Bienvenido a la segunda lección del curso avanzado de Microsoft Excel titulada bases de

datos y macros.

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La presente lección 2 titulada las bases de datos y macros tiene como objetivo
general desarrollar habilidades en el manejo de la herramienta, mediante la
presentación de bases de datos y macros con la finalidad de ser comprendidas,
asimiladas, usadas y puestas en práctica por el alumno para el mejor desempeño
de sus funciones.

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Desarrollaremos la lección a través de los siguientes subtemas:

1. Diseño de bases de datos

2. Ordenamiento
3. Formulario de datos
4. Filtros
5. Tabla dinámica
6. Funciones de bases de datos
7. Macros
8. Crear una macro
9. Ejecutar una macro

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Subtema uno. Bases de datos. Una base de datos en Excel, denominada lista, es un
conjunto de datos organizados en filas o registros, en los cuales la primera fila contiene los
títulos de las columnas (nombres de los campos), y las demás filas contienen
los datos almacenados.

Una base de datos es precisamente un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un
mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier
momento. Las bases de datos pueden contener información sobre personas, productos,
ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están
compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas,
pero tendrá un número indefinido de filas.

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Subtema dos. Ordenamiento. El ordenamiento es una de las partes esenciales del
análisis de datos. Con esta función, por ejemplo, se puede poner en orden
alfabético una lista de productos, ordenar cronológicamente una serie de fechas, e
incluso ordenar los datos de acuerdo al color del fondo o color de fuente que
tengan.

Hay tres formas de ordenar datos:

• Alfabéticamente, de forma ascendente.
• Alfabéticamente, de forma descendente.
• Por su formato, ya sea por el relleno de la celda como de la fuente.

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Subtema tres. Formularios de datos. Un formulario de datos proporciona una forma
cómoda para escribir o mostrar una fila completa de información en un intervalo o
una tabla.

El formulario de datos muestra todas las columnas para que pueda ver la totalidad
de datos de una fila a la vez. Esto es especialmente útil cuando se tiene un rango o
tabla que está formada por más columnas de datos de las que se pueden ver en la
pantalla.

Nota: Antes de crear un formulario de datos, es conveniente agregar etiquetas a la

parte superior de cada columna del rango o tabla.

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Subtema cuatro. Filtros. Otra función importante es la que nos permite filtrar. Dentro de
los filtros tenemos el autofiltro y el filtro avanzado.

El Autofiltro es una herramienta que permite separar los distintos elementos de una lista
de manera totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios
oportunos de filtro.

Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros
(filas) que no cumplen la condición que deseemos, quedando visibles solamente los
registros que hayamos elegido.

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Para aplicar filtro automático se siguen 5 pasos, aquí los tres primeros:
1.- Seleccione los datos que desea filtrar.
2.- Haga clic en Datos > Filtro.
3.- Haga clic en la flecha, en el encabezado de columna y decidir si desea elegir
valores específicos o buscar

Nota: Cuando se utiliza la característica Autofiltro, Excel hace desaparecer de la vista las
filas que no cumplen los criterios especificados, pero dichas filas siguen estando ahí.

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El cuarto paso para el autofiltro consiste en lo siguiente:

4. Elija valores específicos: Desactive (Seleccionar todo) para desactivar todas las casillas de
verificación y, a continuación, active las casillas de los valores específicos que desea ver
como se muestra en la imagen

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El quinto paso para el autofiltro consiste en lo siguiente:

5.-Buscar valores: En el cuadro Buscar, escriba el texto o números que busca.

Posteriormente dé clic en aceptar y Excel le devolverá al valor encontrado.

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La segunda herramienta de filtros es la de filtro avanzado.

Los filtros avanzados también ayudan a que sólo visualicemos la información que
cumple con el criterio determinado que hemos establecido, pero a diferencia del
autofiltro, en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro
lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos.

Esta función es especialmente útil cuando queremos aislar los datos filtrados en
una ubicación distinta para darle algún tratamiento determinado.

Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la

hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que se desea filtrar. Excel usa el
rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el
origen de criterios para realizar la acción.

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Subtema 5. Tablas dinámicas. Las tablas dinámicas son un excelente modo de
resumir, analizar, explorar y presentar los datos que, además, se pueden crear con
unos pocos clics. Las tablas dinámicas son muy flexibles y se pueden ajustar
rápidamente en función de cómo se tengan que mostrar los resultados.

También se pueden crear gráficos dinámicos a partir de tablas dinámicas, que se

actualicen automáticamente, al hacerlo las tablas dinámicas.

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Subtema seis. Las funciones de las bases de datos. Las funciones de base de datos en Excel
se utilizan para interrogar, comparar, verificar o calcular los datos contenidos en una hoja
de cálculo.

Es decir, se pueden realizar operaciones para obtener el total, promedio, mínimo o

máximo, además de contar o sumar el contenido del campo (columna o fila) de una base
de datos en particular, ello, siempre y cuando los criterios de verificación se cumplan.

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Las funciones de base de datos más comúnmente utilizadas en Excel son:

DBPROMEDIO, DBCONTAR, DBMAX, DBMIN, DBSUMA

Como se puede notar, cada una de ellas comienza con “DB” que proviene de “base de
datos”.

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Subtema 7. Macros. Las macros en Excel son un conjunto de instrucciones que se
ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de ejecución.

Esta función permite mucha versatilidad, pues una Macro puede invocar a otras,
logrando de esta forma obtener operaciones cada vez más complejas.

Para realizar las Macros, Excel emplea el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
Excel cuenta con un “Editor de Visual Basic” o también conocido como “Editor de VBA”
que permite la creación, y/o mantenimiento de las Macros que se tengan disponibles.

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Se suele pensar que las Macros son complicadas. Sin embargo, es sencillo aprender a
crearlas y a ejecutarlas. Usar Macros permite ahorrar tiempo automatizar aquellas tareas
repetitivas con Macros que uno mismo haya creado.

Uno de los primeros aspectos a conocer es el grabador de Macros.

• Para crear un macros en Excel, será necesario, en primer lugar, activar la

ficha Programador. Dentro de esta ficha, se debe dar clic en Grabar Macro, opción que
se encuentra en el grupo de herramientas clasificadas como Código.

• Se puede mantener el nombre por default “Macro1” o renombrar según las necesidades
del usuario. Sobre el método abreviado, se recomienda dejarlo en blanco puesto que al
colocar una letra, se corre el riesgo de tener duplicidad de funciones con las teclas
asignadas.

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Posteriormente se presiona Aceptar y se realizan las acciones deseadas para ser
enlazadas al macro.

Una vez realizadas las acciones necesarias, se da clic en Detener grabación, opción ubicada
en la parte superior izquierda de las herramientas. Con esto ya tenemos la primera macro
creada.

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Para usar un nombre más sencillo para el botón, en el cuadro nombre para mostrar,
escriba el nombre que desee.

Puede introducir un espacio en el nombre del botón. Haga clic dos veces en Aceptar.

El nuevo botón aparece en la barra de herramientas de acceso rápido, donde puede hacer
clic en él para ejecutar la macro.

Sugerencia: Cuando guarde el libro, los botones asignan a las macros en el libro personal y
estarán disponibles en todos los libros que abra.

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En ocasiones la configuración de Excel por defecto no mostrará todas las opciones de
macros en la cinta de menús de Excel. Debemos deliberadamente hacer otro
procedimiento. Para agregar una macro a su propio grupo de la cinta de opciones en el
menú superior comenzamos por hacer lo siguiente:

1. Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

2. En Personalizar la cinta de opciones, en la lista Pestañas principales, active la

casilla Desarrollador si no lo está.

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Una vez que se está dentro de la ventana, para personalizar la barra de herramientas de
acceso rápido, colocar un botón en la parte superior para ejecutar la macro.

Dependiendo de la opción que seleccione, este botón del macro que usted mismo grabó
estará disponible en la barra de herramientas de todos los documentos de ahora en
adelante, o bien, sólo en el libro en el que fue trabajada.

Nota: Si llegara a agregar más de un botón de macro entonces es conveniente colocarse

sobre el botón sin hacer clic para visualizar la etiqueta que nos indica el nombre del macro
que nosotros asignamos o que dejamos como “macro1” por defecto.

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