Procedimiento Tesorería Casa Matriz

Código :
FORMULARIO DOCUMENTACION
Edición : 1.0
DE Vigencia :
PROCESOS Página : Página 1 de 21
SUBPROCESO DE TESORERÍA
DEPARTAMENTO DE TESORERÍA-CASA MATRIZ
LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
01-10-2014 1
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Edición : 1.0
DE Vigencia :
A. INDICE
A. INDICE ..................................................................................................................... 2
B. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 3
C. MAPA GENERAL DEL PROCESO TESORERÍA ..................................................... 5
D. PROCESOS DE TESORERÍA ................................................................................. 6
1. Proceso pagos a Proveedores ................................................................................. 6
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES................................................................................... 6
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................... 7
2. Proceso pagos “Otros Pagos” ..................................................................................... 9
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES................................................................................... 9
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................. 10
3. Proceso pagos Productores ...................................................................................... 12
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................. 12
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .............................................................................. 13
4. Proceso pagos de Remuneraciones .......................................................................... 15
5. Proceso Ingresos ....................................................................................................... 17
6. Conciliación Bancaria ................................................................................................ 20
E. PRINCIPALES MECANICAS CONTABLES DEL SUBSISTEMA DE TESORERIA
CASA MATRIZ .............................................................................................................. 21
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Edición : 1.0
DE Vigencia :
B. INTRODUCCIÓN
1. INTRODUCCION
Esta sección contiene el Manual de Procedimientos Administrativos del área de Tesorería de la

Empresa "Unifrutti Traders Ltda.", elaborado por la División de Auditoría de Ernst & Young
Auditores Ingenieros Consultores y actualizada por RSM Chile Auditores, departamento de
auditoría interna.
2. OBJETIVOS
El Manual del Subsistema de Tesorería, tiene los siguientes objetivos:
-Establecer procedimientos administrativos claros y uniformes para el control y procesamiento de

la información, relativos al manejo de los recursos financieros de la empresa.
-Suministrar a los participantes del proceso, un elemento de consulta para realizar las actividades
descritas, tendientes a cumplir con los procedimientos elaborados.
-Contribuir a la sistematización de los procedimientos administrativos de manejo, control y

procesamiento de las operaciones que involucran a los recursos financieros de la empresa.
Para satisfacer los objetivos señalados anteriormente, se ha descrito para cada procedimiento,
las unidades responsables y las actividades que éstas realizan. Asimismo, se indican los
formularios que se generan en cada procedimiento y los registros que se utilizan en cada
oportunidad.
Además cada procedimiento descrito ha sido complementado con su respectivo flujo grama, lo
que permite una mayor comprensión por parte del funcionario responsable, ya que cuenta
simultáneamente con una descripción gráfica de las actividades a realizar.
3. CARACTERISTICAS GENERALES DEL SUBSISTEMA
Las características generales del subsistema de Tesorería, son las que a continuación se indican:
- Para algunas cuentas corrientes existe emisión computacional de cheque y comprobante de

egreso.
-Cuando el cheque es emitido computacionalmente, no requiere posterior digitación al mayor

contable, por cuanto internamente el sistema computacional lo registra, sistema de bancos, una
vez aplicadas
-Los egresos y cheques, son emitidos en forma manual cuando la cuenta corriente designada
para el pago por Departamento de Finanzas, no cuenta con emisión computacional del
documento. En este caso una vez que el Tesorero, emite documento lo digita a sistema de
bancos y lo envía a Contabilidad para digitación al mayor y tramitación de firmas que
correspondan.
-Los pagos se efectúan en forma semanal y de preferencia, los días viernes, según
requerimientos recibidos desde las plantas y Oficina Central Santiago.
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Código :
Edición : 1.0
DE Vigencia :
- La emisión de egresos, cheques o transferencias se efectúan a partir de las siguientes

situaciones concretas:
1. Pago a Proveedores
2. Otros Pagos
3. Pagos a Productores
4. Pagos de Remuneraciones
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Edición : 1.0
DE Vigencia :
C. MAPA GENERAL DEL PROCESO TESORERIA
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Edición : 1.0
DE Vigencia :
D. PROCESOS DE TESORERÍA
1. PROCESO PAGOS A PROVEEDORES
Diagrama de actividades
01-10-2014 6
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Edición : 1.0
DE Vigencia :
Descripción de actividades
Actividad Recibe documentos para el pago ID actividad 101

Responsable Tesorería
Descripción Para la trasferencia electrónica a las cuentas corrientes de los proveedores:
-Tesorería recibe por parte del área de Contabilidad, facturas de proveedores

para su pago.
-Para los pagos en dólares, Tesorería sube nómina a la página web del Banco.
-Para los pagos en pesos, Contabilidad sube la nómina a la página web del
Banco. Informa a Tesorería para que efectúe el pago, según los documentos de
respaldos conformes.
-Los procesos relacionados al pago de proveedores, son realizados todos los días
lunes antes de las 17:00 horas.
Entrada -Facturas de proveedores Salida -Facturas de

proveedores revisadas
-Nóminas de pagos en pesos, dólares y
cheques. -Pagos en pesos, dólares
y cheques revisados
Tipo de actividad Manual Evento -Semanal
Actividad Emite Egreso para el pago ID actividad 102

Descripción
-Si la documentación física corresponde y la información ingresada a la página
web del Banco esta correcta, Tesorería coloca su V°B° en la página web del
Banco y emite egreso en el módulo XP de sistema Adam. Procede a entregar
documentación original y física para la firma de Gerencia.
-Si el pago es con cheques, Tesorería recibe las facturas y procede a girar los
cheques. Una vez listos y con V°B°, se entregan a Gerencia para su firma.
-Una vez firmados los documentos, vuelven a Tesorería para su pago.
-Los cheques son entregados a los proveedores los días miércoles y viernes,
debiendo traer la cuarta copia o cedible de las facturas, o de lo contrario no son
pagadas. Si son facturas electrónicas, se solicita la cuarta copia o cedible.
El documento donde se haya firmado el acuse de recibido.
Entrada -Facturas de proveedores revisadas -Comprobante de
Transferencia
-Pagos en pesos, dólares y cheques
revisados -Comprobante de
depósito y cheque
firmados
01-10-2014 7
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Edición : 1.0
DE Vigencia :
Actividad Devuelve facturas para archivo ID actividad 103

Descripción
-Una vez realizado los pagos, Tesorería devuelve las facturas con su respectivo
egreso a Contabilidad y el acuse de recibido.
Entrada -Facturas en dólares y pesos -Facturas en dólares y

autorizadas y firmadas pesos para archivo
-Facturas en cheques autorizadas y -Facturas en cheques

firmadas para archivo
-Egreso contable
01-10-2014 8
Código :
Edición : 1.0
DE Vigencia :
2. PROCESO PAGOS “OTROS PAGOS”
01-10-2014 9
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FORMULARIO DOCUMENTACION Edición : 1.0
DE Vigencia :
PROCESOS Página : Página 10 de
21
Actividad Recibe órdenes de otros pagos ID actividad 201

Descripción
-Tesorería recibe las tarjetas American Express, previamente autorizadas por
Gerencia de Administración y Finanzas.
-Tesorería recibe por parte de Contabilidad, rendiciones por consumos. Revisa y

da su V°B° y entrega a Gerencia para su firma.
-Tesorería recibe órdenes de pagos por concepto de “Otros Pagos” (Honorarios,

BL, Devolución de Gastos, Pólizas de Seguros, Pagos de Impuestos, etc.). Da su
V°B° y entrega a Gerencia para su firma.
-Tesorería recibe solicitud de financiamiento para los requerimientos de las

plantas. Envía solicitud de financiamiento a Gerencia para su firma.
-El plazo de recepción de órdenes de pago, es hasta el día lunes a las 12:00
horas, para que se cancelen el viernes de la misma semana.
Entrada -Órdenes de Pago Salida -Ordenes de Pagos
firmadas por Gerencia
-Rendiciones de Consumos
-Rendiciones de
-Solicitud de Financiamiento de Plantas. consumos firmadas por
Gerencia
-Solicitud de
Financiamiento firmada
por Gerencia
01-10-2014 10
Código :
DE Vigencia :
21
Actividad Efectúa el pago ID actividad 202

Responsable Tesorero
Descripción
-Tesorería realiza el pago de tarjetas American Express, con cheque, y emite
egreso. Una vez efectuado el pago, se aplica el egreso para que sea ingresado al
módulo Adam CC.
-Tesorería realiza el pago de las rendiciones de consumos, con cheque o

transferencia. Una vez efectuado el pago, se aplica el egreso para que sea
ingresado al módulo Adam CC.
-Tesorería envía financiamiento a plantas (remesa), según requerimiento, previa

firma de Gerencia de Administración y Finanzas Casa Matriz.
Entrada -Ordenes de Pagos firmadas por Salida -Egreso

Gerencia
-Comprobante de
-Rendiciones de consumos firmadas por Depósito o Transferencia
Gerencia
-Remesa de Valores a
-Solicitud de Financiamiento firmada por Planta
Gerencia
Actividad Devuelve documentos para archivo ID actividad 203

Responsable Tesorero
Descripción
-Tesorería devuelve a Contabilidad documentos de pago para archivo.
Entrada -Egreso Salida -Documentos de

respaldos archivados
-Comprobante de Depósito o
Transferencia
-Remesa de Valores a Planta
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Código :
DE Vigencia :
21
3. PROCESO PAGOS PRODUCTORES
01-10-2014 12
Código :
DE Vigencia :
21
Actividad Recibe orden de pago de Productores ID Actividad 301

Descripción -Tesorería recibe orden de pago emitida por parte del Departamento de
Productores.
-Tesorería revisa condiciones de la orden de pago recibida.
Entrada -Orden de Pago Productores Salida -Orden de Pago

Productores revisada
Tipo de actividad Manual Evento Semanal
Actividad Efectúa Financiamiento ID Actividad 302

Descripción -Efectúa estimación del monto a financiar para el pago a los productores, y solicita
firma de Gerencia de Administración y Finanzas. Una vez firmada, vuelve a
Tesorería para su pago.
Entrada -Orden de Pago Productores revisada Salida -Orden de Pago firmada

por Contador General y
Gerencia de
Administración y
Finanzas
01-10-2014 13
Código :
DE Vigencia :
21
Actividad Emite egreso ID Actividad 303

Descripción -Tesorería emite cheque o transferencia electrónica, para pagos en pesos o
dólares según corresponda, y egreso según la orden de pago y envía a
Departamento de Productores, para su revisión.
-Departamento de Productores revisa la emisión del cheque y egreso. Si está

correcto, da su V°B°.
-Una vez revisado, Tesorería entrega documentos a Gerencia para su firma, tanto
para pagos en cheques como con transferencias.
Entrada -Orden de Pago de Productores Salida -Cheque firmado por
Revisada Gerente de
Administración y
Finanzas
-Egreso firmado por

Gerente de
Administración y
Finanzas
-V°B° transferencia
electrónica.
Actividad Efectúa el Pago ID Actividad 304

Descripción -Una vez firmada por parte de la Gerencia, Tesorería realiza el depósito del pago
en la cuenta corriente del productor.
-Una vez pagados, se aplica el egreso para ingresarlo en módulo Adam CC.
Entrada -Cheque firmado por Gerente de Salida -Comprobante de Pago y

Administración y Finanzas respaldos
-Egreso firmado por Gerente de

Administración y Finanzas
01-10-2014 14
Código :
DE Vigencia :
21
4. PROCESO PAGOS DE REMUNERACIONES
01-10-2014 15
Código :
DE Vigencia :
21
Actividad Realiza Financiamiento ID Actividad 401

Descripción
-Tesorería recibe nómina de remuneraciones previamente autorizada por
Gerencia General, y otorga su V°B°.
Entrada -Nómina para pago de remuneraciones Salida -Nómina para pago de

remuneraciones revisada
Actividad Emite documento para pago ID Actividad 402

Descripción
-Tesorería emite cheque y egreso para el pago de las remuneraciones y solicita la
firma a la Gerencia.
Entrada -Nómina para pago de remuneraciones Salida -Egreso

revisada
-Cheque nominativo
Actividad Efectúa el Pago ID Actividad 403

Descripción
-Una vez firmado el cheque, se procede a enviar el documento a depósito.
-Una vez realizado el depósito, envía comprobante de depósito y respaldos a

Contabilidad, para su archivo. Una vez aplicado el egreso en Tesorería, este
queda ingresado en módulo Adam XP..
Entrada -Egreso Salida -Comprobante de

Depósito y respaldos
-Cheque nominativo
01-10-2014 16
Código :
DE Vigencia :
21
5. PROCESO INGRESOS
01-10-2014 17
Código :
DE Vigencia :
21
Actividad Emite Ingreso – Mercado Interno ID actividad 501

Descripción
-Tesorería recibe de Mercado Interno los siguientes documentos: Cheque por
Pago con Facturas a Clientes a fecha y al día; Correo electrónico de las plantas,
con cheque a fecha adjunto; Abonos en cuenta corriente de Unifrutti por parte de
los clientes.
- Tesorería recibe remesa por ingresos generados en el extranjero (ya sea con
cheque o transferencia electrónica). Tesorería obtiene esta información de los
movimientos en las cartolas de las cuentas corrientes en dólares.
-Tesorería recibe otros ingresos por conceptos de: devolución de rendiciones de

gastos, abonos por préstamos realizados, etc.
-Por todos estos conceptos, Tesorería emite comprobante de ingreso y envía a

Gerencia para su firma.
Entrada Correo electrónico con documentos Salida Comprobante de Ingreso

adjuntos de Tesorería
Actividad Deposita los valores ID actividad 502

Descripción -Al día siguiente de recibido los pagos, se envían los valores a depósito al Banco
Entrada Comprobante de Ingreso de Tesorería Salida Colilla depósito en

Banco.
Comprobante de Ingreso
de Tesorería revisado
01-10-2014 18
Código :
DE Vigencia :
21
Actividad Ingreso a módulo Adam/CC ID actividad 503

Descripción -Según comprobante de Ingreso de Tesorería aplicado y colilla de depósito del
Banco, queda ingresado en el módulo Adam/CC.
Entrada Comprobante de Ingreso de Tesorería Salida Comprobante contable,

revisado con sus respaldos
Colilla depósito en Banco.
Actividad Archiva documentos ID actividad 504

Descripción -Una vez emitido el voucher contable de ingreso, es revisado y visado por el Jefe
responsable y queda archivado en Tesorería.
Entrada Comprobante contable, con sus Salida Comprobante Contable

respaldos visado y respaldos
adjunto para archivo
01-10-2014 19
Código :
DE Vigencia :
21
6. CONCILIACIÓN BANCARIA
Actividad Conciliación Bancaria ID actividad 601

Descripción
-Tesorería realiza semanalmente la conciliación de todas las cuentas bancarias.
-Tesorería realiza diariamente la conciliación de las principales cuentas:
-Banco Santander en Pesos, Dólares y Euros

-Banco BCI en Pesos y Dólares
-Banco de Chile en Pesos y Dólares
-Banco Citi N.Y.
-Banco Corpbanca N.Y.
Entrada -Detalle de cuentas bancarias Salida -Conciliación Bancaria

Semanal y Diaria.
Tipo de actividad -Sistema Evento Por evento
01-10-2014 20
Código :
DE Vigencia :
21
E. PRINCIPALES MECANICAS CONTABLES DEL SUBSISTEMA DE TESORERIA CASA

MATRIZ
1. Movimiento de Remesas entre Casa Matriz y Sucursales y

Vice-versa
1.1 Remesas de Casa Matriz a Sucursales:
Según solicitud de remesa autorizada por Gerente de Finanzas, se emite cheque

o bien solicita al banco (Sólo si cuenta corriente de Sucursal, corresponde al
mismo banco de Casa Matriz) que haga el traspaso de fondos a través a carta.
En uno u otro caso el registro es:
--------------- x ---------------
01.03.02 al 01.20.02 Banco receptor
a 01.03.01 al 01.70.01 banco
(Banco con Sucursal en Santiago)
1. b Remesas Devueltas desde Planta:
Cuando planta no ocupa la totalidad de los fondos solicitados, sea por facturas no
cobradas, pagos retenidos, etc., planta devuelve estos fondos a Casa Matriz.
Esta operación se registra a la inversa de 1.1., quedando como sigue:
--------------- x ---------------
01.03.02 al 01.20.02 banco
a 01.03.01 al 01.20.02 banco
En uno u otro caso, el primer asiento corresponde a la parte que remesa los
fondos y el 2º asiento corresponde a la recepción de los fondos en el remitente.
1. c Ingresos por Ventas de Mercado Interno
Los dineros provenientes de las ventas que efectúa la planta en el mercado

interno, son depositados localmente y traspasados posteriormente a cuentas
corrientes bancarias de la Casa Matriz.
--------------- x ---------------
01.03.01 al 01.70.01 banco (Casa Matriz)
a 01.03.02 al 01.20.02 banco (Planta)
2. Cargos en Cuenta Corriente:
Según aviso del banco, confecciona comprobante de egreso manual registrando

el cargo como sigue:
--------------- x ---------------
81.01.01 Gastos Administración - Santiago
a 01.03.02 al 01.70.01 banco
01-10-2014 21

Procedimiento Tesorería Casa Matriz

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Esta sección contiene el Manual de Procedimientos Administrativos del área de Tesorería de la

El Manual del Subsistema de Tesorería, tiene los siguientes objetivos:

-Establecer procedimientos administrativos claros y uniformes para el control y procesamiento de

-Contribuir a la sistematización de los procedimientos administrativos de manejo, control y

3. CARACTERISTICAS GENERALES DEL SUBSISTEMA

- Para algunas cuentas corrientes existe emisión computacional de cheque y comprobante de

-Cuando el cheque es emitido computacionalmente, no requiere posterior digitación al mayor

- La emisión de egresos, cheques o transferencias se efectúan a partir de las siguientes

C. MAPA GENERAL DEL PROCESO TESORERIA

1. PROCESO PAGOS A PROVEEDORES

Actividad Recibe documentos para el pago ID actividad 101

-Tesorería recibe por parte del área de Contabilidad, facturas de proveedores

Entrada -Facturas de proveedores Salida -Facturas de

Tipo de actividad Manual Evento -Semanal

Actividad Emite Egreso para el pago ID actividad 102

-Una vez firmados los documentos, vuelven a Tesorería para su pago.

Tipo de actividad Manual Evento -Semanal

Actividad Devuelve facturas para archivo ID actividad 103

Entrada -Facturas en dólares y pesos -Facturas en dólares y

-Facturas en cheques autorizadas y -Facturas en cheques

Tipo de actividad Manual Evento -Semanal

2. PROCESO PAGOS “OTROS PAGOS”

Actividad Recibe órdenes de otros pagos ID actividad 201

-Tesorería recibe por parte de Contabilidad, rendiciones por consumos. Revisa y

-Tesorería recibe órdenes de pagos por concepto de “Otros Pagos” (Honorarios,

-Tesorería recibe solicitud de financiamiento para los requerimientos de las

Tipo de actividad Manual Evento -Semanal

Actividad Efectúa el pago ID actividad 202

-Tesorería realiza el pago de las rendiciones de consumos, con cheque o

-Tesorería envía financiamiento a plantas (remesa), según requerimiento, previa

Entrada -Ordenes de Pagos firmadas por Salida -Egreso

Tipo de actividad Manual Evento -Semanal

Actividad Devuelve documentos para archivo ID actividad 203

Entrada -Egreso Salida -Documentos de

-Remesa de Valores a Planta

Tipo de actividad Manual Evento -Semanal

3. PROCESO PAGOS PRODUCTORES

Actividad Recibe orden de pago de Productores ID Actividad 301

-Tesorería revisa condiciones de la orden de pago recibida.

Entrada -Orden de Pago Productores Salida -Orden de Pago

Tipo de actividad Manual Evento Semanal

Actividad Efectúa Financiamiento ID Actividad 302

Entrada -Orden de Pago Productores revisada Salida -Orden de Pago firmada

Tipo de actividad Manual Evento Semanal

Actividad Emite egreso ID Actividad 303

-Departamento de Productores revisa la emisión del cheque y egreso. Si está

-Egreso firmado por

Tipo de actividad Manual Evento Semanal

Actividad Efectúa el Pago ID Actividad 304

Entrada -Cheque firmado por Gerente de Salida -Comprobante de Pago y

-Egreso firmado por Gerente de

Tipo de actividad Manual Evento Semanal

4. PROCESO PAGOS DE REMUNERACIONES

Actividad Realiza Financiamiento ID Actividad 401

Entrada -Nómina para pago de remuneraciones Salida -Nómina para pago de

Tipo de actividad Manual Evento Semanal

Actividad Emite documento para pago ID Actividad 402

Entrada -Nómina para pago de remuneraciones Salida -Egreso

Tipo de actividad Manual Evento Semanal

Actividad Efectúa el Pago ID Actividad 403

-Una vez realizado el depósito, envía comprobante de depósito y respaldos a

Entrada -Egreso Salida -Comprobante de