ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION

EVIDENCIA AP01-AA1-EV01 IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE

INFORMACION

FICHA 2175990
ELIZABET QUISPE
SOFIA GONZALEZ
JULIAN SAENZ
ALBERTO LAYTON

SENA
BOGOTA D.C.
2020
AMBITO EMPRESARIAL MARTINEZ Y LAYTON ABOGADOS ASOCIADOS SAS

FORMACIÓN DE LA EMPRESA
Nombre: MARTINEZ Y LAYTON ABOGADOS ASOCIADOS SAS
NIT: 901012939-0
Actividad SERVICIOS JURIDICOS
económica:
Departamento: CUNDINAMARCA
Municipio: BOGOTA
Dirección: AV CRA 45 # 10-50 EDIFICIO BOSCH PISO 6
Nombre de la sede: SEDE A
Representante DIEGO ALBERTO LAYTON PRIETO
legal:
Teléfonos: 3203034196 - 3946095
Correo electrónico: contactenos@martinezylayton.com
Fecha: ABRIL 1 DE 2.020

DISEÑO DE INSTRUMENTO: ENTREVISTA

Para obtener la información de la empresa que nos lleve a evidenciar la necesidad
de un Sistema de Información en ésta lo haremos mediante técnicas de recolección
de datos como lo es la entrevista que está incluida como un método interactivo.
Para preparar las preguntas a la firma Martínez y Layton Abogados Asociados
SAS, utilizamos como base la información que contienen los formularios del perfil
del cargo del Gerente, la Subgerente y la Coordinadora Jurídica, suministrados por
la empresa relacionados a continuación:
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FORMATO DEL CARGO

FECHA: 10/10/20 SEDE: Bogotá D.C.  

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Coordinación y Asistencia. Contable CÓDIGO:      

CARGO
NIVEL: Medio     ESPECIFICO Coordinador
DEPENDENCIA: Asistencia Jurídica y Administración     Jurídica  

2. OBJETO GENERAL DEL CARGO

Coordinación jurídica y asistencia contable

3. REQUISITOS MÍNIMOS

Bachiller comercial, técnica en educación y estudios en el SENA, en la actualidad estudios universitarios en Contaduría y Administración

3.2 EXPERIENCIA LABORAL: Docente 28 años- Coordinadora jurídica 5 años.

4. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

FUNCIONES    
Recepción de llamadas de los clientes    
Agendamiento de citas    
Seguimiento de procesos    
Asistencia contable    
Asistencia administrativa    
Archivo y correspondencia    
Manejo de las bases de datos    

FORMATO DE PERFIL DE CARGO

FECHA: 10/10/20   SEDE: BogotáD.C.  

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Administrativo CÓDIGO:    

NIVEL: Superior     CARGO ESPECIFICO Gerente
DEPENDENCIA: Gerencia        

2. OBJETO GENERAL DEL CARGO

Administración, dirección y representación de la empresa

3. REQUISITOS MÍNIMOS

3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA: Bachiller académico, Pregrado en Derecho, Especialización en derecho Comercial, Candidato a
especialista en propiedad Intelectual

Experiencia Laboral: Gerente y asesor jurídico 5 años.

4. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

FUNCIONES  
Representación legal  
Suscripción contratos  
Asesoría legal empresas  
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FORMATO DE PERFIL DE CARGO

Bogotá
FECHA: 10/10/20   SEDE: D.C.  

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN: Administrativo CÓDIGO:    

NIVEL: Superior     CARGO ESPECIFICO Subgerente
DEPENDENCIA: Subgerencia        

2. OBJETO GENERAL DEL CARGO

Asesoría Jurídica

3. REQUISITOS MÍNIMOS

Bachiller, Pregrado en Derecho, Especialista en Responsabilidad, Candidata a especialista en Derecho Administrativo

Experiencia laboral: Abogada 5 años

4. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

FUNCIONES  
Preparar y revisar contratos  
Estudiar documentos  
Elaborar reclamaciones  

ENTREVISTA - COORDINADORA
1. En la actualidad ¿Qué base de datos maneja y en que programa las maneja
(Aces, Excel, otros) para la recepción de llamadas, asignación de citas, información
de clientes entre otras dentro de las funciones q maneja en la empresa?

R/. Se realiza una codificación en fichas manuales y en Excel.

2. ¿A qué información tiene acceso desde su cargo en cuanto al seguimiento de los

procesos legales que se llevan a cabo en la empresa?

R/. A todos los datos desde el inicio hasta la terminación del proceso. Tanto los
datos de contacto como el trámite, el progreso y el cierre del proceso

3. ¿En este momento la empresa utiliza algún sistema contable, como se maneja la
facturación electrónica?

R/ Si, se maneja el sistema Loggro a nivel contable y con este mismo se factura

4. ¿Para el archivo de documentos mantienen en físico la documentación de sus

clientes y la digitalizan al mismo tiempo? ¿Si la respuesta es afirmativa como es el
mecanismo y las herramientas que utilizan para realizar este procedimiento?
¿Realizan copias de seguridad para esta información?

R/. Los archivos se manejan en físico y algunos se digitalizan. Lo que sucede es

que si son demandas son demasiados archivos para digitalizar. Siempre se
realizan copias de seguridad y cuando se digitalizan se utiliza scanner

5. ¿Dentro de las funciones de asistencia administrativa puntualmente que

actividades debe realizar?

1. Proceso de llamadas

2. Agendamiento

3. Revisión de correos institucionales

4. Revisión de procesos

5. Elaboración de documentos según se requiera

6. Archivo

7. Realizar bases de clientes, proveedores y publicidad

8. Realizar llamadas y enviar correos publicitarios

9. Asistencia contable integral física y software

10. Manejo e implementación del SGSST

6. Cree usted que las herramientas informáticas que utilizan en la empresa en este
momento son suficientes para desempeñar con eficiencia, fiabilidad y seguridad su
trabajo.

R/ Las herramientas si

7. Desde su puesto de trabajo como coordinador y desde las funciones q realiza

que le gustaría que el sistema de información realizara para hacer más fácil y
practico su trabajo o que cree usted q debería implementarse desde su
experiencia.

R/. Un sistema de consulta rápida y oportuna de clientes y procesos (enlazada a la

rama judicial)

8. Cuáles son las mayores dificultades que se presentan en su área de trabajo o

con las funciones que desempeña.

R/. La cantidad de funciones que debó realizar, hacen que a veces se me olviden
algunas cosas

9. ¿Considera que no se realizó preguntas sobre otras funciones o actividades que

usted realiza dentro de la empresa? Haga un breve recuento sobre estas.

R/ Ya está explicada esta pregunta

10. Quiere realizar alguna observación adicional que permita mejorar o ampliar
alguna información.

R/. Sería bueno un sistema administrativo aparte del sistema que se maneje para
procesos.

ENTREVISTA - GERENTE

1. ¿Cómo está organizada la empresa?

La empresa comercialmente para con el cliente se organiza de la siguiente
forma:
 Administrativamente:

GERENCIA - ABOGADO
SUBGERENCIA - ABOGADO
COORDINACIÓN

2. ¿Cómo opera realmente la empresa?

Presta servicios de asesoría, consultoría y representación legal, entre estos en
las áreas de:
Derecho de contratos, seguros, laboral, familia, corporativo, marcas, derechos
de autor, consumo.

3. ¿Cómo manejan la información?

Tenemos bases de datos en documentos y hojas de cálculos de Google drive y
archivos de Word y de Excel.
 Manejamos también documentación física.
4. ¿Qué tipo de información manejan?
A. Facturación.
B. Documentos de expedientes de procesos judiciales.
C. Documentos de clientes.
D. Documentos internos de administración seguridad social, contratos con los
clientes.
5. ¿Qué procesos necesitan incluir en el sistema de información?
A. Uno que permita la convergencia de la información y un acceso rápido, con
el fin de actualizar, revisar y crear información y novedades.
6. ¿Quiénes tendrán acceso al sistema de información?
A. Cada cargo o rol de la empresa debe tener un acceso. Ejemplo: El gerente a
toda la información, los abogados a la de procesos, la coordinación a la
facturación y los procesos judiciales.
7. ¿La empresa cuenta con un manual de procesos?
No.
8. ¿Cuál es el propósito del sistema de Información?
A. Prestar el servicio.
B. Revisar los procesos judiciales y estar pendientes de su avance.
C. Cumplir con las cargas legales para la empresa.
9. ¿Cuál es la actividad económica de la empresa?
A. Actividades jurídicas.
10. ¿Quiénes son los participantes de la empresa?
A. Dos socios abogados y en total tres empleados (entre estos los dos
socios), más asesores externos, entre estos una contadora y varios
abogados que fungen como contratistas.
11. ¿Cuáles leyes y reglamentos gubernamentales se aplican a la empresa, y
cómo?
A. Código de comercio para la estructuración societaria, el manejo de la
sociedad y los contratos.
 B. Ley 1581 del 2012 para la protección de datos personales o régimen de
habeas data.
C. Ley 1266 del 2008 habeas data financiero.
D. Código Sustantivo del Trabajo para cumplir cabalmente las obligaciones
laborales.
E. Código General del Proceso para la vigilancia y representación en los
procesos judiciales.
F. Entre otras.
12. ¿Tienen bases de datos y que tecnología utilizan para trabajar dichas bases?
A. Excel y Google documentos
13. ¿Qué sistema operativo utiliza la empresa?
A. En los computadores Windows y office 365.

ENTREVISTA A LA SUBGERENTE
1) Cuál es su función dentro de esta empresa?
2) Qué opina acerca de los sistemas tecnológicos?
3) Normalmente, ¿cómo supervisa el trabajo de sus colaboradores?
4) Cuáles son los medios que utilizan aquí para recolectar, recuperar, procesar,
almacenar y distribuir información en la publicidad de la tecnología?
5) Cree usted que el sistema de información que lleva a cabo es suficiente para
dar a conocer eventos tecnológicos a gran parte de sus clientes?