Introducción

El siguiente informe se realiza en base al hotel City Express Finsa para lograr
optimizar sus tiempos en el proceso de mejorar la captación de más clientes
potenciales, una actividad que involucra a todo el personal de todas las áreas.
Este encuentra su sustento al darse cuenta que la mala gestión de los tiempos es
bastante tediosa a largo plazo 
Actualmente, City Express depende de la cantidad de huéspedes que se
hospedan día a día; ya que la reciente pandemia por COVID-19 dejó mal parada
a toda empresa hotelera, por lo que es de suma importancia ejecutar estrategias
para aprovechar el tiempo laboral y a su vez identificar las nuevas necesidades
que exige el mundo hotelero a raíz del cambio brusco que ocasionó la pandemia
en el 2020. 
El estudio de la optimización de tiempo que se desarrolla en City Express Finsa
permitirá identificar cuáles son aquellas causas más significativas que en el
momento actual están generando pérdidas de oportunidades dentro de la
compañía; porque al no tener dudas en la gestión, se asegura una buena
administración de todos los recursos.
Este informe traería como beneficio para la empresa incrementar los niveles de
productividad y a su vez tener una mayor competitividad en el sector hotelero.

City Express es una empresa basada en México que se fundó en 2002 y que nace
con el objetivo de atender un nicho de mercado estratégico dentro de la industria
hotelera: el segmento económico del viajero de negocios. A lo largo de su historia,
han roto esquemas. Son la empresa hotelera 100% mexicana con mayor
crecimiento en México y Latinoamérica.
Esta cadena de hoteles vio la oportunidad de atender a un viajero dinámico que no
estaba dispuesto a recibir ni más ni menos de lo que necesitaba, sino lo que en
verdad importa para tener un viaje exitoso. Así, se creó un nuevo modelo de
negocios con un enfoque especial hacia el diseño, innovación y construcción que
incluía la operación y administración de hoteles, lo cual hasta ese momento no
existía en México.

Las actividades de Hoteles City Express se dividen en dos segmentos de negocio:

Operaciones Hoteleras y Administración. La división de Operaciones Hoteleras
incluye la gestión y renta de hoteles propios, así como el franquiciamiento de
marca. La división de Administración provee servicios administrativos para
terceros propietarios de hoteles. Operan más de 150 hoteles bajo varios formatos
y marcas, tales como City Express, City Express Plus, City Express Suites, City
Express Junior y City Centro. Su operación está enfocada en México y presente
en Colombia, Chile y Costa Rica.
En otras palabras, su actividad es mercantil, ya que se enfoca a la venta de
servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente.
DESARROLLO
Aplicar estrategias de optimización del tiempo permite cumplir con los proyectos
que se planteen de manera eficiente. Invirtiendo la menor cantidad de horas
posible y al mismo tiempo garantizando la calidad de las tareas en el resultado
final.
De igual forma, esto no solo significa que se trabaje más rápido, lo cual puede
aumentar errores, sino que se trabaje de manera inteligente, haciendo balance
entre agilidad y calidad. 

Esta es la forma de tener un control sobre el límite de tiempo que los

colaboradores pueden dedicar a actividades específicas para aumentar la
eficiencia, la efectividad y la productividad. 

Como conclusión, dentro de la estadía se pudieron observar varios motivos

frecuentes por los cuales se tenía una mala gestión del tiempo en el trabajo
A continuación, se presentan los errores más habituales que se cometen y que
facilitan la pérdida de tiempo:

● Falta de objetivos en ciertas áreas del hotel: Algunos empleados de

áreas como la de lavandería, no tenían identificados todos sus objetivos y
con esto se hace muy difícil poder darle a cada tarea la importancia y el
orden que requiere.
● Mal uso de herramientas: Aunque City Express cuenta con multitud de
herramientas que se encargan de mejorar la gestión de sus trabajadores, el
problema radica en que no se utilizan de una forma adecuada, y con esto
en vez de servir para mejorar la productividad, sirven únicamente como una
distracción más.
● Incapacidad para priorizar tareas y labores: Aun cuando la encuesta
realizada arroja una respuesta positiva a este punto, a simple vista se
puede notar que a veces no se logran realizar todas las tareas importantes
porque se les da prioridad a aquellas que resultan más cómodas y no a las
que son necesarias.

Después de identificar cuáles son los errores que comete City Express a ña hora
de gestionar mejor sus horas laborales, podemos hacer recomendaciones para
lidiar con este problema, como, por ejemplo: 

1. Uso de agenda: El uso de las agendas es primordial, ya sea en formato digital

o físico, lo importante es que se tenga una para organizar tareas y planificar los
plazos de entrega o de ejecución y revisar de manera regular a manera de
recordatorio. 
2. Dividir el tiempo en bloques: Dividir la jornada laboral en bloques, ya sea por
temáticas, dificultad o prioridad. Descomponiendo en tareas pequeñas tareas las
tareas complejas, por poner un ejemplo. Permitiendo abordar proyectos complejos
de manera más fácil y optimizando recursos de tiempo, económicos y de
organización de equipo.
3. Fijar metas diarias: Es recomendable fijar metas diarias. Es una buena opción
para poder realizar correctamente trabajos cortos. Marcando objetivos ambiciosos,
pero también realistas y alcanzables.
4. Priorizar tareas: No todas las tareas tienen la misma importancia, así que
empezar por aquellas que son prioritarias es la mejor opción, lo que no es
importante puede esperar. Además, de conocer cuáles son las horas de mejor
rendimiento, en las que los colaboradores están más concentrados. Intentando
realizar las tareas prioritarias en esos tiempos para que se puedan hacer del modo
más eficiente posible. Las tareas no prioritarias se pueden realizar en los horarios
de menor rendimiento, que, aunque dependen de cada persona, por lo general
suele ser después de comer o al final de la jornada laboral.
5. Ser realistas con los plazos: No es bueno planificar por encima de las
posibilidades que tiene el hotel. Así que estructurar bien el trabajo a realizar y
dejar siempre un margen para aquellos imprevistos que puedan surgir en lo mejor
que se puede hacer
6. Preparar el entorno de trabajo: El entorno en el que trabajan los
colaboradores influye más de lo que se cree. Por lo que trabajar en un sitio con
buena iluminación y ventilación, entre otros factores, es muy recomendable. Aun
así, es recomendable que los empleados lo adapten a tu gusto en la medida de lo
que sea posible y siempre y cuando sea un entorno ordenado y organizado. 
7. Evitar la simultaneidad de tareas: El rendimiento es mucho mayor cuando el
trabajador se centra en una sola tarea que cuando se pone a realizar varias a la
vez. Centrándose solo en una, se gana en concentración y el uso de recursos es
mucho más óptimo. 
8. Delegar a terceros: En algunas ocasiones el personal se vio superado por el
trabajo en diferentes circunstancias, teniendo muchas más tareas de las que se
esperaban. Por lo que es importante que el trabajador no entre en un círculo de
estrés y que sepa delegar alguna de sus tareas a terceros para que se consiga
realizar todas de manera exitosa. 
9. Hacer repaso del día: Al finalizar el plazo que habíamos reservado para la
ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver qué tareas
de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles no hemos
acometido y por qué no lo hemos hecho.
10. Organizar los tiempos de descanso: El descanso es elemental en la gestión
del tiempo. Para que los trabajadores aprovechen al máximo su tiempo no hace
falta que estén trabajando toda la jornada laboral, sino que el tiempo que lo hagan
saquen toda su productividad. Los descansos permitirán recobrar energías,
desconectar de tareas poco agradables y llenarlos de optimismo.
11. Identificar ladrones de tiempo: A mi punto de vista, este punto es el más
importante, porque es el más constante dentro de City Express, ya que son varios
factores que impiden llevar a cabo las tareas con eficiencia. Tan pronto como se
identificó cuáles son y cómo actúan, es de gran ayuda para buscar soluciones
específicas.
Los principales ladrones de tiempo que se identificaron y que consumen tiempo
indiscriminadamente dentro de la organización fueron principalmente:
Las interrupciones en primer lugar, ya que son las peores enemigas de la
organización y la gestión del tiempo. Cada vez que se producía una interrupción,
el colaborador tardaba unos cuantos minutos en recuperar completamente su
concentración. La concentración baja implica productividad baja y un aumento en
la probabilidad de cometer un error. Al igual que el teléfono, uno de los mayores
ladrones de tiempo, interrumpiendo tareas prioritarias por atenderlo, haciendo
perder la concentración y gran parte del tiempo. Hoy en día, todos tenemos la
necesidad imperiosa de ver nuestro celular tan pronto como lo oímos, pero
sinceramente una llamada telefónica en sí no es prioritaria, aunque puede que lo
sea el mensaje. Aunque si no se tiene más remedio que coger la llamada, lo más
correcto sería ser breve y directo.

Las visitas no deseadas de otros departamentos del hotel también es otro factor a
tomar en cuenta, aunque en este, se puede hacer un pequeño paréntesis ya sea
por un motivo de la visita urgente o que el visitante sea alguien al que se le tenga
que dar prioridad.
La mala gestión del correo electrónico es otro de los males dentro de City Express
y es uno de los ladrones de tiempo más desgastantes. Checar el correo
electrónico es una tarea que se prolonga mucho más de lo que debería. El no fijar
un intervalo de tiempo fijo para revisar correos y contestarlos, poner filtros,
etiquetar correctamente, etc., es un grave error que pasa factura, ya que City
Express es una empresa corporativa y que usa mayormente los correos
electrónicos para comunicarse dentro de la misma.

Respecto a las reuniones, dentro de City Express Finsa se tiene reuniones diarias
a primera hora del día, tratando diferentes temas, pero si se quiere gestionar
adecuadamente el tiempo, los colaboradores deben asistir sólo a aquellas que
tengan un objetivo definido. Las reuniones no tienen por qué ser improductivas,
una reunión con los objetivos bien definidos ayuda a planificar las tareas
ahorrando muchísimo tiempo.
En relación al aplazar tareas desagradables o complejas, es contraproducente a la
hora de gestionar el tiempo dentro del hotel: se pierde demasiado tiempo
buscando excusas para aplazar la tarea. Realizarlas cuanto antes y en momentos
productivos para darlas por terminadas en el menor tiempo posible es algo que
hasta antes de este proyecto, los colaboradores no entendían del todo bien. La
multitarea es el último problema que se identificó en el hotel, como, por ejemplo,
cuando un colaborador está a punto de terminar alguna tarea, pero antes de
terminarlo recuerda que tiene que contestar un correo.

En resumen, para que se pueda gestionar el tiempo de los trabajadores de City

Express es necesario tener claros los objetivos en función del proyecto, así como
las funciones y tareas que hay que desarrollar, a la misma vez que definir la
urgencia y la importancia de las tareas, clasificando, analizando y priorizando las
tareas en función de su urgencia e importancia.
Tener en cuenta las fechas límite, esto se logra conociendo cuál es la capacidad
productiva de cada colaborador, trabajar más horas no implica dedicar más tiempo
a una tarea. Así como también asignar tiempo a cada tarea y cumplirlo sin
excepciones, que, aunque pueden surgir ciertas situaciones especiales, lo correcto
sería la ejecución de la tarea en el tiempo establecido.
Y, por último, pero no menos importante, el asignar tiempo a la organización de las
tareas y funciones a desarrollar ayudaría bastante, porque, aunque no parezca
necesario es importante dejar algo de tiempo libre, aunque pueda resultar
contradictorio. También hay que saber decir que no. Una persona puede tener muy
organizado su horario laboral y verlo trastocado por hacer un favor a un
compañero o a un superior. Para esto es necesario, una vez más, diferenciar lo
importante de lo urgente y tener una buena planificación del trabajo.

CONCLUSIÓN
La optimización del tiempo es fundamental en los empleados de City Express
sobrecargados de tareas y distracciones. A nivel empresarial, la adecuada gestión
del tiempo es esencial para mantener una buena calidad en los servicios que
ofrece el hotel, ya que una mala gestión de este puede llegar a provocar estrés,
ansiedad y caos dentro de las instalaciones. Es necesario saber gestionarlas si se
desea eficiencia y productividad dentro del hotel.

La gestión correcta del tiempo hace referencia a la forma en que cada uno de los
empleados organiza y planifica cuánto tiempo invierte en sus actividades
específicas. Porque, aunque algunos trabajadores dentro de City Express Finsa
pasan más horas en la empresa no significa que son más eficientes o productivos.
Por esto mismo, es fundamental la adecuada administración del tiempo en el
trabajo, ya que podrá ayuda a los empleados a:

● Ser más productivos y eficientes: Lograr más con menos esfuerzo.

Mejorando su capacidad de concentración y a su vez un mayor enfoque en
cada una de las áreas del hotel. 
● Lograr los objetivos propuestos en menos tiempo: El tiempo que
necesitan para llevar a cabo las tareas diarias ya existe; solo se tiene que
saber gestionar de forma adecuada para alcanzar sus objetivos de forma
ágil y eficaz. Porque generalmente necesitan conseguir ciertos objetivos
para sentirse satisfechos en el trabajo.
● Obtener una mejor reputación profesional: Esto ayuda a avanzar en el
trabajo a través de las decisiones más sensatas y con una visión enfocada
en lo que realmente quieren conseguir en su desarrollo profesional.
● Padecer menos estrés: A lo largo de la estadía, pude observar a varios
trabajadores sintiéndose agobiados, presionados, dispersos y con falta de
concentración. Por lo que este punto radica en que, dando una buena
diligencia al tiempo, los niveles de estrés y ansiedad pueden disminuir de
forma significativa, dándoles más energía para abordar sus tareas diarias. 
● Mejorar la capacidad de tomar decisiones: Cuando los empleados se
sienten presionados por el tiempo y tienen que tomar una decisión,
ordinariamente llegan a conclusiones precipitadas sin tener en cuenta otras
opciones. Mejorando el manejo del tiempo es posible eliminar la presión de
sentir que no se tiene suficiente tiempo y con más tranquilidad, pensar de
forma adecuada cada opción que se plantea.
 ● Aumentar la autoconfianza: El hecho de ver que cumplieron con los
proyectos, objetivos y tareas diarias obviamente les va a causar
satisfacción. Al igual que ver que respetaron los plazos y superaron las
expectativas es un factor altamente motivador. 
● Evitar la procrastinarían: Al administrar su tiempo de forma adecuada, no
se deja lugar a la postergación de tareas y responsabilidades. Cuanto mejor
se gestione, tendrán más autodisciplina y alcanzaran sus objetivos con
mayor facilidad, independientemente del área en la que se encuentren

Una adecuada gestión del tiempo dentro de City Express también podrá mejorar
su calidad de vida, porque permitirá a los empleados tener más oportunidades
para disfrutar de sus aficiones, realizar algún deporte, pasar tiempo con sus
familias o reunirse con sus amigos. Este tiempo de calidad no tiene precio alguno
y es muy importante para su bienestar físico y emocional. Personalmente, pienso
que todo el mundo necesita tiempo para relajarse, disfrutar y descansar.
Por el contrario, si no gestionamos el tiempo de forma adecuada, afrontaremos
consecuencias negativas como fechas límite incumplidas, un flujo de trabajo
ineficiente, resultados deficientes, mala reputación profesional y mayores niveles
de estrés que redundará en una peor calidad de vida en general.