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Unidad 1 Introduccin 1.1. Concepto de la Administracin de los recursos Materiales 1.2. Objetivos de la administracin de los recursos materiales 1.3.

1.4. 1.5.
Funcin de la Administracin de los Recursos materiales Elementos que la integran

Necesidades de la administracin de los recursos materiales 1.5.1. Almacn 1.5.2. Responsabilidades del almacenista 1.5.3. Zonas bsicas del almacn 1.5.4. Acomodo de materiales

Unidad 2
2.1. Concepto e importancia del sistema de Compras 2.2. Objetivos del sistema de Compras 2.3. Funciones del sistema de compras y su relacin con otros departamentos 2.4. Tipos de compras: 2.4.1. Locales 2.4.2. Nacionales 2.4.3. Internacionales 2.5. Requisicin o peticin de precios 2.6. Proceso de compras

Unidad 3
3.1. Concepto e importancia del inventario 3.2. Clasificacin de los inventarios 3.2.1. Toma de inventarios fsicos (rotativos y totales)

3.2.2. Mtodos para la toma de inventarios (listados y marbetes)29 3.3. Costo de inventario 3.4. Clasificacin de las caractersticas ms comunes de los problemas de inventarios 3.5. Cantidad econmica de compras o de produccin

Unidad 4
4.1. Sistema de manejos de embarque de Materiales 4.2. Inventario de seguridad 4.3. Inventario de puntos de reorden 4.4. Sistemas bsicos de reabastecimiento 4.4.1. Sistema de pedidos fijos 4.4.2. Sistemas de pedidos peridicos

En esta investigacin vamos a ver sobre los almacenes y su importancia de igual manera la importancia de la administracin de dichos recursos que tiene una empresa La Administracin de Recursos Materiales resulta fundamental para el xito o fracaso de una gestin administrativa, lo bsico en su administracin es lograr el equilibrio en su utilizacin. Resultara negativo para la empresa su escasez como su abundancia. Cualquiera de las dos situaciones resulta antieconmica; de ah que la administracin de recursos materiales haya cobrado tanta importancia actualmente. La administracin de recursos materiales consiste en: Obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requerida, los bienes y servicios para cada unidad de la empresa de que se trate, con el propsito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones. Ya que esta administracin es llevada por todas las empresas por la necesidad de tener el material almacenado o incluso los bienes que tienen dichas empresas

1.1. Concepto de la Administracin de los recursos Materiales


Es la forma cmo se administran la materia prima, bienes en proceso o bienes terminados (no el dinero): cunto necesito de ese bien, cundo lo voy a utilizar, en qu cantidades se va a usar, en qu cantidades lo debo comprar, dnde lo voy a almacenar, quin lo va a suplir, a qu precios, cunto debo tener en stock, cul son las cantidades mnimas y mximas que debo tener etc.

1.2. Objetivos de la administracin de los recursos materiales


Suministrar y controlar en forma oportuna y eficiente los bienes muebles y servicios con base a los requerimientos de las diferentes reas de la entidad y el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

1.3. Funcin de la Administracin de los Recursos materiales


Integrar, controlar y evaluar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, con base en los requerimientos de las distintas reas de la entidad. Atender las solicitudes de compra o servicio de los bienes o servicios requeridas por las reas de la entidad, de acuerdo con las disposiciones presupuestarias. Proponer el procedimiento aplicable para la adquisicin y contratacin de bienes y servicios solicitados. Coordinar y supervisar los procedimientos relativos a las adquisiciones o contrataciones autorizados considerando la normatividad aplicable. Suministrar y controlar las entradas y salidas de los bienes del almacn de consumos internos.

Supervisar la prestacin de los servicios generales de recepcin de correspondencia, mensajera, fotocopiado, archivo, intendencia, mantenimiento, vigilancia y dems que requieran las unidades administrativas de EDUCAL. Coordinar y controlar el sistema de inventario de activo fijo de la entidad. Identificar los bienes que por su estado fsico, situacin o siniestro deben ser dados de baja, y en su caso proponer su destino final y baja. Programar y controlar los servicios de conservacin y mantenimiento necesarios para el adecuado funcionamiento del equipo de transporte y maquinaria. Proponer los lineamientos para regular las actividades de administracin de los recursos materiales y la prestacin de servicios generales cuya aplicacin corresponda a las unidades administrativas de la entidad. Realizar las dems funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.

1.4. Elementos que la integran


En los recursos materiales podemos encontrar los siguientes elementos: - Maquinarias - Inmuebles - Insumos - Productos terminados - Elementos de oficina - Instrumentos y herramientas Contar con los recursos materiales adecuados es un elemento clave en la gestin de las organizaciones. La administracin debe tener en cuenta que se debe encontrar un punto ptimo de recursos materiales, lo que no significa que se deba aumentar la cantidad o la calidad de los recursos materiales en exceso, debido a que esto representara un elevado costo de oportunidad. Al mismo tiempo, se debe tener en cuenta que los recursos materiales deben ser adecuados para los recursos humanos con los que cuenta la organizacin. La ubicacin de las plantas productivas y de los puntos de venta tambin juegan un rol fundamental, ya que determinan los recursos humanos con los que se contarn y los costos de transporte de insumos y productos, como tambin los servicios disponibles para la organizacin.

1.5. Necesidades de la administracin de los recursos materiales

1.5.1. Almacn:
ALMACN El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. FUNCIN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIN FUNCIONES DEL ALMACN La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el grado de descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales Registro de entradas y salidas del Almacn. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacn. Despacho de materiales. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o al venta de artculos o mercancas. Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas. Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrad y salida, o sea una rpida rotacin.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operacin. Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin. La identificacin debe estar codificada. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas existentes. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin. Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.

TIPOS DE ALMACN

El almacn puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar segn: A. Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fbrica) rene en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares. En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms difcil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanteras que dificultan la visibilidad. B. Organizacin: Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, mviles) mas o menos elevado y almacenes sin mecanizacin. C. Movimiento de Material D. El Techo

Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de proteccin y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo. Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin. Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en condiciones de conservacin.)

A. Segn las Operaciones Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:

Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepcin donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numrico y de control)

Espera de las mercancas, antes de la conformidad de la verificacin. Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia. Almacenamiento propiamente dicho.

A. Tipo de Material La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente:

Almacn de Materia Prima y Partes Componentes:

Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin.

Almacn de Materias Auxiliares:

Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

Almacn de Productos en Proceso:

Si los materiales en proceso o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.

Almacn de Productos Terminados:

El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

Almacn de Herramientas:

Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

Almacn de Materiales de Desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

Almacn de Materiales Obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

Almacn de Devoluciones:

Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn. LAS REAS DEL ALMACN Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres reas en el almacn, como base de su planeacin:

Recepcin. Almacenamiento. Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local. 1. rea de Recepcin: El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. Las condiciones que impiden el flujo rpido son:

Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado. Medios de Manejo de Materiales Deficiente. Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.

El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. 1. rea de Almacenamiento: En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. a. Caractersticas de la Zona de Almacenamiento: El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en funcin de tres factores:

Entidad a la cual se va servir. El espacio de que se dispone. Los artculos que en l se van a guardar.

Para determinar en relacin a ellos, las caractersticas que debe reunir. a. Principios Bsicos en el rea de Almacenamiento:

Primera entrada, primera salida para evitar que los artculos permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacn mientras las nuevas son despachadas. Colocar los artculos de mayor demanda ms al alcance de las puertas de recepcin y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo. Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para estropearla. Prohibir la entrada al rea del almacn a personal extrao a el. Solo se permitir ingreso al personal autorizado. Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin adecuada. Llevar registros de existencias al da. Eliminar el papeleo superfluo. Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena.

El rea ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin. El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacn. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos. El punto de recepcin debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el opuesto.

Si el espacio es muy limitado o crtico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:

Una mejor ubicacin de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc. Un nuevo diseo de estantera, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente. Una distribucin y colocacin de la mercanca que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado. Un aprovechamiento del espacio cbico con el diseo de entre pisos o estantera de varios niveles sobrepuestos. Reduccin de pasillos con la utilizacin de sistemas de estanteras movibles o en bloques. Eliminacin del almacenamiento de cosas obsoletas o extraas al almacn. Reduccin de existencias por medio de los sistemas y frmulas en el estudio de control de inventarios.

1. rea de Entrega: La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe:

Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado. Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin o una factura. Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida.

1. Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa. Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente vlidas anlogas consideraciones. 2. PROBLEMAS EN LOS ALMACENES

El llenado excesivo de los locales puede causar dao a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difcil la rotacin de los materiales, favoreciendo la acumulacin de mercancas superadas y de difcil venta. Puede tambin ser inoportuna la atencin de los pedidos, lo crear dificultades a la organizacin de las ventas. a. El Espacio y el Personal es insuficiente. Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en funcin de estas necesidades extremas, con lo cual lo nico que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situacin de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables. b. El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento. Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningn tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o segn el parecer del operario. As se originan trayectos largo se intiles adems de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemtica. c. El Almacn est mal localizado o existe una mala distribucin. En el almacn se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organizacin. d. Deficiente colocacin de la mercadera que dificulta la localizacin rpida para acomodar y/o surtir la demanda. e. Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado. f. Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.

1.5.2. Responsabilidades del almacenista


Atender los requerimientos de diferentes unidades o dependencias en cuanto al suministro de materiales, repuestos, equipos y otros rubros de un depsito o almacn, recibindolos, clasificndolos, codificndolos, despachndolos e inventarindolos para satisfacer las necesidades de dichas unidades.

Funciones, actividades y/o tareas


Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacn. Verifica que las caractersticas de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacn se correspondan con la requisicin realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor. Codifica la mercanca que ingresa al almacn y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Clasifica y organiza el material en el almacn a fin de garantizar su rpida localizacin. Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos. Elabora guas de despacho y rdenes de entrega y despacha la mercanca solicitada al almacn. Lleva el control de las salidas de mercanca en el almacn registrndolo en el archivo manual (kardex) y/o computarizado. Elabora inventarios parciales y peridicos en el almacn. Elabora saldos de mercanca que quedan en existencia e informa a su superior inmediato. Guarda y custodia la mercanca existente en el almacn. Realiza trmites ante la Direccin de Transporte a fin de conseguir la asignacin de vehculos para el traslado de la mercanca. Transcribe y accesa informacin operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organizacin. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala. Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.5.3. Zonas bsicas del almacn


Recepcin: Zona donde se realiza las actividades del proceso de recepcin. Almacenamiento, reserva o stock: Zonas destino de los productos almacenados. De adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para mercancas especiales, devoluciones, etc.

Preparacin de pedidos o picking: Zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por la zona de almacenamiento, para ser preparadas por expedicin. Salida, verificacin o consolidacin: Desde donde se produce la expedicin y la inspeccin final de las mercancas. Paso, maniobra: Zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: Zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones propias de almacn.

1.5.4. Acomodo de materiales


El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. Tipos de materiales que sern almacenados. Tipos de materiales que sern almacenados. Nmero de artculos guardados. Velocidad de atencin necesaria. Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas tcnicas imprescindibles de la AM. Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son:

1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulacin, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo nico en cuanto a la manipulacin, almacenamiento o transporte. La formacin de cajas unitarias se hacen a travs de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales bsicas son 1100mm x 1100mm como

patrn internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera: a. En cuanto al nmero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas. b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales. c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras. 2. Cajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lpices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plstico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamao puede variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor. 3. Estanteras: Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaos y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanteras pueden ser de madera o perfiles metlicos, de varios tamao y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanteras constituye el medio de almacenamiento ms simple y econmico. Es la tcnica adoptada para piezas pequeas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. 4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero.

5. Apilamientos: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas para aprovechar al mximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas, es una tcnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya que en la prctica, forma un gran y nico estante. El apilamiento favorece la utilizacin de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuracin del apilamiento es lo que define el nmero de entradas necesarias a las plataformas.

6. Contenedores flexible: Es una de las tcnicas ms recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que vara segn su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de slidos a granel y de lquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o gras Es muy comn la utilizacin de tcnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

2.1. Concepto e importancia del sistema de compras


El sistema de compras es el responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido, en la cantidad y calidad requeridas y al precio debido. Esta definicin implica saber qu es lo que se compra y porque se compra, adems se analiza cualquier

aspecto de una compra ya que puede afectar alguna operacin provechosa para la empresa. El gerente de compras tiene que ser uno de los gerentes ms preparados de su compaa. Al menos que entienda suficientemente y con bastante detalle sobre diseo, ingeniera, produccin mercadotecnia y sobre las dems funciones relacionadas, le ser absolutamente imposible llevar a cabo su labor.

2.2. Objetivos del sistema de compras


-Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles, negociando y ejecutando todos los compromisos de la compaa. -Mantener los inventarios lo ms bajo posible, sin perjudicar la produccin. -Encontrar fuentes de suministro satisfactorias y mantener buena relacin con las mismas. -Asegurar la buena actuacin del proveedor, en lo que se refiere a la rpida entrega de los materiales y a una calidad aceptable. -Localizar nuevos materiales y productos a medida que vayan requirindose. -Introducir buenos procedimientos, adems de controles adecuados y una buena poltica de compras. -Implantar programas como anlisis de valores y anlisis de costo y decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras. -Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle al mximo su capacidad. -Mantener un departamento, lo ms econmico posible sin desmadejar la actuacin. -Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo, que puedan afectar la utilidad o el buen funcionamiento de la compaa.

2.3. Funciones del sistema de compras y su relacin con otros departamentos

La funcin del sistema de compras es proveer de lo necesario a las operaciones de la empresa. En esencia, el sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo informacin y asistencia de otras reas de operacin de la empresa.

Tambin en este caso, volvemos a hacer hincapi en el valor de la comunicacin entre las distintas reas de la empresa y en la necesidad de crear lneas claras de autoridad. La alta administracin debe fijar metas amplias para la funcin de compras. En la empresa donde no se sigue esta prctica, la gerencia de compras debe fijar sus propias normas de buena actuacin y hacer todo lo que est en sus manos para cumplirlas. Algunas de las metas de la funcin de compras con las otras reas de la empresa podran ser las siguientes:

Compras

Finanzas

- Mantener bajos los costos de funcionamiento. - Mantener una aportacin eficaz a las utilidades mediante anlisis de vala y reduccin de costos. En este punto, podemos decir que la funcin de compras es la heredera de la responsabilidad de las utilidades. Si una empresa gasta un promedio de 5 3 de su peso en ventas en materiales y servicios, aquella empresa con un volumen de ventas de 60 millones de pesos gastara 31.8 millones de pesos para cubrir el costo de los materiales comprados, de los suministros y de los servicios. A un margen de utilidad promedio del 9 %, se requieren 6 millones de pesos de ventas para producir una utili-dad de $

540,000; sin embargo, con slo una reduccin del 5 % en el costo de las compras, esta utilidad puede aumentarse en un 29 %, o sean $159,000. Compras Proveedores

- Crear un clima de buena voluntad para la empresa, mediante unas relaciones comerciales cordiales. - Mantener una buena seleccin de proveedores que acten de la mejor manera posible. - Obtener el mejor valor en los materiales comprados y al precio ms bajo posible, sin menoscabo en la calidad. En este punto, cabe aclarar que ningn comprador adquirira por sistema, un artculo al precio ms bajo. Un escritor, John Ruskin, dijo en su oportunidad "Es imprudente pagar en exceso... pero an lo es ms pagar demasiado poco. Cuando se paga en exceso, se pierde algo de dinero.. , eso es todo. Cuando se paga demasiado poco, a veces se pierde todo, porque lo que se ha comprado no puede realizar la funcin para la que se compr. La ley comn de equilibrio comercial impide que se pague poco y se obtenga mucho, esto no puede hacerse. Si se negocia con el mejor postor, es conveniente aadir algo por el riesgo que se corre. Y si se aade algo, se tendr suficiente para pagar por un artculo mejor." Compras Produccin Ingeniera

El departamento de produccin es el punto inicial de la mayor parte de las requisiciones de materiales y el punto final de la corriente de flujo de los insumos. La principal meta de comunicacin entre el departamento de compras y los departamentos de produccin e ingeniera puede ser, tal vez, el factor comprar o hacer. "La gente de produccin e ingeniera, piensa muchas veces que compras prefiere comprarlo todo. Este sentimiento se origina de la frecuencia con que ese departamento sugiere ideas sobre artculos ya fabricados y recomienda que se compren a proveedores especializados. Estas sugerencias son la consecuencia natural de las continuas e ntimas discusiones con los vendedores. Sin embargo, hay muchas ms operaciones de compra cuando se fabrica un artculo que cuando lo suministra un proveedor. Por ejemplo, si una compaa decide comprar una compresora, slo se adquiere ese artculo; en cambio, si decide fabricar las compresoras, entonces deben adquirirse los pistones, los anillos de los pistones, las bielas, las piezas fundidas, el aceite lubricante y muchos ms artculos relacionados con el proceso de fabricacin." Esto implica una estrecha comunicacin del sistema de compras con los sistemas de produccin e ingeniera de una empresa. La investigacin que conjuntamente se lleve a cabo, puede ser muy efectiva en los anlisis de las situaciones en que debe determinarse si se va a fabricar o a comprar. Al tomar decisiones sobre la alternativa ms provechosa de comprar o hacer, una lista que puede resultar de ayuda a las metas de los sistemas de compras, produccin e ingeniera es la siguiente:

Comprar: 1. Los estudios de costos indican que es ms barato comprar que fabricar. 2. No se dispone de espacio, de equipo, de tiempo y/o de habilidad para llevar a cabo las operaciones necesarias de produccin. 3. Debido al pequeo volumen o a otras necesidades de capital, la inversin para fabricar no resulta atractiva. 4. Se desea que otro encare las demandas estacionales, cclicas o arriesgadas del mercado. 5. La necesidad de tcnicas o de equipo especial hace que sea ms lgico comprar. 6. Es aconsejable que los ejecutivos de la compaa se concentren en su especialidad. 7. Se desea una supervisin en las propias operaciones. 8. Las patentes o las relaciones entre clientes y proveedor favorecen comprar. Fabricar: 1. Los estudios de costos indican que es ms barato fabricar que comprar. 2. Fabricar se aviene a los conocimientos, al equipo y a la tradicin de la compaa. 3. Se dispone de capacidad para absorber los gastos indirectos. 4. Lo que se est considerando es raro o complejo; se requiere una supervisin directa para asegurar el control. 5. Fabricar facilitar el control de cambios en las piezas, en los inventarios y en las entregas. 6. La pieza es difcil de transportar. 7. El diseo de la pieza o su fabricacin son confidenciales. 8. No se desea depender de una sola fuente externa de suministro. Si para una empresa es ms lgico comprar, comprar; o si le resulta ms econmico fabricar, fabricar. En el mejor de los casos, los sistemas de compras, produccin e ingeniera debern tener en cuenta la ecuacin que marca la pauta en el factor "comprar o hacer": Si para una empresa es ms lgico comprar, comprar; o si le resulta ms econmico fabricar, fabricar. En el mejor de los casos, los sistemas de compras, produccin e ingeniera debern tener en cuenta la ecuacin que marca la pauta en el factor "comprar o hacer": Costo de oportunidad = Valor estimado + Valor de servicio de tal suerte, que el lector podr estimar fcilmente la importancia que representa para la empresa una estrecha colaboracin y comunicacin entre compras, produccin e ingeniera. Compras Departamento legal

Las comunicaciones del departamento de compras con el departamento legal, requiere metas cuidadosas con respecto a requisiciones, facturas, rechazos, crditos, cancelaciones, etc., as como descripciones de las diversas clases de contratos: cundo deben usarse; cmo deben prepararse, etc. Compras Mercadotecnia

La informacin que proporciona el sistema de mercadotecnia al analizar los pronsticos de la demanda de los productos que fabrica la empresa, es de primordial importancia en la compra y venta de factores futuros. Es decir, la informacin que proporcione el sistema de mercadotecnia al sistema de compras, indicar hasta qu punto es posible comprar por adelantado. As por ejemplo, una empresa que prevea un aumento de los precios de los artculos bsicos, materiales o materias primas, comprar una cantidad determinada de los mismos para su entrega en un mes futuro. Se paga el precio del mercado ms los gastos. Cuando se necesite realmente ese material para las actividades de produccin, antes del mes futuro, se har una compra en el acto de entrega inmediata y al contado. Simultneamente se concertar una venta para su entrega en el mes futuro. A este tipo de tcnicas de compras especializadas se le llama compra y venta de futuros (en ingls: Hedging). Estas operaciones requieren, naturalmente, de la comunicacin ms sofisticada entre compras y mercadotecnia.

2.4. Tipos de compras: 2.4.1. Locales


Las locales se hacen con fines de necesidad

2.4.2. Nacionales
Se consideran Compras Nacionales las de bienes producidos en el pas o que siendo importados, se adquieren en plaza de proveedores o representantes debidamente autorizados para su distribucin en el territorio nacional. Los elementos que interviene en una compra nacional son los siguientes: 1. Comprador 2. Vendedor

3. Entidad Financiera del Comprador 4. Entidad Financiera del Vendedor 5. Transporte El Comprador: Se refiere a la persona, firma o empresa que compra los bienes o servicios que son proporcionados por el vendedor a cambio de una retribucin, normalmente monetaria. El Vendedor: Se refiere a cualquier persona o compaa que proporciona productos o servicios a cambio de alguna retribucin, la cual normalmente es monetaria. Entidad Financiera del Comprador: En una forma general, es la entidad encargada de manejar el capital monetario del comprador, y de a cuerdo a las instrucciones proporcionadas por este, debe de realizar y registrar el pago que se realiza al vendedor. Entidad Financiera del Vendedor: Son las entidades de manejar el capital monetario del vendedor y es la encargada de manejar todo lo relacionado con la recepcin y asiento del pago realizado por el comprador a favor del vendedor. Transporte: Dependiendo del bien adquirido, as como de las clusulas del contrato de compra-venta, este est a cargo de una de las dos partes, normalmente a cargo del comprador.

2.4.3. Internacionales
Las internacionales se hacen por necesidad pero de negocios, recordando que siempre las compras internacionales son por medio de transnacionales y por ende suelen a ser algo ms caras y tardas.

2.5. Requisicin o peticin de precios


Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las requisiciones de compra estn generalmente impresa segn las especificaciones de cada compaa, la mayor parte de los formatos incluye:

- Numero de requisicin - Nombre del departamento o persona que solicita - Cantidad de artculos solicitados - Identificacin del nmero de catlogo - Descripcin del artculo - Precio unitario - Precio total - Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados - Costo total de requisicin - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Firma autorizada.

2.6. Proceso de compras


El proceso de compras consta de las siguientes fases: Planificacin de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin. Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.

3.1. Concepto e importancia del inventario


La administracin del sistema de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y mantener las cantidades ms ventajosas de materias primas, materiales y productos, empleando para tal fin las tcnicas, los procedimientos y los programas ms convenientes a las necesidades de una empresa. En sentido contable, inventario es el conjunto de suministros, materias primas, materiales de produccin, productos en proceso y productos terminados. No es raro or hablar a un empresario de "inventariar", o sea contar las existencias de almacn, y ponerlas en lista.

3.2. Clasificacin de los inventarios


La clasificacin de inventarios en la industria se hace generalmente de la siguiente forma Suministros: Artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de la fbrica, tales como aceites lubricantes, material para limpieza, cajas de empaque, etc. Materias primas: La materia prima o materia bruta; es un trmino relativo. Se aplica al material que no est terminado, tal como es recibido por la fbrica para su incorporacin posterior al producto de una empresa. Dicho de otro modo, son los bienes a los que no se les ha aadido ningn factor o componente en la fbrica en que se hallan. Adems, a veces pueden considerarse las materias primas como productos terminados. Por ejemplo, el mineral de hierro llamado "arrabio", es un producto terminado que usan corno materia prima los altos hornos. El lingote de hierro, producto terminado del alto horno, es materia prima para las fundiciones y, en cambio, materia prima para los talleres mecnicos. A su vez, las piezas fundidas pueden ser materia prima para un fabricante de motores. Productos en proceso: Son aquellos que estn en perodos de transformacin, antes de convertirse en productos terminados. Cuando hay que hacer evaluacin de existencias es ms fcil realizarla con las materias primas o con los productos terminados debido a la dificultad de hallar los costos de materiales en elaboracin que se hallan en determinado momento en proceso de produccin. Productos terminados: Son los productos acabados que se almacenan para su entrega a clientes.

Materiales de produccin: Son las piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fbrica y almacenadas para uso futuro. stas son piezas, que van a ser incorporadas al producto terminado, tales como arandelas y pernos, generadores, motores, etc.

3.2.1. Toma de inventarios fsicos (rotativos y totales)


Sistema de Inventario Peridico o Fsico. La base del sistema de inventario peridico es el conteo fsico de las mercancas disponibles al final del periodo. Este procedimiento, llamado inventario fsico, es inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario fsico por lo general se toma solo al final del ao. De este modo, el sistema de inventario peridico se ajusta a la preparacin de estados financieros anuales, pero no a la preparacin de estados correspondientes a periodos contables ms cortos, como meses o trimestres. Para determinar el costo de las mercancas vendidas por el sistema de inventario peridico, los registros contables deben mostrar (1) el costo del inventario al comienzo y al final del ao, y (2) el costo de las mercancas compradas a lo largo del ao. A partir de esta informacin, el costo de las mercancas vendidas durante el ao se puede calcular como sigue: l calculo de costos de las mercancas vendidas es un concepto muy importante que requiere de una cuidadosa atencin. Para tener un conocimiento completo de este concepto, se requiere considerar la naturaleza de las cuentas y de los procedimientos contables utilizados para determinar el costo de las mercancas vendidas. El conteo de un Inventario: Actualmente se utilizan varios mtodos para determinar las cantidades fsicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilizacin de un equipo de trabajo. En el mtodo ms sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario. A continuacin le presentamos la notacin de un inventario fsico en la Hoja de control de Inventario o Libros de Inventarios que es de donde se registran todos los movimientos de las mercancas de una empresa comercializada, al final de cada periodo deben registrarse en el libro de inventarios las existencias de las mercancas, as como el contenido de los estado financieros de manera resumida.

3.2.2. Mtodos para la toma de inventarios (listados y marbetes)


METODOS DE VALUACION DE INVENTARIOS Existen tres mtodos para valuar los inventarios en entidades comerciales, ellos son: Costos Promedios, Primeras Entradas, Primeras Salidas (P.E.P.S.) y Ultimas Entradas, Primeras Salidas, (U.E.P.S.). Cada empresa en particular deber escoger para facilitar el trabajo y adems en pocas deflacionarias y en pocas inflacionarias se deber escoger el P.E.P.S., en el primer caso y el U.E.P.S. en el segundo. Estos mtodos deben ser aplicados consistentemente y en caso de cambiarse esto se debe de revelar en los estudios financieros con una nota.

A continuacin analizaremos los mtodos de evaluacin: P.E.P.S.: PRIMERAS ENTRADAS PRIMERAS SALIDAS Este mtodo consiste en que los primeros artculos que entran al almacn, son los primeros en salir por lo tanto en inventario o sea las existencias estn valuadas a las ltimas entradas o sea a los ltimos precios de adquisicin. El costo de ventas queda valuado a las primeras compras del periodo contable. Cuando existe alza en los precios o sea en poca inflacionaria el inventario queda sobrevaluado ya que tiene precios de compra recientes, y el costo de venta queda valuado a precios anteriores, esto afectar los resultados produciendo una mayor utilidad. VENTAJAS: Es que al valuar los inventarios segn la corriente normal de existencias se establece una poltica ptima de administracin de los inventarios, pues primero se vendern o enviarn a produccin las mercancas o los materiales que entraron al almacn en primer lugar, lo cual propicia que, al finalizar el ejercicio. las existencia del inventario final queden valuadas prcticamente a los ltimos costos de adquisicin o produccin del periodo, por lo que con este mtodo el inventario final mostrado en el balance general se vala a costos actuales. Si la empresa mantiene una

adecuada rotacin de existencias, se logra que los costos del inventario final sean cifras muy cercanas a los costos de reposicin o reemplazo, por lo que esta informacin con cifras actuales le es de mucha utilidad a la gerencia, en lo que toca al rengln de inventarios y de su capital de trabajo. Se toma como base la corriente fsica de las operaciones de compraventa de los artculos, aunque el manejo fsico de las mercancas no debe considerarse necesariamente en la valuacin de los inventarios. DESVENTAJAS: No cumple plenamente con el principio del periodo contable o acumulacin en cuanto al enfrentamiento o apareamiento de los costos actuales de los inventarios con los precios de ventas actuales; es decir, no permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos correspondientes.

Dar salida primero a los costos del inventario inicial, correspondientes al inventario final del ejercicio anterior (no actualizados) y a los costos de las primeras compras del ejercicio, que representan el costo de ventas, origina su valuacin a costos antiguos, que habrn de enfrentar a ingresos actuales, obteniendo como resultado una utilidad mayor, pero ficticia que no deriva de un incremento en las ventas, ni de las polticas de comercializacin, sino de un inadecuado enfrentamiento entre costos antiguos y precios de ventas actuales. COSTOS PROMEDIOS. Los costos promedios se obtienen dividiendo el valor del inventario de mercancas entre el nmero de unidades en existencia. Con el costo promedio se valan los artculos en el inventario, as como las unidades vendidas que van a dar al costo de ventas. Del concepto anterior podemos desprender la frmula empleada para calcular el precio promedio, considerando que el importe acumulado de las erogaciones aplicable, podemos denominarlo saldo y el nmero de artculos adquiridos o producidos lo denominamos existencia, ambos datos se obtendrn de la tarjeta auxiliar de almacn en las columnas respectivas. FORMULA:
Saldo

Costo Promedio =___________


Existencia

VENTAJAS: En pocas donde los cambios de precios no son bruscos, ste mtodo limita las distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios en el periodo. DESVENTAJAS: Tericamente es ilgico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en proporcin a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el inventario inicial, las primeras y las ltimas adquisiciones, lo que puede ocasionar un retraso entre los costos de compras y la valuacin del inventario, pues los costos iniciales pueden llegar a influir tanto o ms que los costos finales. U.E.P.S.: LTIMAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS Este mtodo quiere decir que los ltimos artculos que entrar al almacn son posprimeros en salir, esto quiere decir que el inventario final est representado por las primeras entradas y por lo tanto est valuado a precios de adquisicin antiguos. Los artculos vendidos y que se encuentran en el costo de ventas, representan las ltimas compras del periodo y estn valuados a los ltimos precios de adquisicin. En una poca de alza de precios o sea en poca inflacionaria el costo de ventas queda valuado a costos recientes lo que afecta los resultados, reduciendo la utilidad. El inventario queda valuado a costos ms antiguos es decir a un valor menor que a precio de mercado. Para poder valuar un inventario con ste mtodo se toman las facturas de las primeras compras del ejercicio. VENTAJAS: Al valuar las existencias finales a los precios de las ltimas compras del ejercicio, se obtiene un costo de ventas actualizado, locuaz permite un adecuado enfrentamiento de los ingresos con sus costos, dando cumplimiento al principio del periodo contable y el supuesto fundamental de la acumulacin pues enfrenta costos actuales con ingresos actuales, dando como resultado una utilidad real y justa, que tal vez ser menor que la obtenida con el mtodo PEPS, pues origina una carga impositiva menor por concepto de ISR y PTU, as como el pago de dividendos e impuestos respectivos, lo cual redunda en beneficio para la empresa al protegerlas de la descapitalizacin. Asimismo, el importe del costo de venta que aparece en el estado de resultados, cumple

con las caractersticas de utilidad y confiabilidad pues significa informacin actualizada. Este mtodo se recomienda en una poca de alza de precios o inflacionaria, pero es importante tomar en cuenta lo siguiente: la entidad deber cuidarse de no considerar al valuar el costo de ventas, las primeras capas de su inventario (inventario inicial y primeras compras del ejercicio), pues los costos antiguos de estos conceptos ocasionaran una desviacin del costo de ventas hacia las corrientes de precios bajos, lo que traera aparejado un inadecuado enfrentamiento con los ingresos y una distorsin de la utilidad bruta. Adems, se debe mantener una adecuada rotacin de los inventarios con reposiciones oportunas. DESVENTAJAS: Se cree que no es congruente con la corriente de mercancas, sin embargo este mtodo no se basa en la corriente de los artculos, sino en la de los precios; es decir, se toma como base sus costos y no su aspecto fsico, pues los mtodos de valuacin no necesariamente deben coincidir con la forma en que se manejan las mercancas. Su principal desventaja es que el inventario final queda valuado a los precios del inventario inicial, que es el inventario final del ejercicio o ejercicios anteriores y a los costos de las primeras compras del ejercicio, razn por la que el inventario final queda valuado a costos antiguos o no actualizados. Por ello el importe que aparece en el balance general hace que este estado financiero no cumpla con las caractersticas de utilidad y confiabilidad, pues adems de reducir el importe de los recursos totales del activo, distorsiona o deforma la relacin del capital de trabajo. Al igual que el mtodo PEPS, este mtodo resuelve los objetivos de la valuacin de inventarios a medias, ya que slo una parte de la informacin es actual, til y confiable (costo de ventas del estado de resultado), no as el balance general en el rubro de inventarios. Descripcin de los MARBETES PARA INVENTARIO Un marbete es una cdula que se adhiere o se imprime en cajas, botellas, frascos u otros objetos. Expresan informacin importante sobre el producto, su elaboracin y utilizacin. Los marbetes de inventario son importantes ya que permiten llevar un control del nmero de unidades que se tienen en una bodega o establecimiento. Generalmente se utilizan marbetes con cdigos de barras impresos, ya que se facilita la documentacin y registro.

3.3. Costo de inventario

Los costos resultantes de cualquier decisin especfica de una empresa se determinan cuando se toma la decisin referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios. El que una empresa adopte un determinado sistema de inventarios, lleva implcito un costo de capital considerable. Es conveniente que una empresa adopte, junto con el sistema de inventarios que ms le convenga, un sistema que calcule lo que podr redituarle el capital invertido en el inventario si se hubiera destinado a otro tipo de inversin, deduciendo as, el costo de capital en que se incurre. Al emplear un determinado sistema de cmputo, la empresa debe considerar dos factores muy importantes del sistema de inventarios: su valor realizable y el riesgo. El dinero que se invierte en inventarios, es un valor realizable en el activo de una empresa, de manera que si fuese necesario podra convertirse en efectivo en un lapso de tiempo breve. En cuanto al riesgo el inventario est expuesto a la descomposicin, al desuso al deterioro. Las siguientes clases de costos forman parte de las decisiones que se toman en inventarios: Costos de ordenamiento Estos pueden ser: rdenes de compra de pedido de materiales o aquellos asociados con rdenes de preparacin del lote de produccin. Costos de llevar o mantener los inventarios Estos costos incluyen todos los gastos en que una empresa incurre con el fin de mantener o llevar un determinado volumen de inventarios. Dentro de este tipo de costos estn usualmente los siguientes factores: almacenamiento, seguros, capital, obsolescencia y deterioro. Para guardar el inventario deben construirse depsitos y zonas de almacenaje que requieren mantenimiento. Los estantes, instalaciones y dems utensilios para almacenar sufren una depreciacin. Todos estos factores son costos que deben cargarse al inventario y generalmente se distribuyen en forma proporcional entre los diversos productos almacenados, en base a un porcentaje que se determina conforme al valor del producto en pesos. Algunas empresas aseguran el inventario contra incendios cargndolo al costo del mismo. Aquellas empresas que no lo aseguran debern hacer que la tasa del costo de inventario refleje el riesgo existente de una prdida por fuego, para lo cual se le cargar una suma equivalente a la de un seguro contra incendios.

El dinero invertido en inventarios, no est disponible para usarse en otras reas de la empresa. El costo que implica un prstamo de capital nuevo, propicia una estimacin inadecuada del costo de capital invertido en inventarios, a menos que la empresa est realmente dispuesta y en posibilidades de alterar su prstamo como respuesta a modificaciones en el nivel de inventarios. Las empresas deben cargar a los inventarios un costo de oportunidad, equivalente a la ganancia que se esperaba obtener en otras inversiones que envuelven riesgos y valores realizables similares al de inventarios. La tasa que se fija a dicho costo de oportunidad generalmente excede a la tasa del prstamo. El factor de obsolescencia implica costos a causa de que el inventario no puede venderse ms, debido a cambios en la demanda, deseos de la clientela, hacerse viejo o pasar de moda, etc. El factor deterioro implica tambin costos a causa de que el material existente en inventarios puede adquirir humedad o secarse, ensuciarse por manejo, etc. De cualquier forma, este factor hace que un producto no pueda venderse ms. Costos por agotamiento de inventario Nos importa quedarnos sin inventarios? Esta pregunta se hace si el producto no est disponible para embarcarse al cliente cuando ste lo ordene. Pueden perderse clientes o incurrirse en costos extra que pueden ser considerables.

Costos asociados con la capacidad de produccin Estos costos incluyen horas extras de trabajo, contratos de arrendamiento, adiestramiento de obreros y empleados, paros en la produccin, etc.

Estos costos se incurren cuando es necesario aumentar o disminuir la capacidad de la produccin. e) Polticas A B C. Algunas compaas clasifican sus artculos mediante un sistema llamado de polticas A B C, clasificando su inventario por grupos de artculos a) Artculos de alto valor b) Artculos de mediano valor c) Artculos de poco valor

Generalmente, para la empresa "Velzquez, Hernndez y Arena", S. A., fabricante de artculos elctricos, el 10 % de los artculos de inventarios se clasifica en la categora A, alrededor del 70 o son artculos C de poco valor, y el resto son artculos B de mediano valor, tal como se indica en la figura 8-6. La empresa antes sealada, considera que la mejor manera de mantener un control eficaz de inventario es comprando los artculos A, de alto valor, en cantidades mnimas, segn vayan requirindose y comprando partidas econmicas B, de mediano valor; estas dos clases de artculos integran alrededor del 30 % del inventario. En realidad, la categora A constituye del 70 al 75 % del costo total de inventario. Los artculos C, de poco valor, aunque se compran en grandes cantidades, tendrn poco efecto en el valor del inventario, porque representan solamente un 5 % del costo total. En general, el sistema de polticas de inventarios A B C, seala que un nmero reducido de artculos inventariados constituye la proporcin mayor del valor total de inventario.

Sistema ABC de Invenatario

f) Cantidad econmica de compras y de produccin. Habiendo discutido los costos de inventario, veamos ahora cmo ataca la gerencia de produccin el problema de decidir

cuntas unidades de un artculo deben comprarse o producirse para ser almacenados en un tiempo determinado. Enfocaremos la discusin en trminos de compras y de produccin. La lgica es la misma en ambos casos si cambiamos comprar por producir y costo de pedido por costo de preparacin del lote de produccin. La gerencia de produccin de una empresa sabe que si se adquiere un artculo en menor cantidad, habr una disminucin en la carga de llevar el inventario, pero un aumento en los cargos del costo de adquisicin de ese artculo. Por el contrario si la empresa compra cantidades mayores del insumo, hay un aumento en los cargos de llevar el inventario y una reduccin en el costo de adquirirlo. Por lo tanto la gerencia debe considerar las probables reducciones de los costos de pedido contra los probables aumentos de los costos de llevar los inventarios. La figura 8-7, nos ilustra esta relacin. En ella podemos apreciar que la cantidad mnima de compras o de produccin con un costo total mnimo, se obtiene determinando el punto mnimo de la curva de costo total. Costos: se supone que los precios y costo de los materiales son constantes. Los factores de costo de mantenimiento de los inventarios, como son; seguros, almacenamiento e intereses de capital, son tambin constantes e independientes de los niveles de inventarios. Como consecuencia de lo anterior, pueden tenerse errores innumerables al usarse el modelo bsico. Sin embargo, existen situaciones que se acercan a la realidad y pueden garantizar el uso de este modelo. Por ejemplo, cuando se aplica a inventarios que tienen productos estndar de poco o mediano valor y son empleados en grandes cantidades, tales como artculos estacionales o de temporada, suministros v artculos metlicos comunes. A pesar de todo, la gerencia de la empresa se conserva generalmente satisfecha con los resultados aproximados que el modelo bsico proporciona en forma rpida y barata. h) Inventarios de seguridad y punto de reorden. Generalmente, la demanda tiene variaciones que afectan el control de inventarios. Cuando una empresa trabaja con inventarios sujetos a una demanda continua, es necesario mantener stos entre los niveles mximos y mnimos convenientes. Los limites de los inventarios extras, planeados para absorber la demanda, dependern de la estabilidad de la misma. Esto influir necesariamente los objetivos que sigue una empresa para agotar sus inventarios. Si las necesidades de produccin y servicio, permiten a una empresa quedarse sin inventarios, entonces los inventarios de seguridad mximos mnimos, sern menores.

Mantener un inventario mnimo de seguridad implica ciertas consideraciones: Cunto tiempo tardar en recibirse un pedido despus de haber hecho la requisicin de material? Hasta qu punto afectar la escasez de material a las operaciones de la produccin y al departamento de ventas? En respuesta a estas consideraciones, el inventario mnimo de seguridad marcar la pauta para hacer las requisiciones v programar eficientemente las operaciones de la produccin. El inventario mximo de seguridad podra consistir en una compra extraordinaria de especializacin para aprovechar un precio muy ventajoso y anticiparse a una elevacin de precios, o a una escasez prevista. Comnmente, la cantidad se rige por la economa del tamao del lote, tomando en cuenta el tiempo requerido para procesar el pedido, para recibir los materiales y para el consumo en el ciclo de produccin. La figura 8-10, ilustra un sistema de inventarios bajo ordenamiento de la produccin cuan-do se hacen pedidos en cantidades fijas e intervalos fijos de tiempo. Cuando se sigue un sistema de pedidos por cantidades fijas, es necesario determinar el punto en el cual debe ordenarse un nuevo pedido, o en consecuencia, programar las rdenes de produccin. A este punto se le llama punto de reorden. Este puede ser expresado en trminos de cantidad o inventario sobrante o como un punto determinado de tiempo. i) Sistemas bsicos de reabastecimiento. "Bsicamente, hay dos tipos diferentes de sistemas de reabastecimiento de inventarios planeados para manejar las incertidumbres en las ventas, - el pedido fijo -, comnmente utilizado en bodegas y fbricas, as como en los depsitos de piezas o de otros materiales; y el pedido peridico, frecuentemente utilizado en bodegas, para inventarios que incluyan un gran nmero de artculos bajo control de las oficinas. Aun cuando estos sistemas son bsicamente iguales en sus conceptos, tienen algunos efectos un poco diferentes sobre las existencias mnimas, y la seleccin de uno o del otro, o de alguna combinacin de ellos, requiere de una cuidadosa consideracin." Sistema de pedidos fijos "En este sistema se establece un nivel de reordenamiento, el que permita al nivel del inventario reducirse hasta el nivel de seguridad, durante el tiempo de compra, si se experimenta una utilizacin media durante dicho tiempo. Las reordenes de reabastecimiento se colocan espaciadamente en cantidades fijas predeterminadas (la cantidad econmica u otra cantidad fija) de manera que se reciban al final del tiempo de compra. Los mximos niveles de inventario promedian la cantidad ordenada q con el inventario de seguridad El inventario promedio es: l i q/2. La revisin de las tasas de uso es peridica, durante la cual se pueden variar los niveles de los inventarios de seguridad y la cantidad del pedido. La demanda de una pieza dada se deriva ordinariamente de las operaciones subsecuentes, es decir, si la pieza fuese un tornillo estndar que se usa en diferentes productos finales, los departamentos de ensamble emitirn una orden de

pedido para tal tornillo, de acuerdo con sus necesidades de produccin. La demanda de los productos finales, a su vez, puede basarse en rdenes recibidas por los almacenes los cuales, asimismo, se basarn en las rdenes reales de los clientes recibidas por los vendedores. La cadena de demanda, por lo tanto, se refleja hacia atrs a travs de una serie de puntos de almacenaje, cada uno de los cuales mantiene inventarios y hace pedidos de reabastecimiento. Los sistemas de pedidos por cantidades fijas son comunes para piezas de poco valor, como son el caso de tuercas y pernos, en donde el nivel de inventario se mantiene bajo una continua vigilancia, de manera que mediante un aviso se notifique que se ha alcanzado el nivel para volver a ordenar." Podemos citar las siguientes condiciones ventajosas para la aplicacin del sistema de pedidos fijos: "-Cuando sea posible vigilar continuamente al inventario, ya sea porque las existencias fsicas son visibles y fcilmente controlables durante su utilizacin, o porque se efecta un control continuo del inventario. -Cuando el inventario consiste en artculos de valor unitario reducido, que se compran no muy a menudo y en cantidades grandes, con respecto a las tasas de consumo; o bien, cuando hay muy poca necesidad de un control estrecho. -Cuando las existencias se compran a un proveedor forneo y representan una mnima parte de la produccin total de ste, o bien, cuando se obtienen de alguna fuente cuyo programa no depende en forma fundamental del artculo particular, o inventario en cuestin; y cuando los pedidos irregulares de ese artculo hechos al proveedor, no causan problemas en la produccin." Sistema de pedidos peridicos "Se usa mucho el sistema de pedidos peridicos para el continuo reabastecimiento de inventarios, que constituye el otro mtodo bsico para contrarrestar los efectos de las incertidumbres en la demanda, particularmente donde se utiliza un libro especial para el control de inventarios y donde es conveniente examinar el inventario, de acuerdo con un programa establecido. La idea bsica de todas las variedades de este sistema consiste en revisar las existencias, a intervalos definidos de tiempo y variar la cantidad del pedido, de acuerdo con lo utilizado, a partir de la ltima revisin." El sistema de pedidos peridicos ofrece un control ms estricto a travs de un reabastecimiento ms frecuente, si se compara con el sistema de pedidos por cantidad fija. Comnmente se usa con partes de alto valor intrnseco y en donde un gran nmero de piezas se piden regularmente a una misma fuente. Estos pedidos de mltiples piezas pueden juntarse para embarcarlos a fin de obtener una ventaja en el costo por fletes." El sistema de pedidos peridicos es adecuado bajo las condiciones siguientes: -Cuando el valor de los artculos exige un control estrecho y ms frecuente,

-Cuando simultneamente se pide una gran variedad de artculos, como es el caso de un almacn que pide muchos artculos a una sola fbrica. (Aun cuando los diferentes artculos pueden embarcarse separadamente, pueden conseguirse las ventajas de la tarifa de flete por un gran volumen.) -Cuando los artculos pedidos constituyen una parte importante de la produccin de la planta abastecedora y se piden regularmente."

3.4. Clasificacin de las caractersticas ms comunes de los problemas de inventarios


El objetivo de los problemas de inventario es minimizar los costes (totales o esperados) del sistema sujetos a la restriccin de satisfacer la demanda (conocida o aleatoria). Entre los diferentes costes que puede haber en un problema de inventario estn: 1.- Costes de fabricacin. 2.- Costes de mantenimiento o almacenamiento. 3.- Costes de penalizacin o rotura por no satisfacer la demanda. 4.- Rendimientos o ingresos. (puede o no incluirse en el modelo). 5.- Costes de recuperacin o salvamento. (El valor de recuperacin representa el valor de desecho del articulo para la empresa, quiz a travs de una venta con descuento). 6.- Tasa de descuento. La tasa de descuento toma en cuenta el valor del dinero en el tiempo. Cuando una empresa compromete capital en inventarios, no puede usar este dinero para otros fines. El problema bsico es determinar cunto y cundo hay que producir. Los problemas de inventarios suelen clasificarse en: - Deterministicos: demanda fija. - Aleatorios: demanda es una variable aleatoria con distribucin conocida. - Modelos de revisin continua: se hacen pedidos cuando el inventario baja de cierto lmite. - Modelos de revisin peridica: si los pedidos se hacen a intervalos de tiempo discretos. EJEMPLO 1 Revisin continua, demanda uniforme. Un problema de inventario bastante frecuente es aquel en el que el inventario se reduce con el tiempo y despus se reabastece con la llegada de nuevos productos. El modelo de lote econmico representa esta situacin. Los elementos del modelo son:

- Se requieren a unidades del articulo por unidad de tiempo. - Se piden o producen Q unidades a la vez en el momento que sea necesario. Los costes que se consideran son: - El coste fijo de preparacin de un pedido es k. - El coste de producir comprar una unidad del artculo es c. - El coste del inventario de una unidad del artculo durante una unidad de tiempo es h. El problema consiste en determinar la frecuencia con la que hay que hacer los pedidos y el nmero de unidades a pedir para que el coste por unidad de tiempo sea mnimo. Se supone revisin continua, por lo que el inventario se puede reabastecer cuando el inventario baje lo suficiente.

3.5. Cantidad econmica de compras o de produccin


La gerencia de produccin de una empresa sabe que si se adquiere un artculo en menor cantidad, habr una disminucin en la carga de llevar el inventario, pero un aumento en los cargos del costo de adquisicin de ese artculo. Por el contrario si la empresa compra cantidades mayores del insumo, hay un aumento en los cargos de llevar el inventario y una reduccin en el costo de adquirirlo. Por lo tanto la gerencia debe considerar las probables reducciones de los costos de pedido contra los probables aumentos de los costos de llevar los inventarios.

4.1. Sistema de manejos de embarque de Materiales

El sistema de manejo y embarque de materiales se encarga de proveer el transporte para las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados. La estrategia de fabricacin de una empresa debe esforzarse por implantar sistemas de manejo y embarque de materiales, que proporcionen el nivel mximo de eficiencia. "Las plantas modernas son, bsicamente, un sistema de manejo de materiales, puesto que la produccin es esencialmente de materiales en movimiento. Desde el primer recibo de materias primas y piezas, hasta el ltimo embarque del producto terminado, la gerencia deber tomar providencias para el transporte fsico de todos los componentes de un producto de una operacin a otra. El manejo de materiales requiere la carga, descarga y vuelta a la carga repetida, de los vehculos de transporte, as como elevar, estibar y acarrear la mercanca de un lado a otro de la fbrica. Estas actividades requieren mano de obra, equipo y espacio. El cambio de colocacin y de posicin es una parte necesaria de la produccin que puede ser simple. por medio de dispositivos que ahorren mano de obra. El costo del manejo afecta la economa de la produccin. La reduccin del costo y tiempo involucrados en el manejo de materiales puede reducir substancialmente el costo de produccin de muchas industrias. Gran parte del manejo de materiales puede llevarse a cabo sin emplear medios m mecnicos. En muchos pases, donde abunda la mano de obra no especializada y los salarios son bajos, a menudo se manejan cargas pesadas empleando la fuerza humana. Los animales nos proporcionan una fuente relativamente barata de energa locomotriz, siempre que su alimentacin sea de bajo precio. Sin embargo, aun en donde prevalecen condiciones econmicas tan primitivas, son preferibles los dispositivos mecnicos para mover y levantar mercancas. Algunos de estos dispositivos fueron inventados por civilizaciones y en pocas en que se empleaba libremente el trabajo de esclavos. No fue, pues, falta de hombres o de bestias de carga lo que condujo a la invencin de la palanca, la polea, el malacate o polipasto, la carretilla de mana y el carro manual. stos y sus modernos sucesores, como son los equipos mecanizados de manejo de material, son capaces de llevar a cabo cosas que las manos y espaldas nunca hubieran podido lograr por s solas. Dichos equipos pueden manejar mercanca pesada dentro de un espacio limitado. Si los medios mecnicos permiten que uno o varios hombres lleven a cabo lo que hasta ahora requera el esfuerzo de cuarenta, cien, o ms hombres, entonces es posible eliminar el espacio improductivo de la planta. La naturaleza del manejo de materiales es tal que el levantar y mover, dentro de una planta, no son operaciones intermitentes, sino ms bien continuas y permanentes. La costumbre de tener cargadores y estibadores en espera de que se les necesite para utilizar sus esfuerzos en una forma ocasional e irregular, es un desperdicio de energa humana. Esto degrada al hombre hasta el nivel de una bestia de carga. Los dispositivos mecnicos lo liberan para un trabajo ms productivo."

Ya hemos dicho en pginas anteriores, que el sistema de manejo y embarque de materiales se encarga de proveer el transporte para las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados. La estrategia de fabricacin de una empresa debe esforzarse por implantar sistemas de manejo y embarque de materiales, que proporcionen el nivel mximo de eficiencia. "Las plantas modernas son, bsicamente, un sistema de manejo de materiales, puesto que la produccin es esencialmente de materiales en movimiento. Desde el primer recibo de materias primas y piezas, hasta el ltimo embarque del producto terminado, la gerencia deber tomar providencias para el transporte fsico de todos los componentes de un producto de una operacin a otra. El manejo de materiales requiere la carga, descarga y vuelta a la carga repetida, de los vehculos de transporte, as como elevar, estibar y acarrear la mercanca de un lado a otro de la fbrica. Estas actividades requieren mano de obra, equipo y espacio. El cambio de colocacin y de posicin es una parte necesaria de la produccin que puede ser simple por medio de dispositivos que ahorren mano de obra. El costo del manejo afecta la economa de la produccin. La reduccin del costo y tiempo involucrados en el manejo de materiales puede reducir substancialmente el costo de produccin de muchas industrias. Gran parte del manejo de materiales puede llevarse a cabo sin emplear medios mecnicos. En muchos pases, donde abunda la mano de obra no especializada y los salarios son bajos, a menudo se manejan cargas pesadas empleando la fuerza humana. Los animales nos proporcionan una fuente relativamente barata de energa locomotriz, siempre que su alimentacin sea de bajo precio. Sin embargo, aun en donde prevalecen condiciones econmicas tan primitivas, son preferibles los dispositivos mecnicos para mover y levantar mercancas. Algunos de estos dispositivos fueron inventados por civilizaciones y en pocas en que se empleaba libremente el trabajo de esclavos. No fue, pues, falta de hombres o de bestias de carga lo que condujo a la invencin de la palanca, la polea, el malacate o polipasto, la carretilla de mana y el carro manual. stos y sus modernos sucesores, como son los equipos mecanizados de manejo de material, son capaces de llevar a cabo cosas que las manos y espaldas nunca hubieran podido lograr por s solas. Dichos equipos pueden manejar mercanca pesada dentro de un espacio limitado. Si los medios mecnicos permiten que uno o varios hombres lleven a cabo lo que hasta ahora requera el esfuerzo de cuarenta, cien, o ms hombres, entonces es posible eliminar el espacio improductivo de la planta. La naturaleza del manejo de materiales es tal que el levantar y mover, dentro de una planta, no son operaciones intermitentes, sino ms bien continuas y permanentes. La costumbre de tener cargadores y estibadores en espera de que se les necesite para utilizar sus esfuerzos en una forma ocasional e irregular, es un desperdicio de energa humana. Esto degrada al hombre hasta el nivel de una bestia de carga. Los dispositivos mecnicos lo liberan para un trabajo ms productivo."

"Las plantas modernas han introducido dos ideas esencialmente nuevas que han mejorado radicalmente los mtodos y dispositivos utilizados en el manejo de materiales: 1. Siempre que sea posible, la gerencia trata de liberar al trabajador especializado de todo manejo de materiales. La divisin de habilidades y la especializacin actual ayuda al artesano entrenado o al operador de mquinas, pues se pueden concentrar en la clase de trabajo para la que se hallan mejor preparados. Las piezas que necesitan, las herramientas y los materiales se los traen hasta su lugar de trabajo y se colocan en una posicin conveniente dentro de su alcance, por medio de especialistas en manejo de materiales. Estos mismos especialistas se encargan de llevar hasta el lugar donde se lleva a cabo la siguiente operacin todas las piezas ya terminadas por el obrero especializado. 2. La inventiva y el estudio cientfico de los procesos de trabajo han desarrollado mejores mtodos y aparatos para fines especiales. Las plantas de mayor importancia utilizan bandas transportadoras, carros, monorrieles colgantes, dispositivos para dejar caer materiales de un nivel a otro o cadenas sinfn que llevan materiales de una operacin a otra a una velocidad ajustada cientficamente para estar en concordancia con el ritmo de trabajo y la capacidad de hombres y mquinas. Los sistemas menos complicados usados en fbricas de menor tamao, tambin han sido rediseados para que estn en concordancia con la necesidad de una mayor eficiencia y economa. Algunos de ellos funcionan por medio de motores, pero aun los dispositivos manuales, como los carros de rieles, las carretillas de mano y las repisas o anaqueles rodantes de diseo moderno, reducen el esfuerzo y la fatiga y aumentan el rendimiento del personal especializado."

4.2. Inventario de seguridad


Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la produccin o en el abasto de los productos. El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el ao y como consecuencia de esto tambin se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario

4.3. Inventario de puntos de reorden


DETERMINACIN DEL PUNTO DE REORDEN

Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, as como el tiempo en que los artculos estarn en trnsito. El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales que consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artculo ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. Existen mucha s formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una seal, papel, una requisicin colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, etc. Mismas que indican, debe hacerse un nuevo pedido, hasta las forma ms sofisticadas como son el llevarlo por programas de computadora. Algunas herramientas de este control de inventarios son: La requisicin viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobacin para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artculos de los inventarios en las empresas Existen dos sistemas bsicos que se usan la requisicin viajera para reponer las existencias, stos son: Ordenes o pedidos fijos. En ste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn. Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular, en la mayora de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias. EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artculos. Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes

procesos o departamentos de que consta la produccin para poder ajustar las programaciones de la produccin y surtir a tiempo. Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos. La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofa de servicio a la clientela que produce un incremento en la participacin del mercado que se atiende.

PUNTO DE REORDEN El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que se debe colocar una orden. Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal

INVENTARIOS DE SEGURIDAD Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los cambios en las ventas esperadas o demoras en la produccin o en el abasto de los productos. El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el ao y como consecuencia de esto tambin se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario.

NIVEL DE SERVICIO Y STOCK DE SEGURIDAD La demanda independiente o no programada de un producto suele ser de tipo probabilista. Las demandas independientes deterministas ms bien son en la prctica un recurso de la doctrina para completar clasificaciones o para simplificar la formulacin de los modelos. Esta circunstancia aleatoria en la generacin de la demanda puede causar rupturas de los stocks, con sus costos asociados y sus mermas indudables de la calidad de servicio. Es necesario en consecuencia, disponer de un inventario adicional en los almacenes sobre lo estrictamente necesario que haya establecido el modelo del aprovisionamiento. Dicho stock de seguridad, depender de las desviaciones que vaya a presentar el consumo durante el perodo que media entre el lanzamiento de un

pedido y la recepcin de la mercanca, es decir durante el plazo de entrega (Lead Time) o Perodo Crtico. En consecuencia, la determinacin de los stocks de seguridad estar ligada a la percepcin que tengan esas desviaciones y al grado de fiabilidad, o "nivel de servicio" que estn dispuestos a ofrecer a clientes. si tenemos la percepcin estadstica de las desviaciones bajo la forma de la desviacin estndar de la demanda, el stock de seguridad ser el nmero de desviaciones estndar de reserva que interese mantener. A su vez, ese nmero de desviaciones estndar de reserva definir el nivel de servicio que estn ofreciendo. En la prctica, la secuencia debe ser la contraria: Fijar el "nivel de servicio" que estn dispuestos a ofrecer a los clientes, expresado como porcentaje de servicios sin rupturas de stock. Determinar, sobre la base de las leyes estadsticas, el nmero de desviaciones estndar de reserva que deben mantener, o "factor de servicio", para garantizar ese nivel de servicio. Tamao ptimo de Pedidos La pregunta que se suele plantear el gestor a la hora de plantear el aprovisionamiento es: Cunto Pedir? Esta es la principal pregunta a la que los analistas han tratado de dar respuesta desde que se puso de manifiesto la importancia de la gestin cientfica de stock. La respuesta ms conocida a esta cuestin es la famosa "Frmula del modelo de Wilson" para la determinacin del lote econmico de compras (LEC) o, en ingles, economic order quantity (EOQ). El modelo de Wilson se formul para el caso de una situacin muy simple y restrictiva, lo que no ha sido bice para generalizar su aplicacin, muchas veces sin el requerido rigor cientfico, a otras situaciones ms prximas a la realidad. Estrictamente el modelo Wilson se formula para la categora de modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y en constante en los siguientes supuestos respectivos. Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo equivale a admitir que:

El costo de adquisicin del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable. Los costos de ruptura de stock tambin son no evitables. Adems se admite que la entrega de las mercaderas es instantnea, es decir con plazo de reposicin nulo. En estas circunstancias el razonamiento de Wilson es el siguiente: a. Adopta la siguiente terminologa: "Q": Cantidad a solicitar del producto analizado (en cantidad o en precio). "V": Volumen de ventas anuales del producto (en cantidad o en precio). "a": El costo de almacenamiento expresado en una tasa anual sobre el costo del producto almacenado. "b": El costo de lanzamiento de un pedido. "c": El costo de adquisicin de un producto, utilizado exclusivamente para determinar los costos de almacenamiento en funcin de la tasa antes citada. b. Admite que los stocks evolucionan, coherentemente con la hiptesis antes expuesta. c. Se deduce inmediatamente que: a. El nmero de pedidos lanzados al ao es: V/Q b. El stock medio es: Q/2 c. El costo de adquisicin del stock cclico es: c*(Q/2) d. El costo anual de almacenamiento es: a*c*(Q/2) e. El costo anual de lanzamiento de pedido es: b*(V/Q) d. En consecuencia el costo total anual de los inventarios en la hiptesis expuesta ser: C = b * (V/Q) + a * c * (Q/2) e. La condicin de que el costo total sea mnimo dara el siguiente valor del lote econmico de compra.

Q ptimo = 2. V. b

Control de inventarios : Existencias de seguridad, puntos de reorden y niveles de servicio Sistemas de control de inventarios -Los sistemas de control de inventarios son tcnicas de monitoreo y pedido que se usan para controlar la cantidad y periodicidad de las transacciones de inventarios. -Los sistemas tradicionales de control de inventarios son clasificados como: peridicos, o perpetuos (continuos). -Sin embargo son usadas otras medidas de control (v.g. cambio de inventario) y existen numerosas combinaciones (v.g.sistemas de existencias base). -Adems, los sistemas de programacin global, tales como PRM, frecuentemente incorporan actividades de control de inventarios como un parte integral de sistemas mayores. -Los sistemas de monitoreo peridicos y continuos, en s mismos, son esencialmente tcnicas de espaciamiento de pedidos. Prevn el uso de un promedio histrico como base para solicitar menos pedidos. Esto es generalmente satisfactorio en el caso de los inventarios de distribucin. Los sistemas PRM planean como un pronstico o un clculo de requerimientos proyectados para materiales que son entonces programados para que lleguen de acuerdo con una secuencia especifica de fases de tiempo. Los sistemas de fases de tiempo son ms tiles en ambientes de manufactura. -Los sistemas peridicos descansan en un conteo de inventario a intervalos peridicos, tales como semanal o mensual. Es ordenada entonces una cantidad variables en esta base de intervalo fijo. La cantidad Q es la necesaria para mantener el inventario disponible a un nivel especfico, el cual pude ser ajustado para reflejar cambios esperados en la demanda. -Los sistemas peridicos tienen la ventaja de procesar rdenes para varios artculos al mismo tiempo, por lo que funcionan bien en demandas relativamente constantes. Sin embargo, deben mantenerse un inventario extra (existencia de seguridad) para protegerse contra faltantes entre periodos de revisin. -Los sistemas perpetuos son continuos, ya que mantienen un registro actualizado del nivel de inventarios de cada artculo en base continua.

-Cuando la cantidad disponible disminuye a un nivel predeterminado (el punto de reorden ), es ordenada una cantidad fija Q. esta pude ser un CEP. Algunos sistemas continuos usan un proceso por lote para acumular las adiciones de inventarios y las reducciones de requerimiento en un periodo corto u actualizan los registros regularmente (por lo general diario),mientras que otros son totalmente en lnea, en los que conforme ocurren las transacciones se registran en una computadora .Debido a que monitorean constantemente la demanda, los sistemas continuos son usados en inventarios que tienen fluctuaciones grandes e inesperadas en la demanda, tales como inventarios de artculos terminados. Requieren menos existencia de seguridad que los sistemas peridicos para proporcionar el cliente el mismo nivel de servicio. -Los sistemas de control de inventarios monitorean ambos, la demanda y el tiempo de entrega por ejemplo el tiempo transcurrido desde el inicio de un pedido hasta la entrega si ambos, la demandada D y el tiempo de entrega TE son conocidos y constantes, los niveles de inventarios requeridos y los costos asociados pueden ser calculados fcilmente.

4.4. Sistemas bsicos de reabastecimiento 4.4.1. Sistema de pedidos fijos


"En este sistema se establece un nivel de reordenamiento, el que permita al nivel del inventario reducirse hasta el nivel de seguridad, durante el tiempo de compra, si se experimenta una utilizacin media durante dicho tiempo. Las reordenes de reabastecimiento se colocan espaciadamente en cantidades fijas predeterminadas (la cantidad econmica u otra cantidad fija) de manera que se reciban al final del tiempo de compra. Los mximos niveles de inventario promedian la cantidad ordenada q con el inventario de seguridad El inventario promedio es: l i q/2. La revisin de las tasas de uso es peridica, durante la cual se pueden variar los niveles de los inventarios de seguridad y la cantidad del pedido. La demanda de una pieza dada se deriva ordinariamente de las operaciones subsecuentes, es decir, si la pieza fuese un tornillo estndar que se usa en diferentes productos finales, los departamentos de ensamble emitirn una orden de pedido para tal tornillo, de acuerdo con sus necesidades de produccin.

La demanda de los productos finales, a su vez, puede basarse en rdenes recibidas por los almacenes los cuales, asimismo, se basarn en las rdenes reales de los clientes recibidas por los vendedores. La cadena de demanda, por lo tanto, se refleja hacia atrs a travs de una serie de puntos de almacenaje, cada uno de los cuales mantiene inventarios y hace pedidos de reabastecimiento. Los sistemas de pedidos por cantidades fijas son comunes para piezas de poco valor, como son el caso de tuercas y pernos, en donde el nivel de inventario se mantiene bajo una continua vigilancia, de manera que mediante un aviso se notifique que se ha alcanzado el nivel para volver a ordenar." Podemos citar las siguientes condiciones ventajosas para la aplicacin del sistema de pedidos fijos: "-Cuando sea posible vigilar continuamente al inventario, ya sea porque las existencias fsicas son visibles y fcilmente controlables durante su utilizacin, o porque se efecta un control continuo del inventario. -Cuando el inventario consiste en artculos de valor unitario reducido, que se compran no muy a menudo y en cantidades grandes, con respecto a las tasas de consumo; o bien, cuando hay muy poca necesidad de un control estrecho. -Cuando las existencias se compran a un proveedor forneo y representan una mnima parte de la produccin total de ste, o bien, cuando se obtienen de alguna fuente cuyo programa no depende en forma fundamental del artculo particular, o inventario en cuestin; y cuando los pedidos irregulares de ese artculo hechos al proveedor, no causan problemas en la produccin."

4.4.2. Sistemas de pedidos peridicos


"Se usa mucho el sistema de pedidos peridicos para el continuo reabastecimiento de inventarios, que constituye el otro mtodo bsico para contrarrestar los efectos de las incertidumbres en la demanda, particularmente donde se utiliza un libro especial para el control de inventarios y donde es conveniente examinar el inventario, de acuerdo con un programa establecido. La idea bsica de todas las variedades de este sistema consiste en revisar las existencias, a intervalos definidos de tiempo y variar la cantidad del pedido, de acuerdo con lo utilizado, a partir de la ltima revisin." El sistema de pedidos peridicos ofrece un control ms estricto a travs de un reabastecimiento ms frecuente, si se compara con el sistema de pedidos por cantidad fija. Comnmente se usa con partes de alto valor intrnseco y en donde un gran nmero de piezas se piden regularmente a una misma fuente. Estos pedidos de mltiples piezas pueden juntarse para embarcarlos a fin de obtener una ventaja en el costo por fletes."

El sistema de pedidos peridicos es adecuado bajo las condiciones siguientes: -Cuando el valor de los artculos exige un control estrecho y ms frecuente, -Cuando simultneamente se pide una gran variedad de artculos, como es el caso de un almacn que pide muchos artculos a una sola fbrica. (Aun cuando los diferentes artculos pueden embarcarse separadamente, pueden conseguirse las ventajas de la tarifa de flete por un gran volumen.) -Cuando los artculos pedidos constituyen una parte importante de la produccin de la planta abastecedora y se piden regularmente."