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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA


UNIDAD CULHUACÁN

SEMINARIO DE TITULACIÓN
“ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS”

T E S I N A
“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA
TURÍSTICA, S.A.”

Q U E P R E S E N T A N :
PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

LICENCIADO EN CONTADURÍA
ARMANDO CAAMAL TUZ
KENNEDY CADENAS ALVAREZ

LICENCIADO EN INFORMÁTICA
GERARDO DE JESUS PAT OJEDA

LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
JOSÉ HERNANDEZ RAMIREZ

C O N T A D O R P Ú B L I C O
MARIA EUGENIA PÉREZ RODRIGUEZ

VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/23/09
CANCÚN, Q. ROO A 21 DE FEBRERO DE 2010
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA
UNIDAD CULHUACAN

TESINA

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO POR LA OPCIÓN DE TITULACIÓN SEMINARIO EN


ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

PRESENTAN:

ARMANDO CAAMAL TUZ


LICENCIADO EN CONTADURÍA

GERARDO DE JESUS PAT OJEDA


LICENCIADO EN INFORMÁTICA

KENNEDY CADENAS ALVAREZ


LICENCIADO EN CONTADURIÁ

JOSE HERNANDEZ RAMIREZ


LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN

MARÍA EUGENIA PEREZ RODRIGUEZ


CONTADOR PÚBLICO

“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA


EMPRESA TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.”

1. MARCO REFERENCIAL
2. ESTUDIO DE MERCADO
3. PLANEACIÓN DEL PROYECTO
4. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO
5. EVALUACIÓN DEL PROYECTO

VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/23/09

Cancún, Quintana Roo a 21 de febrero de 2010

M. en C. EDNA CARLA VASCO MENDEZ ING. AMPARO BAÑUELOS DURAN


Directora del Seminario Asesora

ING. ARACELI LETICIA PERALTA MAGUEY


Jefa de Carrera de Ingeniería Mecánica
AGRADECIMIENTOS

A DIOS

Por ser mi razón de ser, por permitirme vida


y salud para llegar hasta este momento tan
importante de mi vida y concederme lograr
otra meta más en mi carrera profesional.

A MIS PADRES
Este logro es suyo también, gracias por su
apoyo incondicional, por creer en mi, y que
con su ejemplo de perseverancia a base de
sacrificio, esfuerzo y trabajo, ahora puedo
decir sin ninguna equivocación, que todo es
posible, cuando así nos lo proponemos.
A MI ESPOSA(O) E HIJOS

Ustedes son lo mas importante de mi vida,


con este logro espero no solo lo igualen, sino
que lo superen, tomando en cuenta que con
esfuerzo y ganas todo es posible, gracias por
permitirme quitarles parte del tiempo que
debí estar con ustedes.
A MIS PROFESORES DEL
POLITÉCNICO Y TECNOLÓGICO.

Que me inculcaron los conocimientos


necesarios para mi desarrollo profesional
durante mi carrera, sin su ayuda y
paciencia no hubiera sido posible lograr
este objetivo.
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

ÍNDICE

RESUMEN…………………………………………………………………………. 1
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….. 2
a) Presentación del proyecto………………………………………………… 3
b) Planteamiento del problema……………………………………………… 3
c) Justificación………………………………………………………………… 3
d) Objetivo general……………………………………………………………. 4
e) Objetivos específicos……………………………………………………… 4
f) Alcance……………………………………………………………………… 4
g) Metas……………………………………………………………………...... 4
h) Misión…………………………………………………………………......... 5

CAPITULO 1. MARCO REFERENCIAL


1.1 La empresa…………………………………………………………………. 7
1.2 Definiciones de factura……………………………………………………. 11
1.3 Antecedentes de la factura electrónica………………………………….. 12
1.4 La facturación electrónica en México……………………………………. 15
1.4.1 Facturación electrónica en el ámbito fiscal…………………………....... 16
1.4.2 Comprobante fiscal digital………………………………………………… 16
1.5 Factura electrónica………………………………………………………... 17
1.5.1 Diferencia entre factura tradicional o impresa y la factura
electrónica………………………………………………………................. 18
1.5.2 Características principales de la factura electrónica…..……………….. 19
1.5.3 Beneficios y Ventajas………………………………………………………. 19
1.5.4 Beneficios de la factura electrónica ……………………………………... 20
1.5.5 Ventajas de usar facturas electrónicas contra las facturas en papel 21
1.5.6 Requisitos generales para facturar electrónicamente…………………. 21
1.5.7 Consideraciones para iniciar la emisión de facturas electrónicamente 23
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.5.8 Características que debe cumplir la aplicación que se utilice para


facturar electrónicamente ……………………………………………… 23
1.5.9 Addenda………………………………………………………………….. 24
1.5.10 Complemento…………………………………………………………… 24
1.6 Marco legal……………………………………………………………… 25
1.6.1 Requisitos de las facturas tradicionales o manuales……………….. 25
1.6.2 Requisitos de la factura electrónica ………………………………….. 29
1.6.3 Fundamento legal para facturar electrónicamente………………….. 31
1.6.4 Análisis de la legislación……………………………………………….. 34

CAPITULO 2. ESTUDIO DE MERCADO


2.1 Evaluación de las alternativas de facturación electrónica existentes
en el mercado………………………………………….……………….. 38
2.1.1 Desarrollar software propio……………………………………….…….. 39
2.1.2 Contratar un buró de emisión de facturas en línea……………….….. 40
2.1.3 Emitir las facturas electrónicas por medio del sistema automatizado
de administración………………………………………………………… 41

CAPITULO 3. PLANEACION DEL PROYECTO


3.1 Grafica de Gantt…………………………………………………………… 43

CAPITULO 4. EJECUCION Y CONTROL DEL PROYECTO


4.1 Actividad A Aplicar encuesta………………………………………….. 45
4.2 Actividad B Evaluación de las alternativas de facturación
electrónica existentes en el mercado…………………………………… 45
4.3 Actividad C Estudio del proceso interno del control de facturación 46
4.3.1. Proceso de emisión de facturas…………………………………………. 46
4.3.2. Costos………………………………………………………………………. 50
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

4.4 Actividad D Compilar información para satisfacer los requerimientos


legales…………………………………………........................................ 51
4.4.1. Contar con un certificado vigente de firma electrónica avanzada
FIEL…................................................................................................. 51
4.4.2. Contar con al menos un certificado de sello digital…………………… 63
4.4.3. Contar con un rango de folios asignado por el SAT…………………... 72
4.4.4. Contabilidad electrónica simultánea…………………………………… 74
4.4.5. Reporte de folios electrónicos utilizados……………………………...... 75
4.5. Actividad E Seleccionar la solución tecnológica para implementar la
facturación electrónica en la empresa……………………………......... 76
4.6 Actividad F Determinar los recursos tecnológicos y humanos que
requiere el nuevo proceso……………………………………………...... 80
4.6.1. Recursos tecnológicos…………………………………………………… 80
4.6.2. Recursos Humanos necesarios para la implementar el nuevo
proceso…………………………………………………………………….. 81
4.7 Actividad G Definición de las nuevas actividades del personal…...... 83
4.8 Actividad H Establecer controles de supervisión del nuevo
proceso…………………………………………………………………...... 86

CAPITULO 5. EVALUACIÓN DEL PROYECTO


5.1 Evaluación de resultados………………………………………………… 87
5.1.1. Beneficios………………………………………………………………...... 87
5.1.2. Ventajas……………………………………………………………………. 88

CONCLUSIONES………………………………………………………………… 90
GLOSARIO….…………………………………………………………………...... 93
PÁGINAS WEB…………………………………………………………………… 94
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………… 95
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

RESUMEN

La propuesta que a continuación se describe, consiste en el desarrollo e


implementación de la factura electrónica. El cual será un material de trabajo y a la vez
de apoyo a la empresa si opta por emitir facturas electrónicas. De tal manera que la
información este disponible en el momento que se requiera. El proyecto abarca desde
el análisis hasta la implementación.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

INTRODUCCIÓN

En el siguiente proyecto abordaremos un tema que en el último tiempo ha cobrado


suma importancia, debido al impacto que provocará en las actividades comerciales y
tributarias de las empresas y personas físicas en nuestro país. El proyecto al que nos
referimos es la implementación de la Facturación Electrónica.

En este trabajo estudiaremos el proceso de facturación que emplea la empresa


TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A., a fin de detectar los problemas, errores y
necesidades que existen en su proceso y propondremos una alternativa para
solucionarlos.

Analizaremos los recursos humanos, materiales y económicos, que se emplean al llevar


a cabo los trabajos del área de facturación, con el objetivo de proponer para su
implementación el proceso de facturación electrónica en la empresa.

Al llevar a cabo esta propuesta se citarán los preceptos legales que regulan a la
facturación electrónica en México.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

a) Presentación del proyecto

Sustitución del proceso de facturación tradicional por la implementación de la


facturación electrónica en la empresa TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

b) Planteamiento del problema

Ante el panorama de crisis actual en el país misma que las empresas se encuentran
atravesando y la constante necesidad de ahorrar presupuesto y optimizar procesos
para seguir siendo competitivos TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A. manifestó su
deseo de implementar la facturación electrónica que propone como alternativa de
comprobación de operaciones el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México.

Por lo tanto los problemas planteados por parte de los encargados de la facturación
tradicional consisten en los altos costos que erogan para el envío de facturas a sus
clientes foráneos, consideran que los procesos actuales no son eficientes del todo y
desean anticiparse a los futuros requerimientos del SAT.

c) Justificación.

Al implementar la facturación electrónica se mejorarán los servicios proporcionados


convirtiéndola en una empresa vanguardista en el uso de tecnologías digitales, y lograr
con esto ser competitiva frente a otras empresas similares, permitiéndole permanecer
como una de las transportadoras turísticas líderes en el mercado

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

d) Objetivo general

Asesorar a la empresa TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A. para migrar su proceso


actual de facturación manual a la automatización mediante la implantación de la
facturación electrónica.

e) Objetivos específicos

• Evitar la duplicidad de funciones


• Disminuir tiempo en el proceso de facturación y cobranza
• Reducir costos en lo envíos de las facturas nacionales e internacionales
• Generar información oportuna para la toma de decisiones

f) Alcance

Enfocado exclusivamente al proceso de facturación actual en la empresa


TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A., ubicada en la ciudad de Cancún, Q. Roo. Sin
embargo la facturación electrónica es aplicable para cualquier tipo de empresa
cualquiera que sea su actividad comercial.

g) Metas

Implementar en forma exitosa este nuevo proceso en la empresa TRANSPORTADORA


TURISTICA, S.A. en un plazo no mayor a 12 días.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

h) Misión

Lograr la satisfacción de los clientes utilizando las herramientas tecnológicas de


vanguardia en la emisión de las facturas, para proporcionar un mejor servicio de calidad
de acuerdo a sus necesidades disminuyendo los costos y aumentando el margen de
utilidad.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.

CAPITULO 1

MARCO REFERENCIAL
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

En los últimos 13 años, pese a los embates climáticos y los ataques terroristas que
afectaron a Estados Unidos, principal emisor de turistas a Cancún, el estado de
Quintana Roo no solo mantuvo, sino que vio crecer el número de llegadas de visitantes
a un ritmo superior al resto de México, el Caribe, América Latina y el mundo.

A pesar de que el sector turismo es vulnerable a los cambios socioeconómicos y


naturales, es una actividad que sigue creciendo. Prueba de ello es la tendencia al
incremento en llegadas por turismo en los principales destinos del mundo.

Durante el periodo 1995-2008, a pesar de las macro afectaciones referidas, el


porcentaje promedio anual de crecimiento más alto fue el de Quintana Roo con 11.4 por
ciento, cuando el porcentaje promedio del turismo a nivel mundial fue de 4.3 por ciento.

Cancún alcanzó un promedio de crecimiento de 3.8 por ciento, porcentaje superior al


del continente americano, que fue del 2.4 por ciento; al del Caribe en su conjunto que
fue de 2.6 por ciento; y al resto de México, de apenas un 1 por ciento.

De este modo se resalta que la dinámica del turismo de Quintana Roo en la región, está
por arriba del incremento del turismo mundial, y por ello enfocamos nuestro proyecto en
una empresa del sector turismo.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.1 LA EMPRESA

TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A. es una empresa mexicana constituida en 1996,


ubicada en la ciudad de Cancún, estado de Quintana Roo, al sureste de la república
mexicana e integrada por dos socios capitalistas.

Su objeto social consiste en la transportación terrestre de turistas principalmente entre


el aeropuerto internacional de Cancún y hacia los diferentes hoteles ubicados en las
zonas de Cancún, Playa del Carmen y el corredor turístico denominado Riviera Maya,
también proporciona el servicio desde los hoteles y hacia los diferentes atractivos de la
zona.

Los servicios proporcionados son solicitados vía correo electrónico en su mayoría por
agencias de viajes nacionales y extranjeras con anticipación, por lo tanto los recorridos
pueden ser compartidos o privados según los itinerarios.

Los servicios se llevan a cabo a través de diferentes medios, siendo estos desde
automóviles compactos, autobuses y hasta el servicio de limusinas para el segmento de
gran turismo.

La empresa reporta ingresos de $22´000,000.00 (veintidós millones de pesos) anuales


promedio.

Sus operaciones las realiza con 70 diferentes clientes a nivel nacional e internacional,
conservando la sede de su corporativo en la ciudad de Cancún.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A. cuenta con la siguiente estructura


organizacional plasmada en el siguiente organigrama, los puestos resaltados son los
involucrados en la emisión de las facturas.

Figura 1. Organigrama de la empresa TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

Los departamentos conocen a la perfección sus procesos y actividades, estas se


realizan utilizando controles establecidos por medio de la experiencia del personal, por
lo tanto no cuentan con un manual de operaciones y procedimientos, manifestando una
desventaja de trabajar de esta forma es que muchos de estos procesos aún los
ejecutan de manera manual a pesar de contar con la tecnología que pudieran ayudarlos
a optimizarlos, por consiguiente se cometen errores o trabajos repetitivos mismos que
mencionaremos más adelante.

El promedio total de facturas por cliente es de 3.5 facturas por cada uno de ellos, esto
no significa que sea el número de servicios proporcionados, ya que en las facturas se
pueden incluir varios recorridos o servicios, según sea el caso.

Para la elaboración de las facturas se lleva un control manual por parte del personal de
facturación. Primeramente la persona encargada de todo el tráfico del día recibe los
cupones de servicio entregadas por los conductores de las diferentes unidades de
transporte, este a su vez elabora un listado con los servicios proporcionados y se la
entrega a la persona encargada de cuentas por cobrar, mediante esta lista se obtiene
el número de operaciones que se realiza con cada uno de ellos y se elaboran las
facturas, las facturas emitidas al mes por la empresa es de 250 para toda su cartera de
clientes, posteriormente se da una segunda revisión a los cupones contra las facturas
que elaboró y así de esta forma evitan caer en omisiones o duplicidad en la facturación
de los servicios.

Una vez elaboradas las facturas el personal de facturación realiza la entrega física a los
clientes para su revisión, esta entrega se hace de acuerdo a los horarios y días
establecidos por cada cliente.

Actualmente la empresa tiene contemplado contratar más personal para realizar la labor
de entrega (mensajero).

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

En ocasiones los clientes locales no coinciden con el día y hora que indican para la
recepción de los documentos, por lo que muchas veces la empresa incumple en el
horario o peor aún en el día establecido.

Con los clientes foráneos, nacionales e internacionales sucede algo similar, para ello la
empresa contrata el servicio de mensajería, ocasionando otro tipo de riesgos en la
entrega citando como ejemplo el extravío de documentos, demora en la entrega,
errores de destinatario, etc., y si después de presentadas las facturas se regresan por
existir algún error en su elaboración, se retrasa aún más el cobro afectando
financieramente a la empresa.

En lo referente a costos la empresa nos reporta por medio del contador general, en
base a los datos de sus estados financieros, un gasto aproximado para su proceso de
facturación de la siguiente forma:

COSTO EMISIÓN DE FACTURAS INCLUYENDO CONSUMIBLES $ 2,000.00


SUELDOS Y SALARIOS DEL PERSONAL (2 PERSONAS) $18,000.00
GASTOS INDIRECTOS CLIENTES NACIONALES $ 3,000.00
GASTOS INDIRECTOS CLIENTES INTERNACIONALES $ 7,500.00

TOTAL $30,500.00

Por lo tanto la empresa reconoce que el proceso de facturación de la manera tradicional


o manual presenta algunos inconvenientes y problemas internos que ocasionan
perdidas económicas, de tiempo y refleja una imagen de falta de seriedad y
desprestigio hacia los clientes, estos inconvenientes afectarían a mediano plazo si
estos deciden continuar con los servicios que se les ofrecen, ya que en el mercado
existen competidores con servicios similares.

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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.2 Definición de Factura

Es un documento tributario que registra las transacciones de compra y venta de bienes


y/o servicios, su utilización es de carácter obligatorio en toda transacción comercial,
realizado entre los contribuyentes en México.

La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia del dominio de los bienes, la
entrega en uso o la prestación de servicios, desde la empresa vendedora a un tercero.

La factura genera derechos y obligaciones; derechos por cuanto la parte compradora


obtiene el dominio del bien o servicio y la parte vendedora la obligación de entregar el
bien o servicio y el derecho a cobrar un importe por esto.

Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un


servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario
receptor (el comprador).

Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el


receptor de la factura.

Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se


registra su emisión.

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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.3 Antecedentes de la Factura Electrónica

La comunicación por medios electrónicos ha venido desarrollándose en forma


vertiginosa, de forma tal que no puede pensarse que un negocio o persona no esté en
contacto directo o indirecto con esta tecnología, utilizada en escuelas, hospitales,
gobierno, instituciones públicas y privadas, etc.

En sus inicios, los medios electrónicos se empleaban exclusivamente para enviar o


recibir información, como el EDI (Electronic Data Interchange), que consiste en una
infraestructura para aplicaciones informáticas de empresas y asociaciones comerciales
donde se intercomunican datos o documentos normalizados entre las aplicaciones
informáticas de asociaciones o sectores previamente definidos; otro de los primeros
proyectos electrónicos fue el Arpanet (Advanced Research Project Agency), proyecto
experimental desarrollado en 1969 que enlazaba las computadoras y redes informáticas
de los servicios militares, los contratistas de la defensa y los laboratorios universitarios
dedicados a la investigación relacionada con el ámbito militar.

En 1986, la National Science Fundation (NSF) desarrolló una red para que los
investigadores tuvieran acceso a nuevos sitios, así como para proporcionarles un medio
más rápido para la transmisión de datos entre sitios; se distribuyeron por todo Estados
Unidos a fin de reducir la distancia entre cada unidad participante y el sitio más
cercano.

En ese mismo país, la NASA y el Departamento de Energía desarrollaron también redes


de alta velocidad para sus investigaciones y su personal. La red de la NSF se convirtió
en el puntal de Internet (NSFNET); en la actualidad, a esta red se le conoce como
Internet.

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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

Este sistema consiste en la transferencia de datos entre una computadora cliente y


servidor a una computadora anfitriona; la computadora cliente hace una petición de
datos y la computadora anfitrión responde o sirve a esta petición; la computadora
anfitrión por lo general está conectada a la red durante las 24 horas de día.

En sus inicios, Internet no se mostraba muy amigable con los usuarios, a pesar de tener
un rico contenido de información; sin embargo, en 1993 se desarrolló la tecnología
WEB, que dio pie a la World Wide Web (WWW), la cual fue diseñada en el laboratorio
europeo de física de partículas(CERN) en Suiza; de esta manera, Internet se hizo más
cómodo para los usuarios al tener éstos acceso a una amplia variedad de datos en
cualquier parte del mundo; la WWW contiene un enorme número de sitios Web que son
una colección de documentos Web, los cuales normalmente son una página doméstica,
que puede a su vez enlazarse con otras personas.

La apertura económica, el desarrollo de estas nuevas tecnologías y la creatividad


humana, han llevado a que Internet no sólo sirva para intercambiar información entre
diferentes personas o entidades, que a su vez puedan estar al lado de una oficina, en
una calle o hasta el otro lado del mundo, sino a la realización de operaciones
mercantiles de distinta índole, entre las que se encuentra la compra y venta de bienes
materiales o bienes intangibles, la prestación de servicios de distinta índole, una simple
asesoría o detalles de publicidad e incluso la transferencia de conocimientos,
agrupados con el nombre de “Negocios Electrónicos” o “e Business”.

Las formas en que se realizan los negocios electrónicos son diversos, dependiendo del
objetivo y de las necesidades de las partes involucradas. Derivado de lo anterior, es
indudable que Internet es una herramienta que puede apoyar a desarrollar el comercio
electrónico; sin embargo, este tipo de comercio requiere de reglas jurídicas claras y de
un sistema seguro con el objetivo primordial de evitar los abusos y eliminar los fraudes.

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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

La historia de la Factura Electrónica data desde 1997 fecha en que un organismo


llamado EAN/UCC (ahora GS1) realizó el diseño del "mapa" de la Factura Electrónica.
En el año 2005 y gracias al impulso de la Asociación Mexicana de Estándares para el
Comercio Electrónico (AMECE), la Factura Electrónica se considera un Comprobante
Fiscal Digital con validez ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), tras la
adopción de código de barras (en los años 90), llegó la necesidad de darle validez legal
a las transacciones electrónicas”. En 1997 arrancó el proceso de reformar leyes como
los códigos Civil, Mercantil y Penal y validar jurídicamente documentos electrónicos.

Experiencia en otros países: en la actualidad la facturación electrónica viene


aplicándose en forma exitosa en muchos países poniendo como ejemplos:

Estados Unidos: es de los pioneros en esta materia; en el año 2004 el 35% de las
empresas emitían facturas en forma electrónica, las encuestas indican que este
sistema les ha ayudado a incrementar su productividad.

Chile: este país implementó los comprobantes fiscales digitales en 2003, en ese año el
10% de las empresas los emitían y para el 2004 se incrementó 21% adicional.

Unión Europea: de los países que conforman la Unión Europea, desde 2003 España es
de los primeros que instrumentó en su legislación la emisión de los comprobantes
referidos, para el año 2005 el 50% de las facturas ya eran producidas y enviadas en
forma electrónica.

Asimismo, los países de esta unión acordaron que para el 1o. de enero de 2004, todos
debían tener una legislación especial para la emisión y envío de facturas.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.4 La facturación electrónica en México.

Actualmente el gobierno mexicano en todos sus niveles esta impulsando un plan de


modernización en sus diferentes dependencias y secretarías, la cual se está
materializando a través de una reforma tecnológica que pretende acercar las
tecnologías de información a todos los mexicanos promoviendo su masificación desde
las nuevas generaciones, para poder hacerlo perdurable en el tiempo.

Esta iniciativa se ha dirigido a niños, jóvenes y maestros, para que lideren esta nueva
era tecnológica a través de diferentes proyectos pudiendo citar la utilización del Internet
en las aulas escolares.

Una de las bondades de Internet es que permite agilizar el envío y recepción de


información, de todo tipo ya sean datos, imágenes, música, entre otros. Internet
también ha generado nuevas herramientas para la operación de las empresas,
permitiéndoles ser más productivas y tener información del negocio como inventarios,
ventas, indicadores de la competencia, con mayor facilidad, la introducción de la
sociedad y de las empresas en estas nuevas tecnologías de información constituye un
factor de incremento de la productividad con resultados destacados principalmente en
la pequeña y mediana empresa.

Ante este panorama se pretende aprovechar el particular momento de innovación y


cambio cultural, en el marco de tecnologías de información, del que nuestro país debe
ser parte para poder crecer y aumentar la competitividad a nivel mundial.

Se puede decir sin ninguna duda que el Internet en estos momentos, es la principal
plataforma de comunicaciones a nivel mundial y ha sido una herramienta aun no
explotada en su totalidad para la realización y el desarrollo del comercio electrónico.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.4.1 Facturación Electrónica en el ámbito fiscal

Acorde con los objetivos del actual gobierno federal de modernizar la gestión de los
servicios públicos, disminuir la evasión tributaria e impulsar el desarrollo económico
utilizando Tecnologías de Información el Servicio de Administración Tributaria (SAT)
proporciona como opción a los contribuyentes el proceso de emitir Comprobantes
Fiscales Digitales entre ellos la Factura Electrónica.

1.4.2 Comprobante fiscal digital

Los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD por sus siglas) es el término que usa el SAT
para referirse a las Facturas Electrónicas y a otros tipos de comprobantes fiscales
electrónicos como lo son las Notas de Crédito Electrónicas, los Recibos de
Arrendamiento Electrónicos, Notas de Cargo Electrónicas y Recibos de Honorarios
Electrónicos.

Cada vez se escucha hablar más de la factura electrónica, que desde Mayo del 2004
fue aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que junto con
organizaciones como el Colegio de Notarios y la Barra de abogados fue aprobada como
un esquema de comprobación fiscal opcional para los contribuyentes.

Figura 2. Comprobantes fiscales Digitales

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.5 Factura electrónica

La factura electrónica, es un comprobante fiscal digital, consiste en un documento


electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las
facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la
integridad de su contenido.

La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales
en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas.

Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e


intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura


en papel.

A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en


lugar de un soporte físico como es el papel.

En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es
exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma
digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que
judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de
mayor prueba o confirmación que su propia existencia.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.5.1 Diferencia entre Factura tradicional o Impresa y la Factura Electrónica

Para poder diferenciar una factura tradicional de una factura electrónica es necesario
hacer mención que esta última no consiste de una imagen digitalizada o el escaneo de
una factura tradicional de papel ó en su caso una factura generada en un formato
electrónico por ejemplo Word, Excel o algún otro programa similar, sino que es un
archivo resultante de una sistema informático y que cumple con ciertos requisitos para
ser emitido entre estos la firma electrónica y un sello digital que la identifica como única.

Por lo tanto la factura electrónica es un archivo electrónico que sustituye a la factura


tradicional y que tiene un valor legal idéntico a esta, ambas sirven para comprobar la
realización de una transacción comercial entre un comprador y un vendedor,
comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago
correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el propio documento. Es utilizada por
el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y en las
auditorias internas, puede ser enviada, archivada y transmitida por medios electrónicos,
pero también es posible imprimirla bajo las especificaciones del SAT, en caso de que
así se requiera.

Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar
las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original
resultante que contiene la extensión XML. Según el SAT, las grandes empresas que
han optado desde un principio por emitir comprobantes fiscales digitales (CFD), sirven
como imán para que la cifra haya aumentado en forma gradual y constante para todo
tipo de empresas, en parte porque las compañías pioneras son promotoras de cambio
en las empresas con las que tienen relaciones comerciales, sin embargo, la factura
electrónica no es solo para las grandes empresas, también está al alcance de las
pequeñas y medianas (PYMES) y de personas físicas. Sus beneficios son indudables,
por lo que se prevé que poco a poco se extienda su uso.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.5.2 Características principales de la factura electrónica

Utiliza tecnología digital para ser generada, procesada, transmitida y almacenada.


Además, maneja estándares de seguridad aprobados por el SAT que garantizan que el
comprobante es auténtico, íntegro, único y que será aceptado igual que el comprobante
fiscal impreso.

El formato digital también garantiza que no puede ser modificado o violado, falsificado
o repetido, ya que al generarlo se valida el folio, número de aprobación y vigencia del
certificado de sello digital.

1.5.3 Beneficios y Ventajas

A continuación se presenta información sobre beneficios y ventajas que tiene emitir bajo
el esquema de factura electrónica.

La estimación de beneficios para las empresas que ya emiten comprobantes fiscales al


día de hoy, hablan de ahorros de alrededor del 80% según el SAT en costos de
operación y almacenamiento de los comprobantes para efectos fiscales.

Las ventajas de oportunidad con sus clientes dependerán de los servicios y creatividad
de las empresas que opten por implementar este esquema.

Algunos de las ventajas y beneficios inmediatos, se mencionaran mas adelante para


que en base a estos, se pueda tener una mayor claridad entre lo que ofrece un
comprobante tradicional y un comprobante digital.

19
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.5.4. Beneficios de la factura electrónica

En principio, es más barato producir facturas electrónicas y entregarlas a los clientes


que mandarlas a hacer con un impresor autorizado, tenerlas guardadas (con el riesgo
de que caduquen) hasta que son usadas.

Esto es un gran beneficio para pequeñas empresas y profesionistas con bajo volumen
de facturas.

Bajo el formato electrónico, las facturas se crean bajo demanda, cada vez que son
necesarias y pueden ser enviadas por correo electrónico o imprimirse al instante para
ser entregadas al cliente.

Lo anteriormente señalado puede representar un enorme ahorro en sobres, papelería,


mensajería.

De igual manera puede beneficiar a pequeñas y medianas empresas para disminuir sus
costos.

Finalmente, para muchas empresas facilita el control de documentos lo que se traduce


en una mejora de servicio a clientes.

Otros beneficios son la disminución de errores en la información en las facturas. Debido


a que el SAT pide como requisito que el contribuyente tenga un sistema electrónico
administrativo-contable que le permita guardar registros de clientes y productos, la
información solo se captura una vez y esto favorece tanto la rapidez en la elaboración
de la factura electrónica como en la disminución de errores.

20
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

1.5.5 Ventajas de usar facturas electrónicas contra las facturas en papel

Para todos aquellos que tienen sistemas electrónicos de contabilidad, les ayuda en la
conciliación contable dada su integración automática y permite ahorros en procesos
administrativos. Se simplifica la creación de facturas y entrega a clientes.

Entre más facturas electrónicas se realicen, más ahorro se obtiene. Utiliza el Internet
para ser enviado y por consecuencia, puede ser visto desde cualquier computadora
conectada a Internet. Y finalmente, el almacenamiento ahora es electrónico y no en
papel.

1.5.6 Requisitos generales para facturar electrónicamente.

Las personas físicas y morales que opten por emitir facturas electrónicas, deben cumplir
con los siguientes requisitos mínimos:

• Contar con un certificado vigente de firma electrónica avanzada.

• Contar con al menos un certificado de sello digital

• Contar con un determinado rango de folios asignados por el SAT

• Que al asignarse el folio, y en su caso serie, se registre de manera electrónica y


automática en la contabilidad, al momento de la emisión del comprobante fiscal
digital la referencia exacta de la fecha, hora minuto y segundo, en que se generó
el comprobante fiscal digital conforme al formato señalado en el Anexo 20 de
esta Resolución.

21
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

• Reportar mensualmente la información de las facturas emitidas utilizando la


aplicación SICOFI

Obligatoriedad de facturar electrónicamente. Adoptar el esquema de facturación


electrónica en el ámbito fiscal es completamente opcional.

Sin embargo, de acuerdo a la Reforma Fiscal 2010, los Comprobantes Fiscales


Digitales serán obligatorios para 2011 en comprobantes con montos mayores a
$2,000.00

Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales no pueden
expedir otro tipo de comprobantes fiscales, a menos que se trate de contribuyentes que
dictaminen sus estados financieros.

Esto significa que un contribuyente que no dictamina sus estados financieros y opta por
la emisión de comprobantes fiscales digitales, a partir de ese momento TODOS LOS
COMPROBANTES FISCALES que emita (facturas, notas de crédito, notas de débito,
recibos de honorarios, recibos de donativos, etc.) deberán ser DIGITALES.

22
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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1.5.7 Consideraciones para iniciar la emisión de facturas electrónicamente

• Los requisitos y obligaciones que se deben cumplir ante la autoridad para


proceder a emitir Comprobantes Fiscales Digitales.
• Que los procesos de la organización hayan sido revisados para determinar los
cambios derivados de las nuevas condiciones de operación que implica trabajar
con Comprobantes Fiscales Digitales (factura electrónica, notas de crédito, etc.)
• Que se cuente con un sistema de cómputo capaz de emitir Comprobantes
Fiscales Digitales, incluyendo los controles y generación de información que la
autoridad requiere.

1.5.8 Características que debe cumplir la aplicación que se utilice para facturar
electrónicamente

Se requiere una aplicación que haga lo siguiente:

• Administración del certificado de sello digital de la empresa.


• Manejo y control de folios asignados por el SAT.
• Generación del CFD (Comprobante Fiscal Digital) de acuerdo a las
disposiciones.
• Entrega del CFD al cliente, envío en formato xml o impresión.
• Generación de reporte mensual para el SAT.
• Registro contable del movimiento.

Lo más importante, es que todos los procesos anteriores se realicen cumpliendo con las
disposiciones fiscales vigentes.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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1.5.9 Addenda

La addenda es un elemento de la factura electrónica, que el SAT ha puesto a


disposición de las empresas para que puedan agregar al comprobante datos que no
son relevantes en términos fiscales, pero que comercialmente sí lo son, por ejemplo
clave de proveedor, número de orden de compra, números de serie de los productos, el
lugar de entrega, etc.

Es importante mencionar que el contenido de la Addenda NO es considerado en la


generación de la Cadena Original ni en el Sello Digital del CFD, es decir, el contenido
de la Addenda no “participa” en el procesamiento de la información que le da validez al
CFD.

El contenido de la Addenda no esta regulado por el SAT, por lo que cada empresa
puede definir el contenido que mas le convenga en términos de estructura e
información, por lo que al día de hoy nos enfrentamos a la necesidad de cumplir
múltiples requerimientos de datos y formato de Adendas.

Generalmente el contenido y estructura de la addenda la establece el receptor de la


factura (cliente).

1.5.10 Complemento

Es un elemento de la factura electrónica que contiene información comercial, la cual, a


diferencia del Addenda, esta SÍ se encuentra regulada por el SAT en el Anexo 20 de la
RMF, publicada en el DOF en Diciembre de 2009 (2da Resolución de modificaciones a
la Resolución Miscelánea Fiscal para 2009).

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1.6 MARCO LEGAL

1.6.1 Requisitos de las Facturas tradicionales o manuales

Por lo que respecta a los comprobantes, la ley fiscal no distingue, únicamente establece
la obligación de expedir comprobantes fiscales, ahora bien, derivado de la práctica, los
comprobantes expedidos para documentar las enajenaciones efectuadas (acto
mercantil), es utilizada la factura, por lo que respecta a los honorarios cobrados por la
prestación de servicios (acto civil), es utilizado como comprobante, el recibo de
honorarios.

Existen diferentes tipos de comprobantes para efectos fiscales:

• Facturas
• Recibos de honorarios
• Recibos de arrendamiento
• Recibos de donativos
• Auto facturas
• Notas de cargo
• Notas de crédito
• Comprobante de pago a plazos
• Carta de porte

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Factura, recibo o nota, no importa el nombre con el que se les conozca, para efectos
fiscales a todos estos documentos se les denomina Comprobantes y están sujetos a
una serie de requisitos para que éstos tengan validez y produzcan efectos fiscales, los
cuales deben ser:

1. Impresos en los establecimientos que autorice la Secretaría de Hacienda y


Crédito Público
2. Señalar en forma expresa si el pago de la contraprestación que ampara se hace
en una sola exhibición o en parcialidades.
3. Importe total de la operación
4. Monto de los impuestos que se trasladan (cuando proceda)
5. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y
clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de quien los expida. Quienes
tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar el domicilio del local
o establecimiento en el que se expide el comprobante.
6. Contener impreso el número de folio.
7. Lugar y fecha de expedición.
8. Clave del RFC de la persona a favor de quien se expida.
9. Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.
10. Valor unitario consignado en número.
11. Importe total consignado en número o letra.
12. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se
realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de
importación.
13. Fecha de impresión, vigencia para la utilización y datos de identificación del
impresor autorizado.
14. Tratándose de comprobantes que amparen la enajenación de ganado, la
reproducción del hierro de marcar de dicho ganado, siempre que se trate de
aquél que deba ser marcado.

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15. La cédula de identificación fiscal o cédula de identificación fiscal provisional


reproducida en 2.75 cm. por 5 cm., con una resolución de 133 líneas/1200 dpi, la
cual deberá estar siempre legible.
16. La leyenda: "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un
delito en los términos de las disposiciones fiscales", con letra no menor de 3
puntos.
17. El RFC, nombre, domicilio y, en su caso, el número telefónico del impresor, así
como la fecha en que se incluyó la autorización correspondiente en la página de
Internet del SAT, con letra no menor de 3 puntos.
18. La fecha de impresión.
19. La leyenda: "Número de aprobación del Sistema de Control de Impresores
Autorizados" seguida del número generado por el sistema.
20. La leyenda: "Efectos fiscales al pago", en los casos en que ésta aplique.
21. La leyenda: "Impuesto retenido de conformidad con la Ley del Impuesto al Valor
Agregado", en los casos en que aplique.

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Figura 3. Factura tradicional

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1.6.2 Requisitos de la Factura electrónica

Una factura electrónica se ve como una factura tradicional una vez que se le da formato
a los datos. Hay sutiles diferencias, pero la más grande es que ahora incluye un
certificado de sello digital que valida el año de aprobación del SAT y valida el folio de la
factura. En otras palabras, ahora se pasa el control de la generación de la facturas al
usuario y no al impresor, por lo que el usuario es ahora 100% responsable ante la
autoridad.

Figura 4: Factura Electrónica

29
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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1. Número de Certificado de Sello Digital.

2. Sello Digital (elemento de seguridad en una factura que permite identificar si fue
alterada) Los sistemas de soluciones de Factura Electrónica, detectan
automáticamente si este Sello ha sido alterado y no permiten el paso de la
factura, a simple vista no se podría ver la alteración, pero el sistema es un filtro
que no permite la llegada de facturas alteradas o falsas.

3. Folio y, en su caso, serie electrónicos con su respectivo año y número de


aprobación.

4. Información específica del Código Fiscal de la Federación y Resolución


Miscelánea Fiscal

5. Formato electrónico:
• Regulado por el SAT para contener datos fiscales (XML).
• Regulado por AMECE para contener datos comerciales (XML o EDIFACT).

6. Cadena original (Secuencia de datos con la información contenida dentro de la


factura electrónica. La cadena original se forma de acuerdo a las reglas y orden
establecido por el SAT).

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1.6.3 Fundamento legal para facturar electrónicamente

La emisión de Comprobantes Fiscales Digitales se encuentra soportada en las


siguientes disposiciones:

• Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.


• Capítulo 1.2.11 de la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución
Miscelánea Fiscal para 2009 (21 Diciembre 2009).
• Anexo 20 del Diario Oficial de la Federación (21 Diciembre 2009).

Legislación en México en materia de comercio electrónico. México ha venido


desarrollando una legislación que permite ofrecer seguridad jurídica a los particulares
que realizan operaciones mercantiles mediante los medios electrónicos; así, se han
modificado una serie de ordenamientos legales que se comentan brevemente a
continuación:

Código de Comercio. Aprobado por la cámara de diputados y senadores, este decreto


de reformas al código de comercio en materia de firma electrónica, introduce en la
legislación mexicana el concepto de firma electrónica avanzada basada en el modelo
sobre firmas electrónicas de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho
Mercantil Internacional (CNUDMI) y complementa la parte relativa a Mensaje de Datos
detallando conceptos como Intermediario, Acuse de Recibo, Copia, Error, etc.

Incorpora la figura del Prestador de Servicios de Certificación reconociendo, por parte


de las instituciones financieras, al Banco de México para regular y coordinar a la
autoridad registradora central, registradora y certificadora (IES).

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Así mismo, reconoce como Autoridad Registradora Central a la Secretaría de Economía


(además de Banco de México y Secretaría de la Función Pública). (DOF Agosto 29,
2003).

En este ordenamiento se introdujo un nuevo título denominado “De comercio


electrónico” (artículos 89 a 114), donde se le da validez legal al comercio electrónico y a
su documentación soporte; también, se definen una serie de términos y los roles de los
diversos jugadores que intervienen en esta nueva forma de hacer negocios, como son
el emisor y el receptor de la información, los certificadores, los prestadores de servicios
de certificación y los registradores de prestadores de servicios de certificación.

Código Civil Federal. En este ordenamiento legal se indica que el consentimiento y la


aceptación de los actos jurídicos pueden realizarse por medios electrónicos; en la firma
de documentos puede utilizarse la firma digital, y la información expedida para actos
que deban otorgarse en instrumento ante fedatario público, puede estar en medios
electrónicos.

Código Federal de Procedimientos Civiles. En este código se reconoce como prueba


la información generada y que conste en medios electrónicos; igualmente, se le da
validez de original a esa información.

Ley Federal de Protección al Consumidor. En esta ley se incluye la protección al


consumidor por las transacciones realizadas en medios electrónicos.

Código Fiscal de la Federación. Con los cambios anteriores a la legislación de


nuestro país se generó un avance importante en materia de comercio electrónico; sin
embargo, no se podía implementar en estos medios la documentación más importante
de las operaciones, que es la documentación fiscal (facturas, notas de cargo, notas de
crédito y documento de cobro).

32
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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Debido a que estos documentos debían emitirse en papel, pues los emitidos en medios
electrónicos (comprobantes fiscales electrónicos) no tenían validez fiscal, y no fue hasta
el 5 de enero de 2004 que con la reforma al Código Fiscal de la Federación (CFF) se
incorporó un nuevo capítulo denominado “De los medios electrónicos” (artículos 17-C al
17-J), el cual regula la relación entre los contribuyentes y la administración fiscal,
además de la modificación al artículo 29 de este ordenamiento legal, que le dan validez
fiscal a los comprobantes fiscales electrónicos.

Código Penal en materia de Delitos informáticos. Reforma para incluir como delito el
acceso ilícito a sistemas y equipos de informática, con penas de 3 meses a 8 años de
prisión y de 100 a 900 días de multa. (DOF Mayo 17, 1999 (Código Penal Federal)

Norma oficial mexicana. Creada por la Secretaría de Economía, establece los


requisitos para la conservación del contenido de mensajes de datos que consignen
contratos, convenios o compromisos que tengan derechos y obligaciones con
fundamento en el artículo 49 del código de comercio. (DOF Junio 4, 2002).

Se define el plazo en que entrará en vigor la NOM- 151- SCFI-2002, la cual se


estableció sesenta días naturales después de su publicación (DOF Diciembre 19,2005)

Infraestructura Extendida de Seguridad (IES). Creado por el Banco de México, define


el esquema de emisión de certificados digitales, describiendo las responsabilidades de
la agencia registradora, agencia certificadora y agente certificador. Circular
Telefax 1/2002 del 2 de enero del 2002) Circular-Telefax 19-2002 (5 de julio 2002)
Circular-Telefax 19-2002 bis (11 de julio 2003)

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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1.6.4 Análisis de la legislación.

Con respecto a las leyes que regulan el comercio electrónico en México y por
consiguiente los comprobantes fiscales digitales, estas son aplicables de manera
general, sin proporcionar facilidades a los contribuyentes que no tienen acceso a las
tecnologías de información o que se encuentran en regiones remotas del país.

Estas leyes establecen mucha carga burocrática y administrativa que se pudieran


reducir y en caso de incumplimiento de alguna norma pudieran llegar a tener
repercusiones de índole penal.

Muchas de estas leyes aprobadas en el país no son difundidas en los medios masivos
de comunicación, por lo que la mayoría de los contribuyentes desconocen el entorno
legal del comercio electrónico.

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CAPITULO 2

ESTUDIO DE MERCADO
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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Para poder diagnosticar y determinar el grado de conocimiento del personal de la


empresa TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A. en relación al proceso de facturación
digital se realizó una entrevista con el Contador General de la empresa.

Cabe hacer mención, que únicamente al contador general se le aplicó el cuestionario,


debido a que es la persona instruida por parte del consejo de administración para
evaluar y tomar las medidas necesarias para la implementación de la facturación
electrónica en la empresa. En dicha entrevista se aplicó el cuestionario que
presentamos a continuación:

35
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Nombre de la empresa: TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.

Giro: TRANSPORTADORA TURÍSTICA TERRESTRE

1.- ¿En la actualidad la empresa opera algún sistema de facturación automatizada?

a) Si ___ ¿Cuál? ______ b) No X Motivo: El costo de adquirir programas automatizados


2.- ¿Cuántas personas intervienen para llevar el proceso de facturación?

a) 1 a 3 X b) 4 a 6 _____ c) 7 a 9 ____ d)Más de 10_____


3.- ¿Cuál es el costo aproximado mensual de la empresa en su proceso de facturación en
sueldo del personal que interviene directamente?
a) De $0 a $15,000 X b) De $15,001 a 30,000____ c) Más de $30,001 ____
4.- ¿Cuál es el costo aproximado mensual de la empresa en su proceso de facturación en
papelería y envíos de facturas por mensajería?

a) De $0 a $1000 b) De $1,001 a $5,000 _____ c) Más de $5,001 X


5.- ¿Cuales son los problemas más frecuentes que existen en el proceso de facturación?
a) Extravíos _____ b) Errores en la elaboración X c) Duplicidad _____
6.- ¿El personal que interviene en el proceso de facturación cuenta con conocimientos en el
manejo de Internet, operación de equipos electrónicos y sistemas operativos automatizados?
a) Sin Conocimiento _____ b) Básico X c) Altamente Capacitados ___
7.- ¿Cuál es el sistema de contabilidad automatizado que se maneja en la empresa?
a) SAE/COI X b) CONTPAQ _____ c) OTRO __________________

8.- ¿Conoces la facturación electrónica?


a) Si ______ b) No X
9.- ¿Conoces las ventajas de la facturación electrónica?
a) Si_____ b) No X Porqué?____________________________

10.- ¿Estaría de acuerdo en implementar el proceso de facturación electrónica, si le explican


sus ventajas?

a) Si X b) No _____

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Con los resultados obtenidos, se demuestra que no cuentan con ningún sistema
automatizado para facturar, argumenta el contador que se debe a los altos costos que
representan, también podemos observar que la erogación de la facturación mensual en
la forma tradicional es considerable tomando como base el gasto que generan los
envíos por paquetería hacia sus clientes foráneos.

Se debe tomar en cuenta que el proceso manual les genera errores que ocasionan una
pérdida de tiempo y a su vez genera un retraso en el cobro de los servicios realizados.

De esta forma nos encontramos con un área de oportunidad para demostrar los
beneficios de contar con un proceso automatizado de generación de facturas
electrónicas, ya que demuestran interés en conocer e implementar el proceso de
facturación electrónica una vez que sean presentadas sus ventajas y beneficios, tal y
como se expresa en la última pregunta del cuestionario.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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2.1 Evaluación de las alternativas de facturación electrónica existentes en el


mercado

Para poder implementar la facturación electrónica o cualquier otro comprobante fiscal


digital (CFD), el SAT establece como requisito a la empresa interesada que esta lleve
su contabilidad a través de un sistema automatizado, para ello se realizó un estudio de
mercado y encontramos que en la actualidad existen diferentes sistemas que fueron
diseñados para adaptarse con facilidad a las empresas según su giro y que se pueden
configurar para emitir los CFD cumpliendo en totalidad con los lineamientos y
obligaciones del SAT.

Partiendo de que la empresa realiza su contabilidad por medio de un sistema


automatizado, la implementación de la factura electrónica en México se podrá realizar
una vez cumplidos los requerimientos del SAT y por medio de diversas alternativas que
varían en cada empresa:

Figura 1. Ciclo de emisión de Facturas Electrónicas

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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2.1.1. Desarrollar software propio.

Consiste en la elaboración por parte de la empresa de un software propio que se


adecúe al sistema contable que se utiliza, esta opción se enfoca directamente en la
parte técnica de la organización en caso de que se cuente con un área de desarrollo.

También se considera invertir en horas hombre, consultores, técnicos, mecanismos de


seguridad en datos, entre otros.

Además de una inversión en un área de investigación y desarrollo que esté en


constante actualización en lo presente y futuro del mantenimiento de la aplicación a
desarrollar.

Esta opción queda descartada en el caso específico de la empresa ya que a pesar de


contar con un área de informática, esta sólo se limita a proporcionar soporte técnico,
mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo y algunas asesorías en
cuanto al uso de programas informáticos y de internet.

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2.1.2. Contratar un buró de emisión de facturas en línea.

Esta opción que se ofrece en el mercado para la emisión de facturas electrónicas está
basada 100% en internet, consiste en contratar a una empresa autorizada por el SAT
que por medio de un costo aproximado de $99.00 al mes proporcionan el servicio. Se
tiene acceso por medio de un navegador como Internet Explorer u otro similar a la
página web, mediante un nombre de usuario y contraseña proporcionados al momento
de contratar. Nos permite en primera instancia dar de alta nuestra cartera de clientes,
alta de los inventarios y posteriormente elaborar las facturas, permitiendo al final
enviarlas vía correo electrónico a nuestros clientes y con opción de imprimirlas en caso
que así sea requerido.

En primera instancia se consideró la opción más viable para emitir facturas electrónicas
por la facilidad de su uso y por el costo, sin embargo haciendo un análisis detectamos
que tiene ciertas desventajas.

• En seguridad se llegó a la conclusión que al contratar los servicios de un buró


estas piden como requisito entregarles información importante como son los
datos de los clientes, productos, precios y condiciones comerciales sin saber el
uso que podrían darle. Es posible que la factura electrónica sea enviado a otro
cliente por error.
• La FEA, el Certificado de Sello Digital y Folios entregados por el SAT son el
mecanismo para autorizar digitalmente todo tipo de transacción comercial, al
contratar los servicios de un buró necesariamente se tienen que entregar, lo que
equivale un poder administrativo abierto del negocio.
• Para cumplir con la autoridad, mensualmente se debe reportar al SAT los CFD’s
emitidos, trabajando con un buró de servicios, se tendrá que recapturar
mensualmente todos ellos para elaborar dichos reportes.

40
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

2.1.3. Emitir las facturas electrónicas por medio del sistema automatizado de
Administración.

Estos sistemas son conocidos como de planificación de recursos empresariales, o ERP


(por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), integran y manejan muchos de
los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de
distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.

Estos sistemas están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas.


Todos los departamentos están integrados en un solo sistema, incluyendo la
contabilidad, Con estos sistemas no se necesita contratar los servicios de una empresa
para emitir facturas electrónicas, porque proporcionan de forma muy sencilla el manejo
de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDs).

La empresa es la que decide a quién y en qué momento enviar las facturas


electrónicas.

El acceso a la información como base de datos de clientes, productos y servicios y


precios está resguardado con passwords que la empresa controla.

La FEA, Certificado de Sello Digital y Folios, se quedan en la empresa lo que permite


tener el control total, sin cederlo a alguien más.

No se depende de nadie, se pueden realizar los CFD´s en el momento que se desee, a


cualquier hora y cualquier día.

Controlan y generan automáticamente el reporte mensual para el SAT, sin recapturas ni


errores. No se depende de nadie para hacerlo.

41
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

Entre los desarrolladores de sistemas ERP en México podemos citar a ASPEL, EXIÓN ,
SIMAN

Desarrollar software Contratar un buró de Emitir las facturas electrónicas por


propio emisión de facturas medio del sistema automatizado de
en línea Administración.

• No cuenta con • entregarles • Estos sistemas están funcionando


un área de información ampliamente en todo tipo de
desarrollo importante empresas modernas.

• No se cuenta • Es posible que • No se necesita contratar los servicios


con el recurso la factura de una empresa para emitir facturas
humano electrónica sea electrónicas
enviado a otro
• Costos cliente por error • El acceso a la información como base
elevados de datos de clientes, productos y
servicios y precios está resguardado
con passwords que la empresa
controla

Figura 2. Cuadro comparativo de opciones de factura electrónica

En base a lo anterior encontramos que la alternativa recomendada para la empresa es


la emisión de las facturas electrónicas por medio del sistema automatizado de
Administración, ya que actualmente vienen trabajando con un sistema ERP de la
Compañía ASPEL llamado SAE en su versión 3.0.

42
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.

CAPITULO 3

PLANEACIÓN DEL PROYECTO


PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

En el siguiente capitulo listaremos las actividades a realizar para la implementación de


la facturación electrónica en la empresa TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.,
determinaremos los costos, equipos, recursos humanos y servicios que se contrataran.

3.1. Grafica de Gantt.

Para la implementación de la facturación electrónica en la empresa


TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A., identificamos las siguientes actividades y sus
relaciones de precedencia

Actividad Días Precedencia.

A Aplicar encuesta 1 -
B Evaluar las alternativas de facturación electrónica existentes 3 A
en el mercado
C Estudio del proceso interno del control de facturación 1 A
D Compilar información para satisfacer los requerimientos 5 A
fiscales
E Seleccionar la solución tecnológica para implementar la 2 B,C
facturación electrónica en la empresa
F Determinar los recursos tecnológicos y humanos que requiere 2 E
el nuevo proceso
G Definición de las nuevas actividades del personal que estará 2 F
involucrado en el proceso de facturación electrónica
H Establecer controles de supervisión del nuevo proceso 2 G

Figura 1. Actividades a realizar

43
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

Días/Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A
B
C
D
E
F
G
H

Figura 2. Diagrama de Gantt

De acuerdo al diagrama la duración del proyecto será de 12 días.

44
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.

CAPITULO 4

EJECUCIÓN Y CONTROL DEL


PROYECTO
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

Para poder llevar a cabo con éxito la implementación del nuevo proceso de facturación
electrónica, es necesario realizar las siguientes actividades las cuales son
fundamentales para poder elegir correctamente la solución de facturación que la
empresa necesita tomando en cuanta los factores económicos, técnicos y humanos.

4.1 Actividad A. Aplicar encuesta.

Como primer paso en el desarrollo del proyecto se entregó al contador general de la


empresa TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A. un cuestionario para diagnosticar los
requerimientos de la empresa, el conocimiento que se tiene referente a la facturación
electrónica, costos actuales, enterarnos de la infraestructura con la que cuentan y la
problemática en su proceso actual de facturación.

4.2 Actividad B. Evaluación de las alternativas de facturación electrónica


existentes en el mercado

En esta actividad se compararon las tres diferentes alternativas existentes en México


para emitir las facturas electrónicas.

De acuerdo al análisis comparativo, ventajas, desventajas y costos, la mejor opción


para la empresa consiste en la utilización de un sistema ERP.

Estos sistemas permiten en sus versiones actuales la emisión de CFD´s entre ellos la
factura electrónica.

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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

4.3 Actividad C. Estudio del proceso interno del control de facturación

En esta actividad se realizó una estudio de campo en las instalaciones de la empresa


para poder conocer el proceso de facturación, con el objetivo de observar
detalladamente el proceso físico de ejecución, periodo de tiempo y personas
involucradas en cada paso de la prestación de los servicios, desde el primer contacto
con los clientes, hasta la elaboración física de la factura.

Todo lo anteriormente comentado con el único propósito de conocer los problemas o


desventajas que su proceso actual de facturación tradicional tiene.

En base a lo observado, a continuación se describen los servicios prestados y los pasos


del proceso de facturación actual.

4.3.1. Proceso de emisión de facturas.

Catálogo de servicios. Los servicios que presta la transportadora son realizados


mediante autobuses, vans, autos compactos y limusinas conducidos por operadores
altamente capacitados, estos son ofrecidos por agencias de viajes locales y foráneas,
tanto nacionales como extranjeras a representantes de ventas en mesas de
hospitalidades ubicados en los principales hoteles de Cancún y la Riviera Maya, así
como directamente en las instalaciones de la empresa transportadora, estos servicios
se ofrecen mediante dos modalidades:

Modalidad 1: Ventas individuales. Los representantes de ventas ofrecen tours a los


turistas a diversos destinos del estado y país, estos incluyen la transportación que es
realizada con las unidades de la empresa.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

El servicio se realiza mediante cuponeras previamente autorizadas y foliadas por la


transportadora, del cual se le entrega el cupón original al cliente, que será el
comprobante para recibir dicho servicio una vez pagado el mismo.

Modalidad 2. Ventas a grupos y convenciones mediante agencias de viajes. Representa


aproximadamente el 85% de las ventas, según información proporcionada por la
empresa, es mediante contratos celebrados con agencias de viajes para servir a grupos
y convenciones, dichos contratos especifican las condiciones como son tipos de
servicio a realizar, tipo de pago etc.

La diferencia principal con la modalidad 1, es que la contratación del servicio no es por


la adquisición de cuponeras, sino mediante contratos.

Para ambos casos el proceso de facturación se realiza a través de los siguientes pasos:

1. Los clientes solicitan el servicio al Gerente de Ventas.

2. El Gerente de Ventas solicita la reservación de las unidades para prestar el servicio


al Supervisor Operativo, de acuerdo a las políticas de control interno de la
transportadora.

3. El Supervisor Operativo consulta disponibilidad de unidades, mediante información


del personal de tráfico a su cargo.

4. El Supervisor Operativo delega a su personal de tráfico asignado la orden de


servicio y las rutas a realizar al Operador de la unidad.

5. Al final del día los Operadores de las unidades entregan los cupones de servicios al
Supervisor Operativo, si el servicio se realizo mediante la modalidad 1.

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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

6. El Supervisor Operativo recibe los cupones de los servicios prestados al final del día
por cada uno de los Operadores de las diferentes unidades, generando un concentrado
en un formato de control de servicios prestados, mismo que posteriormente es
entregado al Gerente de Ventas.

7. El Gerente de Ventas revisa los concentrados de servicios y entrega al Contador


General, seguidamente el Contador General verifica que la información de los servicios
coincidan con los cupones del día o los servicios especiales según contratos

8. El contador general cuantifica la totalidad de los servicios prestados y genera un


nuevo reporte con el costo de los servicios prestados para programarlos para su
facturación.

9. El departamento de cuentas por cobrar recibe el reporte de las ventas del día
elaboradas por el Contador General y procede a realizar las facturas correspondientes
a cada cliente.

10. Una vez facturados los servicios, las facturas regresan a revisión al departamento
de contabilidad para que el Contador General le dé el visto bueno y proceda a su
registro contable.

11. Una vez revisados el Contador General autoriza a Cuentas por Cobrar entregar las
facturas, este a su vez, organiza las facturas para su envío, asignándole un sobre por
cada cliente de acuerdo a la agencia a la cual se le prestó el servicio.

12. El Diligenciero programa su ruta y tiempos para la entrega de las facturas locales de
acuerdo al día y horario establecido por los clientes. En el caso de los clientes foráneos
el Diligenciero va a la empresa de mensajería para comprar los timbres postales para
su envío.

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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

De acuerdo al análisis anterior, se evidencia que en las áreas que intervienen en el


proceso de facturación la información que se genera es reportada a través de formatos
o controles hechos en excel y reportes previamente impresos llenados a mano, también
existen actividades repetitivas que se pudieran simplificar y evitar el alto margen de
error que esto ocasiona.

A continuación detallamos los problemas más recurrentes que detectamos dentro del
proceso de facturación:

‐ Omisión de servicios realizados y no facturados.

‐ Facturación de servicios duplicados que no le corresponden al cliente

‐ Demora en la entrega de las facturas

‐ Errores en el envió de un cliente por otro

‐ Perdida y extravió de la factura por un mal manejo de la mensajería

‐ Errores de comunicación en la actualización de los datos a facturar

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4.3.2. Costos

De igual manera la empresa por medio del contador general nos reporta para todo su
proceso de facturación un costo promedio mensual desglosado de la siguiente manera:

Sueldos y salarios (incluyendo carga social) $18,000


Papelería $300
Transportación $500
Luz, Renta, $200
Medios de comunicación (telefonía, Internet) $1,000
Mensajería nacional $3,000
Mensajería Internacional $7,500
Gasto Total $30,500

Existen conceptos que con la implantación de la solución no podrán ser eliminados, por
ejemplo los sueldos y salarios del personal ya que no se pretende que desaparezcan
estas figuras dentro del organigrama, sin embargo podemos eliminar algunos como es
la mensajería y disminuir el gasto en papelería.

De igual manera se lograrían otros beneficios que no podemos cuantificar de manera


monetaria en este trabajo ya que se requiere un estudio más profundo en cuanto a
costos, sin embargo este beneficio se refleja en la oportunidad de optimizar tiempo, y
mejorar la calidad en los procesos, veracidad en los reportes, una mejora en el
ambiente laboral, un mejor servicio hacia los clientes y posicionarse como una empresa
vanguardista.

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4.4 Actividad D. Compilar información para satisfacer los requerimientos legales

En la siguiente actividad detallaremos los pasos para cumplir con los requisitos que
establece el SAT y de esta forma emitir facturas electrónicas.

De acuerdo con las disposiciones fiscales, para emitir facturas electrónicas se deberá
cumplir con los siguientes requisitos:

4.4.1 Contar con un certificado vigente de firma electrónica avanzada (FIEL).

La Firma Electrónica Avanzada "Fiel" es un conjunto de datos que se adjuntan a un


mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor
legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa.

¿Cómo obtener un certificado vigente de Firma Electrónica Avanzada?

Para la obtención de la Firma, se debe:

1. Acceder a la página http://www.sat.gob.mx y bajar la aplicación llamada


SOLCEDI.
2. Instalar la aplicación y ejecutar el archivo SOLCEDI.exe.
3. Acceder a la opción Sistema/Requerimiento FEA e indicar los datos solicitados
(Figura 1), en la primer ventana un dato importante es la Contraseña de
revocación es aquella con la que el contribuyente puede dar de baja su
Certificado Digital, lo cual debe hacerse cuando se detecte que la llave privada
se encuentra comprometida, es decir, que ésta sea reconocida por una persona
u otras personas diferentes del titular. En la segunda ventana el sistema solicita
una contraseña de la clave privada y el sitio donde guardará el archivo de
requerimiento (.req) y la llave privada (.key).

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Es recomendable que el archivo .key (llave privada) sea almacenado en un lugar


totalmente seguro, al igual que la contraseña.

Generación de requerimientos de la FEA

Se accesa a la pantalla principal de la aplicación SOLCEDI se presenta en la figura 1,

Figura 1

La aplicación tiene dos procesos de generación del archivo de requerimiento, ya que


puede solicitar el requerimiento de Certificado de Firma Electrónica Avanzada, o bien, el
requerimiento de Certificado de Sello Digital. Cada uno de estos procesos se explica a
continuación:

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La primera opción del menú entra a la ventana de captura de datos, este módulo se
constituye de varios pasos:

PASO 1. Captura de datos del Certificado de Firma Electrónica Avanzada

La pantalla de la figura 2 fue diseñada para permitir la captura de datos esenciales para
la generación del requerimiento.

Figura 2

PASO 2. Generación del requerimiento

Una vez que el contribuyente capturó todos los datos solicitados en la pantalla anterior
y se presiona el botón < Continuar >, se activa la ventana de la figura 3. Esta pantalla
puede ser llamada también, desde la ventana de generación de requerimientos de
Certificado de Sello Digital.

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Figura 3

a) Contraseña de la clave privada

Esta contraseña servirá para que el contribuyente pueda utilizar el certificado digital, se
recomienda sea lo más grande posible entre 8 y 255 caracteres. Se considera la
diferencia entre minúsculas y mayúsculas, también se cuentan los espacios en blanco.
Debe conformarse, al menos, por una combinación de números y letras; acepta
caracteres especiales.

b) Confirmación de contraseña

Como en el campo de Contraseña de la clave privada no se permite visualizar el dato,


es necesario introducir nuevamente la contraseña para garantizar que no hay errores al
escribirla, esta contraseña se aceptará hasta que la comparación indique que este
campo es igual al de contraseña de la clave privada.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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c) Ruta para almacenar el archivo de requerimiento

La ruta donde se depositan los archivos de Requerimiento es la misma donde se


encuentra la aplicación (SOLCEDI) y para modificarla deberá seleccionar el botón < ? >,
en la ventana se proporciona la nueva ruta, no se recomienda cambiar el nombre dado
al archivo requerimiento ya que al salir de esta ventana se sustituye por el nombre
original. Es importante, recordar la ruta donde se deposita el archivo de requerimiento
(*.req), ya que este archivo se utilizará para continuar con el proceso de certificación.

Para el caso de requerimientos de Sellos Digitales el sistema agrega una s para


distinguir los tipos de archivos.

d) Ruta y nombre para almacenar el archivo de Clave privada

La ruta donde se depositan el archivo de Llave Privada es la misma donde se encuentra


la aplicación (SOLCEDI) y para modificarla deberá seleccionar el botón < ? >, en la
ventana se proporciona la nueva ruta. Se recomienda realizar una copia de este archivo
como medida de seguridad y guardarla en un lugar alterno. Es muy importante, recordar
su contraseña, ya que este archivo es la Clave para poder utilizar su certificado, una
vez que sea generado.

NOTA: Cuando genere requerimientos nuevos de tipo Firma Electrónica Avanzada del
mismo Contribuyente, es necesario renombrar y respaldar los anteriores, tanto en los
archivos *.key y *.req, para poder continuar utilizando los certificados anteriores.

Al oprimir el botón de < Regresar >, retornamos a la ventana de Solicitud del Certificado
Firma Electrónica Avanzada.

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Cuando el usuario presione el botón de < Generar >, la aplicación mostrará la pantalla
de la figura 4, donde solicitará la confirmación de que los datos son correctos.

Figura 4

El mensaje en el caso de que se este generando requerimientos para certificados de


sellos digitales es el que se muestra en la figura 5.

Figura 5

Para ambos casos, si desea hacer algún cambio de clic al botón < No > de la pantalla
para regresar al módulo anterior, si da clic a la opción < Si > la información se
considerará correcta y se activará la ventana de la figura 6, que se describe en EL
PASO 3 Generación de Números Aleatorios.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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PASO 3 Generación de Números Aleatorios

Para aumentar la seguridad en sus archivos cifrados es necesario alimentar una serie
de números aleatorios.

En este apartado describe el proceso que se diseño para garantizar que la secuencia
de números sea irrepetible. Este mecanismo se basa en que el movimiento del ratón
depende cada persona en forma individual, lo anterior, hace difícil que una misma
persona mueva el cursor exactamente igual dos o más veces.

Las pantallas que se muestren a continuación funcionan como auxiliares para esta
recolección de datos.

Figura 6

Al dar clic en el botón < Continuar >, aparece la barra de avance (figura 7). Para
obtener la serie de números aleatorios es necesario mantener el mouse (ratón) en
movimiento en distintas direcciones; si no se realiza de esta forma, el proceso se
detendrá y solo continuará hasta que se detecte nuevamente movimiento.

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Figura 7

Al terminar este proceso se mostrará la pantalla de la figura 8, y deberá esperar hasta


que el puntero de mouse cambie de reloj a su forma habitual.

Figura 8

Cuando el proceso de generación de los archivos de requerimiento y Clave privada


haya concluido y no activo la caja de renovación de la ventana de Solicitud de
Certificado de Firma Electrónica Avanzada, aparecerá la notificación de la figura 9,
que se cerrará al oprimir el botón de < Aceptar > y lo regresará a la pantalla principal
del SOLCEDI (figura 1).

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Figura 9
Llene e imprima por ambos lados (en una sola hoja) la Solicitud de certificado de Firma
Electrónica Avanzada.

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Figura 10. Anverso formato solicitud de firma electrónica avanzada

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Figura 11. Reverso formato solicitud de firma electrónica avanzada

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Programe una cita en el Módulo del SAT de su preferencia y acuda con el archivo que
generó, su solicitud y la documentación de identificación de la empresa (Acta
constitutiva y poder general del representante legal para actos de administración de
dominio ó pleitos y cobranzas).

Para que el representante legal pueda solicitar la Firma electrónica de la empresa, es


necesario que el haya tramitado primero la propia a través del mismo procedimiento
anterior. A continuación se presenta un esquema para ver el ciclo completo de la
tramitación de la Firma Electrónica Avanzada:

Figura 12. Pasos para la Solicitud de Firma Electrónica

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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4.4.2. Contar con al menos un certificado de sello digital.

El sello digital es una serie de datos, físicamente es una cadena de caracteres que
están asociados al emisor de la factura y a los datos de la misma.

El sello digital es como el garabato que se plasma actualmente en el papel pero con
más elementos de seguridad que permiten saber si los datos de una factura fueron
alterados.

Figura 13. Ejemplo Sello Digital

Cuando los contribuyentes remitan un documento digital a las autoridades fiscales


recibirán el acuse de recibo que contenga el sello digital. El sello digital es el mensaje
electrónico que acredita que un documento digital fue recibido por la autoridad
correspondiente y se identificara a la dependencia que recibió el documento y se
presumirá, salvo prueba en contrario, que el documento digital fue recibido en la hora y
fecha que se consignen en el acuse de recibo mencionado.

¿Cómo obtener un Certificado de Sello Digital?


• Una vez que el contribuyente ya cuenta con su “Certificado Digital” o FIEL, debe
obtener su “Certificado de Sello Digital” el cual es expedido por el SAT para uso
exclusivo de Comprobantes Fiscales Digitales. Con éste, el usuario podrá firmar
los comprobantes que emita, para obtenerlo se debe realizar el siguiente
procedimiento:

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PASO 1. Requerimiento de Certificados de Sellos Digitales

Esta opción tiene como objetivo proporcionar al contribuyente una herramienta que le
permita la captura de los datos esenciales para crear un archivo de requerimiento para
Certificado de Sello Digital.

La pantalla de la figura 14, muestra los elementos necesarios para generar el


requerimiento:

Figura 14

a) Certificado de Firma Electrónica Avanzada

Para poder solicitar Certificados de Sello Digital, es necesario, que el contribuyente


cuente con un Certificado de Firma Electrónica Avanzada tramitado ante el SAT, para
respaldar su solicitud y heredar algunos de los datos del Certificado.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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Para seleccionar la ubicación del certificado de Firma Electrónica Avanzada de un clic el


botón < ? > y desplegar la ventana que le auxiliará en la búsqueda del archivo (*.cer).

NOTA: En caso de que aparezca el error de Certificado fuera de vigencia, es necesario,


verificar la fecha y hora de su equipo de cómputo.

b) Registro Federal de Contribuyente

Es la clave del Registro Federal de Contribuyente de la persona que solicita la


certificación y se despliega el certificado de Firma Electrónica Avanzada.

c) CURP

Es la Clave Única de Registro de Población, este es de carácter opcional y se obtiene


del certificado de Firma Electrónica Avanzada, si este fue registrado.

d) Nombre o Razón social de la Empresa

Se almacena el nombre del contribuyente titular o la razón social con la cual es


conocida la empresa.

e) RFC del Representante Legal

Este dato se muestra, si en el Certificado Digital de Firma Electrónica Avanzada se


declaró que se tenia alguna incapacidad que no le permite al contribuyente llevar a
cabo sus trámites personalmente ante el SAT, o bien, si el Certificado Digital pertenece
a una persona moral o persona física menor de edad.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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f) CURP del Representante Legal

Es de carácter opcional. Extrae el dato del certificado digital de Firma Electrónica


Avanzada.

g) Unidad o Sucursal

En este campo se debe capturar el nombre descriptivo de la Unidad o Sucursal a la cual


se le entregara el Certificado de Sello Digital. Es obligatorio proporcionar el dato. El
tamaño máximo es de 100 caracteres.

h) Contraseña de Revocación.

Es una contraseña ideada por el contribuyente con la cual podrá realizar


posteriormente, y sólo si es necesario, el trámite de revocación de su Certificado Digital.
Esta debe ser de al menos 8 caracteres y máximo 255, se considera la diferencia entre
minúsculas y mayúsculas, también se cuentan los espacios en blanco. Debe
conformarse, al menos, por una combinación de números y letras; acepta caracteres
especiales.

i) Confirmación de Contraseña

Como el campo de Contraseña de Revocación no permite visualizar el dato, es


necesario, volver a introducir la clave, para garantizar que no hay error en el dato. La
contraseña de revocación será aceptada hasta que la comparación indique que los
campos son iguales.

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El botón < Continuar > nos introduce a la pantalla donde se generaran las Clave pública
y privada, este proceso es igual al utilizado en la generación del Requerimiento de
Certificado de Firma Electrónica Avanzada y se explica detalladamente en el PASO 2.
Generación del Requerimiento; posteriormente, se generarán los números aleatorios
como se vio en el PASO 3. Generación de Números Aleatorios.

Al terminar la generación de la secuencia de números aleatorios se mostrará la


notificación de la figura 15.

Figura 15

Si da un clic al botón < Si >, se limpiaran los campos de Unidad o Sucursal, Contraseña
de Revocación y Confirma Contraseña para capturar otro requerimiento. Por otro lado,
si selecciona el botón < No > aparecerá la notificación de la figura 16 y posteriormente,
se cerrará el modulo, regresando a la pantalla principal.

Figura 16

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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Se debe ensobretar los archivos de requerimientos con su Firma Electrónica Avanzada


con el mismo SOLCEDI.

El proceso de ensobretado se explica detalladamente en el Tema: “Ensobretado de


Requerimientos de Certificados de Sellos Digitales”.

ENSOBRETADO DE REQUERIMIENTOS DE CERTIFICADOS DE SELLOS DIGITALES

Esta opción permite la construcción de un archivo que contiene los requerimientos de


Certificados de Sellos Digitales que el contribuyente desee incluir, los cuales se unen y
pasan por un proceso de seguridad especial para garantizar que llegarán íntegros al
SAT, viajando a través del Internet.

Para generar los requerimientos el contribuyente utilizó un Certificado de Firma


Electrónica Avanzada, este se debe proporcionar nuevamente para construir el archivo
de seguridad.

a) Descripción del procedimiento

En la figura 17, se muestra los elementos que componen la pantalla:

b) Ruta para almacenar el archivo del ensobretado

Este campo despliega la ruta donde se almacenará el archivo del ensobretado (*.sdg).

Al iniciar este campo se encuentra vacío y cuando se selecciona el Certificado de Firma


Electrónica Avanzada el campo se actualiza tomando el RFC del certificado
automáticamente utilizando la misma ruta y nombre con la extensión (*.sdg). Para
cambiar el lugar de almacenamiento del ensobretado, seleccione el botón < ? > y en la
ventana proporcione la nueva ruta.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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Lista de
Unidades de
disco

Lista de
Archivos
Seleccionados

Lista de
Subdirectorios

Figura 17

Cuando el requerimiento de Certificado de Sello Digital seleccionado no corresponde al


Certificado de Firma Electrónica se despliega la notificación de la figura 18.

Figura 18

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

Si por el contrario, no se ha seleccionado ningún archivo a comprimir, que en este caso


son los archivos con extensión (*.req), se mostrará la notificación de la figura 19. Este
mensaje se omite cuando se haya elegido el o los requerimientos de Certificados de
Sellos Digitales que integrarán el paquete que se enviará al SAT.

Figura 19

Cuando se presenta el error de la figura 20, se debe verificar que el requerimiento o


certificado que se proporciona tiene la estructura correcta.

Figura 20

Cuando ya se seleccionaron los archivos (*.req) que conformarán el paquete, y se


selecciona el botón <Generar> el sistema procederá a construir el paquete y si no hubo
ningún error se mostrará la notificación de la figura 21.

Figura 21

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

NOTA: Se recomienda que antes de generar el archivo de ensobretado se verifique que


se cuenta con el espacio suficiente para hacerlo, en caso contrario, se deben
almacenar los requerimientos, en un directorio en la unidad de disco que tenga
espacio disponible.

A continuación se presenta un esquema para ver el ciclo completo de la tramitación del


la Certificado de Sello Digital:

Figura 22. Pasos para la Solicitud de certificado de Sello Digital

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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4.4.3. Contar con un rango de folios asignados por el SAT.

Los folios son la asignación de un número consecutivo a cada comprobante fiscal


digital, establecido por un sistema electrónico de emisión de folios de conformidad con
las reglas de carácter general que expida el SAT.

La solicitud de Folios consiste en que el SAT proporciona al contribuyente folios válidos


para usarlos en su proceso de facturación. Para solicitar dichos folios, se deberán
ingresar al portal del SAT en la sección del Sistema Integral de Comprobantes Fiscales
(SICOFI). Al terminar el proceso, se contará con uno o varios rangos de folios
asignados por el SAT, ingresando los siguientes datos:

• RFC.
• Seleccionar la serie y rango de folios.
• Indicar la ruta o localización del certificado de Tu Firm@ (*.cer).
• Indicar la ruta o localización de su llave privada (*.key) asociada a
dicho certificado de Tu Firm@.

Figura 23. Acceso a SICOFI

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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El Sistema Integral de Comprobantes Fiscales es una aplicación del SAT que cuenta
con un Módulo del Emisor de Comprobantes Fiscales, mismo que se encarga de
asignar folios y recibir reportes mensuales de facturas electrónicas emitidas vía Web
por parte de aquellos contribuyentes que estén interesados en emitir facturas
electrónicas.

Figura 24. Menú SICOFI

Figura 25. Indicación de los folios y series

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

4.4.4. Contabilidad electrónica simultanea

Que al asignarse el folio, y en su caso serie, el sistema electrónico en que se lleve la


contabilidad efectúe simultáneamente el registro contable en las cuentas y sub-
cuentas afectadas por cada operación. A continuación se ilustra lo comentado en la
siguiente figura:

Figura 26. Esquema contabilidad electrónica y simultánea

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

4.4.5. Reporte de folios electrónicos utilizados

Reportar mensualmente la información de las facturas emitidas utilizando la


aplicación SICOFI ubicada en el portal del SAT. A continuación se describe el
procedimiento en el diagrama siguiente:

Figura 27. Procedimiento para enviar el reporte de folios electrónicos al SAT.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
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4.5 Actividad E. Seleccionar la solución tecnológica para implementar la


facturación electrónica en la empresa.

En el caso particular de la empresa TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A., esta lleva


todo su control administrativo, a través de un sistema informático llamado Aspel SAE
versión 3.0,. El cuál consiste en un Sistema Administrativo Empresarial o ERP que
controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa y de acuerdo
con la legislación vigente; proporciona herramientas tecnológicas que permiten una
administración y comercialización eficientes.

La integración de sus módulos (clientes, facturación, vendedores, cuentas por cobrar,


compras, proveedores, cuentas por pagar y estadísticas) asegura que la información se
encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadísticas y gráficas de
alto nivel e interactúa con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una
completa integración de procesos.

La mayor ventaja para nosotros surgió al momento de analizar el sistema que vienen
utilizando ya que según la información proporcionada por el fabricante del software en
su página de Internet www.aspel.com.mx, con el sistema Aspel-SAE no se necesita
contratar los servicios de una empresa para emitir facturas electrónicas, porque este
sistema proporciona de forma muy sencilla el manejo absoluto de los Comprobantes
Fiscales Digitales (CFDs), incluyendo la factura electrónica con todas las disposiciones
fiscales requeridas como el Resumen mensual de folios utilizados, el Complemento y/o
la addenda solicitada por los clientes.

Para facturar electrónicamente con este sistema:

No se requieren aplicaciones adicionales.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

La emisión y envío de facturas electrónicas no tiene costo alguno.

La información está completamente segura en la computadora, ya que solo se tiene


acceso al sistema a través de contraseñas.

No se requiere invertir una suma considerable en capacitación adicional para el manejo


del mismo.

Figura 28. Esquema del proceso de Facturación Electrónica por medio del ERP

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

El sistema realiza todo el proceso de generación, entrega y envío de CFDs:

• Administración del Certificado de sello digital.

• Manejo y control de los folios asignados por el SAT.

• Generación de los CFDs con la estructura definida por el SAT

• Genera el Reporte mensual de folios para el SAT de acuerdo a las disposiciones


vigentes para el 2010.

• Genera la addenda de acuerdo a los diferentes requisitos y formatos solicitados


por los clientes.

• Se incluye el nuevo "nodo" denominado "Complemento" en el que de acuerdo al


Anexo 20 de la Resolución Miscelánea para 2008, se puede incluir información
adicional de uso fiscal.

• Entrega los CFDs al cliente, envío por e-mail con o sin encripción en formato xml,
o bien, es posible imprimirlos con todos los requisitos.

• Realiza el registro contable del movimiento en Aspel-COI.

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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.

Con toda esta información podemos determinar que la mejor opción para la empresa
consiste en actualizar la versión de este sistema, desembolsando como única inversión
la cantidad de $7,005 m.n., según el listado de precios vigente en la página web del
fabricante al mes de Febrero de 2010,
http://www.aspel.com.mx/mx/Lprecios/lprecios.html

Sistema Administrativo Empresarial: Aspel-SAE Licencia

1 usuario 99 empresas v. 4.6 Incluye comercio electrónico $ 9,276

Actualización de cualquier versión anterior, incluye comercio


$ 6,005
electrónico

1 usuario 99 empresas v. 4.6 Incluye comercio electrónico y póliza


$ 10,276
de servicio técnico

Actualización de cualquier versión anterior, incluye comercio


$ 7,005
electrónico y póliza de servicio técnico

Figura 29. Cuadro comparativo de precios

Con ello se podrán emitir las facturas electrónicas con seguridad cumpliendo
estrictamente con los requerimientos del SAT, además de que los encargados de
utilizar este sistema no tendrán dificultad para adaptarse al cambio.

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4.6 Actividad F. Determinar los recursos tecnológicos y humanos que requiere el


nuevo proceso.

4.6.1 Recursos tecnológicos:

Para poder operar sin dificultad con la solución tecnológica elegida en la actividad
anterior se sugiere contar con un equipo de cómputo con las siguientes características
mínimas.

Procesador Intel Pentium® de 1Ghz o superior


512 MB de RAM
340 MB de espacio libre en disco duro
Monitor Super VGA (800x600) o superior
Microsoft Windows® 2000, XP, 2003, 2008, Vista o 7
Conexión de Internet (Banda ancha)
Opcionalmente una red de datos
Periféricos de impresión

Debido a que la empresa cuenta en la actualidad con equipos de cómputo con


características superiores a las indicadas, impresoras, servicio de Internet y una red no
consideramos necesaria la inversión en equipos nuevos, ni la contratación de servicios
adicionales. Sin embargo debido a que las facturas digitales tienen que conservarse
como mínimo 5 años como lo establece el SAT, se sugiere la compra de un disco duro
externo para respaldar todos los archivos generados por el sistema ERP.

Estos equipos de almacenamiento se adaptan perfectamente a todas los equipos de


cómputo modernos, ya que se conectan a través de las entradas USB. Son fáciles de
usar y muy seguros para respaldar esa información. Se sugiere adquirir uno de 320
gigas exclusivamente para el respaldo de las facturas electrónicas, la FEA, sellos
digitales, etc, su precio oscila en aproximadamente $1,099 m.n.

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4.6.2. Recursos humanos necesarios para la implementar el nuevo proceso:


Inicio del proyecto  

Es necesario seleccionar un líder de proyecto, el cual será el representante oficial del


proyecto, por lo cual se sugiere que sea el Contador General de la empresa y su
función principal será:

• Planear, organizar, dirigir y controlar.

• Realización de actividades específicas, y de las tareas que están orientadas al


logro de los resultados concretos que persigue el proyecto.

EL líder debe formar un equipo multidisciplinario ya que el proyecto afectara a casi


todas las áreas de la empresa, entre las que destacan:

• Sistemas
• Contabilidad
• Cuentas por cobrar
• Ventas
• Operación

a) Capacitación

Los miembros del equipo deben recibir información y capacitación introductoria de la


Factura Electrónica.

Es aconsejable que la capacitación inicie lo antes posible ya que en esta etapa, se


examinarán los componentes de la Factura Electrónica, el modelo operativo elegido, así
como, donde obtener más información fiscal y comercial.

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b) Capacitar al personal interno sobre el nuevo esquema (CFD)

• Personal de Cuentas por Cobrar: Los encargados de facturación deben conocer


como opera el nuevo programa de facturación, para poder emitir correctamente
las facturas electrónicas.

• Personal de sistemas: el técnico en sistemas debe revisar que implementos


técnicos de tanto de hardware y software, son necesarios para el procesamiento
de las facturas electrónicas, así como la generación de respaldos de la
facturación.

• Personal de Contabilidad: el Contador General debe conocer los requisitos y


lineamientos fiscales que debe cumplir la empresa, para tramitar todo lo
necesario para obtener la Firma Electrónica Avanzada, los Sellos Digitales, los
folios, etc., así como las declaraciones informativas que se deben presentar ante
el SAT.

• Personal de ventas: El vendedor que atiende al cliente debe conocer la manera


de cómo la empresa emite su factura. Asimismo debe orientar al cliente, de cómo
se procesará su factura y en que medio se le hará entrega del mismo, siendo la
opción más rápida, la solicitud de su correo electrónico para su envío.
 
 
 
 
 
 
 

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4.7 Actividad G. Definición de las nuevas actividades del personal que estará
involucrado en el proceso de facturación electrónica.

En esta actividad se pretende definir cuales son las nuevas actividades que deberá
desempeñar el personal involucrado, si optan por emitir las facturas electrónicas.

No se pretende cambiar los procesos de trabajo, sino únicamente proponer las


actividades que se deben adecuar al nuevo proceso.
 
• Técnico en sistemas:

1. Actualizar el sistema existente SAE a la última versión disponible.

2. Configurar el nuevo modulo del sistema para emitir la facturación electrónica y


así llevar el registro simultáneo en contabilidad.

3. Revisar que los implementos técnicos tanto de hardware como software


funcionen correctamente.

4. Elaborar un calendario mensual de respaldo de la información de la facturación


generada por el SAE mediante cd´s o dvd´s no regrabables.

5. Asesorar a los usuarios del nuevo sistema, en caso de dudas en su manejo.

6. Auxiliar y asesorar al contador general en la descarga y operación del software


proporcionado por el SAT.

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• Contador General:

1. Tramitar la Firma Electrónica Avanzada, los Sellos Digitales y el rango de folios


asignados por el SAT.

2. Llenar los formatos para los trámites y recabar la documentación necesaria.

3. Presentar las declaraciones informativas mensuales ante el SAT respecto de los


comprobantes digitales expedidos.

4. Requisitar el formato Control de Declaración Informativa de Facturas Emitidas y


entregárselo al contralor general.

5. Llevar el control de la vigencia de la Firma Electrónica Avanzada y los Sellos


Digitales.

6. Supervisar el NO envío de comprobantes digitales con los Sellos Digitales


vencidos.

7. Tramitar la renovación a su vencimiento, de la Firma Electrónica Avanzada y los


Sellos Digitales.

8. Supervisar que el programa efectúe correctamente el registro simultáneo en


contabilidad de los comprobantes digitales.

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• Personal de ventas:

1. El vendedor recabará los datos de facturación del cliente, poniendo mucha


atención en la solicitud de una cuenta de correo electrónico para el envío de la
factura.

• Cuentas por cobrar:

1. Operar el nuevo módulo del sistema de facturación electrónica.

2. Realizar el envío vía correo electrónico de la factura electrónica

3. Hacer una impresión del acuse de envío del correo electrónico de la factura y
anexarlo a una copia impresa de la factura electrónica.

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4.8 Actividad H. Establecer controles de supervisión del nuevo proceso.

Para que la implementación cumpla con los objetivos planteados y sea un éxito se
sugiere realizar los siguientes controles:

Formato de control para el Contralor de la empresa con el listado de las declaraciones


informativas mensuales enviadas al SAT.

CONTROL DE DECLARACIÓN INFORMATIVA DE FACTURAS EMITIDAS.


NOMBRE DE LA EMPRESA: TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.
Mes Fecha de presentación No operación asignado por Rango de Folios
el SAT
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Nombre y firma del contralor general:

Figura 30. Formato de Control de declaraciones informativas de facturas emitidas

Al hacer el envío de la factura digital por medio de correo electrónico, hacer una
impresión del acuse de envío generado por el sistema, y anexarlo a una copia impresa
de la factura electrónica; asimismo elaborar un respaldo mensual de las facturas
digitales expedidas mediante un dispositivo de almacenamiento permanente (cd o dvd
no regrabables).

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CAPITULO 5

EVALUACIÓN DEL PROYECTO


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5.1 Evaluación de resultados

Con los resultados obtenidos en todas las actividades descritas en el Capitulo IV


“Ejecución y control del proyecto”, y una vez analizados los principales problemas, es
posible obtener una solución satisfactoria al proceso administrativo de facturación,
disminuyendo costos y cumpliendo con las disposiciones fiscales.

Con relación a la implementación de la facturación electrónica dentro del proceso


administrativo de TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A., podemos decir que adoptar
el nuevo proceso de facturación electrónica nos llevará a los siguientes:

5.1.1. Beneficios:

• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío


• Ahorro en el gasto de papelería
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos
• Menor probabilidad de falsificación
• Agilidad en la localización de información
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos, ya que el
almacenamiento de los comprobantes para el emisor es de manera electrónica.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes
• Ahorro en tiempo por entrega de documentos
• Ahorro en impresión de papel, insumos y depreciación de equipos
• Evita costos de cotizaciones, impresión y almacenamiento de facturas en blanco
• Reducción en el retraso de pagos por pérdida o devolución de documentos
• Ahorro en distribución y almacenamiento de facturas elaboradas

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5.1.2. Ventajas:
• Agiliza la conciliación de la información contable.
• Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales.
• El comprobante puede ser visto rápidamente desde cualquier navegador para
internet.
• Integración automática y segura a su contabilidad.

Haciendo énfasis en el tema de los costos, que es uno de los beneficios más
importantes, a continuación hacemos una breve comparativa de los gastos en
mensajería que es el rubro que recibirá mayor impacto con la implementación del nuevo
proceso, según lo descrito a continuación:

1. Reducción de Costos Directos: si comparamos el gasto mensual total de envíos de


las facturas contra el desembolso de actualizar la versión del sistema ERP seleccionado
y adquisición de un disco duro, la inversión se recuperará en un mes de acuerdo a lo
siguiente:

Proceso manual actual Proceso facturación Electrónica


Gasto mensual en envíos Sistema Administrativo Empresarial
Licencia
de facturas Aspel SAE
Mensajería $3,000 Actualización de cualquier versión anterior,
nacional incluye comercio electrónico y póliza de
$ 7,005
servicio técnico
Mensajería $7,500
Internacional
Disco duro externo $1,099

Gasto Total $10,500 Gasto Total $8,104

Figura 1. Comparativa de gastos proceso de facturación manual y electrónica

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Como podemos observar en el cuadro comparativo anterior, el costo mensual actual por
mensajería de un solo mes, es suficiente para cubrir el costo de implementación del
nuevo proceso en su totalidad.

Si se multiplicara el costo que se dejaría de erogar durante el año, nos daría el importe
promedio anual que se eroga y que seria por la cantidad de $126,000.

$10, 500 x 12 meses= $126,000

Y si a este resultado se le disminuyera el costo para implementar la facturación


electrónica, nos daría el ahorro total promedio anual por gastos de mensajería:

126,000 - 8,104=117,896

Se obtendría un ahorro anualizado de $117,896 pesos, que equivale al 93.55% del


costo por mensajería.

2. Viabilidad del proyecto: En base a todo lo anteriormente expuesto, podemos afirmar


que este proyecto es 100% viable.

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CONCLUSIONES

Con este trabajo concluimos que la automatización de un proceso comparado con el


control manual del mismo brinda ciertas ventajas y beneficios de orden económico,
social y tecnológico, en el caso de la empresa TRANSPORTES TURÍSTICOS, S.A.
podemos resaltar las siguientes si determinan optar con la implementación de la
facturación electrónica.

Se asegurará una mejora en la calidad del trabajo del personal involucrado y en el


desarrollo del proceso, esta dependerá de la eficiencia del sistema implementado, y
asimismo se reducirán los tiempos de procesamiento de información.

Flexibilidad y experiencia para adaptarse a nuevos procesos que se presenten en el


futuro, racionalización y uso eficiente de la energía, disminución de la contaminación y
daño ambiental por los ahorros en diligencieros y transportación física.

Con este nuevo sistema de facturación la empresa llevará un mejor control de los
registros de los servicios prestados

Uno de los cambios más relevantes en la reforma fiscal de 2010 en materia es que se
aprueba la obligatoriedad - a partir del 01 de enero de 2011- de utilizar comprobantes
digitales en lugar de las "facturas impresas en taller autorizado"

Como pudo analizarse la facturación electrónica no es un mecanismo especial para


cierto nivel de contribuyentes, es una opción muy interesante para todos en general.
Son más los beneficios que presenta comparado con las desventajas de los costos de
mensajería que pudiera presentar.

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Las empresas que han comenzado a utilizar la factura electrónica han expresado que
no dejarían de utilizar esta innovación por los avances económicos, y agilidad que
ofrece a las empresas.

Cabe señalar que no es una estrategia fiscal, pero es una herramienta que va muy
unida con la situación tributaria de la empresa. No generará una disminución de
impuesto, o un acreditamiento, pero el efecto con el paso de tiempo se verá reflejado
con los diversos beneficios ya mencionados.

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RECOMENDACIONES:

Se recomienda que la empresa opte por la implementación de la facturación electrónica


ahora que es de índole opcional, y no esperarse hasta que entre en 2011 en vigor la
obligatoriedad de expedir comprobantes fiscales digitales, ya que contaría con poco
tiempo para hacer las adecuaciones a sus procesos de facturación.

Asimismo opte por la implementación ahora, que la demanda de software de ERP no es


muy alta, ya que al ser obligatorio para las empresas en 2011 conforme a las leyes
vigentes, es probable que los costos se incrementen considerablemente por los efectos
del principio de la ley de la oferta y demanda.

Se propone realizar un manual de puestos y procedimientos para el personal que


interviene directamente en la facturación, para que estas funciones se realicen en base
a lineamientos, por lo que si alguna persona involucrada en el área deje de laborar en la
empresa, su sustituto pueda adaptarse lo mas pronto posible a la función que cubriría.

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GLOSARIO

AMECE: Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico

CFD: comprobante fiscal digital

CFF: Código fiscal de la federación

CNUDMI: Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional

DOF: Diario oficial de la federación

EDI: Electronic Data Interchange (Intercambio Electrónico de Datos)

NOM: Norma Oficial Mexicana

PYMES: Pequeñas y medianas empresas

SAT: Servicio de Administración Tributaria

SCFI: Secretaria de Comercio y Fomento Industrial

SICOFI: Sistema Integral de Comprobantes Fiscales

FEA: Firma Electrónica Avanzada

ERP: Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales)

IES: Infraestructura Extendida de Seguridad

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PAGINAS WEB

www.amece.org.mx 18/DIC/2009 10:16 A.M.

www.sat.gob.mx 07/ENE/2010 01:06 P.M.

www.aspel.com.mx 20/ENE/2010 01:10 P.M.

http://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electronica 20/ENE/2010 11:20 A.M.

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BIBLIOGRAFÍA

• Revista Práctica Fiscal - Núm. 363, Mayo 2004


• Libro: Factura Electrónica

Autor: Mario Pérez Villeda


Edición: Segunda Edición
Editorial: TAX Editores

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