ORGANIZACIONES, GERENCIA E INNOVACION EN GESTION PÚBLICA

Fase 2

Presentado por
FERNNEY ANDRÉS RODRÍGUEZ FONSECA
EYLIN ARELIS HOYOS LÓPEZ

Cód. 1.053.613.612

Entregado a
YIRA LIZET PERE

Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD)

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios (ECACEN)

2021
 Introducción

La gestión pública se encarga de administrar de manera justa y correcta los recursos del
estado, bajo esquemas de transparencia con el fin de dar satisfacción plena a las necesidades de
la ciudadanía para el sostenimiento económico y el desarrollo del país, si estos recursos no se
manejan o se administran de buena manera la economía del país podría entrar en crisis.

Con esto la gestión pública busca ser un apoyo de manera administrativa en el estado ya que
colabora también en la ejecución y aplicación de proyectos públicos para ayudar al
fortalecimiento, mejoramiento y crecimiento del sector público.
 ENTIDAD PUBLICA

Alcaldía De Paipa 

PROBLEMA

En el municipio de Paipa se evidencia un gran problema porque no cuentan con un área de

archivo, también de esta manera no cuentan con personas capacitadas para esta área aún la
alcaldía no es consciente de las problemáticas o consecuencias que se podrían evitar
implementando gestión documental o un área de archivo con personas capacitadas para estos
cargos dentro de la alcaldía.

Dentro de las consecuencias más importantes se destacan:

Pérdida de tiempo: Cuando la búsqueda de un documento toma más de 2 minutos es de

entrada una pérdida importante para la organización tanto en tiempo como en costos.

Documentos duplicados y problemas con las versiones: Encontrar documentos duplicados en

diferentes formatos o el mismo formato con distintas versiones es una de las consecuencias que
ocasionan descontrol y desorden dentro de la alcaldía.

Mal servicio al cliente: Dentro de las consecuencias que quizás más afectan en la alcaldía, está
el mal servicio a los clientes. El tener grandes cantidades de documentos y los trámites que
conlleva cada uno hace que más de una persona esté involucrada en el proceso, retrasando
tiempos de respuesta, desconocimiento de su ubicación y demoras en la respuesta.

Sanciones legales: Por ley todas las entidades del estado colombiano que estén reguladas por
la Superintendencia de la Economía Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio,
deben cumplir con la Ley 594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos.
 ÁRBOL DE PROBLEMAS

Sanciones legales
Pérdida de tiempo Mal servicio al cliente

La alcaldía no cuenta
con un área de archivo

Personal mal preparado

Mal manejo de los dineros
para los cargos en la
en la alcaldía
alcaldía Falta de liderazgo y orden
ARBOL DE CAUSAS

Incumplimeinto
de la ley que
Obliga la
existencia del
archivo en cada
entidad territorial

Desconociemiento Personal inexperto

de la normatividad para manejar el
archivistica La alcaldia archivo

no cuenta
con un area
de archivo

La entidad no ha
Presupuesto reconcoido la
limitado necesidad del
mismo

Escenario

Alcaldía de Paipa
Los archivos exhiben hoy todas sus potencialidades no solo como fuentes de información
para garantizar la continuidad de las actividades de las organizaciones, sino como garantía de
derechos para los ciudadanos, quienes dependen de información precisa y oportuna para atender
sus necesidades, por lo anterior se han visto ciudadanos molestos por la atencion prestada por
parte de la alcaldia al solicitar algún documento que debe reposar en el archivo de la alcaldia.
El problema surge porque la Ley 594 de 2000, en sus artículos 7°, 8°, 9°, 10, 11 y 23, establece
la categorización y obligatoriedad de la conformación de los archivos desde los puntos de vista
de la jurisdicción y competencia, territorialidad, según la organización del Estado y la
clasificación de los mismos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.

El Decreto número 2609 de 2012, en el artículo 9° Procesos de la Gestión Documental, numeral

d), establece que la organización comprende el conjunto de operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo ordenadamente.

Por qué es necesario tomar decisiones con respecto al problema, revisando las causas del
incumplimiento.
Análisis de actores responsables:

Alcalde

Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los
documentos.

ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o
superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos
públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de
la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de

archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en
la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y
disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad
democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad
la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación.

Método CiGob- Matus

Este método en otras palabras llamado La planificación situacional es un método de

planificación estratégica creado por Carlos Matus, quien es considerado uno de los principales
creadores de la escuela latinoamericana de planificación estratégica.
Los momentos de la metodología son elementos clave en el armado y diseño de un plan. En
este sentido son herramientas para la acción política, en tanto aportan un método para el cambio
de la realidad social. Los pasos, definidos en cada momento, son la aplicación metodológica para
el procesamiento de problemas, y suponen una secuencia que permite profundizar en la
comprensión del problema, impidiendo el apuro por llegar a soluciones apresuradas.(CiGob,
2012)
Teniendo en cuenta el Método del árbol de problemas se refiere que el principal problema es
que la Alcaldía de Paipa no cuenta con un área de archivo, aun cuando la ley lo exige, se requiere
la planificación para resolver el problema y tomar decisiones.
Para la planificación estratégica en la Alcaldía de Paipa se utilizará este método, de acuerdo a
la siguiente hoja de ruta:

Momento 1. Caracterización del problema

Paso I. Definir el Problema

La alcaldía no
cuenta con un área
de archivo
 Protocolo 1.

Actor que declara el problema: Control interno Tiempos del plan: 6 meses

Definición del problema Descriptores Fuentes de cotejo

La alcaldía no cuenta con
una área de archivo
Personal inexperto
No hay un área física
Desconocimiento de la
normatividad archivística
No existe presupuesto
Capacitaciones
Estructura física
Estructura organizacional
Presupuesto invertido

Paso 2. Describir el problema

La ley 594 de 2000 dispone la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El

Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo
en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivística.
Entre los principios generales que rigen esta Ley se destacan: la importancia de
los archivos para la administración y la cultura, pues como centros de información
institucionalizan las decisiones administrativas y constituyen una herramienta indispensable para
la gestión administrativa, económica, política y cultura.
Existe un amplio marco legal y jurídico sobre el que se desarrollan la gestión documental y el
archivo, de todas estas normas es fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que contempla la
organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la
función archivística en toda la Nación, salvaguardando el patrimonio documental del País para
ponerlo al servicio de la comunidad; la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado, y determinó como obligación para las
Entidades Públicas, el elaborar programas de gestión documental, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos Archivísticos. Adicionalmente, es importante destacar el
alcance del Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual se reglamenta el título V de la
Ley 594 de 2000, dispone en su artículo 3º que “la gestión de documentos está asociada a la
actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los
procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y
empleados, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación.”
De otro lado, el Estado ha venido reorganizando el sector de las comunicaciones y desde varios
años atrás ha venido suprimiendo entes adscritos al sector, una vez suprimidos sus archivos
deben ser salvaguardados por el Min TIC.

El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal

forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia, además de permitir el acceso a la información
del ciudadano.
La alcaldía de Paipa se encuentra en mora de crear el área de archivo y la conveniente
organización del mismo.

Paso 3. Mapear actores

Protocolo No. 2.
Problema definido: La alcaldía no cuenta con un área de archivo

Actores identificados:
1 Control Interno
2 Despacho del alcalde
3 Secretaria General
4 Secretaria de gobierno
5 Secretaria de Planeación
6 Presupuesto

Paso 4. Identificar las causas y diferenciar las consecuencias

Como vimos, las casusas y las consecuencias fueron halladas mediante el árbol de problemas.
Por lo que se ajustaran a los protocolos del método.
Protocolo No. 3.
Nº. Causas
 1 Presupuesto limitado
2 Personal inexperto
3 No existen áreas físicas disponibles
4 Desconocimiento de la normatividad archivística
5 Incumplimiento de la ley 594 de 2000
6 Ineficiencia de planeación
7 Falta de comunicación
8 Negligencia del alcalde
9 no se reconoce la necesidad del área de archivo
10 no se proyecto la construcción del área de archivo
11 Poca gestión de recursos

Paso 5. Clasificar las causas según su naturaleza

El objetivo en este paso es clasificar las causas identificadas según su naturaleza, en “Reglas”,
“Capacidades” y “Acciones cotidianas”. La clasificación de las causas permite valorar el tipo y
grado de incidencia que cada una de ellas tiene sobre el problema. Es decir, nos permite entender
y explicar mejor el problema.
REGLAS CAPACIDADES ACCIONES Problema
-Desconocimiento -Presupuesto - Personal inexperto Descriptores
Normatividad limitado -Falta de Incumplimiento
archivística -Área física comunicación Demoras
- Incumplimiento de - no se reconoce la - Negligencia del Sanciones
la ley 594 de 2000 necesidad del área de alcalde Saturación de
archivo - Ineficiencia de documentos en las
-no se proyectó la planeación diferentes
construcción del área -Poca gestión de dependencias
Consecuencias
de archivo recursos
Sanciones Legales
Mal servicio al
usuario
Ineficacia del
derecho de
información
S
Perdida y confusión
 de la documentación

Paso 6. Desarrollo del modelo explicativo

REGLAS CAPACIDADES ACCIONES Problema
-Desconocimiento -Presupuesto - Personal inexperto Descriptores
Normatividad limitado Incumplimiento
archivística Demoras
-Área física Sanciones
-Falta de Saturación de
- Incumplimiento de comunicación documentos en las
la ley 594 de 2000 diferentes

-No se reconoce la dependencias

Consecuencias
necesidad del área de
Sanciones Legales
- Negligencia del
 archivo alcalde Mal servicio al
usuario
Ineficacia del
-no se proyectó la derecho de
construcción del área - Ineficiencia de información
de archivo planeación S
Perdida y confusión
-Poca gestión de de la documentación
recursos

Momento 2
Paso 7 Identificar las causas críticas*

Causas criticas identificadas para el problema “la alcaldía no cuenta con un área de archivo”

- Desconocimiento Normatividad archivística

Al no conocer esta normatividad la alcaldía desenlaza una variedad de errores por ignorancia
de esta, si se estudiara la normatividad, la alcaldía podría reconocer la importancia de tener un
área de archivo, y con esto capacitaría el personal para que se comience un plan de adecuación
de la documentación
 - No existen áreas físicas
Esta causa es critica por que al no contar con un lugar donde se pueda manejar y sistematizar
toda la documentación que diariamente la alcaldía necesita archivar para las diferentes
necesidades posteriores, pues se crea una saturación de documentación en las diferentes
dependencias lo que podría desatar confusión y perdida de material que puede ser requerido
por los entes reguladores los cuales sancionarían a la alcaldía y encargados. Al estar
incumpliendo la ley 594 de 2000

- Poca gestión de recursos

Conclusión

Es importante saber sobre la gestión publica ya que es muy necesaria en la evolución o en el

crecimiento de una ciudad, nación, o estado ya que es importante ver que los recursos de este se
inviertan de una manera eficiente y productiva y no se conviertan en dinero mal administrado o
ni siquiera que inviertan este dinero a la comunidad.
 Referencias Bibliográficas

Carvajal, L., Serrano Alba Luz (2020) Características de la Gestión pública. Bogotá: Universidad
Nacional Abierta y a Distancia. http://ruv.unad.edu.co/index.php/academica/sinfonia-
juridica/6882-caracteristicas-de-la-gestion-publica
Cigob. (2012). Fundación desarrollo de ciencias y métodos de gobierno. Recuperado el 11 de
Noviembre de 2012, de Homenaje a Carlos Matus: http://cigob.org.ar/new/matus/
https://freddyaliendre.files.wordpress.com/2012/03/1-especificidad-de-la-gestion-publica.pdf

https://irvingpineda.com/2019/07/29/usuarios-de-interjet-molestos-por-cancelaciones-de-vuelos/

https://www.paginasamarillas.com.co/paipa/servicios/entidades-publicas-y-gubernamentales

https://www.ecoasfalt.es/noticias/consecuencias-del-asfalto-en-mal-estado-de-
conservacion/#:~:text=Una%20carretera%20en%20mal%20estado,veh%C3%ADculos%20hasta
%20un%20%2D25%25.

https://www.archivozmagazine.org/es/archivos-y-covid-parte-1/
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4275
COLOMBIA. CONGRESO. 2000. Ley 594 de 2000 (jul.14) por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dictan otras disposiciones [en línea] Bogotá: El Congreso, 2000. 12 p.Disponible en
Web: http://www.archivogeneral.gov.co/index. php?idcategoria=2023#
COLOMBIA. CONSTITUCIÓN, 1991. 2008. Constitución política de Colombia. Bogotá: Legis, 2008. 673 p
UNESCO. 2006. Bibliotecas y archivos [en línea] Paris: Unesco, 2006. 2 p. [citado noviembre 12, 2010]
Disponible en Web: http://www.archiext.com/www/pdf/memobpi43_libraries_es.pdf