AP09-AA10-EV03.

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE USUARIO Y MANUAL DE

CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA.

PRESENTADO POR:

JHON JAIRO SALAMANCA PACHECO

 TABLA DE CONTENIDO

1° INTRODUCCIÓN.................................................................................1

2° OBJETIVO...........................................................................................1

3° CONVENCIONES.................................................................................1

4° ESPECIFICACIONES TECNICAS..........................................................2

4.1 Módulo Iniciar Sesión............................................................................3

4.2 Módulo Registro de Usuarios..................................................................4

4.3 Módulo Registro de Clientes...................................................................5

4.4 Modulo de Proveedores.........................................................................6

4.5 Módulo Ingreso de Productos.................................................................7

4.6 Modulo Generar Venta...........................................................................8

5° INGRESO A LA APLICACIÓN WEB......................................................9

5.1 Registro de Usuarios...........................................................................10

5.2 Registro de Clientes............................................................................14

5.3 Registro de Proveedores......................................................................18

5.4 Ingreso de Productos..........................................................................22

5.5 Ventas..............................................................................................24

6° CONSIDERACIONES.........................................................................27

7° GLOSARIO........................................................................................27
 MANUAL DE USUARIO

1° INTRODUCION

Este módulo de ventas es un software que nos permite obtener un adecuado

manejo de la información, creando pautas para tener el control adecuado de las
diferentes áreas del sistema como las son: inicio de sesión, registro de usuarios,
registro de clientes, registro de proveedores, ingreso de productos y facturas de
venta, a su vez clasificar todas aquellas operaciones contables y financieras del día
a día para poder generar informes finales de forma oportuna y la verificación del
funcionamiento de la empresa.

Este Módulo de Ventas va orientado a dos esquemas de venta, uno es el de venta

con despacho, orientado a empresas cuyas operaciones se realizan a través de
despachos parciales en base a una orden de pedido.

2° OBJETIVO

El objetivo de este manual es el de brindar una comunicación técnica y asistencia a

todos los usuarios que usaran el sistema de información, adema de proporcionar la
información necesaria para su utilización.

3° CONVENCIONES

MDV: Acrónico que hace referencia al sistema de información (Modulo de ventas).

PHP: (acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un lenguaje de

código abierto muy popular especialmente adecuado para el desarrollo web y que
puede ser incrustado en HTML

XAMPP: es un paquete de software libre, que consiste principalmente en el

sistema de gestión de bases de datos MySQL, el servidor web Apache y los
intérpretes para lenguajes de script PHP y Perl. El nombre es en realidad un
acrónimo: X (para cualquiera de los diferentes sistemas operativos), Apache,
MariaDB/MySQL, PHP, Perl.

HTML: siglas en inglés de HyperText Markup Language, hace referencia al

lenguaje de marcado para la elaboración de páginas web.

WAMPSERVER: es el acrónimo usado para describir un sistema de infraestructura

de Internet que usa las siguientes herramientas: Windows como sistema

1
operativo; Apache, como servidor web; MySQL, como gestor de bases de datos;
PHP, Perl, o Python, como lenguajes de programación.

S.O: es el acrónico de sistema operativo que es el software principal o conjunto de

programas de un sistema informático que gestiona los recursos de hardware y
provee servicios a los programas de aplicación de software, ejecutándose en modo
privilegiado respecto de los restantes.

SQL: es un lenguaje de dominio específico utilizado en programación, diseñado

para administrar, y recuperar información de sistemas de gestión de bases de
datos relacionales.

MySQL: es un sistema de gestión de bases de datos relacional desarrollado bajo

licencia dual: Licencia pública general/Licencia comercial por Oracle Corporation y
está considerada como la base de datos

MariaDB: es un sistema de gestión de bases de datos derivado de MySQL con

licencia GPL. Es desarrollado por Michael Widenius —fundador de MySQL—, la
fundación MariaDB y la comunidad de desarrolladores de software libre.

BBDD: Es el acrónico de base de datos, que es una colección de datos

organizados y estructurados según un determinado modelo de información que
refleja la relación entre ellos.

4° ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

MDV es una aplicación web que se desarrolló utilizando PHP (versión 7.4.1)
lenguaje de scripting (lenguaje interpretado). Se requiere de un servidor web para
alojar la aplicación. Hay diferentes paquetes de software que se pueden utilizar
para ejecutar MVD como lo son XAMPP, WAMPSERVER por mencionar algunos.

MDV se ejecuta sin modificaciones, bajo S.O como, Linux, Windows, Mac Os y
otros sistemas que soportan PHP, incluyendo la mayoría de proveedores de
almacenamiento en internet.

Los datos son almacenados en una sola base de datos SQL (Lenguaje
estructurado). Hace uso total de abstracción de la base de datos, para que los
instaladores puedan elegir entre alguno de los diversos tipos de servidores de
bases de datos (Oracle y Microsoft SQL server son dos ejemplos de sistemas

2
administradores de datos).

MDV se compone de seis módulos que a continuación, haremos la descripción de

cada uno de ellos, con base en los casos de uso del sistema:

4.1 MÓDULO INICIAR SESIÓN

Caso de uso Iniciar Sesión

Descripción Este Módulo se encarga de validar al usuario para

entrar en el sistema con su respectivo usuario y
contraseña

Precondición El usuario debe estar registrado en el sistema, con su

respectivo usuario y contraseña

paso Acción

1 El sistema solicita usuario y contraseña.

2 El actor introduce usuario y contraseña.

secuencia 3 El sistema confirma los datos.

4 El sistema lo envía al módulo principal

Post condición El sistema deberá validar el usuario y contraseña,

enviar mensajes de error o advertencia siempre y
cuando los datos no sean correctos, posterior mente
dar ingreso al módulo principal del sistema

Acción

3 El sistema comprueba la validez de los datos,

si los datos no son correctos envía un
Excepciones
mensaje al actor permitiéndole que lo corrija.

4.2 MÓDULO REGISTRO DE USUARIOS

3
Caso de uso Registro de usuarios

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro de los

diferentes usuarios, que harán uso del sistema de
información.

Dichos usuarios solo podrán ser registrados por el

administrador del sistema de información.

Precondición El usuario (administrador) debe estar registrado en el

sistema, con su respectivo usuario y contraseña

pas Acción
o

1 El sistema solicita al usuario: Nombre, Correo,

Usuario, Clave y tipo de Usuario.
2 El actor introduce los datos solicitados
secuencia
3 El sistema confirma los datos.

4 El sistema registrara los datos correspondientes

en la BBDD

Post condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el

formulario, y posteriormente hacer el registro en la
base de datos.

Acción

3 El sistema comprueba la validez de los datos, si

los datos son correctos envía un mensaje de
Excepciones
validación al actor, de lo contrario envía un
mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

4
4.3 MÓDULO REGISTRO DE CLIENTES

Caso de uso Registro de Clientes

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso

de los nuevos clientes, almacenando la información
descrita en el ítem de entradas.

Precondición Los usuarios que van a ser el registro deben a ver

ingresado previamente al sistema y llenar todos los
campos descritos en el formulario.

pas Acción
o

1 El sistema solicita al usuario: Nit, Nombre,

Teléfono, Direccion.
2 El actor introduce los datos solicitados
secuencia
3 El sistema confirma los datos.

4 El sistema registrara los datos correspondientes

en la BBDD

Post condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el

formulario, y posteriormente hacer el registro en la
base de datos.

Acción

3 El sistema comprueba la validez de los datos, si

los datos son correctos envía un mensaje de
Excepciones
validación al actor, de lo contrario envía un
mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

5
4.4 MODULO REGISTRO DE PROVEEDORES

Caso de uso Registro de Proveedores

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso

de los nuevos Proveedores, almacenando la
información descrita en el ítem de entradas.

Precondición Los usuarios que van a ser el registro deben a ver

ingresado previamente al sistema y llenar todos los
campos descritos en el formulario.

pas Acción
o

1 El sistema solicita al usuario: Proveedor,

Contacto, Teléfono, Direccion.
2 El actor introduce los datos solicitados
secuencia
3 El sistema confirma los datos.

4 El sistema registrara los datos correspondientes

en la BBDD

Post condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el

formulario, y posteriormente hacer el registro en la
base de datos.

Acción

3 El sistema comprueba la validez de los datos, si

los datos son correctos envía un mensaje de
Excepciones
validación al actor, de lo contrario envía un
mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

6
4.5 MODULO INGRESO DE PRODUCTOS

Caso de uso Ingreso de Productos

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso

de los nuevos Productos, almacenando la información
descrita en el ítem de entradas.

Precondición Los usuarios que van a ser el registro deben a ver

ingresado previamente al sistema y llenar todos los
campos descritos en el formulario.

pas Acción
o

1 El sistema solicita al usuario: Proveedor,

producto, Precio, Cantidad
2 El actor introduce los datos solicitados
secuencia
3 El sistema confirma los datos.

4 El sistema registrara los datos correspondientes

en la BBDD

Post condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el

formulario, y posteriormente hacer el registro en la
base de datos.

Acción

3 El sistema comprueba la validez de los datos, si

los datos son correctos envía un mensaje de
Excepciones
validación al actor, de lo contrario envía un

7
 mensaje de error permitiéndole que lo corrija.

4.6 MODULO DE GENERAR VENTA

Caso de uso Generar Venta

Descripción Este es el Módulo encargado de generar una venta a sí

mismo como las facturas de venta

Precondición Los usuarios que van a ser la venta deben a ver

ingresado previamente al sistema.

pas Acción
o

1 El sistema solicita al usuario: Nit del cliente,

código del producto, cantidad del producto
2 El actor introduce los datos solicitados
secuencia
3 El sistema confirma los datos.

4 El sistema registrara la venta.

Post condición El sistema deberá validar los datos ingresados en los

formularios, y posteriormente hacer el registro de la
venta

Acción

Excepciones

8
5° INGRESO A LA APLICACIÓN WEB

Ingresamos al módulo de apertura al aplicativo, digitamos el usuario y contraseña,

posteriormente damos click en el botón INGRESAR

Una vez hecho esto, el sistema nos dará ingreso a su Modulo principal donde
tendremos todo el menú de opciones del sistema

9
Una vez en el modulo principal tendremos acceso a las siguientes funcionalidades:

5.1 REGISTRO DE USUARIOS

Para hacer el registro de un nuevo USUARIO colocamos el cursor sobre el ítem de

USUARIOS del módulo principal, se nos despliegan dos opciones damos click sobre
NUEVO USUARIO

10
Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al
nuevo usuario el cual debemos diligenciar.

11
cómo se puede observar en la ilustración, en el ítem Tipo Usuario se nos
despliega tres opciones (Administrador, Supervisor, Vendedor).

Admirador: Tiene acceso a la totalidad del sistema

Supervisor: Tiene acceso a las opciones de CLIENTES, PRODUCTOS, VENTAS

Vendedor: Tiene acceso a las opciones de CLIENTES, VENTAS

debemos seleccionar la opción de acuerdo con el tipo de usuario que estamos

registrando.

Posteriormente damos click en CREAR USUARIO

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la

notificación de que el usuario se ha creado correctamente.

12
De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor
permitiéndole que lo corrija.

Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de
USUARIOS opción LISTA DE USUARIOS

13
Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con
todos los USUARIOS que hemos registrado en el sistema con su respectiva
información.

Como se puede observar en este ítem LISTA DE USUARIOS tenemos las opciones
de EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un usuario.

14
5.2 REGISTRO DE CLIENTES

Para hacer el registro de un nuevo CLIENTE colocamos el cursor sobre el ítem de

CLIENTES del módulo principal se nos despliegan dos opciones damos click sobre
NUEVO CLIENTE

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al

nuevo CLIENTE el cual debemos diligenciar.

15
Posteriormente damos click en GUARDAR CLIENTE

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la

notificación de que el CLIENTE se ha creado correctamente.

16
De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor
permitiéndole que lo corrija.

17
Para cerciorarnos que nuestro CLIENTE quedo registrado nos dirigimos al ítem de
CLIENTES opción LISTA DE CLIENTES

Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con
todos los CLIENTES que hemos registrado en el sistema con su respectiva
información.

18
Como se puede observar en este ítem LISTA DE CLIENTES tenemos las opciones
de EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un CLIENTE.

5.3 REGISTRO DE PROVEEDORES

Para hacer el registro de un nuevo PROVEEDOR colocamos el cursor sobre el ítem

de PROVEEDORES del módulo principal se nos despliegan dos opciones damos

19
click sobre NUEVO PROVEEDOR

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al

nuevo PROVEEDOR el cual debemos diligenciar.

20
Posteriormente damos click en GUARDAR PROVEEDOR

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la

notificación de que el usuario se ha creado correctamente.

Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de
PROVEEDORES opción LISTA DE PROVEEDORES

21
Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con
todos los PROVEEDORES que hemos registrado en el sistema con su respectiva
información.

Como se puede observar en este ítem LISTA DE PROVEEDORES tenemos las

opciones de EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un PROVEEDOR.

22
5.4 INGRESO DE PRODUCTOS

Para hacer el registro de un nuevo PRODUCTO colocamos el cursor sobre el ítem

de PRODUCTOS del módulo principal se nos despliegan dos opciones, damos click
sobre NUEVO PRODUCTO

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al

23
nuevo PRODUCTO el cual debemos diligenciar.

Posteriormente damos click en GUARDAR PRODUCTO

De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor

permitiéndole que lo corrija.

Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de
PRODUCTOS opción LISTA DE PRODUCTOS

24
Como se puede observar en este ítem LISTA DE PRODUCTOS tenemos las
opciones de EDITAR, ELIMINAR, AGREGAR O BUSCAR un PRODUCTO.

5.5 VENTAS

25
Para hacer el registro de un nueva VENTA colocamos el cursor sobre el ítem de
VENTAS del módulo principal se nos despliegan dos opciones, damos click sobre
NUEVA VENTA

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes a la

nueva VENTA el cual debemos diligenciar.

26
Para realizar una venta primero digitamos los datos correspondientes al cliente, si
el cliente esta registrado en el sistema solo tenemos que digitar su Nit y
aparecerán los datos correspondientes a ese Nit, de lo contrario en el botón nuevo
cliente podremos acceder al formulario para hacer el registro del nuevo cliente.

En la parte inferior del formulario tendremos los datos de venta

27
Para realizar la venta digitamos el código del producto y su cantidad

Para terminar la venta damos click sobre el botón de procesar si deseamos

concretar la venta o en su defecto anular se deseamos cancelar la venta.

Al procesar la venta se nos muestra la venta con sus respectivos valores

28
6° CONSIDERACIONES

Como aclaratoria cabe mencionar que este software vine inicialmente con una
clave genérica de administrador, que será suministrada por el desarrollador del
sistema, el administrador final podrá personalizar su usuario y contraseña, una vez
el administrador personalicé su clave podrá realizar la asignación de los diferentes
tipos de usuarios que admite el sistema, como lo son: Administrador, Supervisor o
Vendedor

7° GLOSARIO

Web: Web es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El

concepto se utiliza en el ámbito tecnológico para nombrar a una red informática y,
en general, a Internet (en este caso, suele escribirse como Web, con la W
mayúscula).

Usuario: En informática, un usuario es una persona que utiliza una computadora

o un servicio de red. Los usuarios de sistemas informáticos y productos de

29
software generalmente carecen de la experiencia técnica necesaria para
comprender completamente cómo funcionan.

Software: Se conoce como software al soporte lógico de un sistema informático,

que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen
posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes
físicos que son llamados hardware.

Software Libre: El software libre es todo software cuyo código fuente puede ser
estudiado, modificado, y utilizado libremente con cualquier fin y redistribuido con
cambios y/o mejoras o sin ellas.

Hardware: La palabra hardware en informática se refiere a las partes físicas,

tangibles, de un sistema informático, sus componentes eléctricos, electrónicos,
electromecánicos y mecánicos.

Codigo Fuente: es el archivo o archivos con las instrucciones necesarias,

realizadas en un lenguaje de programación, que sirve para compilar
posteriormente un programa o programas para que puedan ser utilizados por el
usuario de forma directa, tan sólo ejecutándolo.

Codigo Abierto: El código abierto es un modelo de desarrollo de software basado

en la colaboración abierta. Se enfoca más en los beneficios prácticos que en
cuestiones éticas o de libertad que tanto se destacan en el software libre. Para
muchos el término «libre» hace referencia al hecho de adquirir un software de
manera gratuita.

Manual de usuario: es un documento de comunicación técnica destinado a dar

asistencia a las personas que utilizan un sistema en particular.

Servidor Apache: El servidor HTTP Apache es un servidor web HTTP de código

abierto, para plataformas Unix, Microsoft Windows, Macintosh y otras, que
implementa el protocolo HTTP/1.1 y la noción de sitio virtual según la normativa
RFC 2616.

Leguaje de Script: es un pequeño lenguaje de programación cuyo código se

inserta dentro del documento HTML. Este código se ejecuta en el navegador del
usuario al cargar la página, o cuando sucede algo especial como puede ser el
pulsar sobre un enlace.

30
Windows: es el nombre de una familia de distribuciones de software para PC,
teléfonos inteligentes, servidores y sistemas empotrados, desarrollados y vendidos
por Microsoft y disponibles para múltiples arquitecturas, tales como x86, x86-64 y
ARM.

Linux: es un sistema operativo de tipo Unix, multiplataforma, multiusuario y

multitarea. El sistema es la combinación de varios proyectos, entre los cuales
destacan GNU, encabezado por Richard Stallman y la Free Software Foundation;
además del núcleo o kernel «Linux», encabezado por Linus Torvalds.

Mac Os: (del inglés Macintosh Operating System, en español Sistema Operativo
de Macintosh) es el nombre del sistema operativo creado por Apple para su línea
de computadoras Macintosh,

Oracle: Oracle Database es un sistema de gestión de base de datos de tipo

objeto-relacional, desarrollado por Oracle Corporation.

Sistema de Información: es un conjunto de datos que interactúan entre sí con

un fin común. En informática, los sistemas de información ayudan a administrar,
recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para
los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.

31