Gestión documental en un marco de transparencia y

reutilización de la información.

Fragmento del articulo titulado «Gestión documental en un marco de transparencia y reutilización de la información» publicado en Lligall, Revista Catalana
D’Arxivística, nº 38 de la Associació d’Arxivers de Catalunya, número centrado en la transparencia y en los archivos.

(…) la implantación de los sistemas de gestión documental en las organizaciones se ha centrado en

el control de esos documentos con un enfoque casi siempre interno, dirigido al funcionamiento y a
los trabajadores de la organización. Pero su potencial es mucho mayor puesto que estos sistemas
son el primer paso que van hacer posible la transparencia o la reutilización de datos e información.
Sin olvidar que servirán para la innovación en materia de gestión del conocimiento y un factor más
para la comunicación, en la línea del opengov o con la responsabilidad social corporativa.

El control de la totalidad de los documentos mediante la implantación de sistemas de gestión

documental es la fase básica y de ello va a depender el buen uso de los documentos, acceso,
control y explotación posterior en portales y servicios de transparencia o reutilización7

2.1 Del tratamiento básico de los documentos a la transparencia y reutilización.

La transparencia en las administraciones públicas ha venido de la mano de nueva normativa legal,

recomendaciones internacionales y por la necesidad de rendir cuentas para dar a conocer el
funcionamiento y acción de un organismo, todo ello impulsado por las posibilidades tecnológicas. A
día de hoy es un imperativo social para todo tipo de organizaciones, públicas o privadas, para su
imagen, confianza y también para cubrir las nuevas demandas de ciudadanos en materia de acceso
a la información desde la difusión o publicidad proactiva de recursos.

En el sector privado los clientes y usuarios también demandan organizaciones más transparentes
que fundamenten y expliquen su compromiso con el medio ambiente, los derechos, su
responsabilidad social corporativa o el bien común, en un mundo cada vez más global donde
acciones en materia de transparencia pueden influir muy positivamente en la satisfacción con los
administradores, la marca o la propia compañía8.
 «Es evidente que no se puede transmitir adecuadamente la información si no está controlada o no
tiene pautas de gestión, por este motivo la transparencia se relaciona estrechamente con la
administración electrónica»

La transparencia requiere sistemas de gestión de documental que hagan posible el control de

documentos, y por extensión, también de contenidos y otros recursos de información desde el
mismo momento de su creación y durante todo su ciclo de vida. Ciclo que incluye la planificación de
actividades, creación, versionado, uso, difusión hasta su conservación a largo plazo o destrucción.
Es evidente que no se puede transmitir adecuadamente la información si no está controlada o no
tiene pautas de gestión, por este motivo la transparencia se relaciona estrechamente con la
administración electrónica al disponer ésta de amplias infraestructuras para el control de
documentos y contenidos electrónicos, existiendo una relación entre la documentación en soporte
analógico y transparencia, de complejo encaje9.

La reutilización de la información pública es otro punto que favorece la transparencia. Reutilizar

documentos y datos consiste en el uso por parte de personas físicas o jurídicas, de los datos
generados y custodiados por los organismos del sector público, con fines comerciales o no10. La
reutilización más que a la consulta y acceso a información concreta e individualizada se orienta a la
explotación de conjuntos de recursos para que sirvan a terceros con fines diversos, como por
ejemplo el desarrollo de aplicaciones o para la explotación estadística.

Para conocer un poco mejor las posibilidades actuales, se incluyen a continuación algunos aspectos
de los marcos más comunes de tratamiento de los documentos atendiendo a servicios, plataformas
e infraestructuras que los sustentan, orientados al trabajo diario o hacia terceros, ciudadanos y otros
usuarios:

 El tratamiento básico de los documentos

(…)

 Sistemas de Gestión de Documentos (SGD o DMS)

Estos sistemas logran controlar la totalidad de la producción, acceso y uso de los documentos
durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta la conservación a largo plazo o eliminación.
La información y documentos son creados, categorizados y clasificados con criterios comunes y
homogéneos, centralizados bajo un control corporativo.

Los SGD emplean infraestructuras y estrategias de uso y tratamiento de la información que son
estables en el tiempo y pueden considerar la conservación permanente de recursos. Además estos
sistemas favorecen el desarrollo del teletrabajo y desplazan al correo electrónico como herramienta
para compartir recursos dentro de la organización. Este entorno incluye programas de trabajo
ofimáticos como los mencionados en el apartado anterior, pero cuenta además con programas o
plataformas como software para el desarrollo de Sistemas Gestión Documental DMS, programas de
Sistemas de Gestión Empresarial ECM, Digital Asset Management DAM, Business Process
Management BPM, y también pueden integrar plataformas de Gestión de Contenidos CMS.

«Bajo un Sistemas de Gestión Documental la información y documentos son creados, categorizados

y clasificados con criterios comunes y homogéneos, centralizados bajo un control corporativo.»

Como elemento básico de estos sistemas, existen directrices aprobadas por los responsables de la
organización para la gestión y tratamiento de los documentos, contando con un esquema de
metadatos que son la base para el control y las relaciones entre recursos, formatos, aplicaciones y
sistemas. También cuenta con herramientas clave que reflejan a la organización y sirven entre otras
funciones para centralizar, categorizar, recuperar y gestionar los documentos. Estas herramientas se
fundamentan en mapas de procesos, business classification scheme o los más comunes cuadros de
clasificación que ofrecen diferentes posibilidades y aportan un alto valor añadido a la gestión. Estos
sistemas también ofrecen plantillas y documentos marco junto con flujos de trabajo modelizados que
 permiten conocer el cauce de un proceso y facilitan el desarrollo del trámite o procedimiento a
ejecutar.

La monitorización, el análisis de accesos y actividades son otros de los valores de estos sistemas,
sin olvidar que existen escasas unidades de red compartidas al ser sustituidas por servicios en la
nube con acceso mediante permisos desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

 Portales de transparencia

Estos portales ofrecen recursos y servicios de información destinados a mostrar el funcionamiento,

actividad y acción de la organización, orientados a la rendición de cuentas y a su consulta por parte
de ciudadanos y usuarios. Suelen diferenciarse de la web corporativa o sede electrónica aunque
también pueden estar integrados en las mismas.Los principios básicos para el desarrollo de estos
portales son la accesibilidad, interoperabilidad y reutilización. Principios que no siempre se cumplen
al carecer de sistemas de gestión de documentos que los sustenten. Los portales de transparencia
en la línea del gobierno abierto (opengov) también incluyen medios de participación de los
ciudadanos a través de formularios y aplicativos de interacción en las decisiones y desarrollo de
políticas públicas o actuación de la organización. Estos servicios cuentan con sistemas de gestión
de contenidos CMS, APIS e infraestructuras de interoperabilidad, recolectoras de documentos
provenientes de otros sistemas de gestión documental DMS, empresarial ECM e incluso de otros
gestores de contenido CMS. También como elementos fundamental para el funcionamiento de estos
portales es contar con las directrices aprobadas que indiquen qué documentos o agrupaciones
tienen que ofrecerse, su periodo de actualización, disponibilidad y posibilidades de consulta.Y
elemental va a ser también un esquema de metadatos que haga posible la publicación, recolección
de recursos de manera automática y su publicación instantánea o programada desde otros
sistemas. Por ejemplo, estándares básicos como OAI-PMH o CMIS11 pueden ser utilizados por
plataformas CMS, DMS o ECM para la distribución de recursos y para su posterior recolección por el
portal de transparencia. Se vuelve a incidir que el esquema de metadatos es el elemento
fundamental que hará viable la interoperabilidad entre diferentes sistemas de información, formatos
y también portales.

Estos portales suelen disponer de elementos de monitorización de accesos a los recursos, para
poder analizar estadísticamente el uso y su tráfico.

 Portal de Datos Abiertos y servicios de reutilización de información del sector público

(RISP)

Servicios destinados a la reutilización de conjuntos de documentos con fines comerciales o no y

siempre que no traten de una actividad administrativa. El objeto principal son «lotes» de datos y
documentos, primando el conjunto y su formato, sobre unidades concretas. Datos abiertos significa
apertura de conjuntos de documentos públicos, accesibles, completos, descritos y actualizados. Y
esta apertura no se puede llevar a cabo si solamente se libera el recurso o documento en sí y no sus
metadatos asociados.

Los datos puestos a disposición por estas plataformas han de estar estructurados en formatos
concretos y abiertos, aptos para su utilización por usuarios y aplicaciones sin necesidad de requerir
un tratamiento previo. Las licencias y condiciones de uso también son abiertas, para favorecer su
reutilización. Estos servicios además de ofrecer los recursos en estándares y formatos abiertos,
pueden ofrecerlos a través de infraestructuras de Datos Abiertos Enlazados (Linked Open Data,
LOD), en consonancia con la web semántica. Linked Open Data ofrece un dato concreto de un
conjunto como nodo explotable, bajo formatos específicos, interoperables y a través de lenguajes de
interrogación que permiten la relación de manera dinámica con otras fuentes y proveedores como la
Dbpedia u otros recurso que cumplan con los estándares de la web semántica. Estos servicios
requieren de gestores de contenido CMS y servidores de bases de datos con funciones específicas
para la utilización y explotación de datos, lotes y catálogos según se trate de portales de datos
abiertos o portales de datos abiertos enlazados13.

Las aplicaciones para la distribución, uso y control de lotes de datos están relacionados con
infraestructuras como Comprehensive Knowledge Archive Network (CKAN)14. Además pueden
 contar también con plataformas como Datahub (datos) o GitHUb (APIS)15 que implica ofrecer los
datos y los códigos de aplicaciones para que éstos puedan ser utilizados y explotados por cualquier
usuario o desarrollador. Desplegar un portal de estas características requiere un plan o directrices
de acción Open Data, RISP y Linked Open Data según la finalidad. Este plan definirá los lotes de
datos a ofrecer, cómo confeccionarlos en relación con los documentos de la organización y sus
metadatos, teniendo muy en cuenta objetivos y el público destinatario.

Los metadatos de los recursos son un elemento fundamental y en estos servicios se debe contar
con dos puntos de vista a la hora de ofrecerlos en un entorno RISP: por una parte están los
metadatos para describir y gestionar los lotes ofrecidos. Y por otra, los metadatos provenientes de
los recursos de la organización que se van a incluir en dichos lotes. Como elemento más novedoso
estos servicios también han empezado a desarrollar eventos de Hackaton que se convierten en el
punto de encuentro donde reunir desarrolladores, diseñadores, profesionales de la información para
descubrir y plantear nuevas posibilidades de los datos ofrecidos o que están por incluir.

 El reto de