GU - CAPITULO 06.

Kárdex de Almacén Página 1 de 15

Junio 26 de 2019
AM4G – Administrador de Mantenimiento

Actualización a la versión AM4G

CAPITULO 6
Kárdex de Almacén

Qué es y cuál es el objetivo del Kárdex de Almacén. Sobre qué repuestos actúa. Cómo se
define el sistema de costeo y los conceptos de entrada y salida al almacén. Estos tópicos,
junto con otros relacionados, conforman el presente capítulo.

En este capítulo

 Concepto Básico sobre Kárdex de Almacén

 Ventana Principal de Kárdex de Almacén
 Ventana Visor y Ventana de Detalle
 Servicios - Reportes
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 2 de 15

Conceptos Básicos sobre el Kárdex de Almacén

El Kárdex de Almacén es el módulo encargado del registro detallado de todo Movimiento
de Entrada, Salida, Ajuste o Traslados, de los almacenes activos en –AM– Administrador
de Mantenimiento, en la compañía activa.

A través del Kárdex se realiza la actualización del archivo de repuestos, en todo lo

concerniente a entradas, salidas, ajustes y traslados, manteniendo tal movimiento
disponible para consultas o estudios especiales. Su dominio puede ser uno o varios de
los Almacenes definidos en la compañía activa.

Una única transacción del Kárdex, mantiene consistencia integral entre tres tablas
distintas: Repuestos, Órdenes de Trabajo y Kárdex. Esto significa que una transacción de
entrada al almacén, registrada en el Kárdex, actualiza también el saldo en la tabla de
repuestos, incrementándolo. Una transacción de salida del almacén, registrada en el
Kárdex, actualiza el saldo en la tabla de repuestos, decrementándolo y al tiempo actualiza
la tabla de Ordenes de Trabajo, cargando el consumo de tales repuestos.

Es una herramienta práctica cuando no se dispone en la Organización de un Sistema

Corporativo de Almacén que administre los Insumos de Mantenimiento, los materiales y los
Repuestos. En este caso el Kárdex del –AM–, en conjunto con el módulo de Repuestos,
pueden suplir tal necesidad e incluso otras alrededor del tema de inventarios, como por
ejemplo Administrar el Inventario de Materia prima, de producto en proceso, de material de
empaque, de útiles de Oficina y de Aseo y otros.

Pero también es muy útil cuando ya existe un Sistema externo dedicado a la

administración del Inventario de Repuestos de la corporación, a través del cual se realiza
toda gestión y movimiento de entradas y salidas. En este caso –AM– debe enterarse del
resultado de cada movimiento ejecutado a través del sistema externo. Para ello tal
sistema externo debe poder entregar un archivo a manera de interfase, en el que se
comunique a AM: los saldos en existencia y el valor unitario vigente de cada repuesto,
después de aquellos movimientos.

Es posible definir un gran número de conceptos de entrada y salida de artículos del

almacén. Los Conceptos de Entrada son las operaciones por las cuales ingresan los
repuestos al Almacén. Se puede registrar un número infinito de conceptos de entrada.
Dentro de los conceptos de entrada existen algunos que se encuentran predefinidos. Aún
así es posible definir cuantos sean requeridos y definir para cada uno sus requerimientos
especiales. Por ejemplo habrá conceptos de entrada que podrán exigir la información del
Almacén desde donde proviene el repuesto en caso de una transferencia, otros en cambio,
podrán exigir el número de la Orden de Trabajo, cuando se trate de una entrada por
devolución de un repuesto al Almacén, desde una Orden de Trabajo que lo solicitó y no lo
utilizó.

Los Conceptos de Salida son las operaciones por las cuales se produce un retiro de los
repuestos del Almacén. Se puede registrar un número infinito de conceptos de salida.
Dentro de los conceptos de salida existen algunos que se encuentran predefinidos. Aún
así es posible definir cuantos sean requeridos y definir para cada uno sus requerimientos
especiales. Por ejemplo habrá conceptos de salida que podrán exigir el número de la
Orden de Trabajo cuando se trate de una salida de repuestos hacia esa Orden de Trabajo
preexistente en -AM- Wb.

El Kárdex trabaja además en consonancia con el método de valorización de inventarios

más adecuado, entre las varias opciones: Promedio Ponderado, Costo del Último Ingreso
y otro, que se definen para cada Almacén. En el primer caso el costo unitario del código
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 3 de 15

que acaba de ingresar se calcula ponderando el número de unidades que ingresan a su

respectivo costo unitario, con el número de unidades que existían previamente, a su costo
unitario.

En el segundo caso el Costo Unitario del código que ingresa se convierte en el costo
unitario de toda la existencia de ese código en el almacén. Este último esquema es
valioso en muchos casos, por cuanto los presupuestos de materiales y repuestos pueden
ser muy realistas, basados en costos recientes. Se debería usar cuando el Almacén del
sistema -AM- Wb no es contable en el sentido estricto de la palabra.

Se ha estructurado el módulo de Kárdex, para establecer su control a un nivel superior: el

documento. En un mismo documento, de entradas, se reportan varios movimientos de
entrada. De forma igual sucede con un documento de salidas. A partir de esta definición,
se registra primero la información del documento, que será general para todos los
movimientos asociados al mismo y luego se procede al registro de sus movimientos.

Ventana Principal de Kárdex

A esta ventana se llega haciendo clic sobre la opción Kárdex del Menú Principal. A través
de ella se ejecutan todas las funciones dedicadas a administrar en primer lugar los
documentos y luego sus movimientos asociados. A continuación se ilustran las porciones
que la componen.

Desde esta ventana es posible observar los documentos de Kárdex existentes. Se listan
todos o una selección o subgrupo de ellos. El conjunto de documentos de Kárdex
disponible a ser desplegado se muestra a través de páginas. El tamaño de las páginas es
configurable desde la opción Administrar.

Al hacer clic sobre alguna de las Entradas del Visor el sistema responde mostrando su
información en forma detallada, en la parte de abajo o Ventana Detalle.

Los nombres de las columnas a manera de títulos, en la ventana Visor, permiten clasificar
toda la información por ese concepto.
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 4 de 15
Ventana Detalle de Documento de Kárdex
Al hacer clic sobre alguna de las Entradas del Visor el sistema responde mostrando su
información en forma detallada, en la parte de abajo o Ventana Detalle.

En la figura anterior se aprecia el conjunto de información que identifica a cada documento,

se destaca en la parte inferior de ella, en verde, el número de registros de movimientos
asociados a ese documento.

Al dar clic en el botón “Consultar o Modificar movimiento”, se muestra la ventana del Visor
de Movimientos de Kárdex, con todos los registros de Movimiento contenidos dentro del
Documento actualmente seleccionado, que cumplan con el criterio de subgrupo
establecido.

A continuación se detallan los campos que componen el detalle de Documentos de

Kárdex:

Almacén: Se elije aquí el Almacén al cual o desde el cual se moverán los repuestos
relacionados en el Documento de Kárdex.

Documento: Se escribe aquí el código que se le asignará al Documento de Kárdex. El

código que se le asigne puede ser el mismo número de la factura con la que se adquirieron
los repuestos que se están moviendo o puede ser formado con la fecha y el tipo de
Movimientos que contiene.

Fecha: Es la fecha de creación del Documento de Kárdex.

Tipo Documento: Se elige aquí el tipo del Documento que se esta creando. Hay
disponibles hasta 6 tipos de Documento que van desde Tipo 1, hasta Tipo 6. El significado
de cada Tipo es independiente para cada Organización y es responsabilidad de la misma
informar y mantener la correspondencia de tipos.

Tipo de Conceptos que contiene: Se elige aquí el tipo de conceptos de los movimientos
que se realicen dentro del Documento, Pueden ser Entradas, Salidas, Ajustes o Traslados.

Tercero: Se especifica un Tercero relacionado con el Documento. Puede ser por ejemplo el
Proveedor de los repuestos relacionados en el Documento o la persona que autoriza el
movimiento de los Repuestos contendidos en él.

Centro de Costo: Se especifica el Centro de Costo al cual se van a cargar los costos de
los Movimientos relacionados en el Documento.
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 7 de 15

Ventana Movimientos de Kárdex

A esta ventana se llega haciendo clic sobre la opción Kárdex del Menú Principal. A través
de ella se ejecutan todas las funciones dedicadas a administrar el Movimiento de entrada,
de salida, o de cualquier tipo de ajustes, de los Materiales y Repuestos contenidos en el
Almacén o Almacenes de la compañía activa. A continuación se ilustran las porciones que
la componen.

Desde esta ventana es posible observar los registros de Movimiento de Kárdex para el
Documento actualmente seleccionado que cumplen con el criterio de subgrupo actual. En
la parte superior del Visor es posible visualizar el número del Documento actual, el
Almacén para el cual fue creado el Documento, el Tercero asignado al Documento, el
Centro del Costo del Documento y el Tipo de Movimientos que contiene. Los registros de

Movimiento que se despliegan, se muestra a través de páginas. El tamaño de las páginas

es configurable desde la opción Administración del menú principal.

Al hacer clic sobre alguno de los registros de movimiento de Repuestos del Visor, el
sistema responde desplegando la información de ese registro de Movimiento, en forma
detallada, en la parte inferior o Ventana Detalle.

Los nombres de las columnas a manera de títulos, en la ventana Visor, permiten además
clasificar toda la información contenida en el visor, por ese concepto.

Ventana Detalle
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 8 de 15

En esta ventana se encuentra toda la información relevante al registro de movimiento

seleccionado en el Visor. A continuación se describen los campos que componen el
registro. Sobre cada campo se da una breve explicación.

Repuesto: Especifica el Código o Referencia del material o repuesto que fue objeto del
movimiento de entrada o salida, según se elija en la lista desplegable que dice “Código”.
Es posible escribir directamente el Código o Referencia del Repuesto o elegir un repuesto
desde una ventana de selección de repuestos, haciendo clic en la imagen ) al lado
derecho del campo. Al terminar de digitar o elegir el Repuesto a Mover, se muestra
información del Repuesto que contiene los siguientes campos:

Descripción: Especifica la descripción del material o repuesto que fue objeto del
movimiento de entrada o salida. Es un campo que solo despliega datos.

Referencia: Especifica la referencia ó código externo ó código del proveedor, del

material o repuesto, que fue objeto del movimiento de entrada o salida. Es un campo
que solo despliega datos.
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 9 de 15

Cantidad actual: Muestra la cantidad en existencia en el almacén, del repuesto o

material, antes del movimiento que se va a registrar o después del movimiento
registrado. Es un campo que solo despliega datos.

Valor unitario actual: Muestra el valor unitario actual del repuesto o material, antes
del movimiento que se va a registrar o después del movimiento registrado. Es un
campo que solo despliega datos.

Fecha: Es el campo en el que se establece la fecha en la que ocurrió el movimiento. El

-AM- Wb propone la fecha del día, pero ella puede ser modificada para reflejar la fecha real
del movimiento. Esta fecha puede ser modificable con la definición de “Permisos en
Procesos” que se otorgan al usuario en el modulo de Administración.

Concepto: Se trata de una lista en la que se debe elegir el concepto de kárdex por el cual
se realiza el movimiento. La lista se crea de acuerdo al tipo de conceptos que contiene el
documento. Ej. Sí el tipo de conceptos que contiene el documento es de salida, los
conceptos que se muestran en la lista son de salida. Los conceptos se definen en la tabla
de Conceptos de Kárdex en el módulo de Infraestructura.

Clasificador 1 y Clasificador 2: Son campos de documentación que sirven para

complementar la información del Movimiento. Se puede ingresar en ellos información
variada respecto al movimiento actual: el número de la Orden de Compra, el código del
equipo al que se le suministrara el repuesto, el receptor de la mercancía en el almacén,
entre otros. El objetivo es crear una cultura para que este campo siempre signifique lo
mismo. Para esto se ha definido en el módulo de Administración la posibilidad de Cambiar
el nombre o la etiqueta que aparece en el campo. Además es posible especificar que los
clasificadores se elijan de una lista desplegable que se configura en el módulo de
infraestructura, en la tabla Clasificadores.

Numero de OT: Se trata de un campo que normalmente está oculto y que solo aparece
cuando se elige un concepto que exija una Orden de Trabajo válida (Ver Tabla Conceptos
de Kárdex en el Capitulo de Infraestructura). Por ejemplo una salida del almacén con
destino a una Orden de Trabajo; o también una entrada al almacén que corresponda a una
devolución de un material o un repuesto que había sido despachado a una OT y no fue
consumido por ella. Se puede escribir directamente el numero de la Orden de Trabajo (Año-
Numero) o elegirla desde un visor de Ordenes de Trabajo haciendo clic en la imagen ( )
ubicada al lado derecho del campo.

Cantidad: Es el campo donde se registra la cantidad del repuesto o material, en las

unidades propias del repuesto, que entra o sale del almacén, en la transacción actual.

Cantidad en OT: En este campo se muestra la cantidad del repuesto o material, en las
unidades propias del repuesto, que contiene actualmente la OT relacionada en el
Movimiento de Kárdex.

Manejar Descuento e IVA: Al chequear esta opción es posible discriminar el valor del
movimiento en sus componentes de descuento e IVA. El sistema calcula automáticamente
el Costo Unitario resultante al aplicar el descuento y el IVA ingresados. Los campos que
aparecen son:

Valor Unitario: Se especifica aquí el valor unitario del repuesto que se esta
moviendo.

Descuento: Se ingresa aquí el porcentaje de descuento que se va a aplicar al

valor unitario; al frente aparece el descuento valorizado.
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 10 de
15
IVA: Se ingresa aquí el porcentaje de IVA que se aplicará al valor unitario después
del descuento, al frente aparece el valor del IVA, por defecto se sugiere un IVA del
16%.

Si no es necesario manejar esta información, no se selecciona la opción de manejo de

Descuento y se ingresa solamente el Costo Unitario.

Costo Unitario: Es el campo donde se expresa el valor unitario, del material o repuesto
que entra o sale del almacén en la actual transacción. Se debe tener especial cuidado con
el tipo de unidades a las que se refiere el costo unitario, puesto que puede ser diferente la
unidad de empaque o de compra, a las unidades de despacho o consumo.

Costo Total: Es un campo calculado por el sistema y que contiene el valor total de la
actual transacción. Es el producto de la Cantidad por el Costo Unitario.

CU Anterior: Se trata de un campo de uso exclusivo del sistema, que solo despliega
datos, donde se registra el costo unitario del ítem de almacén, antes de la transacción
activa.

Comentarios: En este campo se pueden agregar observaciones e información

complementaria del Movimiento de Kárdex. Tiene capacidad para soportar hasta 4000
caracteres.

Valor Unitario PAAG Movimiento, Valor Unitario PAAG Anterior y Valor Unitario
PAAG Nuevo: Estos tres campos son manipulados directamente por el sistema y son de
carácter informativo únicamente. Cada campo muestra el Porcentaje de Ajuste por
Inflación de cada unidad del repuesto en la transacción actual, antes de realizar la
transacción y el que le correspondería después de realizada la transacción
respectivamente. Esta opción se parametriza desde el modulo de Administración, en
Valores por Defecto, en la sección de Kárdex.

Ventana Submenú de Kárdex de Almacén

Subgrupo
Se usa para seleccionar grupos de Movimiento de Kárdex, que cumplen con un conjunto
de criterios o filtros definibles aquí, con el objeto de lograr un estudio posterior sobre ellos.

Cada criterio trabaja en conjunto con los demás, con el operador intersección.

Cada criterio aparece inicializado en un valor global que permite mostrar todos los
Movimientos de Kárdex registrados en el sistema. Lo que significa que de no escoger un
criterio se obtiene como resultado del subgrupo el mismo conjunto completo de todos los
Movimientos de Kárdex.

El programa permite entonces hacer selección de un grupo de Movimientos de Kárdex de

acuerdo con los criterios que se seleccionen en la siguiente Ventana.
GU - CAPITULO 06. Kárdex de Almacén Página 11 de 15

Los criterios de selección están divididos en 2 grupos: Los que aplican sobre el Documento
de Kárdex y Los que Aplican sobre el Movimiento de Kárdex en sí.

Los criterios que aplican sobre los Documentos de Kárdex son:

Almacén: Esta selección agrupa todos los Documentos de Kárdex creados para el
almacén que se elija en la lista.

Código del Documento: Esta selección agrupa todos los Documentos de Kárdex cuyo
código cumple con el criterio especificado.

Tipo de Documento: Esta selección agrupa todos los Documentos de Kárdex cuyo tipo es
del tipo elegido en la lista desplegable.

Rango de Generación: Esta selección agrupa todos los Documentos de Kárdex cuya
fecha de Generación se encuentra en el rango de Fechas especificado en el criterio.

Tipo de Concepto: Esta selección agrupa todos los Documentos de Kárdex que
Contienen Movimientos de Entrada o Salida o Ajuste o Traslados, según se elija en la lista
desplegable.

Tercero: Esta selección agrupa todos los Documentos de Kárdex que están asociados al
tercero que se especifique en el campo.

Centro de Costo: Esta selección agrupa todos los Documentos de Kárdex que están
asociados con el Centro de Costo que se especifique en el campo.

Los criterios que aplican sobre los Movimientos de Kárdex son:

Clase del Repuesto: Esta selección agrupa todo el movimiento correspondiente al

repuesto de la clase especificada.

Código del Repuesto: Esta selección agrupa todo el movimiento correspondiente al

repuesto del código especificado.

Descripción del Repuesto: Esta selección agrupa todo el movimiento correspondiente al

repuesto de la descripción especificada.

Referencia Principal: Esta selección agrupa todo el movimiento correspondiente al

repuesto de la referencia seleccionada (Proveedor 1).

Casilla: Esta selección agrupa todo el movimiento correspondiente al repuesto de la casilla

(sitio de almacenamiento en el almacén) seleccionado.

Rango de Generación: Esta selección agrupa todo el movimiento en fechas incluidas

dentro del rango de fechas seleccionado.

Concepto: Esta selección agrupa todo el movimiento correspondiente al concepto de

movimiento seleccionado.