Estructurar el plan de contingencia y los recursos necesarios para

su implementación de acuerdo con los riesgos endógenos y

exógenos y su impacto en el flujo de distribución

¡EDWARD ANDREY RIAÑO ARIAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA

CENTRO AGROEMPRESARIAL DE CHIA

2022
 IDENTIDICACION DE RIESGOS INTERNOS Y EXTERNOS

Empresa

Americana de colchones

¿Qué es el riesgo en una empresa?

El riesgo representa la posibilidad de que un evento inesperado afecte a la

organización, influyendo negativamente en las actividades normales o impidiendo que

las cosas se realicen de acuerdo a lo planeado.

Riesgo en el proceso de distribución

Riesgos internos:

 Fallas en los vehículos

 Demora en el cargue de vehículos por retrasos en producción

 Cargue de vehículos errados

 Demora en la planificación y fallas en el enrutamiento

 Lesión o enfermedad del personal

Riesgos externos

 Retrasos al recoger y/o entregar las mercancías.

 Tráfico o congestión vehicular no planeada.

 Cambios de ruta de distribución no planeados.

 Fallos en la entrega (devolución de productos, no pago, productos con fallas,

etc.).

 Accidentes de transito

 Falla en los vehículos

Estos riesgos mencionados anteriormente afectan tanto a la empresa y al cliente

mismo, desglosando estos puntos de referencia, partamos como afecta a la empresa.

La empresa se ve afectada y tiene un gran impacto tener tantas fallas en el área de

distribución ya que de ellos dependerá el ingreso económico de la empresa, ya que si

un pedido no se entrega perderemos un cliente y credibilidad en los productos

ofrecidos.

Al evidenciar fallas en el área de distribución la empresa tomara medidas que corrijan

esos errores con indicadores de seguimiento como:

1. Costes de transporte.

2. Costes operativos.

3. Costes unitarios.

4. Estado de la función transporte.

 5. Estado de la función distribución.

6. Productividad de los empleados en el área de distribución

Con respecto al cliente se ve afectado en que no será un cliente satisfecho con su

producto, que al tener fallas en el área de distribución implica que podemos perder

credibilidad y lealtad, donde la compañía podrá manejar varios indicadores para tener

una perspectiva del cliente hacia la empresa.

 Percepción de valor del producto recibido por el cliente.

 Tiempo de entrega del pedido.

 Flexibilidad del servicio específico al cliente.

 Eficiencia en la entrega de la factura.

 Fiabilidad de los envíos.

 Capacidad de respuesta en las entregas urgentes.

 Calidad de los productos entregados.

 Entregas con cero defectos.

 MAPA DE RIESGOS

¿Qué es un mapa de riesgo?

Un mapa de riesgo es un instrumento que permite identificar los factores de

riesgo que se pueden presentar dentro de una organización, además, brinda la

posibilidad de que estos se puedan cuantificar, es decir clasificar en el daño que

este podría causar, la escala en la que va a estar dividido (alto, medio o bajo), y

la probabilidad de que esto pueda ocurrir.

MAPA DE
RIESGO.xlsx

EVENTO PROBABILIDAD CONSECUENCIA NIVEL DE RIESGO

Fallas en los vehículos Media Moderada Riesgo tolerable
Demora en el cargue de vehículos por retrasos en producción Alta Mayor Riesgo extremo Matris de riesgos
Cargue de vehículos errados Baja Menor Riesgo aceptable Concecuencia
Demora en la planificación y fallas en el enrutamiento Baja Menor Riesgo aceptable
Lesión o enfermedad del personal Media Moderada Riesgo tolerable Minima Menor Moderada Mayor Maxima
Retrasos al recoger y/o entregar las mercancías Alta Mayor Riesgo extremo probabilidad 1 2 4 8 16
Tráfico o congestión vehicular no planeada Muy alta Maxima Riesgo extremo Muy alta 5 5 10 20 40 80
Cambios de ruta de distribución no planeados Muy baja Minima Riesgo aceptable Alta 4 4 8 16 32 64
Fallos en la entrega (devolución de productos, no pago, productos con fallas, etc.) Media Mayor Riesgo alto Media 3 3 6 12 24 48
Accidentes de transito Media Mayor Riesgo alto Baja 2 2 4 8 16 32
- Muy baja 1 1 2 4 8 16

NIVEL DEL RIESGO COLOR

RIESGO ACEPTABLE
RIESGO TOLERABLE
RIESGO ALTO
RIESGO EXTREMO
 EVALUACION DE RIESGOS

Evaluación de riesgo operacionales

Podemos evidenciar que los riesgos operaciones más relevantes están tanto en la

disponibilidad de los productos y del cumplimiento de las entregas, donde habrán otras

causales que afectan la operación. Pero los indicadores que mas afectaran son los

mencionados anteriormente.

Al tener estos indicadores em el mapa de riesgo, podemos determinar que son factores

que siempre afectaran la operación, pero que se deben trabajar constantemente en la

mejora.

Que para mejorar el proceso y mitigar las fallas en lo posible demos tener presente la

capacidad de producción para la entrega del producto final a tiempo, para que en caso

no se cumplan los tiempos de producción podamos tomar medidas de acción e

informar al cliente y concretar una fecha exacta de entrega y con esto tener poder

saber la cantidad de pedidos terminados que tenemos para el cargue en el menor

tiempo posible para el inicio de las entregas.

Evaluación de riesgo proceso interno

En el proceso interno podemos identificar las fallas no tienen un impacto tan alto, pero

que, si afectan los indicadores de rendimiento, entre estos indicadores tenemos la

demora en la planificación y el cargue erróneo de los vehículos.

Para mitigar estos errores se debe capacitar mas al personal en prácticas con

actividades de concentración, adicional realiza un seguimiento a cada empleado para

evidenciar que fallas tiene cada y mejorarlas en la menor brevedad posible.

ESTRATEGIAS Y TÁCTICAS NACIONALES E INTERNACIONALES.

La diferencia entre estrategia y táctica, son muy pocas ya que se complementan0078

entre sí. La capacidad de una organización para poner en marcha una estrategia de

éxito depende de usar las tácticas adecuadas para conseguirla. Por el contrario, sin la

estrategia adecuada, una empresa tendrá dificultades para desarrollar tácticas que

resulten exitosas o procesables. 

La estrategia es lo que pone a una empresa en la dirección correcta. Las tácticas

definen cómo se llega a esta. En esta relación, la táctica no puede existir sin la

estrategia. Y una estrategia empresarial no se concreta sin la táctica.

 ESTRATEGIAS TACTICAS
Posicionarnos como la mejor empresa en Mitigar cada error que se presente y
el área de distribución corregirlo en el menor tiempo posible
Tener el mejor sistema de despacho Aplicar la mejor tecnología para el control
del inventario con un sistema de picking
al instante
Tener un equipo de trabajo estable Tener al personal capacitado y aplicar
incentivos motivacionales para un mejor
rendimiento
Ser reconocidos internacionalmente Tener la capacidad de poder transportar
mercancía a nivel internacional, según la
ley 7 de 1991 del marco del Comercio
Exterior
Tener un crecimiento logístico nacional e Tener un aumento en la capacidad de
internacional transportar mercancía contratando más
mercancía y tener vehículos propios a
nivel internacional para transportar
mercancía
 PLAN DE COMUNINCACION

Protocolos de comunicación:

 Para todos: este debe ser un documento donde se expresarán las normas

que hay que seguir para comunicarse de manera interna y que el resto de

departamentos también tratan con el exterior. Todo el mundo debe saber

cómo proceder en cada caso.

 claridad qué medios se utilizarán para cada caso. Una de las claves para

una buena comunicación es saber qué medios son los más convenientes para

cada caso. Meditar junto a tu equipo qué medio utilizar en cada situación y si

debe reunir algunas características especial. Por ejemplo, si al coger el

teléfono se debe contestar de alguna manera específica, el tratamiento que se

debe dar a los diferentes miembros de la empresa o clientes habituales en las

cartas, mails o invitaciones o cómo actuar en caso de crisis.

 Imagen corporativa. Otro elemento clave a tener en cuenta en tu protocolo

de comunicación es la imagen corporativa de la empresa. El logo de tu

empresa debería estar en todos los medios de comunicación utilizados, desde

el mail personal de cada uno de tus trabajadores, hasta las circulares y

folletos que envíes.

 Flexibilidad. Aunque en él se establezcan las normas a seguir, debe ser un

documento flexible, que permita variaciones en circunstancias especiales.

Responsables

Los responsables para la comunicación serán el área de recursos humanos y los

lideres de los diferentes procesos que se encuentran en nuestra organización.

Donde tendrán el deber de notificar cualquier cambio en la empresa o de algún proceso interno

o externo a los diferentes colaboradores, para que todos cuenten con la misma información y

no se presenten ningún error o retraso en las diferentes actividades.

Existen muchos medios y canales para la comunicación interna, ya sean escritos, orales o

tecnológicos. Elegir los canales que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, su

potencial económico o el volumen de personal a gestionar, es un trabajo que debe hacerse con

sentido. En este campo de la comunicación corporativa, el interno, ya no solo contarán las

áreas de comunicación y marketing. También se contempla la inclusión de departamentos

como el de recursos humanos e incluso la dirección de la empresa. Esto en cuanto a la

organización, gestión y toma de decisiones, pero en términos más generales, todos los

departamentos entrarían a formar parte de la comunicación interna como tal.