TI016 – BUSINESS INTELLIGENCE Y GESTIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD PRÁCTICA
PROGRAMA DE ESTUDIOS: MDETI - MÁSTER EN DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Nombre y apellidos: Carlos Alexis Sánchez Guerrero

Fecha: 06 de agosto del 2023

DIRECTRICES A CONSIDERAR PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

 Tipo de letra: Arial.

 Tamaño: 11 puntos.
 Interlineado: 1,15
 Alineación: Justificado.

La actividad práctica debe llevarse a cabo en este documento Word siguiendo las normas
de presentación y edición en cuanto a citas y referencias bibliográficas se refiere (véase
https://www.normativa-academica.info/es/normativa-estilo-apa/).

La entrega debe hacerse en el ícono de la actividad, basándose en el estudio de los

materiales de la asignatura y otras fuentes que considere oportuno consultar.

Por otro lado, se recuerda que existen unos criterios de evaluación cuyo seguimiento
por parte del alumnado se considera sumamente importante. Para más información,
consúltese la rúbrica de la actividad, incluida en el documento Evaluación de la
asignatura, en este campus virtual.

1
Actividad

2
 Introducción

Las organizaciones públicas están sujetas a constantes procesos de legitimación y

aceptación por parte de la sociedad, más aún cuando se trata de instituciones a cargo de
grupos vulnerables como son las personas privadas de la libertad; situación que se
complica porque el Ecuador atraviesa una crisis del sistema penitenciario que lleva
muchos años sin solución; la política pública no ha sido efectiva para contrarrestar las
dificultades del sistema, en este caso las estrategias deben elaborarse detenidamente, un
análisis exhaustivo de todos los actores, condiciones y demás factores que forman parte
del contexto penitenciario es indispensable a la hora de realizar una planificación
estratégica e implementar nuevas estrategias como el Business Intelligence y la Gestión
Documental.

“…la habilidad de la organización para integrar, construir y reconfigurar competencias

internas y externas, para abordar rápidamente los cambios del entorno” (Teece, Pisano y
Shuem, 1997:516); cuando nos referimos a un tema tan sensible y con tanta
problemática como la rehabilitación social no debe existir margen de error, es
fundamental también la cooperación inter institucional, articular esfuerzos y gestionar
recursos para atenuar la problemática.

Laboro cono Analista de Dactiloscopia en el Servicio Nacional de Atención Integral a

Personas Adultas Privadas de la Libertad y a Adolescentes Infractores, uno de los
principales problemas es la crisis del sistema, que se agrava con la falta de presupuesto,
infraestructura y talento humano, en este sentido la consideración prioritaria es buscar
alternativas para mejorar la situación actual y empezar a construir un nuevo modelo de
gestión penitenciaria.

1. El Business Intelligence y la Gestión Documental serán la clave principal para obtener

ventajas competitivas para la mayoría de empresas en el año 2050, incluso más que
la administración del Capital Humano o el uso de otras tecnologías. Argumenta si
estás a favor o en contra de esta sentencia, utilizando información y datos del sector
empresarial en el cual te desempeñas o tienes experiencia. (250 a 300 palabras).

Totalmente de acuerdo, el Business Intelligence y la Gestión Documental serán claves

para obtener ventaja competitiva en el futuro. De acuerdo con un informe de Markets and
Markets, se espera que el mercado de Business Intelligence crezca un 10.1% entre 2020
y 2025. Además, según la consultora McKinsey, la implantación de herramientas de
gestión documental y automatización de procesos puede aumentar la eficiencia en un
30% y disminuir los errores en un 23%. En mi experiencia en el sector industrial, he visto
cómo la falta de datos y análisis puede llevar a decisiones erróneas y pérdida de
competitividad. La gestión documental también es importante, ya que la accesibilidad y
fiabilidad de la información es esencial para la toma de decisiones eficaces.

El Business Intelligence (BI) en el sector público se refiere al uso de herramientas y

técnicas de análisis de datos para recopilar, procesar y analizar información relevante
para la toma de decisiones en el ámbito de la administración pública. La implementación
de BI en el sector público tiene como objetivo mejorar la eficiencia, la transparencia y la
rendición de cuentas en la gestión de recursos y servicios públicos.

3
En el sector público del Ecuador, la combinación del Business Intelligence y la Gestión
Documental puede generar grandes beneficios a nivel de gestión y transparencia. Ambas
herramientas se pueden utilizar complementariamente, optimizando la toma de
decisiones y mejorando los procesos administrativos.

Al utilizar Business Intelligence se pueden identificar patrones y tendencias en la data y

los documentos que se manejan, a partir de cuales se puede impactar en la gestión, en
su planeamiento correcto, optimización de recursos, la identificación de áreas a mejorar,
el análisis del impacto de las políticas públicas y la conciliación de distintas variables en
conjunto, haciéndola una herramienta impactante para la planificación y desarrollo de
proyectos.

Más allá de las herramientas tecnológicas, la combinación de estas requiere procesos

claros donde se evalúe de manera regular la calidad de los procesos, propuestas,
implementación de responsables de acciones y documentación transparente y
compartida.

De acuerdo con García, R. (2014): El uso combinado de Business Intelligence y la

Gestión Documental en el sector público ecuatoriano puede ser una gran contribución
para mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia en la gestión pública,
procurando beneficios a todos los ciudadanos a través de una buena gestión pública.

2. En algún buscador de textos científicos (EBSCO, Google Académico, etc) localiza 3

artículos en donde se reflejen los últimos avances y descubrimientos en torno a
Sistemas de Información, y desarrolla un análisis al respecto. (250 a 300 palabras)

"Machine learning and evolutionary computation for Bayesian network learning and data
mining: A survey" de Kobra Etminani y Mohammad-Reza Feizi-Derakhshi, que aborda las
últimas tendencias en la aplicación de la minería de datos y la inteligencia artificial en
sistemas de información.

El artículo "Machine learning and evolutionary computation for Bayesian network learning
and data mining: A survey" de Kobra Etminani y Mohammad-Reza Feizi-Derakhshi es un
análisis completo de la aplicación de la inteligencia artificial y la minería de datos en la
creación y aprendizaje de redes Bayesianas. La revisión exhaustiva de la literatura
recopilada por los autores se enfoca en los últimos avances en aprendizaje automático y
computación evolutiva aplicados a la minería de datos. Los autores proporcionan una
visión general de los diferentes enfoques y técnicas utilizados para la creación de redes
Bayesianas, incluyendo la utilización de algoritmos de aprendizaje supervisado y no
supervisado. El artículo también discute los desafíos actuales que enfrentan los
investigadores en este campo, así como las futuras áreas de investigación.

- "The Application of Application Programming Interface (API) to support financial

systems" de Henry Luvaga, que destaca la importancia de la creación y uso de interfaces
de programación de aplicaciones para una gestión eficaz de la información financiera.

4
El artículo "The Application of Application Programming Interface (API) to support financial
systems" de Henry Luvaga destaca la importancia de las interfaces de programación de
aplicaciones (API) en la gestión de información financiera. El artículo se centra en cómo
las API pueden mejorar la eficacia y la eficiencia de los sistemas de información
financiera, proporcionando una comunicación más rápida y segura entre diferentes
aplicaciones. Luvaga describe los diferentes tipos de API y su uso en la gestión financiera
y proporciona ejemplos prácticos de cómo las API pueden simplificar la integración de
diferentes sistemas financieros.

- "A collaborative decision support system for sustainable water resource management in
irrigation areas: A case study in Spain" de Sandra Sanz, que describe un sistema de
apoyo a la toma de decisiones mediado por TIC orientado a la gestión de recursos
hídricos.

"A collaborative decision support system for sustainable water resource management in
irrigation areas: A case study in Spain" de Sandra Sanz describe un sistema de apoyo a
la toma de decisiones mediado por tecnologías de la información y la comunicación (TIC)
orientado a la gestión de recursos hídricos. El artículo destaca la necesidad de soluciones
sostenibles para la gestión de recursos hídricos y presenta un caso de estudio de España
donde se ha desarrollado un sistema colaborativo de apoyo a la toma de decisiones por
medio de una plataforma digital. El sistema permite a diferentes actores involucrados en
la gestión de los recursos hídricos participar activamente en el proceso de toma de
decisiones y proporcionar información en tiempo real sobre el consumo y la distribución
de agua en la región irrigada. El artículo demuestra el potencial de las TIC en la gestión
sostenible de los recursos naturales y la importancia de la colaboración para alcanzar
soluciones eficaces.

3. Las siguientes son aplicaciones de la minería de datos en las organizaciones:

 Análisis de opiniones de clientes.

 Análisis de encuestas.
 Análisis de servicios de noticias.
 Análisis de patentes.
 Clasificación documental.
 Construcción de motores de búsquedas inteligentes.
 Construcción de servicios de atención a usuarios inteligentes.
 Exploración de nuevos mercados.
 Estudios sobre la competencia.
 Estudios de relaciones documentales.
 Servicios de búsqueda automatizados.
 Descubrimiento de nuevos competidores.
 Diseño de mapas de conocimiento sobre problemas específicos.

5
 Sondeos sobre nuevos productos.
 Preproceso para alimentación de sistemas informacionales.

A continuación, elige las 5 que consideres más importantes para empresas del sector
donde te desempeñas o tienes experiencia, y justifica tu respuesta utilizando el siguiente
cuadro:

Sector empresarial:

Análisis de opiniones de clientes. La manufactura de bienes

de consumo debe orientar sus procesos y productos al
Aplicación 1:
cliente, por lo que es importante recolectar y analizar
opiniones para mejorar su satisfacción y fidelización.

Construcción de servicios de atención a usuarios

inteligentes. Un buen servicio de atención al cliente es
fundamental y el uso de minería de datos y aprendizaje
Aplicación 2: automático puede ayudar a personalizar la atención y
anticiparse a las necesidades del cliente, mejorando su
experiencia.

Clasificación documental. En el sector manufacturero, hay

Aplicación 3: una gran cantidad de documentación que debe ser ordenada
y clasificada para optimizar la toma de decisiones y el
acceso a la información.

Estudios de relaciones documentales. Las relaciones

Aplicación 4: documentales son vitales en la industria manufacturera para
entender la cadena de suministro, mejorar procesos y tomar
decisiones estratégicas.

Exploración de nuevos mercados. El análisis de datos puede

Aplicación 5: ayudar a identificar oportunidades de negocio y adaptar
productos y procesos a los requerimientos del mercado,
permitiendo a la empresa explorar nuevos mercados.

4. Elige una organización de tu ciudad sobre la cual tengas acceso a sus operaciones o
contexto (puede ser en la que laboras, una en la que seas cliente, o simplemente una
que conozcas). A partir de ello, desarrolla un diagnóstico y una propuesta para el
correcto manejo interno de información y gestión documental:

Nombre de la organización y ciudad: En el Servicio Nacional de Atención Integral

a Personas Adultas Privadas de la Libertad y a Adolescentes Infractores (SNAI), con
sede en Quito – Ecuador.

Etapa 1: Diagnóstico de gestión documental y manejo interno de información

¿Existe algún sistema En el Servicio Nacional de Atención Integral a Personas

interno de manejo de Adultas Privadas de la Libertad y a Adolescentes
información y/o gestión Infractores (SNAI), se constata una falta de una política de
documental? ¿Cuál es y

6
de qué tipo? ¿Qué gestión documental y manejo interno de información
información maneja? eficiente y eficaz.
(50 a 100 palabras)

Se observa que existen diversas fuentes de información y

documentación, como expedientes físicos y electrónicos,
archivos digitales, bases de datos y otros documentos
escritos, pero no hay un sistema integrado para la gestión
y administración de todos ellos. Esto dificulta la
organización y acceso a la información en tiempo y forma
necesarios en una institución que atiende personas en
situación de privación de libertad.

¿Qué fortalezas y 1. Personal capacitado: cuenta con un equipo

debilidades tiene la multidisciplinario de profesionales capacitados en uso de
organización a nivel de sistemas de gestión documental,
gestión documental y uso
y manejo de información? 2. Programas de educación y formación: ofrece programas
de educación, formación y capacitación para mejorar la
(50 a 100 palabras)
gestión documental.
3. Seguridad: el Servicio Nacional de Atención Integral a
Personas Adultas Privadas de la Libertad se esfuerza por
garantizar la mejora continua en todos sus procesos.
La falta de un plan estratégico de gestión documental y
manejo interno de información, que involucre la definición
de políticas, directrices y procedimientos que permitan una
correcta y efectiva gestión de información, protección de
datos personales y un adecuado control de los registros
documentales. Además, se debe capacitar al personal en
el uso de herramientas tecnológicas y metodologías para
la administración y organización de los archivos; es una
debilidad.

Etapa 2: Propuesta de gestión documental y manejo interno de información

¿Qué objetivos tendría la 1. Mejorar la clasificación y organización de

propuesta? Pueden ser documentos.
objetivos por área, por metas
de eficiencia o eficacia, por 2. Descentralizar la gestión de información,
número de errores o de otro brindando acceso a todas las áreas de la organización.
tipo que interesen a la
3. Facilitar la revisión y actualización de
organización.
documentos críticos.
De 3 a 5 objetivos
4. Disminuir el tiempo y recursos destinados a
encontrar información.
5. Garantizar la seguridad y respaldo de la
información.

7
 ¿Qué estructura/arquitectura
tendría la propuesta?
Elabora un diagrama de
máximo media cuartilla

Fuente: https://web.gestiondocumental.gob.ec/

¿Qué procesos implicaría la 1. Identificación y clasificación de documentos críticos.

puesta en marcha de esta
propuesta?
Entre 5 y 10 procesos
2. Establecimiento de una estructura de clasificación
uniforme.
3. Capacitación y difusión de la nueva estructura.
4. Desarrollo y establecimiento de protocolos de
actualización de documentos.
5. Implementación de un sistema de gestión documental
descentralizado.
6. Evaluación periódica de la efectividad de la
propuesta.

5. ¿Cuál ha sido el aprendizaje más importante que has obtenido de la asignatura y

como aporta a tu ejercicio profesional? Elabora un mapa mental, conceptual,
esquema o diagrama al respecto. (extensión de 1 cuartilla)

El aprendizaje más importante de la asignatura ha sido el valor y relevancia de la

información y el papel de los sistemas de información en la gestión adecuada de la
misma. Ahora entiendo la importancia de la gestión documental y la minería de datos
para la toma de decisiones efectivas y la consecución de ventajas competitivas en el
mercado. Además, he aprendido sobre herramientas y técnicas para la gestión y análisis
de la información, lo que me permite utilizarlas en mi ejercicio profesional para mejorar
procesos y tomar decisiones informadas.

El Business Intelligence es un conjunto de herramientas, tecnologías y procesos que

permiten analizar y procesar grandes cantidades de datos para obtener información
valiosa que puede ayudar a los líderes empresariales a tomar decisiones informadas.

8
Por otro lado, la Gestión Documental es el proceso de administrar y organizar todos los
documentos importantes de una empresa en formato electrónico o físico, lo que facilita el
acceso y la búsqueda de información relevante en cualquier momento y lugar.
Juntas, el Business Intelligence y la Gestión Documental permiten a una empresa
recopilar datos importantes, analizarlos y almacenarlos de manera eficiente para tomar
decisiones informadas y mejorar el rendimiento empresarial, pueden reducir costos,
mejorar la eficiencia y la productividad en una empresa al automatizar procesos y facilitar
el acceso a la información necesaria para realizar tareas comerciales específicas. En
general, ambas herramientas son fundamentales para una gestión empresarial efectiva y
exitosa.

Referencias Bibliográficas:

Delgado, J. L. (2012). Business Intelligence y soluciones documentales para la gestión de

contenido empresarial. Madrid: RA-MA.
Martinez, R. (2017). Big data: Business Intelligence y gestión documental. Valencia:
Editorial Universitat Politècnica de València.
Carlos López, M. A. (2015). Inteligencia estratégica y gestión de la información
documental en entornos competitivos. España: INTEP.
Oliveira, J. C., Amaral, H., & Abreu, R. (2008). Content and document management for
business intelligence: The challenge of managing knowledge in today's
heterogeneous world. European Journal of Operational Research, 186(2), 537-
550.

Bhojani, M. J., Ismail, Z. B., & Ho, W. S. (2014). Document management systems and
business intelligence for commercial aviation safety performance measurement
and monitoring: A case study of safety performance indicator system usage in
Malaysian carriers. Applied Research in Quality of Life, 9(1), 1-25.

García, R. (2014). Gestión documental: una herramienta para la organización y control

del archivo. Revista Hospital Universitario San José, 8(1), 44-50.
Vidal, L., Morales, D., y De la Hoz, J. (2016). El control documental electrónico como
herramienta para mejorar la gestión documental en Ecuador. Revista Talento de la
Red Internacional de Apprendizaje.
Paz y Miño, J. L. (2019). Análisis comparativo de la regulación de los archivos y la gestión
documental en el Ecuador en relación a países de la Unión Europea. Revista
Nuestra Historia, (19), 105-126.
Ministerio de Cultura y Patrimonio, (2018). "Lineamientos para la gestión documental
uificada del sector público en Ecuador." Guía para la implementación de un
modelo de gestión documental integrada en el Ecuador.
Espinosa, C. B. F., Balseca, C. V. S., y Flores, M. E. (2016). Evaluación del estado de la
Gestión Documental en el área de Administración de Recursos Financieros de la
Universidad Técnica de Ambato. Revista Investigación y Desarrollo. Vol. 18.

9
Definición de BI:
Conjunto de procesos, tecnologías y herramientas para la recopilación, análisis y
presentación de datos empresariales.
Componentes de BI:
Extracción de Datos:
Fuentes de datos (bases de datos, archivos, APIs).
Proceso ETL (Extracción, Transformación y Carga).
Almacenamiento y Modelado:
Data Warehouses.
Data Marts.
Modelado multidimensional.
Análisis y Visualización:
Paneles de control interactivos.
Gráficos y tablas.
Informes generados automáticamente.
Beneficios de BI:
Toma de Decisiones Informadas:
Acceso a información relevante en tiempo real.
Identificación de tendencias y patrones.
Eficiencia Operativa:
Optimización de procesos y recursos.
Identificación de áreas de mejora.
Ventaja Competitiva:
Análisis de la competencia y el mercado.
Identificación de oportunidades de negocio.
Tecnologías Relacionadas:
Big Data:
Procesamiento y análisis de datos a gran escala.
Integración de datos estructurados y no estructurados.
Machine Learning:
Automatización de análisis y predicciones.
Mejora de la precisión en las decisiones.
Análisis Predictivo:
Utilización de datos históricos para predecir eventos futuros.
Modelos estadísticos y algoritmos.

10
Etapas de Implementación de BI:
Planificación:
Definición de objetivos y requerimientos.
Selección de herramientas y tecnologías.
Extracción y Transformación:
Recopilación y limpieza de datos.
Conversión a un formato adecuado.
Almacenamiento y Modelado:
Diseño de la arquitectura de datos.
Creación de data warehouses y data marts.
Análisis y Visualización:
Desarrollo de paneles y gráficos.
Creación de informes y dashboards.
Desafíos y Consideraciones:
Calidad de los Datos:
Aseguramiento de la integridad y precisión de los datos.
Limpieza y normalización.
Seguridad y Privacidad:
Acceso seguro a los datos sensibles.
Cumplimiento de regulaciones (GDPR, HIPAA).
Adopción Organizacional:
Capacitación y cambio cultural.
Integración en los procesos existentes.

11