Plan Gestion Ambiental Institucional

2011
Plan de Gestión Ambiental

Institucional
Comisión de Gestión Ambiental Institucional

Dirección General del Archivo Nacional
11/1/2011
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INDICE GENERAL
1. Presentación ________________________________________________________ 4
2. Antecedentes institucionales ___________________________________________ 5
2.1. Misión _________________________________________________________________ 5
2.2. Visión __________________________________________________________________ 5
2.3. Políticas institucionales ___________________________________________________ 6
2.4. Objetivos estratégicos ____________________________________________________ 9
2.5. Funciones generales _____________________________________________________ 10
2.6. Organigrama ___________________________________________________________ 11
3. Declaración jurada de cumplimiento ambiental institucional (DJCAI) _________ 14
4. Política ambiental institucional________________________________________ 16
4.1. Cumplimiento de la legislación ambiental aplicable a la institución _______________ 16
4.2. Prevención de la contaminación derivada de las actividades de la institución _______ 16
4.3. Mejora continua de la situación ambiental institucional ________________________ 17
5. Comisión de Gestión Ambiental Institucional _____________________________ 18
6. Diagnóstico ambiental inicial _________________________________________ 20
7. Diagnósticos específicos _____________________________________________ 28
7.1. Diagnóstico en eficiencia energética ________________________________________ 28
7.2. Inventario de emisiones de gases de efecto invernadero ________________________ 29
8. Alcance del PGAI ___________________________________________________ 30
8.1. Misión ________________________________________________________________ 30
8.2. Visión _________________________________________________________________ 30
8.3. Objetivo General ________________________________________________________ 30
8.4. Objetivos específicos ____________________________________________________ 31
8.5. Organización ___________________________________________________________ 32
9. Plan de Acción del PGAI: _____________________________________________ 34
10. Tareas pendientes de mejora ambiental ________________________________ 42
11. Anexos ___________________________________________________________ 42
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INDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Declaración jurada de cumplimiento ambiental ___________________________________ 14
Cuadro 2: Datos Generales de la Institución y de la Comisión Institucional ____________________ 18
Cuadro 3: Diagnóstico ambiental inicial ___________________________________________________ 22
Cuadro 4: Cuadro Resumen del PGAI ____________________________________________________ 35
INDICE DE FIGURAS
Figura 1: Organigrama institucional _______________________________________________________ 13
Figura 2: Flujo de aspectos ambientales __________________________________________________ 20
Figura 3: Acción transversal de la Comisión de Gestión Ambiental ___________________________ 34
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INDICE DE ANEXOS
Anexo 1: Conformación oficial de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional de la Dirección
General del Archivo Nacional ____________________________________________________________ 43
Anexo 2: Listado de protocolos de evaluación _____________________________________________ 48
Anexo 3: Protocolo No. 1 Emisiones de fuentes fijas _______________________________________ 50
Anexo 4: Protocolo No. 2 Emisiones de fuentes móviles ____________________________________ 52
Anexo 5: Protocolo No. 3 Generación de ruido y vibraciones por actividades antrópicas ________ 54
Anexo 6: Protocolo No. 4 Emisiones de radiaciones ionizantes ______________________________ 56
Anexo 7: Protocolo No. 5 Emisiones de olores _____________________________________________ 58
Anexo 8: Protocolo No. 6 Consumo de agua ______________________________________________ 60
Anexo 9: Protocolo No. 7 Generación de aguas residuales __________________________________ 62
Anexo 10: Protocolo No. 8 Generación de residuos sólidos _________________________________ 64
Anexo 11: Protocolo No. 9 Consumo de papel _____________________________________________ 67
Anexo 12: Protocolo No. 10 Generación de residuos electrónicos ____________________________ 69
Anexo 13: Protocolo No. 11 Generación de residuos sólidos peligrosos_______________________ 71
Anexo 14: Protocolo No. 12 Generación de residuos infectocontagiosos ______________________ 74
Anexo 15: Protocolo No. 13 Uso de sustancias peligrosas __________________________________ 77
Anexo 16: Protocolo No. 14 Manejo de productos derivados de hidrocarburos _________________ 79
Anexo 17: Protocolo No. 15 Uso de plaguicidas ____________________________________________ 82
Anexo 18: Protocolo No. 16 Uso de sustancias radioactivas _________________________________ 84
Anexo 19: Protocolo No. 17 Consumo de combustibles fósiles _______________________________ 86
Anexo 20: Protocolo No. 18 Consumo de energía eléctrica __________________________________ 90
Anexo 21: Protocolo No. 19 Seguridad y manejo de desastres naturales ______________________ 93
Anexo 22: Hojas de registro de combustible _______________________________________________ 95
Anexo 23: Hojas de registro de consumo de energía _______________________________________ 98
Anexo 24: Hojas de registro de consumo de papel ________________________________________ 100
Anexo 25: Hojas de registro de residuos sólidos separados ________________________________ 102
Anexo 26: Hojas de registro de consumo de agua _________________________________________ 104
Anexo 27: Plan de eficiencia energética institucional ______________________________________ 106
Anexo 28: Encuesta realizada a los funcionarios de la Dirección General de Archivo Nacional en
Agosto 2011 __________________________________________________________________________ 134
Anexo 29: Resolución No. D.M. 109-2010 ________________________________________________ 141
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1. PRESENTACIÓN
La Dirección General del Archivo Nacional presenta la actualización de su Plan de Gestión

Ambiental Institucional (PGAI) de acuerdo al Decreto Ejecutivo No. 36499-S-MINAET
denominado “Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental
Institucional en el sector público de Costa Rica” publicado el 09 de mayo del 2011 en la
Gaceta No. 88 derogando al Decreto Ejecutivo No. 33889-MINAE (Reglamento para la
elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el sector público de Costa Rica).
El Decreto No. 36499-S-MINAET en su transitorio I establece lo siguiente:
“Todas aquellas instituciones que a la fecha de publicación del presente decreto

hayan presentado satisfactoriamente el Plan de Gestión Ambiental “PGA” según
lo establecido en el acuerdo presidencial Nº 024-MP, publicado en La Gaceta Nº
250 del 29 de diciembre de 2006 y el Decreto Ejecutivo Nº 33889-MINAE,
deberán actualizarlo considerando los aspectos de gestión ambiental, gestión de
residuos, cambio climático, conservación y uso racional de la energía, en un
plazo de cuatro meses, a partir de la oficialización de los instrumentos citados
en el artículo 9º”.
Es por ello que se hace necesario establecer los nuevos lineamientos para la actualización
del Plan de Gestión Ambiental (PGA) presentado a la Dirección de Gestión de Calidad
Ambiental (DIGECA) en abril del año 2008, el cual se basó en el Decreto Ejecutivo 33889-
MINAE y al Manual de Instrucciones para la Elaboración de Planes de Gestión Ambiental en
el Sector Público de Costa Rica (2007).
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2. ANTECEDENTES INSTITUCIONALES
La Dirección General del Archivo Nacional es la institución cultural más antigua de Costa
Rica, fue fundada en el año 1881. Actualmente funge como un órgano desconcentrado del
Ministerio de Cultura y Juventud, en virtud de lo establecido en la Ley del Sistema Nacional
de Archivos No. 7202 del 24 de octubre de 1990.
2.1. MISIÓN
“El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud,
que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a
todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el
desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y
eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial”.
2.2. VISIÓN
El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema
Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y mejores servicios,
acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate,
organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el
mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a
las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la
eficiencia, transparencia y orientada al cliente.
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2.3. POLÍTICAS INSTITUCIONALES
Las políticas institucionales fueron aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo
Nacional, mediante el acuerdo 17 tomado en la sesión N° 07-2010, celebrada el 24 de marzo
de 2010 tal y como se desglosan a continuación:
Patrimonio Documental de la Nación:
1. Se autorizará transferir al Archivo Nacional documentos con valor científico cultural

en función del espacio disponible en sus depósitos, priorizando los que hayan
cumplido los 20 años y que se encuentren en riesgo de deterioro comprobado.
2. Se utilizará la tecnología de la información y la comunicación como una aliada para

mejorar la prestación del servicio de consulta de fondos documentales y para mejorar
la gestión administrativa del programa.
3. Se divulgará el sistema de información automatizado INDEX que tiene por objetivo

que más notarios y cónsules generales de Costa Rica, presenten sus índices de
escrituras públicas a través de Internet.
4. Se dará continuidad a la descripción de documentos automatizada y con aplicación

de normas internacionales de descripción.
5. Las actividades de difusión cultural estarán orientadas a rescatar y promover la

identidad nacional, local y regional de los costarricenses frente a los cambios que
enfrenta nuestra sociedad, entre ellos el cambio provocado por el proceso de
globalización. Se procurará en todo momento ofrecer un servicio de calidad.
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6. La promoción de la venta de publicaciones del Archivo Nacional en librerías y en
eventos culturales, tendrá por finalidad, realizar una mayor difusión del patrimonio
documental y del quehacer institucional. Se precio será definido al costo, en aras de
garantizar su acceso y una vez agotadas las ediciones, se procurará su divulgación
por medio del sitio Web.
7. La conservación de documentos se realizará, de conformidad con los resultados del

diagnóstico de los fondos documentales, que realiza el Departamento de
Conservación, dando prioridad a los de mayor deterioro.
Sistema Nacional de Archivos y Seguridad jurídica del ejercicio del Notariado:
1. Los servicios dirigidos al Sistema Nacional de Archivos promoverán la óptima

organización de los Archivos del Estado Costarricense, requisito indispensable para
la modernización de su administración, manejo adecuado de la información,
transparencia y respeto a los derechos ciudadanos.
2. Las nuevas metodologías de trabajo en asesorías, inspecciones y transferencias de

documentos de la Presidencia de la República, Ministros de Estado y Consejo de
Gobierno, buscarán aprovechar al máximo los recursos institucionales existentes y
lograr un mayor impacto.
3. La institución aprovechará las oportunidades que brinda la cooperación internacional

para mejorar el nivel de desempeño de las áreas sustantivas y administrativas, así
como la adquisición de tecnología de información y apoyará las acciones
emprendidas por organismos internacionales que se ocupan del desarrollo
archivístico.
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4. La institución considerará y jerarquizará dentro del Plan Institucional de Capacitación
las necesidades de capacitación de los servidores de la institución, diagnosticadas en
la evaluación anual del desempeño.
5. El Archivo Nacional coadyuvará en el control del ejercicio del notariado en Costa

Rica, con instituciones tales como el Consejo Superior de Notariado, el Registro
Nacional y la Dirección Nacional de Notariado y dentro del marco jurídico vigente.
Actividades Centrales:
1. El Archivo Nacional promoverá servicios asequibles considerando la diversidad de

usuarios, especialmente a personas con discapacidad.
2. La institución se abocará a la finalización de la construcción de la tercera etapa del

edificio del Archivo Nacional, su equipamiento y operación.
3. El Archivo Nacional gestionará ante el Ministerio de Cultura y Juventud y el Ministerio

de Hacienda, la asignación de mayores recursos presupuestarios para la creación de
plazas, para cubrir los costos de planillas de funcionarios, así como para la acción
estratégica de la construcción de la III etapa del edificio del Archivo Nacional y las
necesidades urgentes de mantenimiento de la infraestructura.
4. La institución desarrollará actividades que fomenten la cultura de prevención de

riesgos por desastres naturales o provocados.
5. Se aplicará gradualmente a los procesos (sustantivos, logísticos y estratégicos)

según su prioridad, el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional del
Archivo Nacional, procurando eliminar, disminuir o aceptar los riesgos a los que está
expuesta la institución en su quehacer diario. Cuando las causas que los originan y
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su solución son exógenas, se trasladará el riesgo a quien corresponda técnica y
legalmente.
6. La Junta Administrativa del Archivo Nacional procurará que la institución cuente con
las instalaciones físicas y el equipamiento necesario para su buen desenvolvimiento.
7. La institución analizará y procurará soluciones para la actualización del marco

jurídico institucional vigente.
2.4. OBJETIVOS ESTRATÉGIC OS
El Archivo Nacional de Costa Rica planifica y programa año a año sus metas y actividades
por medio del Plan Operativo Anual (POI), lo que permite el logro de sus objetivos, en
estrecha relación con la misión y visión institucional. Los objetivos definidos son los
siguientes:
1. Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de

difusión, novedosas, más atractivas.
2. Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las

necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.
3. Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº

7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante
la inspección de las mismas.
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2.5. FUNCIONES GENERALES
De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema Nacional de

Archivos Nº 7202, las principales funciones institucionales se indican a continuación:
 Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de
Archivos.
 Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los

documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes
a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la
documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia.
 Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y

auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.
 Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones

con temas sobre la archivística y ciencias afines.
 Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros

archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural.
 Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de

los fondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.
 Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos

documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso restringido.
 Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los protocolos notariales

depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.
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 Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de
documentos.
 Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de

acceso restringido.
 Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a los

privados y particulares, cuando éstos lo soliciten.
 Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.
 Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.
 Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los

documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios,
índices, registros, censos o micropelículas de esos documentos.
 Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico...”
2.6. ORGANIGRAMA
La estructura orgánica aprobada por MIDEPLAN el 02 de enero de 1998 fue modificada y

aprobada como resultado de la cuarta reorganización parcial de la estructura llevada a cabo
en setiembre del año 2008, con el oficio DM-1204 del 27 de octubre de 2008. Dicha
reorganización fue avalada por la Señora Ex Ministra de Cultura y Juventud, María Elena
Carballo Castegnaro, con el oficio DM-1141-08 del 22 de setiembre de 2008. Aprobada por
la Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante el acuerdo Nº 15, tomado en la sesión
Nº 25-2008 celebrada el 01 de octubre de 2008.
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Nivel Político:
 Despacho del Ministro de Cultura y Juventud.
 Junta Administrativa del Archivo Nacional (cuenta con una Auditoría Interna como
órgano asesor para el adecuado control interno de los recursos).
 Dirección General, con las unidades asesoras de Planificación Institucional y

Asesoría Legal, así como el apoyo de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos como órgano asesor en dicha materia.
Nivel ejecutor:
 Departamento Archivo Histórico.
 Departamento Archivo Notarial.
 Departamento Conservación.
 Departamento Servicios Archivísticos Externos.
 Departamento Cómputo.
 Departamento Administrativo Financiero.
 Unidad Proveeduría Institucional
 Unidad Financiero Contable
 Unidad Recursos Humanos
 Unidad Servicios Generales
 Unidad Archivo Central
 Unidad Médico de Empresa
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Figura 1: Organigrama institucional
Fuente: http://www.archivonacional.go.cr/info_institucional.htm
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3. DECLARACIÓN JURADA DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL INSTITUCIONAL
(DJCAI)
Cuadro 1: Declaración jurada de cumplimiento ambiental
Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental

La suscrita Sandra Quirós Bonilla, en mi condición de representante del Ministro de Cultura y
Juventud en la Junta Administrativa del Archivo Nacional según nombramiento realizado
mediante Resolución No. D.M. 109-2010, con número de cédula jurídica 3-222-209-087, me
comprometo a cumplir con los compromisos adquiridos en el presente documento “Programa
de Gestión Ambiental Institucional” y con lo consignado en el Decreto Ejecutivo Número
36499-S-MINAET “Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental
Institucional en el Sector Público de Costa Rica”.
Política ambiental
La política ambiental de la institución va dirigida a considerar a lo interno de cada proceso
sustantivo y de apoyo la materia ambiental y su impacto, enunciado de la siguiente manera:
Transversalización de la materia ambiental y su impacto en todos los procesos sustantivos y
de apoyo del Archivo Nacional.
Síntesis de Compromisos Ambientales
Realizar un diagnóstico con el fin de determinar

si la planta eléctrica cumple con la legislación
ambiental en materia de emisión de gases
contaminantes.
Construir la línea base de las emisiones de CO2

en la DGAN con el fin de disminuir el consumo
de combustible utilizado actualmente en los
Gestión del aire (Cambio Climático) equipos móviles
Implementar en coordinación con la Comisión

de Salud Ocupacional protocolos de protección
y la compra de equipos básicos conforme a las
disposiciones establecidas por el Consejo de
Salud Ocupacional.
Mantener controlado los niveles de olores en la
institución
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Continuación ...
Gestión del agua Diseñar un plan de ahorro en el consumo de

agua e implementarlo.
Diseñar un plan de gestión integral de residuos

sólidos e implementarlo.
Diseñar un plan de ahorro de papel y sus

derivados que contemple la sensibilización de
los funcionarios en el consumo de papel, así
como su implementación.
Mantener controlado los niveles de desecho de

residuos electrónicos.
Diseñar un plan de para el manejo de residuos

Gestión de suelo y residuos sólidos sólidos peligros e implementarlo.
Mantener controlados los niveles de desecho de

residuos infectocontagiosos.
Diseñar un plan para el manejo de productos o

sustancias peligrosas e implementarlo.
Minimizar los riesgos en el manejo y

almacenamiento de productos derivados de
hidrocarburos.
Minimizar los riesgos en el uso y

almacenamiento de plaguicidas.
Reducción del riesgo en el uso y consumo de

Gestión de la energía combustible fósil.
Disminución en el consumo de energía
mensualmente.
Adquisición de bienes (compras Incorporar en todos los procesos de

sustentables) contratación administrativa la política de
compras verdes.
Firma del máximo jerarca
Nota: Se debe colocar sello de la institución
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4. POLÍTICA AMBIENTAL INSTITUCIONAL
Las políticas ambientales de la Dirección General del Archivo Nacional van dirigidas a
considerar a lo interno de cada proceso sustantivo y de apoyo la materia ambiental y su
impacto, enunciado de la siguiente manera:
4.1. CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN AMBIENTAL APLICABLE A LA

INSTITUCIÓN
 Ejecutar todas las actividades administrativas y de servicios en general, bajo

principios que aseguren que éstas sean cada vez más amigables con el ambiente.
 Cumplir gradualmente con la legislación ambiental nacional pertinente (vertido y

reuso de aguas residuales, desechos peligrosos, uso de agroquímicos, entre otros).
 Desarrollar planes de gestión participativa para el manejo de desechos sólidos, uso

racional del agua y eficiencia energética que puedan ser llevados a cabo en forma
gradual en cumplimiento de la legislación vigente en materia de Gestión Ambiental.
4.2. PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACIÓN DERIVADA DE LAS ACTIVIDADES DE

LA INSTITUCIÓN
 Realizar todas las actividades institucionales de modo que se prevengan el derrame

y emisiones de productos peligrosos, con el objetivo de proporcionar condiciones de
salud adecuadas a los funcionarios, usuarios y visitantes del Archivo Nacional que a
su vez impacten positivamente a la población cercana y el ambiente en general.
 Utilizar la energía racionalmente mediante prácticas de reducción.
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 Realizar todas las actividades instituciones de modo que se disminuya el desperdicio
y contaminación del recurso hídrico para contribuir a su conservación.
 Realizar un manejo adecuado de sus desechos utilizando principalmente un criterio

de prevención y minimización.
 Contribuir a la conservación de los recursos forestales que se encuentran en las

zonas verdes de la propiedad del Archivo Nacional de forma tal que se impacte
positivamente el ambiente del país.
 Procurar las condiciones de higiene y seguridad adecuadas para la salud de los

funcionarios, usuarios y visitantes del Archivo Nacional.
4.3. MEJORA CONTINUA DE LA SITUACIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL
 Promover actividades institucionales que fortalezcan una cultura ambiental de

excelencia.
 Realizar actividades institucionales de modo que se prevenga la

contaminación del suelo y se contribuya a su conservación.
 Divulgar los planes de gestión que se aprueben e integrar a funcionarios,

usuarios y visitantes en la aplicación de los mismos.
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5. COMISIÓN DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL
La Dirección General del Archivo Nacional cuenta actualmente con un Comité de Ahorro
Energético que ha sido liderada por la jefatura del Departamento Administrativo Financiero
contando con la participación del Proveedor Institucional, el ingeniero a cargo del
mantenimiento general del edificio, la coordinadora de Servicios Generales y un
representante de la Dirección General.
Sin embargo y en cumplimiento de la Decreto Ejecutivo No.36499, más específicamente el

artículo No. 07, mediante oficio DAF-2799-2011 de fecha 05 de 05 de octubre del 2011 se
solicita a la Dirección General del Archivo Nacional cambiar el nombre del comité antes
mencionado por la nueva Comisión de Gestión Ambiental Institucional conformada por los
siguientes miembros, mismos que fueron ratificados por medio del oficio DG-1041-2011 de
fecha 20 de octubre del 2011.
Cuadro 2: Datos Generales de la Institución y de la Comisión Institucional
Datos de la institución
Institución: Dirección General del Archivo Nacional
Página Web: www.dgan.go.cr
Correo institucional:
Dirección de oficinas Curridabat, del Centro Comercial Plaza del Sol, 900 metros Sur
centrales: y 150 metros Oeste
Teléfono (s) de oficinas
2283-1400
centrales:
Jornada de trabajo: Diurna de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
Cantidad de edificios: 1
Número de trabajadores: 126
Datos del máximo jerarca
Nombre: Sandra Quirós Bonilla
Correo electrónico: junta@dgan.go.cr
Teléfono (s): 2283-1400, extensión 209
Fax: 2234-7312
Apartado postal: 41-2020 Zapote Costa Rica
18 de 144
Comisión Institucional
Datos del coordinador del PGAI
Nombre: Carlos Molina Mora
Correo electrónico: planificacion@dgan.go.cr
Teléfono: 2283-1400 extensión 238
Fax: 2283-1400
Apartado postal: 41-2020 Zapote Costa Rica
Representantes de la Comisión Institucional
(nombre, puesto y correo electrónico)
Ivannia Valverde Guevara, Coordinadora Unidad de Servicios
Ambiental
Generales, coordinaservicios@dgan.go.cr
Financiero Danilo Sanabria, Coordinador Unidad Financiero Contable
Presupuesto Danilo Sanabria, Coordinador Unidad Financiero Contable
Planificación Carlos Molina, Planificador
Servicios Generales
Proveeduría Elías Vega Morales, Proveedor Institucional,
Flota vehicular
Comunicación Maureen Herrera, Coordinadora Difusión
Otros funcionarios designados
(nombre, puesto, y correo electrónico)
Graciela Chaves Ramírez, Jefe Departamento Administrativo
Administrativo Financiero
Financiero
Asesoría Legal Wendy Donato Palavicini, Contralora de Servicios
La Comisión de Gestión Ambiental institucional dependerá en forma directa de la Dirección

General y sus funciones serán transversales al que hacer institucional.
19 de 144
6. DIAGNÓSTICO AMBIENTAL INICIAL
Según la aplicación y el análisis de cada uno de los protocolos llevados a cabo y

anexados al presente documento, el flujo de aspectos ambientales de la Dirección
General del Archivo Nacional es el siguiente:
Figura 2: Flujo de aspectos ambientales
Generación de ruido y Aguas

Fuentes fijas Sustancias
vibraciones por actividades residuales peligrosas
(20%)
antrópicas (88%) (0%)
(38%)
Fuentes
móviles Seguridad y manejo Plaguicidas
(100%) de desastres (50%)
naturales (100%) Vertidos
Radiaciones
ionizantes Sustancias
(0%)
Emisiones radioactivas
(0%)
Olores
(100%)
Dirección
General del Productos y
Materias primas servicios
Archivo
Nacional
Sólidos
ordinarios
Agua (85%)
(80%)
Consumos Electrónicos
Papel (27%) (100%)
Derivados de Residuos Sólidos

hidrocarburos Energía peligrosos
(50%) Combustible (91%) (50%)
s fósiles Infectoconta
(88%) giosos
(100%)
20 de 144
Es importante indicar que se lograron determinar todas las actividades, servicios y
procesos institucionales, entre los que destacan los procesos de mantenimiento, limpieza,
seguridad ocupacional, atención de emergencias, uso de sustancias peligrosas, entre
otros, así como los consumos de energía, agua y otros de importancia para la institución.
Como parte del diagnóstico ambiental inicial llevado a cabo se puede determinar la
siguiente síntesis:
21 de 144
Cuadro 3: Diagnóstico ambiental inicial
Aspecto ambiental Impacto Significancia Síntesis de la situación ambiental Indicadores

ambiental (1)
identificado
Emisiones de fuentes fijas Emisión de CO2 Alta La planta eléctrica de la Dirección General del No se cuenta con
al ambiente Archivo Nacional tiene alrededor de 20 años de indicadores que permitan
adquirida por lo que es necesario realizar un medir las emisiones de CO2.
diagnóstico que permita determinar si se debe
cambiar Diagnóstico de la planta.
Emisiones de fuentes Emisión de CO2 Baja Se mantiene controlado y registrado el nivel de Consumo total de
móviles al ambiente consumo de los equipos móviles así como los combustible (litros de
mantenimientos preventivos y correctivos de los combustible consumidos por
mismos. mes)
Adicionalmente se capacitan a los funcionarios a Consumo de combustible

cargo de los equipos móviles, de forma tal que por kilómetro (litros de
utilicen en forma racional el combustible. combustible consumidos por
mes/total de kilómetros por
los equipos móviles)
Toneladas de CO2
Generación de ruido y Ruido y Baja Los trabajadores que laboran con maquinaria como No se cuenta con
vibraciones por actividades vibraciones por ejemplo la planta eléctrica, la bomba contra indicadores que permitan
antrópicas producido por incendios o el equipo de jardinería no cuentan con medir los niveles de ruido o
equipo y los dispositivos de protección básicos que minimicen vibraciones
maquinaria los riesgos ante el ruido que estos equipos
producen. Protocolo de protección
Equipo de protección
22 de 144
Continuación ...

ambiental (1)
identificado
Emisiones de radiaciones No se producen La Dirección General del Archivo Nacional no genera desechos radiológicos
ionizantes
Emisiones de olores Daños a la salud Baja La Dirección General del Archivo Nacional utiliza Ausencia de reportes de
pública productos químicos y solventes en sus procesos de olores en la institución que
conservación de documentos; así como afecten la salud
desinfectantes y aerosoles en los procesos de
limpieza e insecticidas en el mantenimiento de las
zonas verdes de la institución; sin embargo, se
mantienen controlados los olores y se ha iniciado el
cambio a productos biodegradables principalmente
en los de limpieza
Consumo de agua Desperdicio del Baja La Dirección General del Archivo Nacional no cuenta Consumo total de agua (m3
agua con un plan de ahorro de agua ni se cuenta con de agua consumidos por
dispositivos que permitan una salida racional del mes)
agua en los grifos existentes.
Consumo de agua por
población que utiliza el
edificio (m3 de agua
consumidos por
mes/(cantidad total de
usuarios al mes+cantidad
total de funcionarios)
Generación de aguas No se producen La Dirección General del Archivo Nacional tiene conectadas las salidas de agua
residuales residuales al sistema de alcantarillado municipal existente en la zona
23 de 144
Continuación ...

ambiental (1)
identificado
Generación de residuos Mezcla de Media Actualmente se mantiene controlada la separación Kg de residuos separados
sólidos ordinarios residuos sólidos de residuos sólidos ordinarios así como su (según tipo de material) al
ordinarios clasificación, sin embargo no se cuenta con mes.
recipientes debidamente identificados para esta
función ni se tiene facilidad de acceso para la Porcentaje de áreas que
recolección desde el área donde actualmente se cuentan con puntos de
almacenan estos residuos. separación de materiales
valorizables
Consumo de papel Desperdicio de Alta La Dirección General del Archivo Nacional no cuenta Cantidad de resmas de
productos con un plan de ahorro en el consumo de papel así papel consumidas por
derivados del como directrices y prácticas claras en los procesos empleado mensualmente
papel de reciclaje y reutilización de este tipo de producto.
Cantidad total de resmas
consumidas mensualmente
Generación de residuos Contaminación del Baja La Dirección General del Archivo Nacional mantiene Kg. de residuos electrónicos
electrónicos suelo controlada la generación de residuos electrónicos al mes
desechando en forma racional los mismos.
Generación de residuos Contaminación del Alta Se deben emitir directrices y políticas claras Kg de residuos sólidos
sólidos peligrosos suelo y riesgo en respecto a la compra, el uso y el desecho de peligrosos al mes
la salud materiales peligrosos, así como establecer los
puntos de recolección de los mismos, de forma tal Litros de residuos peligrosos
que se manejen controlados los riesgos que pueden al mes
producir en el suelo y en la salud de los funcionarios
que los manipulan
24 de 144
Continuación ...

ambiental (1)
identificado
Generación de residuos Riesgo de Baja La Dirección General del Archivo Nacional mantiene Cantidad de basureros
infectocontagiosos infecciones un programa para el desecho en forma eficiente y retirados al mes
responsable de los residuos que se producen en el
consultorio médico que la institución mantiene.
Uso de sustancias peligrosas Riesgos a la salud Alta Se deben establecer políticas y directrices claras En el plan de manejo de
por el mal respecto al uso y almacenaje de sustancias sustancias peligrosas, se
almacenamiento y peligrosas, determinar requisitos de cumplimiento diseñarán los indicadores
uso de sustancias obligatorio en los carteles de contratación así como necesarios para garantizar
peligrosas capacitar al personal que utiliza este tipo de la disminución del riesgo.
materiales de forma tal que se generen medidas de
prevención y de acción ante accidentes.
Manejo de productos Contaminación Alta Debe establecerse el área idónea para el Área identificada
derivados de hidrocarburos por mezcla de almacenaje de productos como el diesel, la gasolina
productos y otros derivados de hidrocarburos así como
derivados de establecer las directrices, políticas y medidas ante
hidrocarburos y eventuales emergencias.
accidentes por
manejo de
productos
inflamables
derivados de
hidrocarburos
25 de 144
Continuación ...

ambiental (1)
identificado
Uso de plaguicidas Contaminación del Alta Debe establecerse la peligrosidad de los Diagnóstico de necesidades de
suelo, del agua y productos utilizados principalmente en la acondicionamiento.
riesgos a la salud fumigación de plagas en los depósitos y en
las áreas verdes, determinarse los requisitos Área acondicionada
mínimos en los carteles de contratación,
dotar al personal del equipo necesario y una
distribución idónea en las áreas donde se
almacenan estos productos.
Uso de sustancias No se producen La Dirección General del Archivo Nacional no utiliza sustancias radioactivas
radioactivas
Consumo de Consumo elevado Baja Se deben establecer programas de Capacitaciones realizadas
combustibles fósiles de combustible capacitación que incentiven el ahorro en el
consumo de combustibles como por ejemplo
la gasolina
Consumo de energía Consumo elevado Baja Se deben crear mecanismos que logren un Consumo total de electricidad (kwh/mes)
eléctrica de la energía consumo racional de la energía eléctrica en Consumo de energía eléctrica por
eléctrica el Archivo Nacional de acuerdo al Plan de población que utiliza el edificio (kwh/
Eficiencia Energética aprobado por la Junta consumidos por mes/(cantidad total de
Administrativa del Archivo Nacional usuarios al mes+cantidad total de
funcionarios)
Consumo de energía eléctrica por área
física (kWh/ m2)
Toneladas de dióxido de carbono
equivalente (t CO2e)
26 de 144
Continuación ...

ambiental (1)
identificado
Seguridad y manejo de desastres Pérdida de Baja La Dirección General del Archivo Nacional cuenta Simulacros llevados a cabo
naturales vidas humanas con un plan de emergencias sin embargo es durante el año
y patrimonio necesario realizar actividades de sensibilización
histórico del del personal en este tema. Cantidad de funcionarios
país capacitados al año
Notas:
1) Según los resultados obtenidos en los protocolos de evaluación ambiental, se consideró de 0% al 50% como significancia alta, de 51% a 80%
significancia media y de 81% al 100% significancia baja.
27 de 144
7. DIAGNÓSTICOS ESPECÍFICOS
7.1. DIAGNÓSTICO EN EFICIENCIA ENERGÉTICA
La Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante el Acuerdo No.3 emitido en la

Sesión No.30-2011 de fecha 14 de setiembre del 2011 aprobó el Plan de Eficiencia
Energética que se adjunta en anexo 28; donde se puede destacar las siguientes acciones
a realizarse durante el periodo comprendido entre el año 2012 y el 2015:
 Acción 1: Maximizar la luz natural
 Acción 2: Sectorizar la iluminación
 Acción 3: Usar equipos de iluminación eficiente
 Acción 4: Instalar aparatos para optimizar la iluminación
 Acción 5: Programa de limpieza y mantenimiento de los sistemas de iluminación
 Acción 6: Buenas prácticas de apagado de luces
 Acción 7: Otras: Uso de equipos electrónicos,
 Acción 8: Compras equipos eficientes con sistemas de ahorro de energía
 Acción 9: Usar regletas múltipes con interruptor
 Acción 10: Buenas prácticas en el uso de computadoras
 Acción 11: Buenas Prácticas de uso de la impresora
 Acción 12: Buenas Prácticas de uso de la fotocopiadora
 Acción 13: Uso del fax
 Acción 14: Refrigeradoras y aires acondicionados
28 de 144
 Acción 15: Buenas prácticas para el aislamiento térmico
 Acción 16: Buenas prácticas para el uso del aire acondicionado
 Acción 17: Buenas prácticas de mantenimiento
7.2. INVENTARIO DE EMISIO NES DE GASES DE EFECTO INVERNADERO
La Dirección General del Archivo Nacional actualmente no cuenta con un inventario de

gases invernadero por lo que se plantea su realización durante el año 2012 donde se
llevarán a cabo las siguientes acciones:
 Diagnóstico de planta eléctrica: permitirá definir si es necesaria la adquisición de

una planta eléctrica que permita a la institución establecer indicadores sobre la
emisión de CO2 al ambiente
 En el proyecto de presupuesto para el ejercicio económico 2012 se incorporó la

sustitución del vehículo que presenta mayor desgaste por uno nuevo más
eficiente.
 Plan de gestión de residuos sólidos orgánicos
 Plan de gestión de residuos peligrosos
 Plan de gestión en el manejo de sustancias peligrosas
 Plan de gestión en el uso de plaguicidas
 Plan de ahorro en el consumo de papel
29 de 144
8. ALCANCE DEL PGAI
8.1. MISIÓN
Promover y facilitar en la Dirección General del Archivo Nacional proyectos y acciones de

uso y manejo integrado de los materiales, desechos, agua y energía de forma tal que la
institución se convierta en un modelo de gestión ambiental sostenible.
8.2. VISIÓN
El Programa de Gestión Ambiental Institucional de la Dirección General del Archivo será líder
en el sector cultura a nivel nacional en el manejo y gestión sostenible de los materiales,
desechos, agua y energía.
8.3. OBJETIVO GENERAL
El objetivo del presente PGAI se esboza a continuación:
Impulsar el manejo integrado y sostenible de los desechos ordinarios, orgánicos,

infectocontagiosos, extraordinarios y materiales peligrosos, así como el recurso agua y
energía del Archivo Nacional desde la implementación de los planes de gestión ambientales
y la promoción de actividades administrativas y de servicios que fortalezcan la cultura
ambiental y la sostenibilidad de las áreas de impacto.
30 de 144
El Archivo Nacional para cumplir con su cometido legal, adquiere materias primas, las cuales
conjuntamente con otros bienes de consumo (como el agua, energía, combustible) y el
recurso humano, los transforma a través de los diferentes procesos sustantivos y de apoyo,
en bienes y servicios, los cuales van dirigidos a diferentes poblaciones meta objetivo.
En esos procesos donde se transforman insumos en productos, es justamente en donde se

pueden dar contaminaciones por ruido, emisiones, vertidos y residuos. Seguidamente se
presenta un diagrama que ilustra lo anterior, a partir de lo publicado por el MINAET.
8.4. OBJETIVOS ESPECÍFICO S
1. Construir el compendio estadístico relacionado con la gestión ambiental de la

Dirección General del Archivo Nacional así como diseñar, implementar y evaluar un
sistema de indicadores ambientales.
2. Desarrollar una estrategia para impulsar una cultura ambiental institucional que
incluya la integración de acciones administrativas, educativas, de difusión y de
sostenibilidad.
3. Sistematizar el proceso iniciado de recolección, clasificación, recuperación y reciclaje

de desechos sólidos ordinarios e involucrar a funcionarios, usuarios y visitantes en el
proceso.
4. Promover estrategias para la disposición adecuada de los desechos extraordinarios

que genera la Institución.
5. Proponer estrategias para el uso, con valor agregado, de los desechos orgánicos que
genera la Institución.
31 de 144
6. Diseñar una estrategia para la minimización y manejo de materiales y desechos
peligrosos y los infectocontagiosos.
7. Apoyar técnicamente la valoración de la calidad de las aguas residuales que son

utilizadas en la institución y colaborar en el seguimiento de su eficiencia.
8. Apoyar desde el punto de vista de la gestión ambiental el adecuado funcionamiento

de los equipos especializados de la Institución.
9. Diseñar e implementar una estrategia que permita la reducción del consumo del agua
y de la energía eléctrica en la Institución.
10. Diseñar e implementar estrategias para el consumo racional del papel y otros
derivados así como su almacenaje, reutilización y reciclaje.
8.5. ORGANIZACIÓN
La Comisión de Gestión Ambiental Institucional está conformada por funcionarios de

diversas áreas de la institución y su función será transversal (ver figura 3) trabajando en
forma integral con todas las dependencias de la institución y en caso de ser necesario se
coordinará con las comisiones de Salud Ocupacional, Emergencias y Discapacidad, así
como del encargado de capacitación.
En toda la gestión ambiental que se propone, tendrán un gran aporte las empresas
contratadas para los servicios de limpieza, recolección de desechos sólidos y electrónicos,
así como de seguridad y vigilancia.
A continuación se describen las responsabilidades de la comisión de gestión ambiental:
32 de 144
 El representante en la comisión de la Unidad de Servicios Generales será
responsable de velar por que las hojas de registro estén debidamente llenas
trasladando los documentos de respaldo al archivo de gestión que se manejara en la
Unidad de Planificación.
 El o la representante de la Unidad de Difusión será la responsable de difundir los

resultados y logros obtenidos por la comisión de gestión ambiental tanto a nivel
institucional como en forma externa según corresponda. De igual manera deberá
promover actividades se sensibilización y capacitación en materia ambiental.
 El o la representante de la Unidad Financiero Contable deberá trasladar en forma

mensual los recibos de agua y luz al representante de la Unidad de Servicios
Generales de forma tal que se logren mantener actualizadas las guías de registro
correspondientes.
 El o la representante legal, deberá mantener actualizados, a la comisión de gestión

ambiental y su archivo de gestión, con la nueva legislación que se promulgue.
 El o la representante de la Proveeduría Institucional deberá velar por que en los

carteles de contratación se incorporen cláusulas ambientales y que los productos
recibidos cumplan con la normativa solicitada. Adicionalmente deberá
retroalimentar al representante de la Unidad de Servicios Generales con los datos
que sean requeridos en las guías de registro que corresponda.
 El o la representante de Planificación deberá velar por el cumplimiento del Plan de

Gestión Ambiental.
33 de 144
Figura 3: Acción transversal de la Comisión de Gestión Ambiental
Junta
Administrativa
Auditoría
Interna
Dirección
General
Comisión
Nac. Sel. Y
Elim. Doc.
Planificación
Institucional
Comisión de
Gestión
Asesoría
Ambiental
Legal
Servicios Administrati
Archivo Archivo
Archivísticos Consevación Cómputo vo
Notarial Histórico
Externos Financiero
9. PLAN DE ACCIÓN DEL PGAI:
Las acciones establecidas en el Plan de Gestión Ambiental institucional de la Dirección

General del Archivo Nacional se desglosan en el cuadro resumen que a continuación se
muestra. Es importante indicar que dicho cuadro se generó a partir de los resultados
obtenidos en los protocolos de evaluación ambiental llevados a cabo por los miembros de la
Comisión de Gestión Ambiental.
34 de 144
Cuadro 4: Cuadro Resumen del PGAI
Tema Aspecto Prio- Objetivos Metas Plazo estimado Indicadores Medidas Presupuesto Responsables
ambiental ridad ambientales de ambientales
cumplimiento
Gestión Emisiones Alta Determinar si Realizar un Primer trimestre Diagnóstico de Diagnóstico de ¢7.000.000,00 Departamento
del aire de fuentes la planta
diagnóstico con el del año 2012 planta eléctrica planta eléctrica Administrativo
fijas eléctrica fin de determinar Financiero y la
actual cumple si la planta Unidad de
con la
eléctrica cumple Servicios
legislación con la legislación Generales
ambiental en ambiental en
materia de
materia de
emisiones de emisión de gases
gases contaminantes.
contaminante
s
Gestión Emisiones Baja Reducir las Construir la línea De Enero 2012 Consumo total de Sustitución del ¢10.400.000,00 Departamento
del aire de fuentes emisiones de base de las a Diciembre combustible (litros
vehículo Administrativo
móviles CO2 emisiones de 2012 de combustibleinstitucional y de Financiero
COS en la DGAN consumidos por
equipo para
mes) mantenimiento de
zonas verdes que
Disminución del De Enero 2013 Consumo de cuenten con
consumo de a Diciembre combustible por tecnología más
combustible 2015 kilómetro (litros de amigable con el
utilizado combustible ambiente
actualmente en consumidos por
los equipos mes/total de
móviles kilómetros por los
equipos móviles)
35 de 144
Continuación ...
cumplimiento
Gestión Generación Baja Disminuir el Implementar en De Enero 2012 Protocolo de Disminución de Comisión de
del aire de ruido y riesgo coordinación con a Diciembre protección riesgos ante el Gestión
vibraciones ocasionado la Comisión de 2012 ruido ocasionado Ambiental
por por el ruido Salud Equipo de por el equipo y la Institucional y la
actividades para los Ocupacional protección maquinaria Comisión de
antrópicas operadores de protocolos de Salud
maquinaria y protección y la Ocupacional
equipo compra de
equipos básicos
conforme a las
disposiciones
establecidas por
el Consejo de
Salud
Ocupacional.
Gestión Emisiones Baja Mantener los Mantener De Enero 2012 Quejas de olores en Continuar las Comisión de
del aire de olores niveles de controlado los a Diciembre la institución que buenas prácticas Gestión
olores niveles de olores 2015 afecten la salud en la emisión de Ambiental
controlados y en la institución olores Institucional
mitigados
como se ha
venido
haciendo a la
fecha.
36 de 144
Continuación ...
cumplimiento
Gestión Consumo Baja Reducir el Diseñar un plan Primer semestre Consumo total de Plan de ahorro en Comisión de
del agua de agua consumo de de ahorro en el del año 2012 agua (m3 de agua el consumo de Gestión
agua consumo de agua. consumidos por agua Ambiental
mes) Institucional
Implementar el De Enero 2013

Consumo de agua
plan de ahorro en a Diciembre
por población que
el consumo de 2015 utiliza el edificio (m3
agua. de agua
consumidos por
mes/(cantidad total
de usuarios al
mes+cantidad total
de funcionarios)
Gestión Generación Media Separar los Diseñar un plan Primer semestre Kg de residuos Plan de gestión de Comisión de
del suelo de residuos residuos de gestión integral del año 2012 separados (según residuos sólidos Gestión
y residuos sólidos sólidos de residuos tipo de material) al Ambiental
sólidos ordinarios ordinarios sólidos mes Institucional
valorizables
que se Porcentaje de áreas
generan en Implementar el De Enero 2013 que cuentan con
la institución plan de gestión a Diciembre puntos de
integral de 2015 separaciòn de
residuos sólidos. materiales
valorizables
37 de 144
Continuación ...
cumplimiento
Gestión Consumo Alta Reducir el Diseñar un plan Primer semestre Cantidad de resmas Plan de ahorro en Comisión de
del suelo de papel consumo de de ahorro de del año 2012 de papel el consumo de Gestión
y residuos papel en la papel y sus consumidas por papel Ambiental
sólidos institución derivados que empleado Institucional
contemple la mensualmente
sensibilización de
los funcionarios Cantidad total de
en el consumo de resmas consumidas
papel. mensualmente
Implementar el De Enero 2013

plan de ahorro de a Diciembre
papel y sus 2015
derivados en la
institución.
Gestión Generación Baja Mantener Mantener De Enero 2012 Kg de residuos Continuar con las Proveeduría y
del suelo de residuos los controlado los a Diciembre electrónicos al mes buenas prácticas Comisión de
y residuos electrónicos estándares niveles de 2015 en gestión de Gestión
sólidos de gestión desecho de residuos Ambiental
de residuos residuos electrónicos
electrónicos electrónicos
38 de 144
Continuación ...
Tema Aspecto Prio- Objetivos Metas ambientales Plazo estimado Indicadores Medidas Presupuesto Responsables
ambiental ridad de ambientales
cumplimiento
Gestión del Generación Alta Separar los Diseñar un plan de Primer Kg de residuos Plan de gestión de Comisión de
suelo y de residuos residuos para el manejo de semestre del sólidos peligrosos al residuos sólidos Gestión
residuos sólidos sólidos residuos sólidos año 2012 mes peligrosos Ambiental
sólidos peligrosos peligrosos peligros. Institucional
que se Litros de residuos
generan en Implementar el plan peligrosos al mes
la institución para el manejo de De Enero 2013
residuos sólidos a Diciembre
peligros. 2015
Gestión del Generación Baja Mantener Mantener De Enero 2012 Cantidad de Continuar las Médico de
suelo y de residuos los controlados los a Diciembre basureros retirados buenas prácticas empresa y
residuos infectoconta estándares niveles de desecho 2015 al mes en gestión de Comisión de
sólidos giosos en la de residuos residuos Gestión
gestión de infectocontagiosos infectocontagiosos Ambiental
residuos
infectoconta
giosos
Uso de Uso de Alta Disminuir el Diseñar un plan Primer Plan de manejo de Plan de gestión en Comisión de
sustancias sustancias riesgo en el para el manejo de semestre del sustancias peligrosas el manejo de Gestión
peligrosas peligrosas manejo de productos o año 2012 sustancias Ambiental
productos o sustancias Plan de manejo de peligrosas Institucional
sustancias peligrosas. sustancias peligrosas implementado
peligrosas implementado
Implementar el plan De Enero 2013
para el manejo de a Diciembre
productos o 2015
sustancias
peligrosas.
39 de 144
Continuación ...
ambiental rida ambientales de ambientales
d cumplimiento
Uso de productos Alta Identificar un Minimizar los Primer trimestre Área identificada Determinar el Comisión de
sustancias derivados de área de riesgos en el del año 2012 costo del área Gestión
peligrosas hidrocarburos almacenamiento manejo y identificada para Ambiental
de productos almacenamiento el Institucional
derivados de de productos almacenamiento
hidrocarburos derivados de de productos
hidrocarburos derivados de
hidrocarburos
Uso de Uso de Alta Determinar las Minimizar los Segundo Diagnóstico de Plan de gestión Comisión de
sustancias plaguicidas necesidades de riesgos en el uso trimestre del año necesidades de para el uso de Gestión
peligrosas acondicionamie y 2012 acondicionamiento. plaguicidas Ambiental
nto del área de almacenamiento Institucional
almacenamiento de plaguicidas Área acondicionada
de plaguicidas
Gestión de Consumo de Baja Capacitar al Reducción del De Enero 2012 a Capacitaciones Capacitación al Responsable de
la energía combustibles personal riesgo en el uso y Diciembre 2015 realizadas personal operativo capacitación y
fósiles operativo en el consumo de Comisión de
uso racional de combustible fósil Gestión
combustibles Ambiental
fósiles Institucional
40 de 144
Continuación ...
cumplimiento
Gestión Consumo de Baja Reducir el Disminución en el De Enero 2012 Consumo total de Plan de eficiencia Comisión de
de la energía consumo de consumo de a Diciembre electricidad (kwh/mes) energética Gestión
energía eléctrica energía energía 2015 aprobado Ambiental
eléctrica que mensualmente Consumo de energía Institucional
la institución eléctrica por población
utiliza en el que utiliza el edificio
cumplimiento (kwh/ consumidos por
de sus mes/(cantidad total de
objetivos usuarios al
mes+cantidad total de
funcionarios)
Consumo de energía
eléctrica por área
física (kWh/ m2)
Toneladas de dióxido
de carbono
equivalente (t CO2e)
Seguridad y Baja Mantener los Promoción y De Enero 2012 Simulacros llevados a Continuar las Comisión de
manejo de estándares en capacitación en a Diciembre cabo durante el año buenas prácticas Emergencias y
desastres la seguridad y los planes de 2015 en materia de Comisión de
naturales manejo de acción en caso de Cantidad de seguridad y Gestión
desastres emergencias por funcionarios manejo de Ambiental
naturales desastres capacitados al año desastres Institucional
naturales naturales
41 de 144
10. TAREAS PENDIENTES DE MEJORA AMBIENTAL
Dada la crisis presupuestaria del 2012, la CGAI deberá gestionar ante la Junta
Administrativa del Archivo Nacional, los recursos presupuestarios necesarios para el
cumplimiento de lo programado en el cuadro número 4 mostrado anteriormente, por lo
que para el año 2012, las acciones se enfocarán al diseño y aprobación de los planes de
gestión necesarios.
11. ANEXOS
42 de 144
Anexo 1: Conformación oficial de la
Comisión de Gestión Ambiental
Institucional de la Dirección General del
Archivo Nacional
43 de 144
44 de 144
45 de 144
46 de 144
47 de 144
Anexo 2: Listado de protocolos de
evaluación
48 de 144
49 de 144
Anexo 3: Protocolo No. 1 Emisiones de
fuentes fijas
50 de 144
51 de 144
fuentes móviles
52 de 144
53 de 144
Anexo 5: Protocolo No. 3 Generación de
ruido y vibraciones por actividades
antrópicas
54 de 144
55 de 144
radiaciones ionizantes
56 de 144
57 de 144
olores
58 de 144
59 de 144
Anexo 8: Protocolo No. 6 Consumo de agua
60 de 144
61 de 144
aguas residuales
62 de 144
63 de 144
residuos sólidos
64 de 144
65 de 144
66 de 144
Anexo 11: Protocolo No. 9 Consumo de
papel
67 de 144
68 de 144
residuos electrónicos
69 de 144
70 de 144
residuos sólidos peligrosos
71 de 144
72 de 144
73 de 144
residuos infectocontagiosos
74 de 144
75 de 144
76 de 144
Anexo 15: Protocolo No. 13 Uso de
sustancias peligrosas
77 de 144
78 de 144
Anexo 16: Protocolo No. 14 Manejo de
productos derivados de hidrocarburos
79 de 144
80 de 144
81 de 144
plaguicidas
82 de 144
83 de 144
sustancias radioactivas
84 de 144
85 de 144
combustibles fósiles
86 de 144
87 de 144
88 de 144
89 de 144
energía eléctrica
90 de 144
91 de 144
92 de 144
Anexo 21: Protocolo No. 19 Seguridad y
manejo de desastres naturales
93 de 144
94 de 144
Anexo 22: Hojas de registro de combustible
95 de 144
CONSUMODE COMBUSTIBLE FÓSIL E INDICADORES DEL EDIFICIO
INSTITUCION: DirecciónGeneral del Archivo Nacional

NOMBRE DEL EDIFICIO/DEPEN
DD
irEN
eccCIA
iónG
: eneral del Archivo Nacional
NÚMERODE UNIDADES: 8
AÑODE REPORTE: Enero2011- Diciembre2012
FECHADE ACTUALIZACIÓN: nov-11
ENCARGADODE REGISTRO: Ivannia ValverdeGuevara
CONSUMODE COMBUSTIBLE DE FUENTES MOVILES E INDICADORES DEL EDIFICIO
AÑO
Tipo deCombustible Gasolina
Factor deemisión 0,00222
Kilometros
Kilometros Toneladas dedióxido de
Litros totales Importe recorridos
Mes recorridos totales carbono equivalente
(l) (¢) totales/litros totales
(km) (t CO2e)
(km/l)
ene-11
feb-11
mar-11 235,45 145000 1171 4,973455086 0,522699
abr-11 153,72 95000 1101 7,162373146 0,3412584
may-11 225,78 150000 1903 8,428558774 0,5012316
jun-11 293,91 215150 1223 4,161137763 0,6524802
jul-11 194,38 140000 544 2,798641836 0,4315236
ago-11 309,9 212000 2066,4 6,667957406 0,687978
sep-11 184,53 125000 1466,6 7,947759172 0,4096566
oct-11 215,16 150000 1103 5,12641755 0,4776552
nov-11 177,36 115000 1747,3 9,851714028 0,3937392
dic-11 209,68 136020 1064,7 5,077737505 0,4654896
Total 2199,87 1483170,00 13390,00 62,20 4,88
Promedio 219,99 148317,00 1339,00 6,22 0,49
96 de 144
CONSUMODE COM BUSTIBLE DE FUENTES FIJAS E
INDICADORES DEL EDIFICIO
AÑO
Tipo deCombustible Diesel
Factor deemisión 0,00268
Toneladas dedióxido
Litros totales decarbono
Mes Importe (¢)
(l) equivalente (t
CO2e)
ene-11
feb-11
mar-11 79,36 45000 0,2126848
abr-11 25,95 15000 0,069546
may-11 86,71 55000 0,2323828
jun-11 295,77 186850 0,7926636
jul-11 0 0
ago-11 93,2 60000 0,249776
sep-11 0 0
oct-11 84,18 50000 0,2256024
nov-11 41,74 25000 0,1118632
dic-11 212,01 127000 0,5681868
Total 918,92 563850,00 2,46
Promedio 91,89 56385,00 0,31
CONSUMOTOTAL DE COMBUSTIBLE DE FUENTES MÓVILES Y FUENTES FIJAS E INDICADORES DEL EDIFICIO

AÑO
TipodeCombustible Diesel Gasolina
Factor deemisión 0,00268 0,00222
Promedio
Toneladas de
Kilometros Kilometros Kilometros
dióxidode
Litros totales Importe recorridos recorridos Litros totales Importe recorridos
Consumo carbono
(l) (¢) totales totales/litros (l) (¢) totales
equivalente
(km) totales (km)
(t CO2e)
(km/l)
Fuentes Móviles 2199,87 1483170,00 13390,00
Fuentes Fijas 918,92 563850,00 - - 2,46 -
Total 918,92 563850,00 - 2,46 2199,87 1483170,00 13390,00
Promedio 918,92 563850,00 - 2,46 2199,87 1483170,00 13390,00
97 de 144
Anexo 23: Hojas de registro de consumo de
energía
98 de 144
CONTROL DE CONSUMODE ENERGÍAELÉCTRICADEL EDIFICIO
INSTITUCION: DirecciónGeneral del ArchivoNacional

NOMBRE DEL EDIFICIO/DEPENDENCIA:
NÚMERODE MEDIDORES: 1
PERÍODODEL REPORTE: Enero2011-Diciembre2012
FECHADE ACTUALIZACIÓN: ene-12
AÑO
Indicadores
Cantidad de Consumo de Toneladas de
Demanda Consumo de
Energía Importe empleados Áreafisica energíaeléctrica dióxido de
Mes máxima energíaeléctrica
(kWh) (¢) (N° (m2) por empleado carbono
(kW) por áreafísica
empleados) (kWh /Nº equivalente
(kW h/m2)
empleados) (t CO2e)
ene-11 17.880,00 111,60 2.257.850,00 126 11320 141,905 1,580 2,083
feb-11 24.000,00 115,20 2.693.425,00 126 11320 190,476 2,120 2,796
mar-11 26.520,00 132,00 3.022.085,00 126 11320 210,476 2,343 3,090
abr-11 25.800,00 127,20 2.777.725,00 126 11320 204,762 2,279 3,006
may-11 28.560,00 130,80 2.982.745,00 126 11320 226,667 2,523 3,327
jun-11 31.080,00 133,20 3.279.705,00 126 11320 246,667 2,746 3,621
jul-11 28.800,00 123,60 3.040.750,00 126 11320 228,571 2,544 3,355
ago-11 27.720,00 126,00 3.364.435,00 126 11320 220,000 2,449 3,229
sep-11 30.120,00 116,40 3.433.950,00 126 11320 239,048 2,661 3,509
oct-11 27.600,00 121,20 2.940.430,00 126 11320 219,048 2,438 3,215
nov-11 26.640,00 102,00 2.643.285,00 126 11320 211,429 2,353 3,104
dic-11 26.880,00 106,8 2.713.625,00 126 11320 213,333 2,375 3,132
Total 321.600,000 133,200 35.150.010,000 1.512,000 135.840,000 - - 37,466
Promedio 26.800,000 120,500 2.929.167,500 126,000 11.320,000 212,698 2,367 3,122
99 de 144
papel
100 de 144
EDIFICIO/DEPENDENCIA: 1
AÑODEL REPORTE: 2011
FECHADE ACTUALIZACIÓN: dic-12
ENCARGADODE REGISTRO: Estereporteseiniciaráapartirdeenerodel 2012
Cantidadderesmas enstockconqueseinicia el año:
Cantidad de Saldo(resmas que Cantidad de Consumodepapel por

resmas que permanecen en resmas Númerode empleado
Mes ingresan astock stock) consumidas Empleados (hojas/empleado/mes)
Enero 0
Febrero 0
M arzo 0
Abril 0
M ayo 0
Junio 0
Julio 0
Agosto 0
Septiembre 0
Octubre 0
Noviembre 0
Diciembre 0
Totales 0 ----
101 de 144
Anexo 25: Hojas de registro de residuos
sólidos separados
102 de 144
NOMBRE DEL EDIFICIO/DEPENDENCIA: DirecciónGeneral del ArchivoNacional
AÑODEL REPORTE: 2011-2012
FECHADE ACTUALIZACIÓN:
Registro deresiduos sólidos separados

Nºde Tóner,
Mes Plástico Aluminio Electrónicos Otros (kg) TOTAL
empleados Papel (kg) Vidrio (kg) Cartón (kg) cartuchos tinta,
(kg) (kg) (kg) (kg/mes)
etc (kg)
ene-11 126 0,00
feb-11 126 0,00
mar-11 126 0,00
abr-11 126 0,00
may-11 126 0,00
jun-11 126 0,00
jul-11 126 0,00
ago-11 126 0,00
sep-11 126 0,00
oct-11 126 600,00 14,00 0,00 69,00 0,00 683,00
nov-11 126 0,00
dic-11 126 328,00 4,00 0,00 26,00 0,00 358,00
Total 126,00 928,00 18,00 95,00 1041,00
103 de 144
agua
104 de 144
INSTITUCIÓN: DirecciónGeneral del ArchivoNaciona
EDIFICIO/DEPENDENCIA: DirecciónGeneral del ArchivoNaciona
AÑODEL REPORTE: Enero2011-Diciem bre2012
FECHADE ACTUALIZACIÓN: dic-12
#DE CONEXIÓN/NIS: 1
(Nota: En caso de contar con el servicio del AyA se pueden consultar el consum o de agua en la siguiente página
http://www.aya.go.cr/ServicioCliente/ConsultaRecibo/Index.aspx, ingresando el núm ero de NIS).
Consumo de Gasto (miles de Nºde Consumo agua/

Mes 3 3
agua(m) colones) empleados empleado (m /Nºemp)
ene-11 2859 ? 38.854.123,00 126 22,69
feb-11
m ar-11
abr-11 270 ? 164.340,00 126 2,14
m ay-11 1028 ? 1.431.049,00 126 8,16
jun-11 346 ? 476.249,00 126 2,75
jul-11 260 ? 355.849,00 126 2,06
ago-11 405 ? 558.849,00 126 3,21
sep-11 401 ? 553.249,00 126 3,18
oct-11 443 ? 612.049,00 126 3,52
nov-11 437 ? 603.649,00 126 3,47
dic-11 484 ? 669.449,00 126 3,84
Total 6933,00 44278855,00 126,00 5,50
105 de 144
Anexo 27: Plan de eficiencia energética
institucional
106 de 144
107 de 144
PLAN DE EFICIENCIA ENERGÉTICA
DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL
Agosto 2011
108 de 144
Presentación ___________________________________________________________ 110
Por qué es importante la eficiencia energética _______________________________ 112
Energías no renovables / convencional _____________________________________ 113
Energías renovables _____________________________________________________ 114
Objetivos del plan de eficiencia energética __________________________________ 115
Medidas propuestas ____________________________________________________ 115
Iluminación_________________________________________________________________ 116
Acción 1: Maximizar la luz natural ______________________________________________________ 28
Acción 2: Sectorizar la iluminación _____________________________________________________ 117
Acción 3: Usar equipos de iluminación eficiente ___________________________________________ 28
Acción 4: Instalar aparatos para optimizar la iluminación ____________________________________ 28
Acción 5: Programa de limpieza y mantenimiento de los sistemas de iluminación ________________ 28
Acción 6: Buenas prácticas de apagado de luces ___________________________________________ 28
Acción 7: Otras ______________________________________________________________________ 28
Uso de equipos eléctricos _____________________________________________________ 123

Acción 8: Compras equipos eficientes con sistemas de ahorro de energía_______________________ 28
Acción 9: Usar regletas múltipes con interruptor __________________________________________ 28
Acción 10: Buenas prácticas en el uso de computadoras ____________________________________ 28
Acción 11: Buenas Prácticas de uso de la impresora ________________________________________ 28
Acción 12: Buenas Prácticas de uso de la fotocopiadora _____________________________________ 28
Acción 13: Uso del fax _______________________________________________________________ 126
Acción 14: Refrigeradoras _____________________________________________________________ 28
Uso del aire acondicionado ____________________________________________________ 127

Acción 15: Buenas prácticas para el aislamiento térmico ____________________________________ 29
Acción 16: Buenas prácticas para el uso del aire acondicionado _______________________________ 29
Acción 17: Buenas prácticas de mantenimiento ___________________________________________ 29
Otros ______________________________________________________________________ 130
Indicadores propuestos __________________________________________________ 131

Bibliografía ____________________________________________________________ 133
109 de 144
PRESENTACIÓN
l tema ambiental es uno de los aspectos que día tras día se posiciona con más fuerza
E en la agenda pública nacional e internacional, especialmente en las últimas décadas

se ha establecido un reconocimiento de la interdependencia de los países en ese
campo. Los efectos de la acción humana sobre el ambiente y las repercusiones
sobre el desarrollo y la conservación de la vida en el planeta son la mayor preocupación de
la sociedad en la búsqueda de la sostenibilidad ambiental.
Es urgente enfrentar y asumir los dilemas y tareas propias que repercuten sobre el cambio
climático, lo anterior para garantizar la sostenibilidad ambiental, la degradación de la capa
de ozono y el debilitamiento de la biodiversidad, situación compleja dada la naturaleza
global de dichos temas.
Las políticas ambientales nacionales se han orientado a consolidar los esfuerzos de uso,
protección y conservación de los recursos naturales, con un fuerte enfoque en las áreas
protegidas y en la generación eléctrica a partir de fuentes renovables, eso ha dado como
resultado que el país que representa únicamente el 0,03% de la superficie mundial albergue
el 4% de la totalidad de las especies que conviven en el mundo (como mínimo entre 13 y 14
millones de especies), situación que ha favorecido el reconocimiento internacional por esos
resultados.
No obstante, hay puntos álgidos relacionados con la sostenibilidad ambiental que deben ser
resueltos con urgencia, dentro de ellos se destacan: la protección del recurso hídrico, el
desarrollo urbano, la construcción de infraestructura pública y las actividades productivas.
Alcanzar el balance entre el desarrollo económico y la protección del ambiente es un
desafío importante, debido a las limitaciones para incorporar la responsabilidad ambiental
en el quehacer productivo, social y político. La presión que esto representa podría
traducirse, cada vez más, en pérdidas sensibles en la disponibilidad y calidad de los
recursos naturales en que se sustenta el desarrollo nacional, lo que compromete la
sostenibilidad en detrimento de las generaciones futuras.
La demanda energética viene aumentando entre el 5% y el 6% anual, estimando los
expertos que si el requerimiento eléctrico sigue creciendo en esa proporción, en 20 años se
tendrá que duplicar la capacidad instalada para satisfacer la demanda, simultáneamente se
está produciendo un descenso en el porcentaje de generación eléctrica producida a partir
de fuentes renovables, por ende, un incremento de las opciones que utilizan derivados del
petróleo como materia prima, la cual pasó de 0,8% en el 2004 a 7,4% en el 2008.
110 de 144
En esa situación inciden los rezagos en la inversión de proyectos de energía renovable, que
obligan al Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) a incrementar la generación térmica
para satisfacer la demanda. La capacidad instalada de generación eléctrica mostró un
crecimiento del 4,1% en el 2007 al 9,0% en el 2008, la generación de energía eléctrica
utiliza básicamente fuentes limpias y de menor impacto ambiental, principalmente el recurso
hidroeléctrico, el cual no se aprovecha plenamente, debido a que parte importante de las
fuentes de energía renovables, se encuentran dentro de las reservas indígenas y las áreas
silvestres protegidas por leyes ambientales.
Se recurre al uso de hidrocarburos para la generación de una proporción creciente de la
energía eléctrica, empleada especialmente en el sector transporte; se estima que más de la
mitad del consumo total de hidrocarburos se destina para ese fin y que el mismo origina
emisiones contaminantes del ambiente que afectan la calidad del aire.
Los datos disponibles sobre las emisiones de gases de efecto invernadero y el agotamiento
de la capa de ozono señalan que las emisiones de dióxido de carbono son las más
importantes y que es el sector energético el que genera más contaminantes, pasando de
2.381,4 Gg en 1990 a 5.377,1 Gg en el 2005. Dentro de ese sector, se reafirma que es el
transporte la mayor fuente de emisiones.
El ajuste y mitigación del cambio climático, vincula las acciones nacionales con los grandes
desafíos globales y el estilo de desarrollo al que el país aspira. Costa Rica, a pesar de ser
un país rico en recursos naturales renovables que podrían utilizarse con fines energéticos,
basa una buena parte de su desarrollo en el uso del petróleo, recurso del que no se dispone
localmente y que es foco de contaminación importante. Así, el país muestra una sociedad
construida sobre las bases de una cadena de producción de bienes y servicios
contaminantes.
El crecimiento promedio del consumo de hidrocarburos en las últimas dos décadas fue del
4,8% anual y el de la electricidad del 5,2 % anual67, lo anterior a nivel nacional. Con estas
tasas de crecimiento, la demanda de electricidad se duplicará en 13 años y la de los
hidrocarburos en 15 años.
La dependencia de los combustibles fósiles en el país ha venido aumentando hasta
alcanzar el 64% de la energía comercial en el 2009; la electricidad por su parte, atiende el
22% de la demanda de energía; la biomasa se estima en 12% y en 2% otros productos
energéticos. El sector transporte es el responsable de la mayor parte del consumo de
energía (51,2%), seguido por los sectores industria (25,9%) y el residencial (10,5%). Estos
tres sectores absorben el 87,6% de la energía consumida en el país.
La factura petrolera ha venido en aumento sobre todo por el alza en los precios
internacionales del petróleo, hasta llegar a constituir el 7% del PIB en el 2008. Por lo tanto,
111 de 144
es urgente consolidar matrices energéticas sostenibles y rentables, que potencien el
desarrollo productivo sin poner en riesgo la calidad ambiental.
POR QUÉ ES IMPORTANTE LA EFICIENCIA ENERGÉTICA
La energía es un factor determinante para el crecimiento, la competitividad de las empresas

y el empleo en Costa Rica. En los últimos años, se han experimentando aumentos
significativos de los consumos de la energía motivados por el continuo crecimiento de la
economía y el aumento de la calidad de vida de los ciudadanos.
Por ello, la Presidencia de la República en los diferentes Planes de Desarrollo ha venido
trabajando en una política energética que permitirá afrontar las previsiones de aumento de
la demanda de la energía, consolidando al mismo tiempo un modelo energético propio, más
competitivo, con mayores niveles de calidad y comprometido con el desarrollo sostenible.
Pero igualmente, junto al aumento de la oferta energética, adquiere una relevancia
significativa realizar un uso racional y eficiente de la energía. En este ámbito, la Compañía
Nacional de Fuerza y Luz viene desempeñando una labor esencial en la promoción e
impulso de una cultura de ahorro de la energía en todos los ámbitos de la sociedad
costarricense, favoreciendo las tecnologías más eficientes, la diversificación energética y el
empleo de energías renovables.
Algo tan sencillo como pintar una estructura de color blanco en lugar de hacerlo con colores
oscuros facilita la visibilidad, evita el inconveniente de estar prendiendo la luz y por ende
ahorra energía eléctrica.
El Centro Nacional para la Producción más Limpia (CNP+L) de la Cámara de Industrias ha
explicado que la definición de cuál tecnología debe utilizar una empresa o institución
depende de cada circunstancia, sin embargo, han recomendado algunas tecnologías que
pueden generar cambios importantes.
Una de ellas, es el uso de LED (diodo emisor de luz) como fuente de iluminación. Algunas
de sus ventajas son que disminuye el consumo energético en comparación con otras
fuentes como las incandescentes además de tener mayor período de vida útil. Algunos de
los beneficios de esta iniciativa es la disminución de la contaminación y la reducción de
costos.
Otra tecnología relativa a la iluminación es la regulación de la luz eléctrica por medio de
vibraciones o por sonido, lo cual permite que esta se prenda automáticamente cuando se
requiere.
112 de 144
Así mismo, se han sugerido la sustitución de motores eléctricos estándares de los equipos
de trabajo por motores más eficientes que consumen menos electricidad así como el uso de
paneles solares que utilizan la energía calórica y lumínica proveniente del sol, algunos de
ellos pueden producir energía eléctrica como por ejemplo los paneles solares fotovoltaicos,
los cuales están elaborados a base de silicio puro con adición de impurezas de ciertos
elementos químicos y son capaces de generar cada una de ellas una corriente de 2 a 4
amperios a un voltaje de 0,46 a 4,48 voltios.
Es posible mejorar la producción y hasta generar cambios económicos y sociales con el uso
de la tecnología limpia, por lo que el Plan de Ahorro y Eficiencia Energética es una
herramienta fundamental para lograr una favorable evolución de la intensidad energética en
la Dirección General del Archivo Nacional y esta evolución, en un contexto de crecimiento
económico para los próximos diez años, va a permitir ahorros significativos a la institución
así como un mejor posicionamiento en el entorno socioeconómico del país.
La energía es un insumo básico para nuestra vida. Hay dos tipos de fuentes de energía en
el mundo, renovable y no renovable. A continuación se presentan, de una forma general,
las ventajas y desventajas de las mismas.
ENERGÍAS NO RENOVABLES / CONVENCIONAL
Las energías producidas a partir de combustibles fósiles (petróleo, gas y carbón) producen
emisiones de efecto invernadero (GEI) contribuyentes al cambio climático.
La energía nuclear y los combustibles fósiles generan residuos que suponen durante
generaciones una amenaza para el medio ambiente.
Los combustibles fósiles existen solo en un número limitado de países, contamina, generan
residuos y provocan dependencia exterior. Por otro lado el precio depende del mercado
mundial, crean pocos puestos de trabajo respecto a su volumen de negocio y generalmente
este tipo de energías convencionales se sitúan cerca de zonas muy desarrolladas.
FIGURA 1 ENERGÍAS NO RENOVABLES
Petróleo Gas Natural Carbón 113 de 144

Nuclear
ENERGÍAS RENOVABLES
Las energías renonables prácticamente no producen emisiones de CO2 y otros gases de

efecto invernadero (excepto la energía obtenida de biomasa y la geotérmica), no generan
residuos de difícil tratamiento.
Este tipo de energías son inagotables, autóctonas y evitan la dependencia exterior creando
cinco veces más puestos de trabajo que las energías convencionales, y a su vez contribuyen
decisivamente al equilibrio interterritorial porque suelen instalarse en zonas rurales.
Finalmente, las energías renovables pueden permitir al país desarrollar tecnologías propias.
FIGURA 2 ENERGÍAS RENOVABLES
Energía Eólica Energía Solar Biomasa
Energía Hidráulica Mareomotriz Goetérmica
Lo anteriormente expuesto como sensibilización sobre los impactos que tiene el consumo de
energía en el ambiente y consecuentemente de la importancia que tiene un consumo
eficiente en la Dirección General del Archivo Nacional, brinda un preámbulo al programa que
se presenta en la presente guía cuyas recomendaciones armonizan con las políticas
institucionales cuyo fin principal es el consumo responsable y optimizado de las energías que
actualmente se utilizan en la realización de los objetivos y funciones de la institución.
Las acciones se agrupan en los siguientes temas:
 Iluminación
114 de 144
 Uso de equipos eléctricos
 Uso del aire acondicionado
 Otros
OBJETIVOS DEL PLAN DE EFICIENCIA ENERGÉTICA
El objetivo básico del Plan de Ahorro y Eficiencia Energética de la Dirección General del
Archivo Nacional es la disminución de la intensidad energética primaria, es decir, disminuir el
consumo de energía necesario para realizar las labores institucionales.
Este objetivo busca proveer a los funcionarios de la Dirección General del Archivo Nacional
de una serie de medidas orientadas a la eficiencia energética, principalmente en las oficinas.
El ahorro energético en kilovatios hora en el tiempo se traduciría en un ahorro económico
para el Archivo Nacional y a su vez se contribuye al cumplimiento del objetivo estratégico de
“Consolidar el posicionamiento ambiental del país con una matriz energética sostenible y un
desempeño ambiental óptimo” del Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 y de las directrices
No. 17 MINAET y No. 20-MINAET.
Con este objetivo nace el presente Plan de Ahorro y Eficiencia Energética, que tiene como
finalidad:
 Reducir el consumo energético final de la Dirección General del Archivo Nacional de
forma que disminuya la intensidad energética final para los próximos 10 años.
 Disminuir los costos energéticos mensuales y anuales mediante la introducción de
mejoras en el uso racional y optimizado de la energía,
 Reducir el impacto ambiental y documental, utilizando energías menos
contaminantes y dañinas al patrimonio documental.
MEDIDAS PROPUESTAS
El Plan de Ahorro y Eficiencia Energética de la Dirección General del Archivo Nacional

realiza una propuesta clara con actuaciones dirigidas a obtener una mayor eficiencia
energética en la institución, parte de las cuales ya están siendo desarrolladas y cuya
realización permitirá una mayor competitividad y un mejor uso de los recursos.
115 de 144
ILUMINACIÓN
La iluminación supone uno de los principales puntos de consumo energético de un edificio de

oficinas, por lo que cualquier actuación dirigida a reducir este consumo tendrá una
repercusión substancial en el consumo energético global. Hay que recordar además que
los sistemas de iluminación también inciden sobre el consumo global de energía en la oficina
a través de la energía disipada por las lámparas en forma de calor, lo cual contribuye a
aumentar las temperaturas interiores y, por lo tanto, a incrementar las necesidades de
refrigeración.
ACCIÓN 1: MAXIMIZAR LA LUZ NATURAL
Se recomienda aprovechar al máximo la luz natural, en los lugares

donde se puedan abrir las cortinas y/o persianas se recomienda
hacerlo con la finalidad de que entre la luz solar. Es igualmente
recomendable apagar las luces que estén cerca de ventanas.
Figura 3 Ventanas sin
La cantidad de luz natural que entra en el interior de una oficina persianas ni cortinas
depende de factores como la posición y el tamaño de las
ventanas, la transparencia de los cristales, el color de las paredes, del suelo y el mobiliario,
entre otros.
Siempre que sea posible, se recomienda orientar el puesto de trabajo para aprovechar al
máximo el uso de la iluminación natural, asegurando que no se produzca deslumbramientos
molestos para el personal con el uso de persianas u otros similares.
Adicionalmente, se recomienda utilizar tonos claros y tenues para decorar paredes, techos y
en el mobiliario ya que presentan mayores índices de reflexión que los colores oscuros.
Cuadro 1 Porcentaje de luz reflejada según color
Color Porcentaje Color Porcentaje

Blanco 80% Dorado 53%
Marfil 77% Gris mediano 44%
Amarillo 74% Naranja 34%
116 de 144
Rosa 70% Café 27%
Beige 68% Rojo 20%
Gris 64% Marrón 14%
Amarillo limón 62% Azul oscuro 8%
Fuente: http://www.grupoice.com/esp/cencon/gral/energ/consejos/ahorricelec4.htm#2
ACCIÓN 2: SECTORIZAR LA ILUMINACIÓN
Es recomendable hacer un mapa lumínico de las oficinas y

determinar los usos de las diferentes zonas de trabajo con el fin de
identificar las necesidades en términos de iluminación requerida de
las mismas. Como referencia se presentan a continuación los Figura 4 Mapa lu mín ico
niveles mínimos de iluminación recomendables según el Instituto
Costarricense de Electricidad:
Cuadro 2 Niveles mínimos de iluminación
Área del puesto de trabajo Nivel mínimo de

iluminación (lux)
Zonas donde se ejecutan tareas con:
 Exigencias visuales bajas 100
 Exigencias visuales moderadas 200
 Exigencias visuales altas 500
 Exigencias visuales muy altas 1000
Zonas de uso ocasional 50

Zonas de uso habitual 100
Vías de circulación de uso ocasional 25
Vías de circulación habitual 50
117 de 144
Fuente: Guía práctica para la eficiencia energética en el Sector Público
Hay que duplicar estos niveles mínimos cuando se den las siguientes circunstancias:
a) en zonas de uso general y en vías de circulación, cuando por sus características,
estado u ocupación , existan riesgos de caídas, choques u otros accidentes, como
por ejemplo en los pasillos y gradas.
b) En zonas donde se efectúen trabajos, cuando un error de apreciación visual durante
su realización pueda suponer un peligro para el trabajador que las ejecute o para
terceros, o cuando el contraste de luminarias o de color entre el objeto se ha de
visualizar y el fondo sobre el que se encuentra sea muy débil. Por ejemplo en el
Departamento de Conservación, en el Departamento Archivo Notarial y en la sala de
consulta.
ACCIÓN 3: USAR EQUIPOS DE ILUMINACIÓN EFICIENTE
Cuando sea necesario recurrir a la iluminación artificial deberán

utilizarse los sistemas de iluminación más eficientes disponibles
(con altos índices de eficiencia luminosa), en función de las
necesidades de iluminación de cada zona de la oficina.
En el ámbito nacional destaca el apoyo del ICE al sello de Eficiencia
Figura 5 Sistemas de
ilu minación eficientes Energética, ENERGICE, mediante la realización de las pruebas
técnicas que son necesarias para la certificación de productos.
Este apoyo se realiza mediante el Laboratorio de Eficiencia Energética (certificado INTE-
ISO-IEC 17.025) del ICE. Por lo que se recomienda a la Unidad de Servicios Generales y a
la Proveeduría Institucional verificar en la página web de INTECO la existencia de productos
certificados en el ámbito de la iluminación cada vez que se requiera realizar compras de
sistemas de iluminación.
Dado lo anteriormente expuesto, se recomienda la sustitución de las lámparas
incandescentes por lámparas fluorescentes o de bajo consumo, dado que una bombilla
incandescente utiliza menos del 10% de la energía que consume para producir luz, el resto
se pierde en forma de calor.
Las bombillas de bajo consumo ahorran hasta un 80% de energía y duran hasta 10 veces
más manteniendo el mismo nivel de iluminación, por lo que a pesar de tener un precio de
compra más elevado permiten obtener un importante ahorro económico.
118 de 144
Cuadro 3 Bombillas incandescentes vrs. Fluorescentes compactos
Comparación entre bombillas incandescentes y lámparas fluorescentes compactos

Bombillos Bombillos Fluorescente
Compacto
Potencia 60 W 75 W 20 W
Intensidad Luminosa 900 1200 1200 Lúmenes
Lúmenes Lúmenes
Duración Promedio Mil horas Mil horas 10 mil horas
Consumo de Energía con 5 horas de 9 Wkh/mes 11,25 3 kWh/mes
uso diario Wkh/mes
Cuadro 4 Estimación de ahorros por sustitución de luminarias
Estimación de ahorros por sustitución de tecnológica iluminación

Iluminación incandescente vrs fluorescentes compactos
Potencia Consumo Monto Potencia Consumo Monto Ahorro % de
Bombilla energía Factura LFC enegía factura Económico ahorro
Incandescente mensual mensual ¢ Sustituto mensual mensual ¢ mensual ¢
(W) (kWh) (W) (kWh)
100 15,00 1058,00 22 3,3 255,4 605,58 78,00%

75 11,25 868,50 20 3,0 232,2 638,55 73,33%
60 9,00 694,80 15 2,3 174,2 522,45 75,00%
50 7,50 579,00 13 2,0 150,9 429,57 74,00%
119 de 144
40 6,00 463,20 9 1,4 104,5 359,91 77,50%
Notas:
 Costo promedio de la energía ¢77,20 por kWh en temporada alta (Consumo
promedio 250 kWh/mes).
 Costos basados en tarifas del ICE vigentes al 19 de enero 2009.
 Estimación de la energía basado en un funcionamiento de 5 horas al día, 30 días al
mes.
En caso de requerirse de iluminación incandescente (bombillos) deben ubicarse según la

siguiente recomendación emitida por la Compañía Nacional de Fuerza y Luz (CNFL):
Cuadro 5 Uso recomendado de iluminación incandescente
Potencia Uso recomendado

25 w Pasillos, baños, comedores, vestíbulos, iluminación exterior
50 w Cocinas
60 w Oficinas, salas de cómputo y bancos de trabajo
75 w Escaleras
100 w Ninguno
Fuente: http://www.cnfl.go.cr
A la hora de sustituir los tubos fluorescentes, se debe sustituir los tubos de 38 mm de

diámetro por los de 26 mm, en vista de que proporcionan la misma intensidad de luz pero
con menor consumo y con un costo similar.
De igual manera se recomienda sustituir los T-12
T-8
sistemas de iluminación T-12 con balastro
magnético por T-8 con balastro electrónico, en
vista de que estos últimos ahorran hasta un
30% de energía, alargan la vida de las lámparas
Figura 6 Balastro T-12 vrs. Balastro T-8
120 de 144
un 50% y consiguen una iluminación más agradable y confortable.
Así mismo, se recomienda la utilización de la nueva tecnología LEDs, que se caracteriza por
una vida útil mayor que los bombillos incandescentes, su resistencia a los impactos y un bajo
consumo energético; además de que no contienen elementos tóxicos y peligrosos.
ACCIÓN 4: INSTALAR APARATOS PARA OPTIMIZAR LA ILUMINACIÓN
Existen en el mercado diversos aparatos con este fin:

1. Células fotosensibles o sensores de luz: se trata de un sistema que ajusta
automáticamente la cantidad de luz emitida por la lámpara en función del aporte de luz
natural que haya en la zona donde se encuentre ubicada, Estos sistemas pueden ser
del tipo:
a. Todo / nada: las lámparas se conectan / desconectan automáticamente al develar
un nivel de luminosidad determinado (se encienden de noche y se apagan por el
día).
b. Progresivos: la cantidad de luz emitida por la lámpara cambia progresivamente
según el aporte de luz natural que hay en cada momento.
2. Interruptores horarios: permiten el encendido y apagado de las lámparas en función de
un horario establecido para cada zona, evitando que estén encendidas en momentos en
que no son necesarias, como noches, días festivos y fines de semana.
3. Detectores de presencia: conectan o desconectan
Figura 7 Aparatos para
automáticamente la iluminación en función de la optimizar la ilu minación
presencia o no de personas. Se suelen utilizar en
zonas donde el paso de personas no es continuo,
como en almacenes, pasillos, servicios sanitarios
y pueden ser utilizados en los depósitos.
Dado lo anteriormente indicado, se recomienda
realizar un estudio de las áreas en los edificios de la Sensor
primera y segunda etapa del Archivo Nacional en que de luz Detector
se pueden utilizar este tipo de dispositivos así como de movimiento
determinar la inversión que se requiere.
121 de 144
ACCIÓN 5: PROGRAMA DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE
ILUMINACIÓN
Se recomienda implementar un programa de limpieza de bombillos, reflectores y lámparas,

dado que el polvo y la suciedad absorben y disminuyen la iluminación. Este programa debe
incorporar cronogramas de limpieza y los costos en que se incurriría así como los
responsables de llevarlo a cabo.
ACCIÓN 6: BUENAS PRÁCTICAS DE APAGADO DE LUCES
Apagar las luces que no se estén necesitando evita Figura 8 Apagador

desperdicios de luz, por lo que es importante recordar a los
funcionarios que no olviden apagar las luces al marcharse
de la oficina, al salir de los servicios sanitarios y de los
depósitos; recordando dejar encendidas solo aquellas luces
que sean requeridas por seguridad. Si se aplica esta
práctica se puede ahorrar hasta un 20% del consumo de
electricidad.
Se recomienda colocar calcomanías en los interruptores Recuerda apagarme!!
recordando la necesidad de apagarlos cuando no se
necesite la iluminación, así como dar el mantenimiento que corresponda a estas
calcomanías.
ACCIÓN 7: OTRAS
Se recomienda instalar lámparas en esquinas y zonas despejadas, para que se aproveche al

máximo la luz, en vista de que desde las esquinas se difunde la luz en varias direcciones.
Para lograr una máxima comodidad al realizar trabajos específicos se recomienda utilizar
iluminación directa que es más conveniente para la vista. Las luces directas, como las
luces de escritorio que permiten dirigir la luz, son una buena opción, por que proveen tres
veces más luz en el objeto que se requiere resaltar.
Mediante apagadores e interruptores se pueden independizar al máximo las lámparas y
bombillos, así se podrá tener más control de las áreas que en realidad requieren ser
iluminadas.
122 de 144
USO DE EQUIPOS ELÉCTRICOS
Prácticamente todas las organizaciones en la actualidad cuentan con un gran número de

computadoras y de otro tipo de equipos de uso en oficinas por ejemplo impresoras,
fotocopiadoras, escáneres, faxes, plotters, etc.
Los consumos unitarios de cada uno de estos equipos suelen ser relativamente bajos, pero
considerados en conjunto y dado el gran número de horas que están en funcionamiento
supone una parte importante de la factura eléctrica de la organización.
A estos equipos hay que sumarles, además, los consumos debidos a otros
electrodomésticos también habituales en una oficina , como: neveras, microondas, coffe
makes, percoladores, etc.
ACCIÓN 8: COMPRAS EQUIPOS EFICIENTES CON SISTEMAS DE AHORRO DE ENERGÍA
Se recomienda considerar el consumo energético de los equipos en el momento de la

compra, por lo que es importante para la reducción de costos en energía eléctrica sustituir
los equipos antiguos por equipos de bajo consumo.
Dado lo anterior se recomienda que la Proveeduría Institucional en
coordinación con el Departamento de Cómputo realicen la valoración
de un posible cambio en los equipos, los cuales deben cumplir con la Figura 9 Normat iva
normativa “Energy Star” de la Agencia de Protección Ambiental de Energy Star
los Estados Unidos o alguna similar para equipos eléctricos.
Así mismo, se le debe solicitar a los proveedores comerciales o fabricantes facilitar
información respecto al consumo de energía en condiciones normales de funcionamiento y
de consumo en estado de espera.
De igual manera, se recomienda la adquisición de equipos eficientes multifuncionales como
por ejemplo fotocopiadoras, impresoras, escaners, fax y otros; ya que estos consumirán
menos energía que la suma de los aparatos que sustituyen, siempre cumpliendo con la
normativa antes indicada.
ACCIÓN 9: USAR REGLETAS MÚLTIPES CON INTERRUPTOR
123 de 144
Al acabar la jornada laboral muchas de las computadoras, monitores e impresoras siguen
consumiendo energía aunque ningún funcionario los está usando al permanecer en posición
stand-by e incluso aunque estén apagados del todo por el simple hecho de permanecer
conectados a la red. Algunos dispositivos ópticos como teclados o mouse siguen también
encendidos aunque se haya apagado la computadora. Por lo tanto se recomienda
desconectar todos los equipos por completo de la red.
Para evitar los “consumos fantasma” antes indicados y
habituales en las oficinas; se recomienda conectar todos los
equipos de una zona de trabajo en una base de enchufles
múltiples con interruptor, de manera que al acabar la jornada
laboral se puedan apagar todos los equipos a la vez desde la
toma de corriente pulsando el interruptor de apagado; esto Figura 10 Regleta mú ltiple
contribuirá a la disminución del consumo de energía durante con interruptor
ausencias de los funcionarios como por ejemplo en las noches,
fines de semana, días festivos, entre otros.
ACCIÓN 10: BUENAS PRÁCTICAS EN EL USO DE COMPUTADORAS
Se recomienda a los funcionarios:
 Encender la computadora hasta que tenga certeza de lo que hará

 Apagar (al menos) el monitor durante períodos cortos en que no se utilice la
computadora por ejemplo descansos o reuniones menores a una hora. Esta práctica
disminuye el consumo de energía eléctrica dado que el monitor es el elemento de
mayor consumo en una computadora(entre el 70%-80% del total).
 En caso de ausentarse por períodos largos del puesto de trabajo se recomienda
apagar totalmente la computadora así como cualquier periférico que se encuentre
conectado a la misma.
 Se recomienda ajustar el brillo de la pantalla a un grado medio. Este ajuste puede
ahorrar entre un 15% y un 20% de energía y en el caso de las portátiles el ahorro
llega hasta un 40% cuando funcionan con la batería.
 Es recomendable utilizar fondos de pantalla negro, dado que produce un ahorro de
7,5 w en comparación con el consumo habitual de otros fondos de pantalla. Puede
ser configurada su activación tras 10 minutos de inactividad. Para ahorrar energía
se puede configurar la computadora para que entre de forma automática en modo
124 de 144
“espera” o apague manualmente la pantalla. El modo de espera apaga la pantalla
para la operación de la unidad del disco duro y apaga otros dispositivos internos de
forma tal que la computadora consume menos batería.
 Se deben elegir imágenes con colores oscuros para el fondo de pantalla del
escritorio, pues en promedio una página blanca requiere 74W para desplegarse,
mientras que una oscura necesita solo 59W; cerca del 25% menos de energía.
 En la medida de lo posible, se recomienda estudiar la
opción del cambio hacia computadoras portátiles, pues
estos equipos son más eficientes que los de escritorio al
tener pantallas de cristal líquido que consumen mucho
menos energía que cualquier monitor de una PC
convencional y a su vez incorporar mayores opciones de
ahorro de energía. Figura 11 Co mputadora
 Los monitores de pantalla LCD (cristal líquido) consumen entre un 50-70 % menos de
energía en modo encendido que los monitores convencionales de tubo catódico
(CRT) y comparativamente en 8 horas de trabajo el ahorro energético de un monitor
LCD frente a uno CRT del mismo tamaño es de hasta 100 kwh al año, sin olvidar
que ahorran espacio y permiten visualizar mejor la imagen. Por lo que se le
recomienda a la Proveeduría Institucional en coordinación con el Departamento de
Cómputo analizar y cuantificar la inversión en el cambio de monitores.
ACCIÓN 11: BUENAS PRÁCTICAS DE USO DE LA IMPRESORA
Si se dispone de una impresora local donde solo un funcionario tiene

acceso a ella, se debe procurar apagarla cuando no la esté usando.
Por otro lado, se recomienda sustituir el uso de impresoras locales
por impresoras compartidas.
Figura 12 Imp resoras
Si las impresoras disponen de sistemas de ahorro de energía deben
ser configuradas adecuadamente y tratar de imprimir solamente documentos terminado y a
doble cara de la hoja.
125 de 144
ACCIÓN 12: BUENAS PRÁCTICAS DE USO DE LA FOTOCOPIADORA
Figura 13 Fotocopiadora La fotocopiadora es un elemento de gran consumo de energía,

por lo que si este equipo dispone de modos de ahorro de
energía, debe configurarse adecuadamente. Así mismo se
debe programar racionalmente tiempos y turnos para operar la
fotocopiadora de acuerdo con sus especificaciones técnicas.
Los funcionarios deben estar atentos a apagarla cuando
abandonen sus oficinas, debiendo permanecer apagada durante
la noche, fines de semana y días festivos.
ACCIÓN 13: USO DEL FAX
Desde el punto de vista energético los faxes más eficientes son los que
no utilizan procesos térmicos para la impresión, por ejemplo los de tinta.
Así mismo, si el fax dispone de un modo de ahorro de energía debe
configurarse adecuadamente.
Figura 14 Fax
Es conveniente que el fax pueda usar papel normal, dado que es más
barato y requiere menos energía para su fabricación en comparación con el papel térmico.
Se recomienda que la Proveeduría en coordinación con el Departamento de Cómputo
analicen y evalúen la inversión para el cambio de este tipo equipo en la Dirección General
del Archivo Nacional.
ACCIÓN 14: REFRIGERADORAS
Las refrigeradoras deben estar ubicadas en lugares frescos alejadas de la luz solar o fuentes
de calor como por ejemplo cocinas y hornos entre otros. Así mismo, debe colocarse a 10
cm de la pared como mínimo.
Se recomienda que la Unidad de Servicios Generales:
126 de 144
 Revisar periódicamente los empaques de las
puertas pues deben sellar en forma correcta. Una
forma de realizar la revisión es colocando una hoja
de papel y prensándola contra la puerta, si la hoja
se sostiene sin deslizarse el empaque está bien,
pero si no se sostiene, es porque el empaque no Figura 15 Mantenimiento de
refrigeradoras
sella bien y en ese caso debe cambiarse.
 Limpiar la parte trasera del refrigerador un mínimo de tres veces al año, esta acción
produce ahorro de electricidad pues la acumulación del polvo reduce el
rendimiento del refrigerador y aumenta el consumo de energía eléctrica.
 Desconectar el refrigerador cuando el congelador tenga una capa de escarcha de 6
milímetros dado que esta capa es un aislante térmico y produce mayor consumo de
electricidad.
 Verificar que los niveles de enfriamiento sean bajos en la época lluviosa y
aumentarlos en la época seca. Un ajuste muy alto en la temperatura implica un
mayor trabajo del compresor y por lo tanto un mayor consumo de energía eléctrica.
Recomendaciones para los usuarios de las refrigeradoras:

 No abrir innecesariamente las puertas y cuando sea
necesario no superar los 10 segundos, esto evita la pérdida
de enfriamiento y por lo tanto de energía.
 No introducir alimentos calientes a la refrigeradora y Figura 16 No ab rir las
guardar los líquidos en recipientes con tapa para que no puertas innecesariamente
provoquen humedad, ya que ésta tiende a depositarse en
el congelador en forma de escarcha.
 No refrigerar productos que se puedan mantener a temperatura ambiente o que se
consumirán al poco tiempo de comprados.
USO DEL AIRE ACONDICIONADO
Un edificio que cuente con un buen nivel de aislamiento y un sistema de ventilación

adecuado así como con instalaciones energéticas eficientes no debería tener la necesidad
127 de 144
de instalar un sistema de refrigeración. La Dirección General del Archivo Nacional es una
institución atípica en la realización de sus funciones respecto a otras instituciones de
gobierno, por lo que requiere de sistemas de refrigeración principalmente en los depósitos,
por lo que las inversiones que se decidan en esta materia deberán ser realizadas
considerando la optimización energética, aspecto que será recompensado con un
importante ahorro en la facturación de energía eléctrica y un mayor nivel de satisfacción en
el trabajo.
ACCIÓN 15: BUENAS PRÁCTICAS PARA EL AISL AMIENTO TÉRMICO
Mientras el equipo de aire acondicionado esté funcionando, se debe procurar mantener

cerradas las puertas y ventanas de las oficinas y de los depósitos con el fin de evitar la
entrada de aire caliente al espacio refrigerado.
Se recomienda que la Unidad de Servicios Generales realice una revisión de puertas y
ventanas y se sellen con silicona, masilla o burletes (tiras autoadhesivas de material aislante
que se fijan en el canto de puertas y ventanas) con el fin de disminuir las filtraciones de aire.
Otra acción que recomendable es la ubicación del mobiliario de forma tal que permitan el
paso de la radiación solar deseada y facilitar la ventilación natural.
ACCIÓN 16: BUENAS PRÁCTICAS PARA EL USO DEL AIRE ACONDICIONADO
Recomendaciones para los funcionarios usuarios del aire acondicionado:

 Abrir las ventanas (celosías principalmente) y disponer de persianas cuando la luz
del sol sea en forma directa y así lograr una temperatura adecuada evitando
encender el aire acondicionado.
 Si es necesario el uso del aire acondicionado ajustar la temperatura y cerrar las
ventanas dado que por cada grado que disminuye la temperatura se estará
consumiendo un 8% más de energía.
 Al encender el aire acondicionado procure no exigir una temperatura muy fría ya que
no refrescará el ambiente rápidamente, solo causará un gasto mayor de energía. La
temperatura recomendada es entre 23 y 25 grados centígrados.
 Evitar enfriar áreas donde no hay personas que aprovechen el confort que brinda el
sistema de aire acondicionado. Se debe recordar apagar el sistema de climatización
de las áreas que no se utilizan.
128 de 144
 Deben recordar apagar el aire acondicionado por la noche y encenderlo por las
mañanas, después de que la oficina se haya ventilado y se hayan cerrado las
ventanas.
Recomendaciones para la Administración:
 Se debe instalar los aparatos de aire Figura 17 Tipos de aires acondicionados
acondicionado en zonas sombreadas de las
oficinas.
 Realizar pruebas de reducción de tiempo de uso
de las unidades de aire acondicionado en al
Tipo mini split
menos 4 horas diarias, lo que implicaría
encenderlos a las 8:00 a.m. y apagarlos a las 3:00 Tipo ventana
p.m. Esta acción puede producir un ahorro
promedio de 481 kwh/día según resultados exitosos en instituciones como el ICE.
 Realizar un estudio de costos para la sustitución de equipos viejos por equipos más
eficientes como por ejemplo los mini split.
 Realizar estudios de costos para la utilización de aparatos que optimicen el uso del
aire acondicionado por ejemplo termostatos de control de temperatura interior que
sirven para hacer un control individualizado de los equipos de
calefacción/refrigeración en función de la temperatura de cada oficina o depósito,
deteniendo el funcionamiento de dichos equipos cuando se alcanza la temperatura
deseada así como termostatos con programación horaria, sistemas que activan los
equipos de climatización según un horario programado por lo que se evita el
funcionamiento de los equipos de aire acondicionado en horarios y días que no son
requeridos. Este tipo de termostato también permite programar distintas
temperaturas para diferentes intervalos horarios por ejemplo para el día y para la
noche.
ACCIÓN 17: BUENAS PRÁCTICAS DE MANTENIMIENTO
Un buen funcionamiento y mantenimiento de los conductos de ventilación dl edificio resulta

fundamental para mantener una temperatura óptima de confort en las oficinas, por lo que se
recomienda aplicar periódicamente medidas de mantenimiento preventivo de los sistemas
de ventilación como por ejemplo la limpieza de los filtros y la revisión de los conductos.
129 de 144
OTROS
Se le recomienda a los funcionarios que toman café varias veces al día hacerlo solo en la
mañana y guardarlo inmediatamente en un termo, pudiendo contar con café caliente durante
el transcurso del día.
La administración podrá informar a los usuarios y funcionarios que hagan un uso racional del
elevador, recomendando que para alturas por debajo del tercer piso resulta más saludable y
económico subir por las escaleras, pulsar solamente uno de los botones para evitar que el
ascensor realice varias paradas innecesarias.
También se le debe recordar a los funcionarios que deben hacer un uso racional del agua, ya
que también se generaría una disminución en el consumo eléctrico mediante la reducción de
la electricidad para su bombeo.
Finalmente, es recomendable revisar periódicamente la instalación eléctrica del edificio con
el fin de evitar eventuales accidentes o desperdicios de energía.
130 de 144
INDICADORES PROPUESTOS
Nombre del indicador Unidades de medición Posibles fuentes Periodicidad Cálculo del indicador
de datos
Consumo mensual de Kilovatio hora (kwh) Facturas eléctricas Mensual Kwh mensual /
energía eléctrica por emitida por la CNFL número total de
empleado empleados
Número total de
empleados
Consumo de electricidad por Kilovatio hora (kwh) Facturas eléctricas Mensual Kwh / total m2
área física emitida por la CNFL
Metros cuadrados de
superficie de la institución
Consumo monetario Colones facturados Facturas eléctricas Mensual Colones facturados

mensual por empleado emitida por la CNFL por mes / número total
de empleados
Número total de
empleados
Consumo monetario Colones facturados Facturas eléctricas Mensual Colones facturados /

mensual por área física emitida por la CNFL total m2
Metros cuadrados de
Porcentaje de fluorescentes Número de fluorescentes Facturas de Trimestral (número de

compactos o con altos compactos instalados luminarias fluorescentes
índices de eficiencia compactos instalados
luminosa frente al total / número total de
luminarias instaladas)
Número total de luminarias Inspección de * 100
instaladas mantenimientos
Bitácoras de
cambios realizados
Número de fluorescentes Número de fluorescentes Factura de Trimestral Número de

compactos o con altos compactos instalados luminarias. fluorescentes
índices de eficiencia compactos o con altos
energética por m2 Inspección de índices de eficiencia
131 de 144
mantenimientos luminosa / m2
Metros cuadrados de
Bitácoras de
cambios realizados
Número anual de Número de empleados Listas de asistencia Semestral Sumatoria del número
funcionarios que han a las capacitaciones de asistentes a las
recibido capacitación en sobre eficiencia capacitaciones
eficiencia energética energética
Disminución mensual de Mensual

energía
Disminución mensual Mensual

monetaria
Otros indicadores:
 Número de detectores de presencia / interruptores horarios / células fotosensibles
instalados por metro cuadrado.
 Porcentaje de equipos de oficina con sello Energy Star o similar frente al número total
de equipos.
 Porcentaje de equipos conectados a regletas con interruptor o programadores
horarios frente al número total de equipos.
 Consumo de energía en climatización por empleado y por metro cuadrado al año.
 Número de operaciones anuales de mantenimiento y revisiones realizadas.
132 de 144
BIBLIOGRAFÍA
El Financiero Año 16 No. 832 22-28 de agosto del 2011, Desplegable Responsabilidad
Social Empresarial No. 11 Fortaleciendo la imagen corporativa
http://www.elfinancierocr.com
Compañía Nacional de Fuerza y Luz

http://www.cnfl.com
Grupo ICE – Ahorro de Electricidad y Eficiencia Energética – Buenas prácticas de ahorro en

la oficina
http://www.grupoice.com/esp/temas/consejos/aho_ele_ofi.html
Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 “María Teresa Obregón Zamora”
133 de 144
Anexo 28: Encuesta realizada a los
funcionarios de la Dirección General de
Archivo Nacional en Agosto 2011
134 de 144
135 de 144
136 de 144
137 de 144
138 de 144
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Anexo 29: Resolución No. D.M. 109-2010
142 de 144
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144 de 144

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2011

Plan de Gestión Ambiental

Comisión de Gestión Ambiental Institucional

La Dirección General del Archivo Nacional presenta la actualización de su Plan de Gestión

El Decreto No. 36499-S-MINAET en su transitorio I establece lo siguiente:

“Todas aquellas instituciones que a la fecha de publicación del presente decreto

Patrimonio Documental de la Nación:

1. Se autorizará transferir al Archivo Nacional documentos con valor científico cultural

2. Se utilizará la tecnología de la información y la comunicación como una aliada para

3. Se divulgará el sistema de información automatizado INDEX que tiene por objetivo

4. Se dará continuidad a la descripción de documentos automatizada y con aplicación

5. Las actividades de difusión cultural estarán orientadas a rescatar y promover la

7. La conservación de documentos se realizará, de conformidad con los resultados del

Sistema Nacional de Archivos y Seguridad jurídica del ejercicio del Notariado:

1. Los servicios dirigidos al Sistema Nacional de Archivos promoverán la óptima

2. Las nuevas metodologías de trabajo en asesorías, inspecciones y transferencias de

3. La institución aprovechará las oportunidades que brinda la cooperación internacional

5. El Archivo Nacional coadyuvará en el control del ejercicio del notariado en Costa

1. El Archivo Nacional promoverá servicios asequibles considerando la diversidad de

2. La institución se abocará a la finalización de la construcción de la tercera etapa del

3. El Archivo Nacional gestionará ante el Ministerio de Cultura y Juventud y el Ministerio

4. La institución desarrollará actividades que fomenten la cultura de prevención de

5. Se aplicará gradualmente a los procesos (sustantivos, logísticos y estratégicos)

7. La institución analizará y procurará soluciones para la actualización del marco

2.4. OBJETIVOS ESTRATÉGIC OS

1. Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de

2. Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las

3. Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº

De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema Nacional de

 Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los

 Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y

 Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones

 Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros

 Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de

 Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos

 Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los protocolos notariales

 Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de

 Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a los

 Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.

 Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.

 Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los

 Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico...”

La estructura orgánica aprobada por MIDEPLAN el 02 de enero de 1998 fue modificada y

 Despacho del Ministro de Cultura y Juventud.

 Dirección General, con las unidades asesoras de Planificación Institucional y

 Departamento Archivo Histórico.

 Departamento Archivo Notarial.

 Departamento Servicios Archivísticos Externos.

 Departamento Administrativo Financiero.

 Unidad Proveeduría Institucional

 Unidad Financiero Contable

 Unidad Recursos Humanos

 Unidad Servicios Generales

 Unidad Archivo Central

 Unidad Médico de Empresa

Cuadro 1: Declaración jurada de cumplimiento ambiental

Declaración Jurada de Cumplimiento Ambiental

Realizar un diagnóstico con el fin de determinar

Construir la línea base de las emisiones de CO2

Implementar en coordinación con la Comisión

Gestión del agua Diseñar un plan de ahorro en el consumo de

Diseñar un plan de gestión integral de residuos

Diseñar un plan de ahorro de papel y sus

Mantener controlado los niveles de desecho de