De forma diaria el Auxiliar de Supervisión se enfrenta a hechos y/o

situaciones que debe reportar a sus superiores.

Por ello es de vital importancia que cualquier hecho relevante o rutinario

durante el transcurso del turno, quede asentado en un documento ya que
este podrá ser empleado para:
✓ Evidencia de los hechos ocurridos.
✓ Seguimiento a situaciones conflictivas.
✓ Prevención de situaciones similares en el futuro.
✓ Evidencia del trabajo realizado por el Auxiliar de Supervisión.

BITÁCORA:
Es una libreta en el que se hacen anotaciones a mano, que sirve como
registro permanente y es auditable al tener validéz legal.

REPORTES:
Son informes que se elaboran cuando sucede un incidente y que debe
contener las preguntas básicas: quien, que, donde, cuando, como, por que,
y con que.

• La Bitácora (también denominada “Parte de Novedades” o “Reporte de Novedades”),

es una herramienta de trabajo diseñada para que, a través de la información escrita
en ella, se haga una descripción breve, concreta, sencilla y entendible de todos los
eventos relevantes ocurridos durante un turno de trabajo.
Es un documento que el guardia ha de redactar en su turno y en el que expondrá,
de forma clara y concisa, como se han desarrollado sus tareas durante el servicio.
Debe detallar:

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 1. Fecha y hora de comienzo y finalización del servicio o turno.
2. Lugar donde se desarrolla el servicio:
3. Nombre y apellidos de cada guardia por turno y/o relevo.
4. Secuencia cronológica y esquemática de las tareas realizadas en el puesto de
servicio durante el turno o relevo asignado. Si tuviera lugar una incidencia
grave o con amplitud de personas o materiales intervinientes, se realizará un
informe de incidencias mediante un formato establecido.
5. Se dejará constancia de las instrucciones recibidas cuya ejecución corresponda
al turno o relevo entrante.
6. Enumeración del estado y situación de medios, sistemas y elementos.
7. Anomalías y deficiencias (si las hubiere).
8. Hora de relevo y firma. (De cada Auxiliar de Supervisión, tanto el saliente de
servicio como el entrante)

¿QUÉ SE ANOTA EN LA BITÁCORA?

Aquellos eventos que rompan con la normalidad de los procedimientos o políticas
de la empresa o se vean amenazados los dispositivos de seguridad como:
• Seguridad del edificio.
• Daños a productos y materiales (accidentales o intencionales).
• Problemas con la infraestructura de la instalación
• Cualquier siniestro, natural o provocado.
• Fallas en los suministros (energía eléctrica, agua, gas, etc.).
• Uso indebido de maquinaria o equipo, por personal no autorizado.
• Detección de Robo, pérdidas o extravíos
• Hallazgos de material y/o equipo durante revisiones
• Accidentes de vehículos dentro de las instalaciones.
• Deficiencias encontradas en los equipos contra incendios.
• Equipos de oficina que quedan trabajando fuera de horario.
• Enseres que se dejen trabajando al término del turno.
• Fallas en el alumbrado.
• Fugas de agua en los sistemas sanitarios.
• Anomalías e incidencias en el área.
• Apertura y cierre de áreas.
• Apoyos proporcionados a determinada área.
• Novedades surgidas de los recorridos o rondines
• Verificación de áreas en horarios no laborales.
• Fallas en la disciplina y/o Reglamento Interior de Trabajo (Faltas, retardos, cambios de
turno, indisciplina, altas y bajas de personal)
• Detección de Robo o intento del mismo.
• Intentos de sacar materiales, objetos y mercancías sin pases de salida.
• Faltas a la moral y a las buenas costumbres
• Vehículos de carga y automóviles de huéspedes que pernoctan en los
estacionamientos y patios de maniobras.
• Visitas que se presentan en horarios y días no hábiles.
• Visitas importantes.
• Salida de empleados, sin autorización escrita.
• Problemáticas derivadas del Control de Accesos como: Discusiones o malentendidos
con colaboradores, visitantes, proveedores, contratistas, huéspedes o clientes en
general
• Accidentes de Trabajo…
• Entre otros…
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❖ No está permitido el uso de corrector líquido al equivocarse durante la redacción,
en caso de error, se deberá marcar con una línea el texto y continuar el reporte.
Evitar rayaduras y tachones.
❖ Solo está permitido utilizer bolígrafo tinta azul o Negra para el llenado y utilizar
ambos lados de la hoja.
❖ Se debe respetar el margen establecido en el formato, en caso de no existir, realizar
el rayado de la columna para delimitar este margen y anotar en él, el horario
correspondiente a la novedad.
❖ Las novedades deberán ser cronológicas desde el inicio de turno, es decir, que se
irá anotando el horario consecutive desde el inicio de turno hasta su final, sin saltar
o intercalar horarios durante la redacción.
❖ Se podrá utilizer una página para 2 o más turnos o en su caso un turno puede estar
en dos o más páginas. Se dejará un espacio en blanco entre cambio de turnos para
distinguir uno de otro.

Es una presentación formal y por escrito de algo que ha pasado (y no

debería de pasar) o de algo que no paso (pero que debería suceder).

También llamado: Tarjeta informativa, Informe de incidencias, Parte

informativo, Reporte de incidencias), es un documento que debe utilizar el
guardia para relatar de forma más extensa algo que ha ocurrido durante la
prestación del servicio y de lo que tiene que dar comunicación a sus
superiores en la empresa y al propio cliente, y que por su gravedad,
especificidad, extensión, etc., no puede sintetizar en la Bitácora (Parte de
novedades).

Un reporte escrito se constituye de:

 Fecha.
 Nombre completo de la persona a quien va dirigido el informe.
 Puesto que desempeña el destinatario.
 Empresa o institución que representa el destinatario.
 Asunto.
 Descripción del hecho.
 Despedida.
 Nombre, firma y puesto del remitente.
 Relación de personas a quien se dirigirá una copia del documento.

LAS 7 REGLAS O PREGUNTAS DE ORO:

• ¿Qué? Es la esencia del reporte. Se refiere a la acción u omisión cometida por
las personas que intervinieron en el evento reportado. Debe de incluirse todos
los detalles para una mejor apreciación del acto, recuerde solo los hechos, no se
admiten opiniones, ni juicios, ni conjeturas.

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• ¿Quien? La descripción del hecho debe de incluir los nombres completos de las
personas que intervinieron en el evento que se está narrando. No está permitido
el que se omita parte del nombre, o que en su caso sea sustituido por un alias o
sobrenombre de dichas personas. Identifique también ¿quién? es cada persona:
un participante, un testigo, una víctima.

• ¿Cuándo? Es necesario anotar en forma clara la fecha y horario en que

sucedieron los acontecimientos. En el caso de que usted no haya estado
presente, se requiere anote cuando fue que se entero. Con objeto de no
desconcertar a quienes lean el reporte, evite utilizar frases tales como “al
mediodía”, “el Jueves o Viernes”.

• ¿Dónde? Describa las diferentes locaciones en donde tuvo lugar el evento. Sea
específico, procurando dar detalles de las posiciones que ocupaban las personas
que intervinieron en el incidente, para una orientación adecuada del lector.

• ¿Cómo? Se refiere a la descripción de la forma o la manera en que sucedieron

los hechos, ya sea que usted los haya visto o se lo dijeron.

• ¿Por qué? Este es el punto más difícil de anotar en un reporte, pues hay
ocasiones en que uno sabe que no existe forma de comentarlos. Se refiere a la
causa o razón por la que sucedió el acontecimiento narrado, recordando que no
hay que especular ni incluir apreciaciones personales.

• Acción que se tomó: Se refiere a las medidas que se tomaron o no para corregir,
prevenir o motivar que se vuelva a presentar un evento similar.

Las características de un buen reporte son:

• COMPLETO: Contiene el total de los detalles del evento narrado, acciones, nombres,
lugares, horarios, fechas.
• CONCISO: Ser breve y preciso.
• CLARO: De fácil comprensión.
• CORRECTO: Describe solo la realidad, no incluye suposiciones o juicios.
• CORTÉS: Amable e imparcial, no es agresivo ni ofensivo.

1) Sigue el protocolo
2) Empieza el reporte tan pronto como sea posible
3) Provee los hechos básicos
4) Incluye una línea sobre la naturaleza general del incidente
5) Describe lo que ocurrió
6) Sé minucioso
7) Sé preciso
8) Sé claro
9) Sé honesto
10) Revisa el reporte
11) Edita y corrige tu reporte
12) Presenta tu reporte informativo
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 La omisión de la información causa:

•Que no se resuelva el problema.

•Que se vuelva a repetir.
•Que se agrave la situación.

¿Qué es una Consigna?

Se entienden como CONSIGNAS al conjunto de protocolos y acciones a seguir para
atender un punto de servicio. Estas dependerán de los accesos, ubicaciones, riesgos,
equipo y el punto de servicio. Son instrucciones de carácter general que se deben aplicar
y cumplir en todos los puestos en que se encuentre desempeñándose como vigilante y
como tal, son de obligatorio cumplimiento.

¿Qué es un Check List?

Un Check list es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los
errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser
humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una
tarea. Un ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas
pendientes.
Para qué sirven las listas de chequeo:
Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación, son
formatos generados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de
un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática.
Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos
asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.
El listado suele ser utilizado para realizar las comprobaciones rutinarias y asegurar que
al encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por algo, además de que se
realice la simple obtención de datos.
La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar todas las actividades que se
deben realizar, una vez que se han rellenado sirven de registro, y puede ser revisado de
manera posterior para tener constancia de las diferentes actividades que se realizan en
un momento dado.

¿Cómo usar las checklist?

Es muy importante que las listas de control se encuentren de forma clara establecidas
e incluyan todos los aspectos que pueden aportar datos de interés para la empresa. es
por esto que se precisa que quede de forma correcta recogido en un listado de control:

•Qué tiene que controlarse o chequearse

•Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad
•Cada cuánto se inspecciona
•Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables
Es necesario que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder
conseguir información previa sobre los posibles motivos que causen disconformidad.
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¿Ejemplos de uso de los Checklist?

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