PW-DE-M-02 Manual Del Sistema de Autocontrol y Gestión SAGRLAFT

MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL
RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO SAGRLAFT
PW-DE-M-02 VERSIÓN 1 Página 1 de 19
MANUAL DEL SISTEMA DE

AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL
RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
SAGRLAFT
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

MARIA ELENA
NOMBRE GILVER VIASUS GABRIEL ROSALES
MAHECHA
Auditor de Control y Director de Control y
CARGO Gerente General
Gestión Gestión
Este Documento es ORIGINAL. Se conserva en Medio Magnético, al imprimirse es una COPIA NO

CONTROLADA
TERRORISMO SAGRLAFT
INTRODUCCIÓN
La Junta Directiva y Representante Legal de Petroworks S.A.S, en aras de seguir

fortaleciendo las buenas prácticas corporativas, operativas, sociales y comerciales, que ya
se tienen en la actualidad, encaminadas a preservar el medio ambiente, la optimización de
recursos y la responsabilidad social empresarial, han querido por medio del SISTEMA DE
AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN
DEL TERRORISMO SAGRLAFT, generar en toda la organización, una cultura transversal
que prevenga el ingreso o salida de recursos provenientes o encaminados a patrocinar
actividades delictivas señaladas en el Código Penal Colombiano como lo son el lavado de
activos y la financiación del terrorismo.
1. OBJETIVO
Evitar que la Compañía se vea inmersa en cualquier tipo de situación que afecte el
cumplimiento de los objetivos estratégicos, a causa de la materialización de riesgos de
contagio, legales, reputacionales u operativos provenientes del lavado de activos o
financiación del terrorismo. Así mismo hace parte del objetivo, el cumplimiento de las
políticas, procedimientos y directrices descritos en este manual, con la finalidad de reducir
los riesgos de LA/FT.
2. ALCANCE
Los lineamientos y políticas impartidas en el presente manual y procedimientos

relacionados, aplican para todos los procesos de la Compañía en los que se presente el
factor de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo. Los grupos de interés
involucrados se detallan a continuación:
ACCIONISTAS
EMPLEADOS
CLIENTES
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
JUNTA DIRECTIVA
Es por esto que se hace de estricto cumplimiento sin excepción alguna, que las directrices
generadas en este manual, sean acatadas y aplicadas en toda transacción u operación que
se vaya a realizar con alguno de los grupos de interés o entre los mismos.

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3. MARCO NORMATIVO
 LEY 222 DE 1995

Faculta a la Superintendencia de sociedades para ejercer la vigilancia y control de
sociedades comerciales.
 DECRETO 1497 DE 2002
Empresas del sector real deben reportar a la UIAF operaciones sospechosas.
 CIRCULAR EXTERNA 100-00005 DE LA SUPERINTENDENCIA DE
SOCIEDADES DE JUNIO/2014
Las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que a 31 de
diciembre de 2013 registraron ingresos brutos iguales o superiores a 160.000
SMMLV tienen la obligación de adoptar el sistema de auto control y gestión del
riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
4. MARCO CONCEPTUAL
Conceptos y definiciones recopilados de información de entes gubernamentales nacionales e

internacionales y recomendaciones del GAFI y GAFISUD.
LAVADO DE ACTIVOS
ART. 323 DEL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO
El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o

administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de
migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión,
tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de
recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o
sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración
pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo, concierto para delinquir, o les
dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte
o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre
tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito.
FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
ART. 345 DEL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO
Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de

recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada: El que
directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o
guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye,
mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos

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armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o

extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas.
RECOMENDACIONES DEL GAFI Y GAFISUD
El Grupo de Acción Financiera (GAFI) es una organización intergubernamental, un

organismo que desarrolla y promueve políticas para proteger el sistema financiero mundial
contra el blanqueo de dinero, la financiación del terrorismo y la financiación de la
proliferación de armas de destrucción masiva.
Las Recomendaciones del GAFI se reconocen a nivel mundial para prevenir estos hechos y
generar en los países buenas prácticas de control.
ADMINISTRADORES: Son administradores, el Representante Legal, el liquidador, los

miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o
detenten esas funciones.
ASOCIADOS: Son los denominados socios o accionistas, es decir, aquellas personas que
ostentan la titularidad de las cuotas sociales, partes de interés o acciones en una sociedad
mercantil.
AUTOCONTROL: Es la voluntad del empresario y los administradores para detectar,

controlar y gestionar de manera eficiente y eficaz los riesgos a los que está expuesta su
empresa.
CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos,

prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las
operaciones, negocios o contratos que realice la empresa.
DEBIDA DILIGENCIA: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos
interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La
primera, se concibe como el actuar con el cuidado que sea necesario para reducir la
posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las
respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido
más económico y más proactivo, se identifica como el conjunto de procesos necesarios
para poder adoptar decisiones suficientemente informadas.
DEBIDA DILIGENCIA AVANZADA: Equivale a la definición anterior, pero con un nivel

mayor de cuidado, diligencia e investigación.
EMPRESA: Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras según

la definición del Código de Comercio, las empresas unipersonales regidas por la Ley 222
de 1995, la sociedad por acciones simplificada según la Ley 1258 de 2008 y las demás
personas jurídicas que estén bajo vigilancia de la Superintendencia de Sociedades.

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EVENTO: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo

particular de tiempo.
FUENTES DE RIESGO: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una empresa,
que se deben tener en cuenta para identificar las situaciones que puedan generarlo en las
operaciones, negocios o contratos que realiza el ente económico.
Para efectos de este manual se tendrán en cuenta los siguientes:
a. Contraparte: Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de
negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Es decir, accionistas, socios,
empleados, clientes y proveedores de bienes y servicios.
b. Productos: Bienes y servicios que ofrece o compra una empresa en desarrollo de su
objeto social.
c. Canales de distribución: Medios que utiliza la empresa para ofrecer y comercializar sus
bienes y servicios, como por ejemplo establecimientos comerciales, venta puerta a
puerta, internet o por teléfono.
d. Jurisdicción territorial: Zonas geográficas identificadas como expuestas al riesgo de
LA/FT en donde el empresario ofrece o compra sus productos.
GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA INTERNACIONAL – GAFI -: Organismo

intergubernamental establecido en 1989, cuyo mandato es fijar estándares y promover la
implementación efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el
lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación y
otras amenazas a la integridad del sistema financiero.
GESTIÓN DEL RIESGO DE LA/FT: Consiste en la adopción de políticas que permitan

prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.
HERRAMIENTAS: Son los medios que utiliza una empresa para prevenir que se presente
el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones intentadas, inusuales o sospechosas.
Dentro de dichas herramientas se pueden mencionar, entre otras, las señales de alerta,
indicadores de operaciones inusuales, programas para administración de riesgos
empresariales y hojas electrónicas de control.
LISTAS NACIONALES E INTERNACIONALES: Relación de personas y empresas que, de

acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de
lavado de activos o financiación del terrorismo como lo son las listas del Consejo de
Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente,
pueden ser consultadas, las listas OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras.

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MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL: Según el tipo societario, será la junta de socios o asamblea
general de accionistas y está conformado por todos los socios o accionistas de una
empresa.
MONITOREO: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia

y eficacia de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y
debilidades para recomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados
esperados.
OMISIÓN DE DENUNCIA: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos

señalados en el artículo 441 del Código Penal y no denunciarlos (Genocidio,
desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro
extorsivo o extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias
sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos
relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato y lavado de
activos.
OPERACIÓN INTENTADA: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de

una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se
perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los
controles establecidos o definidos no permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que
ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF.
OPERACIÓN INUSUAL: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con

la actividad económica de los clientes, o que por su monto, por las cantidades transadas o
por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.
OPERACIÓN SOSPECHOSA: Es aquella que por su número, cantidad o características no

se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o
de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la
actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones
tienen que ser reportadas única y exclusivamente a la UIAF.
PERSONAS EXPUESTAS POLÍTICAMENTE: Son personas nacionales o extranjeras que

por razón de su cargo manejan recursos públicos o detentan algún grado de poder público.
POLÍTICA: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención

y el control del riesgo de LA/FT en la empresa. Deben hacer parte del proceso de gestión
del riesgo de LA/FT.

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REPORTES INTERNOS: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa y pueden

ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga
conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.
RIESGO DE LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una empresa al
ser utilizada para cometer los delitos de lavado de activos o financiación del terrorismo.
SEÑALES DE ALERTA: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican

un mayor análisis.
UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF - : Es la unidad

administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene
como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el
lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de
reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
CONFLICTO DE INTERÉS: Situación que se le presenta a una persona, en razón de su

actividad, con distintas alternativas de conducta y con relación a intereses incompatibles,
ninguna de las cuales puede recomendar en razón a sus obligaciones legales y
contractuales.
RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede tener directa
o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el
relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de
ejercer influencia sobre la entidad.
RIESGO INHERENTE: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el

efecto de los controles.
RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser

sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de
normas o regulaciones y obligaciones contractuales.
RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o

inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por
la ocurrencia de acontecimientos externos.
RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por

desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus
prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos
judiciales.

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5. POLÍTICAS SAGRLAFT
-Petroworks S.A.S no entablará relación de ningún tipo con personas naturales o jurídicas
cuando se identifiquen riesgos de: Contagio, Legal, Reputacional u Operacional en los
recursos o bienes de las contra partes relacionados con el lavado de activos y financiación
del terrorismo.
-Todo proceso de vinculación, selección o acuerdo comercial, con posibles empleados,

proveedores, contratistas, clientes, socios o miembros de Junta Directiva, debe contar con
un conocimiento del tercero por medio de los documentos o soportes mínimos que
relaciona cada procedimiento según el tipo de relación a entablar. Así mismo toda persona
natural o jurídica será consultada en la base de datos establecida por Petroworks S.A.S
para prevención de LA/FT.
- No existirá excepción alguna con los terceros para el suministro de información

contemplada en los formatos y procedimientos de selección, vinculación o contratación,
salvo las excepciones que permitan la ley o la Junta Directiva.
- Todos los empleados de Petroworks S.A.S, estarán obligados a cumplir con la totalidad
de las directrices y procedimientos contenidos en el presente Manual, así mismo informar
oportunamente al Oficial de Cumplimiento las operaciones inusuales o sospechosas
identificadas. Cualquier incumplimiento u omisión de los controles aquí establecidos será
calificado como práctica insegura y tendrá sanciones de carácter administrativo, que podrán
acarrear la terminación con justa causa del contrato de trabajo sin que haya lugar a ningún
tipo de indemnización.
- Todos los empleados que realicen consultas en listas restrictivas y reportes de

información a la UIAF, estarán obligados a tener absoluta reserva y confidencialidad de los
resultados obtenidos.
6. RESPONSABLES DEL SAGRLAFT
6.1 DE CUMPLIMIENTO
Junta Directiva
6.2 DE GESTIÓN
Representante Legal
Oficial de Cumplimiento
6.3 DE CONTROL
Revisoría Fiscal
Dirección de Control y Gestión
6.4 DE EJECUCIÓN
Todos los procesos involucrados en el SAGRLAFT

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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SAGRLAFT
JUNTA DIRECTIVA
REPRESENTANTE
LEGAL
DIRECCIÓN DE OFICIAL DE REVISORÍA

CONTROL Y GESTIÓN CUMPLIMIENTO FISCAL
GERENTES DE PROCESO
DIRECTORES
COORDINADORES Y DEMÁS FUNCIONARIOS DE TODAS LAS ÁREAS DE LA COMPAÑÍA
8. RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES DEL SAGRLAFT
JUNTA DIRECTIVA
 Estudio y aprobación de la política del SAGRLAFT de la compañía.

 Determinar la frecuencia de los informes que debe presentar el Representante
Legal.
 Recomendar mejoras al SAGRLAFT cuando lo consideren necesario.
 Exigir el cumplimiento del SAGRLAFT.
 Conocer, revisar y efectuar comentarios a los informes sobre revisión del
SAGRLAFT presentados por la Gerencia, Oficial de Cumplimiento y equipos de
Auditoría interna.
 Verificar que la empresa asigne los recursos necesarios para implementar y
mantener el SAGRLAFT.
REPRESENTANTE LEGAL
 Diseño e implementación del SAGRLAFT.

 Presentación a la Junta Directiva del proyecto de SAGRLAFT.
 Hacer cumplir la política de prevención y control de lavado de activos y
financiación del terrorismo aprobada por la Junta Directiva.
 Suministrar los recursos tecnológicos y físicos necesarios para la
implementación del SAGRLAFT.
 Presentar informes periódicos a la Junta Directiva sobre la implementación,
desarrollo y avances del SAGRLAFT.

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 Divulgar y capacitar a todos los funcionarios con el fin de dar cumplimiento a la

política de SAGRLAFT.
 Atender los requerimientos o recomendaciones realizadas por el ente de
control, asociadas y Junta Directiva, para su adecuado cumplimiento.
 Designar el Oficial de Cumplimiento.
 Revisar y establecer acciones sobre los hallazgos/recomendaciones de los
informes presentados por el Oficial de Cumplimiento o Grupos de Auditoría.
 Revisar y actualizar las políticas y procedimientos en línea con los
perfilamientos de riesgo establecidos.
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
 Rendir informes al Representante Legal sobre sobre la implementación,

desarrollo y avances del SAGRLAFT.
 En el evento en que el Representante Legal no otorgue debida importancia y
colaboración a los informes que presente, debe acudir directamente a la Junta
Directiva.
 Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de la política y lineamientos del
SAGRLAFT.
REVISORÍA FISCAL
 Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de la política del SAGRLAFT.

 Informar al Representante Legal cualquier evento que genere riesgo en el
cumplimiento de la política de SAGRLAFT.
Directiva.
DIRECCIÓN DE CONTROL Y GESTIÓN
 Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de la política del SAGRLAFT.

 Informar al Representante Legal cualquier evento que genere riesgo en el
cumplimiento de la política de SAGRLAFT.
Directiva.
PROCESOS DE LA COMPAÑÍA
 Cumplir a cabalidad los lineamientos establecidos en la política del SAGRLAFT.

Proceso de Operaciones
Proceso de Recurso Humano
Proceso de Supply Chain
Proceso Financiero
Proceso de Hseq
Proceso de Mejora Continua

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9. PROCEDIMIENTOS DE SOPORTE AL SAGRLAFT
Los siguientes procedimientos internos se tienen en la actualidad y coadyuvan al

fortalecimiento del SAGRLAFT:
PW-FI-P-01 Procedimiento de caja menor.

PW-FI-P-03 Procedimiento para pago a proveedores.
PW-SER-P-04 Procedimiento de compras de servicios.
PW-CI-P-01 Procedimiento de compra de materiales.
PW-CI-P-03 Procedimiento de importaciones.
PW-GAF-P-07 Procedimiento para compra o contratación de la fabricación de partes
para los taladros.
PW-MA-P-04 Procedimiento para el manejo de combustible en equipos de perforación.
PW-HSEQ-P-04 Procedimiento manejo de contratistas.
PW-HSEQ-P-43 Procedimiento de selección y evaluación de proveedores HSEQ.
PW-CI-P-02 Procedimiento de registro, selección y evaluación de proveedores y
contratistas.
PW-SER-P-01 Procedimiento para contratación, inspección y operación de vehículos.
Política de conflicto de intereses.ir al SIG
PW-AD-P-01 Procedimiento de reclutamiento y selección de personal.
PW-AD-P-02 Procedimiento de contratación de personal.
PW-AD-P-04 Procedimiento de inducción y reinducción corporativa.
10. RECURSOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA EL SAGRLAFT
Como recurso tecnológico Petroworks S.A.S cuenta con un acceso web de consulta en
las bases de datos de Personas Públicamente Expuestas (PEP´S) y a la de listas
restrictivas o vinculantes nacionales e internacionales del software Inspektor; en el cual
se tiene de manera actualizada una fuente que incluye organismos nacionales e
internacionales. Así mismo, el software contable Enterprise, será una fuente de
información complementaria para el análisis de transacciones por tercero.
Las listas contenidas en Inspektor son:
1. Liquidación obligatoria
2. Acuerdo de restructuración en ejecución
3. Acuerdo de restructuración en trámite
4. Lista OFAC
5. Terroristas de E.T.A y YIHADISTA
6. Concordato
7. Boletines Procuraduría General de la Nación
8. Consejo de seguridad ONU
9. Reorganización empresarial
10. Personas públicamente expuestas
11. Sanciones del Consejo Profesional de Ingenieros
12. Buscados por la justicia colombiana

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13. Ley 975 – Justicia y paz

14. Sociedades en liquidación judicial
15. Secuestro
16. Operación lavado de activos, narcotráfico y testaferrato
17. Más buscados por la DEA
18. Más buscados por el FBI
19. Más buscados por la Interpol
20. Extraditables en las cárceles
21. Responsables fiscales
22. Extorsión
23. Tráfico de armas
24. Tráfico de emigrantes
25. Trata de personas
26. Enriquecimiento ilícito
27. Rebelión, Autodefensas y BACRIM
28. Delitos contra el sistema financiero
29. Terrorismo
30. Administra recursos públicos
31. Tienen un grado de poder público
32. Acuerdos de restructuración que salieron de acuerdos
33. Corrupción
34. Personas fallecidas e identificadas por medicina legal convenio 01 de 2010
35. Sanciones de la Unión Europea
36. Empresas y personas en ejercicio ilegal de actividad financiera
37. Sanciones del Banco Interamericano de Desarrollo
38. Boletín de deudores morosos del DNE
39. Sanciones a personas y sociedades por la Junta Central de Contadores
40. Sanciones impuestas por Consejo Superior de la Judicatura
41. Sentencias de competencia desleal
La lista No. 7 de la Procuraduría General de la Nación, está limitada a la información

fuente obtenida a través de boletines que publica el referido órgano de control en su
página web www.procuraduria.gov.co, la cual no corresponde al servicio de consulta
por número de identidad de antecedentes disciplinarios que públicamente administra el
grupo SIRI, departamento adscrito a la mencionada entidad. Es por esto que adicional
a la consulta en las 41 listas, se debe realizar la búsqueda de antecedentes
disciplinarios en la página de la Procuraduría.
11. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS PARA LOS GRUPOS DE INTERÉS
11.1 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
El Oficial de Cumplimiento o quien haga sus veces, será el funcionario principal de

seguimiento, control, monitoreo y veedor del cumplimiento de todas las políticas,
lineamientos, procedimientos, estándares y formatos que tengan relación con el
SAGRLAFT. De esta manera, serán responsabilidades y funciones del Oficial de
Cumplimiento:

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 La medición del riesgo de LA/FT inherente y los controles correspondientes.

 El análisis de la eficacia de los controles existentes.
 La planificación de las autoevaluaciones de SAGRLAFT en los procesos.
 La solicitud de acciones correctivas y preventivas o tratamientos relacionados con
el riesgo LA/FT.
 Determinar operaciones inusuales, sospechosas o intentadas, a fin de darle a
cada una el trámite correspondiente, identificar sus causas y efectos y prevenir
una posible acción que afecte a Petroworks por LA/FT. Esto dejando documentado
cada caso y trámite.
 Verificar que cada proceso según corresponda, haya verificado en listas
restrictivas las personas jurídicas o naturales que sean candidatos para ingresar a
Petroworks S.A.S y determinar el riesgo cuando se identifique a un tercero en
estas listas. En los casos en que el proceso no esté facultado para hacer la
consulta en listas, el Oficial de Cumplimiento será el filtro de consulta y se
encargará de reportar oportunamente al Representante Legal los casos que
ameriten detener el proceso de selección o contratación.
 Periódicamente (mínimo una vez por año), se realizará una nueva verificación en
listas restrictivas del personal o tercero vinculado con Petroworks S.A.S
 Para los proveedores de transporte terrestre, el área de transportes de Petroworks
S.A.S, solicitará con anterioridad los datos del transportador y los enviará al Oficial
de Cumplimiento para que se haga la consulta en listas restrictivas.

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11.2 ACCIONISTAS
Antes de admitir nuevos accionistas, sea persona jurídica o natural, se consultarán en las
listas restrictivas a los posibles accionistas o socios que tengan el 5% o más del capital
social, al Representante Legal y a los miembros de Junta Directiva, previo consentimiento
firmado.
Para la vinculación de nuevos accionistas se solicitará:

Certificado de existencia y representación legal.
Certificación de la participación en el capital de accionistas que tengan el 5% o más en el
capital social, firmada por Revisor Fiscal; aplica para aquellas compañías que en su
certificado de Cámara de Comercio no lo informe.
11.3 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Encaminados al conocimiento del candidato, Petroworks S.A.S cuenta con los

procedimientos PW-AD-P-01 Procedimiento de reclutamiento y selección de personal y
PW-AD-P-02 Procedimiento de contratación de personal que brindan controles para
identificar posibles contrataciones de personal vinculado al lavado de activos y
financiación del terrorismo.
11.3.1 SELECCIÓN
Antes de la selección de cualquier candidato, sin excepción alguna, se realizará consulta

de antecedentes disciplinarios en la página web de la Policía Nacional, así mismo se
verificará que el candidato no esté reportado en la base de datos establecida por
Petroworks S.A.S para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo. Esto
previo consentimiento firmado por el aspirante en el formato designado por el Área de
selección.
En el evento en que se identifique relación de algún candidato con lavado de activos o

financiación del terrorismo de acuerdo a las listas restrictivas de la base de datos
establecida por Petroworks S.A.S, el funcionario de selección detiene el proceso y debe
informar inmediatamente a su jefe superior y al Oficial de Cumplimiento, adjuntando el
reporte emitido por la entidad u órgano que lo certifique.
El Oficial de Cumplimiento junto con el Director del proceso revisarán el caso reportado
evaluando el riesgo de acuerdo al tipo de lista restrictiva y determinarán el paso a seguir.
Teniendo en cuenta que no todas las listas son determinantes de LA/FT, se debe tener
certeza de que existe riesgo de LA/FT antes de generar alguna conclusión o exclusión de
personal que pueda afectar a Petroworks S.A.S.
El Oficial de Cumplimiento informará a la UIAF y al Representante Legal el evento

presentado cuando este represente riesgo de LA/FT.

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11.3.2 CONTRATACIÓN
Al contratar se hará firmar a cada trabajador una certificación donde manifieste que no
hace parte de lavado de activos o financiación del terrorismo.
11.3.3 PERSONAL YA VINCULADO
Al personal vinculado antes de la puesta en marcha del SAGRLAFT, se le realizará una

actualización y verificación de sus datos en listas restrictivas. Esto previo consentimiento
firmado por el trabajador.
Con el fin de verificar los antecedentes de los trabajadores, la empresa realizará por lo
menos una actualización anual de los datos de cada trabajador con base en las listas
restrictivas.
11.4 SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Encaminados al conocimiento del proveedor, Petroworks S.A.S cuenta con los siguientes
procedimientos que brindan controles para identificar y evitar posibles contrataciones de
proveedores o contratistas vinculados al lavado de activos y financiación del terrorismo:
PW-SER-P-04 Procedimiento de compras de servicios.

PW-CI-P-01 Procedimiento de compra de materiales.
PW-CI-P-03 Procedimiento de importaciones.
PW-GAF-P-07 Procedimiento para compra o contratación de la fabricación de partes
para los taladros.
PW-HSEQ-P-04 Procedimiento manejo de contratistas.
PW-HSEQ-P-43 Procedimiento de selección y evaluación de proveedores HSEQ.
PW-CI-P-02 Procedimiento de registro, selección y evaluación de proveedores y
contratistas.
PW-SER-P-01 Procedimiento para contratación, inspección y operación de vehículos.
Política de conflicto de intereses.
11.4.1 SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN
Antes de la selección y contratación de cualquier proveedor o contratista, sin excepción

alguna, se realizará consulta en la base de datos establecida por Petroworks S.A.S para
el control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
En el evento en que se identifique relación de algún proveedor o contratista con lavado de

activos o financiación del terrorismo, el funcionario de servicios o compras detiene el
proceso y debe informar inmediatamente a su jefe inmediato y al Oficial de Cumplimiento,
adjuntando el reporte emitido por la entidad u órgano que lo certifique.

presentado.

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Así mismo se diligenciará el formato de identificación de proveedores y contratistas PW-

CI-F-02 adjuntando los soportes que se requieren y, firma del anexo de declaración de
prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
11.4.2 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS YA VINCULADOS
A los proveedores y contratistas vinculados antes de la puesta en marcha del SAGRLAFT,

se les realizará una actualización de documentos y verificación de sus datos en listas
restrictivas.
Con el fin de verificar la idoneidad de proveedores y contratistas, la empresa realizará por

lo menos una actualización anual de los datos de cada proveedor con base en las listas
restrictivas.
11.5 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Para los clientes se solicitará el Certificado de Cámara y Comercio, se realizará

verificación en listas restrictivas y, para clientes diferentes a operadoras se pedirá
certificación en la que se haga constar que se cuenta con mecanismos de prevención y
control que les permita mitigar de manera efectiva los riesgos inherentes al lavado activos
y financiación del terrorismo.
Dicha certificación debe ser actualizada mínimo una vez al año.
En el evento en que se identifique relación de algún cliente con lavado de activos o

financiación del terrorismo, el funcionario del Área Comercial detiene el proceso y debe
informar inmediatamente a su jefe inmediato y al Oficial de Cumplimiento, adjuntando el
reporte emitido por la entidad u órgano que lo certifique.

presentado.
11.6 JUNTA DIRECTIVA
Se consultarán en listas restrictivas previa autorización del miembro de Junta.
11.7 OPERACIONES DE TESORERIA
Petroworks S.A.S cuenta con los siguientes procedimientos que brindan controles para
prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo:
PW-FI-P-01 Procedimiento de caja menor.

PW-FI-P-03 Procedimiento para pago a proveedores.
El área de Tesorería sólo iniciará relaciones comerciales con entidades financieras

nacionales o extranjeras, que estén vigiladas por el órgano de control competente y que
sean de reconocida trayectoria.

CONTROLADA
TERRORISMO SAGRLAFT
Se pedirá a la entidad financiera certificación en la que se haga constar que se cuenta con
mecanismos de prevención y control que les permita mitigar de manera efectiva los
riesgos inherentes al lavado activos y financiación del terrorismo.
Dicha certificación debe ser actualizada mínimo una vez al año.
No se entablarán relaciones comerciales con entidades que estén ubicadas en paraísos

fiscales determinados por el Ministerio de Hacienda o la DIAN.
Para entidades no vigiladas por la Superintendencia financiera que ofrecen productos

financieros, adicional a los controles mencionados y los que especifiquen los
procedimientos, se solicitará autorización a la Gerencia Financiera para vinculación de
contra parte.
Para cesión de derechos, adicional a los controles mencionados y los que especifiquen
los procedimientos se deberá tener:
* Endoso firmado por el Representante Legal.

* Se solicitará al nuevo beneficiario los documentos para su creación:
-Certificado de Cámara de Comercio
- RUT
- Certificación bancaria.
- Formato de certificación de que no pertenece a LA/FT.
* Se verificará en listas restrictivas.
* Si es un endoso para proveedor del exterior se consultará en listas restrictivas.
Aplica como una política de Tesorería, no realizar pagos a terceros diferentes al

beneficiario de la obligación, a menos que se realice una cesión de derechos que
contemple la documentación y controles mencionados.
Para giros en efectivo a personal en zonas de conflicto debido a que no existen entidades
bancarias y se gira el dinero a un ente de transacciones de efectivo, Tesorería verificará
que las transacciones en efectivo por persona no superen los $10.000.000 Millones, y si lo
excede se hará reporte de egresos en efectivo.
12. SOCIALIZACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL SAGRLAFT
El Representante Legal de Petroworks S.A.S emitirá comunicación a toda la organización,

y grupos de interés, informando la implementación y obligatoriedad del cumplimiento del
SAGRLAFT. Así mismo cada vez que se realice algún cambio o adición se oficializará a
todos los niveles.
Al ingreso de cada empleado en la inducción corporativa se divulgará el SAGRLAFT.

Al ingreso de cada cliente, proveedor o contratista, sea persona natural o jurídica
mediante plegable se informa sobre el SAGRLAFT.
Se designará un equipo de funcionarios para socializar y capacitar a las áreas
involucradas en el SAGRLAFT.

CONTROLADA
TERRORISMO SAGRLAFT
13. TENENCIA DOCUMENTAL
Todos los documentos y soportes del SAGRLAFT se deberán tener como mínimo por un
término de cinco (5) años. Cualquier archivo de soportes o envío al área documental de
Petroworks S.A.S, debe contar con la autorización del oficial de cumplimiento.
14. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT
Para la identificación del riesgo, se evalúan todos los procesos de la Compañía,

describiendo los de mayor riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, y con
acompañamiento del dueño del proceso se identifican y ponderan los riesgos, generando
mecanismos de control y responsables.
Para dicha ponderación se utiliza el siguiente mapa térmico.
15. RESERVA
La información obtenida en el desarrollo de los procedimientos que conforman el sistema

de riesgos de LA/FT, está sometido a reserva, lo que significa que la misma sólo podrá
ser conocida por la UIAF previo requerimiento. En consecuencia, los trabajadores de
Petroworks S.A.S que tienen responsabilidades asignadas en el presente manual, están
en la obligación de custodiar y limitar el uso de la misma a los fines estrictamente
establecidos.

CONTROLADA
TERRORISMO SAGRLAFT
CONTROL DE CAMBIOS
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No. Cambio

CONTROLADA

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MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL

RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

MANUAL DEL SISTEMA DE

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Este Documento es ORIGINAL. Se conserva en Medio Magnético, al imprimirse es una COPIA NO

La Junta Directiva y Representante Legal de Petroworks S.A.S, en aras de seguir

Los lineamientos y políticas impartidas en el presente manual y procedimientos

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 LEY 222 DE 1995

Conceptos y definiciones recopilados de información de entes gubernamentales nacionales e

ART. 323 DEL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO

El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

ART. 345 DEL CÓDIGO PENAL COLOMBIANO

Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de

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armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o

RECOMENDACIONES DEL GAFI Y GAFISUD

El Grupo de Acción Financiera (GAFI) es una organización intergubernamental, un

ADMINISTRADORES: Son administradores, el Representante Legal, el liquidador, los

AUTOCONTROL: Es la voluntad del empresario y los administradores para detectar,

CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos,

DEBIDA DILIGENCIA AVANZADA: Equivale a la definición anterior, pero con un nivel

EMPRESA: Las sociedades comerciales y las sucursales de sociedades extranjeras según

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EVENTO: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo

Para efectos de este manual se tendrán en cuenta los siguientes:

GRUPO DE ACCIÓN FINANCIERA INTERNACIONAL – GAFI -: Organismo

GESTIÓN DEL RIESGO DE LA/FT: Consiste en la adopción de políticas que permitan

LISTAS NACIONALES E INTERNACIONALES: Relación de personas y empresas que, de

Este Documento es ORIGINAL. Se conserva en Medio Magnético, al imprimirse es una COPIA NO

MONITOREO: Es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia

OMISIÓN DE DENUNCIA: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos

OPERACIÓN INTENTADA: Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de

OPERACIÓN INUSUAL: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con

OPERACIÓN SOSPECHOSA: Es aquella que por su número, cantidad o características no

PERSONAS EXPUESTAS POLÍTICAMENTE: Son personas nacionales o extranjeras que

POLÍTICA: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención

Este Documento es ORIGINAL. Se conserva en Medio Magnético, al imprimirse es una COPIA NO

REPORTES INTERNOS: Son aquellos que se manejan al interior de la empresa y pueden

SEÑALES DE ALERTA: Son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO – UIAF - : Es la unidad

CONFLICTO DE INTERÉS: Situación que se le presenta a una persona, en razón de su

RIESGO INHERENTE: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el

RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser

RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o

RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por

Este Documento es ORIGINAL. Se conserva en Medio Magnético, al imprimirse es una COPIA NO

-Todo proceso de vinculación, selección o acuerdo comercial, con posibles empleados,

- No existirá excepción alguna con los terceros para el suministro de información

- Todos los empleados que realicen consultas en listas restrictivas y reportes de

6. RESPONSABLES DEL SAGRLAFT

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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SAGRLAFT

DIRECCIÓN DE OFICIAL DE REVISORÍA

8. RESPONSABILIDADES DE LOS INTERVINIENTES DEL SAGRLAFT

 Estudio y aprobación de la política del SAGRLAFT de la compañía.

 Diseño e implementación del SAGRLAFT.

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 Divulgar y capacitar a todos los funcionarios con el fin de dar cumplimiento a la

 Rendir informes al Representante Legal sobre sobre la implementación,

 Monitoreo y seguimiento al cumplimiento de la política del SAGRLAFT.

DIRECCIÓN DE CONTROL Y GESTIÓN