Curso Auditoria y Control de Proyectos

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Tabla de Contenido

El Cierre de los Proyectos .............................................................................. 2

Cierre Administrativo ................................................................................................... 2
Reporte Final: ........................................................................................................... 2
Cierre contractual ......................................................................................................... 3

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El Cierre de los Proyectos

Es un proceso que inicia posterior de que el proyecto o sus etapas hayan
culminado con los objetivos propuestos; oh por razones no pactadas al inicio
del mismo, se suspenda o cancele.

El punto más importante por concluir es la satisfacción del Cliente; realizar una
entrega formal, recepción de los entregables y productos del Proyecto
establecidos en el Charter del proyecto, validando la documentación de los
resultados obtenidos.

Cierre Administrativo

Facilita la elaboración de la documentación del presupuesto y programas

finales, índice de archivos, reporte de cambios, directorio de participantes y
lecciones aprendidas, entre otros documentos.

Se realizan las actividades del cierre administrativo no solamente durante la

terminación del proyecto, sino al cierre de cada fase, ya que cada una de ella
debe terminarse apropiadamente; verificando que la información vitar no se
pierda.

Reporte Final1:
Este reporte facilita tener referencia rápida de la información más relevante del
proyecto. Dicho reporte debe incluir los siguientes documentos:

 Presupuesto final.

 Programa final.

 Lecciones aprendidas más impactantes.

 Fotografías finales o selección de secuencia de fotos.

 Índice de archivos.

 Reporte de control de cambios.

 Directorios de participantes: Proveedores, consultores, equipo ejecutor y

directivos, etc.

 Actualización de base de datos de costos, tiempo, proveedores y

Lecciones Aprendidas.

 Actas de recepción de documentos.

1
Fuente: Yamal Cahamoun, “Administración Profesional de Proyectos. La Guía”. pp. 216

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 Carta de recomendación para miembros del equipo, proveedores y
consultores.

 Otros documentos, según el proyecto y área de aplicación.

Cierre contractual

Este proceso se realiza al acercase a la finalización de la última etapa del

proyecto, validando la conclusión profesional de los acuerdos legales;
incluyendo la siguiente documentación: finanzas, garantías, manuales,
comunicados, etc.

El cierre del contrato es similar al cierre administrativo, ya que involucra la

verificación de los entregables del proyecto y el cierre administrativo de cada
contrato. A continuación se listan los documentos requeridos2:

 Archivos de contrato.

 Carta finiquito – no adeudos.

 Manuales, garantías y finanzas.

 Planos “as built” (planos actualizados) según la industria.

 Comunicados (cartas, notas email, etc).

 Evaluaciones Cliente-Proveedor y Proveedor-Cliente.

 Lecciones Aprendidas.

 Bitácoras.

 Cierre de cada contrato.

 Aceptación formal – acta de recepción.

 Cancelación de fianzas.

 Otros documentos, dependiendo del contrato.

2
Fuente: Yamal Cahamoun, “Administración Profesional de Proyectos. La Guía”. pp. 216

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Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan el Cierre

Área Herramientas ¿Cómo nos servirá durante

el Cierre?
WBS  Para registrar el trabajo ejecutado y
compararlo contra lo planeado.
 De base como formato establecido o
Alcance

estándar, para elaborar el WBS de

futuros proyectos de similar índole

Matriz de Roles y  Permite conocer el equipo que

Funciones integran el proyecto y las funciones,
como base de planeación para futuros
Humano

proyectos y referencias posteriores.

Rec.

Estatus Semanal  Medir el desempeño del proyecto a

través del tiempo como base de
Comunicación

planeación para futuros proyectos y

referencias posteriores.

Reporte Mensual  Permite conocer el desempeño del

proyecto a través del tiempo como
base de planeación para futuros
proyectos y referencias posteriores.
Programa del  Facilita la documentación reala de las
Proyecto actividades del proyecto que nos
servirán como información histórica
Tiempo

para futuros proyectos.

 Para actualizar la base de datos de la
duración de las actividades.
Control  Permite documentar los costos reales
Presupuestal del proyecto que nos servirán como
información histórica para futuros
Costo

proyectos.

Análisis de  Como referencia para futuros

Precedentes proyectos.
Calidad

Listas de  Facilita el apoyo a la planeación de

Verificación calidad.

Matriz de  Cómo información histórica para

Administración de planear futuros proyectos.
Riesgos

Riesgos

Matriz de  Como base para referencias futura

cimient
Abaste

Abastecimiento sobre el proyecto, así como

os

información histórica para planear

proyectos posteriores.

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Área Herramientas ¿Cómo nos servirá durante

el Cierre?
Administración de  Cómo estándar para el manejo de
Concursos y concursos y cotizaciones futuras.
Cotizaciones  Como información histórica para
integrar la base de datos del
proveedor y precios de mercado.
 Los pliegos de requisitos, documentos
de concurso y modelos de contrato,
entre otros, los usaremos como
estándar para proyectos futuros.
Matriz de  Como información histórica durante el
Evaluación de proceso de definición de Alcance y
Alternativas preselección de proveedores, entre
otros.
Estado de Cuenta  Para cerrar el Estado de Cuenta de
de Contrato cada contrato y asegurar su
cumplimiento.
 Permite la integración del Control
Presupuestal al cierre.
Requisiciones de  Para la integración del Estado de
Pago Cuenta de cada contrato.
 Para cerrar el Estado de Cuenta de
cada contrato y asegurar su
cumplimiento.

Sistema de Control  Para asegurar el cierre apropiado de

de Cambios todas las órdenes de cambio
autorizadas, y evita el pago de
cambios no autorizados.
 Para evaluar el desempeño del
proyecto y aprender de las
Integración

desviaciones encontradas para

mejorar la planeación de proyectos
posteriores.
Lecciones  Permite la capitalización de las
Aprendidas experiencias y el conocimiento
adquirido y así apoyar la mejora
continua y optimizar la planeación de
proyectos futuros.