Política de Uso

en salas de reuniones
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en salas de reuniones

Aspectos generales:
Las salas de reuniones están diseñadas para que los colaboradores de
Extralum puedan organizar sesiones de trabajo en equipo, atender
temas y/o clientes y visitantes en general.

Administración de las salas de reuniones:

Las salas de reuniones son administradas por el área de Servicio al
Cliente, por lo tanto, este departamento tiene a cargo las
responsabilidades de reservación, supervisión y control.
Sin embargo, se aclara que es responsabilidad de todos los usuarios
velar por el cuidado y buen uso de los recursos que se tienen a
disposición.
En caso de que algún usuario detecte alguna mejora, reparación o
daño por favor indicarlo al correo recepción@extralum.co.cr, para
coordinar su atención.
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Artículo 1:
Disponibilidad de recursos
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Se detalla a continuación los recursos disponibles de los cuales se

puede hacer uso:

Salas
Sala Sillas Pantalla Proyector Pizarra Aire Teléfono Controles Cable

12 X X X X
12 X X X X
3 X X AUT

3 X X AUT

Inowa
Sistema de Alta Prestación
8 X X X
6 X X X X X
Muro Cortina Extralum 6 X X X X X
6 X X EXT

6 X X X
6 X X X X
:No Disponible AUT: Automático Ext: Extensión

Cada sala cuenta con un paquete de equipo de apoyo (cable HDMI,

VGA, cable de red, controles, pilots, borrador y llave) debe entregarlo
completo y firmar la entrega en la recepción.
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Artículo 2:
Reservación de salas
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1. Solicitar la reserva al correo recepción@extralum.co.cr

o bien vía teléfono.

2. La asignación de salas está sujeta a la cantidad de

personas y disponibilidad de las mismas; no es
responsabilidad ni obligación de servicio al cliente,
reservar puntualmente la sala solicitada por el usuario,
sino que se realizará en función de los aspectos
mencionados como prioridad anteriormente.
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3.Si el usuario requiere el uso de salas de manera

recurrente, solo se permitirá reservar por un periodo de
tiempo de un mes; para lo que se solicita hacer la gestión
a inicios de cada mes.

4. Si el usuario no va a hacer uso de la sala de reuniones

que reservó, debe cancelar la reservación de manera
oportuno, con el fin de poner a disposición el espacio.

5. En el caso de no ser puntual con respecto a la hora de

inicio, el usuario debe comunicarlo, de lo contrario luego
de 15 min, la misma será liberada y podrá reservarse a
nombre de otra persona.
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Artículo 3:
Uso correcto de las
salas de reuniones
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1. El usuario debe asegurar la puntualidad tanto a la

hora de iniciar como a la hora de finalizar. Recordemos
otro compañero hará uso de esa misma sala en un
horario ya establecido.

2. Las salas de reuniones no deben ser utilizadas como

puesto de trabajo individual, pues limitaría el objetivo
principal del recurso que es permitir que varias personas
puedan tener sesiones de trabajo en equipo.

3. Si el usuario requiere servicio de alimentación y

bebidas por favor coordinarlo directamente y con
anticipación al área correspondiente.

4. Se debe dejar la sala en las mejores condiciones para

el o los compañeros que la utilizarán posteriormente, si
requiere limpieza de esta por favor hacerlo saber a las
compañeras del área correspondiente.
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5. Utilizar el volumen adecuado para no interrumpir las

labores de los demás compañeros.

6. El usuario debe asegurarse que, al dejar la sala des-

ocupada, tanto las luces como el aire acondicionado,
se encuentren apagados.

7. Si unió las salas de reuniones, cerrar la cortina con

llave y ordenar las mesas y sillas en cada sala al finalizar
su reunión.

8. Dejar las pizarras limpias.

9. Botar la basura que se haya generado en la reunión.

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Artículo 4:
Normas de seguridad
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1. Las puertas principales deben mantenerse

despejadas; así como la puerta de emergencia de la
sala Akari cuando se encuentren más de 10 personas
reunidas.

2. Las salas de reuniones Feel y Akari tienen una

capacidad máxima de 12 personas cada una , si usted
va a utilizar ambas salas, la capacidad máxima
permitida es de 24 personas; si el grupo que manejara
excede esa cantidad deberá organizarse en 2 grupos
para no sobrepasar la capacidad máxima permitida.

3. Si se encuentran personas externas a la empresa se

debe indicar cual es la salida de emergencia y la zona
de seguridad en caso de un sismo, incendio,
inundación o cualquier evento del que se requiera la
evacuación.

4.Si se encuentran personas con discapacidad dentro

de las salas se les debe ceder los lugares de más fácil
acceso en caso de una emergencia.
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5. Si ocurriera una emergencia se debe dejar

inmediatamente lo que se está haciendo y realizar el
proceso de evacuación en orden y en fila.

6. El usuario debe asegurarse que no existan cables

atravesados de las maquinas debido a que puede ocurrir
un accidente por caída.

7. En caso de que exista algún equipo, cable, etc. en

alguna condición desfavorable, por favor comunicarlo al
área de servicio al cliente para proceder a reparar en
coordinación con mantenimiento y así evitar un
accidente.

8. Desconectar los UPS de cada sala para ahorrar

energía y evitar accidentes.

9. En caso de presentarse un conato de incendio alertar

al brigadista más cercano.
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Le invitamos a aprovechar al máximo los recursos

disponibles y a ser responsable con los mismos,
cualquier desacato a esta política será
comunicado a la Coordinación General, para
tomar las acciones correspondientes.
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