Juliana Teresa Montero Pérez

SD-16-20081

Contabilidad Gubernamental

UNIDAD V: Informes Financieros y el Sistema de Control Interno

para el Sector Publico

5.1 Informe de gastos por capítulos.

5.2 Informe de gastos por objeto.

5.3 Informe de gastos por cuentas.

5.4 Informe del devengado.

5.5 Estado de resultados presupuestarios (descargo del presupuesto).

5.6 Sistema de control interno para el sector público (efectivo,

controles internos para el área de caja, (recepción), controles internos
para el área de bancos (desembolsados), controles internos, fondo de
caja chica).

5.6 Controles internos para cuentas por cobrar.

5.7 Activos fijos o propiedad de plantas y equipos (controles internos

de los activos fijos, controles internos otros activos)

5.8 Cuentas por pagar (controles internos de las cuentas por pagar).

5.9 Nomina (controles internos de la nómina).

5.1 Informe de gastos por capítulos.
El informe de gastos es un documento que las empresas implementan para
poder llevar a cabo un seguimiento asiduo de las salidas que se generan por
reembolso de diferentes conceptos:

 Gastos de representación,
 Gastos de manutención

Dicho documento detalla de forma precisa cada coste que, junto con
los soportes correspondientes, será la manera como el empleado pueda
obtener el reembolso por los gastos en los cuales incurrió dentro del marco de
su contrato laboral.

La importancia del informe de gastos radica en que para la empresa es

fundamental llevar a cabo una gestión organizada de las entradas y salidas de
dinero. Dentro de la política de gastos de cada empresa, se detalla el
procedimiento a seguir con el objetivo de que:

 Los empleados registren las salidas de dinero en los que incurren,

haciendo una relación de gastos;
 Cuenten con un medio para proporcionar los soportes que permitirán el
reembolso;
 El Departamento Financiero y Contable pueda incluir en sus informes
dichos montos y pueda proceder a hacer la devolución del dinero.

5.2 Informe de gastos por objeto.

La clasificación por objeto del gasto abarca todas las transacciones que
realizan las instituciones gubernamentales. Ordena, resume y presenta en
forma homogénea los gastos programados en el presupuesto, de acuerdo con
la naturaleza de los servicios y de los bienes de consumo y capital requeridos
para la prestación de los servicios públicos, las transferencias e inversiones
financieras.
5.3 Informe de gastos por cuentas.
Los informes no son otra cosa que una conglomeración de gastos. La persona
que reporta los gastos puede generar distintos tipos de informe bien sea por
periodo de tiempo (por ejemplo: gastos de abril 2018) o por proyecto.
5.4 Informe del devengado

El Informe del devengado contiene los análisis y las estadísticas

correspondientes a la programación y ejecución presupuestaria del Gobierno
Central, referentes a los Ingresos, Gastos y Financiamiento, tomando como
fuente los datos registrados en el Sistema de Información de la Gestión
Financiera (SIGEF) y las operaciones de caja de la Tesorería Nacional.
5.5 Estado de resultados presupuestarios (descargo del presupuesto).
Es un reporte financiero que presenta los niveles de ingresos obtenidos, los
gastos totales en los cuales se ha incurrido para general esos ingresos y el
resultado de ese ejercicio operativo a una fecha dada.

El Resultado presupuestario forma parte del Estado de liquidación del

presupuesto y es la diferencia entre la totalidad de los derechos reconocidos
netos en el ejercicio y las obligaciones reconocidas netas en el mismo periodo.

El Resultado presupuestario es un primer indicador de capacidad o solvencia

financiera de las administraciones locales a corto plazo. Se obtiene por
diferencia entre los derechos y las obligaciones, reconocidos en el ejercicio.En
consecuencia, refleja el superávit/déficit del ejercicio de la Entidad local.

El Resultado presupuestario se calcula por diferencia entre los derechos

reconocidos netos y las obligaciones reconocidas netas, de acuerdo con el
modelo definido en el Plan General de Contabilidad Pública Adaptado a la
Administración local.

Las operaciones no financieras representan los derechos reconocidos netos y

las obligaciones reconocidas netas. Los activos financieros representan los
derechos reconocidos netos y las obligaciones reconocidas netas. Los pasivos
financieros representan los derechos reconocidos netos y las obligaciones
reconocidas netas.

El Resultado presupuestario deberá ajustarse, en su caso, en función de las

obligaciones financiadas con el remanente de tesorería para gastos generales
y las desviaciones de financiación del ejercicio derivadas de los gastos con
financiación afectada.

Cuando el Resultado presupuestario ajustado del ejercicio es negativo, se

estaría ante una situación financiera que debe ser analizada y, en su caso,
corregida, puesto que dicho saldo manifiesta la incapacidad de los derechos
reconocidos del ejercicio para atender las obligaciones generadas en el mismo
las obligaciones generadas en el mismo.
5.6 Sistema de control interno para el sector público (efectivo,
controles internos para el área de caja, (recepción), controles internos
para el área de bancos (desembolsados), controles internos, fondo de
caja chica).
Las Normas de Control Interno del sector público, el concepto de control
abarca lo siguiente: “Proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y
servidores de una entidad, diseñado para enfrentar los riesgos y para asegurar
que se alcancen los siguientes objetivos gerenciales:

 Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las

operaciones de la entidad, así como en la calidad de los servicios
públicos que presta.
 Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier
forma de pérdida, deterioro, uso indebido de los mismos y actos
ilegales, así como contra todo hecho irregular o situación que pudiera
afectarlos.
 Cumplir con la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
 Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
 Controles internos para el área de bancos (desembolsados).
 Debe apertura se cuentas corrientes a nombre de la institución en el
Banco de
 Reservas debidamente autorizadas por la Contraloría General de la
República.
 Los cheques deben ser firmados por el incúmbete de mayor jerarquía y
otro funcionario autorizado de manera oficial.
 Todos los pagos realizados en la institución de monto mayor al 10% del
total del fondo de caja chica, se efectuarán mediante la emisión de
cheques.
 Los cheques deben ser renumerados y expedidos en secuencia
numérica
 Los cheques expedidos deben ser solicitados previamente y esta
solicitud debe ser aprobada por el incúmbete de mayor jerarquía.
 Las personas que firman los cheques deben asegurarse de que exista
provisión suficiente de fondos para cubrir el mismo, antes de firmarlos.
  Las firmas de las personas autorizadas a firmar cheques, deben tener la
autorización de la Contraloría General de la República, previo a su envío
al banco.

Controles internos, fondo de caja chica.

Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de
poco monto.

Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del
fondo reconocidos netos y las obligaciones reconocidas netas.

Los pasivos financieros representan los derechos reconocidos netos y las

obligaciones reconocidas netas. El Resultado presupuestario deberá ajustarse,
en su caso, en función de las obligaciones financiadas con el remanente de
tesorería para gastos generales y las desviaciones de financiación del ejercicio
derivadas de los gastos con financiación afectada.

Cuando el Resultado presupuestario ajustado del ejercicio es negativo, se

estaría ante una situación financiera que debe ser analizada y, en su caso,
corregida, puesto que dicho saldo manifiesta la incapacidad de los derechos
reconocidos del ejercicio para atender las obligaciones generadas en el mismo
las obligaciones generadas en el mismo.

Controles internos para cuentas por cobrar

El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la
cuenta control en el mayor general.

La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un

Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos
los deudores.

Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:

 Otorgar descuentos especiales

 Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente
de:

 Todas las funciones de efectivo.

 Verificación de facturas y Notas de créditos.
 Pases a cuentas control.
 Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
 Control Interno de Documentos por Cobrar
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de
aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división
de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son
responsables por:

 Control de los pedidos de los clientes

 La aprobación del crédito
 La entrega de mercancía
 La función del despacho
 La función de facturación
 La verificación de la factura
 El manejo de cuentas control
 El manejo de los libros mayores de los clientes
 La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
 la autorización de castigos en cuentas incobrables
5.7 Activos fijos o propiedad de plantas y equipos (controles internos
de los activos fijos, controles internos otros activos)
Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos
renumerados de imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales
para controlar la entrega de efectivo previo al desembolso real, el cual se
liquidará con los comprobantes, los volantes provisionales no podrán
permanecer más de tres días en caja.

Los volantes de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba
el pago y por quien recibe el dinero.

Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentación

justificativa por los pagos efectuados.
5.8 Cuentas por pagar (controles internos de las cuentas por pagar).
Las requisiciones, órdenes de compras de bienes y servicios, que dan origen a
las cuentas por pagar deben estar aprobadas por el incúmbete superior
jerárquico.

Las requisiciones y órdenes de compra que le dan origen, deben estar

renumerados de imprenta, y utilizadas en rigurosa secuencia numérica.

Deben estar segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las

cuentas por pagar.

La mercancía recibida debe ser rigurosamente examinada, para determinar si

hay faltantes, y se informará al departamento de compra de tal situación.

Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se

registrarán de inmediato las cuentas por pagar.

Los estados de cuentas de los proveedores deben ser revisados y conciliados

con los saldos del departamento de contabilidad.

Los cheques para saldar estas cuentas serán registrados, con un concepto
claro que explique los desembolsos Todas las cuentas por pagar deben
registrarse antes de efectuar el pago.
5.9 Nomina (controles internos de la nómina).
 Que la contratación de personal y la fijación de sueldos sean
debidamente autorizadas por el incúmbete de mayor jerarquía y se
reporten oportunamente los aumentos, las deducciones y cambios en el
salario del personal.

 Que el tiempo trabajando por los empleados sea registrado

adecuadamente y estén debidamente autorizadas las variaciones de
diferencias de sueldos por cambio de actividad, vacaciones, ausencias,
días festivos.
 Que el cálculo de las percepciones y la aplicación del costo de la
nómina en contabilidad sean correctos.
 Que las deducciones de la nómina sean controladas y registradas
adecuadamente.
 Que el pago de la nómina se haga en forma adecuada, en cumplimiento
de todas las disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los
pagos por concepto de sueldos.
 Que las novedades en cuanto a salidas del personal sean reportadas en
forma oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la
nómina. Que las deducciones de leyes sean oportunas y correctas.