PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DEL

PRESUPUESTO INVERSIONES
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PROCEDIMIENTO PARA
ADMINISTRACIÓN DEL
PRESUPUESTO INVERSIONES

APROBACIÓN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
CARGO Yimmy Rodríguez Lida Fernanda Soler Gabriel Rosales
FIRMA Asistente HSEQ Director Control y Gestión Gerente General

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1. OBJETO.

Establecer el procedimiento para la formulación, evaluación, autorización, ejecución y seguimiento de

las inversiones de capital de PETROWORKS

1.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS.

 Establecer las pautas a seguir para la formulación y aprobación del presupuesto de inversión de la
Compañía.
 Conformar el Comité de Proyectos de la Compañía y asignarle responsabilidades.
 Asegurar la definición de cada proyecto de inversión, su aprobación y su ejecución de conformidad
con los procedimientos y presupuestos aprobados.
 Medir la efectividad y eficacia del desarrollo de cada proyecto.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en la formulación, diseño, ejecución y
registro de los proyectos de inversión de la Compañía

3. DEFINICIONES.

 PRESUPUESTO: Es el plan de acción que se espera ejecutar en un período determinado,

usualmente un año y está formulado en términos de inversión, ingresos y gastos esperados de una
actividad.
 INVERSIÓN: Es el empleo de los recursos de la Compañía para adquirir o fabricar bienes sobre
los cuales se espera un beneficio futuro, bien sea de reducción de costos o de generación de nuevos
ingresos.
 CAPEX: Capital Expenditures son Inversiones en propiedad, planta y equipo o en el
mantenimiento mayor (overhaul) a activos fijos existentes que alargan su vida útil por más de un
período fiscal.
 PROYECTO: Es un plan al que se le asigna un determinado monto de recursos para producir un
bien capitalizable o una mejora sustancial a un bien capitalizado, susceptible de ser depreciado.

4. RESPONSABLES

Junta Directiva
Gerencia General
Gerencia Financiera
Gerentes
Directores

5. CONTENIDO.

5.1. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE INVERSIÓN

Anualmente, durante el período de elaboración del presupuesto de Petroworks (Septiembre –

Octubre), cada Taladro y centro de costo, por medio de su Director, deberá enviar a su Gerente en el

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formato PW-DE-F-03 el Capex Sugerido, y en el cual se relacionan los activos que se requieren para
la ejecución de sus operaciones en el año siguiente.
Cada Director o Gerencia deberá revisar el CAPEX Sugerido, el cual debe incluir por Proyecto la
siguiente información:

 Objetivos / Justificación
 Período y Cronograma de Ejecución
 Cantidades y valores esperados por ítem / actividad
 Explicación resumida de los ingresos que se pueden derivar de la inversión propuesta, o de los
ahorros que puede generar. Únicamente para la Gerencia de Supply Chain y Mantenimiento: Para el
CAPEX de Mantenimiento se deberán presentar y justificar las inversiones en mantenimiento mayor
(Overhaul)

El CAPEX Sugerido debe ser sustentado por cada Gerente en la reunión de revisión de Presupuesto
Anual y será consolidado por Auditoría utilizando el formato Presupuesto de Inversión, PW-DE-F-04.
El Presupuesto Anual de Inversión consolidado resultante debe ser aprobado por la Gerencia
Financiera y la Gerencia General, quienes a su vez, deberán priorizarlo y presentarlo para aprobación
al Comité Delegado de la Junta Directiva de la Compañía o a esta directamente, según internamente
se haya dispuesto en la Junta la delegación para revisión de este.

La Junta Directiva o su Comité Delegado revisarán el Presupuesto de Inversión y solicitarán su ajuste

en caso de que lo considere necesario para aprobación.

Una vez aprobado el Presupuesto de Inversión por la Junta Directiva, la Gerencia General comunica
a cada Gerente los proyectos que fueron aprobados y se inicia el proceso de su formulación detallada
y programación de ejecución en el tiempo previsto o solicitado.

Cuando sea necesario sobrepasar el Presupuesto de Inversión anual, hasta por una suma
equivalente al 20% del total del Presupuesto de Inversión Anual aprobado, se deberá contar con la
aprobación previa del Comité Delegado. En caso de que la suma exceda en el agregado anual el
20% del total del Presupuesto de Inversión, el Gerente General o el Gerente Financiero deberá
solicitar la aprobación de la Junta Directiva.

En caso de requerirse ejecutar un proyecto no aprobado en el Presupuesto de Inversión anual, el

mismo se podrá llevar a cabo siempre que no se sobrepase el monto total del Presupuesto de
Inversión del año adicionado en el monto citado en el párrafo anterior

En el caso que se exceda ese agregado y no se pueda sustituir el proyecto por otro aprobado en el
Presupuesto de Inversión del año, se deberá contar con la aprobación previa de la Junta Directiva.

5.2. COMITÉ DE PROYECTOS

5.2.1. CONFORMACION DEL COMITÉ DE PROYECTOS

El Comité de Proyectos está conformado por las personas que ocupan los siguientes cargos:

Gerente General
Gerente Financiero
Gerencia de Operaciones
Gerencia de Supply Chain
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Gerencia de Mantenimiento
Gerencia Corporativa
Gerencia HSEQ
Dirección de Operaciones relacionada con el proyecto
Dirección de Mantenimiento si los proyectos en curso implican actividades de fabricaciones o
adecuaciones administradas por esta Dirección.
Dirección HSEQ

El Comité de Proyectos será presidido por la Gerencia de Operaciones y se reunirá como mínimo una
vez al mes para evaluación de la gestión de los proyectos de inversión.

La presencia de la Gerencia Financiera y/o de la Gerencia General en las reuniones del Comité de
Proyectos, será requerida en las reuniones donde se dé la aprobación final de un Proyecto de
Inversión, sus modificaciones en alcance, plazo y presupuesto y, la sustitución de un proyecto
incluido en el Presupuesto de Inversión del año por otro no incluido. En caso de que no sea posible
su asistencia, deberá aprobar, el acta del Comité en el cual se trató alguno de los temas arriba
mencionados.

El presupuesto de compra de activos será ejecutado por cada director o Gerente del área de acuerdo
con las necesidades de su operación, emitiendo las solicitudes de compra o las solicitudes de
servicios con la aprobación correspondiente.

La Gerencia de Supply Chain será responsable del seguimiento al Presupuesto de Inversión de la

Compañía y presentará periódicamente al Comité de Proyectos el avance consolidado de la gestión
de los Proyectos y el cumplimiento del Presupuesto de Inversión.

5.2.2. ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE PROYECTOS

Con base en la aprobación del Presupuesto de Inversión dada por la Junta Directiva, el Comité de
Proyectos ejecutará las siguientes actividades:

 Evaluar las prioridades dadas a cada proyecto de inversión y modificarlas de conformidad con las
necesidades de la Compañía.
 Aprobar el cronograma marco de ejecución del presupuesto de inversión, que será desarrollado
por la Gerencia de Supply Chain.
 Establecer las fechas de compra de los activos aprobados en el presupuesto.
 Revisar el flujo de caja del CAPEX para ajustarlo a las necesidades de la compañía y al
Presupuesto de Inversión.
 Designar un Líder de Proyectos para cada Proyecto de Inversión
 Designar un Interventor del proyecto.
 Dar las directrices generales que el Líder de Proyectos deberá tener en cuenta para su
desarrollo.
 Aprobar la formulación del Proyecto que presente el Director o Gerente que solicita la ejecución
del proyecto.
 Revisar y aprobar los diseños, especificaciones técnicas y aspectos legales en particular que
haya que tener en cuenta del Proyecto.
 Aprobar el cronograma y presupuesto final presentado por el Líder del Proyecto.
 Autorizar la asignación del Número de Identificación del Proyecto aprobado, mediante la
formalización del formato PW-DE-F-05 Autorización del presupuesto.

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 Revisar periódicamente la ejecución del Proyecto en la reunión mensual de revisión.

 Dar recomendaciones para la solución de los puntos críticos presentados por el Líder del
Proyecto en las reuniones de revisión.
 Aprobar las modificaciones en alcance, plazos y presupuesto de un Proyecto, siempre y cuando
no se incremente el valor global del Presupuesto de Inversión aprobado por la Junta Directiva.
 En los casos que swe requiera una modificación (aumento) del presupuesto, realizar la
correspondiente solicitud a la Junta Directiva.
 Aprobar la sustitución de un proyecto de inversión incluido en el Presupuesto de Inversión anual
por otro no incluido, siempre y cuando no se sobrepase el monto total aprobado por la Junta
Directiva para el año.
 Revisar el cierre y la evaluación final del Proyecto.

5.3. GESTION DE LOS PROYECTOS DE INVERSION.

El Líder del Proyecto asignado por el Comité de Proyectos, deberá formular detalladamente cada
aspecto a ser tenido en cuenta para la efectiva ejecución del Proyecto asignado, para lo cual deberá
desarrollar las siguientes actividades:

 Elaborar en conjunto con la Gerencias de Mantenimiento y Supply Chain el cronograma detallado

del proyecto, estableciendo las tareas a ejecutar, sus responsables y plazos de ejecución.
 Desarrollar conjuntamente con Ingeniería y Mantenimiento las especificaciones técnicas
requeridas para los equipos del proyecto que se deban enviar a fabricación, siguiendo el
procedimiento establecido para Normalización de las compras, la fabricación o construcción de
partes de los taladros de Petroworks.
 Revisar con la Gerencia Corporativa los requerimientos y costos de personal y capacitación.
 Revisar con la Gerencia de HSEQ los requerimientos y costos de los elementos de protección
personal y de seguridad del Proyecto.
 Revisar con la Gerencia de Supply Chain los requerimientos y costos de los equipos, materiales y
servicios requeridos para el Proyecto, incluyendo los planes de movilización y transporte de los
equipos.
 Consolidar el presupuesto detallado de los costos del Proyecto y su programación de pagos
requerido. (PW-DE-F-06 Matriz de Presupuesto de Inversión).
 Presentar al Comité de Proyectos el Cronograma detallado del Proyecto con su presupuesto para
la aprobación final y los documentos requeridos para la autorización de asignación del Número
de Identificación del Proyecto.
 Enviar a la Dirección Financiera el programa de pagos aprobado para el Proyecto a fin de que se
incluyan en las proyecciones de caja de la Compañía.
 Hacer seguimiento a los responsables de la ejecución de las tareas asignadas en el Proyecto.
 Aprobar las Solicitudes de materiales y servicios del Proyecto
 Revisar periódicamente los costos cargados al AFE del Proyecto para verificar su ejecución
presupuestal.
 Inspeccionar y recibir a satisfacción conjuntamente con Ingeniería, Mantenimiento y Servicios las
partes y equipos fabricados, reparados, certificados e inspeccionados.
 Presentar al Comité de Proyectos el Cronograma detallado de la ejecución del Proyecto,
incluyendo ejecución del presupuesto y una evaluación porcentual del avance acumulado a la
fecha, resaltando los puntos en ruta crítica que exijan dedicación de tiempo, recursos adicionales
o atención particular de alguna Gerencia de la Compañía, con sus recomendaciones.

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 Presentar para aprobación del Comité de Proyectos la explicación de las desviaciones iguales o
superiores al 10% del presupuesto aprobado, según le haya sido reportada por los ejecutores de
las contrataciones de compras y servicios asociados.
 Revisar el cumplimiento de los requerimientos contractuales del Cliente.
 Especificar conjuntamente con el Interventor del Proyecto las pruebas de calidad y
funcionamiento que se deben hacer a los equipos del Proyecto.
 Verificar conjuntamente con Mantenimiento y el Interventor la entrega y arranque del Proyecto.
 Presentar al Comité de Proyectos el informe de cierre y evaluación final del Proyecto.
 Para el caso de compra de activos, el Líder de Proyecto será el Gerente del área solicitante.

La Gerencia de Supply Chain será responsable por:

 Solicitar a la Dirección de Control y Gestión del Número de Identificación del Proyecto adjuntando
copia de los documentos aprobados por el Presidente del Comité de Proyectos y la Gerencia
Financiera o la Gerencia General.
 Tramitar las solicitudes de compra y las solicitudes de servicios que sean aprobadas por el
Director de Operaciones, el Líder del Proyecto y el Director o Gerente del área solicitante,
siempre y cuando se encuentren dentro del presupuesto de inversiones aprobado.
 Soporte y ayuda al Líder del Proyecto en el seguimiento y consecuentes alarmas del
presupuesto.

La Dirección de Control y Gestión será responsables de:

 Monitorear diariamente los costos reales Vs los costos presupuestados.

 Informe de seguimiento diario al Líder del proyectos
 Informe de seguimiento semanal al Comité de Proyectos.

El Interventor del Proyecto será el responsable de:

 Verificar el cumplimiento de los requerimientos legales y contractuales del proyecto.

 Realizar seguimiento al cumplimiento del cronograma de ejecución del proyecto.

5.4 CIERRE DE LOS PROYECTOS DE INVERSION

Una vez finalizada la entrega y arranque del Proyecto, el Líder del Proyecto informa al Área de
Activos Fijos y a la Dirección de Control y Gestión la fecha de puesta en marcha, y su recomendación
de cierre del AFE.

Con esta fecha, la Gerencia de Supply Chain deberá:

 Solicitar a la Dirección de Control y Gestión inactivar el Número de identificación del Proyecto

(AFE) para que no se le carguen costos de operación.
 Inventariar y marcar los equipos.
 Dar de alta los nuevos activos en el sistema de activos fijos, estableciendo su vida útil y tipo de
depreciación.

El Líder del Proyecto deberá:

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 Solicitar el informe de los costos cargados al AFE para revisión final y verificación contra el
presupuesto aprobado.
 Determinar y proponer los porcentajes de distribución de los gastos generales del AFE para cada
activo que debe ser capitalizado.
 Asegurar que todos los costos que no han sido facturados sean provisionados.
 Elaboración del informe de cierre y evaluación del Proyecto, con su información relevante,
presentando la explicación correspondiente para el caso de desviaciones superiores al 10%.

6. DOCUMENTOS APLICABLES.

PW-DE-F-03 Capex Sugerido

PW-DE-F-05 Autorización AFE
PW-DE-F-04 Presupuesto de Inversión
PW-DE-F-06 Matriz de Presupuesto de Inversión (MPI)

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CONTROL DE CAMBIOS

Cambio No. Fecha de Cambio Sección Resumen

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