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Sistemas Workflow

Luis Ángel Buitrago GómezFuente especificada no válida.

María Alejandra Salazar Muñoz
Ana Cristina Yela Ortega

Universidad Nacional de Colombia

Facultad de administración
Sistemas de Información
Adriana María Giraldo Osorio

Manizales, Colombia
27 de agosto de 2022
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Tabla de Contenido

1. Introducción........................................................................................................................................3
2. Definición sistemas workflow..............................................................................................................4
2.1. Representación modelo workflow...................................................................................................6
3. Aporte de los sistemas workflow a las organizaciones........................................................................7
4. Aspectos Fundamentales del workflow...............................................................................................8
5. Tipos de workflow...............................................................................................................................9
6. Automatización y Ejemplos de Software...........................................................................................10
7. Conclusiones......................................................................................................................................12
8. Referencias........................................................................................................................................13

Numerar los capítulos

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1. Introducción

En el presente trabajo se abordará el tema de los sistemas workflow,

podremosse redacta en tercera persona ver cómo se puede automatizar un sistema
de trabajo donde se enlazan tareas e información entre unos participantes para
lograr un objetivo general.
El tema de los sistemas workflow se podrá visualizar como asi?? Sean mas
formales en la redccion como un tema de gran relevancia, tanto para la asignatura,
como para la vida profesional por la importancia que se le da a la automatización en
la actualidad.
Introducir el tema decir que es
Se encontrará la definición general de estos sistemas, sus características
principales, las aplicaciones que tiene en diferentes áreas de las empresas, las
ventajas que tiene su automatización en forma de software y algunos ejemplos de
estos sistemas automatizados.
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2. Definición de sistemas workflow.

La organización en su funcionamiento diario realiza diferentes procesos

donde se involucran información, recursos, documentos y tareas que se mueven
entre un conjunto de participantes; estos necesitan una organización y control
permanente para que sean manejados correctamente, poder así tomar decisiones
que permitan cumplir efectiva y eficazmente con cada uno de los procesos y por
ende alcanzar los objetivos organizacionales.
Durante mucho tiempo, la supervisión y el control de los procesos se llevaron
a cabo mediante un registro manual y rudimentario, como por ejemplo llevar
anotaciones de procesos en un cuaderno ya sea para el control de personas que
ingresan a una empresa, control en las ventas, proceso de selección de recursos
humanos, órdenes de compra, etc.; al principio esto puede funcionar si se cuenta
con una participación pequeña de información y personas, pero a medida que estas
aumenten claramente generara una desorganización, confusión, pérdida de control y
una dificultad mayor en la comunicación entre las áreas de la empresa.
(Rootnetsuit); Ojo con las referencias no se ponen así
aun así, esto no afecta únicamente a la organización interna, sino que
también puede trascender hacia otros involucrados, como los clientes debido a que
no se está correspondiendo y prestando una buena atención.
La llegada de la tecnología facilitó la vida de la sociedad, trajo un gran avance
para el desarrollo de las funciones que se realizan dentro de las organizaciones, esto
sumándole el gran crecimiento que está presentando el mercado global, las
organizaciones tuvieron que adaptarse a una mejora constante de sus funciones que
vaya de la mano de estos nuevos cambios. (Annys)
Es así como un Workflow o flujo de trabajo es una herramienta importante
para llevar a cabo los procesos organizacionales, básicamente ayuda a planificar y a
automatizar actividades que están relacionadas de manera ordenada y cronológica,
permitiendo que cada proceso de trabajo pase de nivel a nivel correspondiente,
siguiendo reglas preestablecidas con el fin de poder alcanzar los objetivos
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previamente planteados (Muñoz, 2019), según Erika Gallego se define como: “Un
Workflow crea decisiones basadas en las condiciones del flujo determinadas durante
el diseño, notifica a las personas involucradas en el proceso, indica el estado en que
se encuentran una actividad, establece el trabajo que estas personas deben
desarrollar y puntualizar” (Lineros, 2006). este sistema es una forma que permite
organizar procesos, delimita como se va a realizar cada tarea, que recursos se
necesitan y que personas se verán involucradas, hace un seguimiento y control de
cada etapa de las tareas, además deben seguir una secuencia lógica y reglas
previas para cumplir con los procesos y los objetivos planteados.

¿Esto quiere decir que workflow es un proceso? No, el workflow es el

encargado de moldear las tareas, flujos, datos y eventos para que los procesos se
cumplan a cabalidad de manera más productiva y eficiente (Sydle, 26 de julio de
2021)
Como se mencionó anteriormente, “un workflow se puede controlar de forma
manual, pero también aprovecha la ventaja de los sistemas informáticos que
permiten una automatización, racionalización y organización de los procesos, de
manera que una integración de estos dos métodos permitirá un desarrollo exitoso.”
(Docuo)
Es así entonces que los Sistemas Workflow “facilita o automatiza la
realización de una parte o la totalidad de un proceso de negocio mediante métodos y
sistemas informáticos” (ERP), adaptándose de manera rápida a los cambios
dinámicos que presentan las organizaciones, por lo que es una de las mejores
maneras de organizar los procesos y que estos sean comunicados a todas las áreas
de la empresa, además de que garantiza que se lleven a cabo en el tiempo, lugar,
con la información y las herramientas adecuadas y en el orden correcto logrando una
mejor relación con el cliente.
Mejoren redacción
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2.1. Representación modelo workflow.

Tomado de (Sydle, 26 de julio de 2021)

Digan que esto es un ejemplo y explicarlo no que quede suelto

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3. Aporte de los sistemas workflow a las organizaciones.

La automatización de los procesos brinda aportes importantes a la empresa,

“Una de las grandes ventajas, es que le permiten a las organizaciones ser más
competitivas” (Universidad Militar Nueva Granada).
Los sistemas workflow mediante la estandarización de rutinas y la
simplificación de procesos le permiten a la organización mejorar sus funciones
siendo más eficaces y eficientes, garantizando así la creación y entrega de
productos y servicios que satisfagan al cliente y mejoren también las relaciones entre
estos. (Sydle, 26 de julio de 2021).
Entre los principales beneficios de los Sistema Workflow se encuentran:

1. “Flujo de trabajo más transparente”. (Sydle, 26 de julio de 2021). Los Sistemas

Workflow determinan claramente cómo se llevará a cabo cada tarea, las
autoridades a cargo, desde quienes son los responsables de cada tarea hasta
los recursos que se verán involucrados para cumplirlas, esto permite verificar
cómo el avance de cada proceso de la actividad, ayuda a verificar si se está
desarrollando adecuadamente y será así capaz de terminar satisfactoriamente o
se tienen que hacer correcciones para poder cumplir con el objetivo planteado.
2. Sentimiento de Permanencia: uno de los objetivos del workflow es conseguir una
“mejor comunicación entre las áreas involucradas” (Sydle, 26 de julio de 2021) lo
logra dado que los procesos se realizan de manera secuencial y se necesita la
cooperación de cada integrante contribuyendo a un buen trabajo en equipo y
comunicación interna; además uno de los beneficios más importantes es que
permite una división del trabajo más clara y eficiente en cada área, mejorando la
optimización de las labores; de esta manera este sistema logra que los
empleados se sientan más valorados y despierten un sentimiento de grupo que
indudablemente es importante para alcanzar los objetivos organizacionales y
como también contribuye en su desarrollo profesional.
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3. Aumento de la productividad: la delimitación de las responsabilidades,

planeación y control de desarrollo de cada tarea, este sistema además permite
conseguir un ahorro de tiempo para implementarlo en lo que sea necesario,
mediante una división de trabajo más concreta y optimizando las labores, con la
predisposición de los empleados de cada área a trabajar garantiza una mayor
productividad. (Sydle, 26 de julio de 2021).
4. “Mitigación de errores” (Sydle, 26 de julio de 2021). Con una previa planeación
de las tareas donde se especifique cómo se llevarán a cabo, que personas se
verán involucradas y sus grados de responsabilidad, así como los recursos e
información que se necesitará y las personas encargadas de vigilar los procesos
que se realizarán de manera secuencial, la posibilidad de cometer un error es
mínima ya que los sistemas workflow no dan camino a la improvisación.
5. “Gestión más ágil” (Sydle, 26 de julio de 2021). En los sistemas workflow ya todo
está dicho, el procedimiento que se va a llevar a cabo para realizar los procesos
está especificado por lo que lo único que se espera es que los resultados se den
satisfactoriamente; los líderes podrán tomar decisiones más claras en cuanto a
los asuntos organizacionales dado que existe una comunicación interna más
sencilla, clara y precisa, que circula más rápido pudiendo así tener contacto con
todas las áreas, de esta manera se puede saber de primera mano en qué
procesos se debe mejorar y así elaborar estrategias eficientes para la
organización.
6. “Reducción de costos” (Sydle, 26 de julio de 2021). Los sistemas workflow
incentivan el ahorro, ya que para los procesos se utilizan los recursos
necesarios, la mano de obra adecuada y es posible programar con minuciosidad
el tiempo suficiente que se debe incurrir para llevar a cabo cada actividad sin
algún tiempo ocioso de los trabajadores o a entorpecimientos entre estos, de
esta manera no se incurre en pasos innecesarios, los niveles de desperdicio son
bajos y los niveles de producción son óptimos, estas prevenciones que se toman
claramente contribuye a una disminución de los costos.
7. “Experiencia de cliente mejorada” (Sydle, 26 de julio de 2021). Cabe
destacar que al final el cliente obtendrá una experiencia mejorada ya que los
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procesos llevados a cabo permiten un alto grado de calidad ya sea en productos o

servicios, un sistema workflow por ejemplo en la elaboración de algún producto
mediante la elaboración en secuencia de los procesos de trabajo permitirá verificar o
realizar un control de calidad en cada proceso de fabricación, detectando así algún
problema o suceso extraño que pueda aparecer, lo que posibilita actuar
inmediatamente para poder solucionar las imperfecciones presentes y entregar así
un producto de calidad. Amplíen un pco algunos temos que quedaron muy
generales

4. Aspectos Fundamentales del workflow.

1- El diseño y definición del workflow

Esta etapa fundamental consiste en que se traslada el proceso del negocio a
la virtualidad, pasa de ejecutarse de una manera presencial y manual para
presentarse en un software automatizado. Esta fase se encarga de analizar y
encontrar la manera más adecuada para realizar los procesos del sistema.
En este este que? se encontrará la definición modelo del proceso que se debe
efectuar para sacar el máximo provecho o rendimiento a la operación,
específicamente esta etapa dividirá todos los procesos para verlas de una manera
más personalizada así encontrar mejores estructuras al sistema y darle una función
a cada parte dividida dentro del software, siempre enfocado en coordinar de manera
eficiente todos los recursos para satisfacer las necesidades y objetivos de la
operación, estos podrán tener variaciones priorizando el orden de la realización o la
importancia de las tareas. (ERP)
2- La instanciación y control de la ejecución del workflow.
En esta etapa los modelos anteriormente creados serán interpretados por el
sistema workflow, en este se deberá tener la capacidad de controlar la importancia
de los procesos definidos ya sea su eliminación o la creación de nuevos puntos a
definir. (ERP)
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El control que debe tener se basa en coordinar la planificación, el cómo se va

a establecer el orden del proceso de automatización, es decir, aquí podremos
asignar las diferentes tareas a las entidades encargadas, acceder a la información
necesaria para completar las tareas del sistema y verificar el desarrollo y el proceso
de ellas, también se podrá tener control de los resultados de dichas operaciones.
3- La interacción con los usuarios, aplicaciones y recursos.
La etapa que se encarga de estudiar cómo interactúa el usuario con las
aplicaciones o con el software definido para representar el sistema. (ERP)
Es necesario reconocer la capacidad que tiene el software para satisfacer el
uso del usuario, reconocer si los procesos que se habían definido si cumplen con las
necesidades y verificar si el desarrollo es óptimo para el uso específico de cada
operación a realizar, es decir, se enfocará en hacer mejoras en pequeños detalles
que pueda sugerir el usuario para su comodidad o de alguna otra tarea que pueda
terminar de facilitar el desempeño del sistema.

5. Tipos de workflow.

1. Workflow ad hoc (Walsh, 2021)

Este Workflow cumple con cambiar o generar nuevas reglas en los procesos
ya sea en las operaciones o en los procedimientos de la empresa, trata de cambiar
las reglas del sistema para trabajar óptimamente.

2. Workflow de producción (Walsh, 2021)

Este tipo de Workflow crea la mayoría de normas que se realizaran en el

desarrollo manual del trabajo, los procesos son claros y fijos todos los usuarios
conocen la función a realizar.

3. Workflow administrativo (Walsh, 2021)

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El workflow que se centra en los quehaceres repetitivos y previsibles está

entre el workflow de producción y el ad hoc, ya que esta trata con tareas
establecidas y nuevas por crear.

6. Automatización y Ejemplos de Software.

Con los workflow, la empresa puede hacer un seguimiento de todo del

desarrollo y ejecución de los procesos, por su forma de organizar de una manera
sistemática.
Este tipo de sistema se ha automatizado por medio de software, “La
automatización del workflow ayudará a tu empresa a disminuir los errores, aumentar
la productividad y ahorrar tiempo y dinero” (Sharon, 28 de junio 2022)
Algunos ejemplos de la automatización del workflow en algunas áreas de la
empresa son:
1. “Suscribir a un usuario a una campaña de goteo cuando descarga un
recurso de su sitio web (marketing).” (Sharon, 28 de junio 2022) y eso que es…..
Los software workflow tienen la función de agilizar actividades en el marketing
como lo son: la suscripción de los usuarios interesados en el bien o servicio que se
oferta, programar publicaciones en las redes sociales en que se promociona, hacer
seguimiento a los clientes, asignar actividades de marketing a cada integrante del
equipo, etc. Un ejemplo de software para la automatización del workflow enfocado
en el marketing es la plataforma CDXP.
2. “Agregar a cada usuario en una etapa diferente del proceso cuando
realiza una acción determinada (ventas).” (Sharon, 28 de junio 2022)
Otra ventaja de la automatización es que organiza a los clientes en etapas
determinadas dependiendo de sus avances, haciendo que los operadores se
concentren en aspectos más importantes como la venta y no en el tratamiento de
datos, además de programar citas o eliminar usuarios cuando estos dejan de
interactuar. Un ejemplo de software enfocado en ventas es el Zendesk.
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3. “Crear un nuevo ticket en el sistema cuando alguien se comunica a través

de las redes sociales o el correo electrónico (servicio al cliente).” (Sharon, 28 de
junio 2022)
En cuanto al servicio al cliente, los software son altamente útiles a la hora de
envío automático de encuestas, crear una entrada si el cliente se comunica, añadir
etiquetas de prioridad, etc. Freshdesk es un ejemplo de software de servicio al
cliente de workflow automatizado.
4. “Detectar y eliminar duplicados, o fusionar dos propiedades iguales
(operaciones).” (Sharon, 28 de junio 2022)
La automatización de sistemas de workflow de operaciones facilita el trabajo
en las organizaciones al reducir el ingreso de datos de manera manual, recopila
automáticamente informes, administra permisos, establece prioridades, entre otros.
Un ejemplo de este tipo de workflow es Cotalker y WMS.
5. “Dar de baja candidatos de la base de datos si han estado inactivos
durante un periodo (recursos humanos).” (Sharon, 28 de junio 2022)
La carga de datos de los empleados de la organización se puede facilitar por
medio de la automatización de el workflow del área de recursos humanos, también la
eliminación y la filtración de los candidatos de la base de datos de las empresas.
Bizneo es un ejemplo de software de workflow automatizado de recursos humanos.
6. “Realizar un proceso de aprobación de gastos de principio a fin
(finanzas).” (Sharon, 28 de junio 2022)
Con esta herramienta podemos dar seguimiento al proceso financiero, asignar
contratos, administrar y aprobar gastos. Un ejemplo de software de workflow
automatizado para finanzas es Pipefy.
Pero no veo un ejemplo de un software de workflow buscarlo esto son
ejemplos de usos de workflow interesante pero falto el ejemplo específico

7. Conclusiones.

 Los sistemas workflow son de gran importancia para cada área dentro de la
empresa, esto por la utilidad que estos generan a la hora de agilizar las
actividades que se requieren hacer en cada área, es innegable lo mucho que se
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facilita cada acción al tener procesos automatizados que interrelacione las

actividades requeridas por la organización.

 Es indispensable que las organizaciones implementen los sistemas workflow si

quieren diferenciarse de su competencia, ya que estos dan como resultado, si se
manejan bien, una ganancia para la empresa en todo el sentido, mejorando la
productividad y una reducción en los gastos(disminuyendo los errores y
desperdicios) porque sean mas precisos, pero, además contribuyen a generar
un ambiente organizacional  más agradable entre los empleados ya que estos se
sienten más valorados, por ende tienden a mostrar una mejor actitud para
cumplir con sus labores y trabajan conjuntamente para alcanzar esos objetivos
organizacionales. 
 Se reconoce como las herramientas para administrar como es el sistema
workflow o flujo de trabajo pueden llevar a los administradores a tener que
avanzar al paso de todos los desarrollos tecnológicos para tener el mayor
rendimiento dentro de las operaciones en la organización y no quedar obsoletos
en las capacidades o métodos para implementar.
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8. Referencias

Annys. (s.f.). Sistemas de workflow. https://sites.google.com/site/annys0309/sistemas-de-workflow.

Docuo. (s.f.). ¿Qué es un Software de Gestión de Workflow? https://www.r2docuo.com/es/workflow-

bpm.

ERP, E. (s.f.). Qué es un Workflow. https://www.evaluandoerp.com/que-es-un-workflow/.

Lineros, E. M. (2006). Metodología para la implementación de procesos workflow en una compañía de

seguros. Medellín : Universidad EAFIT.

Muñoz, A. (19 de Mayo de 2019). ¿Qué es un workflow? ¿Y cómo se aplica dentro de una empresa?
Obtenido de Semrush: https://es.semrush.com/blog/que-es-workflow/

Rootnetsuit. (s.f.). Importancia de un sistema de Workflows en una compañía.

https://www.rootnetapp.com/es/blog/importancia-de-un-sistema-de-workflows-en-una-compa
%C3%B1%C3%AD.

Sharon, L. (28 de junio 2022). Los mejores software para gestión de workflows en 2022. HubSpot:
https://blog.hubspot.es/marketing/workflow-software.

Sydle. (26 de julio de 2021). ¿Qué es el workflow y cómo puede aumentar la productividad?
https://www.sydle.com/es/blog/que-es-workflow-60ff36f45378ca509b70f6f5/.

Universidad Militar Nueva Granada. (s.f.). Sistemas workflow. FAEDIS:

http://virtual.umng.edu.co/distancia/ecosistema/odin/odin_desktop.php?
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Walsh, D. (2021). Workflow: qué es, qué tipos existen y cómo usarlos en email marketing. Hubspot:
https://blog.hubspot.es/marketing/que-son-los-email-workflows-y-como-usarlos-para-cerrar-
mas-ventas.

https://www.integradoc.com/que-es-un-workflow/
https://es.semrush.com/blog/que-es-workflow/......... Alejandro Muñoz, Mayo 2019