrara
existentes. el esfuerzo dede
la estrategia Ul empre­
reingeruerfa.

I ner una vIsion esdecir


sa,global de los procesos clave, de. una
obtener comprensi6n
la estructura que los' dara de que constituye su
Al;tividades
soporta de los recursos humanos e informaticos inyolucrados.
y
Etapa . ventaja SelecciOn
III: SelecciOn
cbmpetitiva. Durante. esta etapa es necesario
1. Identificar ademasdaves
las.transformaciones obte':' .
I Etapa III:
ner una vIsion global de los procesosranclave,
. - Se preparanl una lista de los principales;prQcesos
ser disefiados estructura
de. laredisefiados, que los'
can indicaci6n
0 de p ~a
su caso-- y los cambios y desarrollos requer
Realizado
Realizadosoporta amilisis
elel yamilisis
de los recursos
de principales
loshumanos
de los procesos,
e actual-;--en
informaticos
principales procesos, corresponde
inyolucrados.
corresponde
detenninar aqu! -atendiendo
detenninar aqu! -atendiendo allmpacto
allmpacto sobre
sobre el
el negocio--
negocio-- sobre
sobre
cmUesse
cmUes centrarael
secentrara
,7,' esfuerzo de
el esfuerzo reingeruerfa..
de reingeruerfa
.
Al;tividades
Al;tividades
las.transformaciones daves
Identificarlas.transformaciones
1.Identificar
1. daves
..-- Se preparanl una
Sepreparanl
,7,'
una lista principales;prQcesos Que
los principales;prQcesos
de los
lista de Que debe~debe~
Etapa III:
, . conocirniento SelecciOn
del negocio y de los procesos sujetos a redisefio. 3. Evaluar la performance. .

Se' analizara la perfonnance de los procesos


2. Acordar la metodoiogia y el pbm de tareas
nos de cantidades entradas y salidas;costo, tiem
Realizado el amilisis de los principales procesos, corresponde
. ", Se acordanin las actividades que seran desarrolladas, los com- , cipantey calidad.
promisos de la contraparte y el metoda de adrninistraci6n y control .
detenninar aqu! -atendiendo allmpacto sobre el negocio-- sobre
dt?ltrabaj~. ' Pmductos a gellerar,
Productos agenerar _. Mapas de los principales procesos actual
cmUes se centrara el esfuerzo de reingeruerfa.
,.
• . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas. -' Sectores y niveles involucrados en los pr
! .
-, Petformance de los procesos existentes.
Etapa 11.' Andlisis
Al;tividades
Obj~tivo
Etapa III: SelecciOn
Realizado el amilisis de los principales pro
comprensi6n dara de que constituye su daves
La dave para esta f(!'se es confinnar la estrategia de Ul empre­
1. Identificar
sa, esdecir obtener unalas.transformaciones detenninar aqu! -atendiendo allmpacto sobre
cmUes se centrara el esfuerzo de reingeruerfa.
. ventaja cbmpetitiva. Durante. esta etapa es necesario ademas obte':' .
I . - ner Seunapreparanl procesoslista
vIsion global de losuna clave, de. los principales;prQcesos
dela estructura que los' Al;tividades Que debe~
ran ser soporta y de los recursos humanos e informaticos inyolucrados.
disefiados 0 redisefiados, can indicaci6n de ~a pedonnance
1. Identificar las.transformaciones daves
. - Se preparanl una lista de los principales
actual-;--en su caso-- y los cambios y desarrollos requeridos.
ran ser disefiados redisefiados, can indicaci6n
actual-;--en su caso-- y los cambios y desarrollo
0

,7,'

54 METODOLOGIADE ANAL/SIS 55
FUNDACIONUNIVERSIDAD
"..
A DISTANCIA"HERNANDARIAS'
-,La solucion de los problemas ~etectados en el paso anterior
- - Se estimani la magnitud de los cambios y desarrollos que .
y el disefio de nuevas procesos alte:natlvos.
serfa cQnveniente introducir en m~~r~a desoporte inforrmitica, re­
_ Simulacion de las alternattvas de operac16n a fin de deter­
cursos human os y estructura otgamzahva. ',' . .'
minar cual es el mejor diseiio.
2. Seleccionar procesos y metas defimtlvos.
_ Elaboracion de los mapasde los procesos
Sobre Ja base de la lista confeccionada y mediante un analisis
3. Definir los requerirnientos de los nuevos procesos
de costo-benefico que considere eI impacto, sobre el neo-ocio del re­
disefio y la. m~gnituddel esfuerzo de r~i::genjerfa, se ~labo~<;ra un
Al definir el nuevo proceso surgen nuevas necesidades en ma­
orden de pnondades para someter a decISIon de la alta dlrecclOn. ' teria de sistemas de informacion para soportar los nuevos pr.o,cesos
3. Presentaci6nejecutiva , ' y suministrar la informacion requerlda para el control de gestlOn.
en iaestructura . _ .
, ' , Se prevo es~e pa,s,o como un punto de c;ontro] y revision por
4. Determinar cambios
Para llevar al maximo el beneficio del nuevo dlseno se reqUle~
parte de la alta dlrecclOn sobre el orden d~ pnoridades elaborado y
adecuaciones ala estructura organizativa vigente,que debe~ de­
II par~ o?tener aprobacion formal sohre'el alcance de la tarea de rein~ ren terminarse en esta fase junto con los requerimientosen matena de
gemena.
'Productos a generar personaL.,
,5. Obtener la aprobaclOn ,
- Lista de procesos seleccionados para el diseno 0 rediseiio.
I
I, Los diseiios definitivos de los procesos, asf como las mo~ifi­
"!i
Etapa IV: Rediseiio caciones a la estructura organizativa y los requerimien~os defin!dos
en materia de sistemas de informacion y personal, se!an so~et1dos
Objetivo i a la ap~obacionde la alta direcci6n como paso prevlO a su Imple­
°
" 'En es t'a fase se re al"lzara e1 eli,seno
- - de 1os procesos " mentaclon.
reillsenD
'
clave d~l negoc1? y se definiran los requerimientos en materia de Productos a generar
soporte mformatIco y recursos humanos, asf como las modificacio­ ' Disefio ,de los procesos, que incluye mapas y manuales de
, nes requeridas por laestructura que soportara los nuevos procesos. procedimientos y norm as.
Actividades - Disefio actualizado de la estructura, que incluye arganigra­
I , 1. Analisisde detalle rna y descripciones de cargos. '
- Disefio de las apHcaciones de los sistemas de computaci6n
""'.. El anruisis realizado en la fase II se completara con una serle y comunicaciones.
de pruebas adicionales a fin de determinar:
- Redundancias en actividades y procesos. Etapa V: ImplementaciOn
- Cuellos de botella existentes .en los flujos de trabajo.
- Operaciones ineficaces 0 inefiCientes. ,Objetivo
-.Soluciones razonables a los problemas en operaciones de ,En esta ultima fase se programanila puesta enmarcha de los
negoclOs y de apoyo. ' cambios resultantes de la tarea de reingenieria, asf como los tiem­
- Validez y consistencia de las intetfases entre procesos. pos y costas estimados.
- Usa pleno de Ia capacidad tecnoI6gica.
. 2. Definirprocesos altemativos
Esta actividad incluye:
t i
56 FUNDACIONUNNERSIDADA QJSTANCIA "HERNANDARIAS' METODOLOGIA DE ANAL/SIS ..
~--~--- ~,<.,-."".--
57

Actividades -. La etapa de analisis en la reingenieria (induye tamlJlenre­

levamientos) parte de la identificaci6n de la estrategia, es

1. Elaborar el pRan de implementacion una vision extropectiva del sistema, para luego< pasar a1 conoci­

La programaci6n que se elaborani comprendera, adem as de la miento de los procesos.

estimacion de tiempos, los siguientes elementos: '


- Otro aspecto referido a la etapa de anaIisis es qlie la reinge­

- Implementaci6n de la nueva estructura organizativa" nierfa evahla la performance (rendimiento) del sistema en USO" ya

- Implementaci6n del nuevo flujo de trabajo. . que su prqp6sito es lograr una mejora drastica en la misma. i
-
Compra de hardware y software (0 desarrollo de software a' - La etapa cleselecci6n tambien marca Una dife~encia ya que

medida)~ . . en la metodologia tradicional el sistema 0 proceso sujeto a redisefio

- Cambios en la planta fisica.


estaba determinado inicialmente;aqui, decidkcurues son los prope­

- Pruebas del nuevo prqceso ..


sos clave mediante unanruisis .de costo-beneficio ...

- Planes contingentes de operaci6n.


la etap~ de diserio es donde encontramos mayores sem.e....

- Entrenamiento. del personal. .


janzas, pero sin embargo, la exigencia de creatividad es mayor en ila <

reingeniena porque se deben generar soluciones altemativas y

2. Detenninar costos .
diante simulaci6n decidir cual es la mejor.

La estimaci6n de los costos requeridos.para la implemantaci6n,


items como: ! . Como conclusion podemos decir que la reingenieria, en tanto

- Costos de sist~mas computaci6n y comunicacion~s. metodologfa aplicable al estudio de los sistemas administrativos de.

- Adaptacion 0 6ambios en la planta fisica y los equipos. l una empresa, presenta los siguientes aspectos destacables:

- Traslados e incorporaci6n de personal, as! como su capaci-l - Parte de un enfoque del negocio, donde las actividades de­

taci6n. i. ben agregar valor.para el cliente.no s610 en terminos de costos sino

tambien de calidad y servicio ..

. - Gastos generales de la implementaci6n (impresi6n de for- ~


mularios, manuales, etc.). r Se basa en un enfoqrie del:procesointegral, involucrando a

los analistas y a los responsablesde los :procesos (participaci6n'de

a
Prod'uctos generar . I
los usuarios en el equipo de trab~o).

/,

. - Plan de implementaci6n. g Excede el.diseiio de los sistemas administrati,:,os e itmpacta

sobre la estructura organizativa ya.que modifica 0 elimina sectores

- Nuevo proceso en condiciones de operar. .1'


.funcionales y niveles de supervisi6n.

4. AnaIisis comparativo 5. Para s11. autoevaluacion


En 10 formal, los programasde trabajo desarrollados enlos
puntos 2 y 3, no muestran diferencias notables, pero si profundiza- i
I 1. Identifique en las.distintas etapas de las metodologfas estu­
diadas, ejemplos de laaplicaci6n de los conceptos que propone: el
mas podemos advertir diferencias en el enfoque de reingenieria n,
que creemos conveniente destacar. . . enfoque sistemico (objetlvQsy totalidad, interrelacion;de elementos
y control por retroalimentacicm). .
- ' En la etapa denominada de movilizaci6n, 1a reingenierfa
Para La metodolog(r;t tradicionalse·pregunta:.
nos propone comopriQridad la integraci6n del equipo de trabajo en­
treel analista y eI usuano (0 el consultor y el personal de la empre­ 2. i,Los distintas tecnicas de releyamierito son excluyentes en­
sa), para pasar luego a ]a definici6n conjunta del plan de tareas. El tre sf? Fundamente su respuesta.
enfoque tradicional se.inicia con la elaboraci6n del plan a cargo ex­ 3. Seiiale por 10 menos tres diferencias< entre el disefio global y
clusivo del analista. . ' el diseiio detallado.

'/

58 FUNDACION UN/VERS/DAD A,l)ISTANC/A HHERNANDARIAS"

. 4. l ClUil es el principal produeto de la etapa de analisis7 Sef\a­


Ie por la·menos tres items que incluiria en dicho producto .
. 5.l.Que. diagram a es de usocomun en laprimera y la ultima
etapa del program a? l CuaIes el uso que se Ie da en eada easo?
- Sobre laprdpuesta de lareingenieria se Ie pregunta:
•6. l,Cu:Hes son los principlos basicos en que se apoya?Descrf­
balos brevemente.
7: i,Porque se debe determinar crial esla estrategia dela em­
presa como primer paso de la Etapa 17
8. i.,Cmil es el criterio basico que sirve para seleccionar los
procesos que se intenta disefiar? i.,Se procede del mismo modo que
en la rnetodologfa tradicional? ... .
. . 9. lEs probable que un proyecto de reingenieria eonlleve cam­
bios en la estruetura organizativa vigente? Justifique su respuesta
\ : con referencias a la rnetodologfa.
·10. Compare la metodologfa tradicional y la de la reingenierfa
y establezca tres semejanzas y tres diferencias sustanti vas.

II

MBU' Mil'. ~I •• _M 'mMII,. . . . . . . .i&&&&J4AWMiifiIIIM

• ""mfi1GlllVO
Unidad4 === _ ...

Herramientas usuales

Los temas de esta Unidad se .eneuentran estrechamente


relacionados eon los de la anterior. Un analista . administrativo,
como en eualquicr otra actividad teeniea.· necesita ciertos instru­
mentos especffieos para realizar eada una de las tareas que Ie pres­
cribe su metodologfa de trabajo ..
N?s proJ?onem?s presentar y describir aquf las hel!amientas de
uso I!l~ comente, mdlcaJ.1do en ca~a easo la 0J?o.rtum~ad y forma
de utihzarlaspara el estudlo de los sistemas adnumstranvos. .

1. Del uso de herramientas


.. La pnktica de la administraci6n ha permitido el q.esarrollo de
un gran numero de instrumentos necesanos para coadyuvar can su
finalidad. pero tarnbien ha adoptado y adaptado dispositivos tecni­
cos de otras disciplinas, como por ejemplo modelos graficos y ma­
tematicos de la Investigaci6n Operativa.
Cuando las tecnicasy herramientas no se encuentran estableci­
das con precision, existe. una tendencia natural a que cada analista
las utilice, e incluso las desarrolIe, de acuerdo con su criterio. Esto
60 FUNOACION UN/VERS/DAD A OISTANCIA "HERNANDARIAS"
.....
no esta mal, pero si las herramientas no estan adeeuadamente defi­
nidas 0 no se aelara debidamente su aicanee, se crean malentendi­
dos y dificultades de comunicaci6n con terceros (clientes 0 usua­
rios) 0 dentro del mismo equipo de trabajo.
A este problema apunta el prop6sito del presente capitulo,
donde trataremos de, definir las herramientas mas usuales y su apli­
cacion, para de esta forma disponer de un lenguaje comunque faci­
lite la comprension entre especialistas y tambien con terceros, Las
herrarnientasque estudiaremos nossenln utnes para:
- Programar el proyecto ycontrolar su ejecuci6n.
- Recolectar informacion aeerea del sistema vigente (proce­
dimientos, formularips, archivos, etc.) asf como los requerimientos
del usuario.
- Detectar erroces y faUas en .el sistema en uso.
- Fonnular la propuesta de un nuevo sistema.
- Servir de ap9Yo a la implementaci6n y a la capacitaci6n del
usuario. . .
Cuando entremos en eJ detalle de cada una de las herramien­
tas veremos que, en la mayorfa de loscasos, pueden aplicarse a mas
de una etapa del.programa de amilisis de sistemas administrativos.
Asi por ejempl0, si tomamos como referencia la metodologia tradi­
donal, vecemos que:
. -. Los. diagramas de programaci6n de actividades pueden
usarse en laelaboraci6nde lplan, pero tambienpara una programa­
ci6nespedficaen elmomentode la implementaci6n. .
_. Los diagrain~s de interdependenc:ia sectorial 0 los cursogra­
mas, pueden servir tanto para integrar la infonnaci6n relevada en el
. paso inicial de la eulpa de amUisis, como para el diseno detallado
. del nuevo sistema. .. . . . . .
. - Los manuales que constituy~nelprincipal producto del di­
seiiode detalle,.son_tarnbien un elemento imprescindible para capa­
.. eitar a1 usuario durante la implementaci6n. .
Por 10 expuesto,' el tratamien~o siguiente se organizani segun el
tipode instrumento (cuestionarios,dia gramas y manuales) y no por
su aplicaci6n. .

.::'.. ,.;

_._--­
HERRAMIENTAS USUALES 61

2. Cues~ionarios

El cuestionario es un 'formulario. integrado por preguntas irela~


cionadas con el!sistema 0 subsistema que se.investiga cuando es ne­
cesario relevar inforr.naci6n aeerca de la tarea especffica de emplea­
r

dos 0 supervisqres dentro de un procedimiento y se ]0 utilizalpara


suplir la entrevi,sta personal (de tlpica aplicaci6n en los niveles ge­
renciales y de jefatura ).. .. •.
Cuando no se buscan opiniones sino infonnaci6n aeerca de los
hechos, un cuestionario presenta como ventaja que:
- no requiere la presenc:ia del analista 0 a 10 sumo requiere
una presencia minima; .
. -. permiterecopi lat grancantidad deinformaci6n en uni~em-
po relat;ivamente breve. .. '. . • .,
Pe,ro cuando se decidesu utiIizaci6n, tambien Ideben conside­
rarse sus limitaciones:
- existira ,resistencia, a-contestar cuestionarios largos y tedio­
sos, que signifiquen perdidade tiempo de. trabajo; .• ;
- es diflcil obteneren fonna exacta la infonnaci6n deseacla;
-los encuestados pueden tardar en responder, comprometien­
do los tiempos del proyecto. .
Para que los cuestionarios cumplan acabadamente con su fina­
lidad debe ponerse especial cui dado en su elaborac:i6n. Este cuida­
do tendra en cuenta: que laS preguntas sean c1aras y concretas~ que
la· extensi6n no sea excesiva (no olvidemos que disponemosde. tec­
nicas complementarias);. que el diseno sea apropiado y que se iric1u­
ya un breve instructivo de c6mo debe sercompletado.
Estructuralmente un fonnulario de encuesta deberfacontener,
como minimo:
- Un encabezamiento donde se completaran los datos refe­
renciales del encuestado y del puesto .
- Un cuetpo central donde se especifiquen laspreguntas 0 as­
pectosque deberan ser completados y que estaran referidos por
ejemplo a: informacion recibida, tramite 0 proceso, informacion
emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros:
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus
ejemplo a: informacion recibida, tra
emitida, volumenes y carga.de trabajo,archivos y registros:
- Un sector de observaciones donde el encuestado pueda
efectuar sus apreciaciones y co mentarios , asf como exponer sus
propuestas acerca del sistema objetodel anruisis.

L._.

62 FUNDACION UNIVERSJDArfA DISTANCIA "HERNANDARIAS"

Encuesta acerca del uso de un informe


ApelUdo y Nombre Cuestlonarlo Ni': ..........

de la persona.

consultada: ... h . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
Fecha emlslon: ...............................

Cargo: ......,............................................ Fecha cumpllmlento: .....................

..Departamento: .....................................

Seccl6n: ................................................

Tflulo dellnforme: ......:.......................................................

Se sollclta II Is persona Indlcada mas arriba, se slrva responder ellnterrogatOrlo


que se formula II contlnuaclOn(marque su .respuasta con una cruz; lea todas las pre­
guntas antes de responder la prlmera): .
I 1. Consulta, Ud.este Informe:
0
Ii
Slempre AvecesO NuncaO

2. SI . l o oon.sUlta, 10 hece a efectos de mantenense informado 00 por necesldad de


contar con asa Informacl6n para Inlclar 0 contlnuar un proceso 0" ,
3. 'LUtlliza Ud. latotalldad dela lnformacl6n Do s610 una parte de ella D? En este
Illtlmo case Lque parte? .....................................................................

4• ./,Reclbe Ud. aste Informe dentro de .1011 plazas prevlstos Do oon strasos slgnlfl­
catlvos .que perjudlcan su tarea O? Comentarlos: ....................................;....:................ ~
.~

5. Lle results mil en 'cuanta I'll contenh:ioy fOmlade presentacl6n? Sf 0 No O.


.'LSu9l!re alguns modlflcllci6n: en cuanto I'll cQntenldo 10 en cuanto a 18 prasen­ a
.
tacton 0 ? Expllque su sugerenclu.
'
'
,

6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be­
.~

5. Lle results mil en 'cuanta I'll contenh:ioy fOmlade presentacl6n? Sf 0 No O.


.'LSu9l!re alguns modlflcllci6n: en cuanto I'll cQntenldo a
10 en cuanto a 18 prasen­

.
tacton 0 ? Expllque su sugerenclu.
'
'
,

6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be­
laoo8O 10 concillaclon 0 ? Comentarlos: ... ~_............._...__......._.._.................. .

7. La cantldad de capias que Ud. reclbe dellnforme, Les rt!almente necesarla? Sf 0


No O. LaUe otras personas utllizan los dupllcados?

8. ./,Necesita Ud. informacion complementarla? S[ 0 No O.


Indlque cual: ..........................................................................

Sa 89r1'decera la devDlucl6n de estill cU8stlonario al Departamento de Organlzacl6n


y S""~a, debldamente cUmplimentado, nQ despues del ......................__.;

Firma del responsabki

Figum4.1

HERRAMIENTAS USUALES 63

Formulario para descripcion de tareas

Cnrgo: ·Pmccdimiento ...,Icvado;

Noml,," cncuc!tado: DeparlllJ11enlo: Seclor:

,-­
OJ''
i::'.::
:!! ~
.00
:) '13

CG
'0 g
'0"",
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..2g
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Cnrgo: ·Pmccdimiento ...,Icvado;

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Peck..: !'irma:

(*).En este cspacio fonnul. su, aprec:i;>ci_ Ysug<:ml<!i;u; de cambia.

- ..... ~ -_... - - .... - ..... -_.


Figum4.2

64 FUNDACION UNIVERSIDAD A DIS1ANCIA"HERNANDARIAS· USUALES' 65 '

Para faciE tar las respuestas, es conveniente armar el cuestiona­ • Gantt


rio con preguntas que puedan responderse por "si" 0 por "no", 0 EI diagrama de Gantt tiene, segtin ei u.sc que aquf Ie daremos, el
cornpletarse con ,una "X" en ellugar correspondiente; a este modele objeto de programar en el tiempo las distintas actividades 0 tareas nece­
responde la encuesta que se reproduce en la figura 4.1 (Lardent, sarias para Ia ct:mcrecion de un proyecto 0 de una etapa del rrllsmo y,
1976: 152). Otra fonna de simplificacion pll.lede ser disefiar un for­ simultaneamente. permitir el control de los plazos de ejecuc!on.
mulario con columnas 0 casiJIeros a completar, del tipo del presen­ Este grafieo de sencilla construccioh, se apoya en :las coorde­
, tado como figura4.2 para relevar en detalle las tareas. nadas cartesianas, cuyo eje horizontal representa el tiempo yel ver­
tical las tareas' a actividades por realizar. En el interior del gnifico se
3. Diagramas trazan, a partir de cada actividad del eje vertical, lineas honzontaIes que
indican la duraci6n de latarea, medida en el eje del tiempo.
EI usode tecnicas de diagramaci6n se encuentra suficiente­ Si las Hneas representativas de cada actividad se inician!todas
mente difundido; en el area de administraci6n ya que pennite, me­ en el momento cero, el diagrarna s610 nos mostranl la duracion
diante gnlficos ysfmbolos, la programaci6n de actividades (diagra­ comparativa de las distintas actividades. En cambio, si. se trazan a
mas de Gantty CPM) y la modelizaci6n de sistemas administrati­ partir delmomento en que' realmente ,se iniciari, el'diagrama nos
vos (diagramas de bloque, de interdependencia funcional, cursogra­ brindani mayor informacion, ya que podremos, observar la secuen­
mas, etc.). ' cia delas actividades y laduraCion total del proyecto. :!
Lo dicho no pone en duda la utili dad de relatar organizada­ Ademas, si utilizamosun detenninado trazo pararepresentru:
mente un proceso 0 un sistema,pero un diagrama' aportani clara­ las tareas planeadas y otro distinto para indicarlos tiemposreales
mente ventajas, yaque: de ejecuci6n, el grafico permitira efectuar,elseguimiento derlo pla­
- Proporciona una vision r~pida y global del sistema 0 de los' n~ado; visualh;ar nipidamentelos des:vfos y detenmnarenque me­
eventos representados., ' dida estos afectan el desarrollo del proyecto; , .." ' " ,
- Facilita la representaci6n de relaciories cornplejas. En la figp.ra siguiente,se< presenta, un ejemplo de, gr:ffi.co de
- ' Sistematiza -'mediante el uso de simbolos- Ia informa­ Ganttaplicado a.la programacionoel estudio de un sistema,admi­
ci6n que se exhibini. ,nistrativo.
-', Permiteiunafacil comparaci6n entre dos 0 mas sistemas Estudio Prellmlnar '
(actual y propueSto; distintas alternativas de disefio; etc.).
No obstante 10 dicho, cuando se decide su uso debep. recono'; =­.!!c. Relevamienlo
cerse ciertas limitaciones como:
!
..
~ 2· ­

',-, La dificultad de representar gnmcarnente la multiplicidad {! Anlilisis


:":'~~ -.~ ~. ~'. -" - ~.'- ~
de situaciones y relaciones posibles.
- ' EI riesgo de que, al simplificar,.la informacion sea incom­ H ••• ____ • _ _ _ _ ·OISEloo '
pIeta.
s.j. • _ •• • • • _ _ _ _ _ • _ _ _ _ _ _ Impiementacioo
.3.1. Diagramas de,programacion ~. ,

... :::-':"~~"
Estas tecnicas de diagramaci6n penni ten representar activida:­
, des y requerimi~ntos de tiempo~e incluyen el tradiCional gnifico de o 2 5 6 7 8 !I 1Q 11 ,12
TIempo {Meues}
Gantt y las tecnicas de redes. Ambas formas son hoy facilmente
realizables y actualizables mediante el uso de software especffico.
Figura 43
!
.l,____
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 serepresenta una red de actividades necesaria
66
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
FUNDACION UNIVERSIDADA"fJ/STANC/A #HERNANDARIAS· HERRAMIENTAS USUALES 67

' diseiio
D Illgramas
e

de red es de planta (1-2) debe ,
terminarse
Para ,aplicar
, . el.metodoantes
CPM (camino que
de'1crftico) puedan
d ademas 1 defi­
d de I
hacers
de los, tl,em­no pued
m?~tran 0
una estimaclOn(5-7)
c~nstnl1f
" '
;Las tecllIcas de re~es tareas,en
otras tales como CP¥ .y PERT cambio .
laci6n
parten_~e las instalaci6n
nir las actlvldades del proyecto y
entre ellas, se requiere: generador
del1) reahzar are:. a:e a­

~elaclOne?, de pr~cedencla en~e tareas actlvldades y proporclo~an pos de cada actividad; 2) sumar ·los tiempos de cada, actlvldad
mformaclOn vahosa
0
usode ~o? que
para meJo,rar eI hasta
comenzar espec,Ial- sabreeste
recursos,ellugar preparado
sus respectivos figura 4.5);y
caminos (ver (3-5) el generador
3) determmar como est
mente cuando la tram a de relaclOnes entre actlvldades es compleJa. camino crftico aque! can mayor duraci6n (en el ejemplo es B); y 4)
Un diagrama fabricado
de red es un modelo (4-5).
grafieo quePuede
usa pequenos optimizarque
verse medianteexisten tiempo total del entre e
de recurs os eJcaminos
laasignacion cuatro
cfrculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde ter- proyecto.
nodo 1 y el
minan unas actividades y deben comenzar 8. La
otras, y preparaci6n
flechas (arcos) del lugar y la fabricacion del genera
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 estanunaen
dorserepresenta distintos
red de caminos, pero
actividades necesarias
A: 1-2-3-5-7-8
Caminoconvergen +
12 8 + 12 + 4 + 6::: 42
en el node 5 y, en
Tiemoos
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
diseiio de plantaconsecuencia, que puedan hacerse de elIas puede retrasar la instalaci6n de
(1-2) debe terminarse antes decualquiera B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6=44
otras tareas,en cambio la instalaci6n del generador (5-7) no puede c:
1-2-4-6-7-8 + + +
1 2 4 + 5 9 6 ::: 36
comenzar hasta generador.
que ellugar este preparado AIgo (3-5) y similar.
el generador este
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
oenrre can las tareas precedentes ala activi
0: 1-2-6-7-8 12+3+9+6=30

luego con Figurala obtenci6n de Ia paten


y la fabricacionadeloperariosy
adiestrar
nodo 1 y el 8. La dad (6-7)
preparaci6n del lugar
dor estan en distintos caminos, pero convergen en el node 5 y, en
genera­
4.5

(7-~).
oenrre can las tareas precedentes ala activi-
consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasar la instalaci6n del
generador. AIgote similar. EI PERT, como el CPM, es una herramienta deplaneamlento y
,

dad (6-7) adiestrar a operariosy luego con la obtenci6n de Ia paten- control vinculada con el tiempo. La diferencia basica entre ambos
te (7-~). metodos reside en que el PERT incorpor~ p.robabilid.ad~s .en la re:.d
ntilizando .tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas
probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representacion
Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra­
· tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es­
,: ....
'
quematica de Ia realidad, y el grado de·simpliftcaci6n dependera del
grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra­
remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar
: sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
,: ....
'
el desarrollo de las Unidades 5 a 9.·
Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples
, softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los
· cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
· Flow, entre otras. .
• Diagrama de bloque
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin­
Figura 4.4 retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri­

Figura 4.4
probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representacion
Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra­
· tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es­
quematica de Ia realidad, y el grado de·simpliftcaci6n dependera del
grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra­
remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar
: sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
el desarrollo de las Unidades 5 a 9.·
Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples
, softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los
· cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
· Flow, entre otras. .
• Diagrama de bloque
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin­
retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri­

68 FUNDACfON UNfIf£RSIDAD A.,.DISTANCIA "H£RNANDARIAS' .


--_"_--, .,.....;:.....,""..
HERRAMIENTAS U5UAi..cS
,-.. '~~-,------
63

EI rectangulo , debajo
procesos y en e1 st: gnaT­
otra.s !:res

m- j':s:":no COlLi) quisieramDS aume!!~;1,::,


,"equerimientos descomponer 6"~emplo en Uu'1-tos
. f' ., "
:iihonnaClOD ; en £Ie es­ como" , ,
en e1bI'oque de IoS.proce­
~n;;01D.tIdJ''Ti0S
'
() latos aue. una vez dec:::ctadoE Y S08. rorm"" de . sena meci1IDteel diagmma deta­
Aqul
analista definira
nuaci6n espeCificara los
en salidas.
EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro­
ceso.
1. Control
asistencia
1- Tarjeta
Reloj
,-HOrariOS
-PermisoS y
autorizac.
- En elrectangulo Izquierdo se enumeran las Entradas y en e[ data
derecho las Salidas; en ambos casos s6lo se mencionan los soportes -lncorporar
de infonnacion que corresponden a esos conceptos. 2. Actualiza­
ci6n legajos;
1-Partes de
novedades "
1-personal
Legajos de '
' - Cargiu'
1-
novedades' Legajos
actualizados
- EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre datos
los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi­ -Escala
dades necesa~ias para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la ~munera. l-UQuidar
disponible en ;archivo en salidas. 3. Liquida­ I-Datos clones _ Emitir Ii
asistencia y
ci6n sueldos
novedades ~_J\~,rte!.Y__ yrecibos q.
E p s
, Tarlelas de

aslstencla. , f------+I
Figura 4.7
. Partas de novedades

• Diagra111fl de interdependencia sectorial


., "'" Este tipo de diagrama -que puede. utilizarse como mapa de
proceso en la! reingeniena- es .de utilidad cuando se requiere una
('~,,,,

A
. Legalos
vision global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu­
. E!;cala Aemunera· ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es
clones similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
; Aportas y Coolribu­
clones distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcci6n son:
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe­
Figur~,4.6 zada por el nombre de un sector de los que intervienen. '
EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro­
ceso.
quisieramDS aume!!~;1,::,
- En elrectangulo Izquierdo 6"~emplo
descomponer se enumeran las Entradas y en e[
en Uu'1-tos
derecho
como " las Salidas; ,en ambos casos, en
~n;;01D.tIdJ''Ti0S s6loe1sebI'mencionan
oque de IoS.proce­
los' soportes
de infonnacion que corresponden a esos conceptos.
S08. rorm"" de . sena meci1IDteel diagmma deta­
- EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre
los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi­
dades necesa~ias para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la
disponible en ;archivo en salidas.

E p s
, Tarlelas de

1. Controlaslstencla.
asistencia. Partas de
Reloj
1-
novedades

,-HOrariOS
Tarjeta, f------+I
-PermisoS

y
autorizac.
data
-lncorporar
ci6n legajos; novedades "
1-
2. Actualiza­ ., "'"Partes de
('~,,,,
1-
Legajos de ' Anovedades'
personal ' - Cargiu'
1-Legajos
actualizados
. Legalos datos
. E!;cala Aemunera·
-Escalaclones
; Aportas y Coolribu­
I-Datos ~munera.clones l-UQuidar
3. Liquida­ clones _ Emitir Ii
asistencia y
ci6n sueldos
novedades ~_J\~,rte!.Y__ yrecibos q.
Figur~,4.6

, , Figura 4.7
,"::

• Diagra111fl de interdependencia sectorial


Este tipo de diagrama -que puede. utilizarse como mapa de
proceso en la! reingeniena- es .de utilidad cuando se requiere una
vision global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu­
ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es
similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcci6n son:
. E!;cala Aemunera· ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es
clones similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe­
; Aportas y Coolribu­
clones distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcci6n son:
zada por el nombre de un sector de los que intervienen. '
Figur~,4.6
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe­
zada por el nombre de un sector de los que intervienen. '

, ,

,"::

71
HERRAMIENTAS USUALES
70 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HERNANOARIAS"
¥!'".

- Rectangulos representativos de las operaciones que se desa­ n,


...0 :0­
t1w
ITOnan en cada sector. Cuando las operaciones son heterogeneas po­ ~ ",,,~
"".,. .....
demos diferenciarlas usando mas de un rectangulo dentro de cada
columna. Cada rectangulo podra incluir la descripcion de la opera­
:>
...
0
Q..
U8 I-­ ~
w"Z
$

\!
~
]
w

cion 0 del soporte utilizado.


- Lfneas de interconexi6n entre los rectangulos, que repre­
sentan el traslado de informaci6n e indican la secuencia en que se
~ g~ ,
realizan las operaciones.
Como ejemplo de este diagrama se representa en la figura 4.8
·0
u
C

..a... ~,i ,. 'f~~~


~ &! ~ ~ ,----,

un subsistema de compra. . ~
" <'! d~l,l
u:wo!

,. Cllrsogramas '"
El cursograma, tambien denominado diagrama de pro cedi- . ~
miento, cireuito 0 flujograma, es sin duda una tecnica analftiea que: ~ .
permite describir sistemas administrativos en forrnaclara y logica" ~
facilitando una impresion visual del movimiento 0 flujo de la infor-. ; f!
.
~~~.3
~-g~'o
e~"O ,

'6,_
'" ~
mU 8 I-­ U

1~~~ tl~~~
rnaci6n. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje, t.l U~0
i
w, U t:
/i,$U
u~~ u8~
universal tanto para estudiar los sistemas vigentes, como para el di-'
sefio detal1ado de los sistemas que se proponen. Su usa tambien se. fl:i
ha extendido a otras profesiones, asf los auditores los utilizan para Ii! \
relevar y evaluar e1 sistema de control interno de sus clientes. ~ 8­ '
:Jc eui-8 ~~tl~
Estos diagramas son dibujados mediante eonvenciones prees- . H~~CI) ~ c; ~·i
'il~'ll ~
0-00:::
tab1ecidas. En nuestro trabajo, adherimos a 1a norrnalizacion reali- • "••E ~;B~8
l;! .:
0
~

<l 8!il!
zada par el !RAM que, si bien no tiene aplicacion obligatoria en el; u~~
ambito de la actividad privada, cumple condiciones de uniformidad .
y objetividad que la hacen aconsejable. 1
\
El IRAM, Instituto Argentino de Racionalizacion de Materia- '.
-8
Ies, es una entidad civil a la cual el Estado Ie ha reconocido la facul-: 0
-8i!!
!~
tad de dictar normas; originariarnente se dedieo a la normalizaci6n ';
de materiales, pero a partir de 1972 incluy6 la normalizacion de tec:- '
CD '0

Ii.
,~

~
0 11
nicas y termino10gfa administrativas. Las norrnas IRAM se acompa- ~
nan como Apendice I al final del libro y en elIas encontraremos los: I
elementos necesarios para 1a elaboraci6n de un cursograma, a saber: .
- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama
de interdependencia sectorial, segun las especificaciones de 1a nor- ,
II

1il
~i. ~
;
op.i
pL
!
~
>8
!l<>
r--o
hh
.. "'1ft!
tt~
rna 34503. ' 'l:
0 .. i u-llj" u
- Un conjunto de sfmbolos para la representaci6n gr:ifica, es- : u
tablecidos en el norma 34501. ' - -'--.
- Linearnientos que deben seguirse en el diseiio, enunciados Figrua4.8
en lanorrna 34502.
~.

.72 FUNDACIPN UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS· . HERRAMIENTAS USUALES 7$

Como. ejempl0 de aplicaci6n de las normas mencionadas, pre­ PAGO A PROVEEDORES .


sentaremos como figura 4.9 un cursograma del subsistema de pago Eltterlor Dep6slto Contlldurla Tasorerlil Compras
a proveedores. A continuaci6n detallamos sus referencias:
1. Recibe, controla y finna remito.
2. Controla cantidades y verifica precios YcEtlculos.
3. Emits reclamo y retiene documentaci6n.
4. Verifica contestaci6n ("e& satisfactoria?).
5. Uquida factura y manda copia a Compras.
6. Emits orden de page.
7. Emite Recibo a fir mar por el Proveedor.
B. Emite cheque y nota para enviarlo al Proveedor.
9. Paga~
10. Contabiliza y archiva.
11. Recibe recibo del proveedor y 10 archiva.

En e1. ap6ndice 3 usted encont:rara una aplicaci6n de las· diferentes


herramientas donde se puede apreciar el grado de detalle de la informa­
ci6n que nos proporciona cadauna de ellas, aSl mismo al final del ejem­
plo se mencionan aspectos de control interne e infonnaci6n gerencial . .

4. Manuales
Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las activid~
que deben ser 6umplidas por los miembros de una empresa oinstitu­
.d6n, asicomolla forma en que las mismas deberanser realizadas, ya
sea conjunta 0 separadamente. El Manual de Procedimiento que trata:­
remos aqul, constituye la expresi6n analftica de las retinas administrati­
vas a traves de las cuales se canalizan las distintas operaciones; ·10 que .
.Mintzberg denomina forma1izaci6n de la corriente de trabajo.
.En algun~ empresas estos aspectos son dlifundidos mediante·
circulares, memorandos 0 instrucciones intern as que, numeradas ;
'Correlativamer\teu ordenadas crono16gicamente, vat! formando un .
·cuerpo de disp~siciQnes;.este si bien cumple en parte con el prop6- .
sito enunciadq mas arriba, no conforma un elemento organico y
completo que permita sustituir al manual. .
En realidad, ambos metodos no son exc1uyentes; se comple- ;
mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser
utiles para comunicar disppsiciones transitorias, los manuales com- .'------L----L.-----_.....L._~_ ____':__l_"---......:....!
.pilan informaci6n de caracter masestable, referida a los procedi­ Figum4.'
~ mientos adrninistrativos basicos.
L ..
. : ...•,',.:.:~
...

"".
74 FUNDACION UNIV£RSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS·

Los manuales de procedimiento 0 de procedimientos y nor­


mas, como tambien se los denomina, constituyen, en el marco de
nuestra metodologia de trabajo, el producto por excelencia del dise­
fio detallado, pero ademas, sirven de base para la capacitaci6n y
puesta en marcha durante la etapa de implementaci6n.
Debe quedar claro que el uso de estos manuales no es indiscri­
minado,. se centrara en aquellos sistemas a sub:;istemas basicos des­
de el punta de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre­
damn sus principales ventajas, entre las cuales se destacan: .
_ Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas
administrativas. .
Los manuales de procedimiento 0 de procedimientos y nor­
mas, como tambien se los denomina, constituyen, en el marco de
nuestra metodologia de trabajo, el producto por excelencia del dise­
fio detallado, pero ademas, sirven de base para la capacitaci6n y
puesta en marcha durante la etapa de implementaci6n.
Debe quedar claro que el uso de estos manuales no es indiscri­
minado,. se centrara en aquellos sistemas a sub:;istemas basicos des­
de el punta de vista administrativo ya que, en esos casos, se apre­
damn sus principales ventajas, entre las cuales se destacan: .
_ Proporciona informacion permanente sabre las pnicticas
administrativas. .
_ Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimien­
tos.
Facilita la normalizaci6n y la fijaci6n de estandares.
_ Asegura continuidad y coherencia a las practicas a traves
del tiempo.
_ Constituye un valioso elemento de consulta, de capacita­
cion y de resoluci6n de conflictos. .
. A estas razonesque justifican la elaboraci6n podemos agregar
que, actual mente, los manu ales constituyen un requisito indispensa­
ble para la acreditaci6n de acuerdo con las normas internacionales
de calidad (ISO-serie 9000). Sin embargo, es conveniente que reco­
nozcamos ciertas liInitaciones a su usc, por ejemplo:
_ Su confeccion· y actualizaci6n puede requerir esfuerzo y
costa significativos.
_. Una redacci6n defectuosa a poco cui dada, a una extension
inadecuada; pueden dificultar su uso.
- En caso de ser muy detallado, limitala discrecionalidad Y
consecuentemente la iniciativa individuaL
_ Si no selo actualiza peri6dicamente, se carre el riesgo de
desactuaIizaci6n y obsolescencia.
4.1. Pautas para la elaboraciOn de un manual de
procedimiento
1. Estructura del manual
La Norma !RAM 34551 establece can cankter enunciativa
eual debe ser el contenido de un manual. Dentro de 10 establecido
por la nonna (que se acoriIpaiia para consulta en Apendice 1) pode-
HERRAMIENTAS USUALES 75
mos distinguir ciertos items que hacen a la introducci6n del manual
como:
- Objetivos y alcance.
Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas 0 de la
forma de actualizaci6n.
El cuerpo central del manual estan'i sin duda constituido por
las normas propiamente dichas, presentadas a traves de:
- Cursogramas.
- Descripci6n de los procedimientos.
Formularios (modelos e instructivos sobre los soportes a
utilizar en el procedimiento).
Por ultimo, podrfamos incluir informacion adicional al manual
como, par ejemplo:.
- Glosario.
- Indice tematico.
Fechas de ernisi6n y de vigencia.
2.. PresentaciOn del manual
La norma 34551, a la que ya hicimos referencia, tambien estable­
ce especificacrones acerca del formato (sugiere los formatos IRAM A4
y- AS) Ydel armado del manuaL Sobre este ultimo aspecto debe tenerse
en cuenta que la diagramaci6n permita su encuadernaci6n y que la ti­
pografia y el espaciado del textofaciliten la lectura.
El manual tiene que ser una herramienta dimimica, susceptible
de actualizaci6n permanente, por 10 que es recomendable su anna­
do como carpeta de hojas movibles, 0 directarnente como un dis­
quete para su consulta por pantalla.
3. Redacci6n
La redacci6nes s610 un medio para transmitir informacion,
pero de ella depende la claridad y precision del mensaje. A tal fin,
proponemos ciertas premisas surgidas de 1a experiencia.
De forma:
- Las frases deben ser cortas, elaboradas mediante el ernpleo
de la menor cantidad posible de palabras. Lo ideal es la simplicidad
del mensaje telegrafica.
- EI lenguaje utiiizado debe ser claro y no .dejar Iugar a du­
das. Deben evitarse las ambigUedades. .

w-'

76 FUNDACION UN/VER$IDAD A DISTANC/A "HERNANDARJAS·

- El estilo debe ser fOIrnal, pero no aburridlo. Debe eyitarse el


abuso de terminologfa tecnica 0 poco usuaL

------_:.
Operativa~:
-Las ins~cciones iridican, en todos los casos, una acci6n 0
decisi6n. Los terminos mas usuales son: emitir, completar, contro­
lar, archivar,etc. ,
- Las ae~iones haeen referenda a objetos, fonnullarios 0 ar­
chivos. Estos deb en identifiearse con propiedad, indicando el mIme­
ro de copias.
Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem­
plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.
HERRAMI£NTA$
- E] enunciadoUSUAL£S 77la enume­
de la accion debe completarse con
racion de los datos que senin operados.
Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe­
cha de apertura, corresponsal, localidad y vemcimiento.
- ' Cada i llstrucci6n debe indicar los soportes 0 sectores que
proporcionan los datosnecesarios para producir 1a acci6n. ,.
. ' J •

Ejemplo: Recibe del cliente Solicitud de Credito 0 Solicita a Cre­


..ditos
', autorizacion
! '. .dela venta.
' '\,
- Debe menci on arse la oportunidad 0 circunstancia que de­
termina el c~mp1irnientodelaacci6n. ' ,
1. Recibe de:
• i Autorizacones y Ejemplo: Quincenalmente
Reintegros: documentaci6nrecibe de Cuentas
de afiliados
I
por Corrientes Iistado
de saldos impagos 0 Cuando recibe la factura completa el legajo.
au IDrizaciones a prestadores que no olDrgan cuentas cOirientes 'y por
- El estilo debe ser fOIrnal, pero no aburridlo. Debe eyitarse el
abuso de terminologfa tecnica 0 poco usuaL
Operativa~:
-Las ins~cciones iridican, en todos los casos, una acci6n 0
decisi6n. Los terminos mas usuales son: emitir, completar, contro­
lar, archivar,etc. ,
- Las ae~iones haeen referenda a objetos, fonnullarios 0 ar­
chivos. Estos deb en identifiearse con propiedad, indicando el mIme­ 1. Recibe de:
ro de copias. • i Autorizacones y Reintegros: documentaci6n de afiliados por
I

Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem­ au IDrizaciones a prestadores que no olDrgan cuentas cOirientes 'y por
reintegros un la mano".
plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.
• , Afiliados: comprobantes del colegio de concurrencias diferenciales
- E] enunciado de la accion debe completarse con la enume­ mes'vencido.
racion de los datos que senin operados. . Control Factumcl6n: el "Confonne" con original factura del
preslador y si corresponde copia de nota de debi ID 0 credito...
Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe­ .. Pernonal: In planiUa resumen de liquidacion de sue1dos y cargas
cha de apertura, corresponsal, localidad y vemcimiento. sociales. . , i

" .Distmtos Sedores: autorizaciones de pagos por compms y/o


- ' Cada i llstrucci6n debe indicar los soportes 0 sectores que i
servicios.
proporcionan los datosnecesarios para producir 1a acci6n.
. ' J •
,. .. Delegaciones:las, SOlidtudesde reposici6nde fondo fijo y IIi
Ejemplo: Recibe del cliente Solicitud de Credito 0 Solicita a Cre­ doclJ!llentacion con la caninila resumen de factums apagar por '
i preStaciones, honorarios y famiacin. ' ' "
..ditos
', autorizacion
! '. .dela venta.
' '\,
2. En los casos que corresponde (Delegaciones, PersonalY0iros sectores) ingresa
- Debe menci on arse la oportunidad 0 circunstancia que de­ los datos aI sistema; en losotrci casas controla por pantalla la doculTKintaci6n
termina el c~mp1irnientodelaacci6n. ' , eon Ira los datos del sistema. '
3. Emite: '.. . .' ,
Ejemplo: Quincenalmente recibe de Cuentas Corrientes Iistado . Orden de Pago: par ailtOrizaciones de prestadores que no otorgan
de saldos impagos 0 Cuando recibe la factura completa el legajo. cuentas corrientes por reintegrns a Ja mano, reintegros por
concurrencias diferenciales porpago' de sueJdos (por delegacipn, por
, - Cuando la accion que debe ser desarrollada es compleja, la central y por cargllS sociaJes).
instrucci6nse ~eparanl en pas os con las especificacionesnecesarias. .. Listado diano de deuda (vencida y a veneer) por los d~mas c9nceptos.
Ejemplo: Autoriza al retiro de la doctJImentacion: - Embarque te­ 4. Entrega las onlenes de pagoa afiJia<;los 0 a Jefe de Sector en caw de sueldos y
rrastre, mediante sello al dorsa del Conacimienta de Embarque; - Em­ cargasi spciales.
barque' aereo, mediante confe.cci6n de una autorizaci6n para el retiro 5. de deuda aI Jefe del Sector.
de la GufaAerea.
A continuaci6n Sf.'. presenta un ejempl0 de descripci6n del pro­
cedimiento deLiquidaci6n y Paga, en sus pasos de. recepci6n de 1a
documentaci6n, autorizaci6n del pago y pago.

78 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A "HERNANDAR/AS'


- --

Jefe de iiquidaciones
I. Pasa ellistarlo de deuda vendda y a veneer y/o Orden de Pago aI lefe del

Departamen ta.

Jeie de! departamento Contabilidadl y Finanzas


2. Recibe ellistado y Ordenes de Pago y de acuerdo con la disponibilidad de

fondos determina las prioridarles y el plan de pagos y abtiene aprobacion del

Gerente.

3. Pasa listado aI emplearlo con indicaci6n de los pagos autorizados.

Empleado de iiquidaciones

4. Emite Ordenes de Paga conforme allistru:lo autarizada y obtiene firma del Jefe.
5. Pasa Ordenes de Pago a Tesorerfa.

EmpJeado de Tesoreria
EmpJeado de Tesoreria
1. Recibe Ordenes de Pago y verifica que esten autorizadas.
2: Ingresa al sistema:
Q Numero de orden de pago

" Orden del cheque

G Banca I Cuenla
3. Confirma datos al sistema. emile comprobantes de pago y chequeS, las adjunta
aI expediente y obtiene del Jefe y Encnrgado de Tesoretia primera y segunda
firma del cheque.
4. Pasa al Jefe de Departamento.
Jete de departamento
5. Controla y firma cheques. Devuelve a Tesoreria.
Empleado de Tesoreria .
6. Archiva trnnsitoriamente los expedientes arden ados alfaMticamente hasta que
et presmdar se presenta it cobrar. .
7. AI presentarse el prestador paga, obuene firma en camprobante de pago y

recibo oficial.

8. Entrega copiade comprobante de pago firmada con constancia de retenci6n de


impuestos si comisponde..
9. lngresa datos del comprobanre de pago aI sistema.
10. AI final deJ dfa emite listado de pagos y 10 remite junto con los expedientes

para control contable.

HERRAM/ENTAS USUALES 79

5. Para Sll autoevaluacion


1. Utilizando el farmulario de relevamiento presentado en la
figura 4.2,. efecrue una encuesta a un empleado de una empresa 0
institucion de su conocimiento acerca de un procedimiento en el
eual intervenga. Tres 0 cuatro pasos del procedimiento son suficien­
tes.
2. Sen ale brevemente dos similitudes y dos difereneias entre
los diagramas de Gantt y de redes.
3. Imagine que debe realizar el anruisis de un sistema y que los
tiempos estimados son los siguientes:
Can los datos proporcionados, confeccione un grafieo de red e
indique emil es el camino cntico.
4. Elabore un cuadra comparativo de la informacion que pro­
porcionan respectivamente el diagrama de bloque, el de interdepen­
dencia funcional y el cursograma.
Resuma las ventajas y limitaciones del uso de diagramas
como herramientas de amilisis de sistemas.
6. Con los datos del cursograma presentado como figura 4.9
elabore un diagrama de interdependencia sectorial.
7. Mencione por menos tres diferencias signjficatival) entre
el uso de manuales y diagramas como herramientas para el analisis
de sistemas.

p.

80 FUNDACION UNfVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

, 8. Realice el intento de redaetar por lamenos eineoinstruecio­


nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagot a
nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagot a
Proveedores a ipartir de los datos del cursograma presentado como
figura 4.9. Tenga en cuenta las pautas de redacci6n eomentadas en
la unidad. '
9. Sobre el contenido del Apendice I sepregunta:
• l,Cu31es son, segdn la Norma !RAM 34501, lossfmbolos
representativos: de: ' '
- actividades
- cursos de acci6n
- uni6n '.'
0 vinculaci6n
I
-, soportede informacion
• ;,Quees6ble'ce laNorma mAM 34502 sobre:

- direcci6n del diseno

- disposici6n de sfmbolos

, -nneas de traslado de informaci6n

- ubicaci6n de los sfmbolos

- emisi6~ de rformulario 0 soporte de informaci6n

...,- descripciones

- simboloconector.

10. Conf<!ccione un cuadro donde se relacionen las ctapas de.

la metodologia tradicional (ver Unidad 3) con lasherramientas que, ,

utilizaria en eada una de ellas. '


p.

80 FUNDACION UNfVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

, 8. Realice el intento de redaetar por lamenos eineoinstruecio­


nes que incluitfa en la descripci6n del Procedimiento de Pagot a
Proveedores a ipartir de los datos del cursograma presentado como
figura 4.9. Tenga en cuenta las pautas de redacci6n eomentadas en
la unidad. '
9. Sobre el contenido del Apendice I sepregunta:
• l,Cu31es son, segdn la Norma !RAM 34501, lossfmbolos
representativos: de: ' '
- actividades
- cursos de acci6n
- uni6n '.'
0 vinculaci6n
I
-, soportede informacion
• ;,Quees6ble'ce laNorma mAM 34502 sobre:

- direcci6n del diseno

- disposici6n de sfmbolos

, -nneas de traslado de informaci6n

- ubicaci6n de los sfmbolos

- emisi6~ de rformulario 0 soporte de informaci6n

...,- descripciones

- simboloconector.

10. Conf<!ccione un cuadro donde se relacionen las ctapas de.

la metodologia tradicional (ver Unidad 3) con lasherramientas que, ,

utilizaria en eada una de ellas. '

ModUlo II ModUlo II

, SISTEMAS 'APLICADOS

, SISTEMAS 'APLICADOS

Este Modulo
nentemente practica: ver
das en el Modulo [Para
nistrativo total en cinco
op~raciones mas usuales
1tI".

1tI".
gUlente esquema:

Un~dad5:
Este Modulo completa ellibro ytiene una finalidad enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ'.~~,z~~~!
Subs~s
leta ellibro ytiene unapractica:
nentemente finalidad enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ
ver en accion los conceptos y tecnicas explici -Umdad U· d 5
ulda
6: Subsls
das en el Modulo [Para ello hemos subdividido el sistema adm
cion los conceptos y tecnicas explici
nistrativo total en cinco subsistemas que se h-------"""""'....,,""""'·. . . "' ' ' " ·" " " " "'. . . ."""""......,-------­
corresponden con
op~raciones mas usuales de una empresa y que se tratan seglin el .!i

U· -. d5
Unidad 7:
Subsis

ulda
hemos subdividido
stemas que se corresponden
a empresa y que se
el sistema
gUlente esquema:

-. tratan

Un~dad 5: Subs~stema
con
seglin el
Unidad 7: Subsistema
adm
de Compras.
-Umdad 6: Subslstema de Pagos.

.!i

de Producci6n.
h-------"""""'....,,""""'·. . . "' ' ' " ·" " " " "'. . . ."""""......,-

, -
Subsistema Unidad
de COD'lpras 8: Subsis
, - Unidad 8: Subsistema deVentas.

-' Unidad 9: Subsistemade Cobranzas.

-' Unidad 9: Subsis


de Compras.
- Unidad 10: La automatizaci6n y los sistemas administrativoJ

A modo de introduccion comun a las Unidades 5 a 9, direm(


Subsistema - de
E I ~ubsisterna Unidad COD'lpras , La., au
.10:
de Pagos.
que los subsistemas se pre sen tan en una version tipica y detallada,l ~e .Compras se. encarga de la obtenc.IO~ de
que en cada Unidad se precis a el objetivo y el alcance del subsistilos recurs os (blenes y servlclos) n~cesan?s l?ara el desenvolV1~en­
de Producci6n.rna,
los aspectos especificos de control interne que se deben tent tQ nonnal de lao empresa Aen modo de ostointroduc
los meJorest~rmmos;
en cuenta, los requerimientos de informacion gerencial y el desum cos to, en la cahdad adecuada y en el momenta oportuno.
es; a1 mInImO
deVentas.

1.que
Alcancelos subsistemas se pr
Hodel subsistema a traves decada uno de los Modulos que 10 COTh
p~nen. S~acompaiian. ejemplos y ejercicios utilizando ~as hem
de Cobranzas.
rmentas VIstas en la Urudad 4 de la pnmera parte. ---------------­
La Unidad 10, que cierra el Modulo y ellibro, analiza el iIi:' EI que subsistemaen cada
de Compras se poneUnidad
en funcionamiento se cuandop
izaci6n y los sistemas
pacto de laadministrativoJ

autpmatizacion sobre los si~temas administrativos en gt. se detecta]a necesidad de aprovisionamiento, pudiendosefijar la fe­
neral y luego trata'e.n partiC1i~ar como
cada uno de los subslstemas VistoS.
comun a las Unidades 5 a 9, direm(
,'..
E . . peri or. rna, los aspectos .especif
se 'modificari' practicamenl cepdon y contabiIizaci6li
,
provisoria de los bienescomo lfmite su­
"

tecta la en cuenta, los requerimie


el caso de los bienes, es el sectpr de Almacenes quien de­
an en
, una version tipica y detallada,l I ~ubsisterna ~e
falta de un.Compras se. encarga
producto 0 material. mientras quede la obt
el sector de
n~cesan?s l?ara ela desenv
, Ingenierfa establece las especificaciones tecnicascuando correspon­
el objetivo y el alcance del subsistilos recurs os (blenesda. y Hodel
servlclos) subsistema trave
e control interne que se deben tent tQ nonnal de lao empresa en
Si se tratara los meJorest~rmmos;
de servicios,' osto
el pedido puede originarseen es;
distin­

de informacion gerencial y el desum cos to, en la cahdad p~nen.


tos sectores
adecuada
cificaciones y en
del serviCio S~acompaiian.
el momenta
.solicitado . oportuno. e
la empresa y, el requirente debe acompafi~r las espe­

ada uno de los Modulos que 10 COTh rmentas VIstas en la Urud


los y ejercicios utilizando ~as hem
..•. 1. Alcance
r'

84 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS 85


El depart<L'l1ento de Compras es quien debe procurar la mejol ,. Compras norflllJles
'cotizaci6n del proveedor debido a su contacto directo y pennanente Se refierena compras de .bienes de consumo repetitivo y nece~
con este y asegurar que las mercaderfas 0 el servicio sean recibido~sarios para el desenvolvimientqnormal de la empresa relaciQnados
en elmomento oportuna de tal manera que no se genere una inte·con el area?e produccion, comercializacion 0 administraci6n y que,
rrupcion en los, programas de actividades., . , ' por estar ,,:mculados con la fu~!aproducci6n y c\?mercializa(:Ion,
Considc;:rando el amilisis efectuado por Drucker de los aport~son suceptlbles die p~upuestaclOn" , . '
que realizan lasactividades auna organizaci6n, la gestion de com En general son bames sobre los que se canoce el punto depe­
pra puede ser 9lasifieadajunto con la fabricaci6ny la distribuciordido, stocks minifIlOs ymaximos. . . ,.
fi~ic.a ~om?, una adividad que Gontribuye a resultad?s,. bu~cando h. Finalmente,este tipo de adquisiciones suelen centralizarse. en
IDlll1mlzaClOn del costo de los productos y Ia maxlmlzac16n de h un departamento especffico, . ..
calidad, la entrega y ]a satisfacci6n al c1iente. . . .
Henry Mintzberg, por su parte, ubica la funci6n de asegura: GllmportacJOnes, ."

los insumos para In produccion como una de las cuatro actividade! SO!1 aquel,las compras ~ un proveedof,extnmjero, 10 que hace

principales del nucleooperativo. neces~o conslderar una s~n~ de particul~dades comosegurosde

cambIo, .tra~sporte, procediIDlentos especlales para el despacho .de


' ':;.11 ;:"led' d la rnercadena a plaz.a, derechos de hnportaci6n, etc. '.
2• M Ourul a es D b'd
. e 1 o. a las' reg1amentaclOnes .. vIgentes en e1. comerclO . .mter­
• Compras menores na?ional; s,:~len ser nec~sat?as ,autorizaciones Qficia1e:~para realizar
. . . ,la ImportaclOn. . . . ..' "
Se refie.rena °
. blenes 'alservlclos
' d ' de.escaso·dvalor y cuya
b 1necesl.. ''Otro :asp' ectOl'q'uese , db e t'" '." t .....
e enereneuenaesque,eprovee -' 1" 'd'-'
or
dad puede ser Clfcunstancl ,es. deClr,,,'
que se etecta so.re' a'blmar ·n. ormalmente' eXl'ge. la 'apertu'ra·de un' ere'd't
' 'd 1 0 d'ocumenano t ' "nTeVoca,­
cha, 10 que hace.que.este tipo . e.a 'qmslclones
,.no sean'prevlsl es.
. .ble . ' 10
. . que .'re'qu"ere .la m
' . termed'"
" ' . 1 laClOn de una ms
.. t'. ,,' bancana~-'
ltuclon. . ' -'
. Estas compras generalmente son abonadas en efectlvo medIan' . '

te la utilizaci6n de un fonda fijo. .' ,'" . . '. "', .".. ' .'

Resulta practico que no secentralicen en un departamentc . 3. Nonnas especfficasde control mterno

sino 'l.ue los responsables de lossectores que necesitan un bien! ." . "

serviclOs de las mencionadas caractensticas pu.edan decidir y auto • ~eptlraclOnd,,! junctones , .

rizar Ia adquisici6n. -. ' . --:La ~uncion de, comp~~ d~~ estar sep~ada delmanejo fislco

Otras razon~s de.fndole.pnictica, como demoras en laentregtdelos blenes yo-eIa reglstraqon de los mlsmos: Compras, po~10
para la utilizaci6n· del-' ,bien y perdida de tiempo administrativa, hll tanto debe estar separada ~710s sectores de Almacenes, Recept10n,
cen, que Iosbienes comprados flO pasen par Almacenes. . , ' Cuentas a Pagar y Contablbdad. "
II '. • ' . ' . ' " E n empresas pequefia~, sin embargo, !pones deeconorrp:a ha~
.CQmprasd~brenes de uso . .. . cen que, a veces, las fun ClOnes de recepclon y el almacenamiento
, SC? refie~n ~ bienes q~e 11:0 requieren unarep?sicion penna de los materiales dependandd departame,nto de Compras, . , ,
n7~te c?mo. (odados, maqumal1as, motores, herratI)len~as, l)lstrua En Ia gran empresa se observa la separaci6n de funciones arri~ ,
ClOnes, mmuebles, etc, .,ba menclonada, nos610 por· razones ,de control interno, sino tam~
. Debidq a lasignificp.ci6nque tienen estas inve(siones requit: bien por las ,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de
r~n l~ aU,tbriz!1-ci6n de, l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, de~enninad.os productos para la producci6n, su inspecci6n, almace~
mzaClones. . . , . ' '. .naJe y mampulaci6n. ..

"'~~-~
I
86 FUNDACION UN/VERS/DAD A Dl'STANCIA ffHERNANDARIAS u . SUBSISTEMA DE COMPRAS 87
I ~t; !!.1!1ibjgcian.deltrii;;'t~iFiI~,'~'o,i.pra·
------~----------

.. Pun,o de pedido y lote de I'umpra i


-,---~ La obera~t2!}:,~1~~,gQ!-pp"(~debe .inici~rse,]con el respald??e un '. E~.:f-ecomendable que .1a cantidad de productos que se soliciten
¥tPpr'pa,r!;e,;4e q'p':11mClonano responsable.AdlclOnal- sean ac.ot~'.EiOn las necesldades de consumo. Para ello, las el~pre
;y;~'fir~~f~'qripiAQmo minimo, los materiales queentran sas ~ue]enfijar puntos-defJe?i,do; esto es, la cantidad ~n eJfcistencia a
e'deTproOt1tUf teririinado se adquieran en virtud de es- partIr de la cual se debesohcltar la compra de un artlcule. Se esta­
.' eCilfi(!~Gf&p';~:sGon:mues~as:. En,~as especificacio~es, que deben ser blece comp un ~tock minimo mas ~n margen 'de segmida(!, teniendo
~claras, conclsasficoncretas: y completas, se descnbe exactamente elen cuenta el dane que la falta podrfa causar,. ..
!material y su? p~op'~~~-a~~ p_~~~yudara la persona r~sl?~nsabl~ de , . Unavez deterrninados los niveles d~ inve~tario raci()nalmente
~as~eq:rpJ?r~?!rctmqg,~r.'lp.e~rules'delo que c?mpra Y.P?slblhtar la mS"'TI1as. adecuados c,orr:esponde establecer, conslderando los costos
reccJ~9t:~r~~v~ d:l,};~':t~!ldftd ~e,:!~s matenales reclbldos. ' . :asoCIados, el.lote optimo de compra, . , .. ' . .. " . .
~ Las 'espeCl:fiCacI9Q~s,j agl~19nalmente, deben ser flexlbles Y' Determ~nados fi,l.ctores como el caracterperecedero,lla mcertl­
~useeB.t\kf~~-~d,e:;;"!~4f1c:aCi6ii;"estoes, deben perrnitir la consecucion 'dumbre a:erca del,a demanda futuTa, la falta de espacio para el al­
~e melQtli!$.,~n:ebpr(')ducto;que se ~ornprara. ' m a c e n a m l e n t o , etcetera, pueden hacer que no 'se tenga en cnenta e]
\ '!?~M~IU1~~f1te, ~as,espe~i?caciones pueden mencionar cat~og.os,lote mas economic? No, obs~ant,e, ~s convenjente sU,crueuI?, al me­
~u~~§;~,~~,f1~mt.lc~s_.:fl&lCasdel producto, pIanos Y descnpclon nos J?ara las mat~nas pnmas 111 as Important~~;En dicho:cruculo se
del mtl~Qi[ij(de;produGCI6n.: ; ",:, . conslderan dos tlpos de.gastos: los de gestl.On (necesanos para la
!.: .
. SiG22&~11ta ~~'tiR..~.b
! . Ie~ o',~~rvi~io e~ el mer~a?o es necesario coJocaciop de I~ orden de~omp~a) Y los vinculados con!'11manteni-'
r,~ahz3.!'JI.!29Ji1~~G10neS,en las!.espectficaclOnes ongmales, estas de- IDIento de los blenes en eXIstenCIa. • .' .
tfense.r ,autoriz:adas'PQt~FllsuariO de ese bien 0 servicio, .. Control de la mercaderia recibido.
(I .
~. \ . ()~t~f;:~4n d~.~;,,:~~~~ro de(erminado de ,coRza.clones . Es' i~p?rtante elcontro! ,de lacantidad;y' ,~alidad de lo~ pro~
i, Par~1o..<;t~J!:lS-G01l1Ptas,supepores a un determinado monto de_duct?,S reclbldos yla confecclOnde reportes escntos con esta mfor­
bF~p~arrse.,;y,cu1ia!l::~,~!t~~Q!g~es (l0ysuafes pedir porlo menos tres), ;maclo~, , '. .' " _..,...,.
eVltando:\d.t:fest~ l1}~'B~!~.Jjl,-<:l~screclOnahda.d del responsabledel sec-' . .~l el. control de. calldad reqUIere de conocmuentos tecrucos, Ia
tJr, · :. ,dl'!~l"(l\lL=M'" . ' f u n c l O o ' s u e l e estar separada de Almacenes, que en el momento de
~·-LOfPe'1Ta'Os'"Y"''i;;-·~~t\2i~R~?ne~ se realizan por escrito, per? i1a recepcion s610 da.conforrnidad porIa cantidad. ,
cuando no se llega al monto estaDleCldo, las consultas pueden reall-' • Constitui:i6n deseguros sobre mercaderfa en trtinsito
zarse portelefono. En el caso_de compras menores po dna efectuar- ,.,' ' .. , . .' . . ....
, '':'''Y'''~JJ:':''''''a'~\I''\\'':':;; >"'i' . . Se recomlenda la contrataclon de seguros para cubnr el nesgo
se Ia comp~a. en lorm uireCLa, d tId d I d t .. , .- .. . d 1
" i, c ~f"ff'l( ," t: -~~, ; ,:~1 ;'"i~-,~,"" . e ras a 0 e os pro ue os que vlaJan por.cuenta y pesgo e a
-y,fI. .}f~~~,~$fi1.·8~~la~Wl'21[i:', ". " ..empresa.' . ,'
~J~~2l}tOOicertar;~ci~?trato se debetomar en funcio~ de l~, ., Prenunerocwn defo~larios··

ilf!},9~~! ~t~,dec~slondebe ser tomada por un funclOnano . , . , . , '.

lec-Es{:on:yellientelclafijacion de atribucion entre funcio-·. ~.?s fo~ulanos que trasclend,enat~rceros,o,bhgan~oa la orga­


'. ri I'::';i":ti""~t '." "·'··1 '. . . .., mzaClOn~ ~l como aquellos que, sm .sahr.de la mlsma avalan el rno­
narlOS ueIUIS '
In os TIlve es
. ' • • ~'
. . • • •
,. "d b' db' .d '. I" .
:v~mlento e tenes, .cen ser numera os corte ativam~nte yen Of­
. f
:':lD1l~~)YiY,~F~m119a:)1~;de?ls1o.~ de compra,1}men la tomo debe m- :ma preimpresa. , ,. .' ...., .' '.
tery~wri5?A§:Y tirmaJaCOtIZa~10~ del proveedor 0 la orden de com- En este cireuito es conveniente,laprenumeraci6n de las soHci­
pra': rnoJ eD tudes de compras, ordenes de compra, informes de reeepcion y de
!~:control de calidad..
-,~",,- P'

88 FUNDACION UN/VERSlDAD A DISTANClA -HERNANDARlAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS 89

Adicionalmente, es importante remarcar la necesidad de qUI


exista un control sobre la correlatividad de los formularios utiliza
dos y que. el mismo no sea una mera rutina burocratica.

4. Inform~ci6n gerenciai comprn.


mnlerius primus
y mllterirues.
I
existencinS.
- Reqllerimienlo
I compra.
Ilcomprns.
.Los datos referidos a las operaciones de compras y que se en LL_----ii;J.v!!!an~os!!:...---t-----t--::-:--:-:---t--:-:::---:----;
cuentran disponibles en registros y archivos (subdiario de compras 2.pr<lVeedores
Selecci6n de \ - Solicitud de
'I Po- Comprn.
\ .,. Registro de
proveedores.
- Seieccion
proveedmes. Cotizaci6n.
1-
Pedidos de

stock de materias primas y materiales, cuentas a pagar, solicitude! dido de cotiza- -ClIliilogos. -Emlsi6n de
de compra, etc.) constituyen labase de la informacion que se prepa l£!on. IgWll.'i.~.·c.. I"pedidos.
ra para uso de la gerencia y entrelaque podemos mencionar, a titu 3. Adjudicaci6n ! -deCotimclones
proveedores. comprn,
1-
SOliclrudes de \ - selecci6n en~ -\ .:.. Plnnillus
. ofurtus rccibidus. nnillisis de
10 de ejemplo: pendienteS. colimciones.
-lnformede
- Tiempo promedio de la gestion de comprn. !Ji!!
, . - Solicitudes de compra de mas de ... dias. 4, Colocaci6n de -lnforme de "
III Orden de Com- Adjudicncion.
!-
Iprovedores.
Registro de. - Emision Orden
deComprno
-Qrdende
Comprno
-·Ordenes de compra pendientes vencidas. pm. - Antecedentes contrnto. contrnto.
. deru:i\udi~acion:
- Inmovilizacion de articulos en stock. -Control de -Informede
5. Recepcion - Remilodel \ -·Ordenes de
- Ingreso de materiales en stock pOT tipo de producto: Proveedor. compm 0 cUnlidll.d y RecePci6n.
contrlltos culidnd.
- Monto decompras real vs. presq,puestado. pendientes, -" Remisi6n OJ
- Monto de compras comparativo de los ultimos 12 rneses. I
- Cinco principales proveedores por monto de compra. 6. Registracion I -lnforme de
Recepeci6n
\ - Ordenes de
Compra
Aimacenes.
- Vnloriz.aci6n J- Asienlo de
bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.
-. Cuentas a pagar por mercaderfas recibidas. pendienles.
- Proyeccion de deuda por OC colocadas y pendientes de re
cepci6n. . ,.
5.2. DescnpciOn de los modulos
Salvoespecific{lCio1), encontrario, estos informes se refieren ~
. ··periodos, seman ales omensuales, segun los requerimientos de h Modulo 1: Detection de la. neces"idad de compra
gerencia.· , Normalmente, si se trata de la .n.ec~sidad de la compra de ma­
°
terias primas, materiales utiles de consumo repetitivo! tiene lugar
. . '" d l b · t
5. DeScnpCIOn cuando el responsable de Almacenes despacha un pedl~o (vale de
Ie SU SIS ems. materiales) y determinaque ha ne~ado aI pu.n~o de pedido 0 stock
.51 ,. D'mgrama d e ull.loqlle minimo.
, 1dEn ese momento. .confecclOna
. . . . la SOhCltud . de compras y la
, enVla a epartamento respectlvo .
.' .En el siguiente diagnuna ~e bl~que detallad? se ~e~cribe un Este modulo implica una decision previa de determinacion de
subslstema de compras de matenaspnmas 0 matenales tlPlCO. C~da punto de pedido y lote 6ptimo de compra sobre cuya base el res­
uno de sus modulos sera desaIrollado en el siguiente pun to. ponsable de A1macenesdecide cuando solicitar ~ sector de .Com­
. pras la reposici6n de Ia materia prima 0 el ~atenal y la canttdad a
.,. reponer y confecciona la Solicitudde Compras (SC) .
"'
90 FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS-TANCIA uHERNANDARJAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS 91

Este formulario consiste en el pedido de compra de bienes 0 ........

servicios efectuada por una persona autorizada al departamento de rll 0:


Compras (ver disefio eli figura 5.1).' a W:J
w
Es recomendable emitirlo por duplicado. EI original se envfa· a
Ln
<C
t­ °e
o(w
:z::
Compras mientras queel duplicado es mantenido en Almacenes en u o xe:

un archivo de pendientes para realizar el seguimiento de la gestion W
u.
w~
Ll.
w
de compras y efectuar los reclamos en caso de demoras. II::

o Z
Modulo 2: Selecci6n de proveedores y pedido de Z ~
w
-
cotizaci6n
og
Tiene lugar cuandoCompras, hiego de recibir la SC, veri fica O:::l
(!iu
<C
las firmas autorizadasy consulta el registro de proveedores a fin de oj::
ate
seleccionar aquellos mas aflnes al pedido y solicitarles cotizacion. U«
Las decisiones asociadas con este modulo incluyen el estable­
cimiento de modalidades de compra y la seleccion de proveedores ~

que se consultanin de acuerdo con las caracteristicas del producto z


solicitado, pero tambien es aconsejable tener en cuenta el compor­ 0 rr. ••
tamiento anterior del proveedor, que debe constar en el registro 0 - 0...1
archivo respectivo.
U
0­ S«
-e: wi:

Es recomendable eI pedido de cotizaciones a un deterrndnado u 0'l1li
0:<
numero de proveedores,como vimos al referirnos a control interno. III

0..::1:

Pedido de cotizaci6n (PC) consiste en la solicitud por escri­ 0


to (ver figura 5.2) y en fanna simultanea de cotizaci6n de precios y
demas condiciones a varios proveedores potenciales. Esto evita que I-­
la eleccion del proveedoT quede librada al criterio personal del en­ '"

g

o
cargado deCompras. No obstante, algunas circuhstancias, como las -< ...I
til :tm.
mencionadasa continuacion, puedenhacer que no resulte necesario D:: « «
a:
la emision del PC: . c.. -a: I­
:E ...I
IIJ
G Compras de escasa significaci on. 0
l-
IIJ
Q
u
o Cu~dose tiene. informacion actualizada sobreprecios reci­
e( o
U,I' ::E a
bida con anterioridad de proveedores. Q ~
I
. ;. Cuando los bienes se adquieren a traves _de' una orden' de . lt1
compra global que irnplique un aprovisionamjento pennanente.
comparHa'i afiJiadas.
Q
::l

I"­ -
H--Imzo 2
~
Cl Cuando las adquisiciones se realicen a
0 I&J
< (j a:
..
~I I~
e. Cuando situaCiones extrema urgencia justifiquen pedidos 0 « tL
i= > IX
telef6nicos. ~
II::
III 9«
muy significativas (equipos, II), u ~
oCuando se trata de compras. WI L..L_._ _1 a :>
construsciones, etc.) la compra se organiza bajo la forma de
con~Jrsos privados (0 publicos) y donde existe un pliego de condi­ Fig~~ra 5.1

JAl'!C\l1L!'.Wr.· '1IIA.,j,.....··

...... ........ II••,1rH..,.J /"1 L.J1~·.t

"HERNANDARIAS. SUBSISTEMA DE COMPRAS 93


92 FUNDACION UNIVERSfDAf'JA DfSTANCfA
se reciben en sobre ce-:­ r'--1 ~I'"f~',.--..,
ciones emitido por la empresa y las ofertas .---r-r-"-"--''';''--'-'II
j

rrado.
" I
It
Modulo 3.' Adjudicacion ~I'
es aconsejable
.La seleccion de ofertas no es una tarea sencilla; caUdad ofre;­
tener en cuenta no solo los precios cotizados,
sino 'otra ~ ..
cida, financiacion,plazo de entrega, etc. oj~., ..
0:;,

l provee­
:I~
~.
Ademas, es conveniente considerar las referencia~de
continuidad'de suminis": I QI
. dor, conocer su respon:;abiW:lad, solvencia, de entrega, etc. ,
:J
I- ..
6' I
tros, calid,ad de produccion, I:espeto de la fecha
Este m6dulorequ iere del establecimiento
de los parametros 8 ~o
de la persona que ;£
para la evaluacion de las ,ofertas, 0 designacion .... J. <!1
<1';'
vi

or(, l
o
cumpIini tal fund6n. :J
i·' a. a0(
II~
VI
conveniente . z IIIz
..n'ji'~
Para la selecci6n de la mejor oferta suele resultar (ver figura. 8 u
u::
. confeccionar una pIani1Ia de anruisis planillade cotizaciones 0:;
0
~
j:'
perrnite tener un re,. g Q 0( o ,I!! Z
.~ o
,. 5.3). La tapulaci6n de los 'datos en una .. Q oo
:J 0 ':::E U
JO z
, sumeo utilde las cotizaciones presentadas
por los proveedores. AI­ I1l
'/6_ "ILa:­ u
ii: .' Z

'I~...,
I1l : or( .... •

0 o·
tin ejemplar de la SC . > " ::1:' ... I1l '0

gunas empresasopt an. por la utilizaci6n de I


Z z
~ o15iilIL
o~'I'., ..
. 0 j" I
.para efectuar el seguimi~nto en Iugar de ]a planilla filencioriada. 11. OJI-g;8 III

.. En lamisma plarulla, 0 por sep~rado, se indiGani.


ci6n, con 1a ifirma delfuncionario responsable. "~
.
la adjudica­
, ,-,--, ,
-'-rT 1'11:11 'Il!,'
.t! '
10
,
. ' . . .

<: 0(
.,Modul o 4: Colocad6n de la Orden de Compra II­ 0:;,

. Laadj~dicaci6n se f6mialiZa mediante la emisi?n


de la Orden;, '. ·~t·., zr'
0"
u, " £
~.,
~.

a:

5.4) represeqtala .
de Compra '(OC),', Este comprobante (ver figura

LJ

o
:IE.
<I~+~'·

z
. demanda efectuada a JlIl proveedor para que suministre los materia- ' ~
g
'les especificados en-Ia misrna. . ., ' . '. ...' . ...';:.f.'1~

ViH>I~:
0:;'

deperidiendo '
ELnumero de copias que seemitan puedevariar
que se ttate,pero es
o I-:­
de laS caractenstiCas de la organizaci6n de
,ij .J.
Ia recepti6n y la, .r-+--I--+-'...J a:
11l'
;(
aconsejablen otificar alps sectores que efectuaran
t­ a. .a:
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es aconsejable
.La seleccion de ofertas no es una tarea sencilla; caUdad ofre;­
tener en cuenta no solo los precios cotizados,
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cida, financiacion,plazo de entrega, etc. oj~., ..
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Ademas, es convenienteconsiderar las referencia~de
continuidad'de suminis": I QI
. dor, conocer su respon:;abiW:lad, solvencia, de entrega, etc. ,
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tros, calid,ad de produccion, I:espeto de la fecha
Este m6dulorequ iere del establecimie nto de los parametros 8 ~o
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.para efectuar el seguimi~nto en Iugar de ]a planilla
filencioriada. 11. OJI-g;8 III

.. En lamisma plarulla, 0 por sep~rado, se indiGani.


ci6n, con 1a ifirma delfuncionario responsable. "~
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'les especificados en-Ia misrna. . ., ' . '. ...' . ...';:.f.'1~

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~~;( i §!i'~g5 Q'~ 8a
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w 0. 13 :!:. 9 ,;0 ;(,
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Ill. I1l 0; 1111
• Cuadriplicado: 'Para Cuentas a Pagar.
a.:, .
IJJ. '

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I1lI11
....
J
0

E1 sector de Compras,tom ando CQrn,o base


aI dupF~ado Q.ela . ::I: ,.... a:.lUo(
Q II. a: u
III
o
iii

·,1
~C, efecrua su requerimient o y evalua el cumplimiento del provee­ j

" dar. .
i Figura 5.2

94 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA ·HERNANDAR/AS·


.....
Contratos: en ciertas circunstancias, la opemcion de compra se
puede formalizar mediante la firma de un contrato. Es importante
que la redacci6n de sus dausulas sea clara, especialmente aqueUas
referidas al precio, la cantidad, las condiciones de pago, el plazo de
entrega, las indemnizaciones 'por incumplimiento y las garantias,.
Modulo 5: Recepci6n
En este momento Ia acci6n pasa al sector de Recepcion, dande
se produce el ingreso de la mercaderfa acompafiada por el original y
copia del remito'del proveedor. Lacopia se devuelve conformada.
En Ia Recepcion se decide aceptar 0 rechazar los efectos reci­
bidos, Iuego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se
emite e] Informe de recepcion (IR). Este formulario (ver figura 5.5)
En este momento Ia acci6n pasa al sector de Recepcion, dande
se produce el ingreso de la mercaderfa acompafiada por el original y
copia del remito'del proveedor. Lacopia se devuelve conformada.
En Ia Recepcion se decide aceptar 0 rechazar los efectos reci­
bidos, Iuego de efectuar los controles de cantidad y calidad,y se
emite e] Informe de recepcion (IR). Este formulario (ver figura 5.5)
permite que el sector de Contabilidadde la empresa tenga la certezll
de que la mercaderia ingres6, conozca lacantidad de unidades reci·
bidas y cuente con laaprobacion de calidad.
Este,documento se suele confeccionar por cuadruplicado, y se
distribuye de la siguiente manera:
• Original: para Almacenes.
• Duplicado: para Compras.
1:1 Triplicado: para Contadurfa.

, III Cuadriplicado: para Recepci6n.

~,
Al recibir Almacenes las mercaderias con el IR controla ambos
elementosy devuelve a Recepci6n una copia del informe con su
conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum­
plida su gesti6n; y Contaduria integra la copia junto coil el remito
del proveedor allegajo de compra.
En el 'caso de servicios la conformidad debe prestarla por eg·
crito el sector 0 departamento usuano y remitirla al sector que auto­
rizanl el pago. .' . .
M6,dulo 6: Contabilizacion ..
La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13
organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe
realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, .
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre·
ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segiln Ia ~C. . . .

SUBS/STEMA DE COMPRAS 95

PILANILLA DE EVALUACION
PILANILLA DE EVALUACION
'.
.DE PRESUPUESTOS. E Foc"-
ffi'

Sollcitud de Compras N°: ............ Fecha: .......1 .....: I ......


Pedldo de Reaprovls. N°: ............ Fecha: ... ,.. / ... :.. I ......
Pedldos dll cnllzuddn ..mIIlt:Io&

I '\
Malerlal requerido para: Jndlcar I.cha

Cdct
Ad.
DETAUE'
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1

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TOTAl.
L_·---' . .'

\~~: . \ I r! \J
Aprobsdo por­ , . OBSERVACIONSS l
! 1
,.;"'' '
-
'Ar::larttcilln c/lJlirmas
.

Fuente: Pungitore (1994: 29)


Figu.ra 5.3

FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A..Q/STANCIA "HERNANDARfAS· SUBS/STEMA DE COMPRAS. 97


Un asiento tipo podrfu ser:
Materias Primas 0 Materiales

a Cuentas a Pagar por Compras

[ ,ORDEN DE COMPRA I. t ~ltr~jOO I


· El :importi! es el de la orden de co~pra; exc1uido el IVA; luego, '1I'llOVE'IlOR' . N° 0056.
'... al recibir 1a factura del proveedor· se cancela Cuentas a Pagar, debi-' I...TO_MO_~_L_PE_ala_o_sfL_' , - 1_ _ _ _ _. , - - _

tando .ademas' 1a cuenta del IVA contra la cuenta Proveedores por el IIoiATl:III'>I. R!:QI.I[RIDO, --~--l
monto total de la factuni...
",'

5.3. Ejemplo de uncircuito de Compras


.
CODIGO I CAlmOAt!'
. DIUCIIIPCION N\TlCUL.O I. PMCIQ U'UTARlO l i TOT .. ~

A continuaci6n presentamos Ia descripci6n de un procedi-.


· miento de compra de materiales de unaempresa industrial y eI res,..:
. pectivodiagrama. Como se trata de un sistema computadorizado,­
. en eI cursograma se utilizan, como complemento de ·los sfmbolos.
del Apendice.ll, los siguientes: .' I

c Ingreso de
Datos
Consulta por
pantalla
I

I
Narrativo:
En Fabrica, tomando como base laotdende producci6n, Se leoNOlClCI<u III PAGa
emite el pedido de .material~s P?r duplicado y s~ :nvian ambos a: ._"II:ACIONUUPli~'
' 1 1:. . . ..
':T~:AL
Almacenes. Se archlva pO.rrua' . la. 'orden
' . de
, producclOn.
. ..
2) En Almacenes eI operador ingresa a laterrninaly-consulta' aW,GO ' . .
.. 600. . o - lAM .\.
. ,:. IALT1!:RNATIVM . It 6llf QO 1 A

.
r I.

el archivo de ~tock, para versi hay existencia. . '~C\",ENT~"'A I ,1M£Rc~,~'~~;~~RARENI' . '. ':.\HORARIO' I
3) Encaso negativo, ingresa el pedid9 y'emite. Ia·solicitud.de
compra por duplicado.. Envia eI original a Compras y archiva en fonna­
provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se re:.:
· mite·tambien!el duplicado del pedido de. materiales.con sello "En tra­
mite de coIIlPr.a" a Fabrica\·. . '" . ,
4) En Compras, tomando como base e1 original de la solicitud'
de compras se inicia el tnimite de compras, se ingresa a la terminal~ .
se accede al archivo de proveedores y se emite e1 pedido de cotiza­
.-.!:
ci6n. Se envfa una copia a cada proveedor. ,Figura 5.4 I'
.'.
, J•

'f"J~
' ..
", 4",

"/.

99
·HERNANDARIAS. SUBSISTEMADE CQMPRAS
98 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANeIA
a la solicitud
5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n originalen espera de la
compra
de .compr~ original, se arma e] legajo de por mimero de SC.
cotizaci6n. Se archiva en forma provisoria,
s se comparan y se
U'lI
00
..-l
QI)
g)
t;
I iii ~3
". ii:
6) En Compras, al recibir las cotizacione 0 bien el motivo
N ~
61- . 'I;; ~
,.J a.
!
_ ;i
rechazo
anota sabre cada cotizaci6n el motivo del '!;j •.~ ' "
;~
. 1::11 /jll .:."'Q
de la aceptaci6n. . Z U
I . g i
de compras pen­
Se ingresa a la terminal, se accede al archivo
oJ
o ~ \t Ii
....a: ~
Se emite orden de compra ~ s
dientes y se indica el proveedor asignado. z: ~ It 1
para el proveedor, el dupli­ ou Iii":t -..-,­
por cuadriplicado y se distribuye eloriginal cion. ".
cado para Conladuna y el triplicaao paraRecep
7) En Comprasse adjunta al legajo el'rcuadripIica
'.
do de la or-
.
a

!
i

.'
den de.compra 'que quecia enel s e c t o ~I
!:
;
8) En Recepci6n se recib~ el triplicado de la orden de compra .; i
que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n
de la mercaderfa Ii~'j >--'"_...,
:
de compm
9) En Contaduria se recibe el duplicado
que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n
dela orden
del remito. .
q
I~
II

10) En Recepci6nse tecibe Ia mercaderia


, se control a y se da r~ I,
z
l.'
:r
elconforme. ,"
'i
. 11) Se archiva definitivamente eI triplicado
de la orden de
alproveedor. Tomando
I If
compra y se devuelve el remito original i I
'del remito se confecciona el parte de recep­
99
·HERNANDARIAS. SUBSISTEMADE CQMPRAS
98 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANeIA
a la solicitud
5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n originalen espera de la
compra
de .compr~ original, se arma e] legajo de por mimero de SC.
cotizaci6n. Se archiva en forma provisoria,
s se comparan y se
U'lI
00
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". ii:
6) En Compras, al recibir las cotizacione N ~ . 'I;; ~
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anota sabre cada cotizaci6n el motivo del '!;j •.~ ' "
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Se ingresa a la terminal, se accede al archivo
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dientes y se indica el proveedor asignado. z: ~ It 1
para el proveedor, el dupli­ ou Iii":t -..-,­
por cuadriplicado y se distribuye eloriginal cion. ".
cado para Conladuna y el triplicaao paraRecep
7) En Comprasse adjunta al legajo el'rcuadripIica
'.
do de la or-
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den de.compra 'que quecia enel s e c t o ~I
!:
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8) En Recepci6nse recib~ el triplicado de de la mercaderfa
la orden de compra .; i
que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n Ii~'j >--'"_...,
:
orden de compm
9) En Contaduria se recibe el duplicado deladel remito. .
que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n
q
I~
II

10) En Recepci6nse tecibe Ia mercaderia


, se control a y se da r~ I,
z
l.'
:r
elconform e. ,"
'i
. 11) Se archiva definitivamente eI triplicado
de la orden de
alproveedor. Tomando
I If
compra y se devuelve el remito original a el parte de recep­ i I
como base elduplicado'del remito se confeccion a Almace~
y el duplicado se envian ~<~-
.:' I~ !
......
cion por triplicadQi; Eloriginal . III
C

!
nes. EI triplicad() seremite a Cornprns.
<I

12) En Compras, Jornando como baseel triplicado


del parte de . ~
0:
~
""
00

...
...... ~X
.recepci6n, se ingresa a Ia terminal, se accede a1 arehivo de' cornptas
· .

o ""
~
pendientesy se da de baja' a las mismas.
de recepci6nen cada legajo .y.se "
:Ii I

. Se coloea el nurnerode .parte


archiva definitivamente. .... ..' . ~ Q

ct
con. e1 duplicado de)
. ' 13) En AImacenes se controla el reInito a Recepcion como ~
parte de recepcion, el que se finna y se entrega
Ia mercaderia reci­
sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla ·compra y ·el original del
bida con el duplicado de Ia solicitud de el remito duplicado y a
~
pa,rte derecepcioll. Seenvfa a Contaduna . ~ 1

Recepci6n eI.parte de 'recepcion duplicado.


se ingresa ala ~
......
'.fl

• 14) Tomando cOnio base el parte de recepci6n 10 actualiza.. Se arehiva


!
tenninal, se accede alarchivo de stockyse recibido anteriorme nte. Se
provisoriarnente" el p.edido de materiales
junto al parte de re­
archiva definitivamente Ia soIicitud de compra
cepcion original, par tipo de mercadena. Figura 5.5
100

FIIIiRICA
. '
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA. "HERNANDAFlIAS' .
T~~--_-,.... ~
SUBSISTEMA DE COMPRAS 101
REcePc!i::w COHr~
,. I. 1
~
15) En Recepcion se recibe elparte de,recepci¢n duplicado y
se archiva definitivamentepor nUrriero de parte. ". ,.
16) En Cont:aduria se recibe eFremito duplicadoy se ,adjurtta a
}il orden de compfa duplicado, , " ,

CursCigrama:
(Ver FIgura N° 5.6)

, 6. 'Para ~U autoevaluaci6n
1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- .
sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria
cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu­
puestos de unaoficina del Estadonacional?, , ...
2. En su tarea de analista de, sistemas ha releva~olasigui~nte
informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la
sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: ' '. '
,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no co~tem.
pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri CQtizacio~
la
-nes, confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La
urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan
,pedir Cotizacio~es poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10
que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si
recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef .
manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s segurQ~ de :que' rlQ co­
metemos ningunerror. Alga simil~r.hacern.os con los partes de reoep­
br6n. Muchas veces la urgencia a \a qu~ hies referencia anteS: hacs
que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes
, nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador para~ GonJ,e,ccio­
nar los partes de re~epci6n.· . '
.. '. '"

'. 'i auaI seria· su propuesta paramejoraf. dichO proceso sin


cuidar las pautas decontrol intemo?·,. ,: , : '. •
. 3.iContinu~do con el relevamientoen'la empresa delcaSo an­
, teriorencuentrdeste otro conientario'de una erripleada de Contadu­
ria:' .
1' • ,'. '" " . . ,,' ',,' i " i!
FiglU'tll 5.,6, , '·~i funqi6n as corn:;iliar Cu~nta$a: Pagar. En'l~ misma' ap;arecen
, ,Io~ cr!f!ditos 'cl,landoen losdep6sItos cargan al sl;Ibslytema' de In~enta-

102 FUNDACION UNIVERSIDADA DISTANC!A "HERNANDAR!AS'


-- p. .

rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re­
gistacion de la factura del proveedor. " " " ."
Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es
muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum
definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre­
sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10­
gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales
me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can­
celo las partidas pendientes contra resultados."

Redacte el parrafo de su infonne que se corresponderia con


rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re­
gistacion de la factura del proveedor. " " " ."
Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es
muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum
definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre­
sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10­
gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales
me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can­
celo las partidas pendientes contra resultados."

Redacte el parrafo de su infonne que se corresponderia con


problema~ica relevada (Planteo y propuesta). .'
." 4. las pautas de control intemo mencionadas a continua­
cion identifique aquellas relacionadas C(m el subsistema de com­
pras:
- Arqueo sorpresivo de val ores

Inventarios fisicos

Obtenci6n de varias cotizaciones

. -. Existencia de "inventario permanente


- Constituci6n de seguros sobre productos terminados
- Pagos con cheques· "
- Separaci6n de funciones entre quienes compran, reciben y
registran . "
Aprobaci6n de las compras por el njveladecuado.
5. l.Considera c.onveniente que Recepci6n reciba una copia de
la orden de compra? Fundamente su opinilSn.
6. l,Bajo que circunstancias se puede eliminar el pedido de co­
tizaci6n? . .
7. Segun nuestro analista, del relevamiento del circuito de
abastecirniento de la empresa "Linema S.A." surge la siguiente in­
formacion:

"EI Sr. Di6genes es el jefe de Almacenes de Unema SA EI Sr.


Matias, jefe de Produccion, es el mejor amigo del Sr. Di6genes. Los
dos comenzaron a trabajar.en la empresa el mismo ana. Por la gran
. canfianza que existe. entre ellos, Almacenesinicila la gesti6n' de reposi.
cion de los distintos items cuando los saldos en las fichas de stack son
flulos, ya que el Sr. Matfas Ie avisa al Sr. Di6genes con 15 dias de an­
, ticipaci6n lanecesidad'que prevetendni'Produccion de un determi-
SUBS/STEMA DE COMPRAS 103

nado ftem. Tres anos atras t el Sr. Matras sufri6 unaccidente y fue
reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete­
nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de
materias primas por parte Cle Almacenes."

Realice un comentarib entico de1a situaci6n descript~.


8. A partir de la despripcion del proceso expuesta en el libra
Reingeniena, de Michael ,Hammer y James Champy,que se trans­
cribe a continuaci6n, usted debeni realizar un analisis comparativo
con el circuito desarrollado en el punto 5.3. de esta Unidad.

"EI nuevo proceso'9s mas 0 menosasf: un comprador del de­


partamento de Compras Ie env(a una orden a un proveedor, y al mis­
mo tiempa, lada entradaia esa orden a un banco de datos que esta en
Ifnea. Los'proveedores, 10 mismo que antes, despachan la mercaderra
al muelle de recibo, y cuando estallega. un empleado comprueba en
una terminal decomputaaorsi el despacho que se acaba de recibir co­
rresponde a UAa orden de compra pendiente en 131 banco de datos.
Solo hay dosposibilidades: 0 corresponds El no. En el primer caso, el
empleado acepta 9\ despacho y oprime un bot6n del teclado de su ter­
que Ie dice al banbo de datos que los bienes lIegaron. EI recibo
de los blenes quada, pues, registrado en el banco de datos, y el com­
putador automaticamente gira un cheque y, a su deb ida tiempo S8 10
remits al proveedor. Sit por 131 contrario, los bienes no corresponden a
una orden de compra pendiente en el banco de datos, el empleado del
. muelle de recibo 10 rechaza yse 10 de"uelve al proveedor."

" 9. Los autores Hammer y Champy expresan en "su Hbro.que la


infonmitica"capacito a las otganizaciones para romper viejas reglas
y crear nuevos modelos de proceso,"perinitiendoles hacerel trabajo
en forma radicalmente diferente.
Haciendo usa de la informatica, l,de que manera se podrian re­
plantear los m6duios 1 a 6 (inclusive) en el sistema de Compras'?
10. Ejercicio practico. _
Sobre la base del modelo de la figura 5.6 Ie pedimos que con­
feccione un sencillo cursograma de compras menares de acuerdo
con el siguiente enunciado:
n
En e\ laboratorio "Aries las compras menores, asf como aque­
lias que deben sar abonadas necesariamente en efectivo S8 efectlian a
traVElS de un fondo Hjo que se halla bajo responsabilidad del asistente de
la oficina de Compras.

··-t-'
:,1
:!7

.....
S"
104 FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1A <~{
una nueva oft­

Con la colaboraci6n de uno de losintegrantes 'de


algunas normas

cina de Sistemas en formad6n, S9 han implementado del

a los efectos de sistematizar en cierta forma el funcionamiento ,


do.
de las erogacianes que deben ser abonadas

Para la aprobaciori
el fondo, 9/ cajero cuanta con una lista d~ los nombres y firmas de

soUaitar las aompen~

par
los responsables que se ihallan autorizados para .'..'. ..

sacionesde gastcis rsspe.ctivos. .


documentados .

. Por ofro lada; isola! autoriza gast03 debidamente


que no supersn el importa maximo establecidq porelgerente
forma
de Com­

mensual 0 bimes­
UiIidad 6

pras, monto que es ':normalmente ajustado en


tral.
to esrecha:zadb y devue/to el compro­
. Sin estos requisitoselgas

bante respectivo al sector responsable del mismo.


l

reintegra el

Par el contralto, en casp de aprobaci6n el auxiliar flja en original y


Subsistema dePagos, .

importe respectivo y Icumplimenta la planilla de fondo de dandepro­

sector
copia indicando la fepha, -concepto,importe y el
gasto, elnumero de

viene, asentando ad~mas en el comprobants del dieha

"

hoja If el rengl6n en que tal gasto es registrado en


al margen el

AI registrar cit.da gastoabtiene-en una columna la planilla '

saldo .existente en elifondo, archivando en forma.provisoria


que el salda no sea

eon sus comprobantes respectivQs, enel caso de


see~cargahl
inferior al.punta de reposiqion.
. Si aSI ocurrieta,. el auxiliar obtiene la suma total
reglstrados,y envfa ~I original de la planilla con
de los gastos

los comprobante5 de

El subsiste~a de Pagos cancehici6n de


las obligaciones contraidas por la eIIipresa~'Estasob-ligaciqnes
tie­
'. gastos aJ sector de Contaduria para su.aprobacion. ja sea de
y los compro­
nen su origen en una cornpra efectuada a un provee~or, impues­
Contadurfaverifica .Ia_coincidencia.entre la planilla emite la or­

en caso de existir diferencias, bienes 0 servicios, en los sueldos y jornales del 'persOJlal~
'
bantes de ga5tQS V, salvo ej
su podery enviando
tos, obligaciones financieras, etc.
den de pago par dupli,cado, guardando la capia en y la planilia del fon­

61 original a Tesorerfa junto can los comprobantesdel fando. ,

da fijo para I.a, confecci6n del. cheque yreposici6n


,~., '. . 1. Alcanee
vis­
EI subsisterna de Pagos, que empalt;na con el de Compras,
to en.1a Unidad anterior, comprende des-de el momento
er que se
q~e el. pago
controla la obligaci6n' pendiente de cancelaci6n h3.$ta al acreedor, se
,se-hace ef~ctivo mediante la'entrega de los .valores
~ ' corres:,
, ",. recibe la constancia del, pago y se efecrua la contabilizaci6n
,: i' '
'pondiente.
'El sector Cuent-as a Pagar (Hamado tambien Pago a Proveedo­
a
..;; ';':." :~i: ;"~ ,. res o. Liquidaciones) es quien reune la documentaci6tftelPTIda
yconforma
compras U otras obligaciones de 1a empresa,., ~" con~la",
para su pago en termino. , "
....
106 FUNDACION UNIV£RSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"

sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recursos finan­


ciews de la organizflciOn, es guion confeccion~t el instrurnento de
pago y efecl:IJa la canceladon.
. la clasificaci6n de las actividades que realiza
Peter Drucker, los pagos son parte de la gesti6n financiera y como
tal los ubica dentro de las actividades que produceD resultados.

IVlodalidades
" Pago en sede del acreedor
El paga se efecrua directamente en el domicilio del acreedor y
en el mismo momenta se obtiene, elrecibo correspondiente. En es­
tos casas es convenienteque la empresa cuellte con un seguro de
valores entra.nsito para la cobeitura de 'pcisibles riesgo3 pOl' el tras­
.ladp de fondos por parte de lo~ empleados~
.. Pago a un cobrador
En este caso Ole avlsa al acreedor cUfu'1do esta e1 cheque dispo­
y se 10 retiene en Tesorerfa.
EI acreedor se ocupa del cobra directamente en, e1 domicilio
del deudor, recibe los valor-es (dinero, cheques, pagares) y Ie extien- '
de un recibo provisorio 0 uno definitivo de acuerdo con la modali­
dad de Stl empresa. .. . ,
"Pago'a 'reparlidores . '

Es una variante de la modalidad anterior. Cuando se redben

los productos, es el mismo repartidqr. e1 que efecrua la cobranza y

confecciona e1 recibo. Esta modalidad es comunen las empresas

qile se dedicana la venta de produttos alimentidos.

1!1 Pago por correspoluiencia


. E1 deudoI" eBvla 'por correo un cheque para quese aplique a 1a
cancelaci6n de su deuda y a vuelta de correa Ie envfan e1 recibo corres­
pondiente. Es una de las formas. mas usuales :de pago a proveedores..
, . dClldor tendci Ql1e. tomar los recaudos pertinerttes para queel
Uegue ·a,~\iJ.ien reaImente es etdestinatario,debiendo atender las
ltUj,U,U:..:>, de contrei .intemo que se refwren 11 Ia emisi6n de cheques.

.. f:''agv a traves de un banco


EJ. deuds.rde;posita en la cuenta del acreedor. el importe adeu­
y .lequeaa:ui}a,
'.... .
~. .~.
cQpia de la boleta dedep6sito como consta.\1cia
"
1!1 Pago por correspoluiencia
. E1 deudoI" eBvla 'por correo un cheque para quese aplique a 1a
cancelaci6n de su deuda y a vuelta de correa Ie envfan e1 recibo corres­
pondiente. Es una de las formas. mas usuales :de pago a proveedores..
, . dClldor tendci Ql1e. tomar los recaudos pertinerttes para queel
Uegue ·a,~\iJ.ien reaImente es etdestinatario,debiendo atender las
ltUj,U,U:..:>, de contrei .intemo que se refwren 11 Ia emisi6n de cheques.

.. f:''agv a traves de un banco


EJ. deuds.rde;posita en la cuenta del acreedor. el importe adeu­
y .lequeaa:ui}a,
'.... .
~. .~.
cQpia de la boleta dedep6sito como consta.\1cia
"

SUBSISTEMA DE PAGOS 107

de haber efectuado el pago. Esta modalidad es utilizada


mente pOL que prestan ?ervicios ptiblicos y pororganis­
mas fiscales y previsiona1es.
Este servicio puede ser contratado pOl' cl acreedor para
zar Sil recaudaci6n, pero tambien el deudor puede contratar en un
banco el servicio de pago a proveedores.,En este caso el a.creeclbr es
concurre al banco para col;lrar,
. Cuando. se. trata de importacibnes tambien participa una enti­
dad bancaria puesto que el proveedor, norrnaluiente, exige In aper­
tura de un cre.dito documentario irrevocable, a su favor.
.. Pago en efectivo por fonda fijo 0 caja chiea
CuandO se trata de compras menores, los pagos podran efec­
tuars(') en efectivo mediante la utilizaci6n de un fondo fijo. El
fijo mantiene sie.mpre un mismo monto que estaraconfonnado
. comprobant6s y dinero en ~fectivo ..
" Pago de sueldos JI jornales
El pago de sneldos y jomales constituye una modalidad particular
del pago que requiere norrnas de control y procedimiento especfficas.
El pago de sue1dos' y jomales puede efectuarse en efectivo,
previa extracci6n de fondos del banco 0 a trave.s del banco, )la sea
mediimte ia entrega del cheque al personal paraque 10 haza efectivo
en la entidad bancaria 0 mediante la apertura de tma

a cada empleado donde se Ie deposita e1 importe del sueldo.


el dinero de 1a cuenta mediante boleLas habilitadas par el a
o,mediante taJjetaspara operar en cajeros automaticos.
. Elpago de sueldos y jomales, ademas de las modalidadcs ex­
puestas mas arriba, puedeser complementado con 1a entrega de tic­
kets para compra de comestibles, carga de combustible, etc. que son
comerciAli\0a<;ios pordistintasempresas que operan en e1 mercr,do.
SUBSISTEMA DE PAGOS 107

de haber efectuado el pago. Esta modalidad es utilizada


mente pOL que prestan ?ervicios ptiblicos y pororganis­
mas fiscales y previsiona1es.
Este servicio puede ser contratado pOl' cl acreedor para
zar Sil recaudaci6n, pero tambien el deudor puede contratar en un
banco el servicio de pago a proveedores.,En este caso el a.creeclbr es
concurre al banco para col;lrar,
. Cuando. se. trata de importacibnes tambien participa una enti­
dad bancaria puesto que el proveedor, norrnaluiente, exige In aper­
tura de un cre.dito documentario irrevocable, a su favor.
.. Pago en efectivo por fonda fijo 0 caja chiea
CuandO se trata de compras menores, los pagos podran efec­
tuars(') en efectivo mediante la utilizaci6n de un fondo fijo. El
fijo mantiene sie.mpre un mismo monto que estaraconfonnado
. comprobant6s y dinero en ~fectivo ..
" Pago de sueldos JI jornales
El pago de sneldos y jomales constituye una modalidad particular
del pago que requiere norrnas de control y procedimiento especfficas.
El pago de sue1dos' y jomales puede efectuarse en efectivo,
previa extracci6n de fondos del banco 0 a trave.s del banco, )la sea
mediimte ia entrega del cheque al personal paraque 10 haza efectivo
en la entidad bancaria 0 mediante la apertura de tma

a cada empleado donde se Ie deposita e1 importe del sueldo.


el dinero de 1a cuenta mediante boleLas habilitadas par el a
o,mediante taJjetaspara operar en cajeros automaticos.
. Elpago de sueldos y jomales, ademas de las modalidadcs ex­
puestas mas arriba, puedeser complementado con 1a entrega de tic­
kets para compra de comestibles, carga de combustible, etc. que son
comerciAli\0a<;ios pordistintasempresas que operan en e1 mercr,do.

3. ---------------------------
3.1. Normas de control
el
movimiento de jondos

" SeparaciOndejlmdones
El manejo de' los' fondo;; no debe estar a cargo de la misrr
que realiza 1a No esconveniente que el

to£! FUNDACfON UNIVERSfDAD A DfSTANCfA ·Ur=RNANDAAIAS· . SUBSfST5MA DE PAGOS t09

realice la registraci6n contablede donde surge' el saldoporel cual • Aqlleos sorpresivos ,


es responsable, aunque es posible que para S11 control y para con­ Se r'~alizan para verificar 5i los valores en existencia coinCiden
feccionar las.rendiciones que elevaalarea con table tenga que efec~ con los que surgen dela registracioncontable. El' arqueodebe ser
anotaciones. , " . .,' , ' , lizado por persona ajena a Tesorerfa.
to£! FUNDACfON UNIVERSfDAD A DfSTANCfA ·Ur=RNANDAAIAS· . SUBSfST5MA DE PAGOS t09

realice la registraci6n contablede donde surge' el saldoporel cual • Aqlleos sorpresivos ,


es responsable, aunque es posible que para S11 control y para con­ Se r'~alizan
para verificar 5i los valores en existencia coinCiden
feccionar las.rendiciones que elevaalarea con table tenga que efec~ con los que surgen dela registracioncontable. El' arqueodebe ser
tuar a:1gunas anotaciones. , " . .,' , ' , sorpresivl) y realizado por persona ajena a Tesorerfa.
En eI.caso particular de los Pagos,la 'Jiquidacion y autorizacion .. Canciliaci6n bancaria
debe ser reali~ada por una persona responsab1e ajena aTesoreria.
Es un elemento de control muy efectiv(), tanto' para la organi­
® Conceniracion de 1a responslibiiidad . zaci6n como para el 'bailco, teniendo en cuenta que las cobranzas ' .
. Una solapersonasera la responsabl~ de la ,?lIstoqia ydel rna­ tienenqne ser,depositadas en su ,totalidad y que los pagos deben
nejo de fondos (tanto delos val ores coino de las chequeras y talo­ . efectuars(~ con cheques contra la misma cuenta. '.
narios de reCibos en blanco). EsaperSOn1.1SUeleserei tesor~ro .. EI . En(~ste caso, tambien es conveniente que laconciliaci6n fa
clarificarlas respOhsabiJidades imptilsa al, e.mpl.eado a realiiarlata- . practique personal ajeno al sector.
rea con mayor celo, pero se debe cO'mpiementar con otrasmedidas
que ayuden al responsable a manejary conti-oIar los bienes c'onfia­ , 3.2. Normas de control interno especificas

dos a su custodia; del,subsistema'de Pagos ' .

.. Separacion total de los fondos . if) USQ del cheque .


Para un control eficaz de los fondos, es recomendal:Jle que los - Todos los pagos deben efe'ctuarse mediante la emisi6n de
provenientes de cobranzas esten separados de. los destinados apa­ cheque, pUdiendo ser una exc.epcion el pagodegastosmenores.,
gos; POl' 10 tanto, los valores que tieneh odgen en las cobranzas se Esta medida per'mite, por un lado, disminuir el riesgo que im­
depositaran en su totalidad en la cuenta corriente bancaria y l.os pa­ plica la tenencia de dinero en efectivo e'n la organizaci6n y, por otro
gos se efectuariin'mediante cheques e,mitidos, contra esacuenta ban­ lado, ejercer un mejor control sobrelospagos debido a que se
caria. Para los pagos men ores que se tealizaran en efectivo se puede dnin conciliar con elresumenbancario todas'las opetaciones
crear un fondo fijo 0 c:ya chica.· . , ' •. ' . . rentes hI movimientO de fondos. " .' . " " .'. .
Rotacwn del personal.
(I) - Forma de emisi6n del cheque, Deben tomarse en cuenta
• Es conveniente que el persona] que maneja fondosrote peri6­ distintas modalidades que permite la legislaci6ri vigente ' ; si bien to­
dicarnente"de manera que se. puedan detectar posibles errores en el
sistema. Aderrias, es aconsejabJe que este personal tome sus vaea­ I. Ley ~,4,452 sandonada el 8 de febrero de 1995. Esta ley dislingue dos clases de che­
ques: los cheques comunes y los, cheques de pago diferidti.' " , .

cionesanuales y que otta persona de,la organizacion este capacitada I) Los cheques comunes puedell ser emitidoi;: , "

para realizar su reempiazo, como ,as! tanibien encasos de eriferme­ .II) a favor d~ una person" 0 razon social detenninada; .

b) a favor de una persona 0 razon social determinada con la clausulil ~'no a laoroen",
dad 0 egreso del personal. Los reemplazos serealizaran -cpreferen­ c) al partador. '. ,
temente- con personal ajeno al sector y que no tenganamistad. 0 La emisi6n del cheque al,portador convierte en titular del misrno a,quien 10 posee, pudlcn­
subordinaci6n directa con el re~mplazado. . , , 'i .' ' do deposita rio, transferirlo () hacerlci e.feclivo por'Ja simple entreg'a. por Io'cualliO cheque
. ." . .: '.' .
'", ~ . emWdo de esta manem no siempre puede.llegar al acreedor pudiendo ~er t1sufructuadopor
quien se ap.odeni de eL ' " _
.. Contabilizacion de las operaciones En eJ caso del cheque emitido'''a filVor de.una persona 0 razon sochil detenninada",su be­
Las 'operaciones relacionadaS COli e1 movimiento 'defortdos se neficiario es aquel a cuya orden se emili6 0 quien 10 recibi6por endoso; ,
Cabeaclarar que la pcisibilidad de tnlnsfeiirmediante el endoso los 'cheques emitidos a favor de
registraran contablemente demanera que permitan el control de las una person<, 0 raz6n social es una niodalidad introducida nuevamenle par la ley 24.452. '
mismas y la consistencia con la informaci6n <ie otros sectores, por EI eodosp.' puedeno designar el be'neiiciario, 10' que se denomlna, endoso en blanco. De
ejemplo, total de debitos 0 creditos en cuentas de terceros'. La regis­ esta forma. el portador puede lIenar el blanco con su nombre 0 cOn eldi: otra persona OTll.­
z6n social, endosar nuevamenie el cheque en biancO 0 a otta persOna 0 raz6n social 0 eo­
traci6n estara respaldada por la documentaci6n correspondiente. . tregar el cheque a Ull tercero sin lIena. e1 blanco,lli endosar:' , '. .

"'-::: ".'." ;."",

~-,.~,.;;; .;;:~~,;!,!,,~,r"'.;~:i'·· :'.• ",.,... ,.:;';;;;~~~;;:::-'7:;.-::---=,:,-" :",,:;:;.::,.~;,::,::;.- - ::~:

--'~";7

110 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA HHERNANDARIAS·


. ~-

das son validas, difieren en cuanto al grade de seguridad y a la


oportunidad de Stl uso.
_ Los cheques deb en ser firmados, por 10 menos, por dos
ponsab1es de Ia organizacion.
Con esta norma se persiguen dos finalidades. En primer luga~.""
que exista un control redproco entre los firmantes y de esta manera·"
detectar errores antes de- que el pago se haga efectivo. Esto implica
que los dos responsables' que finn an el cheque efect6en una revi­
si6n de ladocumentaci6n respaldatoria y Ia inicialicen, puesto que·
de 10 contrario esta norma no tendrfa sentido.

Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che­
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando­
Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che­
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
~
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando­
10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dicho cruzarniento puede.ser
geneml 0 especial. .­
El £rruzarniento geneml solo Iimita al p'oseedor del cheque a depositarlo en una cuenta ban­
caria no pudiendo cobrarlo en venramlla. EI cruzamiento especial implica que entre las ba­
rms paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, uniea­
i : mente, en la euenta a cuya orden fue emitido. .
La forma menos riesgosa de emisi6n del cheque es cuando se to hact u a favor de una persona 0
!}
raz6n social determinada can la ch'iusula no a In orden". De esta manera el cheque solo pu~e
ser cobrado pOl:la.persona 0 razon -social a cuya orden fue emitido, no pudiendo transferirse
par endoso. Eli mas, para mayor garantia, tambien puede cruzarse en fonna especial. .

t
I'
r'
A~e.mas, ellibrador C?m~ el.~ortador de un chC9ue pued~n indic~ el destmo~et paga ins­

cnblendo al dorso la mdicaclon concreta y preClsa de su ImputllClon. De esta forma puede

evitarse el reclarno posterior del acreedor.

2) Los cheques de pago diferido son un instrumento de creditoy constituyen:'una orden

depago libmda a dfas vista a contar desde SII presentation para el registro en una entidild

autorizada, contra la misma u otro en la cual el librador a la fecha de su vencimiento debe

tener fondos suficientes depositados a su orden en cuenta corriente 0 alltorizaci6n para'gi­

rar en descubierto (ientro de los limices de registro que aurorice el girado."

Ello implica que el ejiente de una entidad bancaria (banco gimdo) debe solicitar:

- In aperture de una cuenta para operar bajo esta modalidad.

- ia provisi6n de los cheques habiIitados a tal efecto. 0 •


Estas cuentas tienen un limite de registro (montos a operar)-corio sin aval de! banco. Cdri'
.estos cheques pueden efectllarse pagos a un plll1.o comprendido entre los 30 y 360
El ilcreedor que recibe este ripo de cheque puede: . :-, ,'­
- presentarl? para su registro ante el banco girado, quienJI?, retendm y,entregara un cefft~
ficado de fegtStro con su aval, para los chequesque avaleo'(1evolvern eI cheque de ~
diferido con la constancia del registro, su fecha de vencimiento y la firma del fllncionano
autorizado 0 devolveni eI cheque de pago diferido rtchazado con.laconstancia c~pon-
dlente. . - .~ ,
- depositarlo para su registro enel banco donde posee cuenta. quien reintegrara::a SII
cliente. ~I ~ertifH;~do con llvnl bancari0.csi se trata qe cheques avaJados) 0 el ~~eque de
pugo dllferldo regtstrado con la: consmncla t:orrespondlenre 0 el cheque de pago dliendo're­
chazado co.n la constand a cOlTespondi~nte. "-.
- tronsferlrlo por endpso con In sola hrmu del endosante, antes y despues del registro. U.
fecha de In present.ru.;i£n pam el registro del chequ,e fija In iniciacion del plaza de dif~~i:::;T
nmmto conslgnado~,J'l~eI
····-'11
por el pagador (30 a 36() dIns). \ ,,,.

SUBSISTEMA DE PAGOS 111

En segundo lugar, se evita que una sola persona pueda dispo­


ner del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo
que e\Io implica.
Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la
breta de cheques 0, en 3U defecto, destruirse el angul0 inferior dere­
cho donde el cheque se firma 0 en la parte donde figurasu numera­
cion.
SUBSISTEMA DE PAGOS 111

En segundo lugar, se evita que una sola persona pueda dispo­


ner del uso indiscriminado de los fondos, con el consecuente riesgo
que e\Io implica.
Los cheques que se anulen deben quedar adheridos a la
breta de cheques 0, en 3U defecto, destruirse el angul0 inferior dere­
cho donde el cheque se firma 0 en la parte donde figurasu numera­
cion.
c> Pago amparado CDn fa totalwad de los comproiJantes y
anulaciotl de los mismos .. .
En el momento de confeccionarse el cheque, la persona res­
ponsable tendra a Ia vista Ia documentaci6n respaldatoria que Ie da
origen (factura, remito conformado,orden de compra, etc~) y se Ie
colocara el sello de "Pagado" y elnumero del cheque con el que se
efectuo el pago con el objeto de que no vuelva a ser present ada para
justificar 0 respaldar otro pago. Quienes fiimen el cheque debe ran
contro1ar que se cumpla con estos aspectos.
//; Existenda de fondo ftjo ocaja chica
La caja chica 0 fondo fijo tenddun monto estipulado previa­
mente para realizar los pagos menores en efectivo, ,estara a cargo de
una persona responsable y sureposicion se efectuara peri6dicamen­
te mediante Ia emisi6n de un cheque previa presentaci6n de 105
comprobantes que respalden los pagos efectuados.
'" Pagos df! suelilos y jornales
Cuando se trate. del pago de los sueldos de la empresa es im­
portante que exista una separacion de tareas entre quien controla la
asistencia, quien preparaJa liquidacion de los haberes y quien efec­
ma elpago~ . .
En este caso, es de especial interes ]a seguridad del movimien­
to de fondos para el 'pago (seguros de dinero en transito, traslado
por empresas especializadas, etc.).
El pago al eropleado se realiza previa identificaci6n y contra
entrega del recibo firrnado.

4. Informacion ger~nc!?l ~. _ ~_ ____~_


registros archivos utiliz ados en el subsistema de
registros archivos utiliz ados en el subsistema de
(cuentas a pagar, de bancos, 6rdenes de.cpago, etc.) contienen
.los datos referidos a la operaci6n de pagos y constituyen la base

112 FUNDACION UNiVERSIDAD A DISTANaJA MHERNANDARIAS·,

la informaci6n que se preparapara uso A timlo ejem­


D()de:nos men(;ionar
~"'-Resumen cuentas a pagar clasificadas en vencidas y a
veneer.
-. Detal1e de 10~ diez principales acreedores.

-'.,' Broyecci6n qe pagos de la pr6xima semana.

. - Saldosdisponib1es en grulCQS.

-'Monto de cheques erfiitidos yuo entregados.

-'. Monto pagadovs. presupuestado.

- ' Totales de in~reses pagados por pago fuera de termino.

-', Totalesde descuentos obtenidos.·

- Saldo descubierto en banco no utilizado. .

- ' Indice de IiqUidez (Disponibilidades vs. deudaa corto plazo).

:5. Descripci6n del subsistema


5.1. Diagrama debloque
• ' I

, En el diagrama de bloque detallado de la siguiente pagina se


. d(;')scribe, un subsistema de Pagoa Proveedores.. eada uno de los
modulos sera desarrollado a continuaci6n;.
I
5~2. DescripciOn de los m6dul(}s.
M6dulo 1: Recepci6n dela Jactura delproveedor
Ti~ne lugar cmindo'el sector de Cuentas a Pagar reCibe la fac­
tufa del proveedor Yiprocede a su verificaci6n mediante 1a compara­
cion de la misma con el remito, el infonne de recepcion, orden de
compra,documentaei6n esta ultim~ disponible en archivo.
El control debecontemplar los siguientes'aspectos:
Ti~ne lugar cmindo'el sector de Cuentas a Pagar reCibe la fac­
tufa del proveedor Yiprocede a su verificaci6n mediante 1a compara­
cion de la misma con el remito, el infonne de recepcion, orden de
compra,documentaei6n esta ultim~ disponible en archivo.
El control debecontemplar los siguientes'aspectos:
. - . que, las mereaderfas 0 servicios factilrados respondan a los
requeridos por laempresa. . . . . .. "
- ' que el remito se encuentre conformado por Recepcion en
cuanto a la cantidad de IpercaderiaS recibidas, y par Control de Ca­
1idad en cuanto a lascaracterfsticas dedicha mercaderia. En el caso
de tratarse de la prestaci6n de servicios, tambien debe, existir un re­
mite u otro fonnulario que de conforrnidad ala misma..· .

,___,__ ~2UB8!§}E.f~~4 DE PAGOS 113


lUS ',:)fecios .J~"''''"'-'''''' con los cotizados pre-
v'amente (';1 proveedoL

- que in factura !);:;


comprometidos porel 'H·,n;,~,.~, II H
- que las condiciones pago .respondan a las preyiamente
pactadas.
- que, los totales . y los impuestos pertinentes estell bien calcu­
lados." i !

- Cuentns a Control de In -Factum y


Pngar. Factum. Remito, LegnjcJ, .
- Ordenes de . Inforrne de - NotaS credito 0
CO!llprn, Remito Recepci6n. YIII debito,
e Infonne de . Onlende ' - Subdiarios
,___,__ ~2UB8!§}E.f~~4 DE PAGOS 113
lUS ',:)fecios .J~"''''"'-'''''' con los cotizados pre-
v'amente (';1 proveedoL

- que in factura !);:;


comprometidos porel 'H·,n;,~,.~, II H
- que las condiciones pago .respondan a las preyiamente
pactadas.
- que, los totales . y los impuestos pertinentes estell bien calcu­
lados." i !

- Cuentns a Control de In -Factum y


Pngar. Factum. Remito, LegnjcJ, .
- Ordenes de . Inforrne de - NotaS credito 0
CO!llprn, Remito Recepci6n. YIII debito,
e Infonne de . Onlende ' - Subdiarios
Recepci6n. Compra•. prove~dores.
(Legajode ..:. Registrnci61l

2. Liquidati6n
,- FactW'll Y
del,Pngo.
Legnjo
conlrolados.

3. EmlsiOn de!
'" Orden de Pago;·
Cheque:.
-Documentnti6n
de respalrlo.
-Comprobnntes
retenciones
impositivas.: .

4.Pngo -Of'

-Cheque

- Comprobnntes

relenciones'

5. RegistnlciOn i 1- Recibos.
\ - CuentaS .. - Actualiznci6n
- Orden de Pago.
Corrientes CuentaS :'
Provecdores. COrrientes.
-Cuentas " - Actuoliznci6n
Bancarias. Cuenllis;
,. En caso de que de] controlefectuado smjandiferencias, Cuen- .
tas a Pagrui Q.ebe decidir el tnimite a seguir pudiendo requerir, por

",".

114 FUNOACION UNIVERSJOAD A DISTANCIA uHERNANOARIAS·

ejemplo,la emisi6n de notas de credito y/o debito, segun corres~


panda.
Unavezefectuado el control, se registra la factum (y]a nota
de eredito 0 d6lJitocorrepondierite) en la cuenta del proveedor, as!
como el eredito por IVA, caneelando Ia registracion provisoria efec­
mada a1 irigresar la mercaderia:
Cuentas a Pagar
Credito fiscal IVA
a Proveedor XX

M6dldo 2.; Liquidaci6n del pago


. Tiene Iugar cuando el sector Cuentas a Pagar, en oportunidad
del vencimiento de las facturas de los proveedores, procede a emitir
1a orden de pago y, de corresponder, a efectuar las retenciones im­
positivas pertinentes.
Orden de Pago (OP): es el comprobante mediante el cual se
comunica a1 departamento Tesorerfa que prepare el pago.correspon­
diente deJa/s facturafs del proveedor (ver figura 6.1).Elnumero de
copias en que se emite puede variar de acuerdo con las caracterfsti­
cas de cada organizacion pero, basicamente, debe contemplar el nu­
mero de copias que se de~la a continuacion con el objeto de satis­
facer con los siguientes destin os:
9 Original: para Contadurfa. Se archiva definitivamente junto
9 Original: para Contadurfa. Se archiva definitivamente junto
con la documentaci6n respaldatoria previo paso por Tesorerfa.
@ Duplicado: para Tesoreria. Se remite junto al origina11a do­
cumentaci6n respaldatoria (factura, remito confonnado, orden
compra, informe de recepcion, etc.).
" TripIicado: para Cuentas a Pagar. Se mantiene archivado
transitoriamente a la espera de que el pago se concrete.
En este modulo es importante tener en cuenta que no obstante
el vencimiento que contengan las facturas, pueden estableeerse dis­
tintas prioridades de pagos, teniendo en euenta aspectos de indole
financiero. Por 10 tanto, Ia orden de pago debe pasar a autorizacion
del nivel correspondiente.

SUBSISTEMA DE PAGOS 115

in
£.,
IL

CI
~

o
CD
«
Q..
Id
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III "'"

Figura 6.1
Figura 6.1

116 FUNoACION UNIVERSIDAD A DISTANcrA ·HERNANDARIAS~ 17

Modulo 3: Emisi6n del cheque tencia y lit liquidacion haberes. modulos, se describen
brevemente a continuaci6n:
Tiene lugar cuando eLdepartamento Tesoreria, en fund6n de la

orden de pago autorizilda y la documentaci6n respaldatoria, J?rocede


.. Control de asistenda
a ernitir el cheque correspondiente. EI cheque debe ser emil:1do res­ departamento de Personal es quien realiza esta tarea~ Para
petando la,snoimas vigentes. .
ella esnecesario que eada sector remita diaria,: quincenallo men­
___ Tesorerfa debe indicar enla orden de pago, en el espacio reser­
sualmente, la informacion referidaa ausencias, pennisos especiales,
vado a t~lefec~o, ex mirnerode cheque, el nornbre del banco: la fe';
'horas extras autorizadas, .etc. Asimismo, debe ..existir algurt medio
cha enql,leeshbrado:~el chequey ellmportepor el cual se emIte.
de control que permitaconfrontardiC:ha informacion tal como las
- Tesorena colocru;a la prirnerafinna al cheque y luego 10 entre~
tatjetas reloj 0 planillas donde elpersonal ficha su horario de ingre­
gars. junto conJoda 1a docurnentaci6n(previa anulaci6n de la rnis­
5.0 y egreso a Ia organizaci6n.
rna con' e1. 'sello de "Pagado") y los comprobantes de retencion de

III LiquidaciOn de haberes


. impuestos, al funcionario responsable que controlara y fumaniel
cheque en segunda instancia. . Efectuw;l.o el control anterior, las tarjetas 0 plattillasdefiIma se re­
Cumplido ell0, toda la documentaci6n junto cOIn el cheque miten a1 sector Liquidaciones para que"sobre la base de la infonnacion
vuelve a Tesoreria. . contenida en esos elementos y en los registros. y novedades que,dispbne
el sector referidos a1 sueldo de cada empleado, asigmiciones familiares,
Modulo 4: Pago descuentos, etc., se efecttiela liquidaci6n correspondiente.
I Para llevar a cabo esta tarea, nbrmalmente se cuenta. con soft­
Tiene Iugar cuando el departamento Tesoreda entrega 0 remite
.

los valoresal proveedor y, decorresponder, los comprobantes de re­


ware de aplicaci6n que realizaJos calculos pertinentese iniprime la
tencion de impuestos.; Contra ello, el proveedor emite y entrega el
liquidacion. . . .
recibo depago pertinente. . .
Come producto de las operaciones desarrolladasen este m6du­
Tesorerfa procede a archivar el dupUcado de la orden de pago
. 10, se obtiene: .
y entrega el opginal junto con la documeI;1tacion respaldatoria y el
'.- planilla de liquldaciones.
recibo a Contaduria.
-recibos.
- sobres. de los haberes.
Modulo 5: Registracion
-libro de sueldos y jomales.

Sobre.1a base dela orden de pago, Contadurfa debita el pago , - planilla de cargas sociales. . ' ...... .

de la cuenta del proveedor'y acredita lacuenta de banco y retenci6n


de impuestos si corresponde, seglin eI siguiente esquema contable: - estad,isticas referidas a ausentismo, horns ,extr~, etc,
.' Las pl~illas de liquidacion y de cargas sociales' que! rt:sultan
P·roveedor XX del proceso anterior, previe control y autorizaciondel jefe cle perso­
nal, pasan al sector Cuentas aPagar, para que confeccionella orden
a! B€;o. YY - -eta. Cte. de pago. A p~r de aUf, ·los modulos liquidacionde pago, ~misi6n
del cheque, pago yregistracionson basicamente similaresalos des­
~ Retenciones Impnestos criptos para pago a proveedores. . .

No~a sobre el pai,o de, sueldos y jomales: I 5.3. Ejemplo de un circuito de pagos
Cuande en el punto 2 se comentaron las distintas medalidades A centinuaci6n presentarnos ladescripci6n de un iprocedi­
de pago; se mencionaron para el page de sueldos ciertas tareas pre­ miento de pago p. proveedores por correspondenciay el gclficores­
, vias a la liquidacion del pago prepiarnente dicha: el control de asis- . pectivo. .

11 B FUNDACION UNIVERSIDAD A DIST>JrNCIA -HERNANOARIAS·

Narrativo:

1) Contaduri'a recibe la siguiente documentaci6n:

- del departamento de Compras, el dupJicado de la orden de

compra,correspondiente;
. - de Recepcion, oi original del infonne de recepcion y el reM
mito, confonnado (original).
2) El Proveedor envfa la factura a Contadurfa.
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re­
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
2) El Proveedor envfa la factura
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re­
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Remite 11 Tesore­
ria los dos primeros ejemplares de la orden y archiva Ja ultima copia.
Envia a. Getencia Administrativa el resta de la documentacion
(legajQ: duplicado de laorden de compra y originales del infonne
de recepei6n; del remito y de, 1;. factum). ,
, 5) Tesorerfa prepara eI cheque de pago at proveedor, coJocan­
dole laprimera firma y 10 envfa it Gerencia Administrativa junto
. con el duplicado de la orden de pago.
Archiva el original de In orden de pago.
6) Gerencia Administrativa controla la documentaCi6n (legajo)
con el cheque y ei duplicade de la orden de page.
InutiIiza la documentati6n con un seUo de "Pagado" para evi­
tar una nueva presentacion.
7) Coloca )a segunda firma al cheque y 10 pasa a Secretarfa de
Gerencia. .
Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de
pago) a Contaduria. . .
8) Secretarfa de Gerencia envia el cheque al Proveedor.
9) El Proveedor emite el recibo y envia a Contadurla el originaL
. 10) Contaduria control a la documentaci6n (legajo y dupUcado
y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti­
vamenre. Registra contablemente el pago.

Diagrama de Interdependencia Sectorial:


(Ver figura 6.2)
ISUBSISTEMA DE PAGOS 119

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Fip.ra6.1

120 FUNDACION,tJNlVERSIDAD ADl$TANCI*~HERNANDARIAS· :;SUB.SIS!TEMAIIDE:.PA.GOS..


1;;/1, . . . ; . ;.• 121
. I

6. Para suautoevaluaci6n 9. Copfeccione el diagrama de.bloque correspondifinte ,w sub~ .


. .
sistema delliquidaeion y pago de sueldos,y jornales, identificando la
1. End eapftulo se han desarrollado una serie de modalidades .• informacion de entrada. el procesamiento de dicha infOrIilacion, los
que puede adoptar e1 subsistema; de pago~~ Investigue aeerca de la .archivos y la informacion de salida.

existenciade algumi. modalidad nodesarrollada en esta Unidad y


10. Ejercicio practico: sobre 1a base delnarrativo ~orrespon~
descrfbala brevemente; . " ' . diente al subsistema de pagosdado COmo ejemplo en ell punto 5.3,
2. DeJas siguientes nonnas de control interno, l,cmiles son es- , Ie solicitamos que confeccione elcUfSograina cprrespondiente.

pecfficas4~lsubsisteII1a de Pagos?: '.


1.1

-' Utilizaci6n de Caja Chica

- Emision de cheque "noalaorden" ....

-. Inventarios ffsicos.

- Deposito Integro dl? las cobranzas.'

- Aprobacion de la campra por el niveI adecuado.

- Separaci6n de funciones entre quien ,autorizael pago Y el

que custodia los fondos. ..

- Constituci6n de seguro por dinero en transito.

-' Separacion de funciones entrequienliquida 10s,haberes,Y

quien efecrua el pago desUieldos.


3. Hacienda uso de la informatica, l.se modificarf:an los m6du­

los descriptos queconfonrian el subsistema de pagos? Si la res:pues­

ta es afirmativa, indiql;le de que manera se podrfan replantear dlChos

rn6dulos. . .' I . .. , .'.... '


,, 4. l,Por que es necesario que Cuentas aPagar redba una. copia
de la orden de compra, del! remito y delinformede recepci6n? '
5. l,CuaIes son losformularios que tienen origen en el subs is­

tema de pagos? Indique la iinformacion quegeneran.

6. Investigue en empresas 0 instituciones desu conocimiento

acerca de los departamentos 0 sectores ,que.intervienen en el subs is­

tema de pagos., Compare l;a informacion obtenida con 10 visto en e1

punto 5 de esta Unidad y saque susconclusionesal respecto.

, 7. En las empresas qonsultadas para responderelpunto ante­


rior,observe cuantas copi~ se emiten de la Orden de Pago, con que
finalidad se emitecada UJ;1a, ,en que sector se ,archiva cadacopia Y
que ordenamiento tiene cadaarchlvo. ' ' , '
&. Si usted fuera gerilllte de finanzas de una empresa l,que in­

formacion referente al subsistema de pagos Ie solicitarfa a1 analista

de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela? Fundamente su

pedido; ,

,:


.. ..9,,11. L S _ M i M \ ' *. . .' "'I&&J1!

Unidad 7

Subsistema de Produccion

El
subsistema de Producd6n se encargadel desarrollo e
implementaci6n de metodos y planes para 1a fabricaci6n de produc­
tos, y del canjunto de tnlbajos necesarios para concretar la elabora­
cion de un bien nuevo a J?artir de los in~umos. _

1. Alcance
El subsistema. de Producci6n abarca desde el p1anearniento
hasta laobtencion del producto terminado y su entrep a Alrnacenes
y su contabilizacion. - _ _
Analizar el subsistema de produccion implica hablar de un
conjunto de actividades t:iiversas.Asf, para Henry Mintiberglas de
fabricacion son funciones del coraz6n operativoya quetransfonnan
_ los insumCis en productos. mientrasque e1. rnantenimiento y el in­
ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a la funcion de
- produccion. Segun este auto(lbs capatacesde planta confonnan la
--linea media,rnientras que los analistas de metodos de trabajo (inge­
nieros industriales) y los analistas de planearniento y control (pro­
gramadores de la produccion) integran la tecnoestructura.
"':::::'..,

124 . FUNDACION UNiVERS/DADAD/STANCIA"HERNANDARIAS" . SUBSISTEMA DE PRODuce/ON 125

Peter D~cker, por su parte; ClaSifica la manufactura como tipi­ talleres y se caracteriza por actividades de corta duraci6n; bajo vo­
ca entre lasactividadesproductorasde resultados, y TomPeters se-: . lumen y producto a medida. El equ1pc; y la mano de obm se organi­
nala que lafabricaci6ndebe convertirse en la principal arma de' zan en centros de trabajo por tipos similaresdehabilidacies. Se uti­
rnarketingde laempresa. I .
"lizan equipos disefiados para fines generales y lamano obm es
altamente calificada.
Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im­
2. Modalidades " prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera.
'. . ,.·.1
• Producci6n continua " '. ." • Producci6n por proyectos
El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope· , Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge­
raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,' nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable
noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul­ .magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
tante de un~o~o materi8:1 0 ~~ un conjunto de produ7tos provenien-. sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n
tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad­
tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza­ ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y
dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .' , control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto.
La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma
Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un
seeueneial en funci6n del proceso productiv~ y el manejo de los
concierto,un edificio y una pelfcula.
materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.

La industria continua; en general, produce para. inventario 3. Normas especmcas de control iuterno
altamente calificada.
Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im­
2. Modalidades " prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera.
'. . ,.·.1
• Producci6n continua " '. ." • Producci6n por proyectos
El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope· , Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge­
raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,' nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable
noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul­ .magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
tante de un~o~o materi8:1 0 ~~ un conjunto de produ7tos provenien-. sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n
tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad­
tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza­ ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y
dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .' , control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto.
La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma
Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un
seeueneial en funci6n del proceso productiv~ y el manejo de los
concierto,un edificio y una pelfcula.
materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.

La industria continua; en general, produce para. inventario 3. Normas especmcas de control iuterno
grandes volumenes de articulos altamente estandarizados.
Dentro de esta clasificaci6n se encuentran, entre otros, los mo­ • Existencia de im'entario pe111'Ul1iente 0 registros contabks
, linos harineros, las refinerfas depetr6leo, las fabricasde papel y.la apropiados . ' , .. ..
industria cervecera.· I ' . . Es reeomendable que el control de lasexistencias de bienes de
, . 'i cambio se realice mediante el registro pennanente de l~ mismas.
• producciOn por mpntaje Esto permite tener actualizado elvalor y volumen de las, existencias
. A diferencia del anterior, elproducto terminado esta consti­ pennanentemente.
tuido por unai:antidad de partes .que se ensamblanpara lograr el ar­
tIculo. Es laindustria del "armado" ;Cadauna de las partes que for­ • Realiwcwn de recuentos fisicos peri6dicos
man eL pioducto tiene un proceso productivo particular' que puede Es importante que se efectlien recuentos peri6dicosde las, exis­
afectar a.distintos .'depa'rtarQentos
f
(estampado,tefiido,
.', ,
fresado, etce­ tencias con la finalidad de ajustar 0 conciliar, a un momento dado,
tera.) ' '. ' ,'. " los registros con tables y ficheros extracontables con los resultados
El productoseen~ambla en las distintas etapas que convergen obtenidos .en esas tomas de inventario.
en 1a llnea,denlOnt~je~nal'i '. . . ". ,.;' , Para que los inventarios fisicos sean eficaces es conveniente
" ' Dentro deeste tip!? se encuentran la industria de eleetrodomes­ ql,le los mismos seansorpresivos y reaHzados por personas ajenas a
tie~s, autom6viles, motores,etcetera. ,quienes registni.n los movimientos pertinentes a los stocks o'deten­
tan la custodia fisica de'los mismos. '
. • ProducciOnint~rmitente 0 por 6rdenes EI inventario contribuye a control<ri\y ajustar el resultado de
se
En esta clasifieaci6n incluyenaguellas industrias en las que los movimientosfisicos en un perfodo de ti~mpo. evaluar ila eficien­
a
laproducci6nse lleva cab:o cuando existe UDpedido espedfico del cia operativa en el manejo de las existencias y sus registraciones,
. cliente. Este tipo de prQducci6n es, por 10 general" llevada a cabo en · \, .\
"
.~

\ ..,
"""

FUNDAC/ON UNIVERSIOAD A DISTANCIA


126 "H£RNANDARIAS"
consta tar existencia f(sica y controlar Ia imputaci6n Y valuaci6n
contable....
Es importante tambien considerar el casto
tarios, asfcom oaquel los que se origin
de la tarea de inven­
an porper manec er inmovil
operativamente durante el inventario.
Respec to del alcance, es decir los .rubros
que se deben inventa­
si la prganizaci6n lleya inventariopermanente
r~_cuehtos sean parci"ales, esto es compre es posible que
i

ndan detenninados

items .:;'
.
Si nO'se llevaran inventririos pennanentes se

debera efectuar un

inventarioffsico total a fin de ano.


'

• Ajustes de inventario .
Los ajustes por diferencias de inventario
mente justificados, analizados y autoriz debenin estarva lida­

ados por un funcionario res­

ponsable que sea ajeno a la custodia de.bien


es.

• Custodia de 'existencias
. La: responsabiliad par el control y ~a custod
existen ciadeb e recaer sobre un-a sola person ia de los bienes en
asegurar toclas lasfaci lidades de controL a a quien se Ie deberan
Elloca ldeslin ado al dep6­
sitodeb eperm itir una protecci6n fisica
adecuada de los bienes.
Asiinismo, es importante que condiciones
medad , t~:mperatura y ventilaci6n garanti denoca l. como .hu­
cen que no se produzcan
deterio rosen los prodiIctos. .
.•,Documentacion de todD movimiento de existenc
ias
Todom ovimie ntode los bienes enAlrn
acenes debe estar am:"
parado poi un comprQbante. . . "
. En ercaso de.1as entradas, Almacenes .
recibe de Recepc i6n e1
duplic adodel informe de recepcion (ver
. _de, Compras) si se-trata de. materia') prima')modulo 5 del subsistema
cado 'del parte de prodiIcd6n para el caso 0 materi aleso e1 dupli­
de productos ehtborados:
Las salidas; en cambio, debenin estar
de salida de almacenes parte depedi do ampar adaspo r un vale
fa 'estar finnado por un0 respon de,materiales"el que debe­
sable con atribuc ionesp ata realizar
pedidos.
. .
SUBS/STEEMA DE. PRODUCe/ON
127
I'S Fijacion de stocks m'inimos y lote optimo
Se recomienda la fijaci6n de stocks
de reposici6n, asf como la determinaci6 nUnimos 0 punta optima
n del lote optimo que se
debe producir (verco menta rio punto 3,
Unidad 5).
e Contratacwn. deseguros ejicientes
Es acons ejable una adecuada cobertura
de posibles siniestros
media nte la contrataci6n de seguro s para
. proceso y terminados)", . los bienes de cambio (en

4. Informacionlgerencial
Los datos referidos a las operaciones de
cuentran dispon iblese n registros y archiv produccion que se en­
os constituyen la base de
1a informaci6n que seprep ara para uso
de lagere ncia. Como ejem­
plo de la misma, podefi1oS mencionar:
- Produ cd6n en unidades por tipo de
producto.

- Informe de calidatl (% de productos


rechazados).

- Horas trabajadas por centros de·costos.


- Haras de manteniimiento reales vs. progra


madas.

- Costos reales vs. tostos esmndares.

. Valuaci6n a costd total hist6rico de Ia produc


do. ci6n del perio­
- Rotaci6n de invedtarios.
- Consumos reales de insumos VB. consum
os presupuestados .

5. Descripcion del subsistema


.5.1. Dillgramadeibloque
En e1 siguiente diab-a ma de bloque
subsis tema de producci6n tfpico. Cada detal1 ado se describe un
tine de sus modulos sera de­
san-oHado en el siguiente pun
5. Descripcion del subsistema
.5.1. Dillgramadeibloque
En e1 siguiente diab-a ma de bloque
subsis tema de producci6n tfpico. Cada detal1 ado se describe un
tine de sus modulos sera de­
san-oHado en el siguiente punto.

128 FUNDACION UNIVERSIDADA DISTAN(;.IA "HERNANDARIAS"


'

2. Fabricaci6n. -Orden de - Emilllpedidti


produccion.
. .,,---­ de llIlIIerioles y
Parte dlutio de

3. Seguimiento. ' _ Pane dlmio de ..;.Control de


producci6n. Producci 6n. avance de In
proollCci6n
respecto de 10

4. COIitrol d.,
dad.'
caii-I-producci6.n.
PMe diooo de, 1- Espetificac'
lecnicllS del
-Control de
clilidlld.

5. Entregacle
ductos rermian·
pro-l-prodllcci~n.
PMC
dos. .

5.2. Descnpc i6n de m6dulos


• • J
, ' i "

' '
M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la "
produccion
La actividad de: pla~eamiento se realiza con el objetivo de op­
timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia,
5.2. Descnpc i6n de m6dulos
• • J
, ' i "

' '
M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la "
produccion
La actividad de: pla~eamiento se realiza con el objetivo de op­
timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia,
se centra en la asignaci6q de'recursos, yJasincroniZaci6n (secuenc
ycronologia) de las pperaciones. Generalmente, el programa abarea ia
de uno a tres meses y se ,suele detallarpor semana. En estaactividad
se tiene en cuenta la informacion proveniente del plmi de producci6
n,
las especificacionesde productos,. de tiexnposy movimientos.
El plan de prod1,lcci6n debe contemplar: '''
~ _ E11l1ax~mo9':le pu~da obtenerseenese peri'odo, sin utilizar
mas, que ia. cantidad 'dlspomble de recursos. .
, _ ,La lista de prod,:!ctos que sehan'de fabricar para obtener la
. maximacontribuci6n. :
_ La cantidad de cada uno de los productos que se han de fa­
bricar durante ese periodo.
" ... ,'

SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON 129

I Orden de Producci6~~"""""" '.........--...-

Fecha deil1!cio: FechGl. terminaci6n:


Details del,Trabajo: _ _ _ _,

Proceso Articulo Cantldad , Precio Imports


I Orden de Producci6~~"""""" '.........--...-

Fecha deil1!cio: FechGl. terminaci6n:


Details del,Trabajo: _ _ _ _,

Proceso Articulo Cantldad , Precio Imports

--,-­
'~
" I}Subtota l
Mano de Obra: -"""--

Proceso G~nlidad de horas ' Precio Importe


i,
-,-'-­

Gastos:
'" II). SubtOtal -

01) ,Subco't,;
"~
I) + II} +111) ,
-
I

F~gura,7.1
130 FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'
.... ­
IVIlI1Ull., el departamento de
130 FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'
....Produccion
­
emite la Orden de pro­
ducci6n (OP) (ver figura 7.1). EsteIVIlI1Ull., el departamento
formulario de
indica la discrirnina­
cion de la materia prima que Produccion emite la Orden de pro­
se utilizani segun figura en el
ducci6n
puesto(OP)
y en(verlosfigura 7.1). Este
distintos formulario
procesos quela discrirnina­
indica
par los debecircu]ar. Los
cion de la materia prima que se utilizani segun figura en el
sectores productivos deben anotar las cantidades
puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. realmente
Los utiliza­
das y las
sectores horas trabajadas.
productivos deben anotarEs conveniente
las cantidadeselrealmente
annado de dispositivos
utiliza­
deyregistro
das las horasid6neos para
trabajadas. Es lograr que aelmedida
conveniente annado que una orden pasa de
de dispositivos
deun sectof,U
registro otro se
id6neos vayan
para lograranotando los consumos.
que a medida que una orden pasa de
un sectof,U otroemitirse
Suele se vayanpor anotando los consumos.
triplicado y distribuirse de las siguiente. ma­
Suele emitirse por triplicado y distribuirse de las siguiente. ma­
nera:
nera: • Original: para
• Original: para
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
• TripJicado: Costas.
• TripJicado: parapara Costas.
Modulo
Modulo 2: Fabricaci6n
2: Fabricaci6n
Depended.
Depended. del tipo
del tipo de producto,
de producto, deldetipo
del tipo proceso y del tipoy de
de proceso del tipo de
industria
industria queque se considere
se considere (continua,
(continua, intermitente
intermitente 0 por montaje).
0 por montaje).
LosLosdistintos sectores
distintos productivos,
sectores ]uego ]uego
productivos, de analizar las nece­ las nece­
de analizar
sidades
sidadesde de
materias
materiasprimas, solicitan
primas, los materiales
solicitan necesarios
los materiales a tra­
necesarios a tra­
deldel
Pedido
Pedidode Materiales (PM)(PM)
de Materiales (ver figura 7.2). 7.2).
(ver figura
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
., Original: para Costos .
., Original: para Costos .
• Duplicado: para Almacenes.

• Duplicado: para Almacenes.

Go Triplicado: Contabilidad almacenes .

Go Triplicado: Contabilidad almacenes .

• Cuadruplicado: para el sector que realiza el pedido.


• Cuadruplicado: para el sector que realiza el pedido.
Modulo 3: Seguimiento

Modulo el3: control


Comprende Seguimiento
de la producci6n, es dedr,

cuantitativo
el control del avance de las actividades productivas.

Comprende el control cuantitativo de la producci6n, es dedr,

el control del avance de las actividades productivas.

Se emite el Parte de producci6n (ver figura 7.3) donde

constan las caracteristicas y las cantidades de los productos termi­

nados. Puede realizarse par sector, al concluir el proceso producti­

va, a en ambas instancias.

Este-comprobante suele emitirsepor

buirse de la siguiehte.manera: . •... .

'" Original: para Costos.~':·

"Duplicado: para Almacen~f

~ Triplicado:12ara Cpntabi~~l:td. ·

. '1', <'f;,t~;',

SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON iT

PECIDO DE
­
NomblOde REAP§'lOVlSIONAMIENTO
!£aempro:il&

o Aepetiliva C! Cpmpra de nuevo slock

o No repetitlva o Aeoosicion de slock

Aequerido para el ...... / ...... / ..... .

I. COd. d"
/I'Ill"tW./
Cantidad I
plld/elsa
DEseRJPCION CanUdad
IIInlteflada

I
I. COd. d"
/I'Ill"tW./ plld/elsa
DEseRJPCION CanUdad
IIInlteflada

Aprobado par ConJrotado


ScVlcit»do
Aimacones Compru por

Ad.... arflrmu

P~ldo cumelldo

. . FU8ple:pungitore (1994:38)
. . figura 7.2
-..,

132 . FUNDACJON UNlVER$IDAD A DlSTAN{;IA:HERNANDARIAS'


• Cuadruplicado: para Fabrica.
Modulo 4: Controldeca lidad .
C~mprende el Gontro! cualitatlvo deja produccion,esto es, el.
control'del cumplimiento de.1asellp.ecificaciones de,calidadde dise:­
no del product() elaborado. En este. in6dulose hace referencia ala·
funcionjudicial asociada con la·calidad:~aquella realizada por el de.,
partamcl1t0,de·ControLde. Calidad. Dicha funci6n .noinvalida Qtras
. de caracter legislativ~ desempefiadaporIngenierfade Productoyde
caracterejecutivo a cargode Fabricaci6n. . ... .. .
Aunque enalgunas o,rganiza:c.ionesseewJte el Parte· de control
de calicta.d,este comprobante puede obviarsCi? cuando el parte diana
de producci6n preve uri. espaCiopara reg!strar la conf()r:rnidad de
Control de Calidild.. . . .
Modulo 5: ·Entrega de productos ierminadosi:z

Almacenes

Finalizado el proceso de control de. calidad, .la merc.aderia se


remite a Almacenes junto conel duplicado del parte deprociuccion
donde se actualiza e! stock y ·se 10 archiva enforma definitiva.
Eltriplicado,con el confonne de Almacenes, se remite Con­a
taduria para quevalorice l~ producci6n·y 10 regis tie c:ontablemente.
.5.3. EjemplQ de' un circuito de·producciOn:

Narrativo:

A continuaci6npresentarnos .el relato· detallado, de un procedi­


miento de producci6n. El mismo comprende los pasos desde la
emisi61'1 de la orden .de producci6n hasta la valorizati6n de la mis­
rna por Costos. .
1)Plane,fl.mi~ntoyContrpl de la Produccion.emite la orden de
produccion por tripli,cado,. ArChiva 'por nUUiefode articulo, el origi­
nal y envfa la copia 3.i:Fabrcadon y triplicadQ aCostqs;· '
2) Ep F;'ibpca s.~ aJla
.
1)Plane,fl.mi~ntoyContrpl de la Produccion.emite la orden de
produccion por tripli,cado,. ArChiva 'por nUUiefode articulo, el origi­
nal y envfa la copia 3.i:Fabrcadon y triplicadQ aCostqs;· '
2) Ep F;'ibpca s.~ aJlalizan las necesidades de materia prima y
'se· confecciona el pedido Ide .nUtt~~al~s:.Por. c~aa~plica<io. El origi­
nal ~ dos co~ias ,seenvlaq a Almacenes ¥elcuad~1?l~cado queda en
archivo .ttanSltonoenel secto.r.que efecma 1a reqUlsIcI6n, , .
3) Cuando Alm'acenes re7ib~ rlos tres'ejemplares del pedido de
materiales, controla q1,le los mlsmos esten finnados porel responsa­
ble del sector que efectU<l: 1a solicitud, sele~dona los articulos y los
envfa con las copias del pedide,. de inateriales. Previamente anota 1a

. ".'

:..:: " ",:.: '" ; ~.:

SUBSISTEMA DEPROOUCCION 133

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. ·Fi~ra.7.3

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. SUBSISVEMA DE PRODUCe/ON 135
134 FUNDACION UN/VERS/DADA DISTANtMA "HERNANDARIAS"
Conbililiidaq
cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, 0 lue~
c..l<I. .' Ca,lIibnld.
Almadn de P.i: J\lrruil:tooas go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun­
ta de pedido, confecciona Ia solicitudcorrespondiente. '.
, 4) E1' sector que recibe la mercaderfa controla que el envfo
coincida can 10 indicado PC)[ el encargado de deposito, firma las dos
copias, las devuelve a Almacenes y archiva el cuadruplicado.
5) Almacenes, por su parte, efecrua la registracion en sus fi­
chas de stocks y arch iva el duplicado. El originaIy triplicado del
pedido de materiales los remitea Contabilidad Almacenes.
6) Contabilidad Alm~cenes valoriza e1ped~do de niateriales,
archiva el triplicado y.envia eI origina1.a Costas. , '" '.
7) La orden de producci6ndrculapor los distintos se.ctoresde
Fabrica, donde cada sector compIeta .los datos, correspondientes a
esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fa­
brica confecciona el parte (ie produccion por cuadruplicado, remite
la.s tres copiasa A1macenes junto can lamercaderia. '
. 8) En A1macenes 5e cbnform'a el triplicadqy cuadnipliCado, se
devuelven a Pabrica, y se archiva el duplicado en fonna:definitiva.
9) En Pabrica se archiva tambi6n el cuadruplicado y la orden
de fabIicacion en forma definitiva; y envia el oIiginal y triplicado a
Costas. I

10) Costos cierra la orden de producdon y valoriza las capias


del parte. Archiva el original del parte de produccion con la orden y
envia el triplicado a Contabilidad. ' , ". ;.

Cursograma:
(ver figura 7 A)

6. Para su autoevaluaci6n ,
. 1. Mencione tres tip(jlsde industri~ diferentes a los ejernplos
dados que se correspondan can cad a una de las rnodalidades de pro­
duccion.'.· " . .' , .
2. iEn qU,e se diferencia la prograrnacion de producci6n por
I proyectos, de la prograrmlcion de operaciones en una empresa con

I un procesq. continuo?
.
,
3. Del relevamiento realizado par una cQnsultora surgela si~
,guiente informacion proveniente'del encargadode Alrnacenes:
FigUra 7.4
.~

136 FUNDACfON UNfVERSfOAD A


D/STANCf....~HERNANDARJAS·
"EI.Sr. ponald as e\ jefe de Alma
ai'\os que oeupe. slipuest~ y cenes de·D.isney SA.; hace 25
la experiencia que ha acumulado
a considerar ventajoso el sistem a
lo \leva
empleados reaUzan un in'l(en por elcua l cada dos meses, al y sus
tarioHsico de las existencias
Cua\quie .difereneia f,lntre~ el'rec en Almac{m• .
r stock
la ficha. de uento Hsico y los saldosasentado
s en
de C:ada :Uno de
al finall iarel ejerciciq contable los !terns, es ail.lstada por elroismo y
sa encatgade enviar fotoeopias
fichas. dest ockd eead aul'lo oelo de las
$ items para que Contabilidad
e ralprQcaoaavaluar las e'fiste Gene-
ncias firJales.
EI$r ; Oo('\ald:no ~e lIeva I')lUY .- , ... .
Campra~), Ypor ella qada jVezquelos ,bien conel~r.Mic~ey Oef6 de
.
Uegadaacero,adsnras de hace . saldoS de las flchas, de stock hart
r el pedldocorrespondiente en
telef6nica a Campras: emite par forma;
~ateriares, guedandqse 90n una:,c dup\icado uri Pedido de Repo
?pia
sici6nde
na del $r.'-Mlckey;Eieland91e el la cual hace firma rala secreta-'
onglr:lal.· ... . ' , . , , '
. Ante laconsullaal! Sr. D .. ,,' .' .
lal.· ... . ' , . , , ' .. ,,'
. Ante laconsullaal! Sr. Dona
ld de siseh anco ntral ada segu .' .
paraeubrir'riesgos eh el ~lmac
Gerente de Fin.anzas (Sr. Guffy
en, su respL\esta fue quep or orden
ras ..
del.
),se, han reducido las p6liza
ros pasan par .allfse; les porhp agr~gi1 quecad,B v~z que los bombe- .
20% respecto del anp !lnter s en un
i9rj y
ra un;bbho. eontribuci6nde forma
ner uri? respuesta intnedl'ata de te­
. ":.'" "I
ante un siniestro."
.
, Considerando pautas de contr. . '
ol intarno Y procedimientos,
i., que
opini6n Ie mereca ell prese come
. 4. Realice un conientario nte ntario?
crltic osob re los siguientes enun
dos: . . .. .,. I cia­
_ La nueva teenolcpgia automati . ...

computadoras en a1 area de fabri zada con el uso' dero bots y


tividad Y.calidad sinl necFsidad c a' permiten incre men tar la produc­
dos, trasladandose los problema requerir operarios rouy califica~
de
s de recursos huroanos a la obten
ci6n de especialista en aquellos ­
_ Los nuevos.enfoques de campos.. '
Justo a Hempo e inve nt¢o cero
han demostrado 1a poca 'utili
dadd e loses tudio s detiempO
miefitos, metbd6s'y :e~tahdare
cas clave para el mejoramiento
s,los cmtles han·dejado de ser, mov i­
tecni­
cieJaproductividad y la calidad.
_ Aun que, tod.os debe ncom .
parti r lares pons abili dad por
mejoramiento de 1ai proouctiv e1 .
idad Y la calidad, los departam
de Contral daCa lidad e, Inge entos
nied a Industrial' dene n la may
pansabilidad. or res­
I: . .
5. Analice y ej~mplifiquelos .
'm6dulos explicaldos. en el punt
5.2. en la producci6n de una abra a
,. . teatral.. . ., .
.

'"

.,

·f, ~,; ,".; .:" •.,:__~:..:.-------


SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON
137
6. En e1 m6du10 1 del punta
de 1a ord~n de producci6n. Ejem 5.2 se mencionaron lo~ireql1isitas
para las siguientes empresas: plifique una 'orden de producci
6n
" .
a. Una agencia de turismo.
b. Una consultorfa en marketing
.
c. Una fabric a de toal1as.
7. Proceda a listar cinco ventajas .. '
stocks mfnimos. asociadas con 1a i fijac i6nd e
8. Explique la distribuci6n .
dian o de producci6n mencion y utilidad de las copias del parte
ado en el m6dulo 3. Compare
1a cantidad de capias del ejerc lo con
icio practico cuya realizacipn
pone a continuaci6n. se pro­
9. Mencione y expIique las clase
con la caUdad (m6dulo 4, punt s de funciones in'io1ucradas
o 5.2.). :
10. Ejercicio practico.
A partir del enunciado que se exp ., ,
bera confeccionar un diagrama one a continuaci6nl usted de­
de interrelaci6n: sectorial: I !
• EI departamento de fabricaei6n
ducci6n par duplicado y envfa emite el Parte diario de pro­
losarliculos fabricadas junto
copias a Recepeion . con ambas
• Reeepci6n reeibe los artrcu
del parteidiario depradueci6n los junto con el originally. duplicado
y
el control, es positivo, conforma controla .Ios artfculos can elimismo. Si
el
va a Fabrica. Posteriarmente, duplicado del parte diario,~ 10 devuel­
par produccion par duplieado emlte la planilia resumen de entradas
. Archiva definitivamente el :origi
parte diano de producci6n y envfa nal
at original y copla de la planilla a Almacenes ,los artfculos junto del
resumen de entr adas .· con
• Almacenes realizael "
be y los productos. En qaso decontrol entre la documentaci6n que reei­
que,
ficha de stock, archiva definitivam de positivo, asienta la entrada en la
. men y envfa 81 original de esta ente el dupiicado de la plani
a Contabilidad de Costos. I lla resu­
• Contabilidadde costos reclb .
de entradas porpraduccion, reali e el ariginal.de la planUla resumen
zael proc esoc orres pond ieQte
la misma,a Contabilidad Alma
cenes. y envfa
• Contabilidad.A1macenes con
lidad Costos realizael asiento la planilla que'recibi6 de Cont
en la ficha destoek valorizada abi­
al stock. Si el stock.esta bajo , y contrala
el mfnimo emite .una nota enio
lam rigi
cepeion.
• Reeepci6n reeibe los artrcu
del parteidiario depradueci6n los junto con el originally. dupli
y cado
el control, es positivo, conforma controla .Ios artfculos can elimismo. Si
el
va a Fabrica. Posteriarmente, duplicado del parte diario,~ 10 devuel­
par produccion par duplieado emlte la planilia resumen de entradas
. Archiva definitivamente el :origi
parte diano de producci6n y envfa nal
at original y copla de la planilla a Almacenes ,los artfculos junto del
resumen de entr adas .· con
• Almacenes realizael "
be y los productos. En qaso decontrol entre la documentaci6n que reei­
que,
ficha de stock, archiva definitivam de positivo, asienta la entrada en la
. men y envfa 81 original de esta ente el dupiicado de la plani
a Contabilidad de Costos. I lla resu­
• Contabilidadde costos reclb .
de entradas porpraduccion, reali e el ariginal.de la planUla resumen
zael proc esoc orrespond ieQte
la misma,a Contabilidad Alma
cenes. y envfa
• Contabilidad.A1macenes con
lidad Costos realizael asiento la planilla que'recibi6 de Cont
en la ficha destoek valorizada abi­
al stock. Si el stock.esta bajo , y contrala
el mfnimo emite .una nota enio
lamente y la envfa a Fabrica riginal so.­
para
cibe ta nota y realiza el proceso .notificar la falta de stock: Fabrica re-­
eorrespondiente.
• SI par el cantrario, el stoekest
Almacaries archiva la planilla a sobre el mfnino) Corit
resumen de entradas de prod abilidad
uccion par

~-

138 jfUNDACION UNIVERSIDADA DISTANCIA NHERNANDARIAS"

fecha,y a fin de mes emite el comprobante resumsn de entradas par


prm:!ueCian par dLiplieada. Areliiva -Por. tacha el duplicado y envfa el ori­
ginal a Contabilidad General que reaHZb 61 proceso contable carres­
pondiente.
.. Fcibrica arehiva definitivamente el duplicado del parte de pm­
ducci6n. ­
. -;:::-.":::":::'"
~AtU. 9 *WfH&fNL££ L £&L2ELJJY§id&ii&&i&it&&ili&&ii_

Unidad 8

Subsisterria de Ventas

EI
subsistema de Ventas comprende una serie de opera­
ciones mediante las cuales la empresallega a sus compradores, con­
sumidores finales 0 sus canales de distribucion para colocar sus
productos y servicios.

1. Alcance
El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y
recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del
servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre­
viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu­
''; , I

raCIOn.
Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi­
zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu­
tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ­
cen resultados.

140 FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS' SUBS/STfMA Of VfNTAS


141
Henry Mintzberg ubica la funci6nventas en e1 nueleo operati­ dem, y en algunos casas (par ejemplo las drogueri~s) integrar redes

va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro­ infonuaticas. . ' ", '., .
UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS' SUBS/STfMA Of VfNTAS
141
Henry Mintzberg ubica la funci6nventas en e1 nueleo operati­ dem, y en algunos casas (par ejemplo las drogueri~s) integrar redes

va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro­ infonuaticas. . ' ", '., .
duce los ingre~osnecesarios iparamantenerla viva.
.,: La venta comRrend~ tanto la1\lncion como el proceso, aqui • Segun las condiciones de p~goc~~venidas '. I , .

nos centr~emQ~ n€ ela,muis!is de,este ultimo, precisando los aspec­ Tenemos ventas at contado (en efectivo, cheque! 0 tarjeta de
crectito 0 compra) y ventas a credito. . . ",
tos LT1heren~sa su organizaci6n.
.' . ' En. esteultimo caso, elcredi~o puede, a,sumir.a s~(Yez distintas
,{,.,..,. modalida~es, par ejemplo cuenta corriente~ cuotascon garahtia 0
2. Modalidades sin ella, can pagares. con tarjetade credito 0 comprai(en cuotas),
.debito aut6iIuitico en cuenta bancaria, etc~
. "Las ventaS puederi.asutnirdistintasf~rmas y'en cada caso las
variaciones se reflejanin eni el diseno del subsistema. A,continua­ • Otras modalidades . ,,' ".
Ci6n mencionaremos
., ' "
las-1."formas .tnascomunes.
' ., . . . Seguramente pod(emos encontrar otras niod~idades; par
• Segun las co:ractez:(stic~, del c.lien..te ejernp10 encuanto a'la entrega del producto hay entrega directa del
producto' a el servicio de la' organitacion .al cliente',o. can inter­

Podemos distinguirentreventas locales 'y 'ex.portaciones. Las mediarios ya sean transportistas; concesionarios,etc. .

su
primeras,. a vez, podran tomar alguna de .las modalidades que ve-· '
remos, peroel caso de\las exportaciones tiene caracteristicas pro­ . °
Si nos atenemos al pedido de cotizaci6n podrfaexistir no, y

asf enumerar ot1'as .c1asificaciones. La importante es,advertirla va­


pias por estarsujetas alas !reglarilentaciones especificas, intenne­
diaci6n bancaria. dereclJos d~ exportacion,despacho aduanero. etc. .riedad demodalidades que existen y las que podrfan crearse y tener
en cuenta, adermis;que no sonexcluyentes entre sf. ''
T~bien,atendiendo ala condi~i6n del cliente, podrfamos dis­
, tinguir ventasmayoristas del minoristas. seglin se trate deJa venta a
una empresa .que actuan'i C9IDO interrnediariao distribuidora de
venta al publico en generli.lEn ambos casos habra diferencias en .
° 3. Normas especificas de controlinterno'
cuanto a las .cantidades rnfnimas quese compraian y a laS condicio-' . '. Separaci.oTi de funciones . .
nes de venta ytipo de ctedito disponible. . Es un recaudo basico que )a persona que vendeno tenga acce­
so a los, registros de stock y de cuentas de los dientt1s; pues esto
• Segunla.recejlcwn de Iipedido ' evitaque quien realiz(ila operaci6nde ventas intervengatambien
Aqufpodemos distinguir: en el circuit6 de control. '
lkntas en salon. cuando el vendedor atiende a'los c1ientes en , : La venta debesepararse de la concesi6n delcredito, para que
. su lOCal. de\r~ntas, donde generalmente eXPQIie:sus pro~uctos 0 nO.se otorguencreditos' a clientes que puedan ser insolventeso re­
muestras de 611os. EsUi.'fuodalidad pu~de aplicarse tanto a las' vent as . sultar morosos.
maypristas comoa las minoristas. ..,.. ..' ' . ' ' , ',: Ventas tiene que estaf'separada de facturaci6n, para poder con­
lkntas por corredores,1 aquf,vendeciores de la empresa visitan, trolar los precios que Ventas caleca en lanotade pedidoy .aplicar
dir.ectamenteal. cliente! () a potenciates,adquiJ:~rttes;. ofrecenel· pro­ los precios oficiales al confeccionar la factura; esto es facilmente al­
ductoo s'ervicioy de cqncretarse laveQta taman e1 pedido.. canzable can la informatica. .
en
,\kntas par telefonb.o dorTeo, estecaso.el cOmP rador se cliri-.
" ,. Aprobaci6n'd£,la vento.
je directamente, alvend,edoIlpara solicitarle pre~ios y condiciones. y
luego concretarla operyt-ci6n. Estamodalidad,~s usual entre: err~pre­ , Tienen quefljar~e 'poHticas (por'escrito) referentes· a condi­
sasy en la actualidad puecf utilizar'medioscomo el fax y e1 mo­ ciones de vent a, otorgarniento de creditos, deterrhinaci6n de pre­
cios. '

::,:., -.;.'

142 FUNDACfON UNIVERSIDAD A DISTANCIA


. - "PTERN
.
ANDARIAS"
aprobaci6n tiene que estar a cargo de un
funcionario res­
ponsable de creditos que conocera. el saldo
de la deuda del cliente,
las notas de pedido ya aprobadas pero no
registradas y el importe
de la nota de pedido.
iI' IJo1'lijicaciones

Tienen que estar autorizadas por un funcio


atribuciones necesarias segun. Sil· nivel jenirqu nario que tenga las
zar al vendedor a aplicar directamente un porcen ico. Se puede· auton­
ci6n, segun monto sprees tablec idos, Ysi 10 exced taje de bonifica­
e tendn'i que recu­
rrir ala autorizaci6n deljef e de ventas.
III Movimiento de bienes
La c
Movimiento de bienes
La circulaci6n de las merca derias tendra
que estar resp~ldada
pm compr obante finnado por el responsable
del sector que recibe.
decir que cuand o Despa cho recibe merca derias
nes, debef irmar el remito correspondiente de almace­
para que Ie quede como
consta ncia a Almacenes. la rnisma manera, el repartidor Ie fir­
m:llli a Despacho, Yel cliente conformara el
remito al repartidor.
En el remito constad e1 detaBe de cantidad
y .caUdad de las
mercaderla5 entregadas.
Otro aspecto para consid erar es cobert
traslado de Iii mercaderia fuera dela empresa,ura por el riesgo de
ci6n de ]a operaci6n sea que esta viaja salvo que Ia condi­
"por cuenta y riesgo
compr ador".
.
• Documentacwn
.. Las notas de pedido , remitos y factura
s estanin prenum eradas ,
se archivaran por orden nume-rico, y en caso
conser varan todos los· ejemp laresd eldoc de que se anuIen, se
umen to juntos . Se desig­
nani a un responsable para el control de la
correlatividad de In do­
cumentacion. .
Esta norma toma canict er obligatorio por
resoluci6n de Ia DGl
segun se detaUa en Apend ice 2.
. . .
• Contro l de lajacturacion
conveniente que un s'ector. ajeno a Almac
enesy a'Pactura­
efectu eun control. cIUzado,correlacionl;l..lldo
y, asirnism.o, realic ecomp robac iones selecti remitos yfactuni.s
vas sobre ca.lculos y
Contaduria sena el sec;tormas apropiado.

143
Infonnadt~~~renda~
. ~ __ datos :;1. operaciones de ventas se encue ntran
en los registros y archivos (subd
. ~ __ datos :;1. operaciones de ventas se encue ntran
en los registros y archivos (subdiarios de ventas
y en las fichas de c1ientes .il otros ) y son la , cuentas a cobra r
base la informacion
que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establ ece los perfodos que
Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y abarcan"i la informa­
10 referido a la fonna de
presentacion (diagramas de barras, estadf
sticas, cuadros comparati­
vos, gnificos). Como ejernplos de infon nes
puede n citarse:
- Monto de vent as versus presupuestado.

- Mant o de ventas comparativo de los ultim


os 12 meses.

- Los cinco principales c1ientes por monto


facturado.

- Totales de venta ddt mes pOI' tipo de produ


cto.

-Tot ales vendidos )" corrnsiones pagadas·


por vendedor.

- Lista los ' COlli saMos vencidos en cuenta f'n'rMp ·ntp

- Listado los habituales y que no han comp rado

en el ultimo meso
- Listad o de crecHtos importantes y condiciones
en que fueron otorgados.
- Tiem po prom edio 'de demora entre el pedid
o y la entrega.
- Notas de pedid o pemdientes de entrega.

5. Descripci6n del subs~~..:::te=m=a__ __ __


_
s.l. Diagrama de hloque
En el diagr ama de b10que detall ado la pagina siguiente se
describe un· subsis tema de ventas a cr6dit
o tipico. Cada uno de sus
modu los sera desarrollado en siguiente
punto.
5.2. Descripci6n. de .los modu los
lwtJ6dulo 1: Recepci6n del pedido
Tiene Iugar toda vez queex iste UD. reque
nrniento "de los pro­
ducto s a servicios comercializados por la
organ izad6 n. Este reque­
rimie nto es captado por vende dor media
nte una Nota de Pedid o
y que luego sera
lwtJ6dulo 1: Recepci6n del pedido
Tiene Iugar toda vez queex iste UD. reque
nrniento "de los pro­
ducto s a servicios comercializados por la
organ izad6 n. Este reque­
rimie nto es captado por vende dor media
nte una
y que luego sera valorizado en Administra Nota de Pedid o
ci6n Ventas
hizo el vende dor),c an. las condiciones de
venita vi gentes.
""

144' FUNDACION UNIVERSfDAD A DIS"fANCIA "HEANANDARJAS'

Cllenta. . -Control eta.. - NOla de Pedido


'1 Co!riente' Gte., NP IlUtorizadll.
·Clientes. nprobadas: y no
. - Limite credito. faetllrlldllSY
.,;. Regislro NP limite de credito•.
.• aprobndns y alin . - AIllorizaci6n
no futtumdllS. del Pedido.
- Actualil:.
regi~ro:NP
p!:ndientes de

3. Preptll'llcion - Nora de Pedido - Pi ChllS stocl:: de -Control de - Nota de Pedido.


delPedido nIIrorizocia. artlculos. stock. - Remilo.
-Emision de - Parte fallantes
Remito. . de mercnderfllll.
;... Actunliz.. ~tock.
-Envlode

4. Despacho -Il.emito. - Hoja de RuUl.


-~emitQ. '

5. Pllcturacioo -FlII:tura.
-Remilo.

6. R'egisUru::iou -i'lil.cturllr - SulxilariQ de -Contnbilizacion ;"N Dinrio.


-Remiloj Vemas.. '. FIlCtunlS. . Resumen.
- FllclUI1lS. . -Actuali4. Ctas.
- Remitos. Ctes. '
.., ·CIn. cie. cHenle - Descnrga .
- Stocll:. Helms Srock.
- Confecci6n A·.
ESt~ ~6dlilo implica varias' deciSiones prl?vias para 'establecer'
las condiciones jdeventa. 105 requisitosnecesarios para el otorga­
. rniento:· de Jbo~ificac~ones y descuen,tos. y la detemiinaci6n dle los
plazos de entrega.' . . .

,. . _-- -'-'-"-~"-"~",.---------------­

SUBSISTEMA DE VENTAS . 145

Nota de pedido de venta (NP): es el comprobante que ernite


0
la parte vendedora al recibir los pedidos 0 encargos verbales de ca­
lidad, cantidad y precio de mercaderias 0 servicios solieitados por
el cliente, con sus corresporidientes condiciones de pago (ver Figu7
ra 8.1). .
Es usual que se emita par cuadruplicado: E1 original se entre­
ga al c1iente y el duplicado y triplicado quedan en la qrnpresa; el
vendedor puede archivar el cuadruplicado para s~ control. Todo
esto sujeto;a las conveniencias y necesidades de cada ernpresa.
Modulo 2: Aprobaci6n del credito. .
Tiene lugar cuando el departamento Ci6ditos recibt: hi Nota de
pedido, con el objeto de detemtinar el otorgamiento pno;'delc,rectito
alcliente.' I

Las decisiones previas que deberan to-marse serm :ia det~nni­


naci6n del limite de crectitos a otorgar a los clientes y la, fijad6n de
los panirnetrospara concederlos, par ejemplQ"infOpi1e~ panc.afios,
ultimo balance, etc. EI limite fijado debe ser revisadq !periodiCa­
mente.;. ' . ' ':. . '; , , ..', ..
Para .p.eterminar el.credito disponihle, debe compararse ellfmi­
te de crectito asignado contra: '. . , .,"

Saldos impagos a la fecha


+ Pedidospendientes de facturaci6n :
- Cobranzas recibidas pendientes de regiptracion..

Modulo 3: Preparacion del pedido ,


En el d~partamento Almacenes reciben la nota de:pedido del
m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara
En el d~partamento Almacenes reciben la nota de:pedido del
m6dulo anteriOI, con elobjeto de controlar'si hay existenciapara
preparar las mercaderiasy los remitos'que enviaran a E~p.edici6n.
Si n~ hay exis~encia, se solic!t~ a pro~ucc~~n !ai n~p?sici6n
de los articulos, y S1 son. mercadenas de reventa se efectuara ei pe­
dido a compras. .. ...
El Remito (R) (ver figura 8.2) es el comprobante-!que ernite
parte vendedora para entregar lO'vendido .~n eldQmicUio indicado
par el comprador. Se lo.utilizapara.detallary ~compaii<u:las m.erca­
derias y para comprobar su entrega. (ya qu~ debe ser lfirrnado. de
confonnidad por quien reeibe el envfo). ' ."
. El rernito es importante para las dos'partes que interiienen.en
la venta, 11. Ia partevendedora lepermite controlar las si~das de
11'".
I
146 FUNDACJON UNJVERSJDAD A DJSTANC1A "HERNANDARJAS· SUBSISTEMA DE VENTAS 147

00
Documenlo no yaUda
soma factur'"

NOTA DE PEDIDO N° Identificaci6n del emisor Fecha:


CUIT:
Ing. Brutot
F..:hR: .......... / ...-..... 1..........
ex-Caja Prevo Industria
lVA Responsable Inscripto y Comercio N.":
SMOrCl$: ......................................................................................................................__

DomlcIHQ: ............................................................... locaIId.bd: ..................................... .


Seilor(es) DomiciJio
PciIL! .................._ ............................................. Flllct\a do .nuega: ........ I ........ / ........

·OIC N": ......:................... CUlT N" ................................. Sltuacl6n IVA: ....................

Embalaje: ............................. Trlll'llSpOl1e: ............................_ .......................................

rVA Resp. No lnscrip. emT:

__.,-""""',,'''''­
Enireglll'
Laa
an: .........................................................:.............-...........................................

_.ta. ......- ... _ ...... -.. 11..._ ""'" . _.. pc< _ _.............,

Documento no valida como fadtura

[C:6d.1 CJlII'It ISlid. .IM.&d41 DESeRIPCIDN I Pue:/: Cantidad· Detalle

Obu"yaclcinell: ..............................._........... UIIla: ...._ .......................................


Condic:lonas de pego: ....., .................. .

:=:::::::::::::::::::::::::::::::::::~::=::::=::::::::::::: BonIficacl6n: ....................................

RECIBI CONFORME:

[-1"""""1-- I .. U·.~ ............H........U...... h.~_..a...... h.~"...


N' Habilitaciim
lJ>I~,~."'.i;.~:.Ig ....... AI~""ta .,.,.;,..

En."",~•. ~ OIl ~I. "".._ do .................. ".""'110'001 _ _.


, Fecha de impresion: . N' )Wxxx: al yyyyyy
·Eoil. ~qUflld. lujelO .1. 'jllo/:IGc:i6n data ........rdtodooa. .

OIUGl-. .,~/,< . . .

CI,I~

Fuente: Pungitore (1994: 79)


Figura 8.2
Figura 8.1

148 FUNDA,cION UNIVERSIDAD,A DISTANCIA >lHfERNA


NDARIAS'
mercaderi~i4~ almacen, al encargado del transporte leperm
ganizar yC9Iitrolar:l~ end'egasy, unavez corifonnado".es ite Of­
de haber entregado 10, vendido y del derecho de cobrarIo la prueba .
, mediante ,
emisi6nde'Hdactura. ' '
EI cOtUpradorpuede~ontrolaTlorecibido con lanota de
, do 0 cons1J:Oiden de compra y .COIll~JaCtura que luego, pedi­
recibini. .
Es usu.ru'queeLr.emi~9 seaernhidoeon varias .copias. EI
nal y el dupifc(idose:entreganalapetsc)na encargada origi­
Esta persomtdebe en~~gar jas mereaderias y el origina del transporte~
haeer firma:fel. duplicado Icomo c:onstaricia y quedars l del remito; "
devolverlo','en el departamento Expedici6n. Otra copia e .can 61 para '
.' mento permitira la factura~i6n de '10 vendido. del docu­
.
A partir del renUto, t~mbiel1 :se efectua 1a bajaen his
fichas de .
stock. .
Modulo 4: Despacho
Tiene Jugar cuando el departamento de ,Expedici6n'rec
mercaderfas' pendientes deentrega junto con e1 remitoc ibe las
orrespondiente
y procede aefectuar las ent):egas de las mercaderias a losclien
tes.
Tendni-que deeidir el recorrido y el mediode transpo
rte que se
utilizanl enlas entreg!iS.
Se utiIiza un formulario denominado Haja de ruta (HR).
Modulo 5.; Facturaci6n ..
Tiene Iugar cuando el sector Facturaci6n, 0 directamente
taduria, a partir dela copiad el remito, procede a confecc Con­
ionarlas
factums.
La Factura (Fe) (verfigura 8.3)es el comprobante
ta, que emite la part~ vendedora cuando entrega las. de la ven­
luegode suenvfo can el correspondiente remito. Sirveco mercaderias 0
de 10 vendido, para notificar 0 comunicar la deuda y mo .detalle
elplazo en que
debe pagarse,segftn :10 pactadopreviamente. Cuando
contado inrnediato se purde entregarun simple "ticket" la venta es al
.de la caja
regi strad ora. ·
La factilra sirve de base para registrarcontabl1ementela . ,
y, en el caso de ser a credito,-pataactualizar la ficha de cuenta vt:mta
co­
mente del eliente. : . .'
Tanto para la emisi6n del remito como de la factura •
rio tener en cuenta la Reso es necesa.-·
raci6n, 0 directamente Con­
taduria, a partir dela copiad el remito, procede a confecc
ionarlas
factums.
La Factura (Fe) (verfigura 8.3)es el comprobante
ta, que emite la part~ vendedora cuando entrega las. de la ven­
luegode suenvfo can el correspondiente remito. Sirveco mercaderias 0
de 10 vendido, para notificar 0 comunicar la deuda y mo .detalle
elplazo en que
debe pagarse,segftn :10 pactadopreviamente. Cuando
contado inrnediato se purde entregarun simple "ticket" la venta es al
.de la caja
regi strad ora. ·
La factilra sirve de base para registrarcontabl1ementela . ,
y, en el caso de ser a credito,-pataactualizar la ficha de cuenta vt:mta
co­
mente del eliente. : . .'
Tanto para la emisi6n del remito como de la factura •
rio tener en cuenta la Resoluci6n 3419 del 23/10/91 de es necesa.-·
laDirecci6n

"'.' ," .. '"

SUBSISTEA4A DE VENTAS 149

d]
Identificaci6n AC11J!<'A:
fe.::i1E:
dlel emisor
X. CUlT:
. Ing._B.ru!.Ds: _
Cl{-<";"J3 rrev.· An
lYA ResponsabJe Illl!Crlpto y Comercio N.":
Sci!or(e!i) . Domicillo

IVA I .Rcsp. Imcrlp. ." Rcsp. No Inscrip. CUlT:

Condiciones de ycnLa
RBMITON!

Cantidad Deuillc .Pn:cio uniLario' • .Total... I

. I
..
: I
I
d]
Identificaci6n AC11J!<'A:
fe.::i1E:
dlel emisor
X. CUlT:
. Ing._B.ru!.Ds: _
Cl{-<";"J3 rrev.· An
lYA ResponsabJe Illl!Crlpto y Comercio N.":
Sci!or(e!i) . Domicillo

IVA I .Rcsp. Imcrlp. ." Rcsp. No Inscrip. CUlT:

Condiciones de ycnLa
RBMITON!

Cantidad Deuillc .Pn:cio uniLario' • .Total... I

. I
..
: I
I

-j', I
DescUCIllo % 'l ., !
.. i . ,
r , ,
\
. I
, I
I
I
Subtotall I
I
mpucstoj
Subtotal:
IVA Insc. % ~ i
IVA No Insc. % I
TOTAl:.
I
Imprcnlll: NO Habllltaci6n

CUff:

Fecim de impmillIC N° XlODCXX aI Y'IY'fI'I.

Figura. 8.3
8.3

150 FUNOAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA DHEANANoARIAS'


'"
General Impositiva y sus modificaciones. Una sfntesis de sus princi­
pales aspectos se presenta en el Apendice 2.
Modulo 6: Registracion
La tarea de Registracion, a cargo de Contaduna, comprende
dos procesos: uno diario de pase de las operaciones al subdiario de
Ventas (c,on el detalle exigido por la legislacion vigente) y de actua­
lizaci6n de 1a Cuenta Corriente del Cliente; y otm, mensual, consis­
te en el asiento resumen de ventas, segun e1 siguiente esquema: .

Deudoresporven~

a Ventas
a IVA-Debito Fiscal

53. Ejemplo de un circuito de Venta a creilito


A continuaCion presentamos detalladamente un proeedimiento

de venta a erMito y el grafieo respectivo.

Nq;~rativo:
1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec­

dona 1a nota de pedido (NP) por cuadruplicado; el original y el tri­

pliCado son enviados a Administracion de Ventas, el duplicado es

entregado al Cliente, el cuadruplicado queda en poder del vendedor

53. Ejemplo de un circuito de Venta a creilito


A continuaCion presentamos detalladamente un proeedimiento

de venta a erMito y el grafieo respectivo.

Nq;~rativo:
1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec­

dona 1a nota de pedido (NP) por cuadruplicado; el original y el tri­

pliCado son enviados a Administracion de Ventas, el duplicado es

entregado al Cliente, el cuadruplicado queda en poder del vendedor

adherido a1 talonario.
2) Administraci6n de Ventas control a la nota de pedido con la

lista deprecios, ficha dearticulos yen fichas de c1ientes verifiea las

condiciones de venta ycorrige si es necesario. Si no la acepta, la

envla nuevainente al vendedor para que se 10 comunique al Cliente.

Si la autonza, el original de la NP debe ser enviado a Crc5ditos y

triplicado queda archivado definitivamente.

3) En Creditos se analiza y controla la infomiaci6n recibida

del Cliente y de los baneos, se consulta en laficha del cliente e1 sal­

do de la deuda y si supera el monto de crMito disponible, 0 no reli­

ne los requisitos necesarios, se envia la NP a Administracion de

Ventas y luego al vendedor para que 10 comunique al Cliente. Si se

'Rutoriza se envfa la NP a Almacenes.

4) En Almacenes se controla la NP con la ficha de stock en .

existencia. .

SUBSISTEMA DE VENTAS 151


PiguraS.4

152 FUNDACION UN{VERSfDAD A DISTA#C/A"HERNANOARIAS' SUBSISTEMA DE VENTAS 153


I

5) Si hay existencias', confecciona el remito por triplicado y 10 6. Indique en que oportunidades se utiliza el remito ell el
· envfa a Expedicio,n ju~to con las mercadedas. La NP onginal queda subsistema de ventas t en que sectores queda archivado 'y con que
demorada en espera del triplicado del remito conforrnado par Expe­ objetivo. .
dicion, para Iuego,ser pchivados definitivaIIlente. 7. Indique cuautas copias de factura se necesitan y! curu es el
6) Expedicion controla la mercaderfa con el remito y envfa eI destine y usa de cada una de ellas,' . •I .
triplicado fiImado a A1macenes. 8. [, Cmil 0 curues son los soportes que dan origena la regis­
7) Emite la hpja de rota por duplicado.Prepara la rnercaderfa y traci6n contable? Indique cual es el procedimiemo de registro.
la entrega al transport~ con Iosremitos (original y duplicado) yIa 9. l,CuaIes son las decisionesque se toman para laaprobacion
hoja de rota original, ~e quedacon el duplicadode la hoja de ruta del pedido'" ' .
frrmado por el transpotjtista. . ..' 10. Ejercicio pnictico. Dibujeel cursograJ.1;ta de Ventas al Con­
8) EI transporte entrega la mercaderia. . ..' tado de acuerdo con los siguientes. datos: .
· 9) Vuelve cori elloriginai delreD:tito' firrnado por el Cliente,
anota las observacioneS en la hoja de ruta y entrega en Expedici6n. 1) Clients solicita al vendedor las mercaderfas.

10) Expedicion c~ntrola Ia hoja de futa y los remitos. Destruye 2) Vendedor ofrocey vende•.

el duplicadode la hojade rota y archiva definitivamente el original. 3) Confecciona laboteta de venta al contado -nota die venta­

Finalmente,envfa aContadurfa los remitos conformados. . en original y tres copias. Entrega el original y el duplicado at cliente. La

ultima copia permanec8 adherida al talonario.

11) Contadurla, to~ando como base el remito conformada, con­


Una vez agrupadala mercaderfala envla a Empaque,junto con

. fecciona lafactura por quadruplicado, envia el original y~duplicado al la segunda copia. . .

Cliente, el triplicado a Creditos.


4) Empaque verifioa y cotaja la marcaderia con el triplicado de la

12) Con el cuadrujplicado y el remito se procede ala registra­ nota de vanta que acompafia a asta y la.embala. . . : .

cion contabJe y, posteriormente, al enVlO a Cobranzas. 5) Cllante abona anla CaJa. . .

13) Cr6ditos actu~iza la ficha de los cHentes yarchiva defi­ 6) Caja recibe el importe de la ope~aci6n y estampa al issUo "Pa­

nitivamente la factura.,
gado· en los dos ejemplares de la nota de venta; :devuelve el'original al

Cursograma: (ver figura 8.4)


cliante y retiene al dupncado~' , . ' .. . i;

.. 7) ;1 cliante toma la nota da venta sellada-original-;- y)a pre­


senta a Empaque. . ' .... .

.6. Para SUI autoevaluaci6n . .. . 8) Empaque veiifica ef original de la" nota d~ xenta qUIf recibe del

cllente con el triplicadoque estacon la rnercaderia. LaS sella "Retira­

1. l, Cmiles son los limi tes del subsisteina de Yen.tas? I


do· y pone en poder de ,este la Mercader[a con el original de la nota de

2. Ordene las mod",lidades .de venta partiendo de las mas usua­ venta. ArQhiva la copia mencionada. 1 i.

les a las menos usuales de acuerdo con sus canocirnientos. EI qliente sa lIeva su mercaderfa con al original de Is notal de venta.

I • "
AI terminar el dfa: ..

. 3. Enuna empresa:de su con6cimiento reconozca tres norrnas


9) Caja entrega a Oontadur[a.eldinero,cobrado y la documenta­
de control internoreferi~as a1 subsistema de ventas que se cumplan. ci6n -las copias: duplicados--:-que habra consaryado. . I I ,

y mencione c6mo se apl1can. . .... .


10) iEmpaque ,entrsga las capias' archivadas provisoriamemte (tn­
· 4, En la misma orianizacion anterior entreviste al responsable .' plicados) ~Contadr.ir[~.· " '.' .

de ventas y soIicite quelle expliquecmll es Ia informacion· que el 11); Contadurfa re.cibelos triplicados dei las notas d~venta que

necesita regularmente para la toma de decisiones y de quemanera .. permaneqieron .en Empaque, junto cbn al d.inero y los dupljcados de

se la presentan. Caja. Realiza la verificaci6n de las mismas con el,dinaro. .: .

5. ['9 u6 informacion se captura en la nota de pedido y para 12) Contadurfa asienta ventas.8 ingmso de~ro. Archiva ~ta Vanta

.~~~~ ' . ,
13):Contadurraentraga efectivo con tnplicados aTesorerfa.

~",,".J

.'. '::.> ~~ ,.....~:-: : ,.': " -: .~. :. '.~. }:.:-:'.:,y ~:;~:,,:-:~·~.:.>5~-·:·.:r;~::,~· ,: :~, :;-.... ..":' :',~:" ~ ", ..
" ­

101'"'

154 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A DISTANCIA uHERNANDARIAS"

En el apendice 3 encontrara resuelto un ejemplo similar con el


agregado de la infonnaci6n. gerencial que puede generar, las nonnas
de control interno que se aplican yalgunas que faltan en este caso
~'WW4ffl'f"6rre"U 'wp@ *fiNtfHW E 1!1IM'fMMM&M .A
Unidad9

Subsis~ema de Cobranzas

.En el sUbsistbma de Cobranzas se integran todas las ac­


dones necesarias para h~ percepci6n efectiva de los derechos adqui­
ridos par laempresa. Estos derechos tienen su origen en la<; ventas
efectuadas yestan repres6ntadospor una cuenta 0 documentoa cohrar,
segUn se trate de una vent~ en' cuerita comente 0 documentada.

1. Alcance
El subsistema de dobranzas comprende desde el momenta en
que se detecta que un eredito esta en condiciones de ser cobrado y
basta que los val ores ~ercibidos ingresan en 1a empresa, par los
cuales se entrega a1 cliJent~.el comprobante respectivo. Luego se
. efectiia la contabilizaci6p correspondiente.
El sector Cobranzals es quien detectaqueun creditose encuen­
tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac­
tufa a del documento. I

, sector Tesorerfa, que custodia y maneja los recurs os finan­


deros de la organizaci6n, es quien recibe los valores percibidos

p.
p.

156 FUNDACION UN/VERS/DAD A DlSTANCIA "HERNANDARIAS·


producto de la gestion de cobro y es su responsabilidad la custodia

de los wismos v SiU de p6sito en una euenta bancaria. ..

La gesti6n de Cobranzas es, en la clasificaci6n de laS activida­

des que realiza Peter Dru~ker, una actividad productora.de ingresos,

y como tal transfonna un: activo exigible (credito) en un activo 11­


·quido (disponibilidades). '

2. Modalidad es
Los distintos tipG>s de cobranzas son la contrapartida de las for­
mas de pago vistas en 1a Unidad 6. Los casos mas usriales se rese­
nan brevemente a continuaci6n. . .
• Cobranza en C~fa .
EI eliente se tr.J,lada para realizar el pago de su deuda. Esta
modalidades comun :en los comercios minoristas donde el cliente
puedeeancel ar sti deuda con dinero en efectivo, cheque.o bien con .
tarjeta de eredito.· I .'
Especialmente cuando se reciben cheques 0 efectivo, es conve­
niente que 1a empresa cuentecon seguros para la cobertura de posi­
bles riesgos sobre fos! fondos. El segura es contratado pOl' el monto
de riesgo eStimado por la empresa y quepodda estar dado por 1a to- .
tali dad de fondos confiad6s. a la custodia de Tesoreria..
, ; I' ~.
.' . I·
• Cobranza por cobm4ores ....
Un empleadQ
et domieilio
de
la ~mpresaefectUael cobro dirt!Ctamente en
del· cliente. Este recibe los valores (dinero, 'cheques,
pagares) y extiende un re~ibo, provisorio 0 definitivo, seg6n la mo­
dalidad del procedimiento. .. . .
En este caso, es:con~eniente la cobertura del dinero en tninsi­
to; elrnonto del segl,iro estara determinado por el maximo que se
estirna reeaudar entre!dosipenodos de rendici6n.
• Cobranza por rtrparlf.dores 0 prestmloresdel servicio .
De acuerdo con 'las ~aracterfsticas del producto vendido 0 del .
servicio prestado, pu~de ser e1. mismo repartidor 0 prestador del ser­
vido quien efectua l~cobranzaen e! momento de entregar las mer­
cadedas 0 pres tar el servicio. Esta modalidades una variante de la
cobranza por cobradqres.

:,,,.l ::'-"
SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS 157
I. Co.branza por correspondencia
. l·
EI cUente envia por correo un chequepil ra aplicaral saldo de
sucuenta y a vuelta de correo Ie envfan el rl:?cibocorre~pondiente.
Eneste caso la empresa debera tomar los reoaudos necesarios para
eI control de Ia recepci6n de los valores y la confecci6n i de los com­
probantes respectivos.
. • Cobranza a iraves de un banco
En la cuenta bancaria de la empresa se recaudael irnporte
adeudado. El deudor deposita y Ie queda.una copia 0 tal6n dela bo­
leta como constancia de haber efectuado el pago. Esta modalidad,
.que es usual para recaudar impuestos 0 para el cobra de s.ervicios
publicos, ,tambien se ha extendido a otras empresas, especialmente
para el cobro de cuotas 0 mensualidades .
El banco, por su parte, tambien remitira a su cliente una copia
o ta16n de la boleta de.dep6sito para que se pueda notificar de la co­
rrespondiente cobranza. .

Otra alternativa consiste en que el banco se ocupe de la co­

branza depagares que su cliente puedeentr egar parael cobro~ y una

vez realizado el n:llsmo se Ie acredita el importe.directarnente en

cuenta comente. En caso de-no cobrarIo, el banco se puede ocupar

del protesto del mismo. .

• Des.cuento d~ documentos
Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas que la"diferencian

claramente de la operaci6n de eobranza, puede considenirsela como

tal ya que perrhite a la empresa transferir el credito aun tercero

(banco) y, de esta manera, disponer anticipadamentede dinero a co­

brar, excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco

por el servicio que esta prestando.

• Cobro de exportaciones
En eleaso de exportaciones tarn bien participa una entidad ban­

caria donde el compradoJ efeerua la apertura de un credito docu:,:

mentarioa favor del vendedor y que oportunamente seracance lado

a traves del banco.

'Y

l>'".

158 - -----­
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCJA "HERNANDARIAS"

3. N ormas de control interno


Normas de control interno generales para movi­
mientode fonaos
Estas nonnas han side explicadas cuando nos referimos al
sistema de Pages y, por 10 tanto,aqul solamente se enunciaran:·
G . de funciones.
<'1lConcentraci6n de la. responsabilidad.

III Separacion total de fondos.

<iiiRotacion del ....<>rC'nn

<; Contabilizaci6n las operaciones.

~ Arqueos sorpresivos.

•) bancaria.
Nonnas de control intenw espedjicas
subsistema de cobranzas
. . • Control de los recibos
. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y
es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua­
. . • Control de los recibos
. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y
es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua­
dernados en talonarios, prenumerados, utilizarse en fonna corre1ati­
va y quedar una copia adherida a1 talQnario; recibos tambien es­
tan sujetos a las disposiciones de Ia DGI (verresena en Apendice 2).
_ Al concluirse 1a utilizaci6n de un talonario, debe verificarse
correlativid ad de 105 recibos 0 constatar la misma automatica­
mentealreg istrar las cobranzas rendidas. Cabe ac1arar que, deexis­
tir recibos anulados, todas sus copiasdebe n quedar adheridas al ta­
lonaTio de modo de evitar la utilizaci6n de alguna de ellas indebida­
mente. .
'_. Tambien es importante elcontrol de los talonarios recibidos
de1a iniprenta y que se encuentren bajo custodia de unresponsa ble,
que podrfa ser elTesorero . Toda entrega de talonarios a quienes
utili zan debe hacerse mediante constancia escrita can e1 objeto de
responsabilidades y toda vez que se que el taIo­
en USQ se encuentra proximo a conc1uir.

______ <1-~."'II.~"M'JtJ.$-l
5E

SUBSJSTEMA DE COBRANZAS
II Rendici6n dillrilJ de 10 cobranza
..... U.t1!1U\) las cobranza~ son realizadas mediante
una gestion ex­
terna, esta nonna tiene po~ objeto evitar los val ores rec:auaa(10S
sean utilizados para fines aJenos q los empresa y, ~~'~UL~~,
mitir 1a pronta disponibili dad de los fondos.
De esta forma, los coBradores deben rendir diariament e sus co­
d, en su defecto, dt;;;positar directamen te en cuenta banca­
la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza,
te en cuenta banca­
la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza,
basicamf!nte, cuando cobrador debe gestionar 1a cobranza en
gares muy distantes la ernpresa.
• de Ia correspomlencia
correspond encia, seguridad de los valores e mform
cion recibida, debe sel' un funcionario responsable 0 au
secretaria.
el caso Se dtilice esta modalidad
concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-·
rresponden cia confecciona{a una planilla con el detalle los vaJo­
res recibidos, y 1a emision del recibo quedaci a cargo Tesoreria .
esta manera, recibe los valores acompafiados de
una planilla de cobranza, en el caso de la cobranza efectuada
por un cobrador.
.. Control sobre los valo~es recibidos
- Para evitarque alguien pueda apoderarse de un cheque, es
importante que, aT momentb de su recepci6n, se Ie eoloque al dorso
una leyenda que restrinja st1 utilizaci6n, tal como "unicamen te para
depositar en la cuenta de (nbmbre de fa empresa)".
. Si bien la norma adonseja no recibir valores postdatado s, en
ciertas actividades es una tinktica comun. En estos casos es conve­
niente que se organice un atleeuado registro y seguimient o sabre los
mismos. Ademas, cabe ac1q.rar que la ley 24.452, sancionada el 8 de
febrero de 1995, introduce leI cheque de pago diferido cuya utiliza­
cion s~stituye esta mOdalidfd. .
. - Las transferencias· de dinero 0 valores deben respaldarse
un comproban te f:lue permita deslindar responsabilidades
con respecto a su custodia y, adernas, realizarse entre 1a menor
cantidad de sectores Dosibles .para facilitar el seguimiento.

Wi'"

160 FUNDACION UN/V5AS{DADA DISTANCIA 'HERNANDARIAS'

Para t~ner un mej9I: control de las cobranzas y de los fon­


dos ingresados, resulta,imprescindibledepositar diariarnente los va­
Para t~ner un mej9I: control de las cobranzas y de los fon­
dos ingresados, resulta,imprescindibledepositar diariarnente los va­
lores recibidos., l ' ',' ,

.. Conceswnde descuen~os por pronto pago '' "


Can elobjeto de evita~posibles fraucles que pudieran cometer­
se mediante e1ingr~so'.alalernpresa de importes interiores a los re- ,
almente cobrados, JustIfical1do la diferencia con un descuento con- '
cedido, la concesion deest~ tipo de descuentos debe estar autoriza­
un
da por funcionarib ueIiueda bac,erus~ deesta atribuci6n.
CJ:,

En caso de que la co*ranza sea reahzada fuera de la' ernpresa,


se pued~ autorizar al CObr~dor aaplicar y calcular los descuentos '
corres'pondient~s, siempre ueelIo, este .debidarnent~ documentado
(podra estar estlpulado en ,a factura 0 bIen establecldo en una nOT­
, rna de cobranzas). '

4. Informacipn ~erencial
Los registros, de ~obrlnzas y los archivos respecti~os c~nstitu­
yen la base de lainformacipn de Cobranzas queseeleva a1, nive1 ge­
rendal. Comoejemph:fpoqemos mencioIlar: ' " ,,'. '
. _ Res'umen deltotalide cobranzas realizadas, detallando efec­
tivo, cheques a 24 y 48hs. ,I documentos, etc. " , . • '
_ Listadode losprintipales deudores con sus saldos.' ,
-:- Cuadro comparatfo de cobranzas reales vs. presupuesta­
das. " ',' " .
Cuadro comp*rati+o entre totales de ven~as y de cobranzas.
_. Listado de c~entap a. cobrar vencidas con' fundamentad6n '
de las mismas. l, I

_ Totalesde deseuerJtos concedidos.


_ CuadrlJ de ev~luci6n de cobranzas.
_ Totales,de do6umentos encartera y descontados.
, De acuerdo con ilas particuhiridades de cad a 'einpresa, esta in-,
formacion puede desagregarseporlrhea de J?roductoo servieio; par
cobrador~ por zona: gepgnlp,ca, par tipo de chente, ~tc.. ,.
, > J \
". 0.. • ~~ .'

------:--­
SUBSIST5MA DE COBRANZAS 161

5. Descripci6n del subsistema


S.L Diagrama de bloque
I'
En el siguiente diagrama de bloque detallado se idescribe un
subsist em a de cobtanza por cobradores. Cada uno de lqs modulos
, sera desarrollado en el siguiente punta. '

2. Cobra - Li:itoollde -;Valores y


cobrnnzllS. documentos.
-: Factums y , ~Recibos
documenl:Ol! II. ..,Uomprob.de
cobrar. retenciones
impositiVIlS.
~Uisladode
cobrOJlzas,
"';Facturas y
do~mentos no
3. Rendicion.de - Vlllore.s y -: Registro,de 'j' - R.egiS!, TO de In ':
In CobrlmZll documentos. lIencimientos de: gesti6n de cobro dpeumentos no
- Reciboo. documenlos. . en ellistado de cobrndas:
- Comprob. de cobrnnzas.' ' JPncturns
,fetenciooes -Control de cobradas..
impositivllS. vniores; recibos y -Listado de
-Listado de IlstadO; de ' cobrant.nS.
cobrnnzas. cobrania.s. JRecibas
- FactUms y -Confecclon -i Flanilla de
documentos no pillllill!lingresos , ingresoso
cobmdas. ' o caja.' -',Boletas
- Dep6sitos (Ie ,
valores.en la
cuenta. bllllcaria.
2. Cobra - Li:itoollde -;Valores y
cobrnnzllS. documentos.
-: Factums y , ~Recibos
documenl:Ol! II. ..,Uomprob.de
cobrar. retenciones
impositiVIlS.
~Uisladode
cobrOJlzas,
"';Facturas y
do~mentos no
3. Rendicion.de - Vlllore.s y -: Registro,de 'j' - R.egiS!, TO de In ':
In CobrlmZll documentos. lIencimientos de: gesti6n de cobro dpeumentos no
- Reciboo. documenlos. . en ellistado de cobrndas:
- Comprob. de cobrnnzas.' ' JPncturns
,fetenciooes -Control de cobradas..
impositivllS. vniores; recibos y -Listado de
-Listado de IlstadO; de ' cobrant.nS.
cobrnnzas. cobrania.s. JRecibas
- FactUms y -Confecclon -i Flanilla de
documentos no ,
pillllill!lingresos ingresoso
cobmdas. ' o caja.' -',Boletas
- Dep6sitos (Ie ,
valores.en la
cuenta. bllllcaria.

-Recibos -Cuentas -ActUllliznci6n


-,Comprob.Oe ,conientes, de etas. Qes.
rewncioJles - Documenters n - ActualiZacl6n
imptisitivUs: cobnil' (cuentas) de documenloli n
, ..: Plnnilll1 de . - CUenw t;obrir (cuentas)
in~as 0 caja. bllllcw::ias~ - Actualizacion '
- Boletlllple . C1leIluls bnDl:aiias,

.....
162 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
5.2. Descnpcion de los m6dulos
Modulo 1: Organizaci6n de la cobranza
Tlene lugar cuanda el departamento Cobranzas realiza, diaria­
mente, el control de vencimientos de las facturas pendientes de co­
bra y de los documentos a cobrar, a recibe un detalle de los venci­
mientos del dia siguiente.
Sabre la base de esta infonnaci6n procede a clasificar las fac­
turas y documentos en situaci6n de cobra por cabradar y emite
eWos listado/s de cobranzas pertinentes.
Listado de Cobranzas (Le): es el fonnulario en el eual el de­
partamento de Cobranzas detalla a los ccibradores las cobranzas que
deben gestionar. Su emisi6n es diana y su contenido basico, que
puede apreciarse en la figura 8.1, cornprende:
III Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas:

Datos del c1iente (nombre, domicilio, TE)


- Nroo de lals facturals y/o documento/s a cobrar
Importe
- Descuentos concedidos
-.Importe neto a cobrar.
fi Datos a cumplimentar por el cobrador:
- Descripcion de los val ores recibidos
- Ntimero de recibo emitido.
- Observaciones (en este punto el cobrador podra sefialar
aquellos aspectos que considere relevantes de su gesti6n e indican!.,
por ejemplo, las circunstancias Dor las cuales e1 cobio no se hizo
efectivo).
El numero de copias en que se emite debe contemplar:
- origInal: para el cobradar. Se Ie entrega junto con las factu­
ras y docurnentos en el detallados.
-- duplicado: para el departamento de Cobranzas. Se mantiene
archivado transitoriamente a la espera de la rendici6n del cobrador.
Esta copia es firmada par el cobrador como constancia de haberse
notificado de la gesti6n que debe realizar y de la documentacion re­
(facturas,documentos a cobrar). .

-'------------'"-"... ~~~;

- - - - - - - SUBS/STEMA
- DE COBRANZAS 163
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i. 11".,. 11 II \ I .
11.1\
~ J tu II Ullli-L­
. Figura 8.1
164 FUNDACION UNIVEF1SIDAD A DfSTA.NCIA nHERNA
NDARIAS'
Modulo 2: Cobra
Tiehe lugar cuando t;l ccibrador visita alos'clientes para
nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso gestio­
cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunst de que el
ancia en el
listado de cobranzaslen el espacio reservado a tal efecto.
te abona, eIcobra dor prdiceder~ a emitir el recibo,
Si el cHen­
efectuando, de
corresporider, el, caleulo dpl descuen to concedido.
Si se trata de la cobranza de un documento no esneces
ernisi6n del recibo puest~ queelp ropio documento esentre aria la
c\iente como constancia Ide Sti pago, pero tambie nes gado aI"
mayor control, entregar elrecib o y luego de acreditados l,lsual, para
los valores
recibidosremitir el docuJ Tient o.,
'
Estoshechos,cobr~nza de facturas y/o documentos,
se consignanin en ellistad o de cobranzas, indicando en tambien
cada caso
los valores recibidos .. , .
EI Recibo (Rbo.) el cornprobante mediante el eual se deja
constancia.de la cobranzfl, realizada (ver figura 8.2). En
algunas or­
ganizaciones' se utilizan dos tipns de reeibos, provisorios
y definiti­
vas. El recibo pr6visorio esel que utiliza el cobrador
y,' posterior­
mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo definiti
realidad, se trata de un tr~mite innecesario puesto que el vo. En
recibo pro­
visorio tiene la misma validez que un recibo defiriitivo.
En este formulario 61 cobradorconsignara el concepto
do por el cliente, eI descuento efectuado, si 10 hubiera; y cancela­
los
recibidos junto can la mention de las retenciones irnposit valores
ivas
zadas par, el cliente. Si'se trata de un pago parcial el cobrado reali­
r debe­
ra consignar que se trata!de un pago "A cuenta".
El ni.1rnerode copias en que se emite puede variar de acuerdo
con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicam
contemplar el numero d~ (:opias que se detalla a continu ente, debe
aci6n con el
objeto de satisfacer los si gui entes destinos:
_' Original: para eI Cliente.
_ Duplic ado: par~Tesorerfa.
_ Triplicado: para! Cobranzas. ".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del
cobra­
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departa
mento
".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del
cobra­
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departa
mento
de Cobranzas. .

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SUBS1STEMA DE COBRANZAS
165

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Fuente: Pungitore(1994: 120) II
Figura 8.2

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166 PUNEJACION UNiVERSfDAD A DISTANeJA "HERNANDARfAS"

Modulo 3: Rendicion de La cobranza - que los valones entre,gados a Tesorerfa, ma.s las fllctul'as y
Comprende basicamente los pasos siguientes: docUlmentos no cobratlos, mas las retenciones impQsHivas practica­
1) Finalizada su gesti6n de cobra, el cobrador asentara en el das Dor los cHentes cQincidan con e] total del listado de cobranzas,
listado de cobran~~s; • .108 triplicados de los recibos tengan numeraoi6n corre­
- sf el cooro ,lie hizo efectivo: los valores y/o documentos re­ lativa. En caso de que exista algun recibo anulado verlficanl en el
cibidos, junto con las retenciones impositivas que pucta haber efec­ talonario del cobrador que se encuentren todas las copias adheridas
tuado el clientB y el numerode recibo emitido. y anuladas. Adernas, i1erificani la correlatividad con el ultimo
bo de la rendici6n anterior efectuada por e] cobrador.
- gi el cobro se hizo efectivo en fonna parcial: los valores y/o
documentos l'~cibidos junto con las retenciones impositivas que . Si todD esta corretto, entrega a1 cobrador el duplicado del listado
pudo haber efectuado el cliente, los motivos por los cua]es el cobra de cobranzas firrnado pbr el y que rnantenfa archivado trlU1sitoriamente,
es parciaJ y el mhnero de re.cibo emitido. como constancia de la rendici6n efectuada por el cobradof.
- si el cobro no se hizo efectivo: los motivos por los cuales el EI departamento de Cobranzas procedenl a:

cliente no abon6. - archivar las fachlras cobradas junto con el Ustado ae co­
branzas. i
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregara los I

valores recibldo;§ en Tesorerfa junto con el duplicado de los: redbos - archivar las fa!l:turas no cobradas para seguir reclamando su
I:' y ellistado de cobnmzas. pago 0 detenninar I;U ~erivaci6n al departamento legal.
En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificar que los val ores - remitir los tri~licados de los recibos a Contaduriapara ac­
entregado!l por el cobrador coincidan con 10 asentado en el listacto tualizar las cuentas de !los clientes. (En caso cobranzas de

de cobranzas y qu~ el total de dichos valores concuerde con el total curnentos y que no se fhaya emitido Tecibo, debeni emitir un com­

de los reciboj;, probante para que se p~edan efectuar los descargos pl.'lrtinentes).

Si. todo esta correcto, el cajero firma y sella ellistado de co­ - remitir los cOn1probantes de retenciones impositivas a
branzascomo constancia de 1a recepcion de los valores y 10 devuel­ taduria. I
ve al cobrador. ModulO' 4: Regis~raci6n y Control
En T~!wroria se confeccionara posteriormente una planilla de
ingresos Q d~ caji!. dande se asentaran los ingresos habidos y sepro:­ Sobre Ia base del Itriplicado del recibo, Contaduria acredita el
ceded. a.deposit~f It)s mismos en la cuenta bancaria. Los duplicados importe de Ia cuenta cO~iente del c1iente.
los reeibo/) )It:: archivan en el sector como constancia de los ingre­ Asimismo, con el, cornprobante rernitido pOl' el departamento
sos y una copiade la pJanilla de ingresosse remite a Contaduna. de Cobranzas por los dOCllrnentos cobrados acredita el lmporte en
3) Con el1istado de cabranzas firmado y sellado por Tesorerfa. la euenta de documentols a cobrar del cliente.
el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co­ . La contabilizaci6n de las operaciones Uevadas a cabo en este
branzas·. A talefecto, entregani eI listado de cobranzas, las facturas subsistema dependera qeI sistema contable que posea cada ernpresa.
cobradas y no cobradas.las retenciones impositivas practicadas par No obstante ello, un asH~nto tipo podrfa ser:
los clientes y el triplicado de los recibos. . ..
- Al actualizar las de los Al registrar las planillas de
Can todo ella, el departamento de Cobranzas procedem a veri­ ·clientes:
floar Iadocumentaci6n reQibida, debiendo contemplar los siguientes greso 0 caja
aspectos: ... . . ,. Cobranzas Valores a Depositar

--'que ellistado decohranzas este firmado y sellado por Teso­ Retenciones Irupositivas (*)
a Cobranzas

rena. ' . a Deudores po~ V ~mtas

.. .n de corresponder
. ".'

168 FUNDACJON UNIV£RpJDAD A DISTANC4A "HERNANDARIAS·


. I

Finalmente, .ContadtMa controlan'i que el saldo de su cuenta


cobranzas sea cero Yi efe~tivizani el seguimiento de depositos
contra la euenta val ores a f!epositar.
. 5.3. Ejemp.lo de u1 circuito de cobranzas ....
. A continuation pres ntamos el relato detaIl ado de Ull pracedi­
1
miento de ~obranzas par Cjobradores y el grafico respectivo. .
.. II' .
Narrativo: 1 '. I' . . . . . ..
,1) Enel sector!Coqranzas' se·dispone de loslegajos de los,
clientes cuyas deudas ve~cen dentro de la proxima semana. Cada.
legajo contiene el remitodonfonnado por el clientey la factura pen­
diente de cobro. . :. I .' . ' ,
2) En el sector sle cortrolan diariarnente estos comprobantes y
,1) Enel sector!Coqranzas' se·dispone de loslegajos de los,
clientes cuyas deudas ve~cen dentro de la proxima semana. Cada.
legajo contiene el remitodonfonnado por el clientey la factura pen­
diente de cobro. . :. I .' . ' ,
2) En el sector sle cortrolan diariarnente estos comprobantes y
se confecciona un listadol de cobranzas por duplicado que se entre­
gani a1 cobrador con ~as ftcturas yremitos. correspondientes. ,
3) Elcobrador ifirma el duplicado del listado de cobranzas
como consta~cia de qabe~10 recibido y 10 entrega en cobranzas don­
de.quedadernorado.•· : . . .... .
4) El cobrador .!reci~e los valores que Ie entrega .el client(; y
confecciona el r~cib,p p~r cuadruplicado y entrega eloriginal al
cliente. A] final del dfa ~e presenta en Tesoreria donde entrega.los
valores recibidos, las! cop~as de los recibos con las facturas y los re­
mitos correspondientes ~ los cobros efectuados y. ellistado de co­
branzas. .' . I ., .'
5) Tesorena controlill. el listado de cobranzas con los val ores,
losrecibos, facturas :y.re~itos.Deyuelve a1 cobrador eI list'ado' de
cobr~rizas sellado y finn~do yl se guard a el cuadruplicadode .los re­
cibos.·· ' I ' . . . ', . . .' .'. .,.. . '
6) El cobrador entr~ga enel sector Cobranzas ellistado' de 60­
b~an.zas sell~doy firTnadp, acomp~fia~o de los recibos duplicados. y
. tnphcado~,;yde las ~acturas Ylos Temlto,s. ..
EI1'.<;:obranzas sel control a el duplicado de los recibos con el
listado de cobranzas: selliado por Tesorerfa y entrega al cobrador .e]
recibo tripUcado vis;:ldo fpor el sector y .ellistado de cobranzas du­
plicado. Archiva eJ listado,de cobranzas. Envia los recibos.a, Conta­
duria para su poste~or registracion, junto a los legajos .con factUras
y remitos parasu arohivd.· . ' . ,'...,'.
8) EI cobrador l:iesttuye ellistado de cobranzas duplicado y ar­
" chiva los triplicados de rtcibos por orden correlativo..
IlMico

'
Figura 11.3

>

170 FUflJDACfON UN1VERSfDAD A


- - - . - -.. ------~---

el ""
en Tesorerfa se confecciona una UHUJUW
por duplicado tomando como los
y cuadruplicados de los recibos que luego
vamente como constancia de val ores recibidos. valores son
depositados en el banco con una boleta de deposito. Cuanda se
la copia de Ia bo]eta de deposito como constancia del deposito,
se envfa a Contadurfa junto con la planilla de caja original y dupli­
cado.
En Contadurfa serecibe Ia planilla diaria de caja y 1a bo1e­
ta de dep6sito y se control an can ellegajo y el recibo que estaban
en espera. Se firma 1a copia de 1a planilla diaria y se devuel­
ve a Tesoreria donde se archiva defini tivamente.
11) Se efectUa la registraci6n con table en los subdiarios co-·
rrespondientes y se archivan definitivarnente los comprobantes.

Cursograma:
(ver figura 8.3)

6. Para sa autoevaluac:i6n
1. la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades
puede adoptar el subsisterna de cobranzas. Investigue acerca de
existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas en la mis­
rna.
2. LPor que es necesario que elcobrador efectUe la rendici6n
de su gesti6n de cobro primero ante Tesoreria y luego ante el depar­
tamento de Cobranzas?
3. Haciendo uso de la informatica l,se modificarIan los m6du­
descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta esafirmativa, indique de que manera se podrian rep1an­
tear dichos m6dulos.
4. l,CuaIes son los formularios que tjenen origen en elsubsis­
terna de Cobnmzas? Indique la informaci6n que generan.
5. Investigue en ernpresas o.instituciones de su conocimiento
acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co­
branza. Compare la informaci6n obtenida can 10 vistoen esta
y saque sus conclusiones.
6. En las organizaciones consultadas para responder el punto
, anterior. observe cuantas copiasse emiten del recibo, can que fina­

----------------- 171
en que sec!:or se archiva v
archivo.
7. En las organizaciones consultadas las normas
control interno descIlptas para el subsistema Cobranzas? eJ
caso de que alguna/sno se apliquen, ~que recaudos se toman para
suplirlas?
8. usted fuefa' gerente de finanzas de una empresa l,que in­
formacion referente al subsistema de Cobranzas Ie solicitarfa al
analista de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela?
mente su respuesta.
9. Confeccione un diagrama bloque correspondiente al
sistema de cobranza<; !donde se reciben los vaIores por correspon­
dencia, sintetizanda: la informacion de entrada, el procesamiento de
dicha informaci6n, los archivos y la informacion de salida (recordar
10 dicho en el punta 3.12. sobre este tema).
10. Ejercicio prac;tico.

Sobre la base del narrativo correspondiente al subsistema

Cobranzas dado como ejemplo en el punta 5.3, Ie solicitamos que


confeccione el diagrama de interdependencia sectorial correspon­
diente.
Sobre la base del narrativo correspondiente al subsistema

Cobranzas dado como ejemplo en el punta 5.3, Ie solicitamos que


confeccione el diagrama de interdependencia sectorial correspon­
diente.

.....

i.
."

.. 't Wi_,', we jllm'

UnidadlO
.i i
UnidadlO
.i i

. La informatica y
los sistemas administrativos

•·.·En la Unidad 2, dijhrios que el termind administrativo


era aplicable 'a toda actividad que creao lltiliza informacion. Poste­
rionnente, agregarnosque la informacion era la mat~ria prima de 10
administrative; se genera a partiride datossobre.las:~peraciones (in­
formacion operativa) y luego se recopilaysintetiza como fuente de
informacion gerencia1. '. . !

En cada uno de los subsistemas basicos de una! empresa, desa­


rrollados en este Modulo dellibro, vimos ejemplific~do ese concep­
to {eJ]Jisiori, de formularios y su reinisi6n ia archivos; consulta de ar­
chivo~, anotaciones en registros, totales o'resurrienes de la informa­
cion registrada,etc.). Ahora, nos proponemos ver como impacta la
info~a:tizaci6n,sobre esas operatorias y los cambio~ que se produ­
cen en los subsistemas. .

.-"","'-'rr;"

jIP-.
jIP-.

"174 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDAR1AS·

1. La teclllologia informatica
afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como
Ul a era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es
que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos
toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad­
vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso:
infonnacion.
La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi­
cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun­
do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si
analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso
fitma con que se ha producido eil cambia.
En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores
centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de
transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y
reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi­
dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con
el computador central, permitio ingresar los datos directamente des­
de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac­
ceso a archivos tambien en linea.. .
La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per­
mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios
usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento
ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la
relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan­
do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario
tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica
de datos. .
Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica,
excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero· es interesante serialar
que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa­
sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta­
rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi­
carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen­
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida­
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni­
te transfonnar el negocio.
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida­
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni­
te transfonnar el negocio.
'\'I'''.: "

-----­
,
LA INFORl'"rA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
------- - - - ----
La tecnologfa inf~nnatica nos esta. permitiendo construir Siste­
175

mas cada vez mayores iy mas complejos, y segtin Benjamin y


(1993) seguin! de tal n?anera involucrada en un proceso de cambio
que, al mismo tiempo,jseni mas COffiplejo. El proceso se complica
de varias maneras: sedesplaza el centro del conocimiento y, por
tanto, del poder, cambia la dimension temporal de Jos procesos y de
las deciSiones, y se reqtiieren nuevas estructuras organizativas.
'":
Por su parte, Hammer y Champy (1993) al hab]ar del papel ca­
pacitador de Ia informatica, proponen pensar inductivamente, es
cirreflexionar sobre 1& tapacidad de ]a tecnologia para romper con
la forma de hacer nues.tro trabajo. De las tecnologfas destructivas
que mencionan estos autores, comentaremos las siguientes:
- Bases de datos ~ompartidas: la informacion esta disponibJe
simuJta.~eamente en tan~os lugares como es ~ecesaria. ~u.ando 1a in­
formaclOn era sOportada! par eI papeI y archlVada en blbllOratos, Jas
tareas que requerfan esa ~nfonnaci6n tendfan a estructurarse secuen­
cialmente; ahara varias personas pueden usar Ja infonnaci6n en for­
ma simultanea. I

- Redes de telecorl:Junicaciones: las operaciones pueden obte­


nel' simultaneamente los Ibeneficiosde la centralizacion y de ]a des­
centralizacion. Cuando ~61o sedisponia del correo 0 del teJefono
para interconectar a ]a a~minjstraci6n central con una oficina dis­
. t~ntet.la buena practi~a, ~con~:jaba desce?tralizar para ~bten~r efi­
CJenCla; ahora 1a admmls!tracIOncentral dIspone de la nusma mfor­
macion que (ienen las sUqUfsales, y vice versa.
-- Sistemas de apoyo a las decisiones: las decisiones pueden
trasladarse hacia ab~o fQ 1a jerarquia. Cuando la informacion y la
vision necesaria solo estaban disponibles en Jo alto de Ja piramide,
era aUf donde se toma~an Jas' decisiones; ]a disponibiJidad de
- Redes de telecorl:Junicaciones: las operaciones pueden obte­
nel' simultaneamente los Ibeneficiosde la centralizacion y de ]a des­
centralizacion. Cuando ~61o sedisponia del correo 0 del teJefono
para interconectar a ]a a~minjstraci6n central con una oficina dis­
. t~ntet.la buena practi~a, ~con~:jaba desce?tralizar para ~bten~r efi­
CJenCla; ahora 1a admmls!tracIOncentral dIspone de la nusma mfor­
macion que (ienen las sUqUfsales, y vice versa.
-- Sistemas de apoyo a las decisiones: las decisiones pueden
trasladarse hacia ab~o fQ 1a jerarquia. Cuando la informacion y la
vision necesaria solo estaban disponibles en Jo alto de Ja piramide,
era aUf donde se toma~an Jas' decisiones; ]a disponibiJidad de
software de modeJos que[ ayudan a decidir y el acceso a bases
datos permiten transferir decisiones hacia los niveles operativos.
- Identificaci6n y c'aptura automtitica de datos: los datos son
capturados en forma rapid~, oportuna y segura. Antes, la captura
dato era realizada por un Ioperador que debia Jeer e introducir los
datos al computador; hoy se dispone de un conjunto de tecnologfas
(caracteres 6pticos 0 magheticos, banda magnetica, codigo de ba­
rras, tarjeta inteligente, redonocimiento de imagenes 0 de 1a voz hu­
mana, etc.) que permiten Iia captura automatica de datos y hacen
reaIidadel concepto de prdcesamiento en tiempo real.
~~'\.

176 FUNDACION UN/VERS/DAD ADIS fAf'JliiA 'HI:.:Hl'I


Jf"VL)/'Inll1;;,)
_ Computadoras de alta performa1'fCe:
nuevos computadore~, que son ala vez la notab le patencia
mis accesibles, penni ten
manejar en tiempo real gran cantidad
de
un computador central alimentado can informacion; por ejemp\o,
datos trnsmitidos desde ter­
minales en distintos puqtos deve nta y
marios, y quiza has~a prqnosticos econo mere ados de productos pri­
micos, permitira revisar ins­
tantaneamente plane s p*ra ponerlos a
tono con las necesidades .en
tiempo real, Y no p~r c01jl1paracion can
datos historicos.
Estos.ejemplos, entre otros muchos, de
nologia irifomHltic~,junito con la mejor los avances de la tec­
a de la relad 6n costo-bene­
ficio. por el abaratamie!1lto de equipos
apreciar la transfOfIillaci~n que se produy. prograrnas" nos penn i ten
ce, nos610 en Jos procesos,
sino tarnb ien , en los negpcios.

2. EI imp acto pe la info


_ Comp utadoras de alta performa1'fCe:
nuevos computadore~, que son ala vez la notable patencia
mis accesibles, penniten
manejar en tiempo real gran cantidad
de
un computador central alimentado can informacion; por ejemp\o,
datos trnsmitidos desde ter­
minales en distintos puqtos deve nta y
marios, y quiza has~a prqnosticos econo mere ados de productos pri­
micos, permitira revisar ins­
tantaneamente plane s p*ra ponerlos a
tono con las necesidades .en
tiempo real, Y no p~r c01jl1paracion can
datos historicos.
Estos.ejemplos, entre otros muchos, de
nologia irifomHltic~,junito con la mejor los avances de la tec­
a de la relad 6n costo-bene­
ficio. por el abaratamie!1lto de equipos
apreciar la transfOfIillaci~n que se produy. prograrnas" nos penn i ten
ce, nos610 en Jos procesos,
sino tarnb ien , en los negpcios.

2. EI imp acto pe la informatica sobr e


los
pr,ocedimient,s administraiivos .
I

Vimos que u~o del los propositos de los


sistemas ad~inistrati­
vos era. lacap turad e dat~s. sabre las. ~pera
'sarlos y transformar!os b mformaclOn cio~e~, para luego proce­
para dlstmtos usos, des de el
contf!;>l de 1::s operacio~es?asta l~s. decis
apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca io~es de la. direcci0r:. ~ara
,anahzaremos esta actlvldad
. en cada una de sus ¢tapas. ,..,.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingre
san,c omo dijimos, esUlln
refer idosa lasdisti~tas ~ransacciones que
presa (ventas, pagos, (lespac~ode produ se llevan a cabo en la em~
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser ctos, mantenimiento de
capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1
elimina el soporte fisico ya que un emple utiliz ar la computaci6n se
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico ado los introducira por el
0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iriterv
rapidez y seguridad; aqicionalmente, enci6n huma naga nand o en
mediante la interconexi6n de
puestos detrabajo,lcab~a la captura de
datos a distancia.
. _ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de
rionnente deben identificarse. clasificarse serutilizabJes poste­
proceso es manual la tarea puede hacer y acumularse. Cuando el
se guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas
por
temiinado orden (hum~rico, cronologico tipo a tema y con un de­
, alfabetico, etc.)~ otra for­
ma sena registrar los datos en un.libro
0 en una ficha, 10 que perm
tina adem;is de clasifica,rlo i­
I

Vimos que u~o del los propositos de los


sistemas ad~inistrati­
vos era. lacap turad e dat~s. sabre las. ~pera
'sarlos y transformar!os b mformaclOn cio~e~, para luego proce­
para
contf!;>l de 1::s operacio~es?asta l~s. decis dlstmtos usos, des de el
apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca io~es de la. direcci0r:. ~ara
,anahzaremos esta actlvldad
. en cada una de sus ¢tapas. ,..,.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingre
san,c omo dijimos, esUlln
refer idosa lasdisti~tas ~ransacciones que
presa (ventas, pagos, (lespac~ode produ se llevan a cabo en la em~
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser ctos, mantenimiento de
capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1
elimina el soporte fisico ya que un emple utilizar la computaci6n se
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico ado los introducira por el
0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iriterv
rapidez y seguridad; aqicionalmente, enci6n huma naga nand o en
mediante la interconexi6n de
puestos detrabajo,lcab~a la captura de
datos a distancia.
. _ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de
rionnente deben identificarse. clasificarse serutilizabJes poste­
proceso es manual la tarea puede hacer y acumularse. Cuando el
se guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas
por
temiinado orden (hum~rico, cronologico tipo a tema y con un de­
, alfabetico, etc.)~ otra for­
ma sena registrar los datos en un.libro
0 en una ficha, 10 que perm
tina adem;is de clasifica,rlos, acumularlo i­
; i . s.
I
," ",,' :.: ...

LA INFORMATICA YLOS SISTEMAS ADMIN


/STRAT/VaS 177
Cuand o ]a acumulacion de datos se
memoria del computador, las posibilidad reallza conta ndo con la
es de c1asificaci6n y de
acumulaci6n se potencian y ademas se
obtienenventajas extraordi­
narias en cuanto al tiempo de recuperacio
n
interoperacion. Evidenternente, la6po rtunid y a las posibilidades de
, maci6n'mejoran notablemente. ad y caIidao de la
;
- Procesos: los datos ,de las operacione
los disponibles en archivo, son .la mater s que !il1gresan, mas
ia, prima que debeni ser
transfonnada con el o
otablemente. ;
- Procesos: los datos ,de las opera
los disponibles en archivo, son .la materciones que !il1gresan, mas
ia, prima que debeni ser
transfonnada con el objeto de obtener
Ia
e] control de ]as operaciones, para decidinformacion necesaria para
· nes, asf.como paran utrirl a contabilida ir sobre nuevas operacio­
d y la informaqi6n gerenciaI.
Las funciones tfpicas oel proceso son:
maticarnente, comparar, clasificar, envia incorporar,loperar mate­
chivo, 'confeccionar soportes, producir r a archivo, recuperar de ar­

informes, etc. Ffic;il es adver


­
tir la diferencia de ejecutar estas funcio
· ]a ayuda de una calculadora 0 de una nes manualmente (aun con

maquina de escribir, segun el

caso) 0 por media de un computador,


dJcui o f'j de velocidad y de precision de en .materia d~lpotencial de

procesamiento. .
-iSal idas: en este punto los. datos han
utilidad~ convirtiendose en la inform cobrado significado y
acion que· requeriamos para
: distintos fines: una consuJta puntual,
un
informe' contable 0 un infomle para: la informe por .e!Xcepcion, un
geren cia.C omo In informa­
cion a obtener es el resultado del proce
·HiD notables las mejoras en
so descripto mas arriba, se­
cuanto a lacal idad, confiabilidad y
;oportunidad que proporcionara la infon
natica. .
A moda de resumen, podnamos decir
·dificaciones a los sistemas adrriinistrati que las principales mo­
i gia infotm atica son
vos por eluso ,de la tecno]o­
las siguientes:
- Eliminaci6n de formularios y sopor
requieren para transferir informacion tes fisicos que ya no se
entre
quedan aquellos soportes imprescindibles :distiritos sectores. S610
ceros 0 por exigencias legales (por ejemp por estar destinados a ter­
lo la Factura).:
-~Reemplazo de archivos fisico
s por archiv:os magneticos,
uso corriun por serac cesib les desde los
distintos puestos de trabajo.
,Aquf conviene diferenciar aquellos que
·tivamente estable y que ,se denominan contienen informaci6n rela­
maest
·de' clientes 0 de proveedores), de aqueH ros (por ejemplo, bases
os canicter transitorio
·(por ejetnplo de pedidos pendientes, comp
cobranzas, etc.). ras del' mes, !ingresos par
178 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCI4,."HERNANDARIAS"

Ejecucion sirnultanea de varias operaciones en un solo pro­


ceso, los prograrnas de cornputaci6n permiten simultaneamente to-.
mar informacion de distintos' archivos, efectuar comparaciones,
clasificaciones y calculos aritmeticos, todo en fracciones de segun-
Antes, la misma tarea requerfa varios pasos sucesivos de una ()
varias personas ..
- Modificaci6n en la distribuci6n y carga de tareas; como
consecuencia directa las modificaciones vistas mas arriba desa­
pareee la carga de tareas repetitivasyprograrnables y, consecuente­
mente, pierdensentido puestos e;jncluso, sectores completos. Por
ejempl0, un sector de estadfsticas que recopilaba manualmente,o ' .
min con el auxilio de planillas ded.lculo, datos de con sumo por afi­
en una' obra social, desapare;ce puestoque los datos se obtie- .
nen como una salida mas del prograrria que procesa las facturas de
los prestadores ..

3. ~ Como se modificall.los subsistemas


"· ?
b aSlCOS.
Pensemos ahora en apoyar los subsisternas vistos en las Unida­
des 5 a9 mediante el uso de la computaci6n, sin variar los objetivos
y alcances de los mismos. Un anaJ.i~is simplificado nos dina que las
operaciones que se estan realizarido manualmente (confecci6n de
un formulario, anotaci6n de transacciones en un registro, elabora­
cion de inforrnes, etc.) se realizaran utiIizando la computadora;
pero, si queremos aprovechar al maximo las posibilidades que .nos
brinda la cornputaci6n, deberemos rograr la interconexi6n de
distintos subsisternas.
A continuaci6n,. analizaremos -m6dulo por m6dulo-:-' las
modificaciones que se producirfan en cada uno de los subsistemas
vistos. .
Subsistema de Compras
Los principalesarchivos a los que tendran acces~ los distihtos

sectores intervinientes y que, en algunos cas OS, tambien seran

zados por el subsistema de pagos, son: proveedores, cuentas co­

rrientes de proveedores, stock de materia primas, solicitudes pen.;.

dientes de entrega, facturacion, etc.

LA INFORMA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMIN/STRA TIVOS 179


I
. M6dulo 1: Detecci(~n La necesidad de compra
. . Los pedidos de matehales de Fabrica y los requerimientos
otressectores de la empJesaas'f como las solicitudes de compra
.gue envfa Almacenes,' pddrf;n emitirse automaticamente,' con 10
eual Ia informacion sobre Irequetimientos y pedidos queda archiva··
da en el computador sin ndtesidad detranscripci6n manual y con la
consiguiente simplificacj6h se!!Uimiento y actualizaci6n. Podrfa­
mas ademas, con tar directament: en el stock Ia informacion
pedidos pendientes.
Modulo 2: Selecciolf: de p;oveedores y pedido de
cotizaci6n . ·i
I
sector Compras ve~fa simpEficada 511 tarea P?r:
acceder a11tornaticarnente a1 archivo de pedldos de compra
(independientemente de lO~1 formularios).
- seleccionar proveedores a traves del computador, consultando
elarc~vo respec.tivo, en ell eual contara con inforrnaci6nacerca
operaclOnes antenores y del comportamiento del proveedor.
. - ernitir ]05 pedidos Ide cornputaci6n automaticamente apro­
vechando los datos disponibles en los dos archivos ya menciona­
dos; y sin necesidad de trankcribirlos nuevamente..
!
Modulo 3: Adjudica4i6n
Adernas del acceso ahtornatico a] archivo de solicitudes de
compra pendient~~, con la darga de datos de las cotizacio~es recibi­
d~s, se puede emltlr por corhputador la planilla comparatlVa de pre­
ClOS y el informe de adjudic~ei6n
I •

Modulo 4: Colocaci6n de la orden de compra .


Sobre la base de los .dalos disponibles en la memoria, como re­
sultado del pr.oceso antenor1 se irnprime Ia orde~ 'de compra al pro­
r
Sobre la base de los .dalos disponibles en la memoria, como re­
sultado del pr.oceso antenor1 se irnprime Ia orde~ 'de compra al pro­
r
veedor ~elec~lOnado, No se requerira enviar cOplas d~l documento a
RecepcIon nI a euentas a Piagar, ya que la dispondran por el
rna. '
I
Modulo 5: Recepcion.
,Se cargan los datos del los productos recibidos para /ge~erar ,a
traves del comp?tador el infonne de recepcion, que estara dlspom­
bl~ en la memona para la tninsferencia a Almacenes y fundamental­
mente par euentas a Pagnr 'J Contadurfa.

iI!'"'
180 FUNDACfON UNfVI;RSfDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'

Modulo 6: Contatili zacion


Al contar con losclatos delas mercaderfas recibidas, ya ingre­
sados en e1 m6dulq anttpriOl', s610 se requiere acceder al arcbivo de
6rdenes de compraip araila valorizacion y el registro auto matico del
ingreso dela merc?-der~a. Posterionnente, de 105 datos disponibles
.
en archivo, Contadl1rfa pbtendrae:l asiento contable mensual y toda
·la infonn(lc i6nrequ,e rldt por lagerenci a. .
3.2. Subsistema de Jl'agos
. I
'
Las tarea central de control de la Jactura delprove edor, tal
como la hemQs planteado, es esenciaJmente humana y no gana de­
masiado con la autom~tizacion. El responsable accedera directa­
mente a los archivos delordenes de compra y de mercaderfas recibi­
das, generado s en el p~oceso de compras; como archivo propio de·
este subsistem a se crear,a archivo de 6rdenes de pago. '
Modulo 1: R'f!ceJci6n de'lajact ura del proveedo r
En el sector Cuen~ a Pagar se I'dalizan'i el control de las can­
tidades y tipo' de prod~cto con la informaci6n de Recepci6n y los
valores y condicion es de pago con el archivo de ordenes de compra
(ambas informaciones, Forno vimos, disponib1es en el sistema). Ca­
bria laposihil idad :de clbntar con un programa que permitiese cargar
los datos de la factura$, efectuar los cotejosautorruiticarnente y de
Modulo 1: R'f!ceJci6n de'lajact ura del proveedo r
En el sector Cuen~ a Pagar se I'dalizan'i el control de las can­
tidades y tipo' de prod~cto con la informaci6n de Recepci6n y los
valores y condicion es de pago con el archivo de ordenes de compra
(ambas informaciones, Forno vimos, disponib1es en el sistema). Ca­
bria laposihil idad :de clbntar con un programa que permitiese cargar
los datos de la factura$, efectuar los cotejosautorruiticarnente y de
1a misma forma emitirlno ta de debito 0 credito ent.caso de corres­
ponder.
Modulo 2: Liquidac i6n del pago·
El sistema Ie iindi¢ani alemplea do de
Cuentas aPagar las fac­
turas a pagar agrupadaS por fecha de vencimiento; can 1a antelaci6n
necesaria a cada vendmien to,· accedera al sistemay dispondni e1
pago can 1a consiguierite infonnaci on a traves del sistema para
sorerfa yla emision del formulario de orden de pago con que acom­
panara 1a!documentaci~n respaldatoria.
,I .
Modulo 3.; Emis~6n del cheque
I
CuandQ Tesoreria recibe la Orden de Pago con Ia docrimenta­
ci6n respectiva, ingresara al computador, indicara el banco sobre el
eual. girar y ordenr.ua 1~ irnpresion. del cheque por el mismo compu­
tador. Una variante mas automatizada sena 1a transferencia' directa
del importe a pagar a l:a cuentade l proveedor. utilizando la red ban­
': ,••... : r" :". ,," "

caria electronica (en la actualidad, en nuestro pais se pueden reali­


zar por este medio pagos ala DGI y ala Aduana). .
M6dp.lo 4: Pago
I
. . •.
En el caso de pagarse con cheque, no se observan ·modificacio­
neS respecto del sistema manual. Si el pago se efectuo par transfe­
renCia, s610 resta'espe rar el recibo como constanci a del paga.
Modulo 5: Registraci6n
Modulo 5: Registraci6n
En o,portunidad del ingreso de la' faetura al subSisterna
cuentas a ,pagar, esta. informaci on se mantendt a en un archivo tran­
sitorio hasta .el momento de emitir el subdiario respectHIO, acredi­
tando las cuentas de los Proveedores, y luego se emitir~ el asiento
resumen Ipensual que descargar a las 'Cuentas a Pagar ;contra Pro­
veedores. .

Asi~ismo, el sistema guardani la informacio1l1 de ~os cheques


.

emitidos y, a partir de ella, .emitinl el subdiario de bancosi y el asien­


to resumen mensual con debito a hi cuenta ProveedoreS y erectito
a
Bancos. Adicional mente, Contadur iapodria disponer de lun progra­
rna que con los datos de las operaciones .de bancos (cheques y de­
positos) efectuase automatic amente la conciliaci6n dell extracto de
cuenta rernitido por el banco.
Nota sobre el pago de sueldos yjomales : ,
. Aquf contaremos can un archivo maestro de persQ'pal, de no­
v:edades ep materia de cargas de familia y tambien archi~os que res­
pondan a Jas necesidades del registro exigi do por la Ley 20744 y de
la liquidaci6 n mensual de retenciones y aportes, ,'
EI control de asistencia, de hacerse por tarjetasllllagneticas,
permitiri~ captar y almacena r los datos sobre asistencia
*1 personal
para 1a posterior liquidad6n de haberes que realizani tel computa­
dar mediante un programa que tomeJa informaci6n de! q,sistencia
y
'las novedades, y realice los ciilculos del bruto a pa,gar"asi como
de
'las retenciones y aportes respectivos.·
computad or tambien permitira imprimir los recibos suel­
dos y Ia liquidacio n respectiv a,asi como, ellibro de ley \y las decla­
~aciones de retencion es y aportes (estas t11tirnas 5e remitf:n
ala
l}1ediante! disquete). . . I

,
.J
182 FUNDAC/ON UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERIVANDARIAS'
w'

Subsistema de Produccion
Modulo 1: Planeamiento y programacion de la

produccion '

Aqullos prineipales arehivos para cUTIsuitar-son-1fJs,demate­


rias primas y materiales que se l1tilizaran en 1a producci6n y el pro­
grama deproducci6n; a partir de:.este ultimo se pueden obtener
tomaticamente las 6rdenes de produccion, a 1a que aceederan
sectoTes de,Fabricacion, Control deCalidad yCostos. .."

Modulo 2: Fabricaci6n .
con los requ;timientos de la o~den de produi::ci6n,
el sector solicitara aAlmacenes los materiales necesarios; este pedi­
podrfa transmitirse a travesde1 computador y ser atendido por
Almacenes previaconsulta deIarchivo de stock. Posteriormente,
los materiales eonsumidos senin ineorporados a 1a orden de produc­
ci6n al igual que lamancide obra utilizada.
Modulo 3:, Seguirhiento '

responsable de Fabricadon disponcira en el sistema de to­

dos los datos de 1a producci6n en curso; cornpletada

corporara las unidades 0 cantidades producidas y procederaa emitir

parte de produeci6n. . . ' .

Modulo 4. Control
productos tewrinados, y verifieada la calidad, el
sector accedeni al sistema (can el debido resguardo) para dar su
confonnidad 0 no al parte de produccion. .
Modulo 5. Entrega de productos terminados a Almacenes\.
. Cuando Almacenes recibe el parte de produccion con e1 con- i.'.
forme de caUdad y los productos, luego del control fisico, les dara .
ingreso en el archivode productos terminados.
Por suparte; Costos procedera con la informacion disponible en
el sistema a valorizar la producciony a registrarla contablemente.

3.4. Subsistema de Ventas \.


principales archivos a los que accederan los sectores que
en este subsistema y, en algunos casos, tmnbien los sec-

,..: .
."."
LA INFORMA '1821

tores relacionados con el circuito de Cobranzas, son: maestro de


clientes, cuenta corriente, stock de productos
precios, vendedores, pendientes, etc.

el
de donde obtendremos sus
datos identificatorios, y a los que solo habra que agregar la
cantidad y especificacion del producto solicitado. Si se Jrata de un
cliente nuevo, se ingresanin todos los datos necesarios a nuestro ar­
chivo maestro (Nombrel domieilio, situaci6n ante el IVA, N° de
CDIT, etc.) y tambien la iinformaci6n necesaria para e1 otorgarnien­
to·de e r e d i t o . !
'A partir de ese morrlento el programa automaticamente:

zara.el pedido (li~ta de. preci?s), ve~~cara si hay nroducto en

'tencla (stock) y Sl el chente tlenecredlto para


eI pedido es rechazado, sistema indica la causa para que el ven­
dedor informe al caSo de que se haya excedido en el ere­
dito 0 de que aun no 10 acordado, el vended or puede pasar e1
pedido en consulta al ' .,

Modulo 2: Aprobdcion del.credito


Como vimas, en este paso, la intervenci6n del sector Creditos
espor excepci6n en los s~guientes casos. ..
- Cuando se trata de uncliente nuevo: recibira por separado los
antecedentes requeridos y~ luego de analizarlos, aprobara 0 no la
tura de una cuenta coniente con ellfmite de erectito otorgado.
- Cuando se truta Ide un cliente ex.istente que ha !ill
lfmite de eredito; en este! easo, luego de analizar la
bani 0 rechazara el
En ambas situacionbs eI empleado interacma con el al
aDarecer en Dantalla la solicitud ingresada por e1 vendedor y, segun
de creditoconcedido, autorizani 0 recha­
zara. Luego en la pantalIa vendedor apareceni la decision toma­
da por Creditos para dar curso al pedido 0 informar al cliente.
Modulo 3: Prepanpcion del pedido
En el easo en que el pedido ha sido aprobado (habla

y eI cliente tenIa creditb) automaticamente el sistema

Remitos en e1 sector Alpacenes (sin necesidad de

. , .

P',

j
184 FUNDACfON UN/VERS/DAD A D/STANC/A 'HERNANDARIAS~

/
",' "

LA INFORMATICA Y LOS S/STEMAS ADMIN/STAAT/VOS 185

A/Dduia 3: Rendicion de la cobranza


Efectuado el control de los valores cobrados con el detalle del
Listado de Cobranzas, Tesorerfa ingresanl al sistema los datos que
Ie pennitiran emitir automaticamente los Recibos oficiaJes (en este
caso los cobradores solo han entregado ~m reci.bo, p~ovis.prio~, Con
esta captura de datos reemplaza la plamlla .de IcaJa y pas'a dlrecta­
, mente al siguiente paso. '
A-f6duio 4: Registracion y control
Con los datos capturados por Tesoreria, e] sistema!. elabora e!
diarioide cobranzas y actualiza 1a cuenta cornente de los c1ientes.
LA INFORMATICA Y LOS S/STEMAS ADMIN/STAAT/VOS 185

A/Dduia 3: Rendicion de la cobranza


Efectuado el control de los valores cobrados con el detalle del
Listado de Cobranzas, Tesorerfa ingresanl al sistema los datos que
Ie pennitiran emitir automaticamente los Recibos oficiaJes (en este
caso los cobradores solo han entregado ~m reci.bo, p~ovis.prio~, Con
esta captura de datos reemplaza la plamlla .de IcaJa y pas'a dlrecta­
, mente al siguiente paso. '
A-f6duio 4: Registracion y control
Con los datos capturados por Tesoreria, e] sistema!. elabora e!
diarioide cobranzas y actualiza 1a cuenta cornente de los c1ientes.
Posteriormente, Contaduria a1 introducir al sistema los datos
de los, depositos, podnl actualizar!os saldos de las c,llentas de ban­
CQS, ~sf como la proyecci6n financie,a. Tambienpodni generar la
infonnaci6n gerencial sobre cobranzas y disponibilidades,
Como recomendaci6n final diremos que se deqe cuidar espe­
cialmente que el acceso a las opcionespara generar Listados de Co­
branzp.s, Recibos y partes de caja, solo este disponitlJle para el per­
sonal iautorizado de los sectoresde Cobranzas y de Tesoreria res­
pectiv amente.
'1

4. Leduras
A continuacion transcribiremos fragmentos de tres articulos
aparecidos en el diana La Nadon en 10 que va de 1995 y que mues­
tran distintos aspectos del avance de la tecnologia informatica y de
su impacto sabre la organizaciondel trabajo. .
. ,Los dos primeros corresponden a notas de !The Wall Street
Journal Americas y el tercero, mas reciente,a Horacia C. Reggini.
• . ' I

Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso­
na~ podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa­
Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso­
na~ podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa­
dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a /a calle. La
informatica puede, ser la otra via que evite los embatellamientos. Se
abriran as! nuevas "autopistas" de fibra 6ptica, de coaxll.
,
de ondas de
'
186 FUNDACfON UN1VERS/DAD A DISTANCIA 'HERNANDARlAS·
radio 0 vl,a satelite q!.l8, a diferencia de las"Oe noalteran la
\i son mucho mas rapidas.
i;)osi~):emente en las ciudades del futuro habra mas
que carreteras. f\lo s610 serviran para

81
vado costo de! transporte. En 6ste nuevas propuest8s
Ie; crisis deberan ser mas ias avenldas y correr par los C2t­
rriles de Ie capacidad tecrlologfa e imaginacion,

cOlas, sin hm:arios, sin problemas


/..HabrallegadQ definitivamente la hora de fa computadora?
Temerosos del quedarse atras, muchos bancos de los Estadas
Unidos avanzan a t$do vapor hacia la realizaci6n de transacciones
bancarias desde casa.
EI problema es que la mayar(a de los clientes no los sigue.
Los bancos s<;Iben que en los Estados Unidos el ana pasadQ se
vendieron mas com~utadoras personales que teievisores de color y
que el software de firianzas personales prolifera par todas partes. Ade­
mas, el intento de Microsoft Corp. de comprar a Intuit Inc., fabricante
de los programas de ifinanzas personales mas populares, mU8stra que
las compan fas de otrps sectores padrian robarse el mercado de banca
desde casa 5i los bancos no S8 mueven con rapidez.
"La revoluci6ridel conocimiento y de la informaci6n destruiran 0
modificaran radicalmemte las instituciones financierasque han existido
durante los ultimos 100 anos", dice William Randle, jefe de marketing y
planificaci6n estrategica de Huntington Bancshares Inc.fun banco de
Columbus, Ohio. "Creoque los ban~os se estan dandocuenta que
este esunsector,ftJe~e yque necesitan participar". ' .
Las tial1sacci6nes bancatias desde casa se realizan hoy por te­
lefonoomediarits';i.Jqa computadora..personaL Los corisumidores pue-'
den usar el telEHopp !la,ra,verificai"$aI90S, solicitar tarj!3tas de credito 0
prestamosy,e.n:algljnos. casos; . Ii;1¢I(jsopagar factu ra.s;. Muchosban­
cos ofrecenserViciOefielei6nicoslas24
~
" ..' . .•. ,
horas.. ' · " / > i .
·1 '.. . • . . • ..
'. .
':." ...... . . •• '" '- • . . ' .'

Atraves de 'unaPC,los cons.4midores pueden\lerlficar suesta­


do de cuenta,hace.rl~(af1sferencias:ypa:garfacturas e,lectronicamente.
Los bancqsdiceflqU.(,3pt,leden,·mar;r~jarlospagos electr6nk:os a cual-.
quiera que tegg~ un41cu€lnta b~nc;atiai.qesdeun gnjpo Cfvico hasta la
companla de te.'~!~~t~<;-~.:::'.'L;2~'·::: ',. ..... .
. . .,\', .. ;Atrapado$.enla red
. ,:" :;':,', :., ,,':" "~,,' ,: "+ ':~',:. ", -," ,",'. -",

EntodQs los ¢fr6ulos se

red de telecorriuriib~ci-'

la creaCion_del\i:redlif .

.' ,/l·':;'·j:>h~~·:;;'
"La revoluci6ridel conocimiento y de la informaci6n destruiran 0
modificaran radicalmemte las instituciones financierasque han existido
durante los ultimos 100 anos", dice William Randle, jefe de marketing y
planificaci6n estrategica de Huntington Bancshares Inc.fun banco de
Columbus, Ohio. "Creoque los ban~os se estan dandocuenta que
este esunsector,ftJe~e yque necesitan participar". ' .
Las tial1sacci6nes bancatias desde casa se realizan hoy por te­
lefonoomediarits';i.Jqa computadora..personaL Los corisumidores pue-'
den usar el telEHopp !la,ra,verificai"$aI90S, solicitar tarj!3tas de credito 0
prestamosy,e.n:algljnos. casos; . Ii;1¢I(jsopagar factu ra.s;. Muchosban­
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Atraves de 'unaPC,los cons.4midores pueden\lerlficar suesta­


do de cuenta,hace.rl~(af1sferencias:ypa:garfacturas e,lectronicamente.
Los bancqsdiceflqU.(,3pt,leden,·mar;r~jarlospagos electr6nk:os a cual-.
quiera que tegg~ un41cu€lnta b~nc;atiai.qesdeun gnjpo Cfvico hasta la
companla de te.'~!~~t~<;-~.:::'.'L;2~'·::: ',. ..... .
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EntodQs los ¢fr6ulos se

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la creaCion_del\i:redlif .

.' ,/l·':;'·j:>h~~·:;;'

:::,

- - - ' -LA-/NFORMA
­ riCA i' LOS SISTEMAS ADMIN/STAAT/VaS 187
vincularfa a todas las personas del plane!a. La palabra internet pwvie­
ne de "networl( interconnection" (interconexi6n de. redes) y se acuf'!o ell
los Estados Uni-:::DS neDra", cuando comenzaron a comunicarse
entre 51 los distin~os de existenles en las universidades y
(.(>::,:<;)S de
E : ' ; ' i e : : \",,(;,"3 c'C h :""itli8nte a miles' de rades que
cigrJPan 0 lh,uan:!E'm los parses del mundo. Cada
u8~oario tier;;;; uri? cl t ecci6n eiecrronica perfectamente definida, y el sis­
tSi;~la se (leupp de encaminar IOf; mensajes a traves de diversos cen­
tro::.: que 10 \far transfiffsndo de red efl red hasta ilegar a su destino fi­
nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desde hace va­
rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad
cientffica internacional. ora tras dla se incarporan nuevos servicjos y
posibilidades, as! como nuevas clases de usuarios -comerciales, gu­
bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue­
vas caracterlsticas y modalidades. Gracias a los avances tecnol6gicos,
en un tiempo no muy Isjano, en esta red electr6nica podrfan converger
E : ' ; ' i e : : \",,(;,"3 c'C h :""itli8nte a miles' de rades que
cigrJPan 0 lh,uan:!E'm los parses del mundo. Cada
u8~oario tier;;;; uri? cl t ecci6n eiecrronica perfectamente definida, y el sis­
tSi;~la se (leupp de encaminar IOf; mensajes a traves de diversos cen­
tro::.: que 10 \far transfiffsndo de red efl red hasta ilegar a su destino fi­
nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desde hace va­
rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad
cientffica internacional. ora tras dla se incarporan nuevos servicjos y
posibilidades, as! como nuevas clases de usuarios -comerciales, gu­
bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue­
vas caracterlsticas y modalidades. Gracias a los avances tecnol6gicos,
en un tiempo no muy Isjano, en esta red electr6nica podrfan converger
todos los medias de comunicaci6n actuales (libras, diarios, revistas, ra.
dio, television, teler-ona). Esta conjunci6n de formas de expresi6n or­
questadas par computadoras producirfa un supermedio de riqueza inu­
sitada.
La super red informatica en formaci6n nos promele un sistema
en el cual todos podremos participar y crear en ambientes donde esta­
remos comunicados con cualquier persona 0 instituci6n de! mundo.
Promete nuevas formas de trabajo, de producci6n, de aprendizaje, de
diversion. Pera para que estas promesas se hagan realidad siguiendo
una orientaci6n deseable sera necesario algo mas que posibilidades
tecnicas.

5. Para su autoevaluacion
1. Le6mo ha evolucionadoeluso la tecnolog1a infonmitica
en la tarea administrativa. . «••

2. De las tecnologias destructivas que mencionan Hammer y


Champy, l,curu considera usted'que tendni mas imp acto sobre
sistemas administrativos?De Stlsrazones.
3. l,Cual es, en su opini6n:~lQtden de importancia de mo­
dificaciones en los sistemas aciministrativos como consecuencia
informatizaci6n? Tome c-omO'~6ferencia 10 dicho en el punto 2

.' est a Unidad y justifique·suprqpil~~ta.

Con referenda ala ITkititficacion en la distribuci6n y


de tare as , proponga tres ejemplqs distintos del mencionado en el
<texto. ',7'>/
/~:·'<:.~:~~:t
sistemas administrativos?De Stlsrazones.
3. l,Cual es, en su opini6n:~lQtden de importancia de mo­
dificaciones en los sistemas aciministrativos como consecuencia
informatizaci6n? Tome c-omO'~6ferencia 10 dicho en el punto 2

.' est a Unidad y justifique·suprqpil~~ta.

Con referenda ala ITkititficacion en la distribuci6n y


de tare as , proponga tres ejemplqs distintos del mencionado en el
<texto. ',7'>/
/~:·'<:.~:~~:t

188 FUNDACJON UN/VcRS/DAD A O:STANCfA "HE:HNANWUiIPiO

5. Compare Jas res,puestas que oportunamente elaboropara la


pregunta 9 de laUnidad 5, y para la pregunt2r3 de Unidad 6, can
las modificacionesa los subsisternas respectivosque sepresentan
en est a Unidad."Senale ras principales diferencias.
6. iCambia la reI~ci6n entre los subsistemas de Ventas y de
Cobranza a partir de Ill. informatizaci6n? Fundamente su respuesta.
, 7. iEn cuatde los~inco subsistemas las modifiCaciones por la
! introducci6n delcomputador son mas significativas?Fundamente
su opinion. ..". I ",
8.iQue'elemento tecnologico.coIDun encuentra en innova­
ciones a que s"~refiereIi los, tres articulos periodfsticos que ha Ieido
en el pun~o 4? Explique: brevemente. .'
9. iQue posibilidades y que dificultadesve en la aplicaci6n de
las "innovaciones tecnol6gicas que se han comentado en la Unidad.
a su realidad local? i " . . ,
10. Reflexione a partirde loqueha"lefdo en esta Unidad; so­
bred futuro 'deltrabajp humano'- Sintetice su respuesta en tres as­
pectos que considere mas relevantes. "
::. ,..

~~!\\t-""~~

~pendice 1
lIiI?I'R '. f"R"""'N"""Pi"?l""l"~

:Procedimierttos Administratirvos
I
i
. I · >

N,onna IRAM 3t501 (octub~~ !984),,1 ~


Snnbolos para l$representa~lOngrafica
!
O. Normas por cons~ltar
I · '
0.1. Para la aplicaCi6~ de. esta nonnano es necesaria la con­
sulta de ninguna otra. I

1.0bjeto" ! "
1,1. Establecer los' sftbbolos por utilizar en la irepresentaci6n
, grafiea de procedimientos ~dmii1istrativos.
2. Condiciones genrrales .
>

I '
Corresponde a la revision de If edici6n de noviembl-e de 1973.

1
!

190 FUNDACION UNiVERS!DAD A DISTANC'rA "HERNANOARIA


S"

r.!=~!1 SIlVlBOLO \ DENOJ\iU-\ SIGNIFICADO Y


Ii ~ACION I CONTENIDO

i
l
Contiene Ja denominaci6n abreviada y
la cantidad de ejemp lares; esto tlUllbien
puede representarse mediante la
\1 ][Jiocllmento superposici6n de figuras. Se utiliza
cuando se representa un documento y
se deben numerar los ejemplares,
I

Represenm toda acci6n de elaboraci6n,

" modificaci6n 0 incorporaci6n de

I2 Operacio n informacion 0 decision,

r.!=~!1 SIlVlBOLO \ DENOJ\iU-\ SIGNIFICADO Y


Ii ~ACION I CONTENIDO

i
l
Contiene Ja denominaci6n abreviada y
la cantidad de ejemp lares; esto tlUllbien
puede representarse mediante la
\1 ][Jiocllmento superposici6n de figuras. Se utiliza
cuando se representa un documento y
se deben numerar los ejemplares,
I

Represenm toda acci6n de elaboraci6n,

" modificaci6n 0 incorporaci6n de

I2 Operacio n informacion 0 decision,

\t
I

Representa teda accion de verificaci6n.


i

3 Control

Representa. toda detencj6n transitoria


del proceso en espera d~ un

0
!
4 Demon!. acontecirniento determinado.

Represenra el almacenlUlliento
sistematico en forma temporaria de
5
V Archivo
transitori o
elementos portadores de,informacion.

Representa elalmacenlUlliento
--
sistematico en forma permanente de
Archivo elementos portadores de informacion:
6 defwitivo

I Representa la eliminaci6n de la
I ID""
! informacion, se destrilya 0 no el
I
7 I
-, I
X D""",,,1 6. I ,,~."' p'""",, do" mi,ma

APENDICE 1. PROCED!MIENTOS ADMINISTRATIVOS '!9~r

N° SKMBOLO i DENOMI­ SIGNIDCADO Y


NACION cOl\! .0. .R!,NiU(}
. Se uti liza pam indicar que en el
procedimiento pueden originarse
8 I
Alternativru distintos cursos de accion.

Representa el conjunto de acciones que


:1 se desconocen 0 que, definidas, no
9 Proceso no interesa representar.
I
! represent ado

I
I Representa el desplazamiento ffsico del
elemento portador de informacion. I
10 ,I Trnslado
',1
,
I
Representa eI desplazamiento de la .~
I'
informaci6n, sin desplazamiemo ffsico I;
11 ~ ~ - ~ - - . Traslado de de los elementos que intervienen en el
informaci on proceso.

Represt:llta el nexo entre

V
procedimientos, procesos y entre
12 Conectol" paginas en un mismo procedimiento. ~
APENDICE 1. PROCED!MIENTOS ADMINISTRATIVOS '!9~r

N° SKMBOLO i DENOMI­ SIGNIDCADO Y


NACION cOl\! .0. .R!,NiU(}
. Se uti liza pam indicar que en el
procedimiento pueden originarse
8 I
Alternativru distintos cursos de accion.

Representa el conjunto de acciones que


:1 se desconocen 0 que, definidas, no
9 Proceso no interesa representar.
I
! represent ado

I
I Representa el desplazamiento ffsico del
elemento portador de informacion. I
10 ,I Trnslado
',1
,
I
Representa eI desplazamiento de la .~
I'
informaci6n, sin desplazamiemo ffsico I;
11 ~ ~ - ~ - - . Traslado de de los elementos que intervienen en el
informaci on proceso.

Represt:llta el nexo entre

V
procedimientos, procesos y entre
12 Conectol" paginas en un mismo procedimiento. ~

Indica el cruce de dos comunicaciones


independientes entre sf.
13 ---f L.­ Puente ~
i;

1 "
f
~
. ;..... , -::1 ' .
.....

Norma IRAM 34502 (setiembre 1985),1


.Ttknicas para lalrepresentacion gr-atica
. .I
O. Normas por consultar
,
mAM ! TEMA i
j
4502 tfneilS ,
I
4503 letras I
I
34501 Simbolps para In representacion gnifica
34503 l:.inearn'entos generales para el diseiio del j

tonnulClrio para in representacion gnUica


. ,

1. Objeto :
1.1. Establecer las, tecniicas a u(ilizar en la representacion gr:Hi­
ca de procedirnientos adrnif\lstrativos.
,
2. Condiciones generales
. 2.1. Direccion d~l disieno, La representaci6n gnffica del pro­
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando ~1 desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. S~ podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la econo~fa de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
. 2.1. Direccion d~l disieno, La representaci6n gnffica del pro­
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando ~1 desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. S~ podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la econo~fa de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
que reptesentancada una, u~a unidad crsector.
. 2:3. Linea de'tl'asladb 0 de toma de informaci6n. Se indica­
ni el sentido con una flech~, que no seni necesaria para llneas d;es­
cendentes y horizontales COin sentido de izquierda a derecha.
2.4. Cruce de lfneasJ La representacion gd.fica delprocedi­
miento se realizara. evita.ndp trilo posible que las Hneas de secuen­
cias vertic ales y horizontales se crucen. Cuando sea imprescindible
un cruce de lineas, se utilizaran puentes de media circunferencia.
Los puente~d.~,beran trazarse de forma que Ia concavidad tenga el
mismo sentidO'de la linea a: la que corta. .

l. Corresponde a la revisi6n de \0. edici6n de mayo de 1974.

APENOICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. 193

2.5, Uniones de lfneas de secuencia. Se efectuanin formanda


un lingulo retto.
2.6. Entrada y salida de lineas
2,6.1. La entrada de lfneas a los sfmbolos podra efectuarse par
la parte superior 0 lateral y su salida por la parte interior o lateral,
con excepcion del sfmbolo de altemativa, en el que la lineaentrani
unicamente por el vertice superior. .
2.6.2. Los sfmbolos se c1asificaran en funcion de la entraday
salida de lfneas de acuerdo con los apartados siguientes:
a) Simbolo inidal. Aquel del cual parten una 0 mas! lineas,
pero ninguna }lega a 61. .
b) Simbolo medio. Aquel al cual Uegan y del que parten 1£­
neas.
. c) Simbolo final.. Aquel a1cual llegan una 0 mas Hneas de en­
trada pero deI,que no hay salida.
2.63. De acuerdo con los apartados indicados en 2.6.2, los
sfmbolos establecidos en la norma lRAM 34 501 podrani ser em­
pleados en la fonna que se indica en el titulo siguiente:

lP<
lP<

194 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS"

Titulo
r-
_.

Sfmbolo (ver norma lRAM 34501) Inicial Medio Final


lOperacion
- X X X
12 Control X X
3 Dernoro X
f-!<
4 Archivo transitorio X X X
.
-
5 Archivo definitivo

X X X
6 Destrucd6n \\ X
I 7 Alternativa X
II
~ 8 Formulario y otro soporte de informacion X
!9 ProcC!so no representado X X X
I< I0 Traslado - «-­

X
II Toma de informacion <1' X<
I
I

<12 Conector X I X
\
,
2.7. Diseiio de ejemplares superpuestos. Se dibujaran super­
puestas y desplazadas tantas figuras como ejemplares intervengan
en la aedan. La superposicion se realizara preferentemente hacia
abajo y h~cia J~ dereeha; admitiendos~~~e?mo .exc~pci6n, el usa ,de
las tres dlreCClOnes restantes, cuando !lSl. 10 JUstrflqueuna meJor
representaci6n grafica.

OJ Ll D L------J'1

2;8. Identificacion de varios ejemplares de un mismo for­ <


2;8. Identificacion de varios ejemplares de un mismo for­
<

l11\flario..$e.jdeptificara cada uno de los ejemplares, mediante un


numero, una letra;·tin color u otro simbolo.

-'
.- ....... ~~.'"

APENOICE 1. PAOCED/{\;IfENTOS A OMINfSTRA T/VOS 195

2.9: Representacioh de la emision del farmulario


2.9.1. Formulario kmico. Se representara can el· simbolo de
operaci6n, consignandose a continuaci6n la designacion delformu­
• 1

lana. '

'I

2.9.2. Emision de P()s 0


omas
f{Jrlnularios con recalco siron!­
taneo. Cuanda dos a mas formularios se emitan simultaneamente

se indicara la cantidad ~e ejemplares de cada uno de eUos.

I,
Nota: El dibujo fepresenta un conjunto de 4 ejemplares y 2
fonnularios (de 2 ejemplares cada uno de ellos).
2.1 O. Representa:cion sobre 130 distribucion de ejemplares.
Se dibujaran las Hneas ide salida partiendo de eada uno de los ejem­
plares a de cada grupo de elios.

r::l:
\ 'I'; ,'J:',,:<: .'
.I f
_, :",~;:~ l .... :} .:-'

I .

·196 FUNDAclON UNIVEfrSfDADA DlSTANCIJ! "HEANANDARIAS" .


2.11. R~presentaci6llll la opera cion sobre un ejemplmr de
UIIl formulario. Se reprefel1tara Gonsignando el sfmbolo correspon­
diente sabre la Hneade secuencia del ejemplar afectado, uniendose
luego las lfne:as. . I

. 2.12;R~presentaci~n del fraccionamiento de un ejemplar.


Se indicara can lfneas de secuencias divergentes, que parten del
sfmbol0 de. operaci6n, ~dpresentandose a continuaci6n de estas los
documentos correspondlJntes.
I
. 2.13. Repre~~tacirn de la operaci6n y.contj0l. euando ~e
reahce una operaclOn y un control en forma: slmultanea, se podran
representar en 1a forma slguiente:

2.14. Indication de las descripdones en fonnulanos que no


~.(, tienen columna de descripcion:
I

" :','/

APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 197

2.14.1. Simbolos de operacion,


proceso no representado•.Se indicara junto al SlmDOJO, en
sintetica, el tipo de operaci6n, .control, demora, coneotor,·o proceso
no representado"segtin se trate. '., .

2.14.2. Sfmbolo· de archivo transitorio y archlvo definiti­


VO. Se indicara junto al sfmbol0, en fonna sintetica,lsu forma de
ordenamiento. . . '.
2. t4.3. 8imbolode destruction. No es indispensable especifi­
car descripci6n. .

, 2.14.4. Simbolo de alternativa. El tipo de a1teqli~tiva se indi­

cara cercano a1 borde superior izquierdo del.simbolo, ,y junto a cada

una de las llneas. de salida, la altemativa de que se trate. Las lineas

de salida se indicaran: .. .' ' ,


APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 197

2.14.1. Simbolos de operacion,


proceso no representado•.Se indicara junto al SlmDOJO, en
sintetica, el tipo de operaci6n, .control, demora, coneotor,·o proceso
no representado"segtin se trate. '., .

2.14.2. Sfmbolo· de archivo transitorio y archlvo definiti­


VO. Se indicara junto al sfmbol0, en fonna sintetica,lsu forma de
ordenamiento. . . '.
2. t4.3. 8imbolode destruction. No es indispensable especifi­
car descripci6n. .

, 2.14.4. Simbolo de alternativa. El tipo de a1teqli~tiva se indi­

cara cercano a1 borde superior izquierdo del.simbolo, ,y junto a cada

una de las llneas. de salida, la altemativa de que se trate. Las lineas

de salida se indicaran: .. .' ' ,


a) ,hasia tres opciones, mediante el trazado de tant~ lineas como
salidas haya, desde cadauoo delos vertices haci,a los ot:f9~sfmbolos.

I'

b)imas de tres opciones, mediante el'trazado de~na sola


desde el simbolo, la cualse reunifica en forma horizontal 0 vertical.
con el mlmero de lfneas necesarias .

.$2,
A D C 0 £
A

_ _I)
198 FUNDAG/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA'II"HERNANDARIAS.

2.14.5. SimboJo deformulario U otro soporte de informa­


cion. Se indicaniladenominaci6n del formulario u otro soporte de
informacion JUN0 aI simholo,en forma sintetica 0 codificada.
Ej~mplo: factura, nota de cn!dito, etc. La denominaci6n del
tipo de 61emento pCirtadorde infonnacion se indicant dentro del
siinbolo.,Ejemplo:''Cinta magnetica, taljeta perrorada, etc. Cuando
. se trate un fonnullirid no esne~sario identifiCar el tipo. .

Oaud""",
Moroa"" 8 Clnta.
perlorada

2.15. Indkacion de Jadescrjpcion en formularios con co­


.. lumna de descripcion. Se indicant dentro de los mlmeros cardi­
nales, describiendose el tipo de operaci6n, control, etc., en las co­
lumnas correspondientes. No es indispensable en el simbolo de des­
. trucdon.·
2.16. Identificacion del simbolo conector. Siempre se identi­
ficars. el conectorcon un c6digo.
2.17. Caracteristicas c:Je laslirieas. E1 grosor delos trazos a
utilizar enla diagramaci6n, seran de 0,5 mm. para los sfmbolos y
de 0,8 mm. para lostraslados.
2.18. Distancia de los simbolos entre sl: y de los sfmbolos y
los traslados. Seestablece comodistallcia mfnima5 rom., salvo en
el caso de los simpolos deejemplares superpuestos.
"0',:"'::;7.,_ ::o.,'I:':;":'~";' """,,,,,, .. '," '",
··~fw.,.!.,:i_;,:!:\';;

1. '. :';yoS'. .; i: ",,_. '. , ;'J , ......;;,:•• .;•. ,...". . . . . . . ,.

;
.',·'f;."
i··:',

APEND/GEt. PRobEDIMIENT;S ADMINISTRATIVOS 199


.'. ..! "
"-'''Norma'IRAM ~4503(mayo'de 1914).1
Lineamientos g~nerales para eldiseiiode
formularios para la representaciongrafica
I,

f). Marmas por con~ultar


_-u~,

IRAM· TEMA
3001 Formktos de la serie A
34502 Tecnlcas para iii'representaci6ng!1ifica

1. Objeto
i
1.1, Establecer los l~neamientos generales para el diseiio de
formularios para represerHaci6n gnlfica de procedimientos admi­
nistrativos. '

2. Condiciones generales
2.1. Formato de forhmlarios. Los format as podran ser los si­
guientes: (!RAM 3001)
IRAM A4 de 210 mm x 297 mm

IRAM A3 de 297 x 420 nun


mm
IRAM A3 de 297 x 420 nun
mm
IRAM 3 A4 de 297 :rpm x 630 min

IRAM 4 A4 de 297 mm x 840nun .

Las hojas podran utilizarse en forma vertical 0 apaisada, preti­


riendoseen el fOTI1ll;ltQ lRLAM A4 la colocacion vertical y en el for­
mata IRAM A3 la coloca~i6n apaisada. .
2,2. Margenes. Se ~eservara un' margen de sujecion, no me­
nor de 25 mm y margene~ lateraIes apropiados a las necesidades y
presentacion. i .

2.3.PJegado de fonbularios. Setendran presentes los requisi­


tos siguientes: i
a) que quede libre elimargen de sujecion;
que. en el fonnuaariO':Plegado quede .visible el encabeza­
miento quesirve para acc~der al forrnulario; .
.... ce)que.el fonnato de~ fonnulario plegadosea.el A4.

f .. mcluye IIlOdificaciOil de de 1978 YFe de errata de setiembre de 1980.

200 FUNDACION, UN/VERS/DAD AD/STANG!). ·HERNANDARIAS·


I ," ~ .
2.4. CO~PQnen,tes ~el formulario
2.4.1. Encabez~miepto. Se'colocanl en el angulosuperior iz­
quierdo 0 en,'el mruigen ~zquierd'o,y podni contenerlos datos si­
guientes: denomina0i6n de laentidad, denominaci6n delprocedi­
mien to, caracterfsticas del relevado, propuesto 0 aprobado, identifi­
caci6n y fecha corresponqiente a lacaracteristica deltrabajo,
2.4.2. Acdones. Lal inclusion deesta columna sera optativa,
quedando a criterio de quien disefie 0 use el fonnulario. .
~.4.3, Datos co;mpl~mentaJ:'ios .. Seraconveniente resery~ un
espaclO 'para los datqscomplementapos. Preferentementese utihza­
nm los angu]os libres.: .' .
2.5. Diseiio del forijC1ulario; El. diseiio del formulario.' seajus­
tara a los indicados ~n la figura L ' ,
Encabezamiento UnldadflS funclonales
-....
-I
, /'
,

~-........
I

'-­ "",,-­
Encabezamiento UnldadflS funclonales
-....
-I
, /'
,

~-........
I

'-­ "",,-­
-r­
r--l
1

Encabeza funclonales

I
,
\.
. I
.
\
I .--,
p-- .
;;o~

'.- .... , :•... ".. ...


, .. :. ~
.;' . I
I '

APENDIGE 1. PROGEDIMIENTOS ADMINISTRAT/VOS


-,'
~ I ru 201'

Norma !RAM 34551, (diciembre 1986),1


'Manual'de ProcedimientoslAdmimstrativos.
Contenido y presentadon I
O. NOm1.as por consultar

WMI
3001.
TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
Parte I A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
resentaci6n de fechas calendario
32101 am e! inteJ:'Cambio de informacion.
34501
34502
34503
34504
WMI3001.
TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
Parte I A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
resentaci6n de fechas calendario
32101 am e! inteJ:'Cambio de informacion.
34501
34502
34503
34504
34512
200 FUNDACION, UN/VERS/DAD AD/STANG!). ·HERNANDARIAS· APENDIGE 1. PROGEDIMIENTOS ADMINISTRAT/VOS 201'
I ," ~ .
2.4. CO~PQnen,tes ~el formulario Norma !RAM 34551, (diciembre 1986),1
2.4.1. Encabez~miepto. Se'colocanl en el angulosuperior iz­
quierdo 0 en,'el mruigen ~zquierd'o,y podni contenerlos datos si­ ,1. Objeto y alcance 'Manual'de ProcedimientoslAdmimstrativos.
guientes: denomina0i6n de laentidad, denominaci6n delprocedi­ Contenido y presentadon I
mien to, caracterfsticas del relevado, propuesto 0 aprobado, identifi­
caci6n y fecha corresponqiente a lacaracteristica deltrabajo,
1.1. Establecer eLcontenido'YO.la presentaci6n
NOm1.as por consultar de un manual de
2.4.2. Acdones. Lal inclusion deesta columna sera optativa,procedimientos administrativos. . .
quedando a criterio de quien disefie 0 use el fonnulario. .
~.4.3, Datos co;mpl~mentaJ:'ios .. Seraconveniente resery~ un
WMI TEMA
1.2. Elcontenido establetido tiene3001.canicterenunciativo. Fommtos finales de papeJes de la Serie
espaclO 'para los datqscomplementapos. Preferentementese utihza­ Parte I A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
nm los angu]os libres.: .' . 32101 resentaci6n de fechas calendario
am e! inteJ:'Cambio de informacion.
tara a los indicados ~n la figura L ' ,
2. Contenido del manual
2.5. Diseiio del forijC1ulario; El. diseiio del formulario.' seajus­
34501
34502
Encabezamiento UnldadflS funclonales
-....
-I 2.1., Contenido. Contendra' la emmciaci6n
/' 34503 de la codificaci6n,
la depominaci6n y la cantid~d de paginas
,
34504
de cadanbrma de proce~ 34512
dimiento 0 parte del manual,
I

,1. Objeto y alcance


~-........
2.2. Objetivos. Contendra la1.1.explicaci6n delalo~ prop6sitos
I

r--l
'-­
-r­
"",,-­
Establecer eLcontenido'Y presentaci6n de
de un manual de
la aplicaci6n del manual y. cuando
1 procedimientos administrativos. .
1.2. fuese
Elcontenidonecesario,i
.
de los motivos
establetido tiene canicterenunciativo.
que Ie dieron origen.
I

2. Contenido del manual .


,

Encabeza
2.3. Responsabilldad. Contendn'i
la depominaci6n yla la indicaci6n
2.1. Contenido. Contendra'
funclonales de paginas de de
la emmciaci6n de la lacodificaci6n,
cadanbrma unidad
de cantid~d proce~

\. I
organic a responsable
, del cumplimiento.
dimiento parte del manual,
. 0
2.2. Objetivos. Contendra la explicaci6n de lo~ prop6sitos de
. I
.
\ 2.4. Mcanee de los procedimientos. Contendni indicaci6n
la aplicaci6n del manual y. cuando fuese necesario,i de los motivos
que Ie dieron origen. la .

p--
de los entes en los cuales se aplicanin
I
.
.--,
los procedimientos
2.3. Responsabilldad.
organic a responsable del cumplimiento. .
cir~
Contendn'i la indicaci6nyde la unidad
;;o~ cunstancias en que deben emplearse 0, por
2.4. Mcanee via
de los de excepci6n,
procedimientos. cuales
Contendni la indicaci6n

'.- .... , :•... ".. ...


, .. :. ~
I '

.;' . I
-,'
~ I ru
de los entes en los cuales se aplicanin los procedimientos y
son los lfmites en quecesa la aplicabilidad
cunstancias en que debendeemplearse
los procedimientos.

1. Corresponde a la revisi6n de la edici6n de diciembre de 1979.


por via de excepci6n, cuales
son los lfmites en quecesa la aplicabilidad de los procedimientos.
0,

1. Corresponde a la revisi6n de la edici6n de diciembre de 1979.


cir~

111'"' 111'"'
CIA "HERNANDARlAS" 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T1VOS 203
202 FUNDACION UN/VERSIDAD A APENDICE
DISTANCIA "HERNANDARlAS"
concernientes a: 2.11.1. Fecha de ernision
tema utilizado.
2.5. Instruccionies. Contendnln las concernientes a: 2.11.1.1. Se indicani en cada pagina de las nonnas de procedi­
2.5. Instruccionies. Contendnln las concerni
2.5 .1. Codificacion. Explicara el sistema utilizado.
2.5.2. Adi.llalizadon. Indican'ila fonna de identificar las revi­
siones, modificaciones 0 actua1i+aciones, quienes. pueden generar­
.las YpOl' que,medios, y como introducir el nuevo material 0 destruir
, , el material invalidado.
.3. Criterio§ de cumplimiento. Enuncianl. expHcitamente
criterios que penni ten discernir el cumplimiento 0 incumpli­
miento de los fines para los que se estab1ecen los procedimientos
del manual.
2.6. Nonnas de procedimientos. Estaran integradas y orden a­
das en 1a fonna siguiente:
2.6.1. Cursogramas. Representaran graficamente los procedi­
rnientos administrativos (IRAM 34501; !RAM 34502 e IRAM
34503) comprendidos en 1a norma.
2.6.2. NOrInas de tramite. Describirahla secuencia de los pa­
sos en los procediruientos administrativos.
2.6.3. ForIDuiarios. Contendnin las instrucciones y
rencias para la utiLizaci6n de todos los documentos y comprobantes
circulan dentro de los distintos sectores de una organizaci6n,
sus disefios y especificaciones y mode10s de llenado.
, 2.6.4. Anexos. Podran contener las tablas, cuadros, gr§Jicos,
ejemplos de aplicaci6n nonnal de los procedimientos, anaIisis de
casas Ifmites para 1a aplicaci6n de los procedimientos, y demas ele­
mentos que se consideren necesarios. '
2.7. Glosario. Contendn'i 1a definicldn de los tenninos no tec­
nicos utilizados. " .
2.8 ..lndke tematlco, Contendni la enumeraci6n de los distin­
tos temas que comprende el manual,ordenados alfabeticamente.
Cuando los temas esten inc1ujdos en6troSrnahLiares,~nlconte-
referel1cias cruZadas. ,.
2.9. Refe:rencias cruzadas. Contendra 1a infortnaCi6n necesa­
ria para 1a ubicaci6n de lol'l temas que comprende el manual y que
se hallan d;.§,f)lTollados en otros manua1es 0 aparecen can otras de­
nominacio!1§~; , , .'. .'
", " '2.1 O,:;Wiificacion y ase.soramiento. ContenQra los datos de la
·~,l1~~aq~J.&~~J.c~.facultada para verificar el cumIl.li~e~to Yas~.~?rB!'
:,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos. .
", " '2.1 O,:;
·~,l1~~aq~J.&~~J.c~.facultada para verificar el cumIl.li~e~to Yas~.~?rB!'
:,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos. .
, ,.: ,,:2-~l.L Indicaci6nde'fecbas ' ' ", ",:"

APENDICE 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T1VOS 203

2.11.1. Fecha de ernision


2.11.1.1. Se indicani en cada pagina de las nonnas de procedi­
miento y de las partes del manual, a los efectos de poder identificar
las distintas ediciones 0 tmodificaciones de la nonna .
2.11.1 Expresanlla fecha en que se aprob6 manual.
2.11 Fecha de v.g:enda
2.1 j .2.1. Se indicar~ en fa nota de distribucion que acompafta ala
nonna de procedirnientoslo a las correspondientes rnodificaciones.
11.2.2. Indicara l~ fechadesde la eua] es obligatorio el cum·
plimiento del contenjdo del manual 0 una modificaci6n.
2. Num~raci6nide paginas. Cada nonna de procedirniento
y cada parte del manual!tendra ennrneradas sus paginas correlativa­
mente a partir del N° 1, indicandose en cada una de elJas la cantidad
total de paginas despues de una barra.
Eje~nplo: 3/20 (es pagina 3 sabre un total q~
3, Presentacion manual
3.1. Formato. ,adoptanl alguno los estahlecidos en la
norma IRAM 3 001 Parte I, preferentemente los formatos
(210 mm x 297 mm) e IRAlvl AS (1 mm x 210
3.2. Armario. Con el objeto facilitar la consulta
la parte corresponcjliente a normas de proceclirniento se
en 1a forma siguiente: '
3.2.1. extremo derecho del anverso de los cursogramas
adherido sobre el borde lateral izquierdo del reverse de 1a hoja del titu­
lo la no:rma (fig. 1 Y 2), manera que, al desplegarlos hacia 1a
quierda, qu.eden visibles los cursogramas, facilifandose de esta fonna la
consu1ta simultanea los cursogramas y del texto de la norma.
3.2.2. '7\ continuaci6n del texto de la norma detramite, se
corporara. la secci6n formularios. EI diseno de los formularios
estani adherido a1 borde lateral derecho del anverso la ultima
hoja de instrtIcciones d~ cada uno de formularios que interven­
gan en la norma, facilitandose, de eita forma, la consulta simulta­
s (ver 3.2.1), del texto de norma y del di­
estani adherido a1 borde lateral derecho del anverso la ultima
hoja de instrtIcciones d~ cada uno de formularios que interven­
gan en la norma, facilitandose, de eita forma, la consulta simulta­
nea de loscursograrnas (ver 3.2.1), del texto de norma y del di­
sefio de los formularios.
; ,~('. '

3.2.3. Los .an~xos pueden, segU~ convenga, adherirse de


.,....;_ .. ,' forma qu~ losdisenos de los formularIas. _,.,,'., '.
, 3.2.4.··Para faCilitat la actualizaci6n del manual es conveniente
"""qmnafnoJas'' sean removibles. '

204 FUNDACION UNIVERS!fiJAD A DISTANCIA "F{ERNANDARIAS"


Hajasde Inslrucclcries,
reielSncias y espedflca­
clonas de fonnutarios A . / f l
Anverso del fonnUlilriof.:.A.f
!\

, /'/" FOlll'lUlano A

Revarso de la hoJa del


litulo .
\" if Anverso del fomlUlarlo

,\~
~~;::;;:;;;;;;;;;;;;;;;;;;J;;~rmu~~o ~
Hojf!l5 de lnstrucclones. lit­
ferenclas Vaspecilicado­
FIgura 1, DlsposlclOn de I~ part1s nas de fonnularios B.

- ..........

" , .....
.....

,,: I

i '.

. I
,Figura. 2. Direcclon para el pleg~dg
"
"

Figura 3. Plegada

Nota: Cortes desde III


.....
~..';.:'.. "" ... .,:"

Apendice 2
. PMl!iil"LLUW4h!I'''f!Q . . ;;:aaWtwiGLLLJ iFJI'Lififii'MiifiUl1iQi M iiill

Regimen de fa.cturaciou y

Registracion de operaeio~es
, . I I

,A d~ R.O.
traves Ja 3419 (B.0.29/1O/9]), 3434 (B.O.
05/12191) Y 3803 (B.O. 04103/94),la D.G.I.establ~qio una serle de
. disposiciones' aeerca de laemisi6n de cQmprobantes y la registra­
cion de operaciones. !
, Este regimen norrmltivo ha provocado modificaciones en los
sistemas administrativos e incluso ha afectado cie~ pnicticas co­
merciaJes.
A continuaci6n se muestra una serie de euadros (Fuente:
verso, Eeon6mico - CPCE) con los aspectos' mas so~resalientes de
estas resoluciones.
I

.....
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~:: __ .207'

2. I. Elllis"r ('1)
- Numero de ejemplares a emitir y
2.1.1. Nombre y apellido 0 razon sodn!.
des!ino(Art. 50 2.1.2. Domicilio comercial (10)
.....::... Requisitos que deben contener los 2.U. CUIT(7)
comprobantes (Art, 6j 2.1.4. No inscripci6n Imp. Ing. Bru!QS (0 cOlldidon no
ManualeS --' Documentacion relativa al trasJado y
reg a ~e productos (Art. 7°) . y denominacioll de C.ya de Previsicn
rr1.. ntif;~aci6n de factums (Art. 8j o en su defecto el numo=ro de cuenta.
§istem~sde minimas del comprobante y "l.V.A. resoonsable inscripto", "l.V.A.
JIi'llicturadol!1l de~errninados datos responsable l.V.A.", 0 "I.V.A.
tlxento".
2.1.7. Fe~lia illicio actividades (en los casos de comprobant~"
Comp~tarizados ~'B·t 0 He"»,
EJectronicos 2,2. Cumpri,bllnre
,Electromecanicos 2.2.1. Pecha de emisi6n.
MeciOicos 2.2.2. Numeracion conseclltiva y progresivll. (l}
2.2.3. N" de remitos vinculados con la operncidn.
'2.3.Adijllireiue.\· .
2.3. (. Sujt!tos inscriptos. no inscriplos, no ,t!cWlzados 0
exeotos.deIJ.\f,A•.
2.3. !. I. Nombre y. apellido 0 ruzon social.
2:3: 1.2. DomiciliI). comercia!.
2_1. !.3" i;:.U:!:T. (7)
2. Datos que ileben con': 2.3.1.4. 'camcterque reviste en ell. V.A.:
teller los comoroi1:mto.'s -"I. V.A> Rcsponsab!e [nscii pto" .
..;"I8.A:RespOnsable no InsCl;pto".
':"'!I:Y·A:':Nun,esponsable".
»·~I:Y.A;~e.h'o':: ;

:2:3:2.:ConsiJiii!cloresfinales

; 2.3.2..l:t>p;;rnc\6n igum 0 superior n $ 1.000.

,; 2.3.2. L IU\peUidoy nombre .

. :2.3.2.1.2; Dgmicilio.

:1:3.2. q;:C:l[JT.
De 1)0 p<iseer; .
. Clasey1'l~ diddocl1menro de identidad
.::1 ca:ioqe'ettranjeros (P•• ,.....,,,...
2.3.2.1.4ii.b~y.enda "A (
'2..3;2.2:c!!peniCion inferior a $ 1.000.
S610 ~'kCONSUMIDQR FINAL".
3. Objetii'4ii'I~{'iJperad(;n (R)
<3;L De~!@6n~el objeto(bien vendido, etc;). (2)
· :t2.:Canrici;jQesQe:bienes er.ajenados .
.4:'itilporiii.'ge,/-11 ·iip-eracitln·.
4. L Prei:iOs:uni.l.ooios y 'orales. .
I 4.2. TodQ otfoconcepto que incida ctlantitativnmente en e!
.I. ilnp~rt~t~f,~f:~r' 1~;operaci6n. .

~tt·,;:~~jii;
1'=- .J_'.........-~_____~

.'1f{~" 'c
J

i ,...
208 FUNDACION UNWEREjIDAD A DISTANCIA "HEANANDARIAS·
I

5. l y.A. cllmprenJid~enla opt1:llCirln

ll
dq~.irente ·.~ci~on.snble Responsllhle SUjetos.
iI IIIscnpto. no illScripto. exenlos· 0 no
. -,. a1canZlldos.
: I . Consumidores
I Erin' enante finales.
-Alfeuot:a Idem.. Idem Nose
I.VA (adt:'IIJas discrimina
, -Impone acrecen­ tV;A~
l.V.A. tamiento (4)
-Restantestri­ I.V.A.).
butosque no (3)
·Responsable :Integran base
2.. Datos que deben con­ illSc~to . impOIIible,

tener los cOlDproblllltes -Ilripone

perception

i ,...
208 FUNDACION UNWEREjIDAD A DISTANCIA "HEANANDARIAS·
I

5. l y.A. cllmprenJid~enla opt1:llCirln

ll
dq~.irente ·.~ci~on.snble Responsllhle SUjetos.
iI IIIscnpto. no illScripto. exenlos· 0 no
. -,. a1canZlldos.
: I . Consumidores
I Erin' enante finales.
-Alfeuot:a Idem.. Idem Nose
I.VA (adt:'IIJas discrimina
, -Impone acrecen­ tV;A~
l.V.A. tamiento (4)
-Restantestri­ I.V.A.).
butosque no (3)
·Responsable :Integran base
2.. Datos que deben con­ illSc~to . impOIIible,

tener los cOlDproblllltes -Ilripone

(cootinuacion) '. perception

I.V.A.y

normn

aplicuble.

Resp<losable No COrresPOIlde efectunr discriminncion del


no illSFripto I.V.A.

6.ldeiuificacitlll dtI qllUn imprimio el cumprobante (14) (15).


6.1. 1'1 a'nbre y apellido 0 nu.6n socilll.
6.2.q.U.I.T. .

6,3. J1echll de iillpresi6n.

6.4.l'f de hllbiJiUli::i6n del estllblecimilmlo.

6.5. EI primero y el 61limo de los N" de los documenlos que


comp¢nde la impJ'llSl6n.

3:1. L4rra "A (5) H

Resptlnsables inscriplos enel!'V.A. que realicen

oper:!9iones coo:

• OtIT1s responsables inscriptos.'


- Responsables noinscriplos.
:3.2. L:;/TCI "8" (5) .
i ResponsobJes inscriptos COil slljetos exentos 0 no

iresponsables \) cOnsumidores fmales.

'3.3. Utra "e"

3. IdentifiCicioD de fac· ) Cuan~o el responsable sen:

tures 0 docmnentos equi. 1· Resptlnsable 00 inscripto.

valente! (9) (13); : - Sujefo aenlo 0 no IIlcanmdo.

:3.4. ui.. Remiw,f. Nolas d~ Pedido y documentos muiltlgo.'


Ideb,ml" esttlr itkntifioockl.' crill la/etm "X" y Us lqenJa
i "DOCfJMENTONO VAUDO.COMO FAcruRA".

I', i
"'" ",:"': :~.

APENDICE2. REGIMEN DE fACTURACIONY A£GISTBACION... 209


t

, ,,
I

'. Adq.~~iin1n1~nte-'!,-esp~nsable II
.' 'I
Responsable Sujetos
no inscripto., : Exentos 0 no
/ ,'[ mscnpto.
a1canzados,
COlJSumidores
Vendedor finales.

4. Resumen de letras y . Responsable


.illScripro. A B
ejempiares (Trip\icado) (Duplicado)
Responsllble

no inscripto.

Sujetos
c (Duplicado)
Exentos 0 no

alcttnzados.

Solamente COil:

Certificado'o cOIlstancia de inscripci6n.otorgoon por In D.G.!.

Para ello el ndquirente padro optlf enlre:

5•.Forma de 3eredita­ 1. E;o;bibir original y entregar fqtocopia de los a1udidos

cion C.U~T. 0 inscrip­ comprobantes. .

cion en eI LV .A. 2. Aponac futocopia :wtenticadade los mismos.;con III fmna


original del cOIlmbuyeme, presidente, gerenle 0 persona
..debidamente DUlorimda. " I I

I
i 6.1.0bligucifHuI i. '. '1 . !i
6; 1.1. :rodo tmsIAAo y entre&a de prodUCIOS debem efectuarse
con,respnldodOC!lIDentario (f.i~remiro. gilfu, etc.)
S.e ConiideranUl voIlidos los Con,iprobllllleS (gufai, etc.) que se
eniitllll en cumpliroiento de otniS oormns nllCiorulles.
provillcimes 0 mnnic:ip.ulesque regiamenten el trnslndo y/o
emreg;t d~ bienes, s\eropreque los mismos con,~gan los •
datos mdu:lldos. . . ..' . '
6.1.2. Tal oblignci6n rige Il\ln en los cases de troSlados 0
entregas que se reWicen II un tlnilo distinlo de III ctlmJirn­
venti!. consignaciOIles. muestms,dep6sitos, n:misiones entre
6. Documentacion. tras- '. fiibricas y sucw-saieS), ..
lado y ~trega produc- . 6.2. Datmi conJenido.• en la ducummtacillit
6.2.1. Druos mfnimos.
tos primmOl"omanufac­ Los .mismos 'elemenlOs mendonados pam III e.mi~i6n de los
turados camprtibantes. con e;o;cepci6n de In indicaci6n de;los remitos
(pumo 2 de esle .cuaaro). (II) (12)
.6:2.2. Empresa trlIIISportista (de.col'TeSponder. en eso de
InUisporte por lerceros). {6) .
6.2.2.1. Apellido y. oombres <) ramI! social.
6.2.2.2. C.Ul.T. .
Num importanJe: Pam quienes tmsladen In mercaderfn
acompaiiadn por factum en lugar de lemilo, los requisilos y
contenido son los mismos con excepcion'de debe que
idellrificruse ala e.mpresa transportiSlIl.
.;;.

210 FUNDACIOJV UNIVERS/DAD A "HERNANDARIAS·


p.

7. I. lflilillll.:hitl ClmjllIllcl de .<islenllls de emisi')Jl


i Podrtin uCilizarse. en fOlTllll complementaria e altel1llltiva,
. sistemas mantmles y computariznrlos, con numeraci6n
indepenciiente.
7.2. OpeJ'{fci(Jlles de exporlilcitin
Deben emitirse factums 0 documentos equivalemes
idenrificados mediante llU c6digo !lSignado e infonnado a la
7. SitI.Jllciorne§ eSlPecillJes D.O.I. (Fonn. 446JA) bajo III leyendo "Operaciones
exportaci6n" .
7.3. Now.\' de debito y/o credilo. COfllpmbwIlesailerllariv(js.
Podnin ser confeccionrulos en los'mismos catenaries'o
listados continuos milizados respectocle In eperaci6n .
. originalia.

Notas
1. Estos datoS.deben ser preimpresos. Tnl requisito se ent~nder:ii cumplimentado,en to­
dos los ca'iOS, s610 cuando los datos ifldicados hubiernn side cOflsignndos en los compw­
bantes en oportunldad de su impresi6n par imprenta y no en el momenta de su utilizacion.
La condid6n de preim . l presi6n.flo se apJica respecto de las.pal.abras.. "ORIGINA.L", "DU- :
PLICADO" y "TRIPUCADO" fli de las letras "A", HE" Y"C",' .
Tratafldose de sistemas computarizados, electr6flicos, electromednicos 0 Jnecii.nico~, de­
ben cumplir igualrequisito, con excepcion de los responsables que se encuentren en)a Di­
recci6n Grandes'Contribuyentes Nacionales a los que revistanel caracterde"grandes can­
, que pOdr'clfl requerir ala D.G.1. y estn autorizar-en forma expresa. que tales
se considerencumplirncfltados a traves de los pro~ramas empleados.. · .

En dicha presen~ci?n se debe informal' si. el sistema es ~e dlseli~ pr?p'io,~?re~,cargo a un

tcrcero ("a medla.a' )o'porcompras (software comercml) y la mdlVlduallzaClOn del. res­


ponsable del iirea'de sistemas y de la empresa respectiva. .'.

2. El requisit'ode la ideotiticaci6n se entefldera cumplimentado .por lautllizaci6n de

sistemas de c6digos·cuando los mismos se encuentren incorporadosa Josprocesos deemi·

si6n de comprobaliks"utilizados y se pueda disponer -cunndo ~esolicit~.·de un cat:i1o­

go fimmd9 por persona debidamentc autorizada, indicativo de lacoditicaci6n ernpleada en

la.operaclofl. ..".. .'. .... "':,'

3. Cuando hisoperaciones corresponden a ventas de bienes de Liso (art 60 del decreta


reglamentario), se insertara la leyenda "ACONSUMIDOR FfNAL", noc;orrespcindiendo
oi la discriminaci6!ldel impuesto fli el acrecentamit;nto del LV.A. .... ." ' ..
4. Cuando disposiciones legales establezcan un tratamiento especfficodel LV.A. en
la.operaclofl. ..".. .'. .... "':,'

3. Cuando hisoperaciones corresponden a ventas de bienes de Liso (art 60 del decreta


reglamentario), se insertara la leyenda "ACONSUMIDOR FfNAL", noc;orrespcindiendo
oi la discriminaci6!ldel impuesto fli el acrecentamit;nto del LV.A. .... ." ' ..
4. Cuando disposiciones legales establezcan un tratamiento especfficodel LV.A. en
materia de factumci6ndeoperaciones, debera tenerse efl cuenta.. ..' ..
5. Se debernnutilizar talonarios por separado para cOOa lell'a~()ll una correl.aci6rj nu­
meriea indepefldiente. . . ' '.' '., .
6. Efllos cas()s eo que no se pueda precisar el des tifl at wio' delos productoslll momen­
to de la salida de fiibrica, dep6sito, local de venta, etc., el comprobame de salida deben't
emitirse a nombre.del transporti~tl, quien 10 mantendra en su pader junto cOfllcs duplica- .
dos ~ue entregue comoconstanCla de descarga ~. .
,. La iflfonnaci6n de III C.U.LT. deber.a cumplimentarse siempre que elsnjeto respec­
tivo se encuentre obligado a poseeria. De no existir tal obligatoriedady en.caso de no po­
seerla, debera consignarse expresamente la siguienteleyenda "C.U.LT.: no se p6see".
8. Cunndo una misma operaciofl r~uiera el uso<le mas de un ejemplar del mismo tipo
de comprobante, sedebera trasladar ellmporte parcial obtenido eli cada uno de ellosal 0
los siguientes ejemplares,: no correspofldiendo totalizar cada ejemptar' en formajnde~
p e n d i e f l t e . · . ...... .."\:
9. Dehenfigurar.obligatoriamente efl las facturas 0 documeptoseqtiivalenteS, no sien­
do flecesario que cmnplan la condition de preimpresl6n, '. .

A PEND ICE 2. REGIN1EN DEFACTURACION Y REGISTRACION... 217


----
10. Sera el correspondiente al establecimiento 0 lugar fisico en donde teflga Jugar la
emision del comprobante, con Iprescindencia del procedimieflto utilizado para la asigna­
cion de los primeros cuatro c6digos.
De tramrse de operaciones efel!:tuadas a traves de viajaflte. corredores, etc., el domicilio
comercial estani referido al establecimiento 0 lugar ffsico de entrega del eom~robnnte.
1I. EI domicilio comercial [l cOflsiderar es aquel en que se enCucfltra ublcado el
cle expedici6n de los biefles (alnhacefl 0 deposito).
12. Los remitos 0 documentos equivalefltes deben contener la clescripci6fl, comenido y
cantidad de los biefles transportados.
Cuando por III modalldllu opcrativa no se.a posible detemiiflar la c"ntidad de los t'lVUU~lVO
primarios (p.ej. cereales, leche, :etc.) tal requisito se entendera cumplirnentado con la des·
cripci6n y contenido (estimado) Ide los bienes trnnsportados .
13. En el caso de intermediarios, III identificaci6n de las letras "A". "B" Y "C" "stura.
detenninada por el cameter que, respecto del LV.A., reviste el comprador, cooperariva 0
'"",",,pdi ario.
Si Ia impresiOfl la realiz:a el contribuyente en tallere..~ propi05 0 efl el extra!1jero, se
debem indicar los datos del contribuyenre 0, en su caso, los de la empresa del extrafljero.
15. Cuando la impresi6n fuera eflcargada a un tercero en cameter de intermediario, )3
idcntificaci6n se refiere ala cmpresa que tuvo a su cargo la correspondiente ;mm"dnn
.\

!II'-­
.,' "" ... :'
._~$ll~

r Apendice 3
.,., wewn' S& ~ 9d11!'6~IMR ii2l2ii!i06CIi&

Aplieacion de las berramientas a una


situacion particular,

Ventas al contado en el mostrador

., . Cliel1te: Solicita al vendedor informacion s6bre las.mercade­


nas, precios, calidad, condiciones de P'l-go.
Vendedor: Informa y vende. Confecciona la factura de venta
al contado en.original y tres copias.En):rega el ottiginal y el duplica­
do: al cliente. La Ultima copia'pennanece adheriq.a a1 talonario por
ordennumerico. Envia la mercadenaaJ empaque Junto con la segun­
.da copia de la faetura. '. I

Empaque: Verifiea y coteja la mercaderia q;:m el triplicado de


la Jactura que acompafia a esta y la embala. . .
Cliente: Abonaenla Caja.

"- "
21'4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/, HHERNANDARIAS .. ····•·
--c---- ~"

Caja: Recibe el impotte de labp~faci6n"'y·estamp~.elsello


"pagado" en los dos ejemplares de hl::f~Ctura . .Devuelve eI: original
al cliente y retiene eldupJicado en arc!i'iyotransitbrio, "':.
C1iente: Torna la factum sellada ---ori~al- y la ~resentaen~mpaque.
Empaque: Verifi~a eloriginald~:::ia factuia que recibedel
cliente con el triplicado que esta conlII'fuercaderia. Las selli:J."en':'
tregado" y pone en poder de.este la metcaderia con el origInal de la
factura, Archiva 18. copia mencionada pororden n~merico. .
Cliente: Se Ileva su mercaderia c6rielorigl~a1de Ia factura.
AI final del dis: . .. .
Caja: Confecciona planilJa de argueo por tiiplicado ycontrola
cone! total de facturas dupJicado y cOllIns valores. Envlaarqu.eo
(original y duplicado) a tesorerfa junto cOn los. vaIores. Entrega a
contadurfa duphcados de facturas y triplicados de argueo.
Tesoreria: Devuelve a caja el duplicado del argueo 'firmado
previo control y arcruvaoriginal del arqueo. .
C-aja: archiva definitivamente el aiqueo firmado.
Empaque: Entrega las copias de facturas archivadas proviso­
riamente (triplicados) a contaduria. 215
Omtaduria: Recibe los tripllcadosde las facturas que.perrna­
Diagrama de bloque
necieron en empague, losduplicados de caja. RelUiza:~l
global
junto can
control cruzado de las mismas; Contabiliza las ventas y eI.dinero
entrada. Archiva los duplicClqos de las facturas ydestruye los tripli- .
Proceso
cados de las facturas y elarq.ueo..
Salida
Entrada ,
Parateneren emisi6n cuan:d:oseilis~fia
• Venta ycuenta de facturas .
-. 1 • Cobro
. ' ",~.:.':~. ",.-.:.::~~~,\;.:;:~:;
• _ '.1"-, .. ':" \ .. ~-,?~~~~~;.7,~;-\,,::,_

-u
contrOI de:intervieIien:paradeterininarla:cap~ri:btd.
1. Vedas sectoresque mercaderlll con factura,

cO~~:~ividar qtl~~tf~·i~f~renci~.··~~.'~ecoj·~~;·~~~~;~j'l~d~ ~-··


empllque, sello y entrega Filctura
Pedido del . • ContrOl. de va.lores y arqueo .• . .
original
clienteauierdo
....
• Reglstracl6n
delsfmbolo, .
contable
debe. utilizarseunacolu-rhna
.
adidonal
. a1' efeeto.
-. . .

.
'
..,'.
" ' " -, ",

3, Los· sectores exfel110s a1 subslstemaql1e .se esta diseftwo se

Proceso
Salida
Entrada ,
• Venta y emisi6n de facturas
1 • Cobro •

-u
contrOI de: mercaderlll con factura,
empllque, sello y entrega Filctura
Pedido del . • ContrOl. de va.lores y arqueo original
cliente • Reglstracl6n contable
21'4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/,
--c----
HHERNANDARIAS .. ····•·
~"
. ..,'. 215

Caja: Recibe el impotte de labp~faci6n"'y·estamp~.elsello Diagrama de bloque global


"pagado" en los dos ejemplares de hl::f~Ctura . .Devuelve eI: original .' II'
al cliente y retiene eldupJicado en arc!i'iyotransitbrio, "':.
C1iente: Torna la factum sellada ---ori~al- y la ~resentaen~mpaque. Entrada t ,
Proceso

• Venta y emisi6n de facturas


Salida

Empaque: Verifi~a eloriginald~:::ia factuia que recibedel 1 • Cobro •

-u
contrOI de: mercaderlll con factura,
cliente con el triplicado que esta conlII'fuercaderia. Las selli:J."en':' empllque, sello y entrega Filctura
tregado" y pone en poder de.este la metcaderia con el origInal de la Pedido del . • ContrOl. de va.lores y arqueo original
factura, Archiva 18. copia mencionada pororden n~merico. . cliente • Reglstracl6n contable
. ..,'.

Cliente: Se Ileva su mercaderia c6rielorigl~a1de Ia factura. .' II'


• Cuadnlplicado Y duplicado de facturas t
AI final del dis: . .. .
Caja: Confecciona planilJa de argueo por tiiplicado ycontrola • Arqu!'Iq original
cone! total de facturas dupJicado y cOllIns valores. Envlaarqu.eo
(original y duplicado) a tesorerfa junto cOn los. vaIores. Entrega a
• Registros contllbles de Ingresos Y Vantas
• Cuadnlplicado Y duplicado de facturas
• Arqu!'Iq original
contadurfa duphcados de facturas y triplicados de argueo. • Registros contllbles de Ingresos Y Vantas

Tesoreria: Devuelve a caja el duplicado del argueo 'firmado


previo control y arcruvaoriginal del arqueo. . Diagrama inter~ectorial

Diagrama inter~ectorial
C-aja: archiva definitivamente el aiqueo firmado.
Empaque: Entrega las copias de facturas archivadas proviso­
Cliente Vendedor Empaque Caja Tesoreria 'I Contadurl!!

riamente (triplicados) a contaduria. Vend" y r­


1 . ControlII'
\
I j .

['.~";:
me,cader{a
amlle
Omtaduria: Recibe los tripllcadosde las facturas que.perrna­
Caja
lactur. Y <!mpaca
Tesoreria 'I Contadurl!!t
necieron en empague, junto can losduplicados de caja. RelUiza:~l
Cliente
control cruzado de las mismas; Contabiliza las ventas y eI.dinero Vendedor Empaque lactura
1
entrada. Archiva los duplicClqos de las facturas ydestruye los tripli- . . I Sellz
tacluras
cados de las facturas y elarq.ueo..

Parateneren cuenta cuan:d:oseilis~fia Vend" y . .. me,cader{a ControlII' r­


1
\
\
j
r;

['.~";:
I
-. ",~.:.':~. ",.-.:.::~~~,\;.:;:~:;
amlle
. ' ~-,?~~~~~;.7,~;-\,,::,_
1. Vedas sectoresque intervieIien:paradeterininarla:cap~ri:btd.
lactur. Y <!mpaca
_ '.1"-, .. ':" \ ..
I
..1.... I
. \". lactura
1
le<l17;;
P.ago. 'I:
E{ltrag~ .
':" .

A,QUB]1
Cont,ola
valores
con
l
cO~~:~ividar qtl~~tf~·i~f~renci~.··~~.'~ecoj·~~;·~~~~;~j'l~d~ ~-··
ll',erc,S:'darfas'
SeU_ .'­ a'quao
.• . .
lactur. 1
auierdo
....
delsfmbolo, debe utilizarseunacolu-rhna
'

lactura
3, Los· sectores
. .
adidonal
. a1' efeeto.
-." . .

exfel110s a1 subslstemaql1e .se esta diseftwo se


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