Manual SIESA - Compras-Enterprise-Version-4

ERP SIESA ENTERPRISE
Sistemas de Información Empresarial S.A.
Manual de Compras
Procesos y operación.
Acerca del Manual de Compras ERP Siesa Enterprise.
Alcances del presente manual.
 Presentar los procesos de compras sobre los que se concibió el

sistema de compras Siesa Enterprise.
 Explicar la operación del sistema de Compras Siesa Enterprise.
Aclaraciones sobre el alcancel de manual.
 No pretende reemplazar la labor de consultoría de los

profesionales de Siesa.
 Es un material complementario a las capacitaciones y talleres
utilizados en las labores de entrenamiento de usuarios finales.
Recomendaciones iniciales para el lector.
 Leer el anexo 1: conceptos generales de compras.

 Leer el anexo 2: aspectos que inciden en una buena gestión de
compras.
Cómo contactar a Siesa:
 www.siesa.com
 Contact Center: 57-2-4865595.
 PBX: 57-2-4865888.
Derechos reservados Siesa- 2014.

Manual del sistema de compras ERP Siesa Enterprise
Índice
Tópico ___________________ ________._______ Pág.
Capítulo 1: estudio del proceso de Compras Siesa Enterprise
1.1 Beneficios generales de compras en la solución ERP Siesa Enterprise.
1.2 Esquema general del módulo de Compras.
1.3 Compras desde una requisición.
1.4 Compras desde una solicitud de compra.
1.5 Compras desde una solicitud de oferta.
1.6 Compras desde la orden de compra.
1.7 Entrada de almacén directa.
1.8 Preguntas de repaso del capítulo 1.
Capítulo 2: parametrización y maestros de compras.
2.1 Objetivos del capítulo.
2.2 Parámetros de Compras.
2.2.1 Objetivo de los parámetros de Compras.
2.2.2 Pantalla de parámetros de Compras.
2.3 Maestros de Compras.
2.3.1 Maestros asociados / Funcionarios.

2.3.2 Maestros asociados / Items de sobrecosto.
2.3.3 Maestros asociados / Conceptos y Motivos.
2.3.5 Maestros asociados / Otros Motivos.
2.3.6 Maestros asociados / Seguimiento de documentos.
2.3.7 Maestros asociados / Fletes / Tarifas.
2.3.8 Maestros asociados / Vehículos.
2.4 Seguridades del sistema de compras.
2.4.1 Objetivo del estudio de las seguridades de compras.
2.4.2 Definiciones.
2.4.3 Explicación de la pestaña de usuarios.
2.4.4 Explicación de la pestaña de métodos.
2.4.4.1 Seguridades de acumulados.
2.4.4.2 Seguridades de ajuste de compra por entrada.
2.4.4.3 Seguridades de ajuste de compra por salida.
2.4.4.4 Análisis proveedor.
2.4.4.5 .
2.4.4.6 Aprobar órdenes de compra retenidas.
2.4.4.7 Apropiación.
2.4.4.8 Consultar.
2.4.4.9 Cotizaciones.
2.4.4.10 Cotizaciones con convenios.
2.4.4.11 .
2.4.4.12 Devolución desde entradas.
2.4.4.13 Entradas desde Kanban.
2.4.4.14 Entradas desde orden de compra.
2.4.4.15 Entradas por compra.
2.4.4.16 Factura desde entrada.
2.4.4.17 .
2.4.4.18 Habilitar impresión documentos.
2.4.4.19 Imprimir documentos.
2.4.4.20 Kanban.
2.4.4.21 .
2.4.4.22 Mercancía en consignación.
2.4.4.23 Notas desde entradas.
2.4.4.24 Ordenes de compra.

2.4.4.25 Ordenes de compra desde S.C. y ordenes planeadas.
2.4.4.26 Sobrecostos por menor valor.
2.4.4.27 Solicitud de compra.
Capítulo 3: operación del sistema de compras ERP Siesa Enterprise.
3.1 Objetivos del capítulo.
3.2 Requisiciones de Inventario.
3.2.1 Objetivo de las requisiciones de inventario.
3.2.2 Características funcionales de requisiciones de inventario.
3.2.3 Opciones de menú asociadas a las requisiciones de inventario.
3.2.4 Operación del sistema para la gestión de requisiciones de inventario.
3.2.5 Estados asociados a la gestión de requisiciones de inventario.
3.2.6 Opciones relacionadas con requisiciones de inventarios.
3.3 Proveedores.
3.3.1 Objetivo de la opción maestro de terceros-proveedores.
3.3.2 Características funcionales del maestro de terceros-proveedores.
3.3.3 Pantalla principal.
3.4 Cotizaciones.
3.4.1 Objetivos de la opción de cotizaciones.
3.4.2 Características funcionales de cotizaciones.
3.4.3 Alternativas de emisión de cotizaciones de la ERP Siesa Enterprise.

3.4.3 Funcionalidades asociadas a los botones de la pantalla principal.
3.4.4 Modificación y eliminación sobre la grilla de ítems cotizados.
3.4.7 Aplicación de la consulta flex a las cotizaciones registradas.
3.4.8 Opciones adicionales relacionadas a las consultas sobre cotizaciones registradas.
3.5 Solicitudes de compra.
3.5.1 Objetivo de la opción solicitudes.
3.5.2 Características funcionales de cotizaciones.
3.5.3 Opciones de menú asociadas a las solicitudes de compra.
3.5.4 Operación del sistema para la gestión de las solicitudes de compra
3.5.5 Estados asociados a la gestión de solicitudes de compra.
3.5.6 Impacto transaccional durante la gestión de las solicitudes de compra.
3.5.7 Aplicación de la consulta flex a las solicitudes de compra.
3.5.8 Opciones adicionales relacionadas a consultas sobre solicitudes de compra.
3.6 Ofertas.
3.6.1 Objetivo del proceso de ofertas.
3.6.2 Características funcionales del proceso de ofertas Siesa Enterprise.

3.6.4 Operación del sistema para la gestión de una solicitud de oferta
3.6.5 Estados asociados a la gestión de solicitudes de oferta.
3.6.6 Captura de ofertas de proveedores.
3.6.7 Consulta del cuadro comparativo.
3.7 Orden de compra directa.
3.7.1 Objetivo de la opción de órdenes de compra.
3.7.2 Características funcionales de órden de compra directa.
3.7.3 Alternativas de emisión de órdenes de compra en Siesa Enterprise.
3.7.4 Gestión transaccional durante la gestión de órdenes de compra.
3.7.5 Operación del sistema para la gestión de órdenes de compra.
3.7.6. Estados asociados a la gestión de órdenes de compra.
3.7.7 Cálculo del IVA en las órdenes de compra.
3.7.8 Aplicación de la consulta flex a las órdenes de compra
3.7.9 Opciones complementarias para la gestión de órdenes de compra.
3.10 Entradas por compras
3.10.1 Objetivo de la opción Entradas por compras.
3.10.2 Características funcionales de entradas por compras.
3.10.3 Opciones de menú asociadas al proceso de entradas.
3.10.4 Pantalla principal de entradas por compras.
3.10.5 Contabilizaciones asociadas.

3.11 Ajustes de compras.
3.11.1 Objetivo de la opción de ajustes.
3.11.2 Características funcionales de ajustes de compras.
3.11.3 Alternativas para realizar ajustes de compras.
3.11.4 Operación del sistema para la gestión de ajustes de compras.
3.11.5 Contabilizaciones asociadas en ajustes por compras.
3.12 Facturas de Proveedor.
3.12.1 Objetivo de la opción de factura de proveedor.
3.12.2 Características funcionales de facturas de proveedor.
3.12.3 Pantalla de verificación de cuadre.
3.12.4 Asiento contable.
3.13 Preguntas de repaso capítulo 3.
3.14 Mercancía en Consignación recibida.
3.14.1 Objetivo de la mercancía en consignación recibida.
3.14.2 Opciones de menú asociadas a mercancía en consignación recibida.
3.14.3 Definición de la instalación para el manejo de la mercancía en consignación.
3.14.4 Definición de las equivalencias contables por tipo de inventario.
3.14.5 Entrada de almacén de la mercancía en consignación recibida.

3.15 Presupuesto de Compra.
3.15.1 Objetivo del presupuesto de compra.
3.15.2 Opciones de menú asociadas a presupuesto de compra.
3.15.3 Especificaciones funcionales del presupuesto de compras.
3.15.4 Control presupuestal.
3.15.4.1 Pestaña general.
3.15.4.2 Pestaña de centro de operación.
3.15.4.3 Pestaña de responsables.
3.15.5 Apropiación.
3.15.6 Traslados, adiciones y reducciones.
3.15.6.1 Definición de traslados.
3.15.6.2 Definición de adiciones.
3.15.6.3 Definición de reducciones.
3.15. 7 Consulta de presupuestos controlados.
3.15.8 Consulta de presupuestos no controlados.
Capítulo 4: Talleres prácticos de compras.
Anexos:
Glosario de Compras.
Anexo 1: conceptos generales de compras.
Anexo 2: aspectos que inciden en una buena gestión de compras.

Anexo 3: Iconos utilizados en la captura de maestros.
Anexo 4: Consulta Flex.
Anexo 5: Cubos multidimensionales.
Anexo 6: Biable.
Anexo 7: Aspectos de parametrización asociados a la declaración de proveedores.

Capítulo 1: estudio del proceso de compras en la ERP Siesa Enterprise
Capítulo 1 estudio del proceso de Compras Siesa Enterprise

1.1 Beneficios generales de compras en la solución ERP Siesa Enteprise.
Cuando una organización empresarial decide emprender la sistematización del
proceso de compras, busca el logro de los siguientes beneficios:
 Menores costos de compra y de gestión en el proceso

 Optimización de actividades en la interacción con los proveedores.
 Integración de todas las variables de información, internas y externas,
necesarias para la definición y decisión de compras.
Para llegar a materializar en la mejor forma estos beneficios se deben emprender

simultáneamente dos frentes de trabajo.
Frente 1: con el apoyo del consultor Siesa determinar como los

procesos actuales de compras de la organización pueden ser
replanteados para el logro los 3 beneficios planteados.
Nota: el estudio de procesos del proceso de compras del
presente capítulo, está orientado a dar los criterios para
tomar las decisiones de replanteamiento de procesos.
Frente 2: mantener permanentemente actualizados los aspectos

procedimentales y de actualización de la parametrización y
aprovechamiento de los subsistemas complementarios a compras.
Nota: Se recomienda al lector estudiar el anexo 2: aspectos
que inciden en una buena gestión de compras.
De esta manera el módulo de compras de nuestra solución ERP Siesa Enterprise tiene
las herramientas para entablar, mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con
proveedores que ofrezcan insumos y servicios de calidad, competitivos en precio y
condiciones, según criterios definidos.
1.2 Esquema general del módulo de Compras

Siesa Enterprise tiene cinco modos de gestionar las compras:
 Desde una requisición.
 Desde la solicitud de compras.
 Desde la solicitud de oferta.
 Desde la orden de compra.
 Entrada de almacén directa.
1.3 Compras desde una Requisición.
Crear Requisición
 A partir de una necesidad de suministros se crea una “requisición”
especificando ítems y cantidades.
 La requisición puede ser creada por el usuario, el supervisor o el jefe
directamente.
Tramitar Requisición
En compras las requisiciones pendientes se analizan y se decide entre estas

posibles acciones:
 Generar solicitud de compra.
 Dar por vencida.
 Anularla.
 Resolver mediante un traslado interno de inventario.
1.4 Compras desde la Solicitud de Compra.
Crear solicitud de compra.

 La “solicitud de compra” puede ser creada de manera directa o generada a
partir de una requisición
Tramitar solicitud de compra.
En compras se analizan las solicitudes y se deciden las siguientes acciones:

 Valorizarla a partir del costo estándar o del promedio
 Aprobarla
 Generar Orden de compra
1.5 Compras desde la Solicitud de Oferta.

Crear solicitud de oferta.
El jefe de compras a través del documento “solicitud de oferta”, convoca a un
grupo de proveedores para que postulen sus ofertas compra y posteriormente
base en las ofertas recibidas se construye un cuadro comparativo para tomar
la decisión de la orden de compra.
Tramitar solicitud de oferta.
El jefe de compras a diferencia de la requisición y la solicitud de compra, tiene

una interacción previa con el proveedor para que proponga su oferta.
El jefe de compras realiza las siguientes actividades
 Arma el cuadro comparativo de las ofertas.
 Toma la decisión de compra.
 Tramita la orden de compra.
1.6 Compras desde la Orden de Compra.
Crear orden de compra
 El jefe de compras, toma la decisión de realizar directamente la

orden de compra, sin tener en cuenta las alternativas de requisición
o solicitud de compra o solicitud de oferta.
 Una vez totalizadas las cantidades el jefe de compras, tiene la
información para asignar el proveedor con sus respectivas
cantidades autorizadas.
El jefe de compras tiene las siguientes alternativas durante el trámite de las
órdenes de compra.
 Tramita la orden de compra.
 Dar por vencida las órdenes de compra que por vencimiento o

cantidades pendientes .
 Autoriza el abastecimiento total o parcial, mediante un traslado
interno entre bodegas.
1.7 Entrada de almacén directa.

Tramitar entrada de almacén
Actividades realizadas en el almacén.

 El proveedor envía los productos con el transportador, quien lleva la
“remisión” como documento soporte de las cantidades enviadas.
 El almacenista registra en el kardex la entrada al inventario.
Actividades realizadas en compras.
 El proveedor envía la “factura del proveedor”, vía correo al
departamento contable del comprador.
 El departamento contable realiza la “causación contable”, en la que se
cruza la información de la orden de compra, con lo entregado mediante
remisión y las diferentes notas contables generadas en la interacción de
los eventos mencionados.
 El departamento de tesorería realiza el pago al proveedor.
Observaciones a uso de la entrada de almacén.

 Esta es recomendable para casos especiales en los que por tratarse de una
emergencia para no afectar la continuidad de la empresa, se hace una
entrada directa.
 Esta no debe ser la alternativa de mayor uso, ya que desdibuja totalmente la
directriz de mayor control para evitar malos manejos por parte de los
funcionarios involucrados en todo el ciclo de inventarios y compras.
1.8 Preguntas de repaso del capítulo 1.
1. ¿ Cuál es el requisito básico para una buena gestión de compras?.
2. ¿Qué se debe hacer para minimizar los niveles de incertidumbre en la gestión

de compras.
3. ¿ Qué criterios definen la forma como se ejecutará la gestión de compras y la

interacción con los proveedores.
4. ¿Qué exigencias se hacen durante la selección de proveedores?.
5. ¿Qué metodología consultiva utiliza Siesa Enterprise?.
6. ¿En Siesa Enterprise la recepción de compras es parte del módulo de

inventarios?.
7. ¿Por qué se asocian sucursales a los proveedores?.
8. ¿En el proceso de cotizaciones de compras en Siesa Enterprise se hace la

gestión de un documento en el sistema?.
9. ¿Cuál es el primer documento que se utiliza para plantear las necesidades de

inventarios al almacén central?.
10. ¿Desde una requisición se puede oficializar directamente un compromiso

de compra con un proveedor?.
11. ¿Cuál es la diferencia entre una requisición y una solicitud de compra?.
12. ¿Una solicitud de compra es suficiente para que un proveedor asuma un

compromiso de suministro?.
13. ¿Enumere las alternativas para generar una orden de compra en Siesa
Enterprise?.
14. ¿Cuál es la función de la solicitud de oferta?.
15. ¿Cuál es la diferencia entre un “proveedor primario” y un “secundario”?.
16. ¿Cuántas alternativas de inicio tiene el sistema de compras?.
17. ¿Es posible desde una requisición hacer directamente una orden de
compra?.
18. ¿Cuál es la razón por la que después de tramitar una requisición la cantidad
pendiente queda en cero?.
19. ¿Cuál es la razón por la que el proceso de solicitud de ofertas no tiene

relación con las requisiciones y solicitudes de compra?.
20. ¿Si en el momento de tramitar una solicitud que criterio(s) pueden incidir
para dar el inicio al siguiente proceso de órdenes de compra?.
21. ¿Una solicitud de compra puede ser la base para hacer directamente la
entrada de almacén?.
22. ¿Cuáles son las cifras que se concilian en el trámite de la entrada de

almacén?.
23. ¿Cuáles son los requisitos para la contabilización?.
24. ¿Cuál es la función de las devoluciones?.
25. ¿Cuál es la función de los sobrecostos?.
26. ¿Cuál es la función de los ajustes?.
27. ¿Cuáles son los aspectos que se oficializan con el proveedor en el momento
de emitir la orden de compra?.
28. ¿Al realizar la entradas de almacén, además de actualizar el kardex cuales

son los otros dos aspectos que se actualizan?.
Capítulo 2: Parametrización y Maestros de Compras.
Capítulo 2: parametrización y maestros de compras.
2.1 Objetivos del capítulo

Al finalizar esta unidad debemos estar en capacidad de:
 Entender la incidencia de la parametrización de compras.

 Conceptualizar cada maestro perteneciente al módulo de compras que intervienen
en el desarrollo de las operaciones cotidianas.
 Elaborar procedimientos que permitan mejorar las políticas internas, a partir de la
definición y uso de los maestros.
2.2 Parámetros de Compras
2.2.1 Objetivo de los parámetros de Compras.
Mediante los parámetros de compras se predefinen algunos comportamientos

especiales que tendrá el sistema durante la gestión de: solicitudes y órdenes de
compra, Entradas por compra, Facturas y notas de proveedor, Descuentos
condicionales, Modos de captura, y Calendario de compras.
2.2.2 Pantallas de Parámetros de Compras.
Ingresando por el menú de Maestros de Comercial – Parámetros comerciales, se ubica

el tab de “compras” donde se definen los parámetros especiales de este módulo:
Solicitudes y Ordenes de Compra:

Campo Descripción
Marcar el ítem como cumplido al ser ordenada Al prender este indicador, el sistema automáticamente da como cumplida una solicitud de compra al momento en
cualquier cantidad en SC. que se cumplen totalmente o parcialmente los ítems solicitados, sin importar si las cantidades coincidan. Bajo esta
condiciòn no quedan items pendientes.
Presenta liquidación de pronto pago en OC. Al prender este indicador, el sistema automáticamente activa en la orden de compra la liquidación del pronto pago
presentando al usuario dicho calculo.
Validar estado de las fechas. Al prender este indicador, se valida el estado de las fechas marcado en el calendario de compras, de manera que los
dias para hacer compras o recepciones de compras, esten habilitados.
Exigir la segunda aprobación de órdenes de Al prender este indicador, se hace obligatoria la segunda aprobación de los documentos de ordenes de compra en
compra el sistema.
Entradas por Compra:

Campo Descripción
Porcentaje máximo de exceso en entradas desde Al definir un valor diferente de "0,00%" en este campo, el sistema controlará que al momento de hacer las entradas
orden de compra. de almacen con base en las ordenes de compra, se pueda ingresar por cada item una cantidad superior a la
ordenada hasta el tope de dicho porcentaje, de las definidas cantidades originalmente en la orden de compra.
Plan para validar criterios de la ubicación Para activar este indicador se requiere tener creados los planes de ubicaciones, con las mismas condiciones y
valores que en los items. El idicador valida que la ubicación que se seleccione al hacer los ingresos de entradas por
compras, corresponda a las definidas para cada producto unicamente.
Facturas y Notas de Proveedor:

Campo Descripción
Capturar tasas en el documento Al prender este indicador el sistema permite la captura de las tasas de cambio (moneda extranjera) en los
documentos de causación de facturas y notas de proveedores.
En las notas débito sugerir las tasas de la factura Al prender este indicador, el sistema sugiere las tasas de cambio capturadas originalmente en la factura del
de las devoluciones. proveedor, para los documentos de notas y devoluciones de dichas compras.
Cataloga descuentos en compras Los descuentos pie de factura se pueden previamente catalogar. Mediante este indicador se controla cuales son los
codigos de tablas de descuentos globales 1 y 2 que se permite capturar.
Descuento global 1. Corresponde a la lista de valores de descuentos globales 1, previamente catalogados que se permite capturar.
Descuento global 2. Corresponde a la lista de valores de descuentos globales 2, previamente catalogados que se permite capturar.
Descuento Condicional:
Campo Descripción
Captura descuento condicionado. Los descuentos condicionados o de pronto pago, pueden ser catalogados previamente en rangos, de acuerdo a las
politicas o acuerdos. En este indicador se debe especificar el còdigo de la tabla de descuentos condicionados
cuando se desea restringir y controlar estos valores, de manera que solo se acepta capturar valores contenidos en
la tabla
Modo de Captura:
Campo Descripción
Captura precios de trazabilidad : Con este parametro se define de entre varias alternativas ya previamente previstas en el software, la politica de
captura de precios de trazabilidad. Las posibles opciones son: Sin CO y sin Instalación; Por CO; ó Por instalación.
Captura precios de cotización por: Con este parametro se define de entre varias alternativas ya previamente previstas en el software, la política de
captura para precios de cotización. Las posibles opciones son: : Sin CO y sin Instalación, Por CO, Por instalación,
Por CO opcional, Por instalación opcional.
Captura ítems protocolo. Con este parametro se define de entre varias alternativas ya previamente previstas en el software, la política para la
captura de Items para Protocolos. Las posibles opciones son: sin CO y sin instalación, Por CO, Por instalación, Por
CO opcional, Por instalación opcional.
Calendario de Compras:
Campo Descripción
Tipo de Calendario. Con este parametro se define de entre varias alternativas ya previamente previstas en el software, el modo de
captura del Calendario de Compras. Las posibles opciones son: Por CO, o por Instalación.
2.3 Maestros de Compras.
2.3.1 Maestros Asociados / Funcionarios
Se utiliza para identificar los diferentes funcionarios que van a realizar una función
dentro del modulo de compras, como comprar, solicitar, planear, etc.
Comprador Funcionario autorizado para la generación de Ordenes

de compra
Planificador Funcionario planificador en el mòdulo deplaneaciòn
Solicitante Funcionario autorizado para la generación de Solicitudes

de Compra
Formulador Funcionario autorizado para la actualización de la lista

de materiales en el mòdulo de manufactura
Distribución de costos Funcionario autorizado para generación de

distribuciones de costos
Funcionario de O.T. Funcionario autorizado para la registro de movimientos
en ordenes de trabajo del mòdulo de taller
2.3.2 Maestros Asociados / Items de Sobrecosto
Maestro en el cual se asignan los ítems de servicio que van a ser utilizados en la
emisión de documentos de sobrecostos. Los sobrecostos son registros que pueden
aumentar o disminuir el costo promedio de los ítems. Habitualmente se utilizan a
partir de un documento de entrada por compras.
2.3.3 Maestros Asociados / Conceptos y Motivos
Los conceptos vienen previamente definidos en el software y se utilizan para

identificar los diferentes tipos de transacciones de cada mòdulo, y su comportamiento
en el sistema.
Para el mòdulo de compras, los conceptos que se utiliza son:
0401 – Entradas por compras y sobrecostos

0402 - Devoluciones y ajustes en compras
El concepto 0401 se utiliza para el registro de transacciones de ingreso o incremento

por compras, sea de cantidades y costos o solo costos..
El concepto 0402 se utiliza para el registro de transacciones de salida de compras, sea

de cantidades y costos o solo costos.
2.3.4 Maestros Asociados / Motivos
Los motivos que se definen o adicionan dentro de cada concepto, sirven para clasificar
las diferentes tipos de transacciones de un mismo concepto, por ejemplo para separar
las compras nacionales de las compras al exterior, o identificación de motivos por
sección o departamento, o por tipo de compra, etc.
En los motivos adicionalmente se pueden parametrizar algunas equivalencias

contables de excepción, especialmente cuando los ítems corresponden a compras de
servicios.
Para los ítems que son de inventario no se requiere asociar equivalencias en los
motivos, ya que las tablas o catalogos maestros que intervienen en la compra ya
tienen preestablecidas las equivalencias contables necesarias (tipos de inventario,
tipo de proveedor).
Ejemplo:
Compras Nacionales
Compras Exterior
Compras de administración
Compras de Ventas
Compras de Producción
Compras de Activos Fijos
Compras de Diferidos
Estas son las pantallas que se requieren para el diligenciamiento de un nuevo motivo:
Motivos de Compras
Campo Descripción
Motivo Codigo de identificaciòn del motivo
Activo Chek que contola el estado de Activo o Inactivo del motivo. Los motivos inactivos quedan
inhabilitados para su uso.
Descripciòn Nombre o descripciòn del motivo.

Datos Generales:
Generales
Campo Descripción
Naturaleza Identifica la naturaleza de la transaciòn. Para los motivos del concepto 0401, la naturaleza es de Entrada,
para los motivos asociados al concepto 0402 la naturaleza es de Salida.
Solo cantidad (Obsequios) Este indicador permite que los registros del item se hagan en solo cantidades, es decir, sin valor. Se
utiliza especialmente para los registros de ingresos al inventario por obsequios de los proveedores.
Solo valor Este indicador permite que los registros del item se hagan en solo valor, es decir, sin cantidades. Se
utiliza especialmente para los registros de ajustes por sobrecostos / descuentos, solo en valor.
Afecta consumo promedio Este indicador hace que los procesos de calculo de consumo promedio diario, tengan en cuenta los
movimientos o transacciones registrados solo para los motivos que lo tienen activo.
Captura causales Este indicador permite que se capturen las causales de devoluciones
Control de calidad Este indicador se utiliza para capturar informaciòn adicional en el m`doulo de control de calidad
Exige proyecto Este indicador permite la captura del codigo de proyecto en la transaccion
Exige centro de costos Este indicador se utiliza para defiir la forma de captura del codigo de centro de costos. Se puede
seleccionar que dependa del paràmetro de la cuenta auxuliar, en cuyo caso solo se preguntaria si la
cuenta lo exigige. O se puede seleccionar "si" en cuyo caso siempre se preguntaria por el codigo de
centro de costos.
Equivalencias de Impuestos:
Las equivalencias de impuestos se crean originalmente en las tablas maestras de las

llaves de impuestos. Las equivalencias que se crean para los impuestos en los motivos
de compras, son básicamente para manejar excepciones de contabilización,
especialmente cuando para un tipo de transacción en particular, identificada con un
motivo especìfico, se requiere que se contabilice en cuentas diferentes los valores de
impuestos.
Para crear equivalencias de las llaves de impuestos a nivel de los motivos de compras
el usuario debe seleccionar en el tab respectivo, el código de llave y diligenciar los
siguientes campos:
Equivalencias de impuestos
Campo Descripción
Auxiliar Corresponde al codigo de la cuenta auxiliar de impuestos
C.O. Corresponde al còdigo de centro de operaciòn con el cual se desea regitrar la compra en la auxiliar de
impuestos. Si este campo se deja en blanco, se tomarà el centro de operaciòn del documento.
U.N. Corresponde al còdigo de unidad de negocio a afectar en la auxiliar de impuestos
C. Costo Corresponde al còdigo de centro de costos sobre el cual se desea registrar el valor de impuestos, de
acuerdo a los paràmetros definidos en la auxiliar de impuestos cuando la auxiliar lo exige
Equivalencias varias:
Las equivalencias varias se utilizan específicamente para definir las cuentas auxiliares
contrapartida de la cuenta por pagar. Cuando son transacciones de compras de ítems
de servicios, se utilizan como equivalentes cuentas de gastos la mayoría de las veces.
Para cada diferente tipo de gasto o compra, se tiene un tipo de inventario en
particular y consecuentemente la respectiva equivalencia contable.
Al seleccionar un tipo de inventario, se presenta la siguiente ventana, donde se

especifica la cuenta auxiliar del gasto o contrapartida de la compra.
Cuando la cuenta a definir es igual en norma Colgaap y en NIIF, solo se requiere

diligenciar la equivalencia en la pestaña de Libro Colgaap. Cuando las cuentas van a
ser diferentes entre las dos normas, se deben crear ambas equivalencias para
especificar tanto en la pestaña de Libro Colgaap la cuenta a utilizar, como en la
pestaña de Libro NIIF, la cuenta auxiliar a utilizar para NIIF.
Equivalencias varias
Campo Descripción
Tipo de equivalencia Los posibles tipos son: Normal, en cuyo caso solo se requiere definir la cuenta auxiliar, UN y la auxiliar
de impuestos no descontables (cuando aplique). Distribuciòn, en cuyo caso las equivalencias se
deben adicionar en la ventana de "Diferidos o Distribuciòn", Diferido, en cuyo caso se debe diligenciar
tanto la equivalencia de la cuenta auxiliar, como la informacion complementaria de la tabla de
"Diferidos"
Auxiliar Corresponde al codigo de la cuenta auxiliar, la mayoria de las veces corresponde a una cuenta de
gastos.
U.N. Corresponde al còdigo de unidad de negocio a afectar
Impto no descontable Se utiliza para especificar la cuenta auxiliar sobre la cual se desea registrar el valor correspondiente al
impuesto, cuando èste no es descontable y se debe tratar como mayor valor del gasto o compra.
C. Costo no descontable Se utiliza para especificar el centro de costos, cuando la cuenta de impuesto no descontable lo requiere
Cuando el tipo de equivalencia es para Diferido o Distribución, se deben diligenciar los

campos contenidos en la siguiente ventana:
Contabilizaciòn Diferidos o Distribuciòn

Campo Descripción
Permite cambiar distribuciòn en captura de servicios Al activar este indicador, se permite modificar en la captura de la compra de servicios, la tabla de distribuciòn que
previamente se ha creado en esta ventana de equivalencias.
Diferir a: Corresponde al nùmero de dìas hasta el cual se desea diferir una compra
Dias o Hasta: Cuando el numero de dìas es "cero", se puede seleccionar una fecha lìmite hasta la cual se desea registrar el diferido
del registro.
Unidad medida: Se utiliza para definir el nombre de la unidad de medida a utilizar en la distribuciòn. Puede ser un %, o un nombre
de una unidad especifica: Nr Personas, Cantidades, etc.
Auxiliar: Còdigo de la cuenta auxiliar donde se desea contabilizar el registro
C.O.: Codigo del centro de operaciòn en el cual se va a contabilizar el registro
U.N.: Codigo de la unidad de negocios en la cual se va a contabilizar
C. Costo: Codigo del centro de costos en el cual se va a contabilizar el registro. Se captura siempre y cuando la cuenta auxiliar
exija la captura de centro de costos.
Valor Corresponde al valor de las unidades a asigar para cada linea (cuenta auxiliar + CO + Ccosto) de acuerdo a tipo de
unidad de medida definido
Ejemplo:
2.3.4 Maestros Asociados / Grupo de Motivos
Maestro por medio del cual se agrupan los motivos de compras con el fin de poder
generar informes y estadísticos. También puede ser utilizado como campo de filtro en
las consultas del sistema.
2.3.5 Maestros Asociados / Otros Motivos
Maestro que permite definir motivos no transaccionales que servirán para cambiar el
estado y hacer seguimiento en un documento de compras: Cumplido, anulado,
retenido o no entregado.
Motivos Otros
Campo Descripción
Còdigo Identifica el codigo del motivo
Activo Este indicador identifica si el motivo esta activo. Los motinos no activos no se permite que sean utilizados en los
registros
Descripciòn Nombre o descripciòn del motivo.
Tipo de Motivo Los tipos de motivo vienen previamente definidos en el software y se utiliza para agrupar o clasificar los mismos
de acuerdo al uso dentro del sistema. Los valores posibles son: Cumplido, Anulaciòn, Retenido , No Entrega
C.O. Filtro Se utiliza para indicar que el motivo definido solo se va a utilizar en el còdigo de Centro de Operaciòn especificado
Notas Observaciones
2.3.6 Maestros Asociados / Seguimiento de Documentos.
Siesa Enterprise permite hacer registro del seguimiento hecho a los diferentes
documentos de compras, por medio de eventos que identifican el estado de dicho
documento. En este maestro se crean cada uno de los diferentes eventos o estados
Seguimiento Evento
Campo Descripción
Tipo Se refiere al tipo de transacciòn dentro del mòdulo de compras, las cuales ya estan previamente definidas en el
sistema. Las posibles opciones son: Solicitudes de compras, Ordenes de compras, Documentos de compras,
Facturas y notas de proveedores
Evento Descripciòn corta del evento a definir
Activo Estado de activo o inactivo del evento. Cuando esta inactivo no se permite su utilizaciòn
Descripciòn Descripciòn completa del evento

Campo referencia 1 Campo tipo texto de uso opcional para registrar datos adicionales, por ejemplo: Nombre del contacto
Campo referencia 2 Campo tipo texto de uso opcional para registrar datos adicionales, por ejemplo: Observaciones adicionales
Campo valor 1 Campo tipo valor de uso opcional para registrar datos adicionales, por ejemplo: Valor de descuento a solicitar
Campo valor 2 Campo tipo valor de uso opcional para registrar datos adicionales, por ejemplo: Valor de pronto pago a solicitar
2.3.7 Maestros Asociados / Fletes / Tarifas
Maestro en el cual se definen o actualizan, las tarifas de fletes vigentes a liquidar sobre
las transacciones de compras. Las tarifas se especifican por proveedor y tipo de
vehículo, entre una ciudad origen y una ciudad de destino. Los valores pueden
especificarse por: peso, por volumen o en porcentaje:
Tarifas
Campo Descripción
Proveedor Codigo del proveedor de fletes
S ucursal Codigo de la sucursal del proveedor
Tipo de vehìculo Tipo de vehiculo de acuerdo al maestro de tipos de vehiculos definido prefiamente en el sistema
Moneda Corresponde a la moneda en la cual se define la tarifa
Ciudad Origen Codigo y descripciòn de la ciudad origen
Ciudad Destino Codigo y descripciòn de la ciudad destino
Fecha Activaciòn Fecha a partir de la cual es vigente la tarifa
Fecha Hasta Fecha hasta la cual estarà vigente la tarifa. Este campo puede ir vacio cuando no se tiene una fecha lìmite conocida
Precio peso Corresponde al valor de la tarifa dado en Kilos o Toneladas, o alguna unidad equivalente de peso, de acuerdo a los
paràmetros del proveedor
Precio volumen Corresponde al valor de la tarifa dado en metros cubicos o alguna unidad equivalente de volumen, de acuerdo a los
paràmetros del proveedor
Porcentaje Se utiliza para especificar el valor de la tarifa como un porcentaje del precio del producto
Maestros Asociados / Fletes / Configurar ítems fletes
En este maestro se deben especificar cuales son los códigos de los ítems de servicios
para ser utilizados en la liquidación de fletes por compras, en las notas de sobrecostos
respectivas, por cada una de las ciudades contratadas. Se puede utilizar un mismo
ítem para todos los casos, definiendo el mismo a nivel genérico.
2.3.8 Maestros Asociados / Vehículos
El maestro vehículos permite la clasificación de los diferentes equipos vehículos de

transporte que se utilizan para la contratación y liquidación de fletes en compras.
Vehìculo
Campo Descripción
Vehìculo Codigo con el cual se identificarà a cada vehìculo en el sistema. Puede ser el nùmero de placa por ejemplo
Propio Indicador para identificar vehiculos propios
Estado Estado de activo del vehìculo.
Transportador Còdigo del transportador al cual pertenece o esta asociado el vehìculo
S ucursal Sucursal del transportador a la cual esta asociada el vehìculo
Conductor Còdigo, nombre e identificaciòn del conductor habitual de vehìculo
C. Costo Centro de costo sobre el cual se registra el vehìculo
Tipo de Vehiculo Identifica el tipo de vehiculo, de acuerdo a los valores definidos en la tabla de tipos
Controla Capacidad Indicador para definir si se desea o no controlar un tope de capacidad para el vehiculo
Capacidad màxima en Cuando se define que se desea controlar capacidad, se debe indicar aquí el valor limite de la capacidad a controlar
Maestros Asociados / Tipos de vehìculos
El maestro de tipos de vehículo permite la clasificación de los diferentes medios de

transporte a utilizar en la contratación y liquidación de fletes. Se utiliza para clasificar
los diferentes vehículos registrados en el sistema, de acuerdo a algunas características
comunes entre si.
2.3.9 Maestros Asociados / Descuentos
El maestro de descuentos permite formalizar los diferentes descuentos que se desea

trabajar en una compañía. Su definición y manejo puede catalogarse para que sea
aplicable por línea (ítem por ítem) o de forma global (sobre la totalidad de ítems).
Cuando se manejan tablas de descuentos condicionados y de pronto pago por línea,
éste maestro puede ser incluido. Cuando el tipo es global, siempre se incluye.
2.3.10 Maestros Asociados / Precios de Trazabilidad
Por medio de este maestro de puede controlar la trazabilidad de los precios, eso
quiere decir que se puede colocar como un precio máximo de compra por cada
articulo y el sistema valida en la generación de la Orden de Compra que el precio de la
OC no este por encima de lo registrado en la trazabilidad.
Los precios se pueden catalogar con vigencias, controlando asi desde y hasta la fecha
en la cual rigen.
Este es un ejemplo de la validación sobre los precios de trazabilidad en el momento de

hacer una compra:
2.3.11 Maestros Asociados / Calendario de Compras
Maestro que permite configurar las fechas en las que se puede realizar una orden de
compra y la recepción de la mercancía, marcando si el día es hábil o no para estos
eventos.
También es útil en las compras para Producción en donde calcula la fecha de

vencimiento de la orden de compra utilizando el calendario de compras y luego se
procesa la fecha de lanzamiento.
2.3.12 Maestros Asociados / Automatización de Apropiación
Maestro que permite la apropiación del inventario en consignación y por ende la

automatización de los documentos generados a partir de un documento origen.
La búsqueda y consulta del maestro es por un tipo de documento asociado a un centro

de operación el cual no es obligatorio. Adicionalmente se necesita un comprador y un
tipo de documento de apropiación el cual es obligatorio y debe de ser configurado en
el maestro de tipos de documentos.
2.3.13 Maestros Asociados / Automatización de Anticipos.
Maestro que permite poder generar un documento contable con saldo abierto en la
cuenta de anticipo al aprobar la Orden de Compra. Con base en este saldo abierto se
puede realizar el pago del anticipo por programación de pagos, comprobante de
egreso o pago electrónico.
2.3.14 Maestros Asociados / Portafolio

Maestro que permite la agrupación de productos o servicios. Para el caso de compras,
este maestro tiene una gran relevancia ya que permite la generación de órdenes de
compra de manera automática con base a órdenes planeadas, donde toma como uno
de sus filtros el portafolio
Capítulo 2: Seguridades del sistema de Compras
2.4 Seguridades del Sistema de Compras.

2.4.1 Objetivo del estudio de las seguridades de Compras.
Se espera que al terminar de estudiar esta documento el usuario esté capacidad de
identificar la incidencia que tienen las seguridades en las autorizaciones otorgadas a
cada usuario en el acceso a las diferentes opciones de los menús, y dentro de estas, a la
activación de íconos de activación de estados y otras operaciones sobre los
documentos generados.
Las seguridades se activan de acuerdo a los perfiles y permisos de cada usuario.
2.4.2 Definiciones:
Perfil de usuario:
Es un conjunto características funcionales que son comunes a grupo de usuarios. Su
utilización agiliza el otorgamiento de las autorizaciones y predefinición de
comportamientos funcionales para todas las opciones de un sistema, ya que estas se
heredan para cada uno de los usuarios asignados al perfil.
Usuario:
Nombre bajo el que se reconoce una persona que utiliza un sistema
2.4.3 Explicación de la pestaña Usuarios.
En esta pantalla se puede observar el otorgamiento de permisos a los usuarios que

pertenecen al perfil “contraloría”.
2.4.4 Explicación de la pestaña Métodos.
2.4.4.1 Seguridades de Acumulados
Seguridad Descripción.
Cubos Habilita el acceso del usuario a la opción:
/Comercial/Compras/Acumulados/Cubo de compras.
Cubo de compras sumarizado Habilita el acceso del usuario a la opción:
/Comercial/Compras/Acumulados/Cubo de compras sumarizado.
2.4.4.2 Seguridades Ajustes de compra por entrada
Adicionar Habilita el acceso del usuario al ícono “Adicionar” de la barra de
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de
Compra/Por entrada.
Anular Habilita el acceso del usuario al ícono “Anular” de la barra de
Compra/Por entrada.
Aprobar Habilita el acceso del usuario al ícono “Aprobar” de la barra de
Compra/Por entrada.
Consultar Habilita el acceso del usuario al ícono “Consultar” de la barra de
Compra/Por entrada.
Habilitar impresión Habilita el acceso del usuario al ícono “Imprimir” de la barra de
Compra/Por entrada.
Imprimir Habilita el acceso del usuario al ícono “Imprimir” de la barra de
Compra/Por entrada.
Modificar Habilita el acceso del usuario al ícono “Edición” de la barra de
Compra/Por entrada.
Modificar entidades Habilita el acceso del usuario a la modificación de entidades
dinámicas en doctos dinámicas en documentos aprobados, en la opción:
aprobados /Comercial/Compras/Ajustes de Compra/Por entrada.
Permitir ajuste en valor Habilita el acceso del usuario a permitir ajuste en valor cuando no
cuando no hay referencia. hay referencia, en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de
Compra/Por entrada.
Permitir documentos sin Habilita el acceso del usuario a permitir documentos sin referencia
referencia en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de Compra/Por entrada.
Permitir mandatos de Habilita el acceso del usuario a permitir mandatos de diferentes C.O.
diferentes C.O. en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de Compra/Por entrada.
2.4.4.3 Seguridades Ajustes de compra por salida
Adicionar Habilita el acceso del usuario al ícono “Adicionar” de la barra de
Compra/Por salida.
Anular Habilita el acceso del usuario al ícono “Anular” de la barra de

Compra/Por salida.
Aprobar Habilita el acceso del usuario al ícono “Aprobar” de la barra de
Compra/Por salida.
Compra/Por salida.
Habilitar impresión Habilita el acceso del usuario al ícono “Habilitar impresión” de la
barra de herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de
Compra/Por salida.
Imprimir Habilita el acceso del usuario al ícono “Imprimir” de la barra de
Compra/Por salida.
Modificar Habilita el acceso del usuario al ícono “Editar” de la barra de
Compra/Por salida.
Modificar entidades Habilita el acceso del usuario a la modificación de entidades
dinámicas en doctos dinámicas en documentos aprobados, en la opción:
aprobados /Comercial/Compras/Ajustes de Compra/Por salida.
Permitir documentos sin Habilita el acceso del usuario a permitir documentos sin referencia
referencia en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de Compra/Por salida.
Permitir mandatos de Habilita el acceso del usuario a permitir mandatos de diferentes C.O.
diferentes C.O. en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de Compra/Por salida.
2.4.4.4 Análisis proveedor

Calcular días promedio de
pago.
Permitir consultar cartera. Habilita el acceso del usuario a la pestaña “Análisis de proveedor”,
subpestaña “Cartera” en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de
Compra/Por salida.
Permitir consultar compras. Habilita el acceso del usuario a la pestaña “Análisis de proveedor”,
subpestaña “Compras” en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de
Compra/Por salida.
Permitir consultar órdenes. Habilita el acceso del usuario a la pestaña “Análisis de proveedor”,
subpestaña “Ordenes” en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes de
Compra/Por salida.
Permitir consultar proveedor. Habilita el acceso del usuario a la pestaña “Análisis de proveedor”,
subpestaña “Proveedor” en la opción: /Comercial/Compras/Ajustes
de Compra/Por salida.
2.4.4.5 ..
Aprobación de solicitudes de Habilita el acceso del usuario a aprobar órdenes de compra retenidas
compra. en la opción: /Comercial/Compras/Solicitudes de compra/Aprobación.
Aprobación de solicitudes de Habilita el acceso del usuario a aprobar órdenes de compra retenidas
compra retenidas. en la opción: /Comercial/Compras/Solicitudes de compra/Aprobación
de solicitudes retenidas.
Aprobar órdenes de compra. Habilita el acceso del usuario a aprobar órdenes de compra en la
opción: /Comercial/Compras/Ordenes de compra/Aprobar.
2.4.4.6 Aprobar órdenes de compra retenidas.

Aprobar órdenes retenidas Habilita el acceso del usuario a aprobar órdenes de compra
por monto. retenidas, por monto la opción: /Comercial/Compras/Ordenes de
compra/Aprobar órdenes de compra retenidas.
Aprobar órdenes retenidas Habilita el acceso del usuario a mostrar órdenes de compra retenidas
por presupuesto. por presupuesto, en la opción: /Comercial/Compras/Ordenes de
Mostrar ordenes de compra Habilita el acceso del usuario a mostrar órdenes de compra
financiero. financiero, en la opción: /Comercial/Compras/Ordenes de
2.4.4.7 Apropiación.
Adicionar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Adicionar” de la barra de
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/Facturas y notas de
proveedor/Apropiación.
Anular. Habilita el acceso del usuario al ícono “Anular” de la barra de
Aprobar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Aprobar” de la barra de
Consultar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Consultar” de la barra de
Modificar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Editar” de la barra de
2.4.4.8 Consultar
Activaciones de Kanban. Habilita el acceso del usuario a la opción Activaciones Kanban en el
menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Análisis de cumplimiento de Habilita el acceso del usuario a la opción Análisis de cumplimiento
órdenes. de órdenes en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Análisis de Kanban. Habilita el acceso del usuario a la opción Análisis de Kanban en el
Apropiación. Habilita el acceso del usuario a la opción Apropiación en el menú:
/Comercial/Compras/Consultas.
Apropiación por ítem. Habilita el acceso del usuario a la opción Apropiación por ítem en el
Consignación por documento. Habilita el acceso del usuario a la opción Consignación por
documento en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Consignación recibida. Habilita el acceso del usuario a la opción Consignación recibida en el
Cotizaciones. Habilita el acceso del usuario a la opción Cotizaciones en el menú:
/Comercial/Compras/Consultas.
Cotizaciones por cantidad de Habilita el acceso del usuario a la opción Cotizaciones por cantidad
descuento. de descuento en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Documentos de compra. Habilita el acceso del usuario a la opción Documentos de compra en
el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Documentos de compra por Habilita el acceso del usuario a la opción Documentos de Compra por
ítem. ítem en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Facturas y notas de Habilita el acceso del usuario a la opción Facturas y notas de
proveedor. proveedor en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Oferta de proveedores. Habilita el acceso del usuario a la opción Oferta de proveedores en el
Ordenes de compra. Habilita el acceso del usuario a la opción Ordenes de compra en el
Ordenes de compra por ítem. Habilita el acceso del usuario a la opción Ordenes de compra por
ítem en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Resumen de documentos de Habilita el acceso del usuario a la opción Resumen de documentos de
compra. compra en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Resumen de liquidación de Habilita el acceso del usuario a la opción Reliquidación de fletes en
fletes. el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Seguimiento de documentos. Habilita el acceso del usuario a la opción Seguimiento de documento
en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Solicitudes de compra. Habilita el acceso del usuario a la opción Solicitudes de compra en el
Solicitudes de compra por Habilita el acceso del usuario a la opción Solicitudes de compra por
ítem. ítem en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Solicitudes de oferta. Habilita el acceso del usuario a la opción Solicitudes de oferta en el
Solicitudes de oferta por ítem. Habilita el acceso del usuario a la opción Solicitudes de oferta por
ítem en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
Valoración de solicitud de Habilita el acceso del usuario a la opción Valoración de solicitud de
compra. compra en el menú: /Comercial/Compras/Consultas.
2.4.4.9 Cotizaciones
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/Cotizaciones.
Duplicar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Duplicar” de la barra de
Eliminar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Eliminar” de la barra de
2.4.4.10 Cotizaciones con convenios
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/Cotizaciones con
convenios.
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Cotizaciones con
convenios.
convenios.
Eliminar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Eliminar” de la barra de
convenios.
convenios.
2.4.4.11 ..
Cuadro comparativo. Habilita el acceso del usuario a la opción Cuadro Comparativo en el
menú: /Comercial/Compras/Ofertas.
Dar por cumplida solicitudes Habilita el acceso del usuario a la opción dar por cumplida en el
de compra. menú: /Comercial/Compras/Solicitudes.
Dar por cumplida órdenes de Habilita el acceso del usuario a la opción dar por cumplida en el
compra. menú: /Comercial/Compras/Ordenes de Compra.
2.4.4.12 Devoluciones desde entradas

herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde
entradas.
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/Devoluciones desde
entradas.

entradas.
entradas.
Habilitar impresión. Habilita el acceso del usuario al ícono “Habilitar impresión” de la
barra de herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/
Devoluciones desde entradas.
Imprimir. Habilita el acceso del usuario al ícono “Imprimir” de la barra de
entradas.
entradas.
Modificar entidades Habilita el acceso del usuario a modificar entidades dinámicas en
dinámicas en doctos documentos aprobados, en la opción: /Comercial/Compras/
aprobados. Devoluciones desde entradas.
Permitir devoluciones con Habilita al usuario la posibilidad de permitir devoluciones con saldo
saldo en costo. en costo, en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde
entradas.
Permitir documentos sin Habilita al usuario la posibilidad de permitir documentos sin
referencia. referencia, en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde
entradas.
Permitir mandaTos de Habilita al usuario la posibilidad de permitir mandatos de diferentes
diferentes C.O. C.O. en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde entradas.
Permitir modificar valores. Habilita al usuario la posibilidad de modificar valores en la opción:
/Comercial/Compras/ Devoluciones desde entradas.
2.4.4.13 Entradas desde Kanban.
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
devoluciones/Entradas desde Kanban.
Permitir modificar fecha de la Habilita el acceso del usuario a modificar la fecha de la entrada en la
entrada. opción: /Comercial/Compras/ Entradas y devoluciones/Entradas desde
Kanban.
Permitir sobrepasar monto Habilita el acceso del usuario a sobrepasar el monto anual por
anual por proveedor. proveedor en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
2.4.4.14 Entradas desde Orden de compra
devoluciones/Entradas desde O.C.
Adicionar ítems. Habilita al usuario la posibilidad de adicionar ítems, en la opción:
/Comercial/Compras/Entradas y devoluciones/Entradas desde O.C.
Alterar precios. Habilita al usuario la posibilidad de Alterar precios, en la opción:
/Comercial/Compras/Entradas y devoluciones/Entradas desde O.C.
Capturar cantidad en código Habilita al usuario la posibilidad de capturar cantidad en código de
de barras automático. barras automático. en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones
desde entradas.
Dar por cumplida la orden al Habilita al usuario la posibilidad de dar por cumplida la orden al
aprobar. aprobar, en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde
entradas.
Facturar. Habilita al usuario la posibilidad de facturar en la opción:
Generar automático. Habilita al usuario la posibilidad de generar automático en la opción:
Habilitar impresión. Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión en la opción:
Imprimir. Habilita al usuario la posibilidad de imprimir, en la opción:
Liquidar sobrecostos con base Habilita al usuario la posibilidad de liquidar sobrecostos con base en
en lista de precios. lista de precios, en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones
desde entradas.
Modificar. Habilita al usuario la posibilidad de modificar. en la opción:
Modificar entidades Habilita al usuario la posibilidad de modificar entidades dinámicas
dinámicas en doctos en documentos aprobados. en la opción: /Comercial/Compras/
aprobados. Devoluciones desde entradas.
Permitir documentos sin Habilita al usuario la posibilidad de capturar cantidad en código de
referencia. barras automático. en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones
desde entradas.
Permitir entradas de O.C. Habilita al usuario la posibilidad de permitir entradas desde O.C.
desde diferente C.O. desde diferente C.O. en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones
desde entradas.
Permitir modificar la descrip. Habilita al usuario la posibilidad de modificar la descripción del
Del mov a generar. movimiento a generar, en la opción: /Comercial/Compras/
Permitir sobrepasar monto Habilita al usuario la posibilidad de permitir sobrepasar el monto
anual por proveedor. anual por proveedor. en la opción: /Comercial/Compras/
Presentar costo unitario. Habilita al usuario la posibilidad de presentar costo unitario. en la
opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde entradas.

Presentar solo movimientos Habilita al usuario la posibilidad de presentar solo movimientos de la
de la OC del mismo CO. OC del mismo CO. en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones
desde entradas.
Sobrecostos mayor valor. Habilita al usuario la posibilidad de incluir sobrecostos por mayor
valor. en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde
entradas.
Sobrecostos menor valor en Habilita al usuario la posibilidad de incluir sobrecostos menor valor
dsctos condicionados. en descuentos condicionados. en la opción: /Comercial/Compras/
Validar documento referencia Habilita al usuario la posibilidad de validar documento de referencia.
en la opción: /Comercial/Compras/ Devoluciones desde entradas.
2.4..4.15 Entradas por compra
devoluciones/Entradas por compra.
Alterar precios. Habilita al usuario la posibilidad de validar documento de referencia.
en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y devoluciones/Entradas
por compra.
Facturar. Habilita al usuario la posibilidad de facturar, en la opción:
/Comercial/Compras/ Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
Liquidar sobrecostos con base Habilita al usuario la posibilidad de liquidar sobrecostos con base en
en lista de precios. lista de precios, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
Exigir devoluciones del Habilita al usuario la posibilidad de exigir devoluciones del mismo
mismo proveedor. proveedor, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
Modificar. Habilita al usuario la posibilidad de modificar, en la opción:
/Comercial/Compras/ Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
dinámicas en doctos en documentos aprobados, en la opción: /Comercial/Compras/
aprobados. Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
Permitir documentos sin Habilita al usuario la posibilidad de permitir documentos sin
referencia. referencia, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
Permitir mandatos de Habilita al usuario la posibilidad de permitir mandatos, en la opción:
diferentes C.O. /Comercial/Compras/ Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
Permitir sobrepasar monto Habilita al usuario la posibilidad de sobrepasar el monto anual por
anual por proveedor. proveedor en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
Presentar costo unitario. Habilita al usuario la posibilidad de presentar costo unitario, en la

opción: /Comercial/Compras/ Entradas y devoluciones/Entradas por
compra.
Sobrecostos mayor valor. Habilita al usuario la posibilidad de sobrecostos por mayor valor en
descuentos condicionados, en la opción: /Comercial/Compras/
Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
Sobrecostos menor valor en Habilita al usuario la posibilidad de sobrecostos por menor valor en
dsctos condicionados. descuentos condicionados, en la opción: /Comercial/Compras/
Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
Validar documento de Habilita al usuario la posibilidad de validar documento de referencia,
referencia. en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y devoluciones/Entradas
por compra.
2.4.4.16 Factura desde entrada
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Alterar condición de pago. Habilita al usuario la posibilidad de alterar la condición de pago, en
la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas proveedor/Facturas.
proveedor/Facturas.
proveedor/Facturas.
proveedor/Facturas.
Filtrar por C.O. del Habilita al usuario la posibilidad de filtrar por C.O. del documento,
documento. en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Modificar. Habilita al usuario la posibilidad de modificar, en la opción:
/Comercial/Compras/ Facturas y notas proveedor/Facturas.
aprobados. Facturas y notas proveedor/Facturas.
Permitir causar facturas de Habilita al usuario la posibilidad de permtir causar facturas de mnás
más de 180 días. de 180 días, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Permitir anticipos de otra Habilita al usuario la posibilidad de permitir anticipos de otra
auxiliar de anticipos. auxiliar de anticipos, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y
notas proveedor/Facturas.
Permitir anticipos de otra Habilita al usuario la posibilidad de permitir anticipos de otra U.N.,
U.N. en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Permitir anticipos de otro C.O. Habilita al usuario la posibilidad de permitir anticipos de otro C.O,
en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Permitir anticipos de otro Habilita al usuario la posibilidad de permitir anticipos de otro
proveedor. proveedor, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Permitir cambiar pronto Habilita al usuario la posibilidad de permitir cambiar pronto pago,
pago. en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Permitir mandatos de Habilita al usuario la posibilidad de permitir mandatos de diferentes
diferente C.O. C.O, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
Validar documento proveedor Habilita al usuario la posibilidad de validar documento proveedor
por tercero. por tercero, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas
proveedor/Facturas.
2.4.4.16 Generales.
Permitir modificar C.Costo de
la CxP.
Permitir modificar F.E. de la
Cxp.
Permitir modificar
retenciones en facturas.
Permitir modificar
retenciones en notas.
Permitir modificar U.N. de la
CXP.
2.4.4.17 ..
Generar ajustes desde Habilita al usuario la posibilidad de generar ajustes desde entradaas,
entradas. en la opción: /Comercial/Compras/ Ajustes de compras/Generar
ajustes desde entradas.
2.4.4.18 Habilitar impresión documentos.
Habilitar impresión Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de
apropiaciones. apropiaciones, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
Habilitar impresión entradas, Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de entraas,
devol., ajustes. devoluciones y ajustes, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
Habilitar impresión facturas y Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de facturas y
notas. notas, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir documentos/.
Habilitar impresión órdenes Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de órdenes
de compra. de compra, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir documentos/.
solicitudes. solicitudes, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
solicitudes de oferta. solicitudes de oferta, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
2.4.4.19 Imprimir documentos.
Envío de correos. Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de
solicitudes de oferta, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
Imprimir apropiaciones. Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de
solicitudes de oferta, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
Imprimir entradas, devol., Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de entradas,
ajustes. devoluciones y ajustes, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
Imprimir facturas y notas. Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de facturas y
notas, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir documentos/.
Imprimir órdenes de compra. Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de órdenes
de compra, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir documentos/.
Imprimir solicitudes. Habilita al usuario la posibilidad de habilitar impresión de
solicitudes, en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir
documentos/.
Imprimir solicitudes de Habilita al usuario la posibilidad de imprimir solicitudes de oferta,
oferta. en el menú: /Comercial/Compras/ Imprimir documentos/.
2.4.4.20 Kanban.
Adicionar activación. Habilita al usuario la posibilidad de adicionar activación de kanban,
en el menú: /Comercial/Compras/ Kanban/.
Anular activación. Habilita al usuario la posibilidad de anular la activación de kanban,
en el menú: /Comercial/Compras/ Kanban/.
Permitir modificar fecha de Habilita al usuario la posibilidad de permitir modificar fecha de
activación. activación de kanban, en el menú: /Comercial/Compras/ Kanban/.
Consecutivos. Habilita al usuario la posibilidad de modificar consecutivos durante
la activación de Kanban, en el menú: /Comercial/Compras/ Kanban/.
Adicionar tarjetas. Habilita al usuario la posibilidad de adicionar tarjetas kanban, en el
menú: /Comercial/Compras/ Kanban/.
Consultar tarjetas. Habilita al usuario la posibilidad de consultar tarjetas kanban, en el
Duplicar tarjetas. Habilita al usuario la posibilidad de duplicar tarjetas kanban, en el
Eliminar tarjetas. Habilita al usuario la posibilidad de eliminar tarjetas kanban, en el
Modificar tarjetas. Habilita al usuario la posibilidad de modificar tarjetas kanban, en el
Reporte de tarjetas. Habilita al usuario la posibilidad de generar reportes de tarjetas
kanban, en el menú: /Comercial/Compras/ Kanban/.
Sugerir precio de la Habilita al usuario la posibilidad de sugerir el precio de la cotización,
cotización. en el menú: /Comercial/Compras/ Kanban/.
2.4.4.21 ..
Liquidación de fletes. Habilita el acceso del usuario a la opción: /Comercial/Compras/
Entradas y devoluciones/Liquidación de fletes.
2.4.4.22 Mercancía en consignación
Factura desde consignación Habilita el acceso del usuario a la opción: /Comercial/Compras/
Notas desde consignación. Habilita el acceso del usuario a la opción: /Comercial/Compras/
2.4.4.23 Notas desde entradas.
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas de
proveedor/Notas débito.
Alterar condición de pago. Habilita al usuario la posibilidad de alterar la condición de pago, en
la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y notas de proveedor/Notas
débito.
herramientas, en la opción /Comercial/Compras/ Facturas y notas de
barra de herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Facturas y
notas de proveedor/Notas débito.
Modificar. Habilita el acceso del usuario al ícono “editar” de la barra de
dinámicas en doctos en documentos aprobados, en el menú: /Comercial/Compras/
aprobados. Facturas y notas de proveedor/Notas débito.
Permitir mandatos de Habilita al usuario la posibilidad de permitir mandatos de diferente
diferente C.O. CO, en el menú: /Comercial/Compras/ Facturas y notas de
Validar documento proveedor Habilita al usuario la posibilidad de validar documento proveedor
por tercero. por tercero, en el menú: /Comercial/Compras/ Facturas y notas de
2.4.4.24 Ordenes de compra.
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
compra/órdenes de compra directas.
Adicionar ítem en OC desde Habilita la posibilidad al usuario de adicionar ítem en OC desde
solicitud. solicitud, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
compra/desde solicitudes y ordenes planeadas.
Alterar condición de pago. Habilita la posibilidad al usuario de alterar condición de pago, en la
opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/órdenes de compra
directas.
Alterar precios. Habilita la posibilidad al usuario de alterar precios, en la opción:
/Comercial/Compras/ Ordenes de compra/órdenes de compra directas.
Capturar precios para ítems Habilita la posibilidad al usuario de capturar precios para ítems sin
sin vigencia. vigencia, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Controla bodega de Habilita la obligación de sólo comprar a la bodega de asignación, en
asignación. la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/órdenes de
compra directas.
Controlar excesos de la Habilita la posibilidad al usuario en el momento de hacer la orden de
cantidad solicitada. compra, de cambiar la cantidad indicada en la solicitud de compra.
Cuando a criterio de él hay exceso en la cantidad solicitada. Opción:
/Comercial/Compras/ Ordenes de compra/ Desde solicitudes y órdenes
planeadas.
Dar por cumplido. Habilita la posibilidad al usuario de dar por cumplido en la opción:
Desaprobar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Desaprobar” de la barra de
Deshabilitar cambios de tasas Cuando se diligencia la orden de compra en moneda extranjera,
de la moneda. habilita la posibilidad al usuario de deshabilitar cambios de tasas de
la moneda, la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Duplicar – permitir crear con Habilita la posibilidad al usuario de duplicar- permitir crear con otra
otra bodega. bodega, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Generar desde solicitud. Habilita la posibilidad al usuario de generar desde solicitud, en la
directas.
Generar sin solicitud. Habilita la posibilidad al usuario de sólo indicar ítems directamente,
sin necesidad de basarse en la pestaña de solicitudes. Opción:
Modificar. Habilita la posibilidad al usuario de modificar, en la opción:
Modificar datos del Habilita la posibilidad al usuario de modificar datos del comprador,
comprador. en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/órdenes de
compra directas.
Modificar datos de condición Habilita la posibilidad al usuario de modificar datos de condición de
de pago. pago, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Modificar datos de notas. Habilita la posibilidad al usuario de modificar datos de notas, en la
directas.
Modificar datos del proveedor Habilita la posibilidad al usuario de modificar datos del proveedor,
en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/órdenes de
compra directas.
Modificar entidades Habilita la posibilidad al usuario de modificar entidades dinámicas
dinámicas docto en en documentos en elaboración, en la opción: /Comercial/Compras/
elaboración. Ordenes de compra/órdenes de compra directas.
dinámicas doctos aprobados. en documentos aprobados, en la opción: /Comercial/Compras/
Ordenes de compra/órdenes de compra directas.
Modificar información Habilita la posibilidad al usuario de modificar información contable
contable de la solicitud. de la solicitud, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Modificar ítem de la solicitud. Habilita la posibilidad al usuario de modificar ítem de la solicitud,
compra directas.
No validar monto de la Habilita la posibilidad al usuario de no validar monto de la
aprobación. aprobación, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
No validar precios de Habilita la posibilidad al usuario de no validar precios de
trazabilidad. trazabilidad, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Obligar documento Habilita la posibilidad al usuario obligar documento referencia, en
referencia. la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/órdenes de
compra directas.
Permite filtrar el C.O de las Habilita la posibilidad al usuario de filtrar el CO de las solicitudes,
solicitudes. para restringir las órdenes de compra a determinado CO. Opción:
Pemitir bodegas de diferente Habilita la posibilidad al usuario de permitir bodegas de diferente
CO. CO, En el caso de que se deje deshabilitado las órdenes de compra
serán para determinada bodega. Opción: /Comercial/Compras/
Ordenes de compra/órdenes de compra directas.
Permitir cambiar descuentos Habilita la posibilidad al usuario de permitir cambiar descuentos
globales doctos aprobados. globales en documentos aprobados, en la opción:
Permitir capturar proveedor Habilita la posibilidad al usuario de capturar proveedor de
de sobrecostos. sobrecostos, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Permitir mandatos de Habilita la posibilidad al usuario de permitir mandatos de diferente
diferente C.O. CO, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/órdenes
de compra directas.
Permitir sobrepasar monto Habilita la posibilidad al usuario de permitir sobrepasar monto
anual por proveedor. anual por proveedor, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Sugerir el último centro de Habilita la posibilidad al usuario de sugerir el último centro de
costos capturado. costos capturado, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de

Sugerir el último precio de Habilita la posibilidad al usuario de sugerir el último precio de
compra. compra, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Sugerir la última fecha de Habilita la posibilidad al usuario de sugerir la última fecha de
entrega. entrega en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Sugerir la última operación Habilita la posibilidad al usuario de sugerir la última operación
capturada. capturada, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Transferencias de O.C. Habilita la posibilidad al usuario de accesar transferencias desde OC,
compra directas.
Validar días hábiles para Habilita la posibilidad al usuario de validar en el calendario, que las
compra. órdenes de compra se diligencien en días hábiles. Opción:
Validar documento referencia. Habilita la posibilidad al usuario de validar documento de referencia
compra directas.
2.4.4.25 Ordenes de compra desde S.C. y ordenes planeadas.
Asignar a la fecha de entrada Habilita la posibilidad al usuario de asignar a la fecha de entrada OC
OC con base al docto. con base al documento, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes
de compra/Desde solicitudes y órdenes planeadas.
Modificar cantidad en orden Habilita la posibilidad al usuario de modificar cantidad en orden
planeada. planeada, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
compra/Desde solicitudes y órdenes planeadas.
Permitir seleccionar MPS. Habilita la posibilidad al usuario de permitir seleccionar MPS, en la
opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/Desde solicitudes y
órdenes planeadas.
Permitir seleccionar MRP. Habilita la posibilidad al usuario permitir seleccionar MRP, en la
opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/Desde solicitudes y
órdenes planeadas.
Permitir seleccionar tipo de Habilita la posibilidad al usuario de permitir seleccionar el tipo de
orden en firme. orden en firme, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Permitir seleccionar tipo de Habilita la posibilidad al usuario de permitir seleccionar tipo de
orden planeada. orden planedas, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Seleccionar opción de Habilita la posibilidad al usuario de seleccionar opción de órdenes
ordenes planeadas. planeadas, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Seleccionar opción de Habilita la posibilidad al usuario de seleccionar opción de solictudes,
solicitudes. en: /Comercial/Compras/ Ordenes de compra/Desde solicitudes y
órdenes planeadas.
Seleccionar opción de ver Habilita la posibilidad al usuario de seleccionar la opción de ver
ordenes planeadas en UM. órdenes planeadas, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
Validar política de orden al Habilita la posibilidad al usuario de valiar la política de orden al
modificar la orden. modificar la orden, en la opción: /Comercial/Compras/ Ordenes de
2.4.4.26 Sobrecostos por menor valor.
devoluciones/Sobrecostos/Por menor valor.
barra de herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas
y devoluciones/Sobrecostos/Por menor valor.
Liquidar sobrecostos con base Habilita la posibilidad al usuario de liquidar sobrecostos con base en
en lista de precios. lista de precios, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
devoluciones/Sobrecostos/Por menor valor
aprobados. Entradas y devoluciones/Sobrecostos/Por menor valor
Permitir documentos sin Habilita la posibilidad al usuario de permitir documentos sin
referencia. referencia, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
Permitir mandaTos de Habilita la posibilidad al usuario de permitir mandatos de diferentes
diferentes C.O. CO, en la opción: /Comercial/Compras/ Entradas y
2.4.4.27 Solicitud de compra.
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de
Compra/Directas.
Compra/Directas.

Compra/Directas.
Compra/Directas.
Controlar bodega de Habilita la posibilidad al usuario de controlar bodega de asignación,
asignación. en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de Compra/Directas.
Dar por cumplido. Habilita el acceso del usuario al ícono “Dar por cumplido” de la barra
de herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de
Compra/Directas.
Deshabilitar cambios de tasa Habilita la posibilidad al usuario de deshabilitar cambios tasa de la
de la moneda. moneda, en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de
Compra/Directas.
Compra/Directas.
Modificar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Modificar” de la barra de
Compra/Directas.
dinámicas en doctos en en documentos en elaboración, en la opción: /Comercial/Compras/
elaboración. Solicitudes de Compra/Directas.
aprobados. Solicitudes de Compra/Directas.
No exigir notas al cambiar la Habilita la posibilidad al usuario de no exigir notas al cambiar la
fecha de entrega. fecha de entrega, en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de
Compra/Directas.
No validar monto de Habilita la posibilidad al usuario de no validar monto de aprobación,
aprobación. en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de Compra/Directas.
Obligar documentos Habilita la posibilidad al usuario de obligar documentos de
referencia. referencia, en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de
Compra/Directas.
Presentar cantidad Habilita la posibilidad al usuario de presentar cantidad disponible,
disponible. en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de Compra/Directas.
Validar días hábiles para Habilita la posibilidad al usuario de validar días hábiles para compra,
compra. en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de Compra/Directas.
2.4.4.28 ...
Solicitud de compra desde Habilita el acceso del usuario a la opción: /Comercial/Compras/
requisición. Solicitudes de compra/ desde requisición por ítem.
Solicitud de compra desde Habilita el acceso del usuario a la opción: /Comercial/Compras/
requisición por docto. Solicitudes de Compra/Desde requisición por documento.
2.4.4.29 Solicitud de oferta directa.
herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/ Ofertas/Solicitud
de oferta directa.

de oferta directa.
de oferta directa.
Cerrar. Habilita el acceso del usuario al ícono “Cerrar” de la barra de
de oferta directa.
de oferta directa.
Dar por cumplido. Habilita el acceso del usuario al ícono “Dar por cumplido” de la barra
de herramientas, en la opción: /Comercial/Compras/
Ofertas/Solicitud de oferta directa.
Deshabilitar cambios de tasa Habilita la posibilidad al usuario de deshabilitar cambios de tasa de la
de la moneda. moneda, en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de
Compra/Directas.
herramientas, en la opción:
/Comercial/Compras/Comercial/Compras/ Ofertas/Solicitud de oferta
directa.
Modificar entidades Habilita la posibilidad al usuario de modificar entidades dinámicas en
dinámicas en doctos documentos aprobados, en la opción: /Comercial/Compras/
aprobados. Solicitudes de Compra/Directas.
Permitir documentos sin Habilita la posibilidad al usuario de permitir documentos sin
referencia. referencia, en la opción: /Comercial/Compras/ Solicitudes de
Compra/Directas.
Capítulo 3: operación del sistema de compras ERP Siesa Enterprise
Capítulo 3: Operación del sistema de Compras Siesa Enterprise

3.1 Objetivo del capítulo.
Se espera que al terminar de estudiar el presente capítulo el usuario esté capacidad de
realizar las siguientes actividades:
- Crear y/o modificar un proveedor.

- Utilizar la cotización como medio de capturar las listas de precios de los
proveedores.
- Capturar y consultar cada uno de los siguientes documentos y/o procesos:
 Requisiciones.
 Solicitud de compra.
 Ofertas.
 Orden de compra directa.
 Entradas y devoluciones de compras.
 Ajustes de compras.
 Facturas y notas de proveedor.
 Facturas y notas de consignación.
Nota: se recomienda al lector estudiar el “anexo3: íconos utilizados en la captura

de maestros”.
3.2 Requisiciones de Inventario.
3.2.1 Objetivo de requisiciones de inventario.
Mediante esta opción los usuarios de los diferentes centros de costos y/o
departamentos informan las necesidades de inventarios a un almacén o localización
central.
Los responsables de la administración del inventario de acuerdo a los requerimientos

y disponibilidad de recursos pueden utilizar las requisiciones de inventario como base
para las siguientes transacciones: transferencias de una localización a otra, salidas de
bodega o consumos con base en ellas.
3.2.2 Características funcionales de Requisiciones de Inventario.
Como una de las alternativas de origen del ciclo de compras se tienen las siguientes
funcionalidades asociadas a las solicitudes de compra.
 Manejo simultáneo de ítems de inventario y de servicio.

 Manejo de unidades de medida en compras con equivalencia automática en
unidades de inventario.
 Control centralizado de la numeración en los documentos del módulo de
compras, por empresa y centro de operación.
 Manejo de comentarios en los documentos.
 Control de las solicitudes de abastecimiento interno por usuario solicitante
y por centro de costo.
 Autorizaciones en línea por parte de los diferentes niveles jerárquicos de
responsabilidad, con base en un esquema de transición de estados (en
elaboración, aprobado, desaprobar, cumplido, retractar el cumplido).
 Proceso alterno de generación de solicitudes de compra como consecuencia
de los procesos internos de requisición y de cantidad a pedir.
 Manejo totalmente automático del archivo histórico del proceso de
 Durante la gestión de la requisición de inventario, se tiene acceso a una
Pestaña de “Monitor de ítem” en la que se accesa la consulta universal de
todo tipo de transacciones asociadas al ítem solicitado. En compras
(cotizaciones, solicitudes, ordenes, movimiento y consignaciones); en
Ventas (pedidos pendientes, historia de pedidos, backorder, compromisos,
remisiones, facturas, notas y cubos de facturación); en manufactura
(órdenes de producción y componentes por cada una de ellas).
 Mediante Entidades Dinámicas, es posible vincular autónomamente por
parte del usuario campos nuevos a la base de datos de la ERP Siesa
Enterprise.
 Consultas de seguimiento a las cantidades pendientes,
 Predefinición previa de informes considerados de uso frecuente, con base

en las funcionalidades de la consulta flex.
 Exportación de los informes y consultas en diferentes formatos: excel, pdf,
etc.
 Posibilidad de trabajar con descripciones ampliadas de los ítems;
incluyendo como parte de ellas, los textos incluidos en las notas
explicatorias asociadas a la transacción.
 En empresas comercializadoras, durante la gestión de abastecimiento de
pedidos, se tiene como herramienta asociada a las requisiciones, cubrir las
cantidades que no están comprometidas, mediante la sumarización de los
pedidos con el mismo ítem, bodega y unidad de medida.
 Mediante seguridades del sistema se tiene la posibilidad de que
dependiendo del usuario, se muestren o no los costos de los ítems.
3.2.3 Opciones de menú asociadas a las requisiciones de inventario.
Opciones Menú Propósito

Inventarios
Para consumir Planteamiento de la “requisición de inventario” por parte del
/comercial/Inventarios/Requisiciones solicitante.
internas/Para Consumir.
Generar Consumo Cuando hay existencia para abastecer la “requisición de
/comercial/Inventarios/Requisiciones inventario”, las personas encargadas de la administración del
internas/Generar Consumos. inventario puede de una vez “generar el consumo” para
abastecer la solicitud planteada.
Para transferir Cuando hay existencia para abastecer la “requisición de

/comercial/Inventarios/Requisiciones inventario”, las personas encargadas de la administración del
internas/Para Transferir. inventario puede de una vez tramitarla como “requisición
para transferir” para abastecer la solicitud planteada
mediante un traslado de inventario desde otra bodega.
Generar Transferencias Mediante esta opción se pueden generar masivamente las

/comercial/Inventarios/Requisiciones “requisiciones para transferir” para abastecer las solicitudes
internas/Generar Transferencias. planteadas.

Compras
Solicitudes de compra desde Cuando no hay existencia para abastecer la cantidad
requisición por ítem. solicitada, las personas encargadas de la administración del
/comercial/compras/solicitudes/Desde inventario, tienen como alternativa para iniciar el proceso
Requisición. de compras, generar la “solicitud de compra” con base en la
selección de algunos de los ítems registrados en una
determinada requisición de inventario.
Solicitudes de compra desde Cuando no hay existencia para abastecer la cantidad
requisición por documento. solicitada, las personas encargadas de la administración del
/comercial/compras/solicitudes/Desde inventario, tienen como alternativa para iniciar el proceso
requisición por documento. de compras generar la “solicitud de compra” con base en
todos los ítems registrados en una determinada requisición
de inventario.
3.2.4 Operación del sistema para la gestión de requisiciones de inventario.
Ruta: /Comercial/Inventarios/Requisiciones Internas/Para Consumir.

Pestaña generales de Requisiciones de Inventarios
Generales:
Campo Descripción
Solicitante Código del tercero que gestiona la requisición de inventario, el cual se
habilitó previamente como “solicitante” en el maestro de funcionarios
Entrega en Número de días planteados inicialmente como plazo para necesitar los ítems
solicitados.
Fecha de entrega. Fecha calculada por el sistema, sumando los días del campo anterior a la fecha
actual del sistema.
Notas Campo explicatorio de libre utilización por parte del usuario.
Pestaña ítems de Requisiciones de Inventarios

Items:
Campo Descripción
Item Código del ítem requerido.
Bodega Bodega en la cual se requiere el ítem.
Motivo Código de transacción asociada a la requisición de inventario que se está

planteando.
Subpestaña movimiento de Requisiciones de Inventarios
Movimiento
Campo Descripción
Unidad Unidad de medida del ítem requerido.
Cantidad Cantidad de ítems requeridos en la unidad de medida informada en el campo
anterior.
Entrega en Número de días planteados inicialmente como plazo para necesitar el ítem
requerido.
Fecha de entrega Fecha calculada por el sistema, sumando los días del campo anterior a la fecha
actual del sistema.
C.O. Centro de operación asociado al ítem que se está requiriendo.
C. Costo Centro de costo asociado al ítem que se está requiriendo.
Proyecto Código de proyecto asociado al ítem que se está requiriendo.
Notas Campo de libre utilización por parte del usuario.
Botón Monitor de ítems Botón que activa la consulta universal de todas las transacciones que ha tenido
el ítem solicitado. En compras (cotizaciones, solicitudes, órdenes, movimiento
y consignaciones); en Ventas (pedidos pendientes, historia de pedidos,
backorder, compromisos, remisiones, facturas, notas y cubos de compraas); en
Manufactura (órdenes de producción y componentes de cada una de ellas).
Botón Adicionar Botón que graba en la base de datos de Siesa Enterprise el registro de
movimiento que se está realizando y plantea la incorporación de un nuevo
ítem.
Botón Eliminar Botón que elimina el registro de movimiento que se está capturando.
Botón Cancelar Botón que retracta la operación que se está realizando.
Pestaña compromisos de Requisiciones de Inventarios
Por cada uno de los ítems de la grilla de compromisos, se muestra la siguiente

información.
Compromisos:
Campo Descripción
Item Informativo. Código y descripción del ítem.
Motivo Informativo. Código de motivo asociado al ítem requerido.
Bodega Informativo. Código de la bodega asociada al ítem requerido.
U.M. Informativo. Unidad de medida en la que se diligenció la requisición.

Cantidad Pendiente Informativo. Diferencia entre la cantidad solicitada y la cantidad que ya se ha
ordenado para dar cumplimiento a la requisición planteada.
Cantidad Comprometida Informativo. Cantidad separada de las existencias para dar cumplimiento a la
cantidad requerida.
Pestaña entidades de Requisiciones de Inventarios
Entidades:
Campo Descripción
Grupo Entidad Código de la entidad dinámica definida previamente, la cual contiene datos
adicionales a la base de datos, definidos autonómamente por el cliente.
3.2.5 Estados asociados a la gestión de requisiciones de inventarios.
Estado Descripción
En elaboración Es el estado inicial por el que pasa una “requisición de inventario” durante
su creación inicial por parte de la persona que pone a consideración del
departamento de compras o de la persona autorizada, la necesidad de
solicitud.
Icono de apoyo Efecto

Almacena el contenido de la “requisición”.
Aprobado Cuando la “requisición de inventario” es evaluada afirmativamente por la
persona encargada de su trámite de abastecimiento, se realiza la transición
a este segundo estado de “aprobado”.

Realiza la transición de estado de “en elaboración”
o “aprobado” o “desaprobado”.
Retracta la decisión de “aprobación”.
Cumplido Cuando se van realizando los procesos posteriores de “requisición de
inventario”, la cantidad pendiente va disminuyendo hasta llegar a cero,
momento en el cual la “requisición” pasa a su tercer estado “cumplido”.
Otra situación que puede generar esta transición del estado a “cumplido”
se presenta cuando por diferentes razones de tipo logístico la cantidad
pendiente no se va cumplir totalmente.

Realiza la transición de estado de “aprobado” a
“cumplido”, momento a partir del cual el sistema no
permite realizar más “solicitudes de compra” ya
que la cantidad solicitada ya fue suministrada o el
saldo que aún queda no se va a abastercer.
Retracta la decisión de “dar por cumplido”.
3.2.6 Opciones relacionadas con requisiciones de inventarios.
3.2.6.1 Contabilización.
No hay contabilizaciones asociadas a las requisiciones de inventarios.
3.3 Proveedores.
3.3.1 Objetivo de la opción Maestro de Terceros - Proveedores.
En el maestro de terceros- proveedores se definen todos los datos e información
asociada a cada uno de las personas Naturales y/o Jurídicas que cumplen funciones de
proveeduría de algún producto o servicio.
Operativamente no aparece una opción explícita para la declaración de los
proveedores, en vez de ello, el sistema utiliza el mismo maestro de terceros, para
registrar la información tanto de clientes como de proveedores o empleados, ya que
una misma persona jurídica puede tener simultáneamente varios de estos roles.
Es necesario activar el check que lo identifica como “proveedor”, para tener acceso a
la pestaña donde se capturan los datos específicos de un proveedor.
Para cada tercero cliente o proveedor, se le debe crear como mínimo una sucursal en
la cual se definen los parámetros de clasificación, cupo, direcciones y demás datos
propios de cada una de ellas.
Para efectos de la definición de los criterios de análisis estadístico, cada tercero-
proveedor se debe asociar a uno de los siguientes maestros complementarios: tipos de
proveedor y clases de proveedor.
3.3.2 Características funcionales del maestro de terceros-Proveedores.
Para la definición de las reglas de negocio que regirán la interacción con el proveedor
durante todo el ciclo de compras, se tiene las siguientes funcionalidades asociadas al
maestro de proveedores.
 Utilizar el registro del maestro de proveedores para ver información

detallada como el saldo actual de
 Catalogación de varios puntos de envíos para un mismo proveedor.
 La información registrada en el maestro de compras, es utilizada durante la
generación de todos los documentos de compras: parámetros a nivel de
ítem, instalación, proveedor y políticas de la empresa para garantizar que el
ítem esté disponible en el momento oportuno en el que es utilizado en el
proceso de fabricación (JIT).

Ruta: /comercial/maestros/terceros/terceros.
Pestaña Generales del maestro Terceros Proveedores.
Generales:
Campo Descripción
Fecha de nacimiento Día, mes y año de la fecha de nacimiento asociada al tercero-proveedor.
No domiciliado. Cuadro de activación que indica si el tercero proveedor es domiciliado o no.
Ciuu. Código CIUU de la actividad económica asociada al proveedor.
Clase de tercero. Activación de los cuadros de selección según sean los roles autorizados en la
gestión de compras: interno, cliente, proveedor, empleado, accionista u otros.
Pestaña Contacto del maestro Terceros Proveedores.

Contacto:
Campo Descripción
Contacto Nombres y apellidos de la persona que sirve como contacto por parte del
proveedor.
Ciudad Ciudad donde reside el contacto.
Dirección Dirección donde reside el contacto.
Barrio. Dirección donde reside el contacto.
Código postal Código postal de la persona que sirve como contacto por parte del proveedor.
e-mail. Correo electrónico del contacto.
Pestaña Cliente del maestro Terceros Proveedores.
Cliente:
Campo Descripción
Sucursal Código de la sucursal donde el tercero-cliente ejerce su actividad económica.
Descripción Nombre de la sucursal de tercero-cliente.
Botón Bloqueos. Botón que activa la operación de bloqueo de la sucursal del tercero-cliente.
Botón Cambios. Botón que activa la modificación de la surcursal del tercero-cliente.
Botón Adicionar. Botón que activa la adición de nuevas sucursales al tercero-cliente.

Pestaña Proveedor del maestro Terceros Proveedores.
Proveedor
Campo Descripción
Sucursal Código de la sucursal donde el tercero- proveedor ejerce su actividad
económica.
Descripción Nombre de la sucursal de tercero-proveedor.
Botón Cambios. Botón que activa la modificación de la surcursal del tercero-proveedor.
Botón Adicionar. Botón que activa la adición de nuevas sucursales al tercero-proveedor.
Pestaña Entidades del maestro Terceros Proveedores.
Entidades:
Campo Descripción
Pestaña Foto del maestro Terceros Proveedores.
Foto:
Campo Descripción
Archivo Ruta de acceso al archivo que contiene la foto asociada al proveedor.
Botón […] Botón que habilita la exploración sobre las diferentes carpetas del directorio
para ubicar la que contiene el archivo.
Botón Cargar Botón que carga el contenido del archivo al sistema de compras Enterprise.
Botón Limpiar Botón que elimina el contenido del archivo de la foto asociada al proveedor.
3.4 Cotizaciones.
3.4.1 Objetivo de la opción de Cotizaciones.
El objetivo de este programa es realizar el primer paso de interacción con los

proveedores, para recibir por parte de ellos el listado los ítems que va a proveer y sus
respectivos precios con las escalas de descuentos otorgados, según los rangos de
cantidades adquiridas.
Las cotizaciones de compras quedan en un repositorio de ítems y precios, que sirve

como punto de control durante la gestión de las órdenes de compra, cuando se
realizan con base en cotizaciones, para que se apliquen los precios y las escalas de
descuentos previamente establecidos con un proveedor específico.
3.4.2 Características funcionales de Cotizaciones.
funcionalidades asociadas a las cotizaciones de compras.

 Manejo de comentarios en los documentos.
 Manejo de listas de precios por proveedor con vigencia a una fecha
determinada (contratos).
 Manejo de múltiples descuentos globales y por ítem.
 Completo manejo del proceso de cotización de compras.
 Exportación de los informes y consultas en diferentes formatos: Excel, pdf,
etc.
3.4.3 Alternativas de emisión de cotizaciones en la ERP Siesa Enterprise.
Opción de Menú de compras. Propósito de la opción del menú de compras.

Cotizaciones. Almacenar los precios y descuentos del proveedor
/comercial/compras/cotizaciones/cotiz para los casos en los que no hay variaciones por
aciones. efectos de ubicación geográfica o acuerdos
especiales de negociación.
Cotizaciones con convenios. Los convenios de cotización se utilizan en los casos
/comercial/compras/cotizaciones/Cotiz en que si hay diferenciación de los precios y/o
aciones con convenios. descuentos por razones de ubicación o acuerdos
especiales de negociación.
 Como están concebidas las cotizaciones en Siesa Enterprise, su gestión

no es la de un documento con control de transición estados a medida
que se avanza en su trámite.
 Esta opción de cotizaciones no se recomienda cuando hay variación
frecuente de precios.

Ruta: /comercial/compras/cotizaciones/cotizaciones.
Obsérvese que no se preguntan por tipos y números de cotización y más bien

se entra a solicitar el proveedor y el ítem, y a medida que se van ingresando
van alimentando la grilla inferior, que contiene tantas filas como ítems
cotizados se tengan.
Cotizaciones
Campo Descripción
Proveedor Código de identificación del proveedor al cual se le solicita la cotización.
Ciudad Ciudad donde está ubicado al proveedor.
Sucursal Código de la sucursal del proveedor a la cual se le solicita la cotización.
Telefono Teléfono del proveedor.
Item Código del ítem sobre el cual la empresa está interesada en recibir cotización
por parte del proveedor.
Instalación Código de instalación asociada a la operación de cotización solicitada al
proveedor. Por cada instalación el sistema lleva el costo del ítem
Unidad Unidad de medida del ítem del cual se solicita cotización.
Moneda Moneda en la que se tramita la cotización solicitada al proveedor.
Fecha de activación Fecha inicial a partir de la cual tiene vigencia la cotización solicitada al
proveedor.
Fecha hasta Fecha hasta la cual tiene vigencia la cotización solicitada al proveedor.
Precio Precio cotizado por el proveedor.
Tiempo de entrega Número de días que se demora el proveedor en suministrar los ítems
cotizados.
Notas Campo de libre utilización por parte del usuario para incluir comentarios
aclaratorios.
Descuento Código asociado al descuento otorgado por el proveedor.
Cantidad hasta Cantidad hasta la cual tiene vigencia el descuento.
Tasa Tasa de descuento asociada al código asociado al descuento otorgado por el
proveedor.
Valor Valor liquidado del descuento.
Compras
Botón Aplicar Botón que aplica el descuento a la cotización del proveedor.
Botón Limpiar Botón que limpia el código de descuento con sus respectiva tasa y valor.
Botón Adicionar Botón que activa la aplicación de descuento adicional.
Botón Cancelar. Botón que retracta la operación que se está realizando.

Botón Funcionalidad
Duplicar Toma los ítems previamente cotizados de un proveedor, y los duplica al proveedor
informado cuando se da click sobre el botón “duplicar”.
Consultar Permite consultar para un proveedor específico los ítems sobre los que ha cotizado.
Adicionar Al adicionar un nuevo ítem de cotización, se deben informar los siguientes campos:
ítem, instalación (área de gestión o grupo de bodegas sobre la que rige un mismo
costo), unidad de medida, fecha de activación, fecha hasta (finalización de
activación), fecha de entrega y notas. Adicionalmente se deben informar los rangos
de descuentos para cada una de las diferentes escalas de cantidades.

Botón Funcionalidad
Duplicar Duplica los valores de los campos del registro accesado de la grilla.
Modificar Actualiza los nuevos valores informados sobre el registro accesado de la grilla.
Eliminar Elimina de la grilla de la grilla de ítems cotizados el registro accesado de la
grilla.
Cancelar Retracta la intención de modificar o eliminar un registro de la grilla de ítems
cotizados.
3.4.7 Aplicación de la consulta flex a las cotizaciones registradas.
Con el propósito de dar la versatilidad al usuario para que no esté limitado a un

esquema estático de columnas predeterminadas, se ha incluido en todas las
opciones del sistema Siesa Enterprise la barra de herramientas de la consulta
flex. (Ver: anexo 4- Consulta Flex).
Con ellas el usuario tiene una infinita gama de alternativas para particularizar
la presentación de las consultas, a través de las siguientes funcionalidades:
seleccionar campos, agrupar, sumarizar, trasladar una columna de un lado a
otro, cambiar fuentes, colores, tamaños, exportar a Excel, salvarlos una
especificación de una consulta determinada con el fin de reutilizarla cada que
vez que se necesite.
3.4.8 Opciones adicionales relacionadas a las consultas sobre las cotizaciones

registradas.
Una segunda instancia se encuentra las opciones que están en el menú

“Compras/Consultas/Cotizaciones” y “Compras/Consultas/Cotizaciones por
cantidad de descuento”. En ellas se tiene la opción de filtrar la información de
las cotizaciones por tipo de proveedor, proveedor, tipo de inventario, moneda,
sólo las vigentes, entre un rango de fechas vigentes y para un número de días
de entrega.
Aquí también se tiene acceso a toda la gama de alternativas que da la barra de

herramientas de la consulta flex.
3.5 Solicitudes de compra.
3.5.1 Objetivo de la opción Solicitudes.
Este es el mecanismo por medio del cual los diferentes usuarios para plantean
mediante el documento “solicitud de compra” sus necesidades de abastecimiento al
departamento de Compras.
Como parte del ciclo planteado en Siesa Enterprise esta solicitud al ser emitida por
una persona sin el permiso y/o criterio suficiente para la aprobación, es necesario que
cambie su estado a “aprobado” por parte de una persona autorizada, momento en el
cual queda habilitada para el proceso de “orden de compra”.
3.5.2 Características funcionales de Solicitudes de Compra.
funcionalidades asociadas a las solicitudes de compra.

 Inclusión de comentarios para uso interno o impresión posterior.
 Proceso alterno de generación de solicitudes de compra como consecuencia
de los procesos internos de requisición y de cantidad a pedir.
 Durante la gestión de la solicitud de compra, se tiene acceso a una Pestaña
de “Monitor de ítem” en la que se accesa la consulta universal de todo tipo
de transacciones asociadas al ítem solicitado. En compras (cotizaciones,
solicitudes, ordenes, movimiento y consignaciones); en Ventas (pedidos
pendientes, historia de pedidos, backorder, compromisos, remisiones,
facturas, notas y cubos de facturación); en manufactura (órdenes de
producción y componentes por cada una de ellas).
Enterprise.
 Cálculo automático de los impuestos asociados a la gestión de compras.

etc.

Directas Proceso mediante el que se gestiona una
Ruta: “solicitud de compra”, sin tomar como base
/comercial/compras/solicitudes/Directas. documentos previos de requisición de
inventario.
Solicitudes desde requisición por ítem. Para la generación masiva de solicitudes de

/comercial/compras/solicitudes/directas compra esta opción parte de las “requisiciones
de inventario” previamente diligenciadas en el
módulo de inventarios, y como base de
generación tiene en cuenta los criterios dados
para seleccionar los ítems contenidos en un
grupo determinado de “requisiciones de
inventarios”.
Solicitudes desde requisición por Para la generación masiva de solicitudes de
documento. compra esta opción parte de las “requisiciones
/comercial/compras/solicitudes/directas de inventario” previamente diligenciadas en el
módulo de inventarios, y como base de
generación tiene en cuenta los criterios dados
para seleccionar un determinado grupo de
“requisiciones de inventarios”.
Aprobación. Mediante este proceso se toma un grupo de
/comercial/compras/solicitudes/Aprobación. solicitudes de compra que están en el estado
inicial de “en elaboración”, y les cambia
masivamente el estado a “aprobado”.
Aprobación de solicitudes retenidas. Esta opción hace la aprobación masiva de varias
/comercial/compras/solicitudes/Aprobación solicitudes de compra, a las cuales en su
de solicitudes retenidas. diligenciamiento individual se les aplicó el
estado de “retenida”. Esta situación se puede
presentar cuando por problemas logísticos es
necesario paralizar temporalmente el proceso
de compra.
Dar por cumplida. Proceso masivo para cambiar de estado a varias
Ruta: /comercial/compras/solicitudes/Dar solicitudes de compra, sobre las que el
por cumplida. proveedor no va a abastecer las cantidades que
están pendientes.
3.5.4 Operación del sistema para la gestión de las solicitudes de compra.
Pantalla principal.
Ruta: /comercial/compras/solicitudes/directas.
Pestaña Generales de solicitudes de compras.
Generales:
Campo Descripción
Solicitante Código del tercero que gestiona la solicitud de compra, el cual se habilitó
previamente como “solicitante” en el maestro de funcionarios
Docto referencia. Documento externo al sistema de compras Enterprise que se desea asociar a la
solicitud de compra.
Notas Campo explicativo de libre utilización por parte del usuario.
Pestaña Items de solicitudes de compras.
Items:
Campo Descripción
Item Código del ítem solicitado.
Bodega Bodega para la cual se solicita el ítem.
Motivo Código de transacción asociada a la solicitud de compra que se está

tramitando.
Subpestaña de Movimiento en Items de solicitudes de compras.
Movimiento
Campo Descripción
Unidad Unidad de medida del ítem solicitado.
Cantidad Cantidad de ítems solicitados en la unidad de medida informada en el campo
anterior.
Entrega en Número de días planteados inicialmente como plazo para necesitar el ítem
solicitado.
Fecha de entrega Fecha calculada por el sistema, sumando los días del campo anterior a la fecha
actual del sistema.
C.O. Centro de operación asociado al ítem que se está solicitando.
C. Costo Centro de costo asociado al ítem que se está solicitando.
Proyecto Código de proyecto asociado al ítem que se está solicitando.
Botón Monitor de ítems Botón que activa la consulta universal de todas las transacciones que ha tenido
el ítem solicitado. En compras (cotizaciones, solicitudes, órdenes, movimiento
y consignaciones); en Ventas (pedidos pendientes, historia de pedidos,
backorder, compromisos, remisiones, facturas, notas y cubos de compraas); en
Manufactura (órdenes de producción y componentes de cada una de ellas).
Botón Adicionar Botón que graba en la base de datos de Siesa Enterprise el registro de
movimiento que se está realizando y plantea la incorporación de un nuevo
ítem.
Botón Eliminar Botón que elimina el registro de movimiento que se está capturando.
Botón Cancelar Botón que retracta la operación que se está realizando.
Pestaña Entidades de solicitudes de compras.
Entidades:
Campo Descripción
3.5.5 Estados asociados a la gestión de las solicitudes de compra.
Estado Descripción
En elaboración Es el estado inicial por el que pasa una “solicitud de compra” durante su
creación inicial por parte de la persona que pone a consideración del
departamento de compras o de la persona autorizada, la necesidad de
solicitud.

Almacena el contenido de la “solicitud de compra”.
Aprobado Cuando la solicitud de compra es evaluada afirmativamente por la persona
encargada de su trámite de abastecimiento, se realiza la transición a este
segundo estado de “aprobado”.

o “desaprobado” a “aprobado”.
Cumplido Cuando se van realizando los procesos posteriores de “órdenes de compra
con base en solicitudes”, la cantidad pendiente va disminuyendo hasta
llegar a cero, momento en el cual la “solicitud de compra” pasa a su tercer
estado “cumplido”. Otra situación que puede generar esta transición del
estado a “cumplido” se presenta cuando por diferentes razones de tipo
logístico la cantidad pendiente no se va cumplir totalmente.

permite realizar más “órdenes de compra con base
en solicitudes” ya que la cantidad solicitada ya fue
suministrada.
3.5.6 Impacto transaccional durante la gestión de las solicitudes de compra y

ecuaciones utilizadas.
Campo Impacto transaccional

Cantidad solicitada Cantidad registrada durante el proceso inicial de creación de las solicitudes
de compra.
Cantidad ordenada Después de que una Solicitud de Compra ha sido “aprobada” se inicia su
abastecimiento mediante “órdenes de compra con base en solicitudes”; el
acumulado de las cantidades aquí ordenadas es el que se muestra en este
campo.
Cantidad pendiente Diferencia entre la cantidad solicitada y la cantidad ordenada.
3.5.7 Aplicación de la consulta flex a las solicitudes de compra registradas.

esquema estático de columnas predeterminadas, se ha incluido en todas las opciones
del sistema Siesa Enterprise la barra de herramientas de la consulta flex.
Con ellas el usuario tiene una infinita gama de alternativas para particularizar la
presentación de las consultas, a través de las siguientes funcionalidades: seleccionar
campos, agrupar, sumarizar, trasladar una columna de un lado a otro, cambiar fuentes,
colores, tamaños, exportar a Excel, salvarlos una especificación de una consulta
determinada con el fin de reutilizarla cada que vez que se necesite.
Ver anexo 4: Consulta Flex.
Vale la pena destacar el ícono de “vista previa” el cual permite generar

visualizaciones de cómo va a quedar el documento físico de “solicitud de compra”, y si
se considera del caso, de una vez se puede imprimir.
3.5.8 Opciones adicionales relacionadas a las consultas sobre Solicitudes de

Compra.
Una segunda instancia se encuentra las opciones que están en el menú

“Compras/Consultas/Solicitudes de Compra”. En ellas se tiene la opción de filtrar la
información de las “solicitudes de compra” por tipo de proveedor, proveedor, tipo de
inventario, moneda, sólo las vigentes, entre un rango de fechas vigentes y para un
número de días de entrega.
Aquí también se tiene acceso a toda la gama de alternativas que da la barra de

herramientas de la consulta flex.
3.6 Ofertas.
3.6.1 Objetivo del proceso de ofertas.
El proceso de ofertas tiene como propósito convocar a un determinado número de

proveedores para que postulen sus ofertas, con el fin de atender los requerimientos
de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, contenidos en el documento
de “solicitud de oferta”.
Entrada Proceso de ofertas Salida
Solicitudes de Cantidad Solicitudes oferta Oferta de

compra, requerida directa proveedores
Convocatoria a "n"
Orden de compra
(directas o desde para
proveedores, con base con base en criterios
solicitudes compra Cuadro comparativo
en una solicitud de Captura y de comparación de
planeadas desde oferta, para que consolidación en el propuestas recibidas
MRP). envíen sus sistema de las ofertas
propuestas. recibidas. de proveedores.
3.6.2 Características funcionales del proceso de ofertas Siesa Enterprise.
- Se pueden emitir solicitudes de oferta directa, en forma mixta (ítems de

inventario y/o servicios).
- Cuando un mismo ítem es solicitado simultáneamente desde diferentes
secciones o departamentos se totaliza la cantidad por cada unidad de
medida.
- Se puede hacer la solicitud de oferta en diferentes monedas, pero se debe
tener en cuenta que la comparación se hace en la moneda local que tenga
declarada el sistema.
- Para los usuarios que utilizan el módulo MRP para la planeación de
compras, la cantidad que se va a requerir es la que se calcula en este
módulo como “órdenes planeadas”, y estas a su vez, sirven para la
generación de las solicitudes de compra.
- Para facilitar el registro de los ítems que se van a solicitar a los
proveedores, el sistema, además de la opción manual de captura individual
ítem por ítem, permite tener en cuenta las solicitudes de compra recibidas
internamente, para hacer un proceso masivo de generación de ítems.
- A través de la funcionalidad de “proveedores genéricos” se pueden
convocar a personas jurídicas o naturales para que postulen sus ofertas, sin
que todavía estén catalogados como proveedores en el sistema.
- Debido a la multiplicidad de situaciones que se pueden presentar para la
especificación de condiciones de empacado, de transporte y de los
productos como tal, el sistema permite a través del mecanismo denominado
“entidades dinámicas” incluir las variables adicionales que se incluirán en la
solicitud de oferta.
- Para facilitar la interacción con los proveedores, el sistema tiene formatos
de impresión, para hacerles llegar las “solicitudes de oferta”.
3.6.3 Opciones de menú asociadas al proceso de ofertas.

Opción de Menú de ofertas Propósito de la opción del menú de ofertas
Solicitudes de oferta Opción mediante la cual se genera la “solicitud de
/comercial/compras/ofertas/Solicitudes oferta”
de oferta directa.
Oferta de Proveedores Opción mediante la cual se capturan las ofertas
/comercial/compras/ofertas/Oferta de recibidas por parte de los proveedores.
proveedores.
Cuadro Comparativo Consulta/reporte de tipo columnario, generado por
/comercial/compras/ofertas/Cuadro el sistema, en el cual se incluyen tantas columnas
Comparativo. como ofertas se recibieron por parte de los
proveedores.
3.6.4 Operación del sistema para la gestión de una Solicitud de oferta.
Pantalla principal
Ruta de acceso: /Compras/Ofertas/Solicitud de oferta directa.
Pestaña Generales de solicitudes de ofertas.
Pestaña Items de solicitudes de ofertas
Subpestaña de descripción en Items de solicitudes de ofertas.
Subpestaña de operación en Items de solicitudes de ofertas
Subpestaña de entidades en Items de solicitudes de ofertas
Pestaña Entidades de solicitudes de ofertas

3.6.5 Estados asociados a la gestión de solicitudes de oferta.

Estado Descripción
En elaboración Es el estado inicial por el que pasa una “solicitud de oferta” durante su
creación.

Almacena el contenido de la “solicitud de oferta”.
Aprobado Cuando la solicitud de oferta es evaluada afirmativamente por la persona

3.6.6 Captura de ofertas de Proveedores.

- Partiendo de hecho de que el documento “solicitud de oferta” generado en
el numeral 2.6.1, tiene estado de “aprobado”, se procede a registrar las
ofertas de los proveedores.
- El estado de aprobado, sólo se puede reversar si no se ha capturado
ninguna oferta de proveedor.
- Al igual, que en el proceso de generación de ítems y proveedores empleados
en el numeral 2.6.1, además del registro individual de precios ítem por
ítem, se tiene la alternativa masiva de acuerdo a los siguientes criterios:
sugerir precios y descuentos globales con base en cotizaciones/convenios,
solicitudes de oferta, último vigente (el más reciente entre cotizaciones y
solicitudes de oferta) y última compra.
Campo Descripción
Proveedor Identificación del proveedor que solicita la oferta.
Moneda Moneda en la que se registra la oferta del proveedor.
Tiempo de entrega Número de días de entrega al que se compromete el proveedor.

Precio Unitario Precio unitario ofertado por el proveedor.
cotizado por el
proveedor
Descuentos Descuentos ofrecidos por el proveedor.
3.6.7 Consulta del cuadro Comparativo.

- Los comparativos se hacen con base en la moneda local.
- como recurso tecnológico se usan los cubos multidimensionales con el fin

de facilitar la exploración consolidada o detallada sobre la gran cantidad de
información que se genera.
Ver anexo 5: cubos multidimensionales.
3.7 Orden de compra directa.
3.7.1 Objetivo de la opción órdenes de Compra.
El objetivo de este programa es materializar la decisión de compra (¿a qué proveedor?

¿condiciones de entrega? ¿qué cantidades?, etc.), mediante la elaboración de
documentos de órdenes de compra, en las que se pactan oficialmente con el
proveedor las condiciones para el suministro de partes y/o servicios.
3.7.2 Características funcionales de órdenes de Compra.
Como punto de oficialización de la transacción con el proveedor se tienen las

siguientes funcionalidades asociadas a las órdenes de compra.

 Generación de las órdenes de compra con base en:
 Solicitudes de compra.
 Requisiciones de inventario.
 Directamente.
 Esquema de múltiples descuentos por ítem y globales por descuento.
 Gestión de órdenes de compra en moneda extranjera.
 Catalogación de varios puntos de envíos para un mismo proveedor.
 Si una orden de compra no se recibe en su totalidad, puede darse por
cumplida en forma manual.
 Durante la gestión de la órden de compra, se tiene acceso a una Pestaña de
“análisis de proveedor” en la que se hace un resumen del estado de la
operación con el proveedor, a través de los siguientes campos: cupo de
cartera otorgado a la empresa, obligaciones corrientes, obligaciones
vencidas, valoración de las entradas, valoración de las órdenes.
 Durante la gestión de la órden de compra, se tiene acceso a una Pestaña de
“Monitor de ítem” en la que se accesa la consulta universal de todo tipo de
transacciones asociadas al ítem solicitado. En compras (cotizaciones,

 Mediante entidades dinámicas, es posible incluir autónomamente por parte
del usuario campos adicionales a la base de datos de la ERP Siesa
Enteprise.
 Dependiendo del usuario del sistema, se puede controlar que las órdenes de
compra se hagan a una bodega determinada.
 Dependiendo del usuario del sistema, se puede otorgar permiso para
corregir los excesos en las cantidades solicitadas desde las solicitudes de
compra.
 Dependiendo del usuario del sistema, se puede otorgar permiso para
cambiar la tasa de cambio en órdenes de compra en moneda extranjera.
 Dependiendo del usuario del sistema se puede obligar a que sólo se hagan
órdenes de compra con base en solicitudes, o en forma directa.
 Restricción de diligenciamiento de órdenes de compra en días hábiles.
 Exportación de los informes y consultas en diferentes formatos- excel, pdf,
etc.-
 Posibilidad de hacer “seguimiento a órdenes de compra”, por parte de
personal no vinculado directamente a la operación del sistema, para digitar
en la bitácora de las órdenes de compra observaciones de diferente índole.
Ej: análisis del comité de compra a una determinada orden de compra.
 Posibilidad de restringir que la unidad de empaque sea múltiplo exacto
respecto a la unidad de inventario.
3.7.3 Alternativas de emisión de órdenes de compra en la ERP Siesa Enterprise.

Alternativa Descripción abreviada de operación.
1. Con base en solicitudes de compra Durante la gestión de la orden de compra directa se
/comercial/compras/ordenes de tiene una pestaña en la que se interactúa con las
compra/Desde solicitudes y ordenes solicitudes de compra; para ello se tiene un filtro de los
planeadas. siguientes campos: tipo de documento, solicitante,
proveedor, proyecto, bodega, por número de solicitud y
por fechas de entrega.
2. Con base en solicitudes de oferta Las solicitudes de oferta tienen una opción
/comercial/compras/ordenes de independiente exclusiva para ellas.
compra/Desde solicitudes de oferta.
3. Directa Durante la gestión de la orden de compra directa se
/comercial/compras/ordenes de pueden tramitar sin necesidad de documentos previos
compra/Directas. como requisición o solicitudes de compra.
3.7.4 Gestión transaccional durante la gestión de las órdenes de compra y ecuaciones

utilizadas.
Campo Impacto transaccional

Cantidad solicitada Cantidad registrada durante el proceso inicial de creación de las solicitudes
de compra.
Cantidad ordenada Después de que una Solicitud de Compra ha sido “aprobada” se inicia su
abastecimiento mediante “órdenes de compra con base en solicitudes”; el
acumulado de las cantidades aquí ordenadas es el que se muestra en este
campo.
Cantidad pendiente Diferencia entre la cantidad solicitada y la cantidad ordenada.
3.7.5 Operación del sistema para la gestión de las órdenes de compra.

Ruta: /comercial/compras/Ordenes de Compra/Directas.
Pestaña Análisis de proveedor de órdenes de compra.
Mediante esta pestaña se consulta el análisis del estado de la cuenta por pagar con el
proveedor, mediante los siguientes campos: cupo, corriente, vencida, entradas y
órdenes, % de corriente, % venida, días promedio vencido, días promedio de pago,
días de gracia, fecha de ingreso y fecha de antigüedad.
Pestaña Generales de órdenes de compra.
Generales
Campo Descripción
Comprador Código del tercero que gestiona la orden de compra, el cual se habilitó
Condiciones de pago Código de la condición de pago, que corresponde a la que se pactó con el
proveedor.
Docto referencia Documento externo al sistema de compras Enterprise que se desea asociar a la
Estado por monto.

Estado por ppto
Mandato
Notas. Campo explicativo de libre utilización por parte del usuario.
Pestaña Envío de órdenes de compra.
Envío
Campo Descripción
Contacto Nombres y apellidos de la persona que representa al proveedor.
Ciudad Ciudad asociada al envío de la orden de compra.
Dirección Dirección asociada al envío de la orden de compra.
Barrio Barrio asociado al envío de la orden de compra.
Teléfono Teléfono asociada al envío de la orden de compra.
Fax Fax asociada al envío de la orden de compra.
Código Postal Código postal asociada al envío de la orden de compra.
E-mail. Correo electrónico asociado al envío de la orden de compra.
Pestaña Solicitudes de ítems de órdenes de compra.
Ordenes de Compra
Campo Descripción
Filtro Criterio para seleccionar las solicitudes que se tomarán como base para
generar las órdenes de compra. Este puede ser una combinación de C.O y/o
Tipo de documento y/o solicitante y/o bodega y/o proveedor y/o proyecto y/o
plan y/o O.P. número.
Pestaña Items de órdenes de compras.
Items:
Campo Descripción
Item Código del ítem comprado.
Bodega Bodega para la cual se compra el ítem.
Motivo Código de transacción asociada a la orden de compra que se está tramitando.
Mediante esta grilla, se muestran tantas filas como ítems se ha solicitado; con su
respectiva bodega, unidad de medida, cantidad ordenada, cantidad entrada, cantidad
pendiente, precio unitario y fecha de entrega.
Subpestaña de movimiento en Items de órdenes de compras.
Item- Movimiento
Campo Descripción
Unidad de medida. Unidad de medida del ítem comprado.
Cantidad ordenada. Cantidad de ítems comprados en la unidad de medida informada en el campo
anterior.
Precio unitario. Precio unitario pactado con el proveedor.

Valor bruto. Resultado de la multiplicación de la cantidad ordenada y el precio unitario. Sin
aplicar descuentos.
Descuento Código asociado al descuento otorgado por el proveedor. Se pueden tener
varios descuentos.
proveedor.
Botón aplicar Botón que aplica el descuento al ítem que se está comprando
Botón limpiar Botón que limpia el código de descuento con sus respectiva tasa y valor.
Pestaña Sobrecostos de órdenes de compras.
Sobrecostos:
Campo Descripción
Proveedor Código del proveedor al que se le está registrando el sobrecosto.
Motivo Código de motivo asociado al registro del sobrecosto.
Item de sobrecosto. Código de ítem de sobrecostos, previamente declarado en el sistema.
Valor Valor del sobrecosto.
Lista de precios. Lista de precios asociada a la aplicación del sobrecosto.
Impuesto: Impuesto asociado al sobrecosto.
Neto: Sumatoria del valor y el impuesto.
Botón Aplicar Botón que activa la aplicación del sobrecosto a la transacción.
Botón limpiar Botón que retracta la aplicación del sobrecosto y borra los valores informados
de de ítem sobrecosto, valor, lista de precios e impuesto.
Pestaña Entidades de órdenes de compras.
Entidades:
Campo Descripción
adicionales a la base de datos, definidos autonomamente por el cliente.
3.7.6 Estados asociados a la gestión de las órdenes de compra.
Estado Descripción
En elaboración Es el estado inicial por el que pasa una “orden de compra” durante su
creación inicial por parte de la persona que tiene la responsabilidad de
gestionar las órdenes de compra.

Almacena el contenido de la “orden de compra”.
Aprobado Cuando la orden de compra es evaluada afirmativamente por la persona

Cumplido Cuando se van realizando los procesos posteriores de “órdenes de compra
con base en solicitudes”, la cantidad pendiente va disminuyendo hasta
llegar a cero, momento en el cual la “orden de compra” pasa a su tercer
estado “cumplido”. Otra situación que puede generar esta transición del
estado a “cumplido” se presenta cuando por diferentes razones de tipo
logístico la cantidad pendiente no se va cumplir totalmente.

permite realizar más “entradas con base en orden
de compra” ya que la cantidad solicitada ya fue
suministrada.
3.7.7 Cálculo del IVA en las órdenes de Compra.

En las órdenes de compra no se hace ninguna contabilización, solamente se calcula
IVA, en la siguiente forma:
3.7.8 Aplicación de la consulta flex a las órdenes de compra registradas.

esquema estático de columnas predeterminadas, se ha incluido en todas las opciones
del sistema Siesa Enterprise la barra de herramientas de la consulta flex.
Con ellas el usuario tiene una infinita gama de alternativas para particularizar la
presentación de las consultas, a través de las siguientes funcionalidades: seleccionar
campos, agrupar, sumarizar, trasladar una columna de un lado a otro, cambiar fuentes,
colores, tamaños, exportar a Excel, salvarlos una especificación de una consulta
determinada con el fin de reutilizarla cada que vez que se necesite.
Ver Anexo 4: consulta Flex.
Vale la pena destacar el ícono de “vista previa” el cual permite generar visualizaciones
de cómo va a quedar el documento físico de “órden de compra”, y si se considera del
caso, de una vez se puede imprimir.
3.7.9 Opciones complementarias para la gestión de órdenes de Compra
Desde el menú de compras de Siesa Enterprise, se tienen las siguientes opciones.

Ordenes de compra desde solicitudes Para la generación masiva de “órdenes de compra
y ordenes planeadas. esta opción parte de las “solicitudes de compra” y
/comercial/compras/ordenes de “órdenes planeadas” previamente diligenciadas, y
compra/Desde solicitudes y ordenes como base de generación tiene en cuenta los
planeadas. criterios dados para seleccionar los ítems
contenidos en un grupo determinado de estos
documentos.
Ordenes de compra de solicitudes de Para la generación masiva de “órdenes de compra”
oferta. esta opción parte de las “solicitudes de oferta”
/comercial/compras/ordenes de previamente diligenciadas, y como base de

compra/Desde solicitudes de oferta. generación tiene en cuenta los criterios dados para
seleccionar un determinado grupo de “solicitudes
de oferta”.
Modificar datos básicos Permite la modificación de los campos “comprador”
/comercial/compras/ordenes de y “condición de pago” para una “órden de compra”
compra/Modificar datos básicos. previamente creada en el sistema.
Aprobación. Mediante este proceso se toma un grupo de
/comercial/compras/ordenes de “órdenes de compra” que están en el estado inicial
compra/Aprobar. de “en elaboración”, y les cambia masivamente el
estado a “aprobado”.
Aprobación de solicitudes retenidas. Esta opción hace la aprobación masiva de varias
/comercial/compras/Aprobación de “órdenes de compra”, a las cuales en su
solicitudes retenidas. diligenciamiento individual se les aplicó el estado
de “retenida”. Esta situación se puede presentar
cuando por problemas logísticos es necesario
paralizar temporalmente el proceso de compra.
Dar por cumplida. Esta opción hace el proceso masivo de “dar por
/comercial/compras/Dar por cumplida. cumplidas” un determinado grupo de “órdenes de
compra”, las cuales aún tienen cantidades
pendientes por cumplir
Transferencia de O.C. Herramienta de apoyo para generar una nueva
/comercial/compras/ordenes de orden de compra a partir de la información extraida
compra/Transferencia de O.C. de varias órdenes de compra ya existentes en el
sistema de acuerdo a criterios de filtrado como
3.10 Entradas por compras.
3.10.1 Objetivo de la opción Entradas por Compras.

Mediante las “entradas por compras” se realiza la entrada al inventario de los
productos enviados por el proveedor.
3.10.2 Características funcionales de entradas por compras.
Como parte del ciclo de la administración del ciclo de compras se tienen las siguientes
funcionalidades asociadas a las entradas por compra.

 Posibilidad de aplicar lectores de código de barra EAN-13 y EAN-128 o
terminales portátiles para las operaciones de recepción , salida y traslado
de los ítems comprados.
 Durante la gestión de la entrada por compra, se tiene acceso a una Pestaña
de “análisis de proveedor” en la que se hace un resumen del estado de la
 Durante la gestión de la entrada por compra, se tiene acceso a una Pestaña
 Entradas directas por compras sin uso de órdenes de compra previas.
 Si una entrada de almacén se hace con base en una orden de compra, y esta
no se recibe en su totalidad, puede darse por cumplida en forma manual.
Enterprise.
 Configuración de la entrada de almacén con base en la orden de compra.
Este procedimiento facilita obtener la trazabilidad necesaria del proceso.

 Las recepciones de materiales de materiales se costean con base en esas
órdenes, afectando el inventario y contabilizando una cuenta de pasivo
estimado, que posteriormente, con la causación de las facturas de
proveedores, se cancela y se traslada a las cuentas por pagar y de
impuestos.
 Al hacer la entrada de almacén, se tiene la gestión de Conversión a la
moneda nacional, para la actualización del costo derivada de órdenes de
compra realizadas en moneda extranjera.
etc.
 Posibilidad de asociar básculas para el registro de cantidades recibidas, e
integrar dicha medida con el código de barras.
3.10.3 Opciones de menú asociadas al proceso de entradas.
Opción de Menú de ofertas Propósito de la opción del menú de ofertas

Entradas por compra. Se utiliza esta opción para registrar la entrada al
/comercial/compras/Entradas por inventario tomando como base la remisión o la
compra/Entradas por compra. factura del proveedor, sin existir órdenes de compra
previamente elaboradas.
Variantes funcionales.
 Opcionalmente se puede adicionar el ítem de
sobrecosto con su respectiva manera de
distribuirlo, que puede ser al costo o por
cantidad.
 Los sobrecostos se aplican en la entrada
cuando pertenecen al mismo proveedor.
Entradas con base en orden de Se utiliza cuando se hacen las entradas al inventario
compra basado en una orden de compra previamente
/comercial/compras/Entradas por diligenciada en el sistema; lo que implica el control de
compra/Entradas desde O.C. saldo pendiente por cumplir por parte del proveedor.
Operativamente el usuario sólo informa las

cantidades realmente entregadas por el proveedor y
el sistema automáticamente tiene en cuenta los
precios y descuentos de la órden de compra.
Variantes funcionales.
 Dependiendo de cómo en los parámetros del
sistema comercial se haya declarado el
indicador "porcentaje máximo de exceso en

entradas desde orden de compra", se puede
dar el caso de que cuando se exceda este
porcentaje el sistema no permite realizar la
entrada.
3.10.4 Pantalla principal Entradas por Compras

Ruta: /comercial/compras/Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
Pestaña Análisis de proveedor de entradas por compras.
Pestaña Generales de entradas por compras.
Generales
Campo Descripción
proveedor.
Estado por monto.

Estado por ppto
Mandato
Pestaña Items de entradas por compras.
Mediante esta grilla, se muestran tantas filas como ítems se están entrando; con su
Items:
Campo Descripción
Item Código del ítem entrado..
Bodega Bodega en la cual se entra el ítem.
Motivo Código de transacción asociada a la entrada de inventario.
Subpestaña de movimiento en Items de entradas por compras.

Item- Movimiento
Campo Descripción
Unidad de medida. Unidad de medida del ítem entrado.
Cantidad ordenada. Cantidad de ítems entrados en la unidad de medida informada en el campo
anterior.

aplicar descuentos.
varios descuentos.
proveedor.
Botón aplicar Botón que aplica el descuento al ítem que se está entrando.
Pestaña Sobrecostos de entradas por compras.
Sobrecostos:
Campo Descripción
Proveedor Código del proveedor al que se le está registrando el sobrecosto.
Motivo Código de motivo asociado al registro del sobrecosto.
Item de sobrecosto. Código de ítem de sobrecostos, previamente declarado en el sistema.
Valor Valor del sobrecosto.
Lista de precios. Lista de precios asociada a la aplicación del sobrecosto.
Impuesto: Impuesto asociado al sobrecosto.
Neto: Sumatoria del valor y el impuesto.
Botón Aplicar Botón que activa la aplicación del sobrecosto a la transacción.
Botón limpiar Botón que retracta la aplicación del sobrecosto y borra los valores informados
de de ítem sobrecosto, valor, lista de precios e impuesto.
Pestaña transportador de entradas por compras.
Transportador:
Campo Descripción
Vehículo Placas del vehículo.
Transportador Nombre de la empresa transportadora.
Conductor Nombres y apellidos del conductor.
Identificación Cédula del conductor.
No. Guía. Número de guía.
No. Cajas/bultos Número de cajas o bultos enviados.
Peso Peso de la mercancía enviada.
Valor asegurado Valor asegurado..
Pestaña Entidades de entradas por compras.
Entidades:
Campo Descripción

En los documentos de entrada y devolución generados en los dos casos, se liquidan los
impuestos, pero no se contabilizan. A continuación se presenta el esquema general de
contabilización de las “entradas por compra”.
3.10.6 Ejemplo de una contabilización de una entrada de almacén.

3.11 Ajustes de compras.
3.11.1 Objetivo de la opción de ajustes.

Cuando se tiene la orden de compra por un valor y la entrada de almacén llega por
otro valor diferente al pactado inicialmente, se hace el ajuste con el fin de que la
causación quede completa.
3.11.2 Características funcionales de Ajustes de compras.
Como parte del ciclo de la administración del ciclo de compras se tienen las siguientes
funcionalidades asociadas a los ajustes de compras.

 Durante la gestión de los ajustes de compras, se tiene acceso a una Pestaña
de “análisis de proveedor” en la que se hace un resumen del estado de la
 Durante la gestión de los ajustes de compras, se tiene acceso a una Pestaña
Enterprise.
 Toda devolución de clientes se soporta con un documento de “devoluciones
de mercancía” que debe hacer referencia a una remisión o factura previa.
Este documento es base para generar la notas o factura (si la remisión no
se ha facturado aún) correspondiente.
 Permite costeo de las devoluciones de acuerdo a la orden de compra o al
costo actual del producto.

etc.
3.11.3 Alternativas para realizar ajustes de compras.
Alternatia de ajuste Propósito

Por Entradas. Se utilizan cuando se debe aumentar el valor o la
cantidad en el inventario.
Por Salidas. Se utilizan cuando se deben disminuir el valor o la

cantidad en el inventario.
3.11.4 Operación del sistema para la gestión de ajustes de compras.

Ruta: /comercial/compras/Ajustes de compras/Por Entrada.
Pestaña Análisis de proveedor de ajustes de compras.
Pestaña Generales de ajustes de compras..
Generales
Campo Descripción
proveedor.
Estado por monto.

Estado por ppto
Mandato
Pestaña Items de ajustes de compras.
Mediante esta grilla, se muestran tantas filas como ítems se están entrando; con su
Subpestaña de movimiento en Items de ajustes de compras.
Item- Movimiento
Campo Descripción
Unidad de medida. Unidad de medida del ítem entrado.
Cantidad ordenada. Cantidad de ítems entrados en la unidad de medida informada en el campo
anterior.

aplicar descuentos.
varios descuentos.
proveedor.
Botón aplicar Botón que aplica el descuento al ítem que se está entrando.
Pestaña Entidades de ajustes de compras.
Entidades:
Campo Descripción
3.11.5 Contabilizaciones asociadas en ajustes por compras.

En los documentos de devolución generados se liquidan los impuestos, pero no se
contabilizan. A continuación se presenta el esquema general de contabilización de las
“ajustes por compra”.
3.11.6 Ejemplo de una contabilización de ajustes en compras.
Caso de un ajustes por mayor valor.

3.12 Facturas de proveedor.
3.12.1 Objetivo de la opción Factura de proveedor.

Como último paso del ciclo de compras, en esta opción se compara la factura enviada
por el proveedor y se hace la última fase del proceso contable para corroborar el
valor cobrado por el proveedor realmente concuerda con los registros que ya tiene el
sistema como consecuencia de la aplicación de las órdenes de compra, entradas de
almacén, notas de sobrecosto y ajustes a las compras.
3.12.2 Características funcionales de Facturas de Proveedor.

Se tienen las siguientes funcionalidades para la realización del último paso de la
administración de todo el proceso de compras, que empezó desde la creación de la
orden de compra:

 Cruce de información entre la orden de compra, entrada de almacén y
factura del proveedor, con su respectiva causación y contabilización.
Enterprise.
 Cruza las órdenes de compra contra la factura o remisión del proveedor.
 La causación de los ítems y/o servicios recibidos se hace con base en las
órdenes de compra/servicios aprobadas, afectando las cuentas de gastos o
costos y contabilizando contrapartidas de una de pasivo estimado, que
posteriormente, con las facturas de proveedor, se cancela trasladando el
pasivo a las cuentas por pagar y de impuestos.
etc.
3.12.3 Pantalla de verificación de cuadre.

Ruta: /Comercial/Compras/Facturas y Notas de Proveedor/Facturas.
3.12.4 Asiento contable.

3.13 Preguntas de repaso capítulo 3
1. ¿ Una requisición se gestiona desde el sistema de compras?.

2. ¿Cuáles son los estados por los que pasa una solicitud de compra?.
3. ¿ Por qué una cotización no tiene transición de estados?.
4. ¿Cuál es el único documento que genera contabilización automática en el sistema
de compras?.
5. ¿Qué actualizaciones ocurren en Siesa Enterprise cuando se genera una solicitud
de compra con base en requisiciones?.
6. ¿En qué caso se utiliza la gestión de “ofertas” en el sistema de compras de Siesa
Enterprise?.
7. ¿Enumere las alternativas para generar una orden de compra en Siesa
Enterprise?.
8. ¿Cuál es la función del documento solicitud de oferta?.
9. ¿Cuál es la diferencia entre un proveedor primario y un secundario?.
10. ¿Cuál es la función del ícono “congelar” en la barra de herramientas del sistema
de compras?.
11. ¿Qué es el backorder en un sistema de compras?.
12. ¿Cuál es el papel de la factura de proveedor en el proceso de compras?.
13. ¿Con base en cual documento se gestiona la recepción de mercancía enviada
por el proveedor?.
14. ¿Qué contabilización se realiza en el documento de entrada de almacén?.
15. ¿Qué procesos se deben dar en el sistema de compras, antes de ordenar el pago
de una mercancía enviada por el proveedor?.
15. ¿Qué proceso se aplica cuando definitivamente el proveedor no va a cumplir
con la cantidad pactada en la orden de compra?.
16. ¿Por cuales razones no se debe utilizar en lo posible la entrada directa de
almacén?.
17. ¿Mediante cual funcionalidad los usuarios pueden incorporar autónomamente
nuevos campos adicionales a los que ya trae la base de datos Enterprise?.
18. ¿Qué ventajas tiene la consulta flex?.
19. ¿Las entradas de almacén liquidan y contabilizan los impuestos?.
20. ¿Los sobrecostos afectan la causación de las entradas de almacén?.
21. ¿Enumerar varios ejemplos de causalidad de notas de sobrecosto por mayor
valor?.
22. ¿Enumerar varios ejemplos de causalidad de notas de sobrecosto por menor
valor?.
23. ¿Cuál es la diferencia entre una nota de sobrecosto y un ajuste?.
24 ¿Para qué sirve la opción de mercancía en consignación?.

3.14 Mercancía en Consignación recibida.
3.14.1 Objetivo de la mercancía en consignación recibida..
Una consignación recibida de mercancía es una entrega en depósito, mediante la cual

se traspasa la posesión de mercancías de su dueño, llamado consignador, a otra
persona, denominada consignatario, que se convierte en un agente de aquél, a fin de
vender o consumir las mercancías.
3.14.2 Carácterísticas funcionales de la Mercancía en consignación recibida.
3.14.3 Opciones de menú asociadas a mercancía en consignación recibida.

Inventarios
Instalaciones. Definir la instalación con su respectiva forma de imputación de
/Comercial/Maestros costos, durante todo el ciclo de entrada de almacén, facturas y
comercial/Instalaciones. notas de mercancía en consignación.
Definición de equivalencias por Realizar la automatización de las cuentas de orden durante la

tipo de inventario. entrada de inventario en consignación
/Comercial/Maestros/Items/Tipos
de inventario.
Entrada de almacén de Realizar la entrada al inventario de los productos dejados en

mercancía recibida en consignación por el proveedor. La contabilización se hace en
consignación. cuentas de orden.
/Comercial/Compras/Entradas y
devoluciones/Entradas por
compra.
Facturas de mercancía en Causación en el sistema de los consumos y/o ventas de la
consignación. mercancía dejada en consignación.
/Comercial/compras/Facturas y
notas de consignación/ Facturas.
Notas débito de mercancía en Causación en el sistema de situaciones que revalorizan los
consginación. precios iniciales de negociación, con el fin de conciliar el pago
/Comercial/Compras/Facturas y que finalmente se le hará al proveedor por los consumos o ventas
notas de consignación/Notas de la mercancía dejada en consignación..
débito.
3.14.3 Definición de la instalación para el manejo de la mercancía en

consignación.
Ruta: /Comercial/Maestros comercial/Instalaciones.
Con base en el maestro de instalaciones se define los parámetros y las equivalencias

contables que incidirán en las imputaciones de costos y contabilizaciones durante
todo el ciclo de entrada de almacén, facturas y notas débito de mercancía en
consignación.
Es importante tener en cuenta que si bien es cierto que durante las transacciones de
entrada de almacén, facturas y notas débito, como tal no se informa directamente la
instalación, esta se asocia indirectamente con base en la asociación que tenga la
bodega.
No: La instalación manejara mercancía propia y en consignación y los saldos se

llevaran a nivel de ítem eso significa que el costo que se manejara es
promediado.
No y Causación por documento: La instalación manejara mercancía propia y en

consignación y los saldos se llevaran a nivel del documento esto significa que se
controla el costo por cada documento.
Si: Solo permitirá mercancía en consignación y el costo se controlara por ítem.
Si y Causación por documento: La instalación manejara en consignación y los

saldos se llevaran a nivel del documento esto significa que se controla el costo
por cada documento.
Recomendación: El proceso de mercancía en consignación se debe controlar mediante

la opción de si y causación de documento para poder tener el control del costo por el
proveedor y el documento sobre el cual se ingresó la mercancía.
3.14.4 Definición de las equivalencias contables por tipo de inventario.

Ruta: /Comercial/Maestros comercial/Items/Tipo de inventario.
Se configuran las equivalencias en el tipo de inventario para el manejo de las cuentas

de orden las cuales serán grabadas en el momento en que se hace el documento de
entrada que este marcado como mercancía en consignación. De esta manera se
automatiza la imputación de cuentas contables, sin necesidad de depender del criterio
contable del operador del sistema.
Se da doble click sobre la instalación para poder colocar la equivalencia.

3.14.5 Entrada de almacén de la mercancía en consignación recibida.
Ruta: /comercial/compras/Entradas y devoluciones/Entradas por compra.
Mediante las “entradas por compras” se realiza la entrada al inventario de los

productos enviados por el proveedor para dejarlos en consignación.
Al marcar la entrada de almacén indicando que es mercancía en consignación esta

reflejará en su contabilización las cuentas de orden para hacer la causación.
Además de que mostrará inicialmente una advertencia de que si se desea capturar
la mercancía en consignación.
Pantallas de ingreso (Encabezado).
Movimiento.. Se indica el botón adicionar para asignar la cantidad seleccionada
De ahí en adelante se sigue el proceso de causación normal de los documentos de

factura.
En la opción de consulta podemos identificar como se han generado los movimientos

facturando las cantidades entregadas por el proveedor, esta opción se puede utilizar
con el click derecho y se le da la opción movimiento.
Al momento de que el proveedor indica que ha variado el precio de compra lo que se

debe es utilizar la opción de revalorizarizacion de consignación por documento que lo
que hace es básicamente actualizar el valor del dcto para que al causar indique el
mismo valor que expresa el proveedor en su factura.
Se genera para el ejemplo un ajuste por un precio unitario mas alto.

Despues de hacer el proceso de ajuste se genera la causacion total del dcto y se

identifica la contabilizacion genrando los respectivos movimientos del inventario , los
impuestos y la respectiva cuenta por pagar además de reclasificar las respectivos
cuentas de orden.
Verificar consultas de inventario y de compras revisando la información

correspondiente a la consignación además de la información por cubos o acumulados
de compras.
3.15 Presupuesto de Compra.
3.15.1 Objetivo del presupuesto de compra
Un presupuesto de compras sirve para determinar por centro de costo, el número de

unidades (cantidad o valor) que se debe adquirir para satisfacer la demanda interna o
externa, generada desde los procesos de manufactura y/o comercialización; teniendo
en cuenta la no generación de mayores costos de almacenaje o riesgos por pérdida o
deterioro.
3.15.2 Especificaciones funcionales del presupuesto de compras.
 El control presupuestal y la descripción resaltan la identificación del control

presupuestal.
 La fecha inicial y final demarcan la vigencia de dicho control.
 El estado del control presupuestal inicialmente se encuentra en apropiación esto
significa que se encuentra listo para entrar los valores iníciales. Un vez el proceso
termina la apropiación el control presupuestal se puede colocar en aprobado para
que sea utilizado en los documentos o cerrado para que no se tenga desde ahí en
adelante.
 Los valores a presupuestar son los valores que se van a capturar en el presupuesto
y en los que finalmente se realiza la ejecución.
 Los valores a controlar son los que mueven el presupuesto y los cuales son
verificados por los documentos al realizar la elaboración de los mismos.
 El ítem, proveedor, CO, UN, Centro de costo, proyecto son datos dinámicos que
permiten la configuración de un presupuesto.
3.15.3 Opciones de menú asociadas al presupuesto de compra.

Inventarios
Control Presupuestal. Opción que define la forma que se va a establecer el
/Comercial/Compras/Presupuesto/ control de presupuestos de compras. Para ello se definen
Control presupuestal. las siguientes variables:
- Valores a presupuestar (cantidad, valor o cantidad

y valor).
- Controlar en (no controla, cantiad, valor, cantidad
y valor).
- Forma la que se captura el presupuesto por ítem,
proveedor y el nivel (CO, UN, Centro de Costo,
Proyecto).
Apropiación. Creación del presupuesto inicial con los valores y los campos
/Comercial/Compras/Presupuesto/ definidos en el control presupuestal.
Apropiación.
Traslados, adiciones y Modificaciones posteriores a la apropiación inicial..

reducciones.
/Comercial/Compras/Presupuesto/
Traslados, adiciones y
reducciones.
Consulta de presupuestos En los presupuestos controlados el sistema no permite

controlados. grabar la transacción de compras, ya que se pasa del
/Comercial/Compras/Presupuesto/ presupuesto fijado. El sistema genera un mensaje donde
Consulta de presupuesto
indica cuales son los valores actuales del presupuesto y la
controlado.
razón por la que no deja grabar dicha transacción.
Consulta de presupuestos no En los presupuestos no controlados no hay restricciones para

controlados. capturar una transacción de compras.
/Comercial/Compras/Presupuesto/
Consulta de presupuesto no
controlado.
3.15.4 Control presupuestal.
3.15.4.1 Pestaña general.
Opción que define la forma que se va a establecer el control de presupuestos de

compras. Para ello se definen las siguientes variables:
- Valores a presupuestar (cantidad, valor o cantidad y valor).

- Controlar en (no controla, cantidad, valor, cantidad y valor).
- Forma la que se captura el presupuesto por ítem, proveedor y el nivel (CO,
UN, Centro de Costo, Proyecto).
En la captura de los ítems se puede establecer que sea por ítem, ítem-extensión o
criterio.
En la captura de los proveedores, se puede establecer que sea por criterio de

proveedor.
3.15.4.2 Pestaña Centros de operación.
La configuración del CO en el control presupuestal juega un papel muy importante

dado que con este enlance se puede definir cuales centros de operación partcipan en
el ejecución de este presupuesto
3.15.4.1 Pestaña de responsables.
La configuración de los responsables representan al tercero, al solicitante o

comprador de dicho documento de compra y de consumos el cual está autorizado
para mover el presupuesto.
3.15.5 Apropiación.
En esta opción se crea el presupuesto inicial con los valores y los campos definidos en
el control presupuestal. Sólo se puede realizar apropiación cuando el control
presupuestal se encuentra en ese estado. La captura de la apropiación muestra

dinámicamente los campos configurados en cada presupuesto.
3.15.6 Traslados, adiciones y reducciones.
3.15.6.1 Definición de Traslados.
Opción que permite en un presupuesto trasladar alguna cantidad o valor a otro

presupuesto con la finalidad de distribuir las necesidades según lo requiera cada caso.
Es indispensable que el presupuesto de traslado exista aunque no es obligatorio de
que existan presupuestos en su destino. Los presupuestos destina va a hacer los que al
final van a quedar con el saldo del presupuesto a trasladar y el presupuesto de
traslado al final el proceso es el que se va a disminuir de los valores incialmente
asignados.
3.15.6.2 Definición de Adiciones.
Opción que permite adicionarle cantidades o valores a un presupuesto que ya está en

proceso, es decir, que ya tiene movimientos. Como una funcionalidad adicional es
factible crear un presupuesto desde la adición, eso quiere decir que esta primer
adición queda como el presupuesto inicial.
3.15.6.3 Definición de reducciones.
Opción que permite reducirle cantidades o valores a un presupuesto que ya está en

proceso, es decir que ya tiene movimientos. Es indispensable que el presupuesto
exista para realizar esta operación.
3.15.7 Consulta de presupuestos controlados.
En los presupuestos controlados el sistema no permite grabar la transacción de

compras, ya que se pasa del presupuesto fijado. El sistema genera un mensaje donde
indica cuales son los valores actuales del presupuesto y la razón por la que no deja
grabar dicha transacción.
3.15.8 Consulta de presupuestos no controlados.
En los presupuestos no controlados, el sistema siempre permite grabar las

transacciones de compra. Para ver la ejecución presupuestal de este tipo de
presupuesto existen las consultas no controladas las cuales recorren los valores de los
documentos entre el rango de fechas, y los comparar contra los valores
presupuestados.
Capítulo 4: Talleres prácticos de Compras.
4.1 Objetivo del capítulo.
Se espera que al terminar de estudiar el presente capítulo el usuario después de haber
resuelto el taller propuesto en este capítulo pueda afianzar las diferentes
conceptualizaciones dadas en los capítulos anteriores.
Al finalizar esta unidad debemos estar en capacidad de:
o Desarrollar modelos de compras orientados al funcionamiento de la

organización.
o Formalizar nuevos procedimientos para la mejora permanente en el

proceso de compras.
o Identificar los perfiles y permisos de acuerdo a la relevancia de cada

transacción.
o Integrar las áreas que intervienen en el proceso de compras y su rol en

la cadena operativa.
o Operar el módulo de compras de acuerdo a la orientación más

conveniente.
Glosario Compras ERP Siesa Enterprise
Glosario de Compras
Instalación:
Como parte de la estructuración de los diferentes niveles de control de inventarios, el
objetivo de las instalaciones es manejar un costo común en varias bodegas. Esto tiene
gran aplicación en empresas con bodegas en diferentes zonas geográficas o logísticas,
en las que el costo de un ítem de inventario puede variar de acuerdo a las
circunstancias del sitio donde se maneje.
Centro de operación:
Centro de operación que por lo general identifica el sitio geográfico donde se
diligencia el documento. Este código junto al código de tipo de documento es la base
para identificar un documento en el sistema, en caso de no conocerlo se puede dar clic
sobre el botón [CO...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la selección
del caso. Si para el usuario se le ha declarado previamente una “preferencia” para C.O.,
implica que este es el único valor que puede digitar (ver /archivo/preferencias).
Ahora, si las respuestas válidas son varias, otra seguridad que brinda el sistema es a
través de los “maestros por usuario”, indicar los valores autorizados que permite el
sistema para el usuario en este campo (ver /archivo/maestros por usuario).
Tipo de documento:
Tipo de documento asociado a la transacción que se está registrando. Este código
junto al código de tipo de centro de operación es la base para identificar un
documento en el sistema. En caso de no tener conocer aún el código, se puede dar clic
sobre el botón [tipo docto...] para invocar la lista desplegable y proceder a hacer la
selección del caso. Si para el usuario se le ha declarado previamente una “preferencia”
para tipo documento., implica que este es el único valor que puede digitar (ver
/archivo/preferencias). Ahora, si las respuestas válidas son varias, otra seguridad que
brinda el sistema es a través de los “maestros por usuario”, para indicar los valores
autorizados que permite el sistema para el usuario en este campo (ver
/archivo/maestros por usuario).
Número de documento:
Consecutivo del documento. Dependiendo de la configuración que se haya hecho en la
tabla de tipos de documentos depende de que se traiga automáticamente o no el
número que el sistema asigna a cada documento; de tal forma que siempre se
garantice un solo número por cada centro de costo.
Motivo:
Los motivos se utilizan en el sistema de compras para identificar el tipo de
transacción específico en las diferentes situaciones que se presentan en la adquisición
de ítems de inventario o servicio. Los motivos son la base para automatizar la
contabilización de las transacciones de compra, de tal manera que no se dependa del
criterio contable del operador del sistema.
Estado en “En elaboración”:

Es el estado inicial por el que pasa un documento durante su creación inicial.
Estado “Aprobado”:
Cuando un documento de compra es evaluado afirmativamente por la persona
encargada de su trámite de abastecimiento, se realiza la transición a este segundo
estado de “aprobado”.
Estado “Cumplido”:
Cuando se van realizando los procesos posteriores de órdenes de compra y entradas
de almacén, la cantidad pendiente va disminuyendo hasta llegar a cero, momento en
el cual el estado del documento pasa a “cumplido”. Otra situación que puede generar
esta transición del estado a “cumplido” se presenta cuando por diferentes razones de
tipo logístico la cantidad pendiente no se va cumplir totalmente, y se toma la decisión
de darlo por cumplido.
Tercero:
Corresponde al código que identificará a la persona jurídica o natural en el sistema.
Usualmente se recomienda utilizar el número de NIT para las personas Jurídicas, o el
número de cédula para las personas naturales.
Funcionario Comprador:
Funcionario autorizado para la generación de Ordenes de compra
Funcionario Planificador:
Funcionario planificador de la orden de producción.
Funcionario Solicitante:
Funcionario autorizado para la generación de Solicitudes de Compra.
Funcionario Formulador:
Funcionario autorizado para la generación de la lista de materiales
Funcionario distribuidor de costos:

Funcionario autorizado la generación de las distribuciones.
Referencia:
Campo de libre utilización por parte del usuario para asociarlo a otro documento
interno de uso interno.
Item de inventario:
Corresponden a los productos que la empresa en razón de su actividad económica
compra, almacena, manipula en las diferentes bodegas y controla a través del kárdex.
Item de servicio:
Corresponde a los diferentes servicios asociados a la prestación de la actividad
económica de la empresa. Por lo tanto, no son inventariables.
Item de sobrecosto:
Corresponden a las causales por las cuales la empresa reconoce valores adicionales a
los inicialmente pactados en la orden de compra.
Item de protocolo:
Serial:
Característica asociada a un ítem de inventario que permite mantener una
identificación individual de que el ítem de inventario es fabricado.
Lote:
Característica asociada a un ítem de inventario para efectos de trazabilidad y control
de perecederos en los procesos de recepción, almacenamiento, empaque y
distribución.
Unidad de medida de inventario:

Magnitud en la que se controlan las cantidades en inventario.
Unidad de medida de compra:

Es la magnitud en la que el ítem de inventario se compra al proveedor. Esta puede
tener una magnitud de medida diferente, razón por la cual, tiene una equivalencia con
la unidad de inventario.
Seguimiento de documentos:
Paralelamente al registro transaccional de ítems en las diferentes transacciones de
compras, se tiene la funcionalidad de “seguimiento de documentos” en la que se lleva
una bitácora con el registro de actividades de gestión, generalmente realizadas por
personal administrativo, en la que se registran observaciones de control y auditoría.
Ejemplo: en una orden de compra, anotar los análisis hechos en el comité de compras.
Entidad dinámica:
Funcionalidad mediante la cual los usuarios de la erp Siesa Enterprise, en forma
bastante intuitiva y sin requerir conocimientos de programación, pueden definir e
incorporar autónomamente campos adicionales a la base de datos. Una vez se ha
definido la captura de los campos adicionales se puede utilizar la consulta flex para
efectos de consultas y reportes, ya que tanto los datos nativos del sistema como los
incorporados mediante entidades dinámicas, entran a compartirse unificadamente
dentro los campos suceptibles de ser utilizados en la consultas Flex.
Consulta Flex:
Es una funcionalidad complementaria, disponible en todas las consultas de compras,
la cual permite al usuario, con base en una barra de íconos asociada, diseñar sus
propios reportes con posibilidad de seleccionar campos, agrupar, sumarizar, trasladar
una columna de un lado a otro, cambiar fuentes, colores, tamaños, exportar a Excel,
salvarlos con el fin de utilizar cada que vez que se necesite.
Cubo Multidimensional:
Metodología de análisis de datos, que a diferencia de los tradicionales informes de
columnas fijas, permite la comparación de datos en períodos de tiempo, y ver como se
distribuyen en términos geográficos, en comparación con otras dimensiones como
productos, clientes, departamento, región, etc. En compras, una aplicación sería
analizar la información por empresa, unidad de negocio, centro de operación,
interrelacionada con las unidades compradas, valor de las compras, devoluciones,
valor de descuentos, producto, cliente, etc.
Anexo 1: conceptos generales de compras
Anexo 1: conceptos generales de compras.
A.1 Conceptos generales.

En este capítulo se define el alcance funcional de cada uno de los siguientes
términos, en el contexto de operación del sistema de Compras en la
solución ERP Siesa Enterprise.
 Proveedores:
Son las personas jurídicas o naturales registradas en el archivo
maestro de terceros de Siesa Enterprise, con la información
específica que los catalogan como proveedores de productos o
servicios.
En los proveedores diferencian las sucursales, para los casos en que

sea necesario hacer diferenciaciones por razones de tamaño o
ubicación geográfica.
 Cotizaciones:
Es el registro de las listas de precios que contienen los productos o
servicios, de los cuales la empresa está interesada en recibir las
propuestas de suministro por parte de los proveedores.
La información que se maneja en las cotizaciones se cataloga por:

proveedor, sucursal, ítem, extensión, unidad de medida, moneda,
fechas de vigencia, precio, tiempo de entrega y especificación de las
condiciones comerciales para el otorgamiento de descuentos a la
empresa.
 Requisiciones:
Mediante este documento se informan las necesidades de
inventarios al almacén central desde los diferentes puntos de
puntos de actividad con clientes y/o bodegas.
Este registro centralizando permite que las requisiciones sean la

base para automatizar el proceso de consumo o entregas de
inventario, y también el proceso de generación de solicitudes de
compra para aquellos ítems de los cuales no haya existencias
disponibles.
Con esta funcionalidad se conoce en todo momento cuales son las

necesidades específicas por cada familia de productos, ítems,
solicitantes, bodegas, ubicaciones y localizaciones.
 Solicitudes de Compra:
Son los documentos de tipo interno mediante los cuales un
departamento, sección, obra, etc, informa al departamento de
compras la necesidad de suministro de determinada cantidad de
productos o servicios.
 Ofertas:
Las ofertas son el documento base de interacción con los
proveedores, con base en este se convoca a determinados
proveedores para que planteen sus ofertas de suministro de una
determinada de cantidad de bienes y/o servicios
Las cantidades incluidas en las ofertas son el resultado de la

sumarización y consolidación de las solicitudes internas de
compras recibidas de los diferentes departamentos o secciones
El sistema Siesa Enterprise tiene la funcionalidad de “cuadro

comparativo”, en el cual se incluyen tantas columnas como ofertas
se recibieron por parte de los proveedores, de tal manera que se
facilita su comparación para tomar la decisión final de adjudicación
del proveedor-
Finalmente como resultado de las ofertas se emiten las respectivas

órdenes de compra y/o servicio.
 Órdenes de compra
La orden de compra es el documento en el que la empresa oficializa
con el proveedor la transacción de compra bajo las siguientes
condiciones:
 Cantidad de ítems o servicios a suministrar.

 Determinación de las condiciones de tiempo de entrega.
 Determinación precios.
 Determinación de descuentos.
 Determinación de los sitios de entrega.
 Kánban:
Metodología cuyo propósito es la agilización del suministro de
productos, directamente sobre la línea de producción con base en la
automatización de la orden de compra.
Esta metodología de origen japonés, utiliza como mecanismo de

control “tarjetas”, que son diligenciadas electrónicamente por el
sistema Siesa Enterprise, desde cada uno de los puestos de trabajo,
para el control de los estados de activación, fechas de validez,

entradas y salidas de los productos utilizados.
 Entradas:
Las entradas de almacén son el documento en el que la empresa
registra en el inventario las cantidades realmente recibidas por
parte del proveedor, en uno de los puntos de recepción de la
empresa.
Las cantidades informadas son registradas en el kárdex del sistema

Siesa Enterprise con la respectiva actualización del costo promedio.
Simultáneamente con la operación sobre el kárdex se generan los

asientos contables de causación y manejo de los impuestos
inherentes a dicha operación de entrada.
 Devoluciones:
Ante situaciones en las que es necesario devolver al proveedor
productos o servicios previamente entregados por él, se tiene el
documento de “notas de devolución”.
Cuando se diligencia una “nota de devolución”, se ejecutan

automáticamente las siguientes actividades:
 Disminución de los saldos de inventario en el kárdex del

sistema.
 Recálculo del costo promedio.
 Contabilización de la nota contable.
 Actualización del saldo adeudado en cuentas por pagar.
 Sobrecostos:
Las “notas por sobrecostos” permiten ajustar las compras por mayor
o menor valor, para dar manejo a situaciones de manejo de fletes,
las que la empresa acepta incrementar el precio inicialmente
acordado en la orden de compra.
Al diligenciar una “nota de sobrecostos” se recalcula el costo

promedio del inventario e incrementa el saldo adeudado al
proveedor en cuentas por pagar.
 Ajustes:
Las “notas de ajuste” permiten la aplicación ajustes tanto de entrada
como de salida, ante situaciones que no son catalogables como
devoluciones o sobrecostos, como es el caso de: robo o deterioro del
producto una vez fue recibido, etc.
Estas una vez son diligenciadas aumentan o disminuyen las

cantidades en el kárdex, así como el recálculo del costo promedio y
la respectiva contabilización.
 Facturas de proveedor:
En este proceso se tienen en cuenta las cantidades entregadas de
productos o servicios por parte del proveedor, para lograr un total
cuadre entre dichos documentos, con su respectiva contabilización.
En las facturas de proveedor se concilian las siguientes cifras:
 El valor cobrado por el proveedor con lo pactado en las

órdenes de compra.
 El valor valor cobrado por el proveedor con lo registrado
en los documentos de “entradas”, “devoluciones”, “ajustes”
y “notas de sobrecostos”.
Este proceso se puede considerar este proceso como una auditoría

previa a la contabilización y autorización del pago del proveedor.
 Facturas de consignación:
Para el caso en el que un proveedor pone a disposición productos en
las instalaciones de nuestra empresa, bajo la condición de que sólo
se facturarán si son consumidos o vendidos, se tiene el documento
“Factura de consignación”.
 Presupuestos:
Los presupuestos de compras son un mecanismo de uso opcional
por parte de las empresas, para el regular la aprobación de las
cantidades y valores de productos o servicios a comprar.
 Precios de trazabilidad
Mediante esta funcionalidad la empresa establece por cada centro
de operación o Instalación, cuál es el precio máximo de negociación,
que sirve como referencia para no comprar por un valor mayor en el
momento de elaborar la orden de compra; útil para las empresas
que manejan presupuestos de costos y requieren que el inventario
no ingrese por un valor mayor al presupuestado.
 Acumulados:
La consolidación de información para la generación de estadísticas y
posterior análisis mediante “cubos multidimensionales”, requiere
del proceso de “acumulados”.
Los acumulados son un proceso previo mediante el que se toma la

información de los archivos transaccionales normales de Siesa
Enterprise.
Después de sumarizar, los resultados se dejan en un formato de

archivos OLAP (On Line Analisis Process), condición indispensable
de la tecnología sobre la que se definió el estándar de las diferentes
facilidades de navegación de los cubos multidimensionales.
 Contabilización:
Mediante la contabilización se refleja en forma automática en los
estados financieros el impacto de cada transacción de compras, sin
depender del conocimiento contable de los usuarios encargados de
la operación.
Requisitos para la contabilización:

 Definir previamente un esquema de equivalencias entre la
estructura del sistema financiero y los que manejan las
personas encargadas de compras.
 Definir en el sistema todas las implicaciones de impuestos,
descuentos y demás aspectos de los productos y servicios
adquiridos.
Anexo 2: aspectos que inciden en una buena gestión de compras.
1. Procedimientos documentados de compras debidamente actualizados

 Para definir claramente el que, como, cuando y donde, para todos los
involucrados es indispensable contar con “procedimientos
documentados de compras” que sean aplicados en todas las áreas de la
empresa.
Como parte del alcance de la procedimentación se deben considerar:
 Selección de Proveedores, para definir si cada una de las

empresas o personas que aspiran a ser proveedores de la
empresa van a estar en capacidad de cumplir, con el
menor riesgo de acuerdo a la normatividad legal, con las
exigencias de capacidad de suministro en la cantidad,
tiempo y calidad determinados por la empresa.
 Evaluación de proveedores, Como mecanismo para tomar

las acciones preventivas y correctivas que propicien un
alto desempeño de los proveedores, se tiene la evaluación
periódica de proveedores con base en las herramientas de
consulta y análisis del sistema de compras.
 Benchmarking de los precios de compra en productos y

servicios similares de los precios similares.
 Depuración de documentos pendientes para depurar de

la base de datos las solicitudes de compra, cotizaciones,
ofertas y órdenes de compra cuyas cantidades pendientes
definitivamente no se van a cumplir.
2. Actualización permanente de todas las variables de parametrización y

subsistemas utilizados.
 Con el apoyo del consultor de SIESA especificar los valores particulares
para cada una de las variables de parametrización de la ERP Siesa
Enterprise.
 Con el apoyo del consultor de Siesa, se deben explorar todas las

facilidades funcionales complementarias que ofrece el sistema para :
o Subsistema de Calidad (QMS: Quality Management System): para

los casos de devolución en los que no se cumple con las
características físico químicas pactadas de producto.
o Subsistema de presupuesto de compras: para el control en línea

del cumplimiento de las políticas de “aprobación” en los
diferentes niveles jerárquicos.
o Subsistema de manufactura: para automatizar en forma

integrada con los saldos de inventario, la planeación de las
solicitudes de compra que surjan desde los procesos de
fabricación.
o Subsistema de inventarios: para el aprovechamiento en

empresas distribuidoras que necesitan un flujo permanente de
productos y servicios, de tal manera que se minimicen las
situaciones de desabastecimiento por fluctuaciones de la
demanda.
Anexo 3: Iconos utilizados en la captura de maestros
Anexo 3: Iconos utilizados en la captura de maestros.
a.3Convenciones en captura de maestros.

Para el caso de proveedores, funcionarios, vehículos, descuentos, etc., los cuales
cumplen básicamente una función de definición de códigos con sus respectivas
descripciones y otros campos complementarios, se tiene la siguiente barra de
herramientas.
Icono Función Descripción

Adicionar Este ícono crea un nuevo registro dentro del archivo
asociado. Como método alterno se puede utilizar la tecla
de función [F3].
Editar Utilice este ícono cuando necesite modificar el contenido
del registro mostrado en la ventana que está activa. Como
método alterno se puede utilizar la tecla de función [F4].
Duplicar Este ícono agiliza las labores de grabación de registros
similares dentro del archivo asociado a la ventana que está
activa. Al darle click el sistema trae un nuevo registro con
la información del último registro y simplemente el
usuario modifica la información que varía. Como método
alterno se puede utilizar la tecla de función [F5] o
seleccionar la opción archivo, duplicar.
Buscar Este ícono busca una cadena de caracteres en un campo
determinado dentro del archivo asociado a la ventana
activa. Como método alterno se puede utilizar la tecla de
función [F6] o seleccionar la opción edición, buscar.
Salvar Este ícono almacena el contenido de un registro o un
documento dentro del archivo asociado a la ventana
activa, siempre y cuando cumpla con las condiciones dadas
por el sistema. Como método alterno se puede utilizar la
tecla de función [F7] o seleccionar la opción archivo,
salvar.
Eliminar Este ícono elimina el registro o documento dentro de los
archivos asociados a la ventana activa, siempre y cuando
no viole las condiciones de integridad que tiene el sistema.
Como método alterno se puede utilizar la tecla de función
[F8] o seleccionar la opción edición, eliminar.
Primero Este ícono se utiliza para ir directamente al primer
registro del archivo asociado a la ventana activa. Como
método alterno se pueden utilizar las teclas de función
[SHIFT] [F11] o seleccionar la opción edición, primero.
Anterior Este ícono se utiliza para ir al registro anterior del archivo
asociado a la ventana activa, siempre y cuando no sea el
primero. Como método alterno se pueden utilizar las teclas
de función [CTRL] [F11] o seleccionar la opción edición,
anterior.
Siguiente Este ícono se utiliza para ir al registro siguiente del
archivo asociado a la ventana activa, siempre y cuando no
sea el último. Como método alterno se pueden utilizar las
Anexo 3: Iconos utilizados en la captura de maestros
teclas de función [CTRL] [F12] o seleccionar la opción

edición, siguiente.
Ultimo Este ícono se utiliza para ir directamente al último registro
del archivo asociado a la ventana activa. Como método
alterno se pueden utilizar las teclas de función [CTRL]
[F12] o seleccionar la opción edición, último.
Impresión Este ícono imprime el contenido del registro o documento
que está activo en la ventana. Como método alterno se
pueden utilizar las teclas de función [CTRL] [P] o
seleccionar la opción archivo, imprimir.
Vista Este ícono permite ver en pantalla una impresión de lo que
Previa posteriormente se va a imprimir.
Filtro Este ícono permite definir los valores de referencia para
seleccionar información en una consulta.
Ayuda Este ícono se utiliza para acceder a la ayuda del sistema.

Manual SIESA - Compras-Enterprise-Version-4

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ERP SIESA ENTERPRISE

Sistemas de Información Empresarial S.A.

Alcances del presente manual.

 Presentar los procesos de compras sobre los que se concibió el

Aclaraciones sobre el alcancel de manual.

 No pretende reemplazar la labor de consultoría de los

Recomendaciones iniciales para el lector.

 Leer el anexo 1: conceptos generales de compras.

Cómo contactar a Siesa:

Derechos reservados Siesa- 2014.

Tópico ___________________ ________._______ Pág.

Capítulo 1: estudio del proceso de Compras Siesa Enterprise

1.1 Beneficios generales de compras en la solución ERP Siesa Enterprise.

1.2 Esquema general del módulo de Compras.

1.3 Compras desde una requisición.

1.4 Compras desde una solicitud de compra.

1.5 Compras desde una solicitud de oferta.

1.6 Compras desde la orden de compra.

1.7 Entrada de almacén directa.

1.8 Preguntas de repaso del capítulo 1.

Capítulo 2: parametrización y maestros de compras.

2.1 Objetivos del capítulo.

2.2 Parámetros de Compras.

2.2.1 Objetivo de los parámetros de Compras.

2.2.2 Pantalla de parámetros de Compras.

2.3 Maestros de Compras.

2.3.1 Maestros asociados / Funcionarios.

2.3.2 Maestros asociados / Items de sobrecosto.

2.3.3 Maestros asociados / Conceptos y Motivos.

2.3.5 Maestros asociados / Otros Motivos.

2.3.6 Maestros asociados / Seguimiento de documentos.

2.3.7 Maestros asociados / Fletes / Tarifas.

2.3.8 Maestros asociados / Vehículos.

2.4 Seguridades del sistema de compras.

2.4.1 Objetivo del estudio de las seguridades de compras.

2.4.3 Explicación de la pestaña de usuarios.

2.4.4 Explicación de la pestaña de métodos.

2.4.4.1 Seguridades de acumulados.

2.4.4.2 Seguridades de ajuste de compra por entrada.

2.4.4.3 Seguridades de ajuste de compra por salida.

2.4.4.4 Análisis proveedor.

2.4.4.6 Aprobar órdenes de compra retenidas.

2.4.4.10 Cotizaciones con convenios.

2.4.4.12 Devolución desde entradas.

2.4.4.12 Devolución desde entradas.

2.4.4.12 Devolución desde entradas.

2.4.4.12 Devolución desde entradas.

2.4.4.12 Devolución desde entradas.

2.4.4.12 Devolución desde entradas.

2.4.4.13 Entradas desde Kanban.

2.4.4.14 Entradas desde orden de compra.

2.4.4.15 Entradas por compra.

2.4.4.16 Factura desde entrada.

2.4.4.18 Habilitar impresión documentos.

2.4.4.19 Imprimir documentos.

2.4.4.22 Mercancía en consignación.

2.4.4.23 Notas desde entradas.

2.4.4.24 Ordenes de compra.

2.4.4.25 Ordenes de compra desde S.C. y ordenes planeadas.

2.4.4.26 Sobrecostos por menor valor.

2.4.4.27 Solicitud de compra.

Capítulo 3: operación del sistema de compras ERP Siesa Enterprise.

3.1 Objetivos del capítulo.

Tópico _____________ ._ Pág.