UNIVERSIDAD PANAMERICANA DEL PUERTO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y
CONTADURIA PÚBLICA

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE FACTURACIÓN AUTOMATIZADO

PARA OPTIMIZAR EL CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR
COBRAR EN LA EMPRESA JM MARINE SERVICES, C.A.

Autores:
Lisa Cova,
C.I. 15.806.537
Maylí Piña
C.I. 13.333.991

Puerto Cabello, Noviembre de 2.017

 CAPITULO I

EL PROBLEMA

Este capítulo está constituido por el planteamiento del problema,

presentando el contexto del mismo, lo cual permite dar una visión del
problema existente desde varios ángulos. Igualmente se evidencia en este
capítulo el objetivo general de este estudio así como los objetivos específicos
a seguir para el desarrollo de la investigación hasta llegar a la justificación al
final del capítulo.

Contexto de la investigación

La empresa JM MARINE SERVICES, C.A. fue establecida hace dos

años, teniendo como director principal a Jesús Alberto Segovia Sánchez y
como Gerente General a Jesús Alberto Segovia Márquez, ambos destacados
y expertos en el área naviera, portuaria y comercial. Entre los socios
fundadores se encuentran, Milagros Coromoto Segovia Sánchez y José
Alberto Segovia Sánchez; siendo la sede de la empresa, calle el Mercado,
centro comercial la Marina, planta baja, local 07, Parroquia Fraternidad,
Municipio Puerto Cabello, estado Carabobo.
Ofrece servicios a las diferentes empresas que hacen vida en Puerto
Cabello en el área de: Amarre y Desamarre de Buques, Transporte Ejecutivo
de Pilotos y Autoridades, Marinos y/o tripulantes de Naves y/o Buques,
Embarques y Desembarques y Asistencias a los mismos en las Aduanas
Aéreas y Marítimas del País.
En la actualidad la empresa posee una cartera de clientes tales como:
GRUPO FERRER TRADING, C.A., NAVIERA VENFLEMAR, C.A.; SETA
NAVIERA, C.A. SERVIESTIBA R.R.H.I, C.A., SMI AGENCIES, C.A.;
SEAPORT AGENCIES, C.A; OCAMAR; NAVES DE VENEZUELA, C.A.;
SERVICIOS NAVIEROS 2000, C.A.; CARIBE AGENCIA, C.A.;
EUROLOGISTIC GROUP, C.A.; COOPERATIVA MARITIMA Y PORTUARIA
MAR ADENTRO, R.L.; INTERSHIPPING, C.A.; OCEANICA
INTERNACIONAL, C.A., entre otros.
Su Misión es el de ofrecer un servicio óptimo con profesionales
especializados y calificados, tanto para el traslado de autoridades así como
para el Amarre y Desamarre de Buques en los Puertos Locales y Nacionales
del País, contando para ello con una flota de vehículos modernos y cómodos
para el confort de los usuarios, prestando servicios de vanguardia que
satisfagan las necesidades de los clientes en todas las áreas comerciales.
Su Visión, es lograr proyectarse a futuro tanto a nivel nacional como
internacional, con el firme propósito de ser la empresa número uno en
referencia en el campo de los servicios ofertados; para clientes exitosos y
exigentes que requieren atención de primera y respuestas eficaces de
acuerdo a sus necesidades, teniendo como pilar fundamental el capital
humano, y los estándares de servicio más elevados a nivel comercial como
empresa competitiva en el ramo.

Planteamiento del Problema

Arias (1999), señala que el planteamiento de problema, “consiste en

describir de manera amplia la situación objeto de estudio, ubicándola en un
contexto que permita comprender su origen y relaciones” (p. 9). Se Trata de
relatar de manera profunda la circunstancias objeto de estudio, que permiten
formular con toda claridad y dominio el problema que se pretende resolver
con la investigación.
La factura es un documento de carácter mercantil que refleja toda la
información de una operación de compra- venta. La facturación en una
empresa es un procedimiento indispensable para la continuidad y
crecimiento dentro de la organización, ya que garantiza la exactitud de las
operaciones realizadas.
El sistema de facturación en una empresa es una de las áreas más
importantes de la misma, ya que por un lado mediante la expedición de las
facturas se materializan y documentan los ingresos de la empresa y, por otro,
porque tiene la importante labor de recibir, examinar y aceptar o rechazar las
facturas de los proveedores en función de que estas cumplan o no los
requisitos exigidos por la normativa en materia de facturación.
CONECTIVO?La información fundamental que aparece en una factura
debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a
la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a la
venta, y el porcentaje de Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) que se
debe aplicar. Cada país ha establecido sus propias normas para la
elaboración de facturas y su manejo comercial.
Según Wikipedia (2014), A nivel mundial quien genera la mayor
cantidad de facturas es Estados Unidos con 133 empresas que realizan
actividades y negocios, lo cual representa más de un cuarto del total de las
transacciones comerciales en ese país. Históricamente las grandes
empresas en el mundo eran petroleras y en menor medida compañías de
retail, (Venta al detal o minorista). Pero en los últimos 7 u 8 años eso cambio
y en los primeros puestos del ranking están las empresas del conocimiento,
de la tecnología, del software.
En cuanto a las potencias europeas destacan Francia y Alemania con
35 y 34 empresas respectivamente. China y las economías emergentes
(India y Brasil principalmente) se convierten también en grandes
protagonistas en el tema de la facturación con un gran número de empresas
entre las 500 más poderosas del mundo. El gigante asiático cuenta ya con 61
empresas en esta lista, lo que demuestra el cada vez mayor peso de la
economía china. En el ámbito global de empresas, las empresas energéticas,
tecnológicas, bancos y constructoras siguen dominando con su presencia la
lista de empresas de mayor facturación mundial.
Mientras que en América Latina, las grandes petroleras, las compañías
extractoras de recursos naturales, y las productoras de alimentos siguen
siendo reyes en la facturación latinoamericana. Las grandes empresas de
tecnología, abocadas al desarrollo de finanzas y tecnología son primitivas
todavía. Existen algunos casos como Mercado Libre, el mayor comerciante
de América Latina que logró superar a la mayor petrolera de la argentina.
En Venezuela, el tema de la facturación es sumamente importante para
las relaciones comerciales y la operatividad de las empresas; se hace
imperante llevar la facturación bajo ciertas normas y leyes que regulan el
cumplimiento de los parámetros fiscales y legales contemplados en ellas,
entre las cuales destacan: Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), a su
vez en Venezuela existe un organismo encargado de controlar el
cumplimiento y fiscalización de las facturas; denominado: Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) ubicado a nivel
nacional, quien se encarga de emitir las Providencias Administrativas que
regulan las normas y disposiciones para la emisión de facturas comerciales.
El Estado Carabobo cumple en materia de facturación, las normas
establecidas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera
y Tributaria (SENIAT), ello permite que las empresas y entes comerciales
tengan una solvencia fiscal de acuerdo a las leyes venezolanas y puedan
mantener el desarrollo comercial con los clientes y proveedores.
Conocer en qué casos hay que documentar con factura las operaciones
de la empresa y cuáles son los requisitos que deben cumplir tanto las
facturas expedidas como las recibidas es el objetivo del presente trabajo de
grado, donde se estudia con detenimiento toda la problemática de la
facturación en la empresa.
 En la empresa JM MARINE SERVICES, C.A., existen serios problemas
en el tema de la facturación, pues las facturas son elaboradas de manera
manual en Excel incluyendo la carga de datos básicos así como la impresión
de la misma hoja por hoja en la impresora HP, trayendo como consecuencias
pérdida de tiempo y esfuerzo, retrasos a la hora de la emisión de facturas:
ya sea por daño en las hojas al momento de la impresión; o por la carga de
datos de los clientes y servicios de manera errónea al ser tipeados
manualmente,
De igual manera hay inexactitud al momento de cotejar la información
para el cobro, en los resúmenes de las cuentas por cobrar; lo que trae como
consecuencia no poder verificar el estatus de las deudas por parte de los
clientes en un momento determinado; aun cuando el volumen de facturas
que se generan semanalmente oscila entre de 8 y 12 facturas, en la
empresa se hace imprescindible establecer un control adecuado para
solventar la problemática existente.
Allí radica la importancia de desarrollar un sistema automatizado para
controlar y manejar las facturas, mejorar el proceso de facturación del
departamento de administración de manera óptima y eficaz que permita el
uso adecuado del tiempo y obtener información actualizada del proceso de
facturación de la empresa en cualquier momento que se requiera.
Debido a lo antes expuesto surgen las siguientes interrogantes:
¿Cuál es la situación actual de la facturación utilizada en la empresa JM
MARINE SERVICES, C.A.?
¿Es factible implementar un sistema de facturación en la empresa JM
MARINE SERVICES, C.A.?
¿Existe un software que se adapte a los requerimientos de la empresa
JM MARINE SERVICES, C.A., en materia de facturación?
 Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer un sistema de facturación automatizado para optimizar el

control interno de las cuentas por cobrar en la empresa JM MARINE
SERVICES, C.A., ubicada en Puerto Cabello.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual relacionada con el proceso de

facturación en la empresa JM MARINE SERVICES, C.A.
Determinar la factibilidad de la implementación de un sistema de
facturación en la empresa JM MARINE SERVICES, C.A.
Sugerir un software que permita mejorar el control interno de la
facturación en la empresa JM MARINE SERVICES, C.A.

Justificación de la Investigación

El hombre desde sus inicios, ha realizado una gran variedad de

actividades con la finalidad de obtener bienes y recursos que sirvan para
abastecer a su entorno cercano (su Familia) y brindar un beneficio a un
entorno social determinado, saciando las necesidades diarias como también
la provisión de alimentos; estas transacciones fueron evolucionando hacia lo
que hoy en día conocemos como Globalización, donde el Mundo es una
amplia red de comercio en la cual se realizan constante y frecuentes
intercambios de dinero por bienes y servicios para beneficiar los distintos
sectores de la sociedad.
 Relevancia del proyecto en el aspecto Metodológico

El presente Proyecto está enmarcado bajo la Teoría Positivista, donde

se ha analizado y evaluado de manera cuantitativa la problemática de la
empresa JM MARINE SERVICES, C.A., El propósito fundamental de esta
investigación, consiste en: brindar una solución a la problemática de la
empresa optimizando el control interno de la facturación; agilizar el manejo
de la información para el cobro a los clientes, facilitando a la administración
información exacta sobre el estatus de las facturas emitidas o canceladas en
cualquier momento, utilizando para ello un proceso que se adapte a las
necesidades de la empresa apoyado en la tecnología como herramienta, que
simplifique los procesos de facturación en la empresa, amparado dentro del
marco legal venezolano en el área comercial y empresarial.
El desarrollo del presente Proyecto en el área Administrativa y Contable,
permite crear precedentes sobre los beneficios que conlleva la
implementación de un sistema de facturación automatizado en dicha
empresa, para establecer un correcto control interno con procedimientos
adecuados a las necesidades reales del departamento administrativo,
permitiendo la fluidez de información certera y confiable tanto para la
empresa como para los clientes, reduciendo el margen de pagos tardíos por
facturas emitidas con falta de información o errores para cumplir
efectivamente con las normas sobre facturación.
Esta investigación tiene relevancia en el área administrativa y contable,
ya que la ejecución de los conocimientos adquiridos en estas áreas,
establecerá referencias a futuro sobre casos donde sea necesario
implementar un sistema de facturación automatizado para agilizar el control
interno, permitiendo obtener resultados a corto y mediano plazo, optimizando
la facturación en la empresa y permitiendo mejorar los estándares
administrativos y contables para beneficio de la misma.