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SEMINARIO DE TITULACIÓN
“ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS”
T E S I N A
“PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA
TURÍSTICA, S.A.”
Q U E P R E S E N T A N :
PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
LICENCIADO EN CONTADURÍA
ARMANDO CAAMAL TUZ
KENNEDY CADENAS ALVAREZ
LICENCIADO EN INFORMÁTICA
GERARDO DE JESUS PAT OJEDA
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN
JOSÉ HERNANDEZ RAMIREZ
C O N T A D O R P Ú B L I C O
MARIA EUGENIA PÉREZ RODRIGUEZ
VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/23/09
CANCÚN, Q. ROO A 21 DE FEBRERO DE 2010
INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA
UNIDAD CULHUACAN
TESINA
PRESENTAN:
1. MARCO REFERENCIAL
2. ESTUDIO DE MERCADO
3. PLANEACIÓN DEL PROYECTO
4. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO
5. EVALUACIÓN DEL PROYECTO
VIGENCIA: DES/ESIME-CUL/5062005/23/09
A DIOS
A MIS PADRES
Este logro es suyo también, gracias por su
apoyo incondicional, por creer en mi, y que
con su ejemplo de perseverancia a base de
sacrificio, esfuerzo y trabajo, ahora puedo
decir sin ninguna equivocación, que todo es
posible, cuando así nos lo proponemos.
A MI ESPOSA(O) E HIJOS
ÍNDICE
RESUMEN…………………………………………………………………………. 1
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….. 2
a) Presentación del proyecto………………………………………………… 3
b) Planteamiento del problema……………………………………………… 3
c) Justificación………………………………………………………………… 3
d) Objetivo general……………………………………………………………. 4
e) Objetivos específicos……………………………………………………… 4
f) Alcance……………………………………………………………………… 4
g) Metas……………………………………………………………………...... 4
h) Misión…………………………………………………………………......... 5
CONCLUSIONES………………………………………………………………… 90
GLOSARIO….…………………………………………………………………...... 93
PÁGINAS WEB…………………………………………………………………… 94
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………… 95
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
RESUMEN
1
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
INTRODUCCIÓN
Al llevar a cabo esta propuesta se citarán los preceptos legales que regulan a la
facturación electrónica en México.
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
Ante el panorama de crisis actual en el país misma que las empresas se encuentran
atravesando y la constante necesidad de ahorrar presupuesto y optimizar procesos
para seguir siendo competitivos TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A. manifestó su
deseo de implementar la facturación electrónica que propone como alternativa de
comprobación de operaciones el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México.
Por lo tanto los problemas planteados por parte de los encargados de la facturación
tradicional consisten en los altos costos que erogan para el envío de facturas a sus
clientes foráneos, consideran que los procesos actuales no son eficientes del todo y
desean anticiparse a los futuros requerimientos del SAT.
c) Justificación.
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PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
d) Objetivo general
e) Objetivos específicos
f) Alcance
g) Metas
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h) Misión
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURÍSTICA, S.A.
CAPITULO 1
MARCO REFERENCIAL
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
En los últimos 13 años, pese a los embates climáticos y los ataques terroristas que
afectaron a Estados Unidos, principal emisor de turistas a Cancún, el estado de
Quintana Roo no solo mantuvo, sino que vio crecer el número de llegadas de visitantes
a un ritmo superior al resto de México, el Caribe, América Latina y el mundo.
De este modo se resalta que la dinámica del turismo de Quintana Roo en la región, está
por arriba del incremento del turismo mundial, y por ello enfocamos nuestro proyecto en
una empresa del sector turismo.
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
1.1 LA EMPRESA
Los servicios proporcionados son solicitados vía correo electrónico en su mayoría por
agencias de viajes nacionales y extranjeras con anticipación, por lo tanto los recorridos
pueden ser compartidos o privados según los itinerarios.
Los servicios se llevan a cabo a través de diferentes medios, siendo estos desde
automóviles compactos, autobuses y hasta el servicio de limusinas para el segmento de
gran turismo.
Sus operaciones las realiza con 70 diferentes clientes a nivel nacional e internacional,
conservando la sede de su corporativo en la ciudad de Cancún.
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
El promedio total de facturas por cliente es de 3.5 facturas por cada uno de ellos, esto
no significa que sea el número de servicios proporcionados, ya que en las facturas se
pueden incluir varios recorridos o servicios, según sea el caso.
Para la elaboración de las facturas se lleva un control manual por parte del personal de
facturación. Primeramente la persona encargada de todo el tráfico del día recibe los
cupones de servicio entregadas por los conductores de las diferentes unidades de
transporte, este a su vez elabora un listado con los servicios proporcionados y se la
entrega a la persona encargada de cuentas por cobrar, mediante esta lista se obtiene
el número de operaciones que se realiza con cada uno de ellos y se elaboran las
facturas, las facturas emitidas al mes por la empresa es de 250 para toda su cartera de
clientes, posteriormente se da una segunda revisión a los cupones contra las facturas
que elaboró y así de esta forma evitan caer en omisiones o duplicidad en la facturación
de los servicios.
Una vez elaboradas las facturas el personal de facturación realiza la entrega física a los
clientes para su revisión, esta entrega se hace de acuerdo a los horarios y días
establecidos por cada cliente.
Actualmente la empresa tiene contemplado contratar más personal para realizar la labor
de entrega (mensajero).
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
En ocasiones los clientes locales no coinciden con el día y hora que indican para la
recepción de los documentos, por lo que muchas veces la empresa incumple en el
horario o peor aún en el día establecido.
Con los clientes foráneos, nacionales e internacionales sucede algo similar, para ello la
empresa contrata el servicio de mensajería, ocasionando otro tipo de riesgos en la
entrega citando como ejemplo el extravío de documentos, demora en la entrega,
errores de destinatario, etc., y si después de presentadas las facturas se regresan por
existir algún error en su elaboración, se retrasa aún más el cobro afectando
financieramente a la empresa.
En lo referente a costos la empresa nos reporta por medio del contador general, en
base a los datos de sus estados financieros, un gasto aproximado para su proceso de
facturación de la siguiente forma:
TOTAL $30,500.00
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La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia del dominio de los bienes, la
entrega en uso o la prestación de servicios, desde la empresa vendedora a un tercero.
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En 1986, la National Science Fundation (NSF) desarrolló una red para que los
investigadores tuvieran acceso a nuevos sitios, así como para proporcionarles un medio
más rápido para la transmisión de datos entre sitios; se distribuyeron por todo Estados
Unidos a fin de reducir la distancia entre cada unidad participante y el sitio más
cercano.
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En sus inicios, Internet no se mostraba muy amigable con los usuarios, a pesar de tener
un rico contenido de información; sin embargo, en 1993 se desarrolló la tecnología
WEB, que dio pie a la World Wide Web (WWW), la cual fue diseñada en el laboratorio
europeo de física de partículas(CERN) en Suiza; de esta manera, Internet se hizo más
cómodo para los usuarios al tener éstos acceso a una amplia variedad de datos en
cualquier parte del mundo; la WWW contiene un enorme número de sitios Web que son
una colección de documentos Web, los cuales normalmente son una página doméstica,
que puede a su vez enlazarse con otras personas.
Las formas en que se realizan los negocios electrónicos son diversos, dependiendo del
objetivo y de las necesidades de las partes involucradas. Derivado de lo anterior, es
indudable que Internet es una herramienta que puede apoyar a desarrollar el comercio
electrónico; sin embargo, este tipo de comercio requiere de reglas jurídicas claras y de
un sistema seguro con el objetivo primordial de evitar los abusos y eliminar los fraudes.
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Estados Unidos: es de los pioneros en esta materia; en el año 2004 el 35% de las
empresas emitían facturas en forma electrónica, las encuestas indican que este
sistema les ha ayudado a incrementar su productividad.
Chile: este país implementó los comprobantes fiscales digitales en 2003, en ese año el
10% de las empresas los emitían y para el 2004 se incrementó 21% adicional.
Unión Europea: de los países que conforman la Unión Europea, desde 2003 España es
de los primeros que instrumentó en su legislación la emisión de los comprobantes
referidos, para el año 2005 el 50% de las facturas ya eran producidas y enviadas en
forma electrónica.
Asimismo, los países de esta unión acordaron que para el 1o. de enero de 2004, todos
debían tener una legislación especial para la emisión y envío de facturas.
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Esta iniciativa se ha dirigido a niños, jóvenes y maestros, para que lideren esta nueva
era tecnológica a través de diferentes proyectos pudiendo citar la utilización del Internet
en las aulas escolares.
Se puede decir sin ninguna duda que el Internet en estos momentos, es la principal
plataforma de comunicaciones a nivel mundial y ha sido una herramienta aun no
explotada en su totalidad para la realización y el desarrollo del comercio electrónico.
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Acorde con los objetivos del actual gobierno federal de modernizar la gestión de los
servicios públicos, disminuir la evasión tributaria e impulsar el desarrollo económico
utilizando Tecnologías de Información el Servicio de Administración Tributaria (SAT)
proporciona como opción a los contribuyentes el proceso de emitir Comprobantes
Fiscales Digitales entre ellos la Factura Electrónica.
Los Comprobantes Fiscales Digitales (CFD por sus siglas) es el término que usa el SAT
para referirse a las Facturas Electrónicas y a otros tipos de comprobantes fiscales
electrónicos como lo son las Notas de Crédito Electrónicas, los Recibos de
Arrendamiento Electrónicos, Notas de Cargo Electrónicas y Recibos de Honorarios
Electrónicos.
Cada vez se escucha hablar más de la factura electrónica, que desde Mayo del 2004
fue aprobada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) que junto con
organizaciones como el Colegio de Notarios y la Barra de abogados fue aprobada como
un esquema de comprobación fiscal opcional para los contribuyentes.
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La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales
en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas.
En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es
exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma
digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que
judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de
mayor prueba o confirmación que su propia existencia.
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EN LA EMPRESA TRANSPORTADORA TURISTICA, S.A.
Para poder diferenciar una factura tradicional de una factura electrónica es necesario
hacer mención que esta última no consiste de una imagen digitalizada o el escaneo de
una factura tradicional de papel ó en su caso una factura generada en un formato
electrónico por ejemplo Word, Excel o algún otro programa similar, sino que es un
archivo resultante de una sistema informático y que cumple con ciertos requisitos para
ser emitido entre estos la firma electrónica y un sello digital que la identifica como única.
Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar
las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original
resultante que contiene la extensión XML. Según el SAT, las grandes empresas que
han optado desde un principio por emitir comprobantes fiscales digitales (CFD), sirven
como imán para que la cifra haya aumentado en forma gradual y constante para todo
tipo de empresas, en parte porque las compañías pioneras son promotoras de cambio
en las empresas con las que tienen relaciones comerciales, sin embargo, la factura
electrónica no es solo para las grandes empresas, también está al alcance de las
pequeñas y medianas (PYMES) y de personas físicas. Sus beneficios son indudables,
por lo que se prevé que poco a poco se extienda su uso.
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El formato digital también garantiza que no puede ser modificado o violado, falsificado
o repetido, ya que al generarlo se valida el folio, número de aprobación y vigencia del
certificado de sello digital.
A continuación se presenta información sobre beneficios y ventajas que tiene emitir bajo
el esquema de factura electrónica.
Las ventajas de oportunidad con sus clientes dependerán de los servicios y creatividad
de las empresas que opten por implementar este esquema.
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Esto es un gran beneficio para pequeñas empresas y profesionistas con bajo volumen
de facturas.
Bajo el formato electrónico, las facturas se crean bajo demanda, cada vez que son
necesarias y pueden ser enviadas por correo electrónico o imprimirse al instante para
ser entregadas al cliente.
De igual manera puede beneficiar a pequeñas y medianas empresas para disminuir sus
costos.
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Para todos aquellos que tienen sistemas electrónicos de contabilidad, les ayuda en la
conciliación contable dada su integración automática y permite ahorros en procesos
administrativos. Se simplifica la creación de facturas y entrega a clientes.
Entre más facturas electrónicas se realicen, más ahorro se obtiene. Utiliza el Internet
para ser enviado y por consecuencia, puede ser visto desde cualquier computadora
conectada a Internet. Y finalmente, el almacenamiento ahora es electrónico y no en
papel.
Las personas físicas y morales que opten por emitir facturas electrónicas, deben cumplir
con los siguientes requisitos mínimos:
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Los contribuyentes que opten por emitir comprobantes fiscales digitales no pueden
expedir otro tipo de comprobantes fiscales, a menos que se trate de contribuyentes que
dictaminen sus estados financieros.
Esto significa que un contribuyente que no dictamina sus estados financieros y opta por
la emisión de comprobantes fiscales digitales, a partir de ese momento TODOS LOS
COMPROBANTES FISCALES que emita (facturas, notas de crédito, notas de débito,
recibos de honorarios, recibos de donativos, etc.) deberán ser DIGITALES.
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1.5.8 Características que debe cumplir la aplicación que se utilice para facturar
electrónicamente
Lo más importante, es que todos los procesos anteriores se realicen cumpliendo con las
disposiciones fiscales vigentes.
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1.5.9 Addenda
El contenido de la Addenda no esta regulado por el SAT, por lo que cada empresa
puede definir el contenido que mas le convenga en términos de estructura e
información, por lo que al día de hoy nos enfrentamos a la necesidad de cumplir
múltiples requerimientos de datos y formato de Adendas.
1.5.10 Complemento
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Por lo que respecta a los comprobantes, la ley fiscal no distingue, únicamente establece
la obligación de expedir comprobantes fiscales, ahora bien, derivado de la práctica, los
comprobantes expedidos para documentar las enajenaciones efectuadas (acto
mercantil), es utilizada la factura, por lo que respecta a los honorarios cobrados por la
prestación de servicios (acto civil), es utilizado como comprobante, el recibo de
honorarios.
• Facturas
• Recibos de honorarios
• Recibos de arrendamiento
• Recibos de donativos
• Auto facturas
• Notas de cargo
• Notas de crédito
• Comprobante de pago a plazos
• Carta de porte
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Factura, recibo o nota, no importa el nombre con el que se les conozca, para efectos
fiscales a todos estos documentos se les denomina Comprobantes y están sujetos a
una serie de requisitos para que éstos tengan validez y produzcan efectos fiscales, los
cuales deben ser:
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Una factura electrónica se ve como una factura tradicional una vez que se le da formato
a los datos. Hay sutiles diferencias, pero la más grande es que ahora incluye un
certificado de sello digital que valida el año de aprobación del SAT y valida el folio de la
factura. En otras palabras, ahora se pasa el control de la generación de la facturas al
usuario y no al impresor, por lo que el usuario es ahora 100% responsable ante la
autoridad.
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2. Sello Digital (elemento de seguridad en una factura que permite identificar si fue
alterada) Los sistemas de soluciones de Factura Electrónica, detectan
automáticamente si este Sello ha sido alterado y no permiten el paso de la
factura, a simple vista no se podría ver la alteración, pero el sistema es un filtro
que no permite la llegada de facturas alteradas o falsas.
5. Formato electrónico:
• Regulado por el SAT para contener datos fiscales (XML).
• Regulado por AMECE para contener datos comerciales (XML o EDIFACT).
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Debido a que estos documentos debían emitirse en papel, pues los emitidos en medios
electrónicos (comprobantes fiscales electrónicos) no tenían validez fiscal, y no fue hasta
el 5 de enero de 2004 que con la reforma al Código Fiscal de la Federación (CFF) se
incorporó un nuevo capítulo denominado “De los medios electrónicos” (artículos 17-C al
17-J), el cual regula la relación entre los contribuyentes y la administración fiscal,
además de la modificación al artículo 29 de este ordenamiento legal, que le dan validez
fiscal a los comprobantes fiscales electrónicos.
Código Penal en materia de Delitos informáticos. Reforma para incluir como delito el
acceso ilícito a sistemas y equipos de informática, con penas de 3 meses a 8 años de
prisión y de 100 a 900 días de multa. (DOF Mayo 17, 1999 (Código Penal Federal)
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Con respecto a las leyes que regulan el comercio electrónico en México y por
consiguiente los comprobantes fiscales digitales, estas son aplicables de manera
general, sin proporcionar facilidades a los contribuyentes que no tienen acceso a las
tecnologías de información o que se encuentran en regiones remotas del país.
Muchas de estas leyes aprobadas en el país no son difundidas en los medios masivos
de comunicación, por lo que la mayoría de los contribuyentes desconocen el entorno
legal del comercio electrónico.
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CAPITULO 2
ESTUDIO DE MERCADO
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a) Si X b) No _____
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Con los resultados obtenidos, se demuestra que no cuentan con ningún sistema
automatizado para facturar, argumenta el contador que se debe a los altos costos que
representan, también podemos observar que la erogación de la facturación mensual en
la forma tradicional es considerable tomando como base el gasto que generan los
envíos por paquetería hacia sus clientes foráneos.
Se debe tomar en cuenta que el proceso manual les genera errores que ocasionan una
pérdida de tiempo y a su vez genera un retraso en el cobro de los servicios realizados.
De esta forma nos encontramos con un área de oportunidad para demostrar los
beneficios de contar con un proceso automatizado de generación de facturas
electrónicas, ya que demuestran interés en conocer e implementar el proceso de
facturación electrónica una vez que sean presentadas sus ventajas y beneficios, tal y
como se expresa en la última pregunta del cuestionario.
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Esta opción que se ofrece en el mercado para la emisión de facturas electrónicas está
basada 100% en internet, consiste en contratar a una empresa autorizada por el SAT
que por medio de un costo aproximado de $99.00 al mes proporcionan el servicio. Se
tiene acceso por medio de un navegador como Internet Explorer u otro similar a la
página web, mediante un nombre de usuario y contraseña proporcionados al momento
de contratar. Nos permite en primera instancia dar de alta nuestra cartera de clientes,
alta de los inventarios y posteriormente elaborar las facturas, permitiendo al final
enviarlas vía correo electrónico a nuestros clientes y con opción de imprimirlas en caso
que así sea requerido.
En primera instancia se consideró la opción más viable para emitir facturas electrónicas
por la facilidad de su uso y por el costo, sin embargo haciendo un análisis detectamos
que tiene ciertas desventajas.
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2.1.3. Emitir las facturas electrónicas por medio del sistema automatizado de
Administración.
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Entre los desarrolladores de sistemas ERP en México podemos citar a ASPEL, EXIÓN ,
SIMAN
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CAPITULO 3
A Aplicar encuesta 1 -
B Evaluar las alternativas de facturación electrónica existentes 3 A
en el mercado
C Estudio del proceso interno del control de facturación 1 A
D Compilar información para satisfacer los requerimientos 5 A
fiscales
E Seleccionar la solución tecnológica para implementar la 2 B,C
facturación electrónica en la empresa
F Determinar los recursos tecnológicos y humanos que requiere 2 E
el nuevo proceso
G Definición de las nuevas actividades del personal que estará 2 F
involucrado en el proceso de facturación electrónica
H Establecer controles de supervisión del nuevo proceso 2 G
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Días/Actividades 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A
B
C
D
E
F
G
H
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CAPITULO 4
Para poder llevar a cabo con éxito la implementación del nuevo proceso de facturación
electrónica, es necesario realizar las siguientes actividades las cuales son
fundamentales para poder elegir correctamente la solución de facturación que la
empresa necesita tomando en cuanta los factores económicos, técnicos y humanos.
Estos sistemas permiten en sus versiones actuales la emisión de CFD´s entre ellos la
factura electrónica.
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Para ambos casos el proceso de facturación se realiza a través de los siguientes pasos:
5. Al final del día los Operadores de las unidades entregan los cupones de servicios al
Supervisor Operativo, si el servicio se realizo mediante la modalidad 1.
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6. El Supervisor Operativo recibe los cupones de los servicios prestados al final del día
por cada uno de los Operadores de las diferentes unidades, generando un concentrado
en un formato de control de servicios prestados, mismo que posteriormente es
entregado al Gerente de Ventas.
9. El departamento de cuentas por cobrar recibe el reporte de las ventas del día
elaboradas por el Contador General y procede a realizar las facturas correspondientes
a cada cliente.
10. Una vez facturados los servicios, las facturas regresan a revisión al departamento
de contabilidad para que el Contador General le dé el visto bueno y proceda a su
registro contable.
11. Una vez revisados el Contador General autoriza a Cuentas por Cobrar entregar las
facturas, este a su vez, organiza las facturas para su envío, asignándole un sobre por
cada cliente de acuerdo a la agencia a la cual se le prestó el servicio.
12. El Diligenciero programa su ruta y tiempos para la entrega de las facturas locales de
acuerdo al día y horario establecido por los clientes. En el caso de los clientes foráneos
el Diligenciero va a la empresa de mensajería para comprar los timbres postales para
su envío.
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A continuación detallamos los problemas más recurrentes que detectamos dentro del
proceso de facturación:
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4.3.2. Costos
De igual manera la empresa por medio del contador general nos reporta para todo su
proceso de facturación un costo promedio mensual desglosado de la siguiente manera:
Existen conceptos que con la implantación de la solución no podrán ser eliminados, por
ejemplo los sueldos y salarios del personal ya que no se pretende que desaparezcan
estas figuras dentro del organigrama, sin embargo podemos eliminar algunos como es
la mensajería y disminuir el gasto en papelería.
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En la siguiente actividad detallaremos los pasos para cumplir con los requisitos que
establece el SAT y de esta forma emitir facturas electrónicas.
De acuerdo con las disposiciones fiscales, para emitir facturas electrónicas se deberá
cumplir con los siguientes requisitos:
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Figura 1
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La primera opción del menú entra a la ventana de captura de datos, este módulo se
constituye de varios pasos:
La pantalla de la figura 2 fue diseñada para permitir la captura de datos esenciales para
la generación del requerimiento.
Figura 2
Una vez que el contribuyente capturó todos los datos solicitados en la pantalla anterior
y se presiona el botón < Continuar >, se activa la ventana de la figura 3. Esta pantalla
puede ser llamada también, desde la ventana de generación de requerimientos de
Certificado de Sello Digital.
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Figura 3
Esta contraseña servirá para que el contribuyente pueda utilizar el certificado digital, se
recomienda sea lo más grande posible entre 8 y 255 caracteres. Se considera la
diferencia entre minúsculas y mayúsculas, también se cuentan los espacios en blanco.
Debe conformarse, al menos, por una combinación de números y letras; acepta
caracteres especiales.
b) Confirmación de contraseña
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NOTA: Cuando genere requerimientos nuevos de tipo Firma Electrónica Avanzada del
mismo Contribuyente, es necesario renombrar y respaldar los anteriores, tanto en los
archivos *.key y *.req, para poder continuar utilizando los certificados anteriores.
Al oprimir el botón de < Regresar >, retornamos a la ventana de Solicitud del Certificado
Firma Electrónica Avanzada.
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Cuando el usuario presione el botón de < Generar >, la aplicación mostrará la pantalla
de la figura 4, donde solicitará la confirmación de que los datos son correctos.
Figura 4
Figura 5
Para ambos casos, si desea hacer algún cambio de clic al botón < No > de la pantalla
para regresar al módulo anterior, si da clic a la opción < Si > la información se
considerará correcta y se activará la ventana de la figura 6, que se describe en EL
PASO 3 Generación de Números Aleatorios.
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Para aumentar la seguridad en sus archivos cifrados es necesario alimentar una serie
de números aleatorios.
En este apartado describe el proceso que se diseño para garantizar que la secuencia
de números sea irrepetible. Este mecanismo se basa en que el movimiento del ratón
depende cada persona en forma individual, lo anterior, hace difícil que una misma
persona mueva el cursor exactamente igual dos o más veces.
Las pantallas que se muestren a continuación funcionan como auxiliares para esta
recolección de datos.
Figura 6
Al dar clic en el botón < Continuar >, aparece la barra de avance (figura 7). Para
obtener la serie de números aleatorios es necesario mantener el mouse (ratón) en
movimiento en distintas direcciones; si no se realiza de esta forma, el proceso se
detendrá y solo continuará hasta que se detecte nuevamente movimiento.
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Figura 7
Figura 8
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Figura 9
Llene e imprima por ambos lados (en una sola hoja) la Solicitud de certificado de Firma
Electrónica Avanzada.
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Programe una cita en el Módulo del SAT de su preferencia y acuda con el archivo que
generó, su solicitud y la documentación de identificación de la empresa (Acta
constitutiva y poder general del representante legal para actos de administración de
dominio ó pleitos y cobranzas).
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El sello digital es una serie de datos, físicamente es una cadena de caracteres que
están asociados al emisor de la factura y a los datos de la misma.
El sello digital es como el garabato que se plasma actualmente en el papel pero con
más elementos de seguridad que permiten saber si los datos de una factura fueron
alterados.
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Esta opción tiene como objetivo proporcionar al contribuyente una herramienta que le
permita la captura de los datos esenciales para crear un archivo de requerimiento para
Certificado de Sello Digital.
Figura 14
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c) CURP
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g) Unidad o Sucursal
h) Contraseña de Revocación.
i) Confirmación de Contraseña
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El botón < Continuar > nos introduce a la pantalla donde se generaran las Clave pública
y privada, este proceso es igual al utilizado en la generación del Requerimiento de
Certificado de Firma Electrónica Avanzada y se explica detalladamente en el PASO 2.
Generación del Requerimiento; posteriormente, se generarán los números aleatorios
como se vio en el PASO 3. Generación de Números Aleatorios.
Figura 15
Si da un clic al botón < Si >, se limpiaran los campos de Unidad o Sucursal, Contraseña
de Revocación y Confirma Contraseña para capturar otro requerimiento. Por otro lado,
si selecciona el botón < No > aparecerá la notificación de la figura 16 y posteriormente,
se cerrará el modulo, regresando a la pantalla principal.
Figura 16
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Este campo despliega la ruta donde se almacenará el archivo del ensobretado (*.sdg).
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Lista de
Unidades de
disco
Lista de
Archivos
Seleccionados
Lista de
Subdirectorios
Figura 17
Figura 18
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Figura 19
Figura 20
Figura 21
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• RFC.
• Seleccionar la serie y rango de folios.
• Indicar la ruta o localización del certificado de Tu Firm@ (*.cer).
• Indicar la ruta o localización de su llave privada (*.key) asociada a
dicho certificado de Tu Firm@.
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El Sistema Integral de Comprobantes Fiscales es una aplicación del SAT que cuenta
con un Módulo del Emisor de Comprobantes Fiscales, mismo que se encarga de
asignar folios y recibir reportes mensuales de facturas electrónicas emitidas vía Web
por parte de aquellos contribuyentes que estén interesados en emitir facturas
electrónicas.
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La mayor ventaja para nosotros surgió al momento de analizar el sistema que vienen
utilizando ya que según la información proporcionada por el fabricante del software en
su página de Internet www.aspel.com.mx, con el sistema Aspel-SAE no se necesita
contratar los servicios de una empresa para emitir facturas electrónicas, porque este
sistema proporciona de forma muy sencilla el manejo absoluto de los Comprobantes
Fiscales Digitales (CFDs), incluyendo la factura electrónica con todas las disposiciones
fiscales requeridas como el Resumen mensual de folios utilizados, el Complemento y/o
la addenda solicitada por los clientes.
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Figura 28. Esquema del proceso de Facturación Electrónica por medio del ERP
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• Entrega los CFDs al cliente, envío por e-mail con o sin encripción en formato xml,
o bien, es posible imprimirlos con todos los requisitos.
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Con toda esta información podemos determinar que la mejor opción para la empresa
consiste en actualizar la versión de este sistema, desembolsando como única inversión
la cantidad de $7,005 m.n., según el listado de precios vigente en la página web del
fabricante al mes de Febrero de 2010,
http://www.aspel.com.mx/mx/Lprecios/lprecios.html
Con ello se podrán emitir las facturas electrónicas con seguridad cumpliendo
estrictamente con los requerimientos del SAT, además de que los encargados de
utilizar este sistema no tendrán dificultad para adaptarse al cambio.
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Para poder operar sin dificultad con la solución tecnológica elegida en la actividad
anterior se sugiere contar con un equipo de cómputo con las siguientes características
mínimas.
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• Sistemas
• Contabilidad
• Cuentas por cobrar
• Ventas
• Operación
a) Capacitación
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4.7 Actividad G. Definición de las nuevas actividades del personal que estará
involucrado en el proceso de facturación electrónica.
En esta actividad se pretende definir cuales son las nuevas actividades que deberá
desempeñar el personal involucrado, si optan por emitir las facturas electrónicas.
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• Contador General:
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• Personal de ventas:
3. Hacer una impresión del acuse de envío del correo electrónico de la factura y
anexarlo a una copia impresa de la factura electrónica.
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Para que la implementación cumpla con los objetivos planteados y sea un éxito se
sugiere realizar los siguientes controles:
Al hacer el envío de la factura digital por medio de correo electrónico, hacer una
impresión del acuse de envío generado por el sistema, y anexarlo a una copia impresa
de la factura electrónica; asimismo elaborar un respaldo mensual de las facturas
digitales expedidas mediante un dispositivo de almacenamiento permanente (cd o dvd
no regrabables).
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CAPITULO 5
5.1.1. Beneficios:
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5.1.2. Ventajas:
• Agiliza la conciliación de la información contable.
• Simplifica el proceso de generación de comprobantes para efectos fiscales.
• El comprobante puede ser visto rápidamente desde cualquier navegador para
internet.
• Integración automática y segura a su contabilidad.
Haciendo énfasis en el tema de los costos, que es uno de los beneficios más
importantes, a continuación hacemos una breve comparativa de los gastos en
mensajería que es el rubro que recibirá mayor impacto con la implementación del nuevo
proceso, según lo descrito a continuación:
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Como podemos observar en el cuadro comparativo anterior, el costo mensual actual por
mensajería de un solo mes, es suficiente para cubrir el costo de implementación del
nuevo proceso en su totalidad.
Si se multiplicara el costo que se dejaría de erogar durante el año, nos daría el importe
promedio anual que se eroga y que seria por la cantidad de $126,000.
126,000 - 8,104=117,896
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CONCLUSIONES
Con este nuevo sistema de facturación la empresa llevará un mejor control de los
registros de los servicios prestados
Uno de los cambios más relevantes en la reforma fiscal de 2010 en materia es que se
aprueba la obligatoriedad - a partir del 01 de enero de 2011- de utilizar comprobantes
digitales en lugar de las "facturas impresas en taller autorizado"
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Las empresas que han comenzado a utilizar la factura electrónica han expresado que
no dejarían de utilizar esta innovación por los avances económicos, y agilidad que
ofrece a las empresas.
Cabe señalar que no es una estrategia fiscal, pero es una herramienta que va muy
unida con la situación tributaria de la empresa. No generará una disminución de
impuesto, o un acreditamiento, pero el efecto con el paso de tiempo se verá reflejado
con los diversos beneficios ya mencionados.
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RECOMENDACIONES:
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GLOSARIO
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PAGINAS WEB
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BIBLIOGRAFÍA
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