Módulo 1: Generalidades y Ventas

Preguntas
¿Los artículos con acuerdo se deben facturar solos o se puede con productos
adicionales?
¿El sistema en las devoluciones permite la devolución sin notificar la factura que
originó la misma?
¿El proceso de autorización se puede automatizar por monto? es decir que por debajo
de un monto x se apruebe de manera autormática?
¿Cuantos periodos contables activos mantiene el programa?
¿Cual es el proceso de la ruta para dar permisos?
¿Cual es la defiición de un acuerdo global ?
Respuestas
Si, se pueden facturar.
Queda ligado en el mapa de realaciones de SAP.
Se tendria que desarrollar.
Los que la empresa considere prudente, lo que se recomienda es que
por pasar el mes o el año , se cierren para que solo queden como
consulta.- Inicialización de Sistema - Autorizaciones - Autorizaciones
Gestión
Generales.
Los acuerdos globales son acuerdos a largo plazo entre una
organización de compras y un proveedor o entre una organización de
ventas y un cliente, que tienen por objeto proveer artículos o prestar
servicios durante un período, según términos y condiciones
predefinidos. Los acuerdos globales se pueden usar como base para las
previsiones de ingresos y la planificación de capacidad.

¿Se puede hacer la Factura Electrónica desde SAP?, y como debo configurarlo? Se debe de contratar un addon externo o el desarrollado por H&CO
para su funcionamiento.
¿El SAP Business One hace consolidados de Estados Finnacieros? Esto lo veran en el modulo de Finanzas.
¿El sistema tiene opcion de hacer proformas? Si lo tiene se llaman Oferta de Ventas.
¿Se pueden crear en el sistema los clientes, proveedores y alimentar el Inventario? Si se puede, se manejan como Datos Maestros de Clientes y Articulos.
¿Hay un informe para ver la cantidad y costo de los inventarios a especifica fecha Lo pueden ver el el modulo de Inventarios.
como corte de mes?
¿Las facturas que se hagan en SAP Business One, valen en Hacienda o se debe de Deben de tener configurado o instalado el addon de facturación
facturar con otro proveedor llamese GTI? electronica, GTI funciona como uno de ellos
En la opcion de Resumen de Mensajes , ¿es posoble configurar de forma automatica Si, las alertas de forma individual que consideren necesarias.
varias alertas?, eje Stock minimo de un articulos, cuenta de bancos en rojo , despido
de un empleado, ingreso de un pedido Etc
¿Para registrar facturas de combustible, es posible agregarle impuestos especificos En la parte de Gestion, se configuran los tipos de impuesto que ustedes
para que de esta manera puedan ser reflejados en nustro libro de compras ? consideren que son necesarios, los mismos deben de tener su cuenta
contable en el plan de cuentas de SAP.
¿El sistema no cuenta con un reporte de antiguedad de saldos de cuentas por cobrar? En el modulo de socios de negocio, en los informes se encuentra la
hay que crear un query? antiguedad de saldos tanto para clientes como proveedores.
¿Donde se puede visualizar reportes de facturación por cliente. por articulo, costo, En los informes del modulo de ventas - Analisis de Ventas.
ganancia?
En cuanto a la parametrización de formularios, si se agregan campos o columnas al Para que dichos campos o columnas que se agreganron en el
formulario, y luego se exporta a excel o pdf, ¿esos campos adicionales se exportan documento para poder trabajar, salgan reflejados en el layout de
también, o sucede como en los reportes que se muestran solamente los campos impresion, deben de agregarse al formulario de impresion.
¿La licencia cuantos usuarios permite? Es un usuario por licencia.
¿Se puede eliminar un usuario que estaba en proceso de autorizacion y ya no Se puede eliminar dentro de las etapas de autorizaciones.
pertenece a la empresa?
¿Existe alguna forma de realizar conciliaciones por medio del SAP? Si, el SAP la moyaria las realizan y se pueden hacer manuales tambien,
en el modulo de Socios de Negocio, reconciliaciones internas.

Si tengo Entregas abiertas y las quiero eliminar, ¿cual seria la diferencia entre Cancelar
y Cerrar, si hay afectación en inventarios?
¿Puede SAP trabajar directamente con el facturador de Hacienda? Sin necesidad de
utilizar un servicio de un tercero
¿Porque SAP permite presentar un saldo negativo en el inventario no habiendo
existencias?
Las entregas al Cerrar.
Se requiere de un addon para el tema de facturación electronica.
La columna de disponible a nivel de inventario es la suma del stock -
comprometido + lo pedido, si yo genero pedidos ya sea en compras o
ventas , me alimenta las colimnas de pedido y comprometido, no
genera ningun movimiento a nivel de inventario, por lo cual podemos
tener negativo de en disponible , pero en el stock no.

A un cliente que me tocó auditar y tenía SAP, El Costo nunca pegaba con el costo real Esto lo pueden ver mejor en el modulo de compras, importante validar
según la formula Inventario inicial + compras - menos el inventario final =Costo de como tiene configurado el SAP, en temas de costo, si lo maneja por
Ventas. Siempre había que estar ajustando el costo. promedio ponderado y si tiene importaciones como las registra.

La entrega rebaja el inventario, ¿pero cuando se pasa a factura deudores lo vuelve a
rebajar o solo se rebaja una vez?
Por este sistema, las facturas de ventas por inventario o servicios, ¿puede pasar por
un procesador de facturas como GTI?
¿Existe módulos de cuentas por cobrar y pagar para ver la antigüedad de saldos de
clientes y proveedores?
¿El codigo cabys se puede agregar en un campo adicional en SAP?
La entrega contablemente me afecta las cuentas de inventario y el
stock , al pasarlo a factura me afecta solo las cuentas por cobrar.
Si.
En el modulo de socios de negocio, en los informes se encuentra la
antiguedad de saldos tanto para clientes como proveedores.
Si se puede, lleva un programación pero si puede trabajar.
¿Al hablar de licencias se refería a perfiles de usuario o el sistema se vende por Las licencias son la cantidad de usuarios que van a trabajar en la
módulos, a eso se refiere con licencias? herramienta, es una licencia por usuario, ejemplo si en contabilidad
son 5 empleados y todos deben de tener acceso a SAP, ya seria una
compra de 5 licencias de finanzas para que puedan accesar.

Si el inventario se compone de un producto único, la facturas se hacen por reserva Si, lo permite.
para comprometer el producto, ¿el sistema permite la facturación de reserva para un
segundo cliente por el mismo producto?
¿Que costo debemos pagar para hacer esa facturación a travez de SAP Business One? El SAP nativamente tiene todo para hacer una facturación, en el caso
que sea electronica y dependiendo del pais, si necesitaria el apoyo de
un addon o desarrollo para que las facturas viajen al ente
Con relación a la mercancía comprometida por los pedidos pendientes, ¿ se puede en Ya seria por medio de un desarrollo a la medida para que realice dicha
SAP configurar una fecha tope a los pedidos abiertos, cantidad de días y se libere la labor, porque lo actual es que se realice manual que es lo que permite
mercancía o es necesario realizarlo manualmente? el sistema.
¿Cual es la función de la solicitud de devolución? que sale en la parte inferior de la Es solicitar la devolucion de la mercaderia factura o se puede hacer por
sección de factura (copiar a) nata de credito, si son documentos electronicos el proceder seria con
la nota de credito.
¿El usuario tecnico de la empresa puede usar el Query manger? Depende de que tipo de licencia tenga en SAP.
¿Las alertas o avisos se pueden crear para facturaciones que se tengan que realizar en Se puede desarrollar.
una fecha determinada?. Por ejemplo a un cliente que se le facture una cantidad de
producto todos los meses.
¿Existe alguna transaccion donde pueda visualizar lo pagado vs. lo pendiente por Por medio de un query.
pagar durante el mes?
¿Existe algún servidor de pruebas virtual, al que podamos acceder para hacer pruebas No tengo conocimiento que exista.
con la interfaz de SAP?
¿Los campos agregados no nativos de SAP, existe forma de extraer esa información de Si.
alguna manera para trabajarlo por ejemplo con Power BI o excel?
¿Podemos delegar a un usuario a ser el que autoriza documentos en caso de ausencia Si, se puede.
del autorizador principal? Por ejemplo por vacaciones
Entendí que las cotizaciones, contablemente no genera movimientos, sin embargo, ¿si Las cotizaciones o oferta de venta no generan ningun tipo de
al inventario? movimiento en SAP, los ordenes de ventas o pedido lo que me llena es
informacion en la columna de inventario comprometido , pero no
mueve el stock, es solo informativo.
¿Los valores externos a la facturación (flete y seguro por ejemplo), pueden ser En las facturas, en la parte de totales , existe la opcion de registrar
incluídos manualmente? gastos adicionales.
¿Se pueden parametrizar reportes desarrollados en crystal report para poder Si.
seleccionar columnas a mostrar y ordenar según un usuario?
¿Todos los movimientos generan comprobantes electrónicos? No, en Costa Rica por el momento solo facturas y notas de credito.

¿Se pueden subir facturas electrónicas en XML? Depende el addon de facturación.

Se ingresa un pedido, se convierte en factura, se depacha y entrega. ¿Cómo podemos Si pasamos un pedido a factura, el asiento contable de la factura estara
marcar en una factura que fue entregado también? compuesto por cuentas de inventario, haciendo efecto a la salida de
unidades y a las cuentas por cobrar.
¿Como se cierran pedidos abiertos? Modulo de Ventas - Informes de Ventas - Listado de partidas abiertas y
selecciona los pedidos.
¿Puede anularse un pago solo parcialmente? No, tiene que ser por el total.
Creamos muchos clientes que cierran sus negocios despues de haber tenido Por temas de auditoria y como han tenido algun tipo de movimientos
movimiento en SAP. ¿Cómo eliminamos todos estos clientes de la base de datos que no deja eliminar, seria inactivarlos.
ya cerraron? Inactivar no nos sirve debido a que tenemos mucha basura en la base de
datos de clientes
¿Podemos convertir una cotización en factura? Si, se puede.
Si al cerrar el proceso contable se detecta que algo fue mal ingresado en la base Esto lo pueden ver en el modulo de finanzas.
(movimiento de Inventario) y afecta Resultado de la Empresa; ¿puede corregirse en la
base y actualizar todo de nuevo?
¿Este sistema puede usarlo una Asociacion Solidarista que tiene actividades Se puede implementar.
comerciales?
¿Puede usarse este sistema para contabilidades a destajo? Esto lo pueden ver en el modulo de finanzas.

¿Cuantos usuarios máximo puede tener esta versión? Las licencias que sean requeridas.
¿Como incursiona el sistema de SAP Business One en la Aplicación contable de normas Esto lo pueden ver en el modulo de finanzas.
internacionales de información financiera?