COD CC-PRO-SST-02

PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONVIVENCIA V 1

LABORAL Emision 15/02/2022

(Res 652 de 2012 y res 0312 de 2019 Art 16)

1. OBJETIVO

Definir las actividades del Comité de Convivencia Laboral, referente al

cumplimiento de la resolución 652 de 2012, por la cual se establece la
conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral. Este comité
actuará bajo los lineamientos de la ley 1010 de 2006, en la cual se adoptan las
medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros
comportamientos no adecuados en el marco de las relaciones de trabajo en
CONSTRUTEC CASTRO S.A.S

2. Alcance:

El siguiente procedimiento tiene alcance a todos los trabajadores de

CONSTRUTEC CASTRO S.A.S principalmente a los del comité de convivencia
laboral.

2. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

2.1 DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

2.1.1 Designación

Este Comité estará integrado por dos (2) representantes de los

trabajadores y dos (2) representante del empleador. Los anteriores
representantes serán designados de la siguiente forma:

 Representantes de los trabajadores: Por votación abierta,

mediante elección popular.

 Representantes del empleador: serán asignados por el gerente

de la empresa Se dejará como constancia el acta de
conformación del comité.
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2.1.2 Vigencia

La vigencia del Comité será de 2 años, contados a partir de la fecha

de su instalación. Los representantes de los trabajadores pueden ser
reelegidos.

2.1.3 Obligaciones especiales

Además del cabal cumplimiento de las normas contractuales, legales y

reglamentarias, los miembros del Comité deberán cumplir con las
siguientes obligaciones:
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a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas, o excusarse válidamente con

por lo menos cuarenta y ocho (48) horas de anticipación, para poder convocar un
suplente.

b) Mantener bajo estricta confidencialidad la información que conozcan en ejercicio

de sus funciones.

c) Suscribir la cláusula de confidencialidad consignada en el formato F-SST-38

Cláusula De Confidencialidad De La Información Del Comité De Convivencia
Laboral

d) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comité.

e) Asumir los compromisos de capacitación necesarios para el buen desempeño de

sus funciones.

f) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comité.

2.1.4 Inhabilidades

 Siempre que un miembro del Comité considere que existe algún factor que impide
su actuación con la autonomía e imparcialidad necesarias, deberá manifestarlo a
los demás miembros del Comité, para que estos se pronuncien al respecto.

 En caso de que la inhabilidad sea aceptada por el resto de los miembros del
Comité, se designará un suplente.

 Si la persona que presenta la queja o cualquiera de los miembros del Comité

manifiesta (recusa), con razones válidas a juicio de los demás miembros del
mismo, motivos que afecten la autonomía o la imparcialidad de alguno de sus
miembros para decidir en un caso concreto de actuación del Comité, se procederá
de la misma forma que en el punto anterior.

2.1.5 Causales de retiro

Son causales de retiro de los miembros del Comité de Convivencia Laboral, las
siguientes:
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a. La terminación del contrato de trabajo.

b. Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comité.
c. Faltar a más de tres (3) reuniones consecutivas.
d. Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden como
miembro del Comité.
e. La renuncia presentada por el miembro del Comité.

Parágrafo 1: La decisión de retiro en los casos b y c debe ser adoptada por el resto de
los miembros del Comité, e informada a quienes lo eligieron.

3. FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

3.1 CONFORMACIÓN

Una vez elegidos los miembros del Comité, se dejará constancia de la conformación en
un acta.

3.2 FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA

LABORAL

3.2.1 Funciones del Presidente

a. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

b. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y
eficaz.
c. Tramitar y comunicar las recomendaciones aprobadas en el Comité.
d. Gestionar ante la alta Dirección, los recursos requeridos para el funcionamiento
del Comité.

Se deberá garantizar un espacio físico para las reuniones y demás actividades del
Comité de Convivencia Laboral, así como para el manejo reservado de la documentación
y realizar actividades de capacitación en temas considerados como prioritarios para el
funcionamiento del comité.
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Parágrafo 2: En caso de ausencia temporal o definitiva del Presidente, el Comité

proveerá su remplazo.

3.2.2 Funciones del Secretario(a)

a. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan
las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las
soportan.

b. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria
realizada por el Presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando
el día, la hora y el lugar de la reunión.

c. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el
fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

d. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de

establecer compromisos de convivencia.

e. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por

la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

f. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.

g. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las
diferentes áreas involucradas.

h. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al

cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes
involucradas.

i. Elaborar informes trimestrales y un informe anual sobre la gestión del Comité que
incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones,
los cuales serán presentados al representante legal de la empresa. Las actas de
reunión pueden suplir a los informes, éstas deberán presentarse a los
representantes legales
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3.3 CAPACITACIÓN PARA LOS MIEMBROS DEL COMITÉ

El Comité fijará fecha para realizar una capacitación conjunta de todos sus miembros en
los aspectos más relevantes de la Ley 1010 de 2006.

Cada vez que al Comité se integre un nuevo miembro, éste deberá recibir dicha
capacitación, para asegurar su idóneo desempeño dentro del órgano.

3.4 APOYO INTERDISCIPLINARIO

Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comité podrá solicitar apoyo a
especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicología y derecho, entre otros,
garantizando en todo caso la confidencialidad de los temas allí tratados mediante la
suscripción de las cláusulas contractuales correspondientes.

4. METODOLOGÍA DE LAS SESIONES DEL COMITÉ

4.1CLASIFICACIÓN DE LAS REUNIONES

4.1.1 Reuniones ordinarias

Las celebradas mediante convocatoria previa, el comité se reunirá ordinariamente cada

tres (3) meses.

4.1.2 Reuniones extraordinarias

Cuando los miembros del Comité consideren que deben reunirse en fechas adicionales a
las ordinarias. Podrán ser convocadas por el Presidente del Comité o por un mínimo de
dos (2) miembros del mismo.
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4.2 DE LA VALIDEZ DE LAS REUNIONES

El Comité sólo podrá sesionar con la asistencia de por lo menos dos (2) miembros
elegidos por los trabajadores, junto con el representante de CONSTRUTEC CASTRO
S.A.S o su delegado para tal efecto.

4.3 ACTAS DE REUNIÓN

De cada reunión se realizará un acta en la cual se señalará la naturaleza de la reunión,

la fecha y lugar de reunión y los asuntos tratados. Toda acta deberá ser firmada por los
miembros del Comité que asistieron a la reunión correspondiente.

Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial especial que

será de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo se encontrará bajo la
custodia del Secretario del Comité.

4.4 DECISIONES DEL COMITÉ

El Comité adoptará en principio decisiones por la vía del consenso; sin embargo, en caso
de no llegarse a él, las decisiones se tomarán a través del sistema de mayoría simple.
En caso de existir empate, se llamará a un miembro suplente del Comité, de conformidad
con el orden de votación, para que con su voto se dirima el empate.

Parágrafo 3: Para estos efectos, el consenso es un acuerdo producido por el

consentimiento de todos los miembros.

5. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

5.1 Funciones preventivas

A nivel preventivo, el Comité tendrá las siguientes funciones:

a. A nivel de capacitación, se deberá hacer la inducción del personal que ingrese a

CONSTRUTEC CASTRO S.A.S y re inducción cada año, dando a conocer los
integrantes, procedimientos y los formatos establecidos para el reporte de acoso
laboral.
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b. A nivel de comunicación, la empresa definirá canales de comunicación claros con

el fin de:

Permitir a los trabajadores expresar ideas, sugerencias o preocupaciones sobre la

vida laboral. Promover la coherencia operativa y la armonía funcional, que
faciliten y fomenten el buen trato laboral al interior de la empresa.

c. A nivel de evaluación del clima laboral, el Comité podrá proponer o hacer

recomendaciones al respecto.

5.2 Funciones correctivas

5.2.1 Primera etapa: Recepción de la queja

El Comité recibirá las quejas interpuestas por los empleados de la organización, a través
de cualquiera de los siguientes medios, los cuales propenden garantizar la
confidencialidad en el proceso:

a. A través del diligenciamiento del Reporte de condiciones de acoso laboral

diseñado para tal efecto, el cual hace parte del presente, este puede ser
entregado físicamente al secretario o a su enviado al correo electrónico del comité
(crear correo), este correo será consultado por el Secretario del comité de
convivencia,
b. Por cualquier otro mecanismo que sea desarrollado por parte de los miembros del
Comité, en ejercicio de su función de solución de situaciones constitutivas de
acoso laboral.

c. El Comité tendrá 15 días hábiles para responder a una queja por acoso laboral,
contados a partir de la fecha en que la misma fue presentada.
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Parágrafo 4: No se recibirán quejas verbales, toda queja que se presente deberá estar
por escrito.

Parágrafo 5: Cuando el caso de acoso laboral se presente por parte de los Gerentes y/o
Directivos, la queja deberá ser remitida de inmediato al Ministerio de Trabajo, quienes
realizarán el seguimiento de la misma y dictarán las medidas de corrección.

5.2.2 Segunda etapa: Aspectos para la mediación

Al iniciar el proceso de mediación con las partes involucradas, se debe firmar un Acta
inicial de voluntariedad, el objeto de la misma es que las partes involucradas se
comprometan a conciliar.

5.2.2.1 Hablar de las normas

Antes de dar inicio a la revisión de la queja y tratar los asuntos relacionados con la
misma, es importante que se digan las normas básicas que deben tener los asistentes
durante la reunión:

 Fomentar el respeto mutuo.

 No agredir ni física ni verbalmente a quienes estén presentes en la reunión.
 Se debe fomentar la sinceridad.
 No se deben buscar culpables.
 Defender los propios intereses: es claro que los directos involucrados en la queja
empezarán a defender sus intereses, así mismo los miembros del comité deberán
hacer lo mismo si quieren llegar a un acuerdo con las partes interesadas.
 Reconocer y manejar los estallidos emocionales: es importante que los miembros
del comité reconozcan los estados de ánimo que se puedan llegar a presentar en
las personas involucradas en una queja (ira, tristeza, desagrado, angustia, etc.) de
tal forma que puedan dar el espacio a las personas que las presenten antes o
durante las reuniones y lograr la calma, de ser necesario se podrán cancelar las
reuniones y reprogramarlas, dando un espacio de recuperación a los involucrados
y así proceder en una siguiente reunión de una manera óptima.
 Usar gestos que ayuden a distorsionar el ambiente.
 No deberá haber interrupciones cuando una de las partes se encuentre hablando.
 Escuchar atentamente las intervenciones de las partes involucradas.
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5.2.2.2 Definir el conflicto

Es importante que, para dar una óptima finalización a la reunión, no se hable

nuevamente de la queja, los miembros del comité deben resumir y profundizar en lo más
relevante.

5.2.3 Tercera etapa: Analizar el conflicto- Calificación previa

El Comité deberá verificar la información de la queja, revisando si las conductas encajan

en lo previsto en la ley 1010 de 2006 en sus artículos 2 y 7: definición y modalidades de
acoso laboral y conductas que constituyen acoso laboral, respectivamente.

Para dar cumplimiento a la función anteriormente dispuesta, el Comité podrá apoyarse

en el concepto del asesor jurídico de la Empresa, que en este caso actuará en calidad de
perito.

Parágrafo 6: El Comité de Convivencia Laboral no tiene la potestad de decidir si una

queja presentada es constitutiva o no de acoso laboral. El Comité sólo implementará
medidas de corrección que minimicen su impacto.

5.2.4 Cuarta etapa: Aspectos probatorios

Los miembros del Comité deben realizar actividades tendientes a verificar, con las
pruebas del caso, las circunstancias en que los hechos han ocurrido.

Las sesiones probatorias deberán adelantarse haciendo saber, tanto al trabajador que
presenta la queja, como al presunto acosador, que este es un escenario en el que en
primera instancia se pretenden construir soluciones negociadas para lograr un buen
ambiente laboral en CONSTRUTEC CASTRO S.A.S.

5.2.5 Quinta etapa: Decisiones- buscar alternativas de negociación

Es importante que en este análisis el comité enfatice a las partes involucradas en

interrogantes como:

 ¿Por qué quiere resolver el conflicto?

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 ¿En que se beneficia si logra un acuerdo?

 ¿Qué es lo mejor que puede pasar en su vida si resuelve este conflicto?
 Entre otros.

Para comenzar con el cierre y la toma de planes de acción, es importante seguir los
siguientes pasos:

 Anunciar a las partes involucradas que es la hora de buscar alternativas de

negociación.
 Solicitar a cada parte involucrada que propongan una alternativa de solución
válida y viable que consideran, ayudarán a solucionar el conflicto.
 El comité podrá brindar otras alternativas de solución adicionales a las planteadas
por las partes involucradas tales como capacitaciones, sensibilizaciones, entre
otros aspectos que ayuden a la mejora del clima laboral.
 Definir los puntos de acuerdo.

Es recomendable que las alternativas de solución que involucran directamente a los

afectados no sean brindadas por el comité, ya que la imposición podría generar
resistencia por parte de los mismos.

Una vez tenidas las alternativas de solución éstas deberán quedar por escrito y serán
comunicadas a las partes; así como a las autoridades competentes de la organización,
cuando fuere el caso. De las alternativas de solución se deben fijar fechas de
seguimiento.

5.2.6 Sexta etapa: Reincidencia

Una vez que el Comité haya realizado las medidas de corrección, pero se presente
reincidencia en el caso de acoso laboral se deberá remitir la queja a la Gerencia de la
empresa, quien deberá tomar decisiones administrativas definitivas con el apoyo del
asesor legal y asesores del Ministerio de Trabajo.
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6. RESPONSABILIDAD ANTE EL DESARROLLO DE LAS MEDIDAS

PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DE ACOSO LABORAL

a. RESPONSABILIDADES COMITÉ DE CONVIVENCIA

Desarrollar las medidas preventivas y correctivas de acoso laboral, con el fin de

promover un excelente ambiente de convivencia laboral, fomentar relaciones sociales
positivas entre todos los trabajadores de la organización respaldando la dignidad e
integridad de las personas en el trabajo.

b. RESPONSABILIDADES DE LAS ADMINISTRADORAS DE RIESGOS

LABORALES- ARL

Llevarán a cabo las acciones de asesoría y asistencia técnica para el desarrollo de las
medidas preventivas y correctivas del acoso laboral.

7. FORMATOS ASOCIADOS

Reporte de Condiciones de Acoso Laboral

Cláusula de Confidencialidad
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8. RESPONSABLES DE CAMBIOS.

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Cargo Encargado SG- Representante
Encargado SG-SST Representante legal
SST legal
Fecha
Firma

9. IDENTIFICACION DE CAMBIOS.

Fecha Versión Descripción del Cambio Revisado Por Aprobado Por

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