MINISTERIO DE DEFENSA

POLICÍA NACIONAL

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

Unidad: __________________________
POLICIA NACIONAL
DEPARTAMENTO DE POLICÍA HUILA Radicado No: _____________________
ESTACION DE POLICIA PAICOL Recibido por: _____________________
Fecha: ___________ Hora: _________

Paicol, 03 de Octubre de 2022.

Coronel
GUSTAVO ADOLFO CAMARGO ROMERO
Comandante Departamento de Policía Huila.
Kilómetro 2 Lote D-27, Parque Industrial
Palermo.-

Asunto: Informe de Actividades Cumplimiento tarea hallazgo 6 PMA DEUIL 6806.

Con el fin de fomentar las buenas prácticas de política de Gestión Documental, y dentro de las acciones
desarrolladas dentro de la tarea referenciada inicialmente, en el Plan de Mejoramiento Archivístico PMA
DEUIL 6806, de la manera más atenta y respetuosa me permito informar a Mi Coronel, que la Estación de
Policía Paicol, adelanto las actividades correspondientes a la organización de sus archivos documentales,
referente a las vigencias 2018, aplicando cada uno de los pasos establecidos en la Comunicación Oficial
GS-2022-071644-DEUIL, así:

PRIMER PASO.
Clasificación. Para esta actividad se dispuso inicialmente realizar una revisión a la Tabla de Retención
Documental de la unidad, para verificar que susbseries documentales son motivo de organización y que
además serán transferidas al Archivo Central del Departamento de Policía Huila, dentro de estas
subseries documentales encontramos las siguientes.

 Derechos de Petición, subserie 1.10.

 Actas de entrega de Cargos, subserie 2.21.
 Actas de entrega de unidad, subserie 2.21.
 Actas de reuniones de trabajo o Actas de Instrucción, subserie 2.25.
 Actas de Comités de Vigilancia, subserie 2.25.
 Informes de Actividades, subserie 29.25.
 Informes de Novedades.
 Informes de Operatividad, (Solo los informes dejando a disposición incautación o recuperación de
elementos.
 Informes para judicialización, (Solo los informes de captura en flagrancia y capturas por orden
judicial), subserie 29.86.
 Libros de Registro y/o Minutas, subserie 31.6, (Guardia, Servicios, Población, Armamento,
Control Retenidos, Revista entidades bancarias y financieras).
 Orden Administrativa de Servicios, subserie 38.9
 Ordenes de Cumplimiento, subserie 38.10.
 Campañas, subserie 57.
 Contravenciones o Comparendos Ley 1801, subserie 61.
 Programas de Prevención, subserie 86.10


SEGUNDO PASO.

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Separación de Documentos de apoyo. Durante el desarrollo de la clasificación documental, se
evidenciaron documentos que no hace parte o no están incluidos dentro de la Tabla de Retención
Documental, las cuales se dejan como documentos soporte o de consulta para la unidad. Dentro de estos
se ubicaron los siguientes documentos-

TERCER PASO.
Foliación. Después de clasificada la información por subseries documentales y de sacar aquellos
documentos catalogados como de soporte o consulta, se procede a realizar el procedimiento de foliación
a cada una de las carpetas de las correspondientes vigencias, cuya actividad se realiza con lápiz de mina
negra HB O B, sin enmendaduras, así mismo se verifica que documentos se les evidencia información
por ambas caras, y se les registra en l aparte superior derecha el número del folio y las siglas R/V, que
significa recto vuelto.

CUARTO PASO.
Diligenciamiento de la Hoja de Control. Después de a desarrollar las actividades de Clasificación y
foliación de la información consignada en cada una de las carpetas de la Estación de Policía Paicol, se
procedió a elaborar las correspondientes hojas de control consignando la información de los documentos
ubicados dentro del expediente, registrando igualmente los datos del funcionario que realizo las
correspondientes hojas de control.

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QUINTO PASO.
Rotulación de Cajas, Carpetas y Libros. Una vez que finaliza la actividad de la realización de las hojas
de control y su ubicación dentro de cada una de las carpetas, se procede a diligenciar y colocar los
rótulos a las cajas (bien centrado en la caja correspondiente), carpetas y libros (parte inferior derecha),
teniendo en cuenta los ejemplos enviados en cada una de las presentaciones para su correcto
diligenciamiento.

SEXTO PASO.
Diligenciamiento del FUID – Formato Único de Inventario Documental. Una vez finalizados los tres
pasos anteriores, se procede el diligenciar el FUID, Formato Único de Inventario documental, en su
totalidad y se procede a remitirlo en formato PDF firmado y anexo al presente informe e igualmente se
remite en formato EXCEL por correo electrónico al Grupo de Gestión Documental del Departamento.

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VER: 4
SEPTIMO PASO.
Ubicación de las Unidades de Conservación. Otra de las actividades desarrolladas por la unidad es la
ubicación de las unidades de conservación (carpetas y libros), en las correspondientes cajas, el cual se
verifica que capacidad máximo de carpetas puede albergar y lógicamente se ubicaron respetando el
orden en que se encuentran en la Tabla de Retención Documental.

OCTAVO PASO.
Ubicación de las Cajas en la estantería o mobiliario de archivo. Finalizada la mayor parte de las
actividades de organización documental, se procede a ubicar las cajas correspondientes en la estantería
o mobiliario adecuado con que cuenta la unidad, para desarrollar las actividades de Limpieza y custodia
provisional hasta que se disponga su traslado al Archivo Central del Departamento.

Lo anterior para Conocimiento de Mi Coronel, dando cumplimiento a la orden impartida.

Atentamente,

Intendente Jefe JHON HENRY SUAREZ PEREZ

Comandante Estación de Policía Paicol.

Anexo: Si, (Hojas de control en PDF y Formatos de Inventario Documental Carpetas y Libros).

Elaboro: IT. Héctor Fabio Vargas - GUGED

Reviso: TC. Lizeth Marina Casas Forero - SUBCO
Fecha elaboración: 04/08/2022
Ubicación: mis documentos 2022

Kilometro 2 Lote D27 Parque Industrial

Telefono. Cel 3142810626
deuil.guged@policia.gov.co
www.policia.gov.co

INFORMACION PÚBLICA

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