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ANALISIS Y DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACION

AP09-AA10-EV03. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE

USUARIO Y MANUAL DE CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA.

Aprendiz:
Nicolas Obando Alfonso

Instructor:
Jose Egurrola Pedraza

SENA
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TABLA DE CONTENIDO

1° INTRODUCCIÓN..............................................................................................1

2° OBJETIVO.........................................................................................................1

3° CONVENCIONES.............................................................................................1

4° ESPECIFICACIONES TECNICAS..................................................................2

4.1 Módulo Iniciar Sesión...........................................................................................3

4.2 Módulo Registro de Usuarios...............................................................................4

4.3 Módulo Registro de Estudiantes...........................................................................5

4.4 Módulo de Estudiantes.................................................................................................6

4.5 Módulo Ingreso de Estudiantes............................................................................ 7

4.6 Modulo Generar Venta................................................................................................8

5° INGRESO A LA APLICACIÓN WEB...................................................................9

5.1 Registro de Usuarios..........................................................................................10

5.2 Registro de Clientes...........................................................................................14

5.3 Registro de Proveedores.....................................................................................18

5.4 Ingreso de Productos..........................................................................................22

5.5 Ventas.................................................................................................................24

6° CONSIDERACIONES....................................................................................27

7° GLOSARIO......................................................................................................27
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MANUAL DE USUARIO

1° INTRODUCCION

Este módulo de ventas es un software que nos permite obtener un adecuado manejo de la
información, creando pautas para tener el control adecuado de las diferentes áreas del
sistema como las son: inicio de sesión, registro de usuarios, registro de clientes, registro
de proveedores, ingreso de productos y facturas de venta, a su vez clasificar todas aquellas
operaciones contables y financieras del día a día para poder generar informes finales de
forma oportuna y la verificación del funcionamiento de la empresa.

Este Módulo de Ventas va orientado a dos esquemas de venta, uno es el de venta con
despacho, orientado a empresas cuyas operaciones se realizan a través de despachos
parciales en base a una orden de pedido.

2° OBJETIVO

El objetivo de este manual es el de brindar una comunicación técnica y asistencia a todos

los usuarios que usaran el sistema de información, adema de proporcionar la información
necesaria para su utilización.

3° CONVENCIONES

MDV: Acrónico que hace referencia al sistema de información (Modulo de ventas).

PHP: (acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un lenguaje de código

abierto muy popular especialmente adecuado para el desarrollo web y que puede ser
incrustado en HTML.

XAMPP: Es un paquete de software libre, que consiste principalmente en el

sistema de gestión de bases de datos MySQL, el servidor web Apache y los
intérpretes para lenguajes de script PHP y Perl. El nombre es en realidad un
acrónimo: X (para cualquiera de los diferentes sistemas operativos), Apache,
MariaDB/MySQL, PHP, Perl.
HTML: Siglas en inglés de Hipertexto Markup Language, hace referencia al
lenguaje de marcado para la elaboración de páginas web.

WAMPSERVER: Es el acrónimo usado para describir un sistema de

infraestructura de Internet que usa las siguientes herramientas: Windows como
sistema operativo; Apache, como servidor web; MySQL, como gestor de bases
de datos; PHP, Perl, o Python, como lenguajes de programación.
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S.O: Es el acrónico de sistema operativo que es el software principal o conjunto de

programas de un sistema informático que gestiona los recursos de hardware y provee
servicios a los programas de aplicación de software, ejecutándose en modo
privilegiado respecto de los restantes.

SQL: Es un lenguaje de dominio específico utilizado en programación, diseñado para

administrar, y recuperar información de sistemas de gestión de bases de datos
relacionales.

MySQL: Es un sistema de gestión de bases de datos relacional desarrollado bajo

licencia dual: Licencia pública general/Licencia comercial por Oracle Corporación y
está considerada como la base de datos.

MariaDB: Es un sistema de gestión de bases de datos derivado de MySQL con

licencia GPL. Es desarrollado por Michael Widenius —fundador de MySQL—, la
fundación MariaDB y la comunidad de desarrolladores de software libre.

BBDD: Es el acrónico de base de datos, que es una colección de datos organizados y

estructurados según un determinado modelo de información que refleja la relación
entre ellos.

4° ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

MDV es una aplicación web que se desarrolló utilizando PHP (versión 7.4.1) lenguaje
de scripting (lenguaje interpretado). Se requiere de un servidor web para alojar la
aplicación. Hay diferentes paquetes de software que se pueden utilizar para ejecutar
MVD como lo son XAMPP, WAMPSERVER por mencionar algunos.

MDV se ejecuta sin modificaciones, bajo S.O como, Linux, Windows, Mac Os y otros
sistemas que soportan PHP, incluyendo la mayoría de proveedores de almacenamiento
en internet.

Los datos son almacenados en una sola base de datos SQL (Lenguaje estructurado).
Hace uso total de abstracción de la base de datos, para que los instaladores puedan
elegir entre alguno de los diversos tipos de servidores de bases de datos (Oracle y
Microsoft SQL server son dos ejemplos de sistemas, administradores de datos.

MDV se compone de seis módulos que a continuación, haremos la descripción de cada uno
de ellos, con base en los casos de uso del sistema:
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4.1 MÓDULO INICIAR SESIÓN

Casos de uso Iniciar sesión

Descripción Este Módulo se encarga de validar al usuario para entrar en el
sistema con su respectivo usuario y contraseña.
Precondición El usuario debe estar registrado en el sistema, con su respectivo
usuario y contraseña.
Secuencia Paso Acción
1 El sistema solicita usuario y contraseña.
2 El actor introduce usuario y contraseña.
3 El sistema confirma los datos.
4 El sistema lo envía al módulo principal
Post Condición El sistema deberá validar el usuario y contraseña, enviar mensajes
de error o advertencia siempre y cuando los datos no sean correctos,
posterior mente dar ingreso al módulo principal del sistema.

Excepciones El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son

correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo corrija.

4.2 MÓDULO REGISTRO DE USUARIOS

Casos de uso Registro de usuario

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro de los diferentes
usuarios, que harán uso del sistema de información. Dichos usuarios
solo podrán ser registrados por el administrador del
sistema de información.
Precondición El usuario (administrador) debe estar registrado en el sistema, con su
respectivo usuario y contraseña.
Secuencia Paso Acción
1 El sistema solicita al usuario: Nombre, Correo, Usuario,
Clave y tipo de Usuario.
2 El actor introduce los datos solicitados.
3 El sistema confirma los datos.
4 El sistema registrara los datos correspondientes en la
BBDD.
Post condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el formulario, y
posteriormente hacer el registro en la base de datos.
Excepciones Acción
3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos son
correctos envía un mensaje de validación al actor, de
lo contrario envía un mensaje de error permitiéndole que lo
corrija.
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4.3 MÓDULO REGISTRO DE CLIENTES

Casos de uso Registro de Clientes

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso de los nuevos
clientes, almacenando la información descrita en el ítem de entradas.

Precondición Los usuarios que van a ser el registro deben a ver ingresado
previamente al sistema y llenar todos los campos descritos en el
formulario.
Secuencia Paso Acción
1 El sistema solicita al usuario: Nit, Nombre, Teléfono,
Dirección.
2 El actor introduce los datos solicitados.
3 El sistema confirma los datos.
4 El sistema registrara los datos correspondientes en la
BBDD.
Post Condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el formulario, y
posteriormente hacer el registro en la base de datos.
Excepciones Acción
3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son
correctos envía un mensaje al actor permitiéndole
que lo corrija.

4.4 MODULO REGISTRO DE PROVEEDORES

Casos de uso Registro de proveedores

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso de los nuevos
Proveedores, almacenando la información descrita en
el ítem de entradas.
Precondición Los usuarios que van a ser el registro deben a ver ingresado
previamente al sistema y llenar todos los campos descritos en el
formulario.
Secuencia Paso Acción
1 El sistema solicita al usuario: Proveedor, Contacto, Teléfono,
Dirección.
2 El actor introduce los datos solicitados.
3 El sistema confirma los datos.
4 El sistema registrara los datos correspondientes en la
BBDD.
Post Condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el formulario, y
posteriormente hacer el registro en la base de datos.
Excepciones Acción
3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos
no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo
corrija.
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4.5 MODULO INGRESO DE PRODUCTOS

Casos de uso Registro de productos

Descripción Este Módulo se encarga de hacer el registro o ingreso de los nuevos
Productos, almacenando la información descrita en el ítem de
entradas.
Precondición Los usuarios que van a ser el registro deben a ver ingresado
previamente al sistema y llenar todos los campos descritos en el
formulario.
Secuencia Paso Acción
1 El sistema solicita al usuario: Proveedor, Contacto, Teléfono,
Dirección.
2 El actor introduce los datos solicitados.
3 El sistema confirma los datos.
4 El sistema registrara los datos correspondientes en la
BBDD.
Post Condición El sistema deberá validar los datos ingresados en el formulario, y
posteriormente hacer el registro en la base de datos.
Excepciones Acción
3 El sistema comprueba la validez de los datos, si los datos no son
correctos envía un mensaje al actor permitiéndole
que lo corrija.

4.6 MODULO DE GENERAR VENTA

Casos de uso Generar venta

Descripción Este es el Módulo encargado de generar una venta a sí mismo como
las facturas de venta.
Precondición Los usuarios que van a ser la venta deben a ver ingresado
previamente al sistema.
Secuencia Paso Acción
1 El sistema solicita al usuario: Nit del cliente, código del
producto, cantidad del producto.
2 El actor introduce los datos solicitados.
3 El sistema confirma los datos.
4 El sistema registrara la venta.
Post Condición El sistema deberá validar los datos ingresados en los formularios,
y posteriormente hacer el registro de la venta.
Excepciones 0
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5° INGRESO A LA APLICACIÓN WEB

Ingresamos al módulo de apertura al aplicativo, digitamos el usuario y contraseña,

posteriormente damos click en el botón INGRESAR.

Una vez hecho esto, el sistema nos dará ingreso a su Modulo principal donde tendremos
todo el menú de opciones del sistema.
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5.1 REGISTRO DE USUARIOS

Para hacer el registro de un nuevo USUARIO colocamos el cursor sobre el ítem de

USUARIOS del módulo principal, se nos despliegan dos opciones damos click sobre
NUEVO USUARIO.

Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo

usuario el cual debemos diligenciar.
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cómo se puede observar en la ilustración, en el ítem, Tipo Usuario se nos despliega tres
opciones (Administrador, Supervisor, Vendedor).
Admirador: Tiene acceso a la totalidad del sistema
Supervisor: Tiene acceso a las opciones de CLIENTES, PRODUCTOS, VENTAS
Vendedor: Tiene acceso a las opciones de CLIENTES, VENTAS debemos seleccionar la
opción de acuerdo con el tipo de usuario que estamos registrando.
Posteriormente damos click en CREAR USUARIO

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la

notificación de que el usuario se ha creado correctamente.

De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo
corrija.
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Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de
USUARIOS opción LISTA DE USUARIOS.

5.2 REGISTRO DE CLIENTES

Para hacer el registro de un nuevo CLIENTE colocamos el cursor sobre el ítem de
CLIENTES del módulo principal se nos despliegan dos opciones damos click sobre
NUEVO CLIENTE.
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Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo

CLIENTE el cual debemos diligenciar.

Posteriormente damos click en GUARDAR CLIENTE.

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Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la notificación de que
el CLIENTE se ha creado correctamente.

De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole

que lo corrija.
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Para cerciorarnos que nuestro CLIENTE quedo registrado nos dirigimos al ítem de
CLIENTES opción LISTA DE CLIENTES.

Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con todos
los CLIENTES que hemos registrado en el sistema con su respectiva información.
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Como se puede observar en este ítem LISTA DE CLIENTES tenemos las opciones de
EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un CLIENTE.

5.3 REGISTRO DE PROVEEDORES

Para hacer el registro de un nuevo PROVEEDOR colocamos el cursor sobre el ítem

de PROVEEDORES del módulo principal se nos despliegan dos opciones damos
click sobre NUEVO PROVEEDOR.
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Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo

PROVEEDOR el cual debemos diligenciar.

Posteriormente damos click en GUARDAR PROVEEDOR

Posteriormente el sistema comprueba la validez de los datos y nos envía la notificación de

que el usuario se ha creado correctamente.
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Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de
PROVEEDORES opción LISTA DE PROVEEDORES.

Posteriormente nos saldrá una pantalla como la que veremos a continuación, con todos los
PROVEEDORES que hemos registrado en el sistema con su respectiva información.
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Como se puede observar en este ítem LISTA DE PROVEEDORES tenemos las opciones
de EDITAR, ELIMINAR O BUSCAR un PROVEEDOR.

5.4 INGRESO DE PRODUCTOS

Para hacer el registro de un nuevo PRODUCTO colocamos el cursor sobre el ítem de

PRODUCTOS del módulo principal se nos despliegan dos opciones, damos click sobre
NUEVO PRODUCTO.
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Posteriormente se nos despliega el formulario con los datos correspondientes al nuevo

PRODUCTO el cual debemos diligenciar.

Posteriormente damos click en GUARDAR PRODUCTO

De lo contrario, si los datos no son correctos envía un mensaje al actor permitiéndole que lo
corrija.
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Para cerciorarnos que nuestro usuario quedo registrado nos dirigimos al ítem de
PRODUCTOS opción LISTA DE PRODUCTOS.

Para hacer el registro de un nueva VENTA colocamos el cursor sobre el ítem de VENTAS
del módulo principal se nos despliegan dos opciones, damos click sobre NUEVA VENTA.
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Para realizar una venta primero digitamos los datos correspondientes al cliente, si el cliente
esta registrado en el sistema solo tenemos que digitar su Nit y aparecerán los datos
correspondientes a ese Nit, de lo contrario en el botón nuevo cliente podremos acceder al
formulario para hacer el registro del nuevo cliente.

En la parte inferior del formulario tendremos los datos de venta….

Para realizar la venta digitamos el código del producto y su cantidad.

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Para terminar la venta damos click sobre el botón de procesar si deseamos concretar la
venta o en su defecto anular se deseamos cancelar la venta.

Al procesar la venta se nos muestra la venta con sus respectivos valores.

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6° CONSIDERACIONES

Como aclaratoria cabe mencionar que este software vine inicialmente con una clave
genérica de administrador, que será suministrada por el desarrollador del
sistema, el administrador final podrá personalizar su usuario y contraseña, una vez el
administrador personalicé su clave podrá realizar la asignación de los diferentes tipos de
usuarios que admite el sistema, como lo son: Administrador, Supervisor o Vendedor.

7° GLOSARIO

Web: Web es un vocablo inglés que significa “red”, “telaraña” o “malla”. El concepto se
utiliza en el ámbito tecnológico para nombrar a una red informática y, en general, a Internet
(en este caso, suele escribirse como Web, con la W mayúscula).

Usuario: En informática, un usuario es una persona que utiliza una computadora o un

servicio de red. Los usuarios de sistemas informáticos y productos de software
generalmente carecen de la experiencia técnica necesaria para comprender completamente
cómo funcionan.

Software: Se conoce como software al soporte lógico de un sistema informático, que

comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la
realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos que son
llamados hardware.

Software Libre: El software libre es todo software cuyo código fuente puede ser
estudiado, modificado, y utilizado libremente con cualquier fin y redistribuido con cambios
y/o mejoras o sin ellas.

Hardware: La palabra hardware en informática se refiere a las partes físicas, tangibles, de

un sistema informático, sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y
mecánicos.

Código Fuente: Es el archivo o archivos con las instrucciones necesarias, realizadas en

un lenguaje de programación, que sirve para compilar posteriormente un programa o
programas para que puedan ser utilizados por el usuario de forma directa, tan sólo
ejecutándolo.

Código Abierto: El código abierto es un modelo de desarrollo de software basado en la

colaboración abierta. Se enfoca más en los beneficios prácticos que en cuestiones éticas o
de libertad que tanto se destacan en el software libre. Para muchos el término «libre» hace
referencia al hecho de adquirir un software de manera gratuita.

Manual de usuario: Es un documento de comunicación técnica destinado a dar

asistencia a las personas que utilizan un sistema en particular.
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Servidor Apache: El servidor HTTP Apache es un servidor web HTTP de código

abierto, para plataformas Unix, Microsoft Windows, Macintosh y otras, que implementa el
protocolo HTTP/1.1 y la noción de sitio virtual según la normativa RFC 2616.

Leguaje de Script: Es un pequeño lenguaje de programación cuyo código se inserta

dentro del documento HTML. Este código se ejecuta en el navegador del usuario al cargar la
página, o cuando sucede algo especial como puede ser el pulsar sobre un enlace.

Windows: Es el nombre de una familia de distribuciones de software para PC, teléfonos

inteligentes, servidores y sistemas empotrados, desarrollados y vendidos por Microsoft y
disponibles para múltiples arquitecturas, tales como x86, x86-64 y ARM.

Linux: Es un sistema operativo de tipo Unix, multiplataforma, multiusuario y multitarea.

El sistema es la combinación de varios proyectos, entre los cuales destacan GNU,
encabezado por Richard Stallman y la Free Software Foundation; además del núcleo o
kernel «Linux», encabezado por Linus Torvalds.

Mac Os: (Del inglés Macintosh Operating System, en español Sistema Operativo de
Macintosh) es el nombre del sistema operativo creado por Apple para su línea de
computadoras Macintosh.

Oracle: Oracle Database es un sistema de gestión de base de datos de tipo objeto-

relacional, desarrollado por Oracle Corporation.

Sistema de Información: Es un conjunto de datos que interactúan entre sí con

un fin común. En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar,
recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos
fundamentales y las particularidades de cada organización.
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