Coordinación de Ingeniera Industrial

Vicerrectorado académico.

Departamento: Ciencia y Tecnología

UC: Administración de la cadena de suministros

Gestión del almacén

En el campo de la industria y el mercado el factor que impulsará a la empresa siempre será

el conocimiento, es importante entender que cuando se decide prestar un servicio y ofrecer un
producto se debe conocer todos los aspectos que van a influir en el mismo, desde el mercado
en dónde se va a integrar la empresa cómo en la manera en que se va a posicionar el producto
en este mercado, y en este caso uno de los pasos elementales para hacer llegar el producto al
mercado a través de una empresa exitosa es el almacén.

La importancia de la gestión del almacén radica en que el almacén es el centro de

administración de los productos de la empresa, en si la esencia de la misma, donde se van a
encontrar los bienes y productos necesarios para que se desarrolle el sistema, para conservar
los productos, para tener disponibilidad y determinar los pasos a seguir en función del análisis
de el movimiento de este.

Contar con un almacén bien administrado es el paso para conocer como funcionan los
movimientos de la empresa, debería contar con una buena disposición para conservar los
productos, para localizarlos, asegurarlos, que el personal se sienta cómodo al hacer uso del
mismo, pero la realidad es que a estos se les resta la importancia que ameritan.

El almacén se puede usar como pieza estratégica o como una fuente de perdida de dinero,
depende del manejo que se le dé y este manejo va a definir su funcionalidad o su fracaso, o
simplemente su existencia necesaria para tener los productos ahí, mal administrada puede
generar costo de dinero, perdida de productos que es igual a perdida de inversión. Bien
administrado la empresa tiene la capacidad de conocer que le conviene, que necesita,
conversar en las mejores condiciones lo que posee y por lo tanto ofrecerlo en esas
condiciones, es como conocer el campo que va a estudiar y dominarlo.

Para el desarrollo, administración, control, estabilidad y funcionamiento de los almacenes

hace falta de varios elementos que lo conforman y que lo hacen funcionar adecuadamente, la
empresa necesita de un almacén para conservar los productos y que se pueda disponer de
estos en el momento adecuado, el almacén necesita de los empleados y responsables para que
puedan fluir los productos, los elementos que lo conformaran son los que se le van a
establecer una vez se decide desarrollar el plan del almacén.

El almacén es el elemento que como dueño de la empresa se tiene el poder de decidir todo
lo que lo va a conformar, desde el tipo de almacén, por tanto, el área designada, el espacio
designado, la cantidad de personal adecuado, la distribución de mercancía, la prioridad sobre
la empresa, las condiciones que debe generar.

Para el funcionamiento de almacenes se debe estar consciente de que se necesita personal

adecuado que debe estar encargado del manejo de este, el personal debe ser capaz de
documentar los datos más relevantes para tener el control exacto de los productos que se
encuentren en el, para conocer exactamente como elegir el personal hay que tener claro la
serie de deberes que este debe realizar cuando esté encargado de administrar el almacén,
debe de ser un empleado capaz de tener el control.

Empezando por el punto más importante que es la información, la información será la base
del trabajo de un almacenista, porque es el registro del fluido de la mercancía y el punto es el
conocimiento de cómo está operando la empresa.

Los deberes comienzan por la recepción, resguardo y entrega de materiales, los

almacenistas empiezan recibiendo los productos que se van a organizar en el almacén, están al
tanto del tipo de mercancía, de las condiciones de la mercancía, de los cuidados necesarios, y
los datos que serán registrados para comenzar a llevar el control, el resguardo es muy
importante porque va a funcionar desacuerdo a los conocimientos que este tiene, en función
de la localización que deben tener los productos, para localizarlos en un lugar donde ya existe
ese producto, la manera de guardarlo para conservarlo adecuadamente, la accesibilidad más
eficiente para los empleados.

La entrega de materiales es donde el almacenista va a poder contemplar el funcionamiento

del almacén, el registro de todos los productos que entraron y que están saliendo es la
información más importante para la empresa, la cantidad de productos entregados
determinará las cantidades de pedidos necesarios, el tiempo en que será necesario. El
almacenista tiene una gran responsabilidad y es contar con la información exacta de todo lo
que pasa con los productos que están bajo su poder.

Es un cargo demandante, ya que debe ser capaz de hacer válido lo que hay en su registro,
debe verificar los movimientos y las personas que influyeron en el, además de estar al tanto de
toda información importante alrededor de los productos y los empleados que trabajan con
estos. Está persona realiza un análisis del costo que existe en el almacén, porque la
información manejada adecuadamente le permite deducirlo. Un almacenista sabe que debe
cumplir y hacer respetar reglas que giran en torno a este sistema, para que sea un sistema
válido y fluido.

Los almacenistas cumplen un rol con muchas responsabilidades, el manejo de información

adecuada para que el sistema funcione adecuadamente, y se logren todos los puntos
necesarios para cubrir los objetivos planteados, en función de todos los aspectos mencionados
este es capaz de conocer que y cuando es necesario surtir un producto, el tiempo de demanda,
y las cantidades necesarias, como consecuente también observa cuánto existe un producto
estancado que no es necesaria su renovación y por ende se demora su pedido.

El registros de los movimientos de la mercancía, los saldos de las existencias y valuar

inventarios es denuevo, el registro de la información detallada que permite analizar
información y obtener conclusiones, es una etapa del sistema que puede ser controlado por
uno o varios trabajadores depende la importancia o del tamaño que se desea manejar,
también el registro de todos los detalles como de pedidos incompletos, debe supervisar todo
estas situaciones, al llegar el pedido estar al tanto y contar con los datos actuales en todo
momento.

Hacer los pasos correctos para resguardar la seguridad he integridad de productos y

empleados, el objetivo del almacén es resguardar los bienes y productos, y el almacenista
complementa esto y hace cumplir las condiciones para que todas las partes involucradas
puedan trabajar en buenas condiciones y sea un proceso eficiente que contemple y trabaje en
conjunto con otros sistemas para ofrecer los servicios, reportar los datos registrados y la
información generada por la serie de pasos es el fin de los deberes y responsabilidades de un
almacenista.

El almacenista es de alguna manera un representante importante dentro de la organización,

es a quien se van a dirigir para pedir información, buscar mercancía, dejar mercancía, debe de
ser capaz de manejar toda la información y también tener un buen trato con todo el personal
que trabaja en conjunto con este, capaz de controlar situaciones y manejar adecuadamente el
trato con proveedores de mercancía, la comunicación eficiente con otros departamentos de la
empresa, conformar un ambiente sano.

El almacenista trabaja en función de las condiciones que se le ofrecen, una vez este
personal maneja la experiencia adecuada y es capaz de desarrollar está responsabilidad hay
que complementar este trabajo con un almacén funcional para trabajar, el espacio debe de
contar con aspectos que lo hacen adecuado.

La ubicación es un aspecto del almacén que va proporcionar a los empleados y al sistema

un factor útil para el desarrollo de las actividades, al decidir crear o designar la ubicación del
almacén se deben de tener en cuanta elementos importantes para la ubicación como el tipo de
empresa, cantidades de almacenes que está puede llegar a necesitar, las condiciones que
necesita el producto.

El tipo de empresa o el enfoque de la empresa va a determinar la manera en que se

desarrollara el almacén y de qué manera se necesita disponer de este para que trabaje con los
empleados y no que los empleados trabajen con el, los almacenes se deben crear deacuerdo a
lo que la empresa hace, en función de las claves, si es comercial los clientes van a determinar
aspectos de la mercancía, se va a crear un sistema basado en la mercancía demandada y se
estará al tanto de existencia en cuestión de ventas. Si la empresa es industrial será un alancen
en función de producción, de partes requeridas, lo necesario para el proceso de fabricación.

Las empresas pueden contar con varios almacenes a la vez, eso también interfiere con su
ubicación, depende del tamaño de la entidad, las cantidades de producto que maneja o la
manera de distribuirlos dentro de esta, si cuenta con una clasificación ampliada por la manera
en que se decide administrarlos. También influye si es la matriz o una sucursal, esto
determinará si el almacén es un centro de distribución o es dirigido a los clientes.

El mejor lugar para ubicar un almacén será el que ofrezca la mayor comodidad para realizar
entrega de los productos, enfocar la disposición en la entrega, proveerá beneficios de manera
que se puede perder algo de tiempo recibiendo pedidos, por qué además la organización de
estos generará esto, pero ser capaz de despachar lo productos rápidamente, hacer más corto
el tiempo de traslado para entregarlos y el menor tiempo invertido en esta actividad, menos
riesgo de daño por la disposición de los productos, menor esfuerzo.

Un vez establecido los puntos anteriores establecer dentro del almacén áreas que definirán
las partes de este, que empiezan por un área de recepción de la mercancía que es donde el
almacenista podrá registrar la información relevante y podrá verificar el orden de todo, los
papeles que necesitan los productos, las cantidades, las condiciones. Es dónde empiezan a
funcionar los conocimientos del almacenamiento, debe saber designar la ubicación correcta
para su manipulación más el registro de la información.
 El área de almacenamiento es la parte importante del sistema, dónde los encargados
deben de tener claro la organización correspondiente para la mercancía que llega y la que ya
se encuentra ahí, debe tener identificación, reglas, condiciones seguras, dónde se va a ir
conformando la estructura que los empleados podrán disponer cuando necesiten despachar
mercancía.

El área de despacho debe de estar controlada por los encargados, esta será el área de
descargues de los camiones y ya la recepción física de los productos, debe de ser un área
específica para tener un orden, y que siempre sea este el área de despacho que no interfiera
con otro tipo de actividades, por errores de ubicación o conocimiento del personal.

Se debe de designar un área, considerando el espacio necesario poder trasladarse

adecuadamente en el desarrollo de actividades, entender que se necesita un espacio
adecuado para que el personal pueda movilizarse, distribuirlo mercancías, ordenarla con la
comodidad necesaria que requiere está actividad.

Es también necesario un área para productos rechazados, un área donde se pueda

identificar productos que no son de utilidad, ni de beneficio económico ya que están
defectuosos y no cumplen con los criterios para su venta, es diferente a un área para
productos devueltos, las devoluciones no son directamente productos defectuosos, pueden
significar solo cambios de opinión de clientes o preferencias desarrolladas, debe de estar en un
área separada para poder verificar la condición del producto de volver a la venta o no.

El área para mercancía ajena o de productos a consignación es para empresas que los
proveedores les deja su mercancía sin haberla adquirido y a medida que pasa el tiempo y se
van vendiendo se le va pagando al proveedor, es un área importante si decide desarrollar este
método ya que es importante no mezclar la mercancía del inventario con este tipo de
mercancía, la base de un almacén es por ser llevar el control de la información y distribución,
aspectos importantes, siendo este uno tan importante se debe considerar el área específica
para el.

El área de control de inventarios es la primera en que se debe pensar y designar un espacio

adecuado considerando la tarea del encargado de esta, en el almacén la persona responsable
debe tener un espacio cerca del almacén que le permita realizar esta actividad eficientemente,
que este pueda verificar su control, llevarlo de acuerdo al momento, estar tanto física como
digitalmente al tanto de los movimientos de la mercancía.

Y un área para el equipo de seguridad que es la que trabajara de la mano con todas las
demás, esta área es súper importante cuando se habla seguridad ocupacional y también la
seguridad de los productos que se tienen en esta, la seguridad del personal y que estos se
puedan desenvolver conformemente va a garantizar en la empresa un desarrollo de las
actividades más eficiente un personal más comprometido, el hecho de contar con el equipo
necesario para evitar los accidentes logrará ir un paso adelante en cuestión de accidentes.

En función del tipo de mercancía que se almacene se deben determinar estás medidas de
seguridad, en toda área de descarga y despacho, de alamceniento se necesitan al menos la
vestimenta adecuada, extintor de incendios, espacios adecuados para dicha mercancía que no
generen riesgos.

Este último va de la mano con la señalización adecuada que va a ayudar con la seguridad
ocupacional, ofreciéndoles a las personas la información adecuada para sus actividades en el
área, las prevenciones y evitar en lo más posible cualquier accidente por falta de orientación,
las más importantes son las señalización de salidas de emergencia, de carga y descarga, de
extintores, y muchas más que buscan prevenir situaciones de riesgo.

En conclusión el almacén debe contar con muchas áreas específicas que trabajen con los
elementos y estos en función de los objetivos para lograr cubrir todos los aspectos que están
involucrados en la recepción de mercancía, almacenamiento, despacho, el personal, las
actividades del personal, el cuidado de la mercancía, los costos de las mismas, las situaciones
que se presentan en una empresa; los almacenes son los que van a resguardar los frutos de
esta empresa y con una adecuada administración está etapa del proceso puede ser
aprovechada por completo, siempre considerando cada aspecto que forma parte de ella.