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(USA), Profesor As.ociado snla Carrera de Posgrado enSindicatura COl1cursal
de la misma facultad y protesor Titular de Teana de la Administraci6n en la
Maestria de Deracho Empresatio del ESEADEj:,Micapresidente de la Comisi6n
de Estlfdios' an Mministraci6nc del Conssjo Prtifesional deCiericias Econ6micas .
. ' -'. .
Alejaridr~ Susana 'esulauro '. ..
Ucenciada en Adminlstraci"!1 egresada.dela Faculti'ld de CienclasEco
namicas (USA) donde ha realiiadocursosde especializaCi6n docente. Profe
" sora Adjurlta de Estructuray Procedimientos en la Facultad de Ciencias EcO
namicas (UB.'\), colaboradora del Instituto.de Investigaciones A,!:tminlstrativas
I
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'I" de la misma facultad y Jeta de TrebaJosPracticos de Admlnistraci60de Recur
I: sos Humanos y de Estructura de la Organizaciones en laUnivsFSiclad Teenolo-
giea Nacional ~ Regional Buenos Aires. . .
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.Sistemas
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Administrativos. I
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Tecnicas & Aplicaciones
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Unlversldad a Dlstanela
pecializaCi6n docente. Profe
la Facultad de Ciencias EcO .·hnIlM16n
vestigaciones A,!:tminlstrativas Unlversldad a Dlstanela
de Admlnistraci60de Recur
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es en laUnivsFSiclad
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2.1. Definici6n,de Umites;2;2.'Foc~lizadt5n..el{
'aspectos defenfoque d~ siste~ilS "",''. :':""'; .~; ,:: : ... 15
1.1. Un nuevo los objetivos;
paradigma,' J.2. Una teorla ae la orgcmlt.ad6n" .
1.3. Unametodolog(a de la administraci6n. '. . . . . '
2;3. EstructuracMn de.lossubsistemas;'2A.' EvaluaCion del
2. El aporte ala administraci6n.".,:,... ... : ...... , . , , .. , , .. , 21 ;~ ~
desempeiio; 2.5. Direcci6n y diseiiO de sistemas. 2.1. Definici6n,de Umites;2;2.'Foc~lizadt5n..el{ los objetivos;
2;3. EstructuracMn de.lossubsistemas;'2A.' EvaluaCion del
". Al gunaspar
. "3 .. "'" 'ad' .
Ojas.••.•• ,...,.•.•••.•. ~ ' ,'," 2.5.
" . "3"...;,Al......
desempeiio;
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Direcci6n
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1 Qu,eesunslstema~ d ,'. ... ... . ...;...... '.; 27 ".? 2.1. Hac~r l~ c~s~ q~e·s~' ckben'ha~er; 2j. lxz'relacion cos/o-
;~ 2.3,,.,.~.-
m~strativ9: . .;, 'beneficio;
fonnacioil..'
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El control '2.4. Los. requerimientos de.
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intl!mo,:
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,~}.::8:1 estudio de los sisrettra'S-il'tiministnltiv()s ... ','i: ......" .. .,. ,: 36. '
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1.1.El concepto; 1.2. Los elemintos. . 3.1.' Errol del analiita: 3.2. :£1 perfil requerido:
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Sistemas
o Errol del analiita: 3.2.
3.1.' Administrativos
:£1 perfil requerido: "'"
II, 4.l?am suautoevaluaci6n ., , ..... , ......•............ , : ';' . 40
! Unidad 3. Metodologia de ~ruis!s , •••••••••"': ••••••••••.•••••• 43
Unidad 3. Metodologia de ~ruis!s , •••••••••"': ••••••••••.•••••• 43
1. E1 recurso del metodo ",.............. ................ 43
2. Una metodoiogia tradicional ........................... , 45
Etapa I: Definicion del plan de trabaja. Etapa II: Relevamiento.
Etapa III: An(llisis. Etapc, rv Disefia. Etape v: Implementaci6n.
3. La'perspectiva dela reingeniena ......................... 50
Etapa I: MovilizaciOn. Etapa II: Antilisis. Etapa 1lI: Selecci6n.
Etapa N:. Rediseiio. Etapa V: Implementaci6n.
4. An8.1isis comparativo . . . . . . . . . . . . . . . .. ................ 56
5. Para su autoevaluaci6n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 57
. M6duioU
SISTEMAS APLICADOS
,:~
Sistemas Administmt.ivos 9
Bibllogi-afia' Gener8I .... 4 .. " . . . . . . . . . . . . 1'1 .. ". . . . . . . " • Co •• ~ fI a ._ I) ••• .(I ... 219
& _lEi -_
· Presentacion
~', ~ ~
"
MOdulo.!
·TECNICAS
......
fij.:~
'Unidad 1
EI enfoq~e de sistemas
P oraquel1~ de' que nada mas pnktico que una buena teo-
,.,ria, cornenzaremosnuestro trabajo, que trata de tecnicas y apliea-
ciones, hablando de la teorfa de sistemas. Pretendemos preeisar su
a1eane~ y ver emil es su aportea la administraeion y en particular a
nuestrotema de sistemas administrativos. '.
'" A partir de aquf, avanzaremosen las Unidades 2 y 3 sobre el
coneepto de sistema administrativo, y en la metodologfa para su
l
anaIiSis.,:' .
1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas
Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda
provisoria la definici6n eorriente de sistema como conjunto de ele-
mentos relacionados, donde los elementos .pueden ser objetos, per-
reingenierfa. .
provisoria la definici6n eorriente de sistema
Con la Unidad 4, Herramientas usuales, se cierra el Modulo
anaIiSis.,:' l
como conjunto de ele-
.
presentando algunas de ·las hyl!amientas mas comunes para realizar 1. Diferentes aspectos del enfoque' de sistemas
mentos relacionados, donde los elementos
las tare as previstas en elplan de trabajo del analista; es decir: cues-
tionarios, gnificos, diagramas y manuales. .pueden ser objetos, per-
Antes de adentrarnos en el tema, tomemoscomo referenda
.son as 0 eonceptos y tambien distintasmentos eombinaeiones entre los tres
:-;.
16 FUNDACION UNIVEASIDAf)AG/STANQJkWcRI\JANDARIAS~'·
EL ENFOQUE DE SISTEMAS 17
~~-:-~l1' ?~T.,.:i~-::t f;';"'·"'t··..i;.'i·,:m_._,~l[ F ... uu--· ~.,~-,
p.
18 FUNDACIONUNIVERSIDAD A OISTANCIA uHERNANDARIAS'
,-- Trabalo
ir-
~'--.-... ".-
Productos
. '. Materia prima i Entrada :_.: Pfoces. 0 ,--j Salida
Servlcios
:·i I I
Teenologla
Capital :""'---r--
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c '_ .._ - - '------..--
I ,,_ Aetroalimentaclon
20
..
FUNDAC!ON UNlVlERSJDAD A.DfSTANCfA 'HlERNANDARIAS'
.'
• Vision
• Interes .
• Metodo
• Objetivos .
Mejorfli del sistema',' ...
• RtSultado
EL ENFOQUE DE SISTEMAS' 21
::structurales, hacemos ~eferenda a
uenen ClUe ver,con la distribuci6n de
(..!.Ujj,,,,,,.>O.,·., nos referimos al ci-
~;l problema y
su reso-
,=,.i:;;-;-(_liran
~;l problema y
,=,.i:;;-;-(_liran su reso-
va ahlslar, sino
emasls en relaciones.
en el enfoque.tradjciomUI estan mal
qi,pUeSltOs; un , 'Ib"
ppros o~e-
tivos. . . .,'.
En cambio, en el enfoque de sistema importan los! objetivos
de los subsistemas, pero tambien su relaci6n con los objetivos del
sistema mayor. . ..
. En cuapto al·. resultado de ios: dos enfoques. podrilimo~ decir que
eltradicionalnos permite-una mejorfadel sistemaexistel'ltej' en cainbio,
elsisternico nos proporciona el disefio de un nuevo sistema..! 1.
2. EI aporte' a la administracion
Luegc;> del anruisis de los ires aspectos del enfoque desist~mas .
podemos decir que;.auo cuandQ lapretenci.6n de la Teorfa de Siste-
mas como imetateonafcientlfica (Ley db. Leyes)' ha side a~imdonada,
es innegab~e que la. misma ha s~gnificado un" cambio de iparadigilla
para la Adx;mnistraci6n ..' . . . . ' . ' ., . i· 1 .
....
22 FUNDAC/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA "HERNANDARIAS·
EL ENFOQUE DE SISTEMAS 23
--------------~--
EL ENFOQUE DE SISTEMAS 25
4. Para sn autoevaluacion
1. De unadefinici6n del termino "sistema" eilustrela con a1
gunosejemplos provenientes de la vida diaria.'
2. Con referenda a una organiiaci6n con la que este familiari
zado(por:ejemplo: unafabrica, un banco, un!hospital 0 una escue
1a) enumere sus entradas, procesos, salidas y retrQaccion. i .
3. Compare el enfoque analitico (tradicional). con el enfoque
de sistemas.
4. Comente de manera breve los aportes ala administraci6n de
la Teona de Sistemas.
la Teona de Sistemas.
5. l.,Existe relaci6n entre la "focalizaci6n en los objetivos" y la
"evaluacionde1 desernpefio"? Fundamente su respuesta.
6. i,Que importancia tendria la "definicion de llmites" para el
disefio de:sistemas en administracion?
7. l. Cu81 de las paradojas del enfoque sistemico Ie parece mas
significativa tomando en cuenta 10 dicho enelpunto 2TFundamen
te de manera breve.
8. C<;>mpare el texto que se acompaiia a continuaci6n, tornado
de Elkin (1989), con 10 dicho en estaUnidad y enumere Ipor 10 me
nos tres reflexiones que surjan de la comparaei6n:
DISTANCIA "HERNANDARIAS'
26 FUNDACION UNIVERSIDADA
las
de las descrlpciones, una de
En Administracion, en el niveJ a conside
res atractlvos es la que invita
conceptual/zac/ones con mayo refere ncia a la prese ncia
s, haciendo
rar "el todo" en lugar de las parte de compor
a este concepto propiedades
de un sistema. Se adjudican .indivi
realid ad s610 son reconocibles en
tamiento aut61l0mo que en ciado de /a organ /zaci6 n como
concretos. El enun
duos y organismos accion,
atico), es valida como abstr
sistema (no como diseno inform ideas, como construcciones cuyos
las
como distincion en el plano de soc/a
! observador. Pera los sistemas
bordes 0 limites son fijados pore 0 cond uctas unitarias, ni persi
spue sta, salida s
les . no tienen unare ades que surgen de la indag
acion de
guen prop6sitos salvo las finalid es con el entomo.
su histor/a y de sus interaccion abor
como un sistema vale como
Decir que la organizacion es se trata depo
daje 0 perspectiva. un recurso cognoscitivo cuando izacio n 0
e interaccion es en la organ
ner como figura a las relaciones resonimcia
denJos camblos locales 0 la
para explicar por que se difun de cohe slv;.
la unidad, pero este rasgo
de las ace/ones. EI sistema es te f(
o, no es una causa, n/ componen
dad no es productor por sf mismde la organizacion.
sico, ni recurso distinguible un
ada con la intencion de mostrar fa
La idea del.sistema esta asoci
ambito determiriable. Se vihcu
la con
conjunto cohe siona do,en un leme ntarie dad y es
el equilibrio, la comp
noci6n del orden. la sincronfa, ncia de.
las partes. La idea de la existe
tabiHdad de las relae/ones entre o te6- .
) ell un organismo es el tundament las
este orden (natural, necesario reserven. EJ resuJtado (cuan do
las part
tabiHdad de las relae/ones entre mento te6- .
) ell un organismo es el tunda
este orden (natural, necesario rven. EJ resuJtado (cuando las
nes que 10 prese
rico para justificar accio nicaciones
practicas prescriptivas, Comu iones y
premisas son triviales) son las i6n de las decis
instructivas, actitudes inql,Jisitivas, programac
.
cambios s610 conseNadores.
(Etkin, 1989: 13)
; t. .
me iHm Mia: AN
_
Unidad2
Sistemas administrativos
El
aciones sefia lada s- resul ta un recu rso
sto -ma s aHa de
enfoque de sistemas; como hem osvi itivo utH para
cogn
las limit ndencias dentro de una organiza
entender las relaciones e interdepe do16gicas a la hora de proponer
ci6n y nos proporcio na paut as meto
.
sistemas administrativos concretos
la presentacion del concepto
. Comenzaremos esta Unidad con
inistrativo para lueg o avanzar so
y los elementos de un sistema admde amilisis de sistemas.
bre sus funciones y sobre la tarea
tivo?
1. ;,Que es un sistema ath'njni~tra
la Unidad 1 con una defini
Iniciamos nuestro recorrido por unto de elementos interre·
oun conj
ci6n provisional de sistema c()m genericanos pemrite referinnm
lacionados; pero esta definicion tan
o al sistema circulatorio y tam
tanto a un sistema economico com autom6vi1.
aun
bien aun sistema de transporte 0
veremos que fuimos preci
Si repasamos la Unidad anterior, ma empresa, asi hemos ad
o el conc epto para refer irnos al siste
sand sentido si se orienta a 1a conse
vertido como 1a interrelacion t.oma
"/.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 29
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda ~er exitesa .sirl ,un
bueri sistema administrativo.' " .' : .
. Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades l que com
, prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co
mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
p~nsar en la centabilidady en los.requerimientqs informatives
,de, una empresa, pero est2 difkilmente pueda ~er exitesa .sirl ,un
bueri sistema administrativo.' " .' : .
. Si quisierarnes .identificar les tipos de attividades l que com
, prende un Isistema administrativo tipice podrfames: distinguir con
un mfnima de desagregaci6n les subsistemas de cempras,pagos,
preducci6rl, ventas y cobranzas. Pero,si pensarnes en el m.,aneje co
mun de lai informaci6n generada poreslos ;:;ubsisternas, debemos
p~nsar en la centabilidady en los.requerimientqs informatives
gerel1cia. . : •. ". ' . . . . . .1 , : .
. En el siguiente grafico de cfrculos cenceritricos se representan
e,n.el cfrcu,Ie. exterier, los cinco. subsistemas m~ncion,ados; en e1 si
, gukinte cfr:cule, aparece e1 sist~ma centable"queconcentra lainfor
m~ci6n operativa d\! todos IQs subsistemas; y.per ultimQ,icomo .cen
tral tenemosel sistema deinfennaci6n gerencial con la illfonnaci6n
,resuinida y sistematizada de.acuerde cenles requerimientos de ese
itiveL I ' . ' , .' I '1
compra$.
.~Otabllid~ "
.......... ......
Informacion
Gerencial
..
SISTEMAS ADMIN/STRAT/VOS 31
2.2. La relf!,ci6n,costo-beneficio
p,agar la'cargadiaria: de tarea es' emitit 20 Ordenesde 4 horas. ' ! 2.3. El controlinterno
en
asigna ados empleados. El primeroemite 10 6rdenes se
mientrasqueel's egurtdo requiere toda lajornada (8 horns) para las f En el usC> profesional corriente, el termino control interno Ie
tal.se
10 6rdehes. Losdos nan cumplidocon el objetivo asignado de emi 1 encuentra asoclado con laespecialidad,de.auditoria-y Como
tit lO.6fdenes{han 'sitlo efectivos).pero ef primero ha sido, ", ' .
el doble asignaen carader de objetivoprincip aiia pfOteccion delos~~tivos,
~e una
',f es decidos valores y bienes involucradosen las operaciones
de productivo que el ~e~rido y podo tanto mas eficiente. empresa.
eje
", Claro que 'e1 ejef!1plo.se refiereala efiCienCia'de .quienes coc
Desde ·la: perspectiva mas amplia dela administraci6n'p
'ahara lao extensl6n del ode
'vearnos
cutan .1a tare a ' adnunlstratIva, ~ POf
. cepto a un sistema adinihistrativo. Si f' ara la emisi6n
de la Orden de mas qecir quel~l control interno, como su.nombre 10 indica, pre
Pago esrnn wprevistos 'cuatro pasos, '
a analizarlos encontramos •
que' naturaleza intemoal sistema que integra ytiene como finalidad
34 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
lII"
. • Nivel~s de autorizacion.
cial.
anomalfas fraudes. En consecuencia, el control interne esta estre:
0
chamente Jigado con los sistemas administrativos, incorporado a su
tido ampIiar Ia captura y el procesamiento de datos, produciendo un
profundo cambio en eI manejo y uso de Ia informacion que hoy ex~
eliminar
administrativo enpapeles y interno
archivos
:{personal, software y hardware). Los requerimientos de un sistema
materia de control ffsicos.
tendran en cuenta as Cuando las delcomputadoras
El ritmo vertiginoso cambio tecnol6gico ha permitido,
la difusi6n de las computadoras personales, que Ia captura y elpro
percon
son ales
pectos tales como:
se integran en redes permiten
• Separacion de funciones.
ademas
cesamiento la interconexi6n,
de datos se distribuya a los propios usuarios,aumentan
do su potencial de caleulo y procesamiento ademas de permitirles
Ia
transmisi6n electronica
• Asignacion de responsabilidades.
de datos en reemplazo eliminar papeles y de soportes ffsicos y
archivos ffsicos. Cuando las computadoras
son ales se integran en redes permiten ademas la interconexi6n, Ia
per
.• Nivel~s
de autorizacion.
• Recaudos deseguddad sobre bienes y valores. , ¥lmos que la inforrnacion de que sedebe disponer en un siste
, ¥lmos
• Disefio quey archivos.
deformularios la inforrnacion de 'i que ~.
sedebe disponer
ma administrativo'debfasatisfacer distintos en un siste
requerimientos: para el
'i ma
.• Control nurherico deluso de formularios.
administrativo'debfasatisfacer
• Normas de seguridad irifonnatica.
J uso
r
control de las operaciones, para cumplir requisitos contables, para
distintos
de Ia gerencia,requerimientos:
etc. Ahora podriamos preguntarnos para el
si debemos
~.
~, capturar y procesar por separado los datos segun el requerimiento
• Nonnas respecto del personal interviniente. t
control • Puntos de lasde operaciones,
control y controles cruzados. para cumplir ~
de informaci6n requisitos
0 si, porel contrario, contables,
debemos captar los datospara ne
Jr uso especfficos
de Ia gerencia, etc. Ahora podriamos
• Registros contables yestadisticos.
J cesarios una sola vez y a traves de distintos tipos de procesos obte
! ner lasLasalidas preguntarnos
para los distintos fines.
si debemos
~ , capturar Ene} segundo Modulo del libro, completaremos este punto
con ejemplos denormasy procesar por separado
especfficas de Gontrolinterno para los sub
~
~ lospi-opios
datos
primera altemativa se parece bastante a los procedimientos
registros segun
y archivos parael requerimiento
I, compartimentados, y poco integrados, donde cada sector lleva sus
obterier exclusivaniente ia infor
t sistemas de Compra, Pagos, Producci6n, Ventas y Cobranzas.
i macion que necesita; es 10 menos parecido aun sistema. Nosotros
~ '. 2.4. Los requenmientos0de si,
de informaci6n porel contrario,
informacion debemos
I, nos inclinamos
I·
captar los datos ne
por la segundaalternativa.
As!, por ejemplo, los datos sobre las ventas efectuadas en el
J cesarios Una de lasuna solade losvez
caractetfsticas y administrativos
sistemas a traveses Iade distintos
captura de datos sobre las operaciones -a medida que estas se rea dia Ie permitini altipos derealizar
Jefe de Veritas procesos
el control de Iaobte
tarea de
!
sus vendedores, pero esa rnisrria informacion recopilada, totalizada
ner lasde lossalidas para losdedistintos
lizan- para luego procesarlos segiln los requerimientos de infor
macion distintos niveles deeisorios; esta forma se va es fines.por semanas meses Ie facilitara al Gerente Comercial evaluar Ia
gesti6n
0
global de suDepartamento y esta ultima informacion com
tructurando la piramide informativa.
~
. La primera
Hist6ricamente, altemativa
y hastala decada de 1950 en Ia que se parece
aparece
corp.putadora:; Hi' cdtitabilidad era prticti'camenteC efuruco 'sistema de
Ia bastante
tegico de la Direcci6n; a los procedimientos
parada con infonnaci6n extemapuede posibilitar un analisis estra
I, compartimentados,
....:' . :'."
y poco integrados, donde cada sector lleva sus
~
,
'''.:';"
S/sn;:!'.AAS ....
-------.....;;..;..::...._-_ ADMINISTRATIVOS' 37
l.~_ .
39
SISTEMAS ADMINISTRATlVOS
los
No creemos neeesari o extendemos en la explicaci6n de la
os
. requisit osenuin erados yaque en la proxima Unidad tratarem
4 las
metodol ogia que debeni seguir el anaIista. y en la Unidad
rramientas de que dispone para su tarea.
40 FUNOA'::iOi\}
--.'. . UNJVE:RSJDAD A DISTANCl4
"" " ' ·HIER!'IANDAPfAS·
--' .-- . __._-
CW:mt0 a condiciones personale::.:, P~;! ~~t"::::' a sus
'funciones, e! &l~lista debe reunir, ademfu; de :cq,uerimientos
tecnicos, unE. combinaci6n de cualidades personales. Des-
que considerarnos importantes:
t",s dec1r valoraci6:n concepto sistemJco
""""'...."".•.•. til. la integracion de los disti,ntQs subsis
temas como p2l£!.es un sistema mayor.
. - Predisposici6n para el cambio, mente abierta )'.receptiva.a
nuevas propuestaS y soluciones. .
- Creatividad, una condicion que esta estrechamente relacio
nada con la anterior y que tiene que ver con lacapacidad de generar
altemativas imaginativas e innovadoras.
-. Capacidad anaHtica para la observacion y la interpretacion
. de loshechos, pata verificar su validez yestablecer relaciones entre
la inforinacion relevada.
, . - Actitud¢aliStii, sentido comun y predisposicion para 10
pnictico Y cOQcret,O. . . . . .
- ' Perseyer~cia ,en la tarea y tenacidad para sobreponerse a
las dificultades ylas resistencias.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni
carse, habilidad negociadora ytacto para ~xponer ideas y lograr ad~
hesion al proyectd.· .' . . '..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.
- Aptitud para las relaciones human as, capacidad de comuni
carse, habilidad negociadora ytacto para ~xponer ideas y lograr ad~
hesion al proyectd.· .' . . '..
.'. . Por ultimo, diremos que el analista debe re,cordar en todo mo
mentoque actl1a como asesor y, que como tal, realizara preguntas y
recopilarahi.form;;tcion en todos los.niveles;para luego presentar su
propuesta. Como'asesorasiste, sugiere y recomienda, pero no da
6rdenes; debe explicar los moti vos y. alcances ae Sil tarea, asi como
los fundamentos de los cambios que aconseja.
.~ ::-1: ._:'
41
;:w)cBdimientos emple&:; 1:12 medias
para aICa!:'2!'!), sus ,-,... _- "
1976: 15)
..,
una o ~JJ ccmocimlento, se Ie
11'"
1aII;]11 ." em 1£ _ = •
Unidad3
Metodologia de anaIisis
1. EI recurso delmetodo
Tomamosprestado este titulo de una novela de Alejo Carpen
tier, qui en a su vez evoca la obra de Descartes. En efecto, un meto
da 0 una metodologfa es una gula para el razonamiento y, como tal,
un recurso para la accion. ~
En el sentido expuesto rnasarriba, unametodologfa para el es
~dio de los sistemas aclministrativos es una descripcion 16gica y se
txponen en fqrrn:l
objetivos, acliVldaCle
una de lao:; etapas de un prograrnade ttabajo.
del PlanPor
IRem,-"tos-i
de
ultimo,debe tenerse >.oM'.,rfm..oo J-tP!i:"".
en cuenta que la metodologfa no
Trnbajo un fin en sf mismo, es ;un elemento que sera util al ana
constituye
. lista en la medidaique 10 ayudeal logro del objetivo de su tarea.
Disponer de una metodologfa por mas apropiada que sea,no es su
ficiente, yaque latarea de analisis
de.l planrequiere ademas de la nonnaliza
detrabojo
Etapa I: Definicion
ci6n del proceso db trabajo, ciertas habilidades y destrezas propias
fonnaci6n prPfesional del analista. Sin estas ultimas, la meto
de IaObjetivo
dologfa sirvede muy poco ..
el responsable del proyecto debera establecer
Sinesta
En dudaetapa
unprofesional experimentado tendra en claro que, .
mas aHa deeluna
claramente objetivo y el alcancede
secuencia' de pasos parala tarea pores
seguir, realizar y a partir
fundamental Ia
de alIi, el plan de acci6n que se desarrollani con indicacion de tiem
visi6n metodologica que leproporciona el enfoque sistemico y, en
pos y de recursos disponibles
consecuencia, tem;lra muyen cuenta, por ejemplo, las nociones de
objetivos y totalidad; de interdependencia de los elementos 0 de je
Actividades
rarqufa de sistem~(ver Unidad 1). En los puntos2 y 3 que siguen,
1. Estudiodos'
presentarernos preliminar
metodologfas
y sus respectivos prograrnas; defl
A traves
niremos a una ellas como
contactos
de de con elel nivel ejecutivo que encarg6
enfoquetrndicional y; a laelotra,
tra
como
bajo el enfoque
y con de la
los niveles reingenierfa
jerarquicos deprocesos.
involucrados en Par enesel
ultimo, se
el proyecto
un acuerdo acerca
punto 4, realizaremos
tablecera de losanaIisis
un breve objetivos y aIcancesentre
comparativo arnbas.
del mandato.
\"
; ;
t_~ t_~
':"':
::' ~.~:.
46 . FUNDACION UN/VERS/DAD A D/~tANG/A "HERNANDAR/AS·
METOOOLOG/A DE ANAL/SIS 47
"p"
METODOLOGIA DE ANAL/SIS I. 49
Actividades
1. Diseno global
Este primer paso del diseno consistira en deIimitar ell campo
que aharcanl el sistema en consideraci6n, su propos ito es ~efinirlo
sinteticamente mediante un esquema generaIde funcionamiento
(Entradas, Archivos, Procesos y Salidas).· .
A partir de los requerimientos generales del sistema (salidas)
se definiran las necesidades de informacion con 'que debe!~ontarse
en el sistema (entradas y archivos) as! como lasecuenCiade activi
dades que se realizaran dentro del sistema (procesos). Para'e~te pro
posito rl:?~ult~ util el diagrama de bloque(ver desarrono en ila Uni
dad 4).;,"~':"' ....
:Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re
:Sobrela base del diseno global del sistemase definiranlos re
querimientos informaticos quedebenin sedncorporados (hardware
y software) y se reaIizara una estimaqion"de costas. ' ~ I
2. Presentation delproyecto
'EI proyecto sera pre"sentado a las ~utoridades para la japroba
cion del disefio global yde la inversion necesaria. .' '. ',' .
3. Diseno detallado ' '
La tarea de disefio detallado se ~ealizara a partir dt?l disefio .
global aprobado y comprendenila elahoraci6n! de .cursogramas 0
diagramas de flujo del nuevo sistema,I~,redacciol1 de,manuaIes de
procedimiento, eldiseno de formularios y .archivos y,:ep.e,licaso"de
requerirse apoyocomputacional,el d~am::lllodel sofnvarei respecti
v o . ' .". "
'. 'La etapa de disenoconcluye cuando todos los elementos deta-
Hados se ponen formal mente a disposition del usuario. •; , ..
• i:
Produttos a generar
- ManuaIes de procedimiento queinc1uyan:
• Descripciones de,los procedimientos~
- Cursogramas.
,..'
-Formularios. ;"",
Etapa V: Implementacion
Objetivo
Esta etapa comprende lasactividades necesarias para la puesta
en funcionamiento del nuevo sistema en sustitucion del anterior.
Actividades
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
1. Pll."ogramar la i1tnplementacion
Se coordinaran temporalmente las tare as necesarlas a fin de
disponer los medios requeridos para la puesta en marcha del nuevo
sistema (espacio fisico, equipamiento, personal, formularios,etc.).
Se elaborani el cronograma respectivo utilizando el diagrama de
tipo Gantt 0 PERT, segun la cornplejidad de la tarea que deba enca
rararse.
2. Entrenamiento del personal
\''1 Sobre la base de los manuales oportunamente entregados, se
( realizanila capacitaci6n del personal asignado conla finalidad de
expliear su contenido y fonna de uso. Esta tarea permite enearar .
preventivamente los problemas que puedan derivarse de la apliea- .
cion del nuevo sistema. .
Puesta en marcha:
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa
miento yMETODOLOGIA
software requeridos,DE 'se 51
realizan las pruebas de funciona
ANAL/SIS
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A
partir reorgan
clientes; es decir, de allf, elizar
sistema comenzani
las tareas de alaoperar bajo responsabilidad
empresa centrando la
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana
atenci6n en el lista
negocio.
para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .•
Podrfamos fueran necesarlos.
definir .
la reingenierfa como repensar los funda ,
mentos de los procesos de aungenerar
. Productos negocio (que y como) y redisefiarlos
radical mente para- obtener una en
Nuevo sistema mejora drastica
condiciones en el rendimiento
de operar.
(costa, calidad y servicio). Paraampliar este concepto, resumiIemos
a continuaci6n los cuatro principios Msicos
3. La perspectiva en que se apoya.
de la reingenieria
- En/Dca hacia el clientede procesos 0
La reingenieria de negocios, como tambien se llll
de nomina, es
Toda la empresa una metodologta
debe estar imbuida desarrollada por Michael
del prop6sito deHammer
agregar y
• James Champy en su libro~eengineering the corporation para ar
valor para el cliente
monizar alostraves
cambiosdeinternos.
productos
en unade mayor
empresa concalidad, meno
los cambios en el
res costos y mejor servicio.
mercado, con el Esto
fin de supone desechar
ofrecer siempre un el analisis
valor centra
creciente a los
do en el puesto, que mide la habilidad del trabajador para realizar
tareas individulales pero pierde de vista el proceso completo.
- Se centra en procesos
La reingenierla propone ir mas ana de operaciones, tareas y es
truc:turas .para enfocar los procesos como una secuencia deactivida
des que cruza los Hmites funcionales. Para una mejor atenci6n del
proeeso debe pensarse en los tipos de tareas. que se realizan en te{
minos de estados iniciales y finales; probablemente puedan agru
parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
Rompe con las reglas
cion del nuevo sistema. . parse todos los tTabajos y tareas en no mas de diez proc.esos claves.
Puesta en marcha: Rompe con las reglas
. La implementadon se completa cuando, dispuesto el equipa Debe pensarse en la reingenieria como un desafIo;en lugar
miento y software requeridos, 'se realizan las pruebas de funciona mejorar 10 que estamos haciendo debemos estar dispuestos a dese
miento del nuevo sistema y Ia conversion de archivos, en su caso. A char las pn'icticas aetuales y a empezar de cero. Analizar.las activi
partir de allf, el sistema comenzani a operar bajo responsabilidad dades de la empresa, no para ver sipueden modificarse sino con el
del usuario, pero, contando durante un lapsQ, con el apoyo del ana objetivo de determinar 5i hay alguna razon para: que existan.
lista para la atencion' de consultas y para realizar los ajustes que .•
fueran necesarlos. . , - Usa creativamente fa tecnologfQ
Es un error comun pensar que podemos mejorar 10 que esta
. Productos a generar mos haciendo s610 por incorporar nueva tecnologfa; corremos el
- Nuevo sistema en condiciones de operar. riesgo de automatizar un proceso ineficiente u obsoleto con la con
siguiente perdida de tiempo y dinero. La pr6puesta es pensar induc
tivamente, preguntandonos que nos ofrece la tecnologia para hacer
3. La perspectiva de la reingenieria cosas que no esuibamos haciendo.
La reingenieria de procesos 0 de negocios, como tambien se llll A continuaci6n se describen las etapas que comprende el cicio
de nomina, es una metodologta desarrollada por Michael Hammer y del proyeeto en terminos de objetivos, actividades y productos de
• James Champy en su libro~eengineering the corporation para ar cada una de ellas. gnifico siguiente muestra las etapas y la se
monizar los cambios internos. en una empresa con los cambios en el cuencia en que se desarrollaran:
mercado, con el fin de ofrecer siempre un valor creciente a los
Implemen
Implemen
tac!6n
tac!6n
Etapa I: MoviliZtlcifm
Etapa I: MoviliZtlcifm
Objetivos
Objetivos
Esta: etapa inicial del proyecto tiene como prop6sito conocer
,quienes Esta: etapa inicial
integraran del proyecto
el equipo tiene como
de reingenierfa prop6sito
por parte conocer
del usuario,
quienes
,para que integraran
conjuntamente reingenierfa por partepautas
con losdeespecialistasacuerden
el equipo del usuario,
y pla
paradeque
nes conjuntamente con los especialistasacuerden pautas y pla
trabajo.
ll nes de trabajo.
Actividades
Actividades
1. A~mar d equipo de trabajo
1. A~mar
Se integrara d elequipo
equipo trabajo
decon
yectoSe y la:integrara
contraparteel equipo
asignadacon sector usuarioasignados
porlosel especialistas que aportani su
,al pro
yecto y la: contraparte
, . conocirniento del negocioasignada
y de los el sectorsujetos
porprocesos que aportani su
usuarioa redisefio.
, . conocirniento
2. Acordar dellanegocio
metodoiogia y elprocesos
y de los sujetos
pbm de tareas a redisefio.
. ", Se acordaninlalas
2. Acordar actividades yque
metodoiogia serande
el pbm tareas
desarrolladas, los com- ,
. ", Se acordanin
promisos las actividades
de la contraparte que seran
y el metoda desarrolladas,y los
de adrninistraci6n com-.
control
promisos '
dt?ltrabaj~. de la contraparte y el metoda de adrninistraci6n y control
dt?ltrabaj~. '
Productos agenerar DE ANALISIS
METODOLOGIA 53
---- - -
Productos agenerar
• . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas.
,. .
• . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas.
!
.
las actividades que
seran desarrolladas, los com- ,ex
- Se evaluani el perfil de los recursos humano~
los principales requerirnientos que deben cubrirse.
pro
procesos actu~es
,al los en
Se'yecto
Se' analizara
Se integrara el equipo
analizara promisos
y la: contraparte lalade perfonnance
con
asignada la
por elcontraparte ydeel
sector usuario que de
los especialistas asignados
perfonnance los
aportani su procesos
metoda -,de Se realizaranactu~es
adrninistraci6n en
y control
los mapas de procesos. .
nos de
nos cantidades
de, .conocirniento
cantidades dt?ltrabaj~.
del negocio entradas
2. Acordar la metodoiogiaentradas salidas;costo,
y de 'los procesos sujetos
y salidas;costo,
y el pbm deytareas
a redisefio. tiempo,
tiempo,
Se' analizara
personal
3. Evaluar la performance. .
personal
la perfonnance
parti
parti
de los procesos actu~es
de cantidades entradas y salidas;costo, tiempo, perso
cipantey . ", Secalidad.
acordanin las actividades que seran desarrolladas, los com- , nos
cipantey calidad.
promisos Productos
de la contraparte y el metodaagenerar
de adrninistraci6n y control . cipantey calidad.
dt?ltrabaj~. ' Pmductos a gellerar,
• . - aEquipos·
gellerar, de trabajo y plan definitivo de tareas.
,. Pmductos
Pmductos a gellerar,
Productos agenerar ! . _. Mapas de los principales procesos actuales.
-' Sectores y niveles involucrados en los procesqs .
• . - Equipos· de trabajo y plan definitivo de tareas.
,.
_.MapasMapas
!
Etapa
de 11.' Andlisis procesos actuales.
principales
los principales
.
-, Petformance de los procesos existentes.
_. de los
Etapa 11.' Andlisis procesos actuales. Etapa III: SelecciOn
-' Sectores
Obj~tivo y
Obj~tivoniveles involucrados en
en los procesqs
los procesqs .. principales procesos, co
-' Sectores es confinnar involucrados
yf(!'seniveles Realizado el amilisis de los
La dave para esta la estrategia de empre
Ul detenninar aqu! -atendiendo allmpacto sobre el negoc
-,
-, sa, Petformance
esdecir obtenerLa
Petformance
. ventaja
unadave
comprensi6n
de
cbmpetitiva. Durante. esta
los
deetapa
para
losdara procesos
esta
de que
procesos
es necesario
f(!'se existentes.
es confinnar
constituye su
ademas obte':' .
cmUes se centrara
existentes. el esfuerzo dede
la estrategia Ul empre
reingeruerfa.
,7,'
54 METODOLOGIADE ANAL/SIS 55
FUNDACIONUNIVERSIDAD
"..
A DISTANCIA"HERNANDARIAS'
-,La solucion de los problemas ~etectados en el paso anterior
- - Se estimani la magnitud de los cambios y desarrollos que .
y el disefio de nuevas procesos alte:natlvos.
serfa cQnveniente introducir en m~~r~a desoporte inforrmitica, re
_ Simulacion de las alternattvas de operac16n a fin de deter
cursos human os y estructura otgamzahva. ',' . .'
minar cual es el mejor diseiio.
2. Seleccionar procesos y metas defimtlvos.
_ Elaboracion de los mapasde los procesos
Sobre Ja base de la lista confeccionada y mediante un analisis
3. Definir los requerirnientos de los nuevos procesos
de costo-benefico que considere eI impacto, sobre el neo-ocio del re
disefio y la. m~gnituddel esfuerzo de r~i::genjerfa, se ~labo~<;ra un
Al definir el nuevo proceso surgen nuevas necesidades en ma
orden de pnondades para someter a decISIon de la alta dlrecclOn. ' teria de sistemas de informacion para soportar los nuevos pr.o,cesos
3. Presentaci6nejecutiva , ' y suministrar la informacion requerlda para el control de gestlOn.
en iaestructura . _ .
, ' , Se prevo es~e pa,s,o como un punto de c;ontro] y revision por
4. Determinar cambios
Para llevar al maximo el beneficio del nuevo dlseno se reqUle~
parte de la alta dlrecclOn sobre el orden d~ pnoridades elaborado y
adecuaciones ala estructura organizativa vigente,que debe~ de
II par~ o?tener aprobacion formal sohre'el alcance de la tarea de rein~ ren terminarse en esta fase junto con los requerimientosen matena de
gemena.
'Productos a generar personaL.,
,5. Obtener la aprobaclOn ,
- Lista de procesos seleccionados para el diseno 0 rediseiio.
I
I, Los diseiios definitivos de los procesos, asf como las mo~ifi
"!i
Etapa IV: Rediseiio caciones a la estructura organizativa y los requerimien~os defin!dos
en materia de sistemas de informacion y personal, se!an so~et1dos
Objetivo i a la ap~obacionde la alta direcci6n como paso prevlO a su Imple
°
" 'En es t'a fase se re al"lzara e1 eli,seno
- - de 1os procesos " mentaclon.
reillsenD
'
clave d~l negoc1? y se definiran los requerimientos en materia de Productos a generar
soporte mformatIco y recursos humanos, asf como las modificacio ' Disefio ,de los procesos, que incluye mapas y manuales de
, nes requeridas por laestructura que soportara los nuevos procesos. procedimientos y norm as.
Actividades - Disefio actualizado de la estructura, que incluye arganigra
I , 1. Analisisde detalle rna y descripciones de cargos. '
- Disefio de las apHcaciones de los sistemas de computaci6n
""'.. El anruisis realizado en la fase II se completara con una serle y comunicaciones.
de pruebas adicionales a fin de determinar:
- Redundancias en actividades y procesos. Etapa V: ImplementaciOn
- Cuellos de botella existentes .en los flujos de trabajo.
- Operaciones ineficaces 0 inefiCientes. ,Objetivo
-.Soluciones razonables a los problemas en operaciones de ,En esta ultima fase se programanila puesta enmarcha de los
negoclOs y de apoyo. ' cambios resultantes de la tarea de reingenieria, asf como los tiem
- Validez y consistencia de las intetfases entre procesos. pos y costas estimados.
- Usa pleno de Ia capacidad tecnoI6gica.
. 2. Definirprocesos altemativos
Esta actividad incluye:
t i
56 FUNDACIONUNNERSIDADA QJSTANCIA "HERNANDARIAS' METODOLOGIA DE ANAL/SIS ..
~--~--- ~,<.,-."".--
57
1. Elaborar el pRan de implementacion una vision extropectiva del sistema, para luego< pasar a1 conoci
- Implementaci6n de la nueva estructura organizativa" nierfa evahla la performance (rendimiento) del sistema en USO" ya
- Implementaci6n del nuevo flujo de trabajo. . que su prqp6sito es lograr una mejora drastica en la misma. i
-
Compra de hardware y software (0 desarrollo de software a' - La etapa cleselecci6n tambien marca Una dife~encia ya que
2. Detenninar costos .
diante simulaci6n decidir cual es la mejor.
- Costos de sist~mas computaci6n y comunicacion~s. metodologfa aplicable al estudio de los sistemas administrativos de.
- Adaptacion 0 6ambios en la planta fisica y los equipos. l una empresa, presenta los siguientes aspectos destacables:
- Traslados e incorporaci6n de personal, as! como su capaci-l - Parte de un enfoque del negocio, donde las actividades de
a
Prod'uctos generar . I
los usuarios en el equipo de trab~o).
/,
'/
II
• ""mfi1GlllVO
Unidad4 === _ ...
Herramientas usuales
.::'.. ,.;
_._--
HERRAMIENTAS USUALES 61
2. Cues~ionarios
L._.
de la persona.
consultada: ... h . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .
Fecha emlslon: ...............................
..Departamento: .....................................
Seccl6n: ................................................
4• ./,Reclbe Ud. aste Informe dentro de .1011 plazas prevlstos Do oon strasos slgnlfl
catlvos .que perjudlcan su tarea O? Comentarlos: ....................................;....:................ ~
.~
6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be
.~
.
tacton 0 ? Expllque su sugerenclu.
'
'
,
6; La informacion que Ud. reclbe ./,es conslstente 0 presents frecuentes fallas de be
laoo8O 10 concillaclon 0 ? Comentarlos: ... ~_............._...__......._.._.................. .
Figum4.1
HERRAMIENTAS USUALES 63
,-
OJ''
i::'.::
:!! ~
.00
:) '13
CG
'0 g
'0"",
I§~
..2g
.sCI"
Cnrgo: ·Pmccdimiento ...,Icvado;
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§e
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:,~s... . . ,
I
,
Peck..: !'irma:
... :::-':"~~"
Estas tecnicas de diagramaci6n penni ten representar activida:
, des y requerimi~ntos de tiempo~e incluyen el tradiCional gnifico de o 2 5 6 7 8 !I 1Q 11 ,12
TIempo {Meues}
Gantt y las tecnicas de redes. Ambas formas son hoy facilmente
realizables y actualizables mediante el uso de software especffico.
Figura 43
!
.l,____
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 serepresenta una red de actividades necesaria
66
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
FUNDACION UNIVERSIDADA"fJ/STANC/A #HERNANDARIAS· HERRAMIENTAS USUALES 67
' diseiio
D Illgramas
e
de red es de planta (1-2) debe ,
terminarse
Para ,aplicar
, . el.metodoantes
CPM (camino que
de'1crftico) puedan
d ademas 1 defi
d de I
hacers
de los, tl,emno pued
m?~tran 0
una estimaclOn(5-7)
c~nstnl1f
" '
;Las tecllIcas de re~es tareas,en
otras tales como CP¥ .y PERT cambio .
laci6n
parten_~e las instalaci6n
nir las actlvldades del proyecto y
entre ellas, se requiere: generador
del1) reahzar are:. a:e a
~elaclOne?, de pr~cedencla en~e tareas actlvldades y proporclo~an pos de cada actividad; 2) sumar ·los tiempos de cada, actlvldad
mformaclOn vahosa
0
usode ~o? que
para meJo,rar eI hasta
comenzar espec,Ial- sabreeste
recursos,ellugar preparado
sus respectivos figura 4.5);y
caminos (ver (3-5) el generador
3) determmar como est
mente cuando la tram a de relaclOnes entre actlvldades es compleJa. camino crftico aque! can mayor duraci6n (en el ejemplo es B); y 4)
Un diagrama fabricado
de red es un modelo (4-5).
grafieo quePuede
usa pequenos optimizarque
verse medianteexisten tiempo total del entre e
de recurs os eJcaminos
laasignacion cuatro
cfrculos (nodos) para representar momentos en el tiempo donde ter- proyecto.
nodo 1 y el
minan unas actividades y deben comenzar 8. La
otras, y preparaci6n
flechas (arcos) del lugar y la fabricacion del genera
que relacionan los nodos e indican las actividades.
En la figura:4.4 estanunaen
dorserepresenta distintos
red de caminos, pero
actividades necesarias
A: 1-2-3-5-7-8
Caminoconvergen +
12 8 + 12 + 4 + 6::: 42
en el node 5 y, en
Tiemoos
para construir una planta, en ella podemos advertir que la actividad
diseiio de plantaconsecuencia, que puedan hacerse de elIas puede retrasar la instalaci6n de
(1-2) debe terminarse antes decualquiera B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6=44
otras tareas,en cambio la instalaci6n del generador (5-7) no puede c:
1-2-4-6-7-8 + + +
1 2 4 + 5 9 6 ::: 36
comenzar hasta generador.
que ellugar este preparado AIgo (3-5) y similar.
el generador este
fabricado (4-5). Puede verse que existen cuatro caminos entre el
oenrre can las tareas precedentes ala activi
0: 1-2-6-7-8 12+3+9+6=30
(7-~).
oenrre can las tareas precedentes ala activi-
consecuencia, cualquiera de elIas puede retrasar la instalaci6n del
generador. AIgote similar. EI PERT, como el CPM, es una herramienta deplaneamlento y
,
dad (6-7) adiestrar a operariosy luego con la obtenci6n de Ia paten- control vinculada con el tiempo. La diferencia basica entre ambos
te (7-~). metodos reside en que el PERT incorpor~ p.robabilid.ad~s .en la re:.d
ntilizando .tres tiempos estimados (optIrmsta, peslmlsta y mas
probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representacion
Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra
· tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es
,: ....
'
quematica de Ia realidad, y el grado de·simpliftcaci6n dependera del
grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra
remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar
: sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
,: ....
'
el desarrollo de las Unidades 5 a 9.·
Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples
, softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los
· cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
· Flow, entre otras. .
• Diagrama de bloque
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin
Figura 4.4 retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri
Figura 4.4
probable) para cada actividad, en lugar de uno.
3.2. Diagramas de representacion
Cuando representamos un sistema 0 procedimiento adrninistra
· tivo mediante un diagrama estamos haciendo unaabstraccion es
quematica de Ia realidad, y el grado de·simpliftcaci6n dependera del
grade del detalle del diagrama que utilicemos. Aquf nos concentra
remos en describir los tres diagramas mas usuales para representar
: sistemas administrativos y que sen'in los que luego aplicaremos en
el desarrollo de las Unidades 5 a 9.·
Para la confecci6n de este tipo de diagram as existen multiples
, softwares que permiten la graficaci6n y, en el caso particular de los
· cursogramas, podemos recurrir a herrarnientas como el Vicio, el
· Flow, entre otras. .
• Diagrama de bloque
Mediante el diagrama de bloque podemos tener una visi6n sin
retica de un sistema. administrativo y de su funcionamiento, descri
EI rectangulo , debajo
procesos y en e1 st: gnaT
otra.s !:res
aslstencla. , f------+I
Figura 4.7
. Partas de novedades
A
. Legalos
vision global del sistema, sin entrar en las particularidades de ejecu
. E!;cala Aemunera· ci6n del trabajo administrativo. Si bien desde estepunto de vista es
clones similar al diagrama de bloque, se diferencia en que nos muestra los
; Aportas y Coolribu
clones distintos sectores que intervienen en el proceso.
Los elementos necesarios para su construcci6n son:
- Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabe
Figur~,4.6 zada por el nombre de un sector de los que intervienen. '
EI cankter erninentemente, sintetico del diagrama de bloque
requiere agrupar los elementos mencionados mas arriba en cuatro
rectanguJos unidos entre S1 par flechas que indican el flujo del pro
ceso.
quisieramDS aume!!~;1,::,
- En elrectangulo Izquierdo 6"~emplo
descomponer se enumeran las Entradas y en e[
en Uu'1-tos
derecho
como " las Salidas; ,en ambos casos, en
~n;;01D.tIdJ''Ti0S s6loe1sebI'mencionan
oque de IoS.proce
los' soportes
de infonnacion que corresponden a esos conceptos.
S08. rorm"" de . sena meci1IDteel diagmma deta
- EI rectangulo correspondiente a los Procesos se ubica entre
los dos anteriores y en 61 se mencionan en forma sucinta las activi
dades necesa~ias para trans:formar la inforrnaci6n de entrada y la
disponible en ;archivo en salidas.
E p s
, Tarlelas de
1. Controlaslstencla.
asistencia. Partas de
Reloj
1-
novedades
,-HOrariOS
Tarjeta, f------+I
-PermisoS
y
autorizac.
data
-lncorporar
ci6n legajos; novedades "
1-
2. Actualiza ., "'"Partes de
('~,,,,
1-
Legajos de ' Anovedades'
personal ' - Cargiu'
1-Legajos
actualizados
. Legalos datos
. E!;cala Aemunera·
-Escalaclones
; Aportas y Coolribu
I-Datos ~munera.clones l-UQuidar
3. Liquida clones _ Emitir Ii
asistencia y
ci6n sueldos
novedades ~_J\~,rte!.Y__ yrecibos q.
Figur~,4.6
, , Figura 4.7
,"::
, ,
,"::
71
HERRAMIENTAS USUALES
70 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCIA "HERNANOARIAS"
¥!'".
\!
~
]
w
un subsistema de compra. . ~
" <'! d~l,l
u:wo!
,. Cllrsogramas '"
El cursograma, tambien denominado diagrama de pro cedi- . ~
miento, cireuito 0 flujograma, es sin duda una tecnica analftiea que: ~ .
permite describir sistemas administrativos en forrnaclara y logica" ~
facilitando una impresion visual del movimiento 0 flujo de la infor-. ; f!
.
~~~.3
~-g~'o
e~"O ,
'6,_
'" ~
mU 8 I- U
1~~~ tl~~~
rnaci6n. Es habitualmente usado por los analistas como lenguaje, t.l U~0
i
w, U t:
/i,$U
u~~ u8~
universal tanto para estudiar los sistemas vigentes, como para el di-'
sefio detal1ado de los sistemas que se proponen. Su usa tambien se. fl:i
ha extendido a otras profesiones, asf los auditores los utilizan para Ii! \
relevar y evaluar e1 sistema de control interno de sus clientes. ~ 8 '
:Jc eui-8 ~~tl~
Estos diagramas son dibujados mediante eonvenciones prees- . H~~CI) ~ c; ~·i
'il~'ll ~
0-00:::
tab1ecidas. En nuestro trabajo, adherimos a 1a norrnalizacion reali- • "••E ~;B~8
l;! .:
0
~
<l 8!il!
zada par el !RAM que, si bien no tiene aplicacion obligatoria en el; u~~
ambito de la actividad privada, cumple condiciones de uniformidad .
y objetividad que la hacen aconsejable. 1
\
El IRAM, Instituto Argentino de Racionalizacion de Materia- '.
-8
Ies, es una entidad civil a la cual el Estado Ie ha reconocido la facul-: 0
-8i!!
!~
tad de dictar normas; originariarnente se dedieo a la normalizaci6n ';
de materiales, pero a partir de 1972 incluy6 la normalizacion de tec:- '
CD '0
Ii.
,~
~
0 11
nicas y termino10gfa administrativas. Las norrnas IRAM se acompa- ~
nan como Apendice I al final del libro y en elIas encontraremos los: I
elementos necesarios para 1a elaboraci6n de un cursograma, a saber: .
- Un cuadro de columnas similar al utilizado en el diagrama
de interdependencia sectorial, segun las especificaciones de 1a nor- ,
II
"§
1il
~i. ~
;
op.i
pL
!
~
>8
!l<>
r--o
hh
.. "'1ft!
tt~
rna 34503. ' 'l:
0 .. i u-llj" u
- Un conjunto de sfmbolos para la representaci6n gr:ifica, es- : u
tablecidos en el norma 34501. ' - -'--.
- Linearnientos que deben seguirse en el diseiio, enunciados Figrua4.8
en lanorrna 34502.
~.
4. Manuales
Un manual es todo cuerpo sistematico que indique las activid~
que deben ser 6umplidas por los miembros de una empresa oinstitu
.d6n, asicomolla forma en que las mismas deberanser realizadas, ya
sea conjunta 0 separadamente. El Manual de Procedimiento que trata:
remos aqul, constituye la expresi6n analftica de las retinas administrati
vas a traves de las cuales se canalizan las distintas operaciones; ·10 que .
.Mintzberg denomina forma1izaci6n de la corriente de trabajo.
.En algun~ empresas estos aspectos son dlifundidos mediante·
circulares, memorandos 0 instrucciones intern as que, numeradas ;
'Correlativamer\teu ordenadas crono16gicamente, vat! formando un .
·cuerpo de disp~siciQnes;.este si bien cumple en parte con el prop6- .
sito enunciadq mas arriba, no conforma un elemento organico y
completo que permita sustituir al manual. .
En realidad, ambos metodos no son exc1uyentes; se comple- ;
mentan ya que, mientras las circulares y los instructivos pueden ser
utiles para comunicar disppsiciones transitorias, los manuales com- .'------L----L.-----_.....L._~_ ____':__l_"---......:....!
.pilan informaci6n de caracter masestable, referida a los procedi Figum4.'
~ mientos adrninistrativos basicos.
L ..
. : ...•,',.:.:~
...
"".
74 FUNDACION UNIV£RSIDADA DISTANCIA "HERNANDARIAS·
w-'
------_:.
Operativa~:
-Las ins~cciones iridican, en todos los casos, una acci6n 0
decisi6n. Los terminos mas usuales son: emitir, completar, contro
lar, archivar,etc. ,
- Las ae~iones haeen referenda a objetos, fonnullarios 0 ar
chivos. Estos deb en identifiearse con propiedad, indicando el mIme
ro de copias.
Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem
plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.
HERRAMI£NTA$
- E] enunciadoUSUAL£S 77la enume
de la accion debe completarse con
racion de los datos que senin operados.
Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe
cha de apertura, corresponsal, localidad y vemcimiento.
- ' Cada i llstrucci6n debe indicar los soportes 0 sectores que
proporcionan los datosnecesarios para producir 1a acci6n. ,.
. ' J •
Ejemplo: Distribuye liquidaciones: Ejernplar 1: at cliente; Ejem au IDrizaciones a prestadores que no olDrgan cuentas cOirientes 'y por
reintegros un la mano".
plar 2: al Sector Caja;Ejernplar 3: a Archivo.
• , Afiliados: comprobantes del colegio de concurrencias diferenciales
- E] enunciado de la accion debe completarse con la enume mes'vencido.
racion de los datos que senin operados. . Control Factumcl6n: el "Confonne" con original factura del
preslador y si corresponde copia de nota de debi ID 0 credito...
Ejemplo: Completa en sl Registro de Creditos Documentarios fe .. Pernonal: In planiUa resumen de liquidacion de sue1dos y cargas
cha de apertura, corresponsal, localidad y vemcimiento. sociales. . , i
Jefe de iiquidaciones
I. Pasa ellistarlo de deuda vendda y a veneer y/o Orden de Pago aI lefe del
Departamen ta.
Gerente.
Empleado de iiquidaciones
4. Emite Ordenes de Paga conforme allistru:lo autarizada y obtiene firma del Jefe.
5. Pasa Ordenes de Pago a Tesorerfa.
EmpJeado de Tesoreria
EmpJeado de Tesoreria
1. Recibe Ordenes de Pago y verifica que esten autorizadas.
2: Ingresa al sistema:
Q Numero de orden de pago
G Banca I Cuenla
3. Confirma datos al sistema. emile comprobantes de pago y chequeS, las adjunta
aI expediente y obtiene del Jefe y Encnrgado de Tesoretia primera y segunda
firma del cheque.
4. Pasa al Jefe de Departamento.
Jete de departamento
5. Controla y firma cheques. Devuelve a Tesoreria.
Empleado de Tesoreria .
6. Archiva trnnsitoriamente los expedientes arden ados alfaMticamente hasta que
et presmdar se presenta it cobrar. .
7. AI presentarse el prestador paga, obuene firma en camprobante de pago y
recibo oficial.
HERRAM/ENTAS USUALES 79
p.
- disposici6n de sfmbolos
...,- descripciones
- simboloconector.
,
p.
- disposici6n de sfmbolos
...,- descripciones
- simboloconector.
ModUlo II ModUlo II
, SISTEMAS 'APLICADOS
, SISTEMAS 'APLICADOS
,
Este Modulo
nentemente practica: ver
das en el Modulo [Para
nistrativo total en cinco
op~raciones mas usuales
1tI".
1tI".
gUlente esquema:
Un~dad5:
Este Modulo completa ellibro ytiene una finalidad enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ'.~~,z~~~!
Subs~s
leta ellibro ytiene unapractica:
nentemente finalidad enli!l\!lm!llI!i!im!llg!lllillfAil!!iii<:lillllll!\l.'ili\lli;!liJ
ver en accion los conceptos y tecnicas explici -Umdad U· d 5
ulda
6: Subsls
das en el Modulo [Para ello hemos subdividido el sistema adm
cion los conceptos y tecnicas explici
nistrativo total en cinco subsistemas que se h-------"""""'....,,""""'·. . . "' ' ' " ·" " " " "'. . . ."""""......,-------
corresponden con
op~raciones mas usuales de una empresa y que se tratan seglin el .!i
U· -. d5
Unidad 7:
Subsis
ulda
hemos subdividido
stemas que se corresponden
a empresa y que se
el sistema
gUlente esquema:
-. tratan
Un~dad 5: Subs~stema
con
seglin el
Unidad 7: Subsistema
adm
de Compras.
-Umdad 6: Subslstema de Pagos.
.!i
de Producci6n.
h-------"""""'....,,""""'·. . . "' ' ' " ·" " " " "'. . . ."""""......,-
, -
Subsistema Unidad
de COD'lpras 8: Subsis
, - Unidad 8: Subsistema deVentas.
1.que
Alcancelos subsistemas se pr
Hodel subsistema a traves decada uno de los Modulos que 10 COTh
p~nen. S~acompaiian. ejemplos y ejercicios utilizando ~as hem
de Cobranzas.
rmentas VIstas en la Urudad 4 de la pnmera parte. ---------------
La Unidad 10, que cierra el Modulo y ellibro, analiza el iIi:' EI que subsistemaen cada
de Compras se poneUnidad
en funcionamiento se cuandop
izaci6n y los sistemas
pacto de laadministrativoJ
autpmatizacion sobre los si~temas administrativos en gt. se detecta]a necesidad de aprovisionamiento, pudiendosefijar la fe
neral y luego trata'e.n partiC1i~ar como
cada uno de los subslstemas VistoS.
comun a las Unidades 5 a 9, direm(
,'..
E . . peri or. rna, los aspectos .especif
se 'modificari' practicamenl cepdon y contabiIizaci6li
,
provisoria de los bienescomo lfmite su
"
los insumos para In produccion como una de las cuatro actividade! SO!1 aquel,las compras ~ un proveedof,extnmjero, 10 que hace
te la utilizaci6n de un fonda fijo. .' ,'" . . '. "', .".. ' .'
sino 'l.ue los responsables de lossectores que necesitan un bien! ." . "
rizar Ia adquisici6n. -. ' . --:La ~uncion de, comp~~ d~~ estar sep~ada delmanejo fislco
Otras razon~s de.fndole.pnictica, como demoras en laentregtdelos blenes yo-eIa reglstraqon de los mlsmos: Compras, po~10
para la utilizaci6n· del-' ,bien y perdida de tiempo administrativa, hll tanto debe estar separada ~710s sectores de Almacenes, Recept10n,
cen, que Iosbienes comprados flO pasen par Almacenes. . , ' Cuentas a Pagar y Contablbdad. "
II '. • ' . ' . ' " E n empresas pequefia~, sin embargo, !pones deeconorrp:a ha~
.CQmprasd~brenes de uso . .. . cen que, a veces, las fun ClOnes de recepclon y el almacenamiento
, SC? refie~n ~ bienes q~e 11:0 requieren unarep?sicion penna de los materiales dependandd departame,nto de Compras, . , ,
n7~te c?mo. (odados, maqumal1as, motores, herratI)len~as, l)lstrua En Ia gran empresa se observa la separaci6n de funciones arri~ ,
ClOnes, mmuebles, etc, .,ba menclonada, nos610 por· razones ,de control interno, sino tam~
. Debidq a lasignificp.ci6nque tienen estas inve(siones requit: bien por las ,funcion!!s especializadas que .implicahi provisl-6n de
r~n l~ aU,tbriz!1-ci6n de, l()s riiveles de'decisi6Ii mas altos de las org, de~enninad.os productos para la producci6n, su inspecci6n, almace~
mzaClones. . . , . ' '. .naJe y mampulaci6n. ..
"'~~-~
I
86 FUNDACION UN/VERS/DAD A Dl'STANCIA ffHERNANDARIAS u . SUBSISTEMA DE COMPRAS 87
I ~t; !!.1!1ibjgcian.deltrii;;'t~iFiI~,'~'o,i.pra·
------~----------
stock de materias primas y materiales, cuentas a pagar, solicitude! dido de cotiza- -ClIliilogos. -Emlsi6n de
de compra, etc.) constituyen labase de la informacion que se prepa l£!on. IgWll.'i.~.·c.. I"pedidos.
ra para uso de la gerencia y entrelaque podemos mencionar, a titu 3. Adjudicaci6n ! -deCotimclones
proveedores. comprn,
1-
SOliclrudes de \ - selecci6n en~ -\ .:.. Plnnillus
. ofurtus rccibidus. nnillisis de
10 de ejemplo: pendienteS. colimciones.
-lnformede
- Tiempo promedio de la gestion de comprn. !Ji!!
, . - Solicitudes de compra de mas de ... dias. 4, Colocaci6n de -lnforme de "
III Orden de Com- Adjudicncion.
!-
Iprovedores.
Registro de. - Emision Orden
deComprno
-Qrdende
Comprno
-·Ordenes de compra pendientes vencidas. pm. - Antecedentes contrnto. contrnto.
. deru:i\udi~acion:
- Inmovilizacion de articulos en stock. -Control de -Informede
5. Recepcion - Remilodel \ -·Ordenes de
- Ingreso de materiales en stock pOT tipo de producto: Proveedor. compm 0 cUnlidll.d y RecePci6n.
contrlltos culidnd.
- Monto decompras real vs. presq,puestado. pendientes, -" Remisi6n OJ
- Monto de compras comparativo de los ultimos 12 rneses. I
- Cinco principales proveedores por monto de compra. 6. Registracion I -lnforme de
Recepeci6n
\ - Ordenes de
Compra
Aimacenes.
- Vnloriz.aci6n J- Asienlo de
bienes reClbidos., CIlentils OJ pagar.
-. Cuentas a pagar por mercaderfas recibidas. pendienles.
- Proyeccion de deuda por OC colocadas y pendientes de re
cepci6n. . ,.
5.2. DescnpciOn de los modulos
Salvoespecific{lCio1), encontrario, estos informes se refieren ~
. ··periodos, seman ales omensuales, segun los requerimientos de h Modulo 1: Detection de la. neces"idad de compra
gerencia.· , Normalmente, si se trata de la .n.ec~sidad de la compra de ma
°
terias primas, materiales utiles de consumo repetitivo! tiene lugar
. . '" d l b · t
5. DeScnpCIOn cuando el responsable de Almacenes despacha un pedl~o (vale de
Ie SU SIS ems. materiales) y determinaque ha ne~ado aI pu.n~o de pedido 0 stock
.51 ,. D'mgrama d e ull.loqlle minimo.
, 1dEn ese momento. .confecclOna
. . . . la SOhCltud . de compras y la
, enVla a epartamento respectlvo .
.' .En el siguiente diagnuna ~e bl~que detallad? se ~e~cribe un Este modulo implica una decision previa de determinacion de
subslstema de compras de matenaspnmas 0 matenales tlPlCO. C~da punto de pedido y lote 6ptimo de compra sobre cuya base el res
uno de sus modulos sera desaIrollado en el siguiente pun to. ponsable de A1macenesdecide cuando solicitar ~ sector de .Com
. pras la reposici6n de Ia materia prima 0 el ~atenal y la canttdad a
.,. reponer y confecciona la Solicitudde Compras (SC) .
"'
90 FUNDACJON UNIVERSIDAD A DJS-TANCIA uHERNANDARJAS' SUBSISTEMA DE COMPRAS 91
0..::1:
g
I
o
cargado deCompras. No obstante, algunas circuhstancias, como las -< ...I
til :tm.
mencionadasa continuacion, puedenhacer que no resulte necesario D:: « «
a:
la emision del PC: . c.. -a: I
:E ...I
IIJ
G Compras de escasa significaci on. 0
l-
IIJ
Q
u
o Cu~dose tiene. informacion actualizada sobreprecios reci
e( o
U,I' ::E a
bida con anterioridad de proveedores. Q ~
I
. ;. Cuando los bienes se adquieren a traves _de' una orden' de . lt1
compra global que irnplique un aprovisionamjento pennanente.
comparHa'i afiJiadas.
Q
::l
I
I" -
H--Imzo 2
~
Cl Cuando las adquisiciones se realicen a
0 I&J
< (j a:
..
~I I~
e. Cuando situaCiones extrema urgencia justifiquen pedidos 0 « tL
i= > IX
telef6nicos. ~
II::
III 9«
muy significativas (equipos, II), u ~
oCuando se trata de compras. WI L..L_._ _1 a :>
construsciones, etc.) la compra se organiza bajo la forma de
con~Jrsos privados (0 publicos) y donde existe un pliego de condi Fig~~ra 5.1
JAl'!C\l1L!'.Wr.· '1IIA.,j,.....··
rrado.
" I
It
Modulo 3.' Adjudicacion ~I'
es aconsejable
.La seleccion de ofertas no es una tarea sencilla; caUdad ofre;
tener en cuenta no solo los precios cotizados,
sino 'otra ~ ..
cida, financiacion,plazo de entrega, etc. oj~., ..
0:;,
l provee
:I~
~.
Ademas, es conveniente considerar las referencia~de
continuidad'de suminis": I QI
. dor, conocer su respon:;abiW:lad, solvencia, de entrega, etc. ,
:J
I- ..
6' I
tros, calid,ad de produccion, I:espeto de la fecha
Este m6dulorequ iere del establecimiento
de los parametros 8 ~o
de la persona que ;£
para la evaluacion de las ,ofertas, 0 designacion .... J. <!1
<1';'
vi
or(, l
o
cumpIini tal fund6n. :J
i·' a. a0(
II~
VI
conveniente . z IIIz
..n'ji'~
Para la selecci6n de la mejor oferta suele resultar (ver figura. 8 u
u::
. confeccionar una pIani1Ia de anruisis planillade cotizaciones 0:;
0
~
j:'
perrnite tener un re,. g Q 0( o ,I!! Z
.~ o
,. 5.3). La tapulaci6n de los 'datos en una .. Q oo
:J 0 ':::E U
JO z
, sumeo utilde las cotizaciones presentadas
por los proveedores. AI I1l
'/6_ "ILa: u
ii: .' Z
'I~...,
I1l : or( .... •
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tin ejemplar de la SC . > " ::1:' ... I1l '0
a:
5.4) represeqtala .
de Compra '(OC),', Este comprobante (ver figura
LJ
o
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. demanda efectuada a JlIl proveedor para que suministre los materia- ' ~
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'les especificados en-Ia misrna. . ., ' . '. ...' . ...';:.f.'1~
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deperidiendo '
ELnumero de copias que seemitan puedevariar
que se ttate,pero es
o I-:
de laS caractenstiCas de la organizaci6n de
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Ia recepti6n y la, .r-+--I--+-'...J a:
11l'
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aconsejablen otificar alps sectores que efectuaran
t a. .a:
jemplo, en una gran empresa:pue- ; o 1..,... or( if
se reciben en sobre ce-: r'--1 ~I'"f~',.--..,
ciones emitido por la empresa y las ofertas .---r-r-"-"--''';''--'-'II
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~~;( i §!i'~g5 Q'~ 8a
• Duplicado:'Para Compras. .,. . ~"f- «. J. U
Q
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• Triplicado: Para Recepci6n: 0,
f- .
w 0. 13 :!:. 9 ,;0 ;(,
> ~.
~
Ill. I1l 0; 1111
• Cuadriplicado: 'Para Cuentas a Pagar.
a.:, .
IJJ. '
o(!:;:z Z
f-
I1lI11
....
J
0
·,1
~C, efecrua su requerimient o y evalua el cumplimiento del provee j
" dar. .
i Figura 5.2
'
~,
Al recibir Almacenes las mercaderias con el IR controla ambos
elementosy devuelve a Recepci6n una copia del informe con su
conforme. Compras, por su parte, con la copia del IR da por cum
plida su gesti6n; y Contaduria integra la copia junto coil el remito
del proveedor allegajo de compra.
En el 'caso de servicios la conformidad debe prestarla por eg·
crito el sector 0 departamento usuano y remitirla al sector que auto
rizanl el pago. .' . .
M6,dulo 6: Contabilizacion ..
La contabilizaci6n dependeni del sistema contable que tenga 13
organizaci6n. En generClI, puede afirmarse que Contabilidad debe
realizar la,registmci6n en el momenta del ingres() de la mereaderia, .
reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo yacre·
ditando una cuenta de pasivo. Obtiene los datos del IR, que valoriza
segiln Ia ~C. . . .
SUBS/STEMA DE COMPRAS 95
PILANILLA DE EVALUACION
PILANILLA DE EVALUACION
'.
.DE PRESUPUESTOS. E Foc"-
ffi'
I '\
Malerlal requerido para: Jndlcar I.cha
Cdct
Ad.
DETAUE'
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,.,.,;...., 0lIfI'/fid<> p« _otdGi HI
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1I
1
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TOTAl.
L_·---' . .'
\~~: . \ I r! \J
Aprobsdo por , . OBSERVACIONSS l
! 1
,.;"'' '
-
'Ar::larttcilln c/lJlirmas
.
tando .ademas' 1a cuenta del IVA contra la cuenta Proveedores por el IIoiATl:III'>I. R!:QI.I[RIDO, --~--l
monto total de la factuni...
",'
c Ingreso de
Datos
Consulta por
pantalla
I
I
Narrativo:
En Fabrica, tomando como base laotdende producci6n, Se leoNOlClCI<u III PAGa
emite el pedido de .material~s P?r duplicado y s~ :nvian ambos a: ._"II:ACIONUUPli~'
' 1 1:. . . ..
':T~:AL
Almacenes. Se archlva pO.rrua' . la. 'orden
' . de
, producclOn.
. ..
2) En Almacenes eI operador ingresa a laterrninaly-consulta' aW,GO ' . .
.. 600. . o - lAM .\.
. ,:. IALT1!:RNATIVM . It 6llf QO 1 A
.
r I.
el archivo de ~tock, para versi hay existencia. . '~C\",ENT~"'A I ,1M£Rc~,~'~~;~~RARENI' . '. ':.\HORARIO' I
3) Encaso negativo, ingresa el pedid9 y'emite. Ia·solicitud.de
compra por duplicado.. Envia eI original a Compras y archiva en fonna
provisoria el duplicado junto al original de pedido de materiales. Se re:.:
· mite·tambien!el duplicado del pedido de. materiales.con sello "En tra
mite de coIIlPr.a" a Fabrica\·. . '" . ,
4) En Compras, tomando como base e1 original de la solicitud'
de compras se inicia el tnimite de compras, se ingresa a la terminal~ .
se accede al archivo de proveedores y se emite e1 pedido de cotiza
.-.!:
ci6n. Se envfa una copia a cada proveedor. ,Figura 5.4 I'
.'.
, J•
'f"J~
' ..
", 4",
"/.
99
·HERNANDARIAS. SUBSISTEMADE CQMPRAS
98 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANeIA
a la solicitud
5) Se adjunta el pedido de cotizaci6n originalen espera de la
compra
de .compr~ original, se arma e] legajo de por mimero de SC.
cotizaci6n. Se archiva en forma provisoria,
s se comparan y se
U'lI
00
..-l
QI)
g)
t;
I iii ~3
". ii:
6) En Compras, al recibir las cotizacione 0 bien el motivo
N ~
61- . 'I;; ~
,.J a.
!
_ ;i
rechazo
anota sabre cada cotizaci6n el motivo del '!;j •.~ ' "
;~
. 1::11 /jll .:."'Q
de la aceptaci6n. . Z U
I . g i
de compras pen
Se ingresa a la terminal, se accede al archivo
oJ
o ~ \t Ii
....a: ~
Se emite orden de compra ~ s
dientes y se indica el proveedor asignado. z: ~ It 1
para el proveedor, el dupli ou Iii":t -..-,
por cuadriplicado y se distribuye eloriginal cion. ".
cado para Conladuna y el triplicaao paraRecep
7) En Comprasse adjunta al legajo el'rcuadripIica
'.
do de la or-
.
a
!
i
.'
den de.compra 'que quecia enel s e c t o ~I
!:
;
8) En Recepci6n se recib~ el triplicado de la orden de compra .; i
que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n
de la mercaderfa Ii~'j >--'"_...,
:
de compm
9) En Contaduria se recibe el duplicado
que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n
dela orden
del remito. .
q
I~
II
!
i
.'
den de.compra 'que quecia enel s e c t o ~I
!:
;
8) En Recepci6nse recib~ el triplicado de de la mercaderfa
la orden de compra .; i
que searchiva transitori;;unente hasta la recepci6n Ii~'j >--'"_...,
:
orden de compm
9) En Contaduria se recibe el duplicado deladel remito. .
que se arch iva transitoriamente hasta la recepci6n
q
I~
II
...
...... ~X
.recepci6n, se ingresa a Ia terminal, se accede a1 arehivo de' cornptas
· .
o ""
~
pendientesy se da de baja' a las mismas.
de recepci6nen cada legajo .y.se "
:Ii I
ct
con. e1 duplicado de)
. ' 13) En AImacenes se controla el reInito a Recepcion como ~
parte de recepcion, el que se finna y se entrega
Ia mercaderia reci
sello de cumplimiento de ese .sector. Se controla ·compra y ·el original del
bida con el duplicado de Ia solicitud de el remito duplicado y a
~
pa,rte derecepcioll. Seenvfa a Contaduna . ~ 1
FIIIiRICA
. '
FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA. "HERNANDAFlIAS' .
T~~--_-,.... ~
SUBSISTEMA DE COMPRAS 101
REcePc!i::w COHr~
,. I. 1
~
15) En Recepcion se recibe elparte de,recepci¢n duplicado y
se archiva definitivamentepor nUrriero de parte. ". ,.
16) En Cont:aduria se recibe eFremito duplicadoy se ,adjurtta a
}il orden de compfa duplicado, , " ,
CursCigrama:
(Ver FIgura N° 5.6)
, 6. 'Para ~U autoevaluaci6n
1. Como jefe de costoS! de una importante empr<:;sa; i que ndce- .
sidades de informacion ptovenientes del sistema de cOIIipras te'J;ldria
cada mes? l. CuaIeS. sedan esas necesidades 81 fuera Ijefe de' presu
puestos de unaoficina del Estadonacional?, , ...
2. En su tarea de analista de, sistemas ha releva~olasigui~nte
informacion proveniente del encargado.decQmprasY,depositod,e la
sede Rio Negro 4e una empfesa de.serViciospetrolerqs: ' '. '
,"EI manufildE! proced!,mientps'E!s muy burocratlcQ' y no co~tem.
pia la tealidad anla que nos deseFlvo\vemos; Hequierepediri CQtizacio~
la
-nes, confebcj6n de la orden de'compray deFpartede{recepci6ri.La
urgenyia de 10$ pedidosen nuestra a9tiyidad hace que nO.se PtJedan
,pedir Cotizacio~es poresctitQ. Respecto alas 6rdenffs, de:comp1'8 10
que hacemos as reallzarlacuando lIega lafactura de, tal manera qye si
recibimos la visita: de IS: auditorfa jntemaobssrveelcumplimientQdef .
manual; adicioAalmente con la fa'Gti..iraestarri,?s segurQ~ de :que' rlQ co
metemos ningunerror. Alga simil~r.hacern.os con los partes de reoep
br6n. Muchas veces la urgencia a \a qu~ hies referencia anteS: hacs
que losproduclcis vayaildirectamente 811 pozo 'Con,loqueaJindeimes
, nos pasamos 1 0 2 dras cargando datos ,at complJtador para~ GonJ,e,ccio
nar los partes de re~epci6n.· . '
.. '. '"
rios los partes de recepcion. Los debitos aparecen con motivQ de la re
gistacion de la factura del proveedor. " " " ."
Normalmente me lIeva 3 0 4 dras conciliar las diferencias. Es
muy ditrcil que coincida 10 que se jngresapor inventario con la factum
definitiva.Los errotes son variados y aparecen en las caritidades ingre
sadas.en los precios, en los impuestos internos, etc. Para cuando 10
gro detectar las diferencias y explicarlas el encargado de materiales
me dice que ya no puede ajustar los bienes de cambio (contrapartida
de la cuenta que analizo) debido a que ya no hay stock por 10 que can
celo las partidas pendientes contra resultados."
Inventarios fisicos
nado ftem. Tres anos atras t el Sr. Matras sufri6 unaccidente y fue
reemplazado por otro empleado, sucedi6 que la produc,ci6n debi6 dete
nerse dos veces en 131 periodo de un mes, per falta de suministro de
materias primas por parte Cle Almacenes."
··-t-'
:,1
:!7
.....
S"
104 FUNDACION UN/VERSIDAD A D/STANCIA. "HERNANDAR1A <~{
una nueva oft
Para la aprobaciori
el fondo, 9/ cajero cuanta con una lista d~ los nombres y firmas de
par
los responsables que se ihallan autorizados para .'..'. ..
mensual 0 bimes
UiIidad 6
reintegra el
sector
copia indicando la fepha, -concepto,importe y el
gasto, elnumero de
"
los comprobante5 de
en caso de existir diferencias, bienes 0 servicios, en los sueldos y jornales del 'persOJlal~
'
bantes de ga5tQS V, salvo ej
su podery enviando
tos, obligaciones financieras, etc.
den de pago par dupli,cado, guardando la capia en y la planilia del fon
IVlodalidades
" Pago en sede del acreedor
El paga se efecrua directamente en el domicilio del acreedor y
en el mismo momenta se obtiene, elrecibo correspondiente. En es
tos casas es convenienteque la empresa cuellte con un seguro de
valores entra.nsito para la cobeitura de 'pcisibles riesgo3 pOl' el tras
.ladp de fondos por parte de lo~ empleados~
.. Pago a un cobrador
En este caso Ole avlsa al acreedor cUfu'1do esta e1 cheque dispo
y se 10 retiene en Tesorerfa.
EI acreedor se ocupa del cobra directamente en, e1 domicilio
del deudor, recibe los valor-es (dinero, cheques, pagares) y Ie extien- '
de un recibo provisorio 0 uno definitivo de acuerdo con la modali
dad de Stl empresa. .. . ,
"Pago'a 'reparlidores . '
3. ---------------------------
3.1. Normas de control
el
movimiento de jondos
" SeparaciOndejlmdones
El manejo de' los' fondo;; no debe estar a cargo de la misrr
que realiza 1a No esconveniente que el
cionesanuales y que otta persona de,la organizacion este capacitada I) Los cheques comunes puedell ser emitidoi;: , "
para realizar su reempiazo, como ,as! tanibien encasos de eriferme .II) a favor d~ una person" 0 razon social detenninada; .
b) a favor de una persona 0 razon social determinada con la clausulil ~'no a laoroen",
dad 0 egreso del personal. Los reemplazos serealizaran -cpreferen c) al partador. '. ,
temente- con personal ajeno al sector y que no tenganamistad. 0 La emisi6n del cheque al,portador convierte en titular del misrno a,quien 10 posee, pudlcn
subordinaci6n directa con el re~mplazado. . , , 'i .' ' do deposita rio, transferirlo () hacerlci e.feclivo por'Ja simple entreg'a. por Io'cualliO cheque
. ." . .: '.' .
'", ~ . emWdo de esta manem no siempre puede.llegar al acreedor pudiendo ~er t1sufructuadopor
quien se ap.odeni de eL ' " _
.. Contabilizacion de las operaciones En eJ caso del cheque emitido'''a filVor de.una persona 0 razon sochil detenninada",su be
Las 'operaciones relacionadaS COli e1 movimiento 'defortdos se neficiario es aquel a cuya orden se emili6 0 quien 10 recibi6por endoso; ,
Cabeaclarar que la pcisibilidad de tnlnsfeiirmediante el endoso los 'cheques emitidos a favor de
registraran contablemente demanera que permitan el control de las una person<, 0 raz6n social es una niodalidad introducida nuevamenle par la ley 24.452. '
mismas y la consistencia con la informaci6n <ie otros sectores, por EI eodosp.' puedeno designar el be'neiiciario, 10' que se denomlna, endoso en blanco. De
ejemplo, total de debitos 0 creditos en cuentas de terceros'. La regis esta forma. el portador puede lIenar el blanco con su nombre 0 cOn eldi: otra persona OTll.
z6n social, endosar nuevamenie el cheque en biancO 0 a otta persOna 0 raz6n social 0 eo
traci6n estara respaldada por la documentaci6n correspondiente. . tregar el cheque a Ull tercero sin lIena. e1 blanco,lli endosar:' , '. .
--'~";7
Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando
Como puede observarse, esta forma de emisi6n del cheque 10 convierte ell un che
que al portador, con las consecuencias seiialadas mas arriba,_
~
Una forma de limitar elriesgo de las dos formas de emision del cheque vistas es cruzando
10 con dos barras pamlelas en el angulo superior izquierdo. Dicho cruzarniento puede.ser
geneml 0 especial. .
El £rruzarniento geneml solo Iimita al p'oseedor del cheque a depositarlo en una cuenta ban
caria no pudiendo cobrarlo en venramlla. EI cruzamiento especial implica que entre las ba
rms paralelas se coloque una leyenda que indique que el cheque es para depositar, uniea
i : mente, en la euenta a cuya orden fue emitido. .
La forma menos riesgosa de emisi6n del cheque es cuando se to hact u a favor de una persona 0
!}
raz6n social determinada can la ch'iusula no a In orden". De esta manera el cheque solo pu~e
ser cobrado pOl:la.persona 0 razon -social a cuya orden fue emitido, no pudiendo transferirse
par endoso. Eli mas, para mayor garantia, tambien puede cruzarse en fonna especial. .
t
I'
r'
A~e.mas, ellibrador C?m~ el.~ortador de un chC9ue pued~n indic~ el destmo~et paga ins
depago libmda a dfas vista a contar desde SII presentation para el registro en una entidild
Ello implica que el ejiente de una entidad bancaria (banco gimdo) debe solicitar:
Estas cuentas tienen un limite de registro (montos a operar)-corio sin aval de! banco. Cdri'
.estos cheques pueden efectllarse pagos a un plll1.o comprendido entre los 30 y 360
El ilcreedor que recibe este ripo de cheque puede: . :-, ,'
- presentarl? para su registro ante el banco girado, quienJI?, retendm y,entregara un cefft~
ficado de fegtStro con su aval, para los chequesque avaleo'(1evolvern eI cheque de ~
diferido con la constancia del registro, su fecha de vencimiento y la firma del fllncionano
autorizado 0 devolveni eI cheque de pago diferido rtchazado con.laconstancia c~pon-
dlente. . - .~ ,
- depositarlo para su registro enel banco donde posee cuenta. quien reintegrara::a SII
cliente. ~I ~ertifH;~do con llvnl bancari0.csi se trata qe cheques avaJados) 0 el ~~eque de
pugo dllferldo regtstrado con la: consmncla t:orrespondlenre 0 el cheque de pago dliendo're
chazado co.n la constand a cOlTespondi~nte. "-.
- tronsferlrlo por endpso con In sola hrmu del endosante, antes y despues del registro. U.
fecha de In present.ru.;i£n pam el registro del chequ,e fija In iniciacion del plaza de dif~~i:::;T
nmmto conslgnado~,J'l~eI
····-'11
por el pagador (30 a 36() dIns). \ ,,,.
. - Saldosdisponib1es en grulCQS.
2. Liquidati6n
,- FactW'll Y
del,Pngo.
Legnjo
conlrolados.
3. EmlsiOn de!
'" Orden de Pago;·
Cheque:.
-Documentnti6n
de respalrlo.
-Comprobnntes
retenciones
impositivas.: .
4.Pngo -Of'
-Cheque
- Comprobnntes
relenciones'
5. RegistnlciOn i 1- Recibos.
\ - CuentaS .. - Actualiznci6n
- Orden de Pago.
Corrientes CuentaS :'
Provecdores. COrrientes.
-Cuentas " - Actuoliznci6n
Bancarias. Cuenllis;
,. En caso de que de] controlefectuado smjandiferencias, Cuen- .
tas a Pagrui Q.ebe decidir el tnimite a seguir pudiendo requerir, por
",".
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III "'"
Figura 6.1
Figura 6.1
Modulo 3: Emisi6n del cheque tencia y lit liquidacion haberes. modulos, se describen
brevemente a continuaci6n:
Tiene lugar cuando eLdepartamento Tesoreria, en fund6n de la
Sobre.1a base dela orden de pago, Contadurfa debita el pago , - planilla de cargas sociales. . ' ...... .
No~a sobre el pai,o de, sueldos y jomales: I 5.3. Ejemplo de un circuito de pagos
Cuande en el punto 2 se comentaron las distintas medalidades A centinuaci6n presentarnos ladescripci6n de un iprocedi
de pago; se mencionaron para el page de sueldos ciertas tareas pre miento de pago p. proveedores por correspondenciay el gclficores
, vias a la liquidacion del pago prepiarnente dicha: el control de asis- . pectivo. .
Narrativo:
compra,correspondiente;
. - de Recepcion, oi original del infonne de recepcion y el reM
mito, confonnado (original).
2) El Proveedor envfa la factura a Contadurfa.
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
2) El Proveedor envfa la factura
3) Contadurfa realiza el control de la factura (original), 01 re
nlito (original), eI informe de recepcion (original) y la orden de
compra (duplicado).
4) Confecciona la orden de pago por triplicado. Remite 11 Tesore
ria los dos primeros ejemplares de la orden y archiva Ja ultima copia.
Envia a. Getencia Administrativa el resta de la documentacion
(legajQ: duplicado de laorden de compra y originales del infonne
de recepei6n; del remito y de, 1;. factum). ,
, 5) Tesorerfa prepara eI cheque de pago at proveedor, coJocan
dole laprimera firma y 10 envfa it Gerencia Administrativa junto
. con el duplicado de la orden de pago.
Archiva el original de In orden de pago.
6) Gerencia Administrativa controla la documentaCi6n (legajo)
con el cheque y ei duplicade de la orden de page.
InutiIiza la documentati6n con un seUo de "Pagado" para evi
tar una nueva presentacion.
7) Coloca )a segunda firma al cheque y 10 pasa a Secretarfa de
Gerencia. .
Envin la documentacion (legajo y duplicado de In orden de
pago) a Contaduria. . .
8) Secretarfa de Gerencia envia el cheque al Proveedor.
9) El Proveedor emite el recibo y envia a Contadurla el originaL
. 10) Contaduria control a la documentaci6n (legajo y dupUcado
y triplicado de la orden de pago) con el recibo y la archiva definiti
vamenre. Registra contablemente el pago.
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fr
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I'll!
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Hi!
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Fip.ra6.1
-. Inventarios ffsicos.
pedido; ,
,:
p
.. ..9,,11. L S _ M i M \ ' *. . .' "'I&&J1!
Unidad 7
Subsistema de Produccion
El
subsistema de Producd6n se encargadel desarrollo e
implementaci6n de metodos y planes para 1a fabricaci6n de produc
tos, y del canjunto de tnlbajos necesarios para concretar la elabora
cion de un bien nuevo a J?artir de los in~umos. _
1. Alcance
El subsistema. de Producci6n abarca desde el p1anearniento
hasta laobtencion del producto terminado y su entrep a Alrnacenes
y su contabilizacion. - _ _
Analizar el subsistema de produccion implica hablar de un
conjunto de actividades t:iiversas.Asf, para Henry Mintiberglas de
fabricacion son funciones del coraz6n operativoya quetransfonnan
_ los insumCis en productos. mientrasque e1. rnantenimiento y el in
ventario de materiasprimas proveen apoyo directo a la funcion de
- produccion. Segun este auto(lbs capatacesde planta confonnan la
--linea media,rnientras que los analistas de metodos de trabajo (inge
nieros industriales) y los analistas de planearniento y control (pro
gramadores de la produccion) integran la tecnoestructura.
"':::::'..,
Peter D~cker, por su parte; ClaSifica la manufactura como tipi talleres y se caracteriza por actividades de corta duraci6n; bajo vo
ca entre lasactividadesproductorasde resultados, y TomPeters se-: . lumen y producto a medida. El equ1pc; y la mano de obm se organi
nala que lafabricaci6ndebe convertirse en la principal arma de' zan en centros de trabajo por tipos similaresdehabilidacies. Se uti
rnarketingde laempresa. I .
"lizan equipos disefiados para fines generales y lamano obm es
altamente calificada.
Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im
2. Modalidades " prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera.
'. . ,.·.1
• Producci6n continua " '. ." • Producci6n por proyectos
El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope· , Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge
raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,' nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable
noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul .magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
tante de un~o~o materi8:1 0 ~~ un conjunto de produ7tos provenien-. sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n
tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad
tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y
dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .' , control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto.
La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma
Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un
seeueneial en funci6n del proceso productiv~ y el manejo de los
concierto,un edificio y una pelfcula.
materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.
La industria continua; en general, produce para. inventario 3. Normas especmcas de control iuterno
altamente calificada.
Son ejemplos, la fabricacion de herrarnientas y matrices, 1a im
2. Modalidades " prenta, servicios de salud, catering, ,etcetera.
'. . ,.·.1
• Producci6n continua " '. ." • Producci6n por proyectos
El producto tenninado .eselresultitdo de unasueesi6n de ope· , Un proyecto consiste en.un conjunto de actividades que, en ge
raciones sobre un material original. yhpmogeneo. El produeto final,' nenil, tiene una identidad propia, setrata de obras' de considerable
noesta eonstituido. por iun conjurito de partes, sino que es la resul .magnitud; confecciona una red compleja de tareas vinculadas entre
tante de un~o~o materi8:1 0 ~~ un conjunto de produ7tos provenien-. sf a traves de multiples interrelaciones de precedencia y BU duraci6n
tes de una, umea matena pnma. Engeneral,este tipo de proceso suele prolongarse en el tiempo. Un problema significativo en la ad
tiende a ser muy automatizado, aproducir productos estandariza ministraci6n de proyectos se refiere a la planificaci6n,seeuencia y
dos, y el personal que trabaja enel es poc'o calificado. .' , control de las tareas necesarias para la conclusi6n del proyecto.
La distribuci6n de, los ,sectores, yequipos se realiza en forma
Son ejemplos de este tipo de producci6n las obras. de arte, un
seeueneial en funci6n del proceso productiv~ y el manejo de los
concierto,un edificio y una pelfcula.
materiales esta integrado dentro de la linea de produeci6n.
La industria continua; en general, produce para. inventario 3. Normas especmcas de control iuterno
grandes volumenes de articulos altamente estandarizados.
Dentro de esta clasificaci6n se encuentran, entre otros, los mo • Existencia de im'entario pe111'Ul1iente 0 registros contabks
, linos harineros, las refinerfas depetr6leo, las fabricasde papel y.la apropiados . ' , .. ..
industria cervecera.· I ' . . Es reeomendable que el control de lasexistencias de bienes de
, . 'i cambio se realice mediante el registro pennanente de l~ mismas.
• producciOn por mpntaje Esto permite tener actualizado elvalor y volumen de las, existencias
. A diferencia del anterior, elproducto terminado esta consti pennanentemente.
tuido por unai:antidad de partes .que se ensamblanpara lograr el ar
tIculo. Es laindustria del "armado" ;Cadauna de las partes que for • Realiwcwn de recuentos fisicos peri6dicos
man eL pioducto tiene un proceso productivo particular' que puede Es importante que se efectlien recuentos peri6dicosde las, exis
afectar a.distintos .'depa'rtarQentos
f
(estampado,tefiido,
.', ,
fresado, etce tencias con la finalidad de ajustar 0 conciliar, a un momento dado,
tera.) ' '. ' ,'. " los registros con tables y ficheros extracontables con los resultados
El productoseen~ambla en las distintas etapas que convergen obtenidos .en esas tomas de inventario.
en 1a llnea,denlOnt~je~nal'i '. . . ". ,.;' , Para que los inventarios fisicos sean eficaces es conveniente
" ' Dentro deeste tip!? se encuentran la industria de eleetrodomes ql,le los mismos seansorpresivos y reaHzados por personas ajenas a
tie~s, autom6viles, motores,etcetera. ,quienes registni.n los movimientos pertinentes a los stocks o'deten
tan la custodia fisica de'los mismos. '
. • ProducciOnint~rmitente 0 por 6rdenes EI inventario contribuye a control<ri\y ajustar el resultado de
se
En esta clasifieaci6n incluyenaguellas industrias en las que los movimientosfisicos en un perfodo de ti~mpo. evaluar ila eficien
a
laproducci6nse lleva cab:o cuando existe UDpedido espedfico del cia operativa en el manejo de las existencias y sus registraciones,
. cliente. Este tipo de prQducci6n es, por 10 general" llevada a cabo en · \, .\
"
.~
\ ..,
"""
ndan detenninados
items .:;'
.
Si nO'se llevaran inventririos pennanentes se
debera efectuar un
• Ajustes de inventario .
Los ajustes por diferencias de inventario
mente justificados, analizados y autoriz debenin estarva lida
• Custodia de 'existencias
. La: responsabiliad par el control y ~a custod
existen ciadeb e recaer sobre un-a sola person ia de los bienes en
asegurar toclas lasfaci lidades de controL a a quien se Ie deberan
Elloca ldeslin ado al dep6
sitodeb eperm itir una protecci6n fisica
adecuada de los bienes.
Asiinismo, es importante que condiciones
medad , t~:mperatura y ventilaci6n garanti denoca l. como .hu
cen que no se produzcan
deterio rosen los prodiIctos. .
.•,Documentacion de todD movimiento de existenc
ias
Todom ovimie ntode los bienes enAlrn
acenes debe estar am:"
parado poi un comprQbante. . . "
. En ercaso de.1as entradas, Almacenes .
recibe de Recepc i6n e1
duplic adodel informe de recepcion (ver
. _de, Compras) si se-trata de. materia') prima')modulo 5 del subsistema
cado 'del parte de prodiIcd6n para el caso 0 materi aleso e1 dupli
de productos ehtborados:
Las salidas; en cambio, debenin estar
de salida de almacenes parte depedi do ampar adaspo r un vale
fa 'estar finnado por un0 respon de,materiales"el que debe
sable con atribuc ionesp ata realizar
pedidos.
. .
SUBS/STEEMA DE. PRODUCe/ON
127
I'S Fijacion de stocks m'inimos y lote optimo
Se recomienda la fijaci6n de stocks
de reposici6n, asf como la determinaci6 nUnimos 0 punta optima
n del lote optimo que se
debe producir (verco menta rio punto 3,
Unidad 5).
e Contratacwn. deseguros ejicientes
Es acons ejable una adecuada cobertura
de posibles siniestros
media nte la contrataci6n de seguro s para
. proceso y terminados)", . los bienes de cambio (en
4. Informacionlgerencial
Los datos referidos a las operaciones de
cuentran dispon iblese n registros y archiv produccion que se en
os constituyen la base de
1a informaci6n que seprep ara para uso
de lagere ncia. Como ejem
plo de la misma, podefi1oS mencionar:
- Produ cd6n en unidades por tipo de
producto.
4. COIitrol d.,
dad.'
caii-I-producci6.n.
PMe diooo de, 1- Espetificac'
lecnicllS del
-Control de
clilidlld.
5. Entregacle
ductos rermian·
pro-l-prodllcci~n.
PMC
dos. .
' '
M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la "
produccion
La actividad de: pla~eamiento se realiza con el objetivo de op
timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia,
5.2. Descnpc i6n de m6dulos
• • J
, ' i "
•
' '
M6dulo 1: Planeamiento y programacion de ',la "
produccion
La actividad de: pla~eamiento se realiza con el objetivo de op
timizarla mezclaproducto-mercado.La programaci6n,en cambia,
se centra en la asignaci6q de'recursos, yJasincroniZaci6n (secuenc
ycronologia) de las pperaciones. Generalmente, el programa abarea ia
de uno a tres meses y se ,suele detallarpor semana. En estaactividad
se tiene en cuenta la informacion proveniente del plmi de producci6
n,
las especificacionesde productos,. de tiexnposy movimientos.
El plan de prod1,lcci6n debe contemplar: '''
~ _ E11l1ax~mo9':le pu~da obtenerseenese peri'odo, sin utilizar
mas, que ia. cantidad 'dlspomble de recursos. .
, _ ,La lista de prod,:!ctos que sehan'de fabricar para obtener la
. maximacontribuci6n. :
_ La cantidad de cada uno de los productos que se han de fa
bricar durante ese periodo.
" ... ,'
--,-
'~
" I}Subtota l
Mano de Obra: -"""--
Gastos:
'" II). SubtOtal -
01) ,Subco't,;
"~
I) + II} +111) ,
-
I
F~gura,7.1
130 FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'
....
IVIlI1Ull., el departamento de
130 FUNDAGJON UNIVERSJDAOA OISTANGIA "HERNANDAAIAS'
....Produccion
emite la Orden de pro
ducci6n (OP) (ver figura 7.1). EsteIVIlI1Ull., el departamento
formulario de
indica la discrirnina
cion de la materia prima que Produccion emite la Orden de pro
se utilizani segun figura en el
ducci6n
puesto(OP)
y en(verlosfigura 7.1). Este
distintos formulario
procesos quela discrirnina
indica
par los debecircu]ar. Los
cion de la materia prima que se utilizani segun figura en el
sectores productivos deben anotar las cantidades
puesto y en los distintos procesos par los que debecircu]ar. realmente
Los utiliza
das y las
sectores horas trabajadas.
productivos deben anotarEs conveniente
las cantidadeselrealmente
annado de dispositivos
utiliza
deyregistro
das las horasid6neos para
trabajadas. Es lograr que aelmedida
conveniente annado que una orden pasa de
de dispositivos
deun sectof,U
registro otro se
id6neos vayan
para lograranotando los consumos.
que a medida que una orden pasa de
un sectof,U otroemitirse
Suele se vayanpor anotando los consumos.
triplicado y distribuirse de las siguiente. ma
Suele emitirse por triplicado y distribuirse de las siguiente. ma
nera:
nera: • Original: para
• Original: para
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
o Duplicado: para Planeamiento y Control de 1a Producci6n.
• TripJicado: Costas.
• TripJicado: parapara Costas.
Modulo
Modulo 2: Fabricaci6n
2: Fabricaci6n
Depended.
Depended. del tipo
del tipo de producto,
de producto, deldetipo
del tipo proceso y del tipoy de
de proceso del tipo de
industria
industria queque se considere
se considere (continua,
(continua, intermitente
intermitente 0 por montaje).
0 por montaje).
LosLosdistintos sectores
distintos productivos,
sectores ]uego ]uego
productivos, de analizar las nece las nece
de analizar
sidades
sidadesde de
materias
materiasprimas, solicitan
primas, los materiales
solicitan necesarios
los materiales a tra
necesarios a tra
deldel
Pedido
Pedidode Materiales (PM)(PM)
de Materiales (ver figura 7.2). 7.2).
(ver figura
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
Suele emitirse por cuadruplicado, en cuyo caso se distribuye:
., Original: para Costos .
., Original: para Costos .
• Duplicado: para Almacenes.
cuantitativo
el control del avance de las actividades productivas.
~ Triplicado:12ara Cpntabi~~l:td. ·
. '1', <'f;,t~;',
SUBS/STEMA DE PRODUCC/ON iT
PECIDO DE
NomblOde REAP§'lOVlSIONAMIENTO
!£aempro:il&
I. COd. d"
/I'Ill"tW./
Cantidad I
plld/elsa
DEseRJPCION CanUdad
IIInlteflada
I
I. COd. d"
/I'Ill"tW./ plld/elsa
DEseRJPCION CanUdad
IIInlteflada
Ad.... arflrmu
P~ldo cumelldo
. . FU8ple:pungitore (1994:38)
. . figura 7.2
-..,
Almacenes
Narrativo:
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. ·Fi~ra.7.3
"~-'·-"""7"""",:~~T
. SUBSISVEMA DE PRODUCe/ON 135
134 FUNDACION UN/VERS/DADA DISTANtMA "HERNANDARIAS"
Conbililiidaq
cantidad efectivamente entregada. Si no hay stock suficiente, 0 lue~
c..l<I. .' Ca,lIibnld.
Almadn de P.i: J\lrruil:tooas go de despachado el pedido la existencia queda por debajo del pun
ta de pedido, confecciona Ia solicitudcorrespondiente. '.
, 4) E1' sector que recibe la mercaderfa controla que el envfo
coincida can 10 indicado PC)[ el encargado de deposito, firma las dos
copias, las devuelve a Almacenes y archiva el cuadruplicado.
5) Almacenes, por su parte, efecrua la registracion en sus fi
chas de stocks y arch iva el duplicado. El originaIy triplicado del
pedido de materiales los remitea Contabilidad Almacenes.
6) Contabilidad Alm~cenes valoriza e1ped~do de niateriales,
archiva el triplicado y.envia eI origina1.a Costas. , '" '.
7) La orden de producci6ndrculapor los distintos se.ctoresde
Fabrica, donde cada sector compIeta .los datos, correspondientes a
esa parte del proceso productivo_Una vez concluido el proceso, Fa
brica confecciona el parte (ie produccion por cuadruplicado, remite
la.s tres copiasa A1macenes junto can lamercaderia. '
. 8) En A1macenes 5e cbnform'a el triplicadqy cuadnipliCado, se
devuelven a Pabrica, y se archiva el duplicado en fonna:definitiva.
9) En Pabrica se archiva tambi6n el cuadruplicado y la orden
de fabIicacion en forma definitiva; y envia el oIiginal y triplicado a
Costas. I
Cursograma:
(ver figura 7 A)
6. Para su autoevaluaci6n ,
. 1. Mencione tres tip(jlsde industri~ diferentes a los ejernplos
dados que se correspondan can cad a una de las rnodalidades de pro
duccion.'.· " . .' , .
2. iEn qU,e se diferencia la prograrnacion de producci6n por
I proyectos, de la prograrmlcion de operaciones en una empresa con
I un procesq. continuo?
.
,
3. Del relevamiento realizado par una cQnsultora surgela si~
,guiente informacion proveniente'del encargadode Alrnacenes:
FigUra 7.4
.~
'"
.,
~-
Unidad 8
Subsisterria de Ventas
EI
subsistema de Ventas comprende una serie de opera
ciones mediante las cuales la empresallega a sus compradores, con
sumidores finales 0 sus canales de distribucion para colocar sus
productos y servicios.
1. Alcance
El s1,lbsistema de Ventasabm-ca desde la solicitud del'cliente y
recepcion del pedido, qasta la entrega del bien 0 la prestacion del
servicio y la registracion en los libros de la empresa, pasando pre
viamente por el controll de pedidos y del credito, asf como la factu
''; , I
raCIOn.
Peter Drucker, en d anaIisis de las actividades en una organi
zacion, considera las ventas y todo el trabajo necesario para ejecu
tar una labor comercial sistematica y organiza:da, como actividades
que aportan directamente ingresos, entre las actividades que produ
cen resultados.
va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro infonuaticas. . ' ", '., .
UN/VERS/DAD A DISTANCIA"/llfERNANDAA'IAS' SUBS/STfMA Of VfNTAS
141
Henry Mintzberg ubica la funci6nventas en e1 nueleo operati dem, y en algunos casas (par ejemplo las drogueri~s) integrar redes
va considerfuldolo el'centro de toda organizacion, la parte que pro infonuaticas. . ' ", '., .
duce los ingre~osnecesarios iparamantenerla viva.
.,: La venta comRrend~ tanto la1\lncion como el proceso, aqui • Segun las condiciones de p~goc~~venidas '. I , .
nos centr~emQ~ n€ ela,muis!is de,este ultimo, precisando los aspec Tenemos ventas at contado (en efectivo, cheque! 0 tarjeta de
crectito 0 compra) y ventas a credito. . . ",
tos LT1heren~sa su organizaci6n.
.' . ' En. esteultimo caso, elcredi~o puede, a,sumir.a s~(Yez distintas
,{,.,..,. modalida~es, par ejemplo cuenta corriente~ cuotascon garahtia 0
2. Modalidades sin ella, can pagares. con tarjetade credito 0 comprai(en cuotas),
.debito aut6iIuitico en cuenta bancaria, etc~
. "Las ventaS puederi.asutnirdistintasf~rmas y'en cada caso las
variaciones se reflejanin eni el diseno del subsistema. A,continua • Otras modalidades . ,,' ".
Ci6n mencionaremos
., ' "
las-1."formas .tnascomunes.
' ., . . . Seguramente pod(emos encontrar otras niod~idades; par
• Segun las co:ractez:(stic~, del c.lien..te ejernp10 encuanto a'la entrega del producto hay entrega directa del
producto' a el servicio de la' organitacion .al cliente',o. can inter
Podemos distinguirentreventas locales 'y 'ex.portaciones. Las mediarios ya sean transportistas; concesionarios,etc. .
su
primeras,. a vez, podran tomar alguna de .las modalidades que ve-· '
remos, peroel caso de\las exportaciones tiene caracteristicas pro . °
Si nos atenemos al pedido de cotizaci6n podrfaexistir no, y
::,:., -.;.'
143
Infonnadt~~~renda~
. ~ __ datos :;1. operaciones de ventas se encue ntran
en los registros y archivos (subd
. ~ __ datos :;1. operaciones de ventas se encue ntran
en los registros y archivos (subdiarios de ventas
y en las fichas de c1ientes .il otros ) y son la , cuentas a cobra r
base la informacion
que se prepara para uso de la gerencia.
Esta es quien establ ece los perfodos que
Cion (semanas, meses, trirrtestres, etc.) y abarcan"i la informa
10 referido a la fonna de
presentacion (diagramas de barras, estadf
sticas, cuadros comparati
vos, gnificos). Como ejernplos de infon nes
puede n citarse:
- Monto de vent as versus presupuestado.
en el ultimo meso
- Listad o de crecHtos importantes y condiciones
en que fueron otorgados.
- Tiem po prom edio 'de demora entre el pedid
o y la entrega.
- Notas de pedid o pemdientes de entrega.
5. Pllcturacioo -FlII:tura.
-Remilo.
,. . _-- -'-'-"-~"-"~",.---------------
00
Documenlo no yaUda
soma factur'"
__.,-""""',,'''''
Enireglll'
Laa
an: .........................................................:.............-...........................................
_.ta. ......- ... _ ...... -.. 11..._ ""'" . _.. pc< _ _.............,
RECIBI CONFORME:
OIUGl-. .,~/,< . . .
CI,I~
d]
Identificaci6n AC11J!<'A:
fe.::i1E:
dlel emisor
X. CUlT:
. Ing._B.ru!.Ds: _
Cl{-<";"J3 rrev.· An
lYA ResponsabJe Illl!Crlpto y Comercio N.":
Sci!or(e!i) . Domicillo
Condiciones de ycnLa
RBMITON!
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: I
I
d]
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Sci!or(e!i) . Domicillo
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Subtotal:
IVA Insc. % ~ i
IVA No Insc. % I
TOTAl:.
I
Imprcnlll: NO Habllltaci6n
CUff:
Figura. 8.3
8.3
Deudoresporven~
a Ventas
a IVA-Debito Fiscal
Nq;~rativo:
1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec
Nq;~rativo:
1) A partir del requerimientodel Cliente el vendedor confec
adherido a1 talonario.
2) Administraci6n de Ventas control a la nota de pedido con la
existencia. .
5) Si hay existencias', confecciona el remito por triplicado y 10 6. Indique en que oportunidades se utiliza el remito ell el
· envfa a Expedicio,n ju~to con las mercadedas. La NP onginal queda subsistema de ventas t en que sectores queda archivado 'y con que
demorada en espera del triplicado del remito conforrnado par Expe objetivo. .
dicion, para Iuego,ser pchivados definitivaIIlente. 7. Indique cuautas copias de factura se necesitan y! curu es el
6) Expedicion controla la mercaderfa con el remito y envfa eI destine y usa de cada una de ellas,' . •I .
triplicado fiImado a A1macenes. 8. [, Cmil 0 curues son los soportes que dan origena la regis
7) Emite la hpja de rota por duplicado.Prepara la rnercaderfa y traci6n contable? Indique cual es el procedimiemo de registro.
la entrega al transport~ con Iosremitos (original y duplicado) yIa 9. l,CuaIes son las decisionesque se toman para laaprobacion
hoja de rota original, ~e quedacon el duplicadode la hoja de ruta del pedido'" ' .
frrmado por el transpotjtista. . ..' 10. Ejercicio pnictico. Dibujeel cursograJ.1;ta de Ventas al Con
8) EI transporte entrega la mercaderia. . ..' tado de acuerdo con los siguientes. datos: .
· 9) Vuelve cori elloriginai delreD:tito' firrnado por el Cliente,
anota las observacioneS en la hoja de ruta y entrega en Expedici6n. 1) Clients solicita al vendedor las mercaderfas.
10) Expedicion c~ntrola Ia hoja de futa y los remitos. Destruye 2) Vendedor ofrocey vende•.
el duplicadode la hojade rota y archiva definitivamente el original. 3) Confecciona laboteta de venta al contado -nota die venta
Finalmente,envfa aContadurfa los remitos conformados. . en original y tres copias. Entrega el original y el duplicado at cliente. La
12) Con el cuadrujplicado y el remito se procede ala registra nota de vanta que acompafia a asta y la.embala. . . : .
13) Cr6ditos actu~iza la ficha de los cHentes yarchiva defi 6) Caja recibe el importe de la ope~aci6n y estampa al issUo "Pa
nitivamente la factura.,
gado· en los dos ejemplares de la nota de venta; :devuelve el'original al
.6. Para SUI autoevaluaci6n . .. . 8) Empaque veiifica ef original de la" nota d~ xenta qUIf recibe del
2. Ordene las mod",lidades .de venta partiendo de las mas usua venta. ArQhiva la copia mencionada. 1 i.
les a las menos usuales de acuerdo con sus canocirnientos. EI qliente sa lIeva su mercaderfa con al original de Is notal de venta.
I • "
AI terminar el dfa: ..
de ventas y soIicite quelle expliquecmll es Ia informacion· que el 11); Contadurfa re.cibelos triplicados dei las notas d~venta que
necesita regularmente para la toma de decisiones y de quemanera .. permaneqieron .en Empaque, junto cbn al d.inero y los dupljcados de
5. ['9 u6 informacion se captura en la nota de pedido y para 12) Contadurfa asienta ventas.8 ingmso de~ro. Archiva ~ta Vanta
.~~~~ ' . ,
13):Contadurraentraga efectivo con tnplicados aTesorerfa.
~",,".J
.'. '::.> ~~ ,.....~:-: : ,.': " -: .~. :. '.~. }:.:-:'.:,y ~:;~:,,:-:~·~.:.>5~-·:·.:r;~::,~· ,: :~, :;-.... ..":' :',~:" ~ ", ..
"
101'"'
Subsis~ema de Cobranzas
1. Alcance
El subsistema de dobranzas comprende desde el momenta en
que se detecta que un eredito esta en condiciones de ser cobrado y
basta que los val ores ~ercibidos ingresan en 1a empresa, par los
cuales se entrega a1 cliJent~.el comprobante respectivo. Luego se
. efectiia la contabilizaci6p correspondiente.
El sector Cobranzals es quien detectaqueun creditose encuen
tra en condiciones de ser cobrado a partir del vencimiento de la fac
tufa a del documento. I
p.
p.
2. Modalidad es
Los distintos tipG>s de cobranzas son la contrapartida de las for
mas de pago vistas en 1a Unidad 6. Los casos mas usriales se rese
nan brevemente a continuaci6n. . .
• Cobranza en C~fa .
EI eliente se tr.J,lada para realizar el pago de su deuda. Esta
modalidades comun :en los comercios minoristas donde el cliente
puedeeancel ar sti deuda con dinero en efectivo, cheque.o bien con .
tarjeta de eredito.· I .'
Especialmente cuando se reciben cheques 0 efectivo, es conve
niente que 1a empresa cuentecon seguros para la cobertura de posi
bles riesgos sobre fos! fondos. El segura es contratado pOl' el monto
de riesgo eStimado por la empresa y quepodda estar dado por 1a to- .
tali dad de fondos confiad6s. a la custodia de Tesoreria..
, ; I' ~.
.' . I·
• Cobranza por cobm4ores ....
Un empleadQ
et domieilio
de
la ~mpresaefectUael cobro dirt!Ctamente en
del· cliente. Este recibe los valores (dinero, 'cheques,
pagares) y extiende un re~ibo, provisorio 0 definitivo, seg6n la mo
dalidad del procedimiento. .. . .
En este caso, es:con~eniente la cobertura del dinero en tninsi
to; elrnonto del segl,iro estara determinado por el maximo que se
estirna reeaudar entre!dosipenodos de rendici6n.
• Cobranza por rtrparlf.dores 0 prestmloresdel servicio .
De acuerdo con 'las ~aracterfsticas del producto vendido 0 del .
servicio prestado, pu~de ser e1. mismo repartidor 0 prestador del ser
vido quien efectua l~cobranzaen e! momento de entregar las mer
cadedas 0 pres tar el servicio. Esta modalidades una variante de la
cobranza por cobradqres.
:,,,.l ::'-"
SUBS/STEMA DE GOBRANZJ.lS 157
I. Co.branza por correspondencia
. l·
EI cUente envia por correo un chequepil ra aplicaral saldo de
sucuenta y a vuelta de correo Ie envfan el rl:?cibocorre~pondiente.
Eneste caso la empresa debera tomar los reoaudos necesarios para
eI control de Ia recepci6n de los valores y la confecci6n i de los com
probantes respectivos.
. • Cobranza a iraves de un banco
En la cuenta bancaria de la empresa se recaudael irnporte
adeudado. El deudor deposita y Ie queda.una copia 0 tal6n dela bo
leta como constancia de haber efectuado el pago. Esta modalidad,
.que es usual para recaudar impuestos 0 para el cobra de s.ervicios
publicos, ,tambien se ha extendido a otras empresas, especialmente
para el cobro de cuotas 0 mensualidades .
El banco, por su parte, tambien remitira a su cliente una copia
o ta16n de la boleta de.dep6sito para que se pueda notificar de la co
rrespondiente cobranza. .
• Des.cuento d~ documentos
Si bien esta operaci6n tiene caracterfsticas que la"diferencian
brar, excepto por los intereses y gastos que debe abonar al banco
• Cobro de exportaciones
En eleaso de exportaciones tarn bien participa una entidad ban
'Y
l>'".
158 - -----
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCJA "HERNANDARIAS"
~ Arqueos sorpresivos.
•) bancaria.
Nonnas de control intenw espedjicas
subsistema de cobranzas
. . • Control de los recibos
. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y
es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua
. . • Control de los recibos
. ' El recibo esla constancia otorgada por los valores percibidos y
es aconsejab1e tomar los siguientes recaudos:
_ Los recibos, provisorios 0 definitivos, deben estar encua
dernados en talonarios, prenumerados, utilizarse en fonna corre1ati
va y quedar una copia adherida a1 talQnario; recibos tambien es
tan sujetos a las disposiciones de Ia DGI (verresena en Apendice 2).
_ Al concluirse 1a utilizaci6n de un talonario, debe verificarse
correlativid ad de 105 recibos 0 constatar la misma automatica
mentealreg istrar las cobranzas rendidas. Cabe ac1arar que, deexis
tir recibos anulados, todas sus copiasdebe n quedar adheridas al ta
lonaTio de modo de evitar la utilizaci6n de alguna de ellas indebida
mente. .
'_. Tambien es importante elcontrol de los talonarios recibidos
de1a iniprenta y que se encuentren bajo custodia de unresponsa ble,
que podrfa ser elTesorero . Toda entrega de talonarios a quienes
utili zan debe hacerse mediante constancia escrita can e1 objeto de
responsabilidades y toda vez que se que el taIo
en USQ se encuentra proximo a conc1uir.
______ <1-~."'II.~"M'JtJ.$-l
5E
SUBSJSTEMA DE COBRANZAS
II Rendici6n dillrilJ de 10 cobranza
..... U.t1!1U\) las cobranza~ son realizadas mediante
una gestion ex
terna, esta nonna tiene po~ objeto evitar los val ores rec:auaa(10S
sean utilizados para fines aJenos q los empresa y, ~~'~UL~~,
mitir 1a pronta disponibili dad de los fondos.
De esta forma, los coBradores deben rendir diariament e sus co
d, en su defecto, dt;;;positar directamen te en cuenta banca
la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza,
te en cuenta banca
la empresa el produq.to de las mismas. Esto ultimo se utiliza,
basicamf!nte, cuando cobrador debe gestionar 1a cobranza en
gares muy distantes la ernpresa.
• de Ia correspomlencia
correspond encia, seguridad de los valores e mform
cion recibida, debe sel' un funcionario responsable 0 au
secretaria.
el caso Se dtilice esta modalidad
concentra la responsabilid"ld de recepcion y distribud6n de la co-·
rresponden cia confecciona{a una planilla con el detalle los vaJo
res recibidos, y 1a emision del recibo quedaci a cargo Tesoreria .
esta manera, recibe los valores acompafiados de
una planilla de cobranza, en el caso de la cobranza efectuada
por un cobrador.
.. Control sobre los valo~es recibidos
- Para evitarque alguien pueda apoderarse de un cheque, es
importante que, aT momentb de su recepci6n, se Ie eoloque al dorso
una leyenda que restrinja st1 utilizaci6n, tal como "unicamen te para
depositar en la cuenta de (nbmbre de fa empresa)".
. Si bien la norma adonseja no recibir valores postdatado s, en
ciertas actividades es una tinktica comun. En estos casos es conve
niente que se organice un atleeuado registro y seguimient o sabre los
mismos. Ademas, cabe ac1q.rar que la ley 24.452, sancionada el 8 de
febrero de 1995, introduce leI cheque de pago diferido cuya utiliza
cion s~stituye esta mOdalidfd. .
. - Las transferencias· de dinero 0 valores deben respaldarse
un comproban te f:lue permita deslindar responsabilidades
con respecto a su custodia y, adernas, realizarse entre 1a menor
cantidad de sectores Dosibles .para facilitar el seguimiento.
Wi'"
4. Informacipn ~erencial
Los registros, de ~obrlnzas y los archivos respecti~os c~nstitu
yen la base de lainformacipn de Cobranzas queseeleva a1, nive1 ge
rendal. Comoejemph:fpoqemos mencioIlar: ' " ,,'. '
. _ Res'umen deltotalide cobranzas realizadas, detallando efec
tivo, cheques a 24 y 48hs. ,I documentos, etc. " , . • '
_ Listadode losprintipales deudores con sus saldos.' ,
-:- Cuadro comparatfo de cobranzas reales vs. presupuesta
das. " ',' " .
Cuadro comp*rati+o entre totales de ven~as y de cobranzas.
_. Listado de c~entap a. cobrar vencidas con' fundamentad6n '
de las mismas. l, I
------:--
SUBSIST5MA DE COBRANZAS 161
.....
162 FUNDACION UNIVERSIDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
5.2. Descnpcion de los m6dulos
Modulo 1: Organizaci6n de la cobranza
Tlene lugar cuanda el departamento Cobranzas realiza, diaria
mente, el control de vencimientos de las facturas pendientes de co
bra y de los documentos a cobrar, a recibe un detalle de los venci
mientos del dia siguiente.
Sabre la base de esta infonnaci6n procede a clasificar las fac
turas y documentos en situaci6n de cobra por cabradar y emite
eWos listado/s de cobranzas pertinentes.
Listado de Cobranzas (Le): es el fonnulario en el eual el de
partamento de Cobranzas detalla a los ccibradores las cobranzas que
deben gestionar. Su emisi6n es diana y su contenido basico, que
puede apreciarse en la figura 8.1, cornprende:
III Datos cumplimentados por el departamento de Cobranzas:
-'------------'"-"... ~~~;
- - - - - - - SUBS/STEMA
- DE COBRANZAS 163
--------
I I I
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~it I Ii. 1 Ii
ii] II: I I' I1I1I1
i. 11".,. 11 II \ I .
11.1\
~ J tu II Ullli-L
. Figura 8.1
164 FUNDACION UNIVEF1SIDAD A DfSTA.NCIA nHERNA
NDARIAS'
Modulo 2: Cobra
Tiehe lugar cuando t;l ccibrador visita alos'clientes para
nar el cobra de las fact1lras y/o docurnehtas. En caso gestio
cliente no abone, e1.cohrador debera asentar tal circunst de que el
ancia en el
listado de cobranzaslen el espacio reservado a tal efecto.
te abona, eIcobra dor prdiceder~ a emitir el recibo,
Si el cHen
efectuando, de
corresporider, el, caleulo dpl descuen to concedido.
Si se trata de la cobranza de un documento no esneces
ernisi6n del recibo puest~ queelp ropio documento esentre aria la
c\iente como constancia Ide Sti pago, pero tambie nes gado aI"
mayor control, entregar elrecib o y luego de acreditados l,lsual, para
los valores
recibidosremitir el docuJ Tient o.,
'
Estoshechos,cobr~nza de facturas y/o documentos,
se consignanin en ellistad o de cobranzas, indicando en tambien
cada caso
los valores recibidos .. , .
EI Recibo (Rbo.) el cornprobante mediante el eual se deja
constancia.de la cobranzfl, realizada (ver figura 8.2). En
algunas or
ganizaciones' se utilizan dos tipns de reeibos, provisorios
y definiti
vas. El recibo pr6visorio esel que utiliza el cobrador
y,' posterior
mente, el departamento de Cobranzas emite el recibo definiti
realidad, se trata de un tr~mite innecesario puesto que el vo. En
recibo pro
visorio tiene la misma validez que un recibo defiriitivo.
En este formulario 61 cobradorconsignara el concepto
do por el cliente, eI descuento efectuado, si 10 hubiera; y cancela
los
recibidos junto can la mention de las retenciones irnposit valores
ivas
zadas par, el cliente. Si'se trata de un pago parcial el cobrado reali
r debe
ra consignar que se trata!de un pago "A cuenta".
El ni.1rnerode copias en que se emite puede variar de acuerdo
con lis caracteristicaS t!ecada empresa pero, Msicam
contemplar el numero d~ (:opias que se detalla a continu ente, debe
aci6n con el
objeto de satisfacer los si gui entes destinos:
_' Original: para eI Cliente.
_ Duplic ado: par~Tesorerfa.
_ Triplicado: para! Cobranzas. ".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del
cobra
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departa
mento
".
_ Cuadruplicado:1 queda adherido en el talonario del
cobra
dor. Una vez terminadoi el talonario sera entregado al departa
mento
de Cobranzas. .
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SUBS1STEMA DE COBRANZAS
165
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Fuente: Pungitore(1994: 120) II
Figura 8.2
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166 PUNEJACION UNiVERSfDAD A DISTANeJA "HERNANDARfAS"
Modulo 3: Rendicion de La cobranza - que los valones entre,gados a Tesorerfa, ma.s las fllctul'as y
Comprende basicamente los pasos siguientes: docUlmentos no cobratlos, mas las retenciones impQsHivas practica
1) Finalizada su gesti6n de cobra, el cobrador asentara en el das Dor los cHentes cQincidan con e] total del listado de cobranzas,
listado de cobran~~s; • .108 triplicados de los recibos tengan numeraoi6n corre
- sf el cooro ,lie hizo efectivo: los valores y/o documentos re lativa. En caso de que exista algun recibo anulado verlficanl en el
cibidos, junto con las retenciones impositivas que pucta haber efec talonario del cobrador que se encuentren todas las copias adheridas
tuado el clientB y el numerode recibo emitido. y anuladas. Adernas, i1erificani la correlatividad con el ultimo
bo de la rendici6n anterior efectuada por e] cobrador.
- gi el cobro se hizo efectivo en fonna parcial: los valores y/o
documentos l'~cibidos junto con las retenciones impositivas que . Si todD esta corretto, entrega a1 cobrador el duplicado del listado
pudo haber efectuado el cliente, los motivos por los cua]es el cobra de cobranzas firrnado pbr el y que rnantenfa archivado trlU1sitoriamente,
es parciaJ y el mhnero de re.cibo emitido. como constancia de la rendici6n efectuada por el cobradof.
- si el cobro no se hizo efectivo: los motivos por los cuales el EI departamento de Cobranzas procedenl a:
cliente no abon6. - archivar las fachlras cobradas junto con el Ustado ae co
branzas. i
2) Cumplimentado el paso anterior, el cobrador entregara los I
valores recibldo;§ en Tesorerfa junto con el duplicado de los: redbos - archivar las fa!l:turas no cobradas para seguir reclamando su
I:' y ellistado de cobnmzas. pago 0 detenninar I;U ~erivaci6n al departamento legal.
En Tesorer!a,un cajero procedera.a verificar que los val ores - remitir los tri~licados de los recibos a Contaduriapara ac
entregado!l por el cobrador coincidan con 10 asentado en el listacto tualizar las cuentas de !los clientes. (En caso cobranzas de
de cobranzas y qu~ el total de dichos valores concuerde con el total curnentos y que no se fhaya emitido Tecibo, debeni emitir un com
de los reciboj;, probante para que se p~edan efectuar los descargos pl.'lrtinentes).
Si. todo esta correcto, el cajero firma y sella ellistado de co - remitir los cOn1probantes de retenciones impositivas a
branzascomo constancia de 1a recepcion de los valores y 10 devuel taduria. I
ve al cobrador. ModulO' 4: Regis~raci6n y Control
En T~!wroria se confeccionara posteriormente una planilla de
ingresos Q d~ caji!. dande se asentaran los ingresos habidos y sepro: Sobre Ia base del Itriplicado del recibo, Contaduria acredita el
ceded. a.deposit~f It)s mismos en la cuenta bancaria. Los duplicados importe de Ia cuenta cO~iente del c1iente.
los reeibo/) )It:: archivan en el sector como constancia de los ingre Asimismo, con el, cornprobante rernitido pOl' el departamento
sos y una copiade la pJanilla de ingresosse remite a Contaduna. de Cobranzas por los dOCllrnentos cobrados acredita el lmporte en
3) Con el1istado de cabranzas firmado y sellado por Tesorerfa. la euenta de documentols a cobrar del cliente.
el cobrador debera. rendir su gesti6n ante el departamento de Co . La contabilizaci6n de las operaciones Uevadas a cabo en este
branzas·. A talefecto, entregani eI listado de cobranzas, las facturas subsistema dependera qeI sistema contable que posea cada ernpresa.
cobradas y no cobradas.las retenciones impositivas practicadas par No obstante ello, un asH~nto tipo podrfa ser:
los clientes y el triplicado de los recibos. . ..
- Al actualizar las de los Al registrar las planillas de
Can todo ella, el departamento de Cobranzas procedem a veri ·clientes:
floar Iadocumentaci6n reQibida, debiendo contemplar los siguientes greso 0 caja
aspectos: ... . . ,. Cobranzas Valores a Depositar
--'que ellistado decohranzas este firmado y sellado por Teso Retenciones Irupositivas (*)
a Cobranzas
.. .n de corresponder
. ".'
'
Figura 11.3
>
el ""
en Tesorerfa se confecciona una UHUJUW
por duplicado tomando como los
y cuadruplicados de los recibos que luego
vamente como constancia de val ores recibidos. valores son
depositados en el banco con una boleta de deposito. Cuanda se
la copia de Ia bo]eta de deposito como constancia del deposito,
se envfa a Contadurfa junto con la planilla de caja original y dupli
cado.
En Contadurfa serecibe Ia planilla diaria de caja y 1a bo1e
ta de dep6sito y se control an can ellegajo y el recibo que estaban
en espera. Se firma 1a copia de 1a planilla diaria y se devuel
ve a Tesoreria donde se archiva defini tivamente.
11) Se efectUa la registraci6n con table en los subdiarios co-·
rrespondientes y se archivan definitivarnente los comprobantes.
Cursograma:
(ver figura 8.3)
6. Para sa autoevaluac:i6n
1. la Unidad se han desarrollado una serie de modalidades
puede adoptar el subsisterna de cobranzas. Investigue acerca de
existenc:ia de algunals modalidadles no desarrolladas en la mis
rna.
2. LPor que es necesario que elcobrador efectUe la rendici6n
de su gesti6n de cobro primero ante Tesoreria y luego ante el depar
tamento de Cobranzas?
3. Haciendo uso de la informatica l,se modificarIan los m6du
descriptos que confonnan el subsistema de Cobranzas? Si la
respuesta esafirmativa, indique de que manera se podrian rep1an
tear dichos m6dulos.
4. l,CuaIes son los formularios que tjenen origen en elsubsis
terna de Cobnmzas? Indique la informaci6n que generan.
5. Investigue en ernpresas o.instituciones de su conocimiento
acerca de losdepartamentos 0 sectores que intervienen en la co
branza. Compare la informaci6n obtenida can 10 vistoen esta
y saque sus conclusiones.
6. En las organizaciones consultadas para responder el punto
, anterior. observe cuantas copiasse emiten del recibo, can que fina
----------------- 171
en que sec!:or se archiva v
archivo.
7. En las organizaciones consultadas las normas
control interno descIlptas para el subsistema Cobranzas? eJ
caso de que alguna/sno se apliquen, ~que recaudos se toman para
suplirlas?
8. usted fuefa' gerente de finanzas de una empresa l,que in
formacion referente al subsistema de Cobranzas Ie solicitarfa al
analista de sistemas? iDe que manera deberfa presentarsela?
mente su respuesta.
9. Confeccione un diagrama bloque correspondiente al
sistema de cobranza<; !donde se reciben los vaIores por correspon
dencia, sintetizanda: la informacion de entrada, el procesamiento de
dicha informaci6n, los archivos y la informacion de salida (recordar
10 dicho en el punta 3.12. sobre este tema).
10. Ejercicio prac;tico.
.....
i.
."
UnidadlO
.i i
UnidadlO
.i i
. La informatica y
los sistemas administrativos
.-"","'-'rr;"
jIP-.
jIP-.
1. La teclllologia informatica
afirmaci6nde que nuestra epoca puede caracterizarse como
Ul a era de la informacion" parece un fugar coroun; pero 10 derto es
que se trata de una denominaci6n expresiva de la realidad que nos
toea vivir. El exito de]as organizaciones depende -como 10 ad
vierte Drucker- de la capacidad de manejar un recurso valioso:
infonnacion.
La aparici6n del eomputador en la dec ada de 1950, y su apJi
cadon a] procesamiento de datos,. ha producido un cambia profun
do en el manejo y usa de la informacion en las empresas. Perc si
analizamos e1 camino recorrido. pronto advertiremos e] vertiginaso
fitma con que se ha producido eil cambia.
En una primera etapa, el usa de voluminosos procesadores
centrales (host) se caracterizaba par el procesamiento de lotes de
transaceiones (bach); los datos y transacciones se codificaban y
reunfan en gropos antes de ser procesadas; agu! la importancia resi
dla en los equipos (hardware). La interconexi6n de tenninales con
el computador central, permitio ingresar los datos directamente des
de cada puesto de trabajo (on line) y ]a interacci6n mediante el ac
ceso a archivos tambien en linea.. .
La difusi6n de las corriputadoras persona1es, por su parte, per
mitia que el procesamiento de datos se distribuyera a los propios
usuarios, aumentando su potencial de ca1culo y de procesamiento
ademas de pennitirles eliniinarpapeles y,archivos ffsicos; aquf la
relevancia pasa a los programas que. se utilizan'in (software). Cuan
do las computadoras person ales se integran en redes, el usuario
tambien accede a archivos comunes y a la transmisi6n electronica
de datos. .
Continuar con el detalle de los avances en materia inforrm'itica,
excederfa elprop6sito de esta unidad, .pero· es interesante serialar
que, paralelamentea estegesarrollo, el usode la tecno]ogla ha pa
sado. por distintas etapas.Parti6 dela mera automatizaci6n de ]a ta
rea administrativa (hacer10 mismomasrapido) paraluego simplifi
carJa y mejorarla brindandomayorinformaci6n util; posteriormen
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni
te transfonnar el negocio.
te, la tecnologfa permiti6 laintercOflexion de las distintas activida
des de la empr'esa (las ventas con los stocks 0 con los creditos) y
hoy, la tecnologfa -desde la vision de la reingenieria- nos penni
te transfonnar el negocio.
'\'I'''.: "
-----
,
LA INFORl'"rA TlCA Y LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
------- - - - ----
La tecnologfa inf~nnatica nos esta. permitiendo construir Siste
175
sistemas ad~inistrati
vos era. lacap turad e dat~s. sabre las. ~pera
'sarlos y transformar!os b mformaclOn cio~e~, para luego proce
para dlstmtos usos, des de el
contf!;>l de 1::s operacio~es?asta l~s. decis
apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca io~es de la. direcci0r:. ~ara
,anahzaremos esta actlvldad
. en cada una de sus ¢tapas. ,..,.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingre
san,c omo dijimos, esUlln
refer idosa lasdisti~tas ~ransacciones que
presa (ventas, pagos, (lespac~ode produ se llevan a cabo en la em~
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser ctos, mantenimiento de
capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1
elimina el soporte fisico ya que un emple utiliz ar la computaci6n se
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico ado los introducira por el
0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iriterv
rapidez y seguridad; aqicionalmente, enci6n huma naga nand o en
mediante la interconexi6n de
puestos detrabajo,lcab~a la captura de
datos a distancia.
. _ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de
rionnente deben identificarse. clasificarse serutilizabJes poste
proceso es manual la tarea puede hacer y acumularse. Cuando el
se guru-dando directamente
los saportes en biblioratos a carpetas
por
temiinado orden (hum~rico, cronologico tipo a tema y con un de
, alfabetico, etc.)~ otra for
ma sena registrar los datos en un.libro
0 en una ficha, 10 que perm
tina adem;is de clasifica,rlo i
I
sistemas ad~inistrati
vos era. lacap turad e dat~s. sabre las. ~pera
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apreclar el Impacto de ~a mforrnatlca io~es de la. direcci0r:. ~ara
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. en cada una de sus ¢tapas. ,..,.
. _ Entradas: )OS 4atos que se ingre
san,c omo dijimos, esUlln
refer idosa lasdisti~tas ~ransacciones que
presa (ventas, pagos, (lespac~ode produ se llevan a cabo en la em~
equipos, etc.). Est6s datos pueden ser ctos, mantenimiento de
capturados manualmente en
formularios, fichaS 0 rhistros~ pero a1
elimina el soporte fisico ya que un emple utilizar la computaci6n se
tec1ado 0 mediante un Ilector magnetico ado los introducira por el
0, mejor aun, el dato sera.
capturado automaticarrjente sin iriterv
rapidez y seguridad; aqicionalmente, enci6n huma naga nand o en
mediante la interconexi6n de
puestos detrabajo,lcab~a la captura de
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. _ Archivoi: los d~tos ingresados a fin de
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, alfabetico, etc.)~ otra for
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; i . s.
I
," ",,' :.: ...
procesamiento. .
-iSal idas: en este punto los. datos han
utilidad~ convirtiendose en la inform cobrado significado y
acion que· requeriamos para
: distintos fines: una consuJta puntual,
un
informe' contable 0 un infomle para: la informe por .e!Xcepcion, un
geren cia.C omo In informa
cion a obtener es el resultado del proce
·HiD notables las mejoras en
so descripto mas arriba, se
cuanto a lacal idad, confiabilidad y
;oportunidad que proporcionara la infon
natica. .
A moda de resumen, podnamos decir
·dificaciones a los sistemas adrriinistrati que las principales mo
i gia infotm atica son
vos por eluso ,de la tecno]o
las siguientes:
- Eliminaci6n de formularios y sopor
requieren para transferir informacion tes fisicos que ya no se
entre
quedan aquellos soportes imprescindibles :distiritos sectores. S610
ceros 0 por exigencias legales (por ejemp por estar destinados a ter
lo la Factura).:
-~Reemplazo de archivos fisico
s por archiv:os magneticos,
uso corriun por serac cesib les desde los
distintos puestos de trabajo.
,Aquf conviene diferenciar aquellos que
·tivamente estable y que ,se denominan contienen informaci6n rela
maest
·de' clientes 0 de proveedores), de aqueH ros (por ejemplo, bases
os canicter transitorio
·(por ejetnplo de pedidos pendientes, comp
cobranzas, etc.). ras del' mes, !ingresos par
178 FUNDACION UNIVERSIOAD A DISTANCI4,."HERNANDARIAS"
iI!'"'
180 FUNDACfON UNfVI;RSfDAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
,
.J
182 FUNDAC/ON UN/VERSIDAD A DISTANCIA "HERIVANDARIAS'
w'
Subsistema de Produccion
Modulo 1: Planeamiento y programacion de la
produccion '
Modulo 2: Fabricaci6n .
con los requ;timientos de la o~den de produi::ci6n,
el sector solicitara aAlmacenes los materiales necesarios; este pedi
podrfa transmitirse a travesde1 computador y ser atendido por
Almacenes previaconsulta deIarchivo de stock. Posteriormente,
los materiales eonsumidos senin ineorporados a 1a orden de produc
ci6n al igual que lamancide obra utilizada.
Modulo 3:, Seguirhiento '
Modulo 4. Control
productos tewrinados, y verifieada la calidad, el
sector accedeni al sistema (can el debido resguardo) para dar su
confonnidad 0 no al parte de produccion. .
Modulo 5. Entrega de productos terminados a Almacenes\.
. Cuando Almacenes recibe el parte de produccion con e1 con- i.'.
forme de caUdad y los productos, luego del control fisico, les dara .
ingreso en el archivode productos terminados.
Por suparte; Costos procedera con la informacion disponible en
el sistema a valorizar la producciony a registrarla contablemente.
,..: .
."."
LA INFORMA '1821
el
de donde obtendremos sus
datos identificatorios, y a los que solo habra que agregar la
cantidad y especificacion del producto solicitado. Si se Jrata de un
cliente nuevo, se ingresanin todos los datos necesarios a nuestro ar
chivo maestro (Nombrel domieilio, situaci6n ante el IVA, N° de
CDIT, etc.) y tambien la iinformaci6n necesaria para e1 otorgarnien
to·de e r e d i t o . !
'A partir de ese morrlento el programa automaticamente:
. , .
P',
j
184 FUNDACfON UN/VERS/DAD A D/STANC/A 'HERNANDARIAS~
/
",' "
4. Leduras
A continuacion transcribiremos fragmentos de tres articulos
aparecidos en el diana La Nadon en 10 que va de 1995 y que mues
tran distintos aspectos del avance de la tecnologia informatica y de
su impacto sabre la organizaciondel trabajo. .
. ,Los dos primeros corresponden a notas de !The Wall Street
Journal Americas y el tercero, mas reciente,a Horacia C. Reggini.
• . ' I
Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso
na~ podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa
Computadoras e imaginaci6n
AI cambiar par completo el enfoque, el impresionante desarrollo
en jla ultima decada de la informatica yla comunic.acion (te/em,Wca)
hace posible un cambio que revolucionara el estHo de vida de mucha
gente: el trabajo a distancia. Gracias al calculo, 81 disefio, la 8scrttura,
la simulacion de modelos 0 automatizaci6n a distancia,algunas perso
na~ podran realizar su trabajo en la casa yenviarla desde su computa
dora personal a la del empleador sin necesidad de s,alir a /a calle. La
informatica puede, ser la otra via que evite los embatellamientos. Se
abriran as! nuevas "autopistas" de fibra 6ptica, de coaxll.
,
de ondas de
'
186 FUNDACfON UN1VERS/DAD A DISTANCIA 'HERNANDARlAS·
radio 0 vl,a satelite q!.l8, a diferencia de las"Oe noalteran la
\i son mucho mas rapidas.
i;)osi~):emente en las ciudades del futuro habra mas
que carreteras. f\lo s610 serviran para
81
vado costo de! transporte. En 6ste nuevas propuest8s
Ie; crisis deberan ser mas ias avenldas y correr par los C2t
rriles de Ie capacidad tecrlologfa e imaginacion,
red de telecorriuriib~ci-'
la creaCion_del\i:redlif .
.' ,/l·':;'·j:>h~~·:;;'
"La revoluci6ridel conocimiento y de la informaci6n destruiran 0
modificaran radicalmemte las instituciones financierasque han existido
durante los ultimos 100 anos", dice William Randle, jefe de marketing y
planificaci6n estrategica de Huntington Bancshares Inc.fun banco de
Columbus, Ohio. "Creoque los ban~os se estan dandocuenta que
este esunsector,ftJe~e yque necesitan participar". ' .
Las tial1sacci6nes bancatias desde casa se realizan hoy por te
lefonoomediarits';i.Jqa computadora..personaL Los corisumidores pue-'
den usar el telEHopp !la,ra,verificai"$aI90S, solicitar tarj!3tas de credito 0
prestamosy,e.n:algljnos. casos; . Ii;1¢I(jsopagar factu ra.s;. Muchosban
cos ofrecenserViciOefielei6nicoslas24
" ~ ..' . .•. , ·1
horas.. ' · " / > i .
'.. . • . . • ..
'. .
':." ...... . . •• '" '- • . . ' .'
red de telecorriuriib~ci-'
la creaCion_del\i:redlif .
.' ,/l·':;'·j:>h~~·:;;'
:::,
- - - ' -LA-/NFORMA
riCA i' LOS SISTEMAS ADMIN/STAAT/VaS 187
vincularfa a todas las personas del plane!a. La palabra internet pwvie
ne de "networl( interconnection" (interconexi6n de. redes) y se acuf'!o ell
los Estados Uni-:::DS neDra", cuando comenzaron a comunicarse
entre 51 los distin~os de existenles en las universidades y
(.(>::,:<;)S de
E : ' ; ' i e : : \",,(;,"3 c'C h :""itli8nte a miles' de rades que
cigrJPan 0 lh,uan:!E'm los parses del mundo. Cada
u8~oario tier;;;; uri? cl t ecci6n eiecrronica perfectamente definida, y el sis
tSi;~la se (leupp de encaminar IOf; mensajes a traves de diversos cen
tro::.: que 10 \far transfiffsndo de red efl red hasta ilegar a su destino fi
nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desde hace va
rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad
cientffica internacional. ora tras dla se incarporan nuevos servicjos y
posibilidades, as! como nuevas clases de usuarios -comerciales, gu
bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue
vas caracterlsticas y modalidades. Gracias a los avances tecnol6gicos,
en un tiempo no muy Isjano, en esta red electr6nica podrfan converger
E : ' ; ' i e : : \",,(;,"3 c'C h :""itli8nte a miles' de rades que
cigrJPan 0 lh,uan:!E'm los parses del mundo. Cada
u8~oario tier;;;; uri? cl t ecci6n eiecrronica perfectamente definida, y el sis
tSi;~la se (leupp de encaminar IOf; mensajes a traves de diversos cen
tro::.: que 10 \far transfiffsndo de red efl red hasta ilegar a su destino fi
nal. Su servicia de correo eiectr6nico se ha convertido desde hace va
rios alios en un media habitual de relaci6n dentro de la comunidad
cientffica internacional. ora tras dla se incarporan nuevos servicjos y
posibilidades, as! como nuevas clases de usuarios -comerciales, gu
bernamentales- que Ie estan proporcionando progresivamente nue
vas caracterlsticas y modalidades. Gracias a los avances tecnol6gicos,
en un tiempo no muy Isjano, en esta red electr6nica podrfan converger
todos los medias de comunicaci6n actuales (libras, diarios, revistas, ra.
dio, television, teler-ona). Esta conjunci6n de formas de expresi6n or
questadas par computadoras producirfa un supermedio de riqueza inu
sitada.
La super red informatica en formaci6n nos promele un sistema
en el cual todos podremos participar y crear en ambientes donde esta
remos comunicados con cualquier persona 0 instituci6n de! mundo.
Promete nuevas formas de trabajo, de producci6n, de aprendizaje, de
diversion. Pera para que estas promesas se hagan realidad siguiendo
una orientaci6n deseable sera necesario algo mas que posibilidades
tecnicas.
5. Para su autoevaluacion
1. Le6mo ha evolucionadoeluso la tecnolog1a infonmitica
en la tarea administrativa. . «••
~~!\\t-""~~
~pendice 1
lIiI?I'R '. f"R"""'N"""Pi"?l""l"~
:Procedimierttos Administratirvos
I
i
. I · >
1.0bjeto" ! "
1,1. Establecer los' sftbbolos por utilizar en la irepresentaci6n
, grafiea de procedimientos ~dmii1istrativos.
2. Condiciones genrrales .
>
I '
Corresponde a la revision de If edici6n de noviembl-e de 1973.
1
!
i
l
Contiene Ja denominaci6n abreviada y
la cantidad de ejemp lares; esto tlUllbien
puede representarse mediante la
\1 ][Jiocllmento superposici6n de figuras. Se utiliza
cuando se representa un documento y
se deben numerar los ejemplares,
I
i
l
Contiene Ja denominaci6n abreviada y
la cantidad de ejemp lares; esto tlUllbien
puede representarse mediante la
\1 ][Jiocllmento superposici6n de figuras. Se utiliza
cuando se representa un documento y
se deben numerar los ejemplares,
I
\t
I
3 Control
0
!
4 Demon!. acontecirniento determinado.
Represenra el almacenlUlliento
sistematico en forma temporaria de
5
V Archivo
transitori o
elementos portadores de,informacion.
Representa elalmacenlUlliento
--
sistematico en forma permanente de
Archivo elementos portadores de informacion:
6 defwitivo
I Representa la eliminaci6n de la
I ID""
! informacion, se destrilya 0 no el
I
7 I
-, I
X D""",,,1 6. I ,,~."' p'""",, do" mi,ma
I
I Representa el desplazamiento ffsico del
elemento portador de informacion. I
10 ,I Trnslado
',1
,
I
Representa eI desplazamiento de la .~
I'
informaci6n, sin desplazamiemo ffsico I;
11 ~ ~ - ~ - - . Traslado de de los elementos que intervienen en el
informaci on proceso.
V
procedimientos, procesos y entre
12 Conectol" paginas en un mismo procedimiento. ~
APENDICE 1. PROCED!MIENTOS ADMINISTRATIVOS '!9~r
I
I Representa el desplazamiento ffsico del
elemento portador de informacion. I
10 ,I Trnslado
',1
,
I
Representa eI desplazamiento de la .~
I'
informaci6n, sin desplazamiemo ffsico I;
11 ~ ~ - ~ - - . Traslado de de los elementos que intervienen en el
informaci on proceso.
V
procedimientos, procesos y entre
12 Conectol" paginas en un mismo procedimiento. ~
1 "
f
~
. ;..... , -::1 ' .
.....
1. Objeto :
1.1. Establecer las, tecniicas a u(ilizar en la representacion gr:Hi
ca de procedirnientos adrnif\lstrativos.
,
2. Condiciones generales
. 2.1. Direccion d~l disieno, La representaci6n gnffica del pro
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando ~1 desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. S~ podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la econo~fa de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
. 2.1. Direccion d~l disieno, La representaci6n gnffica del pro
cedimiento se realizanl en! sentido descendente;, se podni usar el
sentidohorizontal cuando ~1 desarrollo del proceso determine un
. pase de unidad 0 s.ector. S~ podni usar el sentido ascendente para
indicar retrocesos en el procedimient9 y tambien para otros pases
cuando 10 motive la econo~fa de espacio en el diseno.
2.2. Ubicacion de siIribolos. Seppicanin dentro de ,columnas,
que reptesentancada una, u~a unidad crsector.
. 2:3. Linea de'tl'asladb 0 de toma de informaci6n. Se indica
ni el sentido con una flech~, que no seni necesaria para llneas d;es
cendentes y horizontales COin sentido de izquierda a derecha.
2.4. Cruce de lfneasJ La representacion gd.fica delprocedi
miento se realizara. evita.ndp trilo posible que las Hneas de secuen
cias vertic ales y horizontales se crucen. Cuando sea imprescindible
un cruce de lineas, se utilizaran puentes de media circunferencia.
Los puente~d.~,beran trazarse de forma que Ia concavidad tenga el
mismo sentidO'de la linea a: la que corta. .
lP<
lP<
Titulo
r-
_.
X
II Toma de informacion <1' X<
I
I
<12 Conector X I X
\
,
2.7. Diseiio de ejemplares superpuestos. Se dibujaran super
puestas y desplazadas tantas figuras como ejemplares intervengan
en la aedan. La superposicion se realizara preferentemente hacia
abajo y h~cia J~ dereeha; admitiendos~~~e?mo .exc~pci6n, el usa ,de
las tres dlreCClOnes restantes, cuando !lSl. 10 JUstrflqueuna meJor
representaci6n grafica.
OJ Ll D L------J'1
-'
.- ....... ~~.'"
lana. '
'I
I,
Nota: El dibujo fepresenta un conjunto de 4 ejemplares y 2
fonnularios (de 2 ejemplares cada uno de ellos).
2.1 O. Representa:cion sobre 130 distribucion de ejemplares.
Se dibujaran las Hneas ide salida partiendo de eada uno de los ejem
plares a de cada grupo de elios.
r::l:
\ 'I'; ,'J:',,:<: .'
.I f
_, :",~;:~ l .... :} .:-'
I .
" :','/
I'
.$2,
A D C 0 £
A
_ _I)
198 FUNDAG/ON UN/VERS/DAD A D/STANCIA'II"HERNANDARIAS.
Oaud""",
Moroa"" 8 Clnta.
perlorada
;
.',·'f;."
i··:',
IRAM· TEMA
3001 Formktos de la serie A
34502 Tecnlcas para iii'representaci6ng!1ifica
1. Objeto
i
1.1, Establecer los l~neamientos generales para el diseiio de
formularios para represerHaci6n gnlfica de procedimientos admi
nistrativos. '
2. Condiciones generales
2.1. Formato de forhmlarios. Los format as podran ser los si
guientes: (!RAM 3001)
IRAM A4 de 210 mm x 297 mm
~-........
I
'- "",,-
Encabezamiento UnldadflS funclonales
-....
-I
, /'
,
~-........
I
'- "",,-
-r
r--l
1
Encabeza funclonales
I
,
\.
. I
.
\
I .--,
p-- .
;;o~
WMI
3001.
TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
Parte I A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
resentaci6n de fechas calendario
32101 am e! inteJ:'Cambio de informacion.
34501
34502
34503
34504
WMI3001.
TEMA
Fommtos finales de papeJes de la Serie
Parte I A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
resentaci6n de fechas calendario
32101 am e! inteJ:'Cambio de informacion.
34501
34502
34503
34504
34512
200 FUNDACION, UN/VERS/DAD AD/STANG!). ·HERNANDARIAS· APENDIGE 1. PROGEDIMIENTOS ADMINISTRAT/VOS 201'
I ," ~ .
2.4. CO~PQnen,tes ~el formulario Norma !RAM 34551, (diciembre 1986),1
2.4.1. Encabez~miepto. Se'colocanl en el angulosuperior iz
quierdo 0 en,'el mruigen ~zquierd'o,y podni contenerlos datos si ,1. Objeto y alcance 'Manual'de ProcedimientoslAdmimstrativos.
guientes: denomina0i6n de laentidad, denominaci6n delprocedi Contenido y presentadon I
mien to, caracterfsticas del relevado, propuesto 0 aprobado, identifi
caci6n y fecha corresponqiente a lacaracteristica deltrabajo,
1.1. Establecer eLcontenido'YO.la presentaci6n
NOm1.as por consultar de un manual de
2.4.2. Acdones. Lal inclusion deesta columna sera optativa,procedimientos administrativos. . .
quedando a criterio de quien disefie 0 use el fonnulario. .
~.4.3, Datos co;mpl~mentaJ:'ios .. Seraconveniente resery~ un
WMI TEMA
1.2. Elcontenido establetido tiene3001.canicterenunciativo. Fommtos finales de papeJes de la Serie
espaclO 'para los datqscomplementapos. Preferentementese utihza Parte I A._ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _-I
nm los angu]os libres.: .' . 32101 resentaci6n de fechas calendario
am e! inteJ:'Cambio de informacion.
tara a los indicados ~n la figura L ' ,
2. Contenido del manual
2.5. Diseiio del forijC1ulario; El. diseiio del formulario.' seajus
34501
34502
Encabezamiento UnldadflS funclonales
-....
-I 2.1., Contenido. Contendra' la emmciaci6n
/' 34503 de la codificaci6n,
la depominaci6n y la cantid~d de paginas
,
34504
de cadanbrma de proce~ 34512
dimiento 0 parte del manual,
I
r--l
'-
-r
"",,-
Establecer eLcontenido'Y presentaci6n de
de un manual de
la aplicaci6n del manual y. cuando
1 procedimientos administrativos. .
1.2. fuese
Elcontenidonecesario,i
.
de los motivos
establetido tiene canicterenunciativo.
que Ie dieron origen.
I
Encabeza
2.3. Responsabilldad. Contendn'i
la depominaci6n yla la indicaci6n
2.1. Contenido. Contendra'
funclonales de paginas de de
la emmciaci6n de la lacodificaci6n,
cadanbrma unidad
de cantid~d proce~
\. I
organic a responsable
, del cumplimiento.
dimiento parte del manual,
. 0
2.2. Objetivos. Contendra la explicaci6n de lo~ prop6sitos de
. I
.
\ 2.4. Mcanee de los procedimientos. Contendni indicaci6n
la aplicaci6n del manual y. cuando fuese necesario,i de los motivos
que Ie dieron origen. la .
p--
de los entes en los cuales se aplicanin
I
.
.--,
los procedimientos
2.3. Responsabilldad.
organic a responsable del cumplimiento. .
cir~
Contendn'i la indicaci6nyde la unidad
;;o~ cunstancias en que deben emplearse 0, por
2.4. Mcanee via
de los de excepci6n,
procedimientos. cuales
Contendni la indicaci6n
.;' . I
-,'
~ I ru
de los entes en los cuales se aplicanin los procedimientos y
son los lfmites en quecesa la aplicabilidad
cunstancias en que debendeemplearse
los procedimientos.
111'"' 111'"'
CIA "HERNANDARlAS" 1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRA T1VOS 203
202 FUNDACION UN/VERSIDAD A APENDICE
DISTANCIA "HERNANDARlAS"
concernientes a: 2.11.1. Fecha de ernision
tema utilizado.
2.5. Instruccionies. Contendnln las concernientes a: 2.11.1.1. Se indicani en cada pagina de las nonnas de procedi
2.5. Instruccionies. Contendnln las concerni
2.5 .1. Codificacion. Explicara el sistema utilizado.
2.5.2. Adi.llalizadon. Indican'ila fonna de identificar las revi
siones, modificaciones 0 actua1i+aciones, quienes. pueden generar
.las YpOl' que,medios, y como introducir el nuevo material 0 destruir
, , el material invalidado.
.3. Criterio§ de cumplimiento. Enuncianl. expHcitamente
criterios que penni ten discernir el cumplimiento 0 incumpli
miento de los fines para los que se estab1ecen los procedimientos
del manual.
2.6. Nonnas de procedimientos. Estaran integradas y orden a
das en 1a fonna siguiente:
2.6.1. Cursogramas. Representaran graficamente los procedi
rnientos administrativos (IRAM 34501; !RAM 34502 e IRAM
34503) comprendidos en 1a norma.
2.6.2. NOrInas de tramite. Describirahla secuencia de los pa
sos en los procediruientos administrativos.
2.6.3. ForIDuiarios. Contendnin las instrucciones y
rencias para la utiLizaci6n de todos los documentos y comprobantes
circulan dentro de los distintos sectores de una organizaci6n,
sus disefios y especificaciones y mode10s de llenado.
, 2.6.4. Anexos. Podran contener las tablas, cuadros, gr§Jicos,
ejemplos de aplicaci6n nonnal de los procedimientos, anaIisis de
casas Ifmites para 1a aplicaci6n de los procedimientos, y demas ele
mentos que se consideren necesarios. '
2.7. Glosario. Contendn'i 1a definicldn de los tenninos no tec
nicos utilizados. " .
2.8 ..lndke tematlco, Contendni la enumeraci6n de los distin
tos temas que comprende el manual,ordenados alfabeticamente.
Cuando los temas esten inc1ujdos en6troSrnahLiares,~nlconte-
referel1cias cruZadas. ,.
2.9. Refe:rencias cruzadas. Contendra 1a infortnaCi6n necesa
ria para 1a ubicaci6n de lol'l temas que comprende el manual y que
se hallan d;.§,f)lTollados en otros manua1es 0 aparecen can otras de
nominacio!1§~; , , .'. .'
", " '2.1 O,:;Wiificacion y ase.soramiento. ContenQra los datos de la
·~,l1~~aq~J.&~~J.c~.facultada para verificar el cumIl.li~e~to Yas~.~?rB!'
:,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos. .
", " '2.1 O,:;
·~,l1~~aq~J.&~~J.c~.facultada para verificar el cumIl.li~e~to Yas~.~?rB!'
:,e;n 'easQ oedudaS, sobre el empleo de los prqcedmllentos. .
, ,.: ,,:2-~l.L Indicaci6nde'fecbas ' ' ", ",:"
, /'/" FOlll'lUlano A
,\~
~~;::;;:;;;;;;;;;;;;;;;;;;J;;~rmu~~o ~
Hojf!l5 de lnstrucclones. lit
ferenclas Vaspecilicado
FIgura 1, DlsposlclOn de I~ part1s nas de fonnularios B.
- ..........
" , .....
.....
,,: I
i '.
. I
,Figura. 2. Direcclon para el pleg~dg
"
"
Figura 3. Plegada
Apendice 2
. PMl!iil"LLUW4h!I'''f!Q . . ;;:aaWtwiGLLLJ iFJI'Lififii'MiifiUl1iQi M iiill
Regimen de fa.cturaciou y
Registracion de operaeio~es
, . I I
,A d~ R.O.
traves Ja 3419 (B.0.29/1O/9]), 3434 (B.O.
05/12191) Y 3803 (B.O. 04103/94),la D.G.I.establ~qio una serle de
. disposiciones' aeerca de laemisi6n de cQmprobantes y la registra
cion de operaciones. !
, Este regimen norrmltivo ha provocado modificaciones en los
sistemas administrativos e incluso ha afectado cie~ pnicticas co
merciaJes.
A continuaci6n se muestra una serie de euadros (Fuente:
verso, Eeon6mico - CPCE) con los aspectos' mas so~resalientes de
estas resoluciones.
I
.....
I
FUNDACION UN/VERS/DAD A DISTANCIA "HERNANDARIAS'
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~:: __ .207'
2. I. Elllis"r ('1)
- Numero de ejemplares a emitir y
2.1.1. Nombre y apellido 0 razon sodn!.
des!ino(Art. 50 2.1.2. Domicilio comercial (10)
.....::... Requisitos que deben contener los 2.U. CUIT(7)
comprobantes (Art, 6j 2.1.4. No inscripci6n Imp. Ing. Bru!QS (0 cOlldidon no
ManualeS --' Documentacion relativa al trasJado y
reg a ~e productos (Art. 7°) . y denominacioll de C.ya de Previsicn
rr1.. ntif;~aci6n de factums (Art. 8j o en su defecto el numo=ro de cuenta.
§istem~sde minimas del comprobante y "l.V.A. resoonsable inscripto", "l.V.A.
JIi'llicturadol!1l de~errninados datos responsable l.V.A.", 0 "I.V.A.
tlxento".
2.1.7. Fe~lia illicio actividades (en los casos de comprobant~"
Comp~tarizados ~'B·t 0 He"»,
EJectronicos 2,2. Cumpri,bllnre
,Electromecanicos 2.2.1. Pecha de emisi6n.
MeciOicos 2.2.2. Numeracion conseclltiva y progresivll. (l}
2.2.3. N" de remitos vinculados con la operncidn.
'2.3.Adijllireiue.\· .
2.3. (. Sujt!tos inscriptos. no inscriplos, no ,t!cWlzados 0
exeotos.deIJ.\f,A•.
2.3. !. I. Nombre y. apellido 0 ruzon social.
2:3: 1.2. DomiciliI). comercia!.
2_1. !.3" i;:.U:!:T. (7)
2. Datos que ileben con': 2.3.1.4. 'camcterque reviste en ell. V.A.:
teller los comoroi1:mto.'s -"I. V.A> Rcsponsab!e [nscii pto" .
..;"I8.A:RespOnsable no InsCl;pto".
':"'!I:Y·A:':Nun,esponsable".
»·~I:Y.A;~e.h'o':: ;
:2:3:2.:ConsiJiii!cloresfinales
. :2.3.2.1.2; Dgmicilio.
:1:3.2. q;:C:l[JT.
De 1)0 p<iseer; .
. Clasey1'l~ diddocl1menro de identidad
.::1 ca:ioqe'ettranjeros (P•• ,.....,,,...
2.3.2.1.4ii.b~y.enda "A (
'2..3;2.2:c!!peniCion inferior a $ 1.000.
S610 ~'kCONSUMIDQR FINAL".
3. Objetii'4ii'I~{'iJperad(;n (R)
<3;L De~!@6n~el objeto(bien vendido, etc;). (2)
· :t2.:Canrici;jQesQe:bienes er.ajenados .
.4:'itilporiii.'ge,/-11 ·iip-eracitln·.
4. L Prei:iOs:uni.l.ooios y 'orales. .
I 4.2. TodQ otfoconcepto que incida ctlantitativnmente en e!
.I. ilnp~rt~t~f,~f:~r' 1~;operaci6n. .
~tt·,;:~~jii;
1'=- .J_'.........-~_____~
.'1f{~" 'c
J
i ,...
208 FUNDACION UNWEREjIDAD A DISTANCIA "HEANANDARIAS·
I
ll
dq~.irente ·.~ci~on.snble Responsllhle SUjetos.
iI IIIscnpto. no illScripto. exenlos· 0 no
. -,. a1canZlldos.
: I . Consumidores
I Erin' enante finales.
-Alfeuot:a Idem.. Idem Nose
I.VA (adt:'IIJas discrimina
, -Impone acrecen tV;A~
l.V.A. tamiento (4)
-Restantestri I.V.A.).
butosque no (3)
·Responsable :Integran base
2.. Datos que deben con illSc~to . impOIIible,
perception
i ,...
208 FUNDACION UNWEREjIDAD A DISTANCIA "HEANANDARIAS·
I
ll
dq~.irente ·.~ci~on.snble Responsllhle SUjetos.
iI IIIscnpto. no illScripto. exenlos· 0 no
. -,. a1canZlldos.
: I . Consumidores
I Erin' enante finales.
-Alfeuot:a Idem.. Idem Nose
I.VA (adt:'IIJas discrimina
, -Impone acrecen tV;A~
l.V.A. tamiento (4)
-Restantestri I.V.A.).
butosque no (3)
·Responsable :Integran base
2.. Datos que deben con illSc~to . impOIIible,
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normn
aplicuble.
oper:!9iones coo:
I', i
"'" ",:"': :~.
, ,,
I
'. Adq.~~iin1n1~nte-'!,-esp~nsable II
.' 'I
Responsable Sujetos
no inscripto., : Exentos 0 no
/ ,'[ mscnpto.
a1canzados,
COlJSumidores
Vendedor finales.
no inscripto.
Sujetos
c (Duplicado)
Exentos 0 no
alcttnzados.
Solamente COil:
I
i 6.1.0bligucifHuI i. '. '1 . !i
6; 1.1. :rodo tmsIAAo y entre&a de prodUCIOS debem efectuarse
con,respnldodOC!lIDentario (f.i~remiro. gilfu, etc.)
S.e ConiideranUl voIlidos los Con,iprobllllleS (gufai, etc.) que se
eniitllll en cumpliroiento de otniS oormns nllCiorulles.
provillcimes 0 mnnic:ip.ulesque regiamenten el trnslndo y/o
emreg;t d~ bienes, s\eropreque los mismos con,~gan los •
datos mdu:lldos. . . ..' . '
6.1.2. Tal oblignci6n rige Il\ln en los cases de troSlados 0
entregas que se reWicen II un tlnilo distinlo de III ctlmJirn
venti!. consignaciOIles. muestms,dep6sitos, n:misiones entre
6. Documentacion. tras- '. fiibricas y sucw-saieS), ..
lado y ~trega produc- . 6.2. Datmi conJenido.• en la ducummtacillit
6.2.1. Druos mfnimos.
tos primmOl"omanufac Los .mismos 'elemenlOs mendonados pam III e.mi~i6n de los
turados camprtibantes. con e;o;cepci6n de In indicaci6n de;los remitos
(pumo 2 de esle .cuaaro). (II) (12)
.6:2.2. Empresa trlIIISportista (de.col'TeSponder. en eso de
InUisporte por lerceros). {6) .
6.2.2.1. Apellido y. oombres <) ramI! social.
6.2.2.2. C.Ul.T. .
Num importanJe: Pam quienes tmsladen In mercaderfn
acompaiiadn por factum en lugar de lemilo, los requisilos y
contenido son los mismos con excepcion'de debe que
idellrificruse ala e.mpresa transportiSlIl.
.;;.
Notas
1. Estos datoS.deben ser preimpresos. Tnl requisito se ent~nder:ii cumplimentado,en to
dos los ca'iOS, s610 cuando los datos ifldicados hubiernn side cOflsignndos en los compw
bantes en oportunldad de su impresi6n par imprenta y no en el momenta de su utilizacion.
La condid6n de preim . l presi6n.flo se apJica respecto de las.pal.abras.. "ORIGINA.L", "DU- :
PLICADO" y "TRIPUCADO" fli de las letras "A", HE" Y"C",' .
Tratafldose de sistemas computarizados, electr6flicos, electromednicos 0 Jnecii.nico~, de
ben cumplir igualrequisito, con excepcion de los responsables que se encuentren en)a Di
recci6n Grandes'Contribuyentes Nacionales a los que revistanel caracterde"grandes can
, que pOdr'clfl requerir ala D.G.1. y estn autorizar-en forma expresa. que tales
se considerencumplirncfltados a traves de los pro~ramas empleados.. · .
!II'-
.,' "" ... :'
._~$ll~
r Apendice 3
.,., wewn' S& ~ 9d11!'6~IMR ii2l2ii!i06CIi&
"- "
21'4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/, HHERNANDARIAS .. ····•·
--c---- ~"
-u
contrOI de:intervieIien:paradeterininarla:cap~ri:btd.
1. Vedas sectoresque mercaderlll con factura,
Proceso
Salida
Entrada ,
• Venta y emisi6n de facturas
1 • Cobro •
-u
contrOI de: mercaderlll con factura,
empllque, sello y entrega Filctura
Pedido del . • ContrOl. de va.lores y arqueo original
cliente • Reglstracl6n contable
21'4PUNDACION UNIVERSllJAD A 0/,
--c----
HHERNANDARIAS .. ····•·
~"
. ..,'. 215
-u
contrOI de: mercaderlll con factura,
cliente con el triplicado que esta conlII'fuercaderia. Las selli:J."en':' empllque, sello y entrega Filctura
tregado" y pone en poder de.este la metcaderia con el origInal de la Pedido del . • ContrOl. de va.lores y arqueo original
factura, Archiva 18. copia mencionada pororden n~merico. . cliente • Reglstracl6n contable
. ..,'.
Diagrama inter~ectorial
C-aja: archiva definitivamente el aiqueo firmado.
Empaque: Entrega las copias de facturas archivadas proviso
Cliente Vendedor Empaque Caja Tesoreria 'I Contadurl!!
['.~";:
me,cader{a
amlle
Omtaduria: Recibe los tripllcadosde las facturas que.perrna
Caja
lactur. Y <!mpaca
Tesoreria 'I Contadurl!!t
necieron en empague, junto can losduplicados de caja. RelUiza:~l
Cliente
control cruzado de las mismas; Contabiliza las ventas y eI.dinero Vendedor Empaque lactura
1
entrada. Archiva los duplicClqos de las facturas ydestruye los tripli- . . I Sellz
tacluras
cados de las facturas y elarq.ueo..
['.~";:
I
-. ",~.:.':~. ",.-.:.::~~~,\;.:;:~:;
amlle
. ' ~-,?~~~~~;.7,~;-\,,::,_
1. Vedas sectoresque intervieIien:paradeterininarla:cap~ri:btd.
lactur. Y <!mpaca
_ '.1"-, .. ':" \ ..
I
..1.... I
. \". lactura
1
le<l17;;
P.ago. 'I:
E{ltrag~ .
':" .
A,QUB]1
Cont,ola
valores
con
l
cO~~:~ividar qtl~~tf~·i~f~renci~.··~~.'~ecoj·~~;·~~~~;~j'l~d~ ~-··
ll',erc,S:'darfas'
SeU_ .' a'quao
.• . .
lactur. 1
auierdo
....
delsfmbolo, debe utilizarseunacolu-rhna
'
lactura
3, Los· sectores
. .
adidonal
. a1' efeeto.
-." . .
. ' " -, ",
\ l. I
r conlroll
' cruzado
I
I
. I
4, El disefio es deizquierda aderecha.
.....
, Sellz I
1\ registro \
tacluras
.,
'" .:
" I: " ."
. ,,' -, .
';: '~.' ..... ..
' :
"
." ,:-: .. ,.
~, .~.
216 I I
FUNDACION UNlVERSlDAD Ale<l17;; ':" .
DfSTANCIA :/;:/ERNANDARfAS·
i
\ l. I
r conlroll
' cruzado
,
M6dulll dal Entrada!; J\rr.hivos
I
l'rocesos Salidas ! 1\ registro \
M6dulll dal Entrada!; J\rr.hivos l'rocesos Salidas !
simms I
L Atencion a1 Pedicla del ! Facturas Emisi6n factum Facturas
publico y venia cliente 1
2. Cobro Factura I Factura -Cobra Factura con sello
I -Sella factura 'Pagado' 'Pagado"
3. Enlrega de la Facturas dsello . Transltorio de -Control mercadeda con Factura selJada
mercaderla "Pagado' facturas factura ·Pagaoo" y
.. -Ernbalaje "Entregado"
-Verilica sello "Pagaoo' en
i Factura
I -Sella factura "Enlregw"
I -Enlrega Mercaderias'
4. .Arqueo ArlJ!ifo firmado -EmisiO n pbmilla arque 0 .Arqucoy
-COlllro! faclural y Va10ces faclural
-f'uma P1anilla Arqueo
5. Registraci6n Arqueoy i FacturaJ -Control =00 facturas
Faclurase1lada ! Arqueos ~1ica:la y Irip1icada '\
'Pagado" y i Regi$tro. ·contlbilira iDgreso de
"Entreg1ldu" codles dinero V venia
-'; .'
..... '
APENDICE3 21.7
Cursograma
2- Control .. m ....caderla
ron factura y'llmpaca
l- Selllll "E.nb-egado·
4- Cobra y sella
5- Cmlrola factura
original con eI
triplieado y 0<>1,,,
e. Controla valores con
sum, de facturas y
emit,:, ar<jU1IO
7· Cantrola y dlMlelva
arqueo firmado
I
8- Control cn.tZado de
facturas y registra
l
·..,,;..lAD A DISTANC{Jl "HERNANDARIAS"
Informacio:p gerencial
Para gerente deli pentas:
Totales de venta,s mensuales por tipo de producto
Totales de ventas mensuales pOf"'lendedor
'>'.
~ con el presupuesto
,7';'-:"""' ,~<
.' ", ...~
~~!~
-, Bibliograna general
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